Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Quốc tế Delta

1.2 Khái niệm nghiệp vụ giao nhận Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng,

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tớnh cấp thiết của đề tài

Để xây dựng đất n-ớc giàu mạnh và phát triển trong

bối cảnh toàn cầu hoá, khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt động ngoại th-ơng vì nó đảm bảo sự giao l-u hàng hoá, thông th-ơng với các n-ớc bè bạn năm châu, giúp chúng ta khai thác

có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế

Nh-ng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng

và bề sâu Bên cạnh đó, với hơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất n-ớc, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những b-ớc tiến rất đáng kể, chứng minh đ-ợc tính -u việt của nó so với các ph-ơng thức giao nhận vận tải khác Khối l-ợng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam Điều này có ý nghĩa rất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp

đ-a hàng hoá Việt Nam đến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá n-ớc ta trên thị tr-ờng thế giới

Tuy nhiên, hiện nay khi mà chúng ta ch-a có một hệ thống văn bản pháp luật đồng bộ, chặt chẽ quản lý hoạt

động này, lại trong bối cảnh Nhà nhà làm giao nhận, ng-ời ng-ời làm giao nhận thì hoạt động giao nhận vận tải trở nên hết sức lộn xộn, khó quản lý và ngày càng bộc lộ nhiều tiêu cực

Tr-ớc tình hình đó, Công ty TNHH Quốc tế Delta là doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận ở Việt Nam cũng không tránh khỏi những trở ngại Trải qua 10 năm hoạt

động, Delta đã từng b-ớc hoàn thiện và củng cố hoạt

động kinh doanh của mình Tuy vậy, để tồn tại và phát triển lâu dài, công ty không còn cách nào khác là phải nhìn nhận lại tình hình, trên cơ sở đó đề ra những giải pháp thực tế để thúc đẩy hiệu quả hoạt động hơn nữa Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại DELTA, với kiến thức của một sinh viên khoa Quản trị Kinh Doanh củaTr-ờng Đại học Kỹ Thuật Cụng Nghệ, cùng với mong muốn

đóng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của công ty, em

đã chọn đề tài: “Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đ-ờng biển tại Công ty TNHH Quốc Tế DELTA”

Đề tài này nhằm mục đớch nghiờn cứu những vấn đề cốt lừi của quy trỡnh giao nhận hàng húa Qua đú rỳt ra những mặt mạnh cũng như những tồn tại chủ yếu trong quy trỡnh này Từ đú đưa ra một số giải phỏp nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trỡnh giao nhận hàng húa Nhập khẩu bằng đường biển của cụng ty

2 Đối tượng và phạm vi nghiờn cứu

Đối tượng nghiờn cứu: Nghiờn cứu quy trỡnh giao nhận hàng húa bằng đường

biển

Phạm vi nghiờn cứu: Phần lớn chuyờn đề được thực hiện qua việc tỡm hiểu

cỏch thức làm việc thực tế tại cụng ty DELTA, dựa vào cỏc số liệu tài chớnh của cụng ty trong vũng những năm trỏ lại đõy (2005 – 2009) Mặt khỏc việc

tìm hiểu những tài liệu chuyên về giao nhận và nhập khẩu thông qua mạng

internet, sách báo, tạp chí chuyên ngành, những bài giảng của thầy cô giáo bộ

môn đã góp phần hoàn thiện lý luận cơ sở cho chuyên đề

3 Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu

Mục tiêu: Cung cấp cái nhìn tổng quát về công ty Delta Đồng thời, qua việc

tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập

khẩu cũng như quy trình làm thủ tục Hải quan, để từ đó đưa ra những phương

pháp hoàn thiện quy trình giao nhận của công ty

Phương pháp nghiên cứu: Phân tích, tổng hợp số liệu từ báo cáo hoạt động

kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm của công ty cũng như tổng hợp những

số liệu khác từ các phòng ban khác, để từ đó đưa ra nhận xét về tình hình hoạt

động của công ty Thực hiện quan sát thực tế các công việc của những anh chị

trong công ty từ khâu hoàn thiện bộ chứng từ đến khâu làm thủ tục thông quan

tại cảng

4 Nội dung nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu gồm 4 chương:

Trong quá trình hoàn chỉnh chuyên đề, với sự nỗ lực tập hợp kiến thức và thu thập số liệu, song thời gian có hạn nên không tránh khói những thiếu sót Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cô và công ty DELTA

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG

HÓA NHẬP KHẨU

1.1 Khái niệm về người giao nhận

Về người giao nhận, hiện tại chưa có một khái niệm thống nhất được Quốc tế công nhận Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận thì “Người giao nhận

là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hoạt động

vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người vận tải” Trong thương mại quốc tế, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên quan Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức

vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí

Theo Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam thì người giao nhận được

định nghĩa như sau:

Điều 164: Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng

nhận kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

1.2 Khái niệm nghiệp vụ giao nhận

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được

định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu

kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay

có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa Theo Luật Thương mại Việt Nam thì Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng

đến nơi nhận hàng Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp

hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

Căn cứ vào vai trò của người giao nhận, chúng ta có thể hiểu hoạt động giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ bao gồm từ việc chuẩn bị hàng hóa, kho bãi và các thủ tục liên quan đến việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua Theo Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam thì dịch vụ giao nhận được

định nghĩa như sau:

Điều 163: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm

dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho,

lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)

1.3 Phân loại

Căn cứ vào phạm vi hoạt động:

- Giao nhận quốc tế: là hoạt dộng giao nhận phục vụ cho các tổ chức chuyên chở quốc tế

- Giao nhận nội địa (giao nhận truyền thống): là hoạt động giao nhận chỉ chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước

Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh:

- Giao nhận thuần túy: là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc gửi hàng đến

- Giao nhận tổng hợp: là hoạt động giao nhận ngoài họat động thuần túy còn bao gồm cả xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, vận chuyển đường ngắn, lưu kho, lưu bãi,…

Căn cứ vào phương tiện vận tải:

- Giao nhận hàng hóa bằng đường biển

hợp tác với nhau thông qua các hoạt động kinh tế mà quan trọng nhất là việc di chuyển tư bản, lao động và trao đổi hàng hóa giữa các khu vực, các quốc gia với nhau Nhờ đó các quốc gia có thể mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùng của mình, đồng thời nâng cao đời sống nhân dân Giao nhận là một khâu, một mắc xích quan trọng trong quá trình tái sản xuất ngành vận tải nói riêng và hoạt động xuất nhập khẩu nói chung, giúp cho việc lưu thông hàng hóa trên phạm vi toàn thế giới, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, thúc đẩy việc nâng cao chất lượng và

hạ giá thành sản phẩm

Mạng lưới giao nhận ngày càng phủ khắp toàn cầu và hoạt động nhộn nhịp Các đại lý giao nhận cùng tạo một mạng lưới tương tự ở khắp các sân bay, cảng biển, các đầu mối vận tải, các thành phố,… đảm nhận một khối lượng lớn hàng hóa xuất nhập khẩu Việc ra đời các công ty giao nhận giúp cho các nhà xuất nhập khẩu đơn giản được những vấn đề mà lẽ ra họ phải thực hiện Công ty giao nhận mang tính chuyên môn hơn, do đó thời gian thực hiện công việc sẽ mau chóng hơn

1.5 Vai trò và chức năng

Công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một khâu rất cần thiết trong việc thực hiện hợp đồng mua bán giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, nó giúp cho hai bên có thể thực hiện đúng thời gian giao hàng theo đúng quy định của

hợp đồng, đồng thời cũng giúp cho việc thông quan hàng hóa nhanh chóng hơn

Hiện nay sự trao đổi giao thương giữa các nước ngày càng phát triển, số lượng hàng ngày càng lớn và đa dạng, và Việt Nam cũng đang trên đường hòa nhập từng bước với sự phát triển nền Kinh tế Thế Giới Đường lối đúng đắn của chính phủ đã

và đang khuyến khích các công ty trong nước xuất khẩu, do đó lượng hàng xuất nhập khẩu ngày càng tăng và chủng loại ngày càng phong phú hơn, số lượng các công ty đăng ký kinh doanh ngày càng nhiều Bên cạnh đó, ngày càng có nhiều hợp đồng mua bán hàng hóa trong và ngoài nước được ký kết thúc đẩy nền kinh tế phát triển, đem lại nguồn ngoại tệ lớn cho ngân sách nhà nước và sự sống còn của

đa số các công ty trong nước

Để thực hiện tốt và hoàn thành đúng hợp đồng thì không thể không nhắc đến vai trò của các công ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Cùng với sự phát triển

về kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, công tác giao nhận xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan trọng và số lượng nhân viên trong công tác giao nhận ngày một tăng giúp cho sự lưu thông hàng hóa trong và ngoài nước trở nên dễ dàng hơn Tuy nhiên giao nhận là một việc làm tương đối phức tạp, đòi hỏi người làm giao nhận phải có kiến thức chuyên môn và sự năng động nhanh nhẹn Nếu một nhân viên giao nhận yếu về nghiệp vụ thì có khi lô hàng sẽ bị chậm trễ và dẫn đến nhiều khó khăn như: giao nhận hàng chậm Điều này sẽ làm cho doanh nghiệp hay chủ hàng thiếu nguyên vật liệu để sản xuất, không có hàng để bán ra thị trường trong khi thị trường đang khan hiếm, hoặc phải đóng tiền lưu kho, lưu bãi,…

1.6 Quy trình giao nhận hàng hóa Nhập khẩu bằng đường biển theo lý thuyết

KHAI BÁO HẢI QUAN

Sơ đồ 1.6: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu

1.7 Phạm vi hoạt động

Trừ trường hợp người gửi hàng hay người nhận hàng tự mình thực hiện giao nhận hàng hóa, làm các thủ tục và các loại giấy tờ có liên quan thì thông thường người giao nhận sẽ thay mặt cho người gửi hàng hoặc người nhận hàng đảm nhận tất cả, thậm chí cả việc vận chuyển hàng hóa Người giao nhận có thể cung ứng dịch vụ thông qua các đại lý nước ngoài của mình, các chi nhánh hoặc cũng có thể

sử dụng các dịch vụ này thông qua các nhà thầu phụ

Thay mặt người xuất khẩu

Theo yêu cầu của người gửi hàng (người xuất khẩu), người giao nhận sẽ:

Chọn tuyến đường, phương thức vận chuyển hay người chuyên chở thích hợp

Lưu cước với người chuyên chở đã chọn

Nhận hàng và cung cấp những chứng từ có liên quan như giấy chứng nhận

đã nhận hàng chuyên chở,…

Kiểm tra tất cả những điều khoản trong thư tín dụng cũng như những quy

định của Chính phủ áp dụng cho việc giao hàng ở nước xuất khẩu, nước nhập

khẩu, nước quá cảnh

Đóng gói hàng hóa phù hợp, thuận lợi cho việc chuyên chở đến nước nhập

khẩu (trừ khi việc này đã được người gửi hàng thực hiện trước khi giao hàng cho người giao nhận)

Thu xếp việc lưu kho hàng hóa khi cần

Cân đo hàng hóa

Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu người gửi hàng yêu cầu

Vận chuyển hàng hóa đến ga, cảng và làm thủ tục khai báo Hải quan và các thủ tục khác có liên quan để giao hàng cho người chuyên chở

Thu xếp việc chuyển tải hàng hóa khi cần

Nhận vận đơn của người chuyên chở và giao hàng cho người gửi hàng Giám sát việc vận chuyển hàng hóa đến người nhận hàng thông qua mối quan hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài Ghi nhận những tổn thất và giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở khi có tổn thất xảy ra

Thay mặt người nhập khẩu

Theo yêu cầu của người nhận hàng (người nhập khẩu), người giao nhận sẽ:

Nhận hàng và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa

Nhận hàng của người chuyên chở và trả các cươc phí cần thiết nếu có Tiến hành khai báo hải quan và các thủ tục có liên quan

Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh hàng hóa khi cần

Giao hàng cho người nhận hàng

Giúp người nhận hàng giải quyết các khiếu nại nếu có

1.8 Lợi ích của dịch vụ giao nhận đối với những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

Việc sử dụng các dịch vụ giao nhận thường mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực như sau:

- Giảm thiểu được các rủi ro đối với hàng hoá trong quá trình vận chuyển Người giao nhận thường có nhiều kinh nghiệm và kiến thức trong thuê phương tiện, nhất là tàu biển do họ thường xuyên tiếp xúc với các hãng tàu nên họ biết rõ hãng tàu nào là có uy tín, cước phí hợp lý, lịch tàu cụ thể,…

- Tiết kiệm được thời gian và chi phí phát sinh cho chủ hàng Sử dụng dịch

vụ giao nhận một mặt tạo điều kiện giảm nhân sự cho doanh nghiệp, nhất là khi việc giao nhận là không thường xuyên Mặt khác do chuyên môn trong lĩnh vực này nên người giao nhận thường tiến hành các công đoạn một cách

nhanh chóng nhất, tránh hiện tượng chậm trễ trong thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

- Trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường thì người giao nhận

đảm trách việc này, giúp cho doanh nghiệp không phải có người đại diện tại

nước chuyển tải cũng như đảm bảo sao cho hàng hóa bị tổn thất là ít nhất nếu có trong quá trình chuyển tải hàng hóa

- Người giao nhận có thể thay mặt doanh nghiệp (nếu được ủy quyền) để làm các thủ tục khiếu nại với người vận chuyển hoặc cơ quan bảo hiểm khi xảy

ra tổn thất hàng hóa

- Người giao nhận cũng có thể giúp doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũng như áp mã thuế (nếu hàng hóa thuộc loại chịu thuế) sao cho số thuế mà doanh nghiệp phải nộp là hợp lý và ở mức tối thiểu

- Có thể nói sự phát triển của dịch vụ giao nhận ngày càng lớn rộng là do sự tiện lợi của dịch vụ này mang lại Qua đó cho ta thấy tầm quan trọng của giao nhận trong xuất nhập khẩu, nó vừa mang tính chuyên môn vừa giảm

được chi phí xuất nhập khẩu, làm cho sản phẩm đến tay người tiêu dùng

nhanh và giá cả thấp hơn Như vậy giao nhận cũng góp phần vào việc kích thích người tiêu dùng và dẫn đến kết quả hoạt động của các công ty xuất nhập khẩu cũng phát triển

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ

DELTA

2.1 Quá trình hình thành và phát triển

Quá trình hình thành của công ty

Công ty TNHH quốc tế Delta được thành lập vào tháng 6 năm 2000 theo Luật Doanh nghiệp năm 1999 tại Hà Nội

Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ DELTA

Tên giao dịch: DELTA INTERNATIONAL CO.,LTD

Trụ sở chính: 13N8A, đường Nguyễn Thị Thập, Phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội

Mã số thuế: 0101502542-008

Điện thoại: 8444 3556 3356

Fax: info@delta.vn

Tài khoản ngân hàng: 106 2029 5605 010 – Techcombank Tân Bình

Công ty TNHH Quốc tế Delta là một trong những công ty hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực kho bãi, giao nhận vận tải trong nước và quốc tế

Lĩnh vực hoạt động: làm đại lý cho các doanh nghiệp logistics nước ngoài và cung cấp dịch vụ giao nhận nội địa và quốc tế: làm đại lý vận chuyển hàng hóa quốc tế, thủ tục hải quan, vận tải nội địa và quốc tế, kinh doanh thương mại, kinh doanh kho bãi

Thế mạnh của công ty là dịch vụ thủ tục hải quan:

+ Công ty đang chịu trách nhiệm về thủ tục hải quan và các thủ tục chuyên ngành khác cho các dự án lớn như: dự án viễn thông của Hanoi Telecom, Vinaphone, Mobiphone, Ericsson, Motorola, Hawei…

+ Là nhà ủy thác xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài như Mỹ, Tây Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…

Quá trình phát triển của công ty

Được thành lập vào tháng 6 năm 2000 tại thành phố Hà Nội Ban đầu công ty

là nhà cung cấp dịch vụ Logistics chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực quản lý cước hàng không tại sân bay Nội Bài

Tháng 3/2001 thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, nơi có cảng biển lớn nhất miền Bắc Việt Nam Lúc này công ty gồm 16 nhân viên xử lý cước tàu biển trong xuất nhập khẩu hàng hóa nội địa và quốc tế

Được xếp vào top 10 đại lý hoạt động hiệu quả của hãng hàng không Việt Nam

liên tục trong các năm 2004, 2005, 2006 và sẽ tiếp tục các năm sau nữa

Tháng 11/2002 thành lập chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, cung cấp các dịch vụ logostics mở rộng trên toàn quốc

Tháng 12/2006, Delta trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS – Vietnam Freight Forwarders Associations) Tháng 2/2007 Delta được công nhận là thành viên chính thức của Hiệp hội Vận tải giao nhận quốc tế (FIATA – International Federation of Freight Forwarders Associations)

Trách nhiệm pháp lý chuyên môn của công ty được bảo vệ bởi công ty Bảo hiểm Bảo Minh

Đến nay, công ty hiện có chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện tại Hải Phòng, Bình Dương và Bắc Ninh với tổng số hơn 60 nhân viên

Nhằm mục đích mở rộng phạm vi hoạt động, tổ chức hoạt động marketing và cung ứng dịch vụ trên toàn quốc, công ty đang có kế hoạch thành lập văn phòng tại Đà Nẵng

Chi nhánh của công ty

Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

2.1.1 Chức năng

- Dịch vụ khai thuê hải quan

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

- Thực hiện chức năng đại lý hãng tàu và hãng hàng không

- Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng xe tải và container

- Nhận ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu

- Kinh doanh thương mại

2.2.2 Nhiệm vụ

Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo ra nền tảng phát triển vững chắc và lâu dài cho công ty

Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác

với công ty trong nước và ngoài nước để khai thác dịch vụ

Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng

Nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi với thị trường giao nhận trong nước và ngoài nước

Luôn quan tâm, chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm việc của công ty

Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại của Nhà nước

Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng hợp tác… với các tổ chức, các thành phần kinh

tế cả tư nhân

Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, các cảng biển, sân bay… nhằm tranh thủ sự ưu đãi của họ nhằm tạo thêm nhiều thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh

2.2.3 Quyền hạn

Được chủ động giao dịch, ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa và hợp đồng

giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với các doanh nghiệp trong và ngoài nước

Được tham gia hội chợ triển lãm, tìm hiểu nhu cầu thị trường, quảng bá hàng

hóa, các hoạt động dịch vụ trong và ngoài nước

Được quyền tố tụng trước các cơ quan tố tụng trước các cơ quan pháp luật đối

với tổ chức, các cá nhân vi phạm các hợp đồng kinh tế, vi phạm lợi ích của công ty

Được vay vốn tại các ngân hàng trong và ngoài nước, huy động các nguồn vốn

khác ở trong và ngoài nước để đầu tư và phát triển sản xuất kinh doanh theo chế độ pháp luật hiện hành

2.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty

2.3.1 Bộ máy quản lý:

GIÁM ĐỐC

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Nhằm đảm bảo sự kết hợp hài hòa nguyên tắc chuyên môn hóa theo chức năng quản lý, công ty thực hiện loại hình tổ chức quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng Trong tổ chức tồn tại hai hệ thống kinh doanh dịch vụ, các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh cho các bộ phận khác tuyến Các thông tin chỉ huy và thông tin phản hồi được truyền theo tuyến rất thích hợp cho hệ thống quản trị được vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

2.3.2 Chức năng các phòng ban

Giám đốc

- Là người giữ chức vụ cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều hành và quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó

- Vạch ra những đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt

được mức lợi nhuận cao nhất

- Chỉ đạo, điều hành, phân công công tác cho nhân viên công ty vfa kết hợp hài hòa công việc giữa các phòng ban, đồng thời những khoản dư liên quan đến việc mua tài sản cố định

- Kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của công ty, trực tiếp đàm phán với khách hàng và ký hợp đồng

Phó giám đốc

- Là những người trực tiếp chỉ đạo thực hiện những hoạt động của phòng kinh doanh và phòng điều hành xuất nhập khẩu, đồng thời kiêm trưởng phòng kinh doanh và phòng điều hành

- Là những người vạch ra kế hoạch, tổ chức triển khai chiến lược kinh doanh, trực tiếp giao dịch ký hợp đồng với khách hàng Đồng thời, còn là người cố vấn tham gia đóng góp ý kiến về tổ chức bộ máy của công ty, bố trí nhân sự phù hợp với năng lực chuyên môn của từng thành viên

- Ngoài ra, phó giám đốc cũng trực tiếp làm những lô hàng đặc biệt, những lúc nhiều hàng…

Phòng kinh doanh

Bộ phận kinh doanh: là tổ chức đàm phán, ký kết các hợp đồng về dịch vụ giao nhận – vận tải với đối tác, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và lập các chiến lược marketing, tìm kiếm khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng: tư vấn cho khách hàng về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, trả lời mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau khi làm hàng

Phòng xuất nhập khẩu

Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa Gồm hai bộ phận:

Bộ phận chứng từ: soạn thảo hồ sơ làm thủ tục hải quan và các công văn, chứng

từ cần thiết khác để cho bộ phận xuất nhập khẩu hoàn thành tốt công việc được giao trong thời gian ngắn nhất Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những thông tin về xuất nhập khẩu và những thay đổi của Nhà nước về thuế, hải quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn…Đồng thời liên lạc với khách hàng

để tìm hiểu những thông tin cần thiết về lô hàng giúp cho bộ phận xuất nhập

khẩu hoàn thành tốt nhiệm vụ

Bộ phận giao nhận: tổ chức thực hiện các hợp đồng dich vụ giao nhận, tiếp nhận

bộ chứng từ từ khách hàng để triển khai các hoạt động khai thuê Hải quan, đăng

ký kiểm dịch, làm C/O, trực tiếp ra cảng làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận tải, giao hàng cho người nhập khẩu, trung chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi (cảng, sân bay) đến kho cảng riêng của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, và ngược lại từ kho của các đơn vị kinh doanh xuất khẩu ra cảng, sân bay

để giao hàng

Phòng kế toán

Theo dõi và cân đối nguồn vốn, hạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lý các hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải, lập bảng báo cáo tài chính của từng thời kỳ trình giám đốc

Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp só liệu về số lượng lao động, thời gian lao

động và kết quả lao động: tính lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp, trợ

cấp, phân bổ tiền lương vào các đối tượng lao động

Nắm công nợ khách hàng – thu hồi công nợ

Quản lý công nợ của nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu

Phòng marketing

Đảm trách công tác nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và những yếu tố ngoại cảnh, để đưa ra những chiến lược thâm nhập thị trường và phát triển theo hướng phù hợp nhất với tình hình của công ty và thế giới

2.4 Cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty

Cho đến nay, công ty đã có được một đội xe tải gồm 24 xe có tải trọng trung bình từ 1,5 đến 2,5 tấn Tất cả các xe đều được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết,

đặc biệt là khung xe được thiết kế giống như một container có chỗ để niêm phong,

kẹp chì rất thích hợp để chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu

Văn phũng của cụng ty được trang bị đầy đủ hệ thống mỏy múc, thiết bị hiện đại như: mỏy vi tớnh, mỏy in, mỏy fax, mỏy photocopy, mỏy scan…đặc biệt là toàn bộ mỏy tớnh đều được nối mạng internet tốc độ cao nờn thụng tin được tiếp cận một cỏch nhanh chúng

2.5 Tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh

Bảng 2.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của DELTA (2005- 2009)

Đơn vị: Triệu VND

Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 2008 2009

2010 (-ớc)

Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm của DELTA

Có thể nói năm 2005 và 2007 là những mốc son trong hoạt động của DELTA, doanh thu tăng rất cao, thu nhập của cán bộ công nhân viên đ-ợc đảm bảo, đóng góp khá lớn vào ngân sách Nhà n-ớc, các quỹ đầu t- phát triển sản xuất không những đ-ợc duy trì mà còn đ-ợc mở rộng,

đội ngũ lao động có tinh thần làm việc hăng say, năng

động

Tuy nhiên, đánh giá một cách khách quan, dù doanh thu tăng đều và khá cao nh-ng tỷ lệ lãi trên doanh thu

giảm sút trong hai năm trở lại đây Xu h-ớng này thể hiện rất rõ trong biểu đồ sau:

Với mức tăng khá cao vào năm 2007, lẽ ra công ty phải đạt đ-ợc kết quả khả quan hơn vào năm 2008, nh-ng

do những biến động trên tr-ờng quốc tế có tác động bất lợi đến hoạt động của công ty cùng công tác quản lý còn ch-a phải là tối -u nhất, tỷ suất lợi nhuận đã sụt giảm

Bên cạnh đó, cạnh tranh ngày càng gay gắt khiến cho DELTA càng gặp nhiều khó khăn hơn Nh-ng nhờ những cố gắng cùng những cải tổ kịp thời, đó là sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, DELTA đã gặt hái đ-ợc nhiều thành tựu, triển vọng phát triển ngày càng khả quan

Công ty đã biết tận dụng lợi thế để kinh doanh kho,

mở rộng hoạt động gom hàng, vận tải đa ph-ơng thức, làm

đại lý cho các hãng vận tải lớn của n-ớc ngoài, hơn thế

còn gửi cán bộ đi đào tạo, nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn Nhờ đó có thể tin t-ởng rằng DELTA sẽ còn tiến xa trong lĩnh vực này ở Việt Nam

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HểA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CễNG TY TNHH QUỐC TẾ DELTA

3.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Delta

Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng nhập khẩu tại công ty Delta được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Khách hàng liên hệ với công ty Delta để ký kết hợp đồng

Bước 2: Bộ phận giao nhận cử nhân viên làm việc với khách hàng

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan

Bước 4: Khai báo hải quan

Bước 5: Kiểm hóa thực tế hàng hóa

Bước 6: Nhận hàng tại cảng

Bước 7: Giao hàng cho khách hàng

Bước 8: Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách hàng

Bước 1: Khách hàng liên hệ với công ty Delta để ký kết hợp đồng

Khách hàng liên hệ với phòng giao nhận – nhân viên sales, thỏa thuận về giá

cả, mặt hàng nhập khẩu…và ký hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu

Nhận xét: Bước đầu tiên tìm kiếm khách hàng là rất quan trọng, nó có thể ảnh

hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như lợi nhuận của phòng giao nhận Chính vì thế mà tiêu chí được đặt ra cho các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ

lẻ chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao

Bước 2: Bộ phận giao nhận cử nhân viên làm việc với khách hàng

Trưởng phòng giao nhận sẽ thay mặt Ban Giám Đốc cử nhân viên giao nhận cụ thể làm việc với khách hàng và nhận bộ chứng từ cần thiết

Các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng hóa gồm:

- Hợp đồng thương mại (Contract) hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp

đồng: 1 bản sao

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính

- Phiếu đóng gói (Packing List – P/L): 1 bản chính và một bản sao

- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 1 bản chính và 1 bản sao

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản chính (nếu có)

- Giấy chứng nhận số lượng / trọng lượng (Certificate of Quanlity / Weight):

- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate): 1 bản chính (nếu có)

- Giấy báo hàng đến (Notice Document): 1 bản sao

- Văn bản cho phép nhập khẩu (giấy phép nhập khẩu tự động) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ Công Thương) (đối với mặt hàng cấm nhập khẩu có điều kiện): 1 bản chính (dùng để đối chiếu) và 1 bản sao

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số Đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu: 1 bản sao

- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp: 2 bản chính

Lưu ý: các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh

doanh ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu Người xác nhận ký tên, đóng dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này

Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan

Sau khi nhận đầy đủ bản chính hoặc bản fax chứng từ của khách hàng, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai Hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ

Những điểm cần lưu ý khi lập tờ khai hàng hóa nhập khẩu

Tờ khai hàng hóa nhập khẩu ký hiệu HQ/2002-NK và Phụ lục tờ khai nhập khẩu ký hiệu PLTK/2002-NK Bộ tờ khai gồm 2 bản chính: Bản lưu Hải quan và Bản lưu người khai Hải quan

Tờ khai hàng hóa nhập khẩu được in chữ đen trên 2 mặt khổ giấy A4, nền màu xanh lá cây nhạt, có in chữ “NK” màu xanh đậm chìm

Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu được sử dụng cho các loại hình nhập khẩu: kinh doanh (bao gồm cả đại lý mua bán với nước ngoài), đầu tư, gia công, sản xuất hàng xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, các hình thức viện trợ

Kết cấu của tờ khai hàng hóa nhập khẩu

a Mặt trước của tờ khai:

- Phần tiêu đề của tờ khai: dành cho hải quan nơi làm thủ tục ghi tên cơ quan hải quan, ghi số tờ khai, họ tên cán bộ đăng ký tờ khai

- Phần A – phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế, bao gồm tiêu thức từ 1 – 29

b Mặt sau của tờ khai:

- Phần B – phần dành cho kiểm tra của Hải quan, bao gồm hai phần: phần 1 là cơ quan hải quan ghi các kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa và phần 2 là phần cơ quan hải quan kiểm tra số thuế do chủ hàng khai báo, ghi số tiền thuế, lệ phí hải quan phải nộp

- Ô 31 dành cho người đại diện chủ hàng chứng kiến việc kiểm tra thực tế hàng hóa ký tên và ghi ý kiến (nếu có)

c Tờ khai hàng hóa nhập khẩu thiết kế để khai báo cho tối đa 3 mặt hàng Trường

hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên, thì trên tờ khai chính chỉ thể hiện tổng quát, việc khai chi tiết đối với toàn bộ lô hàng thực hiện trên phụ lục tờ khai

Cách ghi các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu

• Góc bên trái tờ khai (Tên co quan hải quan, nơi làm thủ tục hải quan): Công chức hải quan được giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký tờ khai ghi tên Cục Hải Quan Tỉnh, Thành Phố, tên Chi cục Hải quan cửa khẩu hoặc Chi cục Hải quan địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài khu vực cửa khẩu nơi tiến hành đăng ký tờ khai

• Phần giữa của tờ khai (Ghi số đăng ký, người đăng ký): Công chức hải quan được giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký tờ khai theo từng ngày, cách ghi số tờ khai theo từng ngày, cách ghi sô tờ khai như sau: Số tờ khai/XK/Loại hình/Đơn vị làm thủ tục

• Góc trên bên phải tờ khai: Công chức hải quan được giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký tờ khai ký, ghi rõ họ tên

Bước 4: Khai báo Hải quan

Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu Tư trực thuộc Hải Quan Thành Phố

Đầu tiên, nhân viên giao nhận (người khai Hải quan) sẽ lấy số thứ tự tại quầy

và chờ công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ gọi tới số thứ tự của mình Khi đến lượt, công chức Hải quan tiếp nhận sẽ xem xét tính hợp lệ của bộ chứng từ (riêng

đối với hàng xuất thì không cần phải đối chiếu nợ thuế) Nếu bộ chứng từ phù hợp

với các số liệu khai báo trên tờ khai Hải quan, công chức Hải quan tiếp nhận sẽ cho số tờ khai, ký tên vào tờ khai (ô cán bộ đăng ký) đồng thời ký tên trên từng chứng từ còn lại Trong trường hợp bộ chứng từu có sai xót thì công chức Hải quan yêu cầu phải chỉnh sửa cho phù hợp thì mới mở tờ khai được Vì thế nhân viên giao nhận phải xem xét thật kỹ các số liệu trên bộ chứng từ trước khi đăng ký

mở tờ khai, để kịp thời sửa đổi

Sau khi ký tờ khai xong công chức Hải quan tiếp nhận sẽ trả lại bộ hồ sơ, nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ sang Đội phó đội đăng ký Hải quan để cán bộ này duyệt tỷ lệ kiểm tra tại tiêu thức (21) ( có 3 hình thức kiểm tra hàng hóa: Miễn kiểm tra, Kiểm tra xác xuất, Kiểm tra toàn bộ)

Sau khi cán bộ Đội phó đội đăng ký Hải quan duyệt tỷ lệ kiểm tra và ký nháy vào ô thích hợp thì sẽ chuyển bộ hồ sơ này cho công chức Hải quan luân chuyển tờ khai đưa qua phòng của Chi cục Trưởng hoặc Phó Chi cục Trưởng Chi cục Hải quan quản ý hàng đầu tư để ký và đóng dấu tên xác nhận lại hình thức kiểm tra ( Sỡ dĩ công việc này phải trải qua 2 công đoạn là vì theo luật

Hải quan ngoài cửa khẩu mới được phép quyết định hình thức kiểm tra Nhưng

do một ngày có rất nhiều tờ khai được mở tại Chi cục Hải quan quản lý hàng

đầu tư nên Cán bộ Chi cục Trưởng đã ủy quyền cho cán bộ Đội phó đội đăng

ký Hải quan thay mình để duyệt tỷ lệ còn mình sẽ xác nhận lại và ký tên đóng dấu.)

Tiếp theo công chức Hải quan luân chuyển tờ khai sẽ vào sổ lưu của Hải quan

và sổ phân công Hải quan kiểm hóa, thông thường tại mỗi cửa khẩu sẽ có một cán bộ Đội phó ký phúc tập tờ khai và 2 công chức Hải quan kiểm hóa Nhân viên giao nhận phải theo dõi cửa khẩu xuất khẩu của mình ai sẽ kiểm hóa để có thể liên lạc trong quá trình kiểm hàng vì sau khi vào sổ phân công Hải quan kiểm hóa thì công chức Hải quan kiểm hóa cửa khẩu nào sẽ giữ những bộ hồ

sơ đó Nếu hàng hóa được miễn kiểm tra thì chỉ vào sổ lưu Hải quan (không vào sổ phân công Hải quan kiểm hóa) và công chức Hải quan sẽ tách tờ khai Bản lưu người khai Hải quan và 1 Biên bản bàn giao đã ký tên đóng dấu cho chủ hàng (ở đây là nhân viên giao nhận làm thủ tục tiếp theo tại cảng cửa khẩu)

Lưu ý:

Tại Tp.HCM, có các cửa khẩu đường biển sau (tại các cửa khẩu đều có Hải quan quản lý, còn gọi là Hải quan cửa khẩu):

• Cảng Sài Gòn khu vực 1: Cảng Tân Cảng, Cát Lái

• Cảng Sài Gòn khu vực 2: Cảng Khánh Hội

• Cảng Sài Gòn khu vực 3: Cảng Bến Nghé, Tân Thuận, Tân Thuận Đông, Lotus, Rau Quả, VICT

• Cảng Sài Gòn khu vực 4: Cảng ICD Phước Long 1, ICD Phước Long 2, ICD Trainsimex, ICD Bến Nghé, ICD Tây Nam

Sau khi biết được số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ đóng lệ phí Hải quan Số tiền

lệ phí theo chi cục của hải quan là 30000/tờ khai

Nhận xét: công việc đầu tiên trong trong quy trình thủ tục Hải quan cũng được

xem là khâu khá quan trọng vì chỉ khi nào bộ hồ sơ khai Hải quan hợp lệ và được

công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ cho số tờ khai thì quy trình mới có thể thực hiện được những bước tiếp theo Do đó nhân viên giao nhận đảm nhiệm việc khai báo Hải quan cần phải am hiểu rõ về những nội dung, vấn đề có liên quan đến bộ

hồ sơ khai báo vì khi xem xét tính hợp lệ của bộ hồ sơ công chức hải quan tiếp nhận có thể không rõ một vài điểm và yêu cầu nhân viên giao nhận phải giải thích thì lúc đó nhờ có nắm bắt rõ được hồ sơ thì nhân viên giao nhận mới có thể đưa ra những lời giải thích thuyết phục được Ngoài việc nắm rõ được nội dung của bộ hồ

sơ, nhân viên giao nhận cũng cần phải biết được những quy định của Hải quan hay của Bộ ngành liên quan có những hướng dẫn về hàng hóa mà doanh nghiệp đang làm thủ tục để có thể làm theo đúng yêu cầu

Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa

Nhân viên giao nhận dùng D/O để liên hệ công chức Hải quan giám sát bãi đối

chiếu Manifest hay không; công chức Hải quan giám sát bãi sẽ đóng dấu “Đã đối chiếu” lên D/O Đồng thời nhân viên giao nhận sẽ sang bộ phận Điều độ cảng nhờ nhân viên điều độ xem xét container đã được chuyển, nhân viên giao nhận nhanh chóng ra bãi container để định vị bằng cách đối chiếu số container và số seal trên D/O

Thường mỗi container có màu đặc trưng

Việc xác định màu container sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tìm vị trí container, tiết kiệm được thời gian – vốn là thứ quý nhất đối với người làm công tác giao nhận Sau khi xác định được vị trí hàng hóa của mình, nhân viên giao nhận liên hệ ngay cán bộ kiểm hóa để mời họ kiểm hàng

Việc kiểm tra hàng hóa phải do 2 công chức Hải quan thực hiện theo quy định

và quyết định (tỷ lệ kiểm tra) của Lãnh đạo Chi cục Sau khi cùng với Hải quan

đối chiếu đúng số container và số seal, công chức Hải quan cho phép cắt seal kiểm

hóa thì nhân viên giao nhận mới được cắt Nhân viên giao nhận phải tạo mọi điều kiện tốt nhất cho Kiểm hóa viên làm việc để lô hàng nhanh cóng hoàn thành thủ tục Hải quan Vì thế nhân viên giao nhận có thể tự mình làm hay thuê công nhân

bốc xếp ở cảng hoặc kho làm vì họ có dụng cụ chuyên dùng để mở container, hoặc kiện hàng hoặc lấy mẫu Công chức Hải quan kiểm hóa sẽ đếm số lượng hàng thực

có trong container Tùy theo mức độ kiểm tra mà Lãnh đạo Chi cục đã ban hành

đối với từng mặt hàng cụ thể mà cán bộ kiểm hóa thực hiện theo đúng tinh thần đó

Tiếp theo, công chức Hải quan yêu cầu lấy một bao ra ngoài để tiện kiểm tra Sau khi hỏi vài câu liên quan đến lô hàng, chặng hạn như: “Hạn sử dụng sao không thấy trên bao bì?”; “Xuất xứ từ nước nào?” để Hải quan ghi vào tờ khai, và cũng để kiểm tra xem người làm giao nhận có thực sự hiểu rõ về mặt hàng mình nhập hay không

Vì hàng hóa đúng như đã khai báo nên công chức Hải quan yêu cầu nhân viên giao nhận ký vào tờ khai (Tiêu thức số 31:đại diện doanh nghiệp)

Sau đó lấy mẫu để sau này đưa cho nhân viên đi kiểm tra chất lượng hàng hóa; dùng ổ khóa khóa container lại để đảm bảo hàng không bị mất cắp, nhất là khi hàng trên đường vận chuyển từ cảng về kho riêng

Như vậy là đã hoàn thành khâu kiểm hóa Sau khi kiểm hóa viên ghi chép đầy

đủ nội dung phần “dành cho cán bộ kiểm hóa”, ký tên xác nhận, nhập dữ liệu về

kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa thì tờ khai sẽ được kiểm hóa viên chuyển sang Công chức kiểm tra tính giá thuế, kiểm tra việc tính thuế của Doanh nghiệp

Ở khâu duyệt giá và tính thuế, có khi công chức Hải quan tính thuế hay lãnh

đạo đội yêu cầu giám định hàng hóa đối với những mặt hàng khó xác định là có đúng như khai báo hay không nhằm đưa ra mức thuế suất hợp lý Việc kiểm tra

xác định số thuế phải nộp của một lô hàng là căn cứ vào các quy định của luật pháp hiện hành, cũng như kết quả tự tính của người khai Hải quan và kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa Trong quá trình tính thuế lại, nếu thuế không thay đổi thì chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo đội trực tiếp điều hành khâu kiểm tra tính thuế để xác nhận đã làm thủ tục Hải quan và thông quan và trả tờ khai cho chủ hàng

Trường hợp nếu thuế thay đổi (do tỷ giá tăng hoặc vì người lập tờ khai tính thuế sai) thì công chức Hải quan sẽ tính lại thuế cho đúng và ra quyết định tăng

hay giảm thuế Sau đó bộ chứng từ sẽ chuyển sang đội phúc tập, chuyển cửa khẩu lãnh đạo duyệt (ký tên và đóng dấu) Sau đó công chức Hải quan tách tờ khai “Bản lưu người khai Hải quan” cho nhân viên giao nhận và nhân viên giao nhận dùng phiếu tiếp nhận (bản dành cho người khai hải quan lưu) đến bộ phận trả tờ khai

đóng lệ phí Hải quan 130.000/ tờ khai

Đóng phí xong thì nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai Bản lưu người khai hải quan đã hoàn thành thủ tục và biên lai thu lệ phí hải quan

Nhận xét: khi kiểm hóa hàng nhập khẩu ta có thể gặp một số tình huống sau:

Sai seal hãng tàu: Trước khi công chức Hải quan kiểm hóa tiến hành kiểm tra

hàng hóa thực tế, nhân viên giao nhận phải có trách nhiệm kiếm vị trí container tại bãi kiểm hóa và đối chiếu số seal thực tế so với chứng từ (B/L hoặc lệnh giao hàng)

Hàng thiếu, hàng thừa và hàng không đúng so với khai báo: Trường hợp kiểm tra

tỷ lệ (5% hay 10%) thì khó phát hiện được hàng thiếu hay thừa so với khai báo Nhưng nếu kiểm tra toàn bộ mà công chức Hải quan kiểm hóa phát hiện hàng thiếu, thừa hay hàng không đúng so với khai báo thì công chức Hải quan kiểm hóa

sẽ lập Biên bản vi phạm

Bước 6: Nhận hàng tại cảng

Lưu ý đến lệnh giao hàng (D/O) xem còn hạn hay không, nếu hết hạn thì đem lệnh đến hãng tàu để xin gia hạn bằng cách đóng dấu gia hạn của hãng tàu lên D/O; đồng thời phải đóng phí gia hạn mức thu trung bình là 10USD/ngày/20’ và 15USD/ngày/40’ Nhân viên giao nhận tiến hành làm giấy mượn container rỗng (vì thường mỗi hãng tàu có chỗ hạ container rỗng khác nhau)

Đem D/O đến phòng điều độ để đổi lấy “Phiếu vận chuyển container” gồm 4

liên, màu khác nhau nhưng có giá trị như nhau Đồng thời thông báo cho nhân viên phòng điều độ biết số xe nào sẽ vận chuyển container nào để nhân viên điều

độ ghi cụ thể từng số xe ứng với từng container trên “giấy nhận chuyển container”

(mỗi container sẽ có 1 giấy vận chuyển riêng) Nhân viên phòng điều độ giữ một

bản màu trắng Cùng lúc đó, nhân viên giao nhận ghi số container ứng với số xe tài xế vào một số nhỏ để tài xế tự điều động gắp container lên xe và chờ sẵn ở bãi Tiếp theo, nhân viên giao nhận đến bộ phận Hải quan cổng xuất trình tờ khai Hải quan và 3 “giấy nhận chuyển container” còn lại Sau khi kiểm tra tờ khai Hải quan, Hải quan cổng sẽ gởi lại cho nhân viên giao nhận đồng thời lưu 1 liên màu xanh và ký tên xác nhận vào hai liên còn lại Hai liên này, một liên màu hồng dùng

để đưa bảo vệ cổng cảng để ra khỏi cảng, một đưa tài xế để đi đường

Vậy là thủ tục nhận hàng xem như là hoàn tất

Bước 7: Giao hàng cho khách hàng

Sau khi nhận hàng tại cảng xong, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng

cho khách hàng tại kho riêng và hai bên ký nhận vào Biên bản bàn giao hàng hóa Khi kiểm tra hàng hóa đúng và đầy đủ theo chứng từ, nhân viên đại diện cho khách hàng sẽ ký vào Biên bản bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa đã

được giao theo đúng thỏa thuận

Nhận xét: Khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải hết

sức lưu ý về số lượng của hàng hóa thực giao so với số lượng ghi trên chứng từ Nếu như hàng hóa được Hải quan kiểm tra với tỷ lệ 5% hay 10% thì thật khó để

đảm bảo đúng số lượng trên chứng từ Nhưng khi hàng hóa được kiểm tra toàn bộ

thì số lượng hàng hóa sẽ do nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm thực tế so với số lượng trên chứng từ

Bước 8: Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách hàng

Sau khi tất cả các thủ tục liên quan đã hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận tiến hành thanh lý tờ khai và bàn giao hồ sơ cần thiết cho khách hàng Công ty sẽ nhận phí dịch vụ từ khách hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết Đến đây coi như quy trình giao nhận đối với hàng nhập khẩu đã kết thúc

3.2 Nhận xét về các bước thực hiện quy trình giao nhận

3.2.1 Ưu điểm

Do có nhiều năm làm công việc giao nhận xuất nhập khẩu ở những công ty lớn mà ban lãnh đạo của Delta đã có thời gian tiếp xúc và làm việc với các khách hàng lớn Chính vì vậy mà khi mới thành lập công ty, ban lãnh đạo đã có được những khách hàng lớn như: Công ty TNHH ẮC QUY GS VN, Công ty liên doanh Crown Sài Gòn (100% vốn nước ngoài),…

Việc tìm kiếm khách hàng là khâu rất quan trọng, vì thế phòng giao nhận đã rất quan tâm trong việc này Ban lãnh đạo công ty cũng như là trưởng phòng giao nhận luôn luôn nhắc nhở các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ lẻ chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao

Hầu hết những nhân viên của phòng giao nhận đều có nghiệp vụ chuyên môn cao, có những kinh nghiệm nhiều năm ở những công ty lớn như: SOTRANS,…Vì vậy mà công việc được thực hiện một cách suông sẻ, tránh được những sai sót và nhanh chóng xử lý những tình huống bất ngờ

- Do công ty có gầy dựng uy tín lâu dài nên Công ty được kiểm hóa với tỷ lệ thấp và thỉnh thoảng còn được miễn kiểm hóa 100% Điều đó làm giảm thời gian nhập hàng và tránh những phiền phức trong quá trình kiểm hóa

- Chứng từ có liên quan đến lô hàng nhập được các bên đối tác cung cấp đầy đủ, nhanh chóng

- Tận dụng được lợi thế nhà cung cấp của công ty là đối tác quen nên đã lược bỏ một số bước không cần thiết, rút ngắn thời gian nhận hàng, không làm ứ đọng vốn, giúp tăng lợi nhuận trong việc thu hồi vốn nhanh

3.2.2 Nhược điểm

- Hiện tại công ty chưa áp dụng hải quan điện tử nên thời gian làm thủ tục hải quan kéo dài gây bất lợi cho những hợp đồng cần gấp, hay khi hàng công ty về

nhiều vào những dịp lễ, cuối năm…làm công ty tốn những phí như lưu kho, lưu bãi và những khoản phí không cần thiết

- Kho bãi ở cảng thì bề bộn gây khó khăn cho việc tìm container, kiếm hàng và rút hàng về kho

- Do không kiểm tra kỹ chứng từ khi nhận từ khách hàng nên trong quá tình khai báo hải quan đã phát sinh thêm những chi phí khác, điều đó đã làm cho khách hàng tốn thêm nhiều chi phí Có nhiều trường hợp khác là do nhân viên giao nhận không nắm rõ được lịch giao hàng hóa cho khách hàng nên khi lấy lệnh giao hàng

đã gia hạn lệch quá nhiều ngày, dẫn đến việc phát sinh thêm chi phí cho khách

hàng

- Việc lập tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu cũng rất quan trọng nhất là việc áp

mã thuế đối với hàng nhập khẩu Tuy nhiên, cũng có những trường hợp nhân viên chứng từ áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao nhận, làm chậm tiến trình làm việc

- Quá trình từ khi nhận chứng từ của khách hàng đến khi giao hàng hóa cho khách hàng còn diễn ra chậm do nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng

từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan

- Trong quá trình rút ruột hàng container, do không liên lạc với khách hàng để

cử nhân viên xuống giám sát nên khi kiểm tra hàng hóa mới phát hiện bị thiếu hụt

so với chứng từ, lúc này thật khó lý giải với khách hàng ( nhưng thực tế hầu hết những trường hợp này là do người gởi hàng gởi thiếu hàng) Vì thế mà những rắc rối có thể xảy ra cho riêng cá nhân cũng như là uy tín của công ty nói chung

- Do không có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa nhân viên và trưởng phòng hay phó phòng kinh doanh mà trong quá trình làm việc thường gặp phải những vấn đề như: công việc chồng chéo nhau hoặc cả hai người đều làm một việc…do đó mà tiến trình làm việc bị chậm lại, làm chậm tiến trình giao hàng cho khách hàng

3.3 Các nhân tố ảnh h-ởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đ-ờng biển tại DELTA

3.3.1 Bối cảnh quốc tế

Đây là hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng

đ-ờng biển nên nó chịu tác động rất lớn từ tình hình quốc tế Chỉ một sự thay đổi nhỏ nào đó trong chính sách xuất nhập khẩu của một n-ớc mà DELTA có quan hệ cũng có thể khiến l-ợng hàng tăng lên hay giảm đi Trong thời gian gần đây, thế giới có nhiều biến động, chiến tranh ở Irắc, xung đột vùng Trung Đông gây ảnh h-ởng rất lớn tới việc giao th-ơng hàng hóa

Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức th-ơng mại thế giới (WTO) Trong hợp tác đa ph-ơng dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và đ-ợc các quốc gia rất quan tâm, nh-ng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này lại gặp nhiều khó khăn do một số n-ớc luôn đ-a ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo

hộ ngành vận tải biển trong n-ớc Vì thế, mặc dù đã nhất trí kết thúc đàm phán vào năm 1996 nh-ng các n-ớc thành viên WTO vẫn không thể thỏa thuận với nhau đ-ợc

về cách thức tiến hành tự do hóa ngành dịch vụ này và các nỗ lực đàm phán bị ngừng lại vào năm 1997 Tuy nhiên các n-ớc đều nhất trí cam kết sẽ không áp dụng thêm các hạn chế mới đối với ngành dịch vụ này

Trên thực tế, môi tr-ờng kinh doanh của ngành dịch

vụ này vẫn tiếp tục đ-ợc cải thiện và tự do hóa đáng kể

Lý do chính là những ủng hộ tự do hóa vẫn tiếp tục kiên trì tiến hành tự do hóa đơn ph-ơng hoặc tham gia đàm phán trong khuôn khổ các diễn đàn hợp tác kinh tế khác nh- Tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OECD), Diễn

đàn hợp tác kinh tế châu á Thái Bình D-ơng (APEC), Hiệp hội các quốc gia Đông Nam á (ASEAN) Nhờ vậy mà những ng-ời làm giao nhận mới có điều kiện tin t-ởng vào sự phát triển trong thời gian tới

3.3.2 Cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà n-ớc

Đây là nhân tố có ảnh h-ởng rất quan trọng đến hoạt

động giao nhận vận tải vì Nhà n-ớc có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ng-ợc lại sẽ kìm hãm nó

Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà n-ớc, chúng ta không thể chỉ nói đến những chính sách riêng

về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung Chính phủ Việt Nam đã đ-a ra nhiều chính sách tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu,

từ đó tạo ra nguồn hàng cho hoạt động giao nhận nh- áp mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu, đổi mới Luật Hải quan, luật thuế xuất nhập khẩu, luật thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt v.v…

Ngoài ra, chính sách hạn chế nhập khẩu nh- đánh thuế hàng nhập khẩu cao khiến l-ợng hàng hóa nhập khẩu giảm, dẫn đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu cũng giảm đi

Đối với chính sách về hải quan, nếu nh- tr-ớc đây, bên hải quan sẽ giúp chủ hàng khai hải quan, thì bây giờ trách nhiệm khai hải quan thuộc về chủ hàng Điều này khiến dịch vụ khai thuê hải quan rất phát triển, mà ng-ời thành thạo trong lĩnh vực này không ai khác là ng-ời giao nhận Từ đó vị trí của ng-ời giao nhận càng

đ-ợc nâng cao

3.3.3 Tình hình xuất nhập khẩu trong n-ớc

Nh- trên đã nói, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa

có quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng hóa L-ợng hàng hóa xuất nhập khẩu có dồi dào, ng-ời giao nhận mới có hàng để giao nhận, sản l-ợng và giá trị giao nhận mới tăng, ng-ợc lại hoạt động giao nhận không thể phát triển

ở đây giá trị giao nhận đ-ợc hiểu là doanh thu mà ng-ời giao nhận có đ-ợc từ hoạt động giao nhận hàng hóa Tuy giá trị giao nhận không chịu ảnh h-ởng của giá trị xuất nhập khẩu nh-ng nó lại chịu ảnh h-ởng rất lớn từ sản l-ợng xuất nhập khẩu Thực tế đã cho thấy rằng, năm nào khối l-ợng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng lên thì hoạt động giao nhận của DELTA cũng sôi

động hẳn lên

Có thể nói, qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu phản ánh qui mô của hoạt động giao nhận vận tải

3.3.4 Biến động thời tiết

Hoạt động giao nhận hàng hóa là hoạt động vận chuyển và làm các dịch vụ liên quan để hàng hóa di

chuyển từ ng-ời gửi đến ng-ời nhận nên nó chịu ảnh h-ởng rất rõ rệt của các biến động điều kiện thời tiết Trong quá trình hàng lênh đênh trên biển, nếu sóng yên

bể lặng tức là thời tiết đẹp thì hàng sẽ an toàn hơn nhiều Ng-ợc lại, nếu gặp bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần, thậm chí chỉ là m-a to gió lớn thôi thì nguy cơ hàng hóa h- hỏng, tổn thất đã là rất lớn

Không chỉ là thiên tai, có khi chỉ là sự thay đổi nhiệt độ giữa hai khu vực địa lý khác nhau thôi cũng có thể ảnh h-ởng, chẳng hạn nh- làm cho hàng bị hấp hơi,

để bảo quản đòi hỏi phải có những biện pháp thích hợp nh- dùng loại container đặc biệt nh- Fully Ventilated Container Điều đó làm tăng chi phí vận chuyển lên khá nhiều

3.3.5 Các nhân tố nội tại của doanh nghiệp

Hoạt động giao nhận vận tải biển của DELTA còn chịu

ảnh h-ởng bởi các nhân tố nh-: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của bản thân công ty, cơ chế quản lý hoạt

động sản xuất kinh doanh, chính sách của công ty đối với nhân viên, đối với khách hàng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên Đây đ-ợc coi là các nhân tố nội tại của một doanh nghiệp Nhóm nhân tố này đ-ợc coi là có ý nghĩa quyết định tới kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt

động giao nhận vận tải biển nói riêng

Chẳng hạn nh- nhân tố nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Nếu DELTA tạo đ-ợc một cơ ngơi khang trang, ph-ơng tiện làm hàng hiện đại tr-ớc hết sẽ tạo

đ-ợc lòng tin nơi khách hàng, điều này rất quan trọng

do đặc thù của dịch vụ giao nhận đó là có giao dịch với nhiều khách hàng n-ớc ngoài Hơn thế mới đáp ứng đ-ợc yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ Bên cạnh đó, một công ty có tiềm lực về vốn cũng là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh

Ngoài ra, các cơ chế chính sách của bản thân công

ty cũng có ảnh h-ởng quan trọng đến hoạt động giao nhận Trong giao nhận vận tải biển, l-ợng khách hàng lớn và

ổn định là khá nhiều, nếu công ty có chính sách -u đãi

đối với những khách hàng này thì không chỉ có đ-ợc sự gắn bó của khách hàng mà còn tạo thuận lợi cho chính các nhân viên của công ty trong quá trình đàm phán, th-ơng l-ợng, ký hợp đồng với khách

Một nhân tố vô cùng quan trọng nữa đó là trình độ, kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty Đó là những kiến thức về luật pháp, thủ tục th-ơng mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp

vụ Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp, một

sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể dẫn đến sự tranh chấp không đáng có Có thể nói, nhân tố con ng-ời sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp

3.4 Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đ-ờng biển tại công ty

3.4.1 Thành tựu đạt đ-ợc

Cùng với sự phát triển của công ty, hoạt động giao nhận vận tải biển cũng ngày càng lớn mạnh, các cán bộ giao nhận hôm nay không chỉ kế thừa kinh nghiệm của các bậc lão thành đi tr-ớc mà còn tiếp thu cái mới, cải tiến quy trình nghiệp vụ cho phù hợp với xu h-ớng phát triển mới

Nhờ vậy, dù phải đối mặt với vô vàn khó khăn, hoạt

động giao nhận vận tải biển tại công ty đã đạt đ-ợc không ít thành tựu Cụ thể, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đ-ờng biển đã phát triển với tốc độ khá cao, chiếm tới trên 70% sản l-ợng hàng hóa giao nhận, hơn 60% giá trị hàng hóa giao nhận của toàn công

ty, đóng góp phần không nhỏ vào kết quả mà công ty đạt

đ-ợc trong những năm qua D-ới đây chúng ta sẽ xem xét từng mặt:

3.4.1.1 Sản l-ợng giao nhận

Tại Công ty, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng

đ-ờng biển luôn chiếm tới hơn 70% tổng sản l-ợng giao nhận hàng hóa Hàng năm, khối l-ợng hàng mà công ty giao nhận qua các cảng biển Việt Nam vào khoảng 80.000

- 90.000 ngàn tấn, với tốc độ tăng bình quân khá cao, khoảng 12%/năm Trong giai đoạn 5 năm trở lại đây, khối l-ợng hàng giao nhận đ-ờng biển của công ty nh- sau:

2010 là trên 100.000 tấn) Con số này tuy tăng không

đều nh-ng ở mức cao cho thấy công ty có chiến l-ợc kinh doanh đúng đắn và có đ-ợc sự tin t-ởng của khách hàng

So với tổng sản l-ợng giao nhận của công ty thì sản l-ợng giao nhận đ-ờng biển luôn chiếm tỷ trọng cao trên 70% và có xu h-ớng tăng lên Sở dĩ tỷ trọng lớn nh- vậy không chỉ vì giao nhận hàng hóa quốc tế bằng

đ-ờng biển có nhiều -u điểm mà còn vì đây là hoạt động truyền thống của công ty trong bao nhiêu năm qua

Ta có thể thấy tuy năm 2006 là một năm đầy khó khăn

đối với DELTA vì vào năm này công ty vấp phải sự cạnh tranh quyết liệt của các công ty khác làm sản l-ợng giao nhận nói chung sụt giảm nh-ng tỷ trọng đ-ờng biển vẫn tăng lên khá cao 76,78% từ 73,67% vào năm 2007