Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 11 ThS. Trương Quang Vinh

Dưới đây là bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 11 - Thông tin trong quản lý do ThS. Trương Quang Vinh biên soạn. Bài giảng cung cấp cho các bạn những kiến thức về những vấn đề chung về thông tin; thông tin trong quản lý; hệ thống thông tin quản lý (MIS).

Chương XI Thông tin trong quản lý

I Những vấn đề chung về thông tin

II Thông tin trong quản lý

III Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

Lộ trình Tin học hĩa QLHCNN của Việt Nam

Đề án 112:

Tin học hĩa

CP điện tử

Chủ trương phát triển CNTT

của Việt Nam

 Nghị quyết 49/CP ngày 4-8-1993 về CT PT CNTT đến năm 2000

 Chỉ thị của Bộ Chính trị 58-CT/TW, 17/10/2000 về “Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH-HĐH”

 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ 81/2001/QĐ-TTg, 24-5-2001 về Phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị 58/CT/TW;

 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ 112/2001/Qđ-TTg 25-7-2001 phê duyệt Dự án tin học hĩa QLHCNN giai đoạn 2001-2005

 Ưùng dụng và phát triển CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược PT KT-XH, là phương tiện chủ lực để

đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách;

 Mọi hoạt động KT-VH-XH, AN, PQ đều phải ứng dụng CNTT để phát triển;

 Mạng thông tin quốc gia là kết cấu hạ tầng KT-XH

HĐH”

Quyết định của TT CP 81/2001/QĐ-TTg, 24-5-2001 phê

duyệt Chương trình hành động triển khai Chị thị

58-CT/TW

Mục tiêu 2005:

 CNTT VN đạt trình độ trung bình trong khu vực,

1,5% dân số thuê bao internet;

 Hiện đại hóa công nghệ hành chính, thực hiện tin học

hóa các quy trình phục vụ nhân dân trong lĩnh vực

DVC;

 Đào tạo tin học cho CBCC Nhà nước, sử dụng CN mới trong công việc thường xuyên, nhằm đáp ứng yêu cầu

Thông báo 42 – TG/TW ngày 28/3/2002 của Ban Bí Thư Trung Ương Đảng v/v thực hiện

Chỉ Thị 58-CT/TW.

 Nhằm kiện toàn tổ chức Ban Chỉ Đạo Quốc Gia về CNTT

và Viễn Thông, Ban Bí Thư đề nghị Thủ Tướng (hay một Phó Thủ Tướng) trực tiếp làm trưởng ban, có sự tham gia của các đại diên Đảng, Quốc Hội.

 Cần tổ chức triển khai gấp Đề án Tin học hóa hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2001-2005 đồng bộ với các

đề án của Chính Phủ và Quốc Hội…

I Những vấn đề chung về thông tin

1 Khái niệm chung về thông tin

2 Các loại thông tin trong tổ chức

3 Một vài đặc điểm cần quan tâm của

thông tin

1 Khái niệm chung về thông tin

in·for·ma·tion [ìnfər máysh’n] noun

1 knowledge: definite knowledge

acquired or supplied about something or somebody

• a bulletin giving the latest information on

the trial

2 gathered facts: the collected facts

and data about a particular subject

3 telephone information service: a

telephone service that supplies telephone numbers to the public on request

Also called directory assistance U.K term directory enquiries

4 making facts known:

the communication of facts and knowledge

5 COMPUTING computer data: computer data that

has been organized and

presented in a systematic fashion to clarify the

underlying meaning

da·ta1 [dáytə, dáttə] noun (takes a singular or plural

verb)

1 factual information: information,

often in the form of facts or figures obtained from experiments or surveys, used as a

basis for making calculations or drawing conclusions

2 COMPUTING information for

computer processing: information, for

example, numbers, text, images, and sounds, in a form that is suitable for storage

in or processing by a computer

[Mid-17th century From the plural of Latin datum, neuter past

news [nooz] noun

1 recent information: information

about recent events or developments

• I phoned the hospital, and the news is

good.

2 current events: information about

current events printed in newspapers or broadcast by the media

• She has been in the news a lot lately.

5 something previously unknown:

something previously unknown to somebody that he or she is surprised to hear about

• Their divorce was news to me.

re·port [ri páwrt] verb

1 tell about what happened: to give

information about something that has

noun (plural re·ports)

account of an event, situation, or episode

item or broadcast: an account of

news presented by a journalist

about something: a document that

gives information about an investigation or a piece of research, often put together by a group of

people working together

en·tro·py [éntrəpee] (plural en·tro·pies)

noun

of the disorder that exists in a system

unavailable energy: a measure of

the energy in a system or process that

is unavailable to do work In a reversible thermodynamic process, entropy is expressed as the heat

absorbed or emitted divided by the

absolute temperature Symbol S

Entropy : measure of the disorder of the molecules in subtances

Thermodynamic theory sugests that the entropy of the universe can increase but will never decrease, and that therefore the universe will reach a state where the temperature is the same throughout.

1 1- Dữ liệu (data)

Dữ liệu (số liệu và dữ kiện) là những “thông tin thô” ban đầu phản ánh một cách rời rạc các hiện tượng, các sự kiện, hoạt động của tổ chức Nó không cho thấy được một ý nghĩa tổng thể về sự vận động, tồn tại và phát triển của tổ chức.

Dữ liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau và bao quát trên mọi lĩnh vực có liên quan đến tổ chức và chúng chỉ trở nên hữu ích sau khi đã được xử lý.

Các hoạt động xử lý dữ liệu thô bao gồm phân loại, phân tích, so sánh và tổng hợp thành những thông tin hữu ích và có giá trị đối với tất cả các cấp của tổ chức.

Xử lý: xử trí và chỉnh lý

Phân tích: (hóa) chia lìa ra – xét tìm các nguyên

chất trong các hoá- hợp- vật và so sánh trọng lượng của các nguyên chất ấy.

Tổng hợp : nhóm họp nhiều cái lại một

a·nal·y·sis [ə nálləssiss] (plural a·nal·y·ses [ə nállə

s z]) z]) noun

1 separation into components: the separation of something into its constituents in order to find out what it contains, to examine individual parts, or to study the structure of the whole

syn·the·size [sínthə sz] z]

1 int and tran verb combine

whole: to combine different ideas,

influences, or objects into a new whole, or be combined in this way

proc·ess, 3rd person present singular proc·ess·es)

1. transitive verb prepare something using

a process: to treat or prepare something in a

series of steps or actions, for example, using chemicals or industrial machinery

3. transitive verb use procedures to do something: to deal

with somebody or something according to an established procedure

4. intransitive and transitive verb COOKING prepare food in

food processor: to chop, mix, or otherwise prepare food in food

processor or blender

5. transitive verb COMPUTING use

program on data: to use a

computer program to work on data in some way, for example, to sort a

spreadsheet

1 2- Thông tin

Trong khoa học quản lý, người ta phân biệt giữa

dữ liệu và thông tin thông qua khái niệm:

 Dữ liệu (data) là thông tin thô

 Thông tin (information) là những dữ liệu đã xử lý, sắp xếp và diễn giải theo một cấu trúc hợp lý

để nâng cao tính hiệu quả của các

Sự phân biệt như trên cũng chỉ mang ý nghĩa tương đối vì còn có thuật ngữ “thu thập và xử lý thông tin” tồn tại trong mọi tổ chức có cả nghĩa của xử lý thông tin và xử lý dữ liệu ban đầu.

 Thông tin là tập hợp những dữ liệu đã được xử lý, mã hoá, sắp xếp nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong môi trường cụ thể

(giáo trình)

Data: raw facts and figures

Information: useful knowledge derived from data

DSS= Decision Support System: a complex set of

computer programs and equipment that allows users

to analyze, manipulate, format, display, and output data in different ways.

ES= expert system: a computer-based system that

is designed to function like a human expert in solving problems within a specific area of knowledge.

2 Các loại thông tin trong tổ chức

Trong tổ chức, tồn tại nhiều loại thông tin khác nhau Mỗi loại thông tin chứa đựng những số liệu,

dữ liệu và có giá trị khác nhau.

Có thể chia thông tin thành các nhóm sau:

Nhóm thông tin liên quan đến kinh tế

Nhóm thông tin liên quan đến thị trường

Nhóm thông tin liên quan đến cạnh tranh

Nhóm thông tin liên quan đến khách hàng

Nhónh thông tin về môi trường

Nhóm thông tin về nhân sự

Nhóm thông tin về nhà nước

Cũng có thể phân chia thông tin thành các nhóm theo nguồn gốc cung cấp

Nhóm thông tin nội bộ, do các thành viên trong

Nhóm thông tin mua bán, trao đổi trên thị trường

Về mức độ sử dụng thông tin có thể chia thành

Nhóm thông tin cần ngay cho các quyết định quản lý

Nhóm thông tin dự trữ

Nhóm thông tin thừa

Những thông tin sai lệch, giả

Nhóm thông tin sử dụng nhiều lần

Nhóm thông tin chỉ sử dụng một lần

Nhóm thông tin tối mật (chỉ cho nhà quản lý cao cấp)

Nhóm thông tin cho tất cả các cấp quản lý

Nhóm thông tin cho tất cả các thành viên trong

tổ chức

Thông tin có thể chia ra thành các nhóm khác nhau theo mục đích phục vụ quản lý

Nhóm thông tin phục vụ ra các quyết định quản

lý trên phương diện sản xuất, kinh doanh

3 Một vài đặc điểm cần quan tâm của thông tin

 Thông tin là sự sắp xếp, xử lý các dữ kiện, do đó,

thông tin thường mang tính chủ quan của người cung cấp bên cạnh tính khách quan, thực tiễn của dữ liệu

 Các nhà quản lý cần lưu ý đến các loại thông tin

không chính thức được cung cấp theo nhiều cách khác nhau Đó có thể là loại thông tin có giá trị hay không có giá trị

 Mỗi loại thông tin chỉ có giá trị nhất định khi nó được

sử dụng cho các mục đích khác nhau của quản lý Giá trị của thông tin do đó không có thể lượng hóa theo khái niệm giá cả.

Thông tin có thể bị mất giá trị nhanh khi được cung cấp Chính vì vậy có người gọi thông tin dữ liệu mới Điều đó đòi hỏi cần sử dụng tối đa, nhanh nhất giá trị của thông tin trước khi thông tin đó được cung cấp chính thức công khai.

Cần quan tâm đến khái niệm dòng thông tin, đó

là loại thông tin được cập nhật thường xuyên Tính cập nhật sẽ làm tăng giá trị của thông tin đã có và hoàn thiện hoạt động của các nhà quản lý

II Thông tin trong quản lý

1 Vai trò của thông tin trong tổ chức

 Thông tin có ý nghĩa chung nhất của hoạt động

quản lý là đảm bảo sự tác động của các chủ thể quản lý đến các khách thể quản lý để biến thành các hành động nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.

 Thông tin là một nguồn lực của tổ chức

Không giống như các nguồn lực vật chất, việc xác

định giá trị thông tin là công việc không dễ dàng, bởi vì thông tin không có giá trị nội tại.

Giá trị của thông tin được xác định bởi chính những người sử dụng nó để ra quyết định

Các nhà quản trị và nhân viên thuộc tất cả các cấp

và các lĩnh vực chuyên môn của tổ chức đều có những nhu cầu thông tin khác nhau Chẳng hạn, các nhà quản trị cấp cao có nhu cầu đối với những thông tin về thành tích chung của doanh nghiệp và các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh

Nhưng các công nhân sản xuất tại một phân xưởng thì không cần những thông tin chi tiết về các đối thủ cạnh tranh bởi chúng ít có ích đối với họ, thông tin họ cần là khả năng cung ứng nguyên liệu

Để được coi là một nguồn lực, thông tin phải có giá

trị Các tiêu thức để xác định giá trị của thông tin bao gồm: (yêu cầu ở mục sau ? )

1 1-Chất lượng của thông tin ( quality )

• Chất lượng của thông tin được đo

lường bằng mức độ miêu tả chính xác thực tế khách quan của nó Thông tin càng chính xác thì chất lượng của nó càng cao.

•Đồng thời, mức độ về yêu cầu chất

lượng của thông tin biến động tùy theo nhu cầu của những người sẽ xử dụng nó.

•Ví dụ: các nhân viên quản lý kho cần những thông tin chính xác về khối lượng tồn kho nguyên liệu thô hiện có và lịch trình đặt hàng lại Còn các nhà quản trị phụ trách knh doanh thì cần những thông tin dự báo về các khuynh hướng của thị trường, nhu cầu, thu nhập của dân cư… để dự báo về doanh thu và vạch ra những định hướng chiến lược.

1 2-Sự phù hợp của thông tin ( relevance )

• Sự phù hợp của thông tin tùy thuộc vào mức độ

và phạm vi mà nó hỗ trợ trực tiếp cho việc ra quyết định Trong nhiều trường hợp các nhà quản trị và nhân viên nhận được những thông tin không phù hợp có thể làm trì hoãn quá trình

ra quyết định bởi sự hỗn độn của chúng.

• Chẳng hạn, những công nhân trong một phân xưởng sản

xuất cần những thông tin chi tiết về mức tồn kho hàng hóa, nguyên liệu, thời hạn giao hàng và lịch trình sản xuất để đưa ra những quyết định hợp lý Họ không cần những thông tin như chiến lược cạnh tranh, chiến lược

đa dạng hoá sản phẩm.

1 3- Khối lượng thông tin (quantity)

• Là lượng thông tin sẳn sàng phục vụ các

nhà quản trị và nhân viên khi họ cần đến Trong quá trình ra quyết định, không phải

cứ có càng nhiều thông tin càng tốt, bởi trong nhiều trường hợp có quá nhiều thông tin sẽ dẫn đến tình trạng quá tải

• Do đó, cần phải kiểm soát chặt chẽ lượng

thông tin cung cấp cho nhân viên.

1 4-Tính kịp thời

• Là những người cần thông tin để ra quyết

định phải nhận được thông tin cần thiết vào thời điểm thích hợp Bởi vậy, trong những trường hợp không cấp bách thì không cần thiết phải xử lý quá gấp để dẫn đến sự lãng phí nguồn lực nầy.

2 Thông tin trong một tổ chức

2 1-Trong một tổ chức, có thể tồn tại hai loại hệ

thông tin

 Hệ thống thông tin cơ bản:

Đó là thông tin từ người quản lý các cấp

xuống cấp dưới hoặc những thông tin từ cấp dưới đến cấp trên để yêu cầu giúp đỡ hoặc làm một công việc nào đó, phản ánh yêu cầu quản lý, chịu sự quản lý và phản

Một loại hình thông tin phụ trợ rất quan trọng cần được quan tâm là các loại tin đồn hay các ý kiến không chính thức

Những người có thông tin nầy, có thể vì nhiều lý do khác nhau không muốn cung cấp trực tiếp cho các nhà quản lý, nhưng nội dung của nó rất có ý nghĩa.

Trong nhiều hoạt động kinh doanh, ngoại giao hay chính trị, nhiều thông tin loại nầy chỉ ra giá trị quan trọng của nó cần quan tâm Hiệp hộn các nhà quản lý Mỹ tổ chức một hệ thống săn đuổi các thông tin đồn nầy và họ đã chứng tỏ hữu ích của nó.

2 2-Trong một tổ chức, thông tin có thể chia

làm bốn nhóm

 Thông tin từ trên xuống dưới

Đây là loại thông tin từ các cấp quản lý cao

xuống các cấp thấp trong hệ thống thứ bậc quản lý.

Thông tin nầy có tính chất thông báo, lãnh

đạo, hướng dẫn, phối hợp và đánh giá cấp dưới

Các nhà quản lý cấp trên sử dụng hình thức nầy để truyền đạt mục tiêu của tổ chức cho cấp dưới, mô tả công việc, thông báo các chính sách, thủ tục, các vấn đề cần tập trung chú ý.

Đó là những thông tin từ các nhà quản lý dự

án, cố vấn trưởng, giám đốc điều hành dự án xuống cho thành viên của dự án

 Thông tin từ dưới lên trên

Các nhà quản lý cấp cao cũng đòi hỏi các nhà quản

lý cấp dưới mình cung cấp các thông tin cần thiết:

các báo cáo hàng tuần, tháng, quý năm về hoạt động thực hiện các mục tiêu của tổ chức, những thông tin của cấp dưới về điều kiện làm việc, sản xuất, môi trường cạnh tranh hay những kiến nghị để hoàn thành công việc Thông tin từ các nhóm, các cá nhân thực hiện các mục tiêu chi tiết của dự án cho giám đốc điều hành dự án.