Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV Mỹ Phục

1.Lý do lựa chọn đề tàiTrong thời buổi hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, hòa theo xu hướng chung, các doanh nghiệp Việt Nam đang không ngừng lớn lên cả về năng lực và quy mô, kéo theo đó nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông để tăng cường khả năng quản lý cũng tăng lên liên tục.Việc tin học hóa các hoạt động quản lý là điều tất yếu trong xu hướng chung đó. Trong đó sử dụng phần mềm giúp tăng hiệu quả trong việc xử lý một khối lượng thông tin lớn giúp đem đến sự tiện ích và nhanh chóng trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh doanh, cũng như làm giảm chi phí lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoá vật tư,… từ đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý kho trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp. Quản lý kho vật liệu đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và có thêm nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Để phát triển khả năng sản xuất, thông tin và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả nhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ.Đề tài: “Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH MTV Mỹ Phục” được xuất phát từ những thực trạng hiện nay và yêu cầu công việc của Công ty.2.Phương pháp nghiên cứuĐề tài sử dụng phương pháp mô hình hóa hệ thống để nghiên cứu. Trước hết phải khảo sát tại công ty và sử dụng các phương pháp thu thập thông tin nghiên cứu toàn bộ các quy trình liên quan đến nhân sự sau đó sẽ tiến hành mô hình hóa dưới dạng các sơ đồ: sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD để từ đó có được cái nhìn tổng quan nhất về các quy trình này và qua đó đưa ra các thiết kế cho phần mềm trong tương lai.3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứuĐối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quản lý kho bao gồm về đề nhập và xuất vật liệu, lưu kho, tồn kho.Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quá trình xuất – nhập kho 4.Mục đích nghiên cứuTìm hiểu quy trình quản lý kho nguyên vật vật liệu của công ty và yêu cầu tin học hóa công tác quản lý kho nguyên vật liệu của công ty.Nghiên cứu lý thuyết tổng quan về phát triển hệ thống thông tin quản lý. Từ đó phân tích và thiết kế một hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân, giúp Công ty thấy rõ hệ thống quản lý mới này và ứng dụng nó vào thực tiễn5. Kết cấu của đề tàiNgoài phần Lời nói Đầu, Kết Luận và các Phụ Lục chuyên đề thực tập gồm 3 chương như sau:Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân và đề tài nghiên cứuChương 2: Một số phương pháp luận về phát triển hệ thống thông tinChương 3: Phân tích, thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu.Xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo ThS Trịnh Phú Cường đã hướng dẫn và giúp đỡ trong quá trình thực hiện đề tài, cảm ơn quý Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân đã tạo mọi điều kiện tốt nhất đề hoàn thành chuyên đề thực tập này.Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày…..tháng.….năm 2015 Sinh viên Hoàng Thị Tỉnh

*** CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

Đề tài:

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ

KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH MTV MỸ

PHỤC

Giảng viên hướng dẫn : ThS Trịnh Phú Cường

Sinh viên thực hiện : Hoàng Thị Tỉnh

*** CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

Đề tài:

PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ

KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY TNHH MTV MỸ

PHỤC

Giảng viên hướng dẫn : ThS Trịnh Phú Cường

Sinh viên thực hiện : Hoàng Thị Tỉnh

MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 1

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH 2

LỜI NÓI ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 6

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN 6

1.1.1 Những thông tin chung 6

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 7

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 7

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 8

1.1.5 Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty 10

1.2 ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI 10

1.2.1 Tình hình tin học hóa của công ty 10

1.2.3 Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu 13

1.2.4 Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài 14

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 15

2.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 15

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý 15

2.1.2 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý 18

2.1.3 Mục đích xây dựng hệ thống thông tin quản lý 18

2.1.4 Nguyên tắc phát triển HTTT quản lý 19

2.1.5 Phương pháp phát triển một HTTT quản lý 19

2.2 CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN 22

2.2.1 Mô hình chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram) 22

2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram) 22

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram) 23

2.2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu 25

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU 27

3.1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 27

3.1.1 Lưu trữ các danh mục 27

3.1.2.Các báo cáo 27

3.1.3 Bảo mật thông tin 27

3.2 PHÂN TÍCH VÀ MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG 28

3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 29

3.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 31

3.3 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHO NVL 30

3.3.1 Module chức năng của chương trình 33

3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 34

3.3.3 Một số giải thuật cơ bản 41

3.3 4 Đặc tả của chương trình 44

3.3.5 Một số giao diện cơ bản 45

KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54

PHỤ LỤC 55

IFD: Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Diagram)

BFD: Sơ đồ chức năng (Bussiness Funtion Diagram)

DFD: Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram)

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH BẢNG

Bảng 3.1: Vật tư (tblVatTu) 37

Bảng 3.2: Nhà cung cấp (tblNhaCC) 37

Bảng 3.3: Bộ phận sản xuất (tblBPSX) 37

Bảng 3.4: Danh mục loai vật tư (tblDMLVT) 38

Bảng 3.5: Danh mục nhân viên (tbl) 38

Bảng 3.6: Danh mục kho (tblDMKho) 39

Bảng 3.7: Phiếu nhập kho (tblPhieuNK) 39

Bảng 3.8: Chi tiết phiếu nhập (tblChiTietNhap) 39

Bảng 3.9: Phiếu xuất kho (tblPhieuXK) 40

Bảng 3.10: Chi tiết phiếu xuất (tblChiTietXuat) 40

HÌNH Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty 8

Hình 1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất 10

Hình 2.1: Hệ thống thông tin theo yếu tố cấu thành và chức năng 15

Hình 2.2: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức 16

Hình 3.1: Sơ đồ chức năng BFD 28

Hình 3.2: Sơ đồ IFD quản lý nhập 29

Hình 3.3: Sơ đồ IFD quản lý xuất 30

Hình 3.4: Sơ đồ ngữ cảnh 31

Hình 3.5: Sơ đồ DFD mức 0 31

Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập kho 32

Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 quản lý xuất kho 30

Hình 3.8 module chương trình 30

Hình 3.9: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD 40

Hình 3.10: Giải thuật đăng nhập 41

Hình 3.11: Giải thuật cập nhật 42

Hình 3.12: Giao diện form Đăng nhập hệ thống 46

Hình 3.13: Giao diện chính chương trình 47

Hình 3.14: Giao diện Form cập nhập danh mục vật tư 48

Hình 3.15: Form cập nhập phiếu xuất kho 49

Hình 3.16: Form in báo cáo 50

Hình 3.17: Báo cáo nhập xuất tồn 51

Hình 3.18: Phiếu xuất kho 49

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Trong thời buổi hội nhập kinh tế thế giới hiện nay, hòa theo xu hướng chung,các doanh nghiệp Việt Nam đang không ngừng lớn lên cả về năng lực và quy mô,kéo theo đó nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin và viễn thông để tăng cường khảnăng quản lý cũng tăng lên liên tục.Việc tin học hóa các hoạt động quản lý là điềutất yếu trong xu hướng chung đó Trong đó sử dụng phần mềm giúp tăng hiệu quảtrong việc xử lý một khối lượng thông tin lớn giúp đem đến sự tiện ích và nhanhchóng trong việc điều khiển các hoạt động quản lý, kinh doanh, cũng như làm giảmchi phí lưu trữ, cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng

Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thểthiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải cóthông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoá vật tư,… từ

đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nângcao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Việc quản lý kho trong các doanh nghiệp làmột công việc quan trọng, đòi hỏi bộ phận quản lý phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phứctạp Quản lý kho vật liệu đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và cóthêm nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động sản xuất và kinh doanh Để phát triển khảnăng sản xuất, thông tin và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quảnhất thì không thể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ

Đề tài: “Phân tích thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu của Công tyTNHH MTV Mỹ Phục” được xuất phát từ những thực trạng hiện nay và yêu cầucông việc của Công ty

2 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp mô hình hóa hệ thống để nghiên cứu Trước hếtphải khảo sát tại công ty và sử dụng các phương pháp thu thập thông tin nghiên cứutoàn bộ các quy trình liên quan đến nhân sự sau đó sẽ tiến hành mô hình hóa dướidạng các sơ đồ: sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ chức năng BFD, sơ đồ luồng dữliệu DFD để từ đó có được cái nhìn tổng quan nhất về các quy trình này và qua đó

đưa ra các thiết kế cho phần mềm trong tương lai.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quản lý kho bao gồm về đềnhập và xuất vật liệu, lưu kho, tồn kho

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là quá trình xuất – nhập kho

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần Lời nói Đầu, Kết Luận và các Phụ Lục chuyên đề thực tập gồm 3chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân và đề tài nghiên cứuChương 2: Một số phương pháp luận về phát triển hệ thống thông tin

Chương 3: Phân tích, thiết kế bài toán quản lý kho nguyên vật liệu

Xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo ThS Trịnh Phú Cường đã hướng dẫn và giúp

đỡ trong quá trình thực hiện đề tài, cảm ơn quý Công ty TNHH Mỹ Nghệ TrườngXuân đã tạo mọi điều kiện tốt nhất đề hoàn thành chuyên đề thực tập này

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày… tháng.….năm 2015

Sinh viên

Hoàng Thị Tỉnh

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ TRƯỜNG XUÂN VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH Mỹ NGHệ TRƯỜNG XUÂN 1.1.1 Những thông tin chung

 Năm thành lập: 2007

 Địa chỉ

- Trụ sở văn phòng làm việc : Số nhà 16 Ngõ 310 Phố Nghi Tàm- HN

- E mail : info@evafashion.com.vn hoặc evafashion_vn@yahoo.com

- Tel : 04.2919269/04.2700589 Hotline : 0904.080192

Linh vực kinh doanh: Thời trang công sở nữ

Tên thương hiệu: Eva de Eva

4) Sáng tạo: Coi tính sáng tạo là nền tảng của sự phát triển, cam kết trong mỗimẫu thiết kế đều là một tác phẩm của tính sáng tạo.

5) Khách hàng: Mỗi người phụ nữ đẹp hơn là sứ mệnh Công ty thành cônghơn, chúng tôi cam kết phấn đầu hết mình vì lợi ích của khách hàng

6) Slogan: “Sự kết hợp hoàn hảo”

 Sản phẩm, dịch vụ chính: Thời trang công sở cho phái nữ

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 2007, Thời trang Eva de Eva có mặt tại Hà Nội và ghi dấu ấn bởi sự độtphá, mới lạ trong từng mẫu thiết kế Với sự xuất hiện liên tục của các bộ sưu tậpđẳng cấp cùng những thiết kế đầy đam mê cảm xúc, Eva de Eva đã chinh phục đượcrất nhiều khách hàng kể cả những khách hàng khó tính nhất

Eva de Eva là một nhãn hiệu thời trang của Việt Nam với phong cách lãngmạn, sang trọng, đậm chất Pháp.Từ một cửa hàng khiêm tốn trên phố Tràng Tiền

mở cửa từ năm 2007, giờ đây Eva de Eva đã có hệ thống mạng lưới lên tới hơn 40cửa hàng trên cả nước.Eva de Eva liên tục cho ra mắt các bộ sưu tập lớn Đó là mộtthành tích đáng ngưỡng mộ của một nhãn hiệu thời trang Việt

Cập nhật và mang những xu hướng thời trang công sở mới nhất trên Thế giới

để làm đẹp hơn cho phụ nữ Việt Nam

Giữ vững chỗ đứng trên thị trường thời trang công sở nữ Việt Nam thì nhấtđịnh và giữ được vị trí vững chắc trong trái tim người phụ nữ Việt Hiểu được điều

đó, Eva de Eva không ngừng đầu tư và chăm chút cho từng sản phẩm tạo ra Giữvững tiêu chí tôn vinh vẻ đẹp riêng của từng người phụ nữ, đội ngũ thiết kế của Eva

de Eva luôn sáng tạo đa dạng các dòng sản phẩm phù hợp cho từng cỡ người, cho

nhiều dịp khác nhau Mở rộng thêm một dòng sản phẩm mới.

Chức năng nhiệm vụ Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc gồm có:

- Xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển công ty

- Điều hành thực hiện các chiến lược đặt ra Phát triển kinh doanh

- Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chứcnhân sự, lương, tài chính kế toán

- Duyệt kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh

Tổ chức nhân sự của Ban giám đốc công ty gồm có:

- Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất, giám đốc kinh doanh

 Khối kinh doanh

Chức năng nhiệm vụ

- Lập kế hoạch phát triển thị trường

- Giới thiệu sản phẩm

- Tổ chức các Show diễn giới thiệu bộ sưu tập, Marketing giới thiệu sản phẩm

- Quản lý các Showroom

Tổ chức và nhân sự

- Trưởng phòng kinh doanh: Quản lý bộ phận bán buôn, bán lẻ

- Trưởng phòng Marketing: quản lý bộ phận PR, chăm sóc khách hàng

- Các nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, nhân viên PR, nhân viên chămsóc khách hàng

- Đào tạo và phát triển nhân cá nhân

- Trả lương, thưởng, Quan hệ nhân viênVăn thể, công đoàn, phong trào

- Tổ chức hoạt động từ thiện và các hoạt động ngoài khác

- Quản lý Hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế

Tổ chức nhân sự

- Phòng tài chính kế toán gồm: Kế toán trưởng, nhân viên kế toán thuế, nhân

viên kế toán thanh toán, nhân viên kế toán nguyên vật liệu, nhân viên thủ quỹ

- Phòng hành chính nhân sự gồm: Trưởng phòng hành chính nhân sự,

chuyên viên nhân sự, chuyên viên hành chính

- Quản lý/ theo dõi tiến trình chuẩn bị cho sản phẩm mới

- Quản lý đặt nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm mới

- Quản lý tồn kho

- Lập kế hoạch sản xuất hàng loạt

- Báo cáo tiến trình chuẩn bị và sản xuất sản phẩm mới

Tổ chức nhân sự

Nhân sự gồm: Giám đốc sản xuất, trợ lý sản xuất, trưởng phòng sản xuất, tổtrưởng cắt, tổ trưởng xưởng sản xuất, và các nhân viên

1.1.5 Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty

Quy trình sản xuất của công ty theo sơ đồ sau

Hình 1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất 1.2 ĐỊNH HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI

1.2.1 Tình hình tin học hóa của công ty

Công nghệ thông tin ngày càng được đưa vào ứng dụng rộng rãi trong cácdoanh nghiệp Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân hoạt động trong lĩnh vực

hàng thời trang may mặc hiện đại, có thương hiệu trên thị trường trong nước cũngnhư nước ngoài, chuyên sản xuất và bán các sản phẩm của mình Là một công ty có

uy tín thì toàn bộ các khâu cũng cần phải chuyên nghiệp và hiệu quản Chính vì vậycông ty cũng đang dần thay đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý tựđộng nhằm giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các quyết định chínhxác và kịp thời

Hiện nay một số phòng ban đã đưọc trang bị máy tính, mạng, phần mềm…Tuy nhiên mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại cho một số phòng ban, vẫn còn một

số phòng ban vẫn thực hiện thủ công Cụ thể như sau

Khối văn phòng: các công tác quản lý nhân sự , các nghiệp vụ kế toán đềuđược trang bị phần mềm chuyên dụng, nên việc quản lý đã được chặt chẽ, nhanh vàchính xác

Khối kinh doanh: đã được trang bị máy tính, máy in nối mạng nên đã thuậntiên cho việc nghiên cứu thị trường cũng như tình hình của các doanh nghiệp và cácđối thủ cạnh tranh, từ đó nhanh chóng đưa ra cá chiến lược tiêu thụ sản phẩm đểđem lại doanh thu cao cho công ty Việc quản lý bán hàng của công ty bằng phầnmềm bán hàng chuyên dụng Điều đó làm giảm chi phí, thời gian

Riêng trong khối sản xuất, công ty quản lý sản xuất từ khâu nguyên vật liệutới thành phẩm bằng Excel và thủ công Nguyên vật liệu mua về được nhập thủcông từ hóa đơn, việc in báo cáo chưa được tự động

Toàn bộ máy tính của công ty chưa được nối với nhau thành mạng cụ bộ nênviệc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của công ty bị hạn chế và khó khănhơn Công ty chưa được trang bị phần mềm tích hợp toàn diện Các phòng ban cầnthông tin của các phòng ban khác không thể tìm kiếm ngay trên máy tính của mình

mà phải làm văn bản gửi yêu cầu và phải đợi phản hồi Điều đó dẫn đến việc chậmchễ đáp ứng thông tin, gây khó khăn

1.2.2 Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu của công ty

Công ty TNHH Mỹ Nghệ Trường Xuân là công ty chuyên sản xuất hàng maymặc nên nguyên vật liệu để sản xuất là vải, khuy, chỉ, cúc…

1.2.2.1.Quy trình mua nguyên vật liệu

 Quy trình mua nguyên vật liệu Thiết kế: Nguyên vật liệu tìm kiếm, thu muacác chủng loại nguyên vật liệu phục vụ cho ra mẫu và dự trù trong kho phục vụ cho

việc thiết kế Quá trình này được thực hiện trước khi ra mẫu dập

Nguyên vật liệu thiết kế dự trù: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệu được

bộ phận nguyên vật liệu thu mua theo số lượng tiêu chuẩn trước khi thiết kế dogiám đốc sáng tạo hoặc trưởng bộ phận thiết kế lựa chọn

Nguyên vật liệu thiết kế phát sinh: Tất cả các chủng loại nguyên vật liệuđược yêu cầu mua phục vụ cho 1 mã sản phẩm nhất định Các chủng loại nguyênvật liệu thu mua lần đầu sẽ do BP.Thiết kế; P.Sáng tạo tự mua mẫu, sau đó sẽchuyển mọi thông tin cho BP.Nguyên vật liệu thu mua dự trù

 Quy trình mua nguyên vật liệu Sản xuất: Nguyên vật liệu thu muanguyên vật liệu đáp ứng đủ chủng loại, số lượng cho sản xuất sau khi mẫu thiết

kế được duyệt

 Quá trình mua nguyên vật liệu định kỳ: được hiểu là quá trình BP.Nguyênvật liệu thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho công việc hàng ngày của khối Sảnxuất Quy trình này được thực hiện định kỳ 2 lần / tháng căn cứ theo đề xuất của cáctrưởng bộ phận liên quan

1.2.2.2 Quy trình nhập kho NVL

Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập NVL, phòng muahành lập một bản tiến độ mua hàng Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòngmua hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ

    Kiểm tra hàng hoá:

Khi NVL nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhânviên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá 

 Kiểm tra về qui cách và lập phiếu nhập

- Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xácnhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng Nếu hàng không đạt hoặc mộtphần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng cung ứng phải làm việcvới nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng

- Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho Thủ kho lập phiếunhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòngbán hàng để làm căn cứ thanh toán Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính

 Nhập kho và sắp xếp

- NVL được sắp xếp và lưu vào kho

- Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiệncho việc tìm kiếm.

- Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nộidung vào thẻ kho Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất Thẻ khođược ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên Mỗi loại hàng hoáphải ghi một thẻ kho riêng

1.2.2.3 Quy trình xuất kho NVL

Lập phiếu xuất kho dể theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên vật liệu cho các đơnsản xuất làm căn cứ hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra thựchiện việc tiêu hao mua sắm, sử dụng theo ngân sách được phê duyệt

Quy trình luân chuyển

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu sử dụng, lập giấy xin cấp nguyên vật liệu

Bước 2: chuyển giấy xin cấp cho phòng Kế hoạch – Tài chính và Ban giámđốc ký duyệt

Bước 3: Thủ kho và kế toán theo nguyên vật liệu căn cứ và đề nghị cấp đãđược duyệt đối chiếu với số dư tồn kho, tiến hành lập phiếu xuất kho (2 liên) Thủkho sẽ ghi vào thực xuất của phiếu xuất

Mỗi khi có thủ tục nhập kho hoặc xuất kho, thủ kho sẽ dựa vào chứng từ(phiếu nhập, phiếu xuất) để ghi thẻ kho (chi tiết cho từng loại vật liệu)

Cuối tháng thủ kho lập báo cáo phát sinh nhập, xuất, tồn kho kèm theo hồ sơchứng từ cho kế toán theo dõi vật tư lập chứng từ ghi sổ

1.2.3 Những tồn tại trong công tác quản lý kho nguyên vật liệu

Công ty đang ngày càng phát triển , mở rộng thêm nhiều dòng sản phẩm, sứcsản xuất và tiêu thụ nhiều Hàng năm công ty sản xuất ra 1000 sản phẩm và đangtăng thêm qua các năm sau Công ty đang mở rông thêm hàng may mặc chotrẻ Nhà cung cấp nguyên vật liệu phong phú ở cả trong nước và nước ngoài, hơn.Nguyên vật liệu ngày càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót

Số lượng dự trữ vật tư quá nhiều mà không biết được cụ thể tồn những gì và tồnbao nhiêu, như vậy sẽ làm tồn đọng các nguồn tài nguyên có giá trị mà chưa đượcmang ra sử dụng, khiến cho công ty hao hụt, thất thoát

Trong khi đó công ty vẫn đang quản lý sản xuất, nguyên vật liệu bằng Exell

dẫn đến sảy ra rất nhiều khó khăn, cụ thể những tồn tại trong công tác quản lý khonhư sau:

- Việc cập nhật danh mục vật liệu, danh mục nhà cung cấp chưa thực hiện mộtcách thường xuyên và liên tục

- Việc báo cáo xuất, nhập tồn còn chậm chạp, chưa đáp ứng được một cách kịpthời theo yêu cầu

- Việc cung cấp thông tin các vật liệu thừa, tồn đọng kho lâu chưa đầy đủ dẫnhao hụt cho công ty

- Khó khăn trong việc quản lý được những hao hụt, phế phẩm thừa, trả lai

- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khókhăn

- Tất cả các thông tin, dữ liệu chỉ được lưu trong 1 tập tin duy nhất Do vậykhi tập tin này bị lỗi, bị mất do vô ý, nhiễm virus sẽ làm ảnh hưởng đến các dữ liệuquan trọng

- Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ làm chậm tốc độ của máy tính, ảnhhưởng đến tốc độ công việc

- Người quản lý cũng phải mất nhiều thời gian để thống kê, báo cáo chi tiết

- Khi nhập các vật liệu với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải

sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục

1.2.4 Giải pháp khắc phục và định hướng chọn đề tài

Với những tồn tại của Công ty ở trên cùng với sự góp ý của giáo viênhướng dẫn và cán bộ hướng dẫn thì giải pháp tin học hóa hệ thống quản lý khonguyên vật liệu và xây dựng phần mềm quản lý kho Cũng chính vì thế mà đề tài:

“Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu của Công ty TNHH

Mỹ Nghệ Trường Xuân” được chọn để nghiên cứu

Việc quản lý mới này sẽ giúp cho công ty giải quyết các vấn đề đang tồn tại

và thu được những lợi ích như sau:

Tạo báo cáo nhanh

Dễ nhìn thấy sự biến động hàng kho

Theo dõi lượng vật liệu trong kho

Quản lý số lượng không giới hạn các nhà cung cấp trong nước và quốc tế

Dễ dàng thấy được dư thừa và thiếu vật tư

Quản lý lượng tồn chính xác

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ

THỐNG THÔNG TIN

2.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý

Có nhiều cách hiểu về hệ thống thông tin quản lý

Hiểu theo yếu tố cấu thành và chức năng

Hình 2.1: Hệ thống thông tin theo yếu tố cấu thành và chức năng

Chức năng: Thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông tin

HTTT quản lý là tổ hợp các yếu tố: Phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu

và viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thôngtin phục vụ quản lý và hoạt động tác nghiệp trong tổ chức

Hiểu theo vai trò và vị trí trong tổ chức

Hình 2.2: HTTT dưới góc độ vị trí và vai trò trong tổ chức

Theo cách hiểu này tổ chức được chia làm 3 khối:

Khối quản lý: Là hệ thống những nhà ra quyết định

Khối tác nghiệp: Là hệ thống tác nghiệp, nơi biến đầu vào của tổ chức thànhđầu ra của tổ chức

Khối thông tin: Là hệ thống thu thâp dữ liệu từ hệ thống tác nghiệp lên, thunhận các thông tin từ môi trường bên ngoài tổ chức, chịu trách nhiệm lưu trữ và xử

lý để cung cấp các thông tin phục vụ yêu cầu của các nhà quản lý

Theo cách hiểu này hệ thống thông tin nằm ở giữa và có chức năng liên kếtcác hoạt động của hệ thống quản lý và hệ thống tác nghiệp

Hiểu theo các chức năng xử lý thông tin

Theo cách hiểu của những nhà thuần túy tin học thì HTTT có bốn yếu tố cấuthành bên trong: Khối thu thập, Khối xử lý, Khối phân phát, Khối lưu trữ và Khốiphân phát thông tin; có hai yếu tố bên ngoài:Nguồn thông tin và Đích nhận tim.

Nguồn thông tin là một cơ quan hoặc một con người có tư cách pháp nhân liên

quan tới tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ thống

Nguồn nhận tin là mộ cơ quan hay một con người có tư cách pháp nhân liên

quan tới tổ chức được nhận thông tin từ hệ thống Có thể xem xét đích bên trong vàđích bên ngoài tổ chức

Đầu vào của HTTT

Đầu vào của HTTT quản lý có nguồn gốc cả từ bên trong và bên ngoài của tổchức Nguồn dữ liệu nội bộ chủ yếu đối với HTTT quan lý là các hệ thống xử lýgiao dịch Một trong các hoạt động cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch là thu thập

và lưu trữ dữ liệu về các giao dịch đã hoàn thành Khi mỗi giao dịch hoàn thành, các

hệ thống xử lý giao dịch khác nhau sẽ thực hiện việc thay đổi và cập nhật cácCSDL, nghiệp vụ của tổ chức

Hệ thống xử lý tồn sẽ giúp duy trì CSDL về lượng tồn nên người quản lý cíthể biết được các vật tư có lượng tồn là bao nhiêu

Nguồn dữ liệu từ bên ngoài là các dữ liệu về nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh,khách hàng Các hệ thống này chưa được thu thập trong hệ thống xử lý giao dịchHTTT quản lý sử dụng dữ liệu từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức và

xử lý các dữ liệu này thành thông tin có giá rị sử dụng hơn cho người quản lý ởdạng các báo cáo chuẩn.

Đầu ra của HTTT quản lý

Đầu ra của HTTT quản lý là các báo cáo được phân phối và truyền đạt tớinhà quản lý Các báo cáo bao gồm báo cáo định kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báocáo đột xuất

2.1.2 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý

Phát triển hệ thống thông tin là để cung cấp cho các thành viên của tổ chứcnhững công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việcphân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hànhcài đặt nó Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT quản lý như:

- Vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Sự thay đổi về sách lược chính trị

Công ty đang ngày càng mở rộng quy mô và phạm vi, tăng thêm lượng hàng

và loại hàng mới dẫn tới khối lượng nguyên vật liệu lớn và phong phú cần xử lý vàquản lý tốt hơn, trong khi đó việc quản lý bằng thủ công không đáp ứng được Đồngthời sự phát triển và mở rộng trong tương lai đòi hỏi Công ty cần phải xây dựng mộtHTTT mới để nhắm quản lý tốt hơn

Công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển,ngày càng có những công cụ

để giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động của mình tốt hơn, dẫn đến các doanhnghiệp đang dần tin học hóa việc quản lý của mình để hòa nhập với thị trường Ban giám đốc của Công ty muốn nhận thông tin nhanh, chính xác và đầy đủnhất về quá trình xuất, nhập và tồn

Vì vậy những nguyên nhân này dẫn đến cần phải phát triển một Hệ thốngthông tin quản lý mới

2.1.3 Mục đích xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Xây dựng HTTT mới để đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý và của người sửdụng HTTT mới được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chuẩn xác vềmặt kỹ thuật, tuân thủ các hạn định về tài chính và thời gian đã định

- Giúp người quản lý bao quát được toàn bộ hoạt động xuất, nhập,tồn kho

nguyên vật liệu của công ty

- Hỗ trợ, giảm bớt gánh nặng trong công tác quản lý kho vật liệu nhằm giải

quyết một số vấn đề đang tồn tại trong công ty

- Tiết kiệm chi phí, thời gian quản lý cho khối sản xuất của công ty

2.1.4 Nguyên tắc phát triển HTTT quản lý

Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT, đó là

Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình

Vì HTTT phức tạp nên cần phải trừu tượng, chỉ giữ lại những yếu tố bản chấtcần thiết nên đã sử dụng mô hình để nghiên cứu và mô tả về HTTT Các mô hìnhđược sử dụng đó là: mô hình vật logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong

Mô hình logic: Cái gì? Để làm gì?

Mô hình vật lý ngoài: Cái gì? Ở đâu? Khi nào?

Mô hình vật lý trong: Như thế nào

Nguyên tắc 2: Đi từ cái chung sang cái riêng

Đơn giản hóa Đi từ cái chung đến các chi tiết

Nguyên tắc 3: Đi từ mô hình vật lý sang mô hình logic và từ mô hình logic sang mô hình vật lý

Phân tích bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại về môi trường

và khung cảnh Nguồn dữ liệu là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả

ba nguồn dữ liệu này cung cấp sự mô tả mô hình vật lý ngoài, những yếu tố nhìnhthấy được của hệ thống Từ mô hình vật lý ngoài phân tích ra bằng các mô hìnhIFD, DFD để mô tả lại dưới góc độ trừu tượng

2.1.5 Phương pháp phát triển một HTTT quản lý

Phương pháp phát triển HTTT là một tập hợp các bước, các công việc trong

mỗi bước và các công cụ cho phép tiến hành quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ

và dễ quản lý

Có nhiều phương pháp để phát triển HTTT như: phương pháp nguyên mẫu,phương pháp, phương pháp phát triển nhanh, phương pháp ứng dụng liên kết,phương phương pháp vòng đời phát HTTT

Để thực hiện đề tài này thì sử dụng Phương pháp vòng đời phát triển HTTT.

Vì phương pháp này hiện đang được sử dụng nhiều trong việc phát triển HTTT

quản lý Phương pháp này là một quá trình lặp gồm 7 giai đoạn, vì vậy tùy theo kếtquả của mỗi giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết có thể quay về giai doạn trước

để tìm cách khắc phục những sai sót mà không phải bắt đầu lại từ đầu

 Các giai đoạn phát triển HTTT

Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn

Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này nhằm mục đích để cung cấp cho người quản lý và Ban giám đốccác thông tin đầy đủ và phù hợp để họ có căn cứ ra những quyêt định về thời cơ,tính khả thi và hiệu quả của dạ án này

Giai đoạn phân tích chi tiết

Sau khi có sự quyết định của Ban giám đốc về triển khai dự án phát triểnHTTT này, Giai đoạn phân tích chi tiết có mục đích là để hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, hiểu rõ hệ thống, xác định những nguyên nhân đích thựccủa những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang buộc phải tuân thủ vàvạch rõ những mục tiêu mà HTTT mới cần phải đạt được.

Giai đoạn thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định và mô tả tất cả các thành phần lô gic của HTTTmới, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mụctiêu đã được thiết kế ở giai đoạn phân tích chi tiết Mô hình logic của hệ thống mới

sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nộidung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thứchóa sẽ phải thực hiện (các sử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Các Inputs) Môhình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y

Giai đoạn này gồm:

- Thiết kế luồng dữ liệu vào ra,

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

Giai đoạn Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài sẽ đưa ra các sản phẩm cụ thể: một tài liệu mô tả cácđặc trưng nhìn thấy được của hệ thống mới cho việc thực hiện kỹ thuật; các mô

tả các yêu tố nhìn thấy được của hệ thống cho người sử dụng và các mô tả phầnthủ công và những giao diện giữa người sử dụng với những phần tin học hóa của

hệ thống Giai đoạn này thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

Thiết kế vật lý các đầu vào: là các là màn hình nhập dữ liệu, nhập hóa đơnbán hàng của nhà cung cấp, các thông tin vật liệu cần mua từ tài liệu của cán bộsản xuất…

Vật lý các đầu ra: là màn hình hiển thị và giấy in

Đây là bản thiết kế nên chỉ dừng lại ở giai đoạn 5 của 7 giai đoạn phát triểnHTTT quan lý

2.2 CÁC CÔNG CỤ MÔ HÌNH HÓA HỆ THỐNG THÔNG TIN

Hệ thống thông tin rất phức tạp khi phân tích cần phải sử dụng rất nhiều ngônngữ mô hình hóa để mô hình hóa – thể hiện vật lý những yếu tố cơ bản cần chophân tích và trừu tượng những yếu tố chưa cần thiết Trong bài phân tích này đã sửdụng ba loại mô hình: Mô hình phân giã chức năng (BFD – Bussiness FunctionDiagram), Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram), Sơ đồ luồng

dữ liệu (DFD tin – Data Flow Diagram)

2.2.1 Mô hình chức năng (BFD – Bussiness Function Diagram)

Mô hình chức năng BFD dùng để xác định chức năng, nhiệm vụ của tổchức Từ đó, tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong cácchức năng Đồng thời, cũng phải tìm ra những hạn chế, mối ràng buộc đặt lêncác chức năng đó

Mô hình phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram) là công cụbiểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi côngviệc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độphức tạp của hệ thống

+ Hình thức biểu diễn: hình chữ nhật

Mỗi chức năng sẽ được phân rã thành các chức năng con Các chức năng con

có quan hệ phân cấp với chức năng cha

Mục đích của mô hình phân rã chức năng là:

2.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD – Information Flow Diagram)

Sơ đồ IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là

mô tả sự di chuyển của các tài liệu, thông tin, việc xử lý, việc lưu trữ chúng trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồn thông tin như sau:

- Xử lý

Thủ công Giao tác người Tin học hóa hoàn toàn

- máy

- Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hóa

- Dòng thông tin

Tài liệu Điều khiển

2.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ để mô tả mốiquan hệ thông tin giữa các công việc Sơ đồ luồng dữ liệu bao gồm: các luồng dữliệu, các xử lý, các kho lưu trữ dữ liệu,

Mô hình luồng dữ liệu nhằm mục đích:

- Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung cácluồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

- Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

- Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

 Các thành phần của mô hình luồng dữ liệu

a Chức năng (hay Tiến trình)

Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như

tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

 Trình tự xây dựng mô hình luồng dữ liệu

Bước 1: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)

- Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểuthị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhânngoài của hệ thống

- Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào và racủa hệ thống

Bước 2: Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

- Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữnguyên với các luồng thông tin vào ra

- Hệ thống được phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chínhbên trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng mức 1

- Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chứcnăng mức đỉnh

2.2.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và lưu

trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính để cung cấp thông tin cho những người sửdụng khác nhau Cơ sở dữ liệu sẽ có các chức năng

- Lưu trữ và nhập thêm thông tin

- Cập nhật dữ liệu

- Cung cấp thông tin cho người sử dụng

 Thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phươngpháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.Ưu điểm của phương pháp này làkhông bỏ sót thông tin cần lưu trữ trong CSDL, mặt khác căn cứ vào các đầu ra cóthể định dạng được kiểu dữ liệu ngay từ đầu

Các bước thiết kế CSDL đi từ các thông tin ra

Bước 1: xác định các đầu ra

 Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

 Nội dung, số lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

Các đầu ra của việc quản lý kho nguyên vật liệu là hóa dơn bán hàng, phiếunhập kho, phiếu xuất kho, báo cáo

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

 Liệt kê phần tử thông tin trên đầu ra

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1NF)

- Chuẩn hóa mức 1 quy định rằng “trong mỗi danh sách không được chứanhững thuộc tính lặp”

- Nếu có các thuộc tính lặp thì có thể giải quyết:

+ Thêm thuộc tính

+ Tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dướigóc độ quản lý Sau khi tách xong gắn cho mỗi danh sách con một tên riêng, tìmcho nó một thuộc tính khóa (định danh riêng) và thêm thuộc tính khóa (định danh)của danh sách gốc.

 Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2NF)

- Chuẩn hóa mức 2 quy định “ là chuẩn hóa mức 1 và trong một danh sáchmỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vàomột phần của khóa”

- Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào một phần của khóa thành một danh sách con mới Lấy phần khóa mới đó làmkhóa cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp vớinội dung của các thuộc tính trong danh sách

 Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3NF)

- Chuẩn hóa mức 3 quy định: “là chuẩn hóa mức 2 và trong một danh sáchkhông được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính”

- Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vàothuộc tính X thì phải tách chúng thành 2 danh sách chưa quan hệ Z, Y và danh sáchchứa quan hệ Y với X

- Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

 Mô tả các tệp

Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp CSDL.Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của CSDL về tệp Tên tệp viết in hoa, nằm phíatrên Các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khóa có gạch chân

Bước 3 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

Từ mỗi dầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách vàmỗi danh sách liên quan đến một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đốiđộc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại,nghĩa là tạo thành một danh sách chung và riêng của những danh sách đó

CHƯƠNG 3