Hoàn thiện tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ khoa học và công nghệ

Để có cách nhìn toàn diện, tổng thể về tổ chức kế toán tại các đơn vị này, tác giả đã lựa chọn đề tài "Hoàn thiện tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kế toán Hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện, liên tục, có

hệ thống về tình hình tiếp nhận và sử dụng ngân sách Nhà nước, quỹ, tài sản công ở các đơn vị, tổ chức có sử dụng và không sử dụng ngân sách Nhà nước

Để tăng cường vai trò quản lý của Nhà nước, tổ chức kế toán cần phải được hoàn thiện, đảm bảo các khoản thu, chi của đơn vị phản ánh kịp thời, trung thực Thông qua thông tin do kế toán cung cấp, các đơn vị chủ quản, đối tác và đơn vị thụ hưởng nắm được tình hình tài chính của đơn vị Từ đó đưa

ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí do NSNN cấp và tăng khả năng tạo vốn cho đơn vị

Đối với các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ rất quan tâm đến việc tổ chức kế toán thế nào cho gọn nhẹ và hiệu quả Tổ chức kế toán tốt giúp cho các nhà quản lý có những đánh giá tổng quan về tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch và dự toán ngân sách được giao, việc chấp hành chế độ tài chính kế toán và công tác quản lý tài chính của từng đơn

vị Tuy nhiên, tổ chức kế toán tại các đơn vị này còn có những tồn tại chưa đáp ứng hết các yêu cầu, đòi hỏi về công tác kế toán Để có cách nhìn toàn diện, tổng thể về tổ chức kế toán tại các đơn vị này, tác giả đã lựa chọn đề tài

"Hoàn thiện tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và công nghệ"

2 Mục đích nghiên cứu

Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức kế toán tại các đơn vị Hành chính sự nghiệp; nêu và đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ từ đó đi vào phân tích sự cần thiết khách quan cần phải hoàn thiện tổ chức kế toán trong các đơn vị sự

nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị này

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu chế độ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

có thu, việc vận dụng chế độ kế toán này vào tổ chức kế toán trong các đơn vị

sự nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Khảo sát thực tế tổ chức kế toán tại một số đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Trên cơ sở đó khái quát hóa và hoàn thiện tổ chức kế toán trong các đơn

vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN

4 Phương pháp nghiên cứu

phương pháp duy vật biện chứng, phương pháp phân tích, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp đối chiếu

5 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về tổ chức kế toán trong các đơn vị Hành chính

sự nghiệp có thu

Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp báo

chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán trong

các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP CÓ THU

Phần này luận văn đã đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu như đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu ánh hưởng đến tổ chức kế toán, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán và nội dung tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

1.1 Đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu ánh hưởng đến tổ chức kế toán

Đặc trưng cơ bản của các đơn vị Hành chính sự nghiệp có thu là được trang trải một phần các khoản chi phí hoạt động thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp và một phần thu từ nguồn thu hoạt động sự nghiệp được giữ lại để chi hoạt động thường xuyên cho đơn vị

Bộ máy kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu có vai trò quan trọng và hết sức cần thiết Để bộ máy kế toán của đơn vị hoạt động có hiệu quả, các thông tin kế toán được cung cấp kịp thời thì cần phải tổ chức kế toán tốt Tổ chức hạch toán kế toán khoa học, hợp lý sẽ tạo ra hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả tiết kiệm, với bộ máy kế toán gọn nhẹ, phát huy hết được tiềm năng của các yếu tố của hệ thống kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc, giảm bớt được các khâu trung gian tạo điều kiện cho hệ thống kế toán cung cấp thông tin tin cậy, hữu ích, kịp thời

1.2 Khái niệm, yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

Khái niệm tổ chức kế toán: Tổ chức kế toán là đề cập đến tổ chức bộ

máy kế toán và các phương pháp kế toán theo từng phần hành kế toán cụ thể

trong một đơn vị, trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp của chế độ kế toán nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính ở đơn

vị một cách trung thực, đầy đủ, kịp thời

Yêu cầu: tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ nhưng hoạt động có hiệu

quả; phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ mọi thông tin kế toán và hoạt động kinh tế phát sinh trong đơn vị; tổ chức kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc tài chính;

Nhiệm vụ: thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn

kinh phí được cấp, tài trợ và tình hình sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị; thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn

vị cấp dưới; nộp và lập đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản

lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định

1.3 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp

có thu

Tạo điều kiện để hạch toán kế toán thực hiện tốt các yêu cầu cung cấp thông tin tin cậy, kịp thời cho các cấp quản lý, tổ chức kế toán phải được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, tổ chức kế toán phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế

độ tài chính kế toán hiện hành

Thứ hai, tổ chức kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và

quản lý đồng thời đảm bảo kế toán phục vụ cho quản lý

Thứ ba, tổ chức kế toán phải đảm bảo tính nhất quán

Thứ tư, TCKT phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của đơn vị

Thứ năm, TCKT phải đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả

1.4 Nội dung tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

Tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu

theo 3 mô hình: mô hình hạch toán tập trung; mô hình phân tán; mô hình vừa tập trung vừa phân tán

Tổ chức công tác kế toán gồm Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán; Tổ

chức hệ thống tài khoản kế toán; Tổ chức hệ thống sổ kế toán; Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác là một khâu rất quan trọng trong công tác hạch toán ban đầu Chứng từ kế toán là phương tiện để truyền đạt mệnh lệnh, chỉ thị công tác của lãnh đạo như: phiếu xuất kho, phiếu chi tiền, tạm ứng Đồng thời là căn cứ để thực hiện các hoạt động kinh tế ở đơn vị, chứng minh chứng các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện Chứng từ kế toán dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán phải bảo đảm hợp lý và hợp lệ

Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng của

đơn vị quy định, thông thường bao gồm các bước sau: Lập chứng từ kế toán

và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ; Kiểm tra chứng từ kế toán; Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán; Bảo quản chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị Hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, kí hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản

Tổ chức hệ thống sổ kế toán: các đơn vị Hành chính sự nghiệp đều phải

mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị Hành chính sự nghiệp có thu gồm: Hình thức kế toán Nhật ký chung ;Hình thức kế toán Nhật

ký - Sổ Cái; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Tổ chức hệ thống sổ kế toán trên máy vi tính

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán tại các đơn vị gồm: Bảng cân đối tài khoản; Tổng hợp tình hình kinh phí

và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết kinh phí dự án…Các đơn vị Hành chính sự nghiệp bắt buộc phải lập các báo cáo này và phải nộp cho cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo thời gian quy định

Tổ chức các phần hành kế toán: Các phần hành kế toán trong đơn vị

Hành chính sự nghiệp bao gồm: Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán vật tư tài sản;

Kế toán thanh toán; Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ; Kế toán các khoản thu;

Kế toán các khoản chi; Kế toán chênh lệch thu chi; Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị Các phần hành kế toán có thể thiết kế khác nhau ở các đơn vị khác nhau tuỳ theo đặc điểm của mỗi đơn vị

Một số phần hành kế toán chủ yếu tại các đơn vị Hành chính sự nghiệp gồm: kế toán nguồn kinh phí, kế toán các khoản chi; kế toán thu chi hoạt động sản xuất kinh doanh và kế toán chênh lệch thu-chi

CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP BÁO CHÍ THUỘC BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Trong chương này, tác giả đã đưa ra tổng quan về các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ Bằng số liệu minh họa năm 2008, tác giả đã làm rõ tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ Từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá tổng quát

tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học

và Công nghệ

2.1 Khái quát về các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Sự hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Bộ Khoa học và Công nghệ, tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà nước được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà

Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước về hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; sở hữu trí tuệ; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch

vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý

Các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ bao gồm các đơn vị: Báo Khoa học và Phát triển, Tạp chí hoạt động khoa học, Tạp chí Tia Sáng. có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức tuyên truyền, phổ biến rộng rãi và kịp thời các quan điểm, chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật về khoa học và công nghệ của Đảng và Nhà nước, định hướng chỉ đạo và các hoạt động của Bộ Khoa học và Công nghệ

Các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ đều là các đơn vị dự toán cấp III được Bộ KH&CN giao dự toán và phân bổ dự toán hàng năm Các đơn vị đều

có con dấu riêng, được phân cấp về tài chính, được nhận kinh phí để thực hiện nhiệm vụ hàng năm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ KH&CN

2.2 Tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Tổ chức bộ máy kế toán : Tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị sự

nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN theo mô hình hạch toán tập trung

Tổ chức chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán sử dụng trong các đơn vị sự

nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ thuộc

loại hướng dẫn quy định tại Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Qua nghiên cứu thực tế khâu phân loại, lưu trữ chứng từ ở các đơn vị rất tốt Ví dụ tại Tạp chí Tia Sáng tất cả các chứng từ trong một năm được đóng gói cẩn thận cho vào một hòm tôn, bên ngoài ghi số, năm, loại chứng từ Các chứng từ sau khi sử dụng được phân loại rõ ràng theo nội dung kinh tế và theo thời gian, vì vậy việc tìm kiếm chứng từ rất nhanh và tiện lợi Tuy nhiên việc bảo quản chứng từ chưa được tốt do điều kiện phòng còn ẩm và hệ thống mối mọt nên một số loại chứng từ yêu cầu bảo quản lâu không đảm bảo

Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Các đơn vị Hành chính sự nghiệp

báo chí trực thuộc Bộ KH&CN sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ Tài chính quy định tại Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng bộ Tài chính Hệ thống tài khoản của các đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm 35 tài khoản cấp I, 63 tài khoản cấp II, 12 tài khoản cấp III và 7 tài khoản ngoài bảng Thực tế các đơn vị báo chí trong Bộ chỉ sử dụng một số tài khoản phục vụ cho công tác hạch toán của đơn vị mình

Qua nghiên cứu thực tế cho thấy: việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa thống nhất giữa các đơn vị; Một số đơn vị chưa vận dụng đầy

đủ tài khoản cấp một để phản ánh đối tượng kế toán ở đơn vị

Tổ chức sổ sách kế toán: Các đơn vị sự nghiệp báo chi trong Bộ Khoa

học và Công nghệ đều sử dụng phần mềm kế toán thống nhất đó là phần mềm

kế toán Misa2006 được cập nhật theo Quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày

30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Do đó, hình thức ghi sổ sử dụng tại các đơn vị này là hình thức kế toán trên máy vi tính và Chứng từ ghi sổ

Thứ nhất, việc vận dụng các sổ kế toán là đủ về số lượng, đảm bảo việc

cung cấp thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý, giúp cho việc quản

lý tốt tại đơn vị

Thứ hai, Các đơn vị đều sử dụng chương trình kế toán máy do đó các

loại sổ sách hầu hết được thực hiện tự động hoàn toàn thông qua phần mềm

kế toán

Thứ ba, Một số chi tiết còn tồn tại ở Tạp chí Tia Sáng và các đơn vị khác

là sổ in ra chưa có chữ ký của các kế toán phần hành, chưa có dấu giáp lai giữa các trang sổ

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính sử dụng

đối với các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN đều tổ chức vận dụng theo quy định chung của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ - BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Qua nghiên cứu thực tế, báo cáo kế toán của các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN nói chung là cập nhật theo đúng mẫu biểu và chế độ hiện hành

về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN, luận văn chỉ tập trung viết về tổ chức công tác kế toán một số phần hành kế toán sau: Phần hành kế toán nguồn kinh phí hoạt động sự nghiệp và các khoản chi sự nghiệp; Phần hành kế toán thu hoạt động sự nghiệp; Phần hành kế toán thu chi hoạt động sản xuất, kinh doanh

Tổ chức công tác kế toán phần hành nguồn kinh phí hoạt động sự nghiệp

và các khoản chi sự nghiệp đối với một số nghiệp vụ kế toán cụ thể như:

Theo quy định của phần mềm kế toán Hành chính sự nghiệp Misa2006 các thông tin được nhập vào máy theo từng Chứng từ ghi sổ và tự động nhập vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

có liên quan

Kế toán chi lương, tiền công lao động, phụ cấp

Kế toán chi hoạt động chuyên môn nghiệp

Kế toán mua sắm tài sản cố định

Tổ chức phần hành kế toán thu hoạt động sự nghiệp

Phần thu hoạt động sự nghiệp của các đơn vị báo chí thuộc Bộ Khoa học

và Công nghệ là phần thu về phát hành báo, tạp chí Phần thu này các đơn vị được giữ lại 100% để bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp

Doanh thu hoạt động sự nghiệp của đơn vị là thu từ hoạt động phát hành báo Hoạt động xuất bản báo này không phải chịu thuế giá trị gia tăng

Hàng kỳ báo, khi tờ báo xuất xưởng tại nhà in được gửi thẳng đến một số công ty phát hành báo lớn như Công ty phát hành Báo chí Trung Ương, công

ty Phát hành Trường phát mà không ghi phiếu nhập kho và xuất kho Số lượng báo theo như bên các công ty Phát hành đã đăng ký Số báo còn lại được nhập kho đơn vị Thủ kho ghi phiếu nhập kho

Trong công tác phát hành báo tại đơn vị còn một số điều bất cập như: chỉ những công ty phát hành nhỏ đến nhận báo thì thủy quỹ mới ghi phiếu xuất kho, còn báo biếu cơ quan chủ quản, các bộ ban ngành, biếu cộng tác viên và báo bán lẻ cho độc giả hàng tháng không có phiếu xuất kho Do vậy việc quản

lý số lượng nhập, xuất tồn báo không chính xác và bị buông lỏng

Định kỳ tháng, quý, năm theo như hợp đồng mua báo, kế toán làm thanh lý hợp đồng và xuất hóa đơn bán báo

Phí phát hành báo được đơn vị quy định là từ 22% đến 30% trên giá bìa

Tổ chức phần hành kế toán thu, chi phí hoạt động dịch vụ sản xuất kinh doanh

Hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh ở các đơn vị sự nghiệp báo chí chủ yếu là hoạt động khai thác trang quảng cáo trên mặt báo

Các đơn vị đều hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Tại các đơn vị sự nghiệp báo chí thuộc Bộ KH&CN, mức thu các hợp đồng