BẢN KẾ HOẠCH ĐÀM PHÁN CỦA CÔNG TY FOODCOSA

Mục tiêu về số lượng và bao bì Số lượng: - Điều khoản này xác định số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa mua bán trong hợp đồng.Trên cơ sở số lượng, trọng lượng và thể tích và đơn g

KẾ HOẠCH ĐÀM PHÁN CỦA CÔNG TY FOODCOSA

I Mục tiêu đàm phán

1 Mục tiêu các điều khoản

1.1 Mục tiêu đặt tên hàng

Điểu khoản tên hàng là điều khoản thỏa thuận đối tượng hàng hóa hai bên mua bán trong hợp đồng Khi thỏa thuận điều khoản tên hàng cần xác định rõ ràng, chính xác và đầy đủ tên gọi thương mại hàng hóa để hạn chết những tranh chấp không cần thiết xảy ra giữa người mua và người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng Tùy theo đặc điểm hàng hóa mà Foodcosa kết hợp các phương pháp cho tên gọi sản phẩm gạo xuất khẩu để tên gọi có đầy đủ thông tin

Tên hàng + xuất xứ + quy cách+ năm sản xuất

 Tên thương mại : gạo Jasmine

 Qui cách: 5% tấm

 Xuất xứ: Việt Nam

 Thời vụ: năm 2016

1.2 Mục tiêu về số lượng và bao bì

Số lượng:

- Điều khoản này xác định số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa mua bán trong hợp đồng.Trên cơ sở số lượng, trọng lượng và thể tích và đơn giá, hai bên sẽ xác định được tổng giá trị của hợp đồng

- Khi xác định đơn vị tính trong điều khoản số lượng, hai bên sẽ sử dụng đơn

vị đo lường quốc tế để hiểu thống nhất số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa mua bán đó Hiện nay có các hệ thống đo lường quốc tế là hê thống đo lường Anh, Mỹ hoặc hệ Metre

1MT (Metric ton) = 1,000kg

- Khi mua bán hàng hóa với số lượng lớn mà đơn vị tính MT hai bên sẽ thỏa thuận sử dụng phương pháp phỏng chừng số lượng Theo đó, hợp đồng cho phép hai bên mua bán có thể giao nhận với số lượng, trọng lượng cao hơn hoặc thấp hơn so với số lượng, trọng lượng ghi trong hợp đồng Khoảng

chênh lệch đó gọi là dung sai Hai bên cần xác định mức dung sai là bao nhiêu và ai được quyền chọn dung sai

Bao bì:

- Điều khoản này quy định việc bao bì, ký mã hiệu hàng hóa nhằm bảo vệ hàng hóa tránh khỏi những tác động của môi trường bên ngoài, quá trình vận chuyển hàng hóa, hướng dẫn sử dụng và quảng cáo cho hàng hóa

- Bao bì phải phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu, cách đóng gói bao bì sẽ được Foodcosa ghi rõ ràng trong hợp đồng vể chất liệu bao bì, hình thức, số lớp, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì

 Gạo được đóng gói đồng bộ trong bao đơn PP loại 50 kg (khối lượng tịnh) và 50.150kg (khối lượng tịnh cả bì).Bao bì được may hai đường chắc chắn ở miệng bao phù hợp cho xuất khẩu và chịu được thời tiết và

va chạm thông thường tới cảng đến

- Chi phí bao bì được tính gộp trong giá hàng hay tính riêng với giá hàng sẽ các bên thỏa thuận khi đàm phán

- Bao bì Foodcosa dùng xuất khẩu gạo có những thông tin sau:

+ Tên công ty + Tên gạo + Xuất xứ + Khối lượng tịnh + Khối lượng tịnh cả bì + Không sử dụng móc

1.3 Mục tiêu về chất lượng

- Đây là điều khoản dễ phát sinh tranh chấp giữa các bên trong việc xác định phẩm chất hàng hóa trong quá trình giao nhận Do đó khi tiến hành đàm phán Foodcosa

sẽ xác định cụ thể phẩm chất hàng háo để hạn chế những tranh chấp không cần thiết , gây ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp

- So với những năm trước, sản lượng gạo thơm xuất khẩu của Việt Nam đang tăng trưởng nhanh hơn rất nhiều Nếu như năm 2010, gạo thơm xuất khẩu chỉ đạt

216.000 tấn thì đến năm 2014, con số này là trên 1,3 triệu tấn Thị trường Trung Quốc, Úc và New Zealand, Châu phi, Mỹ…cũng nhập khẩu gạo thơm của Việt Nam nhiều hơn do giá cạnh tranh so với gạo thơm của Thái Lan hay Ấn Độ Dù xuất khẩu gạo thơm Việt Nam đang tăng tại nhiều thị trường, nhưng do chất lượng cũng như độ thơm của gạo chưa tốt như Thái Lan và nước mới nổi gần đây nhất là Campuchia nên các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Foodcosa nói riêng vấp phải sự cạnh tranh lớn

Foodcosa sẽ đảm bảo chất lượng gạo tốt nhất đến tay người tiêu dùng cuối cùng cũng như mức giá cạnh tranh trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng với người bàn nhằm xây dựng hình ảnh cũng như uy tín của doanh nghiệp vươn xa hơn thị trường quốc tế

- Foodcosa sẽ cung cấp mẫu hàng là gạo Jasmine 5% tấm cho người mua xem xét, nếu người đồng ý với những hàm lượng chất chủ yếu của loại gạo Jasmine mà Foodcosa ghi chi tiết trong hợp đồng

- Hạt đỏ & sọc đỏ Tối đa 0.5%

Độ xay xát Xay xát tốt, đánh bóng 2 lần, tách màu Chiều dài bình quân (mm) 6.8

1.4 Mục tiêu về giá

- Đồng tiền tính giá dùng để xác định đơn giá và tổng giá trị hợp đồng khi

Foodcosa tiến hành đàm phán với người mua

- Đồng tiên thanh toán sẽ là đồng tiền người mua thanh toán cho Foodcosa theo hợp đồng mà hai bên đã tiến hành ký kết

 Giá bán USD 380/MT

Giá bán này sẽ được khẳng định vào thời điểm đàm phán , giao kết hợp đồng và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng

 Đồng tiền tính giá: USD

 Mức giá của 1MT: 380 USD

 Điều kiện thương mại quốc tế : FOB tại cảng Cát Lái, Thành phố Hồ Chí Minh

Theo điều kiện nhiệm vụ của Foodcosa bao gồm:

- Lấy giấy phép xuất khẩu , nộp thuế và lệ phí, chi phí hải quan liên quan đến xuất khẩu

- Giao hàng bằng cách đặt hàng hóa trên con tàu do người mua chỉ định tại cảng xếp hàng

- Chịu mọi chi phí khi hàng hóa được giao trên con tàu do người mua chỉ định tại cảng xếp hàng

- Cung cấp chứng từ vận tải hoàn hảo chứng minh hàng đã được bốc lên tàu

Nhiệm vụ của người mua bao gồm:

- Lấy giấy phép nhập khẩu , nộp thuế và lệ phí, chi phí hải quan liên quan đến nhập khẩu

- Ký hợp đồng vận tải với chi phí của mình để vận chuyển hàng hóa từ cảng chỉ định

- Chịu mọi rủi ro và tổn thất hàng hóa kể từ hàng hóa được giao trên con tàu do người mua chỉ định tại cảng xếp hàng

 Dẫn chiếu Incoterms: Incoterms 2010

1.5 Mục tiêu về điều kiện giao hàng

- Đây là một trong những điều khoản quan trọng khi tiến hành hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương Khi tiến hành đàm phán hai bên cần xác định rõ ràng thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao nhận hàng, thông báo nhận hàng và một số vấn đề liên quan đến việc giao nhận một cách cụ thể để tránh việc tranh chấp xảy ra

- Thời gian giao hàng: là thời hạn Foodcosa hoàn thành nghĩa vụ giao hàng

 Trong vòng 30 ngày sau ngày mở L/C

- Phương thức giao hàng : giao từng phần hay giao toàn bộ hai bên sẽ thống nhất khi đàm phán

- Địa điểm giao hàng: hai bên cần xác định địa điểm giao nhận gạo khi đàm phán một cách rõ ràng, không quy định chung chung để hạn chế tranh

 Cảng xếp hàng Cảng Cát Lái, Quận 2, Thành Phố Hồ Chí Minh

- Gạo là mặt hàng dễ ẩm ướt khi xuất hiện thời tiết không thuận lợi dẫn đến ảnh hưởng chất lượng cũng như hao hụt sản phẩm nên Foodcosa sẽ xác định địa điểm giao nhận hàng vế số lượng và chất lượng cuối cùng, tương đương với việc

Foodcosa hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho bên mua Hàng hóa được giao theo điềi kiện thương mại FOB là Foodcosa giao hàng trên tàu do người mua chỉ định tại cảng xếp hàng chỉ định Rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng của gạo di chuyển khi hàng hóa được xếp trên tàu, người mua chịu mọi chi phí kể từ thời điểm này trở đi

 Chất lượng và số lượng hàng hóa xếp lên tàu tại cảng xếp là cuối cùng

- Thông báo giao hàng:

 Một ngày trước khi tàu bên mua đến cảng xếp đã quy định trong hợp đồng, bên mua phải thông báo cho Foodcosa bằng email hay fax những thông tin

+ Tên quốc tịch tàu

+ Tải trọng tàu

+ Thời gian dự kiến tàu chạy hay khởi hành

+ Thời gian dự kiến hoặc ước đoán tàu đến

 Trong vòng 2 ngày của vận đơn đường biển, Foodcosa sẽ thông báo bằng email hay fax cho người mua những thông tin sau:

+ Tên tàu vận chuyển

+ Số vận đơn đường biển

+ Số L/C

+Tên hàng, số lượng, chất lượng của gạo

1.6 Mục tiêu về phương thức thanh toán

 Thời hạn thanh toán: trả ngay lả việc người mau thanh toán cho Foodcosa khi hàng hóa di chuyển từ Foodcosa sang người mua

 Phương thức thanh toán L/C không hủy ngang

 Việc thanh toán thực hiện 100% qua ngân hàng

 Tên địa chỉ ngân hàng mở L/C

 Tên địa chỉ ngân hàng thông báo

 Tên địa chỉ người thụ hưởng

 Ngày mở L/C

 Thời hạn và nơi hết hiệu lực L/C

 Thời hạn xuất trình giấy tờ

 Bộ chứng từ thanh toán yêu cầu

- Xác định rõ đồng tiền thanh toán phù hợp với điều kiện 2 bên, được sự đồng thuận của các bên Đồng thời quy định rõ ràng tỷ giá thanh toán cụ thể theo ngày hợp đồng

- Chi tiết, cụ thể về ngân hàng mở L/C ở nước người mua và ngân hàng thông báo

ở tại Thành phố Hồ Chí Minh cho Foodcosa

2 Chiến lược đàm phàn

Ðàm phán là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi tới một thỏa thuận mà các bên cùng có lợi

- Các bên cần xác định rõ mục tiêu của việc đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời ứng phí linh hoạt ,sang tạo trong từng trường hợp cụ thể

- Kết hợp hài hòa giữa bảo vệ lợi ích của mình với duy trì mối quan hệ với đối tác

- Đảm bảo nguyên tắc “ Đôi bên cùng có lợi”

Ðể có được các kỹ năng trên, Foodcosa chuẩn bị hết sức kỹ lưỡng và không ngừng nghiên cứu, đúc rút, vận dụng kinh nghiệm để xây dựng hình ảnh ấn tượng với đối tác.Foodcosa sẽ tiến hành soạn dự thảo hợp đồng giúp Foodcosa văn bản hóa những gì mình muốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khi đàm phán

Nó giống như một bản kế hoạch cho việc đàm phán, khi có một dự thảo tốt coi như

đã đạt 50% công việc đàm phán và ký kết hợp đồng Nếu bỏ qua bước này chỉ đàm phán sau đó mới soạn thảo hợp đồng thì giống như vừa xây nhà vừa vẽ thiết kế,

nên thường dẫn đến thiếu sót, sơ hở trong hợp đồng, đặc biệt đối với những thương

vụ lớn

II Nội dung đàm phán

1 Nội dung chuẩn bị :

Đối tác ký hợp đồng xuất khẩu gạo lần này là Hong Kong, phòng kinh doanh của Foodcosa sẽ tiến hành tìm hiểu:

a) Thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình

- Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v

- Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính

- Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự do , các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế

độ ưu đãi đặc biệt ,.v v .)

- Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng

- Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước

Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ , sự biến động giá cả v.v

b) Thông tin sơ lược về đối tác Coban như:

- Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty

- Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia v v .)

- Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh

- Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn

- Kinh nghiệm và uy tín.

- Phong tục tập quán trong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã hội

- Phương hướng phát triển

c) Foodcosa chuẩn bị thêm cho doanh nghiệp của mình :

+ Thông tin về bản thân công ty mình

+ Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu

+ Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng, v v

 Chọn người đàm phán: Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ ba phòng ban: pháp lý,

kỹ thuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của các phòng ban này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao Và người ra quyết định cuối cùng Giám đốc kinh doanh thương mại

- Ðịa điểm:

Quan điểm chung là địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên Food cosa lựa chọn địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp là 1610 Võ Văn Kiệt, Phường 7, quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh

- Thời gian:

Phần lớn phụ thuộc vào sự thỏa thuận trước giữa hai bên trên cơ sở tính toán sự khác biệt giữa múi giờ giữa hai nước cũng như sự thuận tiện cho các bên Trong thương mại, thời gian hết sức quí báu, nên trước khi đàm phán, hai bên cần lập ra và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể và cẩn thận hơn nên lập luôn cả phương án dự phòng để đề phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa được giải quyết xong Sau khi thống nhất Hong Kong và

Foodcosa tiến hành đàm phán trực tiếp vào ngày 08/08/2016 vào lúc 13 giờ theo giờ Viêt Nam

2.Nội dung đàm phán.

2.1 Tên hang

- Khi thỏa thuận điều khoản tên hàng cần xác định rõ ràng, chính xác và đầy đủ tên gọi thương mại hàng hóa để hạn chết những tranh chấp không cần thiết xảy ra giữa người mua và người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng Tùy theo đặc điểm hàng hóa mà Foodcosa kết hợp các phương pháp cho tên gọi sản phẩm gạo xuất khẩu để tên gọi có đầy đủ thông tin

Tên hàng + xuất xứ + quy cách+ năm sản xuất

2.2 Số lượng và Bao bì

- Căn cứ thị trường Hông Kong và số lượng hàng hóa mà công ty Coban có nhu cầu mua của Foodcosa là 12.500 tấn/tháng xấp xỉ 150.000 tấn mỗi năm Foodcosa

sẽ đưa ra sản lượng dự trữ của doanh nghiệp là khoảng 30.000 tấn và đang tiếp tục thu mua lúa gạo vụ hè thu, đảm bảo nguồn cung ứng trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng

- Thiết kế bao bì đúng quy cách mà Foodcosa đưa ra khi đàm phán , đảm bảo chất liệu bao bì, kiểu dáng bao, số lớp, cách may miệng bao để tạo lợi thế khi xuất khẩu gạo ra thế giới.Chất lượng bao bì tốt sẽ giúp Foodcosa bảo quản chất đến tay người tiêu dùng tốt nhất Chủng loại bao bì là PP dệt thân thiện với trường, giúp gạo không bị ẩm mốc lượng trong điều kiện thông thường,bao bọc, chịu tải, trên có in thông tin công ty, thông tin gạo,trọng lượng…

2 3 Chất lượng

- Foodcosa là đơn vị xuất khẩu gạo hàng đầu Việt Nam, đảm bảo uy tín trong giao dịch với kinh nghiệm 30 năm hoạt động, Chất lượng sản phẩm luôn được Foodcosa đặt lên hàng đầu, cam kết giao hàng đúng theo hợp đồng mà hai bên ký kết

- Cung cấp những thông tin dẫn chứng (quy cách, tiêu chuẩn…) để trình bày cho đối tác Hong Kong thấy rõ Việt Nam là một nước chuyên xuất khẩu gạo, được thiên nhiên ưu đãi nền khí hậu nhiệt đới gió mùa, đất canh tác màu mỡ, các sản

phẩm gạo của Việt Nam có chất lượng tốt không thua kém gì chất lượng gạo xuất khẩu của Thái lan, trong khí đó giá thành gạo Việt Nam chỉ xấp xỉ một nửa giá gạo Jasmine của Thái lan hay Campuchia

- Để chứng minh chất lượng gạo Foodcosa sẽ đem mẫu gạo cùng bao gạo mẫu của doanh nghiệp đến cuộ đàm phán cho bên đối tác Hong Kong xem xét kỹ lưỡng Quan trọng của sản phẩm gạo xuất khẩu là quy cách sản phẩm Sau đây là bảng thông tin chi tiết về quy cách:

- Hạt đỏ & sọc đỏ Tối đa 0.5%

Độ xay xát Xay xát tốt, đánh bóng 2 lần, tách màu Chiều dài bình quân (mm) 6.8

- Trong quá trình đàm phán đối tác Hong Kong có thể kiểm định chất lượng thông qua các giấy tờ của doanh nghiệp cùng cấp Hoặc có thể đưa theo chuyên gia kiểm định chất lượng gạo cho phù hợp yêu cầu của Hong Kong Tiêu chuẩn của gạo xuất khẩu được đánh giá qua một số chỉ tiêu như: phẩm chất xay trà, phẩm chất cơm, độ trở hồ, độ dài hạt gạo, bạc bùng, mùi thơm…….Giấy chứng nhận chất lượng, trọng lượng và bao bì do Vinacontrol cấp ở cảng xếp hàng hóa

2.4 Giá

- Làm nổi bật các giá trị gia tăng mà khách hàng nhận được, giá cả cung cấp tốt nhất so với thị trường