phát triển hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ kế toán trong việc mua hàng

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 579 quy trình xử lý: Sau khi kiểm kê vật tư tại các phân xưởng bộ phận Kiểm kê lập Phiếu yêu cầu mua hàng, sau đó Phiếu yêu cầu mua hàng được giao đến cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng lập Phiếu yêu cầu báo giá và giao đến cho Nhà cung cấp. Nhà cung cấp căn cứ vào Phiếu yêu cầu lập Bảng báo giá và gửi đến cho bộ phận Mua hàng. Bộ phận Mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, nếu đồng ý mua thì lập Đơn mua hàng thành 3 liên gửi đến cho Nhà cung cấp, bộ phận Kho và lưu. Nhà cung cấp nhận được Đơn mua hàng rồi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết gồm Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng để giao hàng cho người mua. Nhà cung cấp mang hàng cùng Phiếu giao hàng chuyển đến kho công ty. Đồng thời Nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng đến bộ phận Mua hàng, Bộ phận kho sau khi đối chiếu với Đơn mua hàng, nhận hàng thì lập Phiếu nhập kho. Bộ phận Mua hàng căn cứ hóa đơn bán hàng của Nhà cung cấp thì lập Phiếu đề nghị thanh toán. Bộ phận Mua hàng tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến mua hàng gửi về bộ phận Kế toán, gồm có: Hóa đơn bán hàng, Đề nghị thanh toán. Bộ phận Kho gửi Phiếu nhập kho đến bộ phận Kế toán. Sau khi bộ phận Kế toán nhận đủ mọi chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ phải trả Nhà cung cấp thì lập phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi tiền và lưu ở mỗi bộ phận.

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ

NỘI DUNG CHÍNH

2

Giới thiệu

Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Xây Dựng 579

Mô tả

Hệ thống thông tin ở mức luận lý

Cơ sỡ dữ liệu

Hệ thống thông tin kế toán

Thiết kế

Bảng lưu trữ dữ liệu vật lý

Mục tiêu

GIỚI THIỆU

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 579

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG 579

Nẵng với vị trí địa lý nằm trong khu vực trọng yếu của khu vực

miền trung (Đà Nẵng, Huế, Quảng Nam) đó là một nền tảng phát triển thuận lợi của công ty.

tham gia đấu thầu tổ chức xây lắp các công trình nhằm tạo ra cơ

sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân.

4

Phòng đầu tư tài chính

Ban pháp chế kiểm soát nội bộ

Công ty CP 579-STT trung tâm ĐT-DN

Chức vụ

Công trình

7

• Công trình khảo sát và thiết kế:

Sách sạn Minh toàn, khu tái định cư

Hòa Minh 2,…

• Công trình thi công xây lắp:

Hội An Gold Sand Resort, bể bơi

thành tích cao thành phố Đà

Nẵng ,…

QUY TRÌNH

Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ

mua hàng của công ty

QUY TRÌNH XỬ LÝ

Đặt mua hàng Xử lý giao dịch kho Lập phiếu chi

9

QUY TRÌNH XỬ LÝ

• Sau khi kiểm kê vật tư tại các phân xưởng bộ phận Kiểm kê lập Phiếu yêu cầu mua hàng, sau đó Phiếu yêu cầu mua hàng được giao đến cho bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng lập Phiếu yêu cầu báo giá và giao đến cho Nhà cung cấp Nhà cung cấp căn cứ vào Phiếu yêu cầu lập Bảng báo giá và gửi đến cho bộ phận Mua hàng Bộ phận Mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, nếu đồng ý mua thì lập Đơn mua hàng thành 3 liên gửi đến cho Nhà cung cấp, bộ phận Kho và lưu

• Nhà cung cấp nhận được Đơn mua hàng rồi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết gồm Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng để giao hàng cho người mua Nhà cung cấp mang hàng

cùng Phiếu giao hàng chuyển đến kho công ty Đồng thời Nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán

hàng đến bộ phận Mua hàng, Bộ phận kho sau khi đối chiếu với Đơn mua hàng, nhận hàng thì lập Phiếu nhập kho

• Bộ phận Mua hàng căn cứ hóa đơn bán hàng của Nhà cung cấp thì lập Phiếu đề nghị thanh toán

Bộ phận Mua hàng tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến mua hàng gửi về bộ phận Kế toán, gồm có: Hóa đơn bán hàng, Đề nghị thanh toán Bộ phận Kho gửi Phiếu nhập kho đến bộ phận

Kế toán Sau khi bộ phận Kế toán nhận đủ mọi chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ phải trả Nhà

cung cấp thì lập phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi tiền và lưu ở mỗi bộ phận

10

MÔ TẢ

Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ mua hàng của công ty ở mức vật lý (lưu đồ luân chuyển chứng từ mua hàng)

Đơn mua hàng

Lập phiếu giao hàng

và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng Phiếu giao hàng

Sao chép

Hóa đơn bán hàng 1

Lập phiếu đề nghị thanh toán

Phiếu đề nghị thanh toán

Phiếu nhập kho

THỦ QUỸ

Đơn mua

MÔ TẢ

Hệ thống thông luân chuyển chứng từ mua

hàng của công ty ở mức luận lý

Sơ đồ ngữ cảnh

Hệ thống quy trình mua hàng

Sơ đồ mức 0

Xử lý đơn hàng

1.0

Xử lý kho

2.0

Lập phiếu chi

D 4 Phiếu chí

Hóa đơn hàng nhận Phiếu đề nghị thanh toán

MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC

Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ

trong mua hàng

Bảng quyết định

Để lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp cho công ty thì công ty đã đưa ra các chỉ số sau để xét mức độ ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp:

không chỉ ưu tiên 5%.

tiên là 30% còn không thì mức độ ưu tiên là 10%.

tuần trở lên thì 5%.

Xác định thực thể và thuộc tính

Hệ thống thông tin luân chuyển chứng từ

trong mua hàng

Mã kho

HÀNG HÓA

Mã hàng hóa # Tên hàng hóa Nước sản xuất

PHIẾU GIAO HÀNG

Mã phiếu giao hàng #

Mã hàng hóa

Số lượng Đơn giá

• Thực thể:

lượng đặt *)

giao, số lượng giao*, đơn giá giao*)

24

• Thực thể KHÁCH HÀNG đã ở dạng chuẩn

• Hai quan hệ ĐƠN HÀNG và PHIẾU GIAO chưa ở dạng chuẩn do có các thuộc tính lặp Dùng quy tắc chuẩn hóa ta tách các quan hệ này thành các quan hệ sau:

• ĐƠN HÀNG được tách thành hai quan hệ :

- ĐƠN ĐẶT( số đơn đặt# , mã khách, ngày đặt)

- HÀNG ĐẶT( mã hàng # , số đơn đặt # , sô lượng đặt)

• PHIẾU GIAO được tách thành hai quan hệ:

- PHIẾU GIAO( sô phiếu #, mã khách, nơi giao, ngày giao)

- HÀNG GIAO( mã hàng#, số phiếu, số lượng giao, đơn giá giao)

25

• Như vậy ta có các quan hệ :

1.HÀNG HÓA( mã hàng#, tên hàng,nươc sản xuất, mã loại hàng)

2.ĐƠN ĐẶT( số dơn đặt#, mã khách, ngày đặt)

3.HÀNG ĐẶT( mã hàng#, số đơn đặt #, số lượng đặt)

4.PHIẾU GIAO( só phiếu#, mã khách#, nơi giao, ngày giao)

5.HÀNG GIAO( mã hàng #, số phiếu#, số lượng giao, đơn giá giao)

26

BẢNG DỮ LIỆU VẬT LÝ

Loại hàng Phiếu nhập

Phiếu giao hàng Nhà cung cấp

Kho

Hàng hóa

27

St Field

name Datatype

Filed size

Vì đã lắng nghe!

Cảm ơn

29