1.1 Yêu cầu về phần mềm quản lý CSDL số Yêu cầu chung - Có khả năng lưu trữ các dạng dữ liệu số hoá, bao gồm hình ảnh, âm thanh, text, video; - Có khả năng hỗ trợ việc tìm kiếm toàn văn
Trang 1TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ, HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ,
BỘ SƯU TẬP TÀI LIỆU SỐ
1 MỘT SỐ YÊU CẦU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU SỐ
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, tài liệu số đang là một trong những xu thế của hoạt động thông tin thư viện hiện đại Để quản lý và khai thác, sử dụng các nguồn tài liệu số, các cơ quan thông tin, thư viện nói chung và thông tin, thư viện trong quân đội nói riêng cần chú trọng đầu tư nghiên cứu phát triển phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) số
1.1 Yêu cầu về phần mềm quản lý CSDL số
Yêu cầu chung
- Có khả năng lưu trữ các dạng dữ liệu số hoá, bao gồm hình ảnh, âm thanh, text, video;
- Có khả năng hỗ trợ việc tìm kiếm toàn văn đối với tất cả các loại tài liệu điện tử, như Microsoft Word, Excel, WordPerfect, Acrobat PDF, HTML, XML ;
- Có khả năng tự xác định các thuộc tính của các file dữ liệu số hoá được đưa vào để cho phép tra cứu theo các thuộc tính đó, thí dụ kích cỡ file, loại nén (với hình ảnh, âm thanh và video), MIME type, cỡ và độ sâu (đối với hình ảnh), độ dài (đối với âm thanh và hình ảnh video) ;
- Phần mềm phải cung cấp khả năng mô tả siêu dữ liệu cho các tư liệu
số theo DCMI (Dublin Core Meta Data Initiative), cung cấp khả năng tra cứu và trao đổi siêu dữ liệu (metadata) bằng định dạng XML theo chuẩn Resource Description Format (RDF) của W3C
- Phần mềm phải cung cấp các tính năng quản lý truy cập để đảm bảo tính bảo mật và phân quyền sử dụng các tư liệu số
- Phần mềm có khả năng hỗ trợ thực hiện các chức năng cơ bản sau:
Thu thập và bổ sung các tư liệu;
Số hoá và xử lý các dữ liệu thu thập được;
Biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm;
Tổ chức thông tin và khai thác, tra cứu các tài liệu liệu số;
Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin
THU VIEN QUAN DOI
Trang 2Yêu cầu về kĩ thuật
Phần mềm quản lý CSDL số phải đáp ứng yêu cầu cập nhật và nâng cấp thuận tiện, có khả năng mở rộng và là hệ thống đa người dùng, an toàn;
Hệ thống thư viện số cung cấp cho người sử dụng không chỉ khả năng truy cập đến các dữ liệu truyền thống như text, mà còn có khả năng hỗ trợ người
sử dụng truy cập đến các nguồn dữ liệu số hoá trong hệ thống như văn bản, sơ
đồ, hình ảnh, âm thanh ;
Hệ thống được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở, do đó dễ dàng nâng cấp, mở rộng cũng như tích hợp với các hệ thống khác
Sơ đồ cấu trúc hệ thống
OPAC: không chỉ cung cấp các chức năng truyền thống như khả năng tra
cứu, truy cập dữ liệu, mà còn trở thành cổng thông tin chung cho hầu hết mọi truy cập đến hệ thống thư viện điện tử;
THU VIEN QUAN DOI
Trang 3Authority Control: cung cấp các chức năng kiểm soát truy cập, ghi nhận
truy cập Ngoài ra, Module này còn thực hiện các chức năng AAA: authorization (cấp quyền), authentication (xác thực) và accouting (tính tiền);
Library Server: cung cấp các thông tin liên quan đến bạn đọc, tư liệu; Object Server: lưu trữ và cung cấp nội dung các tài liệu số Các máy chủ
có thể mở rộng theo nhu cầu (nâng cấp, thêm các máy chủ )
Thông qua OPAC, bạn đọc tiến hành các thao tác tra cứu tư liệu Sau khi yêu cầu tra cứu được gửi đến Library Server, Library server trả lại kết quả, chỉ rõ nội dung tư liệu tại địa chỉ (URL)/ đường dẫn Bạn đọc gửi địa chỉ/ đường dẫn đến nội dung tư liệu, OPAC chuyển cho AAA Control để kiểm tra quyền truy cập Trong trường hợp được quyền truy cập, Object Server sẽ trả lại nội dung và chuyển kết quả về cho bạn đọc thông qua OPAC, bao gồm cả việc thông báo lỗi truy cập
1.2 Các bước xây dựng CSDL số
- Thu thập, bổ sung các tư liệu cần số hoá
Đây là công đoạn chủ yếu do các cán bộ thư viện thực hiện Các cán bộ thư viện sẽ phải xác định ra các loại tài liệu hoặc những phần tài liệu cần phải số hoá, sau đó tiến hành phân loại tài liệu tuỳ theo thuộc tính của chúng để xử lý Có rất nhiều loại tài liệu khác nhau nhưng các tài liệu có thể được phân theo các nhóm: text, hình ảnh (images), audio, video và các dạng tài liệu khác (chương trình máy tính )
- Số hoá và xử lý các tài liệu (xem bảng dưới đây)
Dạng vật
chất
Vật thể, vật chất (sách, video )
File máy tính File máy tính
Định
dạng
(format)
Đa dạng (văn bản tiếng Anh, VHS, )
File đồ hoạ (.BMP,
.MPG, )
File có cấu trúc (.DOC, MPG) biểu ghi chỉ số
và cơ sở dữ liệu
Khả năng
đọc
Người hoặc
là các thiết
bị chuyên dụng
Các chương trình đồ hoạ máy tính
Các chương trình máy tính như văn bản, video hay cơ sở
dữ liệu
THU VIEN QUAN DOI
Trang 4Khả năng
nhân bản
Nhân bản vật chất (photocopy)
Copy file và
in các bản sao theo số lượng mong muốn
Tạo các thông tin của bản gốc theo các định dạng khác nhau (in lại sách theo chữ in nghiêng, chơi video với các track âm thanh khác nhau)
Xử lý Thay đổi
bằng tay (viết vào lề sách, cắt và nối băng)
Đánh dấu bằng máy tính và xử lý
đồ hoạ (thêm vào các ghi
người dùng, phóng to/thu nhỏ, thay đổi màu sắc, thay bằng các hình ảnh khác)
Sửa đổi lại các thông tin gốc, tạo ra các tài liệu mới từ tài liệu gốc, copy
và phân phối
Số hoá và xử lý tài liệu là công đoạn quan trọng nhất để tạo nên một thư viện điện tử Có rất nhiều dạng tài liệu gốc (sách, video, audio, hình ảnh ) Sách có thể bao gồm cả chữ và hình ảnh, video bao gồm cả audio và hình ảnh Với mỗi dạng tài liệu thì có các cách xử lý khác nhau, nhưng tựu chung lại chúng đều phải qua các giai đoạn số hoá (tạo ra các hình ảnh số) và sau đó tiến hành xử lý để tạo ra các thông tin số - đối tượng của thư viện điện tử
- Biên mục, nhập vào CSDL, tạo các điểm truy cập để tìm kiếm
Nguyên tắc chung của việc biên mục dữ liệu số là xây dựng các bộ nhãn trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hoá Các nhãn trường này phải tuân thủ theo các thành phần do tổ chức Sáng kiến siêu dữ liệu Dublin Core (DCMI) qui định DCMI qui định 15 thành tố cần mô tả cho các nguồn tư liệu (không nhất thiết là các tư liệu điện tử) So với MARC21, DCMI đã được đơn giản hoá nhằm tăng khả năng chuyển tải và khai thác đối với các bản ghi thư mục Ngoài ra, DCMI còn qui định phương pháp mở rộng, tuy
THU VIEN QUAN DOI
Trang 5nhiên các trường mở rộng này cần thuộc vào 15 thành tố đã qui định trong DCMES (Dublin Core Metadata Element Set)
1.3 Tổ chức thông tin và khai thác, tra cứu
Sau khi kết thúc quá trình số hoá, biên mục tài liệu, các tài liệu sẽ được đưa vào khai thác Theo đó, hệ thống cung cấp cho người dùng tin khả năng tra cứu đầy đủ theo các tiêu chí chung (như đã mô tả trong phần OPAC), người dùng tin có thể tìm kiếm theo tiêu đề, từ khoá, tác giả… Đối với dữ liệu số, hệ thống còn cung cấp các khả năng tra cứu đặc trưng riêng cho từng kiểu dữ liệu, ví dụ với kiểu văn bản, người dùng tin có thể thực hiện tìm kiếm toàn văn; kiểu hình ảnh: có thể tra cứu theo màu sắc Hệ thống quản lý quyền truy cập đến từng tài liệu sẽ kiểm soát và ghi lại mọi yêu cầu truy cập, bảo đảm người dùng tin chỉ được tra cứu các tài liệu được cấp phép và thực hiện chức năng AAA (dịch vụ bán thông tin và tính tiền)
Có hai phương thức truy cập (thể hiện) dữ liệu: một là, người dùng tin
có thể tải (download) toàn bộ dữ liệu về máy trạm, sau đó mới xem tư liệu Phương pháp này cho phép người dùng tin có thể xem lại nhiều lần
mà không cần truy cập lại Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là người dùng tin sẽ phải chờ cho đến khi toàn bộ tư liệu được tải xuống, quá trình tải xuống sẽ phải mất nhiều thời gian tùy thuộc vào tốc độ
đường truyền và dung lượng file dữ liệu; hai là, ứng dụng công nghệ
streaming Ưu điểm của công nghệ này là, sau khi đã nhận được các thông tin mô tả cần thiết, bạn đọc có thể xem tư liệu ngay lập tức, đồng thời hệ thống tiếp tục tải các gói dữ liệu tiếp theo về máy trạm Công nghệ streaming không đòi hỏi đường truyền tốc độ cao, cho phép xem theo thời gian thực, nên khắc phục những nhược điểm của phương pháp thứ nhất
1.4 Quản trị hệ thống và bảo mật thông tin
Module quản trị dữ liệu số cần cung cấp các chức năng chính sau:
- Phân quyền truy cập cho người sử dụng: cho phép định nghĩa các tài liệu (loại tài liệu) mà bạn đọc (nhóm bạn đọc) được phép truy cập;
- Kiểm soát truy cập;
- Bảo trì hệ thống: cung cấp các khả năng theo dõi tình trạng hệ thống trong quá trình vận hành
Phần mềm thư viện số đưa ra một phương pháp chung cho việc biên mục các tư liệu số Thư viện có thể xây dựng các bộ sưu tập số hoá theo mục đích riêng Các bản ghi thư mục đối với các nguồn tư liệu số hoá có
THU VIEN QUAN DOI
Trang 6thể sẵn sàng cung cấp cho người dùng tin các khả năng tìm kiếm, tra cứu qua các phương tiện OPAC hay Z39.50 Các bản ghi thư mục của các tài liệu số hoá có thể có nhiều hình thức thể hiện: MARC21 hoặc RDF -Dublin Core, do đó các ứng dụng của các thư viện và các cơ quan khác có thể khai thác các bản ghi này dễ dàng, theo nhu cầu của từng cơ quan, đơn
vị Việc tuân theo chuẩn RDF - Dublin Core cho phép các bộ máy tìm kiếm (searching engine) truy cập, tìm kiếm tin từ máy chủ của thư viện
Đối với Thư viện Quân đội, việc xây dựng CSDL số hoá đang là một trong những hướng đầu tư trọng điểm trong phát triển thư viện điện tử Hiện nay, tại Thư viện Quân đội đang lưu trữ một khối lượng lớn các tài liệu quân sự dạng sách truyền thống vô cùng quý hiếm, được nhiều độc giả quan tâm khai thác Nhằm đáp ứng yêu cầu lưu giữ lâu dài, phục vụ có hiệu quả nhu cầu thông tin của các đối tượng dùng tin, nâng cao khả năng khai thác, sử dụng các nguồn tài liệu quý hiếm này, Thư viện Quân đội một mặt đang tiến hành chọn lọc, số hoá, xây dựng thành các CSDL số hoá các nguồn tài liệu quý hiếm hiện có; mặt khác tích cực thu thập và số hoá các tài liệu khác để xây dựng một CSDL toàn văn phong phú, đa dang trên nhiều lĩnh vực; từng bước chuyển từ phương thức phục vụ tài liệu truyền thống sang phương thức phục vụ tài liệu trực tuyến qua mạng và khai thác
đa phương tiện, đáp ứng yêu cầu của các đối tượng dùng tin trong thời đại thông tin Để thực hiện việc số hoá các tài liệu văn bản, các cơ quan thông tin, thư viện nói chung và thông tin, thư viện trong quân đội nói riêng cần tăng cường đầu tư, mua sắm trang, thiết bị số hóa văn bản chuyên dụng; máy chủ có khả năng lưu trữ lớn; tổ chức huấn luyện, đào tạo cán bộ, nhân viên kỹ thuật làm công tác số hóa, tổ chức thực hiện và quản lý các cơ sở
dữ liệu và tài liệu số hóa, quảng bá và phục vụ bạn đọc…
2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐIỆN TỬ, DỮ LIỆU
SỐ TRONG QUÂN ĐỘI HIỆN NAY
Hiện nay, hầu hết các cơ quan thông tin và một số thư viện trong toàn quân đã được trang bị máy vi tính, một số học viện, nhà trường đã có mạng nội bộ hoặc kết nối vào mạng MISTEN/Mạng Thông tin KHQS/ BQP Ngoài thị trường, các loại giáo trình điện tử, từ điển điện tử ghi trên đĩa CD-ROM xuất hiện ngày càng nhiều; các loại báo, tạp chí, sách điện tử trên mạng Internet số lượng tăng lên hàng giờ, với nhiều kiểu loại hết sức phong phú
Trong nhiều năm qua, các thư viện, phòng, ban thông tin khoa học quân
sự trong toàn quân đã xây dựng được một số lượng khá lớn các CSDL thư mục trên phần mềm CDS/ISIS và các phần mềm khác Một số ít đơn vị đã
THU VIEN QUAN DOI
Trang 7bắt đầu xây dựng các CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn Trong những năm gần đây, Thư viện Quân đội đã hỗ trợ các thư viện đầu mối trực thuộc BQP cài đặt và sử dụng Phần mềm quản lý thư viện điện tử Inforlib 5.1 với kinh phí đầu tư thấp và đáp ứng đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ thư viện Trung tâm Thông tin KHQS/BQP cũng đã đầu tư kinh phí, trang thiết bị cho một số đơn vị cơ sở tiến hành số hoá dữ liệu - xây dựng CSDL thư mục và CSDL toàn văn Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia cũng đã có bản Winisis 1.4 được Việt hóa theo bảng mã chuẩn quốc gia (mã TCVN 5712-1993) có khả năng siêu liên kết giữa các CSDL thư mục với CSDL toàn văn Nhiều đơn vị cơ sở đã xây dựng được Website riêng Đó là những kho chứa tệp tin văn bản được mã hóa theo HTML (ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản) và các loại tệp tin khác trong máy tính (ảnh tĩnh, ảnh động, âm thanh, video…) Người đọc có thể sử dụng máy tính nối mạng truy cập vào trang Web để đọc văn bản, nghe âm thanh, xem hình ảnh động Với các CSDL toàn văn, bạn đọc không chỉ tiếp cận được tới mục lục, mà có thể tới được cả nội dung toàn văn (bao gồm cả văn bản, hình ảnh, âm thanh…) Ví
dụ, bạn đọc có thể tới từng bài của từng số tạp chí và trong cùng một thời điểm, cho phép nhiều bạn đọc cùng truy cập vào một cuốn tạp chí để đọc Ngày nay, công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ, các trang thiết
bị tin học ngày càng nhiều, chất lượng tốt, giá thành hạ Trên thị trường đã
có một số phần mềm nhận dạng tiếng Việt, phần mềm chuyển đổi phông chữ như: VnDocrHP, Vkosetup-vietkey02.1, Convert Unicode tuy chưa thật hoàn thiện, nhưng chúng đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng Vì thế, việc số hoá dữ liệu, cũng như xây dựng các CSDL toàn văn trong các cơ quan thông tin, thư viện có phần thuận lợi hơn so với những năm trước Tuy vậy, vấn đề số hoá dữ liệu, xây dựng các CSDL toàn văn hiện nay vẫn còn gặp nhiều khó khăn Số lượng tài liệu đã được số hoá chưa nhiều, đặc biệt các CSDL toàn văn còn rất ít Để đẩy nhanh việc số hoá dữ liệu, xây dựng CSDL toàn văn trong các thư viện trong quân đội, nên thực hiện những biện pháp sau:
Thiết kế xây dựng kho tài liệu số hóa phù hợp với nhu cầu của đơn vị
Thư viện truyền thống thường có các kho chứa sách, tạp chí, luận văn-luận án , kho tài liệu số hóa cũng cần được phân ra các nguồn thông tin khác nhau như: CSDL sách, CSDL giáo trình, CSDL báo, tạp chí, CSDL luận văn, CSDL phim khoa học Điểm khác biệt căn bản giữa kho tài liệu truyền thống và kho tài liệu số hóa là trạng thái “ảo” hay “đã số hóa” của tài liệu, kho tài liệu truyền thống lưu giữ những tài liệu bằng giấy, còn kho tài liệu số hóa lưu giữ các tệp tin điện tử, chúng có thể được ghi trong ổ đĩa cứng của máy tính, ghi trên đĩa mềm, đĩa CD-ROM Để xây dựng kho tài
THU VIEN QUAN DOI
Trang 8liệu số hóa có chất lượng, chúng ta cần nắm được nhu cầu thông tin hiện tại
và trong tương lai của các đối tượng bạn đọc trong đơn vị Từ đó hoạch định các nguồn thông tin cần số hóa (nguồn tin nội tại và cả các nguồn tin sẽ khai thác từ bên ngoài), xây dựng, thiết kế các CSDL thư mục, CSDL toàn văn của kho tài liệu số Các nguồn tin số hóa phải được lựa chọn và tổ chức hợp
lý theo cấu trúc hệ thống, tuân thủ một nguyên tắc nhất định nhằm giúp bạn đọc tiếp cận nhanh, dễ dàng và hiệu quả cao Xây dựng kế hoạch số hoá, thu thập, lưu trữ và các hình thức phổ biến sản phẩm một cách chi tiết, cụ thể, phù hợp với khả năng, kinh phí của đơn vị Cần đặc biệt chú ý đến nội dung của thông tin được số hóa, bởi trong thời đại ngày nay, sức mạnh của một cơ quan thông tin, thư viện không phải là có nhiều sách, có nhiều tài liệu số, mà
là có nhiều nội dung thông tin bạn đọc cần Chỉ có chất lượng thông tin mới
là sức mạnh thu hút bạn đọc đến với cơ quan thông tin-thư viện Nếu chưa
có phần mềm chuyên dụng để thiết kế sách điện tử, có thể sử dụng các chương trình như: MS-FrontPage 2000, MS-PowerPoint, Drearmweaver
để thiết kế giáo trình điện tử ở dạng đơn giản, dễ sử dụng nhất bằng ngôn ngữ HTML Song song với việc phổ biến các giáo trình đã được số hóa thông qua mạng máy tính, có thể phân ra từng loại giáo trình khác nhau, đóng gói ghi vào đĩa CD-ROM cung cấp cho bạn đọc có nhu cầu sử dụng cá nhân trên các máy tính không nối mạng
Quan hệ chặt chẽ với các nhà xuất bản và các cơ quan trong và ngoài
đơn vị có các nguồn tin số hoá nhằm tạo nguồn tài liệu điện tử đáp ứng
cho yêu cầu tra cứu, tham khảo tài liệu toàn văn của bạn đọc.
Hàng năm các học viện, nhà trường đều có kế hoạch in ấn giáo trình, tài liệu bằng giấy; Nhà xuất bản Quân đội cũng xuất bản một số lượng lớn giáo trình, tài liệu tham khảo cho toàn quân Hầu như tất cả các bản in của các đơn vị đều được chế bản trên máy vi tính, nếu biết tận dụng, mỗi năm chúng
ta sẽ có một số lượng lớn tài liệu điện tử sẵn có, tiết kiệm đáng kể kinh phí
và thời gian cho việc đánh máy lại hay scaner văn bản trong quá trình số hóa tài liệu
- Phát triển mối liên kết giữa các thư viện, các cơ quan thông tin trong nước có nguồn tin số hóa, trước hết là giữa các thư viện trong quân đội cùng nhau hợp tác, cùng chịu trách nhiệm và cùng chia sẻ nguồn lực thông tin sẽ mang lại lợi ích to lớn cho bạn đọc của mỗi nhà trường; mặt khác sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư cho xây dựng các CSDL toàn văn, tăng thêm nguồn thông tin số hoá cho kho tài liệu số hóa của đơn vị Cũng thông qua việc liên kết, các đơn vị có thể trao đổi, học tập kinh nghiệm trong việc số hóa dữ liệu, xây dựng kho tin; đồng thời có thể cùng nhau tổ chức những lớp bồi dưỡng chuyên môn, nâng cao trình độ tin học cho cán bộ, nhân viên
THU VIEN QUAN DOI
Trang 9Quan hệ với các đơn vị công nghệ thông tin, tổ chức mạng lưới cộng tác viên, tham gia vào hoạt động số hóa dữ liệu
Các cơ quan thông tin, thư viện nên quan hệ chặt chẽ với các trung tâm (hoặc ban) ứng dụng công nghệ thông tin, với các khoa giáo viên để giải quyết những vấn đề về công nghệ số hoá dữ liệu, vấn đề xây dựng, thiết kế các CSDL toàn văn sao cho ngày càng có chất lượng cao hơn, giúp bạn đọc
dễ dàng tiếp cận, khai thác nguồn thông tin số hóa Biết dựa vào đội ngũ cán
bộ, các giáo viên chuyên ngành có trình độ về tin học của chính đơn vị mình
để tiến hành số hoá dữ liệu, xây dựng, thiết kế các loại giáo trình điện tử là một trong những yếu tố quan trọng mang lại thành công cho các cơ quan thông tin, thư viện của các học viện, nhà trường
Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán
bộ, nhân viên làm công tác thông tin, thư viện; tổ chức các lớp ngoại khóa
hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu, khai thác sử dụng kho tài liệu số hóa
của đơn vị
Con người luôn là nhân tố quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin-thư viện nói chung và việc số hóa dữ liệu nói riêng Chúng ta đều thừa nhận
là không ai tiến hành số hóa các tài liệu của thư viện, xây dựng và quản lý các CSDL của thư viện bằng chính các cán bộ thông tin-thư viện, có trình độ cao về tin học Chính vì thế, cán bộ, nhân viên thông tin-thư viện phải luôn
tự bồi dưỡng, tự nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ tin học để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
Khác với các tài liệu in trên giấy như sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử muốn đọc được cần phải có các trang thiết bị đi kèm như máy vi tính, mạng máy tính, thiết bị đọc, phần mềm Vì thế cần phải hướng dẫn cho bạn đọc cách tra cứu, khai thác chúng có hiệu quả Khi bạn đọc đã biết quy tắc sử dụng, biết cách khai thác thông tin trên mạng máy tính, họ sẽ là những người góp phần tạo nên sức sống của mạng, cung cấp những thông tin phản hồi giúp cơ quan thông tin, thư viện điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp với nhu cầu của bạn đọc Điều này thực sự cần thiết đối với các đơn vị đã có mạng nội bộ
Dành một phần kinh phí thỏa đáng cho việc số hóa dữ liệu, xây dựng
các CSDL toàn văn.
Nếu trước đây chúng ta chỉ có khái niệm dành kinh phí cho việc bổ sung sách, báo, tạp chí truyền thống, thì bây giờ nên có sự điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử của bạn đọc: dành kinh phí cho việc số hóa
dữ liệu, thu thập và lưu trữ các tài liệu điện tử
THU VIEN QUAN DOI
Trang 103 YÊU CẦU VỀ CÁC PHÂN HỆ TRONG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ
Phần mềm thư viện điện tử (TVĐT) được ví như bộ não quản lý mọi hoạt động của thư viện Căn cứ vào yêu cầu của người sử dụng, phần mềm TVĐT có thể gồm nhiều phân hệ khác nhau:
3.1 Phân hệ bổ sung
Đơn đặt hàng
Lập đơn đặt hàng/hợp đồng;
Đơn đặt mua ấn phẩm định kỳ: phần mềm phải hỗ trợ việc gia hạn hoặc
huỷ đơn đặt hàng trước thời hạn;
Tối ưu danh sách ấn phẩm trong đặt hàng;
Thay đổi đơn đặt hàng;
Khai báo các khoản chi: cho phép ghi nhận mọi khoản chi tại các thời
điểm khác nhau trong thực hiện một hợp đồng/đơn đặt hàng;
Kiểm kê hợp đồng: cho phép đối chiếu danh sách thực nhận và danh sách
đặt hàng;
Khiếu nại: cho phép lập và in thư khiếu nại gửi cho nhà cung cấp Thư
khiếu nại có thể được in ra hoặc gửi qua thư điện tử (email)
Quản lý nhà cung cấp: cần duy trì một cơ sở dữ liệu (CSDL) của nhà
cung cấp dịch vụ cùng với mọi thông tin liên lạc của họ
Quản lý quỹ bổ sung
Tạo lập nhiều quỹ: phần mềm phải cho phép tạo lập một số lượng không
hạn chế các quỹ cho các mục đích khác nhau;
Cập nhật các quỹ: quỹ có thể được cập nhật thông qua các khai báo thu,
chi trực tiếp hoặc qua các khai báo gián tiếp trong quá trình bổ sung;
Báo cáo định kỳ: phần mềm phải đưa ra được các báo cáo cân đối thu chi
định kỳ hàng tháng cho từng loại quỹ;
Chia sẻ chi phí: phần mềm phải có khả năng cùng tham gia chi trả cho
một hợp đồng;
Ghi nhận mọi giao dịch: phần mềm phải ghi nhận được mọi giao dịch
với quỹ;
Thông báo về việc chi tiêu: phần mềm phải có khả năng báo cáo về
những tên ấn phẩm (kèm theo số lượng của chúng) được bổ sung bằng tiền của một quỹ trong một khoảng thời gian;
THU VIEN QUAN DOI
