LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài "Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" là công trình nghiên cứu của riêng tôi..
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
PHẠM THỊ ĐÁT
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP
KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
MÃ SỐ : 51002
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG
HÀ NỘI, 2003
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-
PHẠM THỊ ĐÁT
NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG CÁC BIỆN PHÁP
KỸ THUẬT ĐỂ BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
MÃ SỐ : 51002
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG
Hà Nội, 2003
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài "Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo
quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" là công trình nghiên cứu của
riêng tôi Đề tài này được tác giả độc lập nghiên cứu trên cơ sở tham khảo tư liệu, khảo sát thực tiễn trong và ngoài nước và sự phân tích, đánh giá, tổng hợp của bản thân Luận văn hoàn toàn không có sự sao chép nguyên văn của bất cứ công trình nào./
Hà Nội, ngày tháng năm 2003
Tác giả
Trang 4PHẦN MỞ ĐẦU
1 Mục đích, ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài:
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc và cũng là một bộ phận của di sản văn hoá thế giới Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Chính vì vậy bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước và của toàn dân ta, đồng thời là một trong những chức năng cơ bản của ngành lưu trữ
Nhận thức rõ vai trò của tài liệu lưu trữ và ý nghĩa của công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, ngay sau khi thành lập nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, ngày 03.01.1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký bản Thông đạt số 1C-VP, trong đó Người chỉ rõ: "yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải giữ gìn tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được huỷ những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép huỷ bỏ" 25,
432 Nhiệm vụ chính trị này được tiếp tục khẳng định trong các văn kiện của Đảng và Nhà nước ta Cụ thể là tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 Đảng ta đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là phải: "Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia"
55, 80 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia công bố ngày 11.12.1982 đã quy định:
"Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ Quốc gia" và yêu cầu "các cơ quan lưu trữ nhà nước trong phạm vi được phân cấp quản lý, phải thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ Quốc gia" 25, 424 và gần đây nhất, trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 04.4.2001 tại Điều 9 có quy định: "Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ Quốc gia" 37, 36
Đối với nước ta công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng, vì tuy
đã có lịch sử dựng nước và giữ nước rất lâu đời, nhưng tài liệu lưu trữ của dân tộc ta còn lại không được bao nhiêu Theo báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước, hiện nay các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang bảo quản khoảng 30km tài liệu có ý nghĩa quốc gia 9, 13 Chính vì vậy mà
số tài liệu này cần phải được bảo quản một cách tốt nhất Muốn vậy, trước hết phải tổ chức và thực hiện mọi biện pháp để loại trừ và hạn chế các nguyên nhân, yếu tố làm mất mát, hư hỏng tài liệu Nhiệm vụ này rất cấp bách, bởi lẽ hiện có vô vàn nguyên nhân, yếu tố có thể làm mất mát, hư hỏng tài liệu
Trang 5Nguyên nhân đầu tiên làm cho công tác bảo quản ở nước ta trở nên phức tạp, khó khăn
là nước ta nằm ở vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ và độ ẩm luôn luôn quá cao Khí hậu nóng ẩm không những gây hại trực tiếp cho tài liệu mà còn là môi trường lý tưởng cho nấm mốc và các loài sinh vật hại tài liệu phát triển nhanh chóng Thêm vào đó thiên tai, lũ lụt
đe doạ thường xuyên càng gây khó khăn cho việc bảo quản an toàn tài liệu
Nguyên nhân tiếp theo là ngay từ thời dựng nước dân tộc ta đã luôn phải đấu tranh với thù trong giặc ngoài Để bảo đảm an toàn cho tài liệu, trong những năm chiến tranh chúng ta phải đưa tài liệu đi sơ tán nhiều lần Một thời gian dài tài liệu phải đưa vào bảo quản trong các hang núi ẩm ướt, hoặc các kho tạm với nhiệt độ và độ ẩm không thích hợp Kết quả là tài liệu lưu trữ bị xuống cấp nghiêm trọng
Và một nguyên nhân tiếp theo làm cho tài liệu bị hư hỏng ở mức độ nghiêm trọng như hiện nay là do điều kiện kinh tế của đất nước trong những năm trước đây còn nhiều khó khăn nên sự đầu tư về sức người sức của cho công tác lưu trữ nói chung và cho công tác bảo quản nói riêng còn chưa thoả đáng
Cuối cùng phải kể đến nguyên nhân là do nhận thức chưa được đầy đủ về tầm quan trọng của công tác bảo quản nên việc nghiên cứu áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản chưa được thực hiện một cách có hệ thống và chưa đồng bộ
Tất cả các điều đó đã dẫn đến sự thật là so với chiều dài lịch sử xây dựng và bảo vệ Tổ quốc ta, số lượng tài liệu lưu trữ mà chúng ta hiện có là quá ít ỏi Và điều đáng lưu ý là mức
độ hư hỏng của những tài liệu vốn ít ỏi đó lại rất nghiêm trọng Điều này đã được các cấp, các ngành ở nước ta nhận thức rõ, cho nên những năm gần đây công tác lưu trữ được Nhà nước giành cho sự quan tâm thoả đáng Hàng nghìn tỷ đồng đã được đầu tư cho việc xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ huỷ hoại nhằm bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ Hơn thế nữa chúng ta có nhiều cơ hội để tiếp cận với công nghệ mới của thế giới trong lĩnh vực bảo quản Nhiều đoàn cán bộ đã được cử đi tham quan, khảo sát, thực tập ở nước ngoài, nhiều khoá tập huấn về bảo quản tài liệu do chuyên gia nước ngoài hướng dẫn, giảng dạy đã được tổ chức trong nước, ở cả miền Bắc và miền Nam Song sự đầu tư đó có hiệu quả hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn các biện pháp kỹ thuật sẽ ứng dụng vào điều kiện Việt Nam Cho đến nay vấn đề này còn nhiều ý kiến chưa thống nhất Chính vì vậy việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ bảo quản tiên tiến của các nước cho phù hợp với điều kiện khí hậu, kinh tế và trình độ khoa học công nghệ
Trang 6của Việt Nam là việc làm cấp bách và có ý nghĩa cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn, trong
đó ý nghĩa thực tiễn là cơ bản nhất
Vì những lý do nêu trên, chúng tôi quyết định chọn vấn đề "Nghiên cứu ứng dụng các
biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia" làm đề tài
luận văn thạc sĩ thuộc chuyên ngành Lưu trữ học và Tư liệu học
Với đề tài này, luận văn sẽ hướng vào việc giải quyết mục tiêu chủ yếu là đề xuất các biện pháp kỹ thuật bảo quản có khả năng ứng dụng để góp phần bảo quản an toàn tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để thực hiện mục tiêu đó, đề tài sẽ giải quyết các nhiệm
vụ cơ bản sau đây:
1- Khảo sát tình hình tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia về các mặt: số lượng, thành phần, tiềm năng thông tin và tình trạng vật lý của tài liệu
2- Nghiên cứu tìm hiểu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và tình hình bảo quản tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
3- Nghiên cứu, phân tích, đánh giá các biện pháp bảo quản tài liệu giấy mà Việt Nam
và các nước, đặc biệt là các nước ở vùng khí hậu nhiệt đới đang áp dụng đề xuất việc ứng dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu cho phù hợp với điều kiện khí hậu cũng như khả năng kinh tế và trình độ khoa học công nghệ của nước ta trong giai đoạn hiện nay
Giải quyết được những nhiệm vụ trên đề tài này sẽ có ý nghĩa cả về mặt lý luận cũng như thực tiễn:
1- Đề tài sẽ góp phần làm giàu lý luận của khoa học lưu trữ, đặc biệt là trong lĩnh vực bảo quản
2- Đề tài sẽ góp phần cung cấp cơ sở khoa học - thực tiễn để cơ quan quản lý nhà nước
về văn thư và lưu trữ hoàn thiện thêm một bước các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ và đặc biệt là quyết định chính sách đầu tư, góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư của ngành
3- Kết quả nghiên cứu đề tài này sẽ đáp ứng được một phần yêu cầu thực tế cấp bách đang đặt ra cho các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trong việc thực hiện các nội dung công việc liên quan đến đảm bảo sự vẹn toàn tài liệu lưu trữ
2 Phạm vi của đề tài:
Trang 7Với tên gọi "Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia", đề tài chỉ tập trung khảo sát, nghiên cứu các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu trên vật mang tin bằng giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Mức độ nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu ứng dụng Sở dĩ đề tài được giới hạn phạm
vi nghiên cứu như trên là vì:
- Tài liệu lưu trữ rất đa dạng về loại hình và phong phú về vật mang tin Mỗi loại hình tài liệu có phương pháp chế tác, cấu trúc vật liệu và có yêu cầu bảo quản khác nhau
- Hiện nay tài liệu lưu trữ đang bảo quản ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia chủ yếu là tài liệu giấy
- Việc ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn mỗi loại hình tài liệu đòi hỏi phải có sự nghiên cứu riêng phù hợp với các đặc điểm vật lý của chúng và đặc biệt là phải
có sự đầu tư tài chính rất lớn để mua sắm trang thiết bị chuyên dùng Nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư và sử dụng trang thiết bị một cách hợp lý cần nghiên cứu đồng bộ tình hình tài liệu cũng như thực trạng bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia để đề xuất các biện pháp ứng dụng cho phù hợp với thực tế
- Do thời gian hạn chế cũng là một lý do để trước mắt chúng tôi chỉ tập trung vào việc nghiên cứu kỹ thuật bảo quản tài liệu giấy Từ kết quả nghiên cứu của đề tài này chúng tôi sẽ
mở rộng phạm vi nghiên cứu đối với các loại hình tài liệu khác
3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, nên từ trước tới nay đã có một số giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, khoá luận tốt nghiệp, bài viết … đề cập đến lĩnh vực này
Về lý luận chung, công tác bảo quản đã được đề cập đến trong cuốn giáo trình "Công tác lưu trữ Việt Nam" do Nhà xuất bản Khoa học xã hội xuất bản năm 1987 và cuốn "Lý luận
và thực tiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990
Trong nghiên cứu khoa học, một số đề tài cấp ngành đã tập trung vào nghiên cứu, giải quyết từng vấn đề cụ thể thuộc lĩnh vực bảo quản Cụ thể là:
Trang 8- Đề tài NCKH cấp ngành mã số 93-98-402: "Xác định các thông số kỹ thuật kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu giấy" do PTS Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm tiến hành nghiên cứu năm 1996 đã đề xuất một số nguyên tắc, yêu cầu và các thông số kỹ thuật dùng làm căn cứ khoa học cho việc thiết kế kho lưu trữ bảo quản tài liệu giấy ở Việt Nam
- Đề tài NCKH cấp ngành mã số 85-98-012: "Bước đầu nghiên cứu côn trùng hại kho lưu trữ và kết quả xông khí bằng bêkaphốt diệt chúng" do Vũ Hữu Vân và các cộng tác viên thực hiện năm 1987 đã giới thiệu khái quát các loài côn trùng thường gặp trong các kho lưu trữ, đặc điểm sinh học cũng như cách thức phá hoại của chúng Đồng thời đề tài đã đề xuất dùng bêkaphốt với liều lượng và thời gian nhất định để diệt các loại côn trùng Ngoài ra đề tài
đã nghiên cứu về ảnh hưởng của bêkaphốt đối với tuổi thọ của tài liệu giấy
- Đề tài NCKH cấp ngành: "Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ" do Nguyễn Trọng Biên và các thành viên thực hiện năm 2002 đã đánh giá phương pháp khử trùng bằng bêkaphốt Đề tài đã đưa ra kết luận trong điều kiện nước ta hiện nay khử trùng bằng hoá chất là hướng đi phù hợp và đáp ứng nhanh cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Đồng thời
đề tài cũng đề xuất sử dụng hoá chất methyl bromide để khử trùng tài liệu lưu trữ
Bên cạnh các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, một vài khoá luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ và Quản trị Văn phòng cũng đã bước đầu đi vào tìm hiểu, đánh giá về công tác bảo quản tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia như Khoá luận "Nhận xét và đánh giá về công tác bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III" của Trịnh Thị Lan năm 2000, Khoá luận "Tìm hiểu công tác tu bổ phục chế tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và III" của Lê Văn Hoà năm 2001 Nhìn chung các Khoá luận này mới chỉ dừng lại
ở mức độ tìm hiểu, đánh giá, nhận xét trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở Hà Nội
Ngoài các công trình trên, trong tạp chí Lưu trữ Việt Nam đã có một số bài viết của các tác giả đề cập tới một số vấn đề liên quan tới nội dung của luận văn Trong các bài viết đó, đáng chú ý là các bài: "Chế độ và biện pháp xử lý nhiệt, ẩm để bảo quản tài liệu lưu trữ bằng giấy" của tác giả Vũ Hữu Vân đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 1 năm 1979"; "30 năm công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I" của tác giả Nguyễn Cảnh Đương đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3.1992; "Ảnh hưởng ô nhiễm môi trường trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ" của Nguyễn Thị Phương Hoa đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4.1992; "Hội thảo Quốc tế về triển vọng sử dụng giấy bền lâu trong lưu trữ và thư
Trang 9viện" do Việt Trí tổng thuật đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4.1994;"Sự ảnh hưởng của môi trường đến tài liệu giấy" của tác giả Lê Nguyên Ngọc đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam
số 3.1996; "Giới thiệu quy trình tu sửa phục chế tài liệu lưu trữ của Nhật Bản" của tác giả Phạm Thị Huệ đăng trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2.1999
Ngoài ra, một số bài viết khác cũng liên quan ít nhiều tới nội dung của luận văn như:
"Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước" của TS Phan Đình Nham; hoặc bài "Công tác bảo quản ở Viện Nghiên cứu Hán - Nôm và định hướng phát triển công tác bảo quản ở Việt Nam" của tác giả Chu Tuyết Lan in trong Kỷ yếu Hội thảo Bảo quản tài liệu quý hiếm trong hệ thống thư viện công cộng và bài "Giới thiệu một số kinh nghiệm bảo quản
và tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I - Hà Nội" của Lê Nguyên Ngọc tại lớp tập huấn về chuyên đề bảo quản năm 2000
Qua các công trình và các bài viết của các tác giả đi trước, luận văn của chúng tôi có thể tham khảo và kế thừa được khá nhiều ý kiến nhận định, đánh giá, kiến nghị, đề xuất Tuy nhiên các công trình, bài viết trên chỉ giải quyết từng vấn đề cụ thể Chính vì vậy việc nghiên cứu về lĩnh vực bảo quản một cách toàn diện để từ đó đề xuất hệ thống những biện pháp kỹ thuật thích hợp cho việc bảo quản an toàn tài liệu là hết sức cần thiết và đây chính là nhiệm vụ
mà luận văn của chúng tôi tập trung giải quyết
4 Các nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu
Nguồn tư liệu chính phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, ngoài các công trình, bài viết
đã nêu ở trên, đề tài còn sử dụng những nguồn tài liệu cơ bản sau đây:
- Văn bản của Đảng và Nhà nước về vấn đề bảo tồn di sản văn hoá nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng;
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Tạp chí của ngành và các ngành liên quan;
- Báo cáo khảo sát tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Các bài công bố giới thiệu tình tình hình tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Tài liệu về chuyên đề bảo quản do các tổ chức quốc tế công bố ở dạng các ấn phẩm
Phương pháp nghiên cứu:
Trang 10Để tiến hành nghiên cứu đề tài, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát để nắm được số lượng cũng như tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Đồng thời chúng tôi cũng áp dụng phương pháp thử nghiệm để kiểm chứng các giải pháp và rút ra kết luận Phương pháp so sánh, đối chiếu, thống kê, mô tả và phân tích tổng hợp cũng được sử dụng để hoàn thành đề tài này
5 Bố cục của luận văn:
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung chính được chia thành 3 chương:
Chương 1: Tình hình tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này sẽ tập trung trình bày tình hình tài liệu đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cụ thể là số lượng, thời gian của các nhóm tài liệu, tiềm năng thông tin chứa trong tài liệu, những đặc điểm về giấy, mực và phương pháp chế tác tài liệu Đồng thời cũng trong chương này chúng tôi sẽ trình bày tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Nội dung của chương này giúp người đọc có được cái nhìn tổng quát về thực trạng tài liệu trên mọi phương diện, từ đó thấy được tính cấp bách và sự cần thiết phải thực hiện các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu
Chương 2: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Chương này đi sâu nghiên cứu các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ bằng giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, trong đó tập trung chủ yếu vào các nguyên nhân hoá học, sinh học, lý học Cũng trong chương này chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu các biện pháp bảo quản tài liệu mà các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã áp dụng, để từ đó có cơ sở đề xuất các biện pháp thích hợp
Chương 3: Các biện pháp kỹ thuật bảo quản và khả năng ứng dụng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Đây là chương cơ bản của luận văn, trong chương này chúng tôi tập trung trình bày các biện pháp phòng ngừa và biện pháp khắc phục sự hư hỏng của tài liệu lưu trữ, phân tích ưu,