Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp tư nhân xây dưng mỹ hà

Yêu cầu nghiên cứu Chuyên đề cần đảm bảo tuân thủ theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính và Thông tư 138/2011/TT-BTC ban hành ngày 04 th

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập và rèn luyện dưới mái trường Đại học Tây Bắc, các Thầy, các Cô đã cung cấp cho em những kiến thức và kỹ năng về ngành học mà em đang theo đuổi là ngành kế toán tổng hợp Sau một thời gian thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà, em được nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác tổ chức quản lý nói chung cũng như công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng Từ những lý luận sách vở em được học hỏi và mở mang thêm kiến thức thực tế, em đã hoàn thành khóa

luận tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà”

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các Thầy, Cô trong trường đặc biệt là Thầy,

Cô khoa kinh tế, trường Đại học Tây Bắc và đặc biệt em xin cảm ơn Cô ThS Đoàn Thanh Hải – Giảng viên khoa kinh tế đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và đóng góp

những ý kiến để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực tập, em cũng đã nhận được sự giúp đỡ quý báu của các anh, chị trong Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà, cùng sự hướng dẫn của các anh chị

kế toán tại phòng tài chính – kế toán của đơn vị Xin chân thành cảm ơn các anh, chị

đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp của mình em đã nỗ lực, cố gắng phát huy năng lực của bản thân và những kiến thức đã học Tuy nhiên không thể tránh khỏi những sai sót, do trình độ lý luận còn nhiều hạn chế, thiếu kinh nghiệm thực tiễn Vì vậy, em mong nhận được những ý kiến đóng góp của Thầy, Cô để khóa luận này được hoàn chỉnh hơn

Sinh viên

Phạm Thị Loan

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu 2

2.1 Mục đích nghiên cứu 2

2.2 Yêu cầu nghiên cứu 2

2.3 Phạm vi nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 2

3.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 2

Phương pháp thu thâp dữ liệu sơ cấp 2

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 2

3.2 Phương pháp xử lý số liệu 2

4 Cấu trúc đề tài 3

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 4

1.1 Khái quát chung về nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng 4

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu 4

1.1.1.1 Khái niệm 4

1.1.1.2 Đặc điểm 4

1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 4

1.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu 4

1.1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu 6

1.1.3 Yêu cầu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây dựng 9

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng 10

1.2 Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng 11

1.2.1 Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ 11

1.2.1.1 Chứng từ sử dụng 11

1.2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 12

1.2.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 13

1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song 13

1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 14

1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư 15

1.3 Nội dung kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng 17

1.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 18

1.3.1.1 Tài khoản sử dụng 18

1.3.1.2 Phương pháp hạch toán 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬTLIỆU TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG MỸ HÀ 25

2.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 25

2.1.1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ

Hà 25

2.1.1.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp 25

2.1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 26

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 26

2.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 28

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 28

2.1.3.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 29

2.2 Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 29

2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 29

2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 29

2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 30

2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 31

2.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 31

2.2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 31

2.2.3 Tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 32 2.3 Thực trạng công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 33

2.3.1 Chứng từ sử dụng 33

2.3.2 Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 34

2.4 Thực trạng công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 53

2.4.1 Tài khoản sử dụng 53

2.4.2 Phương pháp hạch toán, sổ và báo cáo kế toán 53

2.4.2.1 Phương pháp hạch toán 53

2.4.2.2 Sổ và báo cáo kế toán 55

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG MỸ HÀ 58

3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 58

3.1.1 Ưu điểm 58

3.1.2 Tồn tại và nguyên nhân 61

3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu……… 63

3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà 64

KẾT LUẬN 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

Biểu 01: Hóa đơn giá trị gia tăng số 154 35

Biểu 02: Phiếu nhập kho số 98 36

Biểu 03: Giấy đề nghị lĩnh vật tƣ 37

Biểu 04: Phiếu xuất kho số 59 38

Biểu 05: Hóa đơn giá trị gia tăng số 920 39

Biểu 06: Phiếu nhập kho số 99 40

Biểu 07: Hóa đơn giá trị gia tăng số 332 41

Biểu 08: Phiếu nhập kho số 100 42

Biểu 09: Giấy đề nghị lĩnh vật tƣ 43

Biểu 10: Phiếu xuất kho số 60 44

Biểu 11: Giấy đề nghị lĩnh vật tƣ 45

Biểu 12: Phiếu xuất kho số 61 46

Biểu 13: Thẻ kho Xi măng PCB 30 47

Biểu 14: Thẻ kho Gạch lát 48

Biểu 15: Sổ chi tiết Xi măng PCB 30 49

Biểu 16: Sổ chi tiết Gạch lát 50

Biểu 17: Sổ chi tiết các tài khoản 152 51

Biểu 18: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 52

Mẫu biểu 19: Sổ Nhật ký chung………52

Mẫu biểu 20: Sổ cái 57

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 14

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tết nguyên vật liệu theo phương pháp 15

đối chiếu luân chuyển 15

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư 17

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp tư nhân 27

xây dựng Mỹ Hà 27

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân 28

xây dựng Mỹ Hà 28

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Một doanh nghiệp có lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh giống nhau hay khác nhau thì muốn đứng vững, tồn tại và phát triển trên thị trường thì phải không ngừng sáng tạo, đổi mới kỹ thuật, công nghệ, quản lý kinh tế,… nhằm giảm chi phí và đem lại hiệu quả cao nhất Không những vậy, các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán.Việc tổ chức hạch toán kế toán hợp lý có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Các doanh nghiệp phải tính toán hợp lý, xác định yếu tố đầu vào sao cho kết quả đầu ra là cao nhất mà chất lượng sản phẩm (công trình) là tốt nhất.Việc xác định yếu tố đầu vào chính xác, đầy đủ

và kịp thời gian là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành

Đối với các doanh nghiệp xây dựng, chi phí xây dựng của ngành gắn liền với việc

sử dụng nguyên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công Trong quá trình xây dựng, nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất

để cấu thành nên sản phẩm (công trình) và là cơ sở cho việc hạch toán, xác định giá thành công trình hoàn thành Khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình Việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời hay không có ảnh hưởng tới tiến độ thi công xây dựng và chất lượng công trình, vì chất lượng công trình phụ thuộc vào chất lượng của nguyên vật liệu, mà chất lượng của công trình là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại và có uy tín trên thị trường Như vậy, mọi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu đều có tác động trực tiếp đến chất lượng công trình, do đó ảnh hưởng đến giá thành công trình và hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà đã ra đời với sự cạnh tranh và lớn mạnh của các doanh nghiệp xây dựng Là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, đó là xây dựng, sửa chữa các công trình nên công tác hạch toán phức tạp Do vậy, việc xác định và tách rời nguyên vật liệu phục vụ cho thi công các công trình xây dựng, việc bóc tách chi phí nguyên vật liệu giữa công trình này với công trình khác và chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sửa chữa các công trình là hết sức quan trọng Điều này đòi hỏi công tác kế toán nguyên vật liệu phải phù hợp với điều kiện và tình hình hoạt động của doanh nghiệp Và đó là một công cụ không thể thiếu để quản lý có hiệu quả, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, không phù hợp với định mức trong kế hoạch đã đề ra cho từng công trình Việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho các công trình xây dựng, đồng thời giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu, duy trì và bảo quản tốt vật tư cũng là vấn đề mà Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà phải hướng tới

Từ những nhận thức về vị trí, vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu đối với hoạt động sản xuất vật chất nói chung và quá trình xây dựng cơ bản nói riêng Vì vây, em đã đi sâu tìm hiểu nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu

và đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp

tư nhân xây dưng Mỹ Hà” làm khóa luận tốt nghiệp

2 Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu

2.2 Yêu cầu nghiên cứu

Chuyên đề cần đảm bảo tuân thủ theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính và Thông tư 138/2011/TT-BTC ban hành ngày 04 tháng 10 năm 2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp

Số liệu thu thập đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan, phản ánh đúng thực trạng hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng

Mỹ Hà

Các giải pháp được đưa ra phù hợp với thực tế, thích hợp, kịp thời và có tính khả thi cho công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà Hình thức chuyên theo đúng hướng dẫn của khoa, của trường

Về nội dung: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

3 Phương pháp nghiên cứu

3.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thâp dữ liệu sơ cấp

Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp công nhân viên, nhân viên kế toán, Ban giám đốc, nhà cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp và những người có liên quan đến nguyên vật liệu tại đơn vị

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Tiến hành thu thập cũng như nghiên cứu số liệu có sẵn trong sổ sách, bảng biểu

và các chứng từ liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán của Doanh nghiệp

Thu thập các báo cáo, tài liệu liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

3.2 Phương pháp xử lý số liệu

Phương pháp so sánh số liệu: Tiến hành so sánh số liệu thu thập được với các số

Phương pháp đối chiếu số liệu: Tiến hành đối chiếu các chứng từ gốc với sổ sách

kế toán của đơn vị để tìm hiểu và phản ánh thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu: Sau khi so sánh, đối chiếu, các số liệu

sẽ được phân tích để dễ dàng sử dụng rồi tổng hợp lại để đưa về làm dữ liệu cho chuyên đề

Các phương pháp xử lý số liệu nhằm làm rõ thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu để đánh giá và đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

4 Cấu trúc đề tài

Ngoài Mở đầu và Kết luận, Nội dung khóa luận gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG

CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG

1.1 Khái quát chung về nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu

1.1.1.1 Khái niệm

NVL là những đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc

NVL là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm (công trình), là đầu vào của quá trình xây dựng và thường gắn với doanh nghiệp xây dựng

NVL có thể tồn tại ở các dạng như:

- NVL ở dạng ban đầu, chưa chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào

- NVL ở các giai đoạn sản xuất khác nhau: NVL là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm để tiếp tục đưa vào sản xuất, chế tạo

1.1.1.2 Đặc điểm

- Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị NVL được chuyển hóa một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

- Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh,

do vậy quá trình quản lý hạch toán NVL ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới giá thành công trình hoàn thành

- NVL được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, được cấp vốn, được biếu tặng, viện trợ…NVL mua ngoài thường ít nhập kho, chủ yếu xuất thẳng ra chân công trình phục vụ thi công xây dựng

- NVL cũng có thể được chuyển hóa giữa các công trình

- NVL dễ bị hư hỏng, mất mát do bị ảnh hưởng của điều kiện môi trường bên ngoài như: nắng, mưa, độ ẩm, nhiệt độ

- Các loại NVL đa dạng, phong phú nên để quản lý tốt thì phải xây dựng được các danh điểm cụ thể đối với từng NVL

- Mỗi NVL đều có đặc tính lý, hóa khác nhau, điều kiện bảo quản khác nhau, do

đó cần xây dựng được định mức tồn kho phù hợp với từng NVL

Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp

1.1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

NVL sử dụng trong các doanh nghiệp xây dựng gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai

NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL Có nhiều cách để phân loại NVL như là:

* Căn cứ vào vai trò NVL trong giá thành công trình

- NVL chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, đó là những NVL khi tham gia vào quá trình xây dựng nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm xây dựng NVL chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình xây dựng

Ví dụ: sắt, thép, gạch, xi măng… trong quá trình xây dựng công trình

- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình xây dựng, là những loại NVL khi tham gia vào quá trình xây dựng không cấu thành thực thể chính của sản phẩm, mà nó được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao chất lượng công trình, tăng thời gian sử dụng, đồng thời tạo điều kiện cho quá trình xây dựng các công trình được thực hiện một cách bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, nhu cầu quản lý, phục vụ cho quá trình lao động

Ví dụ: các loại phụ gia bê tông như Placc – 02A… hay vật liệu được sử dụng trong việc sửa chữa, tu tạo và xây dựng công trình

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng hoặc tạo ra năng lượng cho quá trình xây dựng, tạo điều kiện cho quá trình xây dựng các công trình được diễn ra một cách bình thường Nhiên liệu có thể ở thể lỏng, khí, rắn dùng cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện máy móc và thiết bị hoạt động Nhiên liệu trong doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản

lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường

- NVL dùng trực tiếp cho xây dựng công trình

- NVL dùng cho các tổ đội thi công, vận tải…

* Căn cứ theo quyền sở hữu:

- NVL tự có

- NVL nhận gia công, chế biến hay giữ hộ

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, nắm bắt tình hình hiện có của NVL để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ NVL phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp

1.1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

* Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của NVL ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định Khi đánh giá NVL phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc giá gốc (theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho): NVL phải được đánh giá theo giá gốc, tức là chi phí thực tế của doanh nghiệp bỏ ra để có được những NVL tại thời điểm đánh giá Giá gốc hay còn gọi là trị giá vốn thực tế của NVL bao gồm giá mua, chi phí thu mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được NVL tại thời điểm và trạng thái hiện tại

- Nguyên tắc thận trọng: NVL phải được tính theo giá gốc, nhưng trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá trị gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Thực hiện theo nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá NVL phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó thống nhất trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó

* Đánh giá nguyên vật liệu

- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Tính giá NVL về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL được tính theo giá thực tế (giá gốc) Giá thực tế NVL nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập

+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài

Giá thực tế

NVL

nhập kho

= Giá mua trên hóa đơn +

Chi phí thu mua +

Thuế NK, thuế TTĐB (nếu có)

-

Chiết khấu thương mai giảm giá hàng mua

Trong đó:

Giá mua trên hóa đơn là giá chưa thuế giá trị gia tăng nếu doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ Là giá có thuế nếu doanh nghiệp áp dụng theo phương

Chi phí thu mua gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi, tiền công tác phí của nhân viên thu mua và các khoản hao hụt trong định mức…

+ Đối với NVL tự gia công, chế biến

Giá thực tế NVL

Giá thực tế NVL xuất gia công chế biến + Chi phí chế biến + Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến

Giá thực tế NVL nhập kho =

Giá thực tế NVL xuất thuê gia công chế biến

+ Chi phí có

liên quan Trong đó, chi phí liên quan như chi phí thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ NVL đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp

+ Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh

+ Đối với NVL được nhà nước cấp, được tài trợ, viện trợ

Giá NVL nhập kho tính theo giá thị trường hoặc do hội đồng đánh giá

+ Đối với phế liệu thu hồi

- Tính giá NVL xuất kho

NVL trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho từ nhiều nguồn gốc khác nhau,

do vậy giá thực tế của từng đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau Nên khi xuất kho, kế toán phải tính chính xác, xác định được giá thực tế xuất kho theo phương pháp tính giá xuất kho cụ thể đã áp dụng cho cả niên độ kế toán Để tính giá thực tế của NVL xuất kho các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: + Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì sẽ xuất trước, xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá trị thực tế của NVL mua trước

sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trước và như vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng Tóm lại, lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

Ưu điểm: Cho phép kế toán có thể tính trị giá NVL xuất kho kịp thời

Nhược điểm: Phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều thời gian, công sức Ngoài ra, phương

pháp này còn làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ánh kịp thời với giá thị trường của NVL

Điều kiện áp dụng: chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL,

số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

+ Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO)

Ngược với phương pháp nhập trước – xuất trước, phương pháp này giả định NVL nhập kho sau cùng tính đến thời điểm xuất sẽ xuất kho trước, đơn giá xuất tính đúng bằng đơn giá nhập Do đó, giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế của số NVL mua vào tại thời điểm đầu tiên

Ưu điểm: Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời Sử dụng phương pháp này giúp cho doanh nghiệp phản ánh kịp thời với biến động của giá cả thị trường

Nhược điểm: Phương pháp này có nhược điểm là phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức

Điều kiện áp dụng: chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL,

số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

+ Phương pháp giá thực tế bình quân

Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL giá thực tế NVL tồn đầu

kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL Căn

cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ và được tính theo công thức:

Cách 1: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Đơn giá bình quân

=

Số lượng NVL tồn đầu kỳ +

Số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng trường hợp biến động giá cả thì mức độ chính xác không cao Công việc tính giá dồn lại vào cuối tháng nên

tính giá này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh ít chủng loại NVL

Cách 3: Giá đơn vị bình quân mỗi lần nhập

Đơn giá bình quân

sau mỗi lần nhập

(bình quân liên hoàn)

Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập

=

Số lượng NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục đươc nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa tính đến tính chính xác vừa cập nhật kịp thời thông tin kế toán Nhược điểm của phương pháp này là tốn công sức, tính toán phức tạp

+ Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này, toàn bộ NVL biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế toán hoặc một giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính được hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ theo công thức:

Hệ số giá

NVL

Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ +

Giá thực tế NVL nhập trong kỳ

=

Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ +

Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Sau đó tính NVL xuất dùng trong kỳ theo công thức:

Giá thực tế NVL

xuất dùng trong kỳ =

Giá hạch toán NVL xuất trong kỳ x

Hệ số giá NVL

Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao

Như vậy, mỗi phương pháp tính giá xuất kho NVL nêu trên đều có nội dung, ưu, nhược điểm và những điều kiện vận dụng phù hợp nhất định Do vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ kế toán của các nhân viên kế toán để lựa chọn và đăng ký những phương pháp kế toán tính giá phù hợp

1.1.3 Yêu cầu tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp xây dựng

Việc sử dụng NVL một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng Công tác quản lý NVL là nhiệm vụ của tất cả mọi người trong doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao nhất mà hao phí lại thấp nhất nhất Công việc hạch toán NVL ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết phải hạch toán chính xác NVL sử dụng cho từng loại công trình, hạng mục công trình cụ thể Do đó, yêu cầu đặt ra trong quản lý

NVL là:

Quản lý chặt chẽ NVL ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và

sử dụng Đây là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Trong khâu thu mua NVL: Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm NVL Hệ thống danh điểm và số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua NVL: về khối lượng (số lượng), quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Bộ phận Kế hoạch cần xây dựng được dự toán công trình về chủng loại, số lượng, quy cách, giá cả của từng loại NVL cần sử dụng Mặc khác phải dự toán được biến động về cung cầu, giá cả trên thị trường để đề ra biện pháp thích hợp về thu mua NVL

+ Bộ phận Kế toán – Tài chính dựa vào dự toán được lập từ bộ phận Kế hoạch

mà có những quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời gian cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ NVL về nhập kho hay ra chân công trình

+ Đồng thời thông qua hạch toán NVL, cần kiểm tra lại giá mua, các chi phí thu mua liên quan tới NVL (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi…) và tình hình thực hiện hợp đồng của người cung ứng NVL, người vận chuyển

- Trong khâu bảo quản NVL:

Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hỏng, hao hụt và mất mát thì doanh nghiệp cần phải tổ chức kho tàng, bến bãi để bảo quản NVL tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt Cần phải đảm bảo đúng chế độ bảo quản phù hợp với từng NVL, tránh tình trạng sử dụng NVL kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt

- Trong khâu sử dụng NVL

Cần phải tổ chức việc ghi chép phản ánh tình hình xuất NVL đúng trong thi công xây dựng Phải thực hiện theo đúng các định mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng NVL là hợp lý và tiết kiệm Ngoài ra, định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng NVL nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm NVL

1.1.4 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng

Hạch toán NVL thời nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho quá trình quản lý, để từ

quản lý và hạch toán tốt góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh và ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, tham ô, làm thất thoát tài sản của doanh nghiệp

Kế toán là một công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế, vì thế để đáp ứng một cách khoa học, hợp lý và xuất phát từ đặc điểm của NVL, từ yêu cầu quản lý NVL, từ chức năng của kế toán NVL trong các doanh nghiệp xây lắp thì kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức ghi ghép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL cả về mặt giá trị và hiện vật

+ Tính toán, tập hợp và phản ánh đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành), tính giá thành thực tế NVL đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng theo yêu cầu của quá trình thi công xây lắp

+ Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí cho từng công trình xây dựng cụ thể

+ Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán NVL, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL (từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ), mở đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân

+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL nhằm phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Đồng thời, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp NVL một cách đầy đủ, kịp thời

+ Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL thực tế đưa vào sử dụng

và tiêu hao trong quá trình thi công xây lắp

1.2 Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây dựng

Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và kế toán trên cở

sở chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình cở

sở chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình

biến động từng loại, từng nhóm NVL về số lượng và giá trị

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 – VT)

- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 – VT)

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07 – VT)

- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01GTKT – 3LL)

- Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02GTKT – 3LL)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03PXK – 3LL)

- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (Mẫu 04/GTGT)

Mỗi chứng từ kế toán phải được tổ chức, luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh,

1.2.1.2 Trình tự luân chuyển chứng từ

Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng của đơn vị quy định Tất cả chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc chuyển từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ máy kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán phải kiểm tra những chứng

từ đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh thấy đúng thì mới dùng chứng từ đó để ghi sổ

kế toán Các chứng từ sau khi ghi sổ kế toán thì được lưu trữ, bảo quản Hết thời hạn lưu trữ chứng từ theo quy định thì sẽ làm biên bản hủy chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ gồm các bước:

- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra chứng từ kế toán

- Ghi sổ kế toán

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

* Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho

Bộ phận cung ứng dựa trên kế hoạch sản xuất để lập kế hoạch thu mua NVL Nhân viên bộ phận cung ứng sẽ lập danh sách các loại NVL cần mua, liên hệ với nhà cung cấp mua hàng về để đáp ứng sản xuất và dự trữ trong kỳ của doanh nghiệp

Chứng từ ban đầu của quá trình nhập kho là hóa đơn bán hàng mà nhà cung cấp lập Số liệu trên hóa đơn bán hàng là cơ sở để vào phiếu nhập và các sổ sách có liên quan

Bộ phận cung ứng cùng với cán bộ kĩ thuật tiến hành kiểm nghiệm NVL Nếu NVL đã đạt được những tiêu chuẩn kĩ thuật và đúng với các số liệu ghi trên hóa đơn thì được nhập kho

Phiếu nhập kho dùng để xác định số lượng, quy cách, giá trị NVL thực tế nhập kho và làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và ghi vào các bảng, sổ kế toán có liên quan Phiếu nhập kho được lập dựa trên mẫu 01-VT do Bộ Tài chính ban hàng Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập thành 3 liên Sau khi nhập kho thủ kho ghi số

vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán Ba liên của phiếu nhập kho được lưu giữ như sau:

Liên 1: Lưu tại quyển gốc

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ, định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ

Liên 3: Dùng để thanh toán tiền hàng với người bán

* Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho

Phiếu xuất kho do bộ phận có nhu cầu sử dụng NVL viết giấy đề nghị lĩnh vật tư Trên cơ sở đó bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho dùng để theo dõi số lượng NVL xuất kho cho các bộ phận trong đơn vị sử dụng, làm căn cứ để ghi thẻ kho, hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư Phiếu xuất kho được lập cho một hay nhiều loại NVL cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (bằng cách viết than, viết một lần) Sau khi lập phiếu xong, người phụ trách bộ phận sử dụng

và bộ phận cung ứng ký và ghi rõ họ tên

Người xin lĩnh vật tư cầm phiếu xuống kho để lĩnh Sau khi xuất kho, thủ kho ghi

số lượng thực xuất của từng thứ vào phiếu xuất kho và người nhận hàng kí nhận, ghi

rõ họ tên vào phiếu xuất, căn cứ vào đó để ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán Ba liên của phiếu xuất kho được luân chuyển như sau:

Liên 1: Lưu tại quyển phiếu xuất kho

Liên 2: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho sau đó cuối ngày hoặc định kỳ chuyển cho

bộ phận kế toán để ghi giá và và ghi sổ kế toán

Liên 3: Người nhận giữ lại để ghi sổ kế toán và bộ phận sử dụng

1.2.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng lớn, đòi hỏi phản ánh tình hình biến động NVL cả về số lượng và giá trị theo từng danh điểm NVL theo từng kho Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết NVL theo một trong ba phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư

1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song

* Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có

ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế

* Nội dung:

- Tại kho: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm NVL về mặt lượng Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính phù hợp, hợp pháp của từng chứng từ rồi ghi vào sổ, thẻ kho của từng mặt hàng theo từng danh điểm vật liệu số thực nhập, thực xuất và xác định số tồn kho sau mỗi chứng từ Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho

Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và tồn cuối kỳ của từng loại NVL trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư

- Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết nguyên vật liệu phản ánh sự thay đổi nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về cả hiện vật và giá trị

Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu

do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu

Cuối kỳ, kế toán thực hiện cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại NVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng Dựa trên các sổ kế toán chi tiết NVL, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn NVL

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

\

Chú giải

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Đối chiếu, kiểm tra

* Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp thẻ song song:

- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm vật tư một cách chính xác, nhanh chóng

- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho với kế toán còn trùng lặp nhiều về chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng

1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Điều kiện áp dụng: Phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất ít, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên

kế toán chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày

Sổ kế toán chi tiết

TK 152

Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho

Để có số liệu ghi vào sổ đối chuyến luân chuyển, kế toán lập bảng kê nhập – xuất NVL trên cơ sở các chứng từ nhập – xuất định kỳ do thủ kho gửi Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị

Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển ở cột “luân chuyển” và tính ra số tồn cuối tháng

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tết nguyên vật liệu theo phương pháp

đối chiếu luân chuyển

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

* Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp đối chiếu luân chuyển

-Ưu điểm: Tiết kiệm được công lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song song, giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng

-Nhược điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn trùng lặp với thủ kho về mặt số lượng, việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng giữa thủ kho và phòng kế toán do

đó hạn chế chức năng kế toán, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác

1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư

* Điều kiện áp dụng: Phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều điểm vật tư, số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của đơn vị phải có trình độ chuyên môn cao

Thẻ kho

Phiếu nhập kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp

Phiếu xuất kho

kế toán để kiểm tra rồi tính ra thành tiền

- Tại phòng kế toán:

Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ký xác nhận số lƣợng tồn tại từng thời điểm trên thẻ kho Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra chứng từ có liên quan, tổng hợp giá trị NVL theo từng nhóm NVL ghi vào bảng lũy kế nhập, lũy kế xuất Căn cứ vào bảng lũy kế nhập, bảng lũy kế xuất lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL đồng thời tính ra giá trị của từng nhóm NVL tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Cùng với việc ghi nhận sổ do thủ kho chuyển đến, kế toán tính giá hạch toán tƣ̀ ng loại, từng nhóm NVL tồn kho và ghi vào sổ số dƣ theo chỉ tiêu giá trị của từng danh điểm NVL phù hợp

Cuối tháng, căn cứ vào đơn giá để ghi vào cột số tiền trên sổ số dƣ Đối chiếu số liệu ở cột tiền trên sổ số dƣ với số liệu ở cột tồn cuối kỳ trên bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp Số liệu nhập kho, xuất kho phải khớp đúng với nhau

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư

Chú giải:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

* Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp sổ số dư

- Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết NVL chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm NVL, tránh việc trùng lặp với thủ kho, tiết kiệm được thời gian thực hiện công tác kế toán Công việc kế toán được tiến hành đều trong tháng

- Nhược điểm: khó thấy được sự biến động của từng danh điểm, từng loại NVL Hơn nữa, khi kiểm tra đối chiếu không khớp nhau, khó khăn trong việc kiểm tra và tìm hiểu được nguyên nhân để phát hiện sai sót và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của kế toán phải cao

1.3 Nội dung kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng

Hạch toán tổng hợp NVL là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ tổng hợp NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên Đối với doanh nghiệp xây dựng thì kế toán tổng hợp NVL áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp này thì kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL trên tài khoản hàng tồn kho Việc xác định giá trị NVL xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào

Phiếu giao nhận

chứng từ nhập

Bảng lũy kế xuất

Bảng lũy kế

nhập

Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

Sổ kế toán tổng hợp

các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán

1.3.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán

Áp dụng phương pháp này thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hóa Sử dụng phương pháp này thường cho kết quả cao, thông tin chính xác và được áp dụng phổ biến Tuy nhiên, doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa thường xuyên biến động, mặt hàng có giá trị thấp thì áp dụng phương pháp này sẽ mất nhiều công sức

Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán Về nguyên tắc, số hàng tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

1.3.1.1 Tài khoản sử dụng

Kế toán chủ yếu dùng tài khoản hàng tồn kho, tiền mặt và một số tài khoản công

nợ khác Tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho là TK 151, TK 152

* Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”

- Nội dung: Tài khoản 152 được dùng để theo dõi giá gốc của toàn bộ NVL hiện

có, tình hình bi ến đô ̣ng NVL qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết cho từng loại, nhóm… tùy theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

- Kết cấu của tài khoản như sau:

Bên Nợ:

+ Giá trị thực tế của NVL nhập kho

+ Giá trị của NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

+ Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho

Bên Có:

+ Giá trị thực tế của NVL xuất kho

+ Giá trị NVL trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, chiết khấu thương mại

+ Giá trị NVL thiếu hụt khi kiểm kê

Dư Nợ:

Giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ

- Trên thực tế kế toán có thể mở thêm các TK chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:

+ TK 1521: NVL chính

+ TK 1522: Vật liệu phụ

+ TK 1523: Nhiên liệu

+ TK 1524: Phụ tùng thay thế

+ TK 1528: Vật liệu khác

* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”

- Nội dung: Phản ánh trị giá NVL mà doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sử hữu của doanh nghiệp nhưng cuối kỳ hàng chưa về nhập kho

- Kết cấu cấu tài khoản như sau:

Giá trị hàng mua đang đi đường cuối kỳ chưa về nhập kho của đơn vị

* Ngoài ra, kế toán còn sử dụng thêm một số tài khoản khác như:

+ Tài khoản 111: Tiền mặt

+ Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng

+ Tài khoản 131: phải thu của khách hàng

+ Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ

+ Tài khoản 331: Phải trả người bán

Kế toán đơn vị căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 141: Tổng giá thanh toán

Có TK 331 (chi tiết từng nhà cung cấp)

Trường hợp 2: NVL về nhưng cuối kỳ hóa đơn chưa về

Nếu cuối kỳ hóa đơn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá tạm tính

Có TK 331 (chi tiết): Giá tạm tính

Sang kỳ sau, khi hóa đơn về thì tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng các cách sau:

+ Cách 1: Xóa bút toán đã ghi theo giá tạm tính bằng cách ghi âm bút toán đó, đồng thời căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Ghi âm

Có TK 331 (chi tiết): Ghi âm

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá thực tế chưa có thế GTGT

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có Tk 331 (chi tiết): Tổng giá thanh toán

+ Cách 2: Ghi phần chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế:

Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính thì ghi bổ sung:

Nợ TK 152(chi tiết): Phần bổ sung

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Phần phải trả bổ sung

Nếu giá thực tế nhỏ hơn giá tạm tính thì cách ghi âm để điều chỉnh giá:

Nợ TK 152(chi tiết): Ghi số âm

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: Ghi số âm

Trường hợp 3: Hóa đơn về nhưng NVL chưa về

Nếu cuối kỳ NVL vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán thì kế toán ghi:

Nợ TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán

Sang kỳ sau, khi NVL về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): NVL nhập kho

Có TK 151: Giá mua chưa có thuế của NVL

Trường hợp 4: Nhập khẩu NVL

Đối với NVL nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá mua tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế nhập khẩu phải nộp cho Ngân sách nhà nước

+ Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Nợ TK 152: Giá CIF + thuế nhập khẩu

Có TK 111, 112, 331 Giá CIF

Có TK 333(3): Thuế nhập khẩu

+ Đồng thời phản ánh thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu

Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ

Các chi phí liên quan đến việc mua NVL được tính vào giá nguyên vật liệu:

TK 152: Chi phí mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán

(2) Trường hợp tăng do nhập kho NVL tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến,

kế toán ghi:

Nợ TK 152: NVL

Có TK 154 (chi tiết): Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

(3) Trường hợp tăng do nhận vốn góp liên doanh, được cấp phát, biếu tặng kế toán ghi:

Nợ TK 152: NVL

Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

(4) Trường hợp tăng do thu hồi vốn góp liên doanh, kế toán ghi:

Có TK 152 (chi tiết): Theo giá thực tế xuất kho

(2) Xuất kho góp vốn liên doanh

Nợ TK 221 : Theo giá của hội đồng đánh giá

Nợ TK 811: Chênh lệch đánh giá giảm NVL

Có TK 152: Giá xuất kho theo sổ kế toán

Có TK 711: Phần trăm góp vốn của doanh nghiệp khác

Có TK 338(7): Phần trăm vốn góp của doanh nghiêp mình

(3) Xuất trả lại lại vốn góp đấu tư bằng NVL

Nợ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

Có TK 152: NVL

(4) Xuất kho NVL thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào giá thực tế xuất kho,

kế toán ghi:

Nợ TK 154 (chi tiết liên quan): Giá thực tế xuất kho

Có TK 152: Giá thực tế xuất kho

(5) Kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý:

(7) NVL giảm do đánh giá lại, căn cứ vào số chênh lệch giảm, ghi:

Một số nghiệp vụ khác phương pháp khấu trừ

+ Khi mua NVL, kế toán phản ánh giá trị NVL theo giá mua thực tế gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua có thuế GTGT

Nợ TK 151: Giá mua có thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331 Tổng giá thanh toán

+ Đối với NVL nhập khẩu, kế toán phản ánh giá trị thực tế của NVL nhập khẩu bao gồm tổng số tiền thực tế mua ghi:

Nợ TK 152: Giá trị thực tế

Có TK 333(3): Thuế xuất, nhập khẩu

Có TK 333(2): Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp

1.3.2 Hệ thống sổ và báo cáo kế toán

Hệ thống sổ và báo cáo kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp nhất định

Hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán, trình tự và phương pháp ghi chép cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kế toán

Chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngay 20 tháng 03 năm 2006 hoặc theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày

14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán Tùy theo đặc điểm, tình hình hoạt động của các doanh nghiệp mà có thể vận dụng hính thức sổ kế toán một cách phù hợp

*Hình thức ghi sổ Nhật kí chung

Điều kiện vận dụng: Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, loại hình giản

đơn, trình độ cán bộ quản lý và kế toán khá, dễ vận dụng tin học

Đặc trưng của hình thức sổ Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính

phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo

vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau :

ký sổ cái là các chứng từ kế toán cùng loại hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng

- Doanh nghiệp có quy mô lớn

- Đội ngũ nhân viên kế toán và quản lý có trình độ cao

- Doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công là chủ yếu

Đặc trƣng cơ bản của hình thức Nhật ký - Chứng từ: Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ Kết hợp chặt chẽ với việc ghi chép các nghiệp kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký chứng từ: 10 Nhật ký - Chứng từ

- Bảng kê: 10 Bảng kê (1 đến 11, không có Bảng kê số 7)

- Sổ Cái: Mở cho cả năm chi tiết thành 12 tháng Số phát sinh có của tài khoản phản ánh trên Sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký - Chứng từ ghi Có tài khoản đó Số phát sinh Nợ đối ứng với các tài khoản đƣợc lấy từ các Nhật ký - Chứng từ liên quan

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

* Hình thức Chứng từ ghi sổ

Điều kiện vận dụng: Thích hợp với mọi loại hình quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh và kết cấu đơn giản nên phù hợp với cả điều kiện lao động kế toán thủ công và

kế toán máy

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi

sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ tổng hợp gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh

số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ), phải có chứng từ kế toán đi kèm và được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Mỗi chứng từ gốc phải được ghi một chứng từ ghi sổ và chỉ một mà thôi

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ Cái

* Hình thức trên máy vi tính

Điều kiện vận dụng: Mọi loại hình doanh nghiệp

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm

kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬTLIỆU

TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG MỸ HÀ

2.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

2.1.1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

2.1.1.1 Giới thiệu chung về Doanh nghiệp

- Tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

- Vốn đầu tư ban đầu: 5.000.000.000 đồng

- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân, mã số DN:

5500256802 - do phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La cấp

- Người đại diện pháp luật: Bà: Vũ Thị Hà – Chức danh: Giám đốc Doanh nghiệp

Chỗ ở hiện nay: Tổ 8, thị trấn Sông Mã, huyện Sông Mã, Thành phố Sơn La,

Tỉnh Sơn La, Việt Nam

*Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà là một pháp nhân kinh doanh theo quy định của luật pháp Việt Nam: Có con dấu riêng, độc lập về tài sản, có tài khoản riêng tại Ngân hàng, có cơ cấu tổ chức bộ máy chặt chẽ Doanh nghiệp tư nhân xây dựng

Mỹ Hà tự chịu trách nhiệm đối với các vấn đề tài chính, kinh doanh và xây dựng của mình

* Lĩnh vực kinh doanh:

Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp hết sức đa dạng Ngoài việc xây dựng nhà cửa, công trình đường bộ, công trình thủy lợi, lắp đặt hệ thống điện…mà Doanh nghiệp còn sản xuất giống thủy sản, bán buôn bán lẻ vật liệu thiết bị khác trong xây dựng

2.1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng

Mỹ Hà

Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cùng với tốc độ phát triển đô thị diễn ra một cách nhanh chóng, nhu cầu xây dựng hạ tầng là rất lớn và ngành xây dựng là một trong những ngành chiếm vị trí quan trọng trong sự nghiệp phát triển đất nước Để đáp ứng nhu cầu xây dựng dân dựng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cơ

sở hạ tầng,… thì hàng loạt các đơn vị xây dựng ra đời, trong đó có Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với mã số doanh nghiệp 5500256802 do Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La cấp lần đầu ngày 20 tháng 05 năm 2005 Đăng ký thay đổi lần thứ 1 vào ngày 21 tháng 09 năm 2012 với mã số doanh nghiệp 5600153247 của Phòng Đăng ký Kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn

La

Những năm gần đây, Doanh nghiệp đã và đang nhận thầu nhiều công trình có giá trị trên địa bàn hoạt động Với các công trình đã hoàn thành như: Bệnh viện đa khoa Sốp Cộp (gói thầu số 04); cầu treo qua suối Nậm và bản Mường Nưa II xã Mường Lầm, huyện Sông Mã; Trụ sở ủy ban nhân dân xã Dồm Cang, huyện Sốp Cộp; Sửa chữa thủy lợi Nà phòng và Nà Lìu xã Nà Nghịu, huyện Sông Mã; Sửa chữa kí túc xá trường Phổ thông dân tộc nội trú huyện Sông Mã,… Đến cuối năm 2014 đầu năm

2015, Công ty đang thi công tiếp các công trình:

Trung tâm văn hóa huyện Sốp Cộp

Thủy lợi bản Nà Tẩu II xã Đứa Mòn, huyện Sông Mã

Thủy lợi bản Chu Vai xã Nậm Mằn, huyện Sông Mã

Thủy lợi bản Co Đứa, xã Mường Và, huyện Sốp Cộp

Sửa chữa trường trung học phổ thông Chiềng Khương, huyện Sông Mã

Cùng với các dự án khác, các công trình sửa chữa cùng hoạt động tư vấn thiết kế khác

Từ một doanh nghiệp vừa và nhỏ, qua nhiều năm hoạt động cùng với sự đóng góp của các nhân viên, tổ đội thi công, Doanh nghiệp đã phát triển và tạo được chỗ đứng cho riêng mình trên địa bàn huyện Sông Mã và các khu vực lân cận

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà được tổ chức và hoạt động tuân thủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và chịu sự quản lý của Chi cục thuế huyện Sông Mã Đây là doanh nghiệp xây dựng, với đặc điểm chủ yếu của hoạt động xây dựng cơ bản

là không có địa điểm sản xuất kinh doanh cố định mà thường xuyên phải di chuyển địa điểm theo công trình thi công, cho nên cơ cấu tổ chức bộ máy của Doanh nghiệp được

tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng Do đó tạo được mô hình tổ chức quản lý gọn nhẹ, khoa học Bộ máy quản lý của Doanh nghiệp được chia thành nhiều phòng, ban riêng và mỗi phòng, ban có chức năng và nhiệm vụ cụ thể, đồng thời cũng phối hợp và hỗ trợ nhau tạo nên một sự hoạt động thống nhất trong tổ chức

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp tư nhân

xây dựng Mỹ Hà

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)

Thông qua sơ đồ 1.1, bộ máy quản lý của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ

Hà có chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Giám đốc: là người quản lý cao nhất của đơn vị và là người trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi mặt

- Phó giám đốc: Là người giúp Giám đốc theo dõi, giám sát hoạt động trong Doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của Doanh nghiệp dựa trên quyền quyết định cụ thể

- Phòng Kế hoạch: Tham mưu cho Giám đốc về công tác kế hoạch và chiến lược phát triển của Doanh nghiệp, công tác đầu tư và quản lý dự án đầu tư, tổ chức hệ thống thông tin kinh tế, công tác quản lý kinh tế, công tác quản lý kỹ thuật của Doanh nghiệp

và tham mưu cho Giám đốc về nghiệp vụ kinh doanh

- Phòng Tổ chức – Hành chính: Mở sổ ghi chép các văn bản, lưu trữ và bảo quản các công văn đến, đi và phối hợp với phòng kỹ thuật làm hồ sơ thầu, thực hiện tốt chức năng tổ chức nhân sự nhằm phục vụ cho các phòng, ban một cách hiệu quả

KẾ TOÁN

ĐỘI THI CÔNG

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG

TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

- Phòng Kế toán – Tài chính: quản lý về mặt tài chính, đối chiếu kiểm tra với tình hình thực hiện chí phí – lợi nhuận

- Phòng Kỹ thuật: Tổ chức chỉ huy, giám sát, kiểm tra tiến độ, kỹ thuật thi công, được quyền quyết định đình chỉ thi công khi thấy chất lượng công trình không đảm bảo

- Tổ đội thi công xây dựng: Thực hiện thi công các công trình xây dựng cũng như hạng mục công trình thuộc dự án đã trúng thầu, đồng thời tiến hành nghiệm thu khối lượng công trình đã hoàn thành

* Mối quan hệ giữa các phòng, ban trong Doanh nghiệp

Các phòng ban chức năng chủ động giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn được phân công Khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực phòng ban khác, thì các phòng ban còn lại chủ động phối hợp, các phòng ban liên quan

có trách nhiệm hợp tác, trường hợp có ý kiến khác thì phải báo cáo Giám đốc Doanh nghiệp xem xét giải quyết theo quy chế làm việc của Doanh nghiệp

* Nhận xét:

Doanh nghiệp có bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, linh hoạt mà hiệu quả Điều này giúp Doanh nghiệp có thể xử lý các tình huống nhanh hơn, tạo ra nhiều cơ hội cho đơn

vị

2.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng

Mỹ Hà

Cùng với sự hoàn thiện bộ máy quản lý trong Doanh nghiệp thì bộ máy kế toán cũng được tổ chức toàn diện, đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm phục vụ tốt hơn trong công tác kế toán Mặc dù Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, Doanh nghiệp tổ chức hạch toán kế toán theo mô hình kế toán tập trung tại phòng kế toán tài chính

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân

xây dựng Mỹ Hà

(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính)

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN THANH TOÁN

KẾ TOÁN

VẬT TƯ

Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà tổ chức hạch toán kế toán theo mô hình

kế toán tập trung tại phòng Kế toán - Tài chính Bộ máy kế toán của Doanh nghiệp bao gồm kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán thanh toán và thủ quỹ Theo đó, công việc kế toán của doanh nghiệp gồm: Phân loại, kiểm tra chứng từ, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, thực hiện việc ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phản ánh kịp thời thông tin kế toán Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán:

- Căn cứ lập kế hoạch, lập báo cáo tài chính

- Căn cứ trên bảng lương, bảng chấm công tính ra thanh toán lương cho công nhân viên gián tiếp và công nhân trực tiếp thi công xây dựng

- Thanh toán các các khoản nợ, thanh toán để nộp trả Ngân sách nhà nước…

2.1.3.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của Doanh nghiệp tư nhân xây dựng

Phương pháp xác định giá vật tư xuất kho: Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

2.2 Tình hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

2.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

Là một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, chủ yếu là xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp… và sửa chữa các công trình Sản phẩm này có giá trị và quy mô lớn, kết cấu phức tạp, trong đó tổng chi phí cấu thành nên sản phẩm thì NVL chiếm tỷ trọng lớn NVL sử dụng trong xây dựng với số lượng lớn và nhiều chủng loại khác nhau, có một số đặc điểm chính sau:

- Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh (khoảng 60% – 70%), do vậy quá trình quản lý hạch toán NVL ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của Doanh nghiệp và ảnh hưởng tới giá thành công trình hoàn thành

- NVL được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, được cấp vốn, được biếu tặng, viện trợ…NVL mua ngoài thường ít nhập kho, chủ yếu xuất thẳng ra chân công trình phục vụ thi công xây dựng

- NVL của Doanh nghiệp khi mua về:

+ Đối với những NVL có kích thước nhỏ, gọn hoặc được bảo quản trong bao bì như: xi măng, gạch lát, đinh, thép cuộn, đinh… thì Doanh nghiệp nhập kho

+ Đối với những NVL như cát, đất, đá, gạch xây… thì khi mua về Doanh nghiệp không nhập kho mà chuyển thẳng ra chân công trình để phục vụ cho thi công xây dựng, dó đó có thể giảm được chi phí vận chuyển của số NVL này

- NVL cũng có thể được chuyển hóa giữa các công trình

- NVL dễ bị hư hỏng, mất mát do bị ảnh hưởng của điều kiện môi trường bên ngoài như: nắng, mưa, độ ẩm, nhiệt độ

- Các loại NVL của Doanh nghiệp không đồng nhất, cồng kềnh, khối lượng lớn, NVL thì có nhiều loại khác nhau, nguồn cung cấp đa dạng tùy thuộc vào từng công trình được thi công

- Các loại NVL của Doanh nghiệp thì đa dạng, phong phú nên để quản lý tốt thì phải xây dựng được các danh điểm cụ thể đối với từng NVL

- Mỗi NVL đều có đặc tính lý, hóa khác nhau, điều kiện bảo quản khác nhau, do

đó cần xây dựng được định mức tồn kho phù hợp với từng NVL

Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp

Để đảm bảo tiến độ xây dựng, NVL cần phải được cung cấp một cách kịp thời đảm bảo về mặt số lượng và chất lượng, thỏa mãn cho nhu cầu cho thi công các công trình Kế toán NVL phải cung cấp được thông tin một cách kịp thời, có hệ thống để phục cho quản trị Doanh nghiệp, cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu cũng như công tác tính giá thành sản phẩm

2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

NVL trong doanh nghiệp xây dựng nói chung và NVL trong Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà nói riêng thì rất đa dạng và phong phú về chủng loại, số lượng

Vì vậy để quản lý và hạch toán chính xác thì phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học, hợp lý NVL trong Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà được phân loại như sau:

- NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như: đá các loại, xi măng, cát vàng, cát đen, gạch ngói, cấu kiện bê tông, sắt, thép, ống nhựa các loại…

+ Đá bao gồm: đá hộc, đá mạt, đá 1x2, đá 4x6… mỗi loại đá có công dụng khác nhau trong quá trình thi công xây dựng

+ Thép bao gồm: thép tròn, thép tấm, thép hình…

- NVL phụ: Có tác dụng trong quá trình thi công các công trình cùng với NVL chính tạo thành sản phẩm hoàn thành và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường bao gồm: đinh 5, đinh 1x2, cột tre, phụ gia, bê tông, sơn, …

- Nhiên liệu: Dùng để cung cấp cho xe v ận chuyển NVL, như: xăng, dầu phụ, dầu mỡ bôi trơn…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: giàn giáo, lưới sang, máy trộn bê tông, cát sỏi…

- Phế liệu bao gồm: gỗ, các vật liệu hỏng, thép rỉ đã hết giá trị sử dụng

2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

2.2.2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà tính giá NVL nhập kho theo giá thực tế, NVL chủ yếu là do mua ngoài, với số lượng lớn, giá trị cao nên việc mua thường theo hợp đồng dưới sự kiểm tra, theo dõi, giám sát trực tiếp của bộ phận cung ứng, bộ phận

kế toán Doanh nghiệp, giá NVL nhập kho được tính theo giá trên hợp đồng hoặc giá ghi trên hóa đơn

* Đối với NVL mua ngoài về nhập kho, Doanh nghiệp áp dụng thuế tính GTGT theo phương pháp khấu trừ

Cụ thể:

Ngày 10 tháng 08 năm 2014, Doanh nghiệp mua đá 1x2 của công ty Cổ phần Vật liệu số 1 Sơn La để phục vụ công trình xây dựng trụ sở ủy ban nhân dân xã Dồm Cang, huyện Sốp Cộp với số lượng 15m3 giá mua chưa thuế là 160.000 đồng /m3, thuế suất thuế GTGT là 10%

* Đối với NVL thu hồi nhập kho:

Trị giá thực tế NVL thu hồi

Trị giá vốn thực tế của NVL tại thời điểm xuất kho Minh họa cụ thể nhưa sau:

Căn cứ vào phiếu nhập kho số 50 ngày 26 tháng 07 năm 2014, nhập thu hồi xi măng xây dựng công trình sửa chữa kí túc xá trường Phổ thông dân tộc nội trú huyện Sông Mã

Số lượng: 0.8 tấn, đơn giá 1.380.000 VNĐ / tấn

Trị giá thực tế NVL thu hồi nhập kho là:

0,8 tấn x 1.380.000 = 1.104.000 (VNĐ)

2.2.2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho

Tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà, để tiện cho việc theo dõi tình hình biến động của NVL và để phù hợp cho tình hình quản lý, xây dựng công trình, thuận tiện cho việc hạch toán NVL, Doanh nghiệp đã sử dụng phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Cụ thể:

Ngày 07 tháng 6 năm 2014 tại kho vật tư số 1, Doanh nghiệp tư nhân xây dựng

Mỹ Hà xuất 3 tấn xi măng PCB 30 xây dựng công trình sửa chữa kí túc xá trường Phổ thông dân tộc nội trú huyện Sông Mã, đơn giá 1.380.000 đồng/ tấn

Ta có cuối tháng, kế toán tính đơn giá xuất kho của xi măng theo công thức: Đơn giá bình

=

Số lượng vật liệu

Số lượng vật liệu nhập trong kỳ

- Giá thực tế của xi măng tồn đầu tháng = 0 đồng

- Giá thực tế của xi măng nhập trong tháng = 13.800.000 đồng

lý, theo dõi NVL chi tiết theo từng công trình

* Tình hình tổ chức quản lý NVL tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

Xuất phát từ đặc điểm và vai trò của NVL trong quá trình xây dựng, đòi hỏi Doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ và hạch toán NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế kỹ thuật của Doanh nghiệp

- Khâu thu mua NVL: NVL của Doanh nghiệp được mua từ những nhà cung cấp thường xuyên và có uy tín nhằm đảm bảo chất lượng Khi mua NVL về thì cần kiểm soát chặt chẽ về mặt số lượng, danh điểm từng loại vật tư, giá cả Đồng thời, trước khi mua NVL, Doanh nghiệp thường tham khảo giá cả, chất lượng NVL của các nhà cung cấp thường xuyên và không thường xuyên với Doanh nghiệp

+ Đối với NVL mua về nhập kho như: sắt, thép, đinh, dây điện, tre, đá… thì phòng kế hoạch và người cung ứng NVL kiểm tra, sau đó chuyển hàng cho thủ kho tiến hành nhập kho

+ Đối với NVL mua về chuyển thẳng ra chân công trình phục vụ cho thi công thì Doanh nghiệp xem xét địa điểm thi công, tìm hiểu người cung ứng NVL sao cho gần địa điểm thi công nhằm giảm tối đa chi phí vận chuyển NVL nhưng vẫn đảm bảo về số lượng và chất lượng

- Khâu bảo quản: NVL dùng cho thi công công trình thường dễ bị hư hỏng như:

xi măng, sắt, thép… do ảnh hưởng của điều kiện môi trường như nắng, mưa, nhiệt độ

và độ ẩm, do đó kho dự trữ ở Doanh nghiệp và kho dự trữ tại địa điểm thi công phải khô thoáng, đồng thời thường xuyên kiểm tra NVL về mặt số lượng và chất lượng, lập định mức hao hụt nhất định đối với từng NVL cụ thể

- Khâu dự trữ: Cần căn cứ vào kế hoạch dự toán và định mức tiêu hao NVL sử dụng cho các công trình khác nhau mà có quyết định mua NVL phù hợp và dự trữ vừa

+ Đối với NVL ở công trình như đất, đá, gạch xây… thì việc dự trữ khá đơn giản

Đa số NVL ở tại công trình đều được sử dụng ngay, khi thi công không hết mới nhập lại kho, do đó những NVL này tồn kho không nhiều

- Khâu sử dụng: Dựa vào yêu cầu sử dụng NVL mà các đội trưởng đội thi công viết giấy yêu cầu lĩnh vật tư đối với NVL ở trong kho Còn đối với NVL ở tại chân công trình thì dựa vào định mức đã có từ phòng Kế hoạch mà có nhu cầu sử dụng hợp

lý

* Yêu cầu công tác kế toán đối với việc quản lý NVL tại Doanh nghiệp

Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL, vai trò, vị trí và tình hình quản lý NVL tại Doanh nghiệp, do đó yêu cầu công tác kế toán đối với việc quản lý NVL trong Doanh nghiệp được thể hiện:

- Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, hóa đơn của số lượng NVL mua về và xuất

ra, kiểm tra về mặt số lượng, đối chiếu với chứng từ nhập, xuất

- Tổ chức việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất và tồn NVL, tính giá thực tế của NVL đã thu mua, đảm bảo cung cấp kịp thời, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây dựng

- Mở các sổ thẻ kế toán chi tiết, thực hiện việc hạch toán đầy đủ từng lần nhập, xuất NVL

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá NVL, lập báo cáo vật tư, nhằm phục vụ cho công tác quản lý NVL, tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành công trình

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự dữ và sử dụng NVL, kiểm tra tình hình nhập, xuất, phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra và đề xuất phương

án xử lý phù hợp như: thiếu, thừa, ứ đọng, giảm chất lượng do ảnh hưởng của điều kiện môi trường, mất mát, hao hụt… tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao trong quá trình xây dựng các công trình

2.3 Thực trạng công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà

2.3.1 Chứng từ sử dụng

Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Mỹ Hà sử dụng chứng từ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính và các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác bao gồm:

+ Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 GTKT – 3LL)

+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03-VT) + Thẻ kho (Mẫu S09 – DNN)

Quy trình nhập kho: Căn cứ vào chữ ký xác nhận của người nhận hàng bên Doanh nghiệp mình đi mua, thủ kho và kế toán trưởng Doanh nghiệp bán hàng Kế toán và thủ kho của Doanh nghiệp tiến hành nhập kho số lượng NVL và lấy chữ ký xác nhận của người giao hàng và thủ kho của Doanh nghiệp làm căn cứ để nhập kho Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ đã kiểm tra và lập để làm thủ tục nhập NVL

“Phiếu nhập kho”, phiếu nhập kho được chia thành 02 liên

Trình tự trên được thể hiện rõ hơn qua trường hợp nhập kho NVL điển hình của Doanh nghiệp như sau:

Ngày 01 tháng 10 năm 2014, Doanh nghiệp mua 4 tấn xi măng PCB 30 với giá mua chưa có thuế VAT là 1.380.000 đồng/tấn của Công ty Cổ phần thương mại Sông

Mã Doanh nghiệp đã thanh toán bằng tiền mặt cho người bán