Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương ở Trường đại học kinh tế Huế

Tuy nhiên, công tác quản lý nhân sự do Phòng Tổ chức - Hành chính của Trường đang đảm nhận lại còn thủ công, chủ yếu quản lý bằng giấy tờ với sự hỗ trợ của Microsoft Office, chưa có phần

i

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Trường Đại học Kinh tế là một trường đại học thành viên thuộc Đại học Huế Trong quá trình phát triển, Trường đã trải qua nhiều giai đoạn: Khoa Kinh tế nông nghiệp - Đại học Nông nghiệp II Hà Bắc (giai đoạn 1969 - 1983), Khoa Kinh tế - Đại học Nông nghiệp II Huế (giai đoạn 1984 - 1994), Khoa Kinh tế - Đại học Huế (giai đoạn

1995 - 2002) và trở thành Trường Đại học Kinh tế từ 9/2002 theo Quyết định số 126/QĐ-TTg ngày 27/9/2002 của Thủ tướng Chính phủ Trường là cơ sở đào tạo cán

bộ, chuyên gia Kinh tế và Quản trị kinh doanh; là cơ sở duy nhất ở địa bàn miền Trung, Tây Nguyên đào tạo cử nhân, Thạc sĩ và Tiến sĩ chuyên ngành Kinh tế Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Cơ cấu tổ chức của Trường được hình thành theo quy chế tổ chức hoạt động của Đại học Huế, gồm: Ban Giám hiệu, 04 Phòng chức năng, 05 Khoa trực thuộc và 03 Trung tâm Ngoài ra Trường còn có đầy đủ hệ thống các tổ chức chính trị, đoàn thể Đội ngũ cán bộ, giảng viên của Trường không ngừng được tăng cường về số lượng và chất lượng Đến nay, Trường đã có 287 cán bộ công nhân viên, trong đó có 205 cán bộ giảng dạy với gần 50 % là Phó Giáo sư, Tiến sỹ, Thạc sỹ Kinh tế, nhiều cán bộ, giảng viên đang theo học tiến sĩ, thạc sĩ ở trong nước và nước ngoài Tuy nhiên, công tác quản

lý nhân sự do Phòng Tổ chức - Hành chính của Trường đang đảm nhận lại còn thủ công, chủ yếu quản lý bằng giấy tờ với sự hỗ trợ của Microsoft Office, chưa có phần mềm quản lý chuyên dụng đã làm cho công tác quản lý nhân sự gặp nhiều khó khăn

Từ năm 2008, Trường Đại học Kinh tế thực hiện việc trả lương qua thẻ rút tiền

tự động ATM Việc trả lương qua thẻ có nhiều thuận tiện nhưng cũng gặp không ít khó khăn Cán bộ, giảng viên và người lao động không thể nắm bắt, theo dõi được các khoản tiền hằng tháng mà mỗi người đã nhận được cũng như đóng góp cho các quỹ phúc lợi, bảo hiểm…

Trong khi đó, Trường Đại học Kinh tế Huế cũng đang từng bước tin học hóa công tác quản lý của Trường, trong đó bao gồm công tác quản lý thư viện, quản lý sinh viên, thiết lập trang web của Trường nhưng lại chưa xây dựng hệ thống quản lý nhân

sự cũng như quản lý tiền lương cho đồng bộ Với mục đích trên, đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý Nhân sự và Tiền lương ở Trường Đại học Kinh tế Huế” được

thực hiện nhằm góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả công việc cũng như giảm thiểu thời gian trong công tác quản lý nhân sự và tiền lương của Trường

2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

- Nghiên cứu quy trình quản lý nhân sự và tiền lương tại Trường Đại học Kinh

tế - Đại học Huế và đề xuất mô hình tin học hóa

- Nghiên cứu lý thuyết tổng quan về các bước xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương

- Xây dựng phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý nhân sự, tiền lương nhằm đạt được kết quả tốt hơn

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài được thực hiện dựa trên những thông tin về cơ cấu tổ chức, bộ máy làm việc, thông tin về lương của đội ngũ cán bộ, giảng viên và người lao động của Trường Đại học Kinh tế Huế, trong đó tập trung vào:

- Quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự của Phòng Tổ chức Hành chính

- Quy chế, quy định về lương và các nghiệp vụ làm lương của Phòng Tài chính

Kế hoạch

- Lý thuyết xây dựng và phát triển một phần mềm ứng dụng

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

+ Phương pháp quan sát, phỏng vấn, đọc tài liệu

+ Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống

+ Phương pháp lập trình hướng chức năng

5 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài đạt được những kết quả sau:

- Mô hình hóa các hoạt động của công tác quản lý nhân sự, tiền lương

- Thiết lập cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhân sự, tiền lương

- Xây dựng phần mềm để quản lý nhân sự, tiền lương

6 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận gồm 3 chương như sau:

Chương I: Tổng quan về công tác quản lý nhân sự, tiền lương ở Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế

Chương II: Phương pháp luận cơ bản về quy trình xây dựng một phần mềm quản lý

Chương III: Xây dựng Phần mềm Quản lý Nhân sự và Tiền lương ở Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế

iii

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG

CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ

1.1 Giới thiệu về Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế

1.1.1 Giới thiệu chung

Tên đầy đủ: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế

Điện thoại:

Ngày thành lập: Ngày 27/09/2002 theo Quyết định số 126/2002/QĐ - TTg

ngày 27/09/2002 của Thủ tướng Chính phủ

Nhiệm vụ: đào tạo cán bộ trình độ đại học, sau đại học và tổ chức các khóa đào

tạo ngắn hạn thuộc lĩnh vực kinh tế; nghiên cứu khoa học, thực hiện các dịch vụ phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu; quan hệ hợp tác quốc tế với nhiều trường Đại học,

viện nghiên cứu và tổ chức nước ngoài trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học

1.1.2 Mô hình tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Trường được hình thành theo quy chế tổ chức hoạt động của Đại học Huế gồm: Ban Giám hiệu, bốn phòng ban chức năng: Phòng Hành chính Tổng hợp, Phòng Giáo vụ - Công tác sinh viên, Phòng Quản lý Khoa học Đối ngoại, Phòng Tài chính Kế hoạch và năm khoa trực thuộc: Khoa Quản trị Kinh doanh, Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Khoa Kế toán - Tài chính, Khoa Kinh tế - Phát triển, Khoa Kinh tế Chính trị Ngoài ra, Trường còn có 3 Trung tâm trực thuộc: Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp vừa và nhỏ, Trung tâm dịch thuật, Trung tâm Đào tạo Quản trị HTX Nông nghiệp

1.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của Phòng Tổ chức Hành chính và Phòng Tài chính Kế hoạch

- Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu, giúp việc cho Ban Giám hiệu về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách, công tác hành chính quản trị, công tác đầu tư, xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc dạy, học cũng như hoạt động của các khoa và phòng ban chức năng, ban hành các nội quy, quy chế, công tác bảo vệ, tuyển dụng theo phân cấp của Trường

- Phòng Tài chính Kế hoạch: là phòng nghiệp vụ quản lý, thực hiện nghiêm

chỉnh Pháp lệnh Kế toán - Tài chính - Thống kê của Nhà nước và phân cấp về quản lý tài chính, quy chế về tổ chức quản lý điều hành do Đại học Huế và Trường ban hành

1.3 Định hướng phát triển công nghệ thông tin của Trường Đại học Kinh tế 1.3.1 Tình hình ứng dụng CNTT

Hiện tại, Trường trang bị gần 60 máy tính được cài đặt bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office 2003, các phần mềm chuyên dụng, các phần mềm tiện ích phục vụ công tác hàng ngày của các khoa, phòng Tất cả các máy tính này đều được liên kết với nhau thông qua mạng LAN với tốc độ 100Mbps nhằm đảm bảo cho việc trao đổi dữ

liệu trong nội bộ Trường

Để đảm bảo cho việc vận hành hệ thống mạng, truyền thông, Trường có một bộ phận CNTT với ba nhân viên đều có trình độ đại học chuyên ngành CNTT chịu trách nhiệm Ngoài ra, còn có sự hỗ trợ của các cán bộ, giáo viên ở các khoa, phòng khác như Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Phòng Giáo vụ và Đào tạo Đại học trong việc cài đặt, vận hành các phần mềm triển khai tại Trường

1.3.2 Định hướng phát triển CNTT

Năm 2009 là năm Việt Nam thực hiện cam kết với tổ chức WTO về giáo dục và

đào tạo và thực hiện chủ trương của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc triển khai chủ

đề "Năm học ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng giảng dạy",

Trường Đại học Kinh tế cũng đã có những định hướng trong năm 2009 và những năm

sắp tới

1.4 Thực trạng công tác quản lý nhân sự, tiền lương

1.4.1 Tổng quan về công tác quản lý nhân sự, tiền lương

Hiện nay, số lượng cán bộ, giảng viên của Trường là 287 người Đây là một con

số khá lớn nên việc quản lý thông tin cán bộ, giảng viên gặp nhiều khó khăn, việc quản

lý thủ công sẽ không còn phù hợp nữa Vì vậy, ứng dụng phần mềm máy tính vào công tác quản lý nhân sự đang là một yêu cầu thiết thực của Trường

Việc tăng lên nhanh chóng về số lượng cán bộ, giáo viên và người lao động đã gây áp lực lớn lên công tác quản lý tiền lương của Trường Đây thực sự là một thách thức cho Phòng Kế hoạch Tài chính trong công tác quản lý tiền lương bán thủ công với

sự hỗ trợ của Microsoft EXCEl như hiện nay Việc sử dụng phần mềm chuyên dụng

hỗ trợ công tác quản lý tiền lương trở thành vấn đề cấp bách

1.4.2 Bài toán quản lý nhân sự, tiền lương

Những vấn đề bất cập của bài toán quản lý nhân sự, tiền lương được mô tả tại bảng dưới đây đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương mới đáp ứng các yêu cầu của quá trình tin học hóa các hoạt động của Trường:

v

- Tác nghiệp phi tập trung, không tra cứu, sử

dụng được thông tin tham chiếu lẫn nhau

- Tổ chức lại hệ thống tập trung nhằm tăng cường tham chiếu thông tin lẫn nhau

- Nhiều công việc lặp lại do được thực

hiện độc lập bởi từng bộ phận

- Tổ chức lại hệ thống nhằm giảm các thao tác lặp lại

- Dữ liệu lưu trữ trùng lặp tại nhiều nơi,

không nhất quán

- Tổ chức CSDL tập trung, bảo đảm dữ liệu nhất quán và chia sẻ được

- Các cấp lãnh đạo, cán bộ, giáo viên

không thể tự tìm kiếm, truy vấn thông tin

theo yêu cầu mà phải có sự thực hiện của

cán bộ nghiệp vụ

- Các cấp lãnh đạo, cán bộ, giáo viên có thể tự truy cập vào hệ thống theo quyền

sử dụng được cấp để thu thập các thông tin tức thời, lập báo cáo tự động

- Nhiều chức năng, công việc được thực

hiện thủ công trực tiếp

- Tăng phần xử lý tin học, giảm phần xử

lý thủ công

- Chưa tận dụng tốt hệ thống mạng truyền

thông đang có

- Tận dụng tối đa công suất hệ thống mạng truyền thông hiện có và tích hợp thông tin với các hệ thống quản lý khác

Hệ thống thông tin mới phải đáp ứng được những yêu cầu sau:

- Tổ chức dữ liệu: mọi thông tin sẽ được cập nhật và lưu trữ tại CSDL chung

- Nội dung thông tin: phải đảm bảo được tính thời sự, mọi thông tin thay đổi đều phải được cập nhật và cung cấp tức thời, chính xác, đầy đủ, mềm dẻo và bảo mật

- Hệ thống phải hỗ trợ tiếng Việt, phân cấp trong việc truy nhập vào hệ thống, tận dụng được thế mạnh hạ tầng mạng truyền thông của Trường

Hệ thống phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ về quản lý nhân sự, tiền lương, bao gồm các công việc sau: 1 Quản lý người dùng chương trình; 2 Quản

lý hồ sơ cán bộ; 4 Quản lý thông tin khoa, phòng; 5 Quản lý các thay đổi thông tin về lương, phụ cấp và các khoản thu chi khác; 6 Quản lý công tác tính lương; 7 Kết xuất được báo cáo cho lãnh đạo

1.5 Giải pháp xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương

Yêu cầu thực tế đòi hỏi Trường Đại học Kinh tế phải xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương mới nhằm đáp ứng các yêu cầu sau:

- Cho phép chia sẻ thông tin cho những phòng, khoa khác

- Đáp ứng đầy đủ, kịp thời, chính xác mọi yêu cầu về thông tin

- Sẵn sàng mở rộng khi triển khai các hệ thống quản lý khác trong tương lai

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN

VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ

2.1 Phần mềm và Công nghệ phần mềm

Có thể hiểu “Phần mềm” là tổng hợp các yếu tố sau:

+ Các chương trình máy tính;

+ Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp; + Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy

Nhờ có phần mềm, máy tính có thể thực hiện được các nhiệm vụ mà người sử dụng yêu cầu Phần mềm do con người viết ra để phát huy hiệu quả máy tính, nên làm phần mềm đòi hỏi một hàm lượng chất xám cao, là một trong những lĩnh vực quan trọng của công nghệ cao

Có nhiều cách phân loại phần mềm, trong đó phổ biến nhất là chia phần mềm thành hai loại chính: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng

Từ khi ra đời đến nay, phần mềm đã trải qua bốn thời kỳ khác nhau: Thời kỳ thứ nhất (1950 - 1960), thời kỳ thứ hai (1960 - 1970), thời kỳ thứ ba (1970 - 1990) và thời kỳ thứ tư (1990 - 2000)

2.2 Tổng quan về ngôn ngữ lập trình

Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà con người và máy tính đều có thể đọc và hiểu được

Ngôn ngữ lập trình đã phát triển qua các thế hệ sau: 1 Ngôn ngữ máy; 2 Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất; 3 Ngôn ngữ thế hệ thứ hai; 4 Ngôn ngữ thời kỳ thứ ba

2.3 Vòng đời phát triển của một phần mềm

Một phần mềm sẽ có vòng đời phát triển bắt đầu từ công nghệ hệ thống đến phân tích, thiết kế, mã hóa, kiểm thử và cuối cùng là bảo trì phần mềm

2.4 Nền tảng thiết kế phần mềm

2.4.1 Vai trò của phần mềm

Thiết kế phần mềm nằm ở trung tâm kỹ thuật của tiến trình kỹ nghệ phần mềm Thiết kế phần mềm là một trong ba hoạt động kỹ thuật - thiết kế, lập trình và kiểm thử

- những hoạt động cần để xây dựng và kiểm chứng phần mềm

2.4.2 Tiến trình thiết kế

Thiết kế phần mềm là một tiến trình qua đó các yêu cầu được dịch thành một biểu diễn phần mềm Thiết kế phần mềm được tiến hành theo hai bước: Thiết kế sơ bộ quan tâm tới việc dịch các yêu cầu thành kiến trúc dữ liệu và phần mềm; Thiết kế chi tiết tập trung vào việc làm mịn biểu diễn kiến trúc để dẫn tới cấu trúc chi tiết và biểu diễn thuật toán cho phần mềm

vii

2.4.3 Thiết kế và chất lượng phần mềm

Trong toàn bộ tiến trình thiết kế, chất lượng của thiết kế được khẳng định thông qua các lần xét duyệt kỹ thuật chính thức Tiến trình thiết kế công nghệ phần mềm hướng tới một thiết kế tốt thông qua việc áp dụng các nguyên lý cơ bản, phương pháp luận hệ thống và việc phê duyệt thấu đáo

2.4.4 Các phương pháp thiết kế

Có hai phương pháp thiết kế, đó là phương pháp thiết kế “Từ đỉnh xuống” (Top down design) và phương pháp thiết kế “Từ dưới lên” (Bottom up design)

2.5 Quy trình thiết kế một phần mềm ứng dụng

Một quy trình thiết kế phần mềm ứng dụng gồm các giai đoạn sau đây:

2.5.1 Khảo sát thực tế

Nghiên cứu hoạt động nghiệp vụ của bộ phận tổ chức có yêu cầu tin học hóa, thu thập tài liệu, thông tin từ những người làm việc trực tiếp, xác định các yêu cầu mà khách hàng đặt ra Từ đó xác định thông tin nào cần được xử lý, chức năng nào cần có

và tiêu chuẩn hợp lệ nào cần có để xác định ra một hệ thống

2.5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu được thiết kế bảo đảm các tiêu chuẩn phải trải qua bảy bước

2.5.3 Thiết kế kiến trúc phần mềm

Thiết kế kiến trúc hệ thống phải mô tả hai đặc trưng quan trọng của chương trình máy tính: cấu trúc cấp bậc của các thành phần thủ tục và cấu trúc dữ liệu

2.5.4 Thiết kế giao diện

Giao diện là cơ chế qua đó thiết lập đối thoại giữa chương trình và người dùng

Có bốn mô hình khác nhau khi thiết kế giao diện: Mô hình thiết kế; Mô hình người dùng; Cảm nhận hệ thống; Hình ảnh hệ thống

2.5.5 Lập trình

Thực hiện lập trình bao gồm các bước sau: xác định tài liệu chương trình gốc; khai báo dữ liệu; xây dựng câu lệnh

2.5.6 Kiểm thử

Kiểm thử phần mềm là phần tử mấu chốt của đảm bảo chất lượng phần mềm và biểu thị cho việc xét duyệt tối hậu về đặc tả, thiết kế và mã hóa Để thực hiện mục tiêu kiểm thử, người ta sử dụng hai loại kỹ thuật kiểm thử khác nhau, đó là kiểm thử hộp đen

và kiểm thử hộp trắng

2.5.7 Triển khai và đào tạo sử dụng

Triển khai phần mềm là việc đưa sản phẩm được tạo ra bởi các nhóm người lập trình đến đối tượng sử dụng phần mềm Sau đó tiến hành đào tạo kiến thức về máy tính, đào tạo nhận thức về hệ thống, đào tạo người sử dụng phần mềm

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ, TIỀN LƯƠNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ

3.1 Phân tích bài toán quản lý nhân sự, tiền lương

3.1.1 Yêu cầu của người sử dụng

* Quản lý nhân sự:

- Khi tuyển cán bộ, giảng viên, phải lưu trữ thông tin cá nhân của cán bộ, giảng viên theo mẫu lý lịch thống nhất Khi có sự thay đổi về hồ sơ cá nhân thì phải có sự cập nhật kịp thời trong CSDL

- Khi có thêm phòng, khoa mới được thành lập thì thông tin về phòng, khoa mới cũng sẽ được cập nhật và lưu vào cơ sở dữ liệu

- Khi cần tìm hiểu tình hình nhân sự, có thể thống kê theo các tiêu chí khác nhau, từ đó kết xuất thành các báo cáo

* Quản lý tiền lương:

- Nắm được thông tin về lương cũng như các khoản phụ cấp của CBGV

- Tính lương cho cán bộ, giảng viên

- Thống kê, báo cáo để biết được thông tin về lương trong tháng

- Cập nhật kịp thời các thay đổi về hồ sơ lương

3.1.2 Yêu cầu của chương trình

3.1.2.1 Phân hệ quản lý nhân sự

- Cập nhật lý lịch cán bộ, giảng viên

- Xem lý lịch cán bộ, giảng viên

- Điều chỉnh lý lịch cán bộ, giảng viên

- Điều động, xóa cán bộ, giảng viên

3.1.2.2 Phân hệ quản lý tiền lương

- Tính lương

- Cập nhật hệ số lương

- Thống kê, báo cáo

- Xem thông tin

3.1.3 Sơ đồ chức năng (Business Flow Diagram - BFD)

Tác giả trình bày sơ đồ chức năng của hệ thống, bao gồm: Quản trị hệ thống, Quản lý nhân sự và Quản lý tiền lương

3.1.4 Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram - CD)

Tác giả sử dụng sơ đồ ngữ cảnh để thể hiện các thực thể cũng như các luồng thông tin di chuyển trong hệ thống

3.1.5 Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)

Tác giả sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu để trình bày các thực thể, mối quan hệ giữa các thực thể, chức năng của hệ thống và các luồng thông tin vào ra của từng chức năng

ix

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng của hệ thống

Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG

Nhập mới CBGV

Cập nhật CBGV

Xem thông tin CBGV Điều động CBGV

Thống kê, báo cáo

Cập nhật HSL

Tính lương

Xem thông tin

Thống kê, báo cáo Thoát

Quản lý hệ thống

Quản lý người dùng

Phòng Tổ chức Hành chính

Hồ sơ cán bộ

Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương

Cán bộ, giảng viên

Ban Giám hiệu

Phòng Tài chính Kế hoạch

Quyết định Yêu cầu thông tin Thông tin phản hồi

Yêu cầu thông tin Thông tin phản hồi

Thông tin tra cứu Thống kê, báo cáo Thông tin cập nhật

Thông tin tra cứu Thống kê, báo cáo Thông tin cập nhật