Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu – chi tiền mặt tại ngân hàng thương mại cổ phần á châu – chi nhánh huế

Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ bảo đảm Tàisản của các Ngân hàng thương mại được sử dụng một cách hợp lý, hiệu quả, bảo đảmmức độ tin cậy của thông tin tài chính và sự tuân thủ luậ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong nền kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ như hiện nay thìngân hàng thương mại là tổ chức trung gian tài chính quan trọng nhất, luôn nắm giữ tàisản nhiều hơn mọi định chế tài chính khác và là cầu nối để chuyển các chính sách kinh

tế của chính phủ - đặc biệt là chính sách tài chính tiền tệ - đến các thành phần còn lạicủa nền kinh tế Với tầm quan trọng trên, cùng với tính phức tạp và khối lượng giaodịch lớn, sự biến động của tiền tệ, ngân hàng thường gặp nhiều rủi ro trong quá trìnhhoạt động của mình Một trong những cách thức để ngân hàng có thể quản lý, phòngngừa, phát hiện các rủi ro là thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệuquả cho các quy trình nghiệp vụ Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ bảo đảm Tàisản của các Ngân hàng thương mại được sử dụng một cách hợp lý, hiệu quả, bảo đảmmức độ tin cậy của thông tin tài chính và sự tuân thủ luật lệ, quy định, qua đó tạo niềmtin cho khách hàng, cổ đông và các đối tượng hữu quan liên quan

Với chức năng là một trung gian tài chính nên Ngân hàng phải giữ lượng tiền rấtlớn bao gồm tiền mặt và giấy tờ có giá, do đó vấn đề an toàn phải được đảm bảo – cho

cả việc giao dịch, lưu giữ và vận chuyển tiền Tuy nhiên việc giữ lượng tiền quá lớn dễkhiến cho hiện tượng biển thủ, tham ô và gian lận xảy ra trong ngân hàng Tất cảnhững điều này đòi hỏi ngân hàng phải có một hệ thống kế toán và kiểm soát hữu hiệu,hiệu quả

Nhận thấy tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của ngân hàng,thêm vào đó trong thời gian thực tập có cơ hội tiếp cận và tìm hiểu về hệ thống kiểmsoát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu – Chi nhánh Huế cùng với sựhướng dẫn của thầy giáo – Thạc sỹ Đào Nguyên Phi, em đã quyết định lựa chọn đề tài

“Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu – chi tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổphần Á Châu – chi nhánh Huế ” để nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chitiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu – chi nhánh Huế

Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung vào hoạt động kiểm soát quản lý đối với hoạtđộng thu – chi tiền mặt tại Ngân hàng Á Châu –Huế từ năm 2010 – 2012

Thời gian nghiên cứu: đề tài được nghiên cứu từ 21/01/2013 đến 11/05/2013

3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp thu thập tài liệu: thu thập dữ liệu thứ cấp bên trong và bên ngoài đơn

vị Dữ liệu thứ cấp bên trong bao gồm các báo cáo tài chính, tài liệu khác của ngânhàng Dữ liệu thứ cấp bên ngoài bao gồm giáo trình, sách, tạp chí, internet, các khóaluận liên quan…để hệ thống hóa kiến thức về ngân hàng thương mại và hoạt độngkiểm soát nội bộ

Phương pháp quan sát: Được tiến hành trong thời gian thực tập ở chi nhánh Quansát các quy trình làm việc của nhân viên phòng giao dịch khi khách hàng đến giao dịchtại ngân hàng TMCP Á Châu – Chi nhánh Huế

Phương pháp phỏng vấn: hỏi trực tiếp các nhân viên phòng giao dịch (giao dịchviên, kiểm ngân, thủ quỹ, kiểm soát viên, kế toán trưởng, kiểm toán nội bộ) để thuthập những thông tin cho đề tài

Phương pháp so sánh được sử dụng để so sánh sự thay đổi của tài sản, nguồn vốn,kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình nhân sự của chi nhánh qua ba năm

4 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về ngân hàng thương mại, về vấn đề kiểmsoát trong quản lý nói chung và kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chi tiền mặt nói riêngcủa các ngân hàng thương mại Nghiên cứu toàn diện hoạt động này để mô tả và đánhgiá đúng thực trạng kiểm soát đối với khoản mục tiền và tương đương tiền Đề xuất,đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với sự pháttriển ngày càng nhanh chóng hệ thống Ngân hàng thương mại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

5 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Khóa luận gồm 03 phần, ngoài phần Đặt vấn đề và Kết luận nội dung chính củakhóa luận có 04 chương:

Chương 1: Tổng quan về ngân hàng TMCP Á Châu – chi nhánh Huế

Chương 2: Cơ sở lý luận về Ngân hàng thương mại và hệ thống kiểm soát nội bộtrong Ngân hàng thương mại

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chi tiền mặt tại Ngân hàngTMCP Á Châu – chi nhánh Huế

Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu –chi tiền mặt

6 ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI

Với mục tiêu đã đặt ra thì đề tài hệ thống lại cơ sở lý luận về ngân hàng thươngmại và hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chi tiền mặt trong ngân hàng thươngmại, góp phần đề xuất các giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng kiểm soát nội

bộ hoạt động thu – chi tiền mặt, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động giao dịch,tính hữu hiệu và hiệu quả trong quản lý tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh Huế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

PHẦN II – NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP Á CHÂU – CHI NHÁNH HUẾ

1.1 SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) được thành lập theo giấy phép số 0032/NH - GP

do Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam cấp ngày 24/04/1993, giấy phép số 533/GP - UB do

Ủy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh cấp ngày 13/05/1993 Ngày 04/06/1993, ACBchính thức đi vào hoạt động Ngay từ ngày đầu hoạt động, ACB đã xác định tầm nhìn

là trở thành Ngân hàng TMCP bán lẻ hàng đầu Việt Nam Trong bối cảnh kinh tế xãhội Việt Nam vào thời điểm đó, “Ngân hàng bán lẻ với khách hàng mục tiêu là cánhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ” là một định hướng rất mới đối với ngân hàng ViệtNam, nhất là một ngân hàng mới thành lập như ACB

Ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Huế được thành lập theo Quyết định số904/QĐ-BPC ngày 29/11/2002, được cấp giấy phép kinh doanh ngày 24/06/2005 vàbắt đầu đi vào hoạt động chính thức vào ngày 22/07/2005

Sự ra đời của Chi nhánh là một trong những sự kiện quan trọng, đánh dấu mộtbước phát triển mới không những cho Ngân hàng Á Châu mà còn đối với nền kinh tếHuế Ngân hàng ra đời trong bối cảnh ở Huế đã có 3 NHNN (CN Ngân hàng Đầu tư &Phát triển, CN Ngân hàng Ngoại Thương và CN Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triểnNông thôn) và một số ngân hàng TMCP khác như CN Ngân hàng Công Thương từmột NHNN được cổ phần hóa, CN Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín, CN Ngân hàng

An Bình, CN Ngân hàng ngoài quốc doanh…) hoạt động trên địa bàn tỉnh Vì vậy,ACB Huế đã phải chịu một áp lực cạnh tranh rất lớn trong thời gian mới bắt đầu đi vàohoạt động Tuy nhiên, trong thời gian qua, ngân hàng đã không ngừng nỗ lực, phấnđấu hết mình và đến nay đã trở thành một trong những thương hiệu mạnh, có uy tín ởThừa Thiên Huế Ngày 30/09/2008, ACB đã đưa vào hoạt động phòng giao dịch PhúHội tại địa chỉ 30 Hùng Vương - Huế và ngày 11/08/2009 phòng giao dịch An Cựu-Hùng Vương, Phú Hội, Huế) Hai phòng giao dịch này được kết nối trực tuyến với Hội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

sở và tất cả các chi nhánh, phòng giao dịch trong hệ thống Ngân hàng Á Châu Việcđưa vào hoạt động phòng giao dịch Phú Hội và phòng giao dịch An Cựu nằm trongmục tiêu tiếp tục mở rộng mạng lưới hoạt động của ACB đến các tỉnh miền Trung,nhằm đưa đến tận tay người dân nơi đây những tiện ích thiết thực của ngân hàng.

1.2 ĐẶC ĐIỂM LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG

Nhiệm vụ của ACB - Chi nhánh Huế

Huy động vốn: Khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn bằngVNĐ và ngoại tệ, phát hành kỳ phiếu và trung gian phát hành kỳ phiếu và trái phiếu racông chúng Cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn bằng VNĐ, ngoại tệ và vàng đối vớicác tổ chức kinh tế, cá nhân và hộ gia đình thuộc mọi nhóm thành phần kinh tế

Kinh doanh ngoại hối: Huy động vốn, cho vay, mua bán ngoại tệ và thanh toánquốc tế Kinh doanh dịch vụ: Chuyển tiền điện tử, thu chi hộ tiền, làm đại lý nhận lệnhđầu tư vàng…Điều chuyển vốn với các chi nhánh trong khu vực miền Trung Thựchiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quy định của ACB Thực hiệncác nghĩa vụ khác do Hội sở ACB bàn giao: giới thiệu sản phẩm, tổ chức sựkiện…Thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước

1.2.1 Đối thủ cạnh tranh

ACB là ngân hàng có quy mô tổng tài sản, vốn huy động, dư nợ cho vay và lợinhuận lớn trong top nhất trong các NHTMCP Việt Nam Tuy nhiên tại thị trường HuếACB đang phải cạnh tranh với 4 ngân hàng lớn trong đó có 3 ngân hàng thuộc Nhànước là Chi nhánh Ngân hàng ngoại thương – Vietin, chi nhánh ngân hàng Đầu tư vàphát triển – BIDV, và chi nhánh ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn –AGR, và ngân hàng công thương Vietcombank Bên cạnh những ngân hàng lớn còn cónhiều ngân hàng thương mại cổ phần khác

1.2.2 Nhà cung c ấp, khách hàng

Khách hàng hay nhà cung cấp của ACB – CN Huế là các hộ gia đình, các cá nhân,

tổ chức, các doanh nghiệp với trên 200 sản phẩm dịch vụ cung cấp Tuy nhiên, kháchTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

hàng cá nhân đang là đối tượng, mục tiêu mà ACB đang hướng đến phục vụ với chấtlượng dịch tốt nhất trong hoạt động.

1.2.3 Ph ần mềm hệ thống

ACB vận hành hệ thống công nghệ ngân hàng lõi mọi phòng giao dịch và chinhánh nối mạng với nhau, dùng chung cơ sở dữ liệu tập trung Từ 2002 ACB bắt đầutriển khai chương trình hiện đại hóa công nghệ thông tin ngân hàng, trực tuyến hóa cácgiao dịch thông qua hệ quản trị nghiệp vụ ngân hàng bán lẻ (TCBS – The CompleteBanking Solution) và tin học hóa hoạt động của ACB

1.3 BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CHÍNH SÁCH ÁP DỤNG

Ngân hàng áp dụng chế độ kế toán theo quyết định và chế độ của NHNN Việt Namban hành theo Quyết định số 479/2004/QĐ – NHNN ngày 29/04/2004 Quyết định807/2005/QĐ – NHNN ngày 01/06/2005 Quyết định 29/2006/QĐ – NHNN ngày10/07/2006 và chế độ báo cáo tài chính đối với các tổ chức tín dụng theo Quyết định

số 16/2007/QĐ – NHNN ngày 18/04/2007 của Thống đốc NHNN Việt Nam

Có Hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng hiện hành (Theo QĐ số 479/2004/QĐ –NHNN ngày 29/04/2004, QĐ số 807/2005/QĐ – NHNN ngày 01/06/2005 và QĐ số29/2006 ngày 10/07/2006 của Thống đốc NHNN)

Hệ thống tài khoản bao gồm 9 loại: Từ loại 1 đến loại 8 là các tài khoản trong bảngcân đối kế toán Loại 9 là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán

Chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ do Thống đốc NHNN ban hành

Chứng từ nội bộ do ngân hàng lập mẫu sẵn và khách hàng điền đầy đủ thông tin,

có một số chứng từ có thể do khách hàng lập tại ngân hàng; chứng từ bên ngoài dongân hàng khác chuyển về để thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng

Chứng từ giấy do ngân hàng lập hoặc khách hàng lập trực tiếp trên giấy; chứng từđiện tử là chứng từ nhằm mục đích chuyển tiền hoặc thanh toán vốn giữa các NH.Chứng từ gốc là chứng từ ban đầu khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từghi sổ là chứng từ do ngân hàng lập làm căn cứ ghi sổ kế toán

Hình thức sổ kế toán là Nhật ký chứng từ Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01

và kết thúc ngày 31/12 năm dương lịch)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Báo cáo tài chính lập theo quy định của NHNN gồm: Bảng cân đối kế toán; Báocáo thu nhập, chi phí và kết quả hoạt động; Thuyết minh báo cáo tài chính.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam

1.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Bộ máy quản lý tại Ngân hàng Á Châu - Chi nhánh Huế được tổ chức khá gọn nhẹtheo mô hình trực tuyến chức năng (xem sơ đồ 1.1 trang 8), vừa đảm bảo linh hoạttrong quản lý vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí

1.4.1 Nhi ệm vụ và chức năng các phòng ban

Ban giám đốc: gồm một Giám đốc và một Phó giám đốc

Giám đốc là người đứng đầu chi nhánh, điều hành mọi hoạt động của chi nhánh,chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về các hoạt động của chi nhánh.Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ và quyền hạnnhất định

và quảng cáo cho thương hiệu của Ngân hàng cũng như của chi nhánh; Ban tín dụng

có chức năng đưa ra quyết định cuối cùng về việc cho vay đối với các khoản vay vàquyết định hạn mức tín dụng của khách hàng theo quyết định của Hội sở chính

Phòng giao dịch - ngân quỹ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, thực hiện giao dịch với khách hàng; Hướng dẫnlàm thủ tục và sử dụng tài khoản; Thực hiện quản lý các nghiệp vụ liên quan đến cácloại tài sản của khách hàng; Thực hiện thu, chi VNĐ, kim loại quý, ngoại tệ.

Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định củaNHNN, Ngân hàng Á Châu - Hội sở chính

Báo cáo Giám đốc về những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được giao

Bộ phận PFC

Đây là bộ phận mới thành lập với mục đích đảm nhận chuyên môn về khách hàng

cá nhân, với nhiệm vụ cụ thể là tìm kiếm và đánh giá khách hàng, thu thập các thôngtin ban đầu để phục vụ việc thẩm định, giới thiệu cho khách hàng các sản phẩm dịch

vụ cũng như các chương trình khuyến mãi, ưu đãi… từ đó trực tiếp quảng bá sản phẩmdịch vụ và quảng cáo cho thương hiệu của ngân hàng cũng như chi nhánh

Kiểm toán nội bộ

Bộ phận này do Hội sở chính cử đến để thực hiện các công việc như giám sát hoạtđộng, kiểm tra nghiệp vụ, lập báo cáo kiểm toán và các báo cáo bất thường, báo cáođịnh kỳ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.4.2 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Ngân hàng Á Châu - Chi nhánh Huế

KIỂM TOÁN NỘI BỘBAN GIÁM ĐỐC

1.5 CÁC NGUỒN LỰC

1.5.1 Tình hình s ử dụng lao động

Nguồn nhân lực là một trong những nhân tố mang tính quyết định đến hoạt độngkinh doanh của ngân hàng Chính vì vậy, trong những năm qua, cùng với sự biếnchuyển của nền kinh tế, ACB cũng đã có những thay đổi tích cực đối với đội ngũ cán

Theo gi ới tính: Qua bảng 1.1 ta thấy số lao động nữ luôn chiếm tỉ trọng cao hơn

lao động nam, đây cũng chính là đặc điểm chung của các ngân hàng trên địa bàn hiệnnay Năm 2010, lao động nữ ở ACB Huế là 50/72 nhân viên, chiếm hơn 69% số lượnglao động tại đơn vị Đây cũng là một điều dễ hiểu do tính chất và đặc điểm của loạihình dịch vụ ngân hàng luôn cần một số lượng lớn các nhân viên nữ giao dịch vớikhách hàng Tuy nhiên, lao động nữ của chi nhánh qua 3 năm có xu hướng giảm vềmặt tỷ trọng (năm 2010: 69,44%, năm 2010: 68,83%, năm 2012: 68,75%) nhưng vềmặt tuyệt đối lao động nữ vẫn tăng qua các năm, tỷ trọng lao động nữ giảm là do tốc

độ tăng của lao động nữ chậm hơn tốc độ tăng của lao động nam Ta có thể thấy rằngACB Huế đang cố gắng cân đối tỷ lệ lao động tại chi nhánh, bởi đặc trưng của ngànhngân hàng là hoạt động huy động vốn phải song song với hoạt động cấp tín dụng, nên

tỷ lệ lao động nam lợi thế trong lĩnh vực tín dụng ngang bằng với tỷ lệ nữ lợi thế tronghoạt động giao dịch

Theo trình độ học vấn: ACB xem trình độ học vấn là một trong những chỉ tiêu

quan trọng trong việc tuyển dụng của mình và luôn được đánh giá là một trong nhữngTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

ngân hàng có chế độ tuyển dụng gay gắt Tất cả nhân viên của ACB Huế đều có trình

độ Đại học đây là một điều rất thuận lợi cho chi nhánh trong việc cạnh tranh với cácđối thủ khi nguồn nhân lực của mình có trình độ cao Trong quá trình làm việc, cácnhân viên ACB thường xuyên được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ tại trung tâm đàotạo riêng của ACB Trong đợt thực tập tại đây, tôi nhận thấy ACB đã thay phiên nhânviên trong phòng Giao dịch và bộ phận kế toán đi học và bồi dưỡng thêm nghiệp vụ.Chính sách đào tạo của ACB có mục tiêu xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viênthành thạo về nghiệp vụ, có đạo đức trong kinh doanh, chuyên nghiệp trong phongcách làm việc và nhiệt tình phục vụ khách hàng Thêm vào đó lao động của ACB đangtrẻ hóa, điều này rất thuận lợi cho việc phát triển của ngân hàng, một đội ngũ trẻ với sựnhiệt tình cùng sự sáng tạo của tuổi trẻ sẽ có những chính sách đóng góp cho sự pháttriển của ACB Điều này chứng tỏ rằng ACB luôn quan tâm, thực hiện tốt chiến lượcnguồn lực của mình, và điều đó không ngoài mục đích nào khác nhằm hoàn thiện mụctiêu “Luôn vươn đến sự hoàn hảo” mà ACB đã đặt ra ngay từ ngày đầu hoạt động

Nhìn chung, qua việc phân tích bảng tình hình lao động của ACB Huế giai đoạn

2010 - 2012, ta thấy số lượng lao động của chi nhánh qua 3 năm đã tăng lên về mặt số lượng và luôn đảm bảo chất lượng, đáp ứng được nhu cầu hoạt động kinh doanh của ngân hàng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Bảng 1.1 Cơ cấu lao động của ACB – CN Huế

Đơn vị tính: Người

(Phòng kế toán – ACB Huế)

Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 2010/2011 2012/2011

1.5.2 Tình hình tài s ản và nguồn vốn

Nếu như tình hình nguồn nhân lực nói lên chất lượng lao động tại ACB Huế thìtình hình tài sản - nguồn vốn sẽ thể hiện sức mạnh về tài chính và quy mô hoạt độngcủa chi nhánh Đây là một trong những yếu tố quan trọng để các nhà đầu tư cũng như

cổ đông xem xét hiệu quả hoạt động của ACB Huế

Tình hình tài sản của ACB Huế

Qua bảng số liệu 1.2 ta thấy rằng giá trị tài sản của ACB Huế tăng năm 2011 tănghơn 182 tỷ đồng tương ứng tăng 10% so với năm 2010 Tuy nhiên năm 2012 tài sảncủa ACB Huế đã giảm hơn 97 tỷ đồng (tương đương giảm 7,47%) so với năm 2011

Có điều này là do tình hình chung của các ngân hàng thương mại cũng như các tổ chứckinh tế trong giai đoạn khó khăn của hai năm qua

Điểm chung nhất mà ta thấy được ở bảng tình hình tài sản - nguồn vốn của ACBHuế qua ba năm 2010 – 2012 đó là khoản mục Tài sản Có khác luôn chiếm tỷ trọngcao từ khoảng 65% đến 71% trong tổng tài sản Năm 2011 tăng so với năm 2010 là 75

tỷ đồng (tương đương tăng 9,36%) Khoản mục này chủ yếu là nguồn vốn điều chuyểnnội bộ, các khoản phải thu, các khoản lãi, phí phải thu Do khả năng huy động trongthời gian qua của ACB Huế vượt quá khả năng cho vay, đặc biệt là trong giai đoạn đầumới thành lập nên thường để lại một lượng tiền gửi lớn tại chi nhánh Để tận dụngnguồn vốn nhàn rỗi này, ACB Huế đã gửi tiền vào Hội sở chính nhằm đa dạng hóa cácloại hình kinh doanh, tìm kiếm thêm lợi nhuận đồng thời phân tán rủi ro cho chinhánh Tuy nhiên khi đã đi vào hoạt động và có vị trí như hiện nay thì tài sản có kháccủa chi nhánh lại giảm dần qua từng năm, năm 2012 giảm 81 tỷ đồng (tương đươnggiảm 9,32%) so với năm 2011 do doanh nghiệp đẩy mạnh cho vay

Chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong bảng tổng kết tài sản - nguồn vốn là khoản mụcĐầu tư và cho vay, tuy có sự gia tăng qua các năm nhưng tỷ trọng của khoản mục nàytrong tổng tài sản lại biến động như sau: tỷ trọng khoản mục đầu tư và cho vay của chinhánh năm 2010 là 25,30%, năm 2011 là 29,70% và năm 2012 là 30,28% Năm 2012

là năm còn nhiều khó khăn và thách thức đối với nền kinh tế Việt Nam và đặc biệt là

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

thị trường tài chính khi mà lạm phát tăng trong suốt thời gian qua kể từ năm 2008 tớinay đòi hỏi chính phủ phải đưa ra các chính sách tiền tệ thắt chặt nhằm kiềm chế lạmphát, ổn định kinh tế vĩ mô Chính điều này đã gây ảnh hưởng khá lớn đến tâm lý cácđối tượng khách hàng cá nhân và doanh nghiệp, vô hình chung đã làm hạn chế khoảnmục đầu tư và cho vay ACB Huế năm 2012 khi mà so với năm 2011 thì khoản mụcnày giảm 22.047 triệu đồng tương đương giảm 5,69% Tuy nhiên đó là nỗ lực đángghi nhận của chi nhánh vì trong thời gian vừa qua toàn nền kinh tế cả thế giới và ViệtNam đều khó khăn.

Khoản mục dự trữ và thanh toán tại chi nhánh có xu hướng tăng theo qua từngnăm, năm 2010 tăng gần 4 tỷ đồng tương ứng tăng 10%, năm 2011 tăng gần 6 tỷ đồngtương ứng tăng 15% Đối với các NHTM, trong hoạt động kinh doanh hàng ngày củamình, ngoài đảm bảo nhu cầu thanh toán của ngân hàng thì các ngân hàng còn phảiđảm bảo nhu cầu chi trả tiền gửi cho khách hàng Vì vậy khả năng dự trữ và thanh toáncủa ngân hàng là điều đáng quan tâm Tỷ lệ dự trữ bắt buộc phụ thuộc vào quy địnhcủa NHNN theo từng thời kỳ nên sự biến động của khoản mục dự trữ và thanh toánchịu nhiều ảnh hưởng từ NHNN Hơn nữa nó còn phụ thuộc vào khoản tiền ngân hàng

dự trữ nhằm đảm bảo khả năng thanh khoản của mình Với xu thế biến động như trêncho thấy ngân hàng đang có sức hút với khách hàng vì với việc tăng dữ trữ đồng nghĩangân hàng thu hút được lượng vốn ngày càng tăng, và việc khoản mục dữ trữ và thanhtoán tăng đảm bảo cho nhu cầu thanh toán và chi trả cho khách hàng của ngân hàng tạoniềm tin cho khách hàng

Chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng tài sản nhưng tốc độ tăng qua các năm lại khá cao

đó chính là khoản mục tài sản cố định Năm 2011 tài sản cố định tăng 9,95% và năm

2012 tăng 15,02% Năm 2012 ACB trực tuyến hóa các giao dịch ngân hàng thông qua

hệ quản trị nghiệp vụ ngân hàng bán lẻ (TCBS - The Complete Banking Solution), có

cơ sở dữ liệu tập trung và xử lý giao dịch theo thời gian thực Đồng thời, ACB còn làthành viên của Hiệp hội Viễn thông Tài chính Liên ngân hàng toàn thế giới trong suốt24h mỗi ngày Nên việc trang bị TSCĐ là rất cần thiết và đóng vai trò rất quan trọngtrong sự phát triển và thành công của ACB

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Tình hình nguồn vốn của ACB Huế

Những biến động về giá trị nguồn vốn của ACB Huế trong giai đoạn 2010 - 2012cũng tương tự như biến động của nền kinh tế giai đoạn này Mặc dù tổng nguồn vốnvẫn tăng qua các năm tuy nhiên tăng không đều, năm 2011 tổng nguồn vốn tăng 182,4

tỷ đồng tương đương tăng 16,24%, năm 2012 so với 2010 cũng tăng 84,7 tỷ đồng, vớicon số này thì tốc độ tăng so với 2010 là lớn, tuy nhiên so với 2011 thì tổng nguồn vốnnăm 2012 lại giảm 97,6 tỷ đồng tương đương giảm 7,47%

Hoạt động trên nguyên tắc “Đi vay để cho vay” nên huy động vốn là mảng khôngthể thiếu trong hoạt động của các ngân hàng Nó luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổngnguồn vốn của ACB Huế qua ba năm Đây cũng là một điều dễ hiểu bởi vì đặc trưngcủa ngành ngân hàng là kinh doanh chủ yếu bằng vốn của người khác Lượng vốn màACB Huế huy động được tăng qua ba năm, năm 2010 nguồn vốn huy động được là415,6 tỷ đồng (37% trong tổng nguồn vốn), năm 2011 là 374 tỷ đồng (28,65% trongtổng nguồn vốn) giảm so với năm 2010 là 41,6 tỷ đồng tương ứng giảm 10% và năm

2012 tăng 276 tỷ đồng tương ứng tăng 73,88% so với 2011 Nguyên nhân chủ yếu củaviệc sụt giảm tốc độ tăng vốn huy động vào năm 2011 là do ảnh hưởng suy giảm kinh

tế, nguy cơ tái lạm phát còn cao nên người dân không “hào hứng” lắm trong việc gửitiền vào ngân hàng Sang năm 2012 khi tình hình lạm phát cuối năm 2011 được cảithiện thì cùng với các chính sách huy động của chi nhánh lượng tiền gửi được đã tănglên một lượng rất lớn chiếm 53,84% trong tổng nguồn vốn

Tài sản nợ khác là khoản mục có tốc độ tăng trưởng đáng được lưu ý nhất qua 3năm: năm 2011 tăng 74,4 tỷ đồng ( tương đương tăng 171,26%) Nguyên nhân chính

là do các khoản lãi, phí phải trả của chi nhánh năm 2011 tăng 73,4 tỷ đồng tươngđương tăng 219,22% so với năm 2010

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Bảng 1.2: Tình hình tài sản - nguồn vốn của ACB Huế giai đoạn 2010 - 2012

Đơn vị tính: Triệu đồng

(Phòng Kế toán - ACB Huế)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

1.6 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ 2010 – 2012

Qua bảng 1.3 Thu nhập của ACB Huế tăng qua ba năm với tốc độ tăng năm saucao hơn năm trước, năm 2011 tăng 8.2 tỷ đồng tương đương 10%, năm 2012 tăng 48.1

tỷ đồng tương ứng tăng 53% Thu nhập tăng qua các năm là biến động tốt vì nó là tiền

đề để tăng lợi nhuận cho chi nhánh

Thu lãi cho vay luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn 40% tổng thu nhập Điều này cho thấyhoạt động tín dụng là một hoạt động mũi nhọn của chi nhánh Năm 2011 thu lãi chovay tăng trên 3,3 tỷ đồng tương ứng tăng 10% và năm 2012 tăng trên 16 tỷ đồng tươngđương tăng 44%

Thu nhập từ hoạt động dịch vụ cũng là một nguồn thu quan trọng của ACB Huếkhi hoạt động dịch vụ ngày càng được nâng cao về mặt chất lượng và số lượng, nhằmđáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng Năm 2011, thu nhập từ hoạt động dịch vụ tăng

219 triệu đồng (9,98%) và năm 2012 tăng hơn 1 tỷ đồng (60,01%) Sự tăng vọt về tốc

độ tăng trưởng của thu nhập từ hoạt động dịch vụ năm 2012 so với năm 20011 là donăm 2012 ngân hàng đầu tư phát triển thêm về hệ thống mạng lưới giao dịch như mởthêm các cột ATM, số lượng thẻ được phát hành tăng cùng với dịch vụ ACB onlinenên nhu cầu sử dụng các dịch vụ ngân hàng của khách hàng tăng từ đó làm cho thunhập từ hoạt động dịch vụ tăng

Ngoài ra, các khoản thu lãi khác phát sinh từ hoạt động tín dụng như thu phí thẩmđịnh tài sản, phí duy trì hạn mức cho vay du học… đóng góp rất lớn vào thu nhập củachi nhánh, chiếm hơn 50% tổng thu nhập hàng năm của ACB Huế

Chi phí: Để có thu nhập tăng như ba năm 2010 – 2012 thì chi phí của ACB Huế

cũng tăng qua ba năm, năm 2011 tăng 6,9 tỷ đồng ( tương ứng tăng 10%) và năm 2012tăng hơn 43 tỷ đồng (54,96%) Như vậy trong mối tương quan giữa với tốc độ tăng thunhập và chi phí, ta thấy năm 2011 tốc độ tăng chi phí ngang bằng với tốc độ tăng thunhập, năm 2012 tốc độ tăng của chi phí cao hơn tốc độ tăng của thu nhập và đây làđiều mà ngân hàng cần lưu ý bởi nếu chi phí tiếp tục tăng với tốc độ cao hơn tốc độtăng của thu nhập thì sẽ không đảm bảo được việc tăng lợi nhuận dương cho CN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Nếu như trong tổng thu nhập của ACB Huế thu lãi cho vay và lãi khác chiếm tỷtrọng cao nhất thì về mặt chi phí phần chi phí dành cho hoạt động huy động vốn chiếm

tỷ trọng cao nhất, hơn 40% qua ba năm 2010 – 2012 Năm 2011, tốc độ tăng của chiphí trả lãi tiền gửi là 10%, tương ứng tăng lên 6,9 tỷ đồng so với năm 2010 Nguyênnhân là do đầu năm 2011, khi nhu cầu vay vốn của khách hàng ngày càng tăng nhanhtheo chương trình hỗ trợ lãi suất của Chính phủ, ACB đã tăng lãi suất huy động, đadạng các hình thức huy động vốn để chủ động và đảm bảo được nguồn vốn cho vay.Các khoản chi phí trả lãi khác cũng chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng chi phí củaACB Huế, với tốc độ tăng tương ứng năm 2011 là 10% và năm 2012 là 100% Việcchi trả lãi khác tăng nhanh là do thu nhập từ hoạt động này trong năm 2012 cũng tăngnhanh và vẫn đưa lại thu nhập lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần

có biện pháp hạn chế mức tăng này

Lợi nhuận: Từ những nhận xét và phân tích sơ bộ về các khoản mục thu nhập vàchi phí cùng với số liệu thu thập được ta nhận thấy qua ba năm chi nhánh đều đạtđược mức lợi nhuận dương Xét trong bối cảnh nền kinh tế ba năm qua nhưng chinhánh vẫn giữ được tốc độ tăng của thu nhập điều đó chứng tỏ các chính sách pháttriển của chi nhánh có hiệu quả, năm 2012 lợi nhuận của chi nhánh là 19 tỷ tăng gần

5 tỷ tương ứng tăng gần 35% so với năm 2011

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Bảng 1.3: Tình hình chi phí – lợi nhuận của ACB Huế giai đoạn 2010 – 2012

Đơn vị tính: Triệu đồng

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 2011/2010 2012/2011

(Phòng Kế toán - ACB Huế)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG

MẠI VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

2.1.1 Khái ni ệm về NHTM

Theo Điều 20 khoản 2 và 7 Luật các tổ chức tín dụng (12/12/1997): “NHTM làmột loại hình tổ chức tín dụng được thực hiện toàn bộ hoạt động ngân hàng và cáchoạt động khác có liên quan Hoạt động ngân hàng là hoạt động kinh doanh tiền tệ vàdịch vụ ngân hàng với nội dung thường xuyên là nhận tiền gửi, sử dụng tiền này đểcấp tín dụng, cung ứng các dịch vụ thanh toán.”

2.1.2 Đặc điểm của NHTM

2.1.2.1 NHTM là một trung gian tài chính

Đặc điểm là một trung gian tài chính của NHTM được biểu hiện là NHTM kết nốigiữa cung và cầu về vốn: NHTM đóng vai trò trung gian NHTW với công chúng vànền kinh tế; Trung gian tài chính giữa người đi vay và người cho vay

2.1.2.2 NHTM là một doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ

Ngân hàng có chất liệu là kinh doanh “quyền sử dụng các khoản tiền tệ” Sản phẩmcủa NHTM cũng có đầy đủ hai thuộc tính của một hàng hóa: giá trị sử dụng và giá trị

2.1.3 Ch ức năng của NHTM

2.1.3.1 Chức năng trung gian tín dụng

Sơ đồ 2.1 Chức năng trung gian tín dụng của Ngân hàng thương mại

Người

vayNgân hàng thương mại

Cho vay trực tiếp

Cho vay gián tiếp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.1.3.2 Chức năng trung gian thanh toán

Sơ đồ 2.2 Chức năng trung gian thanh toán của Ngân hàng thương mại

2.1.3.3 Chức năng tạo ra tiền

Thông qua chức năng trung gian thanh toán và trung gian tín dụng, hệ thống cácNHTM có khả năng tạo ra một bội số tiền gửi lớn gấp nhiều lần số tiền dự trữ mớiđược đưa vào hệ thống với công thức: ∆D= 1/ rD× ∆R, trong đó: ∆D là số tiền gửităng thêm trong hệ thống ngân hàng; rDlà tỉ lệ dự trữ bắt buộc do NHTW quy định; là

số dự trữ tăng thêm ban đầu

Từ những khoản nhận được từ NHTW hoặc các khoản tiền gửi ban đầu, NHTM sửdụng để cho vay, sau đó những khoản tiền này sẽ quay lại NHTM một phần khi nhữngngười sử dụng gửi tiền vào dưới dạng tiền gửi Quá trình huy động tiền gửi và cho vaycủa NHTM trên cơ sở lượng tiền được cung ứng ban đầu sẽ được kéo dài và chỉ dừnglại khi nào toàn bộ lượng tiền được cung ứng ban đầu quay trở về hết NHTM dướidạng tiền gửi dự trữ bắt buộc

2.1.3.4 Chức năng cung ứng dịch vụ tài chính và các dịch dịch vụ khác

Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng và hoạt động ngân quỹ, NHTM với ưu thế

về thông tin, tính chuyên nghiệp và chuyên môn hóa của đội ngũ nhân viên, ưu thế về cơ sở vậtchất, quan hệ rộng rãi nên có thể làm tư vấn tài chính và đầu tư cho các DN, cung cấp dịch vụmôi giới đầu tư chứng khoán bảo đảm đạt hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí Ngoài ra NHTMcòn cung cấp dịch bảo quản an toàn vật có giá, cho thuê két thu - chi tiền mặt, dịch vụ tín tháchoặc ủy thác ngân hàng

Người trả

hưởngNgân hàng thương mại

Mua bán hàng hóa / cung ứng dịch vụ

Lệnh chi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.1.3.5 Chức năng tài trợ ngoại thương và mở rộng nghiệp vụ ngân hàng quốc tế

Mở các chi nhánh hay thiết lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, hay liên kết với cácNHTM khác ở nước ngoài, các NHTM trong nước sẽ là sự đảm bảo cho các hợp đồngthương mại quốc tế Ngoài ra, NHTM còn thực hiện các dịch vụ ngân hàng quốc tế nhưkinh doanh ngoại hối, thanh toán quốc tế, đồng tài trợ, hùn vốn, đại lý, ủy thác…

2.1.4 Các ho ạt động chủ yếu của NHTM

Hoạt động huy động vốn; Hoạt động cấp tín dụng; Hoạt động dịch vụ thanh toán; Hoạtđộng thu - chi tiền mặt; Các hoạt động khác: góp vốn, mua cổ phần, tham gia thị trườngtiền tệ, kinh doanh ngoại hối, vàng…

2.1.5 NHTM và các ho ạt động KSNB

KSNB trong NHTM là khả năng kiểm soát liên quan đến năng lực của Hội sở vềquyền lực tài chính để có thể chi phối trực tiếp hay gián tiếp quá trình ra quyết định củacác chi nhánh, công ty trực thuộc, công ty con; là lĩnh vực kiểm soát liên quan đến việcHội sở sẽ kiểm soát các chi nhánh, công ty trực thuộc, công ty con ở những khâu nào từquyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịch hàng ngày như huyđộng vốn, cho vay, kinh doanh tiền tệ…

2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG

2.2.1 Khái quát v ề hệ thống KSNB

2.2.1.1 Khái niệm KSNB

Theo tổ chức nghiên cứu, thống nhất và công bố Hệ thống kiểm soát nội bộ(COSO – 1992) thì: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồngquản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sựbảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật

lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.2.1.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB

Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực vàđáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tàichính phù hợp chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấphành luật pháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lýđối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ cònphải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội

bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị

Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộgiúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uytín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị…

2.2.1.3 Chức năng của hệ thống KSNB

Với các mục tiêu như trên, hệ thống KSNB có các chức năng sau:

Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ: Các thủ tục kiểm soát phảiđược thiết kế để hướng các nghiệp vụ kinh tế được thực hiện đúng nguyên tắc quy định,nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiềnbạc hay tài sản của đơn vị, gây thiệt hại trong kinh doanh

Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát tài sản có thể tránh: Đơn vị phải thiết lập cácquy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân và lập ra một hệ thống KSNBchặt chẽ đối với tài sản – nguồn lực cơ bản của sản xuất

Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh: Cơ cấu KSNB cần được thiết lậpbao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của đơn vị được tất cả cácnhân viên chấp hành

2.3.1.4 Vai trò của hệ thống KSNB

Thẩm tra tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin; Đảm bảo tuân thủ chínhsách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định; Bảo vệ tài sản; Sử dụng các nguồnlực tiết kiệm và có hiệu quả; Thực hiện các mục tiêu và mục đích đã đề ra cho các hoạtđộng hoặc chương trình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.2.2 Các b ộ phận cấu thành hệ thống KSNB (theo COSO)

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát (văn hóa doanh nghiệp)

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thứckiểm soát cuả mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác củakiểm soát nội bộ Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: Tính chính trực

và giá trị đạo đức; Đảm bảo về năng lực; Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm Toán;Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; Cơ cấu tổ chức; Cách thứcphân định quyền hạn và trách nhiệm; Chính sách nhân sự

Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay

chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khácnhau,từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đếnviệc rà soát thường xuyên các hoạt động Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này

có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng…hoặc cácbuổi họp giao ban trong nội bộ

Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc

khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích

và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi roqua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi

ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là tập hợp những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho cácchỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Là hành động cần thiết cần thực hiện để đốiphó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Có nhiều loại hoạt độngkiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soátchủ yếu trong đơn vị:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Phân chia trách nhiệm đầy đủ là không cho phép một thành viên nào được giảiquyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng hạn nhưkhông thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chépnghiệp vụ và bảo quản tài sản

Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu cócác sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳthành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm nhữngsai phạm của mình

Ví dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán; Chức năng phê chuẩn nghiệp vụvới chức năng bảo quản tài sản; Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểmtra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng (1) phải kiểm soát chặtchẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2) việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn,

cụ thể là:

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát,tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp

vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khácnhau Ví dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thuvào sổ sách, thống kê hàng bán, và tính hoa hồng bán hàng

Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ điqua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng đểchuyển cho bộ phận tiếp theo

Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang liên tục,quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễdàng truy cập khi cần thiết Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi mộtnhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Sự phê chuẩn có thể được chialàm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụngcho toàn đơn vị

Phê chuẩn cụ thể: là các trường hợp mà người quản lý phải xét duyệt từng nhgiệp

vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung Phê chuẩn cụ thể được áp dụngcho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc những nghiệp vụ thường xuyên nhưng

có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung

Kiểm soát vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ

đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cậnvới các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu…Việc so sánh, đối chiếu giữa sổsách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi

có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽphát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan.TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân(hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ

hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi

có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại Yêu cầu quan trọng đối với nhữngthành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra

Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách sosánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quannhư những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mốiliên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiệngiúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêucủa đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không

2.2.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được cácmục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin.Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấnmạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là

hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịpthời, hiệu quả ), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạtđược như sau:

Xác định và ghi chép tất cả nghiệp vụ có thật; Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụmột cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắn các nghiệp vụ; Đo lường giá trị củacác nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị; Xác định đúng kì hạn của các nghiệp vụ kinh tế

đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ; Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cầnthiết trên báo cáo tài chính; Để đạt các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quantrọng trong hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua thủtục lập chứng từ Ngoài ra, chứng từ còn giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm

để bảo vệ tài sản của đơn vị

Sổ sách kế toán được xem là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầutrên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính vàbáo cáo kế toán quản trị

Ngoài chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ thống thôngtin kế toán vận hành tốt còn cần có sơ đồ hoạch toán và sổ tay hướng dẫn về các chínhsách và thủ tục kế toán, vì thế chúng còn được xem như là phương tiện truyền thông vềchính sách

2.2.2.5 Giám sát

Để đạt kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thườngxuyên hoặc định kỳ

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của

khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét sổ sách, đối chiếu tài sản trên sổ sách vớithực tế, các báo cáo hoạt động để phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm

toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

2.2.3 Nh ững hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB

Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánhgiá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hayvới các bộ phận bên ngoài đơn vị

Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh

mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trongcác nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt độngkiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.

Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạncủa mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổinên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…

2.3 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NHTM

2.3.1 Khái ni ệm KSNB trong NHTM

Theo Tạp chí Kế toán (ngày 30/05/2006): KSNB trong NHTM được hiểu và gói gọntrong một thực thể, cơ chế kiểm soát là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát vàthủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của NH

2.3.2 R ủi ro trong hoạt động của NHTM

Do tính phức tạp và khối lượng giao dịch lớn, cùng với tính dễ biến động của tiền

tệ nên trong hoạt động của mình ngân hàng thường gặp nhiều rủi ro:

Rủi ro tín dụng: Phát sinh trong trường hợp ngân hàng không thu được đầy đủ cảgốc và lãi của khoản vay, hoặc việc thanh toán nợ gốc và lãi không đúng kỳ hạn

Rủi ro lãi suất: Rủi ro phát sinh trong trường hợp có sự thay đổi về lãi suất ảnhhưởng đến kết quả kinh doanh của ngân hàng

Rủi ro thanh khoản: Rủi ro phát sinh khi ngân hàng không đủ khả năng đáp ứngnhu cầu rút tiền gửi của khách hàng do thiếu tiền mặt dự trữ, việc chuyển đổi các tàisản khác sang tiền mặt khó khăn, ảnh hưởng của các hợp đồng cho vay

Rủi ro ngoại hối: Rủi ro phát sinh khi có sự biến động tỷ giá và xuất hiện trạng tháihối đoái mở trong kinh doanh ngoại tệ

Rủi ro hoạt động ngoại bảng: Rủi ro khi các tài sản ngoại bảng chuyển vào nộibảng sẽ ảnh hưởng đến Bảng cân đối kế toán

Rủi ro tác nghiệp: Là rủi ro phát sinh từ những sai sót của hệ thống thông tin hoặcKiểm soát nội bộ dẫn đến thất thoát tài sản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.3.3 M ục tiêu của KSNB trong NHTM

Bảo đảm cho ngân hàng hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy định, quy trìnhnội bộ về quản lý và hoạt động, và các chuẩn mực đạo đức do ngân hàng đặt ra

Đảm bảo mức độ tin cậy và tính trung thực của các thông tin tài chính và phi tàichính; Bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế và hiệuquả; Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu do Ban lãnh đạo ngân hàng đề ra

2.3.4 Các ho ạt động kiểm soát tại NHTM

Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ của ngân hàng, do nhânviên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Kiểm soát quản lý diễn rathường xuyên và là hoạt động quan trọng nhất trong cơ chế KSNB của ngân hàng.Kiểm soát xử lý được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lạinhững công việc mà nhân viên ngân hàng đã thực hiện và đã được công nhận, chophép, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo

Kiểm soát để bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự

an toàn của tài sản và thông tin trong ngân hàng

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với tất cả các hoat động và giaodịch diễn ra trong ngân hàng

Dễ dàng nhận thấy, kiểm soát nội bộ đóng vai trò rất quan trọng đối với sự an toàn

và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại Việcxây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả sẽ chophép các ngân hàng thương mại chống đỡ tốt nhất với rủi ro

2.4 KSNB ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT

2.4.1 N ội dung và đặc điểm của tiền

Tiền là vật ngang giá chung có tính thanh khoản cao nhất dùng để trao đổi lấy hànghóa và dịch vụ nhằm thỏa mãn bản thân và mang tính dễ thu nhận và thường được Nhànước phát hành bảo đảm giá trị bởi các tài sản khác như vàng, kim loại quý, trái phiếu,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

ngoại tệ Phần lớn hoạt động của đơn vị đều cần đến tiền bằng những cách thức khácnhau Tiền có mối quan hệ mật thiết với các chu trình nghiệp vụ chủ yếu nên rất dễ bịsai sót, tham ô, biển thủ hay bị chiếm dụng.

Tiền ở nhiều đơn vị thường có số phát sinh lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều, là mộttài sản rất nhạy cảm điều này làm cho khả năng gian lận, sai phạm rất dễ xảy ra vànhiều khi rất khó phát hiện Các thủ thuật gian lận thường đa dạng và tinh vi

Việc quản lý tốt tiền sẽ giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng như tănghiệu quả sử dụng tiền của đơn vị

2.4.2 M ục tiêu kiểm soát đối với tiền

Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt tiền sẽ giúp doanh nghiệp đạt được cả bamục tiêu chung như báo cáo COSO (1992) đã đề ra, đó là:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Tuân thủ pháp luật và các quy định

2.4.3 Các th ủ tục kiểm soát chung đối với tiền

2.4.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức của nhân viên

Không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào có thể ngăn chặn và phát hiện được hếtcác sai phạm nếu nhân viên yếu kém về năng lực hay không tôn trọng các giá trị đạođức Chẳng hạn nếu thủ quỹ và kế toán tiền yếu kém về nghiệp vụ sẽ gây ra các saiphạm mà bản thân họ không ý thức được và hệ thống KSNB có thể không phát hiện ra

Vì vậy Nhà quản lý phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức, thủ tục kiểm tranăng lực trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạođức hoặc phạm pháp của nhân viên Thủ tục kiểm tra: đánh giá việc tuân thủ các quyđịnh, quy trình, quy chế hoạt động kinh doanh hiện hành Đánh giá tính đầy đủ,nghiêm túc, đúng đắn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ để đảm bảo những nghiệp

vụ đã phát sinh phải được ghi nhận, phản ánh đầy đủ trên hệ thống

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.4.1.2 Ủy quyền và xét duyệt

Đòi hỏi sự phê chuẩn và ủy quyền cho các giao dịch vượt quá các hạn mức tíndụng nhất định để đảm bảo rằng cấp quản lý tương ứng nhận biết được nghiệp vụ hoặctình hình huống, và giúp thiết lập trách nhiệm giải trình Các giấy đề nghị chi tiền, giấy

đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng…cần được người có thẩm quyền xét duyệttrước khi lập phiếu chi hay kí séc Việc xét duyệt nhằm kiểm soát chi đúng mục đích,đúng đối tượng và sau khi duyệt chi, nhà quản lý cần đánh dấu các chứng từ gốc đểtránh tình trạng chúng bị tái sử dụng Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xétduyệt ở một mức độ nào đó thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách nhưquy chế chi tiêu hay quy chế tài chính trong đơn vị Để tăng cường kiểm soát, một sốđơn vị bố trí người xét duyệt các yêu cầu chi tiền độc lập với người ký séc (tức phânnhiệm cho 2 người khác nhau)

Các phiếu chi muốn được xét duyệt phải có đầy đủ chứng từ, sau khi chi cần đóngdấu “đã thanh toán” vào chứng từ có liên quan để tránh việc sử dụng lần thứ hai cácchứng từ này Các khoản chi tiền với giá trị lớn nên chi bằng chuyển khoản qua ngânhàng; Các séc không được kí nếu các chứng từ liên quan đến trả tiền chưa được phêduyệt; Các séc, vì lý do nào đó, không sử dụng cho việc chi trả cần phải ghi rõ “hủybỏ” và lưu trong hồ sơ riêng

2.4.1.3 Sự phân chia trách nhiệm

Điều này nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do việc một cá nhân hay một bộphận kiêm nhiệm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng Có bốn chức năng cần táchbiệt đó là: xét duyệt, ghi chép, bảo quản, và thực hiện

Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ kinh doanh giao dịch: Xuất phát từ tính rủi rocao trong hoạt động giao dịch, việc tổ chức bộ phận giao dịch phải đảm bảo sự phântách chức năng rõ ràng, nên tách bốn khâu của hoạt động giao dịch thành bốn bộ phậntách biệt, tách bộ phận kinh doanh giao dịch với bộ phận hạch toán, bộ phận tất toánkiểm tra, bộ phận giám sát)

Về tổ chức: có sự phân tách trách nhiệm giữa các bộ phận: giao dịch / kế toán / tất

toán và thanh toán / kiểm soát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Thiết lập các hạn mức: giới hạn trạng thái cho từng đồng tiền, hạn mức giao dịch

cho các GDV; Các phiếu giao dịch được đánh số thứ tự và kiểm tra hằng ngày; Phânloại giao dịch (được thể hiện trên phiếu giao dịch); Mọi thay đổi trên phiếu giao dịchphải được GDV thông qua; Việc sửa lỗi được phát hiện trong quá trình đối chiếu, kiểmtra phải được nhân viên có thẩm quyền thông qua; Các quy trình xử lý giao dịch đảmbảo rằng tất cả các giao dịch được ghi vào hệ thống chính xác, đầy đủ, không trùng lặp

Bảng 2.1: Tổ chức bộ phận kinh doanh Giao dịch

Tổ chức Rủi ro Thủ tục kiểm soát

Bộ phận

giao dịch

Lợi dụng quyền hạn để gian lận Thiết lập các hạn mức cho các

GDV Phiếu giao dịch được đánh

số thứ tự và kiểm tra hằng ngày

Kiểm toán nội bộ hàng thángkiểm tra đột xuất lại chứng từ và

sổ sách

2.4.1.4 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Kiểm soát chung: Kiểm soát đối tượng sử dụng và Kiểm soát dữ liệu

Kiểm soát đối tượng sử dụng:

Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên Mỗi nhân viên sử dụngphần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập vào phần hành của mình.Đối tượng sử dụng bên ngoài: thiết lập mật khẩu, tường lửa hay các biện pháp kỹthuật khác để họ không thể tiếp cận hay truy cập được vào hệ thống thông tin của đơn vị.TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Kiểm soát dữ liệu:

Nhập liệu càng sớm càng tốt; Sao lưu dữ liệu để dự phòng các bất trắc

Kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát dữ liệu và Kiểm soát quá trình nhập liệu

Kiểm soát dữ liệu:

Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ; Kiểm tra sự phê duyệt trên cácchứng từ

Kiểm soát quá trình nhập liệu:

Kiểm tra để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập như sổ chứng từ, ngày, tháng, sốtiền, định khoản… đều có đầy đủ thông tin; Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trongviệc nhập mã khách hàng, các thông tin cần thiết về khách hàng và các số liệu

Kiểm soát chứng từ sổ sách

Thủ tục kiểm soát thông thường là: Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng chotất cả các chứng từ; Ghi nhận kịp thời, chính xác các nghiệp vụ về tiền vào sổ sách kếtoán và tính số dư tồn quỹ hằng ngày

2.4.1.5 Phân tích và rà soát

Để phát hiện các biến động bất thường, đơn vị cần:

Xây dựng kế hoạch chi tiêu; Định kì cần lập báo cáo về các khoản có biến độngbất thường; Phân tích biến động lãi tiền gửi; Phân tích tình hình thực hiện kế hoạchtiền mặt; Định kì, cần tiến hành đối chiếu tổng cộng các hóa đơn mua hàng chưa chitrả với số dư Có của tài khoản Nợ phải trả cho nhà cung cấp

2.4.1.6 Bảo vệ tài sản

Để tránh rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền, cần phải:

Cất giữ tiền mặt, séc ở nơi an toàn và hạn chế việc tiếp cận; Kho tiền phải đầy đủcác phương tiện để chống mối mọt, ẩm mốc, cháy nổ, trộm cắp, hệ thống khoá: 3 chìa,phân tách chức năng: Thủ quỹ, kế toán, Giám đốc; Chỉ để tồn quỹ tiền mặt ở một mức

độ hợp lý; Ghi chép, báo cáo đầy đủ số thu, chi và số dư tiền mặt hằng ngày; So sánhgiữa bảng kê tiền nộp vào ngân hàng với sổ phụ của ngân hàng Các tài khoản được

mở cần được kiểm tra định kỳ

Tiền phải được sắp xếp khoa học; Giới hạn người không có trách nhiệm tiếp xúcvới tiền; Ra vào kho tiền không được mang túi, chỉ có cán bộ thu ngân, các cá nhânTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

được ủy quyền mới được vào phòng ngân quỹ Đột xuất kiểm tra, kiểm đếm tiền mặtthực tế; Có biện pháp an toàn khi điều chuyển tiền ; Thủ quỹ không được lập phiếuthu, chi, bảng kê lĩnh nộp tiền thay KH; Thủ quỹ không kiêm kế toán, kiểm soát.

Cuối ngày phải: Kiểm kê quỹ và đối chiếu với số liệu trên sổ sách và niêm phongquỹ, sử dụng két sắt (có mã số và chìa khóa) để cất tiền

Bảng 2.2: Thủ tục kiểm soát Hoạt động giao dịch trên TK của KH

Hoạt động Rủi ro Hoạt động kiểm soát

Mở tài khoản

cho KH

Tài khoản được mở mà khôngđược người có thẩm quyền phêduyệt Việc mở TK cho KH khôngtuân thủ các quy định của NHNN

Hồ sơ của KH sẽ được kiểm trabởi nhân viên mở TK, sau đó sẽđược xem xét lại và phê duyệt bởiKSV

Gửi tiền vào

tài khoản

Khoản tiền gửi chưa hoàn thànhhay chưa hợp lý, hợp lệ Bút toánđược nhập vào hệ thống sai về giátrị hay sai TK Các giao dịchkhông được ghi nhận đầy đủ

Những thông tin của KH sẽ đượckiểm tra bởi nhân viên kế toán,sau đó được xem xét lại bởi KSVtrước khi đưa vào hệ thống Cuốingày các giao dịch này sẽ đượckiểm tra đối chiếu với chứng từgốc và bộ phận quỹ

Rút tiền từ tài

khoản

Người rút tiền không đủ thẩmquyền, rút tiền hai lần cùng vớimột phiếu rút tiền Thực hiện cácbút toán sai về giá trị hay sai TK,

TK không được phép thấu chi bịrút quá mức cho phép Các giaodịch không được ghi nhận đầy đủ

Những thông tin của KH sẽ đượckiểm tra bởi nhân viên KT, sau đóđược xem xét lại bởi KSV trướckhi đưa vào hệ thống Cuối ngàycác giao dịch này sẽ được kiểmtra đối chiếu với chứng từ gốc và

Những thông tin của KH sẽ đượckiểm tra bởi nhân viên KT, sau đóđược xem xét lại bởi KSV trướckhi đưa vào hệ thống Cuối ngàycác giao dịch này sẽ được kiểmtra đối chiếu với chứng từ gốc và

bộ phận quỹ Sổ phụ cuối ngày sẽđược ký bởi KTT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

2.4.1.7 Sai sót, rủi ro dễ sảy xa trong hoạt động thu - chi tiền mặt

Không an toàn trong khâu bảo quản tiền: ẩm mốc, mối mọt, cháy…Kiểm đếm dễnhầm lẫn, thu, chi thừa thiếu cho khách hàng; Rủi ro Tiền giả (VND và ngoại tệ); Cán

bộ kiểm ngân biển thủ, gian lận, tham ô, rút lõi, cố tình chi thiếu thu thừa; Bị tấn công,cướp tiền tại kho quỹ hoặc trên đường vận chuyển; Nhầm lẫn các loại mệnh giá, khôngtheo dõi chính xác lượng tiền từng loại; Sai lệch giữa tiền mặt thực tế, sổ quỹ, sổ kếtoán và số liệu trên Báo cáo tài chính

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT

ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG

CỔ PHẦN Á CHÂU – CHI NHÁNH HUẾ

3.1 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG THU – CHI TIỀN MẶT

3.1.1 Th ực trạng môi trường kiểm soát

Nhà quản lý cấp cao xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị: có cácvăn bản quy định về hành vi ứng xử, cách thức ăn mặc của nhân viên trong ngân hàng.Ngân hàng có chính sách đào tạo và nâng cao năng lực, kỹ năng nghiệp vụ củanhân viên đảm bảo NV có những kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình

Có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, phòng ban Mô tả vềtrách nhiệm, nhiệm vụ của mỗi thành viên, từng bộ phận, phòng ban trong ngân hàng

Sự phân chia Trách nhiệm của ban quản lý

3.1.1.1 Trách nhiệm của Giám đốc

Giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý, đảm bảo antoàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và hoạt động kho tiền của đơn

vị Giám đốc quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cách ngoài cửa kho tiền; trựctiếp mở, khóa cửa để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền

Giám đốc chi nhánh ra Quyết định thành lập Ban quản lý kho tiền tại Hội sở chinhánh Ban quản lý kho tiền hoàn toàn chịu trách nhiệm về quản lý kho quỹ tại đơn vịmình theo quy định của pháp luật Thành phần Ban quản lý kho tiền tại Hội sở chinhánh gồm: Giám đốc là Trưởng Ban, trưởng phòng kế toán và thủ quỹ là thành viên

3.1.1.2 Trách nhiệm của Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ thực hiện công tác kiểm soát nội bộ thường xuyên và liên tục đốivới các hoạt động của chi nhánh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

3.1.1.3 Trách nhiệm của Trưởng phòng kế toán

Trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập và bảoquản tài sản trong kho tiền, có nhiệm vụ:

Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo chế độ kế toán; hướngdẫn, kiểm tra việc mở sổ và ghi chép của thủ kho tiền, thủ quỹ; Quản lý và giữ chìakhóa một ổ khóa lớp cách ngoài cửa kho tiền, trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền để giámsát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền; Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa

sổ kế toán và sổ của thủ kho tiền, thủ quỹ đảm bảo sự khớp đúng; Trực tiếp tham giakiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với

sổ kế toán và sổ của thủ kho tiền, thủ quỹ; ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổtheo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho

3.1.1.4 Trách nhiệm của thủ kho tiền

Thủ kho tiền chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quảntrong kho tiền

Thực hiện việc xuất – nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá chính xác, kịp thời,đầy đủ theo đúng lệnh của cấp có thẩm quyền, đúng chứng từ kế toán hợp lệ hợp pháp

Mở sổ theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản; thẻ kho; các loại sổ cần thiết khác;ghi chép bảo quản các loại sổ, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác

Quản lý, giữ chìa khóa một ổ khóa của lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tàisản được giao, các ổ khóa cửa gian kho và các phương tiện bảo quản trong kho tiền(két, tủ sắt) tuyệt đối an toàn

Kiểm tra việc niêm phong tiền, tài sản, giấy tờ có giá trước khi nhập vào kho bảoquản; Thực hiện kiểm quỹ cuối ngày

Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho tiền gọn gàng khoa học, đảm bảo vệ sinhkho tiền; Thực hiện kiểm kê, đảo kho, làm các báo cáo nghiệp vụ thống kê và phân tíchđánh giá theo định kỳ về tài sản trong kho; Bảo quản, quản lý mã khóa bảo mật được cấp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

3.1.1.5 Trách nhiệm của kiểm ngân

Kiểm ngân chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt, ngoại tệ,giấy tờ có giá thuộc quỹ

Kiểm ngân có nhiệm vụ:

Thực hiện thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo đúng chứng từ kế toánhợp lệ, hợp pháp; quản lý, ghi chép các sổ sách cần thiết đầy đủ, rõ ràng, chính xác cácnghiệp vụ phát sinh qua quỹ đơn vị

Kiểm đếm, giao nhận, thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá chính xác; Thựchiện kiểm quỹ cuối ngày; Phát hiện và không thu vào quỹ đơn vị các lọai tiền giả.Quản lý mã khóa bảo mật được cấp; kiểm ngân thu các khoản tiền khách hàng nộpvào từ 100 triệu đồng trở lên, dưới 100 triệu đồng do giao dịch viên trực tiếp giao dịchvới khách hàng

Các trường hợp ủy quyền quản lý

Mỗi lần thủ kho tiền (thủ quỹ) cần nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi họp,

đi học phải có văn bản đề nghị và được Giám đốc chấp thuận cho nghỉ và cử ngườithay thế, ACB Hội sở ký duyệt Trước khi nghỉ tổ chức kiểm kê, bàn giao tiền và tàisản trong kho Trường hợp thủ kho tiền nghỉ việc đột xuất thì Giám đốc quyết địnhngười thay thế và được Hội sở phê duyệt trên ACB Online Người được ủy quyềnkhông được ủy quyền tiếp cho người khác.Việc ủy quyền và phân công phải đượcGiám đốc chấp nhận bằng văn bản; người được ủy quyền chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng và Giám đốc về quản lý tài sản và kho tiền

3.1.2 Th ực trạng các hoạt động kiểm soát hoạt động thu – chi tiền mặt tại Á Châu

3.1.2.1 Ủy quyền

Ủy quyền: Tất cả các giao dịch được thực hiện phải tuân theo sự ủy quyền chung vàriêng của cấp quản lý cho từng trường hợp cụ thể Tại ngân hàng TMCP Á Châu, việc

ủy quyền được thực hiện đồng bộ và có cơ sở rõ ràng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

Bảng 3.1: Ủy quyền và các thủ tục kiểm soát

Những vấn đề cần kiểm soát Thủ tục kiểm soát cần thực hiện Thực trạng kiểm soát tại Á Châu

1) Phê duyệt đóng, mở tài khoản và

lập chứng từ chi tiết các điều khoản,

trách nhiệm và việc ủy quyền từ phía

KH

Đại diện bộ phận dịch vụ KH chịu tráchnhiệm đối việc mở TK và lập các chứng từdựa trên quy trình mở tài khoản được bangiám đốc phê duyệt và triển khai

Việc đóng mở TK do bộ phận DVKH trực tiếpthực hiện và thông qua KSV kiểm soát, khi có saisót xảy ra giám đốc có thể quy trách nhiệm từ đóthúc đẩy nhân viên làm việc đúng quy định, hiệuquả

2) Phê duyệt các GD trong phạm vi

hướng dẫn cụ thể như là điều chỉnh tài

khoản, lãi phạt, và các khoản phí phụ

Giám đốc và nhân viên kế toán thuộc mỗi chinhánh sẽ phê duyệt việc ngưng tính lãi phạt,phí dịch vụ

Giám đốc phê duyệt giảm lãi phạt, phí dịch vụ.Tối đa giảm 50%

3) Phê duyệt những thay đổi trong

việc lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ tài khoản sẽ được thựchiện theo quy định của Ngân hàng

Việc lưu trữ hồ sơ được lưu theo quy định của

NH, khi KH có yêu cầu xem hoặc thay đổi, bổsung thông tin liên hệ quầy dịch vụ KH và việcthay đổi này phải được sự cho phép và giám sátcủa Trưởng bộ phận/Kiểm soát viên

4) Giám sát đối với những tài khoản

ngưng hoạt động trong thời gian dài

Việc gửi và rút tiền từ TK ngưng hoạt độngtrong thời gian dài cần được phê duyệt bởitrưởng bộ phận

Không thực hiện GD trên các TK này Nếu KHmuốn giao dịch lại trên các TK này phải trực tiếpđến Ngân hàng để yêu cầu kích hoạt lại TK

5) Định lãi suất, phí dịch vụ và kỳ đáo

hạn và những tài khoản không kỳ hạn

Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn vànhững tài khoản không kỳ hạn đòi hỏi phải

có sự phê duyệt của người điều hành

Việc định lãi suất, phí dịch vụ, kỳ đáo hạn vànhững TK không kỳ hạn đòi hỏi phải có sự phêduyệt của Giám đốc thông qua các công văn, quyđịnh nội bộ do Hội sở ban hành Một số trườnghợp Giám đốc chi nhánh được quyết định miễn,giảm phí giữ hộ vàng, phí trả nợ quá hạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ