HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TỔNG HỢP BÁO CÁO THỐNG KÊ HỆ SỨC KHỎE SINH SẢN

Mục đích cuốn tài liệu này: Hướng dẫn người sử dụng hiểu cấu trúc và qui trình nhập số liệu cho một chương trình phần mềm xử lý Tổng hợp báo cáo hoạt động chăm sóc SKSS trong ngành y tế.

TÓM TẮT CÁC BƯỚC CƠ BẢN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM ỨNG DỤNG THỐNG KÊ BÁO CÁO HỆ SỨC KHỎE SINH SẢN

Bước 1 : Copy chương trình phần mềm ứng dụng có tên tệp là: Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb hoặc

Baocaotinh_SKSS_DINHKY.mdb vào thư mục tại ổ cứng của máy tính,ví dụ: C:\TKYT_SKSS

Bước 2 : Vào thực đơn (Menu) “Tham số” chọn địa dư tỉnh, huyện phù hợp; khai báo thời gian kỳ báo cáo

theo qui định

Bước 3: Thực đơn “Danh sách”: Bắt buộc khai báo Cơ sở y tế Chạy chương trình lần đầu người sử dụng

khai báo mã và tên các cơ sở y tế có dịch vụ chăm sóc sức khỏe sinh sản trực thuộc Huyện đối với chương

trình tuyến Huyện (các Trạm y tế xã đã được khai báo) và các CSYT trực thuộc tỉnh đối với chương trình tuyến Tỉnh

Chú ý : việc tạo mã và tên cho CSYT trực thuộc chỉ tạo 1 lần khi bắt đầu chạy chương trình Khai báo mã

cho Địa dư tuyến Xã chương trình đã khai báo đầy đủ người sử dụng chỉ cần chọn tên xã khi nhập liệu cho

kỳ báo cáo

Bước 4: sử dụng thực đơn Nhập liệu : Giao diện Nhập liệu chia làm 3 khu vực :Khu vực 1 là thông tin cơ

bả;Khu vực 2 và 3 là cửa sổ nhập liệu tuyến CSYT trực thuộc Huyện hoặc Tỉnh và Cửa sổ nhập liệu TYT Xã đối với chương trình Huyện hoặc tuyến Huyện đối với chương trình Tỉnh

Giao diện Thông tin cơ bản(khu vực1):

Các thông tin ở Khu vực 1 phải sẵn sàng trước khi nhập liệu

Giao diện 2 khu vực nhập liệu của 2 tuyến Chương trình tuyến Tỉnh: Khu vực2 nhập số liệu cho các CSYT thuộc tỉnh, khu vực 3 nhập số liệu cho tuyến Huyện Chưong trình tuyến Huyện: Khu vực2 nhập số liệu cho

các CSYT thuộc Huyện, khu vực 3 nhập số liệu cho tuyến Xã

*Một số chú ý trong phần nhập liệu:

+ Nhập liệu tuyến nào thì Click trỏ chuột vào cửa sổ nhập liệu tuyến đó

+ Dùng phím Enter để nhập liệu không dùng Click chuột khi nhập liệu

+ Kiểm tra tính hợp lý logic giữa các số liệu nhập vào Nếu chưa đúng thì NSD nhập liệu lại số liệu cho phù hợp

+ Không dùng lăn chuột giữa khi nhập số liệu Nếu đã chót dùng thì nhấn OK và lăn trả ngược lại chuột

Bước 5: Xem và kiểm tra số liệu đó nhập bằng nút tại thanh công cụ ( khu vực 1) của giao diện màn hình nhập liệu NSD xem lại số liệu đó nhập cho các Xã hoặc huyện trước khi in Nếu thấy có vấn đề cần sửa

chữa thì NSD thoát khỏi chế độ Xem bằng một trong 3 cách sau : click chuột vào dấu X góc trên phải màn

hình báo cáo , hoặc nhấn phải chuột tại thanh trạng thái cuối cùng của màn hình Window ở biểu tượng báo cáo nhấn Close để đóng báo cáo vừa xem; cách cuối cùng là dùng phím ESC góc trên trái của bàn phím chức năng này cũng có tác dụng thoát khỏi màn hình xem Báo cáo của

Ứng dụng

Bước 6: sử dụng chức năng Xuất Báo cáo : cửa sổ này có thể in 1 hoặc cả 4 loại báo cáo cuối cùng tùy cách

tích chọn của người sử dụng

Bước 7: sử dụng chức năng Tiện Ích của chương trình: sau khi nhập số liệu người sử dụng có thể thao tác

các chức năng : lưu trữ dữ liệu(Backup dữ liệu) , “xóa toàn bộ dữ liệu” trước khi nhập số liệu chính thức,

“Lấy lại dữ liệu từ file Backup” nhằm khôi phục lại dữ liệu khi cần thiết (NSD xem tham khảo chi tiết phần này tại Trang 18 của cuốn Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm)

Khu vực 2

Khu vực 1

Khu vực 3

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 2

Xuất dữ liệu xem chi tiết(trang13,14)

Chú ý chung: Phần mềm ứng dụng tổng hợp Báo cáo hệ SKSS lần này ban hành bản cập nhật sửa đổi theo

thông tư 27/2014/TT-BYT dành cho tổng hợp số liệu báo cáo định kỳ (3,6,9,12 tháng,)lĩnh vực SKSS Nếu

đơn vị nào sử dụng Chương trình này ứng dụng làm Báo cáo hàng tháng thì phải copy Chương trình này và

đổi tên tệp ví dụ: như Baocaohuyen_SKSS_THANG rồi nhập liệu & tổng hợp Báo cáo theo từng tháng Sau

khi tổng hợp báo cáo từng tháng chương trình có chức năng cộng số liệu theo nhu cầu NSD thông tin

Mục lục

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU PHẦN MỀN TỔNG HỢP BÁO CÁO THỐNG KÊ HỆ SỨC

KHỎE SINH SẢN 3

CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO CÁC

THAM SỐ CHO CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 4

CHƯƠNG 3: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH NHẬP SỐ LIỆU THỰC ĐƠN « NHẬP LIỆU»

9

CHƯƠNG 4 HƯỚNG DẪN MỘT SỐ KỸ NĂNG THAO TÁC NHẬP LIỆU 14

CHƯƠNG 5 HƯỚNG DẪN NỘI DUNG “CHỨC NĂNG KHÁC” TRONG MÀN HÌNH

NHẬP LIỆU 21

CHƯƠNG 6: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THỰC ĐƠN XUẤT BÁO CÁO 22

CHƯƠNG 7: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC TIỆN ÍCH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 23

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU PHẦN MỀN TỔNG HỢP BÁO CÁO THỐNG KÊ HỆ

SỨC KHỎE SINH SẢN

1 MỤC ĐÍCH:

Trong những năm qua, trước nhu cầu ngày càng cao về chất lượng số liệu phục vụ cho công tác quản lý, hoạch định chính sách của Ngành Y tế cũng như đáp ứng cho các nhà quản lý của ngành trong từng hoạt động, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý, lưu trữ, truyền tin có vai trò hết sức quan trọng Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin tại các tuyến quản lý y tế những năm qua cũng bộc lộ nhiều hạn chế và bất cập Hàng chục năm nay ứng dụng CNTT cho hệ thống thông tin y tế chủ yếu là phát triển tự phát tại tất cả các tuyến và công

cụ chính dùng để xử lý tổng hợp thông tin quản lý bằng chương trình Excel Để ứng dụng CNTT trong quản lý các hoạt động y tế trên diện rộng trong giai đoạn đầu, việc tiếp cận một cơ sở dữ liệu thông dụng gần gũi với bộ ứng dụng tin học văn phòng Microsoft Office là rất quan trọng Làm thế nào từ các công cụ thủ công thu thập số liệu hoạt động ngành nói chung và chăm sóc SKSS nói riêng của các tuyến y tế được tổng hợp tốt và sử dụng tối đa thông tin thu thập cho nhà quản lý Việc ứng dụng CNTT được áp dụng vào quản lý ngành trong giai đoạn hiện nay là vấn đề phức tạp khi rất nhiều thông tin được cập nhật và chưa được chuẩn hóa Ứng dụng CNTT trong quản lý cần thiết phân cấp theo từng cấp độ cho phù hợp không thể ôm đồm mọi qui trình công nghệ trong cùng một giai đoạn

Mục đích cuốn tài liệu này: Hướng dẫn người sử dụng hiểu cấu trúc và qui trình nhập số liệu cho một chương trình phần mềm xử lý Tổng hợp báo cáo hoạt động chăm sóc SKSS trong ngành y tế

2 GIỚI THIỆU CHUNG

- Thực hiện quyết định Quyết định 43/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

về việc ban hành Hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia, để thực hiện quyết định này ngành y tế đã ban hành hệ thống Chỉ tiêu y tế cơ bản của ngành tại thông

tư 06/2014 ngày 14 tháng 2 năm 2014 Hệ thống biểu mẫu thống kê chung của ngành cũng đã được sửa đổi phù hợp với hệ thống chỉ tiêu Quốc gia và chỉ tiêu

y tế cơ bản của ngành Hệ thống biểu mẫu báo cáo quản lý lĩnh vực hoạt động chăm sóc sức khỏe sinh sản được xây dựng và cập nhật phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê chung của ngành Đặc biệt thông tin về mục tiêu Dân số và Sức khỏe sinh sản giai đoạn 2011-2020

- Để đảm bảo công việc tổng hợp báo cáo, tính toán các chỉ tiêu nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác và khách quan số liệu về hoạt động lĩnh vực Sức

khỏe sinh sản, Vụ Sức khỏe Bà mẹ Trẻ em-Bộ Y tế xây dựng Phần mềm Tổng

hợp Báo cáo SKSS dựa trên hệ thống biểu mẫu ghi chép ban đầu và tổng hợp

báo cáo các đơn vị cung cấp dịch vụ y tế và các đơn vị quản lý các tuyến Về

cấu trúc Phần mềm “Tổng hợp Báo cáo Sức khỏe sinh sản” được thiết kế theo

đúng như hệ thống biểu mẫu báo cáo thống kê đã được Bộ y tế ban hành cho tuyến Tỉnh và tuyến Huyện theo Thông tư 27/2014/TT-BYT ngày 14 tháng 08 năm 2014

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 4

- Xây dựng phần mềm này giúp cho cán bộ thống kê giảm được gánh nặng ghi chép và tổng hợp số liệu báo cáo hàng tháng, quý và hàng năm

- Ngoài ra chương trình còn có một số tiện ích giúp cho cán bộ thống kê có thể khai thác nguồn dữ liệu đã được lưu qua các kỳ báo cáo

2 YÊU CẦU VỀ PHẦN CỨNG – GIỚI THIỆU PHẦN MỀM:

- Máy tính PC để chạy chương trình phần mềm cần phải cài đặt hệ điều hành Windows XP và sử dụng bộ Microsoft Office 2003 trở lên

- Máy tính không cần có cấu hình mạnh, chỉ cần ổ đĩa cứng tương đối tốt để có thể lưu trữ số liệu của các tuyến, qua nhiều năm

- Phần mềm Báo cáo Thống Kê Sức khỏe sinh sản tuyến tỉnh và tuyến huyện được viết trên Access 2003, chương trình nền này nằm trong bộ Microsoft Office cũng là chương trình thân thuộc với người sử dụng các Phần mềm trong lĩnh vực quản lý

- Về dung lượng của chương trình ứng dụng này rất gọn nhẹ khoảng 10 000 KB

Có thể nén file chương trinh gửi bằng đường truyền mạng Internet dễ dàng

- Bộ chương trình có 3 tệp chương trình ứng dụng được phân 3 tuyến : Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb; Baocaotinh_SKSS_DINHKY.mdb; BaocaoTW_SKSS.mdb

- Hướng dẫn sử dụng thực hiện chương trình được viết chi tiết dưới đây

(Trở về)

CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO CÁC THAM SỐ CHO CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG

1 CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH

NỘI DUNG DƯỚI ĐÂY HƯỚNG DẪN CHO CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

TUYẾN HUYỆN

Bước 1: Thao tác Copy chương trình:

- Chương trình không đóng gói mà Copy tệp (file) chương trình phù hợp cho các

tuyến Tỉnh, tuyến Huyện hoặc tuyến TW

Chương trình tuyến Huyện có tên File là : Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb

Chương trình tuyến tỉnh có tên File là : Baocaotinh_SKSS_DINHKY mdb

Chương trình tuyến Trung ương có file là: BaocaoTW_SKSS.mdb

- Các tệp chương trình trên được Copy vào một thư mục ổn định tại ổ cứng của máy tính, ví dụ: thư mục có tên C:\ TKYT_SKSS NSD(*) tạo thư mục tên là

”TKYT_SKSS” tại ổ đĩa C:\ có thể đây là qui định thống nhất để tiện việc theo dõi giám sát của các tuyến và tạo điều kiện dễ quản lý cho NSD khi thực hiện nhập số liệu cho chương trình này

Bước 2: Tạo Shortcut cho chương trình:

Có thể dùng kỹ năng Shortcut môi trường Window để đưa tệp nhập liệu ra màn hình Desktop : tên tệp chương trình Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb hoặc

Baocaotinh_SKSS_DINHKY.mdb ra màn hình Desktop để tiện làm việc Thao tác như sau: (dưới đây là thao tác cho 1 chương trình ứng dụng)

+ NSD Nhấn trái chuột vào nút Start chọn Explore, đưa con trỏ chuột đến thư mục TKYT_SKSS tại ổ C:\, chọn tệp Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb phải chuột chọn chức năng Sento/Desktop, như màn hình dưới đây:

Thao tác xong ngoài màn hình nền của windows xuất hiện như sau:

- Khi thực hiện chương trình nhập liệu NSD chỉ cần click chuột vào mũi tên của biểu tượng chương trình là chương trình sẽ thực hiện

- Trước hết cửa sổ chương trình xuất hiện chọn nút Open để thực hiện tiếp chương

trình

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 6

- Cửa sổ chương trình xuất hiện gồm 5 chức năng chính hoặc còn gọi là “thực đơn”:

Tham số, Danh sách, Nhập liệu, Xuất báo cáo, Tiện ích

Nội dung hướng dẫn tiếp theo là tập trung cho 1 chương trình ứng dụng tuyến Huyện: Baocaohuyen_SKSS_DINHKY.mdb

Bước 3: Vào thực đơn Tham số để chọn Tỉnh, Huyện của mình và thời gian báo cáo,

Ví dụ: hình dưới đây chọn Tỉnh Vĩnh Long, Huyện Bình Minh, thời gian báo cáo là

03 tháng năm 2014 Chú ý, mỗi kỳ báo cáo bạn chỉ cần thay đổi vào thực đơn Tham

số để khai báo thời gian cho phù hợp Sau khi khai báo xong thì Thoát.

Nhấn trỏ chuột để

mở chương trình

Bước 4: (đây là bước cần thiết và bắt buộc khi chương trình bắt đầu chạy lần đầu)

Vào thực đơn Danh sách để khai báo tên các cơ sở trực thuộc Huyện đối với tuyến

huyện (hoặc cơ sở trực thuộc Tỉnh đối với chương trình ứng dụng tuyến tỉnh) Chú ý, phải khai báo tất cả các cơ sở trực thuộc huyện có liên quan trong hệ thống biểu mẫu

quản lý y tế tuyến Huyện và đặt thông tin mã hóa cho các cơ sở y tế theo thứ tự Ví

dụ: các cơ sở y tế trực thuộc huyện Bình Minh, Tỉnh Vĩnh Long có mã là 540401,

đến khi nào hết danh sách các cơ sở y tế của Huyện Việc qui định mã được qui ước

như sau : Mã Tỉnh 2 ký tự, tỉnh Vĩnh Long có mã 54 Mã Huyện 4 ký tự : ví dụ huyện

Bình Minh là 5404 (trong đó 2 ký tự đầu là mã tỉnh, còn 2 ký tự sau là số thứ tự các

huyện trong tỉnh được qui ước từ phần mềm) Mã cơ sở y tế trực thuộc huyện có 6 ký

tự, ví dụ: TTYT huyện Bình Minh (khoa CSSKBM) có mã là: 540401 (trong đó 2 ký

tự đầu là mã tỉnh, 2 ký tự tiếp theo là mã huyện, 2 ký tự tiếp theo là NSD qui ước theo

số thứ tự các cơ sở y tế trực thuộc huyện quản lý)

Hình minh họa dưới đây:

Đồng thời NSD kiểm tra lại danh sách xã, nếu tên xã thay đổi hoặc thêm mới thì cần

phải bổ xung vào chương trình cho phù hợp Trong chương trình này tên và mã hóa các xã thuộc huyện đã được chuyên gia lập trình cập nhật đến năm 2012 và cài đặt sẵn trong cơ sở dữ liệu của chương trình ứng dụng

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 8

Chú ý: Bước thao tác mã hóa các cơ sở y tế chỉ khai báo một lần đầu khi chạy chương

trình Nếu NSD làm việc với cửa sổ “ Cơ sở trực thuộc “, gặp vấn đề khai báo sai

hoặc muốn bỏ một cơ sở y tế thì đặt trỏ chuột tại một ô trong các ô của dòng muốn

xóa rồi nhấn nút Xóa Còn ở cửa sổ “ Xã “ thì không thao tác xóa được vì chương

trình cần qui định cho thống nhất, chỉ có thể sửa tên Xã khi thật cần thiết

Qui định Khai báo Mã tóm lại như sau :

+ Cơ sở trực thuộc Huyện : 2 kí tự đầu là Mã tỉnh, chương trình phần mềm đã nhập sẵn 2 Kí tự tiếp theo là Mã Huyện chương trình phần mềm đã khai báo sẵn 2 kí tự

tiếp theo là Mã các cơ sở y tế trực thuộc Huyện, Người sử dụng khai báo 2 kí tự này

theo qui định số thứ tự : 01, 02, và chỉ khai báo lần đầu khi chạy chương trình ứng dụng này

+ Cơ sở y tế là Trạm y tế Xã cũng khai báo tương tự : 2 kí tự đầu là Mã tỉnh (ví dụ

tỉnh Vĩnh Long là 54), 2 kí tự tiếp theo là Mã Huyện Bình Minh (04), 2 kí tự tiếp theo

là Mã Xã qui định theo số thứ tự : 01,02, Như vậy trong chương trình ứng dụng có

6 kí tự số cho địa dư Xã chương trình phần mềm đã khai báo sẵn, người sử dụng

không cần khai báo

- Sau khi khai báo cơ sở xong thì thoát khỏi thực đơn Danh sách và tiến hành thực đơn Nhập số liệu.

(trở về)

CHƯƠNG 3: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH NHẬP SỐ LIỆU THỰC ĐƠN « NHẬP LIỆU »

1 NHẬP LIỆU

- Từ menu chính của chương trình bạn nhấn trỏ chuột vào thực đơn Nhập liệu, cửa

sổ nhập liệu chương trình xuất hiện cửa sổ có 4 biểu nhập thông tin đối với tuyến huyện , 4 biểu đối với tuyến tỉnh:

- Xuất hiện màn hình Nhập liệu gồm 2 phần chính: Phần thông tin chung và phần

nhập chi tiết

- Giao diện màn hình của thực đơn Nhập liệu như sau:

a Phần 1: Thông tin chung

- Ô Tỉnh, Huyện và Thời gian có nội dung đã khai báo ở thực đơn Tham số liên kết link vào thực đơn nhập liệu nên không tác động vào được Ô Cơ sở, Xã bắt buộc phải xuất hiện thông tin hoặc chọn cơ sở cho phù hợp

- Nếu nhập liệu từ Báo cáo thống kê y tế xã, bạn phải chọn tên xã nhập báo cáo

- Nếu nhập liệu từ Báo cáo của cơ sở y tế tuyến huyện bạn phải chọn tên cơ sở Hình ảnh cửa sổ “thông tin chung” của thực đơn Nhập liệu:

Phần 1

Phần 2: Các biểu nhập liệu thông tin

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 10

b Phần 2: Nhập liệu các biểu thông tin chi tiết lĩnh vực chăm sóc SKSS

- Các biểu có cửa sổ nhập liệu ở bên trái màn hình chỉ nhập số liệu cho các cơ sở y

tế trực thuộc tuyến huyện và bên phải màn hình chỉ nhập số liệu cho các Trạm Y tế

xã thuộc huyện:

Thao tác như sau:

+ Nhập liệu cho cửa sổ nào thì nhấn trỏ chuột phía màn hình đó và chọn đơn vị địa dư cần nhập liệu Phía bên trái NSD chọn cơ sở y tế trực thuộc huyện phù hợp để nhập liệu

+ NSD đưa con trỏ chuột vào các ô tên từng biểu để chọn và nhập thông tin cho đơn

vị đó Màn hình nhập liệu gồm 4 biểu:

+ Chú ý:

Những ô có màu xám là những ô không nhập liệu :

Những ô có màu xanh là những ô chương trình tính tổng tự động : Trong quá trình nhập liệu cho các biểu, có thể có các số liệu nhập sai về Logic thì chương trình chức năng có cảnh báo yêu cầu NSD nhập lại :

Phần nhập liệu cho các CSYT trực thuộc Huyện

Phần nhập liệu cho các CSYT là Trạm y tế Xã

Những cảnh báo như thế này chương trình nhập liệu hạn chế được những lỗi nhập sai

số liệu vô lý

Chú ý: Theo sơ đồ biểu mẫu thiết kế cho phần mềm tổng hợp báo cáo SKSS người

nhập liệu phải lưu ý luồng dữ liệu của các bảng Nếu nhập dữ liệu cho thông tin Bệnh viện theo Biểu 5/SKSS-BV thì NSD sẽ nhập các phần thông tin của biểu báo cáo thủ công vào các cửa sổ nhập liệu tương ứng với các biểu từ biểu 1 đến biểu 4 Tức là: NSD nhập biểu 5/BMTE-BV vào 4 biểu tuyến huyện để chương trình tự động tổng hợp số liệu vì bệnh viện huyên là 1 cơ sở y tế trực thuộc tuyến huyện

Mẫu biểu 5/SKSS-BV như hình ảnh sau:

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 12

Hình ảnh tiếp về biểu mẫu số 5/SKSS-BV:

Chú ý: những thông tin phần bôi vàng là những thông tin mới được bổ sung trong

thông tư 27/2014/TT-BYT

2 IN BÁO CÁO VÀ XUẤT TỆP BÁO CÁO GỬI TUYẾN TRÊN:

- Để đảm bảo số liệu được chính xác, sau khi nhập xong hoặc trong quá trình nhập liệu từng biểu cần phải preview để kểm tra, nếu nhập thiếu thì phải nhập bổ xung, hoặc nhập sai thì phải sửa lại số liệu trước khi in hoặc gửi báo cáo lên tuyến tỉnh

- Khi nhập xong tất cả các biểu cho một kỳ báo cáo, cán bộ nhập liệu in các Biểu báo cáo định kỳ và xuất báo cáo gửi lên tuyến trên

- Cách in báo cáo ra giấy như sau:

+ Nhấn chuột vào bảng nhập liệu bên trái và nhấn nút để xem dữ liệu biểu báo cáo số liệu thuộc tuyến Cơ sở y tế tuyến huyện :

Để thoát khỏi màn hình này NSD nhấn phím Esc tại góc trên trái của bàn phím hoặc nhấn chuột dấu (X) góc trên bên phải của màn hình biểu báo cáo

+ Nhấn chuột vào bảng nhập liệu bên phải và nhấn nút để xem dữ liệu biểu báo cáo số liệu thuộc tuyến Xã của huyện:

+ Nhấn chuột vào nút để xem dữ liệu biểu báo cáo số liệu toàn huyện:

- Khi in Báo cáo nhấn chuột bên cửa sổ nhập liệu nào thì nhấn nút để xem biểu đó và tiếp tục nhấn nút hoặc vào thực đơn để in nếu cần in như hình dưới đây :

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 14

CHƯƠNG 4 HƯỚNG DẪN MỘT SỐ KỸ NĂNG THAO TÁC NHẬP LIỆU

Chương trình phần mềm ứng dụng này nhập liệu cho 4 biểu mẫu báo cáo định kỳ thay

là 5 biểu trước đây cho phần mềm tuyến Huyện

4 Biểu báo cáo định kỳ được nhập liệu như sau:

Các thao tác cơ bản để nhập số liệu:

- Người sử dụng (NSD) di chuyển con trỏ giữa các ô nhập liệu bằng phím  (Enter) hạn chế dùng chuột khi không cần thiết, để nhập liệu nhanh và chính xác Người sử

dụng nên dùng phím Enter

- Nhập số liệu tuyến xã căn cứ biểu Báo cáo định kỳ của Xã nhập thông tin 2 cột :

“Tại TYT” và “Tại Nhà”

Tuyến Xã: Nhập số liệu tại Báo cáo định kỳ của Trạm Y tế xã (Biểu 4/BCX) Nội dung biểu như sau:

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 16

-

- Đối với chỉ tiêu “ Số phụ nữ đẻ” , “ Số trẻ đẻ ra sống”, Và một số chỉ tiêu quản lý thai nghén, chăm sóc bà mẹ trong/sau sinh là các chỉ tiêu khó tổng hợp trong quá trình thu thập thông tin vì rất dễ bị tính trùng hoặc bỏ sót Trong phần mềm ứng dụng này khắc phục một phần hạn chế nhược điểm thu thập tổng hợp thông tin bằng thủ công và được nhập liệu và tổng hợp theo qui trình sau:

Số phụ nữ “Đẻ tại CSYT khác” ở cửa số nhập liệu cho tuyến Xã để tránh trùng thông tin với các Phụ nữ đẻ tại các bệnh viện tuyến trên, Phần mềm ứng dụng này qui định chỉ nhập số Phụ nữ đẻ tại CSYT khác như: Nhà Hộ sinh, PKĐKKV, cơ sở y tế tư nhân (nếu có)

Cơ sở Y tế các tuyến gồm: Trạm Y tế Xã, Nhà Hộ sinh, Phòng khám ĐKKV, Bệnh viện

- Tuyến Xã: Tổng số phụ nữ đẻ có 2 loại thông tin :

+ Tổng số Phụ nữ đê của xã (trên địa bàn Xã): gồm tất cả số phụ nữ đẻ tại cơ sở y tế các tuyến và đẻ tại nhà trong kỳ báo cáo

+ Tổng số Phụ nữ đẻ tại Trạm y tế Xã và tại nhà: Gồm các Phụ nữ đẻ tại Trạm Y tế

TUYẾN TỈNH

-Tuyến Huyện: Tổng hợp chỉ tiêu “Tổng số Phụ nữ đẻ tại TYT Xã và tại nhà” và

“Tổng số PN đẻ ở CSYT” tuyến Huyện gọi là Chỉ tiêu “Tổng số Phụ nữ đẻ tại Xã và Huyện”

Báo cáo Tuyến Huyện vẫn tổng hợp chỉ tiêu “Tổng số Phụ nữ đẻ của Huyện” (trên địa bàn Huyện) gồm số PN đẻ các xã để tiện cho việc so sánh và sử dụng số liệu

- Tuyến Tỉnh: Tổng hợp chỉ tiêu “Tổng số Phụ nữ đẻ tại Huyện” bao gồm Số Phụ

nữ đẻ các Huyện và “Tổng số PN đẻ ở CSYT” tuyến Tỉnh gọi là Chỉ tiêu “Tổng số Phụ nữ đẻ tại Tỉnh và Huyện”

Báo cáo Tuyến Tỉnh vẫn tổng hợp chỉ tiêu “Tổng số Phụ nữ đẻ của Tỉnh” (PN đẻ trên

địa bàn) gồm Số PN đẻ các Huyện tổng hợp lại trên địa bàn để tiện cho việc so sánh và sử dụng số liệu cho Tỉnh

- Tuyến TW: Báo cáo tổng hợp của Vụ SK BMTE chỉ dùng 1 chỉ tiêu “Tổng số Phụ nữ đẻ” bao gồm Số PN đẻ của các Tỉnh tổng hợp lại và chỉ tiêu báo cáo các

Bệnh viện tuyến TƯ

 Một số điểm cần chú ý khi nhập liệu cho từng biểu:

1 B1-HĐCSBM-H: Báo cáo hoạt động chăm sóc sức khỏe Bà mẹ toàn Huyện

- Trong bảng này chú ý những ô bôi đen không nhập liệu cho tuyến này

- Có một số chỉ tiêu có cảnh báo Logic trong khi nhập liệu

- Theo Tài liệu “ Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và cách tính chỉ tiêu về chăm sóc sức khỏe sinh sản” thì:

Số liệu : cột 10 = cột 12 = cột 14 ( đối với cơ sở y tế tuyến Huyện và tư nhân)

Tức là số liệu tại ô nhập liệu của chương trình phần mềm : Tổng số PN đẻ(cột 10) =

Đẻ do cán bộ y tế đỡ(cột 12) = Đẻ tại cơ sở y tế (cột 14)

- Một số thông tin thay đổi ở biểu mẫu này so với quyết định trước đây là các thông tin liên quan đến Phụ nữ có thai bị HIV; số Phụ nữ có thai và số phụ nữ đẻ bị nhiễm HIV có điều trị thuốc ARV; một số xét nghiệm khác của Phụ nữ có thai và phụ nữ đẻ; số phụ nữ khám thai ≥ 4 lần/3 kỳ

- Một số chỉ tiêu thay đổi cụ thể như bảng dưới đây: (các cột bôi màu vàng)

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 18

Tiếp theo biểu “Chăm sóc bà mẹ” có sự thay đổi:

2 B2-TBSK-H: Báo cáo mắc, chết do tai biến sản khoa toàn huyện

- Chương trình kiểm tra Logic số liệu Mắc/chết Số bệnh nhân chết bắt buộc ít hơn

- Trong cửa nhập liệu biểu này không nhập liệu các ô bôi đen ở tuyến Xã

- Có cảnh báo một số ô nhập liệu Logic trong biểu nhập liệu để tránh sai sót

- Chuyển nhập liệu giữa các ô bằng phím  (Enter) Chương trình tự động tính Tổng

- Trong biểu mẫu thủ công : số liệu Cột 5 ≠ cột 7+ cột 8 + cột 9 + cột 10 vì còn Biện pháp khác không được thui thập trong biểu mẫu này Trong cửa sổ nhập liệu: Ô tổng số người mới thực hiện BPTT dùng thuốc = thuốc tránh thai viên + thuốc tránh thai tiêm + thuốc tránh thai cấy

Chú ý: Ô dữ liệu: Trđó : Vị thành niên (phá thai) được tính chung cả 3 khoảng thời

gian phá thai theo tuần

- Biểu này gộp 2 biểu trước đây : chăm sóc phụ khoa-nạo phá thai và các biện pháp KHHGĐ

- Thông tin mới biểu này là: tổng số người mới thực hiện KHHGĐ (Biện pháp hiện đại) là nữ

4 Biểu 4-SKTE -H : Tình hình sức khỏe trẻ em

- Nhập số liệu theo hướng dẫn quyển “hướng dẫn sử dụng biểu mẫu”

- Chương trình có cảnh báo logic cho các ô nhập liệu trong biểu này

- Nhập liệu số liệu cho cả 2 tuyến ( Huyện, Xã)

- Một số thông tin thay đổi ở biểu mẫu này so với quyết định trước đây là các thông tin liên quan đến Trẻ đẻ non, trẻ bị ngạt, số trẻ sinh ra từ mẹ có HIV(+),…

- Một số chỉ tiêu thay đổi cụ thể như bảng dưới đây: (các cột bôi màu vàng)

Chú ý: ô nhập liệu thông tin “Số trẻ đẻ ra sống” ở biểu mẫu này trong phần mềm được

chương trình khóa Logic phụ thuộc thông tin “Tổng số phụ nữ đẻ” ở biểu 1

5 Nhập liệu cho biểu thông tin tuyến xã :

- Trong thiết kế biểu mẫu báo cáo tuyến xã lĩnh vực SKSS bao gồm toàn bộ nội dung chính liên quan chăm sóc bà mẹ và trẻ em thể hiện ở 4 biểu báo cáo tuyến Huyện

- Các chỉ tiêu thay đổi hoặc bổ sung trong mẫu biểu xã lần này : (các phần bôi vàng)

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 20

- Chương trình phần mềm cố gắng thiết kế các chỉ tiêu theo thứ tự dễ nhập liệu nhất cho từng phần nội dung trong từng biểu, từ biểu 1 đến biểu 4

CHƯƠNG 5 HƯỚNG DẪN NỘI DUNG “CHỨC NĂNG KHÁC” TRONG MÀN HÌNH NHẬP

LIỆU :

Thao tác khả năng này bằng cách đưa trỏ chuột vào nút của sổ màn hình nhập liệu chính của chương trình nhấn vào ô này xuất hiện cửa sổ phụ có các chức năng mở rộng của chương trình:

Trong phần nội dung này NSD thường khai thác thông tin về chọn chỉ tiêu để sử dụng theo nhu cầu người dùng số liệu hoặc sử dụng một số chỉ số y tế được tính sẵn trong chương trình khi đã có số liệu định kỳ nhập vào

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Tổng hợp Báo cáo thống kê hệ SKSS 22

- Nhấn trỏ chuột vào nút “Chỉ số y tế SKSS Huyện” ta có một số chỉ số được tính theo số liệu định kỳ đã nhập vào, theo hình trên là chỉ số y tế của Huyện Bình Minh định kỳ 3 tháng năm 2014 Như hình sau:

CHƯƠNG 6: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THỰC ĐƠN XUẤT BÁO CÁO

- Sau khi nhập liệu xong các biểu báo cáo của cơ sở y tế, NSD xem và in các biểu báo cáo lấy chữ ký đóng dấu gửi lên tuyến trên và cũng để lưu trữ bằng giấy tại cơ

sở y tế của mình

- Thao tác tiếp theo nhấn chuột nút thoát tại màn hình Nhập liệu trở lại

giao diện thực đơn chính của chương trình

Để in báo cáo của chương trình ứng dụng này NSD có thể in bằng 2 cách :

Cách 1: in báo cáo từng biểu ngay trong form nhập liệu, sau khi xem và kiểm tra lại

số liệu bằng nút View NSD chọn Mục File và chọn chức năng Print để in biểu

báo cáo In các biểu báo cáo theo như qui trình hướng dẫn trên

Cách 2: NSD chọn Mục “Xuất báo cáo” tại màn hình chính xuất hiện cửa sổ như

hình ảnh dưới, sau đó NSD có thể chọn từng biểu để in hoặc chọn tất cả để in

Tích chọn các ô cho phù hợp :

- Nhấn chuột chọn thực đơn Xuất báo cáo của chương trình, cửa sổ xuất hiện các nội dung: