Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông

Trong nền kinh tế đang trong thời kỳ phát triển rất mạnh và bất ổn như hiện nay thì đối với doanh nghiệp, công tác kế toán công nợ rất quan trọng vì một doanh nghiệp ngoài việc phải thanh toán các khoản nợ cho khách hàng nhằm để có được chữ tín với khách hàng ra còn phải thu hồi được các khoản nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp.Là chuỗi siêu thị lớn nên Mega Market Việt Nam có lượng khách hàng rất lớn, bao gồm những công ty sản xuất, hộ kinh doanh gia đình, nhà hàng, khách sạn, khu văn phòng,… Mega Market là kênh phân phối với số lượng hàng hóa lớn, đa dạng đến từ nhiều thương hiệu khác nhau. Điều đó đòi hỏi công tác kế toán các khoản công nợ với khách hàng và người bán phải thật tỉ mỉ những không rườm rà để quản lý các khoản này thật chặt chẽ, chính xác đảm bảo nguồn vốn của công ty không bị chiếm dụng cũng như thanh toán đúng hạn, đảm bảo chữ tín trong kinh doanh. Các khoản phải thu khách hàng phải được theo dõi chặt chẽ vì Nợ phải thu còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng của Công ty.Sau khi thấy được tầm quan trọng của một kế toán công nợ và được sự phân công công tác của Ban Giám Đốc cty trong quá trình thực tập em đã chọn đề tài: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông để làm chuyên đề báo cáo thực tập dưới sự chỉ dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn thực tập Th.S Trần Quý Long.Báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương:Chương 1: Đặc điểm quản lý Phải thu khách hàng – Phải trả người bán tại Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông Chương 2: Thực trạng Công tác hạch toán kế toán Phải thu khách hàng và Phải trả người bán tại Mega Market Hà Đông Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Phải thu khách hàng và Phải trả người bán tại Mega Market Hà Đông Do thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt là kinh nghiệm phân tích đánh giá của em còn chưa sâu sắc. Vì vậy, trong báo cáo không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót, kính mong quý thầy cô giáo và nhà trường góp ý sửa chữa để bài báo cáo của em hoàn thiện hơnEm xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới ban lãnh đạo Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – chi nhánh Hà Đông đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị và đặc biệt là Kế toán trưởng của Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ về mặt thực tiễn và cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở nghiên cứu chuyên đề giúp em hoàn thành báo cáo này.Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế quốc dân, đặc biệt là Th.S Trần Quý Long đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo chuyên đề này.

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ PHẢI THU KHÁCH HÀNG – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MM MEGA MARKET VIỆT NAM TẠI HÀ NỘI – CHI NHÁNH HÀ ĐÔNG 3 1.1 Đặc điểm quản lý Phải thu khách hàng và Phải trả người bán của Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông 3

1.1.1 Đặc điểm quản lý khoản Phải thu khách hàng 3 1.1.2 Đặc điểm quản lý Phải trả người bán 4

1.2 Tổ chức quản lý các khoản Phải thu khách hàng – Phải trả người bán của Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh

2.1.1 Chứng từ sử dụng 8 2.1.2 Tài khoản sử dụng 9 2.1.3 Quá trình ghi sổ Kế toán 12

2.2 Kế toán tổng hợp công nợ với khách hàng của Chi nhánh Công ty TNHH

MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông 35

2.2.1 Kế toán tổng hợp phải thu khách hàng 35 2.2.2 Kế toán tổng hợp phải trả người bán 40

CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN CỦA MEGA MARKET HÀ ĐÔNG 44 3.1 Đánh giá chung về công tác hạch toán kế toán công nợ với khách hàng của METRO Hà Đông – Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 44

3.1.1 Ưu điểm 44 3.1.2 Nhược điểm tồn tại 45

3.1.2 Phương hướng hoàn thiện 47

3.2 Một số giải pháp, ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công ty: 47

3.2.1 Đối với kế toán các khoản phải thu khách hàng 48

3.2.2 Đối với kế toán các khoản phải trả người bán 50

KẾT LUẬN 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

DANH MỤC BIỂU MẪU VÀ SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp thanh toán với khách hàng 13

Sơ đồ 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ TK 331 26

Biểu mẫu 2.1: Phiếu xuất kho Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 15

Biểu mẫu 2.2: Hóa đơn bán hàng Công ty TNHH MM Mega Market VN 16

Biểu mẫu 2.3: Giấy báo Có ngân hàng Vietcombank 18

Biểu mẫu 2.4: Phiếu thu tiền mặt Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 20

Biểu mẫu 2.5: Sổ Nhật ký chung tháng 3 Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 22

Biểu mẫu 2.6: Hóa đơn đầu vào Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 28

Biểu mẫu 2.7: Phiếu Nhập kho Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 30

Biểu mẫu 2.8: Phiếu chi tiền mặt Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 32

Biểu mẫu 2.9: Sổ Nhật ký chung tháng 3 Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 33 Biểu mẫu 2.10: Sổ chi tiết tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 35

Biểu mẫu 2-11 Sổ Cái Tài khoản 131 38

Biểu mẫu 2.12: Thư xác nhận công nợ Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 39 Biểu mẫu 2.13: Sổ chi tiết tài khoản 331 – Phải trả người bán Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 40

Biểu mẫu 2.14: Sổ Cái Tài khoản 331 43

Biễu mẫu 3.1: Bảng kê Nợ phải thu khách hàng Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 49

Biểu mẫu 3.2: Bảng kê phải trả người bán Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam 52

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế đang trong thời kỳ phát triển rất mạnh và bất ổn nhưhiện nay thì đối với doanh nghiệp, công tác kế toán công nợ rất quan trọng vìmột doanh nghiệp ngoài việc phải thanh toán các khoản nợ cho khách hàngnhằm để có được chữ tín với khách hàng ra còn phải thu hồi được các khoản nợ

để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp

Là chuỗi siêu thị lớn nên Mega Market Việt Nam có lượng khách hàng rấtlớn, bao gồm những công ty sản xuất, hộ kinh doanh gia đình, nhà hàng, kháchsạn, khu văn phòng,… Mega Market là kênh phân phối với số lượng hàng hóalớn, đa dạng đến từ nhiều thương hiệu khác nhau Điều đó đòi hỏi công tác kếtoán các khoản công nợ với khách hàng và người bán phải thật tỉ mỉ nhữngkhông rườm rà để quản lý các khoản này thật chặt chẽ, chính xác đảm bảo nguồnvốn của công ty không bị chiếm dụng cũng như thanh toán đúng hạn, đảm bảochữ tín trong kinh doanh Các khoản phải thu khách hàng phải được theo dõichặt chẽ vì Nợ phải thu còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu bán hàng củaCông ty

Sau khi thấy được tầm quan trọng của một kế toán công nợ và được sựphân công công tác của Ban Giám Đốc cty trong quá trình thực tập em đã chọn

đề tài: "Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Phải thu khách hàng và phải trả người bán tại Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông" để làm chuyên đề báo cáo thực tập dưới sự

chỉ dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn thực tập Th.S Trần Quý Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương:

Chương 1: Đặc điểm quản lý Phải thu khách hàng – Phải trả người bán tại Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông

Chương 2: Thực trạng Công tác hạch toán kế toán Phải thu khách hàng và Phải trả người bán tại Mega Market Hà Đông

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Phải thu khách hàng và Phải trả người bán tại Mega Market Hà Đông

Do thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt là kinh nghiệm phân tích đánh giá của em còn chưa sâu sắc Vì vậy, trong báo cáo không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót, kính mong quý thầy cô giáo

và nhà trường góp ý sửa chữa để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới ban lãnh đạo Chinhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – chi nhánh HàĐông đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty Emcũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị và đặc biệt là Kế toán trưởngcủa Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ về mặt thực tiễn và cung cấp cho em nhữngtài liệu quan trọng làm cơ sở nghiên cứu chuyên đề giúp em hoàn thành báocáo này

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế quốcdân, đặc biệt là Th.S Trần Quý Long đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoànthành báo cáo chuyên đề này

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ PHẢI THU KHÁCH HÀNG – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH MM MEGA MARKET VIỆT NAM TẠI HÀ NỘI – CHI NHÁNH HÀ ĐÔNG

1.1 Đặc điểm quản lý Phải thu khách hàng và Phải trả người bán của Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh

Hà Đông.

1.1.1 Đặc điểm quản lý khoản Phải thu khách hàng.

Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam là một chuỗi các siêu thịbán buôn lớn ở Việt Nam, vì vậy khách hàng của Công ty thường là lượng lớnnhững doanh nghiệp sản xuất, khách sạn, nhà hàng, cửa hàng tạp hóa, căn tin vàkhu vực văn phòng Đối với những khách hàng nhỏ lẻ như cửa hàng, quán ăn,…mua hàng thường thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua thẻ ngân hàng Còn đối vớinhững đối tác lớn mua hàng thường xuyên và giá trị lớn thì khách hàng sẽ đượctrả chậm theo thời gian quy định được ghi rõ trong Hợp đồng mua bán hàng hóagiữa 2 bên Cụ thể,

- Đối với các hóa đơn mua hàng phát sinh hóa đơn mua hàng phátsinh từ ngày 01 đến 15 của tháng thì hạn thanh toán chậm nhất là ngày 25 củatháng đó

- Đối với các hóa đơn mua hàng phát sinh từ ngày 16 đến ngày 30hoặc 31 của tháng thì hạn thanh toán chậm nhất là ngày 10 của tháng liền kề tiếptheo

Để được áp dụng hình thức thanh toán trả sau này, khách hàng phải đápứng một số điều kiện của Công ty như đã là thành viên mua hàng của Công ty ítnhất 1 năm, khả năng thanh toán và tình hình tài chính tốt, mua hàng thường

xuyên và ký kết hợp đồng với Công ty Trong hợp đồng này sẽ quy định rõ hạnmức công nợ đối với từng đối tượng khách hàng khác nhau sẽ có hạn mức khácnhau Hạn mức công nợ này sẽ được xem xét thay đổi tăng hoặc giảm vào cuốimỗi quý căn cứ trên quá trình thanh toán của khách hàng Vào cuối mỗi đợtthanh toán, kế toán thanh toán sẽ gửi biên bản xác nhận công nợ cho kháchhàng, khách hàng có nghĩa vụ kiểm tra, xác nhận công nợ với đầy đủ chữ ký hợp

lệ theo quy định pháp luật trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày gửi biên bảnxác nhận công nợ từ Công ty

Đối với các khoản nợ phải thu khách hàng, kế toán phải tiến hành phânloại các khoản nợ: nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi

để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp

xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được

1.1.2 Đặc điểm quản lý Phải trả người bán

Các khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, công cụ dụng

cụ, hàng hoá, dịch vụ … phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh màMega Market đã nhận của người bán nhưng chưa thanh toán tiền

Mega Market là siêu thị bán buôn nhiều mặt hàng khác nhau từ đồ giadụng đến văn phòng phẩm hay thực phẩm, thời trang, nên có quan hệ mua bánvới nhiều nhà cung cấp khác nhau Bên cạnh đó, phục vụ cho công việc bánhàng, Mega Market sử dụng những dịch vụ khác như vận chuyển, điện, nước, ytế, Khi có nhu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ, Công ty sẽ liên hệ với nhà cungcấp Khi hàng hóa được đưa đến và nhập kho, kế toán kiểm tra và nhận hóa đơncủa bên nhà cung cấp và kết chuyển vào khoản phải trả người bán, tùy thuộc vàothời hạn thanh toán mà Công ty tiến hành thanh toán khi đến hạn cho nhà cungcấp

Kế toán thanh toán có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời,chính xác rõ ràng các nghiệp vụ phải trả người bán theo từng đối tượng tránhhiện tượng thanh toán chậm làm mất uy tín và những chiết khấu thanh toán cũngnhư tránh trường hợp thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn.

Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ hoặccho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đốitượng phải trả Số tiền đã ứng trước cho người cung cấp, người nhận thầu xâylắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoànthành bàn giao được theo dõi chi tiết cho từng đối tác phải trả đã nhận trước Các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán ngườicung cấp ngoài hoá đơn mua hàng, phải ghi sổ kế toán tương ứng với từng khoản

phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu

1.2 Tổ chức quản lý các khoản Phải thu khách hàng – Phải trả người bán của Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh Hà Đông.

1.2.1 Bộ máy quản lý các khoản phải thu khách hàng – Phải trả người bán.

Phải thu khách hàng, phải trả người bán là chỉ tiêu quan trọng của doanhnghiệp, phản ánh khả năng thanh toán, huy động vốn của doanh nghiệp, giúp duytrì mọi hoạt động trong Công ty Phải thu khách hàng có quan hệ trực tiếp đếndoanh thu bán hàng và doanh thu khách của Mega Market còn khoản Phải trảngười bán có ảnh hưởng đến chi phí, thuế đầu vào Chính vì thế, hiểu được tầmquan trọng của hai khoản này đến tình hình tài chính nên Công ty đã luôn luônchú trọng tới vấn đề quản lý những khoản phải thu và phải trả với các đối táckinh doanh Bộ phận tham gia vào quá trình quản lý công nợ bao gồm Giám đốc,Phòng kinh doanh, Phòng kế toán Cụ thể mỗi phòng ban có nhiệm vụ sau:

- Giám đốc: điều hành và chịu trách nhiệm chung về toàn bộ quá trình kinhdoanh cũng như các trách nhiệm pháp luật của Công ty theo nghị quyết, quyếtđịnh của Công ty mẹ Giám đốc là người chỉ đạo và điều hành hoạt động hàngngày đảm bảo sự hoạt động thông suốt cho Công ty Giám đốc là người thay mặtcho Công ty ký các hợp đồng mua bán với các cá nhân, tổ chức; thỏa thuận thờihạn hợp đồng, hạn mức công nợ, quyết định mua bán với các đối tác kinh doanh.

- Phòng kế toán: có chức năng ghi chép, tổng hợp, theo dõi và đảm bảonhững khoản thanh toán được thực hiện chính xác, rõ ràng Bên cạnh đó, kế toán

có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về mặt thống kê và tài chính, tình hìnhthanh toán của khách hàng và tình hình tài chính thực tế của đơn vị để ban quản

lý đưa ra quyết định đúng đắn

- Phòng kinh doanh: có chức năng thực hiện các vấn đề liên quan đến tiếpnhận đơn đặt hàng của khách hàng, theo dõi, đảm bảo khách hàng thanh toánđúng hạn, theo dõi hạn mức của từng khách hàng và đưa ra yêu cầu thay đổi hạnmức với Giám đốc

- Bộ phận giao nhận hàng: có chức năng tổ chức giao nhận hàng đúng đủ,tạo cơ sở để kế toán tổng hợp Phải trả người bán

- Bộ phận giao hàng: có chức năng theo dõi các nghiệp vụ nhập, xuất, tồnkho về mặt số lượng các sản phẩm hàng ngày, cuối tháng lập bảng kê nhập xuấttồn gửi lên phòng kế toán để đối chiếu đồng thời quản lý hàng về mặt chất lượngđảm bảo sản phẩm đến tay người tiêu dùng ở điều kiện quy định trong hợp đồng.Định kỳ mỗi đợt thanh toán của khách hàng, bộ phận giao hàng có nhiệm vụ đốichiếu với kế toán thanh toán về các hóa đơn của từng khách hàng

1.2.2 Quản lý lập dự phòng giảm giá Nợ phải thu khó đòi.

Trong kinh doanh, để hạn chế rủi ro, thiệt hại và để chủ động hơn về tàichính trong các trường hợp khách hàng phá sản hay tình hình tài chính của kháchhàng gặp khó khăn,… kế toán sẽ thực hiện chính sách lập dự phòng giảm giá giátrị thu hồi của khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa đến hạnthanh toán nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanhtoán

Để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, Công ty quy định mức lập dựphòng khác nhau đối với các đối tượng khác nhau Cụ thể,

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng nhưsau:

 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đếndưới năm

 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2năm

 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3năm

 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng đã lâmvào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành ánhoặc đã chết thì kế toán dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập

dự phòng

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanhnghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để

làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG – PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN CỦA MEGA MARKET

HÀ ĐÔNG 2.1 Kế toán chi tiết Phải thu khách hàng và phải trả người bán của Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội – Chi nhánh

Hà Đông

2.1.1 Chứng từ sử dụng

2.1.1.1 Chứng từ sử dụng hạch toán Nợ phải thu khách hàng

Để hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến tài khoản phải thu kháchhàng, kế toán sử dụng các loại chứng từ sau đây:

 Phiếu xuất kho: dùng làm căn cứ để thủ kho xuất hàng và kế toánlập hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho của Công ty được dùng để phản ánh số lượnghàng xuất bán và trị giá hàng bán ra

 Hóa đơn GTGT: chứng từ kế toán này được in khi xuất hàng báncho khách, xác nhận: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền hàng đã bán chokhách hàng Hóa đơn GTGT là căn cứ để xuất hàng, vận chuyển hàng hóa rakhỏi kho của Công ty, đồng thời là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng, thuếGTGT phải nộp

Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã kí kết, kế toán lập hóađơn GTGT Hóa đơn GTGT được lập phải theo nguyên tắc ghi đầy đủ các yếu tốquy định trên húa đơn, được lập thành 2 liên:

Liên 1: Kế toán giữ lại để hạch toán theo dõi xuất nhập hàng hóa, kế toánvốn bằng tiền và thanh toán và lưu trữ theo quy định

Liên 2: Giao cho khách hàng kèm với Phiếu xuất kho

Các loại chứng từ kể trên cung cấp cho nhà quản lý các thông tin tương ứngghi trên hóa đơn, chứng từ, sổ sách về các loại hàng hóa Số lượng, chủng loại, chấtlượng của các hàng hóa đó, nhằm mục đích kiểm soát được số lượng hàng hóa đãxuất ra, còn lại bao nhiêu, số tiền thu về và số tiền khách hàng còn nợ cuối kỳ hoặc

kỳ sau thanh toán

 Hợp đồng mua hàng giữa Công ty và khách hàng quy định rõ hạnmức mua hàng, thời hạn thanh toán và những nghĩa vụ khác của hai bên

 Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng

 Sổ cái TK 131

 Sổ chi tiết TK 131

 Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu bằng tiền mặt

2.1.1.2 Chứng từ sử dụng hạch toán Phải trả ngưới bán

 Phiếu nhập kho: dùng để phản ánh số lượng hàng nhập kho và trịgiá hàng được nhập kho, thời điểm nhập kho

 Hóa đơn GTGT (liên 2): chứng từ kế toán này được ghi khi muahàng, xác nhận: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền hàng đã mua và nhậpkho Hóa đơn GTGT là căn cứ để xác định giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động,thuế GTGT được khấu trừ và số tiền phải thanh toán với người bán

 Hợp đồng mua bán giữa đối tác bán hàng và Công ty

 Biên bản xác nhận công nợ

 Sổ cái, sổ chi tiết TK 331

 Giấy báo Nợ của ngân hàng, Phiếu chi tiền mặt

2.1.2 Tài khoản sử dụng

2.1.2.1 Tài khoản sử dụng Phải trả khách hàng – TK 131

Để hạch toán Phải thu khách hàng, Kế toán Công ty sử dụng TK 131 chitiết cho từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu, theo dõi phải thu ngắnhạn và dài hạn, ghi chép từng lần thanh toán:

 Kết cấu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

- Khoản giảm giá hàng bán chokhách hàng sau khi đã giao hàng vàkhách hàng có khiếu nại;

- Doanh thu của số hàng đã bán

bị người mua trả lại (có thuế GTGThoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán vàchiết khấu thương mại cho người mua

Dư cuối kỳ: Số tiền còn phải thu của

khách hàng

2.1.2.2 Tài khoản sử dụng Phải trả người bán

Tài khoản 331 - Phải trả người bán

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho người bán

hàng hóa, người cung cấp dịch vụ,

người nhận thầu xây lắp

- Số tiền người bán chấp thuận

giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao

theo hợp đồng

- Số tiền ứng trước cho người bán,

người cung cấp dịch vụ nhưng chưa

nhận được hàng hóa, dịch vụ, khối

lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành

bàn giao

- Chiết khấu thanh toán và chiết

khấu thương mại được người bán chấp

thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ

phải trả cho người bán

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt,

kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại

người bán

Bên Có:

- Số tiền phải trả cho người bánvật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch

vụ và người nhận thầu xây lắp

- Điều chỉnh số chênh lệch giữagiá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của sốvật tư, hàng hóa đã nhận, khi có hóa đơnhoặc thông báo giá chính thức

Dư cuối kỳ: Số tiền còn phải trả cho

người bán, người cung cấp hàng hóa,dịch vụ, nhà thầu xây dựng

2.1.3 Quá trình ghi sổ Kế toán

2.1.3.1 Quá trình ghi sổ Kế toán Phải thu khách hàng

Chứng từ sử dụng để hạch toán Phải thu khách hàng được luân chuyểnnhư sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp thanh toán với khách hàng

Nguồn: Phòng Kế toán MEGA MARKET Hà Đông

Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào SCT cho từngkhách hàng Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với kháchhàng, bảng này sẽ dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131

Các nghiệp vụ làm tăng Phải thu khách hàng tháng 3/2016:

- Ngày 04/03/2016, bán hàng thực phẩm cho Công ty MTV Thuốc lá ThăngLong theo HĐ số 5003567 với giá chưa thuế là 15.000.000 VND, thuế suất 10%

Báo cáo tài chính

Bảng TH chi tiết

TK 131

Sổ, thẻ chi tiết TK

131

- Ngày 12/03/2016 bán hàng điện gia dụng cho Công ty TNHH thương mại

và dịch vụ Cổng Vàng với số tiền có thuế 10% 39.600.000 đồng theo số HĐ5003689

- Ngày 21/03/2016, Bán hàng cho Công ty TNHH Cuốn Nroll 100 kg thịt

gà Nhập khẩu Úc theo HĐ số 5004490 Tiền chưa thuế GTGT 10% là12.236.835

Ghi nhận giá vốn: Nợ Tk 632 : 10.000.000

Có Tk 155 : 10.000.000

Ghi nhận doanh thu: Nợ Tk 131 – Thuốc lá TL: 134.605.519

Có Tk 511 : 12.236.835

Biểu mẫu 2.1: Phiếu xuất kho Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam ĐƠN VỊ :

ĐỊA CHỈ:

Mẫu số: 02 –VT

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 21 tháng 03 năm 2016 Số : 07

Họ tên người nhận hàng: Trần Thị Mai

Địa chỉ (bộ phận ): CN công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội

Lý do xuất hàng: Xuất hàng bán

Xuất tại kho: Hà Đông

STT Tên, nhãn hiệu,

qui cách, phẩm chất vật tư

ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Yêu cầu

Thực xuất

HOÁ ĐƠN GTGT

(Liên 2: giao cho khách hàng )

Ngày 21 tháng 03 năm 2016

Mẫu số:01GTKT- 3LL QT/2016N 5004460Đơn vị bán : Chi nhánh Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam tại Hà Nội

Địa chỉ : Lô 2, Trung tâm hành chính mới P Hà Cầu, Q Hà Đông, TP Hà NộiĐiện thoại : +084 (4) 33113388

Fax : +084 (4)33512762 MST : 0302249586-001

Tên đơn vị : Công ty TNHH Cuốn NROLL

Địa chỉ : Thôn Xuân Trung, xã Thủy Xuân Tiến, huyện Chương Mỹ

Mã số thẻ : 26 031601

Hình thức thanh toán: Credit Sales MST : 0106201027

STT Tên hàng hoá ,dịch vụ ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền

1 Thịt gà nhập khẩu Úc KG 122.368,35 100 12.236.835 Cộng tiền hàng 12.236.835

Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT : 1.223.685

Tổng cộng tiền thanh toán : 13.460.519

Số tiền viết bằng chữ : Mười ba triệu, bốn trăm sáu mươi nghìn, năm trăm mườichín đồng /

Người mua Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký,họ tên) (ký, họ tên)

Khách hàng sau khi nhận sản phẩm bàn giao thì tiến hành làm các thủ tục

thanh toán tiền theo hợp đồng đã ký, công ty xuất hoá đơn giao cho khách hàng,

khách hàng có thể trả tiền ngay, thanh toán qua chuyển khoản hoặc sau một thời

gian quy định trong hợp đồng thì mới trả tiền và trở thành một khoản nợ của

khách hàng đối với công ty Số dư Nợ của tài khoản 131 “Phải thu của khách

hàng” sẽ tăng lên sau mỗi nghiệp vụ phát sinh như trên Khi hoá đơn GTGT lập

xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, liên 1 lưu tại công ty, liên 2 giao chokhách hàng

Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu.

- Ngày 03/03/2016, Công ty MTV Thuốc lá Thăng Long thanh toántiền mua hàng từ ngày 16/02/2016 đến ngày 29/02/2016 bằng chuyển khoản:123.026.000 VND qua VCB Hà Tây

Nợ TK 112: 123.062.000

Nợ TK 131 – Thuốc lá Thăng Long: 123.062.000

Biểu mẫu 2.3: Giấy báo Có ngân hàng Vietcombank Ngân hàng: Thương mại CP Ngoại Thương Việt Nam - chi nhánh Hà Tây

Công ty: Công ty MTV Thuốc lá Thăng Long.

Địa chỉ: Nguyễn Trãi, Hà Đông, Hà Nội

Nội dung nộp: Trả tiền hàng.

- Ngày 04/03/2016, Công ty TNHH Cuốn Nroll thanh toán tiền hàng kỳtrước với số tiền 124.350.000 đồng.

Nợ TK 111 : 124.350.000

Có Tk 131 – Cuốn Nroll : 124.350.000

Biểu mẫu 2.4: Phiếu thu tiền mặt Công ty TNHH MM Mega Market Việt

Nam Cty TNHH MM Mega

Liên 1 Số:

Ngày 04 tháng 03 năm 2016

Họ và tên người nộp tiền: Công ty TNHH Cuốn Nroll

Lý do chi: Thanh toán tiền mua hàng từ ngày 15/02/2016 đến 29/02/3016

- Ngày 07/03/2016, trường Mầm non Ngôi Sao trả trước tiền hàng với sốtiền 10.000.000 đồng bằng tiền mặt (Phiếu thu số 10)

Nợ TK 111 : 10.000.000

Có TK 131 – Mầm non Ngôi Sao : 10.000.000

- Ngày 08/03/2016, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Cổng Vàng trả

nợ tiền hàng với số tiền 25.000.000 đồng

Có TK 131 – Cổng Vàng : 25.000.000Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán tiến hành ghi chứng từ ghi Nhật kýchung:

Biểu mẫu 2.5: Sổ Nhật ký chung tháng 3 Công ty TNHH MM Mega Market Việt Nam

04/03/2016 PT 09 04/03/2016 Công ty Cuốn Nroll

thanh toán tiền hàng kỳtrước bằng tiền mặt

TK 3331 1.500.000

07/03/2016 PT 10 07/03/2016 Mầm non Ngôi Sao trả

trước tiền hàng bằngtiền mặt

21/03/2016 5004460 21/03/2016 Bán hàng cho Công

ty TNHH CuốnNROLL chưa thu tiền

TK 333 1.223.685

25/03/2016 5004490 25/03/2016 Bán hàng cho Công

ty TNHH Cuốn Nrollchưa thu tiền

2.1.3.2 Quá trình ghi sổ Kế toán Phải trả người bán

Sơ đồ 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ TK 331

Ghi Chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu Hàng ngày khi công ty mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho ngườicung cấp thì kế toán sẽ nhận được hoá đơn GTGT do người bán lập Căn cứ số tiềnghi trên hoá đơn, kế toán nhập số liệu vào chứng từ ghi sổ ghi Có TK 331 về sốtiền phải thanh toán cho người bán

Để làm rõ hơn quy trình ghi sổ và lưu chuyển chứng từ, ta lấy ví dụ trongtháng 3/2016, Mega Market Hà Đông có rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến Phải trảngười bán như sau:

Các nghiệp vụ làm tăng Phải trả người bán:

- Ngày 04/03/2016, mua một xe ôtô Hyundai Country 29 chỗ của Trung tâmTMDV và XK lao động Petromanning - Chi nhánh Công ty Cổ phần phát triểnnguồn lực và dịch vụ dầu khí Việt Nam, chưa thanh toán tiền Giá mua chưa cóthuế là 850.000.000 đồng, VAT 10%, theo hóa đơn GTGT số 0082219 Hạn thanhtoán là 3 tháng kể từ ngày mua

Nợ TK 152 : 2.000.000

Nợ TK 133 : 200.000

Có TK 331 – Vinaflour : 2.200.000

- Ngày 16/03/2016, nhận được hóa đơn tiền điện dùng cho khu vực bán hàng

số 00004493 từ ngày 15 tháng 2 năm 2016 đến ngày 05 tháng 3 năm 2016 củaCông ty điện lực Hà Đông chưa trả tiền Tổng số tiền thanh toán là 137.500.000 đ,trong đó thuế suất 10 %