ứng dụng hệ thống thông tin vào quá trình tổ chức quản lý vật tư .Một hoạt động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp xây lắp ở bất kì quy mô nào trong lĩnh vực xây dựng bởi thực hiện hệ thống thông tin kế toán sao cho hợp lý, chính xác đúng đối tượng đúng phương pháp giúp cho công tác tính giá thành sản phẩm được chính xác và để giúp cho các nhà quản lý có những quyết định đúng đắn về tình hình nhập - xuất - tồn của vật tư. Việc ứng dụng hệ thống thông tin vào quá trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như các khoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh. Đây là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xa hơn. Người ta thường nói mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế, một khi doanh nghiệp mạnh thì nền kinh tế ngày càng đi lên, sản phẩm làm ra được chấp nhận nhiều hơn, tạo được vị thế trên trường quốc tế.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA KẾ TOÁN
*****************
MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ
Trang 2Trong bối cảnh gia nhập tổ chức thương mại thế giới và việc trở thành thành viên không thường trực của Hội đồng bảo an Liên Hiệp Quốc, vai trò các doanh nghiệp trong nền kinh tế lại càng đóng một vai trò quan trọng hơn trước Và một thành phần đóng góp không nhỏ trong các doanh nghiệp chính là bộ phận kế toán, nơi cung cấp toàn cảnh của công ty Để hoạt động kế toán của công ty có thể cung cấp những thông tin thật hữu hiệu và hiệu quả thì hệ thống kế toán của đơn vị cần phải được xây dựng, thiết kế và vận hành tốt dù rằng có áp dụng công nghệ thông tin hay không Chính từ đây môn học Hệ Thống Thông Tin Kế Toán ra đời để đáp ứng nhu cầu này của xã hội
Chẳng hạn như ứng dụng hệ thống thông tin vào quá trình tổ chức quản lý vật
tư Một hoạt động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp xây lắp ở bất kì quy mô nào trong lĩnh vực xây dựng bởi thực hiện hệ thống thông tin
kế toán sao cho hợp lý, chính xác đúng đối tượng đúng phương pháp giúp cho công tác tính giá thành sản phẩm được chính xác và để giúp cho các nhà quản lý có những quyết định đúng đắn về tình hình nhập - xuất - tồn của vật tư Việc ứng dụng hệ thống thông tin vào quá trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như các khoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh Đây là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xa hơn Người ta thường nói mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế, một khi doanh nghiệp mạnh thì nền kinh tế ngày càng đi lên, sản phẩm làm ra được chấp nhận nhiều hơn, tạo được vị thế trên trường quốc tế
Chúng em nhận thấy việc quản lý vật tư là một trong những yếu tố không kém phần quan trọng trong việc tổ chức quản lý Doanh nghiệp một cách chính xác kịp thời giúp tốc độ chu chuyển vốn tăng nhanh Xuất phát từ nhận thức đó, em đã đi sâu
nghiên cứu và quyết định lựa chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
kế toán vật tư (xuất - nhập)” với mong muốn nếu đề tài có điều kiện phát triển xa
hơn thành phần mềm kế toán nó sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết, mạng lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh
Để tiến hành thực hiện đề tài, chúng em đã chọn công ty xây dựng, một doanh nghiệp thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhỏ, một mô hình rất phổ biến ở nước ta Nếu
có những ứng dụng CNTT thì sẽ phát triển xa hơn
Do có sự hạn chế về kiến thức cũng như thời gian tìm hiểu nghiên cứu, vì vậy
đề tài sẽ không tránh khỏi những sai sót và khuyết điểm Kính mong nhận được sự phê bình và góp ý bổ sung của thầy để đề tài của chúng em được hoàn thiện hơn
Thông qua đề tài chúng em xin được nói lời cảm ơn đến các anh chị trong công ty cổ phần xây dựng công trình 2.9 đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài và đặc biệt xin được gởi lời cảm ơn đến thầy giáo bộ môn HTTTKT đã tư vấn, giúp đỡ tận tình
để chúng em hoàn thành được đề tài này Chúng em xin chân thành cảm ơn
Đà Nẵng, tháng 05 năm 2009 Sinh viên thực hiện
Trang 3I Bảng kế hoạch triển khai thực hiện:
• Tuần 32:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài, lập kế hoạch triển khai đề tài
• Tuần 33:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu, phác thảo khung đề tài
• Tuần 34:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu
• Tuần 35:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD
• Tuần 36:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship)
• Tuần 37:Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo Bổ sung và hoàn chỉnh
đề tài
• Tuần 38:Sữa chữa bổ sung và duyệt xong lần cuối
• Tuần 39:Hoàn thành đề tài
II Khảo sát thực tế :
Đề tài được thực hiện tại công ty cổ phần xây dựng công trình 2-9 Địa chỉ : 25 Đặng Thai Mai - Quận Thanh Khê – Thành Phố Đà Nẵng, đây là công ty chuyên về xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, các công trình ngầm dưới nước Khoan thăm dò, điều tra, khảo sát, lập bản đồ địa chất San lấp mặt bằng phục vụ công trình thi công Thiết kế, lập dự án các công trình giao thông, mỏ khai thác đá phục vụ xây dựng Kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng trang bị nội thất Sữa chữa các loại xe cơ giới, gia công cơ khí, dịch vụ vận tải đường bộ Cho thuê thiết bị thi công cơ giới…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt là do công trình ở nhiều nơi nên công
ty chưa sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi việc nhập xuất vật tư taị các công trình mà hoạt động này diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên dễ thất thoát vật tư, tốn kém nhiều thời gian và chi phí
III Giới thiệu về đề tài :
Đề tài PT&TKHTTT Kế toán vật tư là một đề tài rất hữu ích đáng dể cho các doanh nghiệp xây lắp nên quan tâm và hướng đến ứng dụng nếu được phát triển thành hệ thống phần mềm dùng cho các doanh nghiệp Nó giúp cho DN vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm lương cho công nhân, chi phí phát sinh khác, trong khi chỉ cần 1 lần chi cho phần mềm và dùng lâu dài, lại vừa tiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạt động khác hữu ích hơn
Đề tài này giúp cho DN chỉ phải tốn thời gian cho việc nhập liệu vào cuối kì hoặc thường kì, tùy DN lựa chọn Thời gian rãnh có thể dùng cho hoạt động khác Có như thế mới tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn cho công ty, giúp công ty
phát triển mạnh mẽ hơn.
Trang 4Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
- Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán trong môi trường thủ công:
- Sơ đồ hệ thống thông tin kế toán trong môi trường tin học:
I.Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD:
Chu trình vật tư là một quá trình mua vật tư về nhập và xuất ra, là hoạt động diễn ra ở bất cứ một doanh nghiệp xây lắp nào Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình vật tư tại công ty cổ phần xây dựng 2.9
Sự kiện
kinh tế
Chứng từ gốc
Báo
cáo
Ghi nhật ký
Nhật ký
Chuy
ển sổ cái
Sổ cái
Lập báo cáo
Các dữ liệu liên quan đến họat động
Báo cáo
Truy xuất thông tin theo yêu cầu
Trang 5-Trong doanh thu có hoạt động bán hàng được diễn ra tại bộ phận bán hàng có 3 hoạt động đó là :Bán hàng,lập hoá đơn bán hàng và giao hàng.Hoạt động thu tiền gồm
có :lập phiếu thu tiền ,kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,và lập báo cáo và cuối kì.Hoạt động quản lí kho gồm:kiểm tra hàng mua ,nhập hàng sau khi kiểm tra,xuất hàng bán cho khách hàng,và lập phiếu nhập xuất
KẾ TOÁN VẬT TƯ
NHẬP KHO
BỘ PHẬN SẢN XUẤT
BAN KIỂM
NHẬN
HÓA ĐƠN GTGT
BIÊN BẢN KIỂM NHẬN THÀNH PHẨM MUA NGOÀI
KIẺM TRA HÀNG VÀ LẬP BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
XUẤT KHO
KẾ TOÁN
TRƯỞNG PHÒNG CUNG ỨNG
PHIẾU XUẤT KHO HÓA ĐƠN GIA CÔNG CHẾ BIẾN
LẬP PHIẾU XUẤT KHO
KÝ DUYỆT
THỦ
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VT
Trang 6II.Biểu đồ phân luồng dữ liệu –DFD
1.Mức khung /bối cảnh (Mức 0)
Chu trình xuất nhập vật tư ở mức khung cảnh được miêu tả bằng sơ đố sau:
Doanh nghiệp có nhu cầu về vật tư viết đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp, nhà cung cấp thỏa thuận giữa hai bên Nếu cả hai bên đều chấp thuận những yêu cầu mà bên kia đưa ra thì sẽ tiến hành trao đổi
Bên đặt hàng và có nhiệm vụ thanh toán tiền khi nhận được hàng còn bên cung cấp phải đáp ứng yêu cầu bên mua
Quá trình vật tư bao gồm :Mua vật tư về nhập kho và xuất kho
Bên cung cấp: Tiến hành trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng,giao hàng cho KH Bên yêu cầu vật tư: Nhận hàng nhập kho kiểm tra vật tư Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên Cuối kì hay cuối niên độ kế toán (tuỳ thuộc vào mỗi công ty) gửi tiền vào ngân hàng và nhận giấy báo từ ngân hàng xác nhận tiền đã gửi
KT VẬT TƯ
CHỨNG TỪ
BAN LÃNH ĐẠO NHÀ CUNG CẤP
Hình 1-Kế toán vật tư ở mức khung cảnh
THỦ KHO
BÁO CÁO NHẬP KHO KIỂM TRA VẬT TƯ
Trang 72 DFD Mức đỉnh.
Chu trình vật tư gồm có hai hoạt động là xuất và nhập vật tư Sau đây
là biểu đồ thể hiện mức dưới đỉnh của hoạt động vật tư.
BAN LÃNH ĐẠO
XUẤT KHO
TT TIỀN TRẢ LỜI ĐƠN
ĐĐH G.HÀNG
Hình 2-Sơ đồ thể hiện hoạt động vật tư mức đỉnh
THỦ KHO GIAO VT, HĐBH
HÀNG TRẢ LẠI
KIỂM TRA VT
BÁO CÁO,PNK,PXK
BỘ PHẬN SẢN XUẤT
LỆNH SẢN XUẤT YÊU CÂU NK,XK,KT GIẤY ĐỀ
NGHỊ CUNG ỨNG VT
YÊU CẦU BÁO CÁO KIẺM TRA
BÁO CÁO
KẾ TOÁN
Trang 8- Bộ phận sản xuất gởi giấy đề nghị cung ứng vật tư cho Ban lãnh đạo, Ban lãnh đạo phê duyệt và gởi phòng kế toán yêu cầu kiểm tra số lượng hàng tồn sau đó kế toán tiến hành xử lý
- Công ty sẽ đến đặt hàng tại nhà cung cấp đồng thời công ty sẽ có được những thông tin về nhà cung cấp Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận những thông tin đó
- Bộ phận kế toán tiền hành kiểm tra, xử lí thông tin về nhà cung cấp ,xét duyệt và gởi đơn hàng nếu chấp nhận mua Đồng thời khi nhận hàng phải thanh toán tiền và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
- Bên cạnh đó ban lãnh đạo có yêu cầu bộ phận kế toán kiểm tra số lượng vật tư tai kho tổng hợp và báo cáo thông tin liên quan
2.1 DFD mức dưới đỉnh (Mức 1) :giải thích cho hoạt động nhập kho
- Tim hiểu về nhà cung cấp sau đó gởi đơn đặt hàng
THỦ KHO
T.LỜI ĐƠN ĐƠN ĐẶT VT
GIAO VẬT TƯ ,HĐBH
SỔ
Hình 3-Sơ đồ thể hiện hoạt động nhập kho (mức dưới đỉnh 1)
BÁO CÁO
HÀNG TRẢ LẠI
LẬP PHIẾU NHẬP KHO
KẾ TOÁN
BAN KIỂM NHẬN
KT VẬT TƯ,LẬP BB KIỂM NGHIỆM
NHẬP KHO
BỘ PHẬN
YÊU CÂU, KT
NHÀ CUNG
CẤP
YÊU CẦU NHẬP VT
THANH TOAN, PC
VẬT TƯ
Trang 9- Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng, tiến hành xét duyệt và trả lời đơn
- Nếu bên cung cấp đồng ý thì tiến hành giao hàng đồng thời lập hóa đơn bán hàng giao cho công ty
- Nếu không chấp nhận đơn đặt hàng thì trả lời
- Thủ kho nhận hàng xong sẽ kiểm tra hàng nếu thấy không đảm bảo chất lượng thì trả hàng
- Sau khi kiểm tra xong thủ kho tiền hành lập phiếu nhập kho, chuyển cho kế toán vào sổ
2.2 DFD mức dưới đỉnh (Mức 1) :giải thích cho hoạt động xuất kho.
a) Hạch toán chi tiết xuất nguyên vật liệu :
KẾ TOÁN
LẬP PXK
BAN LÃNH ĐẠO
SỔ PXK
Hình 4- Sơ đồ thể hiện hoạt động xuất kho( mức dưới đỉnh 1)
LỆNH SẢN XUẤT GIẤY ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ
BÁO CÁO
KT,GHI PXK THỦ KHO
BỘ PHẬN SẢN XUẤT
KT YÊU CẦU XK
XUẤT KHO
KIỂM TRA
VẬT TƯ
BỘ PHẬN CUNG ỨNG
GIẤY ĐỒNG Ý XK
Trang 10Bộ phận có nhu cầu đối với vật tư sẽ lập chứng từ xin xuất ( Giấy Đề Nghị Xuất Vật Tư ), giấy này phải được sự đồng ý và ký duyệt của thủ trưởng đơn vị hoặc
cá nhân có thẩm quyền Sau khi được sự đồng ý và ký duyệt vào lệnh xuất Thì kế toán vật tư hoặc nhân viên phòng cung ứng lập Phiếu Xuất Kho.Lập thành ba liên, liên một được lưu tại phòng vật tư, liên hai thủ kho giữ để ghi vào Thẻ Kho, liên ba giao cho người nhận hàng giữ để ghi sổ ở bộ phận sử dụng Xong chuyển lên cho kế toán trưởng hoặc trưởng phòng cung ứng ký duyệt Phiếu Xuất Kho Sau đó thủ kho cho xuất kho vật tư và đồng thời ghi số lượng thực xuất vào Phiếu Xuất Kho và chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ đưa vào bảo quản và lưu trữ
Người có nhu cầu vật tư làm Giấy Đề Nghị Xuất Vật Tư được lập theo mẫu sau Chỉ ghi đến cột số lượng và các nội dung liên quan còn đơn giá, thành tiền sẽ được kế toán tính và ghi vào sau
- Công ty nhận được hàng sẽ thanh toán tiền cho nhà cung cấp, đồng thời lập phiếu chi đã thanh toán tiền
- Ban lãnh đạo ban hành lệnh sản xuất cho bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất đêm giấy đề nghị xuất kho đã có sự đồng ý và ký duyệt của ban lãnh đạo Đồng thời ban lãnh đạo yêu cầu kế toán vật tư kiểm tra hàng tồn và xuất vật tư, kế toán nhận lệnh kiểm tra thông báo thủ kho xuất vật tư và lập phiếu xuất kho
- Cuối niên độ hay kì kế toán lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo
III.Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship)
Trang 11IV.Thiết kế Database vật lí (gồm có 7 bảng )trình bày về các thông tin như Field Name,Type,Size,Description….
4.1Bảng NHACUNGCAP: Trình bày các thông tin liên quan đến nhà cung cấp hay khách hàng liên quan đến vật tư của doanh nghiệp gồm:MANCC, TENNCC,
HOLOT, LOAI, SDT, STK, DIACHI, EMAI
NHACUNGCAP
Trang 12Field Name Dat
a Typ e
MANCC Text MÃ NHÀ CUNG CẤP HAY
KHÁCH HÀNG
Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed
5
>
LL000YesYes
TENNCC Text TÊN NHÀ CUNG CẤP HAY
Field sizeValidationRuleRequired
1In(1,2,3)Yes
4.2 Bảng DANHMUCVT:Cung cấp các thông tin về các loại vật tư xuất và nhập tại
DN gồm có :MAVT, TENVT, DVT, SLTON, GHICHU
Description Field Properties
FormatInput MarkRequiredIndexed
4
>
LL00YesYes
Validation RuleValidationT extRequired
Single
>0Phải là số dươngYes
Trang 13GHICHU Memo GHI CHÚ Field size 50
4.3 Bảng DMKHO:Cung cấp các thông tin liên quan đến số lượng vật tư và nơi lưu trữ vật tư gồm có : MAKHO, TENKHO, DIACHI, DIENTHOAI, MAVT, MANCC
DMKHO
Field Name Data
FormatInput MarkRequiredIndexed
5
>LL000YesNo
FormatInput MarkRequiredIndexed
4
>LL00YesYes
KHÁCH HÀNG Field sizeFormat
Input MarkRequiredIndexed
5
>LL000YesYes
4.4 Bảng HDNHAPXUAT cung cấp các thông tin liên quan đến hóa đơn nhập xuất vật tư cho doanh nghiệp gồm : SOHD, NGAYHD, MAVT, MANCC, DIENGIAI
HDNHAPXUAT
Field
Name
Data Type
Description Field Properties
HÓA ĐƠN NHẬP THÌ KÝ TỰ ĐẦU TIÊN LÀ "N" , HÓA ĐƠN XUẤT LÀ "X"
Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed
4
>0L000YesNo
Trang 14InputMarkDefault ValueValudationRuleValudationText
Required
y99/99/9999
=date()
>=#01/01/1900#
and<=date()
Bạn không được nhập vào ngày tương laiYes
FormatInput MarkRequiredIndexed
4
>
LL00YesYes
HAY KHÁCH HÀNG NHÀ CUNG CẤP
Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed
5
>
LL000YesYesDIENGIAI Text DIỄN GIẢI NHẬP
4.5 Bảng CTHDNHAPXUAT: Cung cấp thông tin chi tiết về từng loại vật tư nhập xuất trong kì của doanh nghiệp gồm có : SOHD, MAVT, SOLUONG, DONGIA
CTHDNHAPXUAT
Field
Name
Data Type
FormatInputMarkRequiredIndexed
4
>
LL00YesYes
FormatInput MarkRequiredIndexed
4
>
LL00YesYesSOLUONG
Number SỐ LƯỢNG Field sizeValidationRule
ValidationText
Single
>0Phải là số
Trang 15Required dươngYes
ValidationRuleValidationTextRequired
Single
>0Phải là số dươngYes
4.6 Bảng THUCHI :Cung cấp các thông tin chi tiết liên quan đến thu chi tiền từ hoạt động mua bán vật tư gồm có : SOPHIEU, NGAYCT, MANCC, DIENGIAI,
SOTIEN
THUCHI
Field
Name Data Type Description Field Properties
SOPHIEU Text SỐ PHIẾU THU
CHI NẾU PHIẾU THU THÌ KÝ TỰ ĐẦU LÀ "T", PHIẾU CHI LÀ "C"
Field sizeFormatInputMarkRequiredIndexed
4
>
LL00YesYesNGAYCT Date/time NGÀY LẬP CHỨNG
TỪ
FormatInputMarkDefault ValueValudationRuleValudationText
Required
dd/mm/yyyy99/99/9999
=date()
>=#01/01/1900#and<=date()Bạn không được nhập vào ngày tương laiYes
CẤP HAY KHÁCH HÀNG
Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed
5
>
LL000YesYes
DIENGIAI Text DIỄN GIẢI THU
CHI
Field size 30
Trang 164.7 Bảng TAIKHOAN : cung cấp thông tin liên quan đến tên số hiệu và mã tài khoản gồm có : MATK, TENTK, SH.
TAIKHOAN
Thiết kế các thuật toán (Algorthms ) xử lí (sơ đồ khối):
Sơ đồ khối thể hiện hoạt động nhập hàng vào kho
- Bắt đầu nhập vào thông tin Vật tư
- Nếu nhập sai thì tiến hành nhập lại
- Nếu sai thì làm bước tiếp theo nhập thông tin về vật tư, lưu lại và kết thúc
Trang 17Thiết kế lưu đồ xử lý xuất nhập vật tư :
Bộ phận xuất VT Kế toán VT Trưởng phòng VT Thủ Kho
Ký Duyệ t
Xuất kho VT
MÃ VT ĐÃ CÓ
SAI
ĐÚNG
Trang 18và lưu trữ
Nhận Ct ghi sổ lưu trữPXK
PXK1
PXK3
Kết thúc
