Xây dựng và phát triển website hỗ trợ hoạt động nghiên cứu khoa học

Đặc biệt là trong kỷ nguyên máy tính, các áp dụng của khoa học kỹthuật và công nghệ thông tin trở nên đặc biệt hữu ích đối với mọi lĩnh vực trongcuộc sống thì việc xây dựng một hệ thống

Xây dựng và phát triển Website hỗ trợ hoạt động nghiên cứu khoa học.

LỜI GIỚI THIỆU

Hiện nay, đào tạo đại học đang được Đảng và nhà nước quan tâm chú ýnằm nâng cao chất lượng cử nhân, kỹ sư… ngang tầm khu vực Việc đào tạocũng như học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên được nhà trường quantâm khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi Mục tiêu là hoạt động nghiên cứukhoa học trở thành một hoạt động thường xuyên và hiệu quả nhằm nâng caochất lượng đào tạo, chuẩn bị tốt cho việc hoạt động nghiên cứu khoa học củamình nếu sinh viên tiếp tục học thạc sỹ hay tiến sỹ sau khi tốt nghiệp Để thựchiện tốt điều này, công tác quản lý và hỗ trợ giáo viên và sinh viên đối với việcnghiên cứu khoa học cần phải được hoàn thiện

Công tác quản lý là công việc phức tạp và tốn nhiều công sức Một vấn đềđặt ra là hiện nay công tác quản lý trong hệ thống trường học còn gặp không ítnhững khó khăn do hầu hết các thao tác đều thực hiện thủ công bằng tay, việclưu trữ thông tin được thực hiện trên giấy tờ sổ sách tốn rất nhiều công sức, tiềncủa của nhà nước

Bên cạnh đó, việc tra cứu thông tin về các đề tài khoa học, cũng như các tàiliệu báo cáo khoa học đã có là mất nhiều thời gian và công sức Các thủ tụcđăng kí đề tài khoa học cũng rườm rà và mất thời gian Những hạn chế này đãkhông khuyến khích và gây nhiều khó khăn cho sinh viên tham gia nghiên cứukhoa học Đặc biệt là trong kỷ nguyên máy tính, các áp dụng của khoa học kỹthuật và công nghệ thông tin trở nên đặc biệt hữu ích đối với mọi lĩnh vực trongcuộc sống thì việc xây dựng một hệ thống tin học hóa quản lý và hỗ trợ côngtác nghiên cứu khoa học của sinh viên và giáo viên là hết sức cần thiết

Trước yêu cầu đó, việc xây dựng một phần mềm chuyên dụng quản lý đềtài khoa học và hỗ trợ công tác nghiên cứu khoa học của giáo viên và sinh viên

là cần thiết và rất có ý nghĩa

Nội dung của tài liệu bao gồm:

Phần I: Mô tả tổng quan về tổ chức

Phần II: Khảo sát hệ thống

 Tổng quan về hệ thống cũ: Tìm hiểu khái quát hoạt động của các bộphận chức năng trong hệ thống

 Đánh giá hệ thống cũ: Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống cũ

 Lợi ích của hệ thống mới

 Yêu cầu đối với hệ thống mới

 Phương án xây dựng hệ thống mới

Phần III: Phân tích hệ thống

 Nhận diện các chức năng

 Sơ đồ phân cấp chức năng

 Biểu đồ luồng dữ liệu

 Thiết kế giao diện

 Thiết kế module chương trình

Phần V: Đánh giá hệ thống

 Tự đánh giá hệ thống

 Hướng phát triển của đề tài

PHẦN 1: MÔ TẢ TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC

Trường Đại Học Công Nghệ- Đại học Quốc Gia Hà Nội có trụ sở tại nhàE3 trong trường ĐHQGHN tại 144 đường Xuân Thủy, quận Cầu Giấy, HàNội

Trường Đại học Công nghệ, Đại học Quốc gia Hà nội, được thành lập vàonăm 2004 trên cơ sở Khoa Công Nghệ và Trung tâm Hợp tác Đào tạo và Bồidưỡng Cơ học

Trường Đại học Công nghệ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng

Trường có nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực trình độ Đại học, sau Đại học

và bồi dưỡng nhân tài thuộc lĩnh vực khoa học, công nghệ; nghiên cứu và triểnkhai ứng dụng khoa học, công nghệ, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế -xã hội.Hiện tại, trường có 115 cán bộ công nhân viên chính thức, trong đó gần 80cán bộ giảng dạy, gồm 1 viện sỹ, 16 giáo sư và phó giáo sư, 33 tiến sĩ Số cònlại phần lớn là cao học hoặc đang theo học cao học Hiện trường đang đào tạo

4075 sinh viên (cả chính khóa và tại chức), trong đó có khoảng 551 học viênsau đại học Hằng năm có trên 500 sinh viên và trên 50 học viên cao học tốtnghiệp

Nhiệm vụ chính của trường là đào tạo các chuyên viên có trình độ nghiệp

vụ cao và nâng cao hoạt động nghiên cứu và phát triển trên các lĩnh vực: Côngnghệ Thông Tin và Điện Tử Viễn Thông, Vật Lý Kỹ Thuật và Cơ Học KỹThuật Trường cố gắng đáp ứng được một phần nhu cầu về nguồn nhân lựctrong các lĩnh vực trên của Việt Nam trong tương lai gần

Các mục tiêu của trường đại học Công Nghệ là:

 Nâng cao chất lượng dạy và học: trường đã và đang phấn đấu để bắtkịp tiêu chuẩn giáo dục và đào tạo của khu vực, và trở thành trungtâm tốt nhất của Việt Nam.

 Mở rộng phạm vi cũng như đa dạng hóa các hình thức đào tạo: được

sự cho phép của Bộ giáo dục và đào tạo, trường lập kế hoạch để ápdụng hình thức đào tạo theo tín chỉ, hiện đang rất phổ biến trên thếgiới trong vài năm gần đây, và tổ chức hệ đào tạo chất lượng cao

 Hiện đại hóa nội dung cũng như quá trình đào tạo và quản lý hànhchính Trường cố gắng để tin học hóa tất cả các hoạt động quản lýđào tạo và sinh viên, cũng như các hoạt động điều hành công việc.Tiến tới xây dựng một Đại học số hóa đầu tiên ở Việt Nam

Nhiệm vụ của trường ĐH Công nghệ được phê duyệt trong Quyết định về

tổ chức của ĐHQG HN về tăng cường năng lực hoạt động quản lý của trườngđại học Công Nghệ

Quyết định của ĐHQG HN về mô hình xây dựng đại học số hóa

Hiện nay trường có 5 phòng chức năng, 3 khoa chuyên ngành, 5 phòng thínghiệm và 2 trung tâm nghiên cứu, cùng một số bộ phận trực thuộc khác Tất

cả nằm dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Viện sỹ Nguyễn Văn Hiệu- hiệu trưởngtrường

Các cán bộ trong trường:

 Trình độ nghiệp vụ: thông thạo, làm tốt các công việc được giao

 Trình độ công nghệ thông tin: phần lớn đều có hiểu biết sâu, rộng và

đã từng làm việc trên các hệ thông tin học hóa khác

PHẦN 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG.

Hệ thống quản lý đề tài khoa học và hỗ trợ nghiên cứu khoa học có thểđược mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính như sau:

 Đăng kí đề tài khoa học

 Hỗ trợ tra cứu tài liệu báo cáo

 Quản lý đề tài khoa học

1.1 Đăng ký đề tài khoa học

Hoạt động nghiên cứu khoa học được tổ chức theo từng năm Tháng 10hàng năm, giáo viên các bộ môn trong từng Khoa đăng kí các đề tài nghiên cứu

có thể báo cáo vào cuối năm học với phòng nghiên cứu khoa học của trường

ĐH Công Nghệ Nội dung đăng ký gồm tên đề tài, mô tả đề tài, mục tiêu, sốsinh viên có thể tham gia, yêu cầu đối với sinh viên tham gia…

Danh sách các đề tài này được phòng nghiên cứu khoa học thông báo vàođầu tháng 11 cho các lớp để sinh viên được biết Khi sinh viên cảm thấy mình

có đủ điều kiện về kết quả học tập, yêu cầu của đề tài và muốn tham gia nghiêncứu thì viết đơn xin tham gia và gửi cho phòng đào tạo, đồng thời có thể liên hệtrực tiếp với thầy giáo, cô giáo nhận hướng dẫn đề tài Nếu sinh viên muốn làmnghiên cứu khoa học với đề tài khác không có trong danh sách các đề tài giáoviên đăng kí thì phải liên hệ với một giáo viên trong trường hoặc ngoài trườngđứng ra hướng dẫn, giáo viên này sẽ đăng kí với phòng nghiên cứu khoa họctên đề tài và sinh viên phải đăng kí như trường hợp trên Ngoài ra trường cũngkhuyến khích sinh viên thành lập các nhóm tự nghiên cứu (hiện nay trongtrường đã thành lập câu lạc bộ sáng tạo của sinh viên và học viên cao học,nhằm khuyến khích các hoạt động sáng tạo và nghiên cứu khoa học trong sinhviên)

Các thầy, cô nhận hướng dẫn sẽ xem xét danh sách các sinh viên đăng kítham gia vào đề tài và chọn ra những sinh viên được tham gia Danh sách này

sẽ được trường viết quyết định cho tham gia nghiên cứu khoa học

1.2 Hỗ trợ tra cứu tài liệu báo cáo

Sinh viên có thể tra cứu nội dung các đề tài nghiên cứu khoa học đã báocáo và các tài liệu báo cáo khoa học đã có Muốn làm được điều này sinh viênphải liên hệ với phòng nghiên cứu khoa học của trường cụ thể là bộ phận quản

lý tư liệu nghiên cứu và đăng kí mượn tài liệu Sinh viên phải biết kí hiệu lưukho của tài liệu để đăng kí mượn Những kí hiệu này có trong danh sách tài liệubáo cáo lưu tại phòng nghiên cứu khoa học, sinh viên có thể tham khảo Mọi tàiliệu đều chỉ có ở dạng bản mềm và muốn mượn thì sinh viên phải nộp thẻ sinhviên lại cho phòng nghiên cứu khoa học, và không phải ai cũng được mượn bất

kì tài liệu nào mà phải có giới thiệu của thầy hướng dẫn

1.3 Quản lý đề tài khoa học

Nội dung của đề tài nghiên cứu khoa học bao gồm mô tả đề tài, các thôngtin người nghiên cứu, thời gian nghiên cứu… và tài liệu báo cáo đều do phòngnghiên cứu khoa học của trường đảm nhận Mọi công việc xóa, sửa, bổ xungđều do bộ phận quản lý tư liệu thực hiện và nếu có nhu cầu thì thầy hướng dẫnphải liên hệ trực tiếp với bộ phận này của phòng Các công việc có thể thựchiện đối với đề tài nghiên cứu khoa học chưa báo cáo là: sửa tên, mô tả nộidung, thầy hướng dẫn, sinh viên tham gia…, xóa đề tài khỏi danh sách đăngkí…

Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, qua xem xét, công tác quản lý

hệ thống đã bộc lộ một vài ưu nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

 Cơ cấu quản lý chặt chẽ và lôgic nếu thực hiện đúng các nguyên tắc củaquy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm bảo hiệuquả cũng như yêu cầu dạy học

 Việc quản lý dựa vào sức người là chính, nên trong quá trình quản lýluôn đi sát với tình hình thực tiễn của nhà trường, điều này là rất quantrọng đặc biệt đối với công tác quản lý con người

 Bên cạnh đó, phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể dichuyển đem theo dễ dàng, việc tra cứu sửa chữa được tiến hành màkhông cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết bị hiện đại

và các điều kiện phụ trợ như: Môi trường làm việc, điều kiện điện áp Nhược điểm:

 Việc lưu trữ hồ sơ của đề tài nghiên cứu khoa học cũng như các thôngtin cần thiết trong công tác quản lý hệ thống đều được tiến hành thủcông bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn và lưu trữ trongnhiều năm, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốnnhiều thời gian và công sức cho những người trực tiếp điều hành vớinhững biện pháp bảo quản và hình thức kiểm tra, kiểm kê phức tạp

 Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp truyền thống, dễ xảy ra sai sót,

và nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn Chẳng hạn muốnsửa thông tin trong sổ điểm phải ghạch bằng bút đỏ rồi sửa lại ở bêncạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần

 Tốn nhân lực vì trong mỗi khâu cần một số người quản lý và giúp việc

 Việc đăng kí đề tài nghiên cứu khoa học của giáo viên và đăng kí thamgia nghiên cứu khoa học của sinh viên đôi khi rườm rà và mất thời gian,dẫn tới làm chậm tiến độ thực hiện đề tài

 Công tác hỗ trợ sinh viên tra cứu tài liệu báo cáo là rất kém Việc mượntài liệu bản cứng là rất khó khăn, hơn nữa trường không lưu tài liệu báocáo bản mềm nên tài liệu không phong phú và đôi lúc thiếu

 Từ phía người sử dụng:

o Đăng ký dễ dàng, từ xa qua hệ thống mạng nội bộ

o Đẩy nhanh hiệu quả, cũng như tiến độ thực hiện đề tài thôngqua các hoạt động trợ giúp tìm tài liệu, hỗ trợ hoạt độnghướng dẫn giữa cán bộ hướng dẫn và sinh viên thực hiện

 Từ phía chủ đầu tư dự án (Đại học Công Nghệ):

o Nâng cao vị thế của trường với các dự án tin học hóa

o Đẩy mạnh chất lượng nghiên cứu cũng như chất lượng đàotạo

o Tiếp cận những công nghệ mới

o Những lợi ích kinh tế

 Từ phía người quản lý

o Nâng cao năng xuất làm việc, hiệu quả công việc quản lý

Chính vì những nhược điểm nói trên, đứng trước yêu cầu của sự phát triểnkhoa học và kỹ thuật, nguyện vọng của đông đảo các thầy cô giáo làm công tácquản lý và giảng dạy, mong muốn thiết thực của mọi sinh viên đã đang và sẽtham gia nghiên cứu khoa học, đòi hỏi hệ thống quản lý và hỗ trợ nghiên cứukhoa học của trường phải có sự thay đổi, cụ thể là cần phải được tin học hóa

4.1 Các yêu cầu của hệ thống

Hệ thống mới được thiết kế nhằm đáp ứng yêu cầu trong công tác quản lý,khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ phân chia lại các chứcnăng một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và trao đổi đồngthời phát huy được vai trò quyết định của người quản lý, sử dụng khoa học kỹthuật mà ở đây là máy tính điện tử vào một số khâu trong qui trình quản lý củatoàn hệ thống Hệ thống mới cần có được phần mềm đảm bảo các tính năngsau:

 Lưu trữ đề tài khoa học (nội dung, danh sách người tham gia…)

 Lưu trữ tài liệu báo cáo khoa học (bản mềm)

 Quản lý người sử dụng hệ thống (người quản trị, giáo viên, sinhviên)

 Quản lí đề tài nghiên cứu khoa học

 Trợ giúp tra cứu đề tài khoa học, tài liệu báo cáo nghiên cứu (liên kếtvới các nguồn tài liệu từ các thư viện các trường đại học lớn trên thếgiới, từ các cán bộ của trường đang học tập tại các trường đại họcnước ngoài)

 Hỗ trợ giao tiếp giữa người hướng dẫn nghiên cứu khoa học (giáoviên) và người tham gia nghiên cứu khoa học (sinh viên) học (hay hỗtrợ hoạt động nghiên cứu khoa học, hỗ trợ hoạt động hướng dẫn từcác giáo sư, tiến sĩ, nghiên cứu sinh của trường đang nghiên cứu ởnước ngoài, hoặc các giáo sư các trường đại học nước ngoài)

 Hỗ trợ kết hợp giữa đề tài nghiên cứu nhỏ vào trong các dự án lớncủa Khoa, Trường, các đơn vị khác

Bởi đây là các phần việc thường xuyên phải thực hiện và có khả năng thựchiện bằng máy tính điện tử Yêu cầu đối với các phần mềm này là:

 Phần mềm có một giao diện thân thiện, dễ sử dụng

 Tạo ra mối liên hệ logic và chặt chẽ giữa các tệp dữ liệu

 Việc tìm kiếm thông tin nhanh và chính xác

 Đảm bảo việc bảo mật cho người sử dụng, đảm bảo người sử dụngthực hiện đúng phạm vi chức năng

4.2 Chức năng của hệ thống

Hệ thống có các chức năng phục vụ các đối tượng sử dụng khác nhau Các

đối tượng sử dụng đó bao gồm: người quản trị hệ thống, giáo viên và sinh viên

tham gia và không tham gia nghiên cứu khoa học.

 Các chức năng phục vụ chung

 Đăng kí sử dụng hệ thống (dành cho sinh viên và giáo viên chưa làthành viên sử dụng hệ thống)

 Tra cứu đề tài khoa học (dành cho mọi đối tượng)

 Tra cứu tài liệu báo cáo (dành cho mọi đối tượng)

 Tìm kiếm thông tin chung (dành cho mọi đối tượng)

 Trợ giúp (giới thiệu, hỏi đáp - dành cho mọi đối tượng)

 Cập nhật thông tin cá nhân (dành cho thành viên của hệ thống: giáoviên và sinh viên tham gia nghiên cứu, người quản trị hệ thống)

 Thông báo

 Các chức năng phục vụ giáo viên

 Đăng kí đề tài nghiên cứu khoa học

 Nhận hướng dẫn sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học

 Quản lý đề tài nghiên cứu khoa học (sửa thông tin, nội dung, yêu cầuxóa đề tài nghiên cứu khoa học)

 Quản lý tài liệu báo cáo nghiên cứu khoa học (ghi nhận tài liệu báocáo khoa học, cập nhật tài liệu báo cáo khoa học…)

 Hỗ trợ giao tiếp với sinh viên nghiên cứu thông qua diễn đàn hoạtđộng nghiên cứu khoa học (diễn đàn phục vụ riêng cho từng đề tài)

 Các chức năng phục vụ sinh viên tham gia nghiên cứu khoa học

 Đăng kí tham gia nghiên cứu khoa học

 Quản lý tài liệu báo cáo khoa học (cập nhật tài liệu báo cáo)

 Hỗ trợ giao tiếp với giáo viên hướng dẫn thông qua diễn đàn hoạtđộng nghiên cứu khoa học (diễn đàn phục vụ riêng cho từng đề tài)

 Các chức năng phục vụ quản trị hệ thống

 Quản trị người sử dụng (thêm, xóa, sửa thông tin người sử dụng hệthống, phân quyền truy cập cho người dùng)

 Quản trị đề tài (thêm, xóa, sửa thông tin đề tài nghiên cứu khoa học)

 Quản trị tài liệu báo cáo (thêm, xóa, sửa tài liệu báo cáo khoa học)

 Quản trị thông tin chung của hệ thống (thông tin về các bộ môn,thông tin về các lớp trong khoa…)

 Quản trị thông tin của các diễn đàn (xóa, sửa nội dung mẩu tin)

 Thông báo tin mới (cập nhật thông tin chung của website)

Dựa vào những phân tích trên, phương án giải quyết bài toán được đưa ra

là xây dựng hệ thống trở thành website “Nghiên cứu khoa học” có đầy đủ cácchức năng chức năng của hệ thống được mô tả trên Trong đó sử dụng một máytính chủ của trường làm công cụ lưu trữ thông tin của hệ thống và xử lý, thựchiện những chức năng của hệ thống mà máy tính có thể thực hiện được đó làcác thao tác quản trị cơ sở dữ liệu (thông tin người sử dụng, đề tài khoa học, tàiliệu báo cáo…) Người sử dụng hệ thống có thể truy cập trực tiếp vào website

và sử dụng hệ thống bằng các máy nối mạng nội bộ tại trường hoặc từ xa bằngmáy tính có kết nối mạng Internet

Phương án này phù hợp với yêu cầu thực tế đồng thời giải quyết được vấn

đề tránh lãng phí thời gian, nguồn nhân lực và công sức lao động, xử lý cácthông tin một cách tự động, chính xác với mội khối lượng lớn và trong nhiềunăm tạo điều kiện thuận lợi cho thầy cô cùng sinh viên tham gia nghiên cứukhoa học

PHẦN 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống

Hệ thống Website hỗ trợ NCKH

Khách

Giáo viên

Sinh viên

Thông báo, thông tin tra cứu, đề tài

khoa học, tài liệu báo cáo

Bài viết

Thông tin người sử dụng

DS sinh viên tham gia NCKH

Đề tài NCKH Bản đăng kí đề tài NCKH

Tài liệu báo cáo NCKH Tài liệu báo cáo NCKH

Bản đăng kí tham gia NCKH

Đề tài, tài liệu báo cáo NCKH Nội dung Forum

DS, Thông tin người sử dụng Bản đăng kí sử dụng hệ thống

Chú ý: Thành viên có thể là Giáo viên, Sinh viên hoặc là Người quản trị hệ thống

NCKH - Nghiên cứu khoa học

DS - Danh sách

2 Sơ đồ phân cấp chức năng

Hệ thống Website hỗ trợ NCKH (0) Đăng kí (1)

Quản lý đề tài khoa học

Quản trị người dùng

Tra cứu tài liệu

Tra cứu đề tài khoa học

Quản lý tài liệu

Sửa đề tài khoa học Đăng kí tham gia

NCKH

Đăng kí đề tài khoa

học Đăng kí hướng dẫn

Đăng kí sử dụng hệ

thống

Tra cứu (2) Hoạt động NCKH (3) Quản trị (4)

3 Biểu đồ luồng dữ liệu

3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Đăng ký 1

Hoạt động NCKH 3

Quản trị 4

Thông báo, thông tin tra cứu, đề tài

khoa học, tài liệu báo cáo

Thông báo, thông tin tra cứu, đề tài khoa học, tài liệu báo cáo

DS sinh viên tham gia NCKH Bản đăng kí đề tài NCKH

Bản đăng kí tham gia NCKH

Tài liệu báo cáo NCKH

Đề tài NCKH Bài viết Nội dung Forum

DS, Thông tin người

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

3.2.1 Phân rã chức năng “Đăng ký”

Đăng ký đề tài khoa học 1.2

Đăng ký hướng dẫn sinh viên 1.3

Đăng ký tham gia nghiên cứu 1.1

Đăng ký

sử dụng hệ thống 1.4

DS sinh viên đăng

ký tham gia NCKH

ký sử dụng

hệ thống

Thông tin người

sử dụng

hệ thống

Bản đăng ký tham gia NCKH

3.2.2 Phân rã chức năng "Tra cứu"

Đề tài NCKH Bài viết

Tìm kiếm chung 2.3

Người sử dụng

Chú ý: Người sử dụng hệ thống có thể là thành viên hoặc khách

Tài liệu báo cáo Forum

Đăng ký tham gia NCKH

Đề tài

NCKH

Tài liệu bào cáo

Kết quả tìm kiếm

Đề tài

NCKH

Tài liệu bào cáo

Yêu cầu tìm kiếm

Tra cứu tài liệu 2.1

Tra cứu đề tài

khoa học

2.2

3.2.3 Phân rã chức năng “Hoạt động NCKH”

Forum phục vụ NCKH 3.3

Giáo viên Sinh viên

Chú ý: Thành viên có thể là Giáo viên, Sinh viên hoặc là Người quản trị hệ thống

NCKH - Nghiên cứu khoa học