Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 10 ThS. Trương Quang Vinh

Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 10 Quyết định quản lý của ThS. Trương Quang Vinh sau đây sẽ giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về khái quát quyết định quản lý; ra quyết định quản lý; quá trình ra quyết định quản lý (quy trình hợp lý). Mời các bạn tham khảo.

Chương X Quyết định quản lý

I Khái quát về quyết định quản lý

II Ra quyết định quản lý

III.Quá trình ra quyết định quản lý

(quy trình hợp lý)

I Khái quát về quyết định

1 Quan niệm quyết định quản lý

 Quyết định = nhất định ý chí không đổi (décider )

(Đào Duy Anh- Từ Điển Hán Việt – trang 172 )

 de·cide [di sd d d ]

 1 intransitive and transitive verb choose what to do: to

make a choice or come to a conclusdion about sdomething

• We decided not to go in the end.

 2 transitive verb lead somebody to choose: to make

sdomebody choosde what to do or come to a conclusdion

about sdomething (informal)

• His encouraging letter decided me against dropping the

course.

 Encarta® World English Dictionary

Routin decision

Adaptive decision Innovative decision

Quyết định là một khái niệm để chỉ một

vấn đề, một sự kiện đã được thiết lập cách thức giải quyết.

Trong hoạt động quản lý của các nhà

quản lý, các loại quyết định mà họ đưa

ra có liên quan đến công việc của tổ chức đều được gọi là quyết định quản lý.

Có nhiều cách tiếp cận đến định nghĩa

“quyết định quản lý” hay quyết định được làm bởi các nhà quản lý

Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo của nhà quản lý nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết các vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản lý và việc phân tích các thông tin về những hiện tượng của hệ thống,

Cách khái quát nầy cũng vừa cho chúng ta thấy nội dung của quyết định cũng như các vấn đề mà quyết định đề cập đến Mặt khác cũng chỉ ra cách thức tiến hành ra quyết định.

( Phan Văn Tú- Đại cương về Khoa học quản lý – trang 74 )

Không thể coi quyết định chỉ đề cập đến vấn đề chín muồi Khái niệm chín muồi không thật rõ ràng

 Quyết định quản lý là hành vi có tính chỉ thị của chủ

thể quản lý để định hướng, tổ chức và kích thích mọi nguồn động lực trong hệ thống quản lý nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra

( Tập đề cương bài giảng: Khoa Học quản lý – Học viện Chính Trị

quốc gia HCM trang 138)

Định nghĩa nầy cho thấy vai trò của quyết định quản lý nhưng các

định nghĩa nầy quá rộng, quá khái quát về quyết định quản lý, không chỉ ra được nội dung của quyềt định

Chú ý : nhiều tác giả cho rằng quyết định không được định nghĩa

trực tiếp “quyết định quản lý” là gì mà chỉ định nghĩa “ra quyết định quản lý hay làm quyết định quản lý” mà thôi (decision-making)

Ví dụ

 Harold Koontz : quyết định không được định

nghĩa trực tiếp, nó được chứa đựng bên trong

kế hoạch, gắn liền với quá trình lập kế hoạch hay với chức năng lập kế hoạch Trên thực tế quyết định chỉ là một khâu của công tác lập kế họach cũng như các chức năng quản lý khác cũng gắn liền với kế hoạch

( Những vấn đề cốt yếu của quản lý-

trang147_NXB KHKT 1999 )

“ ra quyết định - sự lựa chọn một trong số các phương

án hành động là cốt lõi của việc xây dựng kế hoạch Không thể tồn tại một kế hoạch nếu một quyết định-

đó là những cam kết về các nguồn tài lực, phương hướng hoặc uy tín – chưa được công bố

Đến đây chúng ta mới chỉ nghiên cứu và phân tích việc xây dựng kế họach Các nhà quản lý đôi khi xem xét việc ra quyết định như là công việc trung tâm của

họ bởi vì họ phải thường xuyên lựa chọn phải làm cái

gì, ai làm cái đó, và khi nào, ở đâu và thậm chí là công việc đó sẽ được làm như thế nào Tuy nhiên ra quyết định chỉ là một bước trong việc lập kế hoạch, đôi khi

nó được thực hiện một cách nhanh chóng, ít phải suy nghĩ hay có khi nó chỉ chi phối hành động trong ít phút”

Quyết định hàng ngày

2 Các loại quyết định quản lý

Những quyết định hàng ngày (quyết định đã được

chương trình hóa)

oKhi một vấn đề cụ thể thường

xuyên nẩy sinh, những nhà quản trị

sẽ xây dựng một thủ tục thường lệ

để giải quyết nó.

oNhững quyết định loại nầy có

những giải pháp lặp đi lặp lại và thường lệ.

oChúng được đưa ra không cần có

thời gian và nổ lực dành cho chúng.

oLà những lựa chọn đã được tiêu chuẩn

hóa được đưa ra tương ứng với những vấn đề và giải pháp đã biết rõ hay có thể xác định được.

 Những quyết định thích nghi

oLà lựa chọn đưa ra nhằm

đáp ứng một tập hợp những vấn đề và giải pháp thuộc

loại có mức độ khác thường vừa phải và chỉ biết rõ một phần.

oNhững quyết định loại nầy thường đem

lại sự thay đổi dần dần những thông lệ hay những quyết định hàng ngày và chúng có ảnh hưởng nhất định đến lợi nhuận doanh

nghiệp (những quyết định nhằm hợp lý hoá các quy trình sản xuất, điều chỉnh các hoạt

động nhằm cắt giảm chi phí…loại quyết định nầy thường được các quản trị gia cấp trung gian, các chuyên gia, chuyên viên điều hành đưa ra.

oSự cải tiến liên tục diễn ra khi

một doanh nghiệp liên tiếp đưa ra những quyết định thích nghi, tạo

ra một khối lượng lớn những cải tiến nhỏ, tăng lên không ngừng từ năm nầy qua năm khác

Những quyết định đổi mới (những quyết định chưa

được chương trình hóa)

oKhi một vấn đề có chứa đựng

những yếu tố mà ban lãnh đạo chưa

hề gặp phải hay nếu một vấn đề phức tạp, mơ hồ khác thường và vô cùng quan trọng, thì nó đòi hỏi một giải pháp độc đáo, sáng tạo và có thể

là duy nhất.

oNhững quyết định chưa được chương

trình hóa là những giải pháp của những vấn đề mới và không có cấu trúc Chúng không diễn ra theo một trình tự hợp

logích, có trật tự Quyết định sáng tạo có thể được tạo ra trước khi các vấn đề được hiểu một cách đầy đủ.

oCác quyết định đổi mới cho phép duy trì

tính cạnh tranh của doanh nghiệp

Quyết định Vấn đề Thủ tục Ví dụ

Đã chương

trình hóa

Lặp lại, thường lệ

Quy tắc Các thủ tục điều hành chuẩn

Các chính sách

Doanh nghiệp: xử lý những chứng từ trả lương

Trường học: xử lý đơn xin nhập học.

Bệnh viện: chuẩn bị bệnh nhân để mổ.

Nhà nước: sử dụng phương tịên cơ giới của nhà nước

Chưa chương

trình hóa

Phức tạp, mới.

Giải quyết vấn đề sáng tạo

Doanh nghiệp: đưa ra một sản phẩm mới.

Trường học: xây trường sở mới

Bệnh viện: chống dịch bệnh khu vực.

Các loại “ra quyết định”

Các loại vấn đề, các loại quyết định và các cấp quản lý

Những quyết định đã chương trình hóa

Loại vấn đề

Rộng, không có cấu trúc, không thường xuyên, rất

bất thường Trung gian Có cấu trúc lẫn không có cấu trúc

Cấp thấp

Thường xuyên,

có cấu trúc, lặp lại, thường lệ, bình thường

II Ra quyết định quản lý

1 Ra quyết định là gì ?

Ra quyết định

một chương trình hành động ( phương án) thích hợp trong số nhiều chương trình hành động khác nhau đã chuẩn bị, nhằm đáp ứng yêu cầu của tình huống.

 Ra quyết định là công việc chỉ dành cho những người có quyết định dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng.

 Ra quyết định cũng là một trong những trách nhiệm chính yếu của cacù nhà quản trị thuộc tất cả các cấp.

 Chất lượng của quyết định không chỉ góp phần vào sự thành công hay thất bại của tổ chức mà còn ảnh hưởng rất lớn đến

sự thành công của mỗi nhà quản trị.

2 Những điều kiện tiên quyết để ra quyết

định

I Phải có một khoảng cách

(hay sự khác biệt) giữa tình trạng hiện tại và mục tiêu mong đợi

II Người ra quyết định

phải nhận thức được tầm quan trọng của khoảng cách đó.

III Người ra quyết định

phải có động cơ hành động xuất phát từ khoảng cách đó

IV Người ra quyết định

phải đủ năng lực, quyền lực và tài lực

để hành động.

3 Những yếu tố thành phần của tiến trình ra quyết

định

Không có một phương pháp ra quyết định nào có thể

áp dụng chung cho tất cả các tình huống.

Trình tự của tiến trình ra quyết định bao gồm: xác

định vấn đề cần giải quyết- Tìm kiếm và đánh giá

nhiều giải pháp khác nhau- Ra quyết định

 Các loại vấn đề : được xếp hạng từ những

vấn đề đã biết và đã được xác định rõ đến loại

vấn đề khác thường và mơ hồ.

 Các loại giải pháp : từ mức độ đã biết rõ và

có thể xác định được đến mức chưa từng được

áp dụng và không rõ ràng.

trên loại vấn đề cần giải quyết và loại biện

pháp được áp dụng

xác định được

Quyết định hàng ngày

Quyết định thích

nghi

Quyết định đổi

mới

4 Những điều kiện ảnh hưởng đến tiến trình ra

quyết định

 Những điều kiện (yếu tố) khách quan : đó là những

yếu tố nằm bên ngoài các nhà quản lý gồm những điều kiện, trạng thái và sự kiện mà những người ra quyết định không kiểm soát được

Những yếu tố nầy bao gồm tình hình phát triển của công

nghệ, tình hình cạnh tranh trên thị trường, sự thay đổi của pháp luật hay những biến động về chính trị

 Các yếu tố chủ quan là những yếu tố từ bản thân các nhà quản

lý như sự tin tưởng hay phán đoán cá nhân Những phán đoán nầy không giống nhau bởi chúng phụ thuộc vào cá tính, thái

độ, nhận thức và kinh nghiệm quá khứ của mỗi người

 Tình trạng chắc chắn là điều kiện mà

trong đó những người ra quyết định có đầy đủ thông tin về vấn đề cần giải quyết; về các giải pháp và biết rõ về hậu quả của những giải pháp đó.

Việc ra quyết định trong điều kiện chắc

chắn là rất hiếm khi xảy ra đối với các quản trị gia cao cấp và trung cấp và những loại quyết định trong điều kiện nầy thường được ủy quyền cho quản trị gia cấp cơ sở.

 Tính không chắc chắn là điều kiện mà người ra quyết định không có đủ thông tin cần thiết để ấn định xác suất đối với kết quả của từng giải pháp Tính không chắc chắn có nghĩa là cả vấn đề và giải pháp đều mơ hồ và không xác định được.

Khi phải ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn, những nhà quản trị ra quyết định chỉ có thể dựa vào nhận thức của họ với sự tin tưởng sẽ đạt kết quả

5 Các mô hình ra quyết định

Có 3 mô hình ra quyết định do các lý thuyết gia

quản trị đưa ra nhằm áp dụng vào quá trình ra quyết định Các mục tiêu của tổ chức là điểm chung đối với tất cả các mô hình nầy

 Mô hình ra quyết định hợp lý

 Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn

 Mô hình ra quyết định tập thể.

1 1- Mô hình ra quyết định hợp lý

Mô hình ra quyết định hợp lý bao gồm hàng loạt những bước mà những người ra quyết định cần tuân theo nhằm gia tăng tính loghich và độ tin cậy trong các quyết định của họ Một quyết định hợp lý cho phép đạt đến mức tối đa mục tiêu trong những giới hạn mà quyết định lệ thuộc.

Khi tiến hành ra những “quyết định hàng ngày”, người

ra quyết định có thể áp dụng các bước của mô hình ra quyết định nâỳ một cách dễ dàng Quy trình nầy tỏ ra rất hữu hiệu khi ra quyết định trong tình trạng mà những điều kiện liên quan là chắc chắn và có mức độ rủi ro thấp

và người ra quyết định có thể đánh giá xác suất khách quan của kết quả.

Tuy nhiên, đây là một quy trình có tính chung nhất, do đó, khi các nhà quản trị áp dụng để ra các loại quyết định quản trị khác nhau (quyết định hàng ngày, quyết định thích nghi hay quyết định đổi mới ) thì không nhất thiết phải tuân theo đúng quy trình nầy một cách cứng nhắc.

Aùp lực của mơi trường bên trong và ngồi tổ chức

1 Xác định và nhận

Dạng vấn đề

2 Thiết lập các mục

tiêu

3 Tìm giải pháp

4

So sánh và đánh giá các giải pháp

5 Lụa chọn giải pháp tối ưu

6 Thực hiện giải pháp đã chọn

7

Kiểm sốt và

tiếp tục

Trùng sau

1 2-Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn (Herbert

Simon)

Là mô hình ra quyết định nhấn mạnh những hạn chế về tính hợp lý

của cá nhân người ra quyết định

Mô hình nầy giải thích nguyên nhân tại sao các nhà quản trị thường

đưa ra nhưnõg quyết định rất khác nhau dù rằng họ có những thông tin hoàn toàn giống nhau Nó cũng phản ảnh một số khuynh hướng của cá nhân là:

 Do mãn nguyện nên chọn không đúng mục tiêu hay giải pháp

tối ưu.

 Phạm vi tìm kiếm giải pháp bị hạn chế.

 Không đủ thông tin cần thiết và không kiểm soát được ảnh

hưởng của các tác lực môi trừờng đối với kết quả của quyết định

1 3- Mô hình ra quyết định tập thể

Mô hình ra quyết định tập thể mô tả quá trình ra quyết định dựa trên mục tiêu và quyền lợi của các nhóm quyền lực trong doanh nghiệp.

Nhóm quyền lực là những nhóm người có khả năng kiểm soát hay tác động đến các quyết định và kết quả của nó Việc giành quyền lực

là nhằm mục đích có thể tác động hay kiểm soát quá trình ra quyết định

Mặt khác, những nhà quản trị thường hay đối mặt với những tình huống trong đó họ phải tìm kiếm và kết hợp các ý kiến sáng suốt trong các cuộc họp tập thể Điều nầy đặc biệt thích hợp với những vấn đề chưa được chương trình hoá, mới mẻ,có kết quả rất thất thường Tính chất phức tạp cao của nhiều vấn đề đòi hỏi những hiểu biết chuyên môn về nhiều lĩnh vực mà thường thì không thể có ở một người

Tuy nhiên, việc thảo luận tập thể công khai cũng có thể gặp những ảnh hưởng xấu làm giảm chất lượng của quyết định : bị thúc ép phải tuân theo, ảnh hưởng của nhân vật nổi trội nhất trong tập thể đó ( những người tham gia có cấp bậc thấp hơn bị ức chế trước những người có cấp bậc cao hơn ngay cả khi họ tin rằng ý kiến của họ hay hơn); hay các chuyên gia trong các lĩnh vực cũng cố gắng thuyết phục, ảnh hưởng đến người khác đồng ý với họ.

Nếu như ra quyết định tập thể là cần thiết cho những quyết định chưa chương trình hóa, quan trọng, phức tạp thì các tổ chức cần phải tạo ra một bầu không khí

khuyến khích sự sáng tạo trong tập thể trong

đó việc thảo luận cần hoàn toàn tự do và thoải mái.

Những kỹ thuật khuyến khích sự sáng tạo

Kỹ thuật động não bao gồm một loạt các

quy tắc nghiêm ngặt Mục đích của những quy tắc đó là nhằm kích thích sự hình thành các ý tưởng đồng thời tránh những sự ức chế đối với các thành viên khi làm việc trong tập thể :

 Không có ý tưởng nào là đáng buồn cười Các thành viên của tập thể được khuyến khích nói lên mọi ý tưởng cực đoan hay kỳ quặc

thể chứ không thuộc về người đưa ra nó Nhờ vậy các thành viên của tập thể có thể sử dụng

và dựa trên những ý tưởng của người khác dể phát triển ý tưởng của mình

Không có ý tưởng nào bị phê phán Mục đích của cuộc họp là để tạo ra các ý tưởng chứ không phải để đánh giá chúng

Sự động não được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quảng cáo và một số lĩnh vực khác có hiệu quả khá rõ rệt Tuy thế, tập thể động não thường tạo ra ít ý tưởng hơn

so với số cá nhân tương đương làm việc riêng rẽ và vì không có chuyện đánh giá hay xếp hạng các ý tưởng nên không bao giờ thực sự có kết luận về quá trình giải quyết vấn đề.

 Kỹ thuật Delphi (Delphi technique)

Kỹ thuật nầy nhằm thu thập và so sánh các ý

kiến xét đoán về đề tài ( vấn đề ) được quan tâm thông qua một bộ các phiếu câu hỏi liên tiếp có xen kẻ thêm những thông tin tóm tắt

về ý kiến của những người được hỏi trước đó nhằm tránh được những ảnh hưởng thiên lệch có thể có khi mặt đối mặt.

(a group decision- making in which members

never meet face to face)

Phương thức cơ bản là thu thập những ý kiến xét đoán giấu tên bằng cách gởi phiếu qua bưu điện Phiếu câu hỏi được lập bởi một nhóm chịu trách nhiệm chính sau chúng được gởi đi cho các thành viên độc lập khác nhau.

Sau khi trả lời các câu hỏi thì bảng câu hỏi được trả về nơi xuất phát để chúng được tóm tắt các ý kiến đã đóng góp như là ý kiến chung của tổ chức đó và những ý kiến nầy được ghi trong bảng câu hỏi thứ hai để gởi đi lần thứ hai để đánh giá laị Sau mỗi lần thu thập ý kiến như thế và cho đến khi không có gì thay đổi đáng kể thì có đủ căn cứ để dẫn đến một quyết định đúng đắn hơn.