Nhóm - Xây dựng nhóm hiệu quả

Làm việc nhóm giúp đạt được nhiều thành quả hơn so với làm việc đơn lẻ. Do tính bất ổn của thị trường và quá trình phát triển ngày càng phức tạp, các công việc đang ngày càng trở nên khó khăn, khiến cho bạn phải phụ thuộc vào nhiều người khác nhau với kinh nghiệm và chuyên môn khác nhau. Một cá nhân đơn lẻ sẽ không có thời gian, kỹ năng, vàhoặc chuyên môn để thực hiện cùng lúc nhiều nhiệm vụ khác biệt. Do vậy, một nhóm hoạt động tốt có thể giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.Theo nghiên cứu được công bố trên Harvard Business Review của Lynda Gratton và Tamara J.Erickson, thành viên trong nhóm cộng tác dễ dàng và tự nhiên hơn nếu họ cảm thấy mình giống nhau. Có nghĩa là, nếu nền tảng và kinh nghiệm của họ càng khác nhau, sẽ càng có ít khả năng thành viên trong nhóm sẽ chịu chia sẻ kiến thức hoặc hợp tác với nhau.Vì vậy, nó dẫn đến một nghịch lý đáng lo ngại: Một mặt, khoa học đã được chứng minh rằng những người tương tự như nhau sẽ làm việc tốt với nhau. Mặt khác, do tính phức tạp của công việc, những người đến từ các nơi khác nhau, thậm chí còn không có lấy nổi một đặc điểm tương đồng, lại buộc phải làm việc cùng với nhau.Làm thế nào để chúng ta có thể khắc phục điều này? Câu trả lời nằm trong việc xây dựng một nhóm hiệu quả. Để trở thành một thành viên nhóm tốt cần phải có kỹ năng quan hệ và kỹ năng giao tiếp hoàn hảo, cộng với những kỹ năng kỹ thuật chuyên nghiệp.

NHÓM

Mục lục

Làm việc nhóm giúp đạt được nhiều thành quả hơn so với làm việc đơn lẻ Do tínhbất ổn của thị trường và quá trình phát triển ngày càng phức tạp, các công việcđang ngày càng trở nên khó khăn, khiến cho bạn phải phụ thuộc vào nhiều ngườikhác nhau với kinh nghiệm và chuyên môn khác nhau Một cá nhân đơn lẻ sẽkhông có thời gian, kỹ năng, và/hoặc chuyên môn để thực hiện cùng lúc nhiềunhiệm vụ khác biệt Do vậy, một nhóm hoạt động tốt có thể giúp hoàn thành côngviệc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Theo nghiên cứu được công bố trên Harvard Business Review của Lynda Gratton

và Tamara J.Erickson, thành viên trong nhóm cộng tác dễ dàng và tự nhiên hơn nếu

họ cảm thấy mình giống nhau Có nghĩa là, nếu nền tảng và kinh nghiệm của họcàng khác nhau, sẽ càng có ít khả năng thành viên trong nhóm sẽ chịu chia sẻ kiếnthức hoặc hợp tác với nhau

Vì vậy, nó dẫn đến một nghịch lý đáng lo ngại: Một mặt, khoa học đã được chứngminh rằng những người tương tự như nhau sẽ làm việc tốt với nhau Mặt khác, dotính phức tạp của công việc, những người đến từ các nơi khác nhau, thậm chí cònkhông có lấy nổi một đặc điểm tương đồng, lại buộc phải làm việc cùng với nhau.Làm thế nào để chúng ta có thể khắc phục điều này? Câu trả lời nằm trong việc xâydựng một nhóm hiệu quả Để trở thành một thành viên nhóm tốt cần phải có kỹnăng quan hệ và kỹ năng giao tiếp hoàn hảo, cộng với những kỹ năng kỹ thuậtchuyên nghiệp

1 Khái quát về nhóm.

Trong xã hội loài người nhóm hình thành rất sớm Từ thời tiền sử, con người muốntồn tại cần hình thành các nhóm Nhóm để chống thú dữ, nhóm để cùng săn bắn,xây dựng chỗ ở chống chọi với thiên nhiên… Từ nhỏ chúng ta đã sống trong giađình, nhóm bạn bè cùng xóm, cùng lớp học, cùng lứa tuổi… cho đến khi trưởngthành học tập và làm việc chúng ta đã vô tình hay có ý thức tham gia vào rất nhiềunhóm

Chỉ có điều chúng ta chưa tự hỏi vậy thì ta sẽ hòa mình vào nhóm như thế nào đểlàm việc hiệu quả nhất Và nhóm cũng đã làm gì giúp cho chúng ta và giúp nhómhoạt động hiệu quả Do đó nghiên cứu, học tập về nhóm rất quan trọng Từ đầu thế

kỷ 20 đã có nhiều nghiên cứu về nhóm trong sản xuất công nghiệp, ảnh hưởng của

nó tới năng suất lao động của từng người và nhóm người cũng như tác động thayđổi hành vi, ứng xử của cá nhân Những phát hiện của các nhà xã hội học Âu-Mỹcho thấy nhóm có tác động tích cực và cả tiêu cực đến mọi mặt hoạt động xã hội:giáo dục, sản xuất, nghiên cứu… Do đó mọi người cần được trang bị những kiếnthức và kỹ năng về nhóm và làm việc nhóm Ngày nay, sống trong xã hội côngnghiệp, mỗi cá nhân đều sẽ phải hoạt động trong một số nhóm nào đó Các tổ chứccũng tìm cách huy động tối đa khả năng làm việc và sáng tạo của các nhóm trong tổchức của họ Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản làm nên vốn nhânlực trong một tổ chức Nghiên cứu về nhóm làm việc càng trở nên quan trọng vàbức thiết

Nhóm là tập hợp hai hoặc nhiều cá nhân, tương tác và phụ thuộc lẫn nhau, cùngnhau hành động để đạt được các mục tiêu cụ thể

2 Tầm quan trọng của nhóm làm việc.

Làm việc nhóm tại Dell.

"Đừng dành quá nhiều thời gian để lựa chọn cơ hội hoàn hảo mà bỏ lỡ cơ hội thíchhợp." - Michael Dell

Khi còn là một sinh viên năm nhất tại trường Đại học Texas, Michael Dell bắt đầumột doanh nghiệp nhỏ, lắp ráp và bán máy tính tại ký túc xá đại học của mình.Nhận thấy rằng nhiều công ty, như IBM, đã bán được máy với giá $ 3000 được làm

từ các bộ phận và linh kiện chỉ có tổng giá trị vỏn vẹn 600 $, Dell đã có ý tưởng về

loại máy tính rẻ hơn và dịch vụ khách hàng tốt hơn Dell bỏ học để bắt đầu công tymáy tính của riêng mình và một thập kỷ sau đó, Tổng công ty máy tính Dell đãkiếm được hơn 1 triệu $ là bán hàng hàng ngày, và Michael Dell là CEO trẻ nhấtvới công ty của ông xếp hạng trong tạp chí Forbes Top 500 công ty Nhưng DELLkhông chỉ được xây dựng trên nền tảng giá cả phải chăng Công ty còn thiết lậpmột niềm tin cốt lõi: một doanh nghiệp tốt được xây dựng bởi các nhân viên giỏi.

"Chấp nhận sự thất bại, và thừa nhận những trở ngại, bạn sẽ học hỏi được rất nhiều

từ những sai lầm của bạn và người khác Thực tế thì sự thành công không đem lạinhiều kinh nghiệm cho bạn bằng sự thất bại "- Dell

Năm 1993, John Medica được giao trách nhiệm tại mảng máy tính xách tay củaDELL Tại thời điểm này, bộ phận này đã có một số dự án bị hủy bỏ và tinh thầnhoạt động đã ở mức thấp nhất Sau đó, công ty quyết định hủy bỏ thêm nhiều sảnphẩm nữa, làm cho rất nhiều nhân viên đầy nỗ lực và chăm chỉ đang làm việc ở đâytrở nên chán nản và thất vọng Năng suất dần giảm sút Để khắc phục tình trangnày, công ty quyết định tập trung nỗ lực của trên dòng Latitude XP mới Bằng cáchsắp xếp mục tiêu của nhóm vào một dự án duy nhất và khuyến khích họ làm việccùng nhau, năng suất và tinh thần đã được cải tiến

"Dell nhận ra rằng việc sắp xếp nhóm hướng tới một mục tiêu chung và tạo ra hệthống khuyến khích giống nhau trong toàn bộ công ty sẽ giúp tập trung tài năng củatất cả mọi người hướng tới việc tạo ra giá trị cho khách hàng và các cổ đông."

Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công tytrên thế giới Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xu hướng này

Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc Nhiều

nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi

cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việcriêng lẻ Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau.Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linhhoạt hơn Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môitrường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ Nhóm có thể tạo ra môi trường làmviệc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyếtđịnh đưa ra toàn diện và phù hợp hơn Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành

một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc.Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyênmôn và cả ngoài chuyên môn Các thành viên tự rút ra những gí tốt nhất để học hỏilẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình.

3 Các loại nhóm.

Khái niệm nhóm chúng ta dùng ở đây là nhóm tập hợp một số ngưới có mục tiêuchung, có tương tác với nhau, có xây dựng các quy tắc chung để thành viên tuântheo và các thành viên đảm nhận những vai trò rõ ràng Trong đó có thể chia làmnhóm chính thức – được thành lập bởi nhu cầu của tổ chức trên nhóm, có quyếtđịnh thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức và nhómkhông chính thức – nhóm được hình thành tự nhiên do nhu cầu xã hội của nhữngngười tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng mục tiêu của tổ chức Trongmột tổ chức đồng thời có thể tồn tại nhiều nhóm chính thức và không chính thức.Các nhóm làm việc trong một cơ quan, tổ chức, nhà máy thường là nhóm “chínhthức” Tuy nhiên vai trò và ảnh hưởng của các nhóm không chính thức cũng rấtquan trọng

Có 4 loại nhóm phổ biến trong một tổ chức là: nhóm giải quyết vấn đề, nhóm tựquản lý, nhóm hỗn hợp và nhóm ảo

Nhóm đa năng

Một nhóm đa năng bao gồm các thành viên có cùng cấp bậc từ các phòng ban chứcnăng và đơn vị làm việc khác nhau Thành viên trong các nhóm đa năng đạt đượchiệu suất cao hơn do có được những ưu điểm từ việc gắn kết kinh nghiệm và suynghĩ tương đồng

là người quản lý công việc của nhà máy Ngoài ra, ông giám đốc này trong gia đìnhcòn là người chồng, người cha, thành viên câu lạc bô tennis Giữ nhiều vai tròtrong cuộc sống đôi khi sẽ gặp phải mâu thuẫn giữa các vai trò Ví dụ, để là mộtngười cha tốt, giám đốc cần giảm bớt các buổi tiếp khách sau giờ làm việc Điềunày cũng có nghĩa, cơ hội thành công trong nghề nghiệp sẽ bị ảnh hưởng Vậy vaitrò của nhóm ảnh hưởng gì đến kết quả công việc của nhóm? Nghiên cứu cho thấynhận thức của người quản lý về công việc của nhóm sẽ ảnh hưởng đến kết quả đánhgiá thực hiện công việc Như vậy, nếu nhận thức về vai trò của nhóm đáp ứng được

kỳ vọng của nhà quản lý, nhóm sẽ nhận được những đánh giá cao cho nhiệm vụnhóm đảm trách

chuẩn mực của mỗi nhóm, mỗi cộng đồng và mỗi xã hội sẽ khác nhau Các chuẩnmực chính thức sẽ được viết ra giấy như một cẩm nang của tổ chức, trong đó trìnhbày những luật lệ, những thủ tục nhân viên phải tuân theo Tuy nhiên phần lớn cácchuẩn mực là không chính thức mà mọi người ngầm quy ước với nhau Ví dụ,chúng ta không cần ai nói cũng tự biết không nên bàn tán nói chuyện quá nhiềutrong khi sếp đang đi kiểm tra, giám sát Chuẩn mực giúp:

- Duy trì sự sống còn của nhóm

- Tăng khả năng dự đoán hành vi của các thành viên trong nhóm

- Giảm những quan hệ rắc rối giữa các thành viên trong nhóm

- Giúp phân biệt các nhóm khác nhau

Như vậy, nếu biết được các chuẩn mực của nhóm, người quản lý có thể giải thíchđược hành vi của các thành viên trong nhóm Bên cạnh đó, nếu các chuẩn mực hỗtrợ tích cực cho kết quả công việc, người quản lý có thể hy vọng nhiều vào quátrình thực hiện công việc của từng cá nhân Tương tự như vậy, tỷ lệ vắng mặt caohay thấp trong một nhóm cũng vào chuẩn mực do nhóm đề ra Tuy nhiên điềuchúng ta quan tâm hơn cả là sự tuân thủ các chuẩn mực trong nhóm Điều này phụthuộc vào ý thức của họ về tầm quan trọng của nhóm Nếu ý thức là nhóm rất quantrọng với mình thì mức độ tuân thủ sẽ cao Ngoài ra nhóm có thể tạo ra những áplực buộc các thành viên tuân theo

• Địa vị

Địa vị theo định nghĩa của xã hội là vị trí hay thứ hạng do những người khác đặt racho nhóm hay các thành viên trong nhóm Địa vị có thể đạt được một cách chínhthức do tổ chức đặt ra hoặc đạt được một cách không chính thức nhờ vào tuổi tác,kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, tính cách mà mọi người đánh giá cao Người tachứng minh được rằng địa vị có ảnh hưởng đến sức mạnh của các chuẩn mực trong

tổ chức và áp lực tuân thủ các chuẩn mực đó Ví dụ, các thành viên trong nhóm cóđịa vị cao thường tự do hơn, ít chịu khuôn phép từ các chuẩn mực của tổ chức và

áp lực tuân thủ cũng ít hơn so với các nhóm có địa vị thấp

Những nhóm có địa vị cao thì mức thu nhập cao hơn, quyền lực nhiều hơn Nhưvậy, những cá nhân quá nhạy cảm về ý nghĩa công bằng có thể sẽ cảm thấy bấtcông và giảm bớt nỗ lực làm việc, kéo theo năng suất làm việc giảm sút hoặc họ sẽtìm những cách lập lại sự công bằng như làm một công việc khác

• Quy mô.

Khi nghiên cứu về quy mô nhóm, người ta nhận thấy rằng nhóm ít người (khoảng 7người) hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhóm đông người (12 người hoặc nhiềuhơn) Tuy nhiên, nhóm đông người lại có ưu thế nhờ sự đa dạng của các thành viên.Một trong những phát hiện quan trọng liên quan đến quy mô nhóm là lãng phí thờigian khi làm việc tập thể (social loafing) Sự lãng phí này được hiểu là khi làm việctập thể, cá nhân có khuynh hướng ít cố gắng hơn là làm việc cá nhân, dẫn đến năngsuất lao động bình quân của cả nhóm sẽ nhỏ hơn năng suất lao động của từng cánhân trong nhóm Tại sao vậy? Nguyên nhân là do có sự so bì bởi có người chorằng phân công công việc trong nhóm không đồng đều Bên cạnh đó trách nhiệmtrong công việc còn mơ hồ, không cụ thể đến từng người nên các thành viên không

có ý thức cố gắng Cuối cùng hiệu suất của cá nhân cũng sẽ giảm khi họ cảm thấyrằng sự đóng góp của họ không được đánh giá đúng mức

• Thành phần nhóm

Hầu hết các hoạt động của nhóm đòi hỏi sự đa dạng về kỹ năng và kiến thức Nhưvậy, khi một nhóm không đồng nhất về giới tính, tính cách cá nhân, ý kiến, khảnăng, quan điểm thì nhóm đó thường xảy ra xung đột nhưng kết quả thực hiện côngviệc lại cao Còn sự khác biệt về chủng tộc và văn hóa cũng sẽ làm cho quá trìnhthực hiện công việc hay giải quyết vấn đề của các thành viên trong nhóm khó khănhơn Tuy nhiên, theo thời gian khó khăn này sẽ giảm dần và mất hẳn

• Tính liên kết

Tính liên kết thể hiện mức độ gắn kết của các thành viên trong nhóm hay mức độđộng viên để các thành viên ở lại làm việc chung Nghiên cứu cho thấy, sự tươngquan giữa liên kết và năng suất lao động còn phụ thuộc vào các chuẩn mực liênquan đến thực hiện công việc do nhóm đề ra Nếu chuẩn mực này cao và nhóm cótính liên kết cao thì năng suất làm việc của nhóm sẽ cao

5 Các giai đoạn hình thành nhóm.

Mục tiêu của hầu hết các nghiên cứu về phát triển nhóm là để tìm hiểu lý do tại sao

và làm thế nào các nhóm nhỏ thay đổi theo thời gian Để làm được điều này, cácnhà nghiên cứu kiểm tra mô hình thay đổi liên tục trong theo thời gian Các khía

cạnh của nhóm bao gồm chất lượng của sản phẩm tạo ra, tần suất hoạt động, sự gắnkết, xung đột.

Mô hình giai đoạn của Tuckman.

2 Giai đoạn xung đột

Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở Các cá nhânbộc lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau Các bèphái được hình thành Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự

đổ vỡ của nhóm

Những hoạt động đánh dấu giai đoạn này: thiếu sự gắn kết, chủ quan, xung đột, đốiđầu, biến động, oán giận, không nhất quán, thất bại,…

3 Giai đoạn bình thường hóa

Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết Các quan hệ đivào ổn định Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện Các cá nhân chấp nhậnthực tại của nhau Mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quanđiểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm.Các biểu hiện bao gồm: bàn luận về hiệu suất, rà soát/làm rõ các mục tiêu, thayđổi/xác nhận vai trò, tiếp nhận các vấn đề mạo hiểm, quyết đoán, lắng nghe, xácđịnh điểm mạnh và điểm yếu,…

4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phéptrao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhómđối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm

Đặc tính của giai đoạn này: sáng tạo, sáng kiến, tính linh hoạt, các mối quan hệ mở,

tự hào, quan tâm, học tập, tự tin, tinh thần cao, thành công,…

5 Giai đoạn tan rã

Giai đoạn này được bổ sung khi Tuckman và Jensen cập nhật các nghiên cứu banđầu của họ vào năm 1977

Giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể hiện tốt, nếu không, sẽ đivào giai đoạn tan rã Việc kết thúc dự án cũng đưa teamwork bước vào giai đoạnnày

Mô hình hệ thống của Tubbs.

Định hướng (Orientation): Trong giai đoạn này, các thành viên nhóm tìm hiểunhau, họ bắt đầu nói chuyện về các vấn đề và xem xét những hạn chế và cơ hội của

dự án

Xung đột (Conflict): Xung đột là một phần cần thiết cho sự phát triển của nhóm.Xung đột giúp các nhóm trong việc đánh giá ý tưởng và suy nghĩ theo tập thể.Đồng thuận (Consensus): Xung đột kết thúc trong giai đoạn đồng thuận, khi cácthành viên nhóm thỏa hiệp, chọn ý tưởng, và đồng ý hoàn toàn

Đóng cửa (Closure): Trong giai đoạn này, kết quả cuối cùng được công bố và cácthành viên nhóm tái khẳng định sự ủng hộ cho các quyết định

6 Các đặc điểm của nhóm hoạt động hiệu quả.

Một nhóm hiệu quả không thể tự nhiên mà có Những nhóm hoạt động mật thiết vàgắn chặt với nhau như những mảnh ghép là kết quả từ sự tận tâm của mọi thànhviên và khả năng lãnh đạo tài giỏi của trưởng nhóm

Tất nhiên mỗi thành viên của nhóm cần phải có các kỹ năng thuộc về cá nhân,nhưng họ cũng cần phải chứng minh họ có thể làm việc tốt trong nhóm

Dưới đây là một số đặc điểm của nhóm hoạt động có hiệu quả cao, theo kết quả từmột số nghiên cứu khoa học đã được tiến hành

Nhóm có sự đa dạng.

Nhóm hiệu quả được cấu thành bởi sự đa dạng của văn hóa, tài năng và cá tính Sự

đa dạng có thể thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới, nâng cao nhận thức và hành vi tôntrọng sự khác biệt, hỗ trợ làm việc theo nhóm hiệu quả Ngược lại, nếu nhóm thiếu

sự đa dạng, sẽ rất khó khăn để có thể giải quyết các vấn đề cụ thể; thậm chí còn khókhăn hơn nhiều khi muốn tìm giải pháp và sự sáng tạo, khi mà tất cả các thành viêntrong nhóm suy nghĩ y như nhau, vận dụng kinh nghiệm tương tự và đi đến kết luậngiống hệt nhau

Một nhóm hoạt động hiệu quả bao gồm những người có năng lực bổ sung chonhau, đóng góp cho nỗ lực chung của cả nhóm Mỗi người là một mắt xích trongchuỗi dây xích, có tài năng, kiến thức, kinh nghiệm, bí quyết kỹ thuật để thực hiệncông việc khác nhau Bất kỳ năng lực nào yếu kém đều phải được khắc phục Nếuthiếu bất kì năng lực cần thiết nào, chúng cần phải được bổ sung

Một số công ty phạm sai lầm khi bố trí các thành viên trong nhóm dựa trên chức vụhay địa vị trong tổ chức

Tuy vậy, sự khác biệt cũng làm tăng nguy cơ xung đột trong nhóm, có thể dẫn đếnhậu quả tiêu cực nếu không được quản lý đúng cách

Nhóm có mục tiêu khả thi và rõ ràng.

Bạn đã bao giờ tham gia vào một nhóm không có ý tưởng rõ ràng về mục đíchchưa? Kết cục sẽ như thế nào với những người có những ý tưởng khác nhau về mụctiêu cơ bản? Nếu bạn đã từng, bạn có thể hiểu tại sao những nhóm này hiếm khithành công Thành công hầu như là không thể khi các thành viên trong nhóm khôngđược truyền đạt những mục tiêu chung rõ ràng Và cũng hoàn toàn không thể thànhcông khi chính các nhà điều hành nhóm lại không rõ ràng và chắc chắn về nhưng gì

mà họ muốn thực hiện

Việc xác định rõ ràng về mục tiêu của nhóm là điều quan trọng nhưng vẫn chưa đủ.Mục tiêu còn phải có tính khả thi sức thuyết phục Mọi người phải nhìn nhận mụctiêu đó là khẩn cấp, tối quan trọng và xứng đáng để bỏ nỗ lực vào đó Nếu mụcđích thiếu thuyết phục, một số thành viên sẽ không đặt mục tiêu cá nhân của họ saumục tiêu của nhóm Họ sẽ có thể không chú tâm tới nhóm hay mục đích của nhóm

Các thành viên đều hết lòng với mục tiêu chung.

Sự hiểu biết chung về mục tiêu là điều cực kỳ quan trọng, nhưng một nhóm thực sựhiệu quả còn phải tiến xa hơn một bước Các thành viên phải cống hiến hết mìnhcho mục tiêu đó Sự tận tâm thôi thúc họ làm việc và không bỏ cuộc khi gặp khókhăn

Thông thường sự tận tâm được tăng cường khi nhóm có đặc điểm:

• Nhóm có quy mô nhỏ Quy mô của nhóm và sự tận tâm của các thành viêntrong nhóm tỷ lệ nghịch với nhau

• Các thành viên trong nhóm có tương tác cùng nhau Mọi người cần gặp gỡ

và tương tác với các thành viên khác trong nhóm thường xuyên Điều nàyđược thực hiện tốt nhất khi họ được bố trí trong phạm vi gần, ví dụ như sửdụng một phòng chuyên dụng cho các hoạt động của nhóm

• Công nhận nỗ lực và thành quả Đảm bảo rằng nhóm và các thành viên trongnhóm được công nhận xứng đáng về thành công của mình

Sự tận tâm thường phát triển theo thời gian khi nhóm xúc tiến công việc của mình

Trí tuệ xúc cảm của mỗi thành viên trong nhóm được coi trọng.

Nhóm hiệu quả không chỉ sở hữu các kỹ năng kỹ thuật, mà còn có các kỹ năng trítuệ cảm xúc Trong thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng trí tuệ cảm xúc quantrọng hơn so với chỉ số IQ Nó chỉ ra rằng nếu cá nhân nhận thức xã hội tốt hơn, cảnhóm sẽ hoàn thành công việc hiệu quả hơn

Một nghiên cứu tiến hành bởi Anita Woolley từ Đại học Carnegie Mellon ởPittsburgh, Pennsylvania, đã tiến hành đo chỉ số thông minh của nhóm và ảnhhưởng của mỗi cá nhân tới chỉ số đó

Woolley chia 699 người thành các nhóm có từ 2-5 thành viên và họ đã thực hiệnmột loạt các nhiệm vụ, chẳng hạn như giải quyết các câu đố, động não, đánh máy

và đàm phán Các nhóm sau đó được đánh giá dựa trên hiệu suất của họ

Và kết quả chỉ ra rằng, không phải trí thông minh của các thành viên thông minhnhất, cũng không phải của những người trung bình, ảnh hưởng đến chỉ số thôngminh chung của nhóm Thay vào đó, tính nhạy cảm xã hội - khả năng hiểu đượccảm xúc và suy nghĩ của người khác - là yếu tố quan trọng nhất có ảnh hưởng đếnkết quả

Woolley đo độ nhạy cảm xã hội bằng cách yêu cầu các thành viên xác định cảmxúc của người khác bằng cách nhìn vào ảnh chụp lại những đôi mắt của họ.

Vì vậy, độ nhạy cảm xã hội quan trọng hơn hẳn chỉ số IQ Việc chú trọng tới trí tuệxúc cảm, chứ không phải chỉ có chỉ số IQ là một trong những điểm quan trọng củanhóm hoạt động hiệu quả

Có sự kết hợp giữa hướng nội và hướng ngoại.

Là một xã hội, chúng ta nghĩ hướng ngoại là người thực hiện, hành động, ưu thế

Họ được coi là những thành viên có thẩm quyền hơn khi họ có thể hòa thận vớingười khác nhanh chóng

Nhưng thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng người hướng ngoại thường hoạt độngtồi hơn họ mong đợi và làm những người khác thất vọng, trong khi người hướngnội lại chiếm được vị thế cao hơn do họ đã đạt được thành công vượt quá mong đợicủa các thành viên khác

Bằng cách pha trộn những thành viên hướng nội và hướng ngoại, những thất bạihình thành từ những lỗ hổng trong tinh thần toàn bộ nhóm sẽ được ngăn chặn

Thành viên chia sẻ những mục tiêu tương đồng.

Thành viên trong nhóm hiệu quả có những mục tiêu và tham vọng chung, giúp choviệc đạt được mục tiêu và kết quả tốt hơn và dễ dàng hơn

Một loạt các nghiên cứu về các nhóm chiến thuật quân sự đã chỉ ra rằng làm việcnhóm hiệu quả phụ thuộc vào cách thành viên biết chia sẻ các nhiệm vụ như thếnào

Các nhà khoa học gọi đây là một mô hình chia sẻ tinh thần Nó cho phép thành viêntrong nhóm dự đoán những gì cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và hành động củacác thành viên khác sẽ như thế nào

Hãy tưởng tượng tới một nhóm làm nhiệm vụ cấp cứu để có được một ví dụ tốt hơn

về điều này Các thành viên trong nhóm đó cần lựa chọn hành động một cáchnhanh chóng (do tính khẩn thiết của công việc) mà không phải có yêu cầu rõ ràng

về sự phối hợp, bởi vì họ có thể dự đoán những gì các thành viên khác sẽ làm, vànhững gì công việc đòi hỏi

Những nhóm hoạt động hiệu quả luôn có cách khuyến khích mô hình chia sẻ tinhthần trong nhóm bằng cách thiết lập nghĩa vụ và kỳ vọng rõ ràng Điều này sẽ giúpmỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của họ Nó cũng sẽ giúp mỗi thành viêntrong nhóm hiểu và tôn trọng công việc của các thành viên khác.

Dành thời gian cho sự hài hước.

Sự khôi hài có thể không phải là một yếu tố rõ ràng cho hiệu quả của một nhóm,nhưng thực sự khiếu hài hước có khả năng làm tăng niềm tin và sự thân mật, dẫnđến tương tác nhóm tốt hơn

Eric Romero từ Đại học Công giáo Peru và Anthony Pescosolido từ Đại học NewHampshire đã phát hiện ra rằng sự hài hước có thể có tác động tích cực đến tươngtác nhóm hiệu quả, bao gồm giao tiếp hiệu quả, phát triển các mục tiêu nhóm, quản

lý cảm xúc và năng suất

Việc có một bầu không khí thoải mái và vui vẻ có thể là một trong những đặc điểmquan trọng hàng đầu của các nhóm hiệu quả hiện nay

Các thành viên giao tiếp chủ động và hiệu quả.

Các thành viên trong nhóm hiệu quả luôn chủ động tương tác với nhau Chủ độnggiao tiếp có thể được biểu hiện qua bốn cách:

Các thành viên cung cấp thông tin dù chưa có yêu cầu

Họ tự nguyện hỗ trợ và giúp đỡ nhau

Họ chủ động cung cấp hướng dẫn và gợi ý cho các thành viên khác trong nhóm

Họ cung cấp các thông tin cập nhật, khơi gợi động lực cho các thành viên kháctrong nhóm

Tất cả các thành viên trong nhóm đều bình đẳng về mục tiêu, nhiệm vụ và thờigian Sự gắn kết này được hỗ trợ bởi việc giao tiếp hiệu quả Họ cần cảm thấy thoảimái đặt câu hỏi liên quan đến việc làm rõ các công việc và trách nhiệm, từ đó cóđược sự tự do để đưa ra đề nghị khi họ cảm thấy có thể xúc tiến các mục tiêu nhóm.Khi một thử thách hoặc xung đột phát sinh, các nhóm có hiệu quả luôn biết cáchđối mặt và vượt qua nhờ truyền thông hiệu quả, chứ không phải là lảng tránh cácvấn đề hoặc bàn tán đồn đại lung tung

Nhóm có lãnh đạo tài ba.

Một nhóm hoạt động hiệu quả không những có các thành viên hiệu quả mà cònluôn có sự hiện diện của một nhà lãnh đạo tài ba Vai trò của người lãnh đạo khôngchỉ là làm gương và động viên các thành viên trong nhóm, mà còn để trao đổi thôngtin hiệu quả và phát triển các kỹ năng mềm

Vai trò của người lãnh đạo nhóm trở nên quan trọng hơn khi họ là người chịu tráchnhiệm lựa chọn đúng người, khuyến khích giao tiếp và đảm bảo thành viên trongnhóm chia sẻ những nhũng mục tiêu tương đồng

Các nhà lãnh đạo có thể hỗ trợ sự hợp tác bằng cách phối hợp các nỗ lực của thànhviên trong nhóm và khích lệ các thành viên bày tỏ ý kiến của họ trong các cuộc họpnhóm Họ có thể đảm bảo dự án đang đi đúng hướng Ngoài ra, họ có thể động viên

và kiểm soát các thành viên để đảm bảo rằng tất cả mọi người đang làm việc với nỗlực cao nhất

Theo Gary Yukl, giáo sư về quản lý và lãnh đạo tại Đại học bang New York, nhữngnghiên cứu về các đặc điểm mong muốn của các nhà lãnh đạo trong kinh doanh đãtrở nên phổ biến từ những năm 1950, và thông thường, các đặc điểm đó bao gồm sựtận tâm, linh hoạt, thông minh,… Yukl cũng ghi nhận tầm quan trọng của mứcnăng lượng, khả năng chịu áp lực, sự tự tin, định hướng kiểm soát nội bộ, trưởngthành và tính cầu toàn

Mọi thành viên đều đóng góp và được hưởng lợi.

Việc thực hiện mục tiêu phụ thuộc vào sự đóng góp của mỗi người

Nếu các thành viên trong nhóm muốn được đánh giá cao thì họ cần phải thể hiệnthông qua những hành động thực tế Điều đó đồng nghĩa nhóm sẽ không chấp nhậnnhững thành viên không đóng góp cho nỗ lực chung

Trưởng nhóm cũng phải làm việc, kể cả những công việc khó khăn Tuy nhiên, họkhông thể vừa là thành viên trong nhóm lại vừa là sếp và giao hết công việc chongười khác Vì thế trong chừng mực nào đó, họ vừa phải giữ trách nhiệm lãnh đạotrong một thời gian và giữ vị trí thành viên nhóm trong thời gian còn lại

Vì mỗi thành viên phải đóng góp vào công việc của nhóm, nên mỗi thành viên cầnnhận được lợi ích rõ ràng Những lợi ích này có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức: