Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự chương trình Cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty

1.Tính cấp thiết của đề tài Năm 2010, Bộ Tài chính và Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB) ký kết kế hoạch cấp vốn trị giá 630 triệu USD cho chương trình "Cải cách doanh nghiệp nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty". Chương trình này được thực hiện thông qua các dự án nối tiếp. Bộ Tài chính cũng đồng thời triển khai các dự án hỗ trợ kỹ thuật song song với các dự án của chương trình, nhằm hỗ trợ việc xây dựng các khuôn khổ, thể chế, khung chính sách, xây dựng các tiêu chí, lựa chọn các doanh nghiệp tham gia khoản vay, ..v..v… Để quản lý dự án này, Bộ Tài chính lập nên Ban Quản lý chương trình, hoạt động dựa trên nguồn vốn ODA do Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) và vốn đối ứng từ NSNN. Công tác quản lý các dự án là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi phải có một trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý, nhằm đảm bảo mọi hoạt động của dự án được thực hiện đúng kế hoạch, đem lại hiệu quả mong muốn. Tổ chức công tác kế toán chiếm một vai trò quan trọng trong công tác quản lý đó. Sản phẩm của tổ chức công tác kế toán chính là cơ sở cung cấp thông tin tài chính hữu dụng phục vụ cho công tác quản lý và kiểm soát tiến độ giải ngân của dự án, tạo lòng tin cho các bên liên quan như nhà tài trợ, cơ quan chủ quản, ngân hàng… Nhận thức được tầm quan trọng trong tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lý chương trình, dựa trên những kiến thức đã học về tài chính kế toán, đặc biệt là kế toán hành chính sự nghiệp, tôiđã chọn đề tài:” Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự chương trình Cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty” làm đề tài nghiên cứu của mình. 2.Mục đích nghiên cứu của đề tài. Mục đích nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và đơn vị hành chính sự nghiệp là các Ban Quản lý dự án chương trình, dự án ODA nói riêng. Phân tích và đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý chương trình Cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị này. 3.Đối tượng và phạm vi của đề tài nghiên cứu. Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về lý luận tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán trong phạm vi Ban quản lư chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty. 4.Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu của Luận văn là dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử để nghiên cứu, xem xét sự vật, hiện tượng và các quá trình tỏng mối quan hệ biện chứng, trong sự thống nhất giữa các mặt đối lập, giữa lý luận và thực tiễn… Từ đó đề xuất các phương hướng và giải pháp cơ bản nhằm giải quyết triệt để mục tiêu nghiên cứu Luận văn còn sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu khoa học kinh tế như: phương pháp phân tích, hệ thống hoá, phương pháp diễn giải, quy nạp, phương pháp đánh giá. 5.Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Ý nghĩa về mặt khoa học là đề tài đã hệ thống hoá và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận chung, làm rõ khái niệm, bản chất, vai trò, yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN nói chung và Ban quản lý dự án hỗ trợ kỹ thuật “Hỗ triển khai chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty” nói riêng nhằm góp phần bổ sung cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Ý nghĩa về mặt thực tiễn là đề tài đã đánh giá khái quát được những ưu, nhược điểm trong tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án trong thời gian qua, để có những đề xuất, giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị trong thời gian tới. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng biểu, luận văn được trình bày theo 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở Ban quản lý chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty Chương 3:Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI



LÊ QUANG TIẾN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CẢI CÁCH DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC VÀ HỖ TRỢ QUẢN TRỊ CÔNG TY

Chuyªn ngµnh: KÕ TO¸N

Ngêi híng dÉn khoa häc:ts nguyÔn v¨n hßa

Giáo viên hướng dẫn: TS NGUYỄN VĂN HÒA

HÀ NỘI, 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kết quảnêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trìnhnào khác Các thông tin và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là do tôi tự tìm hiểu,đúc kết và phân tích một cách trung thực, phù hợp với tình hình thực tế

Học viên

Lê Quang Tiến

LỜI CẢM ƠN

Luận văn tốt nghiệp này là tổng hợp những kiến thức tôi đã tích lũy đượctrong quá trình học tập và nghiên cứu tại Khoa Kế toán – trường Đại học Kinhdoanh và công nghệ Hà Nội Trong suốt thời gian học tập và thực hiện luận vănnày, tôi đã nhận được nhiều sự trợ giúp từ phía thầy cô giáo và đồng nghiệp

Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn – PGS.TS.Nguyễn Văn Hòa đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi về phương pháp khoa học vànội dung của đề tài

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô của Khoa Kế toán - Trường Đại họcKinh doanh và công nghệ Hà Nội đã giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, truyền đạtcác kiến thức mang tính thực tiễn cao trong suốt quá trình học tập tại trường

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến tập thể cán bộ công của ban quản lýchương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty đã tạo điều kiện, thời gian,giúp đỡ để tôi hoàn thành đề tài này

Học viên

Lê Quang Tiến

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 4

1.1.Đặc điểm chung của đơn vị hành chính sự nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm đơn vị HCSN 4

1.1.2 Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp 4

1.1.3 Phân loại đơn vị HCSN 4

1.1.4 Các hoạt động của đơn vị HCSN 7

1.2 Cơ chế quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp 7

1.2.1 Nhiệm vụ quản lý tài chính của đơn vị HCSN .7

1.2.2 Các nguyên tắc quản lý tài chính tại đơn vị HCSN 8

1.2.3 Phương pháp quản lý tài chính 8

1.3 Nội dung thu, chi tài chính tại các đơn vị HCSN có sử dụng kinh phí NSNN 9

1.3.1 Nội dung thu 9

1.3.2 Nội dung chi 9

1.4 Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp 10

1.4.1 Khái niệm vai trò và đối tượng của kế toán hành chính sự nghiệp 10

1.4.2 Khái niệm, đối tượng của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị

HCSN 13

1.4.3 Yêu cầu và nguyên tắc chung của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN 13

1.4.4 Căn cứ tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN .14

1.4.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN .15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CẢI CÁCH DNNN VÀ HỖ TRỢ QUẢN TRỊ CÔNG TY 33

2.1 Giới thiệu khái quát về chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 33

2.1.1 Sơ lược về chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty .33

2.1.2 Mục tiêu của chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 34

2.1.3 Các hoạt động chủ yếu của chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 34

2.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại ban quản lý chương trình 35

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại CDTA 36

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 36

2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán 37

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 40

2.2.4 Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán 43

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 44

2.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 46

2.2.7 Tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin 46

2.3 Đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại ban quản lý chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 47

2.3.1 Ưu điểm 47

2.3.2 Hạn chế 48

2.3 Nguyên nhân 50

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH CẢI CÁCH DNNN VÀ HỖ TRỢ QUẢN TRỊ CÔNG TY 52

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại ban quản lý chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 52

3.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở ban quản lý chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 53

3.2.1 Việc hoàn thiện phải đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán và các quy định liên quan đến tổ chức công tác kế toán ở ban quản lý chương trình .53

3.2.2 Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý tài chính 53

3.2.3 Phải đảm bảo phù hợp với trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán 54

3.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại ban quản lý chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 54

3.3.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán 54

3.3.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán 55

3.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 58

3.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 60

3.3.5 Tổ chức kiểm tra kế toán 61

3.3.6 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính 63

3.3.7 Tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán 64

3.4 Một số điều kiện để thực hiện các giái pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại ban quản lý chương trình Cải cách DNNN và hỗ trợ quản trị công ty 65

3.4.1 Về phía ban quản lý chương trình 65

3.4.2 Về phía Bộ Tài chính 65

3.4.3 Về phía KBNN 65

KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ADB Ngân hàng phát triển Châu Á (Asian Development Bank)

ADF Quỹ phát triển Châu Á (Asian Development Fund)

BCTC Báo cáo tài chính

CL&CSTC Chiến lược và chính sách tài chính

CNTT Công nghệ thông tin

CNVC Công nhân viên chức

DNNN Doanh nghiệp nhà nước

HCSN Hành chính sự nghiệp

HTKT Hỗ trợ kỹ thuật

KH&ĐT Kế hoạch và đầu tư

MFF Khung tín dụng đa dự án (Multi-tranche financing facility)

NSNN Ngân sách nhà nước

OCR Các nguồn vốn thông thường (Ordinary Capital Resources)

ODA Hỗ trợ phát triển chính thức (Official Development Assistance)

Sơ đồ 1.1: Phân loại đơn vị HCSN theo khả năng tự đảm bảo kinh phí 6

Sơ đồ 1.4: Các hoạt động của các đơn vị HCSN 7

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung 24

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái 26

Sơ đồ 1.5: Trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 28

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy hoạt động của ban quản lý chương trình 36

LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Năm 2010, Bộ Tài chính và Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB) ký kết kếhoạch cấp vốn trị giá 630 triệu USD cho chương trình "Cải cách doanh nghiệp nhànước và hỗ trợ quản trị công ty" Chương trình này được thực hiện thông qua các dự

án nối tiếp Bộ Tài chính cũng đồng thời triển khai các dự án hỗ trợ kỹ thuật songsong với các dự án của chương trình, nhằm hỗ trợ việc xây dựng các khuôn khổ, thểchế, khung chính sách, xây dựng các tiêu chí, lựa chọn các doanh nghiệp tham giakhoản vay, v v…

Để quản lý dự án này, Bộ Tài chính lập nên Ban Quản lý chương trình, hoạtđộng dựa trên nguồn vốn ODA do Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) và vốn đốiứng từ NSNN Công tác quản lý các dự án là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòihỏi phải có một trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý, nhằm đảm bảo mọihoạt động của dự án được thực hiện đúng kế hoạch, đem lại hiệu quả mong muốn

Tổ chức công tác kế toán chiếm một vai trò quan trọng trong công tác quản lý đó.Sản phẩm của tổ chức công tác kế toán chính là cơ sở cung cấp thông tin tài chínhhữu dụng phục vụ cho công tác quản lý và kiểm soát tiến độ giải ngân của dự án,tạo lòng tin cho các bên liên quan như nhà tài trợ, cơ quan chủ quản, ngân hàng…Nhận thức được tầm quan trọng trong tổ chức công tác kế toán tại Ban Quản lýchương trình, dựa trên những kiến thức đã học về tài chính kế toán, đặc biệt là kế

toán hành chính sự nghiệp, tôiđã chọn đề tài:” Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự chương trình Cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài.

Mục đích nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận chung về

tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và đơn vịhành chính sự nghiệp là các Ban Quản lý dự án chương trình, dự án ODA nói riêng.Phân tích và đánh giá về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý

chương trình Cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty Từ đó, đềxuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị này.

3 Đối tượng và phạm vi của đề tài nghiên cứu.

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về lý luận tổ chức công tác kế toántại Ban quản lý chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trịcông ty

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán trongphạm vi Ban quản lư chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quảntrị công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của Luận văn là dựa trên cơ sở phương pháp luậncủa chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật lịch sử để nghiên cứu, xem xét sự vật,hiện tượng và các quá trình tỏng mối quan hệ biện chứng, trong sự thống nhất giữacác mặt đối lập, giữa lý luận và thực tiễn… Từ đó đề xuất các phương hướng và giảipháp cơ bản nhằm giải quyết triệt để mục tiêu nghiên cứu

Luận văn còn sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu khoa học kinh tếnhư: phương pháp phân tích, hệ thống hoá, phương pháp diễn giải, quy nạp, phươngpháp đánh giá

5.Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa về mặt khoa học là đề tài đã hệ thống hoá và làm sáng tỏ những vấn

đề lý luận chung, làm rõ khái niệm, bản chất, vai trò, yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán

và tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN nói chung và Ban quản lý dự án

hỗ trợ kỹ thuật “Hỗ triển khai chương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗtrợ quản trị công ty” nói riêng nhằm góp phần bổ sung cơ sở lý luận về tổ chức côngtác kế toán tại đơn vị

Ý nghĩa về mặt thực tiễn là đề tài đã đánh giá khái quát được những ưu,nhược điểm trong tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án trong thời gianqua, để có những đề xuất, giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toántại đơn vị trong thời gian tới

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt,danh mục bảng biểu, luận văn được trình bày theo 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị hànhchính sự nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán ở Ban quản lý chương trình cảicách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty

Chương 3:Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lýchương trình cải cách Doanh nghiệp Nhà nước và hỗ trợ quản trị công ty

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

SỰ NGHIỆP

1.1.Đặc điểm chung của đơn vị hành chính sự nghiệp

1.1.1 Khái niệm đơn vị HCSN

Đơn vị hành chính sự nghiệp là các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức,đơn vị được cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước ra quyết định thành lập, sử dụngkinh phí ngân sách nhà nước để thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về một lĩnh vựcnào đó hay nhiệm vụ chuyên môn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế - xãhội do Nhà nước giao; và hoạt động bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí,viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ hoặc các đơn vịthuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địaphương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang nhân dân

1.1.2 Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp

Nguồn chi trả cho các hoạt động của đơn vị HCSN theo dự toán được cấp cóthẩm quyền giao và được NSNN cấp toàn bộ hoặc một phần dự toán được duyệt.Đơn vị phải lập dự toán thu, chi theo các định mức, chế độ tiêu chuẩn do Nhànước quy định Theo đó, mọi hoạt động của đơn vị phải dựa trên dự toán này vàtrong phạm vi dự toán đã được duyệt

1.1.3 Phân loại đơn vị HCSN

Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau:

* Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm: Đơn vị hành chính và đơn vị

sự nghiệp

- Các đơn vị hành chính thuần túy: là các đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnhvực quản lý nhà nước; là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhànước ( như các bộ, ủy ban nhân dân các cấp…)

- Các đơn vị sự nghiệp: là các đơn vị hoạt động chủ yếu trong việc cung cấpcác dịch vụ công cho xã hội, như các bệnh viện công, trường học công lập,

Mặc dù hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là trong các

lĩnh vực quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công cho xã hội (vốn là hoạt độngphi lợi nhuận), các đơn vị này vẫn có thể thực hiện một số hoạt động sản xuất kinhdoanh nhằm mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, đây chỉ là các hoạt động phụ của cácđơn vị này.

* Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ chứctheo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tácchấp hành ngân sách cấp đó Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp: Đơn vị dựtoán cấp I, cấp II và cấp III

- Đơn vị dự toán cấp I: là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệptrực thuộc trung ương và địa phương như các Bộ, tổng cục, Sở, ban,…Đơn vị dựtoán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toánnguồn kinh phí cấp phát Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm:

+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm

và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới

+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới

+ Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn đơn vị, tổ chức kiểm tra kế toán

và kiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới

- Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trựctiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I Đơn vị dự toáncấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phícủa bản thân đơn vị và phần kinh phí của đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn vịphải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của các đơn vị dự toán cấp III báo cáolên đơn vị đơn vị dự toán cấp I và cơ quan cùng cấp

- Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II; chịu sự lãnh đạotrực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vịcuối cùng thực hiện dự án Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí củangân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chỉ tiêukinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ Cầnchú ý rằng, các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I vàcấp III Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm

nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp mình và tổng hợp dự toán của đơn vị cấp dưới,đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị mình.

*Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí: Các đơn vị HCSN được phânthành 2 loại chính: Đơn vị HCSN thuần túy (không có thu, nguồn kinh phí hoạtđộng do NSNN cấp hoàn toàn) và đơn vị HCSN có thu (Nguồn kinh phí hoạt độngđơn vị tự đảm bảo 1 phần hoặc 100%

Sơ đồ 1.1: Phân loại đơn vị HCSN theo khả năng tự đảm bảo kinh phí

Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếuđược thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật củađơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải

là sản xuất kinh doanh mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp theo cơchế quản lý tài chính, bao gồm:

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy không thực hiện cơ chế khoánbiên chế và kinh phí quản lý hành chính

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy hoạt động theo cơ chế khoánbiên chế và kinh phí quản lý hành chính

- Các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động theo cơ chế quản lý tài chính ápdụng cho đơn vị sự nghiệp có thu

Tùy theo đặc điểm và cơ chế quản lý tài chính áp dụng cho từng loại hìnhđơn vị, khi tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị cần phải lựa chọn, áp dụng hệthống chứng từ, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính cho phù hợp

1.1.4 Các hoạt động của đơn vị HCSN

Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn

vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước Ngoài ra, tùy theo từngloại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạtđộng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn

Sơ đồ 1.2: Các hoạt động của các đơn vị HCSN

1.2 Cơ chế quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp

1.2.1 Nhiệm vụ quản lý tài chính của đơn vị HCSN

- Lập dự toán thu, chi NSNN trong phạm vi được cấp thẩm quyền giao hàng năm

- Tổ chức chấp hành dự toán thu, chi tài chính hàng năm theo chế độ chính sáchcủa Nhà nước; chủ trì hoặc phối hợp với các ngành hữu quan xây dựng các chế độchi tiêu đặc thù của ngành, lĩnh vực, địa phương theo sự uỷ quyền của cơ quan cóthẩm quyền

- Thực hiện quản lý sử dụng tài sản Nhà nước giao cho cơ quan, đơn vị

- Chấp hành chế độ kế toán thống kê theo pháp luật

- Lập báo cáo quyết toán thu chi tài chính quý và năm về tình hình sử dụng các

nguồn tài chính của cơ quan, đơn vị theo luật NSNN.

1.2.2 Các nguyên tắc quản lý tài chính tại đơn vị HCSN

- Phải đảm bảo kinh phí thường xuyên theo chế độ, định mức, tiêu chuẩn củaNhà nước hoặc theo chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi tiêu nội bộ để các đơn vị hoạtđộng liên tục đồng thời phải triệt để tiết kiệm chi

- Quản lý kinh phí thuộc cơ quan, đơn vị nào là trách nhiệm của đơn vị màtrước hết là trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

- Tôn trọng dự toán năm được duyệt: Trong quá trình chấp hành dự toán cácđơn vị phải tuân thủ dự toán năm đã được duyệt Trong trường hợp cần điềuchỉnh dự toán thì phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép nhưng không đượclàm thay đổi tổng dự toán do cấp thẩm quyền phê duyệt Trong trường hợp cóbiến động khách quan làm thay đổi dự toán sẽ được NSNN bổ sụng theo thủ tụcquy định của Luật NSNN để bảo đảm cho các đơn vị HCSN hoàn thành tốt cácnhiệm vụ được giao

Nhằm đạt được tiêu chuẩn tiết kiệm và hiệu quả trong công tác quản lý tàichính của các đơn vị HCSN cần thiết phải quản lý chặt chẽ từ khâu xây dựng kếhoạch, dự toán, xây dựng định mức đến việc quản lý cấp phát và thực hiện quyếttoán; thường xuyên phân tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm việc thực hiện cáckhoản thu chi của đơn vị Trên cơ sở đó đề ra các biện pháp tăng cường quản lýcông tác tài chính của đơn vị HCSN

1.2.3 Phương pháp quản lý tài chính

- Phương pháp thu đủ, chi đủ

Phương pháp này áp dụng cho những đơn vị HCSN có nguồn thu không lớn theo

đó mọi nhu cầu chi tiêu của đơn vị được NSNN cấp phát theo dự toán đã được duyệt.Đồng thời mọi khoản thu phát sinh trong quá trình hoạt động đơn vị phải nộp vào NSNNtheo quy định Phương pháp này hiện nay không phù hợp với cơ chế tài chính mới, hạnchế quyền tự chủ sáng tạo của đơn vị và tạo tâm lý ỷ lại trông chờ vào NSNN

- Phương pháp thu, chi chênh lệch

Phương pháp này áp dụng cho những đơn vị HCSN có nguồn thu khá lớn, phátsinh thường xuyên và ổn định, theo đó đơn vị được quyền giữ lại các khoản thu củamình để chi tiêu theo dự toán và chế độ quản lý tài chính Nhà nước quy định,

NSNN chỉ đảm bảo phần chênh lệch thiếu, các đơn vị phải làm nghĩa vụ đối với NSNN(nếu có).

Phương pháp này phù hợp với yêu cầu đổi mới cơ chế tài chính ở nước ta hiệnnay, phát huy tính tích cực, chủ động của các đơn vị trong quá trình khai thác nguồnthu, đáp ứng kịp thời nhu cầu chi tiêu của đơn vị

- Phương pháp quản lý theo định mức

Để tăng cường quản lý chi tiêu ngân sách có hiệu quả cần thiết phải quản lýtheo định mức cho từng nhóm chi, mục chi hoặc cho mỗi đối tượng cụ thể, theo đó

có các định mức tổng hợp và định mức chi tiết cho từng lĩnh vực chi tiêu HCSN

- Phương pháp tự chủ tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phíquản lý hành chính đối với cơ quan hành chính và cơ chế tự chủ tài chính đối vớiđơn vị sự nghiệp công lập

1.3 Nội dung thu, chi tài chính tại các đơn vị HCSN có sử dụng kinh phí NSNN

1.3.1 Nội dung thu

* Thu từ NSNN: Nguồn đảm bảo chi HCSN bao gồm: Ngân sách Trung ương

và Ngân sách địa phương Ngân sách địa phương bao gồm Ngân sách của đơn vịhành chính các cấp có Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân theo quy định củaLuật Tổ chức Hội đồng nhân dân

* Nguồn thu sự nghiệp của các đơn vị dưới hai hình thức:

- Thu phí, lệ phí thuộc NSNN (phần để lại cho đơn vị theo quy định) mức thu phí,

lệ phí, tỷ lệ nguồn thu được để lại cơ quan, đơn vị sử dụng và nội dung chi thực hiệntheo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với từng loại phí và lệ phí

- Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ (chủ yếu đối với các đơn vị sự

nghiệp được cấp bổ sung một phần kinh phí hoặc tự trang trải kinh phí) chế độ thu

từ các hoạt động này áp dụng theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 củaChính phủ, mức thu do Thủ trưởng đơn vị quyết định theo nguyên tắc đảm bảo bùđắp chi phí, làm nghĩa vụ với Nhà nước (nếu có) và có tích luỹ

* Các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật như: Viện trợ, vay (kể cả

ODA), kinh phí ủng hộ của các cá nhân và tổ chức theo quy định của pháp luật

1.3.2 Nội dung chi

a Chi hoạt động thường xuyên của các đơn vị HCSN, gồm:

- Chi cho con người: Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, đóng BHXH,BHYT, kinh phí công đoàn, phúc lợi tập thể, tiền thưởng…

- Chi quản lý hành chính: Vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, thông tin liênlạc, điện nước cơ quan, công tác phí, hội nghị phí…

- Chi hoạt động nghiệp vụ (còn gọi là chi đặc thù của từng đơn vị), như chibiên soạn giáo trình, tài liệu học tập của ngành Giáo dục – Đào đạo,…

- Chi mua sắm tài sản sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng thường xuyên cơ sở vậtchất, nhà cửa, máy móc thiết bị…

- Chi thường xuyên khác

Chi thường xuyên của các đơn vị sự nghiệp có thu, ngoài các khoản trên đâycòn thêm 2 khoản sau:

+ Chi tổ chức thu phí và lệ phí

+ Chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, kể cả chi nộp thuế, trích khấu haoTSCĐ (nếu có)

b Chi hoạt động không thường xuyên của các đơn vị HCSN, gồm:

- Chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp Ngành

- Chi chương trình, mục tiêu quốc gia, chi dự án do cấp thẩm quyền giao

- Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chủ trương của Nhà nước quy định

- Chi đầu tư phát triển gồm: Chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắmtrang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ theo dự toán được giao

- Chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao

- Các khoản chi không thường xuyên khác như: Chi vốn đối ứng dự án từNSNN…

1.4 Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

1.4.1 Khái niệm vai trò và đối tượng của kế toán hành chính sự nghiệp.

1.4.1.1 Khái niệm, vai trò, nhiệm vụ kế toán và kế toán hành chính sự nghiệp

*Khái niệm kế toán và kế toán hành chính sự nghiệp

Kế toán là công cụ quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý Cùng với

sự phát triển của xã hội loài người và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, kế toán cũng

đã có sự thay đổi, phát triển không ngừng về nội dung, phương pháp,…để đáp ứngđược nhu cầu quản lý ngày càng cao của nền sản xuất xã hội.

Theo Luật Kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cungcấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Kế toán hành chính sự nghiệp là sự thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát, phântích và cung cấp thông tin chủ yếu bằng giá trị để quản lý và kiểm soát nguồn kinhphí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật

tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn,định mức thu, chi tại các cơ quan, đơn vị; chịu sự điều chỉnh của luật kế toán, cácvăn bản hướng dẫn thực hiện luật kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước và cácquy định cụ thể trong chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

*Vai trò, nhiệm vụ của kế toán và kế toán HCSN:

Trong nền kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán hành chính sự nghiệpnói riêng chính là công cụ quản lý, điều hành của đơn vị, tổ chức và là phương tiện hữuhiệu của cơ quan Nhà nước để kiểm tra nền kinh tế, tài chính đất nước

Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hành chính sự nghiệp cụ thể như sau:

- Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp,được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác nhau và tình hình sử dụng cáckhoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; tình hình quản lý sử dụng cácloại vật tư, tài sản ở đơn vị; tình hình chấp hành các chế độ khác; phát hiện và ngănngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán

- Kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hìnhchấp hành dự toán thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới

- Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính chocác cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính Đồng thời phải cung cấp thôngtin, số liệu kế toán cho các đối tượng khác theo quy định của pháp luật

- Thực hiện phân tích công tác kế toán, đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn

kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượng công tác kế toán và

đề xuất các ý kiến phục vụ lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị

1.4.1.2 Đối tượng áp dụng kế toán hành chính sự nghiệp

Đối tượng áp dụng kế toán hành chính sự nghiệp bao gồm cơ quan Nhà nước,đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách và tổ chức không sử dụngkinh phí ngân sách nhà nước, cụ thể:

*Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sáchnhà nước, bao gồm:

- Các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp

- Văn phòng Quốc hội; Văn phòng chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ

- Tòa án nhân dân các cấp; Viện kiểm sát nhân dân các cấp

- Các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang nhân dân

- Các đơn vị quản lý quỹ dự trữ của Nhà nước, quỹ dự trữ của các ngành, cáccấp, quỹ tài chính khác của Nhà nước

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân các cấp

- Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức

xã hội, xã hội – nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước

- Các đơn vị sự nghiệp được Nhà nước đảm bảo một phần kinh phí hoặc toàn

bộ kinh phí hoạt động

- Các tổ chức quản lý tài sản quốc gia

- Ban quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước

- Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được Nhà nước hỗ trợmột phần kinh phí hoạt động

*Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước, bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu chi

- Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập

- Tổ chức phi chính phủ

- Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi

- Các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp tự thu, tự chi

- Các tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.

1.4.2 Khái niệm, đối tượng của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.

Tổ chức công tác kế toán đó là việc: tổ chức các phương pháp kế toán và việc

tổ chức nhân sự kế toán theo từng phần hành kế toán cụ thể của một đơn vị cụ thể,trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, phương pháp kế toán nói riêng và cácnguyên tắc tổ chức kế toán nói chung trong đơn vị, nhằm thu nhận xử lý và cungcấp các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị một cách nhanh nhất, đầy

đủ và trung thực

Bản chất của tổ chức công tác kế toán là tổ chức thực hiện các phương pháp

kế toán kết hợp với việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với điều kiện về cơ sởvật chất và tính chất hoạt động của đơn vị, thông qua việc phân công, phânnhiệm cho các nhân viên kế toán thực hiện theo từng phần hành kế toán cụ thể,đồng thời tạo điều kiện cho việc vận dụng các phương pháp kế toán được thựchiện tốt hơn ở đơn vị

1.4.3 Yêu cầu và nguyên tắc chung của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.

Trên cơ sở yêu cầu chung đặt ra cho kế toán và đặc điểm họat động của cácđơn vị HCSN, khi tổ chức thực hiện công tác kế toán trong các đơn vị HCSN phảiđáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Đầy đủ: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến vốn, quỹ,tài sản, kinh phí ngân sách Nhà nước cấp, các khoản thu, chi sự nghiệp và các hoạtđộng kinh tế, tài chính khác phát sinh tại đơn vị vào các chứng từ, sổ kế toán và báocáo tài chính

- Rõ ràng: Số liệu kế toán phải đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và chính xác.Thuyết minh BCTC phải dễ hiểu, đảm bảo cung cấp đủ thông tin cần thiết phục vụcho kiểm tra, phân tích đánh giá hoạt động và ra quyết định trong quản lý

- Trung thực: Phản ánh đúng hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trịcủa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán phải được phán ánh liên tục từ khi phátsinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, từ khi thành lập đến khi chấm dứthoạt động của đơn vị kế toán; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số

liệu của kỳ kế toán trước đó.

- Hệ thống: Thực hiện sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệthống để có thể phân tích, so sánh

Tiết kiệm, hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phải đảm bảotiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng công việc kế toán

- Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán đơn vịHCSN, trong quá trình tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ nhữngnguyên tắc sau:

Giá gốc: Giá trị của tài sản được tính theo giá gốc, bao gồm chi phí thu mua,bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác đếnkhi đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Đơn vị kế toán không được thay đổigiá gốc của vật tư, hàng hóa, TSCĐ trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.Nhất quán: Các quy định và phương pháp kế toán đã chọn phải được áp dụngnhất quán trong kỳ kế toán năm Khi có sự thay đổi về các quy định và phương pháp kếtoán đã chọn thì đơn vị phải kế toán phải có giải trình trong báo cáo tài chính

Khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan, đầy đủ, đúngthực tế và đúng kỳ kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Công khai: Thông tin, số liệu trong các báo cáo tài chính năm của đơn vị phảiđược công khai bằng các hình thức thích hợp

Thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản vàphân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng, không được làm sai lệch kết quảhoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

Mục lục ngân sách nhà nước: các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có

sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước ngoài việc thực hiện các nguyên tắc nói trên cònphải thực hiện nguyên tắc kế toán theo mục lục ngân sách Nhà nước hiện hành

1.4.4 Căn cứ tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.

Hiện nay, các đơn vị HCSN áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 30/3/2006, luật kế toán, luật ngân sách nhà nước,thông tư, nghị đinh và các văn bản pháp luật khác có liên quan

Các đơn vị kế toán căn cứ vào các nguyên tắc kế toán và chuẩn mực kế toán

Việt Nam, lý thuyết hạch toán kế toán được quy định cụ thể trong các văn bản phápluật liên quan để tổ chức công tác kế toán cho đơn vị mình Đồng thời, căn cứ vàođặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và chế độ quản lý tài chính của đơn vị, kế toántại mỗi đơn vị phải vận dụng chế độ kế toán hiện hành vào đơn vị mình sao cho phùhợp và hiệu quả nhất.

Ngoài ra, đối với các đơn vị hoạt động theo các chương trình dự án có sử dụngvốn ODA thực hiện theo các thông tư, nghị định về việc quản lý tài chính,… nhưthông tư 225/2010/TT-BTC quy định chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với việntrợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu NSNN, thông tư 161/2012/TT-BTC quy đinh chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước quaKho bạc Nhà nước, thông tư 219/2009/TT-BTC quy định một số định mức chi tiêu

áp dụng cho các dự án/chương trình sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức(ODA), thông tư 192/2011/TT-BTC sửa đổi, bổ sung thông tư 219/2009/TT-BTC

1.4.5 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.

Khi tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp, căn cứ vào quy

mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị (đơn vị thuộc loại hình nào, cấp dự toán ngân sách,khối lượng và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít,…) và căn cứ vào quy địnhcủa Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành để lựa chọn các nội dung cần thiết vậndụng vào đơn vị, bao gồm: tổ chức vận dụng những quy định chung, tổ chức vận dụng

hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vậndụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán; tổ chức lập, nộp các loại BCTC, tổ chứccông tác kiểm kê tài sản và kiểm tra kế toán và tổ chức bộ máy kế toán

1.4.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm kế toán tại đơn vịcùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộthông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểmtra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động củađơn vị Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàngđầu trong tổ chức công tác kế toán Tổ chức nhân sự như thế nào để từng người pháthuy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ

phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.

Để tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức,đại bàn hoạt động, trình độ nghiệp vụ chuyên môn, yêu cầu quản lý của đơn vị Cácđơn vị HCSN có thể tổ chức công tác kế toán theo một trong các hình thức sau đây:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng kếtoán Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhânviên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm trachứng từ, và chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế toánkhông những được tiến hành ở phòng kế toán mà còn được tiến hành ở những bộphận khác trực thuộccủa đơn vị Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộmáy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng

từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán

và định kỳ lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận gửi về phòng tài chính kếtoán, theo qui định của kế toán trưởng

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổchức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức nàygồm phòng kế toán trung tâm của đơn vị và các bộ phận kế toán hay nhân viên kếtoán ở các đơn vị - bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụkinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thờithực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửiđến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán,kiễm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiệncông tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đótheo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộphận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định

kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

1.4.5.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Một trong những đặc trưng cơ bản của kế toán là giá trị pháp lý, tính trung thực,khách quan của số liệu mà kế toán ghi nhận và cung cấp Cơ sở pháp lý của mọi sốliệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán là chứng từ

kế toán Vì vậy, mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong các đơn vị nói chung

và trong đơn vị HCSN nói riêng, đều phải được phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác,kịp thời, khách quan vào chứng từ kế toán một cách hợp pháp, hợp lệ, làm cơ sở choviệc hạch toán, phản ánh vào tài khoản, sổ kế toán, từ đó lập nên báo cáo kế toán Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tàichính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đều bắt buộc phảiđược chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ

Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán được lập theo mẫu của chế độ

kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụkinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấu của đơn vị

Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thờicác yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loạichứng từ Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thông tin kế toán phátsinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát các nghiệp vụ kinh tếphát sinh ở đơn vị

Hiện nay, các đơn vị HCSN áp dụng hệ thống chứng từ kế theo Quyết định số19/2006/QĐ-BTC ngày30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hànhChế độ kế toán HCSN và các văn bản pháp quy khác hiện hành, bao gồm:

Chứng từ kế toán chung cho các đơn vị HCSN, bao gồm 4 chỉ tiêu: chỉ tiêu laođộng tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ

Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác

Chứng từ kế toán có thể phân thành 2 loại:

Chứng từ bắt buộc: Là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế, giữa các phápnhân đã được Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh,mục đích và phương pháp lập chứng từ; được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vựckinh tế và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế

Chứng từ hướng dẫn: Là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướng dẫn, các chỉ tiêu

cơ bản, đặc trưng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng và điều kiện cụ thể

mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy thuộc vào đặc điểm tình hình, yêucầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựng những chứng từ nội bộ, phục vụ tốtcho yêu cầu quản lý của đơn vị

Như vậy, để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị HCSN phải căn cứvào hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, căn cứ vào đặc điểm yêu cầu quản lýcác đối tượng kế toán, nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị, để từ

đó xác định những chứng từ áp dụng nào sẽ được áp dụng trong đơn vị

Nội dung chứng từ kế toán tại đơn vị HCSN được quy định tại điều 17 Luật kếtoán Theo đó, chứng từ kế toán phải đảm bảo các nội dung sau:

1 Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

2 Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

3 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

4 Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

5 Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

6 Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số;tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

7 Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quanđến chứng từ kế toán

Tại các đơn vị HCSN, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán của đơn vị

là người chịu trách nhiệm trước giám đốc hay thủ trưởng đơn vị, Nhà nước về tínhhợp pháp, hợp lệ và hợp lý của chứng từ kế toán Vì vậy, kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách kế toán tại đơn vị HCSN phải căn cứ vào đặc điểm của đơn vị để áp dụng

hệ thống chứng từ kế toán đúng theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và luậtpháp, cụ thể:

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chínhphát sinh, đủ số liên theo quy định, giữa các liên phải giống nhau;

Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng nộidung quy định trên mẫu;

Nội dung ghi chép chứng từ kế toán, không được viết tắt, không được tẩy xóa,sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải liên tục không ngắt quãng, chỗtrống phải được gạch chéo;

Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng hoặc ngườiphụ trách kế toán của đơn vị quy định, để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán, tài chínhcủa đơn vị thì quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ, phải thực hiện qua các bướccông việc cơ bản sau đây:

Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được các chứng từ kế toán, cán bộ nhân viên kế

toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của các hoạtđộng kinh tế, ghi trong chứng từ kế toán, đúng chế độ chính sách Nhà nước quyđịnh, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, các yếu tố của chứng từ kếtoán; những chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo các nội dungtrên phải báo cáo cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ nhữngchứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trên, không vi phạm mới

sử dụng để ghi sổ kế toán

Hoàn chỉnh chứng từ: Là việc tập hợp và phân loại chứng từ phục vụ cho việc

ghi sổ kế toán, các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính liênquan đến tài sản mà chưa ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo lường, đơn vị tiền tệ,

kế toán cần phải tính toán chính xác đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo lườngcần thiết sau đó phân loại chứng từ tổng hợp số liệu, lập định khoản kế toán, phục

vụ ghi sổ kế toán

Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán sau khi

được kiểm tra và hoàn chỉnh cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị,

cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán các thông tin kinh tế, việc tổ chứcluân chuyển chứng từ phải tuân thủ quy định của kế toán trưởng đơn vị về thứ tựthời gian, trên cơ sở nhu cầu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin của

bộ phận đơn vị, cá nhân do kế toán trưởng quy định

Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán chứng minh cho các

hoạt động kinh tế tài chính phát sinh, nó thực sự hoàn thành, chứng minh cho số

liệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế Chính vì vậy sau khi đã ghi sổ kế toán,chứng từ kế toán phải được bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toántránh gây nên hư hỏng mất mát chứng từ kế toán, đảm bảo khi cần thiết có thể sửdụng lại chứng từ kế toán phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán, thanh tra kinh tế.Trường hợp xảy ra mất mát hư hỏng chứng từ kế toán phải kịp thời báo cáo thủtrưởng đơn vị, kế toán trưởng đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử

lý kịp thời

1.4.5.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóacác nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thờigian Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thốngtình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp vàcác nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoảnkhác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tếriêng biệt Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng chotất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước về loại tài khoản, số lượng tàikhoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản

Hiện nay, các đơn vị HCSN vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyếtđịnh 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Hệ thống tàikhoản kế toán hành chính sự nghiệp này được xây dựng theo nguyên tắc dựa vàobản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụngnguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệthống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:

Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước,vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từnglĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp;

Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hànhchính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và

tính chất hoạt động;

Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán thủ công(hoặc bằng máy vi tính ) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quanquản lý Nhà nước

Theo đó, hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoảntrong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản bao gồm các tài khoản từ loại 1đến loại 6:

Tài khoản loại 1: Tiền và vật tư

Loại 2: Tài sản cố định;

Loại 3: Thanh toán;

Loại 4: Nguồn kinh phí;

Loại 5: Các khoản thu;

Loại 6: Các khoản chi;

Trong đó, Loại 1,2 là tài khoản tài sản, loại 3 là tài khoản thanh toán, loại 4 làtài khoản nguồn hình thành tài sản; loại 5,6 là tài khoản phản ánh quá trình hoạtđộng của đơn vị Những tài khoản này phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản vàquá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp Nguyên tắc ghi sổ các tàikhoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép"nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Cócủa một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản là các tài khoản loại 0 (gồm 7TK: 001, 004, 005, 007, 008, 009) phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưngkhông thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhậngia công, tạm giữ ), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trongBảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như:Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chihoạt động được giao Không giống như những tài khoản trong Bảng cân đối kế

toán, nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng là phương pháp “ghi đơn”,nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bênnào của các tài khoản khác.

Ngoài các tài khoản trên, các đơn vị HCSN có thể bổ sung thêm các tài khoảncấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệthống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị Trong trường hợpcác đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tàikhoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thốngtài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuậnbằng văn bản trước khi thực hiện

Như vậy, để tổ chức vận dụng TK kế toán, các đơn vị HCSN phải đồng thờicăn cứ vào đặc điểm hoạt động, nhu cầu quản lý của mình và các nguyên tắc kếtoán (như nguyên tắc nhất quán, …) để xây dựng hệ thống tài khoản thống nhấtphù hợp với chế độ, chuẩn mực kế toán và phục vụ cho công tác quản lý mộtcách hiệu quả nhất

1.4.5.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán

Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng, kết cấu mẫu sổ,mối quan hệ giữa các loại sổ với nội dung, trình tự và phương pháp ghi sổ để ghichép, phân loại xử lý thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính, từ các chứng từgốc vào hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán là những tờ sổ rời hoặc đóng thành quyển, được xây dựng theo mẫunhất định, dùng để ghi chép, tập hợp và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tàichính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đếnđơn vị HCSN nhằm cung cấp thông tin có hệ thống, phục vụ công tác quản lý cáchoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị

Tổ chức vận dụng hình thức kế toán thực chất là tổ chức hệ thống sổ sách kếtoán của đơn vị Tất cả các đơn vị HCSN đều phải mở sổ kế toán để ghi chép, quản

lý, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán HCSN Đối với cácđơn vị kế toán cấp I và cấp II (gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở sổ kế toán theo dõitài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi

việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của cácđơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để tổng hợp báo cáo tài chính vềtình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tàichính đồng cấp Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo được cácyêu cầu cơ bản sau:

Phù hợp với yêu cầu, phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động của từng loại hìnhđơn vị;

Phù hợp với trình độ cán bộ kế toán của đơn vị, yêu cầu công tác quản lý, yêucầu về thông tin kế toán;

Chấp hành đúng các quy định về chế độ mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, quản lý và lưutrữ bảo quản sổ kế toán theo chế độ đã được quy định

Theo quyết định 19/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, có các hình thức kế toán đượcphép áp dụng đối với đơn vị HCSN:

1.Hình thức Nhật ký chung:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thờigian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký

để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hệ thống sổ theo hình thức này bao gồm: sổ nhật ký chung, sổ cái (là các sổ kếtoán tổng hợp) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự và phương pháp ghi sổ như sau:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật kýchung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào

Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Trường hợpđơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung,các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Sốliệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có

và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếuđảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cânđối số phát sinh" và báo cáo tài chính.

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên BảngCân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có”trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng

Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

2.Hình thức Nhật ký – sổ Cái:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phânloại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển

sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chứng từ kế toán

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ

PHÁT SINH

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại.

Hệ thống sổ của hình thức ghi sổ Nhật ký – sổ Cái bao gồm: sổ nhật ký – sổ cái (sổ kế toán tổng hợp) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự và phương pháp ghi sổ như sau:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký vàphần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng

từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiềulần trong một ngày

Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trongtháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng

số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản

ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứ vào số phát sinhcác tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đếncuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính

ra số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảocác yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột“ Số tiền

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ,

số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu

khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản.

Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phátsinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổnghợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sửdụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác

Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ Cái được hệ thống hóa qua sơ đồ sau:

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN

THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái

3.Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toántổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ" Chứng từ ghi sổ dùng để phânloại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tàichính đã phát sinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được táchbiệt thành hai quá trình riêng biệt:

Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ chi tiết

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

ký Chứng từ ghi sổ.

Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.Theo hình thức này, hệ thống sổ kế toán bao gồm các chứng từ ghi sổ, sổđăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái (là những sổ kế toán tổng hợp) và các sổ, thẻ kếtoán chi tiết

Trình tự và phương pháp ghi sổ như sau:

Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lậpChứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, cónội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại” Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lậpChứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặcngười phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đóchuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào

“Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng

từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng đểghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối thángkhoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợpchi tiết" theo từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếuvới số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên SổCái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết"của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ được hệ thống hóa qua sơ đồ sau

Sơ đồ 1.5: Trình tự kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Như vậy, các đơn HCSN căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu của quản lý

để lựa chọn một trong các hình thức sổ kế toán phù hợp, và nhất thiết phải tuân thủmọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ,

số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghichép các loại sổ kế toán

1.4.5.5 Tổ chức kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách,báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán,ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổ chức kếtoán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán

chi tiết

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

và cung cấp được thông tin phản ánh đúng về việc quản lý và sử dụng vật tư tàisản, các khoản thu chi, nguồn kinh phí của đơn vị HCSN Chính vì thế, tổ chứckiểm tra công tác kế toán cần được diễn ra thường xuyên và đẩm bảo thực hiệnđúng nguyên tắc:

- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra

- Các kết luận phải kiểm tra rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếuvới chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chínhhiện hành Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục

- Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểmtra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán, cũng như các vấn đề cần

bổ sung, sửa đổi về chế độ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế tài chính

- Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gianquy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đãđược phát hiện qua kiểm tra kế toán

- Qua kết quả kiểm tra kế toán đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếmkhuyết trong công tác quản lý của đơn vị

Nội dung của kiểm tra kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

- Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán, chế độ báo cáo tàichính về các mặt chính xác, kịp thời đầy đủ, trung thực, rõ ràng Kiểm tra việc chấphành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán

- Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách,thu chi tài chính, kỷ luật nộp thu, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loạivật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách,chế độ kinh tế tài chính

Công tác kiểm tra có thể được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền như cơquan chủ quan, thanh tra, kiểm toán Nhà nước nhưng cũng có thể do Thủ trưởngđơn vị và kế toán trưởng hay phụ trách kế toán chịu trách nhiệm thực hiện (còn gọi

là kiểm tra nội bộ)

1.4.5.6 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của chu trình kế toán nhằm cung cấpcho người sử dụng các thông tin cần thiết về tình hình kinh tế, tài chính, kết quảhoạt động và sự thay đổi của tài sản, nguồn vốn của đơn vị

Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình vềtài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi vàkết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kế toán, cung cấp thôngtin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, làcăn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điềuhành hoạt động của đơn vị

Kế toán các đơn vị HCSN phải lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngânsách đúng theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, phảilập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáotheo quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006

Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải phù hợp

và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm tài chính và Mục lục ngân sách nhà nước, đảmbảo có thể so sánh được giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán vớinhau Trường hợp lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách có nội dung vàphương pháp trình bày khác với các chỉ tiêu trong dự toán hoặc khác với báo cáo tàichính kỳ kế toán năm trước thì phải giải trình trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, báocáo quyết toán ngân sách phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị hành chính sựnghiệp, tạo điều kiện cho việc tổng hợp, phân tích, kiểm tra, đánh giá tình hình thựchiện dự toán ngân sách Nhà nước của cấp trên và các cơ quan quản lý nhà nước.Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải bảo đảm sựtrung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình tài sản, thu, chi và

sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị

Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải phải chínhxác, trung thực, khách quan và phải được tổng hợp từ các số liệu của sổ kế toán

sau khi khoá sổ kế toán Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phảiđược lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ báocáo, và được người lập, kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu trướckhi nộp hoặc công khai.

Các loại báo cáo đơn vị phải nộp đối với đơn vị HCSN dự toán cấp I:

1.Bảng cân đối tài khoản

2.Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

3.Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng4.Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

5.Báo cáo chi tiết kinh phí dự án

6.Bảng đối chiếu dự toán kinh phí NS tại KBNN

7.Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí NS tạiKBNN

8.Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh9.Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ

10 Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang

11 Báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách và nguồn khác của đơn vị

12 Thuyết minh báo cáo tài chính

1.4.5.7 Tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin

Trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì khối lượng thông tin cầnthu thập xử lý, cung cấp ngày càng nhiều và phức tạp Thêm vào đó các đối tượng

sử dụng thông tin ngày càng phong phú, mục đích sử dụng khác nhau, đòi hỏi thôngtin kế toán cung cấp phải kịp thời và có chất lượng

Để đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô của các cơ quan Nhà nước, yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân mỗi cơ quan, đơn vị thì việc ứng dụng công nghệ thông tin,

sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán là điều tất yếu và mới có thể xử

lý một khối lượng thông tin lớn trong thời gian hạn chế

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Có nhiềuchương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều