Báo cáo thực tập Quy trình triển khai đơn hàng tại tổng công ty cổ phần Vinatex Quốc tế

Nhân viên: Xây dựng chi tiết kế hoach sản xuất cho các nhà máy,dịch tài liệu kỹthuật ,làm cân đối nguyên phụ liệu,bảng màu,tính giá FOB cho đơn hàng.Hợp tác vớicác nhà máy để thực hiện đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP DỆT MAY HÀ NỘI

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Họ và tên học viên:

Đơn vị công tác:

Địa điểm thực tập:

Sau thời gian học viên: thực tập tại đơn vị, chúng tôi tôi có một số nhận xét như sau: 1 Về ý thức chấp hành nội quy, quy định của cơ quan:

2 Về đạo đức, tác phong:

3 Về năng lực chuyên môn:

4 Kết luận: - Nhận xét

- Điểm

, ngày tháng năm 2016

Xác nhận của đơn vị Người hướng dẫn

(Ký tên, đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên học viên: ………

Đơn vị thực tập:

Giáo viên hướng dẫn:

Sau thời gian học viên: thực tập tại đơn vị, tôi có một số nhận xét như sau: 1 Tiến độ và thái độ thực tập của sinh viên: - Mức độ liên hệ với giáo viên:

- Tiến độ thực hiện:

2 Nội dung báo cáo: (Nhận xét chung về báo cáo và nhận xét về các phần 1, 2, 3)

3 Đánh giá chung: - Nhận xét

- Điểm

, ngày tháng năm 2016

Giáo viên hướng dẫn

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, ngành dệt may Việt Nam có những bước phát triểnmới Ngành quản lý đơn hàng trong ngành dệt may cũng cần phát triển trong đó ở cáccông ty mới phát triển như công ty cổ phần Vinatex quốc tế Vì thế, những lớp họcmerchandiser sẽ giúp bổ sung và nâng cao kiến thức của học viên về quy trình quản lýđơn hàng Công ty cổ phần Vinatex quốc tế có nhiều nhãn hàng mới về quần, áo vàváy của các hang thời trang trên thế giới Phương thức hoạt động chủ yếu theo FOB(mua nguyênphụ liệu đến xuất hàng) Các doanh nghiệp chủ động tham gia vào quátrình sản xuất từ việc mua nguyên phụ liệu đến cho ra sản phẩm cuối cùng thay choviệc được cung cấp trực tiếp từ các người mua của họ FOB được chia thành hai loại làFOB chỉ định và FOB tự search FOB chỉ định là các doanh nghiệp thực hiện theophương thức này sẽ thu mua nguyên liệu đầu vào từ một nhóm các nhà cung cấp dokhách mua yêu cầu Trong phương thức này, các doanh nghiệp dệt may phải chịu tráchnhiệm về tài chính để thu mua và vận chuyển nguyên phụ liệu Còn đối với FOB tựsearch, các doanh nghiệp sẽ nhận mẫu thiết kế sản phẩm từ các khách mua nước ngoài

và chịu trách nhiệm tìm nguồn nguyên liệu, sản xuất và vận chuyển nguyên liệu vàthành phẩm tới cảng của khách mua Do đó em đã chọn làm báo cáo với tựa đề:” Quy trình triển khai đơn hàng tại Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế”.

PHẦN I.

GIỚI THIÊU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

VINATEX QUỐC TẾ 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tên công ty : Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế

Công ty đang hội nhập toàn cầu và phát triển tối đa trong ngành dệt may với các sảnphẩm chính như: sợi, vải, Jacket, veston, sơ mi….theo phương thức FOB cho thịtrường quốc tế

 Nhà máy Vĩnh Bảo-Hải Phòng,sản xuất Veston nam với 700 công nhân và đồcho nữ giới với 500 công nhân.

 Vinatex Tuyên Quang: Sản xuất veston nam với 2000 công nhân viên và hàngJacket với 1200 công nhân viên Vinatex-Doximex chuyên sản xuất hàng dệt thoivới 2000 cán bộ công nhân viên

 Vinatex- Nam Đàn chuyên sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 1500 cán bộcông nhân viên

 VTJ-Đà Nẵng: Nhà máy sản xuât quần với 400 cán bộ công nhân viên Nhà máy sản xuất vải với năng xuất 4.500.000m/tháng

VTJ- Văn phòng tai Thành phố Hồ Chí Minh

Nhà máy sản xuất sản phẩm từ vải dệt thoi với 700 cán bộ công nhân viên

1.2 Chức năng lĩnh vực sản xuất

1.2.1 Chức năng:

Xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả, uy tín và chất lượng.Phát triển bềnvững phương thức FOB.Nghiên cứu phát triển sản phẩm theo yêu cầu khách hàng,đảm bảo chất lượng sản phẩm và giữ khách hàng truyền thống và tìm kiếm kháchhàng mới

Tạo uy tín trên thị trường trong và ngoài nước và tạo việc làm ổn định cho hàngnghìn lao động ở các địa phương trong nước

1.2.2 Lĩnh vực sản xuất:

Sản xuất, cung ứng các sản phẩm từ nguyên liệu thô tới kéo sợi thành vải dệt thoi, dệt kim và may

1.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất

Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế có cơ cấu tổ chức như sau:

Chức năng của các bộ phận phòng ban trong công ty như sau:

 Giám đốc

Là người chịu trách nhiệm quản lý sử dụng vốn, chỉ đạo các mặt kế hoạch sản xuất,

tiêu thụ sản phẩm, tổ chức lao động trong công ty

Phó giám đốc:

Chỉ đạo các phòng ban thực hiện kế hoạch kinh doanh sản xuất theo tháng, quý, năm

Phòng Quản lý đơn hàng:

Trưởng phòng: Chỉ đạo các nhóm lập kế hoạch theo dõi đơn hàng, báo cáo kết quả

theo tuần, tháng, quý Hướng dẫn giải quyết các vấn đề phát sinh giữa nhóm với khách

hàng hoặc nhà máy Tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng, nhà

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Kỹ thuật

Trưởng phòng

Kế toán

Trưởng phòng Mẫu

Trưởng phòng Xuất nhập khẩu

Trưởng phòng Hành chính nhân sự

Nhân viên: Xây dựng chi tiết kế hoach sản xuất cho các nhà máy,dịch tài liệu kỹ

thuật ,làm cân đối nguyên phụ liệu,bảng màu,tính giá FOB cho đơn hàng.Hợp tác vớicác nhà máy để thực hiện đơn hàng

Trưởng phòng: Nhận tài liệu kỹ thuật của đơn hàng mới, phối hợp với phòng kỹ thuật

để thống nhất quy trình và kỹ thuât may

Nhân viên: Nhận nguyên phụ liệu đầy đủ của đơn hàng, may hoàn thiện mẫu theo

đúng quy cách và tiêu chuẩn của khách hàng

 Phòng Hành chính:

Trưởng phòng: Quyết định các vấn đề về hành chính, hướng dẫn các thành viên trong

nhóm thực hiện nhiệm vụ nhanh, chính xác

Nhân viên: Phụ trách các vấn đề về hành chính ( đặt xe,vé máy bay cho cán bộ đi công

tác,lễ tân,tiếp đón khách,quản lý trang thiết bị ,văn phòng phẩm

Phòng kế toán:

Trưởng phòng: Kiểm tra đôn đốc các thành viên trong phòng thực hiện thu chi

chính xác, kiểm soát các hoạt động thu, chi của công ty.Kiểm tra và duyệt các chi phítheo quyền và nghĩa vụ trong công ty

Nhân viên: Phụ trách công tác về kế toán tài chính, kiểm tra giám sát các khoản thu

chi, hoạch toán kinh doanh, tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty

 Phòng hành chính nhân sự:

Trưởng phòng: Đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo

hợp đồng lao động, luật lao động

Nhân viên: Thực hiên các nhiệm vụ được giao, tổ chức tuyển dụng lao động, lập kế

hoach khen thưởng, đãi ngộ

1.4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Vinatex Quốc Tế.

Bộ phận quản lý đơn hàng tìm kiếm khách hàng và đơn hàng phù hợp với điềukiện sản xuất, quy mô của các nhà máy để đảm bảo đơn hàng đươc hoàn thành tốt saukhi nhận đơn hàng

Sau đó văn phòng tại Hà Nội gửi thông tin đơn hàng cho các nhà máy thuộcquản lý của công ty.Các nhà máy kiểm tra kế hoạch sản xuất của mình và lên lịch sảnxuất gửi cho công ty

1.5 Thị trường và sản phẩm chính.

1.5.1: Thị trường xuất khẩu chính:

Hoa Kỳ, EU và Nhật ngoài ra còn có các thị trường khác như Hàn Quốc, TrungQuốc, Đài Loan… và thị trường nội địa

1.5.2: Các sản phẩm chính của công ty:

+ Các sản phẩm dành cho nam giới:

+Các sản phẩm dành cho nữ

giới:

Mô hình quản lý của công ty là tổng hợp các bộ phận khác nhau có chức năngliên quan tới nhau, được chuyên môn hóa và đảm nhiệm từng bộ phận, phòng bantheo năng lực để thực hiện chức năng quản lý công ty.

1.9 Kết quả hoạt động kinh doanh của công công ty.

Bảng 1: Doanh thu công ty Cổ phần Vinatex Quốc Tế

Trong các năm 2014 đến 2016

Doanh

thu 2014 1,152,145.06 1,868,268.98 2,111,546.86 2,182,322.56 7,314,283.56Doanh

Dựa vào bảng trên ta có thể nhận thấy doanh thu của công ty Cổ phần VinatexQuốc Tế không ngừng phát triển.Trong đó có thể thấy Qúy I năm 2016 đạt doanh thucao nhất là 5,216,817.65 USD tăng gấp 445 lần so với Qúy I năm 2015 và gấp 452.7lần so với năm 2014.Công ty luôn chú trọng đào tạo tay nghề công nhân, nâng cao chấtlượng sản phẩm, hạn chế sản phẩm sai hỏng trong quá trình sản xuất

Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu

Doanh thu ( tỷ đồng)

Tỉ lệ (%) so với tổng doanh thu

Doanh thu ( tỷ đồng)

Tỉ lệ (%)

so với tổng doanh thu Hoa Kỳ 3.510.856.10 48.00 4.345.501.11 48.79 7.085.301.57 46.17

Châu

Âu

1.894.399.44 25.89 2.198.452.43 24.75 4.620.848.85 30.06

Nhật 1.023.999.69 14.23 1.237.185.78 13.88 1.694.311.24 11.40

PHẦN II.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG VÁY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINATEX QUỐC TẾ.

Giới thiệu Mã hàng:

Tên mã hàng: EEWH64T55A - Khách hàng: ELAND

Số lượng đơn hàng: 4,960 pcs - Màu: M/Grey, Burgundy

Hình thức sản xuất: FOB - Item: Váy ngắn skirt

Trong quy trình triển khai đơn hàng Eland E1017, các công việc chính của nhân viênQuản lý Đơn hàng là:

1.1 Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng

Tại Công ty Cổ phần Vinatex Quốc tế, tùy theo từng đơn hàng mà nhân viênQuản lý Đơn hàng phải liên hệ với trưởng nhóm hoặc khách hàng để nhận thông tin vềđơn hàng Đối với mã hàng Eland EEWH64T55A, các nhân viên Quản lý Đơn hang tựliên hệ với khách thông qua Email sau đó là trao đổi công việc cụ thể qua điện thoại đểnhận thông tin chính xác nhất và nhanh nhất có thể Các thông tin mà nhân viên Quản

lý Đơn hàng cần thu thập bao gồm:

1.2 Tiếp nhận thông tin về đơn đặt hàng

Các thông tin về đơn đặt hàng mà nhân viên Quản lý Đơn hàng cần thu thậpgồm:

- Chủng loại hàng hóa: Ở giai đoạn này, nhân viên quản lý đơn hàng chỉ cần nắm đượcthông tin sơ bộ về chủng loại hàng hoá như Váy dạ xuông có flap trước, nắm đượcthông tin sơ bộ về chủng loại hàng hoá như Váy dạ xuông có flap trước

- Số lượng hàng hóa: Bao gồm số lượng của từng màu, từng cỡ và tổng số lượng hànghoá của cả đơn hàng: EEWH64T55A: M/Grey: 2,972 pcs

Burgundy: 1,988 pcs Tổng số lượng đơn hàng 4,960 pcs

- Thời hạn giao hàng dự kiến: Đây là thông tin rất quan trọng mà nhân viên Quản lýĐơn hàng cần nắm được bởi vì nó liên quan rất chặt chẽ với số lượng hàng hoá và tìnhhình sản xuất của nhà máy.

Tiếp nhận bộ tài liệu kỹ thuật:

Thông thường một bộ tài liệu kỹ thuật sẽ gồm:

- Hình ảnh: Bao hồm hình vẽ mô tả mặt trước, mặt sau hoặc mặt trong và hình vẽ mô

tả chi tiết các vị trí quan trọng và phức tạp của sản phẩm

Hình 2: Hình ảnh mặt trong sản phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A

- Bảng thông số: Mô tả các vị trí đo trên sản phẩm, thông số toàn bộ các cỡ của mã hàng và dung sai cho phép tại các vị trí đo trên sản phẩm

Bảng 4: Bảng thông số thành phẩm của mã hàng Eland EEWH64T55A

Quy cách và định mức ƣớc tính của các loại nguyên phụ liệu

Bảng 5: Bảng định mức phụ liệu của mã hàng Eland EEWH64T55A

- Quy cách đóng gói: Mô tả cách gấp, treo sản phẩm, các nguyên phụ liệu đóng gói cầnthiết …

1.2.1 Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng

Bảng tính giá là yếu tố quyết định doanh thu của đơn hàng, do đó, tại Công ty

Cổ phần Vinatex Quốc tế, tất cả các bảng tính giá đều phải được trưởng nhóm duyệttrước khi gửi báo giá cho khách Trong quá trình làm bảng tính giá và gửi báo giá chokhách hàng, nhiệm vụ của nhân viên Quản lý Đơn hàng là:

 Chuyển thông tin và tài liệu

Sau khi nắm rõ tất cả các thông tin về yêu cầu của khách hàng, nhân viên Quản

lý Đơn hàng cần nhanh chóng chuyển bộ tài liệu kỹ thuật cùng các yêu cầu khác củakhách (nếu có) cho phòng kỹ thuật để tiến hành làm rập và tính định mức nguyên phụliệu Nếu có bất kỳ thay đổi nào, nhân viên Quản lý Đơn hàng phải thông báo ngaycho bộ phận kỹ thuật để tránh tình trạng sai hỏng gây lãng phí tiền bạc và thời gian đểsửa chữa, làm lại

Kiểm tra và thương lượng giá với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu

Vì công đoạn này chiếm rất nhiều thời gian nên cần được tiến hành ngay sau khi nhânviên Quản lý Đơn hàng nhận được bộ tài liệu kỹ thuật hoặc sản phẩm mẫu Khi thựchiện công việc này, nhân viên Quản lý Đơn hàng cần làm rõ giá nhà cung cấp đưa ra làgiá FOB hay giá CIF, đơn vị tính là yard hay mét (đối với vải, dựng, ), là kilogamhay piece (đối với các loại phụ liệu), giá đã bao gồm phí kiểm tra/kiểm định hay chưa,thời gian sản xuất, thời hạn và phương thức giao hàng,… để tránh xảy ra những sai sót,gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện đơn hàng

- Đối với những đơn hàng FOB chỉ định (nhà cung cấp do khách hàng chỉ định): Yêucầu khách cung cấp bảng báo giá hoặc địa chỉ liên hệ để lấy giá

- Đối với những đơn hàng FOB doanh nghiệp tự tìm kiếm nhà cung cấp: Yêu cầukhách hàng gửi mẫu nguyên phụ liệu để phát triển và kiểm tra giá Tuỳ theo mục tiêucủa doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng để lựa chọn nhà cung cấp có chất lượngtốt nhất, giá thành tốt nhất hay thời gian giao hàng nhanh nhất

 Kiểm tra giá gia công với nhà máy

Thông thường, giá gia công tại nhà máy sẽ được tính toán dựa vào chi phí laođộng và năng suất sản xuất sản phẩm trên chuyền Tuy nhiên, tại Công ty Cổ phầnVinatex Quốc tế, các đơn vị gia công thường là đơn vị thuê ngoài, chính vì thế, trướckhi liên hệ với nhà máy để thương lượng về giá gia công, nhân viên Quản lý Đơn hàng

có thể ước lượng giá theo các cách sau:

- Đối với đơn hàng mới: Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào các sản phẩm tương tự,sản phẩm mẫu hoặc hình minh họa và các cấu trúc liên quan của sản phẩm trong bộ tàiliệu kỹ thuật để ước tính giá gia công

- Đối với đơn hàng lặp lại: Nhân viên quản lý đơn hàng có thể ƣớc tính giá gia côngdựa vào đơn hàng cũ cộng thêm hoặc trừ đi các khoản thay đổi khác

 Lập bảng tính giá và gửi báo giá cho khách hàng

Nhân viên quản lý đơn hàng dựa vào định mức của bộ phận kỹ thuật tính toán (sau khigiác sơ đồ), giá nguyên phụ liệu và các chi phí in, thêu, giặt, mài để tính giá FOB chosản phẩm

- Nếu giá nguyên phụ liệu là giá FOB thì = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x %tiêu hao x giá nguyên phụ liệu) Trong đó: Giá FOB (Fee OnBoard - giao hàng lêntàu): Là giá tại cửa khẩu của bên xuất (chưa bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vậnchuyển hàng hóa tới Cảng của bên nhận), gồm các chi phí: Chi phí nguyên phụ liệu;Chi phí gia công cắt may, in, thêu, giặt, chi phí thực hiện mẫu…; Chi phí lãi suất tiềnvốn để mua nguyên phụ liệu; Chi phí ngân hàng; Chi phí kiểm tra/kiểm định sảnphẩm; Chi phí quản lý, lợi nhuận của đơn hàng và các chi phí khác.

- Nếu giá nguyên phụ liệu là giá CIF = (Định mức nguyên phụ liệu sử dụng x % tiêuhao x giá nguyên phụ liệu) + chi phí bảo hiểm + cước vận chuyển

BUYER ELAND ITEM PANTS STYLE NO EEWH64T55A Q'TY 5,000 FOB PRICE $7.70 EX-COUNTRY CHINA FACTORY VINATEX

CONSUMPTION Q'TY AMOUNT($) PCS/PRICE

MATERIAL 48" M 0.09 450 $0.570 $256.50 OBEST VINATEX APPENDIX NO 05/OB-EM-16

FROM 10MM M 0.90 4,500 $0.015 $67.50 OBEST VINATEX APPENDIX NO 05/OB-EM-16

VIETNAM 3MM M 0.53 2,660 $0.020 $53.20 DUC PHAT VINATEX 033/DP-VNTMIENBAC/2016

$377.20 $0.075 MATERIAL 100%POLYESTER M 0.423 2,116 $0.78 $1,647.31 ELAND SHANGHAI VINATEX EN-160625-EEWH64T55A/139CTNS

FROM ZIPPER PCS 1.020 5,100 $0.25 $1,257.66 ELAND SHANGHAI VINATEX EN-160625-EEWH64T55A/139CTNS

CHINA HOOK PCS 1.020 5,100 $0.01 $68.34 ELAND SHANGHAI VINATEX EN-160625-EEWH64T55A/139CTNS

COST SHEET - CONSUMPTION SHEET

$2.68

Interlining H8775D

Interlining HDT-02

EETC64V03A PIPING CORD

TOTAL AMOUNT (VIETNAM)

TOTAL AMOUNT (CHINA)

G.TOTAL (CM+EXIM)

Bảng 6: Bảng tính giá của mã hàng Eland EEWH64T55A

 Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng

Sau khi lập được bảng tính giá, nhân viên Quản lý Đơn hàng gửi báo giá chokhách và tiếp nhận các thông tin phản hồi của khách về giá

- Nếu khách hàng chấp nhận giá đã chào thì nhân viên Quản lý Đơn hàng tiến hànhxác nhận đơn hàng và chuyển qua bước kế tiếp

- Trong trường hợp ngược lại, nếu khách hàng muốn có giá thấp hơn thì công việc củanhân viên Quản lý Đơn hàng sẽ là:

Làm lại giá theo yêu cầu của khách hàng (nếu có thể)

Làm lại giá theo yêu cầu của khách hàng (nếu có thể)

Gửi lại báo giá & điều kiện thanh toán cho khách hàng

Làm lại giá theo yêu cầu của khách hàng (nếu có thể)

Cung cấp thông tin cho khách hàng các chứng nhận về chất lượng hiện

Làm lại giá theo yêu cầu của khách hàng (nếu có thể) có của doanhnghiệp hoặc chuẩn bị nhà xưởng và hệ thống chất lượng tại nhà máy sản xuất để khách