khiban hành sau khi có chữ ký và đóng dấu - Bản chính của văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơquan tổ chức ban hành không phải là chữ ký trực tiếp của người có
Trang 129 CÂU HỎI CÓ TRẢ LỜI MÔN HỌC SOẠN
Nêu các thành phần của văn bản (0,75 đ) Gồm
+ Quốc hiệu: 2 dòng;
+ Tên cơ quan tổ chức ban hành Ghi cơ quan trực tiếp quản lý (nếu có) ở dòng trên
cơ quan ban hành;
+ Số và ký hiệu văn bản;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;
+ Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình Về việc…
+ Nội dung văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Nơi nhận;
Ngoài ra còn có các thành phần thể thức khác tùy theo:
Trang 2+ Dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
+ Địa chỉ cơ quan, Địa chỉ Email Điện thoại, Fax,
+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành sử dụng như xem xong trả lại, trả lại sau khihọp, lưu hành nội bộ Chỉ dẫn về dự thảo hay dự thảo lần mấy…
+ Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (cần quản lý số lượng)
Các thành phần được quy định bố trí trên trang giấy khố A4
Câu 2 Trình bày các loại văn bản được phân theo hiệu lực, pháp lý (1,5 đ) Phân loại theo hiệu lực pháp lý:
Thể hiện hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạmpháp luật
- Văn bản hành chính: văn bản mang mục đích truyền đạt thông tin, quản lý, giảiquyết công việc cụ thể, phản ánh tình hình, ghi chép giao dịch giữa các cơ quan tổchức
- Văn bản chuyên ngành: Các văn bản chuyên ngành về chuyên môn, kỹ thuật thuộcthẩm quyền ban hành của các cơ quan nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng quản lýchuyên ngành quy định
- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội Do người đứng đầu cơquan Trung ương của tổ chức trính trị, chính trị-xã hội quy định
Câu 3 Cho biết hệ thống của văn bản quy phạm pháp luật phân theo thẩm quyền ban hành (1,5 đ)
Hệ thống văn bản QPPL phân theo thẩm quyền ban hành có
Theo văn bản:
- Văn bản Luật: như Hiến pháp, Luật, Bộ luật,
- Văn bản dưới luật: Nghị Quyết, Lệnh, Pháp lệnh, QĐ của Chủ tịch nước;
Trang 3- Văn bản pháp quy: Nghị định, Thông tư, quyết định Quy định về thi hành luật,hướng dẫn thực hiện Luật, nghị định
Theo cơ quan có thẩm quyền ban hành:
- QH, UBTVQH, Chủ Tịch nước, Thủ tướng Chính phủ
- Cơ quan NN có thẩm quyền của TW, Bộ, ngành để thi hành VBQPPL của QH,UBTVQH
- Văn bản của UBND, HĐND ban hành văn bản thi hành văn bản QPPL và vănbản về luật của cấp trên
Câu 4 Cho biết khái niệm về bản gốc, bản chính, bản sao của văn bản? Sự khác nhau giữa bản gốc và bản chính (1,5 đ)
Theo Nghị định 09/2010/NĐ- CP
- Bản gốc của văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơquan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và đóng dấu (khiban hành sau khi có chữ ký và đóng dấu)
- Bản chính của văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơquan tổ chức ban hành không phải là chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (photobản gốc và đóng dấu)
- Bản sao: Là bản được sao nguyên từ các bản chính có giá trị như các bản chính
và được cấp có thẩm quyền xác nhận (có quy định về bản sao)
Sự khác nhau giữa bản gốc và bản chính.
- Bản gốc chỉ có 1 bản >< Bản chính có nhiều bản
- Bản gốc chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền >< Bản chính chữ ký phô tô
- Bản gốc lưu ở văn thư >< bản chính lưu hồ sơ và gửi các nơi
Câu 5 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Hãy cho biết các chức năng của văn bản quản lý nhà nước? (1,5 đ)
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước? (0,5)
Trang 4Văn bản quản lý nhà nước là những quy định và thông tin quản lý thành văn (đượcvăn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủtục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khácnhau nhằm điều chỉnh các mội quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quannhà nước với các tổ chức và công dân.
Chức năng của văn bản quản lý Nhà nước gồm có 5 chức năng: (1đ)
+ Chức năng thông tin
+ Chức năng quản lý - điều hành
Trang 5- * Chức năng của văn bản QLHCNN
- - Chức năng: gồm có 5 chức năng
- + Chức năng thông tin.
- + Chức năng quản lý - điều hành.
- + Chức năng pháp lý.
- + Chức năng văn hóa.
- + Chức năng xã hội.
- * Trình bày chức năng thông tin của văn bản:
- Là chức năng cơ bản nhất của mọi loại VB Các thông tin chứa đựng trong các
VB là một trong những nguồn của cải quý giá của đất nước, là sản phẩm hànghoá đặc biệt có vai trò to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho
XH, là yếu tố quyết định để đưa ra những chủ trương, chính sách, những quyếtđịnh hành chính cá biệt nhằm giải quyết những công việc nội bộ Nhà nước, cũngnhư công việc có liên quan đến quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công dân
- Chức năng thông tin của VB bao gồm việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền
đạt các thông tin đó qua lại trong hệ thống VB quản lý hoặc từ cơ quan Nhànước đến nhân dân, giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần thiết cho hoạtđộng quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó qua hệ thống truyền đạtthông tin khác
- Muốn chức năng thông tin của VB được đảm bảo cần phải quan tâm đến khả
năng tiếp nhận thông tin qua VB có thuận lợi hay không và những thông tin đóđược sử dụng như thế nào trong thực tế quản lý Nhà nước Thiếu yếu tố đó chứcnăng thông tin của VB sẽ bị giảm sút
- Thực tế cho thấy, nhiều VB quản lý không đảm bảo được chức năng thông tin
mà trở thành vô dụng
- Thông tin quá khứ: là thông tin liên quan đến những sự việc đã được giải quyết
trong quá trình hoạt động và đã qua của các cơ quan quản lý Tất nhiên khôngphải mọi loại thông tin VB quá khứ đều có giá trị ngang nhau đối với hoạt độnghiện hành của các cơ quan
Trang 6- Câu 8 Cho biết các chức năng của văn bản quản lý nhà nước Trình bày chức năng quản lý điều hành của văn bản (2 đ)
- * Chức năng của văn bản QLHCNN
- - Chức năng: gồm có 5 chức
- + Chức năng thông tin.
- + Chức năng quản lý - điều hành.
- + Chức năng pháp lý.
- + Chức năng văn hóa.
- + Chức năng xã hội.
- * Chức năng quản lý, điều hành của văn bản:
- Văn bản là công cụ tổ chức hoạt động quản lý nhà nước, văn bản giúp cho các
cơ quan và lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy Nhà nước trong nhiềuphạm vi không gian và thời gian Văn bản là cơ sở đảm bảo cung cấp cho hoạtđộng quản lý những thông tin cần thiết, giúp cho các nhà lãnh đạo nghiên cứu vàban hành các quyết định quản lý chính xác và thuận lợi, là phương tiện thiết yếu
để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệthống quản lý của mình Gồm hai loại
- Văn bản là cơ sở để tạo tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lýNhà nước cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng
- Văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý Nhà nước tổ chức các hoạt
động cụ thể theo quyền hạn của mình, thông qua thể chế hóa chủ trương đườnglối để tổ chức thực hiện
- Câu 9 (3 đ)
- a) Trình bày các loại văn bản theo hiệu lực, pháp lý
- b) Hãy cho biết hệ thống của văn bản quy phạm pháp luật phân theo thẩm quyền ban hành.
- a) Phân loại theo hiệu lực pháp lý:
- Thể hiện hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gồm:
Trang 7- - Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật
- - Văn bản hành chính: văn bản mang mục đích truyền đạt thông tin, quản lý, giải
quyết công việc cụ thể, phản ánh tình hình, ghi chép giao dịch giữa các cơ quan
tổ chức
- - Văn bản chuyên ngành: Các văn bản chuyên ngành về chuyên môn, kỹ thuật
thuộc thẩm quyền ban hành của các cơ quan nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởngquản lý chuyên ngành quy định
- - Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Do người đứng đầu cơ
quan Trung ương của tổ chức trính trị, chính trị - xã hội quy định
- b) Hệ thống của văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền ban hành 1đ
- - Văn bản do QH, UBTVQH ban hành.
- - Văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành để
thi hành văn bản QPPL do QH, UBTVQH ban hành
- - Văn bản của HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của QH,
UBTVQH hoặc của cơ quan Nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hànhcòn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp
-Câu 10 Cho biết các thành tố cấu thành văn bản Sự khác nhau của các thành
tố này giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính (3 đ)
a Các thành phần (các yếu tố) về thể thức của văn bản:
+ Quốc hiệu; 2 dòng
+ Tên cơ quan tổ chức ban hành Ghi cơ quan trực tiếp quản lý (nếu có) ở dòng trên
cơ quan ban hành;
+ Số và ký hiệu văn bản;
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;
+ Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình Về việc…
Trang 8+ Nội dung văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Nơi nhận;
+ Ngoài ra có dấu chỉ mức độ khẩn, mật;
+ Các thành phần thể thức khác như:
Địa chỉ cơ quan, Địa chỉ Email Điện thoại, Fax,
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành sử dụng như: xem xong trả lại, trả lại sau khi họp,lưu hành nội bộ Chỉ dẫn về dự thảo hay dự thảo lần mấy…
Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (cần quản lý số lượng)
Trường hợp có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó.Phụ lục văn bản phải có tiêu đề và số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La mã
Đánh số trang trong văn bản từ trang số 2 trở đi bằng chữ Ả rập Phụ lục đánh sốtrang riêng
Các thành phần được quy định bố trí trên trang giấy khố A4
- Câu 11 Trình bày hiệu lực và nguyên tắc áp dụng của văn bản (3 đ)
- Hiệu lực của văn bản QLHCNN.
- Hiệu lực về thời gian.
- Tùy loại văn bản ghi hiệu lực thực hiện của văn bản.
- - Ghi có hiệu lực (áp dụng; có hiệu lực thi hành) từ ngày ký
Trang 9- - Có hiệu lực tại thời điểm (từ ngày…tháng… năm).
- - Các văn bản (QPPL) từ ngày đăng công báo hoặc sau 15 ngày đăng Công báo.
- Hiệu lực về không gian.
- - Văn bản QPFL của cơ quan nhà nước của TW có hiệu lực trên toàn quốc.
- - Văn bản QFPL của địa phương nào có hiệu lực trong phạm vi địa phương đó
- - Văn bản QPPL có hiệu lực đối với ngành chuyên môn.
- - Văn bản có hiệu lực đối với các CQ, tổ chức…
- Nguyên tắc áp dụng văn bản.
- Văn bản áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.
- Nếu văn bản có quy định Quyết định khác nhau thì áp dụng các văn bản có hiệu
lực pháp lý cao hơn (của CP cao hơn của Bộ)
- Văn bản do cùng cơ quan ban hành thì áp dụng văn bản ban hành sau.
Câu 12 Cho biết các yêu cầu chung của văn bản quản lý nhà nước (2 đ)
- Yêu cầu chung về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.
- VB QLNN là những quyết định và những thông tin quản lý thành văn được ban
hàn do cơ quan quản lý NN theo thẩm quyền trình tự thủ tục nhất định nên soạnthảo 1 VB ban hành phải đảm bảo (về nội dung, về hình thức, thể thức; đảm bảođúng văn phong, đúng tính chất, chuẩn mực của các loại VB)
- - Dùng từ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ nước ngoài nếu không
thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn phải giải thích;
Trang 10- - Không viết tắt những cum từ không thông dụng Từ, cụm từ sử dụng nhiều lần
thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu tiên của từ, cụm từ đó phải đượcđặt trong ngoặc đơn ngay sau từ cụm từ đó
- - Viết hoa phải theo quy tắc chính tả tiếng Việt.
- - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu
nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành, tên cơ quan tổchức ban hành
- Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận hiểu được mục đích, hiểu được
quan hệ văn bản điều chỉnh, cần xử lý trên cơ sở cách thức, phương pháp vànguyên tắc xử sự đúng đắn
- Câu 13 Cho biết các thành phần chính của thể thức văn bản và vị trí của các thành phần đó trong văn bản (2 đ)
- + Quốc hiệu: 2 dòng; Ô số 1
- + Tên cơ quan tổ chức ban hành Ghi cơ quan trực tiếp quản lý (nếu có) ở dòng
trên cơ quan ban hành; Ô số 2
- + Số và ký hiệu văn bản; Ô số 3
- + Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản; Ô số 4
- + Tên loại văn bản, trích yếu; Quyết định, Tờ trình Về việc… Ô số 5a, 5b
- + Nội dung văn bản; Ô số 6
- + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Ô số 7
- + Dấu của cơ quan, tổ chức; Ô số 7a, 7b và ô số 7c
- + Nơi nhận; Ô số 9a, 9b
- Ngoài ra còn có các thành phần thể thức khác tùy theo:
- + Dấu chỉ mức độ khẩn, mật; Ô số 10a, 10b
- + Địa chỉ cơ quan, Địa chỉ Email Điện thoại, Fax, Ô số 14
- + Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành sử dụng như xem xong trả lại, trả lại sau khi
họp, lưu hành nội bộ Chỉ dẫn về dự thảo hay dự thảo lần mấy… Ô số 11
- + Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành (cần quản lý số lượng) Ô số
13
Trang 11Câu 14 Cho biết sự khác nhau về nội dung của thể thức giữa văn bản có tên
và văn bản không có tên, cho ví dụ minh họa (2 đ)
- Khác nhau:
- -Bố cục cách trình bày: Không kính gửi >< kính gửi
- - Tên loại văn bản: Có tên >< không tên
- - Trích yếu nội dung: Ở giữa >< Ở dưới số và ký hiệu
- - Nội dung:
- Văn xuôi, văn điều khoản >< theo yêu cầu tính chất công việc
- Ví dụ: Sinh viên trình bầy mẫu của 1 văn bản có tên loại và mẫu của 1 công văn
- Câu 15 Hãy trình bày nội dung và vị trí các thành phần chính của thể thức văn bản (3 đ)
- a) Quốc hiệu
- - Thể thức
- Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
- “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và
- “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
- Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dàibằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline):
- Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- - Thể thức
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và têncủa cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- + Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được
viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công
Trang 12nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: Được trình bày tại
ô số 2
- Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- c) Số, ký hiệu của văn bản
- - Thể thức
- + Số của văn bản
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số
của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm vàkết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
- + Ký hiệu của văn bản
- * Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo
bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản:
- + Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủtrì soạn thảo công văn đó (nếu có):
- Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- - Thể thức
- + Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với nhữngđơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sửthì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó:
- + Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Trang 13- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước:
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu
- đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (5a, 5b)
- - Thể thức
- Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi
ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn
- Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình
bày tại ô số 5a;
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, được đặt canh giữa dưới
số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản:
- e) Nội dung văn bản
- - Thể thức
- Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu đã nêu; cách thể hiện bố cục tùy
loại văn bản
- - Bố cục của văn bản
- Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban
hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tựnhất định:
- Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì
phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
- Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
- g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- - Thể thức: Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
Trang 14- + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức:
- + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu:
- Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp
trưởng;
- + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
- +Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền)
vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
- + Chức vụ của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản
trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định;không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai haynhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơquan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản
- Chức danh ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản Đối
với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chứcthì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, khôngđược ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức
- + Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học
vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổchức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêmhọc hàm, học vị, quân hàm
- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của
người ký được trình bày tại ô số 7b; Họ tên của người ký văn bản được trình bàytại ô số 7b; được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký
- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Trang 15- h) Dấu của cơ quan, tổ chức
- - Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các
tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
- i) Nơi nhận (9a, 9b)
- - Thể thức
- Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và
có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; đểbáo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu
- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp
luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệcông tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảohoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và
cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định
- Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặcmột số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung:
- + Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- + Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần
liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
- Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- + Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- + Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản
Câu 16 Hãy cho biết kiểu chữ, cỡ chữ các thành phần chính của thể thức văn bản (3 đ)
Trang 16- a) Quốc hiệu
- - Kỹ thuật trình bày
- Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải
- Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡchữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữđứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từđược viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, khôngdùng lệnh Underline), cụ thể:
- Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- - Kỹ thuật trình bày
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng
1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủquản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơquan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng
từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợptên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng:
- Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- c) Số, ký hiệu của văn bản
- - Kỹ thuật trình bày