Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào

Lao dộng có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy việc quản lý và sử dụng lao động hợp lý sẽ là biện pháp khuyến khích phát huy sáng kiến người lao động nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nói cách khác, tiền lương có vai trò là đòn bẩy kinh tế lao động tác dụng trực tiếp đến người lao động. Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức và phương pháp kế toán tiền lương để trả lương một cách hợp lý, trên cơ sở đó thoả mãn lợi ích của người lao động, để có động lực thúc đẩy lao động nâng cao năng suất công việc góp phần làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Từ vai trò, ý nghĩa của công tác tiền lương nói trên, với kiến thức hạn hẹp của mình, em nghiên cứu và trình bày đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào”. Trong thời gian đi thực tập để viết khóa luận tại Công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào em được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong công ty đắc biệt là các cô các chú phòng tổ chức lao động và tổ chức kế toán. Bên cạnh đó là sự hướng dẫn tận tình, trách nhiệm của giảng viên Ths Vũ Thùy Dương giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Kết cấu của khóa luận gồm 3 chương: Chương I: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào Chương III: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào .

0MỤC LỤC

0MỤC LỤC 1

DANH MỤC VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 4

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN 8

TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 8

1.1 Những vấn đề cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương 8

1.1.1 Khái niệm và bản chất tiền lương 8

1.1.1.1 Khái niệm tiền lương 8

1.1.1.2 Bản chất tiền lương 10

1.1.2 Vai trò và chức năng của tiền lương 11

1.1.2.1 Vai trò của tiền lương 11

1.1.2.2 Chức năng tiền lương 11

1.1.3 Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương 13

1.1.3.1 Quỹ tiền lương 13

1.1.3.2 Các khoản trích theo lương 14

1.1.4 Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp 18

1.1.4.1 Hình thức trả lương theo thời gian 18

1.1.4.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm 20

1.1.4.3 Hình thức trả lương khoán 22

1.1.4.4 Hình thức đãi ngộ khác ngoài lương 23

1.2 Sự cần thiết của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 24

1.3 Nguyên tắc kế toán lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương 25

1.4 Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh

nghiệp 27

1.4.1 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 27

1.4.1.1 Kế toán chi tiết số lượng lao động 27

1.4.1.2 Kế toán chi tiết thời gian lao động 28

1.4.1.3 Kế toán chi tiết kết quả lao động 28

1.4.1.4 Kế toán chi tiết tiền lương cho người lao động 29

1.4.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 29

1.4.2.1 Chứng từ sử dụng 29

1.4.2.1 Tài khoản sử dụng 33

1.4.2.2 Phương pháp kế toán 35

1.5 Hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp 38

1.5.1 Hình thức nhật ký – sổ cái: 39

1.5.2 Hình thức nhật ký chung 41

1.5.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 43

1.5.4 Hình thức Nhật ký - chứng từ 45

1.5.5 Hình thức kế toán máy 47

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV QUẢN LÝ ĐƯỜNG SẮT YÊN LÀO 48

2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty 49

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 49

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 51

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 51

2.1.3 Đặc điểm kinh doanh của công ty 52

2.1.4.2 Chế độ hình thức sổ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp 54

2.2 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 57

2.2.1 Đặc điểm lao động 57

2.2.2 Các hình thức trả lương và thanh toán tiền lương tại công ty: 58

2.2.3 Thực trạng kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 61

2.2.3.1 Thực trạng kế toán chi tiết tiền lương 61

2.2.3.2 Thực trạng kế toán chi tiết các khoản trích theo lương 66

2.2.4.Thực trạng kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 72

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV QUẢN LÝ ĐƯỜNG SẮT YÊN LÀO 79

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 79

3.1.1 Ưu điểm 79

3.1.2 Nhược điểm 80

3.2 Một số ý kiến đề xuất hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản phải trả khác cho người lao động tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 81

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

DANH MỤC VIẾT TẮT

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

BPBTL – BH Bảng phân bổ tiền lương – bảo hiểm

CBCNV Cán bộ công nhân viên

GTGT Giá trị gia tăng

0MỤC LỤC 1

DANH MỤC VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ 4

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN 8

TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 8

1.1 Những vấn đề cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương 8

1.1.1 Khái niệm và bản chất tiền lương 8

1.1.1.1 Khái niệm tiền lương 8

1.1.1.2 Bản chất tiền lương 10

1.1.2 Vai trò và chức năng của tiền lương 11

1.1.2.1 Vai trò của tiền lương 11

1.1.2.2 Chức năng tiền lương 11

1.1.3 Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương 13

1.1.3.1 Quỹ tiền lương 13

1.1.3.2 Các khoản trích theo lương 14

1.1.4 Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp 18

1.1.4.1 Hình thức trả lương theo thời gian 18

1.1.4.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm 20

1.1.4.3 Hình thức trả lương khoán 22

1.1.4.4 Hình thức đãi ngộ khác ngoài lương 23

1.2 Sự cần thiết của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 24

1.3 Nguyên tắc kế toán lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương 25

1.4 Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh

nghiệp 27

1.4.1 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 27

1.4.1.1 Kế toán chi tiết số lượng lao động 27

1.4.1.2 Kế toán chi tiết thời gian lao động 28

1.4.1.3 Kế toán chi tiết kết quả lao động 28

1.4.1.4 Kế toán chi tiết tiền lương cho người lao động 29

1.4.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 29

1.4.2.1 Chứng từ sử dụng 29

1.4.2.1 Tài khoản sử dụng 33

1.4.2.2 Phương pháp kế toán 35

1.5 Hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp 38

1.5.1 Hình thức nhật ký – sổ cái: 39

1.5.2 Hình thức nhật ký chung 41

1.5.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 43

1.5.4 Hình thức Nhật ký - chứng từ 45

1.5.5 Hình thức kế toán máy 47

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV QUẢN LÝ ĐƯỜNG SẮT YÊN LÀO 48

2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty 49

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 49

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 51

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 51

2.1.3 Đặc điểm kinh doanh của công ty 52

2.1.4.2 Chế độ hình thức sổ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp 54

2.2 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 57

2.2.1 Đặc điểm lao động 57

2.2.2 Các hình thức trả lương và thanh toán tiền lương tại công ty: 58

2.2.3 Thực trạng kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 61

2.2.3.1 Thực trạng kế toán chi tiết tiền lương 61

2.2.3.2 Thực trạng kế toán chi tiết các khoản trích theo lương 66

2.2.4.Thực trạng kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 72

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV QUẢN LÝ ĐƯỜNG SẮT YÊN LÀO 79

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 79

3.1.1 Ưu điểm 79

3.1.2 Nhược điểm 80

3.2 Một số ý kiến đề xuất hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản phải trả khác cho người lao động tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào 81

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

LỜI MỞ ĐẦU

Lao dộng có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi vậy việc quản lý và sử dụng lao động hợp lý sẽ là biện pháp khuyến khích phát huy sáng kiến người lao động nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Nói cách khác, tiền lương có vai trò là đòn bẩy kinh tế lao động tác dụng trực tiếp đến người lao động Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức và phương pháp kế toán tiền lương để trả lương một cách hợp lý, trên cơ sở

đó thoả mãn lợi ích của người lao động, để có động lực thúc đẩy lao động nângcao năng suất công việc góp phần làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh tăng lợinhuận cho doanh nghiệp.

Từ vai trò, ý nghĩa của công tác tiền lương nói trên, với kiến thức hạn hẹp

của mình, em nghiên cứu và trình bày đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào” Trong thời gian đi thực tập để viết khóa luận tại Công ty TNHH

MTV quản lý đường sắt Yên Lào em được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chútrong công ty đắc biệt là các cô các chú phòng tổ chức lao động và tổ chức kếtoán Bên cạnh đó là sự hướng dẫn tận tình, trách nhiệm của giảng viên Ths VũThùy Dương giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Kết cấu của khóa luận gồm 3 chương:

Chương I: Lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp sản xuất

Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào

Chương III: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH MTV quản lý đường sắt Yên Lào

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Những vấn đề cơ bản về tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.1 Khái niệm và bản chất tiền lương

1.1.1.1 Khái niệm tiền lương

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu haocác yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động) Trong đó,lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tưliệu lao động nhằm tác động biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm

có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình Để bảo đảm tiến hành liên tụcquá trình tái sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động,nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù laolao động Trong nền kinh tế thị trường, thù lao lao động được biểu hiện bằngthước đo giá trị và gọi là tiền lương

Tiền lương (tiền công) là biểu hiện bằng tiền của phần thù lao lao động

mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ đã cống hiến cho doanh nghiệp Tiền lương (tiền công) chính là một phần chi phí nhân công mà doanh nghiệp trả cho người lao động.

Ngoài ra có một số khái niệm liên quan:

Tiền lương danh nghĩa: “Là số tiền người sử dụng lao động trả cho ngườilao động căn cứ vào thoả thuận trong hợp động, thoả ước lao động tập thể” Sốtiền này phụ thuộc trực tiếp vào năng suất lao động và hiệu quả làm việc củangười lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc… ngay trong quátrình lao động Thực tế mọi mức lương trả cho người lao động đều là tiền lươngdanh nghĩa, bản thân nó chưa thể đưa ra một nhận thức đầy đủ về mức lương màngười lao động nhận được vì lợi ích mà người lao động nhận được ngoài việcphụ thuộc vào số tiền lương danh nghĩa còn phụ thuộc rất lớn vào giá cả hànghoá, dịch vụ và mức thuế mà người lao động phải sử dụng số tiền lương đó đểđóng thuế

Tiền lương thực tế: “Là số lượng tư liệu sinh hoạt (các loại hàng hoá vàdịch vụ) cần thiết mà người lao động hưởng lương có thể mua được bằngtiền lương danh nghĩa của họ sau khi đã đóng các loại thuế theo quy định củanhà nước”.

Đối với người lao động, mục đích của việc tham gia vào quan hệ lao động

là tiền lương thực tế chứ không phải là tiền lương danh nghĩa, vì tiền lương thực

tế quyết định khả năng tái sản xuất sức lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi íchcủa họ Sự giảm sút tiền lương thực tế khi nền kinh tế đang lạm phát cao trongkhi những thoả thuận về tiền lương danh nghĩa lại không điều chỉnh kịp là một

số điển hình về sự thiếu ăn khớp giữa tiền lương danh nghĩa và tiền lươngthực tế

Tiền lương tối thiểu: Được ấn định theo giá sinh hoạt, đảm bảo cho ngườilao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường bùđắp sức lao động giản đơn và một phần tích luỹ tái sản xuất sức lao động mởrộng và được dùng làm căn cứ để tính các mức lương cho các loại lao động khác

1.1.1.2 Bản chất tiền lương

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, sức lao động đã trở thànhhàng hóa đặc biệt, người lao động có quyền làm chủ sức lao động của mình, cóquyền được trả công xứng đáng với sức lao động của mình bỏ ra Tiền lương cóthể coi là giá cả của sức lao động, được hình thành thông qua người mua vàngười bán sức lao động Do vậy tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyếnkhích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người laođộng đến kết quả công việc của họ Nói cách khác tiền lương chính là một nhân

tố thúc đẩy năng suất lao động Đối với các doanh nghiệp tiền lương phải trả chongười lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh

nghiệp sản xuất và cung cấp Không ngừng nâng cao tiền lương thực tế củangười lao động, cải thiện và nâng cao mức sống của người lao động là vấn đềđang được các doanh nghiệp quan tâm, bởi vì đó chính là một động lực quantrọng để nâng cao năng suất lao động Các doanh nghiệp cần phải sử dụng sứclao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí tiền lương, hạ giá thành sản phẩm.

1.1.2 Vai trò và chức năng của tiền lương

1.1.2.1 Vai trò của tiền lương

Về mặt kinh tế

Tiền lương đóng vai trò đặc biệt quan trọng quyết định trong việc ổn định

và phát triển kinh tế gia đình Tiền lương được trả cho người lao động lớn hơnhoặc bằng mức lương tối thiểu sẽ tạo cho người lao động yên tâm phấn khởi làmviệc dồn hết khả năng, sức lực của mình cho công việc vì lợi ích chung và lợi íchriêng có như vậy dân mới giàu nước mới mạnh

Về chính trị xã hội

Tổ chức tiền lương trong doanh nghiệp được công bằng và hợp lý sẽ tạo rahòa khí cởi mở giữa những người lao động, hình thành khối đoàn kết thống nhất,trên dưới một lòng, một ý chí vì sự nghiệp phát triển và lợi ích bản thân họ.Ngược lại khi công tác tổ chức tiền lương không công bằng hợp lý sinh ra nhữngmâu thuẫn nội bộ có lúc còn có thể gây ra sự phá ngầm dẫn đến sự lãng phí trongsản xuất Vì vậy nhà quản trị doanh nghiệp phải quan tâm đầy đủ đến công táctiền lương

1.1.2.2 Chức năng tiền lương

- Chức năng tái sản xuất sức lao động: Thu nhập của người lao động dướihình thức tiền lương được sử dụng đáng kể về việc tái sản xuất sức lao động giảnđơn mà học đã bỏ ra trong quá trình lao động nhằm duy trì năng lực làm việc, có

hiệu quả cho quá trình sau, và đảm bảo cho các nhu cầu thiết yếu của gia đìnhngười lao động.

- Chức năng đòn bẩy kinh tế: Trên thực tế, khi được trả công xứng đángngười lao động làm việc tích cực, không ngừng hoàn thiện nâng cao tay nghề, vàngược lại ở mức độ nhất định tiền lương cũng thể hiện được giá trị, địa vị củangười lao động trong gia đình và ngoài xã hội Do đó cần thực hiện đánh giáđúng năng lực của người lao động với sự phát triển của doanh nghiệp để tiềnlương trở thành công cụ quản lý khuyến khích vật chất thúc đẩy sản xuất

- Chức năng thước đo hao phí lao động xã hội: Khi tiền lương trả cho ngườilao động ngang bằng với giá trị sức lao động mà họ bỏ ra trong quá trình thựchiện công việc thì xã hội có thể xác định chính xác hao phí lao động của toàn thểcộng đồng thông qua tổng quỹ lương cho toàn thể người lao động Điều này có ýnghĩa trong công tác thống kê, giúp Nhà nước hoạch định các chính sách xácđịnh mức lương tối thiểu để đảm bảo hợp lý thực tế luôn phù hợp với chính sáchNhà nước

- Chức năng công cụ quản lý Nhà nước: Trong quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh, người sử dụng lao động luôn đứng trước sức ép chi phí sản xuất vàkết quả sản xuất Họ thường tìm mọi cách để giảm thiểu chi phí trong đó có chiphí về tiền lương trả cho người lao động Bộ luật lao động ra đời trong đó cóchế độ tiền lương, bảo vệ quyền làm việc, lợi ích và các quyền khác của ngườilao động, tạo điều kiện mối quan hệ lao động hòa hợp ổn định góp phần pháthuy trí sáng tạo, tài năng người lao động nhằm đạt năng suất, chất lượng vàtiến bộ xã hội trong lao động, sản xuất, dịch vụ, tăng hiệu quả sử dụng , quản lýlao động

- Chức năng điều tiết lao động: Trong quá trình thực hiện kế hoạch pháttriển cân đối giữa các ngành nghề của các vùng trên toàn quốc, Nhà nước thường

thông qua hệ thống thang bảng lương, các chế độ phụ cấp cho từng ngành nghề,từng vùng qua đó làm công cụ điều tiết lao động Nhờ đó, tiền lương góp phầntạo ra một cơ cấu hợp lý, tạo điều kiện cho sự phát triển xã hội.

1.1.3 Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương

1.1.3.1 Quỹ tiền lương

Qũy tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trảcho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng

Quỹ tiền lương bao gồm

- Tiền lương thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm, tiền lương khoán

- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng phạm vi chế

độ quy định

- Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất donguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác làm nghĩa vụtheo chế độ quy định thời gian nghỉ phép, thời gian đi học

- Các loại phụ cấp làm đêm, làm thêm giờ

- Các khoản tiền lương có tính chất thường xuyên

Quỹ tiền lương kế hoạch trong doanh nghiệp còn được tính các khoản trợcấp bảo hiểm xã hội trong thời gian người lao động đau ốm thai sản…

Trong doanh nghiệp để thuận lợi trong công tác kế toán nói riêng và quản lýnói chung, xét về mặt hiệu quả, quỹ tiền lương của doanh nghiệp được chia làmhai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ

- Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian

làm nhiệm vụ chính đã quy định cho họ bao gồm: tiền lương cấp bậc, tiềnthưởng trong sản xuất và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương

- Tiền lương phụ: là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong thời

gian thực tế không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế

độ quy đinh như: tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép,hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất…

Tiền lương chính của công nhân trực tiếp sản xuất gắn liền với quá trình sảnxuất ra sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân trực tiếp sản xuất không gắn vớitừng loại sản phẩm Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán,phân bổ cho phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việcphân tích chi phí tiền lương

1.1.3.2 Các khoản trích theo lương

Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình kinhdoanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảohiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp(BHTN), Kinh phí công đoàn (KPCĐ) Các quỹ này được hình thành mộtphần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinhdoanh của doanh nghiệp

* Quỹ bảo hiểm xã hội: (Quỹ BHXH)

BHXH là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của ngườilao động khi họ gặp phải biến cố bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản,tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết trên

cơ sỏ đóng vào quỹ BHXH

Ở Việt Nam hiện nay mọi người lao động đóng BHXH đều có quyền hưởngBHXH Đóng BHXH tự nguyện hay BHXH bắt buộc tùy thuộc vào loại đốitượng và loại hình doanh nghiệp để đảm bảo cho người lao động được hưởng cácchế độ BHXH phù hợp Phương thức đóng BHXH dựa trên cơ sở mức tiền lươngquy định để đóng BHXH với mỗi người lao động

Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng

số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, thâm niên…) của côngnhân viên chức, lao động thuộc đối tượng đóng BHXH thực tế phát sinh trongtháng Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích Quỹ BHXH là 26%, trong đó 18% dođơn vị hoặc chủ sử dụng lao động đóng góp, được tính vào chi phí kinh doanh,8% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng Đơn vịđược giữ lại 2% quỹ tiền lương tiền công đóng BHXH bắt buộc của những ngườilao động tham gia BHXH bắt buộc để chi trả kịp thời cho người lao động đủ điềukiện hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, và thực hiện quyết toán hàng quý hoặchàng tháng với cơ quan BHXH Số tiền được quyết toán nhỏ hơn số tiền giữ lạithì đơn vị phải đóng số chênh lệch thừa vào tháng tiếp theo tháng quyết toán choQuỹ BHXH Trường hợp kinh phí 2% để lại không đủ chi, đơn vị có thể gửi vănbản đề nghị cơ quan BHXH tạm ứng kinh phí bổ sung để chi trả kịp thời chongười lao động hoặc cơ quan BHXH sẽ chuyển trả cho đơn vị 98% quỹ nàyđược nộp về cơ quan BHXH Quỹ BHXH được sử dụng để chi trả cho các khoảntrợ cấp cho người lao động theo chế độ căn cứ vào

+ Mức lương ngày của người lao động

+ Thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ)

+ Tỷ lệ trợ cấp BHXH

Mức trợ cấp BHXH cho các đối tượng được tính toán trên cơ sở mức lươngngày của họ, thời gian hưởng trợ cấp và tỷ lệ được hưởng trợ cấp BHXH Khingười lao động được nghỉ hưởng trợ cấp BHXH, kế toán phải lập phiếu nghỉhưởng BHXH cho từng đối tượng và lập bảng thanh toán BHXH kèm theo cácchứng từ gốc để làm cơ sở thanh toán với cơ quan quản lý quỹ

Công ty quy định, trong trường hợp người lao động nghỉ do ốm đau, tai nạnlao động sẽ được hưởng75% mức lương đóng BHXH của tháng liền kề trước khinghỉ việc Còn trong trường hợp người lao động nghỉ thai sản sẽ được hưởng

100% mức lương đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc.

*Quỹ bảo hiểm y tế (quỹ BHYT)

BHYT là các quan hệ kinh tế gắn liền với việc huy động các nguồn tài lực

từ sự đóng góp của những người tham gia bảo hiểm để hình thành quỹ bảo hiểm

và sử dụng quỹ để thanh toán các chi phí khám chữa bênh cho người được bảohiểm khi ốm đau

Quỹ BHYT được hình thành trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiềnlương của công nhân viên chức, lao động thuộc đối tượng đóng BHYT thực tếphát sinh trong tháng Tỷ lệ trích Quỹ BHYT là 4,5% trong đó 3% do đơn vịhoặc chủ sử dụng lao động đóng góp tính vào chi phí kinh doanh và 1,5% dongười lao động đóng góp và trừ vào thu nhập của người lao động Quỹ này sửdụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… chongười lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ, tai nạn lao động Quỹ này do cơquan BHXH quản lý

Quỹ BHYT do Nhà nước tổ chức, toàn bộ quỹ BHYT giao cho một cơ quan

là cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông quamạng lưới y tế nhằm huy động sự đóng góp của cá nhân, tập thể và cộng đồng xãhội để tăng cường chất lượng trong việc khám chữa bệnh.Khi tính được mứctrích BHYT các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan quản lý quỹ qua hệthống kho bạc

*Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (quỹ BHTN)

BHTN là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người mất việclàm mà đáp ứng đủ yêu cầu theo luật định: Đối tượng được nhận BHTN lànhững người mất việc nhưng không phải do lỗi của họ và đang cố gắng tìm kiếmviệc để chấm dứt tình trạng thất nghiệp Ngoài ra BHTN cũng hỗ trợ học nghề và

tìm việc làm với những người tham gia BHTN.

Quỹ BHTN được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng sốtiền lương (tiền công) tháng của công nhân, viên chức, lao động tham giaBHTN.Tỷ lệ trích vào Quỹ BHTN là 2% trong đó 1% do người lao động đónggóp và trừ vào thu nhập người lao động 1% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao độngđóng góp tính vào chi phí kinh doanh và nộp cùng một lúc vào Quỹ BHTN cho

cơ quan quản lý Ngoài ra Quỹ BHTN còn được hỗ trợ từ ngân sách nhà nướchàng năm (một lần) bằng 1% quỹ tiền lương (tiền công) của người lao động thamgia BHTN Quỹ này được dùng để thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập củangười lao động khi họ bị thất nghiệp và hỗ trợ đào tạo nghề cũng như tìm việcmới thích hợp

*Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

Kinh phí công đoàn dược hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định 2%trên tổng tiền lương, tiền công thực tế phải trả cho người lao động (kể cả laođộng hợp đồng) tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp Trong đó 35%nộp về công đoàn cấp trên, 65% dùng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn ở cơsở.Đây là nguồn kinh phí dùng để chi tiêu cho hoạt động của tổ chức Công đoàn

từ trung ương đến cơ sở

Ở mỗi doanh nghiệp đều phải có tổ chức công đoàn để đại diện bảo vệquyền lợi người lao động và tập thể lao động Tổ chức công đoàn chuyên tráchviệc đại diện cho người lao động thương thuyết với người sử dụng lao dộng đòiquyền lợi cho người lao động và giải quyết các tranh chấp bất công giữa hai bên

Kế toán các khoản trích theo lương của Công ty, kế toán sử dụng chủ yếucác chứng từ: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng kê trích nộp các khoảntheo lương, phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH

Cách tính các khoản trích theo lương:

- Tính vào chi phí kinh doanh:

BHXH = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu + Phụ cấp trách nhiệm) x 18%BHYT = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu + Phụ cấp trách nhiệm) x 3%BHTN = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu + Phụ cấp trách nhiệm) x 1%KPCĐ = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu + Phụ cấp trách nhiệm) x 2%

- Trừ vào lương của người lao động:

BHXH = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu + Phụ cấp trách nhiệm) x 8%BHYT = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu + Phụ cấp trách nhiệm) x 1,5%BHTN = (Hệ số lương x Mức lương tối thiểu + Phụ cấp trách nhiệm) x 1%Chế độ thanh toán BHXH tại công ty: Công ty thực hiện theo đúng chế độhiện hành của Nhà nước quy định về chế độ BHXH cho từng trường hợp cụthể Để theo dõi số ngày nghỉ theo chế độ hưởng BHXH của người lao độngtrong công ty do bị ốm đau, thai sản…kế toán lập Phiếu nghỉ hưởng BHXHcho từng trường hợp Sau đó, tổng hợp các phiếu để lập Bảng thanh toánBHXH toàn công ty

1.1.4 Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp

1.1.4.1 Hình thức trả lương theo thời gian

Hình thức trả lương theo thời gian là thực hiện việc tính trả lương chongười lao động theo thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độthành thạo nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động Tùy theo tínhchất lao động khác nhau mỗi ngành nghề cụ thể có một tháng lương riêng Trongmỗi tháng lương lại tùy theo trình độ thành thạo nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn

mà chia làm nhiều bậc lương, mỗi bậc lương có mức tiền lương nhất định Tiềnlương theo thời gian có thể chia thành:

- Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồnglao động (đối với lao động hợp đồng) hoặc căn cứ vào tiền lương cấp bậc và thờigian làm việc thực tế trong tháng Lương tháng thường được áp dụng để trảlương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và cácnhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất.

- Tiền lương tuần là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên

cơ sở tiền lương tháng nhân (x) với 12 tháng và chia ( : ) cho 52 tuần Lươngtuần thường được áp dụng trả cho các đối tượng lao động có thời gian lao độngkhông ổn định mang và mang tính thời vụ

- Tiền lương ngày là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xácđịnh bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng.Lương ngày thường được áp dụng để trả lương cho người lao động trongnhững ngày hội họp, học tập và làm các nghĩa vụ khác hoặc cho người laođộng ngắn hạn

- Tiền lương giờ là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác địnhbằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định củaLuật lao động (không quá 8 giờ/ngày) Lương giờ được áp dụng để trả lươngcho người lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng lương theosản phẩm

Với hình thức trả lương này người lao động có thể yên tâm làm việc vì tiềnlương được trả cố định, không phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Tiền lương phụ thuộc vào thâm niên công tác Thâm niên càngnhiều thì tiền lương càng cao Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm làkhông phát huy đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó không xét đếnthái độ lao động, đến cách sử dụng thời gian lao động, sử dụng nguyên vật liệu,máy móc thiết bị, chưa chú ý đến kết quả và công tác thực tế của người lao động

1.1.4.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm

Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứvào số lượng chất lượng sản phẩm họ làm ra và đơn giá tiền lương tính cho mộtsản phẩm Tùy thuộc điều kiện tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp mà việctính trả lương theo sản phẩm được chia ra: trả lương theo sản phẩm trực tiếpkhông hạn chế, trả lương theo sản phẩm gián tiếp, trả lương theo sản phẩm cóthưởng và trả lương theo sản phẩm lũy tiến

- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Với cách thức nàythì việc trả lương cho người lao động tính trực tiếp theo số lượng sản phẩmhoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quyđịnh, không có bất cứ một hạn chế nào Đây là hình thức phổ biến được cácdoanh nghiệp sử dụng để tính lương phải trả cho người lao động trực tiếp.Trong bất kì trường hợp nào công nhân hụt mức, hay vượt mức cứ mỗi đơn

vị sản phẩm làm ra đều được trả lương nhất định gọi là đơn giá sản phẩm

Do đó tiền lương sẽ tăng theo số lượng sản phẩm sản xuất ra Cách trả lươngnày có ưu điểm dễ dàng tính được tiền lương trực tiếp trong kỳ Khuyếnkhích công nhân tự giác, tiết kiệm thời gian làm việc, giảm tối đa thời gianlãng phí tự học hỏi để nâng cao kỹ năng, kỹ xảo làm việc, nâng cao năngsuất lao động, tăng thu nhập Nhược điểm là công nhân chỉ quan tâm đến sốlượng mà ít chú ý đến chất lượng sản phẩm Nếu không có thái độ và ý thứclàm việc sẽ lãng phí vật tư nguyên vật liệu

- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Theo cách thức này thì đó là tiền lươngphải trả cho bộ phận lao động tham gia một cách gián tiếp vào quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Hình thức này áp dụng cho công nhân phục vụ sảnxuất (vận chuyển vật liệu, sản phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị…) Dù lao

động của những công nhân này không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng lại giántiếp ảnh hưởng đến năng suất lao động của công nhân trực tiếp tạo ra sảnphẩm.Vì thế có thể căn cứ vào năng suất lao động của công nhân trực tiếp sảnxuất để tính lương cho công nhân phục vụ Nhờ đó, bộ phận công nhân phục vụtốt hơn và họ quan tâm hơn đến kết quả phục vụ, kết quả sản xuất, từ đó có giảipháp cải tiến công tác phục vụ Nhờ đó, bộ phận công nhân phục vụ tốt hơn và

họ quan tâm hơn đến kết quả phục vụ, kết quả sản xuất, từ đó có giải pháp cảitiến công tác phục vụ Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm đó là tiềnlương của công nhân phụ phụ thuộc trực tiếp vào kết quả của công nhân chính,

mà kết quả này nhiều khi chịu sự tác động của các yếu tố khách quan nên làmhạn chế sự cố gắng làm việc của công nhân phụ

- Trả lương theo sản phẩm có thưởng: theo hình thức này ngoài tiền lươngtheo sản phẩm trực tiếp người lao động còn được thưởng trong sản xuất nhưthưởng nâng cao chất lượng, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệmchi phí…Nhờ đó người lao động quan tâm hơn đến việc cải tiến kỹ thuật nângcao chất lượng sản phẩm làm ra tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động…Hình thức này được sử dụng để khuyến khích người lao động hăng say trongcông việc và có ý thức trách nhiệm trong sản xuất Tuy nhiên lại có nhược điểm

là phải tính toán chính xác, đúng đắn các chỉ tiêu chính thưởng nếu không sẽ làmtăng chi phí lương, bội chi quỹ tiền lương

- Trả lương theo sản phẩm lũy tiến: là việc trả lương trên cơ sở sản phẩmtrực tiếp đồng thời căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức sản xuất Mức độhoàn thành định mức càng cao thì suất lương lũy tiến càng lớn Nhờ vậy, trảlương theo sản phẩm lũy tiến sẽ kích thích người lao động tăng nhanh năng suấtlao động Nhược điểm áp dụng hình thức này làm cho tốc độ tăng tiền lươngnhanh hơn tốc độ tăng năng suất lao động, công nhân chỉ dạy theo số lượng ít

quan tâm đến chất lượng sản phẩm Hình thức này chỉ sử dụng trong trường hợpcần thiết như khi cần hoàn thành gấp đơn hàng hoặc trả lương cho người laođộng ở khâu khó nhất để đẩy nhanh tốc độ sản xuất đảm bảo cho thực hiện côngviệc đồng bộ

1.1.4.3 Hình thức trả lương khoán

Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khốilượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành Có hai phương pháp khoán:khoán công việc và khoán quỹ lương

- Khoán công việc: Theo hình thức này doanh nghiệp quy định tiền lươngcho mỗi công việc hoặc khối lượng sản phẩm hoàn thành Người lao động căn cứvào mức lương này có thể tính tiền lương của mình thông qua khối lượng côngviệc đã hoàn thành

Cách trả lương này áp dụng cho công việc lao động đơn giản có tính chấtđột xuất

Tiền lương

khoán công việc =

Mức lương quy định cho từng công việc x

Khối lượng công việc

đã hoành thành

- Khoán quỹ lương: Theo hình thức này người lao động sẽ biết trước số tiềnlương mà họ nhận sau khi hoàn thành công việc và thời gian hoàn thành côngviệc được giao Căn cứ vào khối lượng công việc và khối lượng sẳn phẩm hoànthành và thời gian cần thiết để hoàn thành mà doanh nghiệp khoán quỹ lương.Trả lương theo cách khoán quỹ lương được áp dụng cho công việc khôngthể định mức cho từng bộ phận công việc hoặc những công việc mà xét ragiaokhoán từng công việc chi tiết thì không có lợi về mặt kinh tế thường là nhữngcông việc cần hoàn thành đứng thời hạn

Nhược điểm của phương pháp trả lương này là dễ gây ra hiện tượng làm

bừa, làm ẩu, không đảm bảo chất lượng do muốn đảm bảo thời gian hoàn thành.

Vì vậy, muốn áp dụng phương pháp này thì công tác kiểm nghiệm chất lượngsản phẩm trước khi giao nhận phải được coi trọng, thực hiện chặt chẽ

Nhìn chung ở các doanh nghiệp do tồn tại trong nền kinh tế thị trường đặtlợi nhuận lên mục tiêu hàng đầu nên việc tiết kiệm được chi phí lương là mộtnhiệm vụ quan trọng trong đó cách thức trả lương được lựa chọn sau khi nghiêncứu thực tế các loại công việc trong doanh nghiệp là biện pháp cơ bản có hiệuquả cao để tiết kiệm khoản chi phí này Thông thường ở một doanh nghiệp cácphần việc phát sinh đa dạng với quy mô lớn nhỏ khác nhau.Vì vậy các hình thứctrả lương được các doanh nghiệp áp dụng linh hoạt phù hợp trong mỗi trườnghợp, hoàn cảnh cụ thể để có tính kinh tế cao

1.1.4.4 Hình thức đãi ngộ khác ngoài lương

Chế độ đãi ngộ khác ngoài lương là quá trình chăm lo đời sống vật chất vàtinh thần của người lao động để công nhân viên của doanh nghiệp có thể hoànthành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanhnghiệp

Chế độ đãi ngộ là yếu tố cơ bản đảm bảo cuộc sống nhân viên, là động lựcthúc đẩy giúp họ làm việc tốt hơn, kích thích sự sáng tạo Bên cạnh đó cũng giúpdoanh nghiệp nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kinh doanh, duy trìnguồn nhân lực ổn định, có chất lượng

Có 2 hình thức đãi ngộ là đãi ngộ bằng hiện vật (tài chính) và đãi ngộ tinhthần (phi tài chính):

- Đãi ngộ bằng hiện vật: là các lợi ích chế độ mà doanh nghiệp trả chongười lao động bằng tiền hoặc các loại hiện vật có giá trị Là loại đãi ngộ có ýnghĩa quyết định cho cuộc sống của người lao động VD: thưởng bằng tiền mặt,

hiện vật, quà tặng, chia cổ phần, lợi tức, hay tổ chức các buổi chiêu đãi, liênhoan…

- Đãi ngộ tinh thần: là các chế độ mà doanh nghiệp dành cho người laođồng bằng các yếu tố không phải hiện vật song vẫn nhiều ý nghĩa trong cuộcsống của công nhân viên, giúp tạo một môi trường làm việc cởi mở, thânthiện, chia sẻ VD: Thăng chức, tặng kỉ niệm chương, dành cho nhân viên chế

độ nghỉ phép…

1.2 Sự cần thiết của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tiền lương là một phạm trù kinh tế rất quan trọng và phức tạp ,nó có mốiquan hệ tác động qua lại với các yếu tố: kinh tế, chính trị- xã hội của từng nướctrong từng thời kỳ Mục đích của kế toán tiền lương là đảm bảo tiền lương chongười lao động, tạo nên sự quan tâm vật chất, tinh thần đến kết quả lao động của

họ Muốn vậy các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện các hình thức tiền lương,bởi bất kỳ một hình thức tiền lương nào cũng có những hạn chế nhất định vànhững hạn chế này chỉ được bộc lộ sau những thời gian thực hiện: vì vậy tuỳthuộc vào từng loại hình kinh doanh, đặc điểm kinh doanh mà có kết quả ápdụng các hình thức tiền lương cho phù hợp Mục tiêu cuối cùng của tiền lương làphản ánh đúng kết quả lao động, kết quả kinh doanh, đảm bảo tính công bằng,đảm bảo tốc độ tăng tiền lương bình quân của doanh nghiệp phù hợp hơn tốc độtăng của năng suất lao động Để đảm bảo các yêu cầu này, thì ngay bước đầutiên việc xác định quỹ tiền lương phải đảm bảo tính khoa học Phân phối quỹlương hợp lý là công việc khó khăn, giữa lao động quản lý và lao động trực tiếp,giữa các lao động trong cùng một bộ phận, từng cá nhân sẽ đảm bảo tính côngbằng và có tác dụng khuyến khích người lao động Việc sử dụng tiền lương đòihỏi phải có tính linh hoạt, làm sao không vi phạm pháp luật có hiệu quả cao Mặt

khác một phương pháp, một hình thức trả lương chỉ phù hợp với một đối tượngnhất định Vì vậy các phương pháp cần áp dụng một cách khoa học, chính xácnhưng cũng cần mềm dẻo, có sự điều chỉnh hợp lý tuỳ theo từng điều kiện thìmới tăng hiệu quả trong kinh doanh góp phần tiết kiệm chi phí tiền lương, hạ giáthành sản phẩm Tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong nhữngkhoản chi chủ yếu và khá lớn ở nhiều doanh nghiệp nó liên quan đến chi phíkinh doanh và tính giá thành sản phẩm Vì thế việc hoàn thiện nó mang lại hiệuquả cho sản xuất kinh doanh.

Tổ chức tốt kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo tiền lương

là một trong những điều kiện để quản lý tốt Quỹ tiền lương và Quỹ BHXH,BHYT, BHTN, KPCĐ đúng nguyên tắc, đúng chế độ, có tác dụng khuyến khíchngười lao động nâng cao năng suất lao động, đống thời tạo điều kiện tính vàphân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo tiền lương vào giá thành sảnphẩm được chính xác

1.3 Nguyên tắc kế toán lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương

Tiền lương có một vai trò quan trọng trong việc hạch toán chi phí sản xuất.Việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không được kịp thờichính xác sẽ làm cho việc tính toán giá thành không được chính xác Trước tầmquan trọng đó việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thựchiện đúng các nguyên tắc:

- Nguyên tắc trả lương theo số lượng và chất lượng lao động Nguyên tắcnày nhằm khắc phục chủ nghĩa bình quân trong phân phối, mặt khác tạo chongười lao động ý thức với kết quả lao động của mình Nguyên tắc này còn đảmbảo trả lương công bằng cho người lao động giúp họ phấn đấu tích cực và yêntâm công tác Còn số lượng, chất lượng lao động được thể hiện một cách tổng

hợp ở kết quả sản xuất thông qua số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất rahoặc thông qua khối lượng công việc được thực hiện.

- Nguyên tắc đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng caomức sống Quá trình sản xuất chính là sự kết hợp đồng thời các yếu tố như quátrình tiêu hao các yếu tố lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Trong

đó lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trì óc của con người sử dụnglao động các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình Để đảmbẩo tiến hành liên tục quá trình sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuấtsức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dướidạng thù lao lao động Về bản chất, tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giáthành sản phẩm và giá cả hàng hoá Mặt khác tiền lương còn là đảm bảo kinh tế

để khuyến khích hàng hoá lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của ngườilao động đến kết quả công việc của họ Nói cách khác tiền lương chính là mộtnhân tố thúc đẩy năng suất lao động

- Tính toán và thanh toán đúng đắn kịp thời tiền lương và các khoản tríchtheo lương Tính đúng và kịp thời các khoản trích theo lương mà doanh nghiệpphải trả thay người lao động và phân bổ đúng đắn chi phí nhân công vào chi phísản xuất kinh doanh trong kỳ phù hợp với từng đối tượng kinh doanh trongdoanh nghiệp

- Bảo đảm mối quan hệ hợp lý về tiền lương giữa những người lao độngkhác nhau trong nền kinh tế quốc dân Việc thực hiện nguyên tắc này giúp choNhà nước tạo sự cân giữa các ngành, khuyến khích sự phát triển nhanh chóngngành mũi nhọn đồng thời đảm bảo lợi ích cho người lao động

- Cung cấp thông tin về lương, thanh toán lương ở doanh nghiệp giúp lãnhđạo điều hành quản lý tốt lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương

- Thông qua ghi chép kế toán mà kiểm tra việc tuân thủ kế hoạch quỹ lương

và kế hoạch lao động, kiểm tra việc tuân thủ chế độ tiền lương, tuân thủ các địnhmức lao động và kỷ luật về thanh toán tiền lương với người lao động

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu số lượng, thời gian vàkết quả lao động Tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phínhân công đúng đối tượng sử dụng lao động

- Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận sản xuất kinhdoanh , các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về laođộng, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lươngđúng chế độ, đúng phương pháp

- Định kỳ tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động,chi phí nhân công, năng suất lao động, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác sửdụng triệt để, có hiệu quả mọi tiềm năng lao động sẵn có trong doanh nghiệp.Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của bất

cứ doanh nghiệp nào Tuy nhiên để thấy hết được tác dụng của nó thì ta phảinhận thức đúng đầy đủ về tiền lương, lựa chọn phương thức trả lương sao chothích hợp nhất Có được sự hài lòng đó, người lao động mới phát huy hết khảnăng sáng tạo của mình trong công việc

1.4 Nội dung kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

1.4.1 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương

1.4.1.1 Kế toán chi tiết số lượng lao động

Tổ chức hạch toán số lượng lao động nhằm cung cấp thông tin về số lượng,kết cấu lao động trong doanh nghiệp Các thông tin cung cấp là tình hình tănggiảm số lượng lao động , phân loại lao động theo các tiêu thức mức độ thànhthạo nghề, giới tính, độ tuổi, năm kinh nghiệm … là căn cứ để tổ chức hạch toánlương và thanh toán cho người lao động Để theo dõi số lượng lao động các

doanh nghiệp thường sử dụng sổ sách lao động do bộ phận kế toán tiền lươnglập Sổ danh sách lao động được mở cho từng bộ phận và toàn doanh nghiệp, sổcòn được mở cho từng loại cơ cấu lao động.

Căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc về tình hình tăng, giảm, thuyên chuyểnlao động như là quyết định tuyển dụng, giấy thuyên chuyển lao động nội bộ…

1.4.1.2 Kế toán chi tiết thời gian lao động

Kế tóan thời gian lao động sẽ cung cấp về thời gian lao động, phản ảnh kịpthời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, hoặc thời gian ngừnglàm việc của từng lao động, đơn vi, phòng ban trong doanh nghiệp Kế toán thờigian lao động giúp quản lý thời gian lao động làm căn cứ cho việc tính lươngthưởng chính xác cho người lao động Chứng từ hạch toán thời gian lao động làbảng chấm công, phiếu làm thêm giờ hoặc làm đêm, phiếu nghỉ việc do các lý dotạm thời…

- Bảng chấm công là bảng tổng hợp dùng để theo dõi ngày công thực tế làmviệc, nghỉ việc, ngừng việc nghỉ BHXH của từng người cụ thể và từ đó căn cứ đểtrả lương, trả BHXH… Bảng chấm công được lập chi tiết cho từng phòng ban dotrưởng phòng hoặc tổ trường chịu trách niệm chấm công và được công khai chongười lao động biết

- Phiếu làm thêm giờ hoặc làm đêm được lập cho từng người khi phát sinhviệc lam thêm hoặc làm đêm Phiếu do người báo làm thêm lập và chuyển chongười có trách nhiệm kiểm tra ký duyệt và được chuyển cho kế toán tiền lương

- Phiếu nghỉ việc do các lý do tạm thời do người lao động lập và chuyển chongười có trách nhiệm kiểm tra ký duyệt và chuyển cho kế toán tiền lương

1.4.1.3 Kế toán chi tiết kết quả lao động

Kế toán kết quả lao động là nội dung quan trọng trong công tác quản lý và

kế toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất Kế toán kết quả lao động là căn

cứ tính lương, thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quảlao động thực tế tính toán năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện địnhmức của từng người từng bộ phận Để hạch toán kết quả lao động căn cứ chủ yếuvào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, ngoài ra còn có hợpđồng giao khoán, phiếu giao ca… Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoànthành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của cá nhânlao động hoặc đơn vị và làm cơ sở để kế toán lập bảng thanh toán tiền lươnghoặc tiền công cho người lao động

1.4.1.4 Kế toán chi tiết tiền lương cho người lao động

Kế toán tiền lương cho người lao động dựa trên căn cứ kế toán thời gian laođộng và kết quả lao dộng để tính lương cho người lao động theo các phươngpháp doanh nghiệp áp dụng Bảng thanh toán lương là chứng từ làm căn cứ đểthanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, ngoài ra nó còn phản ánh tìnhhình thanh toán lương cho người lao động các khoản ứng trước, khoản phải trảthuế thu nhập cá nhân với những người có lương cao theo quy định của Nhànước Bảng thanh tóa lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứngvới bảng chấm công Cơ sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ bảngchấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặccông việc hoàn thành…Bảng thanh toán tiền lương được bộ phận kế toán lập vàchuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương Từbảng thanh toán tiền lương và các chứng từ lien quan khác lập bảng phân bổ tiềnlương và các khoản trích theo lương

1.4.2 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

1.4.2.1 Chứng từ sử dụng

Cũng như việc hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc hạch toánlương yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đủ theođúng chế độ ghi chép quy định Những chứng từ trong hạch toán tiền lương là cơ

sở để tính toán và chi trả tiền lương cho người lao động

Theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày

20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính, chứng từ kế toán lao động và tiền lươngbao gồm

- Bảng chấm công (01a – LĐTL): Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày

công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH … của người lao động

để có căn cứ trả lương, BHXH trả thay lương, trả thưởng… cho từng người vàquản lý lao động trong doanh nghiệp Bảng Chấm Công có thể chấm công tổnghợp: Chấm công ngày và chấm công giờ, chấm công nghỉ bù nên tại phòng kếtoán có thể tập hợp tổng số liệu thời gian lao động của từng người Tuỳ thuộcvào điều kiện, đặc điểm sản xuất, công tác và trình độ hạch toán đơn vị có thể sửdụng một trong các phương pháp chấm công sau đây: chấm công ngày là mỗi khingười lao động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp…thì mỗi ngàydùng một ký hiệu để chấm công trong ngày đó; chấm công theo giờ là trongngày người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đãquy định và ghi số giờ công việc thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tươngứng; chấm công nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởnglương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm Cuối tháng bảng chấmcông cùng các chứng từ lien quan như phiếu nghỉ BHXH được chuyển về bộphận kế toán để kiểm tra, đối chiếu rồi tính lương và BHXH Bảng chấm côngđược lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan

- Bảng chấm công làm thêm giờ (01b – LĐTL): Bảng chấm công làm thêm

giờ theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời giannghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị Hàng ngày tổ trưởnghoặc người được ủy quyền căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế theo yêu cầu côngviệc của bộ phận mình để chấm giờ làm thêm cho người lao động trong ngàycuối tháng, người chấm công tổng hợp, ký tên và chuyển cho bộ phận kế toánkiểm tra đối chiếu và tính ra ngày công để tính lương và thanh toán cho ngườilao động.

- Bảng thanh toán tiền lương (02 – LĐTL): Bảng thanh toán tiền lương là

chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm traviệc thanh toán tiền lương cho người lao động, đồng thời là căn cứ để thống kê

về lao động tiền lương.Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theotừng bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công.Cơ sở đểlập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như bảng chấm công,bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian hoặc công việc hoànthành…

Căn cứ vào các chứng từ liên quan bộ phận kế toán lập bảng thanh toántiền lương chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra duyệt và ký và làm căn cứ để phátlương Bảng này được lưu lại tại phòng kế toán Từ Bảng thanh toán tiền lương

và các chứng từ khác có liên quan kế toán tiền lương lập Bảng phân bổ tiềnlương và các khoản trích theo lương

- Bảng thanh toán tiền thưởng (03 – LĐTL): Bảng thanh toán tiền thưởng

là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động làm cơ sở để tínhthu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán Bảng thanh toán tiền thưởng

do phòng kế toán lập theo từng bộ phận và phải có chữ ký của nguời lập, kế toántrưởng và giám đốc

- Giấy đi đường (04 – LĐTL): Giấy đi đường là căn cứ để cán bộ và người

lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán phí công tác tàu

xe sau khi về doanh nghiệp

- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (05 – LĐTL):

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sảnphẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động Làm

cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động Phiếu này

do người giao việc lập thành hai liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiềnlương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động Trước khi chuyển đến kếtoán tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc,người kiểm tra chất lượng và người duyệt Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thànhđược dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức lương trả theosản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc Đây là nhữnghình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưngđòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cáchnghiêm ngặt

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06 – LĐTL): Bảng thanh toán tiền

làm thêm giời nhằm xác định khoản lương, tiền công làm thêm giờ mà người laođộng được hưởng sau khi làm việc ngoài giờ theo yêu cầu của công việc Bảngthanh toán tiền làm thêm giờ phải kèm theo bảng chấm công làm thêm giờ củatháng đó

- Hợp đồng giao khoán (08 – LĐTL) Hợp đồng giao khoán là bản ký kết

giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gianlàm việc trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó đồngthời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (10 – LĐTL): Bảng kê trích nộp

các khoản theo lương xác định số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ mà đơn vị và

người lao độngphải nộp trong tháng hoặc quý cho cơ quan BHXH và công đoàn.Chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương.

- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (11 – LĐTL): Bảng phân bổ tiền

lương và BHXH dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phảitrả (gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp) BHXH, BHYT và KPCĐtrong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động

1.4.2.1 Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 334 “Phải trả người lao động”

Tài khoản 334 dùng để phản ánh các khoản thanh toán với người lao độngcủa doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và cáckhoản khác thuộc về thu nhập của họ

Tài khoản 334 có hai tài khoản cấp 2

- Tài khoản 3341 “Phải trả công nhân viên”: sử dụng cho người lao độngcủa doanh nghiệp

- Tài khoản 3348 “Phải trả lao động khác”: sử dụng cho người lao độngkhác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp

Tài khoản 334

SDĐK: Tiền công tiền lương và các

khoản khác phải trả cho người lao độngthực tế phát sinh trong kỳ

Bên nợ

+ Các khoản khấu trừ vào tiền công,

tiền lương của người lao động

+ Tiền lương, tiền công và các khoản

khác đã trả cho người lao động

+ Kết chuyển tiền lương người lao

động chưa lĩnh

Bên có

+ Tiền lương, tiền công, BHXH và cáckhoản khác phải trả cho người lao độngthực tế phát sinh

Số dư nợ: Số trả thừa cho người lao

động

Số dư có: Tiền lương, tiền công và các

khoản khác còn phải trả cho người laođộng

*Tài khoản 338 “ Phải trả và phải nộp khác”:

Tài khoản 338 phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan phápluật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT,BHTN, doanh thu chưa thực hiện, các khoản khấu trừ vào lương theo quyết địnhcủa tòa án (tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí…), giá trị tàisản thừa chờ xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ, kýcược ngắn hạn của phía đối tác, các khoản thu hộ, giữ hộ…

Tài khoản 338 có 5 tài khoản cấp 2

- Tài khoản 3382 “Kinh phí công đoàn”

- Tài khoản 3383 “Bảo hiểm xã hội”

- Tài khoản 3384 “Bảo hiểm y tế”

- Tài khoản 3388 “Phải trả phải nộp khác”

- Tài khoản 3389 “Bảo hiểm thất nghiệp”

+ Các khoản được cấp về BHXH vàKPCĐ

Dư nợ: Phản ánh số đã trả đã nộp lớn

hơn số phải trả phải nộp , số chi

BHXH, KPCĐ chi hộ chi vượt chưa

Dư có: Số tiền trích các quỹ còn phải

nộp, còn được chi

được cấp bù.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản:

- Tài khoản 141 “Tạm ứng”

- Tài khoản 335 “Chi phí phải trả”

- Tài khoản 353 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi”

- Tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”

Nợ TK 2412: Tiền lương công nhân XDCB

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627 (6271 – Chi tiết phân xưởng): Chi phí nhân viên phân xưởng

Nợ TK 641 (6411): Chi phí nhân viên bán hàng

Nợ TK 642 (6421): Chi phí nhân viên quản lý

Có TK 334: Tiền lương, phụ cấp lương và các khoản có tính chấttiền lương phải trả cho người lao động

(2) Tiền ăn ca phải trả cho người lao động trong kỳ, kế toán ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho lao động trực tiếp

Nợ TK 627 (chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng

Nợ TK 641: Phải trả cho nhân viên bán hàng

Nợ TK 642: Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Tổng số tiền ăn ca phải trả cho người lao động

(3) Tính tiền thưởng (thưởng thi đua, thưởng cuối quý, cuối năm), tiền trợcấp phúc lợi phải trả cho CNV lấy từ quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi kế toán ghi:

Nợ TK 353 (3531): Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng

Nợ TK 353 (3532): Trợ cấp lấy từ quỹ phúc lợi

Có TK 334: Tổng số tiền thưởng, trợ cấp phải trả CNV(4) Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV trong kỳ (ốm đau, thai sản, tainạn lao động…), kế toán ghi:

Nợ TK 338 (3383): Ghi giảm Quỹ BHXH

Có TK 334: Số BHXH phải trả người lao động

(5) Khi có lao động trực tiếp nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất theo kế hoạchphản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả, kế toán ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 335 Chi phí phải trả (đơn vị có trích trước tiền lương nghỉ phép)

Có TK 334 (3341) Phải trả người lao động

(6) Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV (theo quy định, sau khiđóng BHXH, BHYT, BHTN và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấutrừ không được vượt quá 30% số còn lại), kế toán ghi:

Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trư

Có TK 333(3335): Thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Có TK 338(3383, 3384, 3389): Khoản đóng góp vào quỹ BHXH, BHYT,

Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương

Có TK 138: Các khoản tiền phạt, tiền bồi thường vật chất…

(7) Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương…), BHXH, tiền thưởngcho người lao động, kế toán ghi:

Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán

Có TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112: Thanh toán chuyển khoản

(8) Khi thanh toán lương, thưởng và các khoản khác cho CNV bằnghiện vật

Nợ TK 622 (chi tiết): Phần tính vào chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 627: Phần tính vào chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641: Phần tính vào chi phí bán hàng

Nợ TK 642: Phần tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân, viên chức lao động

Có TK 338: Tổng số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phải tríchTrong đó:

Nợ TK 3383: BHXH

Có TK 334: Phải trả CNV(6) Trường hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH (kể cả số ượt chi) lớnhơn số phải trả, phải nộp được hoàn lại hay được cấp bù

Nợ TK 111, 112

Có TK 338 (3382, 3383)

1.5 Hình thức sổ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp

Việc tổ chức kế toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theolương là phụ thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp chọn

Chế độ hình thức ghi sổ kế toán được quy định áp dụng thống nhất đối với

1.5.1 Hình thức nhật ký – sổ cái:

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký – sổ cái là các nghiệp vụkinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dungkinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duynhất là sổ nhật ký – sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký – sổ cái là các chứng từ

kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức này thường ápdụng với doanh nghiệp nhỏ, ít phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Hình thức kế toánnhật ký – sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký – sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán cho tiết

*Trình tự ghi sổ

(1) Hàng ngày , kế toán căn cứ vào các chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cũng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ Số liệumỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần sổ cái.Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại phátsinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày Chứng từ và bảng tổng

hợp chứng từu sau khi được ghi vào sổ nhật ký – sổ cái, được dùng ghi vào sổ,thẻ kế toán chi tiết liên quan.

(2) Cuối tháng, kế toán cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký vàcác cột Nợ, Có của từng tài khoản ở sổ cái để ghi vào dòng cộng số phát sinhcuối tháng, sau đó tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn

cứ số dư đầu tháng (quý) và số phát sinh trong tháng để tính số dư cưới tháng(quý) của từng tài khoản trên nhật ký – sổ cái

- Khi kiểm tra đối chiếu, số cộng cuối tháng (quý) trong sổ nhật ký – sổ cáiđảm bảo yêu cầu:

=

Tổng số phát sinh

Có của tất cả các tài khoản

- Các sổ thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh

Nợ, Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng để lập “Bảng tổng hợp chitiết” và đối chiếu với số phát sinh Nợ Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoảntrên sổ Nhật ký – sổ cái

Số liệu trên Nhật ký – sổ cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khiđược khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng được sử dụng để lậpbáo cáo tài chính

Sơ đồ 1.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái