Kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm quảng bình

Cấu trúc đề tài Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất Chương 2: Thực trạng công tác kiểm s

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

KIỂM SOÁT CHI PHÍ

Sinh viên thực hiện:

TRƯƠNG THỊ THU THẢO

Lớp: K45A KIỂM TỐN

Lời Cám Ơn

Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu họ tập ở giảng đường đại họ đến nay, tôi đã nh n đượ rất nhiều sự qua tâm, giú đỡ tận t nh của qu thầ c cùng gia đình và bạn bè

Trướ tiên, tôi xin bày tỏ lòng biế ơn sâu sắc đến các thầy giáo, c giáo tại t ường Đại họ kinh t Huế đã tận tâm chỉ d y và t u ền thụ nhữ g kiến thức qu báu cho tôi t ong suốt nh ng năm tháng qu

Đặc biệ , tôi xin gửi lời cảm ơn đến c giáo Ths Pha Thị Hải Hà

đ tậ t nh hướng dẫ , định h ớng chuyên môn kịp thời và t uyền đ t cho tôi nhiều kiến thức quý bá cũ g như luôn theo sát tôi để hỗ t ợ cả về mặt kiến thức

lẫ tinh thần, luôn động viên tôi t ong suốt quá t ình thực hiện bài báo cáo để giú tôi hoàn thành tốt bài khóa luận này

Tôi cũng xin gửi lời cám ơn đến các anh chị t ong Ba lãnh đạo cũ g như nhân viên của Công ty Cổ p ần Dượ ph m Quả g Bình đ nhiệ t nh

hỗ t ợ cho tôi t ong việc th thậ tư l ệu, nghiên cứ và thực hiện đề tài này

Mặc dù đ c n iều nỗ lực c gắng để hoà thành khóa lu n một cách tốt nhất, song do buổi đ u mới tiếp xúc với thực t sả xu t cũ g như hạ chế về kiến th c và kinh nghiệm nên không thể t ánh khỏi nhữ g sai sót nhất định mà bản thân chư thấy đ ợ Vì vậy, tôi rất mong n ận đ ợ sự óp ý từ phía thầy

c để bài hóa lu n đượ hoàn chỉnh hơn

Tôi xin châ thành cám ơn!

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Cấu trúc đề tài 2

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 3

1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.4 Thủ tục kiểm soát 5

1.2 Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp 8

1.2.1 Những vấn đề cơ bản về chi phí trong doanh nghiệp 8

1.2.1.1 Khái niệm chi phí 8

1.2.1.2 Phân loại chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất 8

1.2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong doanh nghiệp 12

1.2.2.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 12

1.2.2.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 15

1.2.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung 17

1.2.2.4 Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán 18

1.2.2.5 Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH 21

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 21

tế Hu

ế

2.1.1 Tên và vị trí địa lý của công ty 21

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 21

2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 22

2.1.3.1 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh 22

2.1.3.2 Đặc điểm qui trình công nghệ 23

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 24

2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 24

2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 24

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán 26

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán 26

2.1.5.2 Tổ chức chế độ kế toán 27

2.1.5.3 Tình hình nguồn lực của công ty 30

2.2 Thực trạng kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 36

2.2.1 Môi trường kiểm soát hoạt động sản xuất tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 36

2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty 36

2.2.1.2 Chính sách nhân sự ở công ty 36

2.2.1.3 Công tác kế hoạch ở công ty 36

2.2.1.4 Uỷ ban kiểm soát và kiểm toán nội bộ ở công ty 37

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 37

2.2.2.1 Tổ chức hệ thống tài khoản chi phí sản xuất 37

2.2.2.2 Hệ thống chứng từ chi phí 38

2.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách chi phí 38

2.2.2.4 Về báo cáo kiểm soát chi phí 39

2.2.3 Công tác lập dự toán chi phí 39

2.2.3.1 Dự toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 39

2.2.3.2 Dự toán khoản mục chi phí nhân công trực tiếp 40

2.2.3.3 Dự toán khoản mục chi phí sản xuất chung 41

2.2.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất 42

2.2.4.1 Qui định và yêu cầu kiểm soát chi phí tại đơn vị 42

2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát chi phí tại công ty 43

tế Hu

ế

2.2.4.2.1 Thủ tục kiểm soát chi phí NVL trực tiếp 44

2.2.4.2.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 54

2.2.4.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung 60

2.2.4.2.4 Thủ tục kiểm soát chi phí khác 65

2.2.5 Kiểm soát việc xử lý thông tin bằng máy tính 71

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH 72

3.1 Đánh giá chung về công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 72

3.1.1 Ưu điểm 72

3.1.2 Nhược điểm 72

3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 73

3.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 73

3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 74

3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung 75

3.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí khác 75

3.3 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự 76

3.3.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 76

3.3.2 Về chính sách nhân sự, khen thưởng 77

3.4 Hoàn thiện hệ thống công tác kế toán 77

3.4.1 Thành lập bộ phận kế toán quản trị 77

3.4.2 Hoàn thiện chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 77

3.4.3 Xây dựng hệ thống báo cáo 78

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 80

1 Kết luận 80

2 Kiến nghị 81

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

tế Hu

ế

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CPSX : Chi phí sản xuất HĐQT : Hội đồng quản trị KSNB : Kiểm soát nội bộ NCTT : Nhân công trực tiếp NVLTT : Nguyên vật liệu trực tiếp QLDN : Quản lý doanh nghiệp SXC : Sản xuất chung

TSCĐ : Tài sản cố định NVLTT : Nguyên vật liệu trực tiếp NCTT : Nhân công trực tiếp

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Bảng phân tích tình hình lao động năm 2013-2014 30 Bảng 2.2 Bảng phân tích tình hình tài sản, nguồn vốn qua 2 năm 2013-2014 32 Bảng 2.3 Bảng phân tích kết quả sản xuất kinh doanh qua 2 năm 2013-2014 34 Bảng 2.4 Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất TX hộp 100

tháng 10 năm 2014 40 Bảng 2.5 Bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp cho sản xuất sản phẩm tháng

10 năm 2014 (Phân xưởng GMP- Tổ mỡ ) 41 Bảng 2.6 Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 10 năm 2014 (Phân xưởng

thuốc Mỡ) 58 Bảng 2.7 Bảng phân tích chi phí sản xuất chung tháng 10/2014 78

tế Hu

ế

DANH MỤC BIỂU MẪU

Biểu mẫu 1: Phiếu nhập kho 48

Biểu mẫu 2: Chứng từ ghi sổ tài khoản 152 49

Biểu mẫu 3: Sổ cái tài khoản 152 49

Biểu mẫu 4: Phiếu xuất kho 51

Biểu mẫu 5: Chứng từ ghi sổ tài khoản 621 53

Biểu mẫu 6: Sổ cái tài khoản 621 53

Biểu mẫu 7: Chứng từ ghi sổ tài khoản 622 59

Biểu mẫu 8: Sổ chi tiết theo tài khoản đối ứng tài khoản 622 59

Biểu mẫu 9: Chứng từ ghi sổ tài khoản 627 61

Biểu mẫu 10: Sổ cái tài khoản 627 62

Biểu mẫu 11: Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định 63

Biểu mẫu 12: Bảng tổng hợp chi phí chung tháng 10/2014 65

Biểu mẫu 13: Bảng thanh toán lương mậu dịch viên quầy trung tâm 67

Biểu mẫu 14: Sổ theo dõi TSCĐ và trích khấu hao 69

tế Hu

ế

DANH MỤC LƯU ĐỒ

Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho NVL 46 Lưu đồ 2: Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 55 Lưu đồ 3: Lưu đồ kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận

quản lý phân xưởng 60 Lưu đồ 4: Lưu đồ kiểm soát chi phí sữa chữa TSCĐ 70

tế Hu

ế

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Quy trình sản xuất thuốc mỡ 23

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 24

Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán công ty 26

Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ sách kế toán máy tại công ty 28

tế Hu

ế

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Dược là một trong những ngành có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân nói chung và trong đời sống xã hội nói riêng Tại Việt Nam, thị trường dược phẩm khá rộng và mức độ cạnh tranh đang ngày một gay gắt hơn Quá trình hội nhập AFTA và WTO đòi hỏi các doanh nghiệp ngành dược phẩm trong nước phải có những đầu tư và phát triển mạnh mẽ, nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Các doanh nghiệp khi hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục tiêu tối đa hóa giá trị doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải thực hiện nhiều biện pháp, trong đó công tác kiểm soát chi phí là một trong những biện pháp hết sức quan trọng và cần thiết

Trong điều kiện hội nhập hiện nay, một mặt mở ra cơ hội cho công ty tiếp cận với công nghệ mới, mở rộng thị trường tiêu thụ, mặt khác với tình hình cạnh tranh của thị trường trong nước và thị trường thế giới thì biện pháp tối ưu nhất của các công ty dược phẩm Việt Nam là phải kiểm soát được chi phí, vấn đề này đòi hỏi phải có một hệ thống

chuyên trách cung cấp thông tin về chi phí phục vụ cho yêu cầu kiểm soát chi phí Khi

hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, công ty có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn và sau cùng

là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí

Trước tình hình đó, tôi chọn đề tài “Kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược

phẩm Quảng Bình” làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí

- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần

dược phẩm Quảng Bình

- Qua nghiên cứu thực tiễn kết hợp với lý luận đề xuất một số giải pháp nhằm

tăng cường công tác kiểm soát chi phí tại công ty

tế Hu

ế

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình

4 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình

- Thời gian: Nghiên cứu số liệu trong 2 năm 2013-2014

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu: Tiếp cận với các quyết toán, dự toán chi phí và thực tế thực hiện chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình nhằm thu thập các thông tin về kiểm soát và các vấn đề khác để tìm ra những hạn chế trong kiểm soát chi phí tại công ty

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc sách, báo, tạp chí, khóa luận, internet… nhằm trang bị những kiến thức cơ bản về mặt cơ sở lý luận làm định hướng cho đề tài nghiên cứu

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh, đối chiếu số liệu giữa các năm, các kỳ với nhau để xem năm nào hay kì nào cao hơn và cao hơn bao nhiêu so với năm hay kỳ còn lại

- Phương pháp phân tích, xử lý số liệu: Tập hợp số liệu, tính toán biến động tuyệt đối và biến động tương đối số liệu giữa các năm

- Phương pháp kế toán: Bao gồm phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi đối ứng Các phương pháp này được sử dụng nhằm tìm hiểu, đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tại công ty, từ đó để nghiên cứu và đưa ra những giải pháp hoàn thiện phù hợp

6 Cấu trúc đề tài

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại công

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ

TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Có nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ Có thể kể đến một vài định nghĩa sau:

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400]

Hay: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của doanh nghiệp thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn [Theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế số 400]

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách, thủ tục được thiết kế tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện bốn mục tiêu cơ bản sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị, không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo

- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và các chính sách của đơn vị

- Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động

tế Hu

ế

1.1.2 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành,

vì vậy một hệ thống vững mạnh có ý nghĩa như sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại sử dụng không đúng mục đích hoặc bị lạm dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau

- Bảo đảm độ tin cậy các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản

lý bên trong và ngoài đơn vị Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời

về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo

vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO (1992), hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

a Môi trường kiểm soát

Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận (hay thành phần) còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp Nó được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành…

tế Hu

ế

b Đánh giá rủi ro

Phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, marketing, tài chính

và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động

c Hoạt động kiểm soát

Là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động

d Hệ thống thông tin và truyền thông

Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong tổ chức dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới,

từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của từng cá nhân có tác động tới công việc của người khác ra sao Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các

cơ quan quản lý…

e Giám sát

Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt [2]

1.1.4 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các quy trình, các chính sách do nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải Thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản, gồm:

tế Hu

ế

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công

việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong một bộ phận

Sự phân chia phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy

ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện, thuận lợi cho công tác kiểm tra

Đảm bảo được nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc từ đầu đến cuối Vì vậy, sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và cá nhân, ngăn ngừa được các tiêu cực có thể phát sinh, đồng thời nâng cao năng suất làm việc

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về

trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản, hoặc giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý, các

cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc

* Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Mục đích của việc phân chia này nhằm giúp cho các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời làm giảm nguy cơ gian lận của các cá nhân trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, chẳng hạn:

+ Tách chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Nhằm ngăn chặn hành

vi tham ô tài sản Nếu cho một người kiêm nhiệm hai chức năng này thì rất có thể tạo

ra rủi ro cho doanh nghiệp, người này sẽ tự tiện sử dụng tài sản của đơn vị cho lợi ích

cá nhân và tự thực hiện điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán để che giấu hành vi gian lận của mình

tế Hu

ế

+ Tách chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nhằm hạn chế khả năng kê khai khống nhằm thâm lạm tài sản của đơn vị

+ Tách chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nhằm đảm bảo thông tin được chính xác, hạn chế sai lệch do bị thổi phồng hoặc che giấu số liệu thực

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Khi kiểm soát quá trình

xử lý thông tin, cần thực hiện tốt việc kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn, đúng trình tự, đúng cấp

có thẩm quyền phê chuẩn … cụ thể:

+ Chứng từ phải được đánh số liên tục

+ Chứng từ phải được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Chứng từ được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc ghi chép sổ sách và theo dõi, kiểm soát

+ Chứng từ luân chuyển kịp thời, khoa học, nhanh chóng

+ Sổ sách phải được đánh số trang, ghi chép kịp thời, có ký xác nhận khi thực hiện đối chiếu, kiểm tra của các bộ phận liên quan

+ Công tác lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ sách phải an toàn, khoa học, đúng quy định

+ Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều phải có sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền trong phạm vi quyền hạn cho phép, đúng trình tự

- Kiểm soát vật chất: Định kỳ, cần làm tốt việc kiểm kê tài sản trên thực tế, so sánh với số liệu trên sổ sách nhằm kịp thời phát hiện các sai lệch nếu có, đưa ra giải pháp xử lý phù hợp, nhanh chóng

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện nghiệp vụ: Đây là công việc được thực hiện bởi các cá nhân hoặc bộ phận khác, độc lập với cá nhân, bộ phận thực hiện nghiệp vụ nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp

- Phân tích, soát xét lại việc thực hiện: Là hoạt động xem xét lại những công việc

đã được thực hiện trong kỳ thông qua việc so sánh số liệu thực tế với số liệu định mức,

kế hoạch, dự toán, hoặc số thực hiện ở kỳ trước… chẳng hạn như chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí điện năng… nhằm đánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh để đạt được mục tiêu chung của đơn vị

tế Hu

ế

1.2 Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

1.2.1 Những vấn đề cơ bản về chi phí trong doanh nghiệp

1.2.1.1 Khái niệm chi phí

Chi phí là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa được biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà đơn vị đã

bỏ ra trong một kỳ nhất định (tháng, quý, năm)

1.2.1.2 Phân loại chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất

a Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo công dụng của chúng, hay nói một cách khác, xét theo từng hoạt động có chức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chia thành hai loại lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất [3]

Chi phí sản xuất: Là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm

trong một kỳ kinh doanh nhất định, chi phí sản xuất bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung

Chi phí ngoài sản xuất: Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản

phẩm liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp Thuộc loại chi phí này gồm có hai khoản mục chi phí: chi phí bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp [1]

- Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm Gồm các khoản như chi phí bốc dỡ, đóng gói sản phẩm, lương nhân viên bán hàng, tiền hoa hồng, khuyến mãi, quảng cáo, chi phí tiếp thị…

- Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác

tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên góc độ toàn doanh nghiệp như lương, phụ cấp lương các khoản trích theo lương của cán bộ quản lý và nhân viên văn phòng…

tế Hu

ế

b Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Có rất nhiều cách phân loại chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất, song tiêu thức phân loại quan trọng nhất và có nhiều ứng dụng trong KTQT chi phí là phân loại chi phí theo cách ứng xử Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp được chia thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp [3]

Biến phí

Biến phí là những chi phí nếu xét về tổng số sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với số lượng

sản phẩm tạo ra Tổng số của biến phí tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại Còn nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì biến phí lại không biến đổi trong phạm

vi phù hợp Biến phí chỉ phát sinh khi có hoạt động

Biến phí bao gồm các khoản chi như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí bao bì đóng gói, hoa hồng bán hàng…

Biến phí chia làm hai loại: biến phí tỷ lệ và biến phí cấp bậc

Có hai loại định phí: định phí bắt buộc và định phí có thể thay đổi

- Định phí bắt buộc là loại chi phí có bản chất lâu dài dù mức độ hoạt động có

bị giảm hay đình đốn ở một kỳ nào đó định phí bắt buộc vẫn giữ nguyên không đổi Ví

dụ như: khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hiểm tài sản, thuê tài sản, tiền lương của các thành viên trong cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp

- Định phí có thể thay đổi là loại chi phí có bản chất ngắn hạn và trong những trường hợp cần thiết nhà quản lý có thể cắt giảm, ví dụ như: chi phí quảng cáo, tiếp khách, chi phí điện nước, điện thoại, internet, v.v

Chi phí hỗn hợp

Chi phí hỗn hợp là chi phí bao gồm cả biến phí và định phí Ở mức độ hoạt

động nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của định phí, thường phản ảnh chi phí căn bản tối thiểu để duy trì và luôn ở tình trạng sẵn sàng phục vụ, và khi mức độ hoạt

tế Hu

ế

động tăng lên, chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của biến phí, phản ảnh chi phí thực tế sử dụng hoặc sử dụng quá định mức

c Phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với lợi nhuận xác định từng kỳ

Khi xem xét cách tính toán và kết chuyển các loại chi phí để xác định lợi tức trong từng kỳ kế toán, chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất được chia làm hai loại là chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ [4]

Chi phí sản phẩm

Chi phí sản phẩm là những khoản chi phí gắn liền giá trị sản phẩm sản xuất hay giá trị hàng hóa mua về để bán lại Tùy thuộc vào phương pháp tính giá thành được áp dụng mà chi phí sản phẩm có khác nhau Với phương pháp tính giá thành toàn bộ, chi phí sản phẩm gồm các khoản mục: chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

Chi phí thời kỳ

Chi phí thời kỳ bao gồm các khoản mục chi phí còn lại sau khi đã xác định các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản phẩm Nó gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính Các chi phí thời kỳ phát sinh ở kỳ kế toán nào được xem là có tác dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh của kỳ đó, do vậy chúng được tính toán kết chuyển hết để xác định lợi tức ngay trong kỳ mà chúng phát sinh

d Các cách phân loại chi phí nhằm ra quyết định

Chi phí trực tiếp - chi phí gián tiếp

Chi phí trực tiếp của một đối tượng tập hợp chi phí là những khoản chi phí mà

có thể tính thẳng và tính toàn bộ cho đối tượng chịu chi phí Chi phí trực tiếp gắn liền với đối tượng tập hợp chi phí, phát sinh, tồn tại, phát triển và mất đi cùng với sự phát

sinh, tồn tại, phát triển và mất đi của đối tượng tập hợp chi phí

Chi phí gián tiếp của một đối tượng tập hợp chi phí là những khoản chi phí mà không thể tính thẳng toàn bộ cho đối tượng đó mà phải thực hiện phân bổ Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí gắn liền với các hoạt động phục vụ, hỗ trợ cho sự phát sinh, tồn tại và phát triển của nhiều đối tượng tập hợp chi phí do đó không thể tính toàn bộ cho bất kỳ đối tượng tập hợp chi phí cá biệt nào

tế Hu

ế

Chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được

Chi phí kiểm soát được - chi phí không kiểm soát được là những khái niệm chi phí phản ánh phạm vi quyền hạn của nhà quản trị đối với những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi quyền hạn của mình Một khoản chi phí là kiểm soát được đối với một cấp quản lý nào đó khi cấp quản lý đó có quyền quyết định về khoản chi đó và ngược lại

Chi phí tránh được - chi phí không tránh được

Phân loại chi phí phụ thuộc vào điều kiện doanh nghiệp có thể tránh được các khoản chi phí bằng cách loại bỏ hoặc cắt giảm một số hoạt động hay không Số tiền

mà theo đó có thể giảm được chi phí là chi phí tránh được, số tiền mà không thể giảm

được là chi phí không thể tránh được [3]

Chi phí chênh lệch

Chi phí chênh lệch được hiểu là phần giá trị khác nhau của các loại chi phí của một phương án so với một phương án khác [4, tr 36] Người quản lý đưa ra các quyết định lựa chọn các phương án trên cơ sở phân tích bộ phận chi phí chênh lệch này nên chi phí chênh lệch là dạng thông tin thích hợp cho việc ra quyết định

Chi phí chìm

Chi phí chìm là một loại chi phí mà doanh nghiệp phải chịu và vẫn sẽ phải chịu

dù doanh nghiệp chọn phương án hành động nào [4, tr 35] Chính vì vậy, không thể loại

bỏ chi phí này, đây là thông tin không thích đáng cho việc xem xét, lựa chọn phương án

tối ưu và do vậy khi lựa chọn phương án tối ưu không cần phải xét tới chi phí này

Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội là lợi ích bị mất vì chọn phương án, hành động này thay vì phương

án, hành động khác.[4, tr 36] Đây là loại chi phí đòi hỏi nhà quản lý phải cân nhắc và xem xét trước khi đưa ra quyết định trong việc lựa chọn các phương án sản xuất

tế Hu

ế

1.2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

a Kiểm soát vật chất

Kiểm soát chu trình mua NVL

- Phân chia trách nhiệm

Để kiểm soát chặt chẽ chu trình mua NVL, cần có sự tham gia đầy đủ của các

bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý thực hiện nghiệp vụ như:

Bộ phận mua hàng ( phòng kinh doanh), bộ phận xét duyệt (thông thường là giám đốc), bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kế toán Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL, các bộ phận nói trên phải độc lập với nhau

Bộ phận mua hàng không thể đồng thời là người xét duyệt, bộ phận kho cũng không thể đồng thời là bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán không thể đồng thời là kho Việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận phải được thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Phải phân chia trách nhiệm giữa:

+ Chức năng mua hàng với chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng

+ Chức năng kiểm nhận hàng hóa và thủ kho để ngăn chặn việc nhận khống + Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua quá số lượng cần dùng cho sản xuất

+ Chức năng nhận hàng, thủ kho và chức năng kế toán hàng tồn kho

- Kiểm soát lập kế hoạch đề nghị mua NVL

Việc xây dựng định mức, kế hoạch mua nguyên vật liệu được xây dựng căn cứ trên các tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật của sản phẩm và quá trình sản xuất thử (hay quá trình sản xuất trước đây) kết hợp với đơn giá của vật liệu Kế hoạch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Định mức và kế hoạch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Ngoài ra, để có thể phát hiện các biến động bất thường của chi phí, bộ phận kế toán sẽ định kì đối chiếu, so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch, chi phí định mức và chi phí của các kì kế toán để từ đó

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc thực tế sản xuất kết hợp với tồn kho vật tư (do bộ phận kho cung cấp) bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch đề nghị mua NVL với chứng từ là phiếu yêu cầu mua vật liệu chuyển cho bộ phận mua hàng Phiếu yêu cầu mua vật liệu phải có chữ ký của trưởng bộ phận sản xuất và do trưởng bộ phận này hoàn toàn chịu trách nhiệm về yêu cầu vật liệu Phiếu yêu cầu vật liệu cần thể hiện đầy đủ các yếu tố của vật liệu cần mua như: chủng loại, số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn, đặc biệt phải thể hiện rõ lượng vật liệu thực tế cần cho sản xuất bao nhiêu

- Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp

Sau khi nhận phiếu yêu cầu mua vật liệu, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lại lượng vật liệu trong kho, từ đó xem xét số lượng đề nghị mua có hợp lý hay không Sau đó bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để so sánh các điều kiện mua hàng, từ đó tìm ra nhà cung cấp tốt nhất và tham mưu cho giám đốc

Từ sự tham mưu của các bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt (giám đốc) sẽ quyết định chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng mua bán

Quá trình chọn nhà cung cấp phải xác định rõ ràng những trường hợp nào cần lựa chọn nhà cung cấp, những trường hợp nào cần đấu thầu, những trường hợp nào sử dụng chính sách liên kết để sàng lọc những nhà cung cấp với giá cả hạ thấp và chất lượng cao nhất

- Kiểm soát công tác mua NVL của nhân viên mua hàng

Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng được lập và đã được duyệt, nhân viên ở bộ phận mua hàng sẽ thực hiện công tác mua NVL Nhân viên này là người hoàn toàn chịu trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng

Kiểm soát nhập kho NVL

Bộ phận kho có nhiệm vụ nhận vật liệu khi vật liệu được chuyển đến cho đơn

vị Khi nhận, bộ phận này phải kiểm tra số lượng, chất lượng, thời gian đến và điều kiện khác của nguyên vật liệu đúng với trong phiếu yêu cầu mua hàng không rồi mới tiến hành lập thẻ kho

Kiểm soát bảo quản vật tư và xuất kho

Xây dựng hệ thống nhà kho bảo đảm cho việc bảo quản vật tư và xây dựng các định mức hao hụt, duy trì mức dự trữ vật tư hợp lý

tế Hu

ế

Quá trình bảo quản vật tư sau khi nhập được giao cho bộ phận kho, bộ phận này có chức năng giữ gìn, bảo quản hàng hóa, vật tư và định kì sẽ có tiến hành kiểm

kê đối chiếu

Quá trình xuất kho NVL cho sản xuất cần có sự tham gia của bốn bộ phận: bộ phận sản xuất, bộ phận xét duyệt (thường là giám đốc), bộ phận kế toán và kho

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho NVL chuyển đến cho giám đốc để xét duyệt Trên phiếu yêu cầu cần thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do xuất kho, chủng loại vật liệu cần xuất, số lượng, quy cách

Bộ phận xét duyệt (thường là giám đốc): Xem xét lý do xuất kho, yêu cầu xuất kho trên phiếu yêu cầu xuất kho NVL, đối chiếu với định mức hoặc các kế hoạch của đơn vị để duyệt đồng ý cho xuất hay không

Bộ phận kế toán: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển lại cho bộ phận xét duyệt để ký cho xuất kho, sau đó chuyển đến bộ phận kho

Bộ phận kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho đính kèm phiếu yêu cầu xuất kho, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho NVL cho bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất sau khi nhận đầy đủ NVL sẽ ký nhận trên phiếu xuất kho Lúc này phiếu xuất kho sẽ làm căn cứ cho việc ghi thẻ kho của thủ kho và sổ kế toán của kế toán

b Kiểm soát quá trình ghi chép

Hệ thống kế toán chi tiết

Các chứng từ phát sinh trong quá trình này cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan

Mở chi tiết cho từng loại NVL về mặt số lượng và giá trị Định kỳ, thủ kho và

kế toán vật tư đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch

Bộ phận kế toán: Đối với nghiệp vụ mua NVL, căn cứ vào hóa đơn của người bán, hợp đồng kinh tế đã kiểm tra, phiếu nhập kho (đã có ký nhận của bộ phận kho) đối chiếu về giá cả và thực hiện việc ghi sổ kế toán

Đối với nghiệp vụ xuất NVL, bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để thực hiện việc ghi vào sổ kế toán

tế Hu

ế

Hệ thống kế toán tổng hợp

Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng tài khoản 621, có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung chi phí NVL phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đảm bảo đúng các quan hệ đối ứng, kiểm tra số liệu trên bảng cân đối số phát sinh

Sổ kế toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tuỳ thuộc vào từng phương thức hạch toán chi tiết của mỗi doanh nghiệp mà sử dụng các loại sổ (thẻ) sau:

+ Thẻ kho: là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sử dụng

để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho Thẻ kho đặt tại kho do thủ kho ghi chép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận

+ Sổ kế toán chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu, sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1.2.2.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

a Kiểm soát vật chất

Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương

Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) Kiểm soát chi phí tiền lương có một vai trò quan trọng

và liên quan đến các bộ phận như: bộ phận sản xuất, bộ phận tính lương, bộ phận kế toán và bộ phận xét duyệt Do đó để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cần tiến hành lập các dự toán chi phí tiền lương để tiến hành so sánh với chi phí tiền lương thực tế để tìm ra nguyên nhân, giải pháp

Căn cứ vào khối lượng kế hoạch sản xuất kỳ này và đơn giá định mức lao động tại đơn vị, bộ phận lập kế hoạch sản xuất sẽ tiến hành lập dự toán chi phí tiền lương lao động theo sản phẩm Ngoài ra, định kỳ sẽ đối chiếu, so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch để có hướng xử lý kịp thời

Báo cáo cho cơ quan chức năng nhà nước

Bộ phận xét duyệt sẽ kiểm tra lại và ký duyệt chứng từ lương do bộ phận kế toán chuyển lên, sau đó chuyển lại cho bộ phận kế toán để làm thủ tục chi lương, chuyển nộp BHXH, BHYT, KPCĐ và báo cáo cho cơ quan chức năng nhà nước

tế Hu

ế

Phân công phân nhiệm trong công tác lao động tiền lương

Tách bạch giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian lao động, chấm công và lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiền lương Nhiệm vụ của các bộ phận được tách bạch rõ:

Bộ phận sản xuất: Chịu trách nhiệm chấm công của công nhân (trường hợp lương theo thời gian) hay thống kê sản phẩm hoàn thành (trường hợp lương theo sản phẩm), sau đó chuyển số liệu cho bộ phận tính lương Chứng từ trong giai đoạn này là các bảng chấm công hay bảng thống kê sản phẩm hoàn thành Các chứng từ này phải

có chữ ký xác nhận của trưởng bộ phận sản xuất và cá nhân này hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của chứng từ

Thủ tục kiểm soát khâu này được thiết kế tùy thuộc vào hình thức tính lương của đơn vị

Bộ phận tính lương: Thông thường là phòng tổ chức cán bộ hoặc phòng kế toán căn cứ vào số lượng thống kê của bộ phận sản xuất, tiến hành tính lương cho công nhân theo quy định của DN Đồng thời, căn cứ vào hệ số cấp bậc của từng người, tiến hành trích các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) của công nhân sản xuất Chứng từ tính lương về các khoản trích theo lương (bảng thanh toán lương và bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ) sau khi tập hợp xong sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán: Xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương và ký xác nhận

Bộ phận xét duyệt: Kiểm tra lại chứng từ lương và ký duyệt

Hệ thống kế toán chi tiết

Thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký tiền lương và sổ cái

Hệ thống kế toán tổng hợp

Việc hạch toán tài khoản chi phí nhân công trực tiếp sử dụng tài khoản 622, có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nội dung chi phí nhân công trực tiếp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

tế Hu

ế

Sổ kế toán về chi phí nhân công trực tiếp bao gồm:

+ Sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp

+ Sổ chi tiết tài khoản 334, 335, 338

+ Sổ cái các tài khoản 334, 335, 338, 622

1.2.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung

a Kiểm soát vật chất

Chi phí khấu hao

Kiểm soát đối với chi phí khấu hao thể hiện ở việc kiểm soát vật chất đối với TSCĐ và công tác kế toán trong việc trích và phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí một cách hợp lý và chính xác Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát như sau:

- Tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép các nghiệp vụ Theo đó người quản lý tài sản không thể đồng thời là kế toán TSCĐ

- So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước, và so sánh với mức trích theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch (nếu có)

- Kiểm soát việc trích đúng, trích đủ chi phí khấu hao bằng cách kiểm tra hiện trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ Tránh trường hợp tài sản đã hết khấu hao hoặc tài sản không dùng chờ xử lý mà vẫn tính khấu hao

Với chi phí dịch vụ mua ngoài

Ở các doanh nghiệp những chi phí này thường dễ phát sinh gian lận và sai sót, các thủ tục kiểm soát cần thiết đó là:

- Tách biệt các chức năng mua hàng và thanh toán

- Độc lập so sánh giữa sổ chi tiết chi phí sản xuất chung với các hoá đơn chứng

từ có liên quan đến chi phí sản xuất chung

- Đối với các chi phí bằng tiền đòi hỏi phải có sự phê chuẩn chặt chẽ không được vượt quá qui định, nếu chi vượt quá thì những cá nhân có liên quan phải chịu

- Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác theo bằng kế hoạch và dự toán đã vạch ra từ trước

- Kiểm soát tính phù hợp quy định về tính chất của từng loại chi phí hạch toán vào từng tài khoản giá thành

tế Hu

ế

b Kiểm soát quá trình ghi chép

Việc hạch toán tài khoản chi phí sản xuất chung sử dụng tài khoản 627, có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nội dung chi phí SXC phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Các sổ kế toán về chi phí sản xuất chung bao gồm:

+ Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí sản xuất chung (627)

+ Sổ cái tài khoản 627

1.2.2.4 Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán

a Kiểm soát vật chất

Giá vốn hàng bán chịu ảnh hưởng bởi hai quá trình: quá trình nhập kho và quá trình xuất bán thành phẩm, hàng hóa Để kiểm soát giá vốn hàng bán, cần kiểm soát chặt chẽ hai quá trình này

* Đối với quá trình nhập kho thành phẩm, hàng hóa

Để kiểm soát quá trình nhập kho thành phẩm, cần kiểm soát các chi phí sản xuất (chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) và kiểm soát công tác tính giá thành sản phẩm

* Đối với quá trình xuất bán thành phẩm, hàng hóa

Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà các thủ tục kiểm soát giá vốn là khác nhau Một số thủ tục kiểm soát để kiểm soát giá vốn như sau:

Thứ nhất, tách biệt chức năng ghi sổ kế toán hàng tồn kho và chức năng trông giữ hàng tồn kho

Thứ hai, cất giữ hàng tồn kho vào những nơi có khóa cẩn thận và chỉ những người có thẩm quyền mới có khóa mở ở chỗ đó

Thứ ba, mọi hàng hóa nhập xuất đều phải có phiếu nhập, xuất hàng và phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan

Thứ tư, thực hiện việc đối chiếu, so sánh về mặt lượng của từng mặt hàng giữa giá vốn và doanh thu

tế Hu

ế

b Kiểm soát ghi chép

Việc hạch toán tài khoản chi phí giá vốn hàng bán sử dụng tài khoản 632 Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán trong kỳ

Căn cứ vào các chứng từ dùng để hạch toán giá vốn như phiếu xuất kho,… tiến hành hạch toán vào TK 632

Sổ sách dùng để ghi chép theo dõi chi phí này bao gồm:

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí giá vốn hàng bán (632)

+ Sổ cái tài khoản 632

1.2.2.5 Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

a Kiểm soát vật chất

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) bao gồm:

- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng và nhân viên QLDN

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí dự phòng

- Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác

Thủ tục kiểm soát vật chất các chi phí này tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung như:

- Tách biệt công tác bảo quản TSCĐ với công việc ghi chép các nghiệp vụ theo dõi khấu hao TSCĐ

- Tách biệt các chức năng mua hàng và thanh toán

- Đối với các chi phí bằng tiền đòi hỏi phải có sự phê chuẩn chặt chẽ không được vượt quá qui định, nếu chi vượt quá thì những cá nhân có liên quan phải chịu

- Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác theo bằng kế hoạch và dự toán đã vạch ra từ trước…

Việc hạch toán tài khoản chi phí bán hàng sử dụng tài khoản 641

Tài khoản 641 có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nội dung chi phí bán hàng phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

tế Hu

ế

Sổ sách dùng để ghi chép theo dõi chi phí này bao gồm:

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí bán hàng (641)

+ Sổ cái tài khoản 641

Việc hạch toán tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng tài khoản 642 Tài khoản 642 có thể phân cấp thành nhiều tài khoản chi tiết để đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ mọi nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, phù hợp với những quy định thống nhất do BTC ban hành và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

Sổ sách dùng để ghi chép theo dõi chi phí này bao gồm:

+ Sổ chi tiết tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (642)

+ Sổ cái tài khoản 642

tế Hu

ế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ

TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH

2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình

2.1.1 Tên và vị trí địa lý của công ty

- Tên giao dịch quốc tế: QUANGBINH PHARMACEUTICAL

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần Dược phẩm Quảng Bình (Quapharco) tiền thân là quốc doanh dược phẩm Quảng Bình, với lịch sử hình thành và phát triển hơn 50 năm, là một trong những thương hiệu sản xuất kinh doanh có bề dày truyền thống trong ngành dược Việt Nam

Ngày 01/07/1960, Ủy ban hành chính tỉnh Quảng Bình quyết định chuyển hiệu thuốc Tây thành Công ty Dược phẩm Quảng Bình, trực thuộc Ty thương nghiệp Quảng Bình

Ngày 12-4-1961, Quốc doanh dược phẩm Quảng Bình được thành lập trên cơ

sở sát nhập Công ty dược phẩm và Công ty thuốc Nam-thuốc Bắc của tỉnh

Ngày 19/05/1965, Ủy ban hành chính tỉnh Quảng Bình quyết định thành lập Xí nghiệp Dược phẩm Quảng Bình đóng tại huyện Tuyên Hóa Tháng 01/1976, Xí nghiệp chuyển về đóng tại Phường Bắc Lý - Đồng Hới

tế Hu

ế

Tháng 04/1982, Xí nghiệp sáp nhập với Xí nghiệp Dược phẩm Bình Trị Thiên với tên gọi là Xí nghiệp Dược phẩm Quảng Bình trực thuộc Xí nghiệp Liên hợp Dược Bình Trị Thiên

Tháng 07/1989, Xí nghiệp được tách ra khỏi Xí nghiệp Liên hợp Dược Bình Trị Thiên và đổi tên là Xí nghiệp Liên hợp Dược Quảng Bình, hạch toán kinh tế độc lập

Ngày 17/06/1992, Xí nghiệp Liên hợp Dược Quảng Bình hợp nhất với Công ty Trang thiết bị dịch vụ y tế Quảng Bình và mang tên là Xí nghiệp liên hợp Dược - Thiết

bị Y tế Quảng Bình

Ngày 24/08/1992, thêm 07 Công ty Dược cấp Huyện, Thị trong toàn tỉnh sát nhập, trực thuộc Xí nghiệp Liên hợp Dược - Thiết bị y tế Quảng Bình

Ngày 27/03/1993, Công ty Dược phẩm Quảng Bình được thành lập, với tư cách

là một doanh nghiệp nhà nước

Thực hiện Quyết định số 94/2004/QĐ-UB ngày 30/12/2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình về việc “Chuyển đổi Doanh nghiệp nhà nước, Công ty Dược phẩm Quảng Bình thành Công ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình” Ngày 27/02/2005 Công ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình tiến hành Đại hội đồng cổ đông thành lập

Ngày 31/03/2005, Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2903000034, Công ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình chính thức hoạt động kể từ ngày 31/03/2005

Sau hơn 50 năm, trải qua tất cả những thăng trầm của nền kinh tế đất nước, giờ đây thương hiệu Quapharco đã giành được cho mình một vị trí vững chắc trong thị trường dược Việt Nam

2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

2.1.3.1 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh

- Sản xuất dược phẩm (tân dược và đông dược), hóa chất xét nghiệm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và trang thiết bị, dụng cụ y tế Đây là những loại hàng hóa đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng của người tiêu dùng Do đó đòi hỏi phải quản lý, kiểm nghiệm chất lượng nghiêm ngặt trước, trong và sau quá trình sản xuất

tế Hu

ế

- Sản xuất và kinh doanh muối Iốt

- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật, phục vụ cho các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội và nhu cầu bảo vệ sức khỏe của nhân dân góp phần tăng tích lũy cho ngân sách nhà nước và giải quyết việc làm cho xã hội

2.1.3.2 Đặc điểm qui trình công nghệ

Thuốc chữa bệnh là loại hàng hoá đặc biệt, đòi hỏi phải đáp ứng cao về yêu cầu chất lượng Do đó trong quá trình sản xuất phải triệt để chấp hành nội quy, quy trình công nghệ nhằm đảm bảo sức khoẻ, tính mạng của người tiêu dùng Công ty cổ phần dược phẩm có quy trình công nghệ sản xuất thuốc được xây dựng theo dây chuyền công nghệ sản xuất khép kín, liên hoàn từ khi nguyên liệu đưa vào sản xuất chế biến cho đến khi hoàn thành sản phẩm nhập kho nằm trong một phân xưởng sản xuất Dưới đây là 1 qui trình sản xuất thuốc Mỡ làm ví dụ:

Sơ đồ 2.1 Quy trình sản xuất thuốc mỡ

(Nguồn: Phân xưởng Mỡ - Công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình)

Nguyên liệu đưa

vào pha chế Bán thành phẩm

Bao bì sạch

Kiểm tra bán thành phẩm

Tub sạch đã tiệt trùng

Đóng gói thành phẩm

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình

(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính - Công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình)

2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh

công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty như chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh tế lớn khác

Hội đồng quản trị gồm có:

+ Chủ tịch HĐQT: Dược sĩ Đại học Phan Văn Ngọc

+ Phó chủ tịch HĐQT: Cử nhân kinh tế Lê Hải Đăng

+ Ủy viên HĐQT: gồm Dược sĩ Đại học Trương Ngọc Thân, Phan Thanh Đồng; cử nhân kinh tế Trương Văn Thành

- Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cho Cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động

kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty

tế Hu

ế

- Ban giám đốc: gồm 01 Tổng Giám đốc điều hành và 4 Phó Tổng giám đốc

(Phó Tổng giám đốc sản xuất, Phó Tổng giám đốc chất lượng, Phó Tổng giám đốc

kinh doanh, Phó Tổng giám đốc tài chính)

+ Tổng giám đốc: là người điều hành công việc hàng ngày của công ty theo

đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, Hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị

+ Phó Tổng giám đốc: là người giúp việc cho Tổng Giám đốc, thực hiện quyền

hạn, trách nhiệm theo sự phân công của Tổng Giám đốc

- Phòng kế hoạch - kinh doanh: tham mưu cho Tổng Giám đốc về việc lập kế

hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật Nắm thông tin về giá

cả, cung ứng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá Tìm kiếm thị trường, giới thiệu, quảng bá, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá

- Phòng tổ chức - hành chính: tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác tổ

chức, thi đua khen thưởng, kỷ luật, nâng lương Thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác liên quan đến người lao động Xây dựng định mức đơn giá tiền lương sản phẩm Quản trị hành chính và tổ chức lưu trữ hồ sơ

- Phòng kế toán - tài chính: có chức năng thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp

số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý vốn, tài sản, hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và kết quả tiêu thụ, lập các báo cáo tài chính Tham mưu cho Tổng Giám đốc về tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ công tác quản lý Thực hiện đúng luật kế toán, luật thống kê của nhà nước

- Phòng nghiên cứu - phát triển: có nhiệm vụ nghiên cứu, triển khai áp dụng

tiến bộ khoa học kỹ thuật trong công ty, nghiên cứu sản xuất những sản phẩm mới

- Phòng Kiểm tra chất lượng (KCS): theo dõi kiểm nghiệm chất lượng vật tư,

hàng hoá, bán thành phẩm, thành phẩm tại công ty trước khi nhập xuất kho, xuất xưởng theo các tiêu chuẩn kiểm nghiệm qui định của Bộ Y tế

- Phân xưởng cơ điện: có nhiệm vụ quản lý lưới hệ thống mạng điện toàn công

ty, sửa chữa máy móc, trang thiết bị phục vụ cho các phân xưởng sản xuất Bảo quản

và sử dụng các phương tiện vận tải trong công ty

- 07 hiệu thuốc huyện, thành phố: gồm có Hiệu thuốc Minh Hóa, Hiệu thuốc

Tuyên Hóa, Hiệu thuốc Quảng Trạch, Hiệu thuốc Bố Trạch, Hiệu thuốc Đồng Hới,

tế Hu

ế

Hiệu thuốc Quảng Ninh, Hiệu thuốc Lệ Thủy Đây là các đơn vị trực thuộc của công

ty, có nhiệm vụ nhận thuốc tại tổng kho công ty, tổ chức mạng lưới quầy hàng cung ứng phục vụ cho các trung tâm y tế các huyện, thị và nhân dân trên địa bàn Hàng tháng và hàng quý lập các báo cáo về tình hình kinh doanh của hiệu thuốc và báo cáo

kế toán cần thiết gửi lên công ty

- 03 chi nhánh: gồm chi nhánh công ty tại Hà Nội, tại TP.Hồ Chí Minh, tại Phú

Yên Các chi nhánh có nhiệm vụ tìm kiếm, phát triển thị trường công ty trên toàn quốc

- Các phân xưởng sản xuất: gồm có Phân xưởng GMP-Viên, GMP-Mỡ,

Không GMP-Đông dược Các phân xưởng sản xuất theo kế hoạch sản xuất với quy trình công nghệ nghiêm ngặt, theo định mức kinh tế kỹ thuật đã được ban hành, nhập kho sản phẩm hoàn thành Quản lý lao động, vật tư, tài sản tại phân xưởng

- Tổng kho: là nơi tổ chức nghiệm thu, bốc xếp, bảo quản, nhập - xuất các loại

vật tư, hàng hoá, thành phẩm Tổng kho được phân ra làm nhiều kho theo chủng loại mặt hàng, sản phẩm

Ngoài ra công ty còn có một tổ bảo vệ gồm 9 người, phụ trách công tác bảo vệ, đảm bảo sự an toàn cho an ninh và hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán

a Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán công ty

(Nguồn: Phòng Kế toán)

KT

TSCĐ

KT THANH TOÁN

KT TIÊU THỤ

KT THUẾ, TÍNH GIÁ THÀNH

KT NVL

THỐNG KÊ PHÂN XƯỞNG

KẾ TOÁN CHI NHÁNH

KT TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN TRƯỞNG

tế Hu

ế

b Chức năng và nhiệm vụ của các phần hành kế toán

- Kế toán trưởng: kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, có chức năng chỉ đạo

trực tiếp bộ máy kế toán, là trợ lý đắc lực cho ban Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm toàn bộ về tình hình tài chính trước công ty Phụ trách và hướng dẫn các kế toán viên từng phần hành của mình Thực hiện nhiệm vụ điều khiển, mở sổ tổng hợp, lập các báo cáo kế toán cuối kỳ

- Kế toán TSCĐ: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tăng giảm,

khấu hao TSCĐ

- Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu, chi

tại công ty

- Kế toán tiêu thụ: tổ chức chức quản lý hạch toán chi tiết, tổng hợp việc nhập

xuất kho thành phẩm, hàng hoá trong toàn công ty

- Kế toán thuế, tính giá thành: có nhiệm vụ kê khai, lập báo cáo thuế, tính giá

thành sản phẩm sản xuất

- Kế toán NVL, hàng hóa: có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ phát

sinh liên quan đến xuất, nhập vật tư, hàng hóa

- Kế toán tiền lương: tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ

công nhân của công ty

- Thống kê phân xưởng: theo dõi tình hình lao động sản xuất, chấm công ở bộ

phận sản xuất

- Kế toán chi nhánh: theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các chi

nhánh, cuối kỳ tổng hợp, lên quyết toán gửi về phòng kế toán công ty

tế Hu

ế

Hệ thống chứng từ của công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình tương đối đầy

đủ, hợp lý, hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy định của Bộ tài chính, cụ thể:

- Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng tính tiền công làm thêm, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, bảng chia lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương

- Chỉ tiêu hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng tiêu hao nguyên liệu, bảng tổng hợp nhập xuất vật tư, báo cáo nhập xuất tồn, bảng tổng hợp tiêu hao vật tư

- Chỉ tiêu bán hàng: hóa đơn giá trị gia tăng, báo cáo giá trị sản lượng, báo cáo doanh số,…

- Chỉ tiêu tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền,…

- Chỉ tiêu TSCĐ: bảng tính và phân bổ khấu hao, sổ chi tiết tài sản cố định, biên bản kiểm kê tài sản cố định,…

c Hình thức sổ kế toán

Công ty Cổ phần Dược phẩm Quảng Bình sử dụng phần mềm kế toán FAST FINANCIAL 3.0, được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Sơ đồ trình tự ghi sổ sách kế toán theo hình thức kế toán máy

Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ sách kế toán máy tại công ty

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày :

In sổ, báo cáo cuối kỳ : Đối chiếu, kiểm tra :

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

Hàng ngày, nhân viên kế toán phụ trách phần hành của mình căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, nhập số liệu phát sinh vào phần mềm kế toán, các thông tin cập nhật được tự động nhập vào bảng kê chứng từ cùng loại, sổ, thẻ kế toán

có liên quan

Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động

và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ

Việc in các báo cáo tài chính theo quy định Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

d Tổ chức hệ thống báo cáo

Công ty sử dụng báo cáo tài chính theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính về “Chế độ kế toán doanh nghiệp”

e Các chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng

- Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, ban hành theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính về “Chế độ kế toán doanh nghiệp”

- Phương pháp kế toán tài sản cố định: nguyên tắc xác định tài sản cố định hữu hình, vô hình theo giá trị thực tế

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình, vô hình: công ty áp dụng

phương pháp khấu hao đường thẳng, phân bổ theo quý

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Công ty thực hiện theo nguyên tắc giá gốc Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Sử dụng phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ

tế Hu

ế

2.1.5.3 Tình hình nguồn lực của công ty

a Tình hình lao động qua 2 năm 2013-2014

Bảng 2.1 Bảng phân tích tình hình lao động năm 2013-2014

(ĐVT: người)

Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 2014/2013

Số lượng Cơ cấu Số lượng Cơ cấu +/- %

Nhìn chung tình hình lao động của công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình

trong năm 2014 có sự tăng lên cả về mặt số lượng và chất lượng Số lao động trình độ đại học chiếm 20.82% trong cơ cấu lao động năm 2014, cao hơn so với năm 2013 Cơ cấu lao động trình độ trung học luôn chiếm trên 50% tổng số lao động Đặc biệt, số lao động có trình độ đại học dược và trung cấp dược luôn cao và có xu hướng tăng phù hợp với xu hướng ngành nghề của một công ty dược phẩm

Đánh giá cụ thể về mặt số liệu: Tổng số lao động năm 2014 tăng 27 người tương đương tăng 7.99% so với năm 2013 Trong đó, số lao động có trình độ đại học tăng nhiều nhất với tốc độ tăng 16.92%, số lao động có trình độ đại học dược tăng 7 người tương đương với tăng 25%, số lao động có trình độ đại học khác giảm 1 người tương đương giảm 2.7% Việc tăng lên của số lao động có trình độ đại học chuyên ngành dược trong khi lao động có trình độ đại học khác giảm chứng tỏ công ty đang muốn phát triển mở rộng công ty theo hướng công ty dược phẩm lấy nguồn nhân lực

tế Hu

ế