Xây dựng hệ thống thông tin quản lý thiết bị đại học thái nguyên

123 Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt Đại học Thái Nguyên ĐH TN Hệ thống thông tin HTTT Người sử dụng NSD Structured Analysis and Design Technique SADT BFD Business Function Diagra

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-

NGUYỄN XUÂN HƯƠNG XÂY DỰNG DỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ THIẾT BỊ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN Chuyên ngành: Khoa học máy tính Mã số: 60.48.01 LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ VĂN PHÙNG Thái Nguyên - Năm 2008 MỤC LỤC MỤC LỤC 1

MỞ ĐẦU 6

Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 8

QUY TRÌNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THEO HƯỚNG CÓ CẤU TRÖC 8

1.1 Khái niệm phân tích và thiết kế hệ thống 8

1.2 Một số phương pháp Phân tích và thiết kế hệ thống 9

1.2.1 Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc (SADT-Structured Analysis and Design Technique 9

1.2.2 Phương pháp phân tích thiết kế Merise 10

1.2.3 Phương pháp phân tích MCX (Méthode de xavier castellani) 11

1.2.4 Phương pháp phân tích GLACSI (Groupe d’ Animation et de Liaison pour l’ Analyse et de conception de Système d’ Information) 12

1.2.5 Phương pháp phân tích hướng đối tượng (OOAD: Object Oriented Analysis and Design) 13

1.3 Quy trình phát triển HTTT 13

1.3.1 Lập kế hoạch (khảo sát hệ thống): 14

1.3.2 Phân tích: 15

1.3.2.1 Phân tích hiện trạng: 15

1.3.2.2 Phân tích khả thi và lập hồ sơ nhiệm vụ: 15

1.3.2.3 Xây dựng mô hình hệ thống chức năng: 16

1.3.3 Thiết kế: 17

1.3.4 Giai đoạn thực hiện 17

1.3.5 Chuyển giao hệ thống 18

1.3.6 Bảo trì 18

1.4 Mô hình không gian phát triển một hệ thống 18

1.4.1 Mức quan niệm 19

1.4.2 Mức tổ chức 20

1.4.3 Mức logic 20

1.4.4 Mức vật lý (tác nghiệp) 20

1.5 Phương pháp luận phát triển hệ thống 21

1.6 Phân tích hệ thống 22

1.6.1 Biểu đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram) 23

1.6.1.1 Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng: 24

1.6.1.2 Xây dựng BFD theo dạng công ty: 25

1.6.2 Biểu đồ quan hệ thực thể (ERD) 26

1.6.2.1 Thực thể 26

1.6.2.2 Thuộc tính 26

1.6.2.3 Mối quan hệ 27

1.6.2.4 Chuẩn hóa dữ liệu 29

1.6.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram ) 30

1.6.3.1 Những hỗ trợ của DFD 30

1.6.3.2 Các thành phần của một DFD: 31

1.6.3.3 Các chú ý khi xây dựng một DFD 33

1.7 Thiết kế hệ thống 34

1.7.1 Hướng tiếp cận thiết kế hệ thống theo hướng mô hình 34

1.7.2 Kiến trúc ứng dụng 35

1.7.3 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý 35

1.7.3.1 Chức năng vật lý 36

1.7.3.2 Luồng dữ liệu vật lý 36

1.7.3.3 Kho dữ liệu vật lý 36

1.7.4 Kiến trúc Công nghệ thông tin 36

1.7.4.1 Hệ thống phân tán 36

1.7.4.2 Kiến trúc dữ liệu 38

1.7.4.3 Kiến trúc giao diện 38

1.7.5 Các phương thức lưu trữ dữ liệu 39

1.7.5.1 File 39

1.7.5.2 Cơ sở dữ liệu 39

1.7.6 Kiến trúc dữ liệu 40

1.7.6.1 Kiến trúc dữ liệu mô tả cách thức: 40

1.7.6.2 Hệ quản trị CSDL: 40

1.7.7 Thiết kế đầu vào 40

1.7.7.1 Các khái niệm 40

1.7.7.2 Các phương thức nhập liệu 41

1.7.7.3 Các nguyên tắc thiết kế đầu vào 41

1.7.7.4 Kiểm soát nhập liệu 42

1.7.8 Thiết kế đầu ra 42

1.7.8.1 Phân loại đầu ra 42

1.7.8.2 Các phương thức phân loại đầu ra 43

1.7.9 Thiết kế giao diện người dùng 43

1.7.9.1 Kỹ thuật thiết kế giao diện người dùng 44

1.7.9.2 Các phong cách thiết kế giao diện người dùng 46

1.7.9.2 Cách thức thiết kế giao diện người dùng 47

1.7.10 Sơ đồ quy trình phát triển hệ thống 48

Chương II KHẢO SÁT BÀI TOÁN THỰC TẾ 49

KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU, MÔ HÌNH GHIỆP VỤ TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ ĐH THÁI NGUYÊN 49

2.1 Tổng quan về Đại học Thái Nguyên 49

2.2 Quy trình quản lý Thiết bị trong Đại học Thái Nguyên 51

2.2.1 Phân loại tài sản thiết bị trong ĐHTN 51

2.2.1.1 Tài sản cố định hữu hình: 51

2.2.1.2 Tài sản cố định vô hình 52

2.2.2 Nguồn gốc hình thành tài sản 53

2.2.3 Sơ đồ tổ chức quản lý tài sản thiết bị trong ĐHTN 53

2.2.4 Yêu cầu về quản lý (QTTB) 54

2.2.5 Yêu cầu về kế toán (Kế toán tài sản) 54

2.3 Mô hình trao đổi thông tin quản lý thiết bị trong Đại học Thái Nguyên 55

2.3.1 Các văn bản, quy trình quản lý tài sản, thiết bị được áp dụng trong đại học Thái Nguyên 55

2.3.2 Mô hình phân hệ 55

2.3.3 Mô tả đối tượng 55

2.3.4 Mô tả chức năng nghiệp vụ 56

2.3.4.1 Tổ chức thực hiện việc đầu tư mua sắm tài sản (QTTB) 56

2.3.4.2 Quản lý, đăng ký, lập thẻ tài sản (Kế toán tài sản) 56

2.3.4.3 Bán, chuyển nhượng tài sản (QTTB và Kế toán tài sản) 57

2.3.4.4 Dịch chuyển, thu hồi tài sản (QTTB và Kế toán tài sản) 57

2.3.4.5 Khấu hao tài sản cố định (Kế toán tài sản) 57

2.3.4.6 Thanh lý tài sản (QTTB và Kế toán tài sản) 58

2.3.4.7 Hạch toán, báo cáo tài sản (Kế toán tài sản) 58

2.3.5 Mô tả thông báo 59

2.4 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng 60

2.4.1 Các đơn vị thành viên 60

2.4.1.1 Quản trị thiết bị 60

2.4.1.2 Kế toán tài sản 63

2.4.2 Đại học Thái Nguyên 65

2.5 Hạn chế trong quy trình quản lý thiết bị trong Đại học Thái Nguyên 65

2.6 Hướng pháp triển hệ thống Quản lý thiết bị trong Đại học Thái Nguyên 66

2.6.1 Mục đích 66

2.6.2 Lưu đồ 67

2.6.3 Thông số tổng hợp 67

2.6.4 Phân đoạn hoạt động 68

2.6.4.1 Bước Tập hợp chứng từ tăng giảm và điều chuyển tài sản 68

2.6.4.2 Bước Lập thẻ tài sản, quản lý và theo dõi tài sản 68

2.6.4.3 Bước Báo cáo tài sản 69

2.6.4.4 Bước Kiểm tra báo cáo tài sản 70

2.6.5 Hồ sơ 70

2.7 Yêu cầu hệ thống 71

2.8 Yêu cầu bảo mật 71

Chương III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ 72

XÂY DỰNG MÔ HÌNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ THIẾT BỊ ĐH THÁI NGUYÊN 72

3.1 Phân tích 72

3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 72

3.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 74

3.1.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Mức 0) 75

3.1.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Tổ chức thực hiện việc đầu tư mua sắm tài sản (Mức 1) 76

3.1.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý đăng ký lập thẻ tài sản (Mức 1) 77

3.1.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Bán, thanh lý, dịch chuyển tài sản (Mức 1) 78

3.1.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Tính khấu hao (Mức 1) 79

3.1.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh In báo cáo tài sản (Mức 1) 80

3.1.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Tìm kiếm thông tin tài sản (Mức 1) 81

3.1.3 Mô hình khái niệm dữ liệu 82

3.1.3.1 Xác định các thực thể và các thuộc tính 82

3.1.3.2 Đặc tả mối quan hệ giữa các thực thể 83

3.1.3.3 Mô hình khái niệm 86

3.2 Thiết kế 87

3.2.1 Kiến trúc ứng dụng 87

3.2.1.1 Môi trường sử dụng 87

3.2.1.2 Công cụ phát triển 87

3.2.1.3 Mô hình quản lý ứng dụng 87

3.2.1.4 Kiến trúc ứng dụng 88

3.2.2 Mô hình quan hệ 90

3.2.3 Chuẩn hóa 91

3.2.4 Mô hình E-R 92

3.2.5 Cơ sở dữ liệu vật lý 93

3.2.6 Xác định sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống 96

3.2.6.1 Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ 1.1 Mua sắm tài sản 96

3.2.6.2 Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ 1.2 Bàn giao tài sản 96

3.2.6.3 Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ 2.1 Đăng ký sổ tài sản 97

3.2.6.4 Sơ đồ hệ thống cho biểu đồ 2.2 Lập thẻ tài sản 97

3.2.7 Chức năng của chương trình 98

3.2.8 Thiết kế giao diện 100

3.2.8.1 Xác định các giao diện nhập liệu 100

3.2.8.2 Xác định các giao diện xử lý 100

3.2.8.3 Giao diện người dùng 101

3.2.9 Thiết kế đầu ra 104

3.2.9.1 Biên bản bàn giao tài sản 104

3.2.9.2 Sổ quản lý tài sản 105

3.2.9.3 Thẻ tài sản số định 106

3.2.9.4 Biên bản thu hồi tài sản 106

3.2.9.5 Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản trong năm 107

3.2.9.6 Sổ theo rõi tài sản cố định 108

3.2.9.7 Báo cáo tình trạng trang cấp và sử lý tài sản trong năm 109

3.2.9.8 Bảng tổng hợp tài sản đề nghị xử lý 110

3.2.9.9 Biên bản kiểm kê tài sản 111

Chương IV PHẦN MỀM THỬ NGHIỆM 112

PHẦN MỀM THỬ NGHIỆM QUẢN LÝ THIẾT BỊ ĐH THÁI NGUYÊN 112

4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2005 112

4.2 Ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 2005 113

4.2.1 Net Framework : 113

4.2.2 Hoạt động của Visual Basic NET : 115

4.2.3 Kết hợp các trình biên dịch : 115

4.2.4 Kế thừa : 116

4.2.5 Hướng đối tượng : 117

4.3 Ngôn ngữ lập trình ASP.NET 117

4.3 Giao diện chương trình thủ nghiệm 118

4.3.1 Giao diện Menu chính chương trình 118

4.3.2 Giao diện nhập liệu 119

4.3.3 Giao diện tương tác 119

4.3.4 Giao diện tìm kiếm 119

4.3.4 Giao diện tìm kiếm 120

4.3.5 Giao diện báo cáo 120

KẾT LUẬN 121

1 Những kết quả đạt được của đề tài : 121

2 Những hạn chế : 121

3 Hướng khắc phục, phát triển mở rộng: 121

TÀI LIỆU THAM KHẢO 123

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt Đại học Thái Nguyên (ĐH TN) Hệ thống thông tin (HTTT) Người sử dụng (NSD) Structured Analysis and Design Technique (SADT) BFD (Business Function Diagram) Cơ sở dữ liệu (CSDL) Miền núi Bắc Việt nam (MNB) Tài sản cố định (TSCĐ) Kiến trúc hệ thống (KTHT) Quản trị thiết bị (QTTB) Kế toán tài sản (KTTS) DFD-Data Flow Diagram Structured Analysis and Design Technique (SADT) BFD (Business Function Diagram) Physical Data Flow Diagram - PDFD Danh mục các bảng Trang Bảng 3.1: Thông tin hồ sơ quản lý tài sản 70

Bảnh 3.2: Các bảng cơ sở dữ liệu vật lý 94

Danh mục hình vẽ, đồ thị Hình 1.1: Sơ đồ xây dựng HHTT tin học hóa trang 14

Hình 1.2: Sơ đồ xây dựng HTTT trang 18 Hình 1.3: Sơ đồ 3 chiều không gian phát triển hệ 9

Hình 1.4: Vi dụ Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của HTTT 23

Hình 1.5: Ví dụ: BFD về “Quản lý trông giữ xe” 25

Hình 1.6: Sơ đồ quy trình phát triển hệ thống 48

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý tài sản thiết bị trong ĐHTN 53

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý thiết bị 67

Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng 72

Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 74

Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 75

Hình 3.4: Mô hình khái niệm 85

Hình 3.5: Mô hình chức năng nhiệm vụ các lớp phần mềm 87

Hình 3.6: Sơ đồ E_R 91

MỞ ĐẦU

Trong quá trình phát triển lĩnh vực Công nghệ thông tin phần mềm là

giai đoạn phát triển tự nhiên và tất yếu khi mà phần cứng ngày càng được

phát triển Sự phát triển của máy tính, sau đó là các vi máy tính, máy tính

nhúng, cùng với sự áp dụng Công nghệ thông tin vào trong mọi lĩnh vực

đời sống xã hội Phần mềm đóng vai trò trung tâm trong lĩnh vực Khoa học

và Công nghệ trên thế giới Với sự tiến bộ được mong đợi của các hệ thống

phần mềm, tương lai của công nghệ phần mềm rất triển vọng, sáng sủa và

tiềm năng Sự tác động của công nghệ phần mềm tới Khoa học và Công

nghệ sẽ là rất lớn

Số lượng các sản phẩm phần mềm mới được tạo ra trong vùng giao

giữa các kỹ thuật truyền thống, khoa học máy tính, khoa học tự nhiên, công

nghệ đang tăng lên Cuộc cách mạng công nghệ thông tin, những tiến bộ

trong truyền thông không dây và kỹ thuật hệ thống nhúng sẽ thúc đẩy tốc

độ phát triển sản phẩm phần mềm thông minh

Trong xu thế hội nhập, các hàng rào bảo hộ cho các trường Đại học trong

nước sẽ dần được dỡ bỏ, các trường Đại học Việt Nam phải đối mặt với

khuynh hướng cạnh tranh toàn cầu, cạnh tranh với các Đại học lớn trên chính

thị trường quốc nội Trong bối cảnh đó, các Đại học trong nước phải không

ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cũng như nâng cao trình độ quản lý để

tăng sức cạnh tranh, tìm mọi cách để phát huy tối đa tiền năng của mình nhằm

đạt hiệu quả cao trong đào tạo Do đó, việc ứng dụng Công nghệ thông tin

trong quản lý nhằm giảm tối đa chi phí cũng như nguồn lực để nâng cao khả

năng cạnh tranh trong thời kỳ hội nhập quốc tế

Đại học Thái Nguyên (ĐH TN) cũng không nằm ngoài xu thế đó cũng

phải tự hoàn thiện về mọi mặt Trong đó mặt quản lý được Đảng ủy và ban

giám đốc Đại học rất chú trọng phát triển cả về con người và công cụ quản lý

Trong Đại học hiện hay đã sử dụng một số phần mềm ứng dụng (quản lý đào tạo, kế toán, quản lý Đảng viên …) hiệu quả đạt được khi áp dụng các phần mềm này rất cao

Hiện nay tại ĐH TN việc quản lý thiết bị được một ban quản lý thiết bị gồm 5 người, Việc quản lý của ban thiết bị này chủ yếu đang áp dụng trên các công cụ thủ công, sổ sách, các tập tin dạng văn bản Word, Excel Nên việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn vì các thiết bị của toàn Đại học năm ở các vị trí địa lý và phân cấp chức năng quản lý khác nhau

Nhu cầu sử dụng một HTTT Quản lý thiết bị của ĐH TN là rất cần thiết

và cấp bách hiện nay Hệ thống đó phải khắc phục được một số tồn tại theo kiểu quản lý thủ công (Báo cáo nhanh về số lượng và giá trị các thiết bị trong toàn Đại học, việc điều chuyển các thiết bị trong đại học có hiệu quả cao, quản lý tài sản công một cách hiệu quả hơn …)

Vì vậy trong luận văn này em muốn nghiên cứu, tìm hiểu về phân tích thiết kế hệ thống, và đặc biệt là ứng dụng phân tích thiết kế trong lĩnh vực Quản lý thiết bị Đại học Thái Nguyên Phần mềm này đem lại những lợi ích trong việc Quản lý thiết bị của Đại học

Chương I CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUY TRÌNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THEO HƯỚNG CÓ CẤU TRÖC

1.1 Khái niệm phân tích và thiết kế hệ thống

Phân tích hệ thống là việc sử dụng các phương pháp và công cụ để nhận

thức và hiểu biết được hệ thống, tìm các giải pháp giải quyết các vấn đề phức

tạp đặt ra cho hệ thống Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin

của tổ chức Nó sẽ cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế Hệ thống

thông tin (HTTT) sau này Phân tích chi tiết bào gồm phân tích dữ liệu và

phân tích các hoạt động sử lý mà HTTT tương lai sẽ sử dụng và thực hiện

Phân tích là hoạt động tiếp nối hoạt động khảo sát theo một quy trình

nhằm hiểu rõ một hiện tượng hay một vấn đề nào đó diễn ra trong đời sống xã

hội Phân tích hệ thống găn liền với việc nghiên cứu chi tiết vấn đề, hiện

tượng và đưa ra những quy luật hoạt động của chúng Phân tích là quá trình

triển khai mà nhà thiết kế hệ thống phải làm để tự giải thích cho những vướng

mắc và để hiểu hệ thống một cách rõ ràng hơn Phân tích là công việc trung

tâm khi sây dựng một HTTT Phân tích hệ thống gồm nhiều giai đoạn và khởi

sự ngay trong giai đoạn lập kế hoạch vì công việc tìm hiểu nhu cầu và khả

năng thực tế đã bắt đầu ngay từ khi vạch chiến lược Việc phân tích được chia

thành nhiều công đoạn cụ thể

Cùng với phân tích, thiết kế là giai đoạn trung tâm trong quá trình phát

triển cho bất kỳ sản phẩm hay hệ thống công nghệ nào Thiết kế là quá trình

xác định và xây dựng giải pháp kỹ thuật dựa trên máy tính cho các yêu cầu

nghiệp vụ được xác định trong phân tích hệ thống

Thiết kế hệ thống là nhằm đưa ra những phương pháp tốt, những cách

tiếp cận để thực hiện việc quản lý, vận hành hệ thống một cách tốt nhất, hiệu

quả nhất

Mục đích của việc Phân tích và thiết kế là hướng tới HTTT mới có khả năng hỗ trợ ra Quyết định, hướng tới chương trình cài đặt dễ sửa chữa, hệ thống dể sử dụng, có độ chính xác cao

1.2 Một số phương pháp Phân tích và thiết kế hệ thống

Lịch sử hình thành và phát triển các phương pháp phân tích và thiết kế HTTT có từ lâu và rất đa dạng Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hiện đại ra đời là quá trình tiếp nối các phương pháp phân tích cổ điển Từ sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thông tin trong vài ba thập niên trở lại đây, các tổ chức mà con người muốn tự động hóa càng ngày càng phức tạp, yêu cầu tự động hóa càng cao và các đòi hỏi của người dùng càng khắt khe hơn, các phương pháp phân tích thiết kế đã không ngừng được hoàn thiện Cho tới nay trên thế giới đã hình thành nhiều phương pháp, nhiều trường phái quan tâm đến lĩnh vực này

1.2.1 Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc (SADT-Structured Analysis and Design Technique

Phương pháp này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản của nó là Phân rã một

hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản SADT được xây dựng dựa trên

7 nguyên lý sau:

Sử dụng một mô hình Phân tích kiểu Top-down

Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm (còn được gọi

là “mô hình thiết kế” để mô tả hệ thống

Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ Phối hợp các hoạt động của nhóm Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết

Công cụ để phân tích:

Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ

Sơ đồ luồng dữ liệu

Mô hình thực thể - mối quan hệ

Mô hình quan hệ

Từ điển dữ liệu

Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc

Mô hình hóa logic

Phương pháp phân tích thiết kế SADT có ưu điểm là dựa vào nguyên lý

phân tích có cấu trúc, thiết kế theo lối phân cấp, bảo đảm từ một dữ liệu vào

sản xuất nhiều dữ liệu ra Nhược điểm của phương pháp này là không bao

gồm toàn bộ các tiến trình phân tích do đó nếu không thận trọng có thể đưa

đến tình trạng trùng lặp thông tin

1.2.2 Phương pháp phân tích thiết kế Merise

MERISE viết tắt từ cụm từ Methode pour Rassembler les Ideés Sans

Effort Phương pháp này ra đời vào những năm cuối của thập niên 70 Xuất

phát từ những suy nghĩ của một nhóm nghiên cứu đứng đầu bởi J.L.Lemoigne

tại trường đại học Aix-En-Provence - Pháp và những nghiên cứu hiện thực

đồng thời ở Trung tâm nghiên cứu trang bị kỹ thuật (CETE), dưới sự lãnh đạo

của H.Tardien.Trong sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mới, MERISE

dựa trên 3 mặt cơ bản sau:

Mặt thứ nhất: quan tâm đến chu kỳ sống (life cycle) của HTTT qua các

giai đoạn: Thai nghén (Gestation) - Quan niệm/Ý niệm - Quản trị - Chết Chu

kỳ sống này có thể kéo dài từ 15 đến 20 năm đối với các HTTT lớn

Mặt thứ hai: đề cập đến chu kỳ đặc trưng của HTTT , còn được gọi là

chu kỳ trừu tượng Mỗi tầng được mô tả dưới dạng mô hình tập trung bao

gồm tập hợp các thông số chính xác Theo đó khi những thông số của tầng

dưới tăng trưởng, tầng đang mô tả không biến đổi và nó chỉ thay đổi khi các

thông số của mình thay đổi Mỗi mô hình được mô tả thông qua một hình

thức dựa trên các quy tắc, nguyên lý ngữ vựng và cú pháp quy định Có những quy tắc cho phép chuyển từ mô hình này sang mô hình khác một cách

tự động nhiều hoặc ít

Mặt thứ ba: mặt này liên quan đến chu kỳ các quyết định cần phải đưa ra

trong các chu kỳ sống của sản phẩm

Đặc trưng của phương pháp Merise là tách rời dữ liệu và xử lý nhằm đảm bảo tính khách quan trong quá trình phân tích và cung cấp đầy đủ các mô hình để diễn đạt các bước cập nhật Hệ thống bao gồm dữ liệu và xử lý được biểu diễn ở ba mức:

-Mức quan niệm (Concept): xác định các thành phần của dữ liệu và xử lý -Mức tổ chức (Oganization): chi tiết hóa những quan hệ giữa chúng -Mức tác nghiệp (Physic): các thành phần được thể hiện trong thực tế như thế nào

Công cụ để phân tích:

Trên cơ sở ba mức bất biến của HTTT , phương pháp phân tích thiết kế Merise sử dụng các mô hình tương ứng trên các mức này để phân tích thiết kế một HTTT

1.2.3 Phương pháp phân tích MCX (Méthode de xavier castellani)

Phương pháp phân tích MCX có nguồn gốc từ Pháp, do giáo sư của Học

viện Tin học cho các xí nghiệp IIE (Institut Informatique d’Entrerise) sáng

tạo Phương pháp phân tích MCX dựa trên các nguyên lý và đặc trưng cơ bản

sau:

Cho phép xây dựng được một mô hình tổng quát chính xác để biểu diễn

HTTT hoặc các phân hệ của HTTT

Cho phép phân tích, nắm dữ liệu, quá trình xử lý và truyền thông của

HTTT

Cho phép lượng hoá các xử lý

MCX có ưu điểm là thích hợp với việc thực hành Nhược điểm là rườm

rà

1.2.4 Phương pháp phân tích GLACSI (Groupe d’ Animation et de

Liaison pour l’ Analyse et de conception de Système d’ Information)

Phương pháp này cũng có nguồn gôc từ Pháp, ra đời vào tháng 4 năm

1982 Tác giả của nó là một nhóm giáo sư của Học viện Công nghệ Pháp

(IUT) Nội dung cơ bản của phương pháp là trình bày một tập hợp các công

cụ và nguyên liệu để tiến hành các giai đoạn cơ bản sau đây của tiến trình

phân tích:

 Nghiên cứu hệ thống

 Nghiên cứu hiện trạng

 Nghiên cứu khả thi

 Tổ chức xử lý: xử lý theo lô, xử lý theo thời gian thực

 Môi trường tiếp nhận: máy tính, mạng máy tính, ngôn ngữ, các phần mềm chuyên dụng

 Giao diện người-máy Nhược điểm của phương pháp là chưa thử nghiệm nhiều trong thực tế

Ưu điểm của phương pháp là một công cụ tốt để giảng dạy

1.2.5 Phương pháp phân tích hướng đối tượng (OOAD: Object Oriented Analysis and Design)

Phương pháp phân tích hướng đối tượng hình thành giữa thập niên 80 dựa trên ý tưởng lập trình hướng đối tượng Phương pháp này đã phát triển, hoàn thiện và hiện nay rất phổ dụng

Lối tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy về vấn đề theo lối ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với lối tiếp cận này, chúng ta xác định các đối tượng, chúng tương đối độc lập với nhau Sau đó ta có thể xây dựng ứng dụng bằng cách chắp các đối tượng đó lại với nhau Khi đã xây dựng một số đối tượng căn bản trong thế giới máy tính, bạn

có thể chắp chúng lại với nhau để tạo ứng dụng của mình Nó dựa trên một số khái niệm cơ bản sau:

Ðối tượng (Object): gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này Ðóng gói (Encapsulation): Không cho phép tác động trực tiếp lên dữ liệu của đối tượng mà phải thông qua các phương thức trung gian

Lớp (Class): Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùng một phương thức

Kế thừa (Heritage): tính chất kế thừa là đặc tính cho phép định nghĩa một lớp mới từ các lớp đã có bằng cách thêm vào đó những dữ liệu mới, các phương thức mới có thể kế thừa những đặc tính của lớp cũ

1.3 Quy trình phát triển HTTT

Mọi phương pháp phân tích thiết kế HTTT phải trải qua các giai đoạn sau:

 Nghiên cứu nhu cầu (hệ thống cần gì?)

 Nghiên cứu khả thi (cân nhắc giữa nhu cầu và khả năng)

 Đề xuất một kiểu kiến trúc mới của hệ thống

 Mã hóa (tổ chức dữ liệu và lập trình)

 Thử nghiệm và khai thác

Quá trình phát triển của HTTT phải bắt đầu từ tình trạng của HTTT cũ

và từ sự thiếu hiệu quả của hệ thống cũ so với nhiệm vụ đặt ra của tổ chức

1.3.1 Lập kế hoạch (khảo sát hệ thống):

Đây là giai đoạn đầu tiên thông qua việc tiếp xúc giữa người phân tích và

chủ đầu tư nhằm xác định các công việc cần thiết trước khi có thể tiến hành

nghiên cứu các lĩnh vực, bộ phận, hệ thống con, các tổ chức có liên quan đến

HTTT cần xây dựng Giai đoạn này là làm rõ được ý muốn của chủ đầu tư là:

Hệ thống cũ

họat động

như thế nào?

Xác định hệ thống mới phải làm như thế nào?

Hệ thống cũ

làm gì?

Tìm hiểu yêu cầu thực tế và yêu cầu sử dụng

Mã hóa, chuyển giao, bảo trì

Bắt đầu

THỰC HIỆN

Hệ thống mới phải làm gì?

Hình 1.1: Sơ đồ xây dựng một HTTT tin học hóa

xây dựng 1 HTTT mới hay nâng cấp 1 HTTT cũ Mục đích cần làm sáng tỏ những vấn đề sau:

 Có cần thiết xây dựng HTTT mới hoặc nâng cấp HTTT cũ không? Nếu

1.3.2 Phân tích:

Là giai đoạn trung tâm khi xây dựng 1 HTTT , giai đoạn này bao gồm các giai đoạn và khởi sự ngay trong giai đoạn lập kế hoạch Phân tích bao gồm các công đoạn sau:

1.3.2.1 Phân tích hiện trạng:

Giai đoạn này nhằm hiểu rõ tình trạng hoạt động của hệ thống cũ trong mục đích hoạt động của tổ chức Cụ thể, nó bao gồm các công việc:

- Tìm hiểu hiện trạng: thông qua việc nghiên cứu hồ sơ, tài liệu để tìm

hiểu thông tin chung về ngành dọc của tổ chức

- Tìm hiểu hoạt động hiện tại của tổ chức

- Xác định các thành phần tham gia trong tổ chức

- Các nhiệm vụ của các tổ chức thành viên và các tổ chức bên ngoài có

liên quan

- Các mối quan hệ thông tin giữa các thành viên trong tổ chức

1.3.2.2 Phân tích khả thi và lập hồ sơ nhiệm vụ:

Phân tích khả thi phải tiến hành trên 3 mặt:

Phân tích khả thi về kỹ thuật: xem xét khả năng kỹ thuật hiện có để đề

xuất giải pháp kỹ thuật áp dụng cho HTTT mới

Phân tích khả thi kinh tế: xem xét khả năng tài chính để chi trả cho việc

xây dựng HTTT mới cũng như chỉ ra những lợi ích mà hệ thống sẽ đem lại

Phân tích khả thi hoạt động: khả năng vận hành hệ thống trong điều

kiện khuôn khổ, điều kiện tổ chức và quản lý cho phép của tổ chức

Sau đó, người phân tích phải định ra một vài giải pháp và so sánh, cân

nhắc các điểm tốt và không tốt của từng giải pháp Tóm lại, trong giai đoạn

này người phân tích phải tìm ra một điểm cân bằng giữa nhu cầu và khả

năng

Sau khi đã chọn lựa xong giải pháp người phân tích cần phải lập hồ sơ

nhiệm vụ Công việc này nhằm mục đích:

- Định hình các chức năng hệ thống cần đạt được

- Định ra các thủ tục xây dựng quan niệm và thực hiện hệ thống

- Định hình sơ lược giao diện của hệ thống với người sử dụng (NSD)

trong tương lai Làm các bản mẫu (prototype) để NSD hình dung được hệ

thống trong tương lai

Tóm lại, lập hồ sơ nhiệm vụ là một thỏa thuận không chính thức giữa 3

phía: Người phân tích, Chủ đầu tư và NSD

1.3.2.3 Xây dựng mô hình hệ thống chức năng:

Người phân tích dựa vào kết quả phân tích để xây dựng mô hình nghiệp

vụ của hệ thống, từ đó làm rõ mô hình thông tin và mô hình họat động của hệ

thống Trong toàn bộ hoạt động phân tích thì đây là giai đoạn quan trọng nhất

Quá trình tìm hiểu và xây dựng mô hình hệ thống được gọi là hoàn tất nếu

không còn một phản hồi nào từ phía chủ đầu tư

1.3.3 Thiết kế:

Thiết kế và phân tích không phải là hai giai đoạn rời nhau Thiết kế hệ thống sẽ cho một phương án tổng thể hay một mô hình đầy đủ của HTTT Nó bao gồm tất cả các đặc tả về hình thức và cấu trúc của hệ thống Trong giai đoạn thiết kế người phân tích phải xác định một cách chi tiết:

- Các thông tin

- Các qui tắc phát sinh, tiếp nhận và xử lý thông tin

- Các kiểu khai thác

- Các phương tiện cứng và mềm được sử dụng trong hệ thống

Tóm lại, thiết kế bao gồm các công việc sau:

 Thiết kế dữ liệu: xác định các đối tượng (tập thực thể) và cấu trúc dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

 Thiết kế chức năng: định ra các modun xử lý thể hiện các chức năng xử

lý của HTTT

 Thiết kế giao diện: chi tiết hóa hình thức giao tiếp người - máy

 Thiết kế an toàn hệ thống

 Thiết kế phần cứng: tính toán các yêu cầu kỹ thuật cho hệ thống

 Dự kiến nhân sự tại các vị trí công tác của hệ thống

1.3.4 Giai đoạn thực hiện

Trong giai đoạn này xây dựng hệ thống bao gồm xây dựng các file cơ bản Viết các chương trình thực hiện các chức năng của hệ thống mới tương ứng với các kiểu khai thác đã đặt ra Thực chất của giai đoạn này là thực hiện

mã hóa dữ liệu và giải thuật nên còn được gọi là giai đoạn mã hóa (coding) Một trong những nhiệm vụ quan trọng của giai đoạn này là làm tài liệu

sử dụng để cho hướng dẫn cho NSD và làm tài liệu kỹ thuật cho các chuyên gia tin học phát triển hệ thống sau này

1.3.5 Chuyển giao hệ thống

Giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng để người phân tích hiệu chỉnh

HTTT và đưa hệ thống vào khai thác , vận hành thử bằng số liệu giả để phát

hiện sai sót Sau đó người phân tích phải đào tạo NSD tại mỗi vị trí trong hệ

thống

1.3.6 Bảo trì

Là quá trình sửa đổi, khắc phục những thiếu sót của HTTT để làm cho hệ

thống thích nghi hơn, thuận tiện hơn trong sử dụng

Tóm lại, quá trình xây dựng một HTTT có thể mô tả theo sơ đồ dưới

đây:

1.4 Mô hình không gian phát triển một hệ thống

Mỗi bước trong quá trình phân tích thiết kế là một điểm trong không

gian 3 chiều được thể hiện như sau:

- Chiều mức bất biến (Y)

- Chiều các giai đoạn phát triển (Z)

Mức quan niệm của một HTTT là sự mô tả mục đích HTTT đó và những

ràng buộc phải tôn trọng trong mối quan hệ với mục đích của hệ thống Các

mô tả này phải độc lập với mọi giải pháp cài đặt sau này Ví dụ, HTTT quản

lý các chuyến bay của một công ty hành không

Cụ thể, ở mức quan niệm người ta cần mô tả:

- Các đối tượng được sử dụng trong hệ thống

- Các hiện tượng và các mối quan hệ thông tin giữa các đối tượng, giữa các hệ thống con trong hệ thống và giữa hệ thống với môi trường bên ngoài

- Thứ tự công việc được thực hiện trong hệ thống

- Các qui tắc biến đổi, công thức tính toán, thuật toán

- Các nhiệm vụ mà hệ thống phải thực hiện và các ràng buộc mà hệ thống phải tôn trọng

Có 3 loại quy tắc:

+ Qui tắc quản lý: qui định mục tiêu và ràng buộc của hệ thống (thường

là những quy định, luật lệ áp đặt từ môi trường ngoài) Ví dụ: "SV phải nộp

Thông tin Xử lý Con người Thiết bị

Hình 1.3: Sơ đồ 3 chiều không gian phát triển hệ

thống

học phí khi vào học", "doanh nghiệp phải đong thuế VAT" Một cách để xem

xét một quy tắc có phải là quy tắc quản lý không là nếu hủy bỏ quy tắc này thì

hệ thống có nguy cơ bị phá vỡ không?

+ Qui tắc tổ chức: qui tắc liên quan đến giải pháp họat động của hệ

Mục đích của mức tổ chức là xác định các phương tiện, nhân lực, máy

móc, cách tổ chức để cung cấp các thông tin cho NSD đúng thời hạn và đủ độ

tin cậy Tại mức này, cần trả lời các câu hỏi: Ai làm? Làm ở đâu? Làm khi

nào?

Thông tin ở mức tổ chức được mô tả theo giải pháp cơ sở dữ liệu và thực

chất là quan hệ logic của chúng Do đó, đối với dữ liệu mức tổ chức còn gọi là

Đây là mức ít trừu tượng nhất vì nó chính là hệ thống có thể họat động

và vận hành Tại mức này, cần trả lời các câu hỏi hệ thống hoạt động như thế

nào?

Mục tiêu của mức vật lý là xác định cách thực hiện của HTTT trong một môi trường cài đặt nào đó, thông tin ở đây được mô tả với các cấu trúc, giá mang và phương thức truy nhập

1.5 Phương pháp luận phát triển hệ thống

Phương pháp luận phát triển hệ thống là một quy trình phát triển chuẩn hóa xác định một tập các hoạt động, phương pháp, thực nghiệm, kết quả và các công cụ tự động hóa mà những người phát triển hệ thống và người quản lý

dự án dùng để phát triển và cải thiện không ngừng các HTTT và phần mềm

Các phương pháp luận phát triển hệ thống

- Phát triển ứng dụng nhanh có kiến trúc (Architected Rapid Application Development - Architected RAD)

- Phương pháp luận phát triển hệ thống động (Dynamic Systems Development Methodology - DSDM)

- Phát triển ứng dụng kết hợp (Joint Application Development - JAD)

- Công nghệ thông tin (Information Engineering - IE)

- Phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development - RAD)

- Quy trình hợp nhất Rational (Rational Unified Process - RUP)

- Phân tích và thiết kế hướng cấu trúc

Trong phương pháp hướng cấu trúc, phần mềm được thiết kế dựa trên một trong hai hướng: Hướng dự liệu và hướng hành động

- Các tiếp cận hướng dự liệu xây dựng phần mềm dựa trên việc phân rã

phần mềm theo các chức năng cần đáp ứng và dữ liệu cho các chức năng đó

Cách tiếp cận hướng dữ liệu sẽ giúp cho những người phát triển hệ thống dễ

dàng xây dựng ngân hàng dữ liệu

- Các tiếp cận hướng hành động lại tập trung phân tích hệ phần mềm dựa

trên các hoạt động thực thi các chức năng của phần mềm đó

Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết

kế từ trên xuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán

thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con đến khi nhận

biết được các bài toán có thể cài đặt được ngay trên các công cụ, ngôn ngữ lập

trình hướng cấu trúc

Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ

ràng, chương trình sáng sủa dễ hiểu Tuy nhiên, phương pháp này cũng có

những nhược điểm của nó

- Không hỗ trợ tái sử dụng lại Các chương trình hướng cấu trúc phụ

thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể tái

dùng lại các modul nào đó của phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu

cầu về dữ liệu khác

- Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn Nếu HTTT lớn, việc

phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các

modul và quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ không dễ dàng và dễ gây

ra các lỗi trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo

trì

1.6 Phân tích hệ thống

Là giai đoạn trung tâm đầu tiên trong chu trình phát triển hệ thống

Chính kế hoạch phát triển hệ thống sẽ cung cấp đủ thông tin khái quát nhất về

hệ thống thực để tiến hành phân tích Mục tiêu của giai đoạn này là xác định

những dữ liệu nào, thông tin nào và dịch vụ xử lý thông tin nào cần cho hệ thống tương lai Kết quả phân tích đó chính là cơ sở nền tảng để đề xuất và hướng tới một chiến lược thiết kế khả thi

1.6.1 Biểu đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ BFD (Business Function Diagram)

Biểu đồ chức năng nghiệp vụ là một sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, các chức năng này có quan hệ bao hàm với nhau và chúng được nối với nhau bằng các cung để tạo nên một cấu trúc cây (top – down)

Ký hiệu trong biểu đồ:

- Hình chữ nhật có tên chỉ chức năng ở bên trong

- Đường thẳng gấp khúc để nối các chức năng ở mực trên và các chức năng ở mức trực tiếp thuộc nó

Ví dụ: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của HTTT “quản lý doanh nghiệp”

Quản lý Doanh nghiệp

Quản lý Nhân sự

Quản lý Vật tư

Quản lý Tài chính

Kế toán

Hình 1.4: Vi dụ Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của HTTT “quản lý doanh nghiệp”

Có hai dạng để biểu diễn mô hình chức năng nghiệp vụ là dạng phân cấp chức

năng dạng chuẩn và dạng công ty

1.6.1.1 Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng:

Để hình thành biểu đồ phân cấp chức năng người ta phân chia một chức

năng của một bộ phận thành các chức năng con và dựa trên nguyên tắc sau:

 Tính thực chất của mỗi chức năng: mỗi chức năng được phân rã từ một

chức năng ở mức trên phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức

năng đã phân rã ra nó Do đó, để hình thành một mức tiếp theo, người phân tích

phải đặt câu hỏi “để hoàn thành chức năng này thì các chức năng con nào sẽ

được thực hiện?”

 Tính đầy đủ của mỗi chức năng con: Việc thực hiện các chức năng ở

mức kế tiếp phải bảo đảm thực hiện được chức năng mức trên đã phân rã ra

chúng

 Bố trí, sắp xếp các chức năng: khi thiết lập biểu đồ BFD không nên có

quá 6 mức, một hệ thống nhỏ thông thường có khoảng 3 mức Mỗi chức năng

trong mô hình có thể có nhiều chức năng con Ở mỗi mức các chức năng con

nên đặt trên cùng một hàng Sơ đồ nên cân bằng, nghĩa là các chức năng cùng

một mức nên có kích thước và độ phức tạp tương đương nhau

 Đặt tên cho chức năng: Mỗi chức năng nên có một tên riêng đơn giản

nhưng thể hiện bao quát các chức năng con và phản ánh được thực tế nghiệp vụ

của nó

 Mô tả chi tiết chức năng lá: các chức năng cuối cùng của một BFD được

gọi là chức năng lá Các chức năng này thực hiện trực tiếp công việc của hệ

thống nên nó cần phải được mô tả một cách trình tự và chi tiết

Ví dụ: BFD về “Quản lý trông giữ xe”

1.6.1.2 Xây dựng BFD theo dạng công ty:

BFD dạng công ty được sử dụng để mô tả chức năng tổng quát của tổ chức, thường được sử dụng trong các hệ thống lớn, đòi hỏi phải phân tích sao cho dữ liệu phải được xử lý và sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống Để mô tả BFD dạng công ty phân tích viên phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ

ở mức cao nhất của tổ chức và chú ý rằng bất kỳ dự án nào cũng là bộ phận của một hoặc nhiều chức năng cao nhất này

Ví dụ: Biểu đồ chức năng nghiệp vụ mức cao nhất của HTTT quản lý đào tạo trong một trường đại học

Quản lý trông giữ xe

3.1 Kiểm tra sổ gửi

3.2 Ktra hiện trường

3.3 Lập biên bản

3.4 Thanh toán sự cố

Quản lý Đào tạo

Quản lý Sinh viên

Quản lý Giáo viên

Quản lý Môn học

Hình 1.5: Ví dụ: BFD về “Quản lý trông giữ xe”

Chú ý: cần phân biệt một BFD với một sơ đồ tổ chức của một cơ quan Sơ

đồ tổ chức của một cơ quan mô tả các bộ phận, các tổ chức hợp thành của cơ

quan đó nên cũng có dạng hình cây Sơ đồ tổ chức thường dùng để mô tả luồng

thông tin đi từ bộ phận này đến bộ phận khác trong tổ chức

1.6.2 Biểu đồ quan hệ thực thể (ERD)

1.6.2.1 Thực thể

Thực thể là một tập các thể hiện của đối tượng mà nó biểu diễn

Thực thể phải có một tên duy nhất (một danh từ số ít), từ định danh duy

nhất và ít nhất một thuộc tính (chính là từ định danh)

Các loại thực thể có thể có:

o Con người: là những người thực hiện chức năng nào đó trong hoặc

ngoài hệ thống Ví dụ: công ty, khách hàng, phòng ban, bộ phận, nhân viên,

giáo viên, sinh viên, nhà cung cấp…

o Địa điểm: là nơi được sử dụng bởi con người Ví dụ: nơi bán hàng, toà

nhà, phòng, chi nhánh…

o Vật thể: là những đối tượng vật lý thấy rõ Ví dụ: sách, tạp chí, sản

phẩm, nguyên liệu thô, công cụ…

o Sự kiện: là những gì xảy ra theo thời gian hoặc theo một quy trình nhất

định Ví dụ: giải thưởng, sự huỷ bỏ, chuyến bay, giờ học, việc lập hoá đơn,

việc đặt hàng, việc đăng ký, sự gia hạn, sự đặt chỗ, việc bán hàng…

o Khái niệm: là những gì không thể nhìn thấy được Ví dụ: tài khoản,

khoảng thời gian, khoá học, nguồn tài chính, quy tắc, luật lệ…

Trong ERD, thực thể được ký hiệu là một hình chữ nhật, mỗi thực thể

tương đương với một bảng dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của hệ thống

Thể hiện của thực thể: là một thực thể cụ thể Ví dụ thực thể SinhVien có

thể có nhiều thể hiện như Hùng, Thành, Khánh…

1.6.2.2 Thuộc tính

Mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin là một thuộc tính của tập thực thể, ứng với một trường trong bảng dữ liệu tương ứng Ví dụ: khách hàng Nguyễn Văn A có năm sinh là 1981, có số điện thoại là 8534… Tập thực thể khách hàng sẽ có các thuộc tính “năm sinh”, “số điện thoại” Một thuộc tính là một đặc tính mô tả hoặc đặc điểm quan tâm của một thực thể

Kiểu dữ liệu (Data type) của một thuộc tính xác định kiểu dữ liệu có thể lưu trữ được trong thuộc tính đó

Phạm vi (Domain) của một thuộc tính xác định các giá trị mà thuộc tính

đó có thể chứa một cách hợp lệ Giá trị mặc định (default value) của một thuộc tính là giá trị sẽ được ghi vào nếu không được xác định bởi người dùng

Quan hệ này sẽ dẫn tới việc nhập chung hai tập thực thể thành một tập thực thể, tập thực thể mới phải bao gồm các thuộc tính của hai tập thực thể cũ

Quan hệ 1-n:

Là mối quan hệ mà trong đó một thực thể của tập thực thể này có quan

hệ với nhiều thực thể của tập thực thể kia Ví dụ, một khách hàng có thể đặt nhiều đơn hàng nên một thực thể khách hàng trong tập thực thể khác hàng có quan hệ với nhiều thựuc thể đơn hàng trong tập thực thể đơn hàng

Quan hệ 1- nhiều được biểu diễn bằng một mũi tên 1 đầu hướng từ bên

nhiều tới bên 1 hoặc là một đoạn thẳng với một đầu là trạc ba hướng về bên

nhiều…

Quan hệ này đóng vai trò rất quan trọng thể hiện mối liên hệ giữa các

thực thể trong mô hình Ở đây, thuộc tính khóa của bên một sẽ là thuộc tính

kết nối của bên nhiều

Quan hệ n-n:

Là mối quan hệ mà trong đó một thực thể của tập thực thể này có quan

hệ với nhiều thực thể của tập thực thể kia và ngược lại Ví dụ, một nhà cung

cấp trong tập thực thể nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều loại hàng trong tập

thực thể Hàng hóa và ngược lại một loại hàng có thể được cung cấp bới nhiều

nhà cung cấp

Quan hệ nhiều - nhiều được biểu diễn bằng một đoạn thẳng hoặc là một

đoạn thẳng có trạc ba ở cả hai đầu…

Quan hệ này không thể hiện được mối quan hệ giữa hai thực thể cũng

như không cho thấy điều gì về mặt nghiệp vụ, nên thường tách thành hai quan

hệ 1- n bằng cách tạo một tập thực thể trung gian có quan hệ 1- n với cả hai

tập thực thể đã có Ví dụ với quan hệ n-n giữa nhà cung cấp và hàng hóa, ta sẽ

tạo tập thực thể nhà cung cấp/hàng hóa có quan hệ là một nhà cung cấp gồm

nhiều dòng nhà cung cấp/hàng hóa và một hàng hóa lại ứng với nhiều dòng

nhà cung cấp/hàng hóa

Số yếu tố tài liệu hoá số lượng các thể hiện của một thực thể có thể có

quan hệ với một thể hiện của thực thể khác trong một quan hệ

Bao gồm số lớn nhất và nhỏ nhất các thể hiện

Phản ánh quy tắc nghiệp vụ hoặc thực tế nghiệp vụ nó chung (ví dụ có

bao nhiêu lớp học mà một sinh viên có thể tham gia, có bao nhiêu sinh viên

có thể có trong một lớp học)

1.6.2.4 Chuẩn hóa dữ liệu

Phân tích dữ liệu là một quá trình chuẩn bị một mô hình dữ liệu cho việc cài đặt thành một cơ sở dữ liệu đơn giản, không dư thừa, mềm dẻo và dễ thích ứng Kỹ thuật cụ thể được gọi là sự chuẩn hóa

Chuẩn hóa là một kỹ thuật tổ chức các thuộc tính dữ liệu sao cho chúng được nhóm thành các thực thể không dư thừa, ổn định, mềm dẻo và dễ thích ứng:

Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau, trừ thuộc tính khóa và thuộc tính kết nối

Không chứa các thuộc tính có giá trị là kết quả tính được của các thuộc tính khác Ví dụ, thuộc tính giá thành là kết quả của thuộc tính số lượng nhân với thuộc tính đơn giá nên cần phải loại bỏ

Không có vai trò giống nhau giữa các thực thể

 Khái niệm phụ thuộc hàm:

Phụ thuộc hàm đơn trị: từ 1 giá trị của khóa trong bảng, ta chỉ xác định được 1 giá trị cho các thuộc tính khác.VD: với mỗi mã khách hàng, chỉ có duy nhất một giá trị Họ tên, số điện thoại, địa chỉ…

Phụ thuộc hàm đa trị: 1 giá trị của khóa trong bảng lại ứng với nhiều giá trị của các thuộc tính khác Ví dụ: ứng với một mã số học sinh lại có nhiều môn học khác nhau vì một học sinh có thể học nhiều môn học

Như vậy, nếu có thuộc tính không phụ thuộc hàm vào khóa thì nó phải nằm trong một thực thể khác Quá trình chuẩn hóa được thực hiện dựa trên khái niệm phụ thuộc hàm nêu trên

 Chuẩn hóa dạng 1:

Yêu cầu: các thuộc tính nào có thể xuất hiện nhiều lần với cùng một thực thể thì loại bỏ ra

Các thuộc tính bị loại ra sẽ cùng với thuộc tính khóa của thực thể ban

đầu tạo thành một tập thực thể mới

Đối với các thực thể có khóa bao gồm 2 thuộc tính trở lên, nếu trong đó

có những thuộc tính phụ thuộc hàm đơn trị vào một bộ phận của khóa thì tách

các thuộc tính đó ra thành 1 thực thể mới với khóa là bộ phận khóa của thực

thể ban đầu mà nó phụ thuộc hàm

 Chuẩn hóa dạng 3:

Yêu cầu: tất cả các thuộc tính phải phụ thuộc đơn trị vào khóa và không

phụ thuộc hàm đơn trị vào bất kỳ thuộc tính nào không phải là khóa trong

thực thể

Tách những thuộc tính phụ thuộc hàm đơn trị vào thuộc tính không phải

là khóa, đưa chúng vào thực thể mới có khóa chính là thuộc tính mà nó phụ

thuộc hàm

1.6.3 Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram )

Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram ) là một sơ đồ hình học

nhằm diễn tả các luồng tài liệu thông qua các chức năng của hệ thống

1.6.3.1 Những hỗ trợ của DFD

 Xác định yêu cầu của người dùng

 Lập kế hoạch và minh hoạ những phương án cho phân tích viên và người

dùng xem xét

 Trao đổi giữa những phân tích viên và người dùng trong hệ thống

 Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống

1.6.3.2 Các thành phần của một DFD:

 Luồng dữ liệu (Data flow): mô tả dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác, một DFD được mô tả bởi một mũi tên với tên dữ liệu kèm theo, chiều của mũi tên chỉ hướng di chuyển của dữ liệu Tên của luồng dữ liệu thể

hiện trạng thái logic của thông tin chứ không phải dạng vật lý của nó

Ví dụ: Một luồng dữ liệu là “Phiếu xuất” đi từ tác nhân trong “Người quản lý kho” đến tác nhân ngoài “Đại lý”

 Kho dữ liệu (Data store): là các dữ liệu được lưu giữ tại một nơi nào đó trong hệ thống Về mặt vật lý, kho dữ liệu là các tập tin dữ liệu trong máy tính hoặc những tập tài liệu được lưu trữ ở văn phòng Do đó một kho dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau, như các thư mục khác nhau, các máy tính khác nhau, Kho dữ liệu là các dữ liệu được lưu giữ trên giá mang nó, vì vậy người ta thường lấy tên của vật mang nó làm tên của kho dữ liệu

Ví dụ: “ Phiếu xuất kho”, “Đơn đặt hàng”

 Tiến trình (Proccess) hoặc chức năng: là một công việc hoặc một hành động có tác động lên dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi hoặc được

D Phiếu xuất kho Đơn đặt hàng D

Người quản

lý kho Đại lý

Phiếu Xuất

phân phối Chỉ được xem là một tiến trình trong DFD nếu chúng nhận thông tin

đầu vào và có thông tin đầu ra

Ví dụ: Tiến trình “Làm hoá đơn” trong HTTT “Quản lý Kho hàng”

Trong SADT một tiến trình còn được ký hiệu bởi một vòng tròn

 Tác nhân ngoài (extenal entity): Tác nhân ngoài còn được gọi là đối tác,

là một cá nhân, một nhóm người, một tổ chức hoặc một hệ thống khác ở bên

ngoài hệ thống, không gian hoạt động của hệ thống Tác nhân ngoài là nơi thu

nhận, nơi phát sinh thông tin nhưng không phải là nơi lưu trữ chúng Tác nhân

ngoài là phần sống còn của hệ thống, bởi vì chúng là nguồn cung cấp thông tin

cũng như tiêu thụ thông tin cho hệ thống và là nguyên nhân kích hoạt hệ thống

Ví dụ: một luồng dữ liệu là “Phiếu nhập” đến một tác nhân ngoài là “Nhà

Thủ kho Phiếu nhập/xuất

Làm hoá đơn

1.6.3.3 Các chú ý khi xây dựng một DFD

Để xây dựng một DFD người ta dựa vào biểu đồ chức năng nghiệp vụ và

sơ đồ ngữ cảnh Sử dụng BFD để xác định các tiến trình theo từng mức cho DFD Bởi vì BFD được thực hiện phân rã thành các mức nên nó dùng để chỉ ra các mức tương ứng trong DFD Sử dụng sơ đồ ngữ cảnh để nhận dạng ra được các luồng dữ liệu vào và ra hệ thống, các tác nhân ngoài của hệ thống Tuy nhiên đê kiểm tra tính đúng đắn của các thành phẩm trong một DFD cần phải dựa vào các đặc trưng dưới đây

Tiến trình:

- Không một tiến trình nào chỉ có cái vào mà không có cái ra, tiến trình là một phép xử lý biến Input thành Output Nếu một đối tượng nào đó mà chỉ có cái vào thì đó có thể là một tác nhân (đích-thu nhận thông tin)

- Không một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào Nếu một đối tượng nào đó mà chỉ có cái ra thì đó có thể là một tác nhân (nguồn-phát sinh thông tin)

- Cái vào của một tiến trình phải khác với cái ra của tiến trình đó

- Tên một tiến trình phải là danh từ chỉ hành động

Kho dữ liệu:

- Tên một kho dữ liệu phải là một danh từ

- Dữ liệu không di chuyển trực tiếp từ một kho dữ liệu này đến một kho

- Dữ liệu không chuyển trực tiếp từ một tác nhân này đến một tác nhân

khác

Luồng dữ liệu:

- Tên một luồng dữ liệu phải là danh từ (tên thông tin di chuyển)

- Một luồng dữ liệu thường có một hướng chỉ hướng di chuyển của dữ

liệu

- Một luồng dữ liệu không thể quay lui nơi nó vừa đi khỏi

- Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho được được tạo lập

hoặc cập nhật dữ liệu

- Một luồng dữ liệu đi ra khỏi một kho có nghĩa là kho dữ liệu được khai

thác

1.7 Thiết kế hệ thống

1.7.1 Hướng tiếp cận thiết kế hệ thống theo hướng mô hình

Thiết kế hướng mô hình (Model-driven) là một cách tiếp cận thiết kế hệ

thống nhấn mạnh vào việc vẽ các mô hình hệ thống để tài liệu hóa các khía

cạnh cài đặt và kỹ thuật của một hệ thống Các mô hình thiết kế thường được

dẫn xuất từ các mô hình lôgíc được phát triển trước đó theo cách phân tích

hướng mô hình Cuối cùng thì các mô hình thiết kế hệ thống sẽ trở thành các

bản thiết kế phục vụ cho việc xây dựng và cài đặt hệ thống mới

Trong tiếp cận hướng mô hình có 3 kỹ thuật là thiết kế hướng cấu trúc,

kỹ thuật thông tin và thiết kế hướng đối tượng Ngày nay, các tiếp cận hướng

mô hình thường được củng cố nhờ vào việc sử dụng các công cụ tự động hóa

Các công cụ thường dùng:

Công cụ đi kèm bộ công cụ lập trình: Oracle Designer

Các công cụ đơn giản: MS.Word, MS.Visio, Smartdraw

Các công cụ chuyên dụng: Rational Rose, Rational XDE for platforms

Thiết kế hướng cấu trúc hiện đại (Modern Structured Design):

 Là kỹ thuật phân rã chức năng hệ thống ra thành nhiều phần, mỗi thành phần lại được thiết kế chi tiết hơn ở các bước sau Thiết kế hướng cấu trúc còn được gọi là thiết kế chương trình từ tổng quan đến chi tiết (top- down)

 Mỗi modun ở mức thấp nhất chỉ thực hiện một phần việc nhất định, ít liên quan đến công việc của các modun khác

 Thường được sử dụng vì đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện trong triển khai

và nâng cấp

 Mô hình phần mềm được dẫn xuất từ thiết kế hướng cấu trúc được gọi

là biểu đồ cấu trúc (structure chart) Biều đồ này được xây dựng từ các luồng

dữ liệu trong chương trình Thiết kế hướng cấu trúc được thực hiện trong giai đoạn phân tích hệ thống Tuy nhiên, nó không bao trùm mọi khía cạnh của việc thiết kế, như thiết kế đầu vào/đầu ra hay cơ sở dữ liệu

 Các ký hiệu trong biểu đồ cấu trúc:

 Môđun: được biểu diễn bằng hình chữ nhật có nhãn là tên của môđun

 Dữ liệu được chuyển giao giữa các môđun: biểu diễn bởi mũi tên có đầu tròn rỗng

 Thông tin điều khiển: biểu diễn bằng mũi tên với đầu tròn đặc

 Cơ sở để triển khai hệ thống theo thiết kế

 Cơ sở để bảo trì hệ thống sau này

1.7.3 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý

Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý (Physical Data Flow Diagram - PDFD) là

mô hình chức năng dùng để mô hình hoá kiến trúc hệ thống PDFD biểu diễn các thuộc tính của từng thành phần trong KTHT cũng như mô tả mối quan hệ,

tương tác giữa các thành phần đó Dưới đây sẽ giới thiệu cách PDFD diễn tả

từng đối tượng trong KTHT

1.7.3.1 Chức năng vật lý

Chức năng vật lý là nơi thực hiện các công việc của hệ thống, đó có thể

là con người, máy tính cá nhân, server, máy tính cầm tay

Mỗi hệ thống cần một hoặc một số chức năng vật lý

PDFD giúp chúng ta thấy rõ: thông tin được xử lý bởi con người hay

máy móc, thông tin được xử lý bởi công nghệ nào

1.7.3.2 Luồng dữ liệu vật lý

Mô tả các luồng dữ liệu đi luân chuyển trong hệ thống

Các lệnh tương tác với CSDL: tạo, đọc, cập nhật, xoá các đối tượng csdl

Nhập/xuất các phần tử dữ liệu giữa các thành phần trong mạng

1.7.3.3 Kho dữ liệu vật lý

Các kho dữ liệu vật lý dùng để mô tả

Một cơ sở dữ liệu

Một bảng trong cơ sở dữ liệu

Một file máy tính

File tạm

Một phương tiện lưu trữ dự phòng

Một dạng lưu trữ dữ liệu phi máy tính (mã vạch, RFID, thẻ từ )

1.7.4 Kiến trúc Công nghệ thông tin

1.7.4.1 Hệ thống phân tán

Hệ phân tán (Distributed system) là hệ thống trong đó các thành phần

phân tán giữa những địa điểm, mạng, máy tính khác nhau: tính toán lưới

(grid-computing, mạng máy tính dựa trên PC ) Đối lập với hệ phân tán là hệ

tập trung (Centralized system) là hệ thống trong đó các thành phần, các tác vụ

xử lý tập trung tại một nơi (Mainframe) Các hệ thống hiện đại là các hệ phân

tán, nó giúp phân phối dữ liệu và các dịch vụ đến gần người dùng cuối hơn, cắt giảm sự phức tạp và chi phí đầu tư, bảo trì Có 3 loại kiến trúc hệ thống phân tán:

 Kiến trúc máy chủ tệp (File server architecture)

Là một mạng cục bộ (LAN) trong đó có một máy chủ chứa dữ liệu của một HTTT Mạng LAN là mạng nội bộ kết nối các máy tính(PC, Server, PDA ) trong một phạm vi hẹp (văn phòng, toà nhà ) Mạng LAN giúp tổng hợp năng lực các máy tính đơn lẻ trong mạng khi cho phép bất kỳ máy nào cũng có thể là máy chủ, bất kể máy nào cũng có thể là máy khách

Kiến trúc này cho phép nhiều máy tính cá nhân và máy chạm được kết nối để chia sẻ dữ liệu và giao tiếp với nhau

 Kiến trúc khách/chủ (Client/Server architecture)

Là kiến trúc trong đó có một hay nhiều máy tính đóng vai trò máy chủ cung cấp các dịch vụ, dữ liệu cho một hay nhiều máy khách

Máy chủ cơ sở dữ liệu (Database server): là máy chủ logic lưu trữ một hay nhiều cơ sở dữ liệu đồng thời cung cấp một hệ thống các câu lệnh cho phép thao tác với những cơ sở dữ liệu nói trên

Máy chủ ứng dụng (Application server): là máy chủ logic lưu trữ phần

xử lý logic của một hay nhiều ứng dụng, cho phép các máy khách truy nhập vào để thực thi ứng dụng

Máy chủ nhắn tin hoặc phần mềm nhóm (Message hoặc Groupware server): là máy chủ logic cung cấp các dịch vụ như email, lịch làm việc, các chức năng hỗ trợ làm việc nhóm

Máy chủ web (Webserver): là máy chủ logic lưu trữ và vận hành các website trên mạng internet hoặc intranet

 Kiến trúc tính toán dựa trên Internet (Internet-Based computing

architecture)

Là một dạng khác của kiến trúc phân tán đang góp phần định hình lại ý

tưởng thiết kế của các nhà phân tích hệ thống và chuyên gia thông tin

Một hệ thống tính toán mạng là hệ thống trong đó các HTTT đều chạy

trên trình duyệt (ví dụ như hệ thống tài chính, hệ thống quản lý nhân sự…),

lấy dữ liệu từ máy chủ web

1.7.4.2 Kiến trúc dữ liệu

Cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng Mỗi bảng bao

gồm nhiều cột (giống các trường trong cơ sở dữ liệu dựa trên file), giao giữa

các dòng và cột là các bản ghi (tương tự khái niệm bản ghi trên cơ sở dữ liệu

file) Cơ sở dữ liệu quan hệ có một cơ sở toán học vững chắc và được dùng

làm cơ sở dữ liệu của hầu hết các hệ thống hiện nay

Cơ sở dữ liệu quan hệ phân tán là cơ sở dữ liệu quan hệ trong đó một hay

nhiều bảng được nhân rộng và phân tán trên nhiều máy chủ cơ sở dữ liệu ở

các nơi khác nhau

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là hệ thống quản lý việc lưu trữ,

truy vấn, phân quyền truy nhập một hay nhiều cơ sở dữ liệu HQTCSDL phân

tán là một HQTCSDL làm thêm chức năng quản lý sự đồng bộ, kiểm soát truy

nhập đối với các bảng dữ liệu phân tán Có 2 kỹ thuật:

Data partitioning: phân mảnh và phân tán một hay nhiều trường dữ liệu

giữa các server mà không có hoặc có rất ít sự trùng lặp

Data Replication: không phân mảnh mà nhân bội một hay nhiều trường

rồi phân tán giữa các server

1.7.4.3 Kiến trúc giao diện

Là các kênh giao tiếp giữa các trung tâm xử lý trong hệ thống hay giữa

các hệ thống máy tính với nhau Các kiểu giao tiếp: dữ liệu vào ra trực tuyến/

theo bó, nhập liệu không cần bàn phím (mã vạch, thẻ từ, RFID), nhập liệu

bằng bút cảm ứng, dữ liệu EDI, dữ liệu có được thông qua nhận dạng (vân tay, scan ), thông qua middleware

1.7.5 Các phương thức lưu trữ dữ liệu

1.7.5.2 Cơ sở dữ liệu

Là một tập hợp của nhiều files (bảng) có quan hệ với nhau Bản ghi của một file (hay bảng) có thể có mối quan hệ vật lý với một hay nhiều bản ghi ở các file (hay bảng) khác

- Nhược điểm:

Phức tạp hơn công nghệ file rất nhiều

Ở khía cạnh nào đó truy xuất cơ sở dữ liệu thường chậm hơn so với truy xuất file

Cần tuân thủ nhiều nguyên tắc khi thiết kế để có thể khai thác được lợi

ích của cơ sở dữ liệu quan hệ

Cần có chuyên gia sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu

1.7.6 Kiến trúc dữ liệu

1.7.6.1 Kiến trúc dữ liệu mô tả cách thức:

- Sử dụng file/cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu

- Công nghệ file/cơ sở dữ liệu được lựa chọn sử dụng

- Cơ cấu quản lý được thiết lập để quản lý các nguồn dữ liệu

- Thông thường dữ liệu được lưu trữ đồng thời bởi nhiều cách thức,

- Là một phần mềm dùng để quản lý việc tạo, truy nhập, kiểm soát, quản

lý các đối tượng dữ liệu của một hay nhiều cơ sở dữ liệu

- Phần nền tảng của một HQTCSDL là một bộ máy dữ liệu - data engine

- Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (Data Definition Language - DDL) là một

phần của bộ máy dùng để định nghĩa các bảng, trường, quan hệ

- Ngôn ngữ thao tác dữ liệu (Data Manipulation Language - DML) dùng

để thêm, sửa, xoá và di chuyển giữa các trường trong cơ sở dữ liệu

1.7.7 Thiết kế đầu vào

1.7.7.1 Các khái niệm

Có thể phân loại các phương thức nhập liệu theo hai đặc trưng: (1) cách

thức dữ liệu được thu thập, đưa vào và xử lý và (2) phương pháp và công

nghệ được dùng để thu thập và nhập dữ liệu

- Sao chép dữ liệu (data capture): nhận dạng và tạo dữ liệu mới từ nguồn tạo tin

- Nhập liệu (data entry): chuyển dữ liệu từ nguồn tạo tin vào máy tính

- Xử lý dữ liệu (data processing): là quá trình biến đổi trực tiếp trên dữ liệu trước khi đưa nó về dạng máy tính có thể đọc được Xử lý lô là thu thập 1 khối lượng dữ liệu và xử lý đồng thời cả lô Xử lý trực tuyến là xử lý ngay lập tức dữ liệu vừa thu thập được

1.7.7.3 Các nguyên tắc thiết kế đầu vào

Nên tuân theo những nguyên tắc dưới đây khi thiết kế phương thức nhập liệu:

- Không nên nhập những dữ liệu có thể tính toán được từ những dữ liệu khác

Ví dụ: Số lượng x Đơn giá = Thành tiền

- Không nhập những dữ liệu có thể lưu trong máy tính như những hằng

số

- Sử dụng mã lấy từ cơ sở dữ liệu đối với những thuộc tính phù hợp

- Sử dụng các chỉ dẫn nhập liệu khi thiết kế các form nhập liệu (tooltip)

- Giảm thiểu số lượng ký tự gõ vào để tránh gây sai sót Thay vào đó, cố gắng dùng các hộp check chọn càng nhiều càng tốt

- Dữ liệu nhập vào theo trình tự từ trên xuống dưới, trái qua phải

1.7.7.4 Kiểm soát nhập liệu

Việc kiểm soát dữ liệu đầu vào rất cần thiết trong tất cả các hệ thống

ứmg dụng trên máy tính Các điều khiển đầu vào đảm bảo rằng dữ liệu đầu

vào là chính xác và hệ thống được bảo vệ khỏi các lỗi vô ý hoặc hữu ý

Số lượng đầu vào cần phải được theo dõi, đặc biệt là trong trường hợp

nhập dữ liệu theo bó:

- Lưu mã số giao dịch cho bó các dữ liệu nhập liệu theo bó

- Ghi các log file cho các dữ liệu được nhập trực tuyến

Phải kiểm soát tính đúng đắn của dữ liệu nhập vào Phải làm các kiểm tra

về: trùng lặp thực thể, kiểu dữ liệu, định dạng, tính ràng buộc với các dữ liệu

khác Ví dụ: Khi nhập liệu thành phố và quốc gia cho một hồ sơ nhân sự, nếu

đã chọn quốc gia là Việt Nam thì chỉ cho phép chọn thành phố là Hà Nội, Huế

hoặc các thành phố khác ở Việt Nam chứ không cho phép chọn thành phố

thuộc quốc gia khác như Tokyo chẳng hạn

1.7.8 Thiết kế đầu ra

1.7.8.1 Phân loại đầu ra

Một cách để phân loại đầu ra là dựa vào hình thức phân phối chúng trong

hay ngoài tổ chức và đối tượng người sẽ đọc và sử dụng chúng Hình thức đầu

ra chủ yếu là dưới dạng các báo cáo

- Báo cáo nội bộ: là các báo cáo được cung cấp cho người dùng hệ thống

trong tổ chức

- Báo cáo chi tiết: thông tin trực tiếp truy xuất từ dữ liệu hệ thống

- Báo cáo tóm lược: thông tin sau khi truy xuất đã được sắp xếp theo thứ

tự thuận tiện cho người dùng quan sát, đôi khi kết quả được thể hiện dưới

dạng đồ hoạ

- Báo cáo ngoại lệ: thông tin cảnh báo, đột xuất theo sự kiện thay đổi về

chất lượng, điều kiện của hệ thống

- Báo cáo bên ngoài là các báo cáo cung cấp cho khách hàng, nhà cung cấp, cơ qua pháp luật

- Báo cáo quay vòng là các loại báo cáo bên ngoài sau đó lại trở về hệ thống như là một phương thức thu thập dữ liệu, chẳng hạn bản điều tra, hoá đơn

1.7.8.2 Các phương thức phân loại đầu ra

- In ra trên giấy

- Hiển thị trên màn hình, trên trang web

- Xuất dưới dạng đa phương tiện

- Gửi thư trực tiếp

- Tạo các đường liên kết

1.7.9 Thiết kế giao diện người dùng

Giao diện người dùng hiệu quả phải phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của người dùng Những nguyên nhân sau đây khiến cho người dùng sử dụng sai hay cảm thấy nhàm chán, lẫn lộn thậm chí hoảng sợ quay sang chối bỏ phần mềm:

- Sử dụng nhầm lẫn các thuật ngữ, khái niệm

- Giao diện không trực quan

- Cách tiếp cận giải quyết vấn đề bị lẫn lộn

- Thiết kế giao diện rắc rối Các nguyên tắc nên áp dụng khi thiết kế giao diện người dùng:

- Phải hiểu rõ trình độ NSD cũng như đặc thù các công việc của họ

- Lôi kéo người dùng vào việc thiết kế giao diện

- Kiểm tra và thử nghiệm việc thiết kế trên người dùng thật

- Áp dụng các quy ước, thói quen trong thiết kế giao diện, tuân thủ style chung cho toàn chương trình

- Người dùng cần được chỉ dẫn những công việc họ sẽ đối mặt tiếp theo:

o Chỉ cho người dùng hệ thống đang mong đợi họ làm gì

o Chỉ cho người dùng dữ liệu họ nhập đúng hay sai

o Giải thích cho người dùng hệ thống đang đứng yên do có công

việc cần xử lý chứ không treo

o Khẳng định với người dùng hệ thống đã hay chưa hoàn thành

một công việc nào đó

- Nên định hình giao diện sao cho các thông điệp, chỉ dẫn luôn xuất hiện

tại cùng một vị trí

- Định hình các thông điệp và chỉ dẫn đủ dài để người dùng có thể đọc

được, đủ ngắn để họ có thể hiểu được

- Các giá trị mặc định cần được hiển thị

- Lường trước những sai sót người dùng có thể gặp phải để phòng tránh

- Không cho phép xử lý tiếp nếu lỗi chưa được khắc phục

1.7.9.1 Kỹ thuật thiết kế giao diện người dùng

- Hệ điều hành và trình duyệt

Những hệ điều hành đồ họa phổ biến cho các máy khách hiện nay là

Windows, Macintosh, Unix, Linux và cho các máy cầm tay là Palm OS,

Windows CE Tuy nhiên, hệ điều hành ngày càng không còn là nhân tố chính

trong thiết kế giao diện người dùng nữa Các ứng dụng Internet và Intranet

chạy trên các trình duyệt web Hầu hết các trình duyệt có thể chạy trên nhiều

hệ điều hành Điều này cho phép thiết kế giao diện người dùng ít phụ thuộc

vào hệ điều hành Tính năng này được gọi là độc lập nền tảng (platform

independence) Thay vì viết giao diện riêng cho từng hệ điều hành thì chỉ cần

viết giao diện cho một hoặc hai trình duyệt Hiện tại, hai trình duyệt phổ biến

nhất là Microsoft Internet Explorer và Netscape Navigator nhưng vẫn còn tồn

tại một khó khăn khác đó là vấn đề về các phiên bản trình duyệt

- Màn hình hiển thị

Kích thước vùng hiển thị là vấn đề then chốt khi thiết kế giao diện Không phải màn hình hiển thị nào cũng là dạng màn hình máy tính cá nhân

Có rất nhiều thiết bị hiển thị không phải là máy tính cá nhân

Đối với màn hình máy tính cá nhân, chúng ta có đơn vị đo lường là độ phân giải đồ họa Độ phân giải đồ họa được tính theo pixel, đó là số điểm sáng phân biệt được hiển thị trên màn hình Hiện nay, độ phân giải phổ biến

là 800.000 pixel theo chiều ngang và 600.000 pixel theo chiều dọc trong một màn hình 17 inch Những kích thước hiển thị lớn hơn hỗ trợ nhiều pixel hơn; tuy nhiên, người thiết kế nên thiết kế giao diện theo loại màn hình có độ phân giải phổ biến nhất

Rõ ràng, các máy tính cầm tay và một số thiết bị hiển thị đặc biệt (ví dụ như màn hình máy rút tiền tự động ATM) hỗ trợ màn hình hiển thị nhỏ hơn nhiều cũng phải được xem xét khi thiết kế giao diện

Cách thức thể hiện vùng hiển thị đối với người dùng được điều khiển bởi

cả khả năng kỹ thuật của màn hình và khả năng của hệ điều hành, Hai cách

tiếp cận phổ biến nhất là paging và scrolling Paging hiển thị một màn hình

hoàn chỉnh các ký tự vào cùng một lần Toàn bộ vùng hiển thị được gọi là một trang (hay màn hình) Các trang được hiển thị theo nhu cầu của người dùng bằng cách nhấn nút lệnh, tương tự như lật các trang trong một cuốn sách

Scrolling dịch chuyển phần thông tin hiển thị lên hoặc xuống trên màn hình,

thường là mỗi lần 1 dòng Các màn hình máy tính cá nhân còn cho phép nhiều tùy chọn paging và scrolling

- Bàn phím và các thiết bị trỏ

Hầu hết (nhưng không phải tất cả) các thiết bị hiển thị và màn hình đều được tích hợp với bàn phím Những tính năng chủ yếu của bàn phím là tập ký

tự và các khóa chức năng

Tập ký tự của hầu hết các máy tính cá nhân đều theo chuẩn Những tập

ký tự đó có thể được mở rộng với phần mềm để hỗ trợ thêm các ký tự và biểu

tượng Các khóa chức năng nên được sử dụng một cách nhất quán Nghĩa là,

bất kỳ chương trình nào cũng nên sử dụng nhất quán các khóa chức năng cho

cùng mục đích Ví dụ, F1 thường được dùng để gọi chức năng trợ giúp trong

cả hệ điều hành và các ứng dụng

Hầu hết các giao diện (bao gồm các hệ điều hành và trình duyệt) đều sử

dụng thiết bị trỏ như chuột, bút và màn hình cảm ứng Tất nhiên, thiết bị trỏ

phổ biến nhất vẫn là chuột

Bút đang trở nên quan trọng trong các ứng dụng chạy trên các thiết bị

cầm tay Bởi lý do là những thiết bị đó thường không có bàn phím Do đó,

giao diện có thể cần được thiết kế để cho phép “gõ” trên một bàn phím được

hiển thị trên màn hình hoặc sử dụng một chuẩn viết tay như Graffiti hoặc Jot

1.7.9.2 Các phong cách thiết kế giao diện người dùng

- Giao diện dựa trên cửa sổ và frame

Phần cơ bản nhất của một giao diện là cửa sổ Một cửa sổ có thể nhỏ

hoặc lớn hơn vùng màn hình hiển thị Nó thường chứa các điều khiển chuẩn ở

góc trên bên phải như phóng to, thu nhỏ hay đóng cửa sổ

Phần dữ liệu hiển thị bên trong cửa sổ có thể lớn hoặc nhỏ hơn kích

thước cửa sổ Trong trường hợp lớn hơn, có thể dùng thanh cuộn để dịch

chuyển

Một cửa sổ có thể được chia thành các vùng gọi là frame Mỗi frame có

thể hoạt động độc lập với các các frame khác trong cùng một cửa sổ Mỗi

frame có thể được xác định để phục vụ cho một mục đích nhất định

- Giao diện dựa trên menu

Chiến lược đối thoại phổ biến nhất và cổ điển nhất là menu Có nhiều

loại menu nhưng tư tưởng chung đều là yêu cầu người dùng chọn một hành

động từ menu:

o Menu kéo thả, menu xếp tầng

o Menu pop-up

o Thanh công cụ và menu icon

o Menu siêu liên kết

- Giao diện dựa trên dòng lệnh

Thay cho menu hoặc cũng có thể bổ sung thêm cho menu, một số ứng dụng được thiết kế sử dụng đối thoại dựa trên tệp lệnh (còn gọi là giao diện ngôn ngữ lệnh – command language interface) Tuy nhiên, NSD phải học cú pháp tập lập nên cách tiếp cận này chỉ phù hợp với đối tượng người dùng chuyên gia

- Đối thoại hỏi – đáp

Hình thức đối thoại hỏi đáp được dùng chủ yếu để hỗ trợ cho đối thoại dựa trên menu hoặc dựa trên câu lệnh Người dùng được gợi ý bằng câu hỏi

mà họ cần cho câu trả lời Câu hỏi đơn giản nhất là Yes/No Chiến lược này yêu cầu chúng ta phải xét mọi câu trả lời đúng có thể có và chuẩn bị mọi hành động nếu xuất hiện câu trả lời sai Rõ ràng đây là một hình thức giao diện khó thiết kế Tuy nhiên, hình thức này phổ biến trong các ứng dụng trên web

1.7.9.2 Cách thức thiết kế giao diện người dùng

Bước 1 - Lập sơ đồ phân cấp giao tiếp người dùng hoặc sử dụng lược đồ biến đổi trạng thái

Bước 2 - Lập bản mẫu đối thoại và giao diện người dùng

Bước 3 - Tham khảo và tiếp thu ý kiến phản hồi của người dùng Nếu cần thiết quay trở lại bước 1 và bước 2

1.7.10 Sơ đồ quy trình phát triển hệ thống Chương II KHẢO SÁT BÀI TOÁN THỰC TẾ

KHẢO SÁT VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU, MÔ HÌNH GHIỆP VỤ TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

2.1 Tổng quan về Đại học Thái Nguyên

ĐH TN địa chỉ phường Thịnh Đán, Thành phố Thái Nguyên Toàn bộ diện tích theo qui hoạch đã được phê duyệt của Chính phủ là 430 ha, kéo dài theo hướng Tây- Nam của Thành phố

ĐH TN là một trường đại học đa ngành được thành lập theo Quyết định số 31/CP ngày 4 tháng 4 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở tổ chức lại các Trường đại học thành viên ở Thái Nguyên

1 Trường đại học Nông lâm

2 Trường đại học Y khoa

3 Trường đại học Sư phạm

4 Trường đại học Kỹ thuật Công nghiệp

5 Trường công nhân kỹ thuật (nay chuyển thành trường cao đẳng Kinh

tế Kỹ thuật)

6 Trường đại học Kinh tế và QTKD (mới thành lập)

7 Khoa Công nghệ thông tin (tiến tới là trường đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông)

8 Khoa Khoa học tự nhiên và Xã hội (tiến tới là trường đại học Khoa học tự nhiên và Xã hội)

9 Trung tâm giáo dục Quốc phòng

10 Khoa ngoại ngữ (mới thành lập)

ĐHTN được thành lập nhằm thực hiện kế hoạch cải cách nền giáo dục Việt nam Đây là một trong 3 đại học khu vực của Việt Nam và là Đại học duy nhất ở khu vực miền núi phía Bắc Việt nam

Miền núi Bắc Việt nam (MNB), là địa bàn phục vụ chủ yếu của ĐHTN,

gồm 16 tỉnh miền núi phía Bắc với diện tích là 11,3 triệu ha chiếm 34.5 % tổng

diện tích cả nước địa hình chủ yếu là đồi núi (khoảng 75 % là đất dốc) Dân số

15,8 triệu người chiếm 20.4 % dân số cả nước Nơi đây là quê hương của 54.8

% dân số là dân tộc ít người của Việt nam

MNB có vai trò quan trọng về chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh quốc

phòng và cân bằng sinh thái của cả nước MNB có đặc điểm sinh thái rất đa

dạng, có nguồn tài nguyên phong phú: đất, nước, năng lượng, đa dạng sinh học

do đó có nhiều tiềm năng lớn như có nhiều khoáng sản, có ưu thế về sinh thái,

nông lâm và du lịch (có cả nhiệt đới và ôn đới) Về xã hội, với 44/54 nhóm dân

tộc đang sinh sống ở đây đã tạo nên bức tranh đa màu sắc về văn hoá trong

vùng Những năm gần đây MNB đã và đang nhận được ưu tiên ngày càng cao

của Đảng và Nhà nước, cũng như sự quan tâm của các tổ chức nhân đạo và bảo

vệ môi trường quốc tế

Nhiệm vụ của ĐHTN:

- Đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý ở bậc đại học và

sau đại học thuộc các lĩnh vực khoa học cơ bản, kỹ thuật công nghiệp,

nông-lâm nghiệp, giáo dục, kinh tế, văn hoá, xã hội và y dược phục vụ nhu cầu phát

triển kinh tế - xã hội các tỉnh thuộc khu vực trung du và miền núi phía Bắc Việt

Nam

- Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, trung học thuộc các lĩnh

vực công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, giáo dục, và đào tạo nghề kỹ thuật

công nghiệp

- Nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ KHKT và chuyển giao công nghệ

cho vùng trung du, miền núi góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của

vùng

- Tham gia tư vấn xây dựng chính sách phục vụ cho sự phát triển bền

vững của vùng và đất nước

- Là trung tâm sản suất và cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ phát triển

kinh tế-xã hội của vùng

BẢNG THÔNG TIN VỀ ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

2.2 Quy trình quản lý Thiết bị trong ĐH TN

Tài sản cố định (TSCĐ) là cơ sở vật chất có ý nghĩa và vai trò quan trọng, nó là điều kiện cơ bản để hoàn thiện các chương trình, các mục tiêu của trường Đại học TSCĐ là những tư liệu có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài Khi được đưa vào sử dụng, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí đào tạo, kinh doanh Hiện nay trong các trường Đại học, tài sản, thiết bị vật tư ngày càng nhiều, việc quản lý các TSCĐ này đã gặp không ít khó khăn bằng cách quản lý thông thường Việc tin học hoá công tác quản lý TSCĐ là khả thi và hết sức cần thiết Nắm vững được tài sản trong trường, các đơn vị sẽ có mức điều chỉnh, đầu tư hợp lý để đảm bảo công việc đào tạo được tiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao ĐHTN quản lý tài sản thiết bị theo Chế độ quản lý tài sản cố định trong các cơ quan nhà nuớc, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước

2.2.1 Phân loại tài sản thiết bị trong ĐHTN

2.2.1.1 Tài sản cố định hữu hình:

a Nhà cửa, vật kiến trúc:

- Nhà: Nhà làm việc, nhà kho, nhà hội trường, nhà tập và thi đấu thể thao, nhà xưởng, giảng đường, ký túc xá, trạm xá, nhà khách, nhà ở, nhà khác,

- Vật kiến trúc: Giếng khoan, giếng đào, sân chơi, sân phơi, cầu cống, hệ

thống cấp thoát nước, đường sá (do đơn vị đầu tư xây dựng), sân vận động, bể

bơi, tượng đài, tường rào bao quanh,

b Máy móc, thiết bị:

- Máy móc, thiết bị văn phòng: Máy vi tính, máy in, máy photocopy,

máy chiếu, máy huỷ tài liệu, máy đun nước, thiết bị lọc nước, máy hút ẩm,

máy hút bụi, máy điều hoà không khí, tủ lạnh, tủ đá, máy giặt, thiết bị nghe

nhìn, thiết bị lưu trữ thông tin dữ liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy, bộ bàn

ghế, tủ, két sắt,

- Máy móc thiết bị dùng cho công tác chuyên môn: Máy công cụ, máy

móc thiết bị đo lường phân tích, máy móc thiết bị thí nghiệm,

c Phương tiện vận tải, truyền dẫn:

- Phương tiện vận tải đường bộ (xe ô tô, xe mô tô, xe gắn máy, phương

tiện vận tải đường bộ khác),

- Phương tiện truyền dẫn: Hệ thống dây điện thoại, tổng đài điện thoại,

phương tiện truyền dẫn điện,

d Thiết bị, dụng cụ quản lý: Bàn, ghế, tủ, giá kệ đựng tài liệu,

e Súc vật làm việc, súc vật nuôi phục vụ nghiên cứu, cây lâu năm, vườn

cây cảnh, cây ăn quả, hòn non bộ

f Tài sản đặc biệt: Sách,

g Tài sản cố định khác

2.2.1.2 Tài sản cố định vô hình

a Giá trị quyền sử dụng đất;

b Giá trị bằng phát minh sáng chế, đề tài khoa học;

c Giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích;

2.2.3 Sơ đồ tổ chức quản lý tài sản thiết bị trong ĐHTN

Đại học Thái Nguyên

Các đơn vị trực thuộc

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

BAN QUẢN TRỊ THIẾT BỊ BAN TÀI CHÍNH

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM

PHÕNG HÀNH CHÍNH - TV PHÕNG QUẢN TRỊ TB

ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

PHÕNG HÀNH CHÍNH - TV PHÕNG QUẢN TRỊ TB

ĐẠI HỌC Y KHOA

PHÕNG HÀNH CHÍNH – TV PHÕNG QUẢN TRỊ TB

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP

PHÕNG HÀNH CHÍNH – TV PHÕNG QUẢN TRỊ TB

CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT

PHÕNG TỔNG HỢP ĐẠI HỌC KINH TẾ & QTKD PHÕNG TỔNG HỢP

TRUNG TÂM GIÁO DỤC QP

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý tài sản thiết bị trong ĐHTN

2.2.4 Yêu cầu về quản lý (QTTB)

Công tác quản lý tài sản cố định cần quản lý được đến từng tài sản Tại

một thời điểm bất kỳ, toàn bộ các thông tin về tài sản cần được nắm rõ

Những thông tin ấy gồm:

a Tài sản đang ở địa điểm nào

b Tài sản đang được đơn vị nào sử dụng

c Tình trạng tài sản

d Công suất, diện tích hay đặc tính kỹ thuật của tài sản

e Nguyên giá và giá trị còn lại

Những yêu cầu chính về quản lý:

a Quản lý theo nhóm tài sản

b Quản lý theo bộ phận sử dụng

c Quản lý theo địa điểm sử dụng

d Các quản lý đặc thù khác

e Tìm kếm, liệt kê theo các thông tin đầu vào của tài sản

2.2.5 Yêu cầu về kế toán (Kế toán tài sản)

Công tác kế toán tài sản cần phản ánh được giá trị hiện có, tình hình biến

động các loại tài sản cố định theo chỉ tiêu nguyên giá và giá trị đã hao mòn,

phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm Công tác kế toán đòi hỏi thoả

mãn các yêu cầu sau:

a Cần phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của tài sản cố định gồm: Nguyên

giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại

b Loại tài khoản kế toán của tài sản cố định phản ánh nguyên giá và giá

trị hao mòn không những của toàn bộ tài sản cố định hiện có thuộc sở hữu của

đơn vị hình thành từ các nguồn vốn khác nhau mà còn của các tài sản cố định

đơn vị đi thuê dài hạn của bên ngoài

c Cần thực hiện các báo cáo kế toán- thống kê và phục vụ cho công tác

quản lý, tổng hợp chỉ tiêu của Nhà nước

d Phản ánh tình hình hiện có và tăng, giảm theo nguyên giá và theo số thực tế phát sinh

2.3 Mô hình trao đổi thông tin quản lý thiết bị trong Đại học Thái Nguyên

2.3.1 Các văn bản, quy trình quản lý tài sản, thiết bị được áp dụng trong đại học Thái Nguyên

tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý tài sản nhà nước tại đơn

vị sự nghiệp công lập;

- Thông tư số 112/2006/TT-BTC ngày 27 tháng 12 năm 2006 của Bộ Tài chính về việc hướng thực hiện Quy chế quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị sự nghiệp công lập, ban hành kèm theo Quyết định số 202/2006/QĐ-TTg ngày 31/8/2006 của Thủ tướng Chính phủ

- Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước

- Quản lý bán, thanh lý, hủy, dịch chuyển tài sản

- Xử lý thông tin tài sản

- Cung cấp thông tin tài sản

2.3.3 Mô tả đối tượng

- Cấp trên: Ban quản trị thiết bị Đại học Thái Nguyên, Đại học Thái

Nguyên

- Lãnh đạo: Bao gồm Giám đốc Đại học Thái Nguyên, hiệu trưởng,

trưởng khoa, giám đốc trung tâm của các đơn vị thành viên

- Kế toán tài sản: Bao gồm những người làm kế toán tài sản của ĐH TN

cũng như của các đơn vị thành viên

- Quản lý tài sản: Bao gồm những người làm quản lý tài sản của ĐH TN

cũng như của các đơn vị thành viên

- Người trực tiếp sử dụng thiết bị: Bao gồm những người trực tiếp sử

dụng, vận hành tài sản của ĐH TN cũng như của các đơn vị thành viên

2.3.4 Mô tả chức năng nghiệp vụ

2.3.4.1 Tổ chức thực hiện việc đầu tư mua sắm tài sản (QTTB)

Việc đầu tư mua sắm tài sản tại ĐHTN cũng như các đơn vị thành viên

thực hiện theo quy định của pháp luật về đầu tư cơ sở vật chất, pháp luật về

đấu thầu và các quy định khác có liên quan của Nhà nước

2.3.4.2 Quản lý, đăng ký, lập thẻ tài sản (Kế toán tài sản)

Tài sản nhà nước tại ĐHTN được quản lý theo đúng quy định Đối với

tài sản theo quy định của pháp luật được đăng ký quản lý sử dụng, thì sau khi

hoàn thành việc đầu tư xây dựng, mua sắm hoặc tiếp nhận tài sản, ĐHTN tiến

hành đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước theo quy định hiện hành

từ cho kế toán tài sản

Kết thúc

Kiểm tra số liệu, chứng từ Bắt đầu

Quản lý, đăng

ký, lập thẻ tài sản Kết thúc

2.3.4.3 Bán, chuyển nhượng tài sản (QTTB và Kế toán tài sản)

Tài sản của ĐHTN có thể đem bán và chuyển nhượng trong trường hợp quy hoạch, sắp xếp lại cơ quan, đổi mới theo yêu cầu kỹ thuật, dư thừa, không còn nhu cầu sử dụng hoặc đã hư hỏng, xuống cấp không bảo đảm để phục vụ hoạt động của ĐHTN

2.3.4.4 Dịch chuyển, thu hồi tài sản (QTTB và Kế toán tài sản)

Tài sản của ĐHTN được thực hiện dịch chuyển, thu hồi trong các trường hợp tài sản dư thừa, không còn nhu cầu sử dụng khi thực hiện sắp xếp, giải thể, sáp nhập, hợp nhất hoặc thay đổi chức năng, nhiệm vụ Tài sản sử dụng vượt so với tiêu chuẩn, định mức theo quy định của cơ quan có thẩm quyền cũng như theo Quy định của ĐHTN Tài sản phục vụ hoạt động của dự án khi

dự án kết thúc

2.3.4.5 Khấu hao tài sản cố định (Kế toán tài sản)

Tài sản cố định trong ĐHTN được tính hao mòn theo chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Thủ tục bán, chuyển nhượng Bắt đầu

Chuyển số liệu tài sản, chứng

từ cho kế toán tài sản

Chuyển số liệu tài sản, chứng

từ cho kế toán tài sản

Giảm tài sản Kết thúc

QTTB

QTTB Kế toán tài sản

Tính khấu hao tài sản cố định

Thủ tục dịch chuyển, thu hồi Bắt đầu

Chuyển số liệu tài sản, chứng

từ cho kế toán tài sản

Chuyển số liệu tài sản, chứng

từ cho kế toán tài sản

Thêm thông tin tài sản Kết thúc

QTTB

Kế toán tài sản

2.3.4.6 Thanh lý tài sản (QTTB và Kế toán tài sản)

ĐHTN tiến hành thanh lý tài sản trong các trường hợp nhà, công trình

xây dựng phải phá dỡ để thực hiện dự án đầu tư xây dựng, giải phóng mặt

bằng theo quy hoạch, dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc hư

hỏng không còn sử dụng được Tài sản dư thừa, hết hạn sử dụng, không có

nhu cầu sử dụng nhưng không thể dịch chuyển cho đơn vị khác sử dụng, tài

sản đã hư hỏng không thể sử dụng được hoặc chi phí sửa chữa không bảo đảm

hiệu quả

2.3.4.7 Hạch toán, báo cáo tài sản (Kế toán tài sản)

Ban QTTB thực hiện chế độ thống kê, báo cáo tình hình quản lý, sử

dụng, xử lý tài sản định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất khi cơ quan có

thẩm quyền yêu cầu theo quy định ĐHTN có nhiệm vụ báo cáo với Bộ Giáo

dục và Đào tạo Hàng năm cùng với thời gian lập báo cáo quyết toán, ban

QTTB phải lập báo cáo về tài sản hiện có, tình hình biến động tài sản tại đơn

vị đến ngày 31 tháng 12 của năm trước Cùng với thời gian lập báo cáo dự

toán thu, chi ngân sách, đơn vị sự nghiệp phải lập báo cáo về nhu cầu đầu tư

xây dựng, mua sắm, sửa chữa lớn tài sản năm kế hoạch của đơn vị, để báo cáo

với Bộ GD&ĐT xem xét, tổng hợp vào dự toán thu, chi ngân sách nhà nước

theo quy định của pháp luật

Hạch toán, báo cáo tài sản

từ cho kế toán tài sản

Thủ tục thanh

lý tài sản Giảm tài sản Kết thúc

Kế toán tài sản Kế toán tài sản

QTTB

2.3.5 Mô tả thông báo

-Sổ theo dõi tài sản (Quản trị thiết bị → Lãnh đạo, cấp trên)

Sổ theo dõi thông tin thiết bị, nhà cung cấp, đơn vị sử dụng

-Báo cáo tài sản mới cuối năm (Quản trị thiết bị → Lãnh đạo, cấp trên)

Báo cáo toàn bộ thông tin thiết bị mới trong năm của đơn vị

-Bảng tổng hợp số lượng loại, nhóm TS (Quản trị thiết bị→Lãnh đạo,

cấp trên) Bảng tổng hợp toàn bộ thông tin thiết bị tài sản của đơn vị

-Thẻ tài sản cố định (Kế toán tài sản → Kế toán trưởng, lãnh đạo)

-Bảng kiểm kê tài sản (Quản trị thiết bị, Kế toán tài sản→Kế toán

trưởng, lãnh đạo)

2.4 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

Người thực hiện: Quản trị thiết bị Thời gian sử dụng: Hàng ngày

Nội dung: Thông tin về bàn giao tài sản, thiết bị giữa NSD, QTTB, KTTS

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Thực hiện Tờ trình số 213/TT-QTTB ngày 13/5/2008 của tổ quản trị

thiết bị - Khoa CNTT về việc mua mới máy điều hòa nhiệt độ lắp cho phòng

máy tính 308 nhà làm việc 5 tầng của Khoa

Hôm nay, ngày 10 tháng 6 năm 2008, tại Khoa Công nghệ Thông tin

chúng tôi gồm:

A- Đại diện Bên giao:

2 Ông Nguyễn Hoài Thu Chức vụ: Kế toán tài sản

B- Đại diện bên nhận:

Thực hiện bàn giao và tiếp nhận số tài sản như sau:

I Tài sản

TT TÊN THIẾT BỊ – QUI CÁCH ĐVT SL Tình trạng thiết bị (mới, cũ, hỏng, thiếu)

1 Máy điều hòa Carrier 38/42 CSRO24

-733 24.000 BTU, sản xuất Thái Lan Cái 3 Mới

II Hồ sơ về tài sản

Một bộ tìa liệu hướng dẫn sử dụng máy điều hòa, 3 điều khiển điều hòa

Sổ theo dõi thiết bị