Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại chi nhánh công ty cổ phần 1 5 – nhà máy gạch tuynen 1 5

TÓM TẮT NGHIÊN CỨUĐề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh Công ty cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5” đã thể hiện khái quát lại những

ĐẠI ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY

CỔ PHẦN 1-5 - NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5

Lớp: K46B Kế toán - Kiểm toán Khóa học: 2012 - 2016

HUẾ, THÁNG 05 NĂM 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Lời Cảm Ơn

Sau quá trình thực tập tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 tôi đã hoàn thành đề tài: ực trạng hệ thống

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5” Để hoàn thành tốt đề tài

này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô trong trường cùng các cô chú, anh chị tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5.

Cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn đến:

Quý thầy cô trong Trường Đại học Kinh tế Huế cũng như khoa Kế toán – Kiểm toán đã tận tình giảng dạy cho tôi trong suốt thời gian học ở trường Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến cô giáo ThS Nguyễn Ngọc Thủy, người đã tận tình hướng dẫn, định hướng và chỉ bảo cho tôi những vấn đề cụ thể, thiết thực nhất để hoàn thành đề tài này.

Cho phép tôi bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến các cô chú, anh chị tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 đã nhiệt tình hướng dẫn, quan tâm giúp đỡ và góp ý để tôi có thể hoàn thành đề tài.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể bạn bè và gia đình đã luôn quan tâm, động viên, khích lệ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập cũng như trong thời gian thực tập để tôi hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình.

Do còn hạn chế về lý luận và kinh nghiệm nên đề tài không tránh khỏi những sai sót Tôi rất mong nhận đưuợc những ý kiến đóng góp của các thầy cô cũng như quý bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Huế, tháng 5 năm 2016 Sinh viên

Hoàng Thục Uyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BCTC Báo cáo tài chínhKSNB Kiểm soát nội bộCTCP Công ty cổ phần

DN Doanh nghiệp

KH Khách hàngNVBH Nhân viên bán hàngKTBH Kế toán bán hàngKTV Kiểm toán viênPXK Phiếu xuất khoSXKD Sản xuất kinh doanh

TS Tài sản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

DANH MỤC BẢNG, BIỂU

Bảng

Bảng 2.1 Tình hình biến động tài sản và nguồn vốn của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

giai đoạn 2013 - 2015 33

Bảng 2.2 Tình hình biến động kết quả kinh doanh của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 giai đoạn 2013 - 2015 35

Bảng 2.3 Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5 47

Bảng 2.4 Bảng về đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng - thu tiền tại NM Gạch Tuynen 1-5 52

Biểu Biểu 2.1 Đơn đặt hàng của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên 41

Biểu 2.2 Giao diện nhập liệu đối với HHDV bán ra 42

Biểu 2.3 Hóa đơn GTGT của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên 43

Biểu 2.4 PXK của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên 44

Biểu 2.5 Giao diện nhập liệu đối với Phiếu thu của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 45

Biểu 2.6 Phiếu thu của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên 46

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 28

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của NM 29

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kinh doanh của Nhà máy 30

Sơ đồ 2.4 Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Nhận và xử lý đơn đặt hàng 56

Sơ đồ 2.5 Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Lập hóa đơn cho KH 58

Sơ đồ 2.6 Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Xuất kho và giao hàng cho khách 59

Sơ đồ 2.7 Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Quá trình thanh toán 61

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

MỤC LỤC

Trang

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Đối tượng nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Kết cấu đề tài 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Định nghĩa 4

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5

1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5

1.1.4 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp 6

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 6

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 8

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 10

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 11

1.1.4.5 Giám sát 12

1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của DN 12

1.2.1 Môi trường kiểm soát 12

1.2.2 Đánh giá rủi ro 14

1.2.3 Hoạt động kiểm soát 14

1.2.4 Hệ thống thông tin và truyền thông 15

1.2.5 Hệ thống giám sát 15

1.3 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền 16

1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng và thu tiền 17

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

1.3.1.1 Các chức năng cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiền 17

1.3.1.2 Các mục tiêu trong chu trình bán hàng và thu tiền 19

1.3.2 Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 20

1.4 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp 21

TÓM TẮT CHƯƠNG I 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN 1-5 – NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5 25

2.1 Giới thiệu khái quát Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 25 2.1.1 Tổng quan về Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 25

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 25

2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 26

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 27

2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 27

2.1.5.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 27

2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý tại NM Gạch Tuynen 1-5 28

2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 29

2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán 29

2.1.6.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại NM 30

2.1.7 Tổ chức công tác kinh doanh tại Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 30

2.1.7.1 Tổ chức bộ máy kinh doanh 30

2.1.7.2 Các chính sách kinh doanh áp dụng tại Nhà máy 31

2.1.8 Nguồn lực kinh doanh 32

2.1.8.1 Nguồn lao động 32

2.1.8.2 Tài sản và nguồn vốn 33

2.1.8.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 34

2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 36

2.2.1 Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 36

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

2.2.1.2 Lập hóa đơn cho KH 39

2.2.1.3 Xuất kho và giao hàng cho khách 39

2.2.1.4 Quá trình thanh toán 40

2.2.1.4 Ví dụ về chu trình bán hàng – thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 40

2.2.2 Yêu cầu về thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong chu trình bán hàng thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 47 2.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 48

2.2.3.1 Môi trường kiểm soát 48

2.2.3.2 Đánh giá rủi ro 51

2.2.3.3 Hoạt động kiểm soát 55

2.2.3.4 Thông tin truyền thông 62

2.2.3.5 Giám sát 62

TÓM TẮT CHƯƠNG II 64

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN 1-5 – NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5 65

3.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 65

3.1.1 Kết quả đạt được 65

3.1.2 Hạn chế còn lại 67

3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 69 TÓM TẮT CHƯƠNG III 73

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74

1 Kết luận 74

2 Kiến nghị 75

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

TÓM TẮT NGHIÊN CỨU

Đề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

tại Chi nhánh Công ty cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5” đã thể hiện khái

quát lại những lý thuyết cơ bản và tổng quan cũng như các chính sách, bộ luật hiệnhành về hệ thống KSNB trong DN

Đề tài cũng đã khái quát tình hình tổng quan về bộ máy tổ chức và công tác kếtoán, kinh doanh tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5, ngoài ra còn nêulên, đánh giá và so sánh quá trình hoạt động kinh doanh cũng như việc sử dụng TS vànguồn vốn cùng với nguồn lao động qua suốt 3 năm 2013 cho đến năm 2015

Quan trọng hơn là đề tài đã nêu lên được thực trạng hệ thống KSNB chu trìnhbán hàng – thu tiền tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5, cụ thể là đã làm

rõ hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền tại NM cũng như KSNB chu trình bánhàng – thu tiền tại NM

Bên cạnh đó, đề tài cũng đã nêu lên được một số đánh giá về ưu nhược điểmcủa hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM GạchTuynen 1-5 và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại

NM Gạch Tuynen 1-5

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Hệ thống KSNB tại một DN có vai trò hết sức quan trọng Nó là nền tảng đểcác hoạt động thông thường được diễn ra một cách hiệu quả và hiệu năng Đây cũngchính là lý do vì sao các KTV quan tâm đến hệ thống KSNB đầu tiên khi tiến hànhmột cuộc kiểm toán tại mỗi đơn vị Việc tìm hiểu hệ thống KSNB tại một DN sẽ giúpcho người nghiên cứu hiểu được cách thức làm việc đặc thù của từng bộ phận, phòngban trong DN cũng như mối tương tác giữa các bộ phận phòng ban này với nhau Từ

đó, có cái nhìn tương đối tổng quan về hoạt động của một DN nói chung và của từngchu trình, phần hành nói riêng tại DN

Hiện tại, Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5 là một NM có quy mô

nhỏ mới đi vào hoạt động cùng với những thay đổi lớn các vấn đề kinh tế, chính sáchkinh tế xã hội, luật kinh doanh của nhà nước và tỉnh nhà, hoạt động SXKD của NMtrong những năm qua gặp không ít khó khăn, nhờ sự nổ lực hết mình của Ban lãnh đạo

và toàn thể cán bộ NM đã đưa ra những phương hướng kế hoạch, chiến lược kinhdoanh đúng đắn giúp NM ký được nhiều hợp đồng kinh tế lớn, chất lượng sản phẩmđạt tiêu chuẩn đã tạo ra niềm tin, uy tín đối với KH và bạn hàng Đồng thời NM còngiúp giải quyết việc làm cho hàng trăm lao động trực tiếp cũng như gián tiếp, có vị tríquan trọng trong nền kinh tế của Tỉnh Thừa Thiên Huế Do đó, xây dựng một hệ thốngKSNB tốt cũng là một việc làm hết sức có ý nghĩa cho sự phát triển ổn định của NMGạch Tuynen 1-5 nói riêng và kinh tế tỉnh Thừa Thiên Huế nói chung

Nhận thức được ý nghĩa của vấn đề này, tôi quyết định chọn đề tài “Thực trạng

hệ thốngkiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 –Nhà máy Gạch Tuynen 1-5” để nghiên cứu Công việc này sẽ giúp công

ty, đặc biệt là NM Gạch Tuynen 1-5 đánh giá lại công tác quản lý để nâng cao hiệu quả

kinh doanh trong thời gian tới Đồng thời nó cũng cung cấp cho tôi những kiến thứcthực tế về hệ thống KSNB tại các DN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu nhằm 3 mục tiêu khác nhau:

 Thứ nhất, hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về hệ thống KSNBchu trình bánhàng - thu tiền trong DN

 Thứ hai, tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNBchu trìnhbán hàng - thu tiền củaChi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5

 Thứ ba, thông qua nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn đưa ra nhận xét,đánh giá Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạtđộng KSNB đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong chu trìnhbán hàng - thu tiền Chi nhánhCTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5

4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống KSNBchu trìnhbán hàng - thu tiền Chinhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5

5 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu, tổng hợp lý thuyết cơ bản làm cơ sở

để tìm hiểu thực trạng KSNBchu trình bán hàng - thu tiền tại NM

 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Quan sát, phỏng vấn trực tiếp những nhânviên, công nhân làm việc tại Phòng Kinh doanh và các phòng có liên quan để tìm hiểucông việc cụ thể của họ

 Phương pháp điều tra, phân tích số liệu: Thu thập những thông tin, dữ liệu cầnthiết cho việc nghiên cứu Từ đó tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin để

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 Phương pháp quan sát: Chứng kiến và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến đốitượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định

và đánh giá

 Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: Tổng hợp những thông tin, dữ liệu thuthập được để hoàn thành công việc nghiên cứu Phương pháp này để chọn lọc và tậphợp những thông tin cần thiết cho đề tài Từ thông tin đã chọn lọc sẽ tiến hành phântích để đưa ra được kết quả nghiên cứu

6 Kết cấu đề tài

Đề tài gồm có 3 phần:

 Phần I: Đặt vấn đề

 Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

 Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNBchu trình bán hàng - thu tiền tại DN

 Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Chinhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5

 Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNBchu trình bán hàng - thu tiềncủa Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5

 Phần III: Kết luận và kiến nghị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “Hệ thống KSNB làcác quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát,ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý và sử dụng cóhiệu quả TS của đơn vị.”

KSNB theo quan điểm của COSO (Committee of sponsoring organizations oftreadway commission, tạm dịch là Ủy ban các tổ chức tài trợ) thuộc Hội đồng quốc giaHoa Kỳ về việc chống gian lận BCTC đưa ra vào năm 1992, đó là: “KSNB là quá trình

do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiếtlập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:

- BCTC đáng tin cậy;

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ;

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Từ đó, có thể hiểu rằng: Hệ thống KSNB là một chức năng thường xuyên củacác đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu côngviệc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra củađơn vị Dù là khái niệm của tổ chức nào đưa ra thì chung quy lại: hệ thống KSNB làmột bộ phận không thể thiếu tại một đơn vị nếu muốn đơn vị đó hoạt động có hiệu quả

và tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như của đơn vị đã đặt ra; cân bằng đượclợi ích giữa tổ chức và từng cá nhân trong đơn vị, giữ chủ DN và người lao động

1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Theo định nghĩa mà COSO đưa ra vào năm 1992 về hệ thống KSNB, có thể đưa rađược ba mục tiêu cụ thể mà hệ thống này theo đuổi như sau:

- Đối với bào cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin

cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp vớichuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật

pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối vớinhững hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọithành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị,qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn

vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mởrộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị …

1.1.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công tycòn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công tylớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai môhình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm trachéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại,các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ),

- Bảo vệ TS khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC,

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy địnhcủa luật pháp,

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

1.1.4 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm tòan bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB Cácnhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ,nhận thức cũng như hành động của nhà quản lý trong DN Các nhân tố trong môitrường kiểm soát bao gồm:

Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch: Thực chất

của một HTKS hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức điều hành của người quản

lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạtđộng của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọngcủa kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽđáp lại bằng việc tuân theo một cách cẩn thận HTKS đã được thiết lập Mặt khác nếunhư những thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đềquan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trongcông việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu kiểm soátcủa người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu

Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thôngtin và tăng cường việc thực hiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làmgương của người quản lý để làm giảm và xoá bỏ những động cơ và sự cám dỗ mà có thểkhiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạođức Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xửvới nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v Người lãnh đạogương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý

và cư xử với nhân viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nền nếp và văn hóa của DN

Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, chu trình, thủ tục kiểm soát: Người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thể hiện

trước hết ở việc thiết lập HTKS thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt độngcủa HTKS: chính sách, quy chế, chu trình, thủ tục kiểm soát

Cơ cấu tổ chức bộ máy:Cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như là một hệ

thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại Một cơ cấu tổ chức tốt phải xác định rõ,đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối quan hệ phối hợp và sựphân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng Đối với công việc kiểm soát, phải xác định

rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ,quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soátquá trình mua vật tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh

Cơ chế hoạt động kiểm soát: bao gồm hệ thống các quy chế, chu trình, thủ tục

kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát Hệ thống quy chế, chutrình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong đơn vị thường bao gồm: quy chế tàichính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chi tiêu, về tríchlập, sử dụng các quỹ ; quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng TS; chu trình lập, luânchuyển và xét duyệt chứng từ kế toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ và nội dungcông việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn

cứ để hướng dẫn thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạtđộng của DN Nếu thiếu hệ thống quy chế, chu trình nêu trên chứng tỏ lãnh đạo đơn vịchưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và không có căn cứ để kiểm soát hoạt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

động, hiệu quả hoạt động kiểm soát sẽ rất hạn chế.

Chính sách về nguồn nhân lực và quá trình thực hiện: Khía cạnh quan trọng

nhất của KSNB là nhân sự Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực, những nộidung kiểm soát khác có thể không có, nhưng những BCTC tin cậy vẫn có thể đạt đượckết quả Những nhân viên trung thực và làm việc hiệu quả có thể làm việc ở trình độcao thậm chí khi chỉ có rất ít nội dung kiểm soát hỗ trợ cho họ Thậm chí ngay cả khi

có nhiều nội dung kiểm soát hỗ trợ mà những nhân viên không trung thực và không cónăng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của HTKS Mặt khác cho dùnhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểmmang tính bản năng Ví dụ như họ có thể trở nên buồn chán hoặc không hài lòng, cácmối quan hệ nhân sự có thể làm gián đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ cóthể bị thay đổi Do vậy, điều rất quan trọng là DN phải xây dựng được chính sách thíchhợp, thỏa đáng về đánh giá, đào tạo, thăng chức và đối đãi nhân sự để có được nhữngnhân viên có năng lực, đáng tin cậy trong việc tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Cơ sở đánh giá rủi ro

 Mục tiêu chung của DN

 Mục tiêu theo từng lĩnh vực kinh doanh

 Mục tiêu theo từng bộ phận

Nhận dạng rủi ro

 Xét theo mục tiêu kiểm soát:

- Rủi ro về tính tuân thủ: hoạt động của DN không tuân thủ các qui định của luậtpháp, chế độ về tài chính, kế toán, bảo vệ môi trường

- Rủi ro về tính chính xác: số liệu do kế toán thu thập, xử lý và cung cấp thiếuchính xác do công việc khó kiểm tra, kiểm soát (xây dựng cơ bản), trình độ cán bộquản lý, kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

- Rủi ro về tính đúng kỳ: việc ghi nhận doanh thu, chi phí của DN không đúng kỳphát sinh thực tế.

- Rủi ro về tính hiện hữu: các khoản doanh thu, chi phí thực tế phát sinh nhưngkhông được ghi sổ và cung cấp trong Báo cáo kế toán

- Rủi ro về tính hiệu quả: các khoản chi phí chi ra không hợp lý làm cho hoạtđộng hiệu quả thấp hoặc không có hiệu quả

- Rủi ro về tính trình bày và khai báo: doanh thu, chi phí không được đánh giáđúng, thông tin trình bày trên Báo cáo kế toán không hợp lý

 Xét theo nguồn gây ra rủi ro

- Rủi ro do qui mô, tính phức tạp của quá trình SXKD của DN (rủi ro tiềm tàng)

- Rủi ro do Nhà nước thay đổi cơ chế chính sách

Phân tích và đánh giá rủi ro:

Quá trình đánh giả rúi ro được thực hiện qua các giai đoạn:

 B1:Xác định đối tượng được kiểm toán

 B2: Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro của từng đối tượng

 B3:Nhận diện rủi ro

 B4: Đánh giá rủi ro

Trước hết KTV cần căn cứ kế hoạch KTNB năm, yêu cầu của lãnh đạo cấp caotrong DN để xác định đối tượng nào sẽ được đưa vào chương trình kiểm toán này Sau

đó KTV cần tìm hiểu từng đối tượng kiểm toán cụ thể, xem xét các nhân tố có khảnăng làm tăng rủi ro của DN Công việc này luôn được coi trọng mặc dù KTV là ngườicủa DN Lý do là KTV không thể hiểu một cách sâu sắc mọi công việc trong từng hoạtđộng, từng bộ phận trong DN Trong quá trình tìm hiểu KTV đặt các câu hỏi và tìmđáp án hợp lý nhất:

- Những rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của DN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

- Lãnh đạo các cấp của DN có chính sách gì trong quản lý, điều hành hoạt độngđơn vị cũng như sự quan tâm tới kết quả kiểm toán nội bộ (trước kia và hiện nay)?

- Trong giai đoạn hiện nay DN có ưu tiên tối đa hóa lợi nhuận không?

- Cơ chế tính tiền lương, thưởng cho người quản lý, viên chức?

- DN có tham gia các hoạt động của cộng đồng không?

- Trưởng các bộ phận kế toán, kinh doanh có bị áp lực bất thường không?

- Giữa các cán bộ ở các vị trí, bộ phận quan trọng có mối quan hệ họ hàng haytình cảm không?

- Trong vòng 12 tháng trở lại, DN có sản phẩm, dịch vụ mới không?

Trên cơ sở những rủi ro có thể xảy ra, bộ phận KTNB lựa chọn các nhân tố chủ yếu

và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để làm cơ sở đánh giá Do có thể có nhiều loại rủi ro nênKTV cần chọn những rủi ro quan trọng nhất đối với các bộ phận trong DN (5 - 10 loại)

để xem xét Công việc này được thực hiện dựa trên kinh nghiệm của KTV với các đốitượng được kiểm toán, kết hợp với tham khảo các thông tin từ người quản lý và cácnguồn khác Chẳng hạn, khi kiểm toán hoạt động huy động vốn của ngân hàng cần xemxét rủi ro về lãi suất, rủi ro môi trường trong nước và thế giới, rủi ro đạo đức của cán bộhuy động vốn Còn khi kiểm toán quá trình thi công các công trình XDCB tại các DNxây lắp cần quan tâm hơn tới rủi ro không tuân thủ các qui định trong xây dựng, thiết kế,rủi ro do tập hợp chi phí không chính xác và đúng kỳ, rủi ro về tính hiệu quả sản xuất

Các biện pháp đối phó với rủi ro

 Từ bỏ mục tiêu

 Chấp nhận rủi ro và tìm cách giảm thiểu

 Không tìm được biện pháp cụ thể nào

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

- Không để cá nhân nào nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

- Không cho phép kiêm nhiệm một số chức năng trong đơn vị.

 Kiểm soát quá trinh xử lí thông tin và nghiệp vụ

 Kiểm soát ngăn ngừa: Là thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm ngăn ngừanhững sai phạm, hoặc những điều kiện dẫn đến sai phạm nó được thực hiện trước khinghiệp vụ xẩy ra

 Kiểm soát phát hiện

 Kiểm soát điều chỉnh

 Ủy quyền đầy đủ cho các nghiệp vụ hay hoạt động

 Thiết kế và sử dụng chứng từ sổ sách

 Kiểm soát quá trinh xử lí thông tin

 Bảo vệ thông tin quá trinh KSNB:

- Bảo mật tài liệu, thông tin KSNB theo quy định của pháp luật và quy định nội

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

 Thông tin: là nhưng tin tức cần thiết cho người sử dụng.

 Truyền thông: là việc đưa truyền tin tức đến các đối tượng sử dụng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Thông tin và truyền thông trong trường hợp này là “hệ thống thông tin kế toán” làphần hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị.

1.1.4.5 Giám sát

Giám sát bao gồm sự đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đốivới hệ thống KSNB nhằm xem xét hoạt động của nó có đúng như thiết kế và cần phảiđiều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn Giám sát có một vai tròquan trọng trong KSNB vì nó giúp cho KSNB luôn duy trì được sự hữu hiệu của mìnhqua những thời kỳ khác nhau

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà quản

lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình Giám sát định kỳ thườngthực hiện qua chức năng kiểm toán nội bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thờinhững yếu kém trong hệ thống để đưa ra biện pháp cải thiện

1.2 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của DN

Việc xây dựng, áp dụng Hệ thống KSNBDN cũng như lợi ích của nó đã được đềcập.Tuy nhiên, hệ thống này chỉ mang lại những lợi ích thiết thực cho DN khi bản thân

hệ thống hoạt động hiệu quả “DN đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, chu trình hànhđộng cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó,hoặc DN đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi rocũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được” Muốn hệ thốngKSNBDN hoạt động hiệu quả, nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phảihoạt động hiệu quả, cụ thể là:

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động KSNB được triển khai Môitrường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:

 DN đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa banlãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với DN, kể cả việc banhành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 DN đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cảnhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.

 Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấmgương sáng để nhân viên noi theo

 DN có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức,quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả

 DN có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toánNhà nước và kiểm toán quốc tế Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt độnghữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trênhoặc với các lãnh đạo cao cấp của tổ chức

 DN có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt độngquản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân

 DN có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo,đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việcliêm chính, hiệu quả

 DN đã sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chấtlượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức

 DN không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách

ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, giandối, bất lương

 DN đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩnmực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảokết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểmtoán không phù hợp

 DN thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm Quantâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độchại, nặng nhọc theo đúng quy định

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

1.2.2.Đánh giá rủi ro

Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:

 Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánhgiá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

 DN đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, chu trình hành động cụ thể nhằm giảmthiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc DN đã có biện pháp đểtoàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tốithiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được

 DN đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đólàm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc

1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảmbảo:

 DN đã đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giáhiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điềuchỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra

 DN đã tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quảthu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời

 Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệtcác vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng

 DN đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và hoặc được uỷquyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó

 DN đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràngphần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xácđịnh những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 DN đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng TS, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát,hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.

 DN đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sửdụng kinh phí và TS của DN vào các mục đích riêng

1.2.4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:

 DN thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và nhữngngười có thẩm quyền

 Hệ thống truyền thông của DN đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thểhiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấpkịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

 DN đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó cótrách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhânviên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho DN

 DN đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận củanhững người không có thẩm quyền

 DN đã xây dựng các chương trình, kế hoạchphòng chống thiên tai, hiểm họa vàhoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thíchhợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho banlãnh đạo.

 Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB được phát hiện bởi kiểm toán nội bộhoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn,

kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc

 DN đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọitrường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của DNcũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín DN và gâythiệt hại về kinh tế Nếu Hệ thống KSNBDN có đủ năm thành phần và nếu tất cảnhững nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại nhữnglợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho DN

1.3 Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận, ghi chépnhững sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán Có 4bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình này:

Nhận đặt hàng của KH;

Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH;

Yêu cầu KH thanh toán tiền;

Nhận tiền thanh toán

Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên xảy racùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ

kế toán Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ramột nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

Khái niệm chu trình bán hàng và thu tiền: Chu trình bán hàng và thu tiền gồm cácquyết định các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa hoặcdịch vụ cho KH sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán Chu trình bán hàng và thu tiềntrong DN sản xuất thường có các bước công việc như sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Triển khai sản xuất đơn đặt hàng

Xuất kho vận chuyển và bốc xếp hàng hóa

Lập hóa đơn bán hàng

Ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu

Thu tiền

1.3.1 Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng và thu tiền

1.3.1.1.Các chức năng cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiềnThông thường với một số DN, chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các chứcnăng như:

Xử lý đặt hàng của người mua;

Xét duyệt bán chịu;

Chuyển giao hàng hóa;

Lập và kiểm tra hóa đơn;

Xử lý và ghi sổ doanh thu;

Theo dõi thanh toán;

Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu;

Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ các khoản phải thu khôngthu được

Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đặt hàng,

làphiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng vềmua và bán hàng hóa dịch vụ…Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hànghóa theonhững điều kiện xác định Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộchu trình.Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bánqua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái

niệm“tiêu thụ” nên ngay từ khi thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét

và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng Quyết định này có thể đồngthời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan

hệ mua bán trong hợp đồng Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu đượctiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hóa do một người am hiểu

về tài chính vàvề KH xét duyệt Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi íchcủa cảhai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giákhác nhau theo thời hạn thanh toán Trên thực tế, cũng có DN bỏ qua chức năng nàyvàdẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do KH mất khả năng thanh toán hoặc cốtìnhkhông thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này Chuyển giao hàng hóa: Làchức năng kế tiếp chức năng duyệt bán Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thìvận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với cáccông ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bánhàng Vào lúc giaohàng chứng từ vận chuyển cũng được lập Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vậnchuyển hay vận đơn Các công ty có qui mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệpbán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển Mặt kháccác cơ quan thuế quan thường qui định: Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bánhàng Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được lập đồng thờivới vận đơnhoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển

Lập và kiểm tra hóa đơn: Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng

hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và cácyếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên đầu gửicho KH, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền Như vậy hóa đơnvừa làphương thức chỉ rõ cho KH về số tiền và thời hạn thanh toán của từng thương vụ, vừa làcăn cứ ghi sổ Nhật kí bán hàng và theo dõi các khoản phải thu Do hóa đơn cung cấpthông tin cho KH về số tiền mà họ phải trả nên nó cần được lập chính xác và đúng thờigian Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phậnbán hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Xử lý và ghi sổ doanh thu: Hóa đơn là căn cứ ghi sổ Nhật kí bán hàng Nhật kí

bán hàng là sổ ghi cập nhật các nghiệp vụ, nhật kí ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặthàng vàphân loại theo các định khoản thích hợp

Theo dõi thanh toán: Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ

kếtoán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng theo dõi các khoản nợ phảithuđể theo dõi chặt chẽ việc thu tiền

Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu xảy

rakhi người mua không thỏa mãn về hàng hóa Khi đó, người bán có thể nhận lại hànghóa hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóađơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Trên cơ sở đó ghi đầy đủ vàkịp thờivào nhật kí hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ

Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ các khoản phải thu không thu được: Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không

còn khả năng thanh toán Khi không còn hi vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu

KH, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép xóa

sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

1.3.1.2 Các mục tiêu trong chu trình bán hàng và thu tiền

Đối với nghiệp vụ bán hàng

 Doanh thu ghi sổ là có thật

 Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn

 Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu được ghi sổ đầy đủ

 Doanh thu ghi sổ đã được tính tốn đúng và phản ánh chính xác

 Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn

 Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngày xảy ranghiệp vụ)

 Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Đối với nghiệp vụ thu tiền

 Các khoản tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận

 Các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn

 Số tiền thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền

 Các khoản tiền thu được gửi vào tài khoản ngân hàng và ghi sổ theo số tiềnnhận được

 Các khoản tiền thu được đều được phân loại đúng đắn

 Các khoản tiền thu được đều được ghi đúng thời gian

 Các khoản tiền thu được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng

1.3.2.Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Rủi ro kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Theo VSA số 400 vềrủi ro kiểm toán: “rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và KTV đưa ranhững ý kiến nhận xét không thích hợp khi Báo cáo kiểm toán đã được kiểm toán còn

có những sai sót trọng yếu.” Trong chu trình bán hàng và thu tiền việc hạch toán doanhthu là một công việc rất quan trọng vì nó gắn liền với nghiệp vụ bán hàng, nó đòi hỏi

sự tuân thủ chặt chẽ những quy định về điều kiện ghi nhận doanh thu, thời điểm ghinhận doanh thu nên khi kiểm toán khoản mục doanh thu KTV thường gặp một số rủi

ro kiểm toán như:

 Doanh thu phản ánh trên sổ sách kế toán cao hơn so với doanh thu thực tế do

DN đã hạch toán vào doanh thu những khoản thu chưa đủ yếu tố để ghi nhận doanhthu: đã xuất hóa đơn và thu tiền nhưng cuối kỳ chưa giao hàng, tạm ứng tiền của ngườimua, DN xuất hàng nhưng người mua chưa chấp nhận thanh toán…Ngoài ra còn códoanh thu phản ánh trên sổ sách của đơn vị cao hơn trên chứng từ kế toán có thể do:doanh thu bị ghi sai kỳ kế toán nhất là các nghiệp vụ phát sinh vào cuối kỳ kế toán, ghisai doanh thu trên sổ…

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 Nhiều trường hợp gian lận và sai sót gắn với doanh thu nhằm mục đích trốn lậuthuế vì doanh thu của DN luôn đi kèm với chỉ tiêu thuế GTGT đầu ra phải nộp điểnhình là chuyển những mặt hàng có giá trị cao thành mặt hàng có giá trị thấp.

 Doanh thu phản ánh trên số sách thấp hơn doanh thu thực tế: do DN bỏ sótnhững nghiệp vụ đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, DN hạch toán nhầm sang tài khoảnkhác, kế toán đã tính toán và ghi sổ sai doanh thu…

Trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền một rủi ro KTV gặp phải đó là rủi

ro kiểm toán khoản phải thu KH bao gồm:

 Việc bán chịu được ghi nhận như là những nghiệp vụ bán hàng thông thườnghơn là những nghiệp vụ tài chính

 Thu hồi đối với khoản phải thu phụ thuộc vào những sự kiện cụ thể không thể

dự đoán ở thời điểm hiện tại

 Các khoản phải thu KH không được phân loại đúng như thực tế khi mà khảnăng thu hồi được các khoản phải thu ấy trong năm tiếp theo là rất thấp

Trong kiểm toán BCTC nói chung cũng như việc kiểm toán chu trình bán hàng vàthu tiền nói riêng việc gặp phải những rủi ro kiểm toán là đìều không tránh khỏi khi

mà KTV đưa ra ý kiến không xác đáng về đối tượng được kiểm toán Do đó, trong quátrình thực hành kiểm toán KTV cần phải thận trọng bằng các xét đoán nghề nghiệp và

áp dụng các phương pháp khác nhau để giảm thiểu rủi ro gặp phải

1.4 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình mà thông tin cung cấp từchu trình này đóng góp 1 vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động SXKD của DNnên việc thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trongquản lý chu trình bán hàng và thu tiền Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế: “Hệ thốngKSNB là 1 hệ thống chính sách và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sởxác định rủi ro có thể có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị” Do vậy, KSNBđối với chu trình bàn hàng thu tiền phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

đánh số thứ tự trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán vàviệc phê chuẩn các nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền.

Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng

 Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán vàbảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Quyền lựa chọn cáchình thức là phương thức kế toán là tuỳ thuộc vào các đơn vị cho phù hợp với điềukiện tại đơn vị mình do đó mỗi đơn vị sừ dụng hệ thống kế toán khác nhau

 Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trướctheo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm và tránh được việc trùnglặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với KH

 Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Lập và xác nhậncác bảng cân đối hàng tiền và phải thu là hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết đốivới các DN Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, lậpcác bảng cân đối này cóthể giao cho người không có liên quan và gửi qua bưu điện để người mua trả lời dễdàng

 Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: KSNB xem xét chứng từ vớicác thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo

- Việc bán chịu được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng

- Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản,con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua)

- Giá bán được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điềukiện thanh toán

 Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán: Đây là côngviệc trọng yếu trong KSNB nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận trong kiểm toán nóichung và trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng

 Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát: Tínhđộc lập là nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực của KSNB Thông thường nếu sử dụng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

KTV hoặc Kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý

và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm toán Trongtruờng hợp khác nếu nhân viên kế toán thực hiện công tác KSNB phải đảm bảonguyên tắc bất kiêm nhiệm

Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền

Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng tương

tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng

Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật) KSNB phảiphân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ Đồng thời phải thường xuyênđối chiếu độc lập với ngân hàng

Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ) KSNB cầnphân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, đánh số thứ tự trước cácchứng từ: phiếu thu, các bảng kê…

Đối với mục tiêu về tính được phép thì KSNB thực hiện các chính sách cụ thể choviệc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu từ chứng từ gốc và kýduyệt phiếu thu tiền

Đối với mục tiêu tính giá: KSNB phải theo dõi chi tiết các khoản phải thu và đốichiếu với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền thuđược

Đối với mục tiêu phân loại và trình bày: KSNB phải xác định và vận dụng hệthống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền

Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán chính xáccác con số cộng sổ, chuyển sổ sang trang đều trùng khớp) thì KSNB cần tách nhiệm vụghi sổ và nghiệp vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội bộ đối với công tácchuyển sổ, cộng dồn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

- Khái quát về hệ thống KSNB trong DN: định nghĩa, mục tiêu, ý nghĩa vàcác thành phần của hệ thống KSNB

- Đánh giá chất lượng hệ thống KSNB: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi

ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông và hệ thống giám sát

- Khát quát về chu trình bán hàng thu tiền: các chức năng cơ bản và mục tiêucũng như những rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền

- Đặc biệt, đã làm rõ lý thuyết của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thutiền trong DN để làm tiền đề cho việc tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình bánhàng – thu tiền tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 Ở phần này đã làm rõcác nội dung như: KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng và đối với nghiệp vụ thu tiền

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA CHI NHÁNH CÔNG

TY CỔ PHẦN 1-5 –NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5

2.1 Giới thiệu khái quát Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 –Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

2.1.1 Tổng quan về Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

 Tên đầy đủ: Chi nhánh CTCP 1-5 -NM Gạch Tuynen 1-5

 Địa chỉ: Km23 QL1A, xã Phong An, huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế

 Số điện thoại: 054.3751811

 Fax: 054.3773737

 Mã số thuế: 3300355908-013

 Số tài khoản: 4001201000801 tại Ngân hàng No&PTNT huyện Phong Điền

 Giám đốc NM: Ông Hoàng Thành

 NM Gạch Tuynen 1-5 đi vào hoạt động vào ngày 10-03-2010, là đơn vị trựcthuộc CTCP 1-5

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

Năm 2009 CTCP 1-5 mở rộng chi nhánh NM Gạch Tuynen 1-5 tạiKm23QL1A, Phong An - Phong Điền - Thừa Thiên Huế Chi nhánh thành lập được sự ưu áicủa xã nhà nhằm giải quyết việc làm cho lực lượng lao động ở nông thôn trên địa bàn

xã đồng thời cũng góp phần đóng góp một phần đáng kể cho ngân sách địa phương

Được Tổng công ty Thủy tinh và gốm xây dựng Viglacera lắp đặt và chuyểngiao công nghệ sản xuất với công suất thiết kế giai đoạn đầu của NM trên 30 triệuviên/năm và mở rộng quy mô trên 60 triệu viên/năm giai đoạn hai

NM Gạch Tuynen 1-5 là một NM có quy mô nhỏ mới đi vào hoạt động cùngvới những thay đổi lớn các vấn đề kinh tế, chính sách kinh tế xã hội, luật kinh doanh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

của nhà nước và tỉnh nhà, hoạt động SXKD của NM trong những năm qua gặp không

ít khó khăn, nhờ sự nổ lực hết mình của Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công nhân

NM đã đưa ra những phương hướng kế hoạch, chiến lược kinh doanh đúng đắn giúp

NM kí được nhiều hợp đồng kinh tế lớn, chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn đã tạo raniềm tin, uy tín đối với KH và bạn hàng

Sản phẩm của NM được đánh giá chất lượng tốt, giá cả phải chăng đã dần lấyđược niềm tin của KH Nhu cầu về vật liệu xây dựng ngày càng tăng nên NM đã nângdần công suất và chất lượng sản phẩm Từ những ngày mới thành lập, NM chỉ đạtcông suất 20 triệu viên/năm thì đến năm 2013 công suất đã tăng lên 30 triệu viên/năm

NM đang hướng tới mục tiêu tăng công suất lên 35 triệu viên/năm

Trong năm vừa qua và những năm tới NM với mục tiêu phấn đấu: “Nâng cao

chất lượng sản phẩm, mở rộng chiếm lĩnh thị trường”, đã không ngừng cố gắng tạo

mối quan hệ tốt, tìm nguồn vốn đầu tư thêm cho hoạt động SXKD và mở rộng địa bànhoạt động kinh doanh, thực tế NM đã đạt được những thành tựu nhất định Tuy nhiên

NM cũng gặp những khó khăn do đội ngũ nhân viên còn quá non trẻ, thiếu kinhnghiệm, chưa nắm bắt được nhiều thông tin, các đối thủ cạnh tranh của DN rất nhiều

và là những DN ra đời từ rất sớm, có nguồn vốn và thị trường lớn mạnh vì vậy việctìm kiếm vị thế trên thị trường trong và ngoài tỉnh là vấn đề quan trọng trước mắt của

NM Tuy thời gian thành lập chưa lâu nhưng với chất lượng sản phẩm tốt, NM GạchTuynen 1-5 đã xây dựng được thương hiệu của mình trên thị trường và đưa sản phẩmgạch tuynen của NM sang tiêu dung ở các tỉnh lân cận

2.1.3 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

 Sản xuất sản phẩm gạch Tuynen các loại

 Sản phẩm chính của công ty:

 Tổ chức mạng lưới bán ra trên địa bàn trong cũng như ngoài tỉnh

 Khai thác tiếp nhận, quản lý và cung cấp vật tư tiêu dùng đáp ứng nhu cẩn sảnxuất và chế biến trong ngành

 Tổ chức đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý cho cán bộ, công nhân viên

 Nhiệm vụ

NM được thành lập để huy động và sử dụng vốn một cách hiệu quả trong pháttriển ngành nghề kinh doanh đã đăng kí, nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tăng lợitức cho các cổ đông, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp ngânsách nhà nước, phát triển NM và góp phần phát triển Công ty

2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

2.1.5.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

Chú thích: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý tại NM Gạch Tuynen 1-5

 Giám đốc NM

Là người đại diện cho toàn thể công nhân viên trong NM, là người trực tiếp điềuhành và chịu tráchnhiệm mọi hoạt động NM trước cơ quan pháp luật, các tổ chức cóthẩm quyền

 Phó Giám đốc NM

Triển khai thực hiện các kế hoạch, phương án sản xuất của NM Quyết định cácvấn đề về tổ chức và quản lý điều hành sản xuất NM Báo cáo, tổng hợp kết quả sảnxuất Phê duyệt phương án phân ca, phân công sản xuất

 Phòng Hành chính - Tổng hợp

Tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự phù hợp Quản

lý hồ sơ công nhân viên Thực hiện công tác tổ chức nhân sự và các chế độ lao độngliên quan theo đúng pháp luật Kết hợp với phòng Kế hoạch - Sản xuất xây dựng địnhmức lao động Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu NM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 Phòng Kinh doanh

Chủ động tìm kiếm đối tác phát triển, mở rộng mạng lưới phân phối trong vàngoài tỉnh Nghiên cứu và tham mưu cho Ban giám đốc trong công tác định hướngkinh doanh Mở rộng quan hệ KH và chọn phương án tiêu thụ sản phẩm hiệu quả

2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của NM

 Kế toán trưởng: Điều hành bộ máy kế toán, tư vấn tài chính, quyết toán cuối kì,

chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế, Ban giám đốc NM và Công ty cồ phần 1-5 vềtính hợp lý của thông tin kế toán

 Kế toán vật tư, thuế: Phụ trách công tác mua bán vật tư, nguyên vật liệu sản

xuất quản lý kế toán về vật tư, công cụ dụng cụ xuất - nhập - tồn kho… và kê khai vànộp các khoản thuế như thuế tài nguyên, phí môi trường, thuế GTGT…

 Kế toán tổng hợp, tiền lương và ngân hàng:xử lý các nghiệp vụ liên quan đến

ngân hàng, vay ngân hàng Phụ trách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lươngnhư BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ…

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 Thủ quỹ: phụ trách các khoản thanh toán đã được duyệt chi, chịu trách nhiệm

đối với sự thiếu hụt quỹ tiền mặt tại đơn vi, ghi và giữ sổ quỹ2.1.6.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại NM

 Chế độ kế toán:Hiện nay, NM áp dụng luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế

toán Việt Nam, chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về chế độ kế toán DN vừa và nhỏ

48/2006/QĐ- Hình thức kế toán:Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy dựa

trên hình thức sổ “chứng từ ghi sổ”

 Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12

 Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.

 Phương pháp khấu hao: theo đường thẳng

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

 Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền

 Chính sách tiền lương: lương khoán, lương công nhật

 Phương pháp tính thuế: hạch toán theo phương pháp khấu trừ

 Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy theo hình thức Chứng từ ghi sổ Áp

dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 R84

2.1.7 Tổ chức công tác kinh doanh tại Nhà máy Gạch Tuynen 1-5

2.1.7.1 Tổ chức bộ máy kinh doanh

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kinh doanh của Nhà máy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ

 Trưởng Phòng kinh doanh:

- Người được Giám đốc ủy quyền quản lý Phòng kinh doanh, chịu trách nhiệmtrước Giám đốc các vấn đề xảy ra liên quan đến tình hình kinh doanh của NM

- Tham mưu, đề xuất các chiến lược bán hàng, kế hoạch bán hàng và thu hồicông nợ cho NM Chịu trách nhiệm chung về doanh số bán hàng và thu hồicông nợ

- Kiểm tra, đôn đốc, phân bổ công việc cho các nhân viên trong Phòng kinhdoanh

 Nhân viên thị trường (đại lý, bán lẻ):

- Tìm kiếm KH làm đại lý cho NM là các cơ sở kinh doanh mặt hàng vật liệu xâydựng và các KH đơn lẻ

- Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa và kế hoạch xuất hàng cho trưởng phòng.Nộp tiền hàng thu được của KH, nhận hóa đơn GTGT cho KH và đi thị trường.Chịu trách nhiệm thu hồi công nợ KH do mình phụ trách

 Nhân viên thị trường (hợp đồng, công trình):

- Tìm kiếm KH ở các công trình xây dựng trong và ngoài tỉnh; những DN xâydựng mua với số lượng lớn

- Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa và kế hoạch xuất hàng cho trưởng phòng.Nộp tiền hàng thu được của KH, nhận hóa đơn GTGT cho KH và đi thị trường.Chịu trách nhiệm thu hồi công nợ KH do mình phụ trách

2.1.7.2 Các chính sách kinh doanh áp dụng tại Nhà máy

 Quy định về giá, chiết khấu, giảm giá hàng bán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ