Tình hình thực hiện và áp dụng hệ thống quản trị chất lượng

Việc lựa chọn HTCL theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 đã làm thay đổi cách thức làm việc tuỳ tiện bằng tổ chức công việc khoa học và có kế hoạch, nâng cao ý thức trách nhiệm và khả năng ph

Toàn cầu hoá và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ đã tạo ra những cơ hội to lớn đồng thời đặt ra những thách thức hết sức gay gắt đối với các doanh nghiệp (DN) Trong bối cảnh mới, vấn đề chất lượng ngày càng quan trọng

và trở thành yếu tố chính quyết định sự thành công của DN trong bất cứ môi trường nào Điều này đã tạo ra những áp lực to lớn cho các DN Việt Nam trong quá trình hội nhập hiện nay

Để đảm bảo và nâng cao chất lượng, các DN không thể tiến hành các hoạt động đơn lẻ mà phải giải quyết vấn đề một cách toàn diện, thông qua xây dựng các

hệ thống chất lượng (HTCL) Việc lựa chọn HTCL theo tiêu chuẩn quốc tế ISO

9000 đã làm thay đổi cách thức làm việc tuỳ tiện bằng tổ chức công việc khoa học

và có kế hoạch, nâng cao ý thức trách nhiệm và khả năng phối hợp của mọi thành viên, giúp doanh nghiệp giảm chi phí chất lượng nhờ nhận biết và ngăn ngừa các sai lỗi nảy sinh

Tại Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn, ban lãnh đạo công ty đã sớm nhận thức được tính bức thiết của việc củng cố và cải tiến HTCL.Kết quả lớn nhất hệ thống này mang lại là sản phẩm sản xuất có chất lượng ngày càng ổn định, niềm tin của khách hàng và uy tín của DN ngày càng nâng cao

Nhận thấy được tầm quan trọng của Hệ thống quản lý chất lượng đối với các doanh nghiệp và thực tế họ đã áp dụng nó như thế nào.Vì vậy chúng em đã

chọn đề tài: “Tình hình thực hiện và áp dụng hệ thống quản trị chất lượng

ISO 9000 tại Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn” để viết bài báo cáo này

Trong thời gian tìm hiểu về công ty mặc dù chúng em đã cố gắng rất nhiều nhưng do thời gian có hạn cộng với khả năng còn hạn chế nên bài báo cáo này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Chúng em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của cô và các bạn để bài viết của chúng em được hoàn thiện hơn

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9000

1 Ý nghĩa của Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9000

Tiêu chuẩn ISO 9000 quy tụ kinh nghiệm của Quốc tế trong lĩnh vực quản

lý và đảm bảo chất lượng trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và

người cung cấp (nhà sản xuất) Đây chính là phương tiện hiệu quả giúp các nhà sản xuất tự xây dựng và áp dụng hệ thống bảo đảm chất lượng ở cơ sở mình, đồng thời cũng là phương tiện để bên mua có thể căn cứ vào đó tiến hành kiểm tra người sản xuất, kiểm tra sự ổn định của sản xuất và chất lượng trước khi ký hợp đồng ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho một hệ

thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và dịch vụ ISO 9000 Hướng dẫn các tổ chức cũng như các doanh nghiệp xây dựng một mô hình quản lý thích hợp và văn bản hóa các yếu tố của hệ thống chất lượng theo mô hình đã chọn

2 Cấu trúc của Bộ ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn Trong đó tiêu chuẩn chính ISO 9001: Hệ thống quản lý chất lượng, các yêu cầu, nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng.Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã được sắp xếp lại dưới dạng tiện dụng cho người

sử dụng với các từ vựng dễ hiểu đối với doanh nghiệp trong tất cả các lĩnh vực Tiêu chuẩn này dùng cho việc chứng nhận và cho các mục đích cá biệt khác khi

tổ chức muốn hệ thống quản lý chất lượng của mình được thừa nhận

Tiêu chuẩn bao gồm 5 phần, quy định các hoạt động cần thiết phải xem xét

trong khi triển khai hệ thống chất lượng 5 phần trong ISO 9001: 2000 quy định những gì một tổ chức phải làm một cách nhất quán để cung cấp các sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và yêu cầu pháp định, chế

định được áp dụng Thêm vào đó, tổ chức phải tìm cách nâng cao sự thoả mãn

của khách hàng bằng cách cải tiến hệ thống quản lý của mình

Các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo ISO 9001:

2000 đươc trình bầy trong các mục 5, 6, 7, 8 của tiêu chuẩn này Hình vẽ dưới đây minh hoạ tổng quát mô hình quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 với phương pháp tiếp cận quá trình Trong đó khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định yêu cầu đầu vào và theo dõi sự thoả mãn của khách hàng là cần thiết để đánh giá và xác nhận các yêu cầu của khách hàng có được đáp ứng hay không

* Các yêu cầu của HTQLCL được sắp xếp trong 4 mục lớn:

• mục 5 : Trách nhiệm của quản lý/ lãnh đạo

• mục 6 : Quản lý nguồn lực

• mục 7 : Thực hiện sản phẩm

• mục 8 : Đo lường, phân tích và cải tiến

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG SÀI SƠN

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn là doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập trực thuộc Sở Xây dựng Hà Tây, tiền thân là Xí nghiệp Xi măng Sài Sơn, được thành lập ngày 28/11/1958 dưới sự quản lý của Tổng cục Hậu cần Quân đội nhân dân Việt Nam Nhiệm vụ chủ yếu lúc đó là sản xuất xi măng để phục vụ quốc phòng, phục vụ quân đội và các ngành xây dựng khác

Năm 1962, Xí nghiệp Xi măng Sài Sơn được chuyển giao từ quân đội sang

sự quản lý của Công ty Công nghiệp Sơn Tây

Năm 1977, hợp nhất Xí nghiệp Xi măng Sài Sơn với Xí nghiệp vôi Sài Sơn thành Xí nghiệp Xi măng - vôi Sài Sơn

Năm 1989 Xí nghiệp Xi măng - vôi Sài Sơn ngừng sản xuất vôi và trở lại tên gọi: Xí nghiệp Xi măng Sài Sơn Đây là thời điểm mà Xí nghiệp gặp rất nhiều những khó khăn, chất lượng xi măng chỉ đạt mức PC-20, sản lượng sản xuất ít mà không tiêu thụ được, sức cạnh tranh của thị trường ngày càng gay gắt

Trước tình hình đó, tập thể cán bộ CNV công ty đã mạnh dạn tổ chức lại sản xuất, thay thế bằng các thiết bị hiện đại (thay máy nghiền 0,5tấn/h bằng máy nghiền 1,2tấn/h, cải tạo lò nung ), xây dựng lại quy trình sản xuất đảm bảo chất lượng kỹ thuật ở từng khâu Công ty đã cùng hợp tác cùng các trung tâm khoa học như: Trường Đại học Bách Khoa, Viện vật liệu xây dựng, Bộ Xây dựng nghiên cứu và đưa vào ứng dụng đề tài khoa học mang mã số 26A - 04 - 02 đưa phụ gia khoáng hoá vào sản xuất xi măng

Việc áp dụng đề tài này đã mang lại kết quả khả quan: Năng suất lò nung tăng từ 5 tấn/ca lên 8-10 tấn/ca, chất lượng tăng từ PC-20 lên

PC-30 và ổn định Năm 1991 Xí nghiệp được Bộ Xây dựng tặng huy chương vàng chất lượng sản phẩm

Theo quyết định số 482 QĐ/UB ngày 11/12/1992 của UBND tỉnh Hà Tây

“Xí nghiệp xi măng Sài Sơn” được thành lập lại là doanh nghiệp Nhà Nước và đổi tên thành “Công ty xi măng Sài Sơn”

Đặc biệt năm 2000 Công ty đã được Chủ tịch nước tặng danh hiệu “Anh hùng lao động” vì đã có thành tích xuất sắc trong thời kỳ đổi mới 1989-1999 Ngày 28/11/2001 Công ty được tổ chức BVQI (Vương quốc Anh) và tổ chức QUACERT của Việt Nam cấp chứng chỉ Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 Và trong tháng 4/2002 công ty được UBND tỉnh trao tặng “giấy chứng nhận Doanh nghiệp văn hoá” Như vậy trải qua các giai đoạn thăng trầm lịch sử qua nhiều lần đổi tên Công ty Xi măng Sài Sơn đã khẳng định được vị thế của mình trong cơ chế thị trường Công ty đã có một cơ ngơi khang trang và một dây chuyền thiết bị công nghệ hiện đại

Theo quyết định 2369 QĐ/UB ngày 13/11/2003 của UBND Tỉnh Hà Tây chuyển đổi Công ty Xi măng Sài Sơn thành Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn Với nhiệm vụ là sản xuất xi măng phục vụ ngành xây dựng chủ yếu là xi măng hỗn hợp Poocland PCB30

Từ ngày 01/01/2004 Công ty đã chính thức đi vào hoạt động với loại hình doanh nghiệp là Công ty cổ phần Nhà nước (vốn Nhà nước chiếm 41%), và

Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn

Địa chỉ : Xã Sài Sơn - Huyện Quốc Oai - Tỉnh Hà Tây

Điện thoại : 034.843110 - 034.843184

Nhiệm vụ SXKD : Sản xuất và kinh doanh xi măng PCB- 30 và PCB- 40 theo tiêu chuẩn Việt Nam

2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn

Hiện nay cơ chế tổ chức quản lý mà công ty đang áp dụng là mô hình tổ

chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng Đây là một mô hình có nhiều ưu điểm về việc tổ chức quản lý, sắp xếp hợp lý các phòng ban, các phân xưởng sản xuất theo đúng chức năng và trình độ, chúng đã đem lại cho công ty nhiều thuận lợi

Theo quyết định số 76/QĐ-HĐQT ngày 04/02/2005 của HĐQT Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn, thành lập phòng Kế hoạch - Kỹ thuật thay thế phòng Quản

lý sản xuất, phòng Tiêu thụ - Thị trường thay thế phòng Kế hoạch - Thị trường Do

đó, tính chất các phòng trên trong tài liệu của HTQLCL cũng được hiểu như vậy

3 Môi trường kinh doanh của Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn

Nằm trên địa bàn xã Sài Sơn, cách trung tâm Hà Nội khoảng 30 km, là khu vực tương đối phát triển của Hà Tây Ngay từ khi ra đời công ty đã được nhân dân địa phương đùm bọc, xẻ chia từ tạo điều kiện có đất xây dựng nhà xưởng, cấp cho

mỏ đá và đất sét làm nguồn nguyên liệu cho sản xuất thậm chí nhường cả chỗ ở cho CBCNLĐ Công ty trong những ngày đầu thành lập và chính nhân dân địa phương là đối tác số một của công ty từ đó tới nay Họ là những đối tác cung cấp nguồn nhân lực chủ yếu cho công ty

Để có thể cạnh tranh thắng lợi trên thị trường đa dạng và phong phú các sản phẩm và các đối thủ cạnh tranh, công ty đã xác định được những thế mạnh và hạn chế của mình Những thế mạnh đó là:

- Gần những đô thị và trung tâm kinh tế lớn như: Hà Nội, Hà Đông, Hoà Lạc, Sơn Tây… và nằm giữa vùng kinh tế phát triển: Quốc Oai, Thạch Thất, Đan Phượng, Hoài Đức

- Cán bộ quản lý được đào tạo chính quy có nhiệt tình với công việc lại qua thử thách thực tế của các thời kỳ khó khăn khác nhau, có khả năng thích ứng với áp lực cao của công việc:

- Công ty có chính sách đầu tư hợp lý, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật,

có đội ngũ cán bộ công nhân kỹ thuật có trình độ tay nghề cao nên nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm

III THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG SÀI SƠN

1 Giai đoạn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994

Đến cuối năm 1998, mới có khoảng gần 20 công ty tại Việt Nam được chứng nhận có hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9000 Và cho tới thời điểm năm 2000, số lượng các công ty đạt được chứng nhận này là gần 300 công ty

Tại công ty xi măng Sài Sơn, mặc dù mọi khái niệm trong tiêu chuẩn ISO 9000 đều rất mới mẻ và thiếu những tài liệu hướng dẫn cụ thể song ban lãnh đạo công

ty đã sớm nhận thức được tính cần thiết của việc củng cố, cải tiến hệ thống chất lượng, từ năm 1996 đến năm 1999 đã cử nhiều đợt cán bộ đi đào tạo về công tác chất lượng Tháng 11/1999 đã chính thức ký hợp đồng tư vấn với Trung tâm Kỹ thuật khu vực 1 về soạn thảo và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994

Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9002 của công ty có thể chia ra các giai đoạn sau:

Giai đoạn chuẩn bị và xây dựng hệ thống:

Để xây dựng được hệ thống trước hết phải hiểu hết được các yêu cầu của ISO 9002 Từ nhận thức đó, đầu năm 2000, công ty đã mời chuyên gia của tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng I về đào tạo cho cán bộ chủ chốt

Sau khi học tập công ty đã thành lập ban soạn thảo gồm 4 kỹ sư chuyên ngành Qua 2 tháng xây dựng và tham khảo các bộ phận trong công ty Ngày 26/7/2000 toàn bộ hệ thống văn bản được chính thức ban hành và đưa vào áp dụng

từ ngày 01/8/2000

Giai đoạn triển khai áp dụng:

Để việc vân hành hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực và hiệu quả, hệ thống chất lượng phải được phổ biến tới toàn thể cán bộ công nhân viên trong công

ty Giám đốc công ty đã giao cho Đại diện lãnh đạo về chất lượng và ban Đảm bảo chất lượng phổ biến đến trưởng các phòng ban phân xưởng Trưởng các phòng ban phân xưởng có trách nhiệm phổ biến đến từng nhân viên của bộ phận mình dưới sự giám sát kiểm tra của Ban đảm bảo chất lượng Từ phương thức đào tạo đó toàn thể CBCNV trong công ty đều thấu hiểu và thực hiện tốt các yêu cầu của hệ thống

Giai đoạn đánh giá nội bộ:

Từ khi tiến hành áp dụng cho đến khi 2 tổ chức Quacert và BVQI đánh giá chính thức, công ty đã tiến hành đánh giá nội bộ 4 lần Đó là cách tốt nhất để duy trì hệ thống và giải quyết được nguyên tắc cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng Với 11 chuyên gia đánh giá nội bộ được Quacert đào tạo, sau hai các lần đánh giá nội bộ công ty đã nhận thấy rằng hệ thống quản lý chất lượng đã đi vào hoạt động tốt, đủ các điều kiện để đánh giá chứng nhận

Giai đoạn chứng nhận:

Sau khi chúng em xét khả năng và uy tín của các tổ chức chứng nhận Công ty đã

chính thức mời 2 tổ chức chứng nhận là Quacert (Việt Nam) và BVQI (Vương quốc Anh) cùng đánh giá vào 2 ngày 02 và 03 tháng 11 năm 2000 Kết quả sau khi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của công ty, các chuyên gia đánh giá chứng nhận đều đưa ra các nhận xét tốt và đã cấp chứng chỉ công nhận hệ thống quản lý chất lượng của công ty xi măng Sài Sơn phù hợp tiêu chuẩn ISO 9002:1994

* Thuân lợi:

Công ty có nhiều thuận lợi đó là sự nhận thức đúng đắn về tác dụng và tính tất yếu của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, có sự quyết tâm rất lớn của lãnh đạo công ty và sự tích cực thực hiện của toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty đã tập trung mọi nguồn lực cho việc soạn thảo cũng như vận hành điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng nên trong thời gian ngắn đã giải quyết được một khối lượng công việc rất lớn

* Khó khăn:

Công ty xi măng Sài Sơn là công ty xi măng lò đứng đầu tiên xây dựng và áp dung mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994,đây là công việc có tầm chiến lược song rất mới mẻ, không có hình mẫu sẵn, nên trong công việc còn nhiều lúng túng, có nhiều khái niệm quan điểm trừu tượng

2 Giai đoạn chuyển đổi tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng từ ISO 9002:1994 sang ISO 9001:2000

Tháng 8-2002, Công ty thành lập tổ soạn thảo hệ thống tài liệu gồm 4 thành viên Trong đó, QMR làm tổ trưởng, các thành viên gồm 3 kỹ sư được đào tạo cơ bản về quản trị chất lượng: một người của phòng TCHCTH và 2 người của phòng KHKT Sau 2 tuần soạn thảo, hệ thống tài liệu đã được sửa đổi phù hợp với những yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Hệ thống tài liệu mới ngoài những yêu cầu tương đối giống với tiêu chuẩn ISO 9002 còn có một số điểm mới như bổ sung thêm tiêu chuẩn về cơ sở hạ tầng của DN Sau khi soạn thảo song công ty cho ban hành và đưa vào áp dụng thực tế

Cuối tháng 10-2002, sau hơn 2 tháng đưa vào áp dụng thực tế và đã qua 1 lần đánh giá nội bộ đạt kết quả tốt, công ty mời các chuyên gia của 2 tổ chức chứng nhận BVQI và Quacert cùng đánh giá Kết quả sau khi đánh giá được các chuyên gia đều đưa ra nhận xét tốt

Ngày 26/11/2002, công ty chính thức nhận được chứng chỉ chứng nhận HTQLCL của công ty phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000, do 2 tổ chức BVQI

và Quacert cấp

Trong quá trình chuyển sang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, công ty có những Thuận lợi nhất định như: công ty đã áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9002:1994, cán bộ đã được đào tạo, đã có kinh nghiệm trong việc triển khai áp dụng và CBCNLĐ đã có những hiểu biết nhất định

về tầm quan trọng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 vào sản xuất kinh doanh Toàn công ty đã hình thành được nếp văn hoá chất lượng, mọi ngưòi đòng tâm nhất trí xây dựng công ty Vì vậy, chỉ sau 4 tháng kể từ khi bắt đầu soạn thảo tài liệu, công ty đã nhận được chứng chỉ chứng nhận HTQLCL phù hợp tiêu chuẩn ISO9001:2000

Song bên cạnh đó công ty cũng gặp phải một số Khó khăn: ISO 9001:2000 có một

số điểm mới so với ISO 9002:1994, nên khi đưa vào áp dụng công ty còn hơi bỡ ngỡ

3.Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn

Hệ thống chất lượng :

Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn xây dựng hệ thống quản trị định hướng chất lượng với cơ cấu tổ chức như sau:

1 Giám đốc công ty:

- Phê duyệt chính sách chất lượng, HTQLCL, danh sách các nhà cung ứng

- Phê duyệt kế hoạch sản xuất năm và mục tiêu chất lượng - Cung cấp nguồn lực để HTQLCL hoạt động có hiệu quả - Chỉ định đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR)