Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 5 ThS. Trương Quang Vinh

Dưới đây là bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 5 do ThS. Trương Quang Vinh biên soạn. Bài giảng trang bị cho các bạn những kiến thức về chức năng kế hoạch, các loại kế hoạch, các yếu tố ngẫu nhiên trong lập kế hoạch, công cụ của kế hoạch hóa, những cơ sở để xây dựng kế hoạch, tiến trình trình lập kế hoạch chiến lược.

Chương V

Chức năng kế hoạch

I Chức năng kế hoạch

II Các loại kế hoạch

III.Các yếu tố ngẫu nhiên trong lập kế hoạch

IV Công cụ của kế hoạch hóa

V Những cơ sở để xây dựng kế hoạch (sứ mệnh,

mục tiêu)

VI Tiến trình trình lập kế hoạch chiến lược

1 Khái niệm

I Chức năng kế hoạch

plan

plan [plan] noun (plural plans)

1 scheme for achieving objective: a

method of doing something that is worked out usually in some detail before it is begun and that may be written down in some form or simply

retained in memory

2 intention: something that somebody

intends or has arranged to do (often used in the

plural)

3 diagram of layout: a drawing or diagram

showing the layout, arrangement, or structure of something

verb (past planned, past participle planned, present participle plan·ning, 3rd person present singular

plans)

work out how to do something: to

work out in advance and in some detail how something is to be done or organized

something: to intend or to make

arrangements to do something

 Hoạch định hay làm kế

hoạch chính là sự quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và

ai làm cái đó.

1 Khái niệm

 Hoạch định cho ta sự hướng dẫn giảm bớt những hậu quả của sự thay đổi, giảm thiểu những lãng phí và đặt

ra những tiêu chuẩn để kiểm soát được dễ dàng.

 Hoạch định là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai

 Về cơ bản, chức năng hoạch định bao

gồm những hoạt động quản trị nhằm

xác định các mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó

Kết quả của chức năng hoạch định là một

bản kế hoạch , một văn bản xác định những phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện.

Có 4 mục đích cơ bản :

 Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu : cần

định kỳ sửa đổi, phát triển kế hoạch để đạt mục tiêu đã định.

 Ưùng phó với sự bất định và thay đổi :

tương lai rất ít khi chắc chắn (môi trường thay đổi, nguồn lực nội bộ thay đổi…) Tương lai càng

xa, thì các kết quả dự kiến càng kém chắc chắn Lập kế hoạch cho một thời gian dài thì nhà quản trị càng khó nắm chắc tương lai sẽ thay đổi ra sao, nhưng vẫn phải lập kế hoạch

2 Mục đích của việc lập kế hoạch

Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế :

việc lập kế hoạch sẽ cực tiểu chi phí vì nó chú trọng vào cách hoạt động hiệu quả và

sự phù hợp Kế hoạch thay thế cho sự phán xét vội vàng bằng những quyết định

có cân nhắc kỹ lưỡng.

nhà quản trị không thể kiểm tra các công việc của cấp dưới nếu không có kế hoạch.

Việc phân loại kế hoạch có thể dựa vào các

tiêu chí :

 Quy mô của kế hoạch

 Thời gian hiệu lực cuả kế hoạch

 Tính cụ thể của kế hoạch

II Các loại kế hoạch (các cấp lập kế hoạch)

Tiến trình hoạch định thường được bắt đầu

từ trên xuống hoặc từ dưới lên

Trong một tổ chức thường có hai cấp hoạch

định : quản trị gia cấp cao đảm nhận vai trò hoạch định chiến lược, quản trị gia cấp dưới tiến hành hoạch định tác nghiệp

1 Các loại kế hoạch theo quy mô (các cấp lập kế

hoạch)

 Hoạch định chiến lược : các yếu tố thành

phần chủ yếu của tiến trình hoạch định chiến lược là lựa chọn sứ mệnh, mục tiêu, các chiến lược và sự phân bổ các nguồn lực của tổ chức.

Khi lập kế hoạch chiến lược, các nhà quản trị áp

dụng phương pháp tiếp cận trên toàn bộ tổ chức

Nhiệm vụ chung của hoạch định chiến lược và quản

trị là hướng toàn bộ mọi nỗ lực của công ty vào khách hàng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu của

họ, qua đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty

 Hoạch định tác nghiệp

Là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, xác định chi tiết nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành

Các quản trị gia cấp trung gian, cấp cơ

sở và toàn thể nhân viên của tổ chức giữ vai trò chủ chốt trong quá trình hoạch định tác nghiệp

Quá trình nầy thường bao gồm các nhiệm vụ sau:

 Triển khai ngân sách hàng năm đối với mỗi phòng ban, bộ phân và dự án…

 Lựa chọn những phương tiện cụ thể để thực hiện các chiến lược của tổ chức.

 Ra quyết định dựa trên các chương trình hành động nhằm cải tiến những hoạt động hiện tại

Các đặc điểm của hoạch định chiến lược và tác nghiệp

Tiêu thức Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp

•Các loại quyết định liên

•Mục tiêu định hướng

Các quyết định đổi mới và thích nghi

Rủi ro ( xác suất chủ quan) và tính không chắc chắn

Các quản trị gia cấp cao

Dài hạn (thường từ > 1 năm đến 10 năm)

Đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của tổ chức

Các quyết đinh hàng ngày và thích nghi Rủi ro (xác suất khách quan ) và sự chắc chắn

Nhân viên và các quản trị gia cấp dưới

Ngắn hạn (từ <1 năm)

Phương tiện thực hiện các kế hoạch chiến lược

2 Các loại kế hoạch theo khuôn khổ thời gian ( giáo trình )

Kế hoạch đuợc phân chia thành :

 Kế hoạch dài hạn là những loại kế hoạch có tầm

thời gian ít nhất là 5 năm và chính vì vậy nhiều nước vẫn thường sử dụng thuật ngữ kế hoạch 5 năm để chỉ loại kế hoạch nầy

 Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có tầm thời gian

dưới 1 năm hay còn gọi là kế hoạch năm, quý, tháng.

 Kế hoạch trung hạn là kế hoạch trung gian giữa

hai kế hoạch trên Trên thực tế ít quan tâm đến loại kế hoạch nầy.

3 Các loại kế hoạch theo tính chất cụ thể của nó

Có thể phân thành 2 nhóm :

 Kế hoạch cụ thể là kế hoạch được xác

định rất cụ thể và không cần đòi hỏi một sự giải thích nào thêm khi triển khai thực hiện

nó

Kế hoạch cụ thể được xác định mục tiêu, tiêu

chí cụ thể và không đòi hỏi phải có những

dự đoán, dự báo Mức độ rủi ro của các vấn đề không có hoặc không thể xảy ra

 Kế hoạch định hướng là loại kế

hoạch chỉ nhằm đưa ra những đường hướng chỉ đạo chung.

Kế hoạch nầy đưa ra những tiêu chí cần

tập trung, nhưng không đòi hỏi các nhà quản lý phải đóng chặt các mục tiêu trong những mục tiêu xác định cụ thể

4 Các loại kế hoạch phụ thuộc vào vào trạng thái

phát triển của tổ chức.

Trên thực tế, tùy từng giai đoạn phát triển khác nhau của tổ chức

mà chọn loại hình kế hoạch hợp lý.

 Một tổ chức vừa mới thành lập, dù đã có mục tiêu, mục

đích đã được xác định khi thành lập tổ chức, nhưng “độ chín” của hệ thống các mục tiêu đó chưa đủ nên không thể quan tâm ngay đến loại kế hoạch chiến lược hay kế hoạch dài hạn nhiều năm.

Trong trường hợp nầy, từng bước hoàn thiện tổ chức

thông qua các kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch cụ thể, kế hoạch ngắn hạn thì sẽ nhanh chóng giúp cho tổ chức đạt đến độ chín cần thiết để có thể vạch ra các kế hoạch chiến lược, dài hạn.

III.Các yếu tố ngẫu nhiên trong công tác kế

hoạch

Trong khi thực hiện chức năng kế hoạch, các nhà quản lý thường

chịu tác động của nhiều yếu tố mang tính ngẫu nhiên, không

chắc chắn Đây là những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến việc tiên liệu những cách thức để giải quyết vấn đề trong tương lai.

Các yếu tố ngẫu nhiên, không chắc chắn có thể chia thành

nhiều loại :

 Các yếu tố nằm ngay trong bản thân tổ chức

 Các yếu tố không chắc chắn nằm bên ngoài tổ chức,

trong môi trường mà tổ chức hoạt động là loại yếu tố cần quan tâm nhất.

Cần xác định chúng để dự báo.

IV.Công cụ của kế hoạch hóa

Để giúp nhà quản lý thực hiện chức năng kế hoạch,

cần sử dụng nhiều công cụ kể cả công cụ tin học,

dự báo, phân tích, nhưng chúng ta cần quan tâm một số vấn đề cơ bản sau :

 Công cụ chung, vĩ mô

 Các công cụ kế hoạch hóa mang

tính tác nghiệp cụ thể

 Các công cụ ngân sách, tài chính

1 Công cụ chung, vĩ mô

Là những công cụ cần thiết để giúp cho những nhà

quản lý khi thực hiện chức năng kế hoạch hiểu

rõ được môi trường trong đó tổ chức vận dộng

và phát triển

Có thể sử dụng các công cụ sau :

Kịch bản là sự mô tả bằng văn bản một tương

lai có thể xảy ra Kỹ thuật nầy do Herman Kahn và Anthony Weiner đề xướng vào năm 1967.

Kịch bản phức tạp là sự mô tả bằng văn bản

về những viễn cảnh tương lai trái ngược nhau Các nhà lập kế hoạch sử dụng các kịch bản nhằm vạch ra các câu hỏi như :

1 1- Dự báo theo kịch bản :

 Môi trường hoạt động của doanh nghiệp

trong tương lai có thể biến đổi như thế nào ?

 Những trạng thái tiềm năng có thể xảy ra

đối với doanh nghiệp như thế nào?

 Doanh nghiệp có thể áp dụng những

chiến lược nào để ngăn ngừa, định hướng, thúc đẩy hay giải quyết những trạng thái tương lai đó.

 Hổ trợ trong việc nhận diện các dữ kiện

để đảm bảo cho sự phát triển của các kế hoạch tình huống (contigency)

 Hổ trợ cho các cá nhân trong việc nhận

biết những mô hình tổng quát, sự khái quát hóa và những tác động qua lại giữa chúng.

Các kịch bản rất hữu ích khi áp dụng vào hoạch

định để đánh giá những kế hoạch cơ bản dự phòng cho những khả năng có thể xảy ra trong tương lai.

Kỹ thuật dự báo Delphi là một công cụ hổ trợ

dự báo dựa trên sự nhất trí của một tập thể các chuyên gia (lấy ý kiến qua bản câu hỏi nhiều vòng, các thành viên không mặt đối mặt- đã giảng chương 10 QD )

o Brainstorming

o Các phương pháp toán học

1 2- Kỹ thuật dự báo Delphi

2 Các công cụ kế hoạch hóa mang tính tác nghiệp

cụ thể

Nhiều loại công cụ hỗ trợ cho công tác kế hoạch

hóa và mức độ thành công của nó phụ thuộc vào năng lực áp dụng của các nhà quả lý tác nghiệp Gồm

( nên đề cập V,VI trước)

2 1-Quản trị theo mục tiêu (MBO= management

by objectives)

Quản trị theo mục tiêu (MBO) là một triết lý

và phương pháp tiếp cận quản trị nhằm chỉ đạo quá trình hoạch định bằng cách giúp cho các nhà quản trị kết hợp hay biến đổi giữa kế hoạch chiến lược và chiến thuật

Tiến trình MBO điển hình như sau

phase [fayz] noun (plural phas·es)

1 stage of development: a clearly

distinguishable period or stage in a process, in the development of something, or in a sequence of

events

Pha 4:sự tham gia của nhóm và cá nhân có liên quan

Pha 5: lập kế hoạch hành động

Pha 6: thực hiện và kiểm soát Pha 7: đánh giá thành tích

Hoạch định chiến lược

Hoạch định chiến thuật

Tiến trình MBO điển hình (liên kết mục tiêu, liên kết bộ phận)

2 2-Sơ đồ Pert (the program evaluation and

Sự kiện, công việc cần làm (2)

Sự kiện, công việc cần làm (4)

The diagram showing the

sequence and relationships

of the activities and events

needed to complete a

project

2 3- Sơ đồ Gantt

2 4- Phân tích điểm hòa vốn

Để quản lý tốt các hoạt động kinh doanh, các nhà quản trị cần dự

kiến trước lợi nhuận và chi phí của các dự án sản xuất Một công cụ khá hữu hiệu thường được sử dụng trong hoạch định

là phân tích điểm hoà vốn

 Phân tích hòa vốn là sự phân tích để tìm kiếm điểm

hoà vốn bằng phương pháp đồ thị hoặc phương pháp đại số

 Điểm hòa vốn là điểm mà tại đó mức doanh thu không

tạo thua lỗ, cũng như không đem lại lợi nhuận chi doanh nghiệp.

(break-even analysis : a technique for identifying the

point at which total revenue is just sufficient to cover total costs.

2 4.1- Chi phí ổn định và chi phí biến đổi :

 Chi phí ổn định là những chi phí mà doanh

nghiệp phải trả không thay đổi theo xuất lượng hay doanh thu của nó Một số chi phí điển hình thuộc loại nầy như chi phí thuê nhà xưởng, các chi phí quản trị chung, phí bảo hiểm, thuế môn bài, chi phí trả lương cho các nhà quản trị Tuy nhiên, sự ổn định nầy chỉ mang tính tương đối

(không giảng)

3 Các công cụ ngân sách, tài chính

Ngân sách là một loại công cụ quan trọng trong công tác

kế hoạch Đây là loại công cụ để xác định mức độ lợi nhuận, chi tiêu, đầu tư cơ bản cho máy móc trang thiết bị.

Các nhà lập hoạch xem ngân sách như một công cụ để :

 Xác định tổng doanh thu khi tiến hành một dự án mới

 Tổng chi phí và phân bổ chi phí cho các hoạt động

 Tổng lợi nhuận mà các dự án có thể mang lại

 Tổng tiền mặt cần cho hoạt động

 Chi phí đầu tư cơ bản

 Các loại phí cố định

 Các loại phí thay đổi

V Cơ sở của hoạch định

Hoạch định là một tiến trình chuẩn xác bao gồm các bước :

Lựa chọn sứ mệnh (mission) và các mục tiêu chung cho tất cả các hoạt động ngắn hạn và dài hạn của tổ chức

Xác lập những mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban và các cá nhân dựa trên các mục tiêu chung của tổ chức.

Lựa chọn chiến lược và chiến thuật để thực hiện các mục tiêu

Quyết định phân bổ các nguồn lực của tổ chức cho các mục tiêu

1 Sứ mệnh cuả tổ chức :

Sứ mệnh của tổ chức là lý do để tổ chức tồn tại Bản công bố sứ mệnh của tổ chức thường trả lời những câu hỏi quan trọng như : “tại sao tổ chức tồn tại?”, “tổ chức hoạt động trong lĩnh vực nào?”, “tổ chức sẽ đi về đâu?”…

Ví dụ: bản công bố sứ mệnh của một tổ chức kinh doanh

tại Singapore như sau: “khách hàng là nguồn duy nhất

đảm bảo cho sự tồn tại của chúng ta Do đó, tất cả mọi hoạt động phải tập trung vào phục vụ khách hàng với mục tiêu cung cấp cho họ những hàng hóa và dịch vụ có chất lượng hàng đầu…”

2 Mục tiêu của tổ chức

 Goal = purpose+mission+objective

Mục đích của tổ chức là vai trò hàng đầu được

xác định bởi xã hội trong đó tổ chức nầy hoạt động

Nhiệm vụ : mục đích rộng lớn của tổ chức, dựa

vào tiền đề kế hoạch mà giải thích cho sự tồn tại của tổ chức

Mục tiêu : một mục đích mang đặc trưng của

một khoảng thời gian tương đối ngắn và của những thành tựu cụ thể

(khoa học quản lý- HV HCQG)

 Objective : A specific result or outcome to be

attained; indicates the direction in which decisions and actions should be aims Clear objectives also specify the quality or quantitive of the desired results.

 Objectives are also called goals, ends, purposes, standards,

deadlines, targets and quotas Whatever they are called, objectives specify results and outcomes that someone believes to

be desirable and worth achieving.

 Mission : the organization’s reason for existing; the

identification of what business it’s in a statement of mission answers the basic question “what business are we in?” it thus describes the organization in terms of the goods or services it supplies, the markets it is currently pursuing or plans to pursue

in the future, and the client needs it aims to satisfy.

Mục tiêu là sự cam kết cụ thể đối với việc

thực hiện một kết quả có thể đo lường được, trong khoảng thời gian đã định.

Một tổ chức hay một cá nhân không thể bắt tay vào hoạch định nếu chưa xác định được các mục tiêu của họ một cách rõ ràng Điều quan trọng là:

Xác định các mục tiêu một cách rõ ràng:

cần lượng hóa, có nhiều dữ liệu có thể đo lường được càng cụ thể càng tốt.

Khi các mục tiêu được chuẩn bị một cách cẩn thận thì rất thuận lợi cho nhà quản trị bởi vì chúng sẽ trở thành những chỉ tiêu cụ thể, chuẩn mực đo lường, thúc đẩy sự cam kết và có tác dụng động viên

Thứ tự ưu tiên

Khi xếp hạng các mục tiêu theo tầm

quan trọng, các thứ tự ưu tiên giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong

hoạch định vì : các quản trị gia cao cấp

sẽ dựa vào đấy để đưa ra những quyết định về phân bổ nguồn lực của tổ chức

vì các nguồn lực bao giờ cũng có hạn