CÁC DỮ LIỆU ĐẦU VÀO CỦA QUÁ TRÌNH ƯỚC TÍNH CHI PHÍ Như đã giới thiệu trong phần trước, Mức chuẩn Phạm vi công việc Scope Baseline có thể xem là dữ liệu đầu vào quan trọng và mang đến nhi
Trang 1CÁC DỮ LIỆU ĐẦU VÀO CỦA QUÁ TRÌNH ƯỚC TÍNH CHI PHÍ
Như đã giới thiệu trong phần trước, Mức chuẩn Phạm vi công việc (Scope Baseline) có thể xem là
dữ liệu đầu vào quan trọng và mang đến nhiều thông tin cần thiết cho quá trình ước tính chi phí Tuy nhiên để lập được một mức chuẩn về chi phí cho dự án, chúng ta cũng cần thêm một số thông tin khác
Tiến độ dự án
Thông qua tiến độ dự án, các hoạt động được cung cấp thêm đầy đủ các thông tin về nguồn lực
và các yếu tố liên quan về mặt thời gian như độ dài và các quan hệ trình tự thực hiện của chúng Trong quá trình ước tính chi phí, tiến độ dự án sẽ là cơ sở để tính chi phí của các hoạt động có đơn giá theo thời gian như chi phí thuê chuyên gia, tư vấn hoặc các chi phí thuê nhà, xe, thiết bị phụ trợ… Các thông tin này cũng cần thiết để ước tính chi phí khi trong dự án có các hợp đồng thanh toán theo dạng đo đếm thời gian (Time & Material) , trong đó chấm công cho lực lượng công nhân, hay theo dõi ca máy thi công là những thí dụ quen thuộc
Ngoài ra việc ước tính chi phí của dự án cũng bị tác động từ tiến độ trong trường hợp ngân sách
dự án bao gồm các khoản chi phí liên quan đến tài chính như tiền lãi vay, chi phí dành cho trượt giá…Nhờ có tiến độ đã phê duyệt, các khoản chi phí này sẽ được ước tính một cách cụ thể hơn Tiến độ dự án còn là thông tin đầu vào giúp xây dựng nên đường cong chữ S để thể hiện quan hệ giữa chi phí và thời gian trong suốt vòng đời của dự án, sẽ được thực hiện tiếp theo trong quá trình Xác định ngân sách dự án (Determine Budget)
Kế hoạch quản lý nhân sự
Kế hoạch nhân sự là tài liệu miêu tả sơ đồ tổ chức, các vai trò và trách nhiệm, các mối quan hệ của đội ngũ quản lý dự án và một vài thông tin khác Đây cũng là một thông tin đầu vào cần thiết cho quá trình ước tính chi phí
Kế hoạch quản lý nhân sự cung cấp các thông tin hữu ích như mức lương, tiền thưởng, phụ cấp cho các hoạt động quản lý nhân sự Ngoài ra cũng từ kế hoạch quản lý nhân sự sẽ ước tính được các chi phí liên quan khác như chi phí dành cho đào tạo, huấn luyện
Chi phí này có thể trở nên đáng kể và cần quan tâm đúng mức nếu trong hoạt động dự án có sự tham gia của chuyên gia nước ngoài Khi đó ngoài tiền lương còn phải kể thêm các chi phí về đi lại, nhà ở, phương tiện liên lạc và cả thuế thu nhập…
Kết quả của quá trình phân tích rủi ro
Một dự án luôn chứa đựng những điều không chắc chắn nên lúc nào nó cũng tiềm ẩn các rủi ro Việc nhận dạng , đánh giá và đưa ra các chiến lược giải quyết rủi ro được tiến hành sau khi đã hoàn tất việc lập kế hoạch cho các lãnh vực khác Từ những chiến lược giải quyết các rủi ro đã được xác định, chúng ta sẽ phải cập nhật lại kế hoạch bằng cách bổ sung thêm các phạm vi công
Trang 2việc hoặc các thay đổi về tiến độ, chất lượng…tương ứng Những rủi ro còn tồn đọng sẽ được giảm thiểu tác động hoặc khả năng xảy ra của chúng bằng các kế hoạch dự phòng kèm theo
Kế hoạch dự phòng có thể là trang bị máy bơm tiêu thoát nước hố móng, hoặc mái che, hoặc thi công đường tạm cho các phương tiện cơ giới trong mùa mưa Đó cũng có thể là việc phải thuê thêm máy phát điện, máy hàn dự phòng khi mất điện hoặc chi phí cho đội ngũ kỹ thuật thường xuyên đi đến cơ sở sản xuất của Nhà thầu để kiểm tra đôn đốc nhằm giảm thiểu các rủi ro về chất lượng và tiến độ Hoặc cũng có thể là rủi ro xảy ra do các sai sót trong thiết kế hoặc do các yêu cầu, phạm vi công việc không được xác định đầy đủ khi lập dự án
Tất nhiên, để có thể thực hiện các kế hoạch dự phòng rủi ro thì cần phải có nguồn kinh phí cho chúng Tuy nhiên vì không phải lúc nào tất cả các rủi ro cũng xảy ra đồng thời nên chi phí dành cho chúng sẽ được ước tính một cách tổng thể cho toàn dự án với những tỉ lệ hợp lý nào đó Trong bảng dưới đây trình bày một thí dụ tính chi phí dành cho rủi ro Lưu ý là những khoản chi phí dành cho các rủi ro tiêu cực, trong quản lý rủi ro gọi là Đe dọa (Threat) sẽ được cộng vào, còn các chi phí của rủi ro tích cực, thường gọi là Cơ hội (Opportunities) sẽ được trừ ra
Dữ kiện Tính dự trữ chi phí
(VND)
Có 30% khả năng xảy ra việc chậm trễ nhận được các phụ tùng,
với một chi phí cho dự án là 9.000.000 đồng
30% x 9 triệu = 2,7 triệu
Cộng 2,7 triệu
Có 20% khả năng là các phụ tùng sẽ rẻ hơn 10.000.000 đồng so
với dự kiến
20% x10 triệu = 2 triệu
Trừ 2 triệu
Có 25% khả năng các phụ tùng sẽ không khớp với nhau khi được
lắp đặt, gây ra chi phí tăng thêm 3.500.000 đồng
25% x 3,5 triệu = 875.000
Cộng 875.000
Có 30% khả năng xảy ra là việc sản xuất sẽ đơn giản hơn dự kiến,
giúp tiết kiệm 2.500.000
30% x 2,5 triệu
Trừ 750.000
Có 5% khả năng có lỗi trong thiết kế, gây ra phải làm lại với chi
phí 5.000.000 đồng
5% x 5 triệu
Cộng 250.000 Tổng cộng dự trữ cho rủi ro chi phí 1.075.0000
Qua bảng tính trong thí dụ trên, chúng ta thấy rằng muốn tính được chi phí rủi ro của dự án thì phải đưa ra được xác suất xảy ra và chi phí của từng rủi ro Việc làm này có thể mất nhiều công sức và độ chính xác của kết quả cuối cùng lệ thuộc rất nhiều vào quá trình phân tích, đánh giá các rủi ro trước đó Tuy nhiên không nên vì vậy mà bỏ qua các khoản chi phí dành cho rủi ro Trong một số trường hợp, khi dự án có quy mô lớn, phạm vi công việc không rõ ràng và các hợp đồng
Trang 3được ký kết ở dạng khoán gọn (rủi ro thuộc về phía người bán) thì việc xác định và bổ sung chi phí rủi ro là hết sức cần thiết và có tính quyết định đến thành bại của dự án
Chi phí của chất lượng
Có thể có một vài ý kiến khác nhau về sự cần thiết chi phí cho chất lượng Tuy nhiên theo quan điểm của PMBOK thì Chi phí của Chất lượng bao gồm như sau:
Chi phí cho sự phù hợp (Cost of Conformance): bao gồm chi phí ngăn ngừa (Prevention) và chi phí kiểm nghiệm (Appraisal) là các chi phí được bỏ ra nhằm tránh không để cho các hư hỏng của sản phẩm xảy ra
Chi phí ngăn ngừa dành cho các hoạt động được thực hiện để ngăn ngừa sự kém chất lượng của sản phẩm trước khi chúng có thể xảy ra Các hoạt động đó có thể là việc xem xét, phân tích các quy trình sản xuất, thu thập các yêu cầu công việc, thành lập nhóm cải tiến chất lượng…
Trong khi đó Chi phí kiểm nghiệm nhằm tìm ra các lỗi về chất lượng, nếu có, để khắc phục chúng khi sản phẩm vẫn chưa được chuyển giao Đó là các chi phí liên quan dành cho các hoạt động kiểm tra, thí nghiệm, nghiệm thu…
Chi phí của sự Không phù hợp (Cost of Non-Conformance) là chi phí mà dự án phải bỏ ra do các
hư hỏng đối với kết quả của dự án Chúng có thể là các chi phí cho việc phải làm lại hoặc các phế phẩm do hư hỏng hoặc thời gian lãng phí trong quá trình thực hiện dự án (Internal Failure) Chúng cũng có thể là các chi phí cho những hư hỏng của sản phẩm/dịch vụ sau khi đã chuyển giao cho khách hàng (External Failure) như chi phí hổ trợ khách hàng, bảo hành, các chi phí liên quan pháp lý…
Trong một dự án, dù ít hay nhiều đều phải có chi phí dành cho chất lượng như chi phí kiểm nghiệm chẳng hạn Căn cứ vào những yêu cầu về chất lượng, người lập dự toán sẽ đưa ra những giả định về chi phí cho chất lượng Những giả định như thế sẽ được chuẩn bị để ước tính chi phí của các hoạt động liên quan
Các yếu tố môi trường kinh doanh
Các yếu tố môi trường kinh doanh bao gồm tình hình thị trường và các thông tin được công bố Tình hình về các sản phẩm, dịch vụ và các điều khoản liên quan hiện có trên thị trường là những
dữ liệu đầu vào không thể thiếu cho quá trình ước tính chi phí Thông tin này đặc biệt có ý nghĩa khi dự án triển khai ở những vùng, miền mà trước đây chúng ta chưa từng trải qua Khi đó các đơn giá vật liệu, nhân công, thiết bị có thể sẽ rất khác biệt hoặc phải tốn thêm nhiều chi phí khác như chi phí vận chuyển chẳng hạn
Trong quá trình lập ước tính chi phí, đội ngũ quản lý dự án thường thu thập các thông tin được công bố Chúng có thể là danh sách các Nhà cung cấp, nhà sản xuất, thầu phụ; các tài liệu giới thiệu sản phẩm…Kèm theo đó là các thông tin về đơn giá của các loại nguồn lực (vật tư, nhân công ,máy móc thiết bị) sẽ được sử dụng trong quá trình lập dự toán
Trang 4Tài sản của tổ chức
Thông thường các đơn vị, tổ chức đều có hồ sơ của các dự án trước, trong đó có nhiều thông tin hữu ích cho quá trình ước tính chi phí Có thể liệt kê một vài tài liệu tiêu biểu như các chính sách
về ước tính chi phí, các định dạng sẳn có, các thông tin trong quá khứ, các bài học kinh nghiệm… Các thông tin trong các tài sản của tổ chức bao gồm những kinh nghiệm, chuẩn mực, nguyên tắc… được đúc kết từ nhiều dự án, trong một thời gian dài Vì vậy chúng chứa đựng rất nhiều hướng dẫn hữu ích cho quản lý dự án, nói chung và lập dự toán, nói riêng Việc khai thác các tài sản sẳn có của tổ chức sẽ giúp cho việc lập ước tính chi phí được nhanh chóng, nhất quán và tránh những sai sót đã xảy ra trước đó Do đó, người lập dự toán phải biết cách tận dụng tốt các thông tin này một cách hiệu quả thay vì mất thời gian để thực hiện lại những gì đã có hoặc tệ hại hơn là mắc phải những sai lầm đã từng gặp phải trước đây
Tuy nhiên việc sử dụng các thông tin này phải được thực hiện một cách thận trọng và có chọn lọc cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể
Lời kết
Qua bài viết này chúng ta thấy rằng việc ước tính chi phí cho một dự án đòi hỏi phải có một cái nhìn vừa chi tiết cho từng hoạt động/công việc nhưng cũng phải vừa toàn diện cho toàn dự án Bên cạnh đó, việc thu thập đầy đủ thông tin của tất cả các thành phần chi phí sẽ giúp cho việc lập ngân sách dự án được đầy đủ và chính xác
Ngoài sự giúp sức của các công cụ máy tính và phần mềm, người lập dự toán phải trang bị cho mình những hiểu biết đầy đủ và tuân thủ những nguyên tắc làm cơ sở cho một dự toán tốt
Hẹn gặp lại các bạn về đề tài này trong bài viết lần tới
Thân chào các bạn
NGUYỄN VĂN TRUNG, PMP