Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại nhà máy tinh bột sắn intimex

Ý thức được tầm quan trọng của công tác KSNB và đặc biệt là đối với chu trình HTK, qua thời gian thực tập tại Nhà máy, em đã chọn đề tài “Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình h

KHOA KEÂ TOAÙN - TAØI CHÍNH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI

HỌC

TAÍNG CÖÔØNG HEÔ THOÂNG KIEƠM SOAÙT NOÔI BOÔ CHU TRÌNH HAØNG TOĂN KHO

TÁI NHAØ MAÙY TINH BOÔT SAĨN INTIMEX

NGUYỄN THỊ LỆ THỦY ThS LÊ NGỌC MỸ HẰNG

Lớp: K42 - Kế toán Kiểm toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Trong quá trình th ực tập v à th ực hiện khóa luận

t ốt nghiệp n ày, em đ ã nh ận được rất nhiều nguồn động viên và giúp đỡ to lớn từ nhà trường, thầy cô,

b ạn b è, các cô chú, anh ch ị l àm vi ệc tại Nh à máy

Trước hết, em xin bày t ỏ lòng bi ết ơn đến Ban

-Đại học Huế đ ã truy ền thụ cho em nh ững kiến thức

Em c ũng xin chân th ành c ảm ơn Giám đốc, các anh

ở Nh à máy Tinh b ột sắn Intimex đ ã nhi ệt t ình giúp

đến gia đ ình, b ạn b è, nh ững người luôn b ên c ạnh

t ốt khóa luận tốt nghiệp của m ình.

c ứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm, khóa luận của

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

thi ện hơn.

Huế, ngày 5 tháng 5 năm 2012

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Lệ Thủy

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

MỤC LỤC

TRANG BÌA

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC SƠ ĐỒ

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Tính mới của đề tài 4

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP 6

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB 6

1.1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB 6

1.1.1.2 Phân loại 7

1.1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB 8

1.1.1.4 Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống KSNB 8

1.1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 9

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 9

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 9

1.1.2.2 Hệ thống kế toán 11

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát 11

1.2 Chu trình hàng tồn kho và mối quan hệ với các chu trình kế toán khác 12

1.2.1 Khái quát chung về chu trình HTK 12

1.2.1.1 Khái niệm 12

1.2.1.2 Chức năng của chu trình 12

1.2.1.3 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình 14

1.2.2 Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình kế toán khác 15

1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại doanh nghiệp 16

1.3.1 HTTT kế toán trong chu trình HTK 17

1.3.1.1 Hệ thống chứng từ kế toán 17

1.3.1.2 Hệ thống tài khoản kế toán 18

1.3.1.3 Hệ thống sổ, báo cáo kế toán 18

1.3.2 Thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK 18

1.3.2.1 Kiểm soát chức năng 18

1.3.2.2 Kiểm soát ứng dụng 21

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO VÀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN INTIMEX 24

2.1 Giới thiệu về Nhà máy tinh bột sắn Intimex 24

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển 24

2.1.2 Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Nhà máy tinh bột sắn Intimex 25

2.1.2.1 Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Nhà máy tinh bột sắn Intimex 25

2.1.2.2 Tổ chức quản lý của Nhà máy tinh bột sắn Intimex 27

2.2 Đặc điểm công tác kế toán tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex 29

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy 29

2.2.2 Chính sách chính sách kế toán áp dụng tại Nhà máy 31

2.2.3 Hình thức sổ kế toán tại Nhà máy 35

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.2 Thực trạng chu trình hàng tồn kho và công tác kiểm soát chu trình hàng tồn kho

tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 36

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex 36

2.2.1.1 Đặc thù về quản lý 36

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 37

2.2.1.3 Chính sách nhân sự 38

2.2.1.4 Công tác kế hoạch 38

2.2.1.5 Bộ phận KTNB 38

2.2.2.6 Ủy ban kiểm soát 39

2.2.2.7 Môi trường bên ngoài 39

2.2.2 Thực trạng chu trình HTK và công tác kiểm soát chu trình tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 40

2.2.2.1 Một vài đặc điểm về HTK tại Nhà máy và bộ mã được sử dụng liên quan 40

2.2.2.2 Thực trạng HTTT phục vụ cho quá trình KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 44

2.2.2.3 Thực trạng các thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 46

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN INTIMEX 64

3.1 Đánh giá thực trạng chu trình hàng tồn kho và hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho hiện nay tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 64

3.1.1 Những ưu điểm 64

3.1.1.1 Môi trường kiểm soát 64

3.1.1.2 Hệ thống kế toán 65

3.1.1.3 Thủ tục kiểm soát 66

3.1.2 Những hạn chế 67

3.1.2.1 Môi trường kiểm soát 67

3.1.2.2 Hệ thống kế toán 67

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

3.1.2.3 Thủ tục kiểm soát 68

3.2 Một số giải giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 69

3.2.1 Lợi ích của việc tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 69

3.2.2 Một số đề xuất nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 69

3.2.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 69

3.2.2.2 Hoàn thiện HTTT phục vụ KSNB chu trình HTK 71

3.2.2.3 Hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát 72

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74

1 Kết luận 74

2 Hướng nghiên cứu tiếp theo 74

3 Kiến nghị 75

3.1 Đối với Nhà nước 75

3.2 Đối với Nhà trường 76

3.3 Đối với Nhà máy 76

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình khác 16

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Tinh bột sắn Intimex 27

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Tinh bột Sắn Intimex 29

Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 31

Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 36

Sơ đồ 2.5 Quy trình luân chuyển chứng từ mua NVL 49

Sơ đồ 2.6 Quy trình luân chuyển chứng từ mua CCDC 50

Sơ đồ 2.7 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL 52

Sơ đồ 2.8 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho CCDC 53

Sơ đồ 2.9 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL 55

Sơ đồ 2.10 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho thành phẩm 57

Sơ đồ 2.11 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ 59

Sơ đồ 2.12 Quy trình luân chuyển chứng từ kiểm kê HTK 61

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt

động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị

quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đanhững rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh Trong đó, hàng tồn kholuôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp Hàng tồn kho thường chiếm tỷtrọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, hàng tồn kho lại được cất trữ ở nhiều nơi

và việc xác định tình trạng của hàng tồn kho là một công việc hết sức khó khăn nên dễphát sinh ra các gian lận và sai sót Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc hoànthiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệtài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả

Đề tài gồm có ba phần chính:

Phần I – Đặt vấn đề

Phần II – Nội dung và kết quả nghiên cứu gồm có ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình HTK

Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột

sắn Intimex

Chương 3:Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Nhà máy

Phần III – Kết luận và kiến nghị

Việc hoàn thành đề tài này là kết quả của quá trình tìm tòi và học hỏi thực tế tạiNhà máy Tinh bột sắn Intimex Tuy nhiên do thời gian và trình độ kiến thức của bảnthân còn nhiều hạn chế nên đề tài sẽ không thể tránh được những thiếu sót Rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô, bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

Đất nước ta đã thực sự hội nhập, nền kinh tế mở cửa trong cả lĩnh vực Xuất khẩu

và Nhập khẩu, tất cả các doanh nghiệp đều quan hệ Thương mại rộng mở hơn và cónhiều cơ hội để phát triển, giới thiệu, quảng bá và đưa sản phẩm của mình ra thị trườngthế giới nhằm khẳng định thương hiệu, chất lượng sản phẩm, thâm nhập và từng bướcchiếm lĩnh thị trường Hơn thế nữa, khi Việt Nam đã là thành viên của Tổ chức thươngmại thế giới (WTO), các doanh nghiệp của chúng ta sẽ có nhiều điều kiện thuận lợitrong kinh doanh xuất nhập khẩu, không chỉ với một mặt hàng mà là tất cả các mặthàng của tất cả các lĩnh vực kinh doanh so với trước đây Tuy nhiên, sự cạnh tranh sẽgay gắt hơn, khốc liệt hơn vì nó không chỉ diễn ra ở trong nước mà còn phải cạnhtranh với các nước bạn trên thế giới đã gia nhập vào WTO Do vậy, để có thể đứngvững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hiện nay, các doanh nghiệp khôngnhững phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanhnghiệp còn phải hoàn thiện, tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý

để hạn chế những sai sót, gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục

tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh

tế của các doanh nghiệp và tổ chức Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức

năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý Do đó,

khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vậtchất, nhân sự, các nhà quản lý luôn lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phươngdiện thông qua các thủ tục quy định về hoạt động KSNB chính là công cụ chủ yếu đểthực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị Hệ thốngKSNB cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức Vì vậy, để

người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức

phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Trong doanh nghiệp sản xuất, HTK luôn là trung tâm của sự chú ý HTK thường

có tỷ lệ lớn trong tổng tài sản lưu động, là chu trình chủ yếu trên báo cáo tài chính nênrất dễ xảy ra những sai sót hoặc gian lận lớn, gây ảnh hưởng trọng yếu về chi phí vàkết quả kinh doanh Chu trình vận động của HTK bắt đầu từ NVL, CCDC sang sảnphẩm dở dang rồi đến thành phẩm, hàng hoá Sự vận động của HTK ảnh hưởng tớinhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí NVL, chi phí sản xuất chung, giávốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá HTK… là những chỉ tiêuthể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của doanh nghiệp Bêncạnh đó, chu trình HTK có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với các chu trình khác, vìvậy trong công tác KSNB phải có sự xem xét mối liên hệ giữa các chu trình này, do cóthể xảy ra những sai sót mang tính chất dây chuyền giữa các giai đoạn trong quá trìnhsản xuất Chính những lý do đó mà việc KSNB đối với chu trình HTK trong doanhnghiệp càng trở nên vô cùng quan trọng và cấp thiết

Nhà máy Tinh bột sắn Intimex trực thuộc Công ty cổ phần Intimex Việt Nam làmột doanh nghiệp đã hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định kể từ năm 2004 với đặc thù

là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm như Tinh bột sắn, phân bón hữu cơ sinh học và cácchế phẩm phụ thu hồi được từ tinh bột sắn Trong đó, lĩnh vực chế biến Tinh bột sắn làlĩnh vực đem lại nhiều lợi ích cho nông dân và sản phẩm được thị trường thế giới chấpnhận và có khả năng ổn định lâu dài Với đặc thù là một doanh nghiệp sản suất do đóHTK cũng chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp và chutrình HTK cũng là chu trình chủ yếu rất dễ xảy ra những sai sót, rủi ro cho doanh nghiệp

Ý thức được tầm quan trọng của công tác KSNB và đặc biệt là đối với chu trình

HTK, qua thời gian thực tập tại Nhà máy, em đã chọn đề tài “Tăng cường hệ thống

kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex” để

hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình Đề tài hướng đến việc hoàn thiện hệ thốngKSNB nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được

sử dụng đúng mục đích và hiệu quả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Đề tài ngoài Phần đặt vấn đề, Phần kết luận và kiến nghị, gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình HTK tại doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn

Intimex

Chương 3:Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Nhà máy

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Mục tiêu chung: Dựa trên việc tìm hiểu hệ thống KSNB chu trình HTK tại

Nhà máy Tinh bột sắn Intimex từ đó đưa ra một số đề xuất nhằm tăng cường hệ thốngKSNB tại Nhà máy

 Mục tiêu cụ thể:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB chu trình HTK tại doanh nghiệp

- Tìm hiểu thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắnIntimex

- Đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tạiNhà máy

3 Đối tượng nghiên cứu

Là những thành phần của hệ thống KSNB đối với chu trình HTK tại Nhà máyTinh bột sắn Intimex

4 Phạm vi nghiên cứu

 Về nội dung: Là các quá trình nhập, xuất kho và quản lý HTK thông qua các

chứng từ liên quan và các quy định, quy chế tại Nhà máy

 Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB đối với chu trình

HTK tại đơn vị trong thời gian 3 năm từ năm 2009 – 2011

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phỏng vấn, quan sát kết hợp

với việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến chu trình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đề tài có tham khảo một số tài liệu từ

nhiều nguồn khác nhau như văn bản luật, khóa luận, sách báo, tạp chí, internet… có

liên quan đến đề tài phục vụ cho vấn đề nghiên cứu

 Phương pháp quan sát, phỏng vấn: Trực tiếp cán bộ và nhân viên kế toán tại

đơn vị nhằm tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB chu trình HTK tại đơn vị thực tập

 Phương pháp đối chiếu, so sánh: Để tìm ra những điểm khác biệt giữa lý

thuyết với thực tế trong hoạt động KSNB đối với chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bộtsắn Intimex

 Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích đối tượng nghiên cứu từ đó tiến

hành tổng hợp để đưa ra giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tạiNhà máy

6 Tính mới của đề tài

 Thứ nhất về tên đề tài

Xét trong phạm vi trường Đại học Kinh tế Huế, đến thời điểm năm 2011, đề tài

KSNB trong doanh nghiệp có khóa luận“Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty

Đường bộ I – Thừa Thiên Huế” của Hồ Trần Vân Anh (K41 – KTKT) Đề tài KSNB

một chu trình kế toán cụ thể chưa được khai thác

Xét trong phạm vi rộng hơn, là nguồn khóa luận có được từ các trang mạng, cókhóa luận cùng nghiên cứu về đề tài KSNB chu trình HTK trong một doanh nghiệp

sản xuất cụ thể đó là “Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ” (Lê Anh Tân - Đại học Đà Nẵng) Như vậy, có thể nói đây là

một đề tài tương đối mới, đáng để nghiên cứu và quan tâm

 Thứ hai về nội dung

Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Tổng công ty cổ phần dệt

may Hòa Thọ” (Lê Anh Tân - Đại học Đà Nẵng) tập trung đi sâu vào tìm hiểu những

thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK tại đơn vị nghiên cứu Đó là những thủ tục kiểmsoát các chức năng như mua hàng, nhập kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa; xuất khovật tư, thành phẩm, hàng hóa và quản lý HTK Từ đó, tác giả đánh giá về hệ thốngKSNB chu trình và đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường công tác kiểmsoát nội bộ chu trình tại đơn vị nghiên cứu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Đề tài của tôi cũng tập trung tìm hiểu những thủ tục kiểm soát các chức năng

trong chu trình HTK tại đơn vị nghiên cứu Tuy nhiên, đó là các chức năng như muahàng; nhận hàng, lưu kho; xuất kho vật tư, hàng hóa; sản xuất; lưu kho thành phẩm;xuất thành phẩm đi tiêu thụ và kiểm kê HTK Các chức năng này gắn liền với quá trìnhvận động của HTK trong chu trình sản xuất tại doanh nghiệp Với cách tiếp cận này,tôi nghĩ người đọc sẽ hình dung dễ dàng hơn về chu trình HTK cũng như thủ tục kiểmsoát từng chức năng trong chu trình; đồng thời thấy được mối liên hệ mật thiết giữachu trình HTK với các chu trình kế toán khác cùng những hoạt động KSNB có liênquan giữa các chu trình đó Bên cạnh đó, đề tài tôi còn nghiên cứu thêm những thủ tụckiểm soát các ứng dụng trong điều kiện áp dụng tin học hóa vào công tác kế toán vàtìm hiểu thêm về những thành phần cấu thành khác của hệ thống KSNB như môi

trường kiểm soát hay hệ thống kế toán trong chu trình để có cái nhìn toàn diện hơn về

hệ thống KSNB chu trình HTK tại đơn vị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP

1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB

Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế

của các doanh nghiệp và tổ chức KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệuquả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như con người, tài sản, vốn… góp phầnhạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúpdoanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mởrộng và phát triển đi lên của doanh nghiệp Sau đây là một số định nghĩa về KSNB:

Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) hệ

thống KSNB là: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm tiến hành kinh doanh của

đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh

của Ban quản trị; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ”.

Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public

Accountant - AICPA): “KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant

-IFAC) thì: “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các

bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống KSNB trợ giúp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.

Tuy các định nghĩa trên có khác nhau về từ ngữ song có mấy điểm chung sau:

 Thứ nhất là các cơ chế KSNB bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ, các

quy trình, các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phâncông phân nhiệm phân cấp, ủy quyền ) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp

được hiệu quả, an toàn Hệ thống KSNB chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyêntrách, trong đó có KTNB nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trênđược thực hiện nghiêm, có hiệu quả

 Thứ hai là hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ

và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soátlẫn nhau

KSNB bao gồm KSNB về kế toán và KSNB về quản lý

 KSNB về kế toán

KSNB về kế toán là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được 2 mục

tiêu như đã nói là bảo vệ tài sản và bảo đảm độ tin cậy của thông tin kế toán

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vật chất và

phi vật chất, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc

bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán: Thông tin cung cấp phải đảm bảo

tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh

đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

 KSNB về quản lý

KSNB về quản lý được thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động

trong đơn vị nhằm hướng đến hai mục tiêu sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết lập

phải đảm bảo sự tuân thủ về các quy chế quản lý liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

- Đảm bảo hiệu quả, hiệu lực của hoạt động: Các quá trình kiểm soát nhằm

ngăn ngừa sự trùng lắp không cần thiết trong việc xử lý các nghiệp vụ gây lãng phí và

không hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực

Hệ thống KSNB của một DN có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả;

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó;

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết;

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gianlận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuânthủ các chính sách và quy trình được thiết lập Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp

đem lại các lợi ích sau cho công ty:

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty;

- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặcnhân viên của công ty gây ra;

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty;

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty;

- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

Do các nhân tố tác động như môi trường quản lý, nhân tố con người, nhân tố về

cơ chế kiểm tra, kiểm soát mà hệ thống KSNB không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được

mục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó như:

- Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống KSNB không được vượt quánhững lợi ích mà hệ thống đó mang lại;

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các nghiệp vụ thườngxuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên;

- Sai phạm bởi con người thiếu chú ý, đãng trí hoặc có những âm mưu khi thựchiện chức năng, nhiệm vụ, hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;

- Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện sự thông đồng của thành viên trongBan quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay ngoài đơn vị;

- Khả năng chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng đặc quyền của mình;

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậuhoặc bị vi phạm

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

Đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị

và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với ba yếu tố chính:

môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoat động và xử lý dữ liệu của các loại

hình KSNB

 Đặc thù về quản lý

Nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn

vị Vì vậy, nhận thức, quan điểm, thái độ, đường lối, hành vi quản trị và tư cách của

họ ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

 Chính sách nhân sự

Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng trongmôi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát

trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có một chính sách nhân

sự phù hợp Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, chính sáchtiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên…

 Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thuchi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chínhgồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyểntiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việclập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kếhoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu

 Bộ phận KTNB

Bộ phận KTNB là nhân tố quan trọng tác động đến môi trường kiểm soát.Chính bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thườngxuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có HTTT kế toán Bộ phận KTNBhữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt động của đơn vịcũng như công tác kiểm soát, từ đó phát hiện những sai phạm, gian lận làm thất thoáttài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động

 Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm gồm một số thành viên được Hội đồng cổ đông bầu

ra có nhiệm vụ giám sát sự chấp hành luật pháp, giám sát tiến trình lập báo cáo tàichính, giám sát hoạt động của kiểm toán viên nội bộ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

 Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, môi trường kiểm soát chung của mộtdoanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này bao gồm: sựkiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi

trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kếtoán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán Thông qua việc quan sát,

đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán

không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểmsoát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tàisản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thấtthoát, gian lận hoặc bị sử dụng lãng phí Kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiềulĩnh vực hoạt động và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ Do đó, hệ thống kếtoán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB của đơn vị

Thủ tục kiểm soát là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn và pháthiện rủi ro Khi các thủ tục này được vận hành một cách hữu hiệu thông qua việc thựchiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng

sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Các bướckiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau cho từng loại nghiệp vụkhác nhau và cũng rất khác nhau giữa các DN khác nhau

Có 8 thủ tục kiểm soát cơ bản sau: phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất

thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra theo dõi

Các thủ tục kiểm soát được chia thành kiểm soát chức năng và kiểm soát ứng dụng

 Ki ểm soát chức năng

Kiểm soát về quản lý được xây dựng dựa trên các nguyên tắc phổ biến sau:

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách

nhiệm phải được chia sẻ cho nhiều người trong một bộ phận hay nhiều bộ phận trongmột tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định sự cách ly thích hợp về

trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan với nhau nhằm ngăn ngừa các sai phạm

và lạm dụng quyền hạn

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này thì người quản lý đơn

vị không thể và không nên quyết định và giải quyết mọi vấn đề mà phải ủy quyền chocấp dưới của mình Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụkinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn

 Ki ểm soát ứng dụng

- Kiểm soát tổng quát: Liên quan đến toàn bộ hệ thống do vậy ảnh hướng đến

toàn bộ các hệ thống xử lý chi tiết nghiệp vụ Kiểm soát chung được thiết lập nhằm

đảm bảo HTTT trên máy tính được ổn định và quản trị tốt Kiểm soát này hường bao

gồm các thủ tục kiểm soát như xác lập kế hoạch an ninh, phân chia trách nhiệm trongcác chức năng hệ thốn, kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý, kiểm soát truy cập, lưu trữ,truyền tải dữ liệu, hệ thống…

- Kiểm soát chi tiết: Hướng đến việc kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc

xử lý chi tiết nghiệp vụ bao gồm kiểm soát quá trình nhập, xử lý, bảo trì tập tin vàkiểm soát thông tin đầu ra…

1.2 Chu trình hàng tồn kho và mối quan hệ với các chu trình kế toán khác

1.2.1 Khái quát chung về chu trình HTK

động sản xuất kinh doanh hay nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ, lưu kho chờ sản xuất

hay tiêu thụ, cho đến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất hay tiêu thụ Đây cũngchính là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào để tạo nên thành phẩm

Đặc điểm nổi bật của HTK là có liên quan đến nhiều chu trình khác trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh, do vậy chu trình này có những chức năng cơ bản sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

 Chức năng mua hàng

Quá trình mua hàng là một bộ phận nằm trong chu trình mua hàng- thanh toán

Đặc điểm chung của nghiệp vụ này là chúng được thực hiện bởi Bộ phận cung ứng căn

cứ vào Giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận này sẽ lập ĐĐH hoặc thỏathuận các Hợp đồng mua hàng

Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ lập Phiếu đề nghị muahàng Sau khi Phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn Bộ phận cung ứng sẽ lập ĐĐH

và gửi cho NCC đã lựa chọn

 Chức năng nhận hàng, lưu kho

Nghiệp vụ này được bắt đầu bằng việc nhập kho hàng mua, lập Biên bản giao nhậnhàng, cũng nằm trong chu trình mua hàng- thanh toán Khi bên NCC giao hàng Bộ phậnnhận hàng sẽ dựa trên ĐĐH để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩmchất và thời gian giao hàng, cuối cùng trưởng nhóm phải lập Biên bản kiểm nhận hàng

Bộ phận nhận hàng phải độc lập với Bộ phận kho và Bộ phận kế toán

Hàng được chuyển tới kho và hàng sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng vàsau đó cho nhập kho Mỗi khi nhập đủ kho Thủ kho phải lập PNK và sau đó Bộ phận

kho phải thông báo cho Phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho

 Chức năng xuất kho vật tư, hàng hóa

Đối với một đơn vị sản xuất thì xuât kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ

(cho sản xuất, cho quản lý doanh nghiệp) và xuất bán

- Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có Hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kếhoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ doanh nghiệp các bộ phân sẽ lậpPhiếu xin lĩnh vật tư, Bộ phận vật tư lập PXK (khi Phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn)

- Xuất khi để bán: Căn cứ vào Đơn đặt mua, Bộ phận tiêu thụ lập Hoá đơn bánhàng và lập PXK, ngoài ra Bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển

 Chức năng sản xuất

Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu

đối với sản phẩm của công ty cũng như dựa vào tình hình thực tế HTK hiện có Do

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

vậy, nó có thể bảo đảm rằng công ty sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng nhu cầu củakhách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc khó tiêu thụ đối với một số hànghoá cụ thể Việc sản xuất theo kế hoạch và lịch trình có thể giúp công ty bảo đảm vềviệc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như NVL và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ.

 Lưu kho thành phẩm

Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của doanh nghiệp khi vật tư,

hàng hoá, thành phẩm được nhập kho Công việc này doanh nghiệp phải tổ chức canhphòng bảo vệ tránh mất mát, bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bịnhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất

 Xuất thành phẩm đi tiêu thụ

Quá trình này là một mắt xích quan trọng của chu trình bán hàng - thu tiền Xuấtthành phẩm chỉ được thực hiện khi đã nhận được sự phê chuẩn, thường là Đơn đặt muahàng của khách hàng Khi xuất kho thành phẩm phải lập PXK Bộ phận vận chuyểnphải lập Phiếu vận chuyển hàng có đánh số thứ tự từ trước và chỉ rõ hàng hoá đượcvận chuyển

 Chức năng kiểm kê HTK

Kiểm kê HTK là một hoạt động không thể thiếu trong công tác KSNB chu trìnhHTK Doanh nghiệp cần thực hiện tốt hoạt động này, đảm bảo quá trình kiểm kê đượcthực hiện hiệu quả và chuyên nghiệp góp phần bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp

- Hàng hóa được đặt không cần thiết hay số lượng lớn so với nhu cầu làm tăng

chi phí HTK và phí lưu kho;

- Có sự thông đồng giữa nhân viên mua và người bán làm tăng khả năng hànghóa, dịch vụ có chất lượng thấp hoặc giá cao;

- Làm giả chứng từ mua hàng, sai sót gian lận trong việc mô tả hàng cũ hoặc bịhỏng, HTK bị khai khống;

- Chi phí tính vào sản phẩm dở dang cuối kỳ không chính xác ảnh hưởng đếngiá thành sản phẩm sản xuất và giá vốn hàng bán;

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Sai sót trong việc ghi chép số lượng bán thành phẩm hoặc thành phẩm tồn kho;

- Trộm cắp HTK, phế liệu và HTK để trong kho có thể bị hư hỏng;

- Gian lận trong việc lập biên bản tồn kho;

- Giao nhầm hàng, xuất hàng không đúng với ĐĐH, gây thiệt hại về doanh thu

và có thể mất khách hàng do mất uy tín;

- Việc truy cập vào hề thống quản lý HTK bất hợp pháp làm cho dữ liệu có thể

bị thay đổi, bị mất, không được bảo mật;

- Nguyên phụ liệu thừa sau quá trình sản xuất không có biện pháp xử lý gây raHTK dễ bị mất mát, hư hỏng;

- Việc quản lý CCDC xuất dùng thường được bỏ qua có thể dẫn đến tình trạng

sử dụng sai mục đích hoặc mất mát;

- Việc thông đồng với người mua trong việc thanh lý nguyên phụ liệu không còndùng cho sản xuất gây tổn thất, HTK bị đánh giá thấp

1.2.2 Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình kế toán khác

Các DN mặc dù rất khác nhau về các hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể, rấtkhác nhau về quy mô hoạt động nhưng đều giống nhau ở chỗ bao gồm các hoạt động

cơ bản được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo một trình tự nhất định

Hoạt động kế toán, ghi chép, xử lý các sự kiện kinh tế (là kết quả của các hoạt

động cơ bản) dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, do đó cũng lặp đi lặp lại theo một trình

tự nhất định Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểutác nhân, kết quả là lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý chung trong một quy trình

kế toán và người ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế Hệ thống kế toáncũng sẽ được thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tương ứng này và do đó người

ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tương

ứng) Như vậy, chu trình kế toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong

một chu trình nghiệp vụ được kế toán xử lý theo một trình tự nhất định

Chu trình kế toán được chia thành nhiều chu trình khác nhau: chu trình bán hàng

- thu tiền, chu trình mua hàng - thanh toán, chu trình tiền lương - nhân viên, chu trìnhHTK, chu trình tài chính…

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình khác được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình khác

Chu trình HTK là một trong các chu trình của quá trình kinh doanh, nó có chức

năng bắt đầu bằng việc mua hàng và kết thúc bằng việc xuất kho thành phẩm đi tiêu

thụ Như vậy, đầu ra của chu trình mua hàng và thanh toán là đầu vào của chu trình

HTK, đồng thời đầu ra của chu trình tồn kho là đầu vào của chu trình bán hàng và thu

tiền Bên cạnh đó, chu trình HTK có mối quan hệ mật thiết với quá trình sản xuất, chutrình cung cấp các loại vật tư cho quá trình sản xuất, quản lý thành phẩm nhập kho vàtheo dõi tình hình sản phẩm dở dang

Một sự ngưng trệ ở bất cứ chu trình nào cũng gây ra tổn thất lớn cho đơn vị Vìvậy, KSNB phải được tăng cường ở tất cả các khâu trong từng chu trình để đảm bảoquá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt, hạn chế các gian lận và sai sót Đặc biệt,

đối với doanh nghiệp HTK thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tài sản lưu động của

một doanh nghiệp, số lương các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra nhiều nên rất dể xảy racác sai phạm nên công tác kiểm soát HTK cần được chú trọng hơn

1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại doanh nghiệp

KSNB chu trình HTK bao gồm các cơ chế, các quy trình, các quy chế nghiệp vụcộng với một cơ cấu tổ chức nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệuquả, hạn chế các gian lận và sai sót trong quá trình nhập, xuất và quản lý tồn kho

1.3.1 Hệ thống kế toán trong chu trình hàng tồn kho

Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến HTK đóng vai tròquan trọng nhất trong hệ thống KSNB đối với HTK Hệ thống này cung cấp những thôngtin về lượng HTK có trong tay, những thông tin về mua, bán HTK cũng như tình hình sửdụng NVL, CCDC, giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho Hệ thốngnày bao gồm tất cả các chứng từ, sổ sách và các báo cáo phục vụ việc quản lý HTK

Theo chế độ chứng từ kế toán kế toán chi tiết hàng tồn kho gồm có :

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT )

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT )

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, CCDC, thành phẩm, hàng hóa (Mẫu số 03 – VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 PXK – 3LL )

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (04 HDL-3LL)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT )

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa… (Mẫu số 05 - VT )

- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT )

- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 - VT )

- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (04/GTGT)

………

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước,các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm chứng từ kế toán tuỳ thuộc vào đặc điểm, tìnhhình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lính vực hoạt động, thành phần kinh tế

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ đúngquy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách

nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế - tài chínhphát sinh

Mọi chứng từ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm phải

được tổ chức luân chuyển theo trình từ thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cánhân có liên quan.

Chu trình HTK bao gồm các tài khoản như: TK 151, TK 152, TK 153, TK 154,

TK 155, TK 156, TK 157, TK 159, TK 131, TK 331… và các tài khoản chi phí như

TK 621, TK 622, TK 627…

Đối với hệ thống sổ sách liên quan đến HTK gồm các sổ cái, sổ chi tiết các tài

khoản 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159 và thẻ kho

Đối với hệ thống các báo cáo liên quan đến chu trình gồm: Bảng kê phiếu nhập,

phiếu xuất; Tổng hợp phát sinh tài khoản Nợ/Có; Tổng hợp nhập/xuất theo tài khoản

đối ứng; Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ…

1.3.2 Thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK

KSNB đối với chu trình HTK là việc thiết kế các công việc để kiểm soát với

từng chức năng, từng giai đoạn cụ thể của chu trình

Tùy theo đặc điểm cụ thể trong quy trình hoạt động cũng như mục tiêu quản lý

của từng thời điểm mà mỗi doanh nghiệp xây dựng cho mình một hệ thống KSNB chutrình HTK hợp lý để kiểm soát tốt nhất dòng vận động của HTK, đảm bảo tính độc lậpgiữa các bộ phận trong việc kiểm tra Theo đó, quá trình KSNB được thực hiện theotừng chức năng cụ thể của chu trình HTK

hàng hóa hoặc dịch vụ yêu cầu Đồng thời, ĐĐH sẽ được chuyển cho các bộ phận có liên

quan như Bộ phận kế toán để hạch toán, Bộ phận nhận hàng để kiểm tra đối chiếu;

- Có sự phân tách trách nhiệm giữa người yêu cầu, người lập Hóa đơn và ngườiquyết định việc mua hàng đó;

- Hệ thống KSNB phải được thiết kế bao gồm cả thủ tục kiểm tra tính đầy đủcủa các chứng từ HTK, tính toán lại các chứng từ gốc, đối chiếu chứng từ gốc với Sổ

kế toán HTK, đối chiếu giữa các loại sổ với nhau để đảm bảo việc ghi đúng, ghi đủ vàkịp thời nghiệp vụ HTK

 Chức năng nhận hàng, lưu kho

- Hàng hóa nhận về phải được kiểm tra cả về số lượng và chất lượng bởi một bộphận độc lập với Bộ phận mua hàng và Bộ phận lưu kho được gọi là Phòng nhận hàng.Phòng nhận hàng có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhận, kiểm định chất lượng

có phù hợp với yêu cầu trong ĐĐH hay không, đồng thời cũng loại bỏ những hàng hóa

bị lỗi, kém phẩm chất… Sau đó lập Biên bản nhận hàng chuyển tới Bộ phận kho

- Phải có sự cách ly về trách nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý kho hàng;

- Hệ thống KSNB phải được thiết kế bao gồm cả thủ tục kiểm tra tính đầy đủcủa các chứng từ HTK, tính toán lại các chứng từ gốc, đối chiếu chứng từ gốc với Sổ

kế toán HTK, đối chiếu giữa các loại sổ với nhau để đảm bảo việc ghi đúng, ghi đủ vàkịp thời nghiệp vụ HTK

 Chức năng xuất kho vật tư, hàng hóa

Bộ phận kho phải chịu trách nhiệm về toàn bộ số hàng hóa mà mình quản lý, do

đó tất cả các trường hợp xuất vật tư, hàng hóa đều phải có PYC sử dụng đã được phê

duyệt hay phải có ĐĐH Căn cứ vào PXK, Thủ kho và Kế toán vật tư ghi sổ và hạchtoán Doanh nghiệp tiến hành các công việc:

- PYC xuất kho phải được lập dựa trên một ĐĐH sản xuất hay ĐĐH của kháchhàng bên ngoài Phiếu này được lập thành 3 liên: giao cho bộ phận có nhu cầu sử dụngvật tư, giao cho Thủ kho và 1 liên giao cho Phòng kế toán

- Hàng hóa xuất kho phải được kiểm tra về chất lượng;

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Có những quy định cụ thể về nguyên tắc phê duyệt vật tư, hàng hóa xuất kho.

Có sự phân công trách nhiệm công việc giữa người xuất kho và người lập PYC

 Chức năng sản xuất

Sản xuất là giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp, chính vì thế nó đòi hỏi được kiểm soát chặt chẽ từ khâu kế hoạch và lịch trình,sản xuất, được xây dựng từ ước toán về nhu cầu đối với sản xuất của doanh nghiệpcũng như căn cứ vào tình hình thực tế HTK hiện có Đầu ra của giai đoạn sản xuất làthành phẩm hoặc sản phẩm dở dang KSNB đối với việc sản xuất được thiết lập bằngcách giám sát số lượng sản phẩm đầu ra để đảm bảo rằng việc sản xuất được tiến hành

trên cơ sở các yếu tố đầu vào sử dụng một cách hiệu quả và hợp lý Qua đó có thể thấy

công việc KSNB chi phí sản xuất chính là sự kết hợp giữa kiểm soát chi phí sản xuấttại Bộ phận sản xuất với Bộ phận xuất kho

Tại Bộ phận sản xuất phải sử dụng các chứng từ có đánh số thứ tự trước để theodõi việc sử dụng NVL đồng thời kiểm soát phế liệu nếu có, các bảng chấm công côngnhân sản xuất để theo dõi chi phí nhân công trực tiếp Các tài liệu này cũng bao gồmBáo cáo số lượng thành phẩm, Báo cáo kiểm định chất lượng sản phẩm Hệ thốngKSNB cũng phải quy định rõ người thực hiện ghi chép giấy tờ kiểm soát cũng như quy

định rõ về người lập, người gửi, các bộ phận nhận được Báo cáo sản xuất

 Chức năng lưu kho thành phẩm

Sản phẩm sau khi hoàn thành, qua khâu kiểm định nếu không được chuyển đitiêu thụ thì sẽ nhập kho để chờ bán Giai đoạn này nhất thiết phải có PNK, đối vớidoanh nghiệp có hệ thống KSNB tốt thì mỗi loại thành phẩm sẽ được theo dõi trêntừng hồ sơ riêng biệt Quá trình kiểm soát thành phẩm được coi như một phần trongchu trình bán hàng - thu tiền Công tác KSNB với việc lưu kho thành phẩm được tiến

hành tương tự như KSNB với công việc lưu kho vật tư, hàng hóa

 Chức năng xuất thành phẩm đi tiêu thụ

Quá trình này quy định thành phẩm của doanh nghiệp chỉ được xuất ra khỏi kho khi

đã có sự phê chuẩn hay căn cứ để xuất kho thành phẩm, cụ thể là các ĐĐH hoặc Hợpđồng kinh tế Khi xuất kho phải có PXK do Thủ kho lập, Bộ phận vận chuyển sẽ có Phiếu

vận chuyển hàng KSNB đối với chức năng xuất kho thành phẩm được thể hiện:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Sử dụng các chứng từ vận chuyển, Hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tự từ trước;

- Soát xét thẩm định các chứng từ xuất…;

- Có những quy định về việc kế toán phản ánh hàng xuất kho trên PXK, Sổ kếtoán HTK hay sự phân công phân nhiệm giữa Bộ phận kho và Bộ phận kế toán…

 Chức năng kiểm kê HTK

Kiểm kê HTK cần được thực hiện cho tất cả các HTK ở tất cả các nơi (tối thiểu

6 tháng một lần), tương ứng với ngày giữa niên độ và kết thúc của năm tài chính Bảng

hướng dẫn kiểm kê cần được lập, phê duyệt và được chuyển đến tất cả các cá nhân

tham gia vào việc kiểm kê Mọi hoạt động kiểm kê cần được thực hiện tuân thủ theo

hướng dẫn kiểm kê đã được phê duyệt Đội kiểm kê cần bao gồm những người độc lập

với số liệu và sự bảo quản HTK Thủ kho có thể là thành viên của đội kiểm kê nhưngkhông thể là người trực tiếp đếm và đưa ra nhận xét Việc xem xét và đưa ra những

điều chỉnh cần thiết cần được thực hiện tức thời dựa trên cơ sở kết qủa kiểm kê thực tế

KSNB chu trình HTK trong điều kiện tin học hóa có những điểm giống với

KSNB trong điều kiện thủ công là phải xác định mục tiêu mà việc kiểm soát muốn đạtđược Để xây dựng nền tảng cho việc thiết lập việc kiểm soát cần thiết phải có cả tính

tổng quát lẫn chi tiết Do đó mục tiêu kiểm soát bao gồm kiểm soát tổng quát và kiểmsoát chi tiết từ đó xây dựng các thủ tục kiểm soát Tuy nhiên, KSNB trong điều kiệntin học hóa có những nét đặc trưng riêng do việc xử lý các nghiệp vụ được thực hiện

trong môi trường máy vi tính

 Ki ểm soát tổng quát

- Kiểm soát hoạt động tổ chức: Tách biệt các chức năng phê duyệt, bảo quản và

ghi chép sổ sách trong chu trình HTK Trong hệ thống sử dụng máy vi tính, tách biệtnhân viên thao tác máy vi tính với người sử dụng thông tin hệ thống

- Kiểm soát chứng từ: Các chứng từ đã hoàn tất khâu kiểm tra, kiểm soát phải được

nhập vào hệ thống máy tính, để cung cấp cho đơn vị về tình hình nhập xuất tồn của HTK;

- Kiểm soát việc giải trình tài sản: HTK được ghi nhận thống nhất về phương

pháp tính giá giữa các kỳ với nhau Các bản ghi về HTK luôn được duy trì và điềuchỉnh định kì với số lượng HTK qua kiểm kê thực tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Kiểm soát quá trình quản lý: Các nhân viên quản lý kho, kế toán viên, nhận

hàng, kiểm định chất lượng cần được nâng cao trình độ chuyên môn Sự thay đổi và pháttriển HTTT kế toán phải trải qua một quy trình rõ ràng liên quan đến sự kiểm tra phêchuẩn và đóng dấu xác nhận Quá trình nhập kho, xuất kho, quản lý hàng nhập xuất phải

được kiểm tra theo dõi thường xuyên Các phân tích, báo cáo về tình hình tồn kho, nhu

cầu vật tư nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý ra quyết định

- Kiểm soát hoạt động dữ liệu trung tâm: Quá trình cập nhật các thông tin liên

quan đến quá trình nhập, xuất, tồn kho được thiết lập một cách rõ ràng HTTT và

nguồn nhân lực phụ trách việc cập nhật thông tin phải được giám sát một cách chủ

động, xem xét công việc của họ với sự trợ giúp của các báo cáo kiểm soát

- Kiểm soát sự ủy quyền: Mọi nghiệp vụ nhập xuất vật tư, thành phẩm, hàng hóa

đều phải được phê chuẩn đúng đắn Trong một hệ thống hoạt động dựa vào máy tính,

sự ủy quyền được thực hiện bởi một chương trình ứng dụng nơi mà các quy tắc choviệc nhập, xuất, tồn được thiết lập Trong trường hợp này người quản lý đã ngầm định

sự phê chuẩn của mình ngay khi chấp nhận thiết kế chương trình đó

- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu: Mỗi nhân viên có một user và password

riêng để truy cập vào phần hành của mình; cập nhật tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất

kho và định kỳ đối chiếu với thủ kho; định kỳ tập hợp các tập tin gốc về HTK, sau đó

sao chép vào các đĩa từ để lưu trữ

 Ki ểm soát chi tiết

- Kiểm soát việc nhập dữ liệu: Chuẩn bị kỹ các chứng từ liên quan đến nghiệp

vụ nhập xuất đã được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền Trong hệ thống sử dụngmáy tính, sự phê chuẩn được thực hiện bằng các phương pháp kiểm tra soạn thảo được

chương trình hóa; kiểm tra tính hợp lý của các các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ

nhập xuất và tiến hành nhập vào hệ thống máy tính; hoạt động sửa lỗi được thực hiệntrong quá trình nhập liệu và trước khi đưa dữ liệu đó vào lưu trữ

- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: Các PYC sử dụng vật tư, PNK, PXK…

được lập dựa trên cơ sở hợp lệ; xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên ĐĐH

mua (hay Hợp đồng mua) với Hóa đơn mua hàng, đồng thời đếm số lượng nhận được

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

với số lượng đã đặt trước; xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên ĐĐH bán(hoặc Hợp đồng bán hàng), đồng thời đếm số lượng xuất với số lượng đã đặt trước.

Bên canh đó, hệ thống cần phải giám sát mọi nghiệp vụ, điều tra những nghiệp vụ có

một hoặc nhiều chứng từ gốc bị thất lạc; bắt buộc phải có sự xác nhận của các bêntham gia vào quá trình giao nhận hàng Những sai sót thường được sửa chữa trong

bước xử lý bằng việc thay thế những dữ liệu đã nhập sai bằng việc nhập lại dữ liệuđúng Việc kiểm kê cần được giám sát chặt chẽ, chênh lệch cần được làm rõ khi kiểm

kê HTK, chỉnh sửa các chênh lệch sau quá trình kiểm kê

- Kiểm soát thông tin đầu ra: Cần đánh số thứ tự cho các tập tin lưu trữ các

thông tin về HTK Định kỳ, kiểm tra sự tuần tự của số file trong mỗi tập tin Cuối mỗi

kỳ kế toán cần xác định chính xác các thông tin về các chính sách như dự trữ, lập dựphòng giảm giá HTK… chuẩn bị các báo cáo như Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếuxuất, PXK ngoài định mức… để phục vụ cho công tác kiểm tra

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO VÀ

CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ

MÁY TINH BỘT SẮN INTIMEX

2.1 Giới thiệu về Nhà máy tinh bột sắn Intimex

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển

Công ty XNK Intimex tiền thân là Công ty XNK Nội thương, được thành lập từ

năm 1979, chủ yếu kinh doanh xuất nhập khẩu hàng nông sản như cà phê, hồ tiêu, lạc…

Trong quá trình hình thành và phát triển trải qua mấy lần thay đổi tổ chức và tên gọi.Năm 2000, Công ty được đổi thành Công ty XNK Intimex, hoạt động theo điều lệ đã

được Bộ Thương mại phê duyệt trong quy định số 1078/TM/TCCB ngày 01/08/2000

Công ty có nhiều chi nhánh tại các tỉnh và thành phố lớn như TP HCM, TP HảiPhòng, Quảng Ninh, Thanh Hoá, Nghệ An, TP Đà Nẵng, Đồng Nai…

Nghệ An là một tỉnh miền Trung có nhiều tiềm năng về đất đai và lao động để pháttriển quy mô lớn cây lương thực nói chung và cây sắn nói riêng Cây sắn được trồng chủyếu trên đất đồi thuộc các loại đất nương rẫy, đất trồng cây hàng năm, đất trống đồi núitrọc chưa sử dụng có độ dốc 5% -15% Từ tập quán sản xuất tự cấp, tự túc, chưa sản xuấtthành hàng hóa nên sắn chỉ được dùng trong các hộ gia đình và việc trồng sắn cũng không

được chú trọng, việc chế biến sắn hết sức thô sơ và thủ công: chủ yếu là thái lát phơi khô,xông khói sau đó nghiền lấy bột để làm lương thực hoặc thức ăn cho chăn nuôi Trong khi

đó, ở những vùng có Nhà máy chế biến TBS như: tỉnh Tây Ninh, Gia Lai, An Giang,Đồng Nai, Quảng Ngãi… từ năm 1995 cây sắn đã mang lại hiệu quả kinh tế cao

Từ thực tiễn đó, Tổng giám đốc Công ty XNK Intimex đã ra quyết định số549/INT- TCCB vào ngày 17/12/2003 thành lập Nhà máy Tinh bột sắn Intimex vớichức năng cơ bản là thu mua, sản xuất chế biến TBS, chế phẩm từ TBS và các sảnphẩm phụ chế biến từ TBS

Nhà máy Tinh bột sắn Intimex là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công

ty XNK Intimex Nhà máy đặt trụ sở tại xã Thanh Ngọc, huyện Thanh Chương, tỉnh

Nghệ An

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.1.2 Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Nhà máy tinh bột sắn Intimex

Sản phẩm sản xuất chính của Nhà máy là TBS và các sản phẩm phụ như bã sắn,phân bón hữu cơ sinh học Sản phẩm TBS chủ yếu xuất khẩu sang thị trường TrungQuốc, Thái Lan, Singapor ít tiêu thụ trên thị trường Việt Nam mà chỉ tiêu thụ qua

đối tác làm thương mại Sản phẩm bã sắn tiêu thụ ở thị trường trong nước, chủ yếu cho

bà con chăn nuôi và các công ty sản xuất thức ăn gia súc Sản phẩm phân hữu cơ sinh

học Nhà máy sản xuất ra chủ yếu phục vụ đầu tư vùng nguyên liệu sắn cho bà con

nông dân và bán cho các đại lý

Nhà máy áp dụng công nghệ sản xuất hiện đại của châu Âu, sử dụng thiết bị

đồng bộ do hãng Thai - German cung cấp có công suất đạt 60 tấn sản phẩm/ngày

(khoảng 50.000 tấn sắn nguyên liệu một năm) Sau hơn hai năm đi vào hoạt động Nhàmáy vận hành hoạt động ổn định, đạt 100% công suất Nhà máy chuẩn bị các điều kiệncần thiết cùng với sự đầu tư ban đầu và sự nỗ lực phấn đấu của CBCNV, đến năm

2011 nâng công suất lên 4 lần (240 tấn sản phẩm/ngày) giải quyết công ăn việc làmcho một bộ phận lao động trên địa bàn của huyện Mục tiêu đề ra của Nhà máy là pháthuy tiềm năng thế mạnh về đất đai và lao động của một vùng phía Tây Nghệ An, tậndụng các kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất Tinh bột sắn và khai thác tối đa khả

năng hiện có, bên cạnh đó còn thực hiện phương châm đa dạng hóa sản phẩm như sản

xuất thêm phân bón hữu cơ sinh học Nhà máy đang phấn đấu nâng cao chất lượng sảnphẩm để đưa được sản phẩm vào các thị trường cao cấp như Nhật Bản, Hàn Quốc,

EU… để tạo thị trường đầu ra ổn định cao

Năm đầu (2004) đi vào sản xuất kinh doanh tình hình tài chính của đơn vị tươngđối khó khăn vì chưa xây dựng được lòng tin với các đối tác cũng như quan hệ vớiNgân hàng để vay vốn sản xuất kinh doanh Sang năm thứ 2 (2005), Nhà máy đã đi

vào sản xuất kinh doanh ổn định, xây dựng được uy tín và thương hiệu Nhìn chung tất

cả các chỉ tiêu như sản lượng sản xuất, doanh thu, lao động, thu nhập bình quân, nộp

ngân sách Nhà nước, lợi nhuận trước thuế đều tăng, năm sau cao hơn năm trước Đến

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

nay, Nhà máy đã phát triển cả về quy mô và uy tín, góp phần tích cực vào việc thực

hiện nhiệm vụ kinh tế của huyện Thanh Chương nói riêng và tỉnh Nghệ An nói chung

Để thấy rõ hơn tình tình tài chính của Nhà máy ta xem xét sự biến động sảnlượng, doanh thu và tình hình tài chính của tài sản và nguồn vốn của Nhà máy trong 3năm 2009, 2010 và 2011:

Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu tài chính của Nhà máy trong 3 năm gần đây

2009

Năm 2010

Năm 2011

3 Lợi nhuận trước thuế (triệu đồng) 4.834 6.347 7.825

5 Thu nhập bình quân (tr.đ/người/tháng) 2,450 2,854 3,956

6 Nộp Ngân sách Nhà nước (triệu đồng) 5.459 6.482 8.228

(Ngu ồn: Báo cáo tài chính Nhà máy Tinh bột sắn Intimex)

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy tất cả các chỉ tiêu đều tăng, năm sau cao hơn

năm trước như: Sản lượng TBS năm 2009 đạt 49.316 tấn thì năm 2010 đạt 57.787 tấn(tăng lên 8.471 tấn), doanh thu năm 2009 đạt 197.267 triệu thì năm 2010 đạt 231.148

triệu (tăng 33.881 triệu về số tuyệt đối và tăng 17,18% về số tương đối), lợi nhuận

trước thuế năm 2010 đạt 6.347 triệu đồng thì năm 2011 đạt 7.825 triệu đồng (tăng

1.478 triệu đồng tuyệt đối và tăng 23,29% về tương đối) Thu nhập của người lao động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

không ngừng tăng cao Từ số liệu tính toán ở bảng trên ta thấy Tài sản ngắn hạn chiếmmột tỷ trọng lớn trong tổng tài sản (khoảng 80% tổng tài sản)

Nhìn chung cả Tài sản ngắn hạn và Tài sản dài hạn đều tăng chứng tỏ tình hìnhTài sản của Nhà máy là khá tốt, tuy nhiên Tài sản ngắn hạn tăng nhanh hơn Tài sản dàihạn chứng tỏ Nhà máy đầu tư vào Tài sản ngắn hạn nhiều hơn là Tài sản dài hạn Nhưvậy tình hình Tài sản và Nguồn vốn của Nhà máy hiện nay là khá thuận lợi

Từ đội ngũ công nhân viên trong Nhà máy năm 2011 là 570 người, trong đó:trình độ Đại học và Cao đẳng là 186 người, tốt nghiệp Trung cấp và dạy nghề là 194

người, đến nay Nhà máy có biên chế lao động là 545 người, trong đó trình độ Đại học

là 59 người, trình độ Cao đẳng là 72 người, trình độ Trung cấp là 95 người, công nhân

lành nghề 319 người

Nhà máy Tinh bột sắn Intimex là một đơn vị sản xuất kinh doanh và hạch toán

độc lập, chịu sự quản lý của Nhà nước, trực thuộc Công ty XNK Intimex, có tư cách

pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo quy định của

Nhà nước Nhà máy chuyên chế biến TBS và các chế phẩm từ sắn

Nhà máy Tinh bột sắn Intimex có hệ thống tổ chức tương đối gọn nhẹ và cóquan hệ gắn bó với nhau, khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Tinh bột sắn Intimex

PhòngTổchứchànhchính

PhòngTàichínhKếtoán

Phân

xưởng

sảnxuất

PhòngKỹthuậtKCS

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Giám đốc Nhà máy: là người đứng đầu Nhà máy, chịu trách nhiệm chỉ đạo

toàn bộ quá trình sản xuất và kinh doanh, là người đại diện ký kết hợp đồng kinhdoanh đồng thời chịu trách nhiệm chính trước Nhà nước và Pháp luật

- Phó Giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc cho giám đốc, phụ trách sản xuất

và điều hành các công tác kỹ thuật, điều hành văn phòng sản xuất, chỉ đạo các phânxưởng, báo cáo với Giám đốc về tình hình vật tư, tiền vốn, tình hình về trang bị máy

móc thiết bị cũng như trình độ tay nghề của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong quátrình sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật còn phải có trách nhiệm tham mưu cho Giám

đốc về tình hình quản lý và sử dụng vật tư, cũng như tình hình máy móc thiết bị nhằm

nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm

- Phó Giám đốc kinh doanh: Là người giúp việc cho Giám đốc, phụ trách về vấn đề

mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, cũng như việc tổ chức hoạt động kinh doanh của

Nhà máy, đồng thời có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về việc xây dựng kế hoạch sản

xuất kinh doanh ngắn, trung và dài hạn, việc ký kết hợp đồng kinh tế, cung ứng vật tư,thiết bị cho sản xuất, quản lý kho hàng bến bãi và việc tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy

- Phòng Kế hoạch nông vụ: Có trách nhiệm tham mưu cho BGĐ về công tác thu

mua nguyên liệu sắn củ tươi, đầu tư trồng mới mở rộng vùng nguyên liệu, thu hồi công

nợ, bán phân bón cho bà con nông dân và có kế hoạnh phát triển vùng nguyên liệu

trong tương lai

- Phòng Kinh doanh: Có trách nhiệm tham mưu cho BGĐ về tồn trữ hàng TBS, tìm

kiếm thị trường xuất khẩu TBS và bán nội địa, có chiến lược đầu tư mở rộng Nhà máy

- Phòng Tổ chức hành chính: Có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về công

tác tổ chức cán bộ, quản lý về lao động, tuyển sinh đào tạo kỹ thuật, giải quyết cácchính sách chế độ và tiền lương, tiền thưởng, tiền phạt do vi phạm nội quy cho công

nhân, đảm bảo đời sống cho người lao động và bố trí lao động sao cho phù hợp với

trình độ và tình hình lao động sản xuất

- Phòng Tài chính- Kế toán: Thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong Nhà máy, phản ánh một cách chính xác và toàn diện kết quảsản xuất cũng như hiệu quả kinh tế mà Nhà máy đạt được, cung cấp những thông tincần thiết cho lãnh đạo, các bộ phận có liên quan, giúp cho các nhà quản lý đề ra biệnpháp tổ chức sản xuất kinh doanh thích hợp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ