Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân

Trong thời buổi hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, hòa theo xu hướng chung, các doanh nghiệp Việt Nam đang không ngừng lớn lên cả về năng lực và quy mô, kéo theo đó nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông để tăng cường khả năng quản lý cũng tăng lên liên tục.Việc tin học hóa các hoạt động quản lý là điều tất yếu trong xu hướng chung đó. Trong đó sử dụng phần mềm giúp tăng hiệu quả trong việc xử lý một khối lượng thông tin lớn giúp đem đến sự tiện ích và nhanh chóng trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh doanh, cũng như làm giảm chi phí lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoá vật tư,… từ đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý vật liệu hàng hóa đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và có thêm nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Việc Quản lý kho trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp. Để phát triển khẳ năng sản xuất, thông tin và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ. Đề tài: “Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân” được xuất phát từ những thực trạng hiện nay và yêu cầu công việc của Công ty. 2. Phương pháp nghiên cứu Tiếp cận và phân tích hệ thống Trước hết là khảo sát tại công ty và sử dụng phương pháp thu thập thông tin, nghiên cứu toàn bộ các quy trình liên quan đến quản lý kho sau đó tiến hành mô hình hóa dưới dạng sơ đồ: sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD để có được cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý này từ đó đưa ra các thiết kế cho phần mềm cho tương lai 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quản lý kho bao gồm về đề nhập và xuất vật liệu, lưu kho, tồn kho. Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quá trình xuất – nhập kho 4. Mục đích của đề tài Giúp người quản lý bao quát được toàn bộ hoạt động xuất, nhập,tồn kho nguyên vật liệu của công ty Hỗ trợ, giảm bớt gánh nặng trong công tác quản lý kho vật liệu nhằm giải quyết một số vấn đề đang tồn tại trong công ty. Tiết kiệm chi phí, thời gian quản lý cho khối sản xuất của công ty Bước đầu giúp công ty tin học hóa hệ thống quản lý và đáp ứng được yêu cầu của chuyên đề thực tập. 5. Kết cấu của chuyên đề Ngoài phần LỜI NÓI ĐẦU, KẾT LUẬN và các PHỤ LỤC chuyên đề thực tập gồm 3 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân và đề tài nghiên cứu Chương 2: Một số phương pháp luận về Phát triển Hệ thống thông tin Chương 3: Phân tích, thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu . Xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo ThS Trịnh Phú Cường đã hướng dẫn và giúp đỡ trong quá trình thực hiện đề tài, cảm ơn quý Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân đã tạo mọi điều kiện tốt nhất đề hoàn thành chuyên đề thực tập này. Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2015 Sinh viên Hoàng Thị Tỉnh

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 3

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN 3

1.1.1 Những thông tin chung 3

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 4

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5

1.1.5 Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty 7

1.2 ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI 9

1.2.1 Tình hình tin học hóa của công ty 9

1.2.2 Quy trình quản lý kho của công ty 10

1.2.3 Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu 14

1.2.4 Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài 15

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 17

2.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 17

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý 17

2.1.2 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý 19

2.1.3 Mục đích xây dựng hệ thống thông tin quản lý 20

2.1.4 Phương pháp phát triển một HTTT quản lý 20

2.2 CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA HTTT 24

2.2.1 Mô hình phân rã chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram) 24

2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram) 26

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) 27

2.2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu 30

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU 32

3.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU VÀ MÔ HÌNH BÀI TOÁN 32

3.1.1 Sơ đồ chức năng BFD 32

3.1.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD 33

3.1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 35

3.2 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 37

3.2.1 Xác định các tệp 37

3.2.2 Chi tiết các tệp 40

3.3.3 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD 44

3.3.MỘT SỐ GIẢI THUẬT CƠ BẢN 44

3.3.1 Giải thuật đăng nhập 44

3.3.2 Giải thuật tìm kiếm 45

3.3.3 Giải thuật cập nhật 46

3.3.4 Giải thuật xóa danh mục 47

3.3.5 Giải thuật in báo cáo 48

3.4 MỘT SỐ GIAO DIỆN CƠ BẢN 49

3.5 ĐẶC TẢ CỦA CHƯƠNG TRÌNH 54

3.5.1 Yêu cầu máy tính người dùng 54

3.5.2 Chức năng của chương trình 54

3.5.3 Yêu cầu chung của phần mềm 54

3.5.4 Yêu cầu về tổ chức và đồng bộ dữ liệu 55

KẾT LUẬN 56

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH

BẢNG

Bảng 3.1: Vật tư (tblVatTu) 40

Bảng 3.2: Nhà cung cấp (tblNhaCC) 40

Bảng 3.3: Bộ phận sản xuất (tblBPSX) 40

Bảng 3.4: Danh mục loai vật tư (tblDMLVT) 41

Bảng 3.5: Danh mục nhân viên (tbl) 45

Bảng 3.6: Danh mục kho (tblDMKho) 42

Bảng 3.7: Phiếu nhập kho (tblPhieuNK) 42

Bảng 3.8: Chi tiết phiếu nhập (tblChiTietNhap) 42

Bảng 3.9: Phiếu xuất kho (tblPhieuXK) 42

Bảng 3.10: Chi tiết phiếu xuất (tblChiTietXuat) 43

HÌNH Hình 1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất 9

Hình 2.1: Hệ thống thông tin theo yếu tố cấu thành và chức năng 17

Hình 2.1: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức 18

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng BFD 32

Hình 3.2: Sơ đồ IFD quản lý nhập 33

Hình 3.3: Sơ đồ IFD quản lý xuất 34

Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh 35

Hình 3.5: Sơ đồ DFD mức 0 35

Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập kho 36

Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 quản lý xuất kho 36

Hình 3.8: Sơ đồ DFD quản lý tồn kho 37

Hình 3.9: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD 44

Hình 3.10: Giải thuật đăng nhập 44

Hình 3.11: Giải thuật tìm kiếm 45

Hình 3.12: Giải thuật cập nhật 46

Hình 3.13: Giải thuật xóa danh mục 47

Hình 3.14: Giải thuật in báo cáo 48

Hình 3.15: Giao diện form menu 49

Hình 3.16: Giao diện Form cập nhập danh mục vật tư 50

Hình 3.17: Form phiếu xuất kho 51

Hình 3.18: Form in báo cáo 52

Hình 3.19: Mẫu phiếu xuất kho 53

Hình 3.20: Mẫu báo cáo nhập xuất tồn 53

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời buổi hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, hòa theo xu hướng chung,các doanh nghiệp Việt Nam đang không ngừng lớn lên cả về năng lực và quy mô,kéo theo đó nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông để tăng cường khảnăng quản lý cũng tăng lên liên tục.Việc tin học hóa các hoạt động quản lý là điềutất yếu trong xu hướng chung đó Trong đó sử dụng phần mềm giúp tăng hiệu quảtrong việc xử lý một khối lượng thông tin lớn giúp đem đến sự tiện ích và nhanhchóng trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh doanh, cũng như làm giảmchi phí lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng

Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thểthiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lýphải có thông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoávật tư,… từ đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúpgiảm chí phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Quản lý vật liệuhàng hóa đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và có thêm nhiều cơhội phát triển trong hoạt động sản xuất và kinh doanh Việc Quản lý kho trong cácdoanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiệnnhiều nghiệp vụ phức tạp Để phát triển khẳ năng sản xuất, thông tin và khả năngđáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệthống thông tin hỗ trợ

Đề tài: “Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công tyTNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân” được xuất phát từ những thực trạng hiện nay vàyêu cầu công việc của Công ty

2 Phương pháp nghiên cứu

Tiếp cận và phân tích hệ thống

Trước hết là khảo sát tại công ty và sử dụng phương pháp thu thập thông tin,

nghiên cứu toàn bộ các quy trình liên quan đến quản lý kho sau đó tiến hành môhình hóa dưới dạng sơ đồ: sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồluồng dữ liệu DFD để có được cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý này từ đóđưa ra các thiết kế cho phần mềm cho tương lai

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quản lý kho bao gồm về đềnhập và xuất vật liệu, lưu kho, tồn kho

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quá trình xuất – nhập kho

- Tiết kiệm chi phí, thời gian quản lý cho khối sản xuất của công ty

- Bước đầu giúp công ty tin học hóa hệ thống quản lý và đáp ứng được yêucầu của chuyên đề thực tập

5 Kết cấu của chuyên đề

Ngoài phần LỜI NÓI ĐẦU, KẾT LUẬN và các PHỤ LỤC chuyên đề thực tậpgồm 3 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân và đề tài nghiên cứuChương 2: Một số phương pháp luận về Phát triển Hệ thống thông tin

Chương 3: Phân tích, thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu

Xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo ThS Trịnh Phú Cường đã hướng dẫn và giúp

đỡ trong quá trình thực hiện đề tài, cảm ơn quý Công ty TNHH Mỹ NGHệ TrườngXuân đã tạo mọi điều kiện tốt nhất đề hoàn thành chuyên đề thực tập này

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2015 Sinh viên

Hoàng Thị Tỉnh

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN

1.1.1 Những thông tin chung

Tên thương hiệu: Eva de Eva

Năm thành lập: 2007

Địa chỉ

- Trụ sở văn phòng làm việc : Số nhà 16 Ngõ 310 Phố Nghi Tàm- HN

- E mail : info@evafashion.com.vn hoặc evafashion_vn@yahoo.com

- Tel : 04.2919269/04.2700589 Hotline : 0904.080192

Linh vực kinh doanh: Thời trang công sở nữ

Logo của Công ty

Tầm nhìn

Bằng khát vọng và nỗ lực sáng tạo không ngừng, Eva de Eva luôn cập nhật và

mang những xu hướng thời trang công sở mới nhất trên Thế giới để làm đẹp hơncho phụ nữ Việt Nam

hoàn toàn khác biệt giúp khách hàng thể hiện tính cách riêng của mình.

2) Trung thực: Mỗi hoạt động, mỗi sản phẩm của Eva de Eva đều cam kết vàthực hiện với tinh thần trung thực cao nhất

3) Chuyên nghiệp: Mỗi nhân viên của Eva de Eva đều là một nhà tư vấn tincậy cho khách hàng

4) Sáng tạo: Coi tính sáng tạo là nền tảng của sự phát triển, cam kết trong mỗimẫu thiết kế của Eva de Eva đều là một tác phẩm của tính sáng tạo

5) Khách hàng: Mỗi người phụ nữ đẹp hơn là sứ mệnh của Eva de Eva thànhcông hơn, Eva de Eva cam kết phấn đầu hết mình vì lợi ích của khách hàng

6) Slogan: “Sự kết hợp hoàn hảo”

Sản phẩm, dịch vụ chính: Thời trang công sở cho phái

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 2007, Thời trang Eva de Eva có mặt tại Hà Nội và ghi dấu ấn bởi sự đột

phá, mới lạ trong từng mẫu thiết kế Với sự xuất hiện liên tục của các bộ sưu tập

đẳng cấp cùng những thiết kế đầy đam mê cảm xúc, Eva de Eva đã chinh phục

Cập nhật và mang những xu hướng thời trang công sở mới nhất trên Thế giới

để làm đẹp hơn cho phụ nữ Việt Nam

Giữ vững chỗ đứng trên thị trường thời trang công sở nữ Việt Nam thì nhất

định và giữ được vị trí vững chắc trong trái tim người phụ nữ Việt Hiểu được điều

đó, Eva de Eva không ngừng đầu tư và chăm chút cho từng sản phẩm tạo ra Giữvững tiêu chí tôn vinh vẻ đẹp riêng của từng người phụ nữ, đội ngũ thiết kế của Eva

de Eva luôn sáng tạo đa dạng các dòng sản phẩm phù hợp cho từng cỡ người, chonhiều dịp khác nhau Mở rộng thêm một dòng sản phẩm mới

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức

Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận

 Ban giám đốc

Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có:

- Xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty

- Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra Phát triển kinh doanh

- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chứcnhân sự, lương, tài chính kế toán

- Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh

Tổ chức nhân sự của Ban giám đốc công ty gồm có:

- Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất, giám đốc kinh doanh

 Khối kinh doanh

- Trưởng phòng kinh doanh: Quản lý bộ phận bán buôn, bán lẻ

- Trưởng phòng Marketing: quản lý bộ phận PR, chăm sóc khách hàng

- Các nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên PR, nhân viên chămsóc khách hàng

- Đào tạo và phát triển nhân cá nhân

- Trả lương, thưởng, Quan hệ nhân viênVăn thể, công đoàn, phong trào

- Tổ chức hoạt động từ thiện và các hoạt động ngoài khác

- Quản lý Hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế

chuyên viên nhân sự, chuyên viên hành chính

- Quản lý/ theo dõi tiến trình chuẩn bị cho sản phẩm mới

- Quản lý đặt nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm mới

- Quản lý tồn kho

- Lập kế hoạch sản xuất hàng loạt

- Báo cáo tiến trình chuẩn bị và sản xuất sản phẩm mới

Tổ chức nhân sự

Nhân sự gồm: Giám đốc sản xuất, trợ lý sản xuất, trưởng phòng sản xuất, tổtrưởng cắt, tổ trưởng xưởng sản xuất, và các nhân viên

1.1.5 Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Quy trình sản xuất của công ty theo sơ đồ sau

Kế hoạch kinh doanh

CBSX lập kế hoạch kinh doanh

QLSX test vải 1

TGĐ phê duyệt chủng loại mẫu vật tư

CBSX lập kế hoạch vật tư sản xuất

Cán bộ sản xuất mua vật tư

CBSX nhập kho

vật tư

QLSX yêu cầu CBSX xử lý vải

CBSX chuyển mẫu vải cho thiết kế

Designer vẽ mẫu thiết kế

TPTK duyệt mẫu hình ảnh

CBSX chuẩn bị

vật tư theo file

thiết kế

QLCL test vải 2 P.mẫu ra rập

CBSX xuất vật tư P.mẫu cắt vải

Thiết kế liên hệ làm công nghệ May mẫu

P.mẫu hoàn thiện P.QLCL KCS

mẫu

P.mẫu bàn giao file cho Thiết ké

Thiết kế kiểm tra vật tư theo file thiết kế

Duyệt mẫu

Thiết kế lập biên

bản duyệt mẫu

Mẫu sửa lại - duyệt lại - ghép thêm vải

Mẫu được duyệt đi sản xuất

Mẫu được duyệt nhưng không được sản xuất

Mẫu không được duyệt sản xuất

Thiết kế lập biên bản

Kế toán làm phiếu nhập kho

Kế toán làm giá

Hoàn thiện

Nhập kho tổng

Thiết kế bàn giao file cho CBSX

CBSX kiểm tra vật tư sản xuất

Thiếu phụ liệu

Đủ vật tư

P.mẫu nhảy size P.mẫu làm theo tiêu chuẩn mẫu Làm giá công nghệ

Sản xuất

Thiết kế điều chỉnh lại mẫu

Hoàn thiện

Đóng gói

Nhập kho, xuất kho

Hoạt động bán buôn

Hoạt động bán lẻ

Hoạt động sau bán hàng

t

Hình 1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất 1.2 ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI

1.2.1 Tình hình tin học hóa của công ty

Công nghệ thông tin ngày càng được đưa vào ứng dụng rộng rãi trong cácdoanh nghiệp Công ty TNHH Mỹ NGHệ Trường Xuân hoạt động trong lĩnh vựchang thời trang may mặc hiện đại, có thương hiệu trên thị trường trong nước cũngnhư nước ngoài, chuyên sản xuất và bán các sản phẩm của mình Là một công ty có

uy tín thì toàn bộ các khâu cũng cần phải chuyên nghiệp và hiệu quản Chính vì vậycông ty cũng đang dần thay đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý tựđộng nhằm giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các quyết định chínhxác và kịp thời

Hiện nay một số phòng ban đã đưọc trang bị máy tính, mạng, phần mềm…

Tuy nhiên mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại cho một số phòng ban, vẫn còn một

số phòng ban vẫn thực hiện thủ công Cụ thể như sau

Khối văn phòng: các công tác quản lý nhân sự , các nghiệp vụ kế toán đềuđược trang bị phần mềm chuyên dụng, nên việc quản lý đã được chặt chẽ, nhanh vàchính xác

Khối kinh doanh: đã được trang bị máy tính, máy in nối mạng nên đã thuậntiên cho việc nghiên cứu thị trường cũng như tình hình của các doanh nghiệp và cácđối thủ cạnh tranh, từ đó nhanh chóng đưa ra cá chiến lược tiêu thụ sản phẩm đểđem lại doanh thu cao cho công ty Việc quản lý bán hàng của công ty bằng phầnmềm bán hàng chuyên dụng Điều đó làm giảm chi phí, thời gian

Riêng trong khối sản xuất, công ty quản lý sản xuất từ khâu nguyên vật liệutới thành phẩm bằng Excel và thủ công Nguyên vật liệu mua về được nhập thủcông từ hóa đơn

Toàn bộ máy tính của công ty chưa được nối với nhau thành mạng cụ bộ nênviệc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của công ty bị hạn chế và khó khănhơn Công ty chưa được trang bị phần mềm tích hợp toàn diện Các phòng ban cầnthông tin của các phòng ban khác không thể tìm kiếm ngay trên máy tính của mình

mà phải làm văn bản gửi yêu cầu và phải đợi phản hồi Điều đó dẫn đến việc chậmchễ đáp ứng thông tin, gây khó khăn

1.2.2 Quy trình quản lý kho của công ty

1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu

Quy trình mua nguyên vật liệu Thiết kế: Nguyên vật liệu tìm kiếm, thu muacác chủng loại nguyên vật liệu phục vụ cho ra mẫu và dự trù trong kho phục vụ choviệc thiết kế Quá trình này được thực hiện trước khi ra mẫu dập

Nguyên vật liệu thiết kế dự trù: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệu được

bộ phận nguyên vật liệu thu mua theo số lượng tiêu chuẩn trước khi thiết kế dogiám đốc sáng tạo hoặc trưởng bộ phận thiết kế lựa chọn

Nguyên vật liệu thiết kế phát sinh: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệuđược yêu cầu mua phục vụ cho 1 mã sản phẩm nhất định Các chủng loại nguyênvật liệu thu mua lần đầu sẽ do BP.Thiết kế; P.Sáng tạo tự mua mẫu, sau đó sẽchuyển mọi thông tin cho BP.Nguyên vật liệu thu mua dự trù.

Quy trình mua nguyên vật liệu Sản xuất: Nguyên vật liệu thu muanguyên vật liệu đáp ứng đủ chủng loại, số lượng cho sản xuất sau khi mẫu thiết

kế được duyệt

Quá trình mua nguyên vật liệu định kỳ: được hiểu là quá trình BP.Nguyênvật liệu thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho công việc hàng ngày của khối Sảnxuất Quy trình này được thực hiện định kỳ 2 lần / tháng căn cứ theo đề xuất của cáctrưởng bộ phận liên quan

Quy cách thanh toán

 Một bộ chứng từ thanh toán hợp lệ bao gồm các loại giấy tờ sau:Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu (kèm hình ảnh mẫu thiết kế đối với nhu cầu muanguyên vật liệu phát sinh hoặc lệnh sản xuất đối với nhu cầu mua nguyên vật liệusản xuất) có đầy đủ chữ ký của các cá nhân có trách nhiệm, hóa đơn - chứng từ muahàng (kèm phần diễn giải cho các hóa đơn mua hàng) và phiếu nhập kho

 Phòng kế toán có trách nhiệm thanh toán cho các đối tác và nhân viênthu mua theo đúng tiến độ đã được quy định

Các bộ phận liên quan: Tổng giám đốc, phòng hành chính nhân sự, phòng kế

toán, phòng logistic, bộ phận thiết kế, phòng mẫu, phòng quản lý sản xuất

Trách nhiệm

Trưởng bộ phận nguyên vật liệu sản xuất, trưởng bộ phận nguyên vật liệuthiết kế, thủ kho có trách nhiệm phối hợp với trưởng phòng logistic đảm bảo thủ tụcquy trình này được thực hiện đúng quy định

Nhân viên nguyên vật liệu thiết thiết kế và nhân viên nguyên vật liệu sảnxuất có trách nhiệm thực hiện đúng các bước theo thủ tục quy trình này

Trưởng các bộ phận thuộc khối sản xuất có trách nhiệm định kỳ hàng tháng gửi

Bảng dự trù các nguyên phụ liệu cần sử dụng trong tháng gửi cho Trưởng phòng logistic

1.2.2.2 Quy trình nhập kho NVL

Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập NVL, phòng muahàng lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòngmua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ

 Kiểm tra hàng hoá:

Khi NVL nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhânviên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá

Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, xác định số lượng theo đơn vịtính Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng

 Kiểm tra về qui cách và lập phiếu nhập

- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xácnhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng Nếu hàng không đạt hoặc mộtphần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việcvới nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng

- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếunhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòngbán hàng Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính

Nhập kho và sắp xếp

- NVL được sắp xếp và lưu vào kho

- Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiệncho việc tìm kiếm

- Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nộidung vào thẻ kho Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất Thẻ khođược ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên Mỗi loại hàng hoáphải ghi một thẻ kho riêng

Mẫu phiếu nhập kho bộ tài chính

1.2.2.3 Quy trình xuất kho NVL

Lập phiếu xuất kho dể theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu cho các đơnsản xuất làm căn cứ hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra thựchiện việc tiêu hao mua sắm, sử dụng theo ngân sách được phê duyệt

Quy trình luân chuyển

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu sử dụng, lập giấy xin cấp nguyên vật liệu

Bước 2: chuyển giấy xin cấp cho phòng Kế hoạch – Tài chính và Ban giámđốc ký duyệt

Bước 3: Thủ kho và kế toán theo nguyên vật liệu căn cứ và đề nghị cấp đã

được duyệt đối chiếu với số dư tồn kho, tiến hành lập phiếu xuất kho.

Bước 4: Cuối tháng thủ kho lập báo cáo phát sinh nhập, xuất, tồn kho kèmtheo hồ sơ chứng từ cho ké toán theo dõi vật tư lập chứng từ ghi sổ

Mẫu phiếu xuất kho theo mẫu của bộ tài chính

1.2.3 Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu

Công ty đang ngày càng phát triển , mở rộng thêm nhiều dòng sản phẩm, sứcsản xuất và tiêu thụ nhiều Hàng năm công ty sản xuất ra 1000 sản phẩm và đangtăng thêm qua các năm sau Công ty đang mở rông thêm hàng may mặc chotrẻ Nhà cung cấp nguyên vật liệu phong phú ở cả trong nước và nước ngoài, hơn.Nguyên vật liệu ngày càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót

Số lượng dự trữ vật tư quá nhiều mà không biết được cụ thể tồn những gì và tồnbao nhiêu, như vậy sẽ làm tồn đọng các nguồn tài nguyên có giá trị mà chưa đượcmang ra sử dụng, khiến cho công ty hao hụt, thất thoát

Trong khi đó công ty vẫn đang quản lý sản xuất, nguyên vật liệu bằng Exelldẫn đến sảy ra rất nhiều khó khăn, cụ thể những tồn tại trong công tác quản lý khonhư sau:

- Việc cập nhật danh mục vật liệu, danh mục nhà cung cấp chưa thực hiện mộtcách thường xuyên và liên tục

- Việc báo cáo xuất, nhập tồn còn chậm chạp, chưa đáp ứng được một cách kịpthời theo yêu cầu

- Việc cung cấp thông tin các vật liệu thừa, tồn đọng kho lâu chưa đầy đủ dẫnhao hụt cho công ty

- Khó khăn trong việc quản lý được những hao hụt, phế phẩm thừa, trả lai

- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khókhăn

- Tất cả các thông tin, dữ liệu chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất Do vậykhi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý, nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệuquan trọng

- Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnhhưởng đến tốc độ công việc

- Người quản lý cũng phải mất nhiều thời gian để thống kê, báo cáo chi tiết

- Khi nhập các vật liệu với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải

sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục

1.2.4 Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài

Với những tồn tại của Công ty ở trên cùng với sự góp ý của giáo viênhướng dẫn và cán bộ hướng dẫn thì giải pháp tin học hóa hệ thống quản lý khonguyên vật liệu và xây dựng phần mềm quản lý kho Cũng chính vì thế mà đề tài:

“Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH

Mỹ NGHệ Trường Xuân”

Việc quản lý mới này sẽ giúp cho công ty giải quyết các vấn đề đang tồn tại

và thu được những lợi ích như sau:

Tạo báo cáo chỉ trong vòng vài phút.

Dễ nhìn thấy sự biến động hàng kho

Theo dõi lượng vật liệu trong kho

Quản lý số lượng không giới hạn các nhà cung cấp trong nước và quốc tế

Dễ dàng thấy được dư thừa và thiếu vật tư

Quản lý lượng tồn chính xác

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÁT

TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1 Hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý

Có nhiều cách hiểu về hệ thống thông tin quản lý (HTTT):

Hiểu theo yếu tố cấu thành và chức năng

Phần cứng

Con người

Viễn thông

Phần mềm

Dữ liệu

Hình 2.1: Hệ thống thông tin theo yếu tố cấu thành và chức năng

Chức năng: Thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông tin

HTTT quản lý là tổ hợp các yếu tố: Phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu

và viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thôngtin phục vụ quản lý và hoạt động tác nghiệp trong tổ chức

Hiểu theo vai trò và vị trí trong tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý Nhà quản lý

Hệ thống tác nghiệp

Dữ liệu

Thông tin quản lý

Đầu ra Đầu vào

Quyết định

Quyết định

Hình 2.1: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức

Theo cách hiểu này tổ chức được chia làm 3 khối:

Khối quản lý: Là hệ thống những nhà ra quyết định

Khối tác nghiệp: Là hệ thống tác nghiệp, nơi biến đầu vào của tổ chức thànhđầu ra của tổ chức

Khối thông tin: Là hệ thống thu thâp dữ liệu từ hệ thống tác nghiệp lên, thunhận các thông tin từ môi trường bên ngoài tổ chức, chịu trách nhiệm lưu trữ và xử

lý để cung cấp các thông tin phục vụ yêu cầu của các nhà quản lý

Theo cách hiểu này hệ thống thông tin lằm ở giữa và có chức năng liên kết cáchoạt động của hệ thống quản lý và hệ thống tác nghiệp

Hiểu theo các chức năng xử lý thông tin

Nguồn thông tin

Lưu trữ

Đích nhận tin

Theo cách hiểu của những nhà thuần túy tin học thì HTTT có bốn yếu tố cấuthành bên trong: Khối thu thập, Khối xử lý, Khối phân phát, Khối lưu trữ và Khốiphân phát thông tin; có hai yếu tố bên ngoài:Nguồn thông tin và Đích nhận tim

Nguồn thông tin là một cơ quan hoặc một con người có tư cách pháp nhân liên

quan tới tổ chức, cung cấp thông tin cho hệt thống

Nguồn nhận tin là mộ cơ quan hay một con người có tư cách pháp nhân liên

quan tới tổ chức được nhận thông tin từ hệ thống Có thể xem xét đích bên trong vàđích bên ngoài tổ chức

2.1.2 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý

Mục tiêu phát triển hệ thống thông tin là để cung cấp cho các thành viên của tổchức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồmviệc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiếnhành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnhđốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế đã xác định các

bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựngcác mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Thực hiện hệ thốngthông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển

mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạtđộng của tổ chức.

Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin cũ, những vấn đề về quản lý và việcthâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu pháttriển hệ thống mới Và cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhàquản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị Có thể tóm lượccác nguyên nhân đó như sau:

- Vấn đề về quản lý

- Áp lực cạnh tranh

- Sự thay đổi của công nghệ

- Yêu cầu của cấp trên

về quản lý: cần xây dựng mục tiêu cụ thể, hàng hóa cần được kiểm tra và kiểmsoát chặt chẽ

Quy mô sản xuất đang tăng cao nên cấp trên ra lệnh phải nâng cấp HTTTquản lý

2.1.3 Mục đích xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Xây dựng HTTT mới để đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý và của người sửdụng HTTT mới được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chuẩn xác vềmặt kỹ thuật, tuân thủ các hạn định về tài chính và thời gian đã định

2.1.4 Phương pháp phát triển một HTTT quản lý

Thực hiện một dự án phát triển HTTT nhất thiết phải sử dụng phương phápnào đó đặc biệt là các dự án lớn Không có phương pháp thì sẽ có nguy cơ lớn là sẽkhông đạt được những mục tiêu định trước Vì HTTT là một hệ thống phức tạp, vận

đọng trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phát triểnviên hệ thống, phân tích viên cần phải có một phương pháp tiến hành nghiêm túc…

Phương pháp được hiểu là cách thức có quy trình để thực hiện một công việc

nào đó Thường khi nói về phương pháp người ta chia thành các bước, trong cácbước có các nhiệm vụ cụ thể hơn cần được thực hiện, mỗi nhiệm vụ thì chỉ rõ cácyếu tố đầu vào, cách thức tiến hành và kết quả đạt được

Một số phương pháp phát triển HTTT quản lý

 Phương pháp nguyên mẫu (Prototyping)

 Phương pháp phát triển nhanh (Rapid Application Development – RAD)

 Phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống (System Life CycleDevelopment Method)

Trong bài toán này sử dụng phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống

Phương pháp này Phát triển HTTT quản lý có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn baogồm một dãy chi tiết Cần phải lưu ý, ở cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc raquyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thốngPhát triển hệthống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi làcần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một sốnhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạntới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệthống và về dự án

Cụ thể các giai đoạn được sử dụng để phân tích thiết kế bài toán này.

Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức và ban giám đốcnhững thông tin đầy đủ và phù hợp để họ có căn cứ ra những quyết định về thời cơ,tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệ thống

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, hiểu rõ hệ thống, xác định những nguyên nhân đíchthwcjcuar những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang buộc phải tuânthủ và vạch rõ những mục tiêu mà HTTT mới cần phải đạt được

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định và mô tả tất cả các thành phần lô gic của HTTTmới, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mụctiêu đã được thiết kế ở giai đoạn phân tích chi tiết Mô hình logic của hệ thống mới

sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nộidung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thứchóa sẽ phải thực hiện (các sử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Các Inputs) Môhình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn cácmục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí lợi ích(hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể.Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầucuarhoj mà vẫn ton trọng các ràng buộc của tổ chức

Giai đoạn 5 : Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi đã lựa chọn được một phương án giải pháp phù hợp, sẽ tiến hànhthiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý ngoài sẽ đưa ra các sản phẩm cụ thể: một tàiliệu mô tả các đặc trưng nhìn thấy được của hệ thống mới cho việc thực hiện kỹthuật; các mô tả các yêu tố nhìn thấy được của hệ thống cho người sử dụng vàcác mô tả phần thủ công và những giao diện giữa người sử dụng với những phầntin học hóa của hệ thống

Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật hệ thống

Mục tiêu: để tạo ra một hệ thống hoạt động được theo yêu cầu của thiết kế.Kết quả của giai đoạn này là phần tin học hóa HTTT, có nghĩa là phần mềm Nhữngngười chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bảnhướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là giai đoạn đưa HTTT và hoạt động thay thế hệ thống cũ

trong tố chức Để việc chuyển đổi này được suôn sẻ và hiệu quả cẩn phải lập kếhoạch và thực hiện cẩn thận.

2.2 Các công cụ mô hình hóa HTTT

Hệ thống thông tin rất phức tạp khi phân tích cần phải sử dụng rất nhiều ngônngữ mô hình hóa để mô hình hóa – thể hiện vật lý những yếu tố cơ bản cần chophân tích và trừu tượng những yếu tố chưa cần thiết Trong bài phân tích này đã sửdụng ba loại mô hình: Mô hình phân giã chức năng (BFD – Bussiness FunctionDiagram), Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram), Sơ đồ luồng

dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)

2.2.1 Mô hình phân rã chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram)

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của việc phân tích hệ thống

Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức đó thực hiệnnhững nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó, tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sửdụng và tạo ra trong các chức năng Đồng thời, cũng phải tìm ra những hạn chế, mốiràng buộc đặt lên các chức năng đó

2.2.1.1 Định nghĩa mô hình phân rã chức năng

Mô hình phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram) là công cụbiểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi côngviệc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độphức tạp của hệ thống

2.2.1.2 Các thành phần của mô hình phân rã chức năng

 Chức năng trong hệ thống thông tin

Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và được phân theo nhiều mức từtổng hợp đến chi tiết

Cần chú ý cách đặt tên cho chức năng, tên chức năng phải là một mệnh đềđộng từ, gồm động từ và bổ ngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liênquan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên các chức năng phải phảnánh được các chức năng của thế giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin Tên

của chức năng.

cần ngắn và giải thích đủ nghĩa của chức năng và phải sử dụng thuật ngữnghiệp vụ

+ Hình thức biểu diễn: hình chữ nhật

Quan hệ phân cấp chức năng

Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con Các chức năng con cóquan hệ phân cấp với chức năng cha

Biểu diễn mối quan hệ phân cấp chức năng như sau:

2.2.1.3 Đặc điểm và mục đích của mô hình phân rã chức năng

Đặc điểm

Mô hình phân rã chức năng có các đặc điểm sau:

- Cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng

- Dễ thành lập

- Gần gũi với sơ đồ tổ chức

- Không đưa ra được mối liên quan về thông tin giữa các chức năng

- Tạo điều kiện thuận lợi khi hợp tác giữa nhà thiết kế và người sử dụng trongqua trình phát triển hệ thống.

2.2.1.4 Xây dựng mô hình phân rã chức năng

Nguyên tắc phân rã các chức năng

Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống down) ta nhận được thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung cấp)đến mức chi tiết (do các bộ phận chức năng cung cấp) Cách phân rã cho này là phùhợp với sự phân công các chức năng của một tổ chức nào đó

(top-Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau:

- Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiệnchức năng đã phân rã ra nó

- Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thựchiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng

Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận được cònđang ở mức gộp Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nhậnđược một mô hình với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nộidung thực hiện nó

Mô hình phân rã chức năng cho ta một cái nhìn chủ quan về hệ thống nên cầntạo ra mô hình tốt và đạt được sự thống nhất với người sử dụng

2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram)

Sơ đồ IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là

mô tả sự di chuyển của các tài liệu, thông tin, việc xử lý, việc lưu trữ chúng trongthế giới vật lý bằng cá sơ đồ