Hiện tại, Vụ Khoa học Giáo dục Tài nguyên và Môi trường và văn phòng dự án đang xây dựng giai đoạn II 2012-2017 nhằm tiếp tục nhận tài trợ và hỗ trợ năng lực chuyên môn cho các cán bộ tr
Trang 1Môn: Quản trị hành vi tổ chức
BÀI TẬP CÁ NHÂN
Dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư” do Cơ quan Phát triển Quốc tế của Đan Mạch (DANIDA) tài trợ cho Bộ Kế hoạch và đầu tư Văn phòng dự án được đặt tại phòng 303, nhà A, số 65 Văn Miếu Văn phòng Vụ Khoa học Giáo dục Tài nguyên và Môi trường nằm trong trụ sở của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ở số 2 Hoàng Văn Thụ, khoảng cách giữa 2 văn phòng khoảng 3km Dự án được phê duyệt và bắt đầu thực hiện từ năm 2006 với cam kết hỗ trợ năng lực và công tác lập kế hoạch cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường trong khoảng thời gian 5 năm (2006-2011) Hiện tại, Vụ Khoa học Giáo dục Tài nguyên và Môi trường và văn phòng dự án đang xây dựng giai đoạn II (2012-2017) nhằm tiếp tục nhận tài trợ và hỗ trợ năng lực chuyên môn cho các cán bộ trong ngành lập kế hoạch sau khi giai đoạn thực hiện đầu tiên của dự án này kết thúc
Theo cam kết, Bộ Kế hoạch và Đầu tư chỉ định 01 Giám đốc quốc gia và 01 điều phối viên (kiêm nghiệm - 25% thời gian) để thay mặt Bộ chỉ đạo thực hiện dự
án Trước năm 2010, Giám đốc dự án do ông Vụ trưởng Vụ Khoa học Giáo dục Tài nguyên và Môi trường kiêm nghiệm Cuối năm 2009, ông được Chính phủ
đề bạt giữ chức Thứ trưởng Do vậy, đầu năm 2010, theo phân công, ông Phó vụ trưởng mới nhậm chức, nhận chức Giám đốc dự án Về phía quản lý của bộ 01 chuyên viên chính của Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên và Môi trường giữ vai trò điều phối viên dự án Hai vị trí này do chính phủ trả lương
Trang 2Tại Văn phòng dự án, có 3 nhân sự chuyên nhiệm được tuyển dụng theo phương thức công khai ngay từ khi bắt đầu dự án Đó là: Trợ lý giám đốc, Kế toán dự án
và Thư ký dự án Ba người này có nhiệm vụ cụ thể và độc lập với nhau Dự án trả lương cho cả 3 vị trí này Ngoài những vị trí cố định chuyên nhiệm, dự án ký hợp đồng trực tiếp với các tư vấn để thực hiện các công việc chuyên môn cụ thể Hình sau mô tả mối quan hệ công việc giữa các vị trí
Mặc dù hiện tại đã sang năm thực hiện cuối cùng của dự án, nhưng dự án vẫn tiếp tục nhận được các nhận xét “thực hiện không đúng kế hoạch”, “chậm tiến độ” và “mức giải ngân thấp” Nguyên tắc thực hiện dự án tuân thủ theo kế hoạch
đã định sẵn Hàng năm, vào tháng 12 của năm, văn phòng dự án cùng Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên và Môi trường xây dựng kế hoạch thực hiện của năm sau Kế hoạch thực hiện hang năm này cũng căn cứ theo khung kế hoạch đã được thông qua tại thời điểm phê duyệt dự án Bản kế hoạch năm là bản mô tả
GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
ĐIỀU PHỐI VIÊN
DỰ ÁN
TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC DỰ ÁN
KÊ TOÁN DỰ ÁN
THƯ KÝ DỰ ÁN
VĂN PHÒNG DỰ ÁN
Kênh quyết định
Hỗ trợ chuyên môn
Trang 3chi tiết các hoạt động, phân công công việc và ngân sách phân bổ cho hoạt động Đây là khung để việc đánh giá thực hiện hàng năm căn cứ vào
Trước khi đi vào phân tích tại sao sau hơn 4 năm hoạt động mà dự án vẫn chưa khắc phục được những tồn tại cố hữu như “thực hiện không đúng kế hoạch”,
“chậm tiến độ” và “mức giải ngân thấp”, tôi xin nêu một ví dụ cụ thể về một hoạt động mà tôi thấy đã phản ánh tương đối đầy đủ phương thức làm việc, khả năng của mỗi cá nhân cũng như mối quan hệ công việc giữa các thành viên của
dự án
Theo kế hoạch, dự án tổ chức 1 khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ lập kế hoạch cho khoảng 120 cán bộ cấp vụ của các sở kế hoạch và đầu tư của toàn bộ 61 tỉnh
và thành phố Hoạt động được dự kiến tổ chức tại thành phố Đà Nẵng trong vòng
5 ngày, từ ngày 26 đến ngày 30 tháng 8 năm 2010 Các công việc chuẩn bị được khởi động trước đó 2 tháng Tuy nhiên, hoạt động cho đến nay vẫn chưa được tiến hành
Tôi xin tổng hợp các thông tin liên quan đến kế hoạch cũng như thực tế thực hiện trong bảng sau:
Trang 4Bảng 1: Kế hoạch và thực tế hoạt động đào tạo tại Đà Nẵng - tháng 8/2010
Nội dung công việc Chịu trách
nhiệm chính
Thời hạn thực hiện
Thực tế thực hiện
Lý do
Lên chương trình đào tạo, gửi GĐ
để góp ý
Trợ lý GĐ 1/7 10/7 Không kịp chuẩn bị do có việc khác
chưa hoàn thành Góp ý của GĐ vào chương trình GĐ 5/7 15/5 Không bố trí được thời gian
Hoàn thiện Chương trình đào tạo Trợ lý GĐ 8/7 20/7
Mời giảng viên Trợ lý GĐ 9/7 20/8 Quên không liên lạc cho đến khi có
yêu cầu chi tiết thông tin từ thư ký
Ký hợp đồng với giảng viên GĐ 15/7 Chưa tìm được giảng viên
Lập danh sách học viên dự kiến Thư ký 1/8 1/8
Ký hợp đồng địa điểm Kế toán 1/8 1/8
Nhận phúc đáp từ giảng viên Thư ký 15/8 15/8
Bố trí các công việc hậu cần (vé
máy bay, chỗ ở)
Kế toán 15 – 22/8 15- 22/8
Chuẩn bị tài liệu học (chương trình
+ giáo trình)
Khóa học 26-30/8/2010 Chưa thực Đang báo cáo Giám đốc về phương
Trang 5hiện án thay đổi lịch do chưa tìm được
giảng viên
Trang 6Qua bảng thông tin, có thể thấy rằng, những nút thắt trong thực hiện kế hoạch rơi vào một số các cá nhân chịu trách nhiệm chính (Giám đốc Dự án
và Trợ lý Giám đốc dự án) Qua nhiều năm thực hiện, chúng tôi đã thống kê
và đã đúc rút được rằng, chính yếu tố con người là điều cản trở thực hiện dự
án theo đúng kế hoạch
Đối với ví dụ cụ thể như đã nêu, tôi nhận ra một số điểm yếu trong công tác
tổ chức nhân sự và hành vi của tổ chức của dự án như sau:
- Giám đốc dự án:
+ Là một nhân sự mới của dự án và của Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên
và Môi trường nên mọi kiến thức chuyên môn đều chưa quen
+ Chịu áp lực về việc phải chịu trách nhiệm cho mọi quyết định
+ Chịu áp lực về việc phải phân công thời gian
+ Đang trong quá trình “vừa học làm ” nhưng đã phải đưa ra các quyết sách nên mọi phản ứng đều rụt rè và cẩn trọng quá mức cần thiết khiến các hoạt động bị đình trệ
+ Chưa biết phân quyền và phân bổ nguồn nhân lực hiện có một cách hợp lý
- Điều phối viên dự án
+ Chưa là cầu nối giữa Văn phòng dự án và văn phòng vụ
+ Chưa thực hiện tốt vai trò giám sát thực hiện dự án
+ Chưa phát huy được vai trò tư vấn với giám đốc dự án
- Trợ lý Giám đốc dự án:
+ Chưa phát huy khả năng chuyên môn của mình (mặc dù được đánh giá là
có khả năng chuyên môn tốt khi phỏng vấn tuyển dụng
Trang 7+ Chịu nhiều áp lực về gia đình và công việc: luôn luôn trong tình trạng quá tải, mất tập trung, đánh mất ưu tiên trong thứ tự thực hiện công việc
+ Quá tham việc, ôm đồm, không biết phân bổ nguồn nhân lực sẵn có của dự
án để giảm tải công việc cho bản than mình
+ Thiếu kỹ năng điều phối
- Kế toán dự án:
+ Việc thực hiện các công việc của vị trí này bị động và phụ thuộc vào các hoạt động, công việc do những vị trí khác đảm đương
+ Luôn chịu áp lực về các rủi ro (tổn thất tài chính do không thực hiện hợp đồng), và áp lực về việc giải ngân
- Thư ký dự án:
+ Chưa linh hoạt trong việc thực hiện các công việc, chỉ làm những việc đã được lên kế hoạch trước
+ Không chủ động, sang tạo trong công việc để đưa ra các giải pháp kịp thời + Chưa thực hiện đầy đủ trách nhiệm là một nhân viên hỗ trợ hành chính của một dự án
Từ các nhận xét trên đây, tôi xin nêu ra một số đặc điểm, điểm yếu của ban quản lý dự án như sau:
- Thiếu sự kết nối trong công việc giữa các cá nhân
- Việc đánh giá và giám sát thực hiện dự án chưa được coi trọng
- Việc phân công tách bạch công việc của từng vị trí chính là một điểm yếu trong phối hợp công việc
- Kỹ năng làm việc nhóm chưa tốt
Trang 8- Kỹ năng kiểm tra chéo chưa có.
- Một số cá nhân không kiểm soát được công việc mình làm
- Chưa xây dựng được “sự tin tưởng” về chuyên môn đối với các nhân sự
- Không có sự đánh giá lại sau một thời gian công tác nên không có những điều chỉnh hợp lý và hiệu quả
Với việc nhận ra những điểm yếu như trên, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường năng lực điều phối, thực hiện của cả văn phòng dự án lẫn văn phòng Vụ Khoa học, Giáo dục Tài nguyên và Môi trường như sau:
Các giải pháp được phân chia thành 5 nhóm chính bao gồm: Kiếm soát áp lực, Quản trị những thay đổi của tổ chức, Văn hóa tổ chức, Hành vi cá nhân
và Cấu trúc và thiết kế của tổ chức
Để hiện thực hóa các nhóm giải pháp như đã nêu, tôi đề xuất lập một kế hoạch hành động cụ thể, với các hoạt động, kết quả mong đợi và sự tham gia của các cá nhân có liên quan như sau:
Bảng 2 Kế hoạch cải cách dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư”
Trang 9Công việc cần thực hiện Mục tiêu Người tham
gia chính
Thời gian thực hiện Kiếm soát áp lực
Xác định các công việc ưu tiên Đưa ra được danh mục các ưu tiên
giữa các đầu việc và làm những việc có mức độ ưu tiên cao trước
Giám đốc Trợ lý giám đốc
Định kỳ hang tuần
Loại bỏ các áp lực bằng việc phân
quyền
Giải quyết sự quá tải bằng việc phân công, chia sẻ công việc giữa các cá nhân tham gia
Giám đốc Điều phối viên Trợ lý giám đốc
1 tháng
Quản trị những thay đổi của tổ chức
Tăng cường vai trò của điều phối viên Có thể tham gia sâu vào công việc
chuyên môn, giám sát thực hiện
Điều phối viên 1 tháng
Giao quyền cho những vị trí chủ chốt Điều phối viên có thể quyết định
những vấn đề về công tác điều phối của dự án
Giám đốc Điều phối viên Trợ lý giám đốc
1 tháng
Trang 10Chấp nhận sự thay đổi Nhanh chóng làm quen và kiểm
soát những thay đổi về cơ cấu tổ chức của dự án
Giám đốc Trợ lý Giám đốc
1 tháng
Văn hóa tổ chức
Tạo điều kiện để các cá nhân chia sẻ
thông tin
Sự thông cảm sẽ giúp giải quyết
và tìm ra giải pháp thay đổi
Toàn bộ nhân sự
Định kỳ 1 tháng 1 lần
Xây dựng thói quen phê bình và tự phê
bình
Giúp các cá nhân phát hiện các nhược điểm để khắc phục
Toàn bộ nhân sự
Định kỳ 1 tháng 1 lần
Hành vi cá nhân
Tự đặt ưu tiên cho công việc trên các
mối quan tâm của cá nhân trong 8 tiếng
công sở
Không để các công việc cá nhân làm sao nhãng và sử dụng thời gian của công sở để giải quyết việc cá nhân
Trợ lý GĐ Ngay lập tức
Xây dựng tính cách cởi mở, giúp đỡ Sẵn sang gánh vác công việc nếu
cần thiết
Trợ lý GĐ
Kế toán Thư ký
Ngay lập tức
Cấu trúc và thiết kế của tổ chức
Trang 11Điều chỉnh cơ cấu nhân sự phù hợp
(tuyển mới, điều chỉnh nội bộ)
Trợ lý giám đốc chuyển sang làm
cố vấn chuyên môn
Tuyển mới trợ lý giám đốc có kinh nghiệm điều phối công việc
Giám đốc Trợ lý giám đốc
3 tháng
Họp định kỳ để thông báo tốc độ triển
khai công việc
Các cá nhân kiểm tra chéo và kịp thời phát hiện các “khoảng trống”
Toàn bộ dự án 1 tuần/ lần
Trang 12Mặc dù dự án “Tăng cường năng lực cho Vụ Khoa học, Giáo dục, Tài nguyên và Môi trường, Bộ Kế hoạch và Đầu tư” là một dự án ‘phi lợi nhuận’, nhưng việc áp dụng các kiến thức về quản trị hành vi tổ chức của khóa học quản trị doanh nghiệp đã giúp tôi có những tư duy mạch lạc hơn về
cơ cấu tổ chức, vai trò của các cá nhân, nhận ra và tìm được cách giải quyết các tồn tại hiện có trong tổ chức của mình
Dự án đã bước sang năm thực hiện cuối cùng, nhưng tôi tin tưởng rằng những giải pháp này, nếu được áp dụng, sẽ vẫn phát huy tác dụng tích cực không chỉ cho giai đoạn còn lại mà còn góp phần hữu ích cho việc phán đoán được các rủi ro trong tương lai Do đó, hy vọng rằng, việc xây dựng giai đoạn 2 của dự án sẽ loại bỏ các tồn tại ‘cố hữu’ của giai đoạn trước và
là cơ sở vững chắc để giai đoạn 2 được thực hiện một cách hiệu quả
