Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Điện tử Học viện Chính trị

Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào các nội dung như: - Tìm hiểu các đặc điểm của TVĐT; - Tình hình phát triển của hệ thống TVĐT ở các trường đại học; - Tìm hiểu thư viện Học

LỜI CÁM ƠN

Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc tới các thầy, cô trong và ngoài khoa đãnhiệt tình giảng dạy cho em trong thời gian bốn năm em ngồi trên ghế nhàtrường Kiến thức các thầy cô giảng dạy sẽ là hành trang cho chúng em vữngtin trong hoàn thành tốt công việc sau này

Em xin gửi lời cám ơn tới Ths Cao Minh Kiểm, thầy đã hướng dẫn embài khóa luận này Mặc dù công việc bận rộn nhưng thầy vẫn dành thời gianhướng dẫn em hết sức nhiệt tình

Cháu xin gửi lời cám ơn tới các chú, các cô, các anh, các chị tại phòngThông Tin Khoa Học và Quân sự đã nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp thông tin,tạo điều kiện cho cháu có thể nghiên cứu, học tập, giúp cháu có thông tin chobài khóa luận

Mặc dù đã cố gắng, lại được sự hướng dẫn nhiệt tình của Ths Cao MinhKiểm Song do kiến thức thực tế không nhiều nên trong Khóa luận còn nhiềuđiều sai sót Mong các thầy, cô và các bạn góp ý để bài khóa luận được hoànthiện

Em xin chân thành cám ơn

Sinh viên

Nguyễn Thị Hoa

MỤC LỤC

Mở đầu 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Đóng góp của Khóa luận 3

6 Bố cục của Khóa luận 4

PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1 Đặc điểm của thư viện điện tử 5

1.1 Khái niệm Thư viện Điện tử 5

1.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc hình thành thư viện điện tử 5

1.1.2 Khái niệm thư viện điện tử 9

1.2 Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử 12

1.2.1 Nguồn thông tin 12

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ 14

1.2.3 Người dùng tin 17

1.2.4 Cán bộ thư viện 19

1.3 TVĐT trong hệ thống các trường đại học của Việt Nam 23

1.3.1 Tình hình chung trong việc xây dựng thư viện điện tử ở hệ

thống thư viện đại học 23

1.3.2 Xây dựng thư viện điện tử ở hai Đại học Quốc gia 25

1.3.2.1 Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội 26

1.3.2.2 Thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh 27

1.4 Tóm lược 29

Chương 2 Thư viện Học viện Chính trị 30

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Học viện Chính trị 30

2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Phòng Thông tin KHQSị 31

2.3 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng Thông tin KHQSị 32

2.4 Khảo sát thư viện Học viện Chính trị 35

2.4.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật 35

2.4.2 Nguồn lực thông tin 36

2.4.3 Cán bộ 38

2.4.4 Người dùng tin 39

2.5 Tóm lược

Chương 3 Thư viện Điện tử Học viện Chính trị 44

3.1 Quá trình hình thành và phát triển của thư viện điện tử Học viện Chính trị 44

3.2 Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử 46

3.2.1 Cơ sở vật chất, kỹ thuật 46

3.2.2 Nguồn lực thông tin 50

3.2.3 Cán bộ thư viện 52

3.2.4 Người dùng tin 53

3.3 Tóm lược 55

Chương 4 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Điện tử Học viện Chính trị 57

4.1 Đánh giá, nhận xét về Thư viện Điện tử Học viện Chính trị 57

4.1.1 Ưu điểm 57

4.1.2 Nhược điểm 60

4.2 Đề xuất một số giải pháp giúp Thư viện Điện tử Học viện Chính trị hoạt động hiệu quả 62

4.2.1 Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT 62

4.2.2 Xây dựng cơ sở hạ tầng vững chắc tạo điều kiện tốt nhất để phát huy tính ưu việt của TVĐT 63

4.2.3 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện 63

4.2.4 Đào tạo bồi dưỡng NDT 64

4.2.5 Xây dựng chiến lược về phát triển nguồn lực thông tin, số hóa tài liệu 64

4.2.6 Thực hiện kiểm tra giám sát kết quả những tài liệu bị số hóa 64 4.2.7.Tăng cường mối liên kết giữa các Thư viện trong cùng khối quân sự và những cơ quan trong và ngoài quân đội 65

4.2.8 Tăng cường kinh phí 65

4.3 Tóm lược 66

KẾT LUẬN 67

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công nghệ thông tin (CNTT) không ngừng phát triển và đã ảnh hưởngđến tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội Trong kinh tế, CNTT-TT làđộng lực thúc đẩy tăng trưởng nền kinh tế, tạo ra các ngành nghề có giá trị giatăng cao Trong lĩnh vực đời sống xã hội, CNTT đã giúp cải thiện chất lượngcuộc sống CNTT thúc đẩy tri thức phát triển, làm cho khối lượng thông tintăng nhanh về khối lượng

Việc ứng dụng CNTT - TT vào lĩnh vực Thông tin - Thư viện trên thếgiới đã bắt đầu từ những năm 1980 Từ đầu những năm 1990 thế giới bùng nổviệc nghiên cứu và phát triển thư viện số (TVS) trên nền tảng Internet và côngnghệ Web Trải qua hơn 20 năm nghiên cứu và phát triển, TVS đã có nhữngbước phát triển lớn

Ở Việt Nam, TVĐT đã bắt đầu xây dựng từ những năm 2000 Đến nay,khái niệm về TVĐT đã không còn trở nên xa lạ với mọi người Nhiều hìnhthức TVĐT đã được xây dựng ở Thư viện Quốc Gia Việt Nam, thư viện củacác viện nghiên cứu và thư viện ở các trường đại học Qua hơn 20 năm ứngdụng hình thức TVĐT ở Việt Nam đã làm thay đổi bộ mặt của các thư viện.TVĐT đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc học tập, nghiên cứu, thông tin giảitrí cho các đối tượng bạn đọc và cũng đặt ra các yêu cầu, nhiệm vụ cũng nhưtrách nhiệm ngày càng cao đối với các cán bộ thư viện

Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển, ngày nay hình thức TVĐT đã

có những thay đổi đáng kể để phù hợp với tình hình của các thư viện ngàynay và tình hình phát triển của nền thông tin, tri thức

Học viện Chính trị, Bộ Quốc phòng (Đường Ngô Quyền, Hà Đông, HàNội) là một trung tâm đào tạo chuyên ngành khoa học xã hội nhân văn vàquân sự Với nhiều bậc học ngành học và chuyên ngành đào tạo nên nhu cầu

sử dụng thư viện là rất lớn Do nguồn tài liệu, cơ sở vật chất có hạn nên yêucầu xây dựng một TVĐT là điều tất yếu Chính vì vậy từ năm 2004 đến 2006,

Dự án xây dựng thư viện điện tử ngành Thông tin Khoa học và Môi trườngQuân sự đã được triển khai tạo cơ sở phát triển hệ thống thư viện điện tửtrong toàn quân Thư viện Học viện Chính trị là một trong những cơ sở triểnkhai dự án này.

Dự án TVĐT Học viện chính trị đã đi vào hoạt động từ năm 2006 đãlàm cho hoạt động thông tin tư liệu thay đổi đáng kể TVĐT Học viện Chínhtrị là một trong những cơ sở quan trọng trong hệ thống TVĐT của hệ thốngthư viện Quân đội Chính vì vậy việc xây dựng một TVĐT chất lượng khôngnhững tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, học tập cho cán bộ, giảngviên, học viên trong Học viện mà còn giúp cho hệ thống thư viện quân độiphát triển

Chính vì vậy, tôi muốn tiến hành nghiên cứu nêu những đặc điểm lưu ýcủa TVĐT ngày nay ở Việt Nam và nghiên cứu thực trạng của TVĐT ở Họcviện Chính trị để từ đó đề ra các giải pháp giúp cho TVĐT Học viện Chính trịhoạt động ngày càng hiệu quả, phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ nghiên cứu, họctập của các cán bộ, giảng viên, học viên trong Học viên

Là một sinh viên với kiến thức thực tế còn ít, chưa có kiến thức thực sựchuyên sâu về TVĐT nên việc nghiên cứu về TVĐT còn nhiều khó khăn.Nhưng được sự giúp đỡ của Ths Cao Minh Kiểm tôi đã có thể hoàn thànhđược bài khóa luận này Tuy vậy trong bài còn nhiều thiếu sót Vì vậy tôimong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn sinh viên

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của khóa luận là tìm hiểu một số vấn đề về thưviện điện tử và tìm hiểu tình hình triển khai xây dựng và hoạt động thư việnđiện tử của Học viện Chính trị Và đề xuất một số giải pháp để có thể hoànthiện hơn nữa để xứng đáng là một trong những cơ sở thông tin thư viện tiêubiểu trong hệ thống thư viện Quân đội Việt Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là TVĐT nói chung và TVĐTtại Học viện Chính trị nói riêng

Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào các nội dung như:

- Tìm hiểu các đặc điểm của TVĐT;

- Tình hình phát triển của hệ thống TVĐT ở các trường đại học;

- Tìm hiểu thư viện Học viện Chính trị;

- Tìm hiểu TVĐT ở Học viện Chính trị;

- Đưa ra được các đánh giá, kiến nghị giúp TVĐT ở Học việnChính trị hoạt động hiệu quả hơn

Phạm vi thời gian: từ 1990- 2011

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài Khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp: Nghiên cứu, phân tích tài liệu;

Khảo sát thực tế, quan sát;

Phân tích số liệu

5 Đóng góp của Khóa luận

Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên Khóa luận cónhững đóng góp nhỏ như:

- Đề ra những giải pháp cũng như kiến nghị để TVĐT Học việnChính trị hoạt động hiệu quả hơn.

6 Bố cục của Khóa luận

Với những mục đích, đóng góp cũng như phạm vi như trên, Khóa luận

có cấu trúc 3 phần

a Phần mở đầu: Nêu lý do chọn đề tài, mục đích nghiên cứu, đối

tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu, những đóng góp của khóa luận vàcấu trúc của bài khóa luận

b Phần nội dung: gồm có 4 chương:

Chương 1: Đặc điểm của Thư viện điện tử

Chương 2: Thư viện Học viện Chính trị

Chương 3: Thư viện điện tử Học viện Chính trị

Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện điện tửHọc viện Chính trị

c Kết Luận

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

ĐẶC ĐIỂM CỦA THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

1.1 Khái niệm thư viện Điện tử

1.1.1 Nguyên nhân dẫn đến việc hình thành thư viện điện tử

Thư viện truyền thống là hình thức thư viện đã tồn tại từ lâu trong lịch

sử Theo các nhà khoa học thì thư viện lớn cổ nhất là thư viện Alexandria tồntại khoảng năm 290 trước công nguyên Thư viện được coi là nơi chứa đựngsách và tổ chức phục vụ sách Trải qua thời gian thư viện đã có những bướcphát triển nhất định Hệ thống thư viện rộng khắp trên thế giới Với hệ thốngthư viện trường học, thư viện khoa học, thư viện công cộng Tuy nhiên thưviện truyền thống vẫn gặp phải một số khó khăn hạn chế như:

+ Hình thức bảo quản sơ sài, tuổi thọ của tài liệu phụ thuộc vào tuổi thọcủa vật mang tin

- Các hoạt động nghiệp vụ và quản lý không thống nhất với nhau

- Đối tượng bạn đọc bị bó hẹp trong phạm vi địa lý nhất định: Bạn đọcmuốn sử dụng tài liệu thì bắt buộc phải đến thư viện Như vậy khi đến thưviện bạn đọc vừa mất thời gian và chi phí đi lại Thư viện mở cửa vào nhữnggiờ nhất định Đây là một hạn chế khó tránh khỏi đối với hình thức thư việntruyền thống

Bên cạnh đó, các hình thức thư viện truyền thống còn gặp nhiều khókhăn thách thức như:

Sự gia tăng nhanh chóng của các xuất bản phẩm

Theo thống kê thì năm 1750 cả thế giới mới chỉ có 10 tên tạp chí, năm

1972 trên toàn thế giới đã có 170.000 tên tạp chí, đến năm 2000 cả thế giới cóđến 700.000 tên tạp chí Theo Urich's Periodicals Directory, một công cụ theodõi tạp chí lớn nhất thế giới thì lần xuất bản thứ nhất vào năm 1932 ấn phẩmnày thống kê được 6.000 và lần xuất bản thứ 20 vào năm 1981 thống kê dược96.000 tên tạp chí và lấn xuát bản thứ 32 năm 1996 đã có tới 165.000 tên tạpchí được thống kê."[5]

Năm 1970 mỗi ngày trung bình có 600 tài liệu khoa học được công bố.Đến năm 1985 mỗi ngày số lượng tài liệu khoa học công bố là 2400 tài liệukhoa học được công bố trên thế giới.[10]

Như vậy có thể thấy được rằng cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật bùng

nổ trên thế giới đã làm gia tăng nhanh chóng số lượng tài liệu, số lượng xuấtbản phẩm trên thế giới

Hiện tượng bùng nổ thông tin trên thế giới " Từ khi thiên chúa giángsinh đến năm 1750 thì tri thức của loài người mới tăng lên gấp đôi Việc tănggấp đôi lần thứ 2 được thực hiện trong vòng 150 năm sao đến năm 1900 Vệctăng gấp đôi lượng tri thức lần thứ 4 chỉ diễn ra trong vòng một thập niên saunăm 1950 Nói theo một cách khác thì cứ 50 năm thì lượng tri thức của nhânloại lại tăng lên gấp đôi."[10]

Lực lượng các nhà khoa học cũng tăng nhanh chóng Năm 1850 có10.000 người đến năm 1900 số lượng các nhà khoa học tăng 100.000 người

và đến nay con số các nhà khoa học đã lên đến hàng chục triệu người.[10]

Giá cả tài liệu dạng in tăng lên nhanh chóng:

Theo thống kê của tạp chí Library Resource & Technical Service chothấy: giá cả tạp chí tăng 154.8% trong vòng 10 năm từ 1986 đến 1996, tức làtăng 15 % một năm Ở Anh giá cả của các tài liệu khoa học đã tăng trung bình

là 12- 13%/ năm [5] Qua đó ta có thể thấy rằng, lượng thông tin trên thế giớingày càng tăng đi kèm với giá cả của các tài liệu dạng in ngày càng tăng.Chính điều này đã gây ra khó khăn rất lớn đối với các thư viện truyền thống.Khi mà diện tích kho có hạn không thể lưu trữ số lượng lớn Chính vì vậy thưviện không thể lưu trữ tất cả các tài liệu mà thư viện có Việc thanh lọc tàiliệu để thanh lý rất khó khăn đối với các thư viện

Nguồn kinh phí dành cho thư viện có hạn Khi mà giá cả các tài liệudạng in tăng nhanh các thư viện không có đủ kinh phí bổ sung tài liệu

- Sự phát triển của CNTT:

CNTT phát triển đã có tác động to lớn đến tất cả các lĩnh vực làm thayđổi bộ mặt trong tất cả các lĩnh vực Trong tất cả các lĩnh vực trong đời sốngđều có sự tham gia của CNTT

Trong lĩnh vực kinh tế , CNTT thúc đẩy nền kinh tế phát triển, tạo ra cácngành nghề mới có giá trị gia tăng trong xã hội Tác động gián tiếp làm tănghiệu quả kinh tế trong xã hội

CNTT cũng tạo thêm các ngành nghề mới có giá trị gia tăng cao Nhữngngành nghề này sẽ tạo thêm công việc cho nhiều đối tượng lao động trên thịtrường CNTT đã trở thành một ngành công nghiệp khổng lồ

Trong lĩnh vực dịch vụ, CNTT làm thay đổi cách thức và quy trình hoạtđộng quản lý ở các lĩnh vực hoạt động như du lịch, giao thông, ngân hàng Trong lĩnh vực giáo dục thì CNTT đã tạo thêm được các hình thức giáodục mới như đào tạo trực tuyến, các chương trình giáo dục được thể hiện mộtcách sinh động

Trong lĩnh vực truyền thông, thông tin liên lạc: CNTT giúp tiết kiệnđược thời gian, thông tin được truyền đi nhanh hơn và chính xác hơn.

- Sự xuất hiện của giấy điện tử

" Giấy điện tử là một công nghệ cho phép thay đổi hình ảnh hiển thị hấpthụ trên giấy" Nhìn bên ngoài thông tin hiển thị trên giấy điện tử giống nhưsách báo thông thường vậy Nhưng thông tin này có thể thay đổi nhờ khẳnăng hấp thụ và phản xạ ánh sáng tự nhiên của giấy Các điểm trên giấy cóthể giữ nguyên trạng thái mà không cần nguồn năng lượng Điều đó làm giấynày có thể tiết kiệm được năng lượng Mỗi dải giấy có thể sử dụng hàng nghìnhàng nghìn lần Kể từ khi giấy điện tử xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1970 thìđến nay đã có nhiều nhà khoa học tham gia sáng tạo, tìm tòi ra nhiều loại giấyđiện tử khác Giấy điện tử sẽ được ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực đời sốngnhư sản xuất màn hình tivi, màn hình máy tính, đồng hồ, Và giấy điện tửhứa hẹn sẽ là vật mang tin lý tưởng trong tương lai

- Sự xuất hiện của mô hình xuất bản mới

Hiện nay các tạp chí, nhà xuất bản đang thực hiện mô hình xuất bản mới.Trước đây, các tòa soạn, các nhà cuất bản chỉ cung cấp các bản in thì ngàynay có thêm bản điện tử Như vậy độc giả có thể sử dụng ấn phẩm thông quamáy tính có nối mạng Internet Thông tin đến độc giả sẽ nhanh chóng hơn vàtiết kiệm được chi phí hơn

- Mô hình đào tạo trực tuyến

Hiện nay, do nhu cầu học tập ngày càng tăng chính vì vậy phương thứcđào tạo của các trường cũng có nhiều thay đổi để phù hợp hơn với thời đại.Các trường đại học, các trung tâm đào tạo đã phát triển một mô hình đào tạomới đó là đào tạo trực tuyến

Sinh viên, học sinh không phải đến tận trường mới có thể học tập traudồi kiến thức mà có thể học tập ngay tại nhà Thời gian học tập linh hoạt vàtiết kiệm được chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng.

- Phương thức cung cấp tài liệu theo kiểu điện tử

Nhiều nhà xuất bản hiện nay bán các xuất bản phẩm của mình dưới dạngđiện tử Ví dụ như:

EBSCO Online: có khoảng 25.100 tạp chí

Science@Direct: hơn 2000 tạp chí

1.1.2 Khái niệm thư viện điện tử

Sự phát triển và ứng dụng CNTT vào trong lĩnh vực TT-TV đã tạo nênmột bước đột phá lớn CNTT đã làm xuất hiện một hình thức thư viện mớinhằm giải quyết những vấn đề mà thư viện truyền thống không thể giải quyếtđược Sự ra đời và phát triển của TVĐT đã trở thành xu hướng tất yếu củathời đại khi mà CNTT phát triển, lượng thông tin tri thức của con người ngàycàng gia tăng, nhu cầu sử dụng thông tin cũng có những thay đổi

CNTT đã làm thay đổi tất cả các hoạt động nghiệp vụ của thư viện Cácthuật ngữ về thư viện điện tử, thư viện số ( TVĐT, TVS) đã không còn xa lạvới nhiều người Nhất là trong tình hình hiện nay khi mà việc xây dựng cácTVĐT, TVS đã diễn ra ở nhiều thư viện công cộng, thư viện các trường đạihọc, các viện nghiên cứu

Tuy nhiên, việc đưa ra định ngĩa, giải thích về "thư viện điện tử" thì vẫnchưa có sự thống nhất Đôi khi các nhà khoa học và giới chuyên môn vẫn còn

sử dụng lẫn nhau và đồng nghĩa với các thuật ngữ "thư viện số", "thư việnảo", "thư viện không tường", "thư viện không biên giới", "thư viện tin họchóa", "thư viện đa phương tiện",

Không chỉ ở Việt Nam mà ngay cả trên thế giới vẫn còn những tranh cãixung quanh việc phân biệt hay quy định các mô hình này hoàn toàn giống

nhau hoặc có sự riêng biệt Theo Roy Tennant: " Một thư viện điện tử phảibao gồm các tài liệu điện tử và các dịch vụ kèm theo Các tài liệu điện tử baogồm tất cả các tài liệu số cũng như các loại hình thông tin điện tử dạngAnalog mà cần có các thiết bị để sử dụng, ví dụ như: băng video, casette Thư viện số bao gồm các tài liệu số và các dịch vụ kèm theo Các tài liệu

số là các đối tượng được lưu trữ, xử lý và được truyền đi thông qua các thiết

bị số và mạng Các dịch vụ được truyển đi thông qua mạng máy tính."[20]Theo Nguyễn Minh Hiệp thì: "Thư viện điện tử là thư viện phục vụnhiều hình thức điện tử bao gồm tài liệu số hóa, CSDL trực tuyến, CD-ROM,đĩa laser, Tuy nhiên thư viện điện tử đến nay vẫn được xem như là một hìnhthức hỗ trợ cho thư viện truyền thống."[28]

- Bên cạnh đó, khái niệm về thư viện số (digital library) cũng được sửdụng phổ biến

Trong cuốn "thư viện học đại cương" của tác giả Bùi Loan Thùy và Lêvăn Viết đã đưa ra định nghĩa về thư viện số như sau: "Thư viện số là thưviện chứa đựng các thông tin và tri thức đã được lưu trữ dưới dạng điện tử sốtrên các phương tiên khác nhau : bộ nhớ điện tử, đĩa quang, đĩa từ"[2]

Trong bài viết " Nhập môn thư viện điện tử", tác giả Vũ văn Sơn đãđịnh nghĩa Thư viện số :

" Thư viện số là hình thức kết hợp các thiết bị tính toán, lưu trữ và truyềnthông số với nội dung và phần mềm cần thiết để tái tạo, thúc đẩy và mở rộngcác dịch vụ của các thư viện truyền thống vốn dựa trên các biện pháp thuthập, biên mục và phổ biến thông tin trên giấy và các vật liệu khác."[21]

Một khái niệm được đưa ra từ một tổ chức có uy tín trong ngành trên thếgiới Đó là khái niệm được đưa ra bởi Liên hiệp thư viện số Hoa Kỳ ( 1999):

" Thư viện số là các cơ quan, tổ chức có các nguồn lực, kể cả nguồnnhân lực chuyên hóa để lựa chọn, cấu trúc, cung cấp việc truy cập đến, diễn

giải, phổ biến, bảo quản sự toàn vẹn, đảm bảo sự ổn định trong thời gian dàicủa sưu tập công trình số hóa mà chúng ở dạng sẵn sàng để sử dụng một cáchkinh tế."[26]

Còn có rất nhiều cách định nghĩa về TVĐT và TVS được đưa ra Đối vớiPhilip Baker, tác giả lại có một cách khác để giúp phân biệt các khái niệmnày Ông cho rằng TVĐT lưu trữ và phục vụ cả ấn phẩm lẫn tư liệu điện tử( tư liệu số hóa) trong khi đó TVS chỉ lưu trữ các tài liệu điện tử mà thôi

Trong cuốn "Từ điển dành cho công tác thư viện khoa học thông tin" củanhà xuất bản Libraries Unlimited ( 2005) của tác giả Joan M.Reitz đã khẳngđịnh không có sự phân biệt giữa khái niệm TVĐT và TVS

Có nhiều nhà khoa học có cùng chung quan điểm rằng: " Thư viện số làmột thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đãđược số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chứcgiúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văncủa chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyềnthông." [23] Có rất nhiều nhà khoa học đã cho rằng thư viện điện tử (TVĐT),thư viện số (TVS), thư viện ảo (TVA) là những giai đoạn phát triển khác nhaucủa thư viện Từ TVĐT sẽ phát triển lên TVS và từ đó phát triển thànhTVA TVĐT thì có cả các ấn phẩm truyền thống và các dạng tài liệu số hóa.TVS thì chỉ có các tài liệu điện tử (tài liệu số hóa) Còn TVA lại nhấn mạnhđến tính chất "phi không gian" của tài liệu về sản phẩm và dịch vụ Chính vìvậy mà có thể coi TVĐT là mô hình thư viện lai giữa thư viện truyền thống vàthư viện số (TVS)

Nhưng trong giới hạn của bài khóa luận này thì sử dụng các thuật ngữ "thư viện điện tử" (TVĐT), "thư viện số" (TVS), "thư viện ảo" (TVA) để chỉthư viện có vốn tài liệu điện tử (tài liệu ở dạng số hóa) mà có thể truy cậpđược bằng các thiết bị điện tử (máy tính) để có thể khai thác và sử dụng sảnphẩm và dịch vụ điện tử đáp ứng nhu cầu của con người Ngoài ra thư viện

phải có hệ quản trị thư viện tích hợp (bổ sung,biên mục, lưu thông ), phải nốimạng (ít nhất là mạng cục bộ).

Ở Việt Nam, thuật ngữ " thư viện điện tử (TVĐT) được sử dụng phổbiến thay thế các thuật ngữ "thư viện số"(TVS), "thư viện ảo"(TVA) Chính

vì vậy trong Khóa luận của tôi, thuật ngữ TVĐT cũng sử dụng để thay thếcho tất cả các thuật ngữ kia

1.2 Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử

1.2.1 Nguồn thông tin

Nhà kinh tế tri thức Branscomb đã ví von: " Nếu xem thông tin như "bộtmỳ" thì tri thức chính là "bánh mỳ" Như chúng ta thấy ngày nay tri thức đãquyết định vị thế của các nước trên thế giới Không phải vô lý mà các cườngquốc lớn trên thế giới là những nước nắm được nhiều nguồn thông tin tri thứcnhất Tri thức đã trở thành thước đo quyết định vị thế của các nước trên thếgiới "Nguồn tri thức_ chất xám không chỉ nằm trong đầu các nhà khoa học,người dạy và người học mà còn nằm trong các cuốn sách số, tạp chí số, cácgiáo án và luận văn được số hóa, các CSDL phân tán toàn cầu trên mạngInternet "[13]

Trên thế giới, Hoa kỳ và Anh đang là hai nước tiên phong trong việcnghiên cứu và phát triển TVS Từ đó có thể khẳng định được rằng: Thư viện

số chính là một trong những yếu tố quyết định vị trí về tri thức của nhân loại

Và việc xây dựng nguồn tài liệu số, phát triển các bộ sưu tập số là mộttrong những ưu tiên hàng đầu khi xây dựng một TVĐT Để tạo lập nguồn tàiliệu số có thể áp dụng nhiều phương thức tạo lập nguồn thông tin số Sau đây

là một số phương pháp chính:

+ Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu là một phương pháp phổ biến tại các thư viện Phươngpháp này tốn rất nhiều thời gian, công sức cũng như kinh phí " Số hóa

(Digitization) được sử dụng để chỉ quá trình chuyển đổi thông tin trong cácđối tượng thực sang dạng điện tử" [9]

Nguyên liệu của quá trình số hóa là các đối tượng thực phổ biến chứathông tin như tài liệu, tranh ảnh, văn bản, băng hình, băng ghi âm và "sảnphẩm" là các tệp dữ liệu hay còn gọi là dạng số, dạng điện tử Các thư việnthường sử dụng phương thức này để tạo ra các tài liệu số, diện tử từ tài liệutruyền thống của thư viện mình

+ Tạo lập các đường liên kết, chia sẻ dữ liệu, chia sẻ thông tin dưới dạngsố

Hình thức TVĐT ra đời đã mở ra một bước phát triển mới Trước kiacác thư viện được coi là một "ốc đảo" không có mối liên hệ nào với các cơquan bên ngoài thì ngày nay với sự phát triển của CNTT đã giúp các thư viện

có thể hợp tác, chia sẻ nguồn dữ liệu cho nhau thông qua các liên kết, cácđường liên kết Tuy nhiên mức độ sử dụng các tài liệu, thông tin điện tử nàyđến đâu còn phụ thuộc vào mức độ liên kết hợp tác giữa các cơ quan vớinhau

+ Đặt mua các tạp chí, các xuất bản phẩm điện tử:

Ngày nay, dần thay thế cho các báo, tạp chí bằng giấy là sự xuất hiện cáctạp chí, các xuất bản phẩm điện tử Đây cũng là một phương thức làm tăngnguồn lực thông tin đối với các cơ quan thông tin thư viện

Bảo quản nguồn tin số:

Đối với thư viện truyền thống, Nguồn thông tin gắn liền với các vậtmang tin Tuổi thọ của thông tin phụ thuộc vào tuổi thọ của vật mang tin Bảoquản thông tin đồng nghĩa với bảo quản các vật mang tin Các vật mang chủyếu là giấy, băng ghi âm, ghi hình

Còn đối với thư viện điện tử, việc bảo quản thông tin số lại phụ thuộcvào môi trường công nghệ Do trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát

triển, môi trường công nghệ thay đổi một cách nhanh chóng Chính vì vậymôi trường lưu trữ tài liệu dễ bị thay đổi Tài liệu dễ bị mất mát khi khôngđược đọc được trong môi trường lưu trữ tài liệu mới Chính vì vậy một côngviệc cần được quan tâm trong môi trường TVĐT là việc sao lưu chuyển đổi

dữ liệu sang môi trường lưu trũ mới

Ngoài ra thông tin lưu trữ trên TVĐT thường bị sự phá hoại của các loạivirut Chính vì vậy thư viện phải cài đặt các phần mềm diệt virut đạt hiệu quảcao Các phần mềm diệt virut có thể mua ở trong nước hoặc nước ngoài phụthuộc vào nguồn kinh phí

Thông tin lưu giữ ở nhiều nơi như ổ cứng cố định hoặc lưu động Việcnày đề phòng nguồn thông tin số hóa do vô tình hoặc cố ý bị xóa

1.2.2 Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ

Cơ sở vật chất và kỹ thuật là thành phần quan trọng của thư viện điện tử.Thành phần này có thể bao gồm: phần cứng, phần mềm

- Phần cứng, mạng

Phần cứng : là hệ thống máy tính bao gồm hệ thống máy chủ liên kếtvới các máy trạm Tùy thuộc vào quy mô cũng như chức năng nhiệm vụ củathư viện mà sở hứu số lượng máy chủ và máy trạm thích hợp

Phần cứng cũng bao gồm một số trang thiết bị sử dụng trong quá trìnhhoạt động của TVĐT khác như: máy đọc mã vạch, máy scan, máy in, Mạngmáy tính là một thành phần quan trọng của TVĐT Mạng có thể bao gồm:

- Mạng nội bộ : là mạng liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan Chỉ cógiới hạn trong một phạm vi hẹp trong nội bộ cơ quan;

- Mạng cục bộ: là mạng liên kết giữa một hoặc một số cơ quan, đơn vịvới nhau Các cơ quan , đơn vị này có thể trong cùng một khối hoặc cùng mộtđặc điểm, có mối liên kết với nhau Mạng cục bộ có phạm vi lớn hơn mạngnội bộ;

- Mạng diện rộng: Mạng Internet có thể liên kết, kết nối với nhiều nơi,nhiều cơ quan tổ chức không bị giới hạn.

- Phần mềm

+ Phần mềm quản trị thư viện điện tử

Phần mềm quản trị TVĐT là một trong những thành phần không thểthiếu của TVĐT Ngày nay, để đáp ứng nhu cầu phát triển của thư viện, cácnhà sản xuất phần mềm trong và ngoài nước đã sản xuất nhiều loại phần mềmgiúp cho việc quản trị thư viện điện tử Các nghiên cứu cho thấy phần mềmquản trị thư viện điện tử có một số module chủ yếu như sau:

1) Module Bổ sung:

Mục đích của Module quản lý bổ sung là quản lý việc bổ sung tài liệumột cách hiệu quả qua việc mua bán, trao đổi biếu tặng, lập báo cáo thống kê

về nguồn tài liệu bổ sung Module này bao gồm:

* Thống kê hoạt động bổ sung tài liệu được bổ sung như: số lượng, tàiliệu, chi phí, ngày tháng bổ sung ;

* Làm thủ tục đặt mua: lập đơn từ;

* Thu thập, lưu trữ nguồn gốc của nguồn tài liệu cung cấp là các chỉ cácnhà xuất bản, nhà cung cấp, ;

* Nhận và kiểm tra các thông tin về tài liệu so với hợp đồng đã lập;

* Tính toán và chuyển giao chi phí cho các nhà cung cấp

2) Module tra cứu trực tuyến OPAC

Thay thế hệ thống tủ mục lục phiếu dùng để tìm kiếm tài liệu trong thưviện truyền thống là Module tra cứu trực tuyến OPAC Module tra cứu trựctuyến OPAC cho phép người dùng đưa ra yêu cầu từ bàn phím Các yêu cầunày có thể là nhan đề tài liệu, tác giả, từ khóa, chủ đề

OPAC là công cụ tìm kiếm hết sức đơn giản và không giới hạn các lĩnhvực tìm kiếm Kết quả hiển thị hết sức đa dạng và linh hoạt.Không chỉ đápứng chính xác kết quả mà NDT yêu cầu.

Kết quả hiển thị là các biểu ghi thư mục với các thông tin như: nhan đề,tác giả, tóm tắt, năm xuất bản, nhà xuất bản, ký hiệu phân loại

3) Module biên mục:

Module này giúp nâng cao hiệu quả và tính chính xác của công tác biênmục, module được hoạt động theo các tiêu chuẩn như ISBD, AACR2,

Người cán bộ phải nhập các thông tin của tài liệu vào các trường để kếthợp với nhau thành một biểu ghi thư mục hoàn chỉnh Module này còn cungcấp khă năng trao đổi dữ liệu; Hỗ trợ công tác biên mục bằng hệ thống các từđiển

4) Module lưu thông:

Module này được thiết kế nhằm quản lý các hoạt động mượn trả của thưviện, quản lý thông tin của NDT Module này có các chức năng cơ bản là :

* Tiến hành các thủ tục mượn trả tài liệu;

* Thông báo mượn quá hạn, thời gian mượn quá hạn;

* Quản lý tài liệu và độc giả bằng mã vạch;

* Thống kê việc lưu hành tài liệu: tần suất mượn, loại tài liệu, ;

* Thông báo tình hình của từng tài liệu về số bản, số tài liệu, số lượng tàiliệu mà NDT đã mượn

5) Module quản lý XBP định kỳ

Các hoạt động của Module này là: đặt mua, nhận, khiếu nại, biên mục,đánh chỉ mục cho các bài báo, tạp chí, lưu hành, lập các báo cáo thống kê.6) Module mượn liên thư viện:

Mượn liên thư viện là một hình thức mới là một ưu điểm so với thư việntruyền thống Nhằm quản lý hoạt động này, trong phần mềm tích hợp quản lýthư viện có thiết kế Module này với các chức năng là:

* Lập các thủ tục mượn từ các thư viện: yêu cầu, nhận tài liệu mượn,kiểm tra xác minh tài liệu, làm thủ tục trả;

* Tiến hành thủ tục mượn

7) Module quản trị hệ thống:

Module này cho phép theo dõi các hoạt động của cán bộ thư viện thựchiện trên máy, phân quyền và quản lý người dùng Ngoài ra còn thực hiện cácchức năng báo cáo, thống kê các hoạt động của thư viện

+ Phần mềm dùng cho hệ điều hành: Là phần mềm hệ thống không thểthiếu để điều hành mạng cục bộ, mạng diện rộng

+ Phần mềm khác như: phần mềm diệt virut, xử lý ảnh, phần mềm quảntrị CSDL

1.2.3 NDT của thư viện điện tử

NDT là một yếu tố quan trọng đối với thư viện điện tử Mục đích cuốicùng của bất kỳ một thư viện nào đều là đáp ứng nhu cầu tin của NDT

Nếu như trước đây, các thư viện truyền thống chỉ phục vụ được một sốđối tượng quy định trong chức năng , nhiệm vụ của thư viện đó Như thư việnTrường Đại học Khoa học XH & NV chỉ phục vụ cho giảng viên, và sinh viêntrong trường Và các đối tượng NDT lại bị cản trở bởi vị trí địa lý (thư viện ởquá xa nơi họ sống) Thư viện Quốc Gia Việt Nam có đối tượng phục vụnhiều đối tượng (là công dân Việt Nam và ngay cả người nước ngoài sinhsống và làm việc tại Việt Nam) nhưng thực tế chỉ có những người dân sốnggần đó mới có thể đến thư viện thường xuyên được

Ngày nay, sự ra đời của TVĐT đã giúp xóa bỏ rào cản đó Mọi người cóthể truy cập vào bất cứ thư viện nào nếu có một máy tính kết nối mạngInternet, từ đó có thể mở ra kho tàng tri thức của nhân loại Về lý thuyết,NDT không bị hạn chế về không gian, thời gian mà có thể khai thác thông tin

và dịch vụ của thư viện và có những sản phẩm và dịch vụ có thu phí hoặcmiễn phí

Nếu như trước đây, bạn đọc chỉ có thể đến thư viện vào những giờ cốđịnh thì ngày nay bạn có thể sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của thư việnbất cứ thời gian nào Chính vì vậy, Bạn có thể nhân được thông tin mình yêucầu bất kể bạn ở vị trí nào và thời gian nào Điều đó mở giúp thúc đẩy tri thứcphát triển và một biện pháp tiết kiệm thời gian và công sức cho NDT

TVĐT đã mở nguồn thông tin tri thức không hạn chế với NDT Họ cóthể tìm hiểu tri thức, thông tin ở bất kỳ một lĩnh vực hay công nghệ nào mà họquan tâm

- Yêu cầu đối với NDT

TVĐT mang lại những lợi ích đó cho NDT nhưng để sử dụng và khaithác thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả thì còn phải phụ thuộc vào khảnảng giao tiếp giữa NDT với máy tính, phụ thuộc vào trình độ CNTT củaNDT

TVĐT phải có nhiệm vụ giúp cho bạn đọc quản lý thông tin để có thể sửdụng vào những mục đích có ích Nhưng nếu NDT không có trình độ thì dùthư viện có cơ sở hạ tầng hiện đại đến đâu, bộ sưu tập số đồ sộ đến đâu, ngườicán bộ có giỏi như thế nào cũng trở nên vô ích nếu NDT không biết cách khaithác thông tin hay giao tiếp giữa người mà máy không tốt.Chính vì vậy, việchướng dẫn, đào tạo khai thác thông tin cho NDT cũng trở thành một nhiệm vụcho cán bộ thư viện

Dựa vào trình độ giao tiếp của NDT và máy tính, chúng ta có thể phânchia các đối tượng NDT như sau:

- Đối tượng không hoặc ít tiếp xúc với máy tính nên khả năng sử dụngmáy tính và khai thác thông tin kém Như những người lao động hoặc nhữngngười cao tuổi Đây là nhóm đối tượng khó tiếp nhận công nghệ do tuổi táchoặc do không có điều kiện, thời gian;

- Đối tượng công nhân viên, cán bộ: Họ là những người đã có thời gianlâu dài tiếp xúc với máy tính, đã được đào tạo về CNTT Họ có thể nhanhchóng tiếp thu kiến thức, kỹ năng tìm tin;

- Đối tượng học sinh, sinh viên: Đây là đối tượng đông đảo nhất, là thế

hệ tương lai của đất nước Họ là những người năng động nhiệt tình, ham tìmtòi học hỏi về công nghệ Họ là đối tượng phục vụ chính của các thư viện 1.2.4 Cán bộ thư viện

Cán bộ thư viện được coi là "linh hồn" của một cơ quan thông tin thôngtin Cho dù hình thức của thư viện có thay đổi (từ thư viện truyền thống thànhTVĐT) Người cán bộ là người trung gian giữa NDT với khối lượng tri thứckhổng lồ của nhân loại Nếu như ở hình thức thư viện truyền thống, người cán

bộ chỉ có làm việc trong môi trường thông thường, nhiều hình thức sản phẩm

và dịch vụ còn đơn giản như mượn sách Nhiều người cho rằng nghề thư việnchỉ đơn thuần là "trông sách" Nhưng trong môi trường làm việc thay đổi thìyêu cầu và vai trò của người cán bộ cũng thay đổi Hình thức công việc củangười cán bộ cũng có nhiều thay đổi

Bảng 1 cho thấy phần nào sự thay đổi của người cán bộ trong môi trườngTVĐT/TVS so với thư viện truyền thống

Bảng 1 : So sánh giữa cán bộ thư viện truyền thống và cán bộ thư

viện hiện đại

truyền thống

CBTV trong TVĐT/TVS Môi trường làm việc Thư viện truyền thống

(chỉ tiếp xúc với tàiliệu, NDT)

Thư viện số (làm việcqua máy tính, quản lýtài liệu điện tử, làm việcqua các phần mềm )

Vai trò Thu thập và phổ biến tư

liệu

Chuyên gia thông tin vàđịnh hướng thông tincho NDT

Nhóm độc giả Cố định (nhóm NDT đã

quy định trong chứcnăng và nhiệm vụ củamỗi thư viện)

Bất cứ người dùng kếtnối mạng máy tính

Cơ sở dịch vụ Giới hạn phạm vi bên

trong thư viện

Không giới hạn địa lý

mà có thể cung cấp chobất cứ nơi nào có nối

mạng máy tính)

Đối tượng làm việc Tài liệu in (sách, tài

liệu,báo, tạp chí)

Các bộ sưu tập số

Nội dung công việc Gửi giao tài liệu (hoạt

động mượn trả tài liệu,

xử lý tài liệu,xếp giá )

Định hướng thông tin,

tư vấn và chuyển giaocông nghệ hiện đại

Trình độ làm việc Thấp (không đồi hỏi về

ngoại ngữ và CNTT )

Cao và mang tínhchuyên nghiệp (đồi hỏikiến thức cao về ngoạingữ, CNTT và kiếnthứctổng hợp về các ngành

khoa học)Chính môi trường làm việc có nhiều thay đổi khiến cho người cán bộcũng bắt buộc phải thay đổi để có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc.Các công việc của người cán bộ thư viện có thể vẫn là : thu thập, xử lý, biênmục, phân loại, phục vụ, cung cấp các sản phẩm đến tay NDT Nhưng về tínhchất của công việc đã có nhiều thay đổi

Người cán bộ làm các công việc chuyên môn như thu thập, xử lý, biênmục và phục vụ thông tin qua máy tính Họ được xem là " chuyên gia thôngtin" Chính vì vậy mà nhiệm vụ của một " chuyên gia thông tin" cũng khácvới một thủ thư.Đó là:

+ Thu thập tư liệu: lựa chọn, bổ sung, xử lý, bảo quản, tổ chức phục vụcác bộ sưu tập số;

+ Thiết kế cấu trúc cho TVĐT (không phải cán bộ thư viện nào cũng cókhả năng thiết kế cấu trúc của TVĐT, nhưng phải biết và hiểu được cấu trúccủa thư viện đó);

+ Biên mục : mô tả nội dung tài liệu số;

+ Xây dựng các kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (như định hướng thôngtin, chuyển giao thông tin, );

+ Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thốngmạng;

+ Xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn liên quan đến thư viện;

+ Thiết kế, duy trì, chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượng caovới giá trị gia tăng;

+ Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin trong môi trường mạng;+ Bảo đảm an ninh thông tin;

+ Hình thức, phương thức phục vụ;

Yêu cầu đối với người cán bộ thư viện số:

- Biết phân tích và xử lý các loại thông tin khác nhau;

- Biết thúc đẩy và tổ chức các giá trị tiềm ẩn trong mọi thông tin;

- Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị đúng lúc,đúng đối tượng;

- Chuyển giao thông tin đến người dùng và cung cấp các dịch vụ chuyênbiệt có định hướng;

- Yêu cầu phải có kiến thức tổng hợp về các ngành khoa học thưviện,khoa học thông tin, CNTT, ngoại ngữ và các chuyên ngành khác;

- Có các kỹ năng như: phản ứng nhanh nhạy với các nguồn thông tinkhác nhau, có kỹ năng trong việc tìm kiếm thông tin;

- Có niềm đam mê công việc và có ý thức xây dựng và cung cấp thôngtin;

- Có kỹ năng xử lý làm tăng giá trị thông tin;

- Có khả năng sàng lọc và đánh giá thông tin;

- Có khả năng thu thập và bổ sung;

- Có khả năng thu thập và xử lý thông tin;

- Có khả năng thu thập, bổ sung;

- Có khả năng tổ chức, bổ sung;

- Có khă năng tổ chức, quản lý thông tin;

- Năng động sáng tạo, tinh thần đồng đội cao, có tầm nhìn chiến lượcbiết xây dựng dự án

Hiện nay, đã có nhiều dự án TVĐT tiến hành ở Việt Nam, đặc biệt là tạicác trường đại học, các viện nghiên cứu Chính vì vậy nhu cầu về cán bộTVĐT rất lớn Nhưng ở Việt Nam thì các cơ sở đào tạo lại chưa có chươngtrình đào tạo TVĐT chính quy, hoàn chỉnh và bài bản Các chương trình đàotạo đã trở nên quá lac hậu Chính vì vậy "nguồn nhân lực đào tạo ra không cókiến thức nền cũng như các kỹ năng cần thiết để xây dựng và phát triển thưviện số"[14]

Việc xây dựng và phát triển TVĐT đòi hỏi kiến thức về khoa học máytính và khoa học TT-TV CNTT làm hạ tầng phát triển TVĐT còn khoa họcTT-TV giúp phát triển nội dung của TVĐT

Chính vì vậy yêu cầu đối với cán bộ thư viện là phải có kiến thức liênthông của hai lĩnh vực khoa học này

1.3 Thư viện điện tử trong hệ thống các trường đại học của Việt Nam

1.3.1 Tình hình chung trong việc xây dựng thư viện điện tử ở hệ thống thưviện đại học

Trong hơn 10 năm vừa qua, thư viện đại học (TVĐH) đã có nhiềuchuyển biến mạnh mẽ theo hướng tích cực TVĐH đã nhận được sự quan tâmcủa lãnh đạo các bộ, ngành và các trường đại hộc nên một loạt các dự án từ

nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới cũng như ngân sách nhà nước và cácchương trình hợp tác song phương giữa các trường đã được thông qua Hơn

30 TVĐH đã dần chuyển sang mô hình thư viện hiện đại với những bước đicăn bản cho sự hình thành và phát triển thư viện điện tử.[15]

Các TVĐH đều có nét nổi bật là cơ sở hạ tầng CNTT khá vững chắc.Các thư viện đều thiết lập được mạng nội bộ, nhiều thư viện đã kết nối vớimạng diện rộng của trường và mạng INTERNET Đường truyền với tốc độcao Hệ thống máy chủ khá mạnh với hàng trăm PC tại mỗi đơn vị

Các thư viện đều sử dụng phần mềm tích hợp để quản trị Các phần mềmnày đa số được mua ở các công ty tin học trong nước như các phần mềm ILIB(Công ty CMC); LIBOL (Công ty Tinh Vân); ELIB (Công ty Nam Hoàng);Vebrary (Công ty Lạc Việt) Hoặc một số phần mềm mua của nước ngoàinhư của Thư viện Trung tâm tại ĐHQG Tp HCM, Thư viện trường ĐH BáchKhoa Hà Nội hoặc có những phần mềm thư viện đó tự xây dựng như ở thưviện ĐH KHTN ĐHQG Tp HCM Các phần mềm này tuy mức độ hỗ trợ cókhác nhau nhưng đều đảm bảo hỗ trợ các chuẩn nghiệp vụ như: Biên mụcMARC, phân loại DDC, chuẩn Z39.50 [15]

Nhìn chung, ở các TVĐH đều có các sản phẩm và dịch vụ hết sức đadạng Các sản phẩm thông tin phổ biến là các CSDL thư mục; CSDL tóm tắthoặc toàn văn; thông báo sách mới; bản tin điện tử Ngoài các sản phẩm domua, biếu, trao đổi thì một số thư viện đã tự xây dựng được các CSDL đặcthù như: CSDL thư mục tổng quát; CSDL sách; bài giảng điện tử; CSDL đềtài và kết quả nghiên cứu khóa học [15]

Dịch vụ tìm tin trực tuyến (OPAC) được cung cấp cho bạn đọc ngay tạithư viện hoặc từ xa thông qua mạng Internet Ngoài CSDL của thư viện mình,các thư viện còn hỗ trợ NDT tìm kiếm thông tin của các CSDL của các cơquan TT - TV khác trong và ngoài nước thông qua việc kết nối trực tuyến, thuthập hoặc cài đặt vào máy chủ

Bằng việc tạo lập cổng thông tin (portal), các thư viện lớn đã tạo điềukiện cho bạn đọc sử dụng nhiều dich vụ mới như giới thiệu bộ sưu tập số;giao tiếp trực tuyến; hộp thư điện tử;

Việc các TVĐH thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn vềTVĐT được tổ chức tại Liên hiệp TVĐH ở phía Bắc và phía Nam đã giúpcung cấp, trang bị nhiều kiến thức và kinh nghiệm vô cùng quý báu trong việcxây dựng và hoạt động của thư viện điện tử

Tuy có rất nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển nhưng TVĐH cũngkhông tránh khỏi một số thiếu sót như:

- Các CSDL của thư viện chư được xây dựng theo các chuẩn thống nhất

mà vấn được xây dựng theo các chuẩn khác nhau;

- Vấn đề bản quyến vẫn chưa được chú trọng, vẫn có những bộ sưu tậpsách điện tử chưa tuân thủ quy định xin phép cuất bản và công bố;

- Về đội ngũ cán bộ thư viện còn thiếu và yếu về kiến thức nghiệp vụTT-TV và kiến thức về CNTT Phương pháp và quy trình xây dựng các bộsưu tập số còn chấp vá và không đúng quy trình ;

- Việc đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ như MARC 21, Dublincore,Edifact còn nhiều thiếu sót;

- Hệ thống tìm kiếm chưa linh hoạt và tạo điều kiện thuận lợi cho NDT

1.3.2 Xây dựng thư viện điện tử tại hai Đại học Quốc gia

ĐHQG Hà Nội và ĐHQG Tp HCM là hai cơ sở đào tạo có chất lượng,

và cũng là hai trường tiêu biểu đại diện cho các trường đại học trong hệ thốngtrường đại học trong cả nước Trong thành phần ĐHQG Hà Nội và ĐHQG TpHCM còn các trường đại học thành viên Chính vì vậy việc tìm hiểu TVĐT ởhai Đại học này cũng cho thấy phần nào việc xây dựng thư viện điện tử ở cáctrường đại học

1.3.2.1 Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Mạng máy tình trung tâm có cấu trúc hình sao, được chia ra làm 04mạng cục bộ Toàn mạng có 05 máy chủ, 135 máy trạm, 05 switch và 28 hub.Máy chủ sử dụng hệ điều hành Window 2000 Advance Server và Window

2003 Server Quản trị CSDL là quản trị SQL Server 2000 Các máy trạm sửdụng Window XP

- Về phần mềm:

Thư viện sử dụng phần mềm quản trị thư viện Libol 5.5 (Năm 2001 làLibol 5.0 và đến năm 2004 nâng cấp lên là Libol 5.5) Trong qua trình hoạtđộng đã vận hành được 8/10 Module, chưa sử dụng Module phát hành và liênthư viện Hiện tại phần mềm đã áp dụng thực tế các nghiệp vụ thư viện thôngthường như: quản lý mượn, trả, biên mục, theo AACR2 và MARC 21

Ngoài ra, thư viện còn sử dụng một số phần mềm khác như: phần mềm

kế toán, phần mềm quản lý cán bộ khoa học của Bộ giáo dục và đào tạo, phầnmềm quản lý công văn do ĐHQG cấp

- Về nguồn tin điện tử

Việc phát triển nguồn thông tin số hóa được thực hiện bằng hai phươngthức là tự xây dựng và thu thập từ bên ngoài Nguồn tài nguyên này kháphong phú gồm:

- CSDL do trung tâm xây dựng đến năm 2007:

- CSDL Sách( 128.000 biểu ghi,)

- CSDL Tạp chí (2.145 biểu ghi)

- CSDL thư mục và tóm tắt: 7 CSDL thư mục và tóm tắt gồm Luận ánTiến sỹ; Luận văn Thạc sỹ được bảo vệ ở ĐHQG Hà Nội; thác bản văn bia

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước đã nghiệm thu;

Khoa học công nghệ; các công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 nămĐHQG; môn học; bài trích tạp chí;

- CSDL toàn văn bài giảng điện tử; sách điện tử; giáo trình điện tử;

- CSDL do mua hoặc trao đổi;

+ CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline)

+ Wilson Applied Science & Technology Fulltext

+ Wilson Humanities Abstracts Fulltext

+ Wilson Education Abstract Fulltext

+ Derwent Biotechnology Abstract/Quarterly Updates

+ Econlit 1969 - Present /Monthly Updates

+ CSDL trực tuyến (nguồn tin online)

08 CSDL : Omnilife, EBSCO, ACM, IEEE CS, Springerlink, ASME,ACS - American Chemical Society, Ebrary - Life & physical Sciences;

04 CSDL điện tử của nhà xuất bản CRC: MathnetBase, ITKnowledgenetBase, NanotBase, MaterialnatBase

Các tài liệu số hóa được lưu trên CD, trên ổ cứng và tủ quang Phươngthức phân phối tài liệu được thực hiện cả trên Intranet, internet và ổ đọc CD.Bạn đọc được sử dụng các dịch vụ tra cứu thư mục và truy cập toàn văn,liên kết đến các thư viện khác.[15]

1.3.2.2 Thư viện Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

- Xây dựng thư viện điện tử tại ĐHKHTN

Thư viện sử dụng phần mềm mã nguồn mở thư viện số Greenstone giúptạo lập những bộ sưu tập thông tin chuyên ngành

Cổng thông tin tích hợp điện tử từ mọi nguồn Ngoài truy cập đến phầntin tức, tra cứu nhanh và bộ sưu tập, độc giả sẽ được liên kết đến website các

cơ quan chính quyền như Đảng Cộng Sản Việt Nam, ủy ban Nhân dân cáctỉnh, thành phố, các trường đại học trong nước và nước ngoài; các cơ quanbáo chí; các thư viện; các bộ máy tra cứu bằng tiếng việt cũng như của nướcngoài Cổng thông tin được kết nối trực tiếp với tài nguyên thông tin củaĐHQG Tp HCM bao gồm 14 CSDL điện tử ĐHQG Tp HCM, 13 tài nguyênthông tin thư viện số, 5 kết nối đến nguồn tin thư viện số nước ngoài.

Tài nguyên thông tin bao gồm: CSDL thư mục, CSDL CD-ROM, CSDLtrực tuyến, bộ sưu tập số, Các bộ sưu tập số này hết sức đa dạng và phongphú

Dịch vụ tra cứu thông tin đáp ứng được mọi nhu cầu của sinh viên, giảngviên, nhà nghiên cứu, doanh nghiệp, Thông tin được cung cấp bao gồm:Danh mục tài liệu dạng thư tịch; tài liệu điện tử dạng text, HTML, PDF; tàiliệu đa phương tiện; hình ảnh; âm thanh; Đặc biệt thông tin có thể được tổchức thành các bộ sưu tập trên CD-ROM phục vụ tìm theo tên tác giả, nhan

đề, từ khóa, Ta cứu OPAC, tra cứu CSDL KHTN có thể truy cập đến CSDLsách, tạp chí, luận văn, Tra cứu qua cổng Z39.50 có thể kết nối máy chủ củaThư viện Quốc hội Mỹ, thư viện đại học Quốc gia Úc, Thư viện Quốc giaCanada, thư viện Oxford.[15]

- Xây dựng thư viện điện tử tại Thư viện Trung tâm

Thư viện trung tâm được xây dựng nhờ dự án QIC (nguồn vay của Ngânhàng Thế giới) Thư viện đã sớm tập trung đầu tư về cơ sở hạ tầng CNTT vànguồn tài nguyên số hóa

Thư viện đã mua phần mềm quản trị thư viện của nước ngoài Phần mềm

đã đáp ứng được nhu cầu quản trị thư viện hiện đại và đã được sử dụng tạinhiều thư viện trên thế giới Ngoài ra, thư viện còn sử dụng phần mềm thưviện số Dspace

Hệ thống mạng gồm 06 máy chủ có cấu hình mạnh và hơn 200 PC Tốc

độ đường truyền mạng LAN là 1 GB/s, khă năng kết nối ngoài là 1 MG/s Hệthống mạng nội bộ và Internet đều được đầu tư

Nguồn tài nguyên số được coi là lớn nhất trong hệ thống thư viện đại họcvới 09 CSDL tóm tắt và toàn văn Trong đó có nhiều CSDL có giá trị khoahọc cao.[15]

1.4 Tóm lược:

Như vậy, ta có thể thấy được những thay đổi của bốn yếu tố cấu thànhthư viện từ thư viện truyền thống và TVĐT Từ thư viện truyền thống chuyểnthành TVĐT đã có những biến đổi về chất

Bên cạnh đó, ta cũng thấy được hệ thống thư viện các trường đại họcđang có những chuyển biến mạnh mẽ

CHƯƠNG 2 THƯ VIỆN HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của thư viện Học viện Chính trị

Học viện Chính trị là một đơn vị dẫn đầu và là một trung tâm lớn cónhiệm vụ đào tạo cán bộ chính trị và nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn vàquân sự của Quân đội cũng như của đất nước.

Tháng 7 năm 1951 nhằm đảm bảo cho quân đội hoàn thành mọi nhiệmvụ, Tổng quân ủy quyết định thành lập trường Chính trị Trung cấp Quân độiNhân dân Việt Nam (tiền thân của Học viện Chính trị ngày nay) và giao chođồng chí Nguyễn Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị làm giám đốc

Ngày 25 tháng 10 năm 1951, Học viện Chính trị vinh dự được đón chủtịch Hồ Chí Minh về thăm và động viên cán bộ, học viên khóa 1 của nhàtrường Các lớp thế hệ giảng viên,cán bộ, học viên trong nhà trường luôn ghinhớ lời dạy của Người: "Phải cố gắng học tập về mọi mặt chính trị, quân sự.Quân sự mà không có chính trị như cây không có gốc, vô dụng lại có hại "

Để ghi nhớ công lao to lớn chỉ bảo của Người, Học viện Chính trị đãlấy ngày 25 tháng 10 hàng năm là ngày truyền thống của Học viện

Trải qua 60 năm xây dựng và phát triển, Học viện Chính trị ngày nay

đã trở thành trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học hàng đầu củaQuân đội và của quốc gia Học viện đã đào tạo được hàng vạn cán bộ chínhtrị, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn cho các cơquan đơn vị, nhà trường, các trung tâm nghiên cứu trong và ngoài Quân đội

Trải qua hơn nửa thế kỷ xây dựng và trưởng thành, dưới sự lãnh đạocủa ban chấp hành TW Đảng, Đảng ủy Quân sự TW, sự chỉ huy của Bộ Quốcphòng và Tổng Cục Chính trị, Học viện Chính trị đã theo sát những bước pháttriển của Quân đội Nhân dân Việt Nam, đã không ngừng trưởng thành, hoànthành thắng lợi mọi nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước đã giao cho

2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Phòng Thông tin KHQS

Để hoàn thành nhiệm vụ đào tạo của Học viện, thì việc hình thành mộtthư viện phục vụ cho các đối tượng người dùng tin trong Học viện là một điềutất yếu.

Ngay từ những ngày đầu thành lập Học viện thì đã xuất hiện các hìnhthức manh nha của Thư viện với hình thức là các tủ sách lưu động ở các khoa

Nhưng nhu cầu của các đối tượng NDT trong Học viện ngày càng giatăng Chính vì vậy ngày 23/12/1976 thực hiện quyết định của Bộ tổng thammưu, Phòng tư liệu thư viện được thành lập

Tháng 8 năm 1998, Phòng được đổi tên thành Phòng Thông tin Khoahọc Môi trường

Đến tháng 5 năm 2006, theo đề nghị của chỉ huy Phòng Thông tin Khoahọc Môi trường và được sự đồng ý của Ban thường vụ Đảng ủy, Ban giámđốc Học viện đã đổi tên Phòng Thông tin Khoa học Môi trường thành PhòngThông tin Khoa học Quân sự và quyết định lấy ngày 23 tháng 12 hàng năm làngày truyền thống của Phòng

Phòng Thông tin KHQS là một bộ phận trong mạng lưới thông tin thưviện Quân đội và là một bộ phận hỗ trợ giúp Học viện thực hiện tốt nhiệm vụđào tạo của mình.Quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng: " Hoạt độngthông tin Khoa học ở Học viện Chính trị có nhiệm vụ đảm bảo thông tin phụcvụ lãnh đạo, chỉ huy Học viện, phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học Tổchức khai thác quản lý, lưu giữ và phổ biến thông tin từ mạng Intranet,Internet đến các tổ chức cá nhân trong Học viện theo đúng quy chế của BộQuốc phòng và Ban giám đốc Học viện Phòng Thông tin KHQS có tráchnhiệm khai thác, quản lý, xử lý, lưu giữ và phổ biến các loại ấn phẩm thôngtin như sách kinh điển, từ điển bách khoa Tất cả các thông tin thu thập đượcphải có nội dung lành mạnh phục vụ thiết thực các nhiệm vụ của Học viện."

2.3 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Phòng.

Hoạt động thông tin của Phòng Thông tin KHQS luôn theo sát cácnhiệm vụ chiến lược cũng như sách lược của Học viện đề ra, luôn gắn liền với

sự phát triển của Học viện.Chính vì vậy Phòng Thông tin KHQS đã xác định

rõ chức năng, nhiệm vụ của mình

Chức năng:

Phòng Thông tin KHQS cũng có những chức năng như các các cơquan TT-TV khác như: chức năng thông tin, chức năng giáo dục, chức nănggiải trí và chức năng văn hóa Tuy nhiên, chức năng thông tin là chức năngquan trọng và nổi bật hơn cả Phòng Thông tin KHQS chuyên cung cấp thôngtin, cung cấp tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập nghiên cứu khoahọc cho các cán bộ, giảng viên và học viên trong Học viện

Nhiệm vụ:

Phòng Thông tin KHQS không chỉ là một bộ phận của Học viện màcòn là một bộ phận trong mạng lưới thông tin thư liệu của Quân đội Nhân dânViệt Nam Chính vì vậy, Phòng Thông tin KHQS có những nhiệm vụ như:

+ Tổ chức xây dựng và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch công tácThông tin khoa học xã hội và quân sự trong Học viện và theo dõi kiểm traviệc thực hiện kế hoạch đã đề ra;

+ Nghiên cứu nhu cầu tin của NDT trong Học viện Tổ chức tạonguồn, thu thập, bảo quản và lưu giữ nguồn tài liệu, tư liệu về khoa học xã hội

và nhân văn, quân sự Xây dựng được vốn tài liệu đáp ứng nhu cầu phát triểngiáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học trong Học viện.Đăm bảo cung cấpthông tin kịp thời, chính xác đúng đối tượng Nghiên cứu phương thức tổchức, sắp xếp bảo quản vốn tài liệu hợp lý nhằm phục vụ bạn dọc một cách cóhiệu quả;

+ Tổ chức triển khai và áp dụng công nghệ vào hoạt động thông tin thư viện;

+ Hướng dẫn và chỉ đạo các đơn vị đầu mối trong Học viện về côngtác tổ chức TT - TV Tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn vànghiệp vụ cho cán bộ thư viện và những giáo viên làm công tác kiêm nghiệmcông tác Thông tin khoa học ở các đơn vị đầu mối trong Học viện.Hướng dẫnNDT trong Học viện về kỹ năng khai thác và sử dụng thông tin tư liệu;

+ Tuyên truyền và phổ biến kiến thức khoa học và các thành tự khoahọc xã hội nhân văn và quân sự cũng như các ngành hoa học khác;

+ Phối hợp các đơn vị trong và ngoài quân đội xuất bản các ấn phẩmthông tin khoa học, tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin giữa các đơn vị,

cơ quan TT- TV trong và ngoài Quân đội;

+ Ứng dụng hiệu quả CNTT vào các khâu trong hoạt động TT- TV:Tiến tới làm chủ CNTT trong hoạt động thông tin tư liệu ( thư viện điện tử)

và ngân hàng dữ liệu ( CSDL toàn văn và CSDL thư mục)

- Bộ máy tổ chức của Phòng:

Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Phòng Thông tin KHQS

PhòngThông tin KHQS

Ban

Tổ cấp phát SGK, GT

Tổ phục vụ

phòng đọc

Tổ phục vụ

phòng mượn

Tổ xử

lý tài liệu đầu vào

Tổ xử

lý thông tin

Tổ chế

bản

điện tử

Phòng Thông tin KHQS gồm hai bộ phận : Ban Thông tin và Ban Thưviện.

Ban Thông tin có các nhiệm vụ:

+ Tổ chức các hội nghị thông tin định kỳ và không định kỳ, giớithiệu sách mới, các hoạt động thông tin thư mục tạo điều kiện cho độc giảkhai thác và sử dụng thông tin có hiệu quả;

+ Bảo đảm việc biên soạn, in ấn, tổ chức dịch vụ và các hoạt độngthông tin;

+ Nghiên cứu nhu cầu tin, tổ chức thu thập khai thác dữ liệu;

+ Xử lý thông tin và khai thác CSDL;

+ Cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo và các đề tài nghiên cứu khoahọc;

+ Quản lý thư viện điện tử

Ban Thư viện có các nhiệm vụ:

+ Tiến hành bổ sung và xử lý tài liệu, đáp ứng nhu cầu, phục vụ tàiliệu đủ và đúng đối tượng Phục vụ tốt nhu cầu giảng dạy, nghiên cứu và họctập;

+ Xây dựng được hệ thống được hệ thống tra cứu tài liệu một cáchnhanh chóng, hiệu quả Nghiên cứu, tổ chức, sắp xếp tài liệu một cách khoahọc;

+ Quan hệ, trao đổi tàu liệu với các đơn vị trong và ngoài quân đội; +Tổ chức phục vụ tài liệu cho NDT trong Học viện

Ban Thông tin và Ban Thư viện đóng vai trò hết sức quan trong khôngthể thiếu trong hoạt động của Phòng Thông tin KHQS.Mỗi ban đều có nhữngnhiệm vụ khác nhau nhưng lại ảnh hưởng qua lại lẫn nhau

2.4 Khảo sát thực tế Thư viện Học viện Chính trị

Phòng Thông tin KHQS ngày càng thể hiện vai trò quan trọng củamình góp phần vào việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của Học viện Để có thểthấy rõ được Phòng Thông tin KHQS, tôi sẽ tìm hiểu Phòng thông qua bốnyếu tố: cơ sở vật chất, nguồn lực thông tin, cán bộ thư viện, người dùng tin 2.4.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Hệ thống cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật ngày càng được đầu tưvới chất lượng và hiệu quả ngày càng được nâng cao Ngày nay Phòng Thôngtin KHQS đã có một cơ ngơi khang trang rộng rãi, nằm ở vị trí trung tâm củaHọc viện Tòa nhà được thiết kế thành nhiều bộ phận chức năng như: Phòngmượn, Phòng cấp phát sách giáo khoa, Phòng đọc tổng hợp, Phòng đọc điệntử Diện tích các Phòng đều được mở rộng và được bố trí tập trung tạo điềukiện thuận lợi cho các cán bộ, giảng viên, học viên đến thư viện

Ngoài ra, Phòng còn được trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính,máy photo, máy in laze, máy scan tài liệu, máy ép plastic cùng với hệ thốnggiá sách, tủ trưng bày,

Hệ thống điều hòa và máy hút bụi cải thiện môi trường làm việc củacán bộ và đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu

Cơ sở vật chất và các phương tiện kỹ thuật ngày càng được đầu tư vàcải thiện đã góp phần không nhỏ trong hiệu quả hoạt động của Phòng Thôngtin KHQS

2.4.2 Nguồn lực thông tin

Tài liệu truyền thống

Nguồn lực thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong các cơ quanTT-TV Trước đây để đánh giá một cơ quan TT-TV, người ta thường đánh giáthông qua nguồn lực thông tin của cơ quan TT-TV đó Ngày nay tuy có