Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty đo đạc Ảnh địa hình

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp các nhà quản lý kiểm soát và điều hành hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu

i

MỞ ĐẦU

1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp các nhà quản lý kiểm soát và điều hành hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không những có thể đảm bảo các mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế

độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý mà qua đó nó còn nâng cao hiệu quả hoạt động

Công ty Đo đạc ảnh địa hình là một doanh nghiệp hoạt động công ích với địa bàn hoạt động rộng khắp nên công tác quản lý tương đối phức tạp và khó khăn Do vậy việc hình thành và phát triển HTKSNB để kiểm soát và quản lý

Công ty ngày càng trở nên cần thiết Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Đo đạc ảnh địa hình” được nghiên cứu nhằm

giải quyết những yêu cầu đặt ra

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Đo đạc ảnh

địa hình

Chương 3: Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ tại Công ty Đo đạc ảnh địa hình

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ 1.1 KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ

Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất

Kiểm soát là xem xét để nắm bắt và điều hành hoạt động đồng thời phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định, phạm vi của mình

Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lý, nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này Do vậy, kiểm tra, kiểm soát được hiểu

là một chức năng của quản lý

1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.1 Khái niệm, bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

“HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Phạm vi của HTKSNB tương đối rộng, bao trùm toàn bộ các lĩnh vực hoạt động của một đơn vị

1.2.2 Các yếu tố cơ bản của HTKSNB

HTKSNB bao gồm bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý

dữ liệu của các loại hình KSNB

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

iii

Một là, Đặc thù về quản lý

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp

Hai là, Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu

Ba là, Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là các chính sách tuân thủ của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên

Bốn là, Công tác kế hoạch

Bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

Năm là, Ủy ban kiểm soát

Trong một số công ty lớn thường có một ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản

lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát

Sáu là, Môi trường bên ngoài

Môi trường bên ngoài bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

1.2.2.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bởi vì các thông tin kế toán là các thông tin tương đối chính xác, có cơ sở và toàn diện

Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán

Hệ thống kế toán là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của HTKSNB

1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết

lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền

Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận, nhờ đó có tác dụng tạo sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

v

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, tạo nên một

hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

1.2.2.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị

Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

1.2.3 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý

Hệ thống KSNB có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp Để quản lý được doanh nghiệp, cần phải có HTKSNB Ở đâu không

có HTKSNB, ở đó không có quản lý với đầy đủ ý nghĩa của khái niệm này Một HTKSNB vững mạnh sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm bớt rủi ro, bảo đảm tính tin cậy của số liệu kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh

doanh trong toàn doanh nghiệp

Chính vì vậy, HTKSNB tại doanh nghiệp chiếm một vị trí vô cùng quan trọng có ý nghĩa sống còn đối với công tác quản lý doanh nghiệp

1.2.4 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một là, yêu cầu của nhà quản lý là chi phí kiểm tra phải nhỏ nhất so với

những tổn thất do sai phạm và do gian lận gây ra

Hai là, trong thực tế có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống kiểm soát

không dự kiến được

Ba là, sai phạm do nhân viên thiếu thận trọng, sao lãng, sai lầm trong xét

đoán hoặc hiểu sai sự chỉ đạo của cấp trên

Bốn là, do sự thông đồng của nhân viên trong đơn vị hoặc với người bên

ngoài đơn vị

Năm là, các thủ tục kiểm soát không phù hợp với điều kiện kinh tế thay

đổi

KSNB là một công cụ pháp lý do chính người quản lý xây dựng để phục

vụ cho mục đích quản lý của đơn vị mình Lý do để đơn vị xây dựng một hệ thống kiểm soát là nhờ nó mà toàn bộ quá trình hoạt động vừa được bảo vệ, vừa được hoàn thiện, giúp đơn vị thỏa mãn các mục tiêu của mình

1.3 ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC CÔNG TY NHÀ NƯỚC

1.3.1 Đặc điểm mô hình công ty nhà nước

Công ty nhà nước có các đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất: 100% vốn điều lệ của công ty nhà nước do Nhà nước đầu tư Thứ hai: Công ty nhà nước là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, chịu

trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ

1.3.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các công ty nhà nước

Về môi trường kiểm soát:

Đặc thù về quản lý: Thủ trưởng các đơn vị đã quan tâm và có thái độ

ủng hộ tích cực đối với HTKSNB

Cơ cấu tổ chức: Công ty nhà nước không có hội đồng quản trị có cơ cấu

quản lý gồm: Giám đốc, các Phó giám đốc, kế toán trưởng và bộ máy giúp việc

vii

Chính sách nhân sự: Các quy chế đào tạo, thi đua khen thưởng được ban

hành hàng năm Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn tồn tại một số bất cập đáng kể về công tác tuyển dụng, công tác khen thưởng, kỷ luật

Công tác kế hoạch: Công ty nhà nước xây dựng các định mức kinh tế kỹ

thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá tiền lương áp dụng trong nội bộ công ty theo quy định của Nhà nước

Môi trường kiểm soát bên ngoài:

Các công ty nhà nước còn chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các đơn vị bên ngoài như Bộ chủ quản; Kiểm toán Nhà nước; Thanh tra Bộ Tài chính

Về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống kế toán của các công ty Nhà nước đều tuân thủ theo các quy định của Nhà nước về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán

Về thủ tục kiểm soát

Trong các công ty nhà nước, việc tuân thủ ba nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn được thực hiện một cách chặt chẽ

Về Kiểm toán nội bộ

Hệ thống kiểm toán nội bộ của các công ty nhà nước chưa thực sự phát huy được vai trò của nó

Tóm lại, công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính của các công ty nhà nước

đã có nhiều cố gắng, đi vào nền nếp, tuy nhiên HTKSNB nói chung tại các công ty nhà nước vẫn chưa đủ mạnh để đáp ứng yêu cầu quản lý hiện nay

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

ĐO ĐẠC ẢNH ĐỊA HÌNH 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY ĐO ĐẠC ẢNH ĐỊA

HÌNH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Đo đạc ảnh địa hình tiền thân là Liên đoàn Trắc địa địa hình I, Công ty được thành lập vào năm 1987 theo Quyết định số: 37a/QĐ ngày 01/8/1987 của Cục Đo đạc và Bản đồ Nhà nước Trụ sở chính của Công ty đặt tại 51 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ cơ bản của Công ty

Công ty Đo đạc ảnh địa hình hoạt động trong các lĩnh vực: Bay chụp ảnh hàng không; các lĩnh vực đo đạc bản đồ; tài nguyên và môi trường

Sản phẩm của Công ty phần lớn là sản phẩm công ích

2.1.3 Tổ chức hoạt động

Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp nhà nước và các qui định của pháp luật đối với doanh nghiệp hoạt động công ích

2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐO ĐẠC ẢNH ĐỊA HÌNH

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Đặc thù về quản lý

Công ty Đo đạc ảnh địa hình là doanh nghiệp nhà nước, chịu sự điều

chỉnh của Luật Doanh nghiệp nhà nước Số 14/2003/QH11, Luật Doanh nghiệp

2005

Lãnh đạo Công ty luôn coi trọng nhân tố con người, quan tâm đến việc

"cải thiện và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho mọi thành viên

trong Công ty" , luôn đề cao ý thức tự giác trong mỗi người lao động

ix

Đội ngũ cán bộ lãnh đạo của Công ty có đầy đủ năng lực và dày dạn kinh nghiệm quản lý, bộ máy quản lý gọn nhẹ, các bộ phận phòng ban được tinh lọc, có sự phân cấp quản lý phù hợp

2.2.1.3 Về chính sách nhân sự

Ban lãnh đạo Công ty đánh giá rất cao vai trò của chính sách nhân sự thông qua các chính sách tuyển dụng; chính sách đào tạo; chính sách lương, thưởng đãi ngộ; chính sách điều động, luân chuyển cán bộ; chính sách bố trí,

đề bạt cán bộ

2.2.1.4 Về công tác kế hoạch, dự toán, định mức

Công ty đề ra các kế hoạch, định mức cụ thể như kế hoạch sản xuất, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch mua sắm TSCĐ, hệ thống định mức, Dự toán kinh tế kỹ thuật, đơn giá sản phẩm, đơn giá tiền lương, quy chế quản lý công tác phí khoa học giúp cho công tác kiểm soát được nhanh chóng và hữu hiệu hơn

2.2.1.5 Các nhân tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát chung của Công ty còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài: Luật Doanh nghiệp nhà nước (trước đây, và bây giờ là Luật doanh

nghiệp 2005); Luật Ngân sách nhà nước; Luật Kế toán; Luật Thống kê; Bộ

Tài chính, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra chính phủ; Ngân hàng công thương Việt Nam (đơn vị cho vay vốn)

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

Các yếu tố cấu thành của hệ thống kế toán như chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán của Công ty áp dụng theo quy định hiện hành của nhà nước

2.2.3 Thủ tục kiểm soát

Công ty ban hành hệ thống các quy chế, quy định làm khung pháp lý cho các hoạt động

Ngoài ra, công tác kiểm soát của Công ty còn được thể hiện trong từng lĩnh vực cụ thể như: Với công tác kiểm soát vốn; Với công tác kiểm soát chi phí; Với công tác kiểm soát doanh thu; Kiểm soát quy trình thu tiền bán hàng; Kiểm soát tài sản cố định; Kiểm soát chất lượng sản phẩm; Kiểm soát các đơn

vị thành viên

2.2.4 Kiểm toán nội bộ

Hiện tại, Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ riêng biệt Công tác kiểm toán nội bộ chủ yếu vẫn do phòng Tài chính Kế toán đảm nhân Bên cạnh đó, hàng năm, sau khi hoàn thành báo cáo tài chính, Công ty tiến hành thuê 1 Công ty kiểm toán độc lập bên ngoài

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐO ĐẠC ẢNH ĐỊA HÌNH

Những thành tựu đó đạt được chứng tỏ phần nào hiệu quả mà HTKSNB đang áp dụng tại Công ty mang lại, cụ thể như:

Thứ nhất: Việc văn bản hóa các quy định, quy chế chính sách đã góp

phần đưa hoạt động của Công ty vào nền nếp, quy củ

Thứ hai: Việc đề cao nhân tố con người tạo một môi trường làm việc

trong sạch, lành mạnh

Bên cạnh đó, vẫn còn bộc lộ một số mặt hạn chế, yếu kém như:

Thứ nhất là: Nhận thức về kiểm soát của lãnh đạo các cấp còn hạn chế Thứ hai là: Chính sách nhân sự của Công ty còn chưa hợp lý

Thứ ba là: Hệ thống kế hoạch lập ra còn chưa đầy đủ và phù hợp

Thứ tư là: Hệ thống kế toán còn tồn tại một số vấn đề

Thứ năm là: Thủ tục kiểm soát còn chưa thực sự hiệu quả

Thứ sáu là: Chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ tại Công ty

xi

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐO ĐẠC ẢNH ĐỊA

HÌNH 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ĐO ĐẠC ẢNH ĐỊA HÌNH

Hệ thống kiểm soát có vai trò ngày càng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp

Thứ nhất, góp phần điều khiển và quản lý kinh doanh có hiệu quả

Thứ hai, mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản

lý được thực hiện đúng

Thứ ba, phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh

Thứ tư, ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh Thứ năm, lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ

Thứ sáu, bảo vệ tài sản và thông tin

Bên cạnh đó, Công ty Đo đạc ảnh địa hình là doanh nghiệp nhà nước, có quy mô tương đối lớn và địa bàn hoạt động rộng khắp Do vậy khó có thể quản lý và kiểm soát được một cách hữu hiệu nếu không có một HTKSNB hiệu quả

Chính vì vậy, có thể khẳng định rằng việc xây dựng và hoàn thiện HTKSNB là yêu cầu cấp bách để Công ty thực hiện thành công chiến lược phát triển của mình

3.2 NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI CÔNG TY ĐO ĐẠC ẢNH ĐỊA HÌNH

Việc hoàn thiện HTKSNB phải tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau: Nguyên tắc 1: Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của nhà nước