Tham quan du lịch Tham quan được hiểu là một hoạt động có tổ chức, trong đó cá nhân hay một nhóm cá nhân dưới sự chỉ đạo của một nhân vật thông thạo hơn đến những nơi đã được xác định n
Trang 1Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch Ms Thủy.
Tổ chức hoạt
động hướng dẫn Du lịch
I Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động HDDL.
1 Hình thức tổ chức chuyến đi.
Có hai hình thức tổ chức các chuyến đi du lịch được áp dụng phổ biến là tổ chức cho khách du lịch
đi theo đoàn và tổ chức cho khách du lịch đi lẻ (theo đoàn trọn gói nên hdv chủ đọng phục vụ đc khách, nhưng đoàn đông nen khó pv,sự lây lan tâm lí cũng ảnh hưởng.khách lẻ:hđ hdv dễ dàng, nội dung có thể đc rút gọn
2.Thời gian của chuyến đi du lịch.
Dài ngày: hdv có đk tx vs khách, tạo mqh, ngắn ngày:sự hiểu biết hạn chế
3.Số lượng và cơ cấu của đoàn khách.
3 tiêu chí: độ tuổi, nghề nghiệp, quốc tịch
Khách lớn:sk ko tốt, dễ mệt, ko vân động liên tục,có nhiều kinh ng,đòi hỏi cao.Khách trẻ:sk tốt,thích
hđ ,chơi nhiều hơn nghe
Nghề nghiệp:cùng nghề:thông tin quan tâm giống nhau và ngc lại
Quốc tịch:tác động mạnh, cùng thì dễ, khác cần lưu ý
4.Phương tiện giao thông sử dụng cho chuyến du lịch.
Oto :phổ biến, thuận lợi cho hd, chủ động tg,cả đoàn cùng 1 xe
Tàu: nhiều toa, khách phân tán,khó khăn trong quản lí
Máy bay: thường không có đối tượng thuyết minh trên đường đi, chủ yếu giúp khách làm thủ tục
5.Đặc điểm của điểm du lịch.
Điểm trung tâm hành chính, kte, vhoa thì đối tượng tham quan đa dạng
Nơi nghỉ ngơi, tham quan: thường có sẵn ctr, hdv am hiểu sâu sắc những gtri chứa đựng tại điểm,kĩ năng phù hợp
6 Sự phối hợp hoạt động của các tổ chức có liên quan tới hoạt động phục vụ KDL.
Ngoài điều hành, hd, cần phối hợp:bp giải quyết xuất nhập cảnh, hải quan, đặt vé, cơ sở lưu trú, ăn uống, các cơ quan quản lí điểm dl…
II.Tổ chức hdan dl
1 Nguyên tắc thực hiện
- Đảm bảo tính kế hoạch
- Tính đối xứng
- Tính linh hoạt
2.Quy trình tổ chức đoàn khách du lịch quốc tế vào Việt Nam.
a Chuẩn bị trước chuyến đi
Khi nhận được lệnh điều động từ phòng hướng dẫn, hướng dẫn viên du lịch đến nhận hồ sơ chương
trình (tour) từ phòng điều hành Tập hồ sơ này chứa đựng đầy đủ các thông tin bao gồm:
- Hợp đồng Du lịch (bản phô tô)
- Lịch trình tour.
- Thông tin về đoàn khách: danh sách đoàn khác với các thông tin về trưởng đoàn, số lương, giới tính,
quê quán, nghề nghiệp, thành phần dân tộc; những lưu ý đặc biệt: đoàn có người theo đạo Hồi, có người tàn tật, có người ăn chay…
- Phiếu báo phương tiện vận chuyển, lái xe.
- Phiếu đặt dịch vụ, ăn, nghỉ.
Trang 2- Số điện thoại của lái xe, khách sạn và các cơ sở dịch vụ.
- Phiếu góp ý (nhận xét hướng dẫn viên)
- Tài liệu quảng cáo của Công ty
- Bảng đón khách, bản đồ thành phố, sách giới thiệu chương trình, quà tặng…
Khi nhận được hồ sơ chương trình, hướng dẫn viên du lịch tiến hành các công việc:
- Nghiên cứu các điều khoản:
+ Những điều khoản trong hợp đồng trao đổi khách giữa tổ chức du lịch gửi khách và nhận khách + Những điều khoản liên quan đến việc cung cấp dịch vụ phục vụ du khách cả về số lượng, chất lượng, chủng loại
+ Những điều khoản về quyền lơi, nghĩa vụ của tổ chức du lịch nhận khách và gửi khách, của khách
du lịch
- Tìm hiểu thông tin về đoàn khách, nắm được trưởng đoàn là ai, số lượng bao nhiêu, tính chất, quốc tịch, nghề nghiệp, tuổi, ngày sin… để từ đó biết được đối tượng khách từ đâu đến, có tri thức về nước
ấy, về phong cách sống, thói quen, phong tục của khách Hướng dẫn viên sẽ biết nên tiếp đón như thế nào, những câu chào hỏi và cách thức phục vụ đúng nhu cầu tâm lý của khách
Đồng thời cần nắm rõ đoàn khách nhập cảnh qua con đường nào, bằng đường hàng không, đường bộ hay đường thủy, hoặc nhập cảnh qua cửa khẩu nào? Ở đâu?
- Nghiên cứu kỹ chương trình du lịch của đoàn, nếu thấy điều gì chưa rõ hoặc không phù hợp thì báo
cáo với bộ phận chức năng để xem xét, điều chỉnh Tìm hiểu về những điểm du lịch mà mình chưa nắm chắc
- Chuẩn bị về ngôn ngữ và kiến thức: ngoại ngữ, các từ ngữ và kiến thức chuyên môn, kiến thức về điểm du lịch, chủ đề nóng hay kiến thức về khách
- Tiếp theo, HDV cần chuẩn bị mọi thủ tục, giấy tờ để đón và hướng dẫn khách như kinh phí chi phí trong chuyến đi
Trước khi đón đoàn khách HDV của đoàn phải nắm chắc tất cả các dữ kiện:
- Ngày đến, ngày đi, giờ đón khách
- Phương tiện đến (nếu là máy bay phải nắm được số liệu, giờ bay, giờ đến…)
- Quốc tịch, ngôn ngữ giao tiếp
- Tên đoàn khách, giới tính, tuổi, ngày sinh…
- Thông tin khách sạn
- Lịch trình của chuyến du lịch
- Những yêu cầu từ phía khách có liên quan đến công việc của HDV như đặt chỗ, mua vé máy bay, làm thủ tục quá cảnh, gia hạn lưu trú…
- Tinh chất của đoàn khách: đoàn khách cao cấp, đoàn có người tàn tật…
- Ai trả lệ phí sân bay, hành lý được vận chuyển ra sao
- Biển số xe, loại xe, tên lái xe
b Đón tiếp và làm quen với đoàn khách
- HDV đến trước 30 phút so với giờ đến của khách
- HDV cầm biển đón: chọn vị trí làm sao cho khách dễ quan sát nhất
- HDV làm quen, tặng hoa, tự giới thiệu với trưởng đoàn và các thành viên trong đoàn
- Làm việc với trưởng đoàn để khẳng định số lượng đoàn khách
c Tổ chức phục vụ lưu trú, ăn uống
* Nhận phòng (check in) khách sạn
- Khi gần đến khách sạn, HDV thu hộ chiếu, các loại giấy tờ có liên quan đến thủ tục khai báo tạm trú
Trang 3- Nhận chìa khóa buồng cùng phong bì có name card trao lại cho trưởng đoàn để khách tự sắp xếp hoặc phối hợp với lễ tân và trưởng đoàn phân phối phòng cho khách
- Ghi số phòng vào danh sách khách để tiện cho việc quản lý
- Cung cấp các thông tin hữu ích của khách sạn
- Địa chỉ của khách sạn (đưa cho khách card của khách sạn)
- Địa điểm ăn sáng, bar
- Sử dụng chìa khóa, nguồn điện
- Cách sử dụng điện thoại (internal và external)
- Lối thoát hiểm
- Giặt là
- Đổi tiền ngoại tệ
- Dịch vụ bưu điện
* Tổ chức ăn uống cho khách
- Thông báo địa điểm phòng ăn, giờ ăn cho khách
- Kiểm tra xem thực đơn có đúng hay không?
- Trong trường hợp có những món ăn đặc biệt HDV phải giới thiệu và hướng dẫn cách ăn cho khách
* Chú ý:
- Nếu có sự thay đổi giờ ăn do thay đổi thười gian hoạt động của đoàn, HDV cần thông báo cho cơ sở phục vụ và du khách
- Nếu vì lý do nào đó đoàn không ăn tại cơ sở phục vụ HDV cần thông báo cho cơ sở phục vụ biết
- Đối với các nhà hàng đặt ăn cho đoàn trên lộ trình, HDV phải gọi điện báo và nhắc nhở cơ sở dịch
vụ những điều cần thiết chuẩn bị trước khi đoàn khách tới
d Tổ chức hoạt động hướng dẫn tham quan
- Khi bắt đầu 1 ngày tour, HDV nên bắt đầu bằng một câu chào hỏi và hỏi thăm sức khách
- Thông báo cho khách về chương trình tham quan của ngày hôm đó
- Giới thiệu những điểm đặc trưng trên tuyến (từ điểm xuất phát đến điểm du lịch)
+ Tại điểm tham quan
- Chỉ cho khách nơi đỗ xe, thời gian tham quan cụ thể tại điểm đó
- Thông báo những quy định của điểm tham quan, khu vực có thể chụp ảnh, quay phim, những vấn đề cần lưu ý khi chụp, khu vệ sinh, khu vực dịch vụ
- Nhanh chóng mua vé tham quan cho đoàn
- Rồi tiến hành công việc chỉ dẫn, thuyết minh
- Khi hướng dẫn du khách tham quan xong, HDV thông báo thời gian tự do, thời gian tập hợp khách lại để đi xem điểm tham quan kế tiếp
- Kết thúc chuyến tham quan tại mỗi điểm, HDV sẽ là người lên xe cuối cùng khi đã đảm bảo về số lượng khách
- Sau một ngày thực hiện chương trình, HDV thông báo cho khách biết những tuyến điểm, những hoạt động của ngày tiếp theo
e Tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí
- HDV có thể tổ chức buổi giao lưu gặp gỡ giữa du khách với người dân địa phương, với các cơ quan đơn vị
- Tổ chức kỷ niệm ngày sinh nhật, kỷ niệm năm chẵn ngày cưới cho thành viên trong đoàn (nếu có)
- Tổ chức cho khách thưởng thức các loại hình nghệ thuật
f Tổ chức các hoạt động khác phục vụ khách du lịch
- Tiến hành tổ chức các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo
Trang 4- Cung cấp thông tin về những lĩnh vực mà du khách quan tâm.
- Hướng dẫn du khách mua sắm, giới thiệu thêm về các điểm, tuyến du lịch khác và các hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu chính đáng của khách
g Tổ chức tiễn khách
- HDV phải thông báo chính xác về thời gian rời khỏi nơi lưu trú và thời gian vận chuyển hành lý khỏi phòng
- Thông báo về địa điểm và thời gian xe đón khách, nhắc khách kiểm tra giấy tờ: vé máy bay, hộ chiếu… và thanh toán các dịch vụ sử dụng trong khách sạn
- Mười lăm phút trước khi xe xuất phát, HDV nhắc khách kiểm tra lần cuối toàn bộ tài sản, tư trang, hành lý, các giấy tờ, các vật dụng của khách sạn
- Tại điểm tiễn khách, HDV giúp đỡ khách lấy xe đẩy hành lý vào quầy đăng ký và giúp khách làm thủ tục xuất cảnh
* Những thủ tục tại sân bay
- Thủ tục thương vụ: trình vé máy bay, cân hành lý, nhận thẻ lên máy bay (boarding pass), trả lệ phí sân bay (nếu có)
- Thủ tục hải quan: hướng dẫn khách khai báo hảo quan
- Thủ tục kiểm dịch: giấy khai báo sức khỏe, kiểm tra thân nhiệt
- Thủ tục an ninh: Kiểm tra hành lý xách tay, trình hộ chiếu, the rleen máy bay (boarding pass) vào phòng chờ ra máy bay
* Tại cửa khẩu
- Thủ tục kiểm dịch: kiểm tra thân nhiệt, khái báo tình trang sức khỏe
- Thủ tục hải quan: hướng dẫn khách làm thủ tục xuất cảnh và khai báo hải quan
- Thủ tục biên phòng: hướng dẫn khách xếp hàng để kiểm tra hộ chiếu, giấy thông hành và đóng dấu
h Những công việc sau chuyến đi
- Trong báo cáo phải trình bày nội dung về chuyến đi
- Sau cùng là phải có ý kiến, kiến nghị về chuyến du lịch để các phòng ban chứ năng của công ty tổ chức rut kinh nghiệm
- HDV phải giao nộp toàn bộ hóa đơn thanh toán, chứng từ, giấy biên nhận để “thanh quyết toán tour”
3 Qui trình tổ chức đoàn khách trong nước đi ra nước ngoài
Để tổ chức 1 đoàn khách đi dl nc ngoài, sau khi nhận đủ danh sách đk, lập danh sách hành khách trong chuyến dl, cùng các giấy tờ cần thiết khác, lq đến thủ tục xuất nhập cảnh, trình cho CA tỉnh, tp lo thủ tục.Các công đoạn gần giống khách qte vào VN,nhưng hđ đóng vtro chủ chốt là hđ tổ chức, quản lí đoàn khách dưới sự giúp đỡ của hdv qte
a.gđ chuẩn bị:
-Nghiên cứu, nắm bắt các điều khoản hợp đồng đã kí kết
-Tìm hiểu thông tin đoàn khách.(tên, tuổi,nghề nghiệp, trình độ văn hóa… vì đây là ng hdv trực tiếp quản lí)
-chuẩn bị các loại giấy tờ có liên quan tới thủ tục đi lại, các giấy tờ liên quan khác
-Nắm vững kiến thức quốc gia, điểm đến của du khách,nhất là những phong tục tập quán,văn hóa, tâm lí
-Chuẩn bị các trang thiết bị , vật dụng có liên quan tới chuyến đi của đoàn:đặc biệt là vấn đề tài chính -Tổ chức buổi họp mặt đoàn trước khi tổ chức hành trình.thông báo ngày giờ xuất phát,địa điểm tập kết, ctr của đoàn, thủ tục xuất nhập cảnh, những vđề cần chú ý,phân công chia phòng,thu các khoản phí, gt những ycau of khách
b Đón tiếp và làm quen với các đoàn khách
Trang 5Hdv phải có mặt ít nhất trc 1 tiếng,lập danh sách khách, nhắc lại cx giờ xuất phát.
Trên đg ra sân bay, gt cho khách về điểm đến
Hdv nhận diện hành lí của du khách mang theo
Ktra lại toàn bộ các giấy tờ trong qtr xuất nhập cảnh của dk
Tbao toàn bộ những vđề cần lưu ý về điểm đến và quá trình xuất nhập cảnh,
Hd làm thủ tục xuất nhập cảnh tại sân bay
c Điểm đến dl
Hd dk làm thủ tục nhập cảnh
Liên hệ vs các bộ phận làm thủ tục nhập cảnh ở các cảng hàng không
Liên hệ ngay vs hdv sở tại nếu có
Tiến hành hỗ trợ hdv bản địa , tiến hành bố trí phân phòng cho dk
Thay mặt cho doanh nghiệp ktra số lượng ,chất lượng dvu đã kí kết
d.Tổ chức hđ ăn uống và lưu trú
HDv tiến hành tổ chức, sx phòng nghỉ cho đoàn
Thu các loại giấy tờ có liên quan đến kê khai,làm thủ tục lưu trú(hộ chiếu)
Phối hợp cùng hdv sở tại nhắc nhở vè việc sử dụng dv và bố trí, sx phòng cho dk
Việc thanh toán vs các cơ sở dv do hdv sở tại chịu trách nhiệm, hdv đoàn chỉ phụ giúp
Hdv tư vấn cho dk lựa chọn đồ ăn trong giờ ăn tự chọn
e Tổ chức hd hd tham quan
Thông thường hdv không tham gia trực tiếp vào hd này nhưng vẫn đi cùng và trợ giúp khi phiên dịch f.Tổ chức các hd vui chơi và các dv khác
Hdv đóng vtro là ng tư vấn và trực tiếp phối hợp vs hdv sở tại giúp dk tham gia các dv vui chơi giải trí
g Kết thúc chuyến đi
Nhắc nhở khách tg rời khỏi tại nơi lưu trú , di chuyển tới các điểm đầu mối giao thông
Nhắc nhở khách ktra lại tư trang, vật dụng và giấy tờ liên quan
Hd dk làm thủ tục xuất nhập cảnh
Tổ chức, làm thủ tục chia tay vs khách không tiếp tục hành trình tiếp theo
h.Kết thúc ctr
Thông báo , báo cáo lại toàn bộ chương trình
Hoàn tất các chỉ tiêu tài chính
Trả lại các vật dụng đã mượn
Giải quyết các cv tồn đọng vs đoàn
Chương 4:Phương pháp hướng dẫn tham quan theo chuyên đề
I Tham quan du lịch
Tham quan được hiểu là một hoạt động có tổ chức, trong đó cá nhân hay một nhóm cá nhân dưới
sự chỉ đạo của một nhân vật thông thạo hơn đến những nơi đã được xác định như một di tích, một địa điểm, một hòn đảo, một cánh rừng… để quan sát, xem xét, nghe sự giảng giải, thu nhận những tri thức mới, giúp cho việc mở rộng tầm hiểu biết của mình và với mục đích ấy họ đi đến các đối tượng
Trang 6“Tham quan du lịch là hoạt động của du khác đến những điểm tham quan đã lựa chọn để trực tiếp
quan sát, tìm hiểu dưới sự chỉ bảo, dẫn dắt của người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ (hướng dẫn viên du lịch) nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định của mình”
II Nội dung của hoạt động hướng dẫn tham quan du lịch
Hoạt động hướng dẫn tham quan du lịch thực chất là sự kết hợp hài hòa, chặt chẽ giữa việc hướng dẫn du khách quan sát trực tiếp đối tượng tham quan và thuyết minh về nó (tức là việc cung cấp thông tin nhằm giải thích và làm sáng tỏ nội dung về đối tượng tham quan)
1 Đối tượng tham quan
Đối tượng tham quan là toàn bộ các tài nguyên du lịch nằm trong chuyến hành trình Nó là mục đích chủ yếu của chuyến đi du lịch và là cơ sở cho toàn bộ lời thuyết minh, sự chỉ dẫn của HDV
2 Lời thuyết minh
Lời thuyết minh là những thông tin chọn lọc được xây dựng trên cơ sở đối tượng tham quan và được hưởng dẫn viên phân tích giải thích và chuyển tải tới khách du lịch để họ có thể hiểu và cảm nhận được đầy đủ những giá trị của đối tượng tham quan
Dạng thức thể hiện của bài thuyết minh:
- Những câu chuyện truyền thuyết
- Những phân tích khoa học
- Những sự kiện lịch sử hay
- Những thông tin khoa học chính xác
- Những bài thơ, câu ca dao, bài hát…
III Phương pháp chuẩn bị hướng dẫn tham quan
1 Quá trình chuẩn bị
1.1 Nghiên cứu và tích lũy tư liệu
- Công việc trước tiên của HDV là thu thập, nghiên cứu những tư liệu liên quan tới điểm du lịch, những vùng đất mà đoàn sẽ đi qua và những thông tin khác
- Nguồn:
+ Sách báo, tạp chí, qua các phương tiện thông tin đại chúng
+ Chuyên gia giàu kinh nghiệm (nhà nghiên cứu, người dân địa phương, người quản lý, đối tượng tham quan, các HDV…)
Chú ý: - Trong quá trình nghiên cứu tư liệu, HDV cầnchus ý thu nhận những thông tin có nguồn gốc đáng tin cậy, có cơ sở khoa học, độ chính xác cao và phải gây được tác động tích cực tới người nghe
- Việc nghiên cứu tích lũy tư liệu theo phương châm “càng nhiều càng tốt, không có thông tin nào thừa” Những thông tin thu được, hdv cần phân loại thành những nhóm thông tin khác nhau như thông tin về những địa phương mà hành trình sẽ đi qua với các vấn đề địa lý, đặc điểm tự nhiên, kinh
tế xã hội, tài nguyên du lịch; thông tin về các điểm tham quan với lịch sử hình thành, giá trị chứa đựng, những đánh giá về điểm tham quan đó…; các thông tin về chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội…
để tạo sự thuận lợi cho quá trình xây dựng bài thuyết minh
Ngoài ra HDV cần nghiên cứu kỹ sơ đồ, bản đồ để tìm lộ trình và suy tính thời gian phải trải qua cho chuyến tham quan đó
1.2 Khảo sát tuyến, điểm tham quan du lịch
Sauk hi đã có sự hiểu biết phần nào về tuyến, điểm tham quan du lịch qua văn bản tư liệu, hdv cần tiến hành khảo sát tuyến điểm
Công tác khảo sát thực tế này giúp HDV:
- Nắm được cung đường và vị trí địa lý của điểm tham quan (tức là thuộc đường)
- Lựa chọn đối tượng, sắp xếp lộ trình để hướng dẫn, thuyết minh
Trang 7- Giúp HDV xác định được vị trí quan sát tốt nhất cho đoàn khách, những điểm quan sát dự bị, những tác động ngoại cảnh ảnh hưởng tới công tác thuyết minh, hướng dẫn như tiếng vang, luồng gió, chiều ánh sáng… và những vấn đề ảnh hưởng tới độ an toàn, tính mạng của du khách
Công tác khảo sát thực tế cũng giúp cho hdv phác thảo được đường di chuyển, tính tóa được khoảng cách giữa các đối tượng và ước tính được khoảng thời gian thực hiện chương trình
Ngoài ra, khảo sát thực tế còn giúp cho HDV nắm bắt được những điểm khác biệt giữa thực tế tại tuyến, điểm du lịch so với văn bản tư liệu đã đọc
1.3 Lựa chọn đối tượng chỉ dẫn, thuyết minh cho khách
Sau khi khảo sát thực tế sẽ giúp cho hdv lựa chọn được các đối tượng để chỉ dẫn thuyết minh sao
cho có được sự tác động tích cực tâm lý đến khách và đảm bảo tôn vinh được giá trị của điểm tham quan, phù hợp với mục đích, chủ đề của chương trình tham quan
Khi lựa chọn đối tượng để chỉ dẫn thuyết minh cho khách, hdv tiến hành liệt kê tất cả các đối tượng tham quan có thể có trong chương trình Sắp xếp các đối tượng đã liệt kê theo vai trò của đối tượng đó với tuyến, điểm du lịch, theo mức độ bảo tồn, giá trị và sự nổi tiếng của chúng
Khi lựa chọn đối tượng cỉ dẫn, thuyết minh, cần lưu ý tới số lượng các đối tượng được sắp xếp sẽ phụ thuộc vào mục đích, chuyên đề của chuyến tham quan, thời gian giành cho chuyến tham quan và phương tiện được sử dụng
1.4 Lập hành trình tuyến tham quan (phác thảo sơ đồ tuyến tham quan)
Hành trình tuyến tham quan là đường di chuyển từ đối tượng tham quan này sang đối tượng tham quan khác (tuyến hành trình trên đường đi và tuyến hành tình tại điểm tham quan)
Nguyên tắc:
- Đảm bảo tính tập trung, logic trong việc trình bày đối tượng tham quan và nội dung của chuyến tham quan
- Đảm bảo điều kiện quan sát trực tiếp đối tượng tham quan một cách tốt nhất
1.5 Xem xét (khảo sát) lại toàn bộ chương trình
Sau khi tuyến tham quan đã được xây sựng, hdv cần tiến hành kiểm tra lại toàn bộ các vấn đề (có điều kiện nên tiến hành khảo sát lại trên thực tế) để:
- Xác định chính xác đường di chuyển của đoàn khách
- Xác định chính xác những nội dung thông tin cần phải cung cấp cho du khách trên lộ trình
- Xác định chính xác điểm quan sát chính hoặc phụ tại mỗi đối tượng tham quan
- Xác định được khoảng thời gian di chuyển, khoảng thời gian dành cho khách tự xem xét, quay phim, chụp ảnh và xác định tổng số thời gian thực hiện tại các điểm tham quan đó
Kết thúc quá trình chuẩn bị này, hdv nên lập bản phương án tiến hành hướng dẫn tham quan Bản phương án được lập cho từng tuyến, từng điểm tham quan Nội dung bao gồm các thông tin: tên tuyến (tên điểm), những điểm dừng cho khách nghỉ, điểm tham quan (đối tượng chỉ dẫn, thuyết minh), thời gian, nội dung chính chứa đựng trong điểm tham quan (trong đối tượng chỉ dẫn, thuyết minh) cần phải giới thiệu cho khách, cách thức tổ chức, phương pháp hướng dẫn tham quan và phần ghi chú
1.6 Xây dựng bài thuyết minh
* Nguyên tắc cơ bản để xây dựng bài thuyết minh:
- Bài thuyết minh phải hướng vào mục đích, chủ đề của chuyến tham quan, đây là nguyên tắc nhằm đảm bảo tính hiệu quả của bài thuyết minh Nó quyết định tới việc lựa chọn tư liệu và sắp xếp nội dung của bài thuyết minh
- Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho khách để họ có thể hiểu được giá trị của tuyến du lịch, điểm du lịch và từng đối tượng tham quan
Trang 8- Nội dung của bài thuyết minh phải mang tính khoa học Thông tin trong bài thuyết minh không được đối lập với những nghiên cứu khoa học, không trái với những kết luận khoa học, phản ánh đúng hiện thực khách quan
- Nội dung của bài thuyết minh phải thể hiện tính Đảng, tính liên hệ thực tiễn
- Có tính so sánh, nội dung của bài thuyết minh phải gồm những tư liệ gắn liền một cách hữu cơ giữa quá khứ và hiện tại
* Nội dung của bài thuyết minh
+ Phần mở đầu
- Giới thiệu HDV, lái xe (nếu là lần đầu gặp mặt)
- Giới thiệu khái quát chủ đề của chuyến tham quan, thông báo chương trình tham quan, các đối tượng tham quan mà du khách sẽ được chiêm ngưỡng, đặc biệt là những điểm tham quan đặc sắc của chương trình
Phần mở đầu không nên quá dài, phải hấp dẫn và gây được sự chú ý đến người nghe, vì vậy HDV có thể sử dụng: tục ngữ, ca dao, thơ ca, câu đùa…
+ Nội dung chính: Nội dung của bài thuyết minh được xây dựng trên cơ sở thông tin từ các đối tượng tham quan và là nội dung của chuyến tham quan
Nội dung này được trình bày từng phần và gắn kết với nhau thành một chỉnh thể với mục đích phân tích, đánh giá các đối tượng tham quan mà khách du lịch được quan sát trong chuyến đi theo tuyến hành trình đã được hoạch định
Yêu cầu: - Phù hợp với thời gian tham quan và các vấn đề phải được trình bày một cách liên tục, logic về thời gian, không gian
- Trong bài thuyết minh phải có những vấn đề chính và phụ (có phần chính, phần tham khảo) + Kết luận: Tổng kết lại những nội dung chính đã được giới thiệu trong chuyến đi, sơ kết lại chuyến tham quan, rút ra kết luận so sánh để giúp du khách tự nhận định, đánh giá về điểm tham quan, chuyến tham quan và chuẩn bị những thông tin về một số vấn đề mà khách quan tâm để trả lời các câu hỏi của khách
2 Chuẩn bị cho chuyến tham quan du lịch
HDV có trách nhiệm nhắc nhở du khách chuẩn bị những vấn đề liên quan đến chuyến tham quan như:
- Các loại giấy tờ, tiền mặt sử dụng cho chuyến đi
- Trang phục phù hợp với quá trình vận động của khách và điểm tham quan
- Những vật dụng cần thiết cho chuyến đi như: đồ ăn, nước uống, máy ảnh, phim, đèn pin, ô dù…; chăn màn, thuốc chống côn trùng, thuốc bôi chân… đối với chuyến tham quan du lịch sinh thái
- Thông báo cho du khách về thời gian xuất phát, khoảng cách, thời gian đến điểm tham quan, những quy định tại điểm tham quan đó và những lưu ý đặc biệt trong quá trình tham quan
- Về phía bản thân mình, HDV phải chuẩn bị các loại giấy tờ (như bản thuyết minh, giấy giới thiệu liên hệ với điểm tham quan, tiền mặt để mua vé, thuê phương tiện tại điểm), quần áo tư trang, cac thiết
bị hỗ trợ cho hoạt động của mình…
IV Phương pháp tiến hành hướng dẫn tham quan
1 Nguyên tắc
Để hoàn thành nhiệm vụ hướng dẫn tham quan với kết quả tốt, đáp ứng thỏa mãn những nhu cầu của
du khách, hướng dẫn viên cần phải thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc sau:
- Tính dễ hiểu: HDV phải áp dụng những biện pháp khác nhau cho từng đối tượng khách cụ thể, dựa vào trình độ văn hóa, đặc điểm tâm lý đối tượng, độ tuổi, nghề nghiệp… (dễ hiểu vè mặt ngôn ngữ, về nội dung thông tin đưa ra, về cách thức chỉ dẫn, thuyết minh)
Trang 9- Tính hệ thống và logic: việc chỉ dẫn và thuyết minh phải theo đúng trình tự lôgic nhất định Khi chuyển đề tài thuyết minh (chuyển đối tượng tham quan) phải có sự chuyển thiếp, dẫn dắt, đảm bảo tính liên tục, đảm bảo lời thuyết minh phải phù hợp với đối tượng mà HDV chỉ dẫn, du khách quan sát
và nhất quán về mặt thời gian
Cùng với các nguyên tắc trên, HDV cần nắm vững phương pháp của các chuyên môn: tâm lý xã hội,
sư phạm, khoa học lịch sử, văn hóa, marketing… để đạt hiệu quả tốt nhất, thu hút được mọi đối tượng khách tham quan
2 Hướng dẫn tham quan dưới mặt đất, tại địa điểm tham quan du lịch
+ Phương pháp “trọn gói”: phương pháp này được tiến hành theo cách thức hướng dẫn viên hướng dẫn cho du khách xem xét toàn bộ tổng thể đối tượng tham quan sau đó để du khách tự xem xét (thường áp dụng khi khách có yêu cầu và có nhiều thời gian tham quan tại điểm)
+ Phương pháp “nhỏ giọt” là phương pháp hướng dẫn viên sẽ hướng dẫn theo cách trả lời các vấn đề theo đề nghị của khách, khách hỏi đến đâu trả lời đến đó (thường áp dụng với khách du lịch đi với mục đích nghiên cứu, khách đi lẻ)
+ Phương pháp “dòng chảy”: là phương pháp hướng dẫn viên đi đến đâu nói đến đó theo trình tự đã sắp xếp (được áp dụng phổ biến nhất)
+ Phương pháp “trao đổi – đối thoại” là phương pháp hướng dẫn viên cùng du khách trao đổi và đối thoại (theo cách thức đàm đạo, thường được áp dụng với khách đi lẻ)
+ Phương pháp “thả nổi” là phương pháp để cho khách tự xem xét, quan sát và thẩm nhận về đối tượng tham quan (phương pháp này thường áp dụng ở những khu vực tham quan có diện tích rộng như các khu bảo tồn, phong cảnh thiên nhiên…)
2.1 Hướng dẫn du khách quan sát trực tiếp đối tượng tham quan
a Lưạ chọn vị trí quan sát đối tượng tham quan
- Đảm bảo sự an toàn
- Đảm bảo điều kiện để khách quan sát được toàn diện đối tượng tham quan và dễ gây ấn tượng cho
du khách (có sức thu hút)
b Cách thức tổ chức đoàn khách
HDV tổ chức sắp xếp khách một cách nhanh chóng và hợp lý sao cho mọi thành viên trong đoàn đều có thể quan sát được rõ đối tượng tham quan và đảm bảo thuận lợi cho công tác hướng dẫn của HDV
c Chỉ dẫn quan sát đối tượng
Thực chất là điều khiển sự chú ý của đoàn vào đối tượng chỉ dẫn thuyết minh theo mong muốn của hdv Nó đòi hỏi sự định vị rõ ràng để du khách có thể nhanh chóng nhận biết và hướng đúng vào vị trí quan sát Các ngôn từ được dùng trong việc chỉ dẫn gắn với định vị không gian như: phía trên, phía dưới, bên phải, bên trái, vị trí trung tâm Bên cạnh đó, kết hợp với các động tác định hướng bằng tay hoặc các công cụ hỗ trợ
Khi định hướng bằng tay thì dùng cả bàn tay với 5 ngón khép lại Nếu dùng que chỉ để định hướng, hdv cầm que chỉ ở tay thuận, hướng mũi que chỉ chính xác vào đối tượng chỉ dẫn, không kéo ra, kéo vào que chỉ hoặc đập que chỉ vào lòng bàn tay khi không sử dụng
d Thời gian thưởng thức
Khi quan sát cảnh đẹp trong vận động cần nắm rõ thời gian thưởng thức cảnh đẹp có khi chỉ xảy ra
có mấy phút, thậm chí mấy giây Điều này yêu cầu hdv cần nắm vững thời điểm đẹp nhất của cảnh vật
mà du khách quan sát, đồng thời nắm vững về mặt thời gian mới có thể giúp du khách kịp thời thưởng thức cảnh đẹp tuyệt diệu
Trang 10e Tính toán các tác động ngoại cảnh
- Ánh sáng
- Luồng gió
- Tiếng ồn
- Các đoàn khách khác…
Hdv phải tính toán trước những tác động này để có thể chuẩn bị các trang thiết bị hỗ trợ, tìm được vị trí quan sát tốt nhất trong một thời điểm cụ thể nhằm đạt hiệu quả trong công tác chỉ dẫn, thuyết minh của hdv và việc quan sát, tiếp nhận thông tin của du khách
f Tiến hành xem xét đối tượng tham quan một cách khoa học
Hoạt động chỉ dẫn du khách xem xét tận mắt đối tượng tham quan của HDV phải đảm bảo tính lôgic và phản ánh đúng chủ đề của chuyến tham quan, gây được tác động tích cực về mặt tâm lý đối với du khách
Bố trí các khoảng thời gian hợp lý giữa thời gian dành cho việc chỉ dẫn, thuyết minh và khoảng thời gian dành cho khách tự xem xét, quay phim, chụp ảnh…
g Quan sát tâm lý của khách tham quan
- Nắm bắt được các phản ứng cảm xúc
- Khả năng tiếp thu bằng tai, bằng mắt của khách để gây được tác động tích cực tới tâm lý của họ
- HDV cần phải biết phân tích nét mặt, cử chỉ của du khách trong quá trình hướng dẫn
- HDV cần cương quyết và tế nhị khi tiến hành hướng dẫn ở những điểm mà có quá nhiều đối tượng tham quan làm phân tán sự tập trung chú ý của khách
h Phương pháp di chuyển
Đây là phương pháp nhằm đạt hiệu quả tâm lý cao (tức là phải thỏa mãn cao nhất nhu cầu và những vấn đề liên quan đến du khách) chứ không chỉ là sự dịch chuyển đơn thuần về mặt vị trí từ đối tượng này sang đối tượng khác, từ xa đến gần hay xung quanh đối tượng
Để đạt được hiệu quả đó người hdv cần chú ý tới các vấn đề:
- Khi di chuyển, lời thuyết minh đóng vai trò thứ yếu, đặc biệt trong một số trường hợp như điểm tham quan là hang động, khu bảo tồn thiên nhiên… thì cần chú ý đảm bảo an toàn cho khách
- Không nên để thời gian di chuyển quá nhiều (thông thường thử 5 đến 10 phút) Nếu bắt buộc phải di chuyển trong một thời gian dài thì phải chuẩn bị trước điểm nghỉ cho khách
- Phải quan sát nhanh những vấn đề bất thường xảy ra trên đường di chuyển để đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời, không làm ảnh hưởng tới du khách
- Khi thuyết minh những đối tượng trên đường di chuyển thì những thông tin đưa ra cần ngắn gọn, có định lượng trước về mặt thời gian sao cho khi đi qua đối tượng tham quan đảm bảo lời thuyết minh về đối tượng đó cũng kết thúc
HDV nên sử dụng khoảng thời gian di chuyển từ điểm này sang điểm khác đẻ tạo mối quan hệ giao lưu, giảm hóa căng thẳng của chương trình tham quan Nếu có khả năng hài hước thì nên phát huy và vận dụng vào ngôn ngữ giao tiếp để tạo sự thoải mái, làm tăng khả năng quan tâm của khách hơn nữa đối với những vấn đề mà hdv đang và sẽ giới thiệu
i Cử chỉ của HDV
- Phải thể hiện tính nghiêm túc, lịch thiệp
- Phải phù hợp với lời thuyết minh
- Không nên chỉ dẫn quá nhanh hoặc quá chậm
- Không có những cử chỉ thiếu tế nhị như vung tay, đếm khách bằng một ngón tay, bẻ ngón tay, dự người vào tường, cây, ngáp không che miệng…