Nhằm góp phần làm tốt hơn công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu ảnh đang bảo quản tại TTLTQG III, chúng tôi chọn vấn đề “ Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở TTLTQG III -Thực trạng v
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
***********************
NGUYỄN MINH SƠN
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH
Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III -
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
Mã số: 51002
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC: Lưu trữ học và tư liệu học
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS T.S. Đào Xuân Chúc
HÀ NỘI - 2003
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
**************************
NGUYỄN MINH SƠN
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU ẢNH
Ở TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III -
Trang 3MỤC LỤC
Trang số
Mục đích, ý nghiã và sự cấp thiết của đề tài 1
Phương pháp nghiên cứu
Đóng góp mới các đề tài
7
7
Chương 1: Thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu ảnh ở
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức tài liệu ảnh ở Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia III
48
2.1 Sưu tầm, thu thập tài liệu ảnh
2.2 Phân loại và xác định giá trị tài liệu ảnh
48
50
2.3 Biên mục, thống kê và công cụ tra cứu tài liệu ảnh 59
2.4 Các văn bản đã ban hành để tổ chức tài liệu ảnh 65
Chương 3: Một số giải pháp tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở
3.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản nghiệp vụ về tổ chức tài liệu ảnh
74
3.2 Nhóm các giải pháp nghiệp vụ về tổ chức tài liệu khoa học tài
Trang 4Tiểu kết 108
Kết luận 110
Tài liệu tham khảo 113
Phụ lục 120
Trang 5PHẦN MỞ ĐẦU
1- Mục đích, ý nghĩa và sự cấp thiết của đề tài
Một trong những thành tựu khoa học kĩ thuật quan trọng của loài người
ở nửa đầu thể kỉ 19 là phát minh ra kĩ thuật nhiếp ảnh Với sự phát triển mãnh
mẽ của nền khoa học và kỹ thuật, ngày nay nhiếp ảnh đang được ứng dụng một cách sâu rộng vào nhiều lĩnh vực khác nhau của xã hội
Ở Việt Nam, ảnh được xuất hiện khá sớm từ cuối những năm 60 của thể
kỷ 19 Từ đó đến nay, càng ngày lượng tài liệu ảnh càng tăng lên nhanh chóng Ngày nay, một khối lượng lớn tài liệu ảnh đang được bảo quản tại nhiều cơ quan như các Trung tâm Lưu trữ, bảo tàng, thư viện, các cơ quan thông tấn báo chí, các cá nhân, gia đình v.v Nhờ kỹ thuật đặc biệt của mình, nhiếp ảnh đã ghi lại được những khoảnh khắc, những hình ảnh tiêu biểu, điển hình của các hiện tượng, sự kiện có ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử v v Chính nhờ giá trị của nó như vậy nên ngày nay theo qui định trong các văn bản của Nhà nước, tài liệu ảnh là thành phần quan trọng trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Thực tế tài liệu ảnh đã trở thành di sản văn hoá quý giá của dân tộc Đó là nguồn tư liệu quan trọng và đáng tin cậy
để nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn
Hiện nay, một khối lượng lớn tài liệu ảnh đang được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ( từ nay gọi tắt là TTLTQG III ) Nội dung tài liệu ảnh thể hiện chân thực, sinh động nhiều sự kiện lịch sử quan trọng; phản ánh tinh thần anh dũng, quật cường của nhân dân ta trong chiến đấu; tinh thần cần
cù, chịu khó, vượt khó khăn trong lao động sản xuất; phản ánh đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân ta từ đầu thể kỷ 20 đến nay
Việc tổ chức sử dụng rộng rãi tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu ảnh nói riêng có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng và cấp bách Nó không những phục vụ cho việc tổng kết kinh nghiệm lãnh đạo, chỉ đạo cách mạng của Đảng ta; nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu phong tục tập quán của các dân tộc và các
Trang 6nhu cầu khác của xã hội mà nó còn phục vụ đắc lực cho việc tuyên truyền, giáo dục lý tưởng, đạo đức cách mạng, lòng yêu nước, lòng tự hào dân tộc cho quần chúng nhân dân, đặc biệt là thế hệ trẻ
Nhờ giá trị về nhiều mặt của khối tài liệu ảnh trên và do nhu cầu sử dụng tài liệu ảnh phục xã hội ngày càng tăng nên ngày nay độc giả rất quan tâm đến việc khai thác, sử dụng khối tài liệu này Thế nhưng từ trước tới nay, việc tổ chức sử dụng tài liệu ảnh tại TTLTQG III còn nhiều hạn chế, thật sự chưa đáp ứng được các nhu cầu thông tin ngày càng cao của xã hội Nguyên nhân chủ yếu là do tài liệu ảnh chưa được tổ chức khoa học Công tác thu thập, bổ sung, phân loại và xác minh, cũng như công cụ tra tìm tài liệu ảnh còn nhiều bất cập
Nhằm góp phần làm tốt hơn công tác bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu ảnh đang bảo quản tại TTLTQG III, chúng tôi chọn vấn đề “ Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở TTLTQG III -Thực trạng và giải pháp ” làm đề tài luận văn cao học của mình
2 - Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2 1) Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng tổ chức tài liệu ảnh ở TTLTQG III và vận dụng cơ sở lý luận để tổ chức khoa học tài liệu ảnh , mục tiêu của luận văn là đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở TTLTQG III
2 2) Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:
Để đạt được mục tiêu trên đây, chúng tôi xác định, đề tài cần này phải giải quyết một số nhiệm vụ sau đây:
- Nghiên cứu lý luận về tổ chức khoa học tài liệu ảnh
- Nghiên cứu thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu ảnh hiện đang bảo quản tại TTLTQG III
Trang 7- Nghiên cứu thực trạng tổ chức tài liệu ảnh tại Trung tâm III, rút ra những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những ưu điểm, tồn tại đó
- Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp cụ thể để tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại TTLTQG III nhằm phục vụ tốt cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu
3 - Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lưu trữ tài liệu ảnh ở Việt Nam nói chung và tổ chức khoa học tài liệu ảnh nói riêng còn là vấn đề khá mới so với lưu trữ tài liệu chữ viết Trong khoảng 35 năm gần đây đã có một số công trình nghiên cứu về tổ chức tài liệu ảnh, nhưng chủ yếu chỉ là các bài viết ngắn trên tạp chí chuyên ngành, trên báo, có một số luận văn cá nhân, thạc sỹ Chúng tôi xin điểm qua những công trình nghiên cứu đó:
Nghiên cứu ở nước ngoài
Trước đây, Liên xô (cũ) và Liên Bang Nga ngày nay đã rất quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ảnh nói riêng nên
đã có nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức tài liệu ảnh Những cuốn sách
“Những vấn đề cơ bản của việc lựa chọn tài liệu phim ảnh vào nhà nước bảo quản” Mát -xcơ -va -1978, “Những nguyên tắc cơ bản trong công tác với tài liệu phim, ảnh, ghi âm tại các viện Lưu trữ Nhà nước”; và gần đây các cuốn sách “Những nguyên tắc cơ bản trong công tác của các viện Lưu trữ Quốc gia Liên Bang Nga”, Mát -xcơ -va 2002; “Lựa chọn tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
để bảo quản vĩnh viễn” Hướng dẫn nghiệp vụ, Mát -xcơ -va 2003; “Quản lý tài liệu ảnh trong hệ thống cơ quan Chính phủ Ca -na -đa”, Ot-ta-oa, 1993 - bản dịch v v là những tài liệu nghiệp vụ đã được nghiên cứu, tổng kết từ thực tiễn về công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn, đề cập đến các khâu nghiệp vụ
từ thu thập, phân loại, biên mục, thống kê công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức
sử dụng tài liệu nghe nhìn Đây là những tài liệu quí có thể tham khảo tốt cho công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn, trong đó có tài liệu ảnh của nước ta
Trang 8Nghiên cứu ở trong nước:
Về những vấn đề chung của tổ chức khoa học tài liệu ảnh: Tới nay đã
có khá nhiều bài viết, các sách chuyên khảo, tập bài giảng, luận văn cử nhân, thạc sĩ có liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu ảnh Các bài viết của Võ Văn Sáu “Vài nét về tình hình công tác lưu trữ phim ảnh và băng ghi âm của nước ta hiện nay”, Tập san “Nghiên cứu công tác Lưu trữ” số 2 -1967;
“Phương pháp thống kê, biên mục tài liệu ảnh lưu trữ” Tập san Công tác Lưu trữ hồ sơ, số 1 -1972; “ Một số ý kiến về tổ chức lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi âm ở nước ta hiện nay”, Tạp chí Văn thư -Lưu trữ, số 03/1999 và “Vài nét
về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn”, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 02/1998 của Nguyễn Lan Phương v v mới chỉ bước đầu tìm hiểu và nêu lên thực trạng công tác tài liệu lưu trữ nghe nhìn, nêu lên một số kiến nghị chung chung về cách quản lý tài liệu nghe nhìn Trong những năm gần đây có luận văn cử nhân “Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở Trung tâm Nghe -Nhìn Đài Truyền hình Việt Nam”, năm 2001 của Trần Lệ Hường đã khảo sát về công tác tổ chức, quản lý tài liệu nghe nhìn ở Đài Truyền hình Việt Nam; luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Thúy Bình “Công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các Đài truyền hình - thực trạng và giải pháp” năm 2002 đã khảo sát tình hình công tác lưu trữ ở các Đài truyền hình, đặc biệt là Đài truyền hình Trung ương, nêu lên được thực trạng công tác tổ chức tài liệu nghe nhìn ở các Đài truyền hình còn nhiều bất cập; tác giả cũng đã đề xúât một số giải pháp nhằm cải tiến công tác của các Đài truyền hình trong đó có giải pháp về tổ chức tài liệu ảnh Tuy nhiên giải pháp đó chỉ có thể áp dụng cho từng Đài truyền hình nơi tài liệu ảnh không có nhiều và đa dạng như ở TTLTQG III
Vấn đề thu thập tài liệu: Đã có một số đề tài được nghiên cứu như: “
Những cơ sở khoa học xác định nguồn bổ sung và thành phần tài liệu ảnh để nhà nước quản lý” Mã số 89 -98 -017 - Hà Nội, 1992 do Lã Thị Hồng làm chủ nhiệm; và “Bước đầu xác định những nguồn tài liệu ảnh cần giao nộp vào kho
Trang 9Lưu trữ trung ương Đảng” của Nguyễn Thị Bích Di, khoá luận tốt nghiệp cử nhân năm 1985 Các công trình này đã vận dụng một số nguyên tắc của lưu trữ học Liên -Xô, đề xuất nguồn và thành phần tài liệu ảnh nhưng chưa nghiên cứu được thành phần tài liệu ảnh cụ thể vào Lưu trữ Đảng hay Lưu trữ Nhà nước cấp Trung ương
Phân loại và xác định giá trị tài liệu ảnh: Một số bài báo, công trình
đã bước đầu nghiên cứu về phân loại và xác định giá trị tài liệu ảnh như “ Mấy ý kiến về nguyên tắc và phương pháp đánh giá tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ ” -Văn thư -Lưu trữ số 3 -1983 và “Những nguyên tắc xác định giá trị tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ”, Tạp chí Văn thư -Lưu trữ, số 3 -1985; tập bài giảng” Lưu trữ tài liệu nghe -nhìn” - Hà Nội 1997 và gần đây cuốn chuyên khảo “Nguồn tư liệu ảnh về cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 -1954)”do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản, Hà Nội, năm 2002 của tác giả - tiến sĩ Đào Xuân Chúc bước đầu đã đề ra được những cơ sở khoa học để phân loại, đánh giá giá trị tài liệu ảnh nói chung và trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp nói riêng Tuy nhiên, đó là những nguyên tắc chung, khi
áp dụng vào tài liệu ảnh ở Trung tâm III cần phải chú ý tới đặc thù của nó
Vấn đề biên mục, thống kê và công cụ tra cứu Một số tác giả đã nghiên
cứu về vấn đề này như Dương Viết Á“ Ý nghĩa điển hình của lời chú thích trong ảnh thời sự”, Tạp chí Nhiếp ảnh, số 12/1980; Lã Thị Hồng với bài “Viết lời thuyết minh cho tài liêụ ảnh”, Tạp chí Văn thư -Lưu trữ số 01/1986; “Viết thuyết minh và biên mục, bảo quản tài liệu ảnh, của Nguyễn Lan Phương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3/1998 v v Tuy nhiên trong các bài báo của mình, các tác giả chưa đề cập đến các thông tin cần biên mục; cách xây dựng hệ thống công cụ tra cứu Gần đây trong đề tài “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại tài liệu lưu trữ” năm 2000 do Tiến sỹ Nguyễn Cảnh Dương chủ trì Kết quả đề tài này là các mẫu thống kê đối với các loại hình tài liệu lưu trữ trong đó có tài liệu ảnh Tuy nhiên một số thông tin trong biểu mẫu chưa phù hợp với tình hình lưu trữ tài liệu ảnh ở Việt Nam
Trang 104 - Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tài liệu ảnh bảo quản tại
TTLTQG III thuộc các thời kì khác nhau và trên các chất liệu khác nhau
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đề tài chỉ nghiên cứu thành phần, nội dung, đặc điểm của tài liệu ảnh
đang được bảo quản tại TTLTQG III, không nghiên cứu nội dung tài liệu ảnh chưa được thu thập vào Trung tâm
- Tìm hiểu các nguồn nộp lưu tài liệu ảnh vào Trung tâm
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức tài liệu ảnh tại Trung tâm LTQG III,
5 - Nguồn tài liệu tham khảo:
Tài liệu ngoài nước: các tác phẩm kinh điển về phương pháp luận
nghiên cứu; các sách giáo khoa, các bài báo, các công trình nghiên cứu, các văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu nghe -nhìn của Liên - xô trước đây, Liên bang Nga, Cana a, Đức v v
Tài liệu trong nước: - Các cuốn sách và các bài viết về tài liệu ảnh trên
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Nhiếp ảnh, Tạp chí Truyền hình, Tạp chí Báo ảnh Việt Nam;
- Các đề tài nghiên cứu khoa học, các báo cáo khoa học, báo cáo khảo sát của Cục Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm lưu trữ quốc gia, Thông tấn xã Việt Nam, Viện Nghệ thuật và Lưu trữ điện ảnh Việt Nam, Đài Truyền hình Việt Nam, Khoa lưu trữ học và Quản trị Văn phòng v v
- Các luận án, luận văn của sinh viên, thạc sĩ, tiến sĩ tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng
6 - Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác -Lê nin, cụ thể là vận dụng các nguyên tắc: như nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp được vận dụng trong quá trình khảo sát, phân tích tình hình thực tế về thành
Trang 11phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu ảnh, thực trạng tổ chức tài liệu ảnh Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi dựa trên một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như phương pháp hệ thống, phương pháp thống kê phương pháp so sánh, phương pháp sử liệu học, phương pháp khảo sát thực tế và một
số phương pháp khác
7 - Đóng góp mới của đề tài
Trong luận văn, lần đầu tiên, chúng tôi giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung tài liệu ảnh đang được bảo quản tại Trung tâm III, từ đó làm nổi bật được ý nghiã của tài liệu lưu trữ giai đoạn này và việc cần thiết phải tổ chức khoa học chúng nhằm phục vụ tốt cho việc tổ chức sử dụng tài liệu ảnh Đồng thời luận văn cũng đã nghiên cứu, phân tích và khái quát được những đặc điểm của tài liệu ảnh để có cơ sở phân loại, xác minh, lựa chọn được những tài liệu ảnh thật sự có giá trị để bảo quản
Luận văn cũng trình bày thực trạng tổ chức tài liệu ảnh hiện nay ở Trung tâm, chỉ ra những ưu điểm, những tồn tại, thiếu sót cần thiết phải khắc phục bao gồm các mặt: về văn bản quy phạm pháp luật và văn bản về nghiệp
vụ liên quan đến tài liệu ảnh, văn bản về công tác tổ chức cán bộ; chỉ ra những nguyên nhân của những ưu điểm, tồn tại; từ đó tìm ra những giải pháp hữu hiệu cho thời gian tới
Từ những nghiên cứu đó, lần đầu tiên luận văn đề xuất một số giải pháp để tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Trung tâm III phục vụ cho công tác bảo quản cũng như tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu ảnh nhằm phục vụ các yêu cầu khác nhau của xã hội Công trình này sẽ là một đóng góp nhỏ bé vào việc hoàn thành một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ là
sử dụng có hiệu quả nguồn di sản văn hoá quý báu và đặc biệt này của dân tộc
Kết quả nghiên cứu của luận văn này sẽ rất cần thiết vì không chỉ góp phần giải quyết những khó khăn, vướng mắc về công tác tổ chức khoa học tài