TẬP HUẤN SOẠN THẢO văn BẢN THEO TT 012011TT BNV

Sở đã phổ biến kịp thời Thông tư 01/2011/TT-BNV đến các phòng, ban Văn phòng Sở; đơn vị trực thuộc trong toàn ngành; Thông tư 01/2011/TT-BNV trong công tác soạn thảo văn bản; thống nhất

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

HỘI NGHỊ

TẬP HUẤN KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

TRONG NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TỈNH BẮC NINH

Bắc Ninh, ngày 29 tháng 9 năm 2016

BÁO CÁO VIÊN: TS Nguyễn Thị Kim Hoa Phó Chánh Văn Phòng Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Ninh

Phần I

SƠ KẾT TÌNH HÌNH THỰC HIỆN SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THEO THÔNG TƯ 01/2011/TT-BNV

TRONG NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BẮC NINH

I Kết quả sau 05 năm triển khai

Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính.

1 Sở đã phổ biến kịp thời Thông tư 01/2011/TT-BNV đến

các phòng, ban Văn phòng Sở;

đơn vị trực thuộc trong toàn ngành;

Thông tư 01/2011/TT-BNV trong công tác soạn thảo văn bản; thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; chất lượng văn bản hành chính ngày một tốt hơn;

và tham mưu xây dựng nhiều Đề án, được HĐND,

UBND ban hành văn bản QPPL.

II Nhược điểm

1 Nhiều đơn vị chưa chú trọng tới việc áp dụng văn bản hướng

dẫn trong công tác soạn thảo văn bản Lãnh đạo đơn vị chưa đánh giá hết tầm quan trọng của chất lượng soạn thảo văn

bản.

2 Còn nhiều lỗi về kỹ thuật trong soạn thảo văn bản, có văn bản

nội dung quá sơ lược… ảnh hưởng đến chất lượng văn bản.

3 Chất lượng văn bản hành chính chưa đồng đều ở các địa

phương, các đơn vị.

4 Cá biệt còn có những lỗi chính tả, làm giảm chất lượng văn

bản.

III Mục đích của lớp tập huấn

trọng của việc thực hiện đúng kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính.

chức, viên chức.

văn bản, nhằm nâng cao chất lượng văn bản trong công tác quản lý giáo dục.

qua việc soạn thảo văn bản.

Phần II NỘI DUNG TẬP HUẤN

A VỊ TRÍ,VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC SOẠN

• Có vai trò thể hiện nguyên tắc hoạt động, cách

thức và lề lối làm việc của mỗi cơ quan, tổ chức

• Có vai trò phản ánh kết quả mà cơ quan, tổ chức

đã đạt được trong thực tiễn.

B VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

• Văn bản hành chính: Là văn bản có chức đựng các quy tắc

chung mang tính pháp lý hoặc những mệnh lệnh cá biệt được ban hành để tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản áp dụng pháp luật Ví dụ: Công văn, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, quyết định, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường

• Quy định hiện hành về soạn thảo văn bản hành chính: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Nội dung VBHC: Giao dịch công tác, Truyền đạt thông tin, ghi nhận sự kiện

Giải quyết công việc có tính sự vụ Trong nội bộ cơ quan, tổ chức

VBHC thông dụng không được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước

C CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN

Văn bản có chất lượng khi đáp ứng được những

tiêu chuẩn sau:

1 Tiêu chuẩn pháp lý

- Được ban hành đúng thẩm quyền;

- Có nội dung hợp pháp;

- Thể thức trình bày đúng quy định của pháp luật;

- Được ban hành đúng thủ tục do pháp luật quy định

2 Tiêu chuẩn khoa học

- Có nội dung phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội (thực tiễn);

- Có nội dung phù hợp với truyền thống đạo đức và phong tục tập quán;

- Đảm bảo về kỹ thuật pháp lý:

+ Sử dụng đúng quy tắc ngôn ngữ Tiếng Việt;

+ Phân chia sắp xếp bố cục nội dung lôgic, chặt chẽ.

III NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP

TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Lỗi về phông chữ, cỡ chữ

2 Lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

• Quốc hiệu: Viết sai cỡ chữ

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành: Lỗi do chưa in đậm tên chủ thể trực tiếp ban

hành văn bản.

• Số hiệu: Không viết ký hiệu loại văn bản trước khi viết cơ quan ban hành

• Viết nhầm ký hiệu năm ban hành của văn bản QPPL trong văn bản hành chính.

UBND TỈNH BẮC NINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Lỗi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản:

• Trích yếu: Viết sai quy định về kiểu chữ ( chữ in

hoa và chữ in thường) khi trình bày trích yếu

• Việc ghi quyền hạn của người ký: Ghi nhầm giữa

thẩm quyền tập thể và thẩm quyền cá nhân

• Nơi nhận: Viết sai cỡ chữ, gạch chân phần nơi nhận

• Phần Kính gửi: Viết sai qui định về xuống dòng khi

gửi nhiều chủ thể.

• Lỗi viết hoa không đúng quy định

• Lỗi đánh số trang: Thường đánh cả số trang đầu

tiên; chưa thống nhất đánh số trang vào góc phải

cuối trang giấy như quy định.

IV NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

THƯỜNG SỬ DỤNG

Nội dung văn bản

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp

với quy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương

và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,

ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản ;

trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

1 SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

UBND TỈNH BẮC NINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH

Nội dung được chia thành các điều

theo thứ tự:

Điều 1 Giải quyết công việc phát sinh

Điều 2 Nghĩa vụ của đối tượng thi hành (nếu có)

Ai có nghĩa vụ, có trách nhiệm làm gì?)

Điều 3 Quyền lợi của đối tượng thi hành (nếu có)

(Ai có quyền được hưởng cái gì, tại đâu?)

Điều 4 Trách nhiệm thi hành văn bản

Hiệu lực pháp lý về thời gian

(Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký …)

2 SOẠN THẢO CÔNG VĂN

- Là văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tác giữa các

cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức và

cá nhân nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất

- Vai trò của công văn:

+ Trao đổi thông tin;

+ Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản;

+ Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;

+ Đề xuất ý kiến để cấp trên xem xét phê duyệt;

+ Cấp trên trả lời đề nghị của cấp dưới;

+ Thăm hỏi, cảm ơn;

+ Giải thích, hướng dẫn văn bản PL của cấp trên;

+ Thông báo chủ trương, chính sách mới của Nhà nước…

CÁCH THỨC SOẠN THẢO CÔNG VĂN

* Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

- Trình bày nội dung phải rõ ràng, cụ thể và thống nhất;

- Sử dụng văn phong hành chính đảm bảo lịch sự, nghiêm túc, trang trọng và có sức thuyết phục cao;

- Câu văn lập luận ngắn gọn, kết cấu logic, chặt chẽ;

- Thể thức trình bày theo quy định của pháp luật, nhưng lưu ý có sự đặc thù:

+ Không trình bày tên ở chính giữa;

+ Trích yếu nội dung được trình bày dưới số, ký hiệu;

+ Mở đầu là địa chỉ nơi công văn được gửi đến thông qua từ

“Kính gửi”

* Bố cục nội dung của công văn:

Phần mở đầu:

+ Nêu rõ mục đích, lý do ban hành công văn;

(Yêu cầu diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng, nêu bật được nội dung chính được đề cập trong công văn.)

Phần nội dung chính của công văn:

Nêu chi tiết nội dung công việc mà công văn cần giải quyết :

+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: Nội dung cần chỉ đạo ( nghiêm

khắc );

+ Công văn hướng dẫn, giải thích: Nội dung cần hướng dẫn, giải

thích ( khách quan, cụ thể, thống nhất để cấp dưới dễ thực hiện );

+ Công văn đề nghị: Nội dung cần đề nghị (thuyết phục và có lý

do xác đáng);

+ Công văn từ chối: Nêu rõ lý do từ chối ( lịch sự, khiêm tốn );

+ Công văn tiếp thu phê bình: Nội dung tiếp thu và hứa thực

hiện tốt hơn ( mềm mỏng, cầu thị);

+ Công văn thăm hỏi, cảm ơn: Lý do cảm ơn, hình thức thăm

hỏi, động viên ( thể hiện sự chân thành không sáo mòn);

+ Công văn đề nghị đóng góp ý kiến: Nội dung là đề nghị

đóng góp ý kiến cho dự thảo: Đề án, Chương trình, Kế hoạch…

thiện văn bản).

Phần kết thúc của công văn:

- Khẳng định lại nội dung công văn, nhấn mạnh sự cần thiết giải quyết công việc:

+ Công văn hướng dẫn: Yêu cầu cấp dưới thực hiện thống

nhất;

+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc: Yêu cầu triển khai công việc

kịp thời, hiệu quả;

+ Công văn đề nghị: Mong muốn cấp trên tạo điều kiện giải

+ Công văn mời họp: Mong muốn người được mời có mặt…

- Thể hiện thái độ lịch sự, trân trọng:

Xin chân thành cảm ơn!,

Trân trọng cảm ơn!…

HÌNH THỨC CỦA CÔNG VĂN

UBNDTỈNH BẮC NINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: … /SGDĐT-GDTH V/v……… Bắc Ninh, ngày … tháng … năm 2016 Kính gửi: - ;

- .

………

………

………

………/.

Nơi nhận: KT GIÁM ĐỐC

- Như trên; PHÓ GIÁM ĐỐC

- Lưu VT, CVP.

• Nguyễn Văn A

3 SOẠN THẢO BÁO CÁO

tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của các

cơ quan nhà nước, làm cơ sở để đánh giá hoạt động quản lý, đề xuất những biện pháp và chủ trương mới.

+ Về nội dung:

Nội dung phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm;

Thông tin phải đảm bảo trung thực, chính xác;

Thông tin cần kịp thời (nếu báo cáo về công việc có tính khẩn cấp).

+ Kỹ thuật soạn thảo:

Sử dụng văn phong nghị luận;

Rõ ràng, mạch lạc và thuyết phục;

Phân chia nội dung logic, chặt chẽ.

+ Bố cục nội dung của báo cáo: gồm ba phần

• Phần mở đầu:

Trình bày khái quát về những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện công việc cần báo cáo

• Phần nội dung chính:

+ Trình bày kết quả đạt được của công việc, bao gồm:

- Những thành tựu đạt được và nguyên nhân;

- Những hạn chế, vướng mắc và nguyên nhân

+ Trình bày những giải pháp và phương hướng hoàn thiện

• Phần kết thúc:

- Khẳng định lại nội dung báo cáo;

- Mong muốn được đóng góp ý kiến để hoàn thiện nội dung báo cáo;

- Một câu thể hiện thủ tục “Xin báo cáo cấp trên (trước Hội nghị)…” hoặc “Trân trọng báo cáo.”

4 SOẠN THẢO TỜ TRÌNH

- Khái niệm:

Là văn bản được sử dụng để đề xuất và mong cấp trên phê duyệt một vấn

đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan nhà nước như: đề xuất một chủ trương, chính sách, phương án, đề án công tác; chế độ tiêu chuẩn, định mức; dự thảo văn bản mới hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn bản hay quy định nào đó trong văn bản không còn phù hợp.

- Yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:

+ Phân tích được những điểm tích cực, tiêu cực của tình hình làm

căn cứ thuyết phục cho đề xuất mới (lý do);

+ Dự đoán những vấn đề có thể xảy ra xung quanh đề xuất mới;

+ Đề ra được các giải pháp thực hiện;

+ Sử dụng văn phong nghị luận để diễn đạt đảm bảo rõ ràng, lý lẽ

chặt chẽ và mang tính thuyết phục cao

Bố cục nội dung của tờ trình, bao gồm ba phần:

+ Phần mở đầu:

Nhận định tình hình (nêu chủ yếu về những hạn chế, tồn tại của vấn đề cần đề xuất), thông qua đó cấp trên thấy được sự cần thiết phải phê duyệt đề xuất này

+ Nội dung chính:

Nêu cụ thể vấn đề cần đề xuất, có thể trình bày các ý kiến khác nhau xung quanh vấn đề đề xuất làm căn cứ, sau đó khẳng định cơ quan trình theo quan điểm, ý kiến nào, tại sao?

Nếu trình cấp trên đề án, phương án công tác thì nội dung chính là toàn bộ đề án, phương án đã được lập sẵn…

+ Phần kết thúc:

- Nhấn mạnh đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận

5 SOẠN THẢO THÔNG BÁO

- Khái niệm:

Là văn bản có vai trò truyền đạt nội dung của văn bản pháp luật, chủ trương, chính sách của Nhà nước, một tin tức, một

sự việc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan.

+ Phải chứa đựng thông tin cần truyền đạt;

+ Cách diễn đạt ngắn gọn, trọng tâm, trực tiếp vào thông tin cần truyền đạt.

+ Bố cục nội dung đủ ba phần:

báo (không cần trình bày lý do, tình hình… như các văn bản khác);

cần thông báo.

MỘT SỐ ĐIỀU CẦN CHÚ Ý TRONG KỸ

THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

* Phông chữ trình bày văn bản:

• Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự

Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN

* Đánh số trang

• Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-

14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất

Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

• Trao đổi trực tiếp về cách đánh số trang tại Hội

nghị.

* Viết hoa trong văn bản

• Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI của Thông tư số 01/2011/TT-

Xin tr©n träng c¶m ¬n !