Hoàn thiện công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và đầu tư thừa thiên huế

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán các khoản phải thu và quản lý công nợ đặc biệt là khoản phải thu khách hàng tại doanh nghiệp, vận dụng kiến thức đã được học tập tại tr

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

-oOo -

Huế, tháng 5 năm 2015

Sinh viên th ực hiện

Lời Cảm Ơn

Để có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, tôi xin gởi lời cám ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Kinh tế Huế đã tạo điều kiện cho tôi được tham gia thực tập cuối khóa và cùng các thầy cô giáo trong trường đã tận tình giảng dạy, trang bị kiến thức cho tôi trong suốt quá trình học tập tại trường

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến Thạc sĩ Nguyễn Quốc Tú - người đã trực tiếp hướng dẫn, nhiệt tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm khóa luận này

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn đến tập thể cán bộ và nhân viên Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Đầu tư Thừa Thiên Huế đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập, điều tra, thu thập số liệu, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài khóa luận

Xin cảm ơn sự hỗ trợ nhiệt tình, giúp đỡ, động viên của gia đình, người thân, bạn bè trong suốt quá trình làm khóa luận này

Mặc dù đã có những cố gắng song khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô giáo

để đề tài được hoàn thiện hơn

Huế, tháng 5 năm 2015 Sinh viên thực hiện Tôn Nữ Anh Phương

tế Hu

ế

KH Khách hàng SDCK Số dư cuối kỳ SDĐK Số dư đầu kỳ SXDV Sản xuất dịch vụ SXKD Sản xuất kinh doanh TGĐ Tổng giám đốc

TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định VCSH Vốn chủ sỡ hữu

XM Xưởng may XNK Xuất nhập khẩu

DANH M ỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ

Bảng 2.1 - Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty trong giai đoạn 2012-2014 36

Bảng 2.2 - Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2012-2014 38

Bảng 2.3 - Bảng số liệu các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản lý khoản phải thu khách hàng giai đoạn 2012-2014 63

Bảng 2.4 - Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu giai đoạn 2012-2014 67

Bảng 2.5 - So sách vốn đi chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng giai đoạn 2012-2014 68

Biểu đồ 2.1 - Hệ số vòng quay khoản phải thu (2012-2014) 64

Biểu đồ 2.2 - Kỳ thu tiền bình quân (2012-2014) 65

Biểu đồ 2.3 - Tỷ lệ khoản phải thu khách hàng trên doanh thu thuần (2012-2014) 66

Biểu đồ 2.4 - Vốn đi chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng 68

Biểu đồ 2.5 - Tỷ lệ vốn đi chiếm dụng so với vốn bị chiếm dụng 69

tế Hu

ế

DANH M ỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ hạch toán tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng 8

Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ hạch toán TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi 12

Sơ đồ 1.3 - Mô hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu 15

Sơ đồ1.4 - Mô hình nới lỏng chính sách tín dụng 17

Sơ đồ 1.5 - Mô hình thắt chặt chính sách tín dụng 17

Sơ đồ 1.6 - Mô hình mở rộng thời hạn tín dụng 18

Sơ đồ 1.7 - Mô hình rút ngắn thời hạn tín dụng 18

Sơ đồ 1.8 - Mô hình tăng tỷ lệ chiết khấu 19

Sơ đồ 1.9 - Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu 19

Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 29

Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 30

Sơ đồ 2.3 - Sơ đồ hình thức Nhật ký chung 32

Sơ đồ 2.4 - Sơ đồ quy trình kế toán máy 33

Sơ đồ 2.5 - Sơ đồ quy trình thực hiện phương thức chuyển tiền trả sau 61

tế Hu

ế

M ỤC LỤC

PH ẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 5

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu đề tài 3

PH ẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN KHOẢN PH ẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ 4

1.1 Một số vấn đề chung về khoản phải thu khách hàng 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Phân loại 5

1.2 Nội dung công tác kế toán khoản phải thu khách hàng 5

1.2.1 Công tác kế toán khoản phải thu khách hàng 5

1.2.2 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi 11

1.3 Nội dung công tác quản lý công nợ 14

1.3.1 Mục đích 14

1.3.2 Thông tin sử dụng 15

1.3.3 Một số nội dung trong công tác quản lý công nợ 15

1.4 Những điểm khác của đề tài so với các đề tài trước 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ QU ẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NH ẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ THỪA THIÊN HUẾ 26

2.1.Khái quát về công ty cổ phần XNK và đầu tư Thừa Thiên Huế 26

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 26

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 27

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 28

tế Hu

ế

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 30

2.1.5 Tình hình nguồn lực của công ty trong giai đoạn 2012-2014 34

2.1.6 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty……… 40

2.2 Thực trạng công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại công ty 41

2.2.1 Thực trạng công tác kế toán khoản phải thu khách hàng tại công ty 41

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý công nợ tại công ty 59

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN KHO ẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY C Ổ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ THỪA THIÊN HUẾ 70 3.1.Đánh giá về công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại công ty 70

3.1.1 Đánh giá về công tác tổ chức và bộ máy kế toán tại công ty 70

3.1.2 Đánh giá công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại công ty 72

3.2 Nguyên nhân gây ra các hạn chế về công tác quản lý công nợ 76

3.2.1 Nguyên nhân khách quan 76

3.2.2 Nguyên nhân chủ quan 76

3.3 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và đầu tư Thừa Thiên Huế 77

3.3.1 Đối với bộ máy quản lý của công ty 77

3.3.2 Đối với công tác kế toán khoản phải thu khách hàng 78

3.3.3 Đối với công tác quản lý công nợ 79

PH ẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 84 DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

tế Hu

ế

PH ẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do ch ọn đề tài

Ngày nay, chúng ta đang chứng kiến sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế nước ta từ

một nền kinh tế dựa vào nông nghiệp là chủ yếu sang một nền kinh tế có tỷ trọng công nghiệp và dịch vụ cao, dựa vào nền tảng của nền kinh tế tri thức và xu hướng gắn với

nền kinh tế toàn cầu Chính sự chuyển dịch này đã tạo cơ hội và điều kiện thuận lợi cho nhiều ngành kinh tế phát triển Song cũng làm phát sinh nhiều vấn đề phức tạp, đặt

ra cho các doanh nghiệp những yêu cầu và thách thức

Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải kinh doanh có hiệu quả, điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải luôn nâng cao tính

cạnh tranh và phải có chiến lược phát triển không ngừng Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi nền kinh tế thị trường càng phát triển là các quan hệ tín dụng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp Sự phát sinh nợ là một yếu tố tất yếu trong hoạt động kinh doanh, trong đó bao gồm cả tín dụng ngân hàng và tín dụng thương mại Tình trạng nợ nần và việc kiểm soát nợ nần cần được nhìn nhận từ cả hai góc độ: bên cung cấp tín dụng (chủ nợ) và bên đi vay (khách nợ) Nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với mức độ rủi ro tín dụng rất cao, trong đó rủi ro về tổn thất nợ khó đòi là một nhân tố cần được kiểm soát chặt chẽ Trong nhiều trường hợp, tổn thất nợ đọng giữa các doanh nghiệp đang tiếp tục gia tăng, làm suy giảm năng lực cạnh tranh

của các doanh nghiệp, thậm chí dẫn tới nguy cơ phá sản

Việt Nam gia nhập vào WTO sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp huy động vốn trên các thị trường vốn thế giới, mở ra nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp và việc mở rộng thị trường đồng nghĩa với việc mở rộng các quan hệ tín

dụng, nợ nần chắc chắn sẽ gia tăng Chính vì thế, doanh nghiệp nào có chính sách tín

dụng hợp lý, nghiên cứu, ứng dụng các công cụ quản lý công nợ kịp thời sẽ trụ vững

và phát triển, ngược lại sẽ đối diện với nguy cơ phá sản

Mặt khác, để đạt hiệu quả cao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh đặc biệt là quản

trị tài chính đòi hỏi hỏi các doanh nghiệp phải có những công cụ quản lý hữu hiệu Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính, có

tế Hu

ế

vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành, kiểm soát các hoạt động kinh tế Thông tin kế toán là căn cứ quan trọng để các đối tượng cả trong và ngoài doanh nghiệp đưa

ra các quyết định, xây dựng các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh Nền kinh tế

thị trường càng phát triển, yêu cầu quản lý càng nâng cao đòi hỏi công tác kế toán phải ngày một hoàn thiện hơn

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán các khoản phải thu và quản

lý công nợ đặc biệt là khoản phải thu khách hàng tại doanh nghiệp, vận dụng kiến thức

đã được học tập tại trường kết hợp với thực tế thu nhận tại Công ty cổ phần xuất nhập

khẩu và đầu tư Thừa Thiên Huế tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán

kho ản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Xuất nhập

kh ẩu và Đầu tư Thừa Thiên Huế” để nghiên cứu làm khóa luận cuối khóa

2 M ục đích nghiên cứu đề tài

-Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ

-Tìm hiểu tổng quan về Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Đầu tư Thừa Thiên

Huế và thực trạng công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại công ty

-So sánh giữa cơ sở lý luận và thực tế công tác kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại công ty để đưa ra các đánh giá chung và chi tiết nhằm chỉ

ra các ưu điểm và nhược điểm

-Từ những nhược điểm, đề xuất các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công tác

kế toán khoản phải thu khách hàng và quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần Xuất nhập

khẩu và đầu tư Thừa Thiên Huế

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

-Đối tượng nghiên cứu của đề tài : Công tác kế toán khoản phải thu khách hàng

và quản lý công nợ

-Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

• Về không gian: Tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Đầu tư Thừa Thiên Huế

• Về thời gian: Từ ngày 19/01/2015 đến ngày 16/05/2015

tế Hu

ế

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin:

Đối với thông tin để đánh giá thực trạng của công ty được thu thập bằng các phương pháp:

• Thu thập số liệu kế toán thống kê tại công ty

• Phỏng vấn những người có liên quan

• Quan sát thực tế tại công ty

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu chuẩn mực, chế độ kế toán, giáo trình bài giảng có liên quan đến vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp phân tích: Phương pháp này dùng để xử lý các số liệu thu thập được từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá

5 K ết cấu đề tài

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán khoản phải thu khách hàng

PH ẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.1 M ột số vấn đề chung về khoản phải thu khách hàng

1.1.1 Khái ni ệm

Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty được tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con

nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty khi công ty bán hàng hoặc cung cấp

dịch vụ Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản

nợ chưa đến hạn thanh toán

Theo Ngô Thế Chi, Trương Thị Thủy (2008), Giáo trình kế toán tài chính, Nhà

xuất bản Tài chính “Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức, đơn

vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp”

Theo Võ Văn Nhị, (2009), Kế toán tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài

chính “Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản

phẩm, hàng hóa, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài

sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời”

Một trong những bộ phận cấu thành nên các khoản phải thu là khoản phải thu khách hàng Theo Võ Văn Nhị, (2009), Kế toán tài chính doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính

“Phải thu của khách hàng là số tiền mà khách hàng đã mua hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ

của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền Khoản nợ này chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu” Trên bảng cân đối kế toán, khoản phải thu khách hàng là tài sản của doanh nghiệp và được thể hiện qua tài khoản 131- phải thu của khách hàng Hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản phải thu khách hàng nhưng với mức độ khác nhau Việc quản lý khoản phải thu

tế Hu

ế

liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro Nếu không chấp nhận cho thanh toán sau khi nhận hàng hoặc ràng buộc điều kiện quá chặt chẽ thì có thể làm giảm doanh thu và

lợi nhuận Nhưng nếu chấp nhận thì chi phí cho khoản phải thu tăng, có khả năng phát sinh các khoản nợ khó đòi và nghiêm trọng hơn có thể dẫn tới nguy cơ phá sản cho doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp cần có phương án sản xuất kinh doanh để tránh gặp phải nguy cơ xấu nhất

1.1.2 Phân lo ại

Khoản phải thu khách hàng có thể phân loại theo thời hạn thu hồi gồm nợ ngắn

hạn và nợ dài hạn

- Nợ ngắn hạn là khoản nợ có thời hạn thu hồi không quá một năm hoặc trong

một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu lỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng

- Nợ dài hạn là khoản nợ có thời hạn thu hồi hơn một năm hoặc quá một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng

1.2 N ội dung công tác kế toán khoản phải thu khách hàng

1.2.1 Công tác k ế toán khoản phải thu khách hàng

- Nợ phải thu được theo dõi chặt chẽ, chi tiết theo từng đối tượng phải thu Đối

với khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ, phải theo dõi cả đồng ngoại tệ và đồng

Việt Nam theo qui định của Bộ Tài chính hiện hành

- Phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng

vốn hoặc nợ dây dưa Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thường xuyên hoặc có

số dư lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ

đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ (nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ

bằng văn bản) Trường hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc

bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,…biên bản thất thu xoá

nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dư nợ

- Doanh nghiệp cần phải phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải thu để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và có biện pháp đối với các khoản nợ không đòi được Đây là

cơ sở để lập bảng cân đối kế toán vào cuối năm

tế Hu

ế

- Nợ phải thu cần phải được phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng khoản nợ phát sinh theo

từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể

- Giám sát tình hình công nợ và chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng

Vận dụng hình thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng

hạn ngăn ngừa tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý

- Tính toán, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả theo từng đối tượng về số nợ phải thu, nợ phải trả, số nợ đã thu, đã trả,

số nợ còn phải thu, phải trả

- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ, quy định về quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả

- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá

hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu, để quản lý tốt công nợ, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam

- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu,

và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận

dịch vụ

- Lập báo cáo công nợ

- Lập thông báo thanh toán công nợ

- Kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với từng khách hàng, từng nhà cung cấp

1.2.1.4 Tài kho ản kế toán: TK 131 – Phải thu của khách hàng

Kết cấu TK 131

TK 131 SDĐK:

-Số tiền phải thu khách hàng mua chịu

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng

-Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua

SDCK: Số tiền còn phải thu của

khách hàng

Tài khoản này có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước

hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ

thể Khi lập BCĐKT, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn” Đạ i h

tế Hu

ế

1.2.1.5 Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.1- Sơ đồ hạch toán tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng

a Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư xuất bán,

dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ Kế toán ghi số tiền phải thu của khách hàng nhưng chưa thu:

- Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp

khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa

có thuế GTGT, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế GTGT) (5111, 5112, 5113, 5117)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)

- Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán

phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, ghi:

Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Tổng giá thanh toán) (5111, 5112, 5113, 5117)

b Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại:

- Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 111, 112,

- Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng

chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi:

Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

c Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán:

tế Hu

ế

- Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá)

- Đối với hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng

chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ nhưng doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh số tiền giảm giá hàng bán, ghi:

Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

d Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có) liên quan đến sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp, ghi:

Nợ các TK 111, 112,

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi)

e Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh toán)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

f Số chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu

của khách hàng, ghi:

Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

g Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

1.2.2 K ế toán dự phòng phải thu khó đòi

Dự phòng phải thu khó đòi dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn

nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên

-Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi

-Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi

Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2.2.5 Phương pháp hạch toán

Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ hạch toán TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi

a Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với doanh nghiệp có

lập báo cáo tài chính giữa niên độ), doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số

dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

TK 111, 112

Xóa sổ nợ phải thu khó

đòi

Lập dự phòng phải thu

Hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi

Số chênh lệch kỳ này nhỏ hơn số kỳ trước chưa sử dụng Xóa s ố nợ phải thu khó đòi (nếu chưa lập dự phòng)

Nợ khó đòi đã xóa nợ nay lại thu hồi được

tế Hu

ế

b Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số

dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phòng

phải thu khó đòi)

c Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính

hiện hành Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi:

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

Nợ các TK 111, 112, (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản

dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với

số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành)

1.3 N ội dung công tác quản lý công nợ

1.3.1 M ục đích

Các khoản phải thu nói chung và khoản phải thu khách hàng nói riêng là một bộ

phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, liên quan đến các đối tượng bên trong

lẫn bên ngoài doanh nghiệp Sự tăng giảm các khoản nợ phải thu có tác động rất lớn đến việc bố trí cơ cấu nguồn vốn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty cũng như tác động rất lớn đến hiệu quả kinh doanh Việc bố trí cơ cấu nguồn vốn cũng cho

thấy được sức mạnh tài chính của doanh nghiệp, khi tỷ lệ nợ phải thu của doanh nghiệp cao thì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ đều phụ thuộc vào các nguồn lực bên ngoài

Do tính chất đa dạng về nội dung, đối tượng phải thu cũng như những rủi ro có

thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt chẽ tình hình các khoản phải thu này

từ lúc phát sinh các nghiệp vụ Chính vì thế mà nhà quản trị tài chính phải thường xuyên theo dõi các khoản phải thu đặc biệt là khoản phải thu khách hàng để xác định đúng thực trạng của chúng và đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách tín dụng của doanh nghiệp Qua đó nhận diện những khoản tín dụng có vấn đề và thu thập những tín hiệu để quản lý những khoản hao hụt

Ngoài ra công tác quản lý công nợ nhằm mục đích là đưa ra những chính sách

hợp lý nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm; hạn chế nợ phải thu ở mức

thấp nhất có thể để làm lành mạnh hóa tài chính của doanh nghiệp và đồng thời việc

quản lý công nợ đặc biệt là phải thu của khách hàng nhằm nắm rõ tình hình hoạt động

sản xuất kinh doanh của khách hàng, từ đó đưa ra những quyết định tốt nhất về chi phí

và lợi nhuận trong quá trình mua bán trao đổi hàng hóa với khách hàng đó Đạ i h

tế Hu

ế

Sơ đồ 1.3- Mô hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu

1.3.2 Thông tin s ử dụng

Để có thể đưa ra được các quyết định chính xác thì nhà quản lý có thể:

- Khai thác số liệu trên bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính

- Sử dụng các báo cáo về công nợ của công ty: sổ chi tiết công nợ, báo cáo tổng

hợp công nợ phải thu

- Khai thác số liệu chi tiết từng khách hàng nợ, số tiền và thời gian còn nợ

- Phân tích các chỉ số tài chính

1.3.3 M ột số nội dung trong công tác quản lý công nợ

Quản lý công nợ đặc biệt là quản lý khoản phải thu khách hàng không phải là điều đơn giản đối với doanh nghiệp Để công tác quản lý đạt hiệu quả thì doanh nghiệp

cần xây dựng những chính sách liên quan đến những biến số có thể kiểm soát được và được gọi là chính sách tín dụng Khi đã có những chính sách phù hợp doanh nghiệp sẽ

phải tiến hành lập kế hoạch và tổ chức thực hiện linh hoạt dựa trên các chính sách đã xây dựng và cần phải theo dõi, giám sát, đánh giá quá trình này Công tác quản lý khoản phải thu khách hàng bao gồm các bước sau:

Tăng doanh thu

Bán chịu

Tăng chi phí Tăng lợi nhuận

Tăng khoản phải thu

1.3.3.1 Xây d ựng chính sách tín dụng

Để có thể xây dựng chính sách tín dụng phải căn cứ vào chiến lược của công ty, các phân tích về đặc điểm thị trường, đặc điểm khách hàng và điều kiện cụ thể của công ty Liên quan đến chính sách tín dụng, chúng ta sẽ lần lượt xem xét các vấn đề như tiêu chuẩn tín dụng, thời hạn tín dụng, chính sách chiết khấu, chính sách thu tiền

• Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh

• Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây: thường trả đúng hạn hay trễ hạn, trong thời gian gần đây có lần nào không thanh toán nợ hay không

Tiêu chuẩn tín dụng nói riêng và chính sách tín dụng nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách tín dụng, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nỗ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu Theo Nguyễn Ninh Kiều, (2004), Chương trình giảng dạy kinh tế FulBright “Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức

có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu Vấn đề đặt

ra là khi nào doanh nghiệp nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào doanh nghiệp không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu?” Chúng ta xem xét một số mô hình ra quyết định trong quản lý khoản phải thu khách hàng

tế Hu

ế

Sơ đồ1.4 - Mô hình nới lỏng chính sách tín dụng

Sơ đồ 1.5 - Mô hình thắt chặt chính sách tín dụng

b Thời hạn tín dụng

Thời hạn tín dụng là độ dài thời gian từ ngày giao hàng đến ngày nhận được tiền hàng Nhà quản trị có thể tác động đến doanh số bằng cách thay đổi thời hạn tín dụng Khi thời hạn bán chịu tăng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư lớn hơn vào khoản phải thu khách hàng, nợ khó đòi sẽ cao hơn và chi phí thu tiền bán hàng cũng sẽ tăng lên Nhưng doanh nghiệp sẽ thu hút thêm được nhiều khách hàng mới và doanh thu tiêu

Tăng chi phí vào khoản phải thu

Ra quy ết định

Ti ết kiệm chi phí đủ

bù đắp lợi nhuận giảm không?

Tiết kiệm chi phí cho kho ản phải thu

tế Hu

ế

Sơ đồ 1.6 - Mô hình mở rộng thời hạn tín dụng

Sơ đồ 1.7 - Mô hình rút ngắn thời hạn tín dụng

c Chính sách chiết khấu

Chiết khấu là sự khấu trừ làm giảm tổng giá trị mệnh giá của hoá đơn bán hàng được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích họ thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn Chính sách chiết khấu liên quan đến hai vấn đề thời hạn chiết khấu và

tỷ lệ chiết khấu Ví dụ “2/10 net 30” có nghĩa là công ty yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ giá trị hóa đơn trong vòng 30 ngày và sẽ chiết khấu 2% tiền mặt nếu khách hàng thanh toán trong vòng mười ngày đầu kể từ ngày phát hành hóa đơn

Tăng chi phí vào khoản phải thu

Tăng khoản phải thu

Ra quy ết định

Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng

chi phí không?

Ti ết kiệm chi phí vào khoản phải thu

Sơ đồ 1.8 - Mô hình tăng tỷ lệ chiết khấu

Gi ảm khoản phải thu

1.3.3.2 L ập kế hoạch thực hiện

Căn cứ vào chính sách tín dụng đã được xây dựng, các nhà quản lý sẽ lập kế

hoạch thực hiện cụ thể, chi tiết để thực hiện công tác quản lý công nợ Trong quá trình

lập, nhà quản lý cần phải xem xét tới tình hình, đặc điểm kinh doanh, đặc điểm của sản

phẩm và khách hàng để kế hoạch lập ra phù hợp với tình hình thực tế Trong quá trình

thực hiện, có thể điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế khi thực sự cần thiết

Một kế hoạch tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả, đem lại nhiều

lợi ích cho doanh nghiệp mình

Sau khi lập kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp cần phải tổ chức thực hiện các bước công việc theo đúng kế hoạch đã vạch ra Cần phải hiểu rằng hiệu quả của công tác

quản lý công nợ không chỉ là trách nhiệm của bộ phận Tài chính kế toán mà là sự phối

hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Bộ phận Tài chính kế toán được xem là đầu

mối để phối hợp giải quyết Vì vậy để công tác quản lý công nợ đạt hiệu quả cao, bộ

phận Tài chính kế toán phải được sự hỗ trợ của các bộ phận khác, đặc biệt là từ Ban giám đốc

Trong quá trình tổ chức thực hiện thì một trong những khâu quan trọng của quá trình đó là thu hồi nợ và xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi Việc thu hồi nợ được

thực hiện theo chính sách thu tiền đã đề ra ở trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp Việc thu hồi nợ này nên được giao cho những người chuyên trách để công việc

có hiệu quả hơn

Về việc xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi có thể thấy hiện nay nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với rủi ro tín dụng rất cao, trong đó rủi ro về tổn thất nợ khó đòi là một trong những nhân tố cần được kiểm soát chặt chẽ Trong nhiều trường hợp

tổn thất nợ tồn đọng trong doanh nghiệp gia tăng làm giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thậm chí có khi dẫn tới nguy cơ phá sản Chính vì thế mà mục tiêu xử lý

nợ tồn đọng trong các doanh nghiệp chủ yếu là xoá các khoản nợ khó đòi tránh gây tổn

thất nợ khó đòi ảnh hưởng tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; làm trong sạch hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp; giảm bớt chi phí quản lý do phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi để có thêm một khoản tiền đầu tư vào sản xuất kinh doanh

tế Hu

ế

Việc xử lý nợ khó đòi cần phải được tiến hành theo quy trình sau:

 Kiểm tra nguyên nhân xuất hiện nợ khó đòi

Công ty có khoản phải thu khó đòi phải tiến hành rà soát lại các khoản khó đòi và lên phương án xử lý khoản nợ khó đòi đó Công ty phải xem xét kỹ khoản nợ và các

yếu tố xung quanh khoản nợ đó Khoản nợ đó vì sao khó đòi? Nguyên nhân từ đâu? Từ phía doanh nghiệp hay từ phía đối tác hay do điều kiện chính sách pháp luật thay đổi?

Nếu nguyên nhân từ phía doanh nghiệp thì cần phải tiến hành xem xét lại các chính sách tín dụng của doanh nghiệp, các chính sách bán hàng, thái độ làm việc của nhân viên….Từ đó đưa ra nhưng kiến nghị để chấn chỉnh sao cho phù hợp và có thể thu hồi được những khoản nợ khó đòi

Nếu nguyên nhân từ phía khách hàng (thường nguyên nhân từ phía khách hàng nhiều hơn) thì doanh nghiệp càng cần phải tìm hiểu kỹ nguyên nhân khách hàng không

trả tiền là do đâu? Có phải là do khách hàng không muốn trả hay do điều kiện kinh doanh không như mong muốn mà khách hàng không thể trả được khoản nợ cho doanh nghiệp? Nếu do khách hàng không muốn trả thì vì sao họ không muốn trả? Vì họ

muốn giữ mối quan hệ đối tác với công ty, vì họ muốn giữ khoản vốn có giá rẻ này để đầu tư vào hàng hoá dịch vụ khác hay vì vấn đề đạo đức nghề nghiệp mà họ không

muốn trả nợ…

 Xây dựng quy trình quản lý

Sau khi xem xét và đốc thúc khách hàng trả nợ nhưng không được thì khoản nợ

đó đã trở thành khoản nợ khó đòi và đến cuối niên độ kế toán, kế toán viên phải tiến hành trích lập dự phòng cho những khoản nợ của những khách hàng có khả năng không trả được nợ nhằm xác định đúng giá trị thuần của khoản phải thu khách hàng trong BCTC và khoản dự phòng đó được tính vào chi phí kinh doanh

Căn cứ thông tư 228/2009/TT- BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính hướng

dẫn việc trích lập và sử dụng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:

- Phương pháp lập dự phòng

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong đó:

tế Hu

ế

• Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên

• Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng

• Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng

hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

- Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:

• Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoản chênh lệch

giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người gây ra thiệt

hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác…)

• Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp

sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

tế Hu

ế

• Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và được phản ánh ở ngoài bảng cân đối kế toán trong

thời hạn tối thiểu là 10 năm, tối đa là 15 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác

Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch, nhà quản lý cần phải theo dõi, giám sát và kiểm soát công tác quản lý công nợ Thông qua đó, xem xét và đánh giá liệu kế

hoạch lập ra và công tác tổ chức thực hiện có thật sự thống nhất và hữu hiệu hay không Từ đó có những điều chỉnh hợp lý nhằm đảm bảo hoàn thành những mục tiêu

mà doanh nghiệp đã đặt ra

Để theo dõi, giám sát và kiểm soát công tác quản lý công nợ, cụ thể ở đây là khoản phải thu khách hàng chúng ta có thể xem xét một số các công cụ sau:

 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản lý khoản phải thu khách hàng

- Số vòng quay các khoản phải thu

Số vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ biến đổi các khoản phải thu thành tiền mặt Hệ số này là một thước đo quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động

của doanh nghiệp

Hệ số vòng quay các khoản phải thu càng lớn chứng tỏ tốc độ thu hồi nợ của doanh nghiệp càng nhanh, khả năng chuyển đổi các khoản nợ phải thu sang tiền mặt cao, điều này giúp cho doanh nghiệp nâng cao luồng tiền mặt, tạo ra sự chủ động trong

việc tài trợ nguồn vốn lưu động trong sản xuất Ngược lại, nếu hệ số này càng thấp thì

số tiền của doanh nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, lượng tiền mặt sẽ ngày càng

giảm, làm giảm sự chủ động của doanh nghiệp trong việc tài trợ nguồn vốn lưu động trong sản xuất và có thể doanh nghiệp sẽ phải đi vay ngân hàng để tài trợ thêm cho nguồn vốn lưu động này

- Kỳ thu tiền bình quân

tế Hu

ế

Kỳ thu tiền bình quân phản ánh thời gian một vòng luân chuyển các khoản phải thu, tức là để thu được tiền từ các khoản nợ phải thu thì cần bao nhiêu ngày

Ngược lại với chỉ số vòng quay các khoản phải thu, chỉ số ngày thu tiền bình quân càng nhỏ thì tốc độ thu hồi công nợ phải thu của doanh nghiệp càng nhanh

- Tỷ lệ khoản phải thu trên doanh thu

Chỉ tiêu này dùng để đánh giá hiệu quả các khoản phải thu Tỷ lệ này càng cao, công ty càng bị chiếm dụng vốn Khi tỷ lệ này vượt quá định mức do công ty đặt ra thì cần có quy định để siết chặt, tránh tình trạng thiếu vốn lưu động cho công ty

 Phân tích tuổi của khoản phải thu khách hàng

Phương pháp phân tích này dựa trên thời gian biểu về tuổi của khoản phải thu khách hàng, cung cấp cho nhà quản trị sự phân bố về tuổi của các khoản bán chịu Sự phân tích theo phương pháp này có tác dụng rất hữu hiệu, nhất là khi khoản phải thu khách hàng được xem xét dưới giác độ sự biến động về mặt thời gian Bởi vậy nó có

thể tạo ra một phương thức theo dõi hiệu quả đối với khoản phải thu khách hàng

1.4 Nh ững điểm khác của đề tài so với các đề tài trước

Khoản phải thu của khách hàng là một khoản nợ nhạy cảm, có nguy cơ xảy ra rủi

ro trở thành nợ xấu cao và có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp vì

thế có nhiều khóa luận tốt nghiệp các năm trước đã chọn để nghiên cứu về vấn đề này

So với các khóa luận tốt nghiệp các năm trước ở trường chúng ta, thì đề tài

“Công tác quản trị khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH thương mại tổng hợp Minh Phương” của Phạm Thị Trang, năm 2011 có nhiều nét giống với đề tài nghiên

cứu hơn so với các đề tài còn lại cùng nghiên cứu vấn đề này Cả hai đề tài đều cùng nghiên cứu thực trạng công tác quản lý khoản phải thu của khách hàng thông qua nghiên cứu chính sách tín dụng, bán chịu, từ đó đánh giá thông qua một số chỉ tiêu kinh tế để có thể nhận xét, đánh giá thực trạng của công ty và đưa ra một số giải pháp

Tuy nhiên mỗi đề tài nghiên cứu đều có một màu sắc khác nhau đó là:

Thứ nhất, 2 đề tài nghiên cứu 2 công ty khác nhau, kinh doanh sản xuất các mặt hàng không giống nhau từ đó có một số điểm khác biệt trong các chính sách tín dụng

Thứ hai, đề tài của tôi có đi sâu vào tìm hiểu thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu, đây là một công cụ quan trọng cho nhà quản lý trong việc quản lý khoản phải thu

Thứ ba, tôi đã đưa ra được các giải pháp chi tiết hơn cho công tác quản lý các khoản phải thu khách hàng dựa trên các đặc điểm của công ty

Mặc dù có nhiều điểm khác nhưng đề tài của tôi cũng dựa trên sự tham khảo các

đề tài nghiên cứu trước, để có thể lựa chọn được cách tiếp cận thực tế hay học hỏi

những kinh nghiệm làm bài của các anh chị đi trước nhưng không có nghĩa là sao chép toàn bộ vì vậy không thể tránh khỏi nhiều phần có những nét tương tự nhau

tế Hu

ế

C HƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN

T ẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ ĐẦU TƯ

TH ỪA THIÊN HUẾ

2.1.Khái quát v ề Công ty CP Xuất nhập khẩu và Đầu tư Thừa Thiên Huế

2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ển của công ty

Tên công ty: Công ty CP Xuất nhập khẩu và Đầu tư Thừa Thiên Huế

Tên Tiếng Anh: Thua Thien Hue Import Export & Investment Joint Stock Company Tên giao dịch: UNIMEX HUẾ

Địa chỉ: 93 An Dương Vương, TP Huế

- Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và

Đầu tư Thừa Thiên Huế tiền thân là Liên hiệp Xuất nhập khẩu Thừa Thiên Huế được thành lập theo quyết định số 48/QĐ-UBND ngày 12/07/1989 của Uỷ ban Nhân dân

tỉnh Thừa Thiên Huế Liên hiệp Xuất nhập khẩu Thừa Thiên Huế có nhiều công ty

hạch toán độc lập như Công ty Nông sản xuất khẩu; Công ty công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp xuất khẩu; Công ty may xuất khẩu; Công ty vật tư ngoại thương và Xí nghiệp thảm len xuất khẩu

- Thực hiện nghị định 338 của Chính phủ về sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước, tháng 01/1993 các công ty độc lập nhập vào Liên hiệp và chuyển thành các chi nhánh và các trạm báo sổ Liên hiệp Xuất nhập khẩu Thừa Thiên Huế đổi tên thành Công ty Xuất nhập khẩu Thừa Thiên Huế

- Năm 2004, thực hiện chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp nhà nước theo Nghị định 64 của Chính phủ, Công ty Xuất nhập khẩu Thừa Thiên Huế trở thành Công

ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Đầu tư Thừa Thiên Huế với sự tham gia góp vốn cổ

phần của các nhà đầu tư chiến lược như:

tế Hu

ế

 Công ty CP phát triển Nhà Thủ Đức (Thủ Đức House)

 Công ty cổ phần may hàng gia dụng Gilimex – PPJ

 Công ty CP sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh (Gilimex)

 Công ty CP Quốc tế Phong Phú (PPJ)

Trải qua nhiều năm hoạt động, Unimex Huế ngày càng trưởng thành, có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu, tạo dựng được thương hiệu có uy tín trên

thị trường

Các ngành hàng truyền thống như thêu tay, may hàng áo Kimono truyền thống

Nhật Bản được Công ty quan tâm đầu tư và phát triển, đã tạo được thương hiệu riêng

của Công ty và góp phần tạo được công ăn việc làm cho nhiều người lao động trong

tỉnh và vệ tinh tại các tỉnh bạn.Bên cạnh hoạt động sản xuất hàng xuất khẩu, Công ty tham gia hợp tác, liên doanh liên kết với các đối tác đầu tư vào các lĩnh vực đầu tư tài chính, kinh doanh bất động sản, xây dựng… mang lại hiệu quả cao

Với năng lực và uy tín của Unimex Huế, cùng sự hợp lực của các đối tác chiến lược, Unimex Huế ngày một phát triển bền vững và khẳng định thương hiệu trên thị trường

2.1.2 Ch ức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty có chức năng sản xuất, kinh doanh gia công xuất khẩu các mặt hàng may công nghiệp, may và thêu Kimono, đầu tư tài chính, kinh doanh bất động sản, xây

dựng đã đăng kí, được Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế cho phép Việc kinh doanh phù hợp với Pháp luật, vì mục tiêu lợi nhuận, tạo dựng được việc làm cho lao động và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước

- Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn góp của các cổ đông

- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhu cầu, tình hình thị trường, khả năng phát triển của Công ty và tổ chức thực hiện chiến lược, kế

hoạch đã đề ra

- Sử dụng hợp lý lao động, tài sản, tiền vốn, đảm bảo hiệu quả kinh tế, chấp hành các quy định của Luật kế toán và Luật thống kê, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước

tế Hu

ế

- Công bố công khai và chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo tài chính hàng năm và các thông tin về hoạt động của Công ty cho các cổ đông theo quy định

của pháp luật

- Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, đảm bảo cho người lao động tham gia quản lý công ty theo quy định của Bộ Luật lao động

-Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ của Công ty

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với trình độ, năng

lực và chuyên môn nghiệp vụ của từng cán bộ quản lý Hiện nay, bộ máy quản lý được

tổ chức theo kiểu trực tuyến, tạo sự năng động, tự chủ trong kinh doanh, các mệnh

lệnh và chỉ thị của giám đốc được truyền đạt một cách nhanh chóng tới bộ phận có liên quan

Cơ quan lãnh đạo cao nhất của công ty là Đại hội đồng cổ đông Theo điều lệ của công ty Đại hội cổ đông tổ chức 5 năm 1 lần Đại hội cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị

và Ban kiểm soát Các thành viên Hội đồng quản trị được bầu ra phải đảm bảo tiêu chuẩn có đủ năng lực, phẩm chất để lãnh đạo công ty Đồng thời phải đại diện ít nhất 10% số vốn cổ đông hiện hữu tại công ty

Các thành viên Ban kiểm soát cũng do Đại hội đồng cổ đông bầu ra cùng là

những thành viên có đạo đức phẩm chất và chuyên môn đáp ứng nhu cầu công việc được giao

Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bầu ra chịu trách nhiệm trước Hội đồng

quản trị và Tổng công ty về điều hành mọi hoạt động kinh doanh, về quản lý vốn, hiệu

quả kinh doanh, cổ tức và người đại diện pháp luật cho công ty

tế Hu

ế

Chú thích:

: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng : Quan hệ giám sát

Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Phó tổng giám đốc cũng do HĐQT bầu ra có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Phòng hành chính nhân sự có chức năng nghiên cứu tổ chức hoạt động của công

ty theo đúng quy định của pháp luật, hướng dẫn, quản lý nghiệp vụ, tiền lương, thực

ĐẠI HỘI ĐỒNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TR Ị BAN KI ỂM SOÁT

BAN LÃNH ĐẠO (T ỔNG GĐ, PHÓ TGĐ)

Phòng hành

chính nhân

s ự

Phòng Tài chính k ế toán

Phòng k ế

ho ạch vật

tư

Xưởng thêu Kimono

Xưởng may công nghiệp

Xưởng

may

Kimono

Phòng kinh doanh

tế Hu

ế

hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động; tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý, bồi dưỡng, đào tạo, quy hoạch và tuyển dụng

Phòng Tài chính kế toán có chức năng tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh

vực về tài chính, kế toán tài vụ, kiểm toán nội bộ, quản lý tài sản, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty, quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty Đồng thời phòng Tài chính kế toán còn có nhiệm vụ phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày, giúp giám đốc công ty nắm được tiềm lực tài chính từ đó có các giải pháp phù

hợp với tình hình

Phòng kế hoạch vật tư có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế

hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức ký kết hợp đồng, quản lý vật tư, thiết bị Ngoài ra, phòng kế hoạch vật tư còn có nhiệm vụ chủ trì trong việc lập kế hoạch sản xuất, kế

hoạch dự trù mua sắm quản lý vật tư, thiết bị

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ

- Khai thác khách hàng, tìm và ký kết các hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán công nợ cũng như các tài liệu công nợ, nghiệm thu, bàn giao tài liệu đồng thời phối hợp với phòng Tài chính kế toán trong việc xác định chính sách công nợ của khách hàng, có kế hoạch thu hồi nợ

- Tìm kiếm cơ hội kinh doanh

- Quản lý chăm sóc khách hàng

- Tổ chức triển khai thực hiện và quản lý các chiến lược Marketing

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty

2.1.4.2 Ch ức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán

- Kế toán trưởng, kiêm kế toán tổng hợp và kế toán thuế: Là người lãnh đạo cao

nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý chung mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán, thuế tham mưu cho Giám đốc trong việc ra quyết định về các chính sách và kế hoạch tài chính của công ty; kiểm tra, kiểm soát, điều hành trực tiếp việc thu chi tại công ty Kiểm tra nội dung, số liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các phần hành kế toán thực hiện trên máy, để phát hiện và

hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định

- Kế toán thanh toán: Hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền

gửi Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng Lập báo cáo dự kiến thu chi hàng

tuần, tháng, cân đối tài chính

- Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi về TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, cuối tháng thông báo cho kế toán trưởng về việc thanh lý, tính khấu hao TSCĐ, phân bổ tài

sản dài hạn, ngắn hạn; theo dõi việc mua sắm, sữa chữa tài sản

- Kế toán XM Kimono, XM công nghiệp, XT Kimono có các chức năng và nhiệm vụ như nhau Chức năng và nhiệm vụ của các kế toán này đối với phân xưởng mình phụ trách là theo dõi, hạch toán doanh thu, chi phí, giá vốn, tính giá

nhập xuất vật tư, hàng hóa trong xưởng Tính toán, ghi chép phản ánh chính xác,

kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả theo từng đối tượng về số nợ

phải thu, nợ phải trả, số nợ đã thu, đã trả, số nợ còn phải thu, phải trả Tổng hợp và

xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ

có khả năng khó trả, khó thu, để quản lý tốt công nợ, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của công ty Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá

2.1.4.3 Ch ế độ kế toán áp dụng

Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 15/2006 /QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn Chuẩn mực và Chế độ kế toán của Bộ tài chính

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Sơ đồ 2.3- Sơ đồ hình thức Nhật ký chung

2.1.4.5 Ứng dụng tin học vào kế toán

Công ty có sử dụng phần mềm kế toán MISA (MISA – SME Version 7.9 R3) để

quản lý tất cả tài chính, nguồn lực, các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, theo dõi hàng tồn kho, sản phẩm Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc

kế toán được thực hiện theo một chương trình phầm mềm kế toán đã lập trình sẵn

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung

Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in được đầy

đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Sơ đồ 2.4 – Sơ đồ quy trình kế toán máy

 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với

số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu

giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

tế Hu

ế