Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn hoành sơn

Vì vậy, các doanh nghiệp đã và đang khôngngừng chú trọng vào hoạt động quản lý nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh cho công ty.Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiể

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN HÀ TĨNH

Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:

Khóa học: 2009 – 2013

Trường Đại học Kinh tế Huế

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trường, quý thầy cô giáo trường Đại học kinh tế Huế

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em học tập trong 4 năm qua, đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Th.S Phan Thị Hải

Hà đã tận tình giúp đỡ, dành thời gian và công sức giúp em hoàn thành tốt khóa luận này.

Đồng thời, em cũng xin chân thành cảm ơn đến các anh chị phòng ban tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn đã tạo điều kiện giúp em trong suốt thời gian thực tập tại công ty cũng như trong quá trình thu thập số liệu thực hiện đề tài nghiên cứu.

Lời cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình và bạn bè, những người luôn ở bên cạnh, động viên, khích lệ, làm động lực lớn giúp em vượt qua khó khăn và thực hiện tốt khóa luận tốt nghiệp, dấu mốc chốt lại quãng đời sinh viên.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do năng lực bản thân còn nhiều hạn chế, yếu kém nên đề tài nghiên cứu mà em thực hiện không thể không tránh những sai sót Vì vậy, kính mong quý thầy cô và các bạn đóng góp ý kiến để em có thể hoàn thiện khóa luận hơn nữa.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

I.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

I.2 Mục tiêu nghiên cứu 1

I.3 Đối tượng nghiên cứu 2

I.4 Phạm vi nghiên cứu 2

I.5 Phương pháp nghiên cứu 2

I.5.1 Câu hỏi nghiên cứu 2

I.5.2 Thiết kế nghiên cứu 2

I.5.2.1 Phương pháp lập luận trong nghiên cứu 2

I.5.2.2 Loại hình nghiên cứu 3

I.5.3 Phương pháp nghiên cứu 3

I.5.4 Giá trị của đề tài 4

I.6 Kết cấu đề tài 4

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 6

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.1 Khái niệm 6

1.1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 9

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro 11

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát 12

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông 12

1.1.4.5 Giám sát 13

1.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 13

1.2.1 Các khái niệm liên quan 13

1.2.2 Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền 14

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.3 Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền 16

1.2.4 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 17

1.2.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 17

1.2.4.2 Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 17

1.2.4.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền 20

1.3 Tóm tắt kết quả nghiên cứu trong thời gian qua 23

CHƯƠNG 2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – 24

THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN 24

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn 24

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 24

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 25

2.1.3 Nguồn lực kinh doanh 26

2.1.3.1 Tình hình lao động của công ty 26

2.1.3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty 28

2.1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 30

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý 31

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán 34

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán 34

2.1.5.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty 36

2.1.5.3 Tổ chức chế độ kế toán 36

2.2 Thực trạng hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn 40

2.2.1 Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn 40

2.2.1.1 Đặc điểm về sản phẩm hàng hóa của công ty 40

2.2.1.2 Các phương thức tiêu thụ tại công ty 40

2.2.1.3 Các phương thức thanh toán tại công ty 40

2.2.1.4 Các bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn 40

2.2.2 Nội dung công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn 41

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.2.2.1 Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần

tập đoàn Hoành Sơn 41

2.2.2.2 KSNB nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn 42

2.2.2.3 KSNB đối với khoản phải thu khách hàng 54

2.2.2.4 KSNB nghiệp vụ thu tiền 58

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN 68

1 Đánh giá 68

1.1.Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ 68

1.1.1 Ưu điểm 68

1.1.2 Nhược điểm 69

1.2 Đánh giá về chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn 69

1.2.1 Ưu điểm 69

1.2.2 Nhược điểm 70

1.2.3 Nguyên nhân 70

2 Đề xuất giải pháp 70

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 72

III.1 Kết luận 72

III.2 Kiến nghị 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối

với nghiệp vụ bán hàng 20

Bảng 1.2 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền .22

Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2011-2012 26

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2011-2012 28

Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011-2012 30

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 31

Sơ đồ 2.2- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 34

Sơ đồ 2.3: Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán máy 39

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

I.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hòa chung với tiến trình phát triển của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế ViệtNam cũng đang vươn mình trỗi dậy một cách mạnh mẽ và vững chắc với sự quản lý cả

về phương diện vi mô lẫn vĩ mô theo định hướng XHCN Đặc biệt, việc Việt Nam gianhập WTO vào tháng 11/ 2007 đã tạo ra nhiều thuận lợi đối với sự phát triển của cácdoanh nghiệp Bên cạnh những thuận lợi đem lại thì cũng tạo ra những thách thức lớnđối với các DN trong nước, trong cơ chế mới sự cạnh tranh khắc nghiệp luôn là mối đedọa cho những doanh nghiệp yếu kém Vì vậy, các doanh nghiệp đã và đang khôngngừng chú trọng vào hoạt động quản lý nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh cho công ty.Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh của DN là kiểm soát tốt hoạt độngbán hàng – thu tiền, đảm bảo cho DN đạt được doanh thu đã đặt ra và hạn chế các rủi

ro không đáng có nhằm hướng tới mục tiêu chung của DN Chính vì vậy, việc hoànthiện và đẩy mạnh kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền là một trong nhữngvấn đề hết sức cần thiết đối với các DN

Để tăng khả năng cạnh tranh giúp cho DN có thể đứng vững và phát triển trênthị trường, bên cạnh việc định hướng các chiến lược, chính sách phát triển cũng nhưnhững mục tiêu đúng đắn thì ban lãnh đạo của công ty cần phải xây dựng được mộtquy trình kiểm soát hoạt động bán hàng – thu tiền hiệu quả Có như vậy mới hạn chếđược các thất thoát và đảm bảo hoạt động phân phối của đơn vị diễn ra theo đúng kếhoạch, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường, đem lại lợi ích cho công ty Vì vậy, emchọn thực hiện đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn” nhằm tìm hiểu thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng – thu tiền hiện có tại đơn vị này

I.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soátnội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

- Tìm hiểu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng –thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

- Trên cơ sở lý luận và việc tìm hiểu thực tế tiến hành so sánh, đánh giá những

ưu và nhược điểm của hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại

Trường Đại học Kinh tế Huế

công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện vànâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

I.3 Đối tượng nghiên cứu

- Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổphần tập đoàn Hoành Sơn

I.4 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trong 2 năm

2011, 2012

- Về không gian: đề tài được nghiên cứu trong phạm vi công ty, tập trung chủ

yếu vào phòng tài chính - kế toán

- Về nội dung: đề tài tập trung vào hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình

bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

I.5 Phương pháp nghiên cứu

I.5.1 Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi nghiên cứu chính: Làm thế nào để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình

bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?

Từ câu hỏi nghiên cứu chính đó, ta có thể có các câu hỏi phụ như sau:

1 KSNB là gì? Chu trình bán hàng – thu tiền là gì? KSNB chu trình bán hàngbao gồm những công việc gì?

2 Các cách thức để tìm hiểu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiềntại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn?

3 Điểm mạnh, điểm yếu trong KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

cổ phần tập đoàn Hoành Sơn là gì?

4 Nguyên nhân nào dẫn đến các điểm yếu đang tồn tại trong hệ thống KSNBchu trình bán hàng – thu tiền tại công ty?

5 Các biện pháp nào có thể giúp công ty hoàn thiện hơn nữa hệ thống KSNBchu trình bán hàng – thu tiền?

I.5.2 Thiết kế nghiên cứu

I.5.2.1 Phương pháp lập luận trong nghiên cứu

Một đề tài nghiên cứu có thể thực hiện theo phương pháp diễn dịch hoặcphương pháp quy nạp, ta có thể định nghĩa ngắn gọn 2 phương pháp này như sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Phương pháp diễn dịch: Là phương pháp đi từ cái chung đến cái riêng, từ cáitổng thể đến cái chi tiết.

- Phương pháp quy nạp: Là phương pháp đi từ cái riêng tới cái chung, từ cái chitiết tới cái tổng thể

Đề tài mà em nghiên cứu sử dụng phương pháp diễn dịch, đó là từ nhận thức về

lý thuyết, cở sở lý luận về KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền để tìm hiểuthực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoànHoành Sơn Qua đó so sánh lý thuyết và thực tế, đánh giá việc áp dụng lý thuyết vàoquy trình thực tế tại đơn vị, nhận định những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và

đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tạicông ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

I.5.2.2 Loại hình nghiên cứu

Loại hình nghiên cứu khoa học sử dụng để nghiên cứu đề tài này là nghiên cứutriển khai – thực nghiệm

- Nghiên cứu triển khai – thực nghiệm: sử dụng loại hình nghiên cứu này đểkhảo sát thực tế, tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổphần tập đoàn Hoành Sơn

I.5.3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các chuẩn mực kế toán, chuẩnmực kiểm toán Việt Nam, các giáo trình kiểm toán để làm cơ sở hình thành phần cơ

sở lý luận về KSNB, chu trình bán hàng – thu tiền cũng như làm nền tảng tìm hiểuthực tế hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: tiến hành phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhânviên tại phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, đặc biệt là những đối tượng cungcấp thông tin và số liệu có liên quan đến đề tài Việc phỏng vấn trực tiếp giúp giải đápđược những thắc mắc trong quá trình tiếp cận thông tin tại đơn vị Nhờ đó ta có đượccái nhìn tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, qua đó giúp thực hiệnđược tốt đề tài

- Phương pháp quan sát: thực hiện trong quá trình thực tập tại đơn vị bằng cáchquan sát những nhân viên phụ trách các mảng lĩnh vực trong đơn vị, từ đó tích lũy kiếnthức và kinh nghiệm

- Phương pháp thu thập số liệu:

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Dữ liệu thứ cấp: thu thập từ những nguồn có sẵn bên trong đơn vị như BCTC,các sổ sách, chứng từ ; từ các phương tiện truyền thông như báo chí, tập san, internet,website.

+ Dữ liệu sơ cấp: thu thập từ việc quan sát, phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại đơn vị

- Phương pháp xử lý, phân tích, so sánh số liệu: thực hiện xử lý những số liệuthô đã được đơn vị cung cấp, tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu giữa các năm, sự tănggiảm các chỉ tiêu Từ đó xác định được vị trí, tốc độ tăng giảm và rút ra được nhận xét

về những sự thay đổi đó tại đơn vị

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: từ những thông tin, số liệu thu thập được kếthợp với quá trình quan sát hoạt động KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị đểđưa ra những nhận định, đánh giá những ưu và nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và từ

đó đề xuất các giải pháp

I.5.4 Giá trị của đề tài

Đối với thực tiễn: Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bán

hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn Trong quá trình tìm hiểu vàtiếp cận thực tế người đọc có thể nhận thấy một số điểm khác biệt giữa các vấn đề lýluận và các vấn đề thực tế, điều này được làm rõ trong các giải pháp mà đề tài đưa ranhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Chính vìvậy, đề tài mang tính thực tiễn cao, là nền tảng cho nghiên cứu các mảng đề tài khácliên quan được thực hiện sau này

Đối với đơn vị: đề tài được thực hiện dựa trên các vấn đề cơ sở lý luận về

KSNB, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Trên cơ sở lý luận đó và việc tìm hiểuthực tế về hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoànHoành Sơn tiến hành so sánh giữa lý luận và thực tiễn Từ đó thấy được những điểmmạnh và điểm yếu, tìm ra nguyên nhân và đề xuất được các giải pháp nhằm hoàn thiệnhơn nữa hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty

I.6 Kết cấu đề tài

Bố cục của đề tài nghiên cứu gồm 3 phần:

- Phần I: Đặt vấn đề

- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Phần III: Kết luận và kiến nghị

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm

KSNB là bộ máy thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm vi đơn vị, phục vụyêu cầu quản lý nội bộ đơn vị, hệ thống KSNB chính là công cụ chủ yếu của KSNB.Nói đến KSNB thì có rất nhiều định nghĩa khác nhau, có thể kể đến một vài định nghĩanhư sau:

Theo IAS 400: “HTKSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban GiámĐốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạtđộng trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản

lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác vàđầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mongmuốn.”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị vàtoàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo.HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theotrình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ antoàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chínhxác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.”

Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa HTKSNB như sau:

“KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đolường được thừa nhận trong DN để bảo đảm an toàn tài sản của họ, kiểm tra sự phùhợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động vàkhuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): “HTKSNB là các quyđịnh và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằmđảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngănngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý và sửdụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.”

Trường Đại học Kinh tế Huế

KSNB theo quan điểm của COSO: “KSNB là quá trình do người quản lý, hộiđồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một

sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kếtoán Malaysia (MACPA) và Viện kế toán Malaysia (MIA) đưa ra như sau: “Hệ thốngkiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trịcủa một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trịđảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả baogồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và pháthiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịpthời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộcòn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kếtoán Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của

hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ.”

Hội kế toán Anh quốc (EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau :

“Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhauđược thành lập bởi Ban quản lý nhằm:

- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả

- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị

- Giữ an toàn tài sản

- Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phầnriêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt độngkiểm tra nội bộ.”

Như vậy, HTKSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức đểđảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý

1.1.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Thạc sĩ Lê Văn Luyện (2009), mục tiêu và nhiệm vụ của HTKSNB đượctrình bày như sau:

Trường Đại học Kinh tế Huế

a Mục tiêu:

Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động

- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác

- Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định nội

bộ trong doanh nghiệp

- Thông tin gửi đến Ban GĐ, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan giám sát phải

có đủ chất lượng và tính nhất quán

- BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựatrên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng

Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định Đảm bảo mọi hoạt động

của doanh nghiệp đều tuân thủ

- Các luật và quy định

- Các yêu cầu về giám sát

- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

b Nhiệm vụ:

- Ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

- Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ

- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

1.1.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột của người sử dụng laođộng với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có HTKSNB, người laođộng dễ vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung củatoàn tổ chức, của người sử dụng lao động Để biết được tổ chức đang phải đối mặt vớinhững rủi ro tiềm ẩn nào, đảm bảo việc phân công phân nhiệm, ủy quyền, giao việccho cấp dưới một cách chính xác, khoa học thì đều dựa trên HTKSNB

Trường Đại học Kinh tế Huế

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và các báo cáo tài chính củacông ty

- Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặcnhân viên của công ty gây ra

- Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây hại cho công ty

- Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưađầy đủ

- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt cácmục tiêu đặt ra

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổchức và các quy định của pháp luật

- Giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ

Một HTKSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ thống quản trị doanh nghiệpvững mạnh, điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhàđầu tư thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu, quy mô của từng đơn vị mà HTKSNBđược sử dụng với mục đích khác nhau, nhưng thông thường thì để hoạt động hiệu quả

hệ thống này bao gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt độngkiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loạihình KSNB

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổchức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát và các yếu tố bên ngoài

 Đặc thù quản lý

Đặc thù quản lý là những quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DNcủa các nhà quản lý Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ,cách tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh

Trường Đại học Kinh tế Huế

lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, coi trọng tính trungthực của BCTC và những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môitrường kiểm soát lành mạnh, ngược lại thì HTKSNB sẽ không vận hành một cách cóhiệu quả.

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệmgiữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phầntạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyênsuốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết địnhcũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó Đồng thời, cơ cấu tổchức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tàichính kế toán của DN Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, cácnhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN,không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

 Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một HTKSNB nào cũng là con người Sựphát triển của DN luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn luôn là mộtnhân tố quan trọng trong HTKSNB Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặtnăng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì mộtHTKSNB đúng đắn và chặt chẽ thì các gian lận và sai sót vẫn xảy ra Ngược lại, nếuđội ngũ này hoạt động tốt sẽ giúp DN giảm bớt những hạn chế vốn có của KSNB

 Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư, sữachữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm các ước tính cân đối tình hình tàichính, kết quả hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọngtrong quá trình kiểm soát

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Ủy ban kiểm soát

Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồmnhững người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của công ty Ủy ban kiểm soát đảmnhiệm chức năng và quyền hạn như sau:

- Giám sát việc chấp hành pháp luật của công ty

- Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập BCTC

- Dung hòa những bất đồng giữa Ban GĐ và các kiểm toán viên bên ngoài

 Các yếu tố bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong ở trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởngcủa môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của cơ quan nhà nước, ảnhhưởng của chủ nợ, khách hàng…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soátcủa ban quan lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đếnHTKSNB, trong đó nhân tố chủ yếu đóng vai trò quan trọng nhất là đặc thù về quản lýcủa các nhà quản lý trong đơn vị

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu riêngcủa từng hoạt động

- Nhận diện và phân loại rủi ro, các yếu tố khiến mục tiêu không đạt được

- Tính toán, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra

- Áp dụng các chính sách, công cụ, các thủ tục thích hợp đối với từng loạirủi ro

- Theo dõi, đánh giá và có sự điều chỉnh nếu cần thiết

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Là các chính sách và các thủ tục do các nhà quản lý xây dựng để quản lý đượccác rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu theo đúng nộidung và tiến độ mà tổ chức đã đặt ra Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:

- Phân công trách nhiệm đầy đủ: với một hệ thống KSNB thì thông thường một

cá nhân không kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, mà những nhiệm vụ này cùng nằm trongquy trình của một hoạt động cụ thể Ví dụ người có quyền phê duyệt mua sắm tài sảnthì không kiêm bảo quản hoặc sử dụng tài sản đó, hoặc cá nhân theo dõi ghi sổ tài sảnthì không giữ nhiệm vụ bảo quản tài sản Đây là nguyên tắc bất kiêm nhiệm

- Ủy quyền các nghiệp vụ và các hoạt động: khi mức độ hoạt động của một tổchức phát triển thì nhà quản lý không có đủ thời gian cũng như năng lực để quản lý vàkiểm soát toàn bộ mọi hoạt động của tổ chức Chính vì vậy, nhà quản lý cần trao quyềncho một hay nhiều người khác thực hiện một hoạt động hoặc một quyết định nào đó

- Bảo vệ tài sản: tài sản ở đây có thể là tài sản vật chất hoặc phi vật chất Đốivới tài sản vật chất, các thủ tục kiểm soát thường bao gồm các phương pháp hạn chế

sự tiếp cận với tài sản bằng các chính sách và các thủ tục

- Kiểm tra độc lập: là việc kiểm tra được thực hiện bởi một cá nhân đối vớinghiệp vụ mà không phải do cá nhân đó thực hiện Hay nói một cách khác, người kiểmtra và đối tượng được kiểm tra thuộc hai bộ phận khác nhau

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Tất cả các cấp quản lý và các bộ phận trong một tổ chức đều cần thông tin để cóthể thực hiện nhiệm vụ của mình Mỗi cấp độ quản lý khác nhau thì sẽ có nhu cầu vềthông tin khác nhau Quy trình của hệ thống thông tin là thu thập, nhận dạng, xử lý vàbáo cáo các thông tin cần thiết cho người xử lý thông tin Truyền thông là sự chuyểngiao và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin, bao gồm cả bên tronglẫn bên ngoài tổ chức Truyền thông sử dụng các hình thức như: các tài liệu kế toán,các báo cáo kế toán (BCTC hay báo cáo quản trị) Thông tin và truyền thông đảm bảocho việc kiểm soát có thể được thực hiện một cách hiệu quả và ngược lại, việc kiểmsoát tốt sẽ đảm bảo được sự trung thực của các thông tin Trong các phân hệ của hệthống thông tin trong một tổ chức thì hệ thống thông tin kế toán chiếm một vai tròquan trọng Một hệ thống thông tin kế toán được xây dựng tốt sẽ hạn chế được tối đacác gian lận và sai sót có thể xảy ra

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.1 Các khái niệm liên quan

- Chu trình bán hàng thu tiền: là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa

qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ Nóbắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hànghóa thành tiền

- Chiết khấu thương mại: là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng

mua hàng với khối lượng lớn

- Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu

thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

- Các phương thức bán hàng:

+ Phương thức bán hàng trực tiếp: DN giao hàng cho người mua trực tiếp tại

kho, tại phân xưởng của DN và DN chuyển quyền sở hữu cho người mua

+ Phương thức chuyển giao hàng theo hợp đồng: DN chuyển hàng bán đến

địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi ngườimua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ

+ Phương thức bán hàng qua đại lý (ký gửi): DN sẽ chuyển hàng bán đến đại

lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ DN, đại lý được hưởng hoa hồng tính trêndoanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước

+ Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho

khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy định của DN

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.2 Đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng – thu tiền có vai trò to lớn, là một bộ phận có liên quan đếnnhiều chỉ tiêu trên BCTC, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu

kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN

- Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền gồm:

a) Xử lý đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, làyêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua – bán hàng hóa, dịchvụ Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xácđịnh Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình bán hàng – thu tiền.Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếutiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng

b) Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên ngay

từ thỏa thuận ban đầu, bộ phận xét duyệt sẽ xem xét và quyết định bán chịu một phầnhoặc toàn bộ lô hàng Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tếnhư một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua – bán trong hợp đồng Việcxét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyếnkhích người mua trả tiền nhanh theo tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán.Chức năng này sẽ giảm thiểu nợ khó đòi và thất thu do khách hàng mất khả năng thanhtoán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu

từ vận chuyển

Trường Đại học Kinh tế Huế

d) Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

Việc gửi hóa đơn tính tiền cho khách hàng là một phương tiện mà qua đó kháchhàng biết được thông tin về số tiền nợ của số hàng hóa nên nó phải được làm một cáchchính xác và đúng lúc Khía cạnh quan trọng nhất của việc gửi hóa đơn tính tiền làđảm bảo rằng tất cả hàng hóa gửi đi đều được tính tiền, không có chuyến hàng gửi đinào được tính hai lần và từng chuyến hàng gửi đi được tính chính xác Việc tính đúng

số tiền phụ thuộc vào việc số lượng hàng hóa gửi đi với giá được phê chuẩn Giá đượcphê chuẩn bao gồm những xem xét về cưới phí vận chuyển, bảo hiểm và phương thứcthanh toán Quá trình ghi sổ đúng đắn doanh số vào sổ nhật ký bán hàng và sổ cái TKphải thu cũng là một phần quan trọng của quá trình kế toán

e) Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

Nếu như bốn chức năng nói trên có chức năng đưa hàng hóa đến tay người tiêudùng, tính tiền chính xác và phản ánh thông tin vào sổ sách kế toán thì đến giai đoạnnày liên quan đến quá trình thu và ghi sổ tiền mặt cùng các phương tiện khác làm giảmcác khoản phải thu

Trong quá trình xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền, vấn đề quan trọng nhất đó làkhả năng bị mất cắp Sự mất cắp có thể xảy ra trước hoặc sau khi các khoản phải thuđược ghi vào sổ Vấn đề của việc quản lý các khoản thu tiền mặt là ở chổ tất cả cáckhoản tiền mặt phải được ghi vào sổ nhật ký thu tiền mặt, sổ phụ các khoản phải thu

và ký gửi vào ngân hàng bằng đúng số tiền và đúng thời điểm

f) Xử lý hàng bán bị trả lại

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thõa mãn về hànghóa, khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá bán Trường hợp này phảilập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm cáckhoản phải thu

g) Xóa sổ nợ phải thu khó đòi

Việc một số khách hàng mua hàng không thanh toán được hóa đơn đối với công

ty là điều bình thường xảy ra trong quá trình bán hàng thu tiền Khi một công ty đã điđến kết luận là số tiền bán hàng không còn thu hồi được thì số tiền đó sẽ được xóa sổ.Điều này thường xảy ra khi khách hàng đệ đơn xin phá sản hoặc tài khoản đó đượcgiao cho một người khác Chính vì vậy đòi hỏi kế toán cần có một sự điều chỉnh đúngđắn đối với các tài khoản không thu được này

Trường Đại học Kinh tế Huế

h) Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Dự phòng nợ khó đòi phải đủ để bao gồm doanh số của kỳ hiện hành mà công

ty không thể thu hồi được trong tương lai Đối với hầu hết các công ty thì dự phòng đạidiện cho phần còn lại từ sự điều chỉnh cuối kỳ của mức dự phòng phải thu khó đòi củaBan quản trị

1.2.3 Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền

- Đối với việc nhận và xử lý đơn đặt hàng của KH

+ Không nhận được đơn đặt hàng của KH vì đơn đặt hàng do người không cónhiệm vụ nhận hoặc không biết chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận nào

+ Đơn đặt hàng của KH không được xử lý do giao không đúng bộ phận

+ Bán hàng cho KH chưa được phê duyệt

+ Chấp nhận bán hàng khi không có đủ hàng trong kho

+ Đồng ý bán hàng nhưng không cung cấp

+ Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một sốđiều khoản bán hàng khác

- Đối với việc xét duyệt bán chịu:

+ Bán hàng cho KH có tình hình tài chính không tốt

+ Bán hàng cho KH không có khả năng thanh toán hoặc chậm trễ trong việcthanh toán

+ Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu để đẩy mạnhdoanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức

- Đối với việc điền vào phiếu xuất kho và việc chuyển giao hàng hóa

+ Hàng hóa chuyển giao nhầm đối tượng khách hàng

+ Hàng hóa vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt

+ Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng khách hàng đặt mua

+ Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

+ Giao hàng không kịp thời cho khách hàng

+ Xuất nhầm hàng, nhầm kho, nhầm phương tiện vận chuyển, nhầm địa điểm.+ Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác địnhđược người chịu trách nhiệm

+ Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

- Đối với việc lập hóa đơn và gửi hóa đơn cho khách hàng

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Hóa đơn bán hàng được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo hoặc lập nhiềuhóa đơn bán hàng cho mỗi lần vận chuyển.

+ Số hàng đã vận chuyển không được lập hóa đơn

+ Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

+ Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

+ Việc ký duyệt giảm giá, chiết khấu không được thực hiện bởi người cóthẩm quyền

- Đối với việc nhận hàng bán bị trả lại

+ Hàng hóa bị trả lại vì không đạt chất lượng nhưng nguyên nhân phát sinh từphía khách hàng

+ Nhận hàng bán bị trả lại không đủ số lượng

1.2.4 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

1.2.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

- Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót

- Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển phải được phê duyệtđúng đắn

- Hóa đơn được lập đúng quy định

- Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật, đúng theo các điều kiện ghitrong đơn đặt hàng

- Các nghiệp vụ nhận hàng bán bị trả lại đã được phê duyệt đúng đắn

- Nhận hàng bán bị trả lại đủ số lượng

- Các nghiệp vụ phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý

1.2.4.2 Các thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Hệ thống kế toán:

Những chứng từ, sổ sách sử dụng chủ yếu trong quy trình bán hàng – thu tiềnbao gồm:

Đơn đặt hàng: là hợp đồng đã ký kết về bán hàng và cung cấp dịch vụ Đây là

những yêu cầu của khách hàng hoặc những thỏa thuận giữa DN và khách hàng về loạihàng hóa, dịch vụ mà DN có khả năng cung cấp Đồng thời đơn đặt hàng cũng là cơ sởpháp lý ràng buộc giữa hai bên

- Khách hàng phát hành

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Chữ ký: có ít nhất 2 chữ ký

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đặt hàng)

+ Người có thẩm quyền (ký để phê duyệt việc bán hàng)

- Số liên: 2 liên

+ 1 liên gốc lưu để theo dõi việc thực hiện việc bán hàng

+ 1 liên chuyển cho bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất

Phiếu xuất kho: Ghi nhận số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa xuất bán.

- Bộ phận bán hàng phát hành

- Chữ ký: có 5 chữ ký

+ Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu)

+ Trưởng bộ phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời và đúng số tiền)+ Giám đốc (ký để xác nhận việc xuất bán)

+ Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho)

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc đã nhận đúng và đủ hàng)

- Số liên: 4 liên

+ 1 liên gốc lưu tại Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phải thu.+ 1 liên thủ kho giữ lại xem như là lệnh xuất kho

+ 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho…

+ 1 liên khách hàng giữ để làm cơ sở đối chiếu việc nhập kho tại kho của KH

Phiếu vận chuyển: là loại chứng từ được lập lúc giao hàng, chỉ số mẫu mã của

hàng hóa, số lượng giao và các số liệu khác Phiếu vận chuyển còn được sử dụng như

là một cách tính tiền của người mua

Hóa đơn GTGT (mẫu số 01/GTKT – 3LL và 01/GTKT – 2LK): là chứng từ do

đơn vị bán lập để xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm,hàng hóa cho người mua

- Bộ phận kế toán lập hóa đơn

- Chữ ký: có 3 chữ ký

+ Người lập (ký để xác nhận việc lập hóa đơn)

+ Thủ trưởng (ký và đóng dấu phê duyệt hoặc xác nhận việc bán hàng nhất làvới các cơ quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh được rằng việc mua hàngcủa mình là hoàn toàn hợp pháp)

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Khách hàng (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có cơ sở đểchứng minh việc bán hàng)

Hóa đơn bán hàng: là chứng từ của đơn vị bán xác nhận mẫu mã, số lượng,

chất lượng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm hàng hóa cho người mua Hóa đơn bánhàng là căn cứ để người bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từcho người mua vận chuyển hàng đi đường, lập phiếu mua hàng, thanh toán tiền muahàng và ghi sổ kế toán

Bảng thanh toán đại lý: là chứng từ phản ánh tình hình thanh toán hàng đại lý

(ký gửi) giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng Là chứng từ để đơn vị có hàng

và đơn vị nhận đại lý ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán

Bảng quyết toán thanh lý hợp đồng bán hàng và và cung cấp dịch vụ: là chứng

từ minh chứng cho việc chấm dứt một hoạt động giao dịch thương mại

Thẻ quầy hàng: là chứng từ theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa trong quá

trình nhập và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm bắt đượctình hình nhập, xuất, tồn Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hóa và lập bảng kê bánhàng từng ngày (kỳ)

Các hợp đồng, khế ước tín dụng: là các văn bản về chính sách tín dụng thương

mại của công ty với khách hàng như chính sách bán hàng, phương thức bánhàng…Các chứng từ, tài liệu trên đều có vai trò nhất định trong doanh thu

Sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ chi tiết các tài khoản phải thu, báo cáo hàng tháng…

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.4.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền

Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với các mục tiêu:

 Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng

Bảng 1.1 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ

yếu đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

Doanh thu bán hàng ghi sổ có căn cứ hợp

lý (Mục tiêu là tính có thực)

- Quá trình vào sổ doanh thu được chứngminh bằng các chứng từ vận chuyển vàcác đơn đặt hàng đã được phê duyệt củakhách hàng

- Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ

tự trước và được theo dõi ghi sổ đúng đắn

- Các báo cáo hàng tháng được gửi đềuđặn cho khách hàng, các xung đột kinh tếxảy ra được theo dõi độc lập

- Các khoản tiền ghi sổ bao gồm doanhthu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, cáckhoản phải thu KH, tiền mặt, tiền gửingân hàng

Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn

đúng đắn (sự phê chuẩn)

- Sự phê chuẩn cụ thể hoặc phê chuẩnchung phải có ba đặc điểm chính, thôngqua các thể thức đúng đắn:

+ Phê chuẩn sự bán chịu trước khi gửihàng

+ Gửi hàng

+ Xác định giá, phương thức thanh toán,cước phí vận chuyển và các khoản chiếtkhấu

+ Các khoản chiết khấu được hạch toánvào TK 521 và giảm trừ doanh thu

Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều - Các chứng từ vận chuyển (hóa đơn vận

Trường Đại học Kinh tế Huế

được ghi sổ (tính đầy đủ) chuyển) được đánh số trước và ghi sổ.

- Hóa đơn bán hàng được đánh số trước

Doanh thu bán hàng được phân loại đúng

đắn (sự phân loại)

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ.Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc

- Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi

sổ nhật ký bán hàng với nhiệm vụ ghi sổphụ các tài khoản phải thu

- Gửi báo cáo hàng tháng đều đặn chokhách hàng

- Kiểm tra nội bộ

Trường Đại học Kinh tế Huế

Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Bảng 1.2 - Bảng tổng hợp các mục tiêu và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ

yếu đối với nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền

công ty thực tế nhận được (tính có căn cứ

Các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê

chuẩn (sự phê chuẩn)

- Tồn tại một chính sách về chiết khấutiền mặt

- Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấutiền mặt

Tiền mặt nhận được đều được ghi vào sổ

nhật ký thu tiền (tính đầy đủ)

- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiềnmặt với ghi sổ kế toán

- Sử dụng các thư báo tiền gửi hoặc cácbảng kê trước tiền mặt

- Ký tắt ngay đằng sau các chi phiếu gửiđến

- Quá trình kiểm tra nội bộ của việc ghi sổcác khoản thu tiền mặt

- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn chokhách hàng

Các khoản thu tiền mặt ghi sổ được đem

gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được (sự

đánh giá)

- Về cơ bản giống với mục tiêu đầy đủ

- Điều hòa đều đặn với tài khoản ngânhàng

Các khoản thu tiền mặt được phân loại

đúng đắn (tính phân loại)

- Sử dụng một sơ đồ tài khoản

- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ

Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ căn

cứ theo thời gian (thời gian tính)

- Quy định thể thức ghi sổ các khoản thutiền mặt hàng ngày

- Kiểm tra nội bộ

Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ - Cách ly trách nhiệm giữa nhiệm vụ ghi

Trường Đại học Kinh tế Huế

phụ đúng đắn và được tổng hợp chính xác

(chuyển sổ và tổng hợp)

sổ nhật ký thu tiền mặt với nhiệm vụ ghi

sổ phụ các tài khoản phải thu

- Gửi các báo cáo hàng tháng đều đặn chokhách hàng

- Kiểm tra nội bộ

1.3 Tóm tắt kết quả nghiên cứu trong thời gian qua

Hiện nay, trong khoa Kế toán – Tài chính có rất nhiều nghiên cứu, khóa luận,chuyên đề viết về đề tài kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, các đề tài chủ yếu là kiểm soátnội bộ hàng tồn kho, TSCĐ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểmtoán báo cáo tài chính tại một công ty kiểm toán hay là kiểm soát nội bộ cho vay, tíndụng tại các ngân hàng còn về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại mộtdoanh nghiệp thì có ít nghiên cứu, khóa luận, chuyên đề tìm hiểu Hơn nữa, công ty

mà em chọn là một công ty tương đối mới, đã có các đề tài làm về công ty này nhưngphần lớn tập trung vào lĩnh vực vốn bằng tiền, HTK, TSCĐ Về kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng – thu tiền tại công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn thì chưa có chuyên

đề, khóa luận nào nghiên cứu

Trường Đại học Kinh tế Huế

CHƯƠNG 2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG –

THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOÀNH SƠN

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

- Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

DN được cấp giấy phép kinh doanh theo số 2801000057 vào ngày 19/01/2001

và thay đổi lần thứ 3 vào ngày 18/9/2006 Khởi đầu từ một doanh nghiệp tư nhânchuyên về dịch vụ vận tải doanh nghiệp đã nhanh chóng vươn lên trở thành một trongnhững doanh nghiệp dẫn đầu về dịch vụ vận tải, kinh doanh phân bón, lương thực,nông sản thực phẩm và lĩnh vực xây dựng dân dụng, cầu đường tại Việt Nam Năm

2001, công ty được thành lập với lĩnh vực kinh doanh chính là dịch vụ vận tải, kinhdoanh phân bón, lương thực, nông sản, thực phẩm Trụ sở chính của công ty đặt tạihuyện Đức Thọ - Tỉnh Hà Tĩnh Năm 2004, sau 3 năm hoạt động công ty đã nhanhchóng khẳng định được vị thế của mình tại khu vực Miền Trung và đã triển khai được

hệ thống dịch vụ vận tải khắp các tỉnh Miền Trung Tháng 12/2008, công ty chuyển trụ

sở về khối 10, phường Đức Thuận –thị xã Hồng Lĩnh – Tỉnh Hà Tĩnh nhằm mở rộngquy mô và hoạt động kinh doanh Năm 2009 doanh nghiệp thành lập thêm 2 công tycon là Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công thương Hoành Sơn và Công ty Cổphần đầu tư và phát triển Vũng Áng Năm 2011 đánh dấu một bước ngoặt lớn của công

ty với sự kiện công ty chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn

“HOANH SON GROUP,JSC” Kể từ đó công ty không chỉ kinh doanh dịch vụ vận tải,kinh doanh phân bón, lương thực, nông sản thực phẩm mà còn mở rộng sang khai thác

Trường Đại học Kinh tế Huế

khoáng sản, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, thi công xây dựng công trình dân dụng,công nghiệp, giao thông thủy lợi Mục tiêu phấn đấu của công ty là đến năm 2015 sẽtrở thành một Tập đoàn kinh tế vững mạnh.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn là một doanh nghiệp có đầy đủ tư cáchpháp nhân, chế độ hạch toán kinh doanh độc lập, được mở TK tại Ngân hàng và sửdụng con dấu riêng Chức năng chính là kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng,phân bón và vận tải

Doanh nghiệp là đại lý phân phối cho các nhà máy lớn ở phía Bắc như: Nhàmáy xi măng Hoàng Mai, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, Đạm Phú Mỹ, Nhà máy phânbón Lâm Thao Ngoài ra DN còn nhập về xuất bán các mặt hàng như thạch cao,quặng sắt

Một khoản thu nhập chiếm tỷ trọng khá lớn của DN là thu từ dịch vụ chạy cước,hiện tại công ty có hơn 100 xe vận tải các loại lớn nhỏ khác nhau, nhưng phần lớn làcác xe vận tải có trọng tải từ 70 đến 100 tấn Bên cạnh đó, DN cũng nhận thầu cáccông trình xây dựng các gói thầu vừa và nhỏ, các công trình giao thông, trạm, đườngđiện dưới 35KV

Hoạt động kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm tốt, công ty đạt lợi nhuận cao, gópphần xây dựng địa phương, đất nước ngày càng vững mạnh

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.3 Nguồn lực kinh doanh

2.1.3.1 Tình hình lao động của công ty

Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Công ty qua 2 năm 2011-2012

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Nếu xét theo trình độ: chất lượng lao động không ngừng tăng cao, trình độchuyên môn của người lao động không ngừng được cải thiện Do đặc thù về loại hìnhkinh doanh nên số lượng lao động phổ thông luôn chiếm tỷ trọng lớn, chiếm gần 60-70%.

- Nếu xét theo giới tính: do đặc trưng của công ty chủ yếu là phân phối các loạivật liệu xây dựng và khối lượng công việc khá lớn đòi hỏi nhân viên phải có sức khỏe

và chịu áp lực lớn nên số lao động nam chiếm tỷ trọng khá lớn, chiếm hơn 70-80%trong các năm

Qua phân tích tình hình lao động của công ty cổ phần tập đoàn Hoành Sơn, tathấy rằng lãnh đạo của công ty đang có hướng đi đúng đắn, đó là đào tạo nâng caotrình độ chuyên môn của người lao động từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệuquả kinh doanh, ngày càng củng cố và gia tăng vị thế của mình trên thị trường

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty

Bảng 2.2 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2011-2012

2.Tài sản dài hạn 4,181,518,982 8,686,315,844 4,504,796,862 107,73

Tài sản cố định 2,113,670,210 5,211,553,200 3,097,882,990 146,56Các khoản đầu tư tài

chính dài hạn 1,200,000,000 200,000,000 -1,000,000,000 -83,33Tài sản dài hạn khác 867,848,772 3,274,762,644 2,406,913,872 277,34

Theo số liệu ở bảng 1, ta thấy tình hình tài sản của công ty tăng đều qua 2 năm,điều này do hai nguyên nhân chính:

Trường Đại học Kinh tế Huế

Thứ nhất: Do TSDH của công ty tăng mạnh, năm 2011 chỉ có 4,181,518,982

đồng nhưng đến năm 2012 nó đã tăng lên 8,686,315,844 đồng, tương ứng với tăng4,504,796,862 đồng, tỷ lệ tăng là 107,73% Đây là một tỷ lệ rất lớn Hơn nữa, TSDHlại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản nên nó làm cho tổng tài sản của công ty tăngmạnh Nhìn vào bảng số liệu trên, ta có thể thấy việc tăng mạnh TSNH chủ yếu là docác khoản tiền và tương đương tiền tăng (từ 13,944,367,197 đồng năm 2011 lên16,020,256,039 đồng năm 2012 tương ứng với tỷ lệ tăng 14,89% , tăng tuyệt đối là2,075,888,842 đồng) Bên cạnh đó, các TSNH khác cũng tăng lên đáng kể từ2,748,528,400 đồng lên thành 3,535,923,195 đồng năm 2012, tương ứng với tăng787,394,795 đồng, tỷ lệ tăng 28,65%

Thứ hai: TSCĐ của DN năm 2011 là 2,113,670,210 đồng nhưng đến năm 2012

là 5,211,553,200 đồng Như vậy TSCĐ của công ty đã tăng lên 3,097,882,990 đồng,tương ứng với tỷ lệ tăng 146,56% Sự gia tăng TSCĐ là do năm 2012 công ty đã đầu

tư mua sắm thêm nhiều trang thiết bị mới như máy vi tính, máy điều hòa, sửa chữa lạinhà xưởng và một số thiết bị khác

Bên cạnh đó, NPT của công ty qua 2 năm giảm từ 8,399,371,083 đồng xuốngcòn 5,452,720,000 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm 35,08% còn VCSH thì tăng lên đáng

kể, VCSH tăng lên từ 7,802,000,000 đồng (2011) lên thành 17,578,662,000 đồng(2012), tăng 9,776,662,000 đồng tương ứng với tỷ lệ 125,31% Đây là một dấu hiệu tốt

vì nó cho thấy khả năng bảo đảm nợ vay bằng nguồn vốn chủ sở hữu tăng

Nhìn chung, so với năm 2011 thì năm 2012 DN đã có nhiều biến chuyển tíchcực trong công tác quản lý tài sản, tài sản của DN tăng lên cả về TSNH, TSDH vàVCSH, điều này cho thấy tình hình tài chính của công ty hiện tại là tương đối tốt.Tuynhiên, DN nên xem xét lại cơ cấu tỷ trọng giữa TSNH và TSDH sao cho có sự cân đốihơn, từ đó làm tiền đề phát triển cho DN trong tương lai

Trường Đại học Kinh tế Huế

SVTH: Nguyễn Thị Thủy – K43B Kiểm toán 30

2.1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 2.3 - Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011-2012

(Nguồn: phòng kế toán công ty)

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1- Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

HỘI ĐỒNGQUẢN TRỊ

TỔNG GĐ

PHÓ GĐ

PHÒNGTÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

PHÒNG TỔCHỨCHÀNHCHÍNH

PHÒNG KẾHOẠCH

KỸ THUẬT

PHÒNGKINHDOANH

KHO VẬT TƯ,

HÀNG HÓA

ĐỘI XE VẬNTẢI, MÁY THICÔNG CÔNGTRÌNH

ĐỘI THICÔNG CÔNGTRÌNH

BỘ PHẬNCÂN HÀNG

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

- HĐQT: quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của công ty,quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký và chấm dứt hợp đồng đối với GĐhoặc Tổng GĐ, kế toán trưởng và người quản lý khác theo quy định tại Điều lệ củacông ty

- Tổng GĐ: là người đứng đầu DN chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọihoạt động, quản lý tài sản, là chủ quản của DN, có chức năng và nhiệm vụ như:

+ Điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động SXKD của công ty theo nghịđịnh, quyết định của HĐQT, điều lệ của công ty và tuân thủ pháp luật

+ Bảo toàn và phát triển vốn, thực hiện theo các phương án kinh doanh đã đượcHĐQT phê duyệt

+ Quyết định giá mua, bán NVL, sản phẩm (trừ những sản phẩm do Nhà nướcquy định), quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, khuyến khích mởrộng SXKD

+ Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật đối với các cán bộ,công nhân viên dưới quyền, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động hoặc cho thôi việcđối với nguồn lao động phù hợp với Bộ luật lao động

+ Ký kết các hợp đồng kinh tế theo quy định

- Phó giám đốc: là người tham mưu, trợ giúp cho Tổng GĐ trong quá trình hoạtđộng kinh doanh, thay thế tổng GĐ điều hành công ty khi Tổng GĐ đi vắng, tư vấncho tổng GĐ về mặt kỹ thuật, quản lý và ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác

- Phòng tài chính kế toán: có chức năng mở sổ sách kế toán, ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ đảm bảo nguồn vốnphục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, giám sát vốn hiện có, tạm ứngvốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý TSCĐ, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tàichính, lập các BCTC theo quy định

- Phòng kinh doanh: tham mưu cho Tổng GĐ và thực hiện chức năng trong cáclĩnh vực tiêu thụ sản phẩm; tham gia nghiên cứu, khảo sát và mở rộng thị trường.Đồng thời, ký kết các hợp đồng kinh tế nằm trong phạm vi thẩm quyền, đề xuất cácchính sách bán hàng trình lên Tổng GĐ

- Phòng tổ chức hành chính: là bộ phận tham mưu giúp GĐ tổ chức lao độngtheo quy mô sản xuất, tuyển chọn các cán bộ công nhân có năng lực Ngoài ra, phòng

Trường Đại học Kinh tế Huế