Quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa tại Công ty cổ phần Dự án công nghệ Nhật Hải

Sự cần thiết và ý nghĩa của quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với doanh nghiệp Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ vớ

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Sự cần thiết và ý nghĩa của quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa đối với doanh nghiệp

1.1.1 Sự cần thiết của quản trị đối với một doanh nghiệp

Khi nói đến nguyên nhân sự phá sản của các doanh nghiệp thì có thể có nhiều nguyên nhân, nhưng nguyên nhân hàng đầu thường vẫn là quản trị kém hiệu quả, hay nhà quản trị thiếu khả năng Trong cùng hoàn cảnh như nhau, nhưng người nào biết tổ chức các hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn, thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn Vì vậy, quản trị là một nội dung thực sự quan trọng trong sự phát triển và bền vững của một doanh nghiệp

1.1.2 Sự cần thiết và ý nghĩa của quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với doanh nghiệp

Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau Tổ chức tốt thực hiện hợp đồng là trên cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau Quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu tốt sẽ là một yếu tố góp phần vào thành công, sự phát triển và bền vững của một doanh nghiệp nhập khẩu

1.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp

1.2.1 Những nhân tố chủ quan

 Nguồn lực tổ chức và nhân lực của doanh nghiệp

Trình độ chuyên môn và năng lực làm việc của mỗi thành viên trong Công ty

là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công trong kinh doanh Xét về tiềm lực của doanh nghiệp thì con người là vốn quý nhất Một đội ngũ vững vàng về chuyên môn, kinh nghiệm trong giao thương quốc tế, có khả năng ứng phó linh hoạt trước

biến động của thị trường và say mê nhiệt tình trong công việc luôn là đội ngũ lý tưởng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

 Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp

Tài chính là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động xuất khẩu Có nguồn tài chính dồi dào sẽ đảm bảo hoạt động nhập khẩu được thực hiện và diễn ra liên tục.Với khả năng chủ động của doanh nghiệp tốt thì có thể tăng khả năng cạnh tranh bằng các biện pháp như ứng trước tiền hàng…, và dễ dàng hơn trong việc đàm phán ký kết hợp đồng

và thực hiện hợp đồng nhập khẩu

 Cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,…

1.2.2 Những nhân tố khách quan

Trong hoạt động thương mại, bất kỳ một hình thức kinh doanh nào cũng chịu ảnh hưởng sâu sắc của môi trường kinh doanh Chính vì vậy, khi tiến hành bất kỳ một hoạt động nhập khẩu nào người ta đều phải xem xét kỹ lưỡng môi trường kinh doanh sao cho chi phí mà họ bỏ ra ít nhất và thu lợi nhuận cao nhất

 Công tác hải quan: Việc giao dịch với cơ quan hải quan để thực hiện nhận hàng, thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước được thực hiện thường xuyên và bắt buộc trong mỗi đợt nhập hàng Hiện tại, các doanh nghiệp cũng gặp nhiều vấn đề trong khi thực hiện kê khai tờ khai, thực hiện các thủ tục tại cơ quan hải quan, ảnh hưởng đến tiến độ và tăng chi phí cho việc nhập khẩu hàng hóa của Doanh nghiệp

 Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc: Hoạt động nhập khẩu nói chung không thể tách rời hoạt động vận chuyển và thông tin liên lạc Với một

hệ thống thông tin liên lạc nhanh nhậy, rộng khắp và hệ thống giao thông thuận tiện an toàn cho phép các doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội kinh doanh

 Hệ thống tài chính ngân hàng: Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong quản lý, cung cấp vốn và thanh toán nên nó can thiệp tới tất cả

các hoạt động của tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế, dù doanh nghiệp đó lớn hay nhỏ hay ở bất cứ thành phần kinh tế nào

 Môi trường tự nhiên: Thiên nhiên cũng ảnh hưởng một phần không nhỏ tới việc vận chuyển hàng hóa và kiểm tra bốc xếp dỡ hàng hóa

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỰ ÁN CÔNG NGHỆ NHẬT HẢI GIAI ĐOẠN 2009-2012

2.1 Thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải giai đoạn 2009-2012

Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải đã có hoạt động kinh doanh với nhiều hãng CNTT và truyền thông nổi tiếng trên thế giới và đang tiếp tục mở rộng

để trở thành nhà phân phối sản phẩm CNTT và truyền thông hàng đầu Việt Nam Nhật Hải đã được các hãng công nhận là đại lý phân phối chính thức tại Việt Nam của nhiều hãng lớn trên thế giới như HP, IBM, UPSELEC… Vì vậy, các hợp đồng thực hiện của công ty từ năm 2009-2012 ngày càng tăng

2.2 Các nhân tố tác động đến quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải giai đoạn

2009-2012

2.2.1 Những nhân tố chủ quan

2.2.1.1 Nguồn lực tổ chức của Công ty

Riêng về lĩnh vực xuất nhập khẩu của Công ty, từ năm 2009-2011, việc thay đổi nhân sự thường xuyên tại vị trí nhân viên xuất nhập khẩu khiến công việc có những thời điểm bị gián đoạn, các nhân sự thuộc bộ phận khác phải tham gia nhập hàng, tuy chưa xảy ra sơ suất gì lớn nhưng cũng thể hiện việc kém chuyên nghiệp,

chưa coi trọng nhân sự của công ty, điều hành nhân sự thực hiện công việc không đúng chuyên môn

2.2.1.2 Nguồn nhân lực của Công ty Nhật Hải

Trong các năm 2009 đến năm 2012, hoạt động nhập khẩu của Công ty được

mở rộng nhanh chóng, vì vậy số lượng nhân sự nói chung và nhân sự chuyên trách công tác xuất nhập khẩu nói riêng cũng tăng lên để phù hợp với sự phát triển của công ty

2.2.1.3 Nguồn lực tài chính của Công ty

Công ty Nhật Hải có một tiềm năng tài chính mạnh mẽ với doanh thu năm sau cao gấp đôi năm trước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước 2.2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp

Việc khai báo hải quan qua hệ thống phần mềm đã được áp dụng từ tháng 11/2011, việc hệ thống hay bị treo, mạng không liên tục dẫn tới thời gian thực hiện khai báo kéo dài và ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu của Công ty

2.2.2 Các nhân tố khách quan

Công tác hải quan

Mặt tiêu cực:

- Nhiều cán bộ hải quan không nắm vững nghiệp vụ cần thiết để hướng dẫn cho doanh nghiệp thực hiện đúng theo các quy định của nhà nước

- Việc kiểm hóa có các trường hợp không báo trước, việc kiểm hóa cũng không chuyên nghiệp, thực hiện mở trực tiếp thùng hàng vì vậy xảy ra nguy cơ mất mát, hỏng và trầy xước hàng hóa

- Việc cập nhật các thay đổi trong quy định của hải quan chưa có hệ thống thông báo chính thức đến doanh nghiệp

Mặt tích cực:

- Tờ khai hải quan điện tử là một trong những thay đổi lớn trong công tác Hải quan, tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí cho công ty cũng như cho cơ quan hải quan

2.3 Thực trạng quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa của Công ty Cổ phần dự án Công nghệ Nhật Hải giai đoạn 2009-2012

2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Nhật Hải nhìn chung đã được thực hiện cho một số hợp đồng, trình tự lập kế hoạch bao gồm các bước:

o Mục tiêu về thời gian

o Kế hoạch nhân sự

o Xác định chi phí cần thiết

o Xác định các bước thực hiện

o Phê duyệt kế hoạch thực hiện

Đánh giá công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Toàn bộ các hợp đồng năm 2009-2010 đều không được lập kế hoạch thực hiện, sau khi nhập hàng, nhân sự XNK thực hiện tổng kết các chi phí phát sinh và thanh toán với công ty Một số hợp đồng năm 2011, 2012 được lập kế hoạch thực hiện

2.3.2 Tổ chức thực hiện

Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, công ty phải có trách nhiệm thực hiện hợp đồng nhập khẩu Quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty được thực hiện như sau :

o Thuê phương tiện vận tải

o Mua bảo hiểm cho hàng hóa

o Làm thủ tục hải quan

o Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

o Làm thủ tục thanh toán

o Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.3.3.1 Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Nhân sự giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Nhật Hải là Ban

Giám đốc Công ty, thông qua các thông tin báo cáo khi có vướng mắc, vấn đề phát sinh từ nhân sự XNK đang trực tiếp thực hiện các công việc nhập khẩu hàng hóa Khi có phát sinh sai sót không giải quyết được, nhân sự này sẽ báo cáo với BGĐ

để giải quyết, thông thường là qua điện thoại nếu đang ở nơi nhận hàng, cơ quan hải quan, hoặc trực tiếp nếu đang ở tại Công ty

2.3.3.2 Điều chỉnh mục tiêu, kế hoạch: Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá tŕnh thực hiện hợp đồng cần phải tập trung giải quyết

2.4 Đánh giá thực trạng quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải giai đoạn

2009-2012

2.4.1 Những ưu điểm trong quản trị thực hiện hợp đồng nhập khấu hàng hóa tại công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải

Nhìn chung thì việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Nhật Hải hợp

lý, khoa học, sự phối hợp giữa các thành viên của phòng xuất nhập khẩu và các phòng ban khác trong công ty khiến các nghiệp vụ diễn ra trôi chảy hơn

- Các hoạt động nhập khẩu được diễn ra thường xuyên, có nhân sự chuyên đảm nhận việc thực hiện làm các thủ tục nhập hàng, vận chuyển hàng từ cảng về công ty

- Bộ phận kế toán có chuyên môn tốt của Công ty cùng với mối quan hệ của Công ty với các ngân hàng, đối tác góp phần tích cực trong hoạt động thanh toán cho đối tác theo đúng hợp đồng đã ký

2.4.2 Mặt tồn tại trong quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải

 Tồn tại trong vấn đề phân bổ nhân sự của Công ty cho công tác thực hiện nhập khẩu hàng hóa: Vấn đề nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến quản trị thực

hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty, nhân sự vừa thiếu vừa yếu dẫn tới việc

phân bổ nguồn lực cho công tác này không được đảm bảo theo yêu cầu

 Tồn tại trong khâu lập kế hoạch mục tiêu và xác định các công việc:

Toàn bộ các hợp đồng năm 2009-2010 đều không được lập kế hoạch thực hiện, một số hợp đồng năm 2011, 2012 được lập kế hoạch thực hiện nhưng không nhiều

 Tồn tại trong khâu tổ chức thực hiện: Tại Công ty Nhật Hải, khâu tổ

chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu còn rất nhiều bất cập

o Thuê phương tiện vận tải: Trong hoạt động quản trị thuê phương tiện vận tải, điểm tồn tại của Công ty là chưa có sự nhạy bén trong tìm kiếm đối tác vận chuyển, trong năm 2012 có mở thêm mặt hàng mới là đá quý, việc nghiên cứu các hang vận chuyển khác cũng như so sánh, đánh giá để chủ động hơn trong việc vận chuyển hàng hóa của công ty

o Mua bảo hiểm: Đây là một trong các hoạt động kém nhất trong quản trị khâu thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa của Công ty Nhật Hải Công ty mặc định không đánh giá sự cần thiết phải mua bảo hiểm và không mua bảo hiểm cho hàng hóa truyền thống Công ty kinh doanh là thiết bị CNTT và Viễn thông

o Làm thủ tục hải quan: Sai lầm hay mắc phải nhất là khai sai mã số thuế của hàng hóa dẫn đến áp mã thuế sai và bị trả lại tờ khai hải quan Hiện tại biều thuế hàng hóa nhập khẩu là khá phức tạp, thuế nhập khẩu đánh vào một hàng hóa nhưng công dụng, đặc tính, kiểu dáng khác nhau sẽ có các mức thuế khác nhau

o Kiểm tra hàng hóa: Những mặt hàng nhập khẩu của công ty Nhật Hải thường là máy tính, thiết bị công nghệ thông tin, viễn thông đều là những mặt hàng mang tính công nghệ cao lại thường di chuyển trên biển nên dễ bị hỏng hóc mất mát, thêm vào đó là nguy cơ bạn hàng giao thiếu hàng, hay sai chủng loại

o Tồn tại trong công tác khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khi phát sinh công việc cần khiếu nại, BGĐ Công ty luôn chọn cách giải quyết không liên quan đến pháp luật, có thể chịu thiệt thòi cho Công ty nhưng không dùng các luật định

để giải quyết khiếu nại đó

 Tồn tại trong khâu giám sát và điều chỉnh công việc: Sau khi tìm hiểu

hoạt động thực tế tại Nhật Hải, đánh giá của tác giả trong công tác giám sát hợp đồng nhập khẩu: việc giám sát hợp đồng không phải là một hoạt động thường

xuyên, không được áp dụng cho toàn bộ các hợp đồng được thực hiện cũng tương

tự như hoạt động lập kế hoạch, việc giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu không

có văn bản kiểm soát, không lưu trữ trên hệ thống phần mềm nào tại Công ty

2.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại trong hoạt động quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải

2.4.3.1 Nguyên nhân chủ quan từ phía Công ty

Vấn đề phân bổ nhân sự thực hiện công tác nhập khẩu hàng hóa: Một

tồn tại mà kéo dài trong nhiều năm qua, dẫn tới việc không ổn định khi thực hiện các công việc, sau khi tìm hiểu, tác giả nhận thấy các nguyên nhân chính Công ty không có nhân sự có kinh Công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên môn của Công ty hầu như không có, ban lãnh đạo không tạo động lực, không có thái độ khuyến khích việc các nhân sự chủ động tìm hiểu nâng cao kiến thức

Hoạt động lập kế hoạch: Công ty không có kế hoạch mục tiêu và kế hoạch

cụ thể cho mỗi chuyến hàng, nguyên nhân ở khả năng lãnh đạo và tầm nhìn của Ban giám đốc Công ty chưa đúng đắn và chưa có sự quan tâm đúng mức trong việc hoàn thiện công tác quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Hoạt động giám sát thực hiện: Từ hệ quả của việc không lập kế hoạch thực

hiện, việc giám sát cũng không được Ban giám đốc hệ thống hóa và lưu lại các thông tin trong quá trình thực hiện

Nguyên nhân của các tồn tại trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:

o Thuê phương tiện vận tải: Ban lãnh đạo cũng như nhân viên XNK chưa

có ý thức cần tìm kiếm hãng vận tải khác để làm việc song song trong quá trình hợp tác với Northfreight để có sự so sánh và lựa chọn thích hợp nhất cho Công ty

o Mua bảo hiểm: Nguyên nhân chủ quan do cá nhân nhân sự đảm nhận vị trí xuất nhập khẩu chưa nắm rõ về ý nghĩa của việc mua bảo hiểm hàng hóa, cũng như ban lãnh đạo công ty không chú ý vấn đề này

o Làm thủ tục hải quan: Các nhân viên của phòng xuất nhập khẩu tuy được đào tạo chính quy nhưng khả năng và sự chuyên nghiệp vẫn còn chưa cao,

nên đôi khi cũng xảy ra sai sót trong khi tác nghiệp nhất là trong thủ tục hải quan

o Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: BGĐ Công ty không nắm rõ luật định, có thái độ e dè khi thực hiện khiếu nại/giải quyết khiếu nại trên cơ sở luật định

2.4.3.2.Nguyên nhân khách quan

Hoạt động nhận hàng tại tàu chở hàng: Tiến độ cung cấp chứng từ từ phía

nước ngoài cũng ảnh hưởng đến việc nhận hàng

Kiểm tra hàng hóa: Việc mở kiện hàng có thể gây hỏng hóc, xây xước hàng

hóa, và việc bảo quản hàng hóa nguyên vẹn khi di chuyển sau khi đã kiểm hóa sẽ khó khăn hơn

Nguyên nhân từ phía cơ quan hải quan: Nhiều nhân sự của cơ quan hải

quan chưa nắm vững nghiệp vụ, hướng dẫn thực hiện sai, doanh nghiệp cần thực hiện chỉnh sửa giấy tờ gây mất thời gian, chí phí và nhân lực thực hiện

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỰ ÁN CÔNG NGHỆ NHẬT HẢI 3.1 Định hướng nhập khẩu của Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải đến năm 2015

Trong các năm tiếp theo, Công ty vẫn định hướng hoạt động nhập khẩu hàng hóa là nguồn hàng đầu vào chủ yếu của Công ty để kinh doanh tại thị trường trong nước Đẩy mạnh nhập khẩu trong các năm tiếp theo là mục tiêu của Công ty, củng

cố công tác nhập khẩu cũng như hoàn thiện quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu

là vấn đề cấp bách cần giải quyết trong thời gian tới của công ty

3.2 Giải pháp tăng cường quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần Dự án Công nghệ Nhật Hải đến năm 2015

3.2.1 Giải pháp xây dựng kế hoạch mục tiêu và xác định các công việc

Công ty thực hiện văn bản hóa hoặc quản lý kế hoạch trên một hệ thống riêng để có cơ sở đánh giá cũng như giám sát công việc Hệ thống văn bản kiểm

soát việc lập kế hoạch sẽ được tích lũy sau từng lần thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó sẽ có cái nhìn tổng quát cũng như rút ra được các bất cập trong công tác nhập khẩu tại Công ty

3.2.2 Giải pháp giám sát và điều chỉnh công việc

Công ty nên giám sát công việc thông qua việc báo cáo kết quả hoàn thành công việc sau mỗi chuyến hàng Có thể có nhiều cách giám sát, tuy nhiên để lưu vết, hệ thống hóa cũng như thuận tiện trong việc thực hiện, công ty nên sử dụng phiếu giám sát hợp đồng

3.2.3 Giải pháp trong quá trình tổ chức thực hiện

Giải pháp nâng cao hiệu quả thuê phương tiện vận tải: Công ty cần nghiên

cứu thị trường vận chuyên để có sự so sánh, đánh giá giữa các công ty vận chuyển Các hợp đồng ký với các đối tác vận chuyển cần chặt chẽ, đảm bảo an toàn khi có khiếu nại xảy ra, nên phối hợp với các hang đã có uy tín như Vietfracht, công ty đại lý tàu biển (VOSA)…

Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị thực hiện mua bảo hiểm cho hàng hóa: Cần cân nhắc thật kỹ trước khi mua bảo hiểm Phải mua bảo hiểm sao cho

đúng và đủ Công việc mua bảo hiểm cũng đòi hỏi sự cẩn thận chính xác nên khi

cử nhân viên đi làm việc này cũng nên cử những người có nghiệp vụ

Giải pháp nâng cao hiệu lực quản trị công tác thực hiện thủ tục hải quan:

Công ty cần có nhân sự có chuyên môn tốt, đã công tác lâu năm trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, nhân sự này sẽ có các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công tác thực hiện thủ tục hải quan, tránh việc kéo dài thời gian thực hiện cũng như tăng chi phí trong hoạt động này

Giải pháp tăng cường quản trị hoạt động kiểm tra hàng hoá: Khi tiến hành

nhận hàng từ phương tiện vận tải công ty cần kiểm tra xem xét kỹ lưỡng về số lượng, xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hóa so với yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng

Giải pháp tăng cường quản trị khiếu nại và giải quyết khiếu nại: BGĐ