NÂNG CAO NĂNG lực CHO đội NGŨ NHÂN VIÊN CHO CÔNG TY HIỆN ĐANG làm VIỆC BẰNG các BIỆN PHÁP

Tuy nhiên hiện tại tầng một của tòa nhà chưa được sử dụng hết, còn bỏ trống với diện tích tương đối lớn trong khi đó công việc của nhân viên đòi hỏi sự di chuyển nhiều.. Đã có một số phả

ĐỀ TÀI

NÂNG CAO NĂNG LỰC CHO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN CHO CÔNG TY HIỆN ĐANG LÀM VIỆC BẰNG CÁC BIỆN PHÁP

ĐỘNG VIÊN KHUYẾN KHÍCH

I GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP

- Doanh nghiệp chúng tôi hiện đang hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh sắt thép và vật tư cho ngành thép Với quy mô nhỏ, tổng số nhân viên trong công ty là 25 người Chúng tôi thuê một căn nhà 5 tầng và bày trí cho các bộ phận trong các phòng nhỏ Tuy nhiên hiện tại tầng một của tòa nhà chưa được sử dụng hết, còn bỏ trống với diện tích tương đối lớn trong khi đó công việc của nhân viên đòi hỏi sự di chuyển nhiều

- Hiện nay công ty đang gặp khó khăn trong công việc kinh doanh Ban giám đốc quá bận rộn với quá nhiều công việc khác nhau Vì vậy thiếu sự quan tâm khích lệ nhân viên trong công việc Thêm vào đó tình trạng công việc tương đối nhiều và mức lương thưởng không thỏa đáng đã tạo cho nhân viên những tâm trạng chán trường trong công việc Một số nhân viên thường xuyên Chat với bạn bè trong giờ làm việc Đã có một số phản hồi không tốt về chế độ đãi ngộ nhân viên của công ty

và tỏ rõ sự thất vọng : “Công ty không thực hiện đúng những quy chế khi trao đổi với nhân viên mới trong quá trình phỏng vấn là sau 6 tháng làm việc sẽ tăng lương một lần Vậy mà khi làm hơn 1 năm rồi lương vẫn giữ nguyên Có ý kiến với giám đốc thì lần này qua lần khác ban lãnh đạo bảo đang xem xét…Việc thì nhiều, lương trả không xứng đáng với công sức bỏ ra nên tôi đang tìm kiếm một cơ hội làm việc mới” Đã có một số nhân viên xuất sắc bỏ việc và tìm kiếm một công việc khác ổn định hơn

- Thêm một nguyên nhân nữa khiến công việc kinh doanh không được suôn sẻ cho lắm vì nhân viên chưa thực sự được nắm quyền chủ động trong công việc của mình Những thông tin đều được báo cáo lại giám đốc và chờ đợi, họ không có quyền tự quyết Mọi quyết định đều được xuất phát từ Giám đốc Chính vì vậy, đôi khi vì quá

bận rộn giám đốc không thể nhớ và giải quyết được một cách triệt để tuy đã có sự góp ý của nhân viên, gây ra sự đình trệ trong công việc

- Mục đích của việc cần phải tạo những động lực thúc đẩy nhân viên làm việc: Trước tình hình hoạt động kém hiệu quả trên mà nguyên nhân xuất phát từ chính bộ máy quản lý và cả đội ngũ nhân viên trong công ty Tôi nhận thấy công ty rất cần phải có một sự thay đổi cơ bản về cách thức quản lý và phải có những biện pháp khích lệ nhân viên nhằm tạo động lực cho mỗi con người trong tập thể có tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc Từ đó tạo lên một tập thể nhiệt huyết với công việc, hướng tới những mục tiêu chung của công ty, giúp công ty hoạt động hiệu quả

- Phương pháp thực hiện: Trong tình hình công ty nói trên, tôi và ban Giám đốc công ty có thể sử dụng một số biện pháp được đề cập trong chương trình Quản trị hành vi tổ chức để thực hiện đề án “Nâng cao năng lực hoạt động của nhân viên trong công ty” của mình Đó là các vấn đề về tạo động lực cho nhân viên Ở đây tôi

sử dụng các biện pháp theo Lý thuyết các cấp bậc nhu cầu của Abraham Maslow Đây là nguyên tắc được các công ty có uy tín trên thế giới áp dụng để tạo nên các cách thức khuyến khích, động viên nhân viên làm hiệu hăng say và hiệu quả

II PHÂN TÍCH

1 Phân tích lý thuyết về sử dụng trong Dự án: Động viên khuyến khích nhân viên làm việc

- Theo phân tích của các nhà quản trị nhân sự giỏi trên thế giới, nếu doanh nghiệp đảm bảo được các nhu cầu cho nhân viên theo đúng như tháp nhu cầu của Maslow thì doanh nghiệp đó sẽ nhận được đóng góp gấp nhiều lần từ nhân viên

- Theo thuyết Maslow, con người cá nhân hay con người trong tổ chức chủ yếu hành động theo nhu cầu Chính sự thỏa mãn nhu cầu làm họ hài lòng và khuyến khích họ hành động

Abraham Maslow đã chỉ ra các nhu cầu của con người theo bậc thang cao dần:

Tháp nhu cầu Maslow

Các cấp bậc nhu cầu theo Maslow :

- Nhu cầu sinh lý :

 Tiền lương

 Điều kiện làm việc

- Nhu cầu về an toàn của cá nhân:

 Cải tiến điều kiện làm việc

- Nhu cầu xã hội:

 Tạo không khí thoải mái

 Xây dựng tinh thần đồng đội

 Cung cấp thông tin

 Tiền thưởng / thù lao

- Nhu cầu được tôn trọng:

 Biểu dương / khen thưởng

 Kêu gọi tham gia

- Nhu cầu tự thể hiện :

 Giao trách nhiệm, ủy quyền

 Mở rộng công việc

Nguyên tắc hoạt động của kim tự tháp này là: cho đến khi nào những nhu cầu ở phía dưới còn chưa được thỏa mãn thì thật khó mà tiếp tục lên các nhu cầu ở cấp cao hơn

Sochiro Honda đã từng nói: “Nhân viên luôn là tài sản quý giá nhất của công ty” Qua nhận định trên, vị chủ tịch tập đoàn Honda ngụ ý rằng, nếu có một đội ngũ nhân viên tốt và hết mình vì công việc, công ty sẽ như “hổ mọc thêm cánh” Nhưng làm thế nào để nhân viên coi công ty như gia đình của mình và coi các kế hoạch kinh doanh của công ty như công việc của chính mình? Câu trả lời là với cương vị lãnh đạo cần biết cách động viên và khích lệ nhân viên sao cho hiệu quả nhất Đó là tạo động cơ tác động lên một người hoặc sức mạnh nảy sinh ngay trong lòng anh ta, thúc đẩy người đó hành động hướng tới một mục tiêu nhất định Một nhân viên có động cơ làm việc cao là một người năng động, chịu đầu tư sức lực và tinh thần để hoàn thành công việc của mình và đạt được chỉ tiêu đề ra Để có kỹ năng khuyến khích và động viên nhân viên, nhà quản lý hoặc lãnh đạo cần nghiên cứu và tìm hiểu

cụ thể nhu cầu của nhân viên mình và có biện pháp hữu hiệu để đáp ứng, nghĩa là họ

cần biết chiều nhân viên một cách hợp lý và có dụng ý Một nhân viên vừa mới được tuyển dụng đang cần việc làm và có thu nhập cơ bản thì việc tạo cơ hội việc làm và thu nhập cho bản thân nhân viên này là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu Còn một nhân viên đã công tác có “thâm niên” trong công ty, công việc đã thuần thục và tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm công tác tiền lương đã được trả cao thì nhu cầu của nhân viên đó phải là đạt được vị trí, chức vụ mong doanh nghiệp hoặc tổ chức Việc đề bạt chức vụ công tác mới ỏ vị trí cao hơn hiện tại cho nhân viên này sẽ khuyến khích người này làm việc hăng say và có hiệu quả hơn

2 Phân tích vấn đề bằng các lý thuyết kể trên:

- Áp dụng Lý thuyết trên cho mục đích tạo động lực cho nhân viên trong công ty tôi:

 Những nhu cầu sinh lý: Đó là những nhu cầu cơ bản và thiết yếu để tồn tại Bao gồm những nhu cầu như ăn mặc, trú ngụ dưới một mái nhà Đây là nhu cầu cấp thiết đầu tiên của người lao động Thực tế là nhân viên công ty tôi đang có sự không bằng lòng về chế độ lương thưởng của mình Thu nhập của họ là thấp so với mặt bằng mức lương chung với cùng công việc ở đa số các công ty khác Vì vậy cần có

sự điều chỉnh ở đây nhằm thỏa mãn nhu cầu cơ bản này của các nhân viên Xem xét từng vị trí công tác, đề ra những mức điều chỉnh hợp lý

 Những nhu cầu về an toàn: Khi các cá nhân nghĩ đến việc bảo đảm cho tương lai thì có nghĩa là họ đang có những nhu cầu về an toàn trong công ăn việc làm, trong tiết kiệm, trong việc đóng bảo hiểm theo quy định của pháp luật,

 Những nhu cầu về xã hội: Nhu cầu giao tiếp với người khác và gặt hái những lợi ích từ các mối quan hệ với bên ngoài xã hội, muốn có cảm giác được là thành viên của một tập thể, một hội đoàn, một nhóm bạn bè Vì thế việc thường xuyên tổ chức các hoạt động quần chúng như các hoạt động thể thao, những cuộc gặp gỡ giao lưu cuối tuần,… cũng là những biện pháp giúp mọi người gắn kết hơn trong tập thể toàn công ty

 Nhu cầu được tôn trọng: Bây giờ con người lại mong muốn cảm thấy mình là người có ích trong một lãnh vực nào đó, được người khác công nhận và đánh giá cao

và xứng đáng được như vậy Đấy là những nhu cầu nhận được sự tôn trọng từ những người khác Đây có thể là nguồn động viên rất lớn trong công việc Cách làm thỏa

mãn nhu cầu này của nhân viên là thường xuyên có các hoạt động biểu dương những gương mặt đạt thành tích cao trong công việc Đội ngũ quản lý thường xuyên động viên khen thường những cá nhân này Động viên họ phát huy và khuyến khích những cá nhân khác học tập theo

 Nhu cầu tự thể hiện: Nhu cầu này thúc đẩy con người phải thực hiện được điều

gì họ mong ước, đạt được những mục tiêu mà họ đã đề ra, phát triển tiềm năng cá nhân trong lãnh vực mà họ đã chọn Đây là vấn đề rất quan trọng mà có lẽ ban giám đốc công ty chưa nhận thức đúng được tầm quan trọng của nó Với những người đứng đầu bộ phận, nên đặt niềm tin vào họ, trao cho họ quyền tự quyết trong công việc của mình Khuyến khích phát huy tối đa khả năng của họ trong lĩnh vực quản

lý Việc này tạo cho họ cơ hội thể hiện bản thân trở thành một nhà lãnh đạo năng động Đồng thời giúp cho tổng giám đốc bớt căng thẳng hơn trong công việc và đưa

ra các chỉ đạo hoạt động hiệu quả hơn cho công ty

III.CÁC ĐỀ XUẤT TRONG VIỆC THỰC HIỆN NÂNG CAO NĂNG LỰC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY

Các biện pháp đề xuất thực hiện việc tạo động lực cho nhân viên làm việc

1 Tham gia góp ý với ban giám đốc về những vấn đề hiện nay công ty đang gặp phải và đề ra các giải pháp giúp ban giám đốc quan tâm hơn tới nhân viên Thực hiện việc bàn giao trách nhiệm và quyền tự quyết cho trưởng các bộ phận trong công

ty Đây là biện pháp làm thay đổi một phần tư duy quản lý của lãnh đạo công ty Giúp lãnh đạo gần gũi với nhân viên hơn tạo động lực cho họ làm việc Thường xuyên động viên khích lệ nhân viên làm việc Động viên nhân viên có ý thức tự giác

và tập trung trong giờ làm việc, tránh thực hiện những công việc riêng Sở dĩ cần phải có việc ban lãnh đạo trực tiếp quan tâm tới đội ngũ nhân viên là người lãnh đạo luôn “là người quan trọng”, khi họ nói với nhân viên thể hiện sự tôn trọng và quan tâm tới họ, giúp họ phấn chấn hơn trong công việc

2 Thực hiện chế độ lương thưởng xứng đáng:

Cơ cấu tiền lương thường là: "Tiền lương = Lương + thưởng + phúc lợi" Có ba yếu tố cơ bản để xét thang lương, đó là: chức vụ, năng lực, và mức độ hoàn thành công việc Chế độ lương không rạch ròi đã dẫn đến việc bất mãn ở nhân viên Vì vậy biện pháp đầu tiên để khắc phục vấn đề này bộ phận kế toán kết hợp với bộ phận hành chính – quản trị nhân sự xem xét lại mức lương, đề xuất các mức tiền thưởng cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty theo chức vụ, thâm niên công tác, hiệu quả công việc để xây dựng quy chế lương cho phù hợp Thực hiện đúng quy chế 6 tháng tăng lương một lần Ngoài ra phải thường xuyên theo dõi thang lương của các công ty cùng ngành trên thị trường để đảm bảo rằng mặt bằng lương của doanh nghiệp mình không "lỗi thời", nhằm hạn chế việc nhân viên của mình "đầu quân" cho các công ty khác Do số lượng nhân viên chỉ là 25 người nên công việc này dự kiến sẽ hoàn thành trong khoảng 15 ngày, bao gồm cả thời gian thu thập thông tin, sự phản hồi của nhân viên, xử lý và tổng hợp lên quy chế mới Thường xuyên nêu gương những nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc trước tập thể đồng thời có các hình thức khen thưởng động viên hợp lý

3 Bố trí lại vị trí ngồi và của các bộ phận:

Tuy số lượng nhân viên không phải là nhiều, nhưng chưa thực sự có sự gắn kết mạnh mẽ trong tập thể Tòa nhà công ty thuê làm địa điểm làm việc vẫn còn một khoảng trống khá lớn tại tầng 1 Hơn nữa do nhu cầu đi lại nhiều của các bộ phận kinh doanh, kế toán nên sẽ bố trí làm 2 khu vực cho 2 bộ phận này tại tầng 1 Cách bày trí chỗ ngồi phải tạo được không gian mở, có nghĩa là mọi người có thề dễ dàng trao đổi công việc với nhau Giúp mọi người gần gũi thân thiết nhau hơn

4 Thường xuyên tạo ra các hoạt động cộng đồng:

Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu thể thao, văn nghệ Những dịp lễ tết sẽ

tổ chức những chuyến du lịch, giã ngoạ… Những buổi sinh nhật cũng là cơ hội tốt cho mọi người gần gũi nhau hơn Tôi thấy rằng trong một số công ty may, số lượng công nhân là rất lớn Tuy nhiên có một niềm vui được thể hiện dõ là hằng ngày vào mỗi buổi chiều, trên chiếc loa phóng thanh của xưởng vang lên lời chúc và bài hát mừng sinh nhật dành cho ai đó Các bạn nghĩ sao nếu một người công nhân bình thường được cả một tập thể quan tâm như vậy? Họ đã rất vui!

IV KẾT LUẬN

Tôi nhận thấy không chỉ riêng công ty mình mà rất nhiều công ty khác tại Việt Nam chưa làm tốt công tác khuyến khích nhân viên làm việc Mặc dù những năm gần đây khái niệm văn hóa kinh doanh đã gần hơn với doanh nghiệp Việt nhưng thực tế chúng ta chưa có nhiều doanh nghiệp có được một môi trường văn hóa kinh doanh đạt chuẩn quốc tế Trong khi khái niệm “văn hóa động viên nhân viên” đã được các công ty trên thế giới thực hiện thành công và xem đây như là phương pháp tối ưu trong quản lý và phát triển nhân sự thì khái niệm này dường như vẫn còn khá mới lạ đối với các doanh nghiệp trong nước Qua những nghiên cứu thu thập về

những nhu cầu của từng cá nhân trong tổ chức ta sẽ nhận thấy mỗi cá nhân đều có nhu cầu khác nhau Có thể nhân viên mới bước vào công ty sẽ cần tới mức lương thưởng xứng đáng mang tính chất ổn định lâu dài nhằm thỏa mãn hai nhu cầu đầu tiên là nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn Tuy nhiên đối với những nhân viên đã có thâm niên công tác lâu năm và có những cống hiến quan trọng cho công ty, công việc đã thuần thục và tích lũy được khá nhiều kinh nghiệm công tác tiền lương đã được trả cao thì nhu cầu của nhân viên đó phải là đạt được vị trí, chức vụ mong doanh nghiệp hoặc tổ chức Điểm mạnh trong thuyết nhu cầu của Maslow giúp nhà quản trị đánh giá được cấp độ nhu cầu của mỗi nhân viên, trong mỗi hoàn cảnh cụ thể để lựa chọn một giải pháp tạo động lực phù hợp Điều quan trọng là bạn phải biết họ muốn gì, sau đó xem mình có thể đáp ứng họ ở những vấn đề gì và ở mức độ nào, rồi từ đó chọn lựa và đưa ra các phương án phù hợp nhằm "lèo lái" nhu cầu cá nhân đi cùng với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp Vì vậy Đề án tôi đưa ra có tính ứng dụng thực tiễn cao là nâng cao năng lực làm việc của nhân viên thông qua các biện pháp động viên khuyến khích Có thể áp dụng vào nhiều doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Tôi tin rằng với sự áp dụng các biện pháp lý luận khoa học của môn học Quản trị hành vi tổ chức sẽ tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên với công ty, giữa các thành viên với nhau Giúp họ có thái

độ tích cực trong công việc, yên tâm gắn bó lâu dài với công ty Từ đó đưa công ty trở thành đơn vị hoạt động hiệu quả, môi trường làm việc thân thiện, từng bước xây dựng được “văn hóa động viên nhân viên”