Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --- Lã Thị Hồng XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Lã Thị Hồng

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC

Chuyên ngành: Lưu trữ học và tư liệu học

Mã số: 51002

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS, TSKH: Nguyễn Văn Thâm

HÀ NỘI- NĂM 2004

MỤC LỤC

01

1 Ý nghĩa, mục tiêu của đề tài

01

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

03

3 Phương pháp nghiên cứu

04

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề và tư liệu tham khảo

04

5 Bố cục của luận văn

09

CHƯƠNG 1 : THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU

HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC

1.1 Các loại tổng công ty, tổ chức và hoạt động của các

tổng công ty 100% vốn nhà nước

11

1.2 Thành phần tài liệu hành chính và tình hình công tác lưu trữ

tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước

25

1.3 Ý nghĩa giá trị của tài liệu hành chính hình thành trong

hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

42

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

HÀNH CHÍNH HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC

2.1 Cơ sở lý luận xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành

trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

53

2.2 Cơ sở pháp lý xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành

trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

66

2.3 Cơ sở thực tiễn xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành

trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước

78

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ

TÀI LIỆU VÀ XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH CỦA CÁC TỔNG CÔNG TY 100% VỐN NHÀ NƯỚC CẦN NỘP VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

3.1 Tổ chức xác định giá trị tài liệu tại các tổng công ty nhà nước

85

3.2 Nghiên cứu xây dựng Danh mục thành phần tài liệu hành chính

của các tổng công ty 100% vốn nhà nước cần nộp lưu vào

lưu trữ lịch sử

91

3.3 Bảng kê thành phần tài liệu hành chính của các tổng công ty

100% vốn nhà nước cần bảo quản vĩnh viễn

100

KẾT LUẬN

109

TÀI LIỆU THAM KHẢO

113

LỜI NÓI ĐẦU

1 Ý nghĩa, mục tiêu của đề tài

Thực hiện đường lối chủ trương của Đảng về phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, trong các loại hình doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động ở nước ta hiện nay, vai trò của các tổng công ty 100% vốn nhà nước chiếm vị trí đặc biệt quan trọng Đó là các tổng công ty do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập, “hoạt động trong các ngành, lĩnh vực then chốt, làm nòng cốt thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước” [16, 30]

Trong quá trình hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, một khối lượng khá lớn văn bản và tài liệu đã được hình thành để phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh Những tài liệu đó là tài sản, là phương tiện, là kho kinh nghiệm quý giá đối với các doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác, có sức thuyết phục cao cho hoạt động kinh doanh Đó cũng là nguồn tư liệu phong phú để phục dựng lại lịch

sử truyền thống của doanh nghiệp Hơn thế nữa, tài liệu lưu trữ của các tổng công ty 100% vốn nhà nước còn có ý nghĩa trong việc phản ánh khách quan đường lối đổi mới kinh tế của Đảng và những chính sách kinh tế của Nhà nước, sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong những năm qua và trong thời gian tới Nói cách khác, những tài liệu đó mang ý nghĩa quốc gia và là tài sản của dân tộc

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 đã ghi rõ tại Điều 1: Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về các mặt, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, trong đó có các tổ chức kinh tế Tuy nhiên, do mới được thành lập và đi vào hoạt động khoảng trên dưới 10 năm trở lại đây, nên việc tổ chức công tác lưu trữ ở các tổng công ty nhà nước còn mang tính tự phát, chưa có mô hình riêng Việc quản lý, tổ chức cũng như các khâu nghiệp vụ lưu trữ ở các doanh nghiệp này vẫn chưa được chỉ đạo và thực hiện như với các cơ quan quản lý nhà nước khác Đây là điều

bất cập và không thể kéo dài Đặc biệt trong tình hình hiện nay, nhiều tổng công ty nhà nước lớn đang được tiến hành cổ phần hoá từng phần, tiến tới toàn bộ Có nghĩa là các tổng công ty 100% vốn nhà nước đang từng bước chuyển đổi mô hình tổ chức quản lý, cơ chế quản lý từ chủ sở hữu là Nhà nước sang chủ sở hữu là tập thể, là cá nhân Vấn đề quản lý phông tài liệu lưu trữ từ đơn vị hình thành phông thuộc sở hữu nhà nước sang các hình thức sở hữu khác đang được đặt ra rất cấp bách

Với vai trò quan trọng của các tổng công ty 100% vốn nhà nước trong nền kinh tế thị trường, đồng thời với những ý nghĩa giá trị về nhiều mặt của tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, ngành lưu trữ cần phải có những chỉ đạo cụ thể hơn để quản lý được tài liệu lưu trữ của những tổ chức kinh tế đặc biệt này Một trong những hướng cần đi sâu nghiên cứu làm tiền đề cho tất cả các vần

đề nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp nhà nước là vấn đề xác định giá trị tài liệu Bởi lẽ liên quan đến vấn đề này là tất cả các khâu nghiệp vụ khác như việc lập danh mục các doanh nghiệp nhà nước thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp, thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phát huy hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp như là thành phần quan trọng cuả Phông lưu trữ quốc gia Nhất là khi mà các tổng công ty 100% vốn nhà nước đang dần chuyển đổi, tổ chức lại theo các mô hình quản lý mới, tài liệu hiện có của các doanh nghiệp nhà nước này cần phải được xác định giá trị rõ ràng để khi chuyển đổi hình thức sở hữu có thể chuyển giao những tài liệu có giá trị như là tài sản vào bảo quản nhà nước Tài liệu lưu trữ của các tổ chức nhà nước là tài sản công, thuộc sở hữu toàn dân, cần được Nhà nước có những biện pháp quản lý kịp thời Đồng thời, ngay cả khi doanh nghiệp nhà nước đã chuyển đổi hình thức sở hữu, Nhà nước cũng cần có những hình thức quản lý riêng đối với những tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử của các tổ chức kinh tế không phải của Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Là một cán bộ nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, chúng tôi thấy rằng vấn đề xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước,

mà trước hết là của các tổng công ty 100% vốn nhà nước, là vấn đề còn mới,

mang tính cấp bách, và là cơ sở để đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm quản

lý, chỉ đạo công tác lưu trữ các doanh nghiệp nhà nước đạt hiệu quả cao hơn

trong thời gian tới Vì vậy, chúng tôi chọn đề tài “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các tổng công ty 100% vốn nhà nước” làm luận văn thạc sĩ khoa học của mình

Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được ba mục tiêu cơ bản sau đây:

Một là, đưa ra được bức tranh khái quát công tác lưu trữ của các tổng công ty 100% vốn nhà nước: thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu; vấn đề xác định giá trị tài liệu; tình hình tổ chức, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng tài liệu tại doanh nghiệp; ý nghĩa giá trị của tài liệu lưu trữ các doanh nghiệp …

Hai là, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và thành phần, nội dung, ý nghĩa giá trị của tài liệu tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước, nghiên cứu những cơ sở khoa học để xác định giá trị tài liệu hành chính của loại hình doanh nghiệp nhà nước này

Ba là, đề xuất lựa chọn những nhóm tài liệu hành chính tiêu biểu có giá trị của các tổng công ty 100% vốn nhà nước để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ lịch sử

Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có những đóng góp chính sau đây:

1 Góp phần làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh vực xác định giá trị tài liệu doanh nghiệp nhà nước, một mô hình tổ chức kinh tế còn mới và đang thay đổi nhanh chóng về mô hình quản lý với những thành phần tài liệu đa dạng và rất có giá trị

2 Góp phần cung cấp các luận cứ khoa học cho các cơ quan quản lý lưu trữ để hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng ở các doanh nghiệp nhà nước

3 Kết quả nghiên cứu góp phần cung cấp các cơ sở khoa học và thực tiễn cho các tổng công ty 100% vốn nhà nước trong việc tổ chức khoa học tài

liệu lưu trữ ở các cơ quan doanh nghiệp và chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là vấn đề xác định giá trị tài liệu hành chính tại các tổng công ty 100% vốn nhà nước, nhằm lựa chọn những nhóm tài liệu hành chính tiêu biểu cần nộp lưu vào bảo quản nhà nước Vì vậy những vấn đề khác có liên quan đến đối tượng chính của đề tài như xác định nguồn nộp lưu, xác định các nhóm tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm thời, ở từng mức độ cũng sẽ được đề cập tới, song không phải nội dung chính của đề tài Các loại hình tài liệu khác như bản vẽ kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử đều không thuộc phạm vi đề tài

Cũng do các tổng công ty 100% vốn nhà nước hiện nay rất đa dạng về quy mô, lĩnh vực ngành nghề, nên với điều kiện có hạn, tác giả chỉ tập trung khảo sát tại 5 tổng công ty là: Điện lực, Bưu chính Viễn thông, Xăng dầu, Lâm nghiệp, Thuốc lá Đây là 5 tổng công ty 90- 91 mà Nhà nước quyết định đầu

tư và thành lập, đại diện cho các ngành, lĩnh vực quan trọng đối với nền kinh tế nước ta Việc khảo sát, nghiên cứu thành phần tài liệu hành chính của các doanh nghiệp cũng chỉ

tập trung ở cơ quan tổng công ty, không mở rộng đến các doanh nghiệp trực thuộc

3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài trước hết là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử khi nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của các loại doanh nghiệp nhà nước, những đặc điểm về tổ chức và hoạt động của chúng liên quan đến thành phần

và giá trị tài liệu Đồng thời, đề tài được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học, đó là các nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc chính trị, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp để đánh giá, xác định giá trị tài liệu của doanh nghiệp Trong quá trình nghiên cứu, một số phương pháp khác cũng

được áp dụng như: phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp thông tin trong việc nghiên cứu xây dựng danh mục thành phần tài liệu hành chính cần bảo quản nhà nước Đặc biệt, trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, phương pháp điều tra, khảo sát rất được chú ý coi trọng nhằm đưa ra những nhận xét, kết luận trên cơ sở thực tiễn

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề và tƣ liệu tham khảo

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu nên tới nay đã có nhiều tư liệu ở trong và ngoài nước đề cập về lĩnh vực này Những kết quả đạt được không chỉ ở góc độ nghiên cứu, mà cả bằng những văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Nghiên cứu các tư liệu của nước ngoài cho thấy Liên Xô (nay là nước Nga) đã đi được khá xa trong vấn đề xác định giá trị tài liệu Các nhà lưu trữ

xô viết đã xây dựng được một hệ thống các bảng kê tài liệu liên quan chặt chẽ với nhau để làm công cụ cho việc xác định giá trị và lựa chọn tài liệu vào bảo quản nhà nước Các loại bảng kê tài liệu được xây dựng và áp dụng trong thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô có thể được chia thành 2 nhóm: nhóm các bảng kê tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ nhà nước và nhóm các bảng kê tài liệu có kèm theo thời hạn bảo quản Việc nghiên cứu các bảng kê này giúp chúng ta có cái nhìn tổng thể về hệ thống các loại công cụ xác định giá trị tài liệu, đặc biệt giúp chúng ta phương pháp xây dựng từng loại bảng kê Ví dụ:

“Bảng kê tài liệu văn kiện chủ yếu cần thu nộp vào các Viện Lưu trữ nhà nước Liên Xô” năm 1973 có cấu tạo gồm 5 phần sau: Quyền lực nhà nước; 2 Quản

lý nhà nước; 3 Tư pháp; 4 Kinh tế quốc dân; 5 Văn hoá xã hội Cách phân chia như vậy cho phép áp dụng được vào từng cơ quan cụ thể Liên quan đến vấn đề xác định giá trị tài liệu các doanh nghiệp có thể tham khảo được ở các nhóm tài liệu về quản lý nhà nước và nhóm tài liệu về kinh tế quốc dân Nhóm tài liệu về quản lý nhà nước bao gồm các vấn đề liên quan đến quản lý

hành chính mà cơ quan nào cũng có như: 1 Lãnh đạo chung; 2 Tổ chức; 3 Kiểm tra; 4 Kế hoạch- Thống kê; 5 Ngân sách Tài chính; 6 Tiền tệ; 7 Cán

bộ và lao động; 8 Văn thư- Lưu trữ Nhóm tài liệu về kinh tế quốc dân gồm các vấn đề về Công nghiệp, Nông nghiệp, Giao thông, Bưu điện, Xây dựng…

là những ngành kinh tế- kỹ thuật đang có nhiều doanh nghiệp nhà nước hoạt động ở nước ta

Ở Trung Quốc năm 1987 cũng đã ban hành “Bản quy định phạm vi nộp lưu và không nộp lưu tài liệu của cơ quan”, trong đó hồ sơ tài liệu thuộc diện nộp lưu được chia thành các nhóm theo xuất sứ tài liệu là: 1 Tài liệu của cơ quan cấp trên; 2 Tài liệu của cơ quan đồng cấp; 3 Tài liệu của cơ quan cấp dưới Ngoài văn bản nói trên quy định cho phạm vi từng cơ quan, Trung Quốc còn có “Bản quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hành chính”, trong đó thời hạn bảo quản tài liệu hành chính có 3 loại: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động chức năng chủ yếu và bộ mặt lịch sử của cơ quan, có giá trị sử dụng lâu dài trong công tác xây dựng cơ quan, đất nước cũng như nghiên cứu lịch sử Đó là những văn kiện mang tính chất pháp quy, chính sách do cơ quan ban hành; tài liệu hình thành trong việc xử lý những vấn đề trọng yếu; biểu báo cáo thống

kê tổng hợp; tài liệu về thay đổi cơ cấu tổ chức cơ quan, thay đổi lãnh đạo cơ quan; những tài liệu quan trọng của cơ quan cấp trên ban hành thuộc nghiệp

vụ chủ yếu của cơ quan và phải quán triệt chấp hành Các văn bản nói trên của nước Cộng hoà nhân dân Trung Hoa đã xác định được những nhóm tài liệu chủ yếu có giá trị của các cơ quan cần bảo quản ở lưu trữ nhà nước

Khác với các nước trong khối xã hội chủ nghĩa trước đây, đa số các nước theo chế độ tư bản chủ nghĩa thường chỉ tập trung xây dựng Bảng thời hạn bảo quản chung cho tài liệu quản lý hành chính áp dụng cho các cơ quan công quyền Ví dụ Bang New South Wales (Australia) đã ban hành năm 1984

“Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chung”, trong đó bao gồm những nhóm tài liệu quản lý hành chính phổ biến ở các cơ quan như nhân sự, tài chính kế

toán, hành chính nội bộ Còn các nhóm tài liệu phản ánh chức năng nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan phải do các cơ quan quy định cụ thể

Về vấn đề lưu trữ doanh nghiệp ở nước ngoài, chúng tôi chỉ tham khảo được một bài tổng thuật của Phạm Bích Hải dịch đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1 năm 2000: “Lưu trữ trong quá trình tư nhân hoá các doanh nghiệp nhà nước” Bài dịch không đề cập đến việc xác định giá trị tài liệu của các doanh nghiệp nhà nước, mà chỉ nói đến khái niệm tài liệu công bao gồm

cả tài liệu kinh doanh của các doanh nghiệp nhà nước và cách quản lý tài liệu của các nước khi doanh nghiệp được tư nhân hoá Theo bài báo này thì các nước đã có các cách giải quyết khác nhau đối với tài liệu khi doanh nghiệp được tư nhân hoá Cụ thể như: thu nhận tất cả tài liệu hiện hành và tài liệu không hiện hành về lưu trữ công (Hungary, Bồ Đào Nha); giữ lại tài liệu hiện hành ở doanh nghiệp trong khoảng 10- 20 năm (Áo, Canada, Thụy Điển…); giữ lại hiện hành ở doanh nghiệp, khi hết hiện hành chuyển giao cho lưu trữ công (Italia) Đối với tài liệu của doanh nghiệp tư nhân, có nước quy định Nhà nước “chỉ giám sát tài liệu khi chúng có giá trị lịch sử” (Italia); hoặc “nếu doanh nghiệp thực thi các chức năng mang tính chất toàn liên bang thì Lưu trữ nhà nước chịu mọi phí tổn bảo đảm việc bảo quản, xác định giá trị, chỉnh lý và sử dụng tài liệu”; hoặc

“chuyển quyền quản lý tài liệu cho tư nhân, nhưng bảo hộ luật pháp đối với tài liệu có giá trị” (Hungary, Bồ Đào Nha) Những quy định như vậy chứng tỏ ở nước ngoài cũng rất quan tâm đến tài liệu có giá trị lịch sử của các doanh nghiệp nói chung; với tài liệu doanh nghiệp nhà nước thì được coi là tài sản nhà nước cần được quản lý

Ở Việt Nam, việc nghiên cứu xây dựng bảng kê những tài liệu cần thu vào kho lưu trữ Bộ đã được các nhà lưu trữ Việt Nam đề cập đến từ những năm 70, trong đó khẳng định rằng cấu trúc của các bảng kê có thể được chia thành 2 phần chính: 1 Các nhóm tài liệu tiêu biểu phản ánh những lĩnh vực hoạt động quản lý chung ở đa số các Bộ, ngành; 2 Các nhóm tài liệu phản ánh những lĩnh vực hoạt động quản lý đặc thù của mỗi Bộ, ngành Kết quả của những nghiên cứu nói trên là việc ra đời Bảng thời hạn bảo quản tài liệu