BÀI GIẢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN - CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn được văn bản hóa do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩmquyền,, trình tự, thủ tục, hình thức nhất đ

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

1.1 Khái niệm.

1.1.1 Văn bản: Là hình thức ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ

(hay ký hiệu) nhất định nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung, ý nhĩatrọn vẹn

1.1.2 Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành

văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩmquyền,, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hànhbằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộnhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

- Như vậy văn bản quản lý nhà nước được cấu thành bởi các thành tố:

+ Chủ thể ban hành: các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền

+ Nội dung truyền đạt: là các quyết định quản lý và thông tin quản lý phục vụcho công tác quản lý nhà nước Các quyết định quản lý mang tính quyền lực đơnphương và làm phát sinh hệ quả pháp lý cụ thể Còn thông tin quản lý có tính haichiều: chiều dọc từ cấp trên xuống và từ dưới lên; theo chiều ngang: là văn bản traođổi giữa các cơ quan ngang cấp

+ Đối tượng áp dụng: Các cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân có quyền đượcnhận các quyết định quản lý, thông tin quản lý và có bổn phận thực hiện các quyếtđịnh do các văn bản đưa ra, là cơ sở pháp lý cho các hoạt động cụ thể của các cơquan tổ chức và công dân

1.2 Phân loại.

1.2.1 Phân loại theo hiệu lực pháp lý; (Theo hệ thống quản lý) Thể hiện hình

thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức gồm;

a) Văn bản quy phạm pháp luật:

- Khái niệm: Theo luật về ban hành quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phốihợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật, trong đó có quytắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện đểđiều chỉnh các quan hệ xã hội (theo định hướng XHCN)

Là những quyết định quản lý, mang tính bắt buộc trong quản lý, thể hiện tính quyền lực

- Hệ thống văn bản QPPL:Theo Luật ban hành quy phạm pháp luật theo cơ

quan ban hành văn bản:

+ Văn bản do QH, UBTVQH ban hành

+ Văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương, Bộ ngànhban hành để thi hành văn bản QPPL của QH, UBTVQH ban hành.

+ Văn bản của HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của QH,UBTVQH hoặc của cơ quan Nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn đểthi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp

- Theo hệ thống văn bản gồm:

+ Văn bản luật:

* Hiến pháp là VBQPPL có hiệu lực pháp lý cao nhất quy định những vấn đề cơbản của Nhà nước (hình thức, bản chất của NN, chế độ chính trị xã hội, kinh tế vănhóa, nghĩa vụ quyền lợi của công dân; Hệ thống tổ chức, nguyên tắc hoạt động vàthẩm quyền của các cơ quan NN)

* Luật, bộ luật: nhằm cụ thể hóa Hiến pháp, điều chỉnh các loại quan hệ xã hộitrong các lĩnh vực hoạt động của NN

+ Văn bản mang tính chất luật (dưới luật) gồm:

* Pháp lệnh: do UBTVQH ban hành để điều chỉnh những quan hệ xã hội quantrọng tương đối ổn định nhưng chưa thành Luật

* Nghị quyết: Của QH, UBTVQH để ghi lại và truyền đạt lại những kết luận,quyết nghị của các kỳ họp về vấn đề chủ trương chính sách, kế hoạch, biện pháp

* Lệnh: của Chủ tịch nước để thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình theo luậtđịnh

* Quyết định: của Chủ Tịch nước về nhiệm vụ quyền hạn

+ Văn bản pháp quy:

* Nghị quyết của Chính phủ, Thẩm phán, Tòa án ND tối cao,

* Nghị định của Chính phủ quy định thực hiện Luật, chế độ về kinh tế xã hội, anninh, quốc phòng

* Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng viện KSND tối cao, Tổngkiểm toán Nhà nước về thực hiện chủ trương chính sách của Đảng, các hoạt độngtrong các lĩnh vực quản lý

* Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát ND tối cao, Bộtrưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thuộc Chính phủ để chỉ đạo thực hiện

* Thông tư: Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan Chínhphủ ra các văn bản hướng dẫn thực hiện các văn bản QPPL khác (Luật, Nghị định,Chỉ thị….)

* Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các cấp Văn bản quy phạm pháp luật: được ban hành theo quy định của Luật ban hànhvăn bản quy phạm pháp luật

b) Văn bản hành chính thông thường:

- Khái niệm:

Là các văn bản dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý NN Nhằm mụcđích giải quyết các công việc cụ thể, thông tin phản ánh tình hình hoặc ghi chép các

ý kiến, kết luận trong các hội nghị, thông tin giao dịchgiữa các cơ quan với nhâu

hoặc các cơ quan với công dân Nó mang tính thông tin quản lý, chứ không mang

tính quyết định quản lý nên nó không mang tính quyền lực, áp đặt, không đảm bảotính cưỡng chế của NN

Văn bản này nhằm giải quyết công việc và mọi cơ quan nhà nước, doanh nghiệp đềuban hành

- Các loại VB hành chính thông thường

Theo quy định tại NĐ 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010

+ Có tên loại như: Nghị quyết (cá biệt) Quyết định ( cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông

báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, chương trình, kế hoạch, Công điện, Phiếugửi, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, ….Diễn văn, Các loại đơn (đề nghị, khiếu nại tốcáo )

+ Không có tên loại: công văn

c) Văn bản chuyên ngành:

- Khái niệm:

Các văn bản chuyên ngành về chuyên môn, kỹ thuật thuộc thẩm quyền ban hànhcủa các cơ quan nhà nước do Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan quản lý chuyênngành ban hành

Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội Do người đứng đầu cơ quanTrung ương của tổ chức trính trị, chính trị-xã hội quy định

- Các loại: Nghị quyết; Lệnh; Chỉ thị; Điều lệ, quy chế, quy định

1.2.2 Phân theo hình thức khác.

a) Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010

- “Bản gốc” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổchức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (được lưu tại vănthư).

- “Bản chính” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổchức ban hành Dùng phát hành (gửi đi)

- Bản sao: Là bản được sao nguyên từ các bản chính có giá trị như các bảnchính đã được cấp có thẩm quyền xác nhận

b) Theo nội dung: Văn bản kỹ thuật, Kinh tế, Ngoại giao…

c)Phân theo nguồn gốc xử lý văn bản;

- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác làđối tượng tiếp nhận

- Văn bản đến: Là các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành (thẩm quyềnban hành) gửi đến (đối tượng nhận được)

-Văn bản lưu hành nội bộ: văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đókhông gửi đi

d) Phân theo phạm vi sử dụng (rộng hẹp); tính chất bí mật

- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận không bí mật -Văn bản mật: Văn bản chỉ sử dụng (phổ biến) trong phạm vi hẹp, có nội dung

bí mật của Nhà nước, của cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… Mức độ mật

như: mật, tuyệt mật.tối mật.

đ) Mức độ cần thiết theo thời gian:

Yêu câu đối tượng tiếp nhận văn bản thực hiện ngay với mức độ theo thời gian

thực hiện như: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc.

1.3 Chức năng của văn bản QLHCNN

Gồm có 5 chức năng:

1.3 1 Chức năng thông tin.

Là chức năng cơ bản nhất.Bao gồm việc ghi lại các thông tin quản lý trong hệthống quản lý hoặc từ cơ quan này đến cơ quan khác, giúp các cơ quan thu nhậnthông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá các thông tin thu được đó quacác hệ thống truyền đạt thông tin khác

Hiện nay có rất nhiều phương tiện ghi chép lưu giữ kể sự bùng nổ công nghệthông tin thì các văn bản vẫn được xem là hình thức thuận lợi đáng tin cậy

Thông tin có 3 loại: TT Quá khứ, TT hiện hành, TT dự báo

1.3.2 Chức năng pháp lý.

Thể hiện ở các phương diện:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong

xã hội;

- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, các tổ chức, đoàn thể;

- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế,vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội, phản ánh các nhiệm vụ trên phương diệnpháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành

Đây là hình thức đảm bảo pháp lý cho các cơ quan, các đơn vị thực hiện bảo vệquyền lợi mọi người trước pháp luật Chức năng pháp lý của văn bản găn liền vớimục tiêu ban hành và tạo hành lang pháp lý cho hoạt động quản lý

Các chủ trương chính sách, pháp luật của nhà nước đều thông qua hệ thống vănbản quản lý hành chính nhà nước.Nó xác định mối quan hệ pháp lý giữa các cơ quanquản lý và các cơ quan bị quản lý, tạo mối ràng buộc về trách nhiệm giữa cơ quan và

cá nhân

1.3.3 Chức năng quản lý - điều hành.

Hình thành trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức, gắn liền với khả năng làmcông cụ điều hành cho hoạt động của các cơ quan tổ chức đó Là công cụ tổ chứcđiều hành hoạt động quản lý nhà nước, trong phạm vi không gian và thời gian Các cơ quan sử dụng văn bản để điều hành công việc dựa vào chức năng quản

lý Chức năng này phát huy trong thực tiễn thì phải đảm bảo được khả năng thực thicủa cơ quan nhận được Các văn bản mang tính quan liêu, không dựa trên mục tiêuquản lý cụ thể thì văn bản đó không phát huy được tác dụng của nó vào thực tế Vănbản sử dụng không đúng, văn bản sẽ tạo nên cơ sở của chủ nghĩa quan liêu

1.3.4 Chức năng văn hóa.

Văn hóa là sản phẩm sáng tạo của con người trong đấu tranh nhằm vươn tới trình độsống văn minh hơn Văn hóa chỉ cho ta nếp sống, cách sống trong đời sống xã hội Văn bản cũng là sản phẩm sáng tạo của con người, được hình thành trong quátrình lao động sáng tạo của con người Ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau nhữngtruyền thống văn hóa quý báu của đất nước Trong quản lý HCNN văn bản cho thấycác chế định lề lối quản lý của từng thời kỳ, cho thấy nhiều mô thức văn hóa truyềnthống của dân tộc

Ngoài ra còn có chức năng giao tiếp, thống kê, chức năng sử liệu (ghi chép lịchsử).

1.4.Vai trò của văn bản QLNN.

1.4.1 Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan.

Thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng văn bản.Thông qua văn bản các đơn vị có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạtđộng hàng ngày của đơn vị, tạo điều kiện cho hoạt động có hiệu quả nhất Thông tinbao gồm:

Các thông tin về chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liênquan đến mục tiêu và phương hướng của cơ quan;

Thông tin về nhiệm vụ mục tiêu hoạt đông cụ thể của cơ quan;

Thông tin về đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan, chức năngquyền hạn của cơ quan;

Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý

1.4.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, điều hành hoạt động.

Trong quản lý truyền đạt đòi hỏi nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng.Nhưng phải truyền đạt như thế nào để các đối tượng bị quản lý hiểu, thông suốtnhiệm vụ nếu không sẽ khó khăn cho thực hiện, hiệu quả thấp.Hệ thống văn bảngiúp cho truyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tincậy cao Truyền đạt quyết định và sử dụng văn bản như một phương tiện để truyềnđạt là khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động quản lý.Văn bảngiúp cho các nhà quản lý tạo các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan,hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu trong quản lý

1.4.3 Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo.

Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo chô bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạtđộng có hiệu quả Không kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết,quyết định của các cơ quan chỉ là lý thuyết suông Hệ thống văn bản quản lý NN làcăn cứ, phương tiện có hiệu lực trong kiểm tra Xác định các văn bản nào để phục vụcông tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra Nó phù hợp tìnhhuống xuất hiện văn bản trong hoạt động của cơ quan và nội dung văn bản và thựchiện văn bản đó trên thực tế Nó không tách rời việc phân công trách nhiệm mộtcách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận mỗi cán bộ

1.5 Hiệu lực của văn bản QLHCNN.

1.5.1 Hiệu lực về thời gian.

Tùy loại văn bản ghi hiệu lực thực hiện của văn bản

- Ghi có hiệu lực (áp dụng; có hiệu lực thi hành) từ ngày ký

- Có hiệu lực tại thời điểm (từ ngày…tháng… năm).

- Các văn bản (QPPL) từ ngày đăng công báo hoặc sau 15 ngày đăng Công báo

1.5.2 Hiệu lực về không gian.

- Văn bản QPFL của cơ quan nhà nước của TW có hiệu lực trên toàn quốc

- Văn bản QFPL của địa phương nào có hiệu lực trong phạm vi địa phương đó

- Văn bản QPPL có hiệu lực đối với ngành chuyên môn

- Văn bản có hiệu lực đối với các CQ, tổ chức…

1.5.3 Nguyên tắc áp dụng văn bản.

Văn bản áp dụng từ thời điểm có hiệu lực

Nếu văn bản có quy định Quyết định khác nhau thì áp dụng các văn bản có hiệu lựcpháp lý cao hơn (của CP cao hơn của Bộ)

Văn bản do cùng cơ quan ban hành thì áp dụng văn bản ban hành sau

CHƯƠNG II

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QLHCNN.

2.1 Yêu cầu chung về soạn thảo văn bản.

Văn bản QLNN là những quyết định và những thông tin quản lý thành văn được banhàn do cơ quan quản lý NN theo thẩm quyền trình tự thủ tục nhất định nên soạn thảo

1 VB ban hành phải đảm bảo (về nội dung, về hình thức, thể thức; đảm bảo đúngvăn phong, đúng tính chất, chuẩn mực của các loại VB)

- Viết hoa phải theo quy tắc chính tả tiếng Việt

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếunội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành, tên cơ quan tổchức ban hành

Thông qua nội dung văn bản, người tiếp nhận hiểu được mục đích, hiểu đượcquan hệ văn bản điều chỉnh, cần xử lý trên cơ sở cách thức, phương pháp và nguyêntắc xử sự đúng đắn

2.2 Yêu cầu về nội dung (nội dung phải phản ánh được các tính các tính)

Tùy từng loại VB mà lựa chọn kết cấu, xử lý thông tin đưa vào cho thích hợp Đảmbảo phản ánh được các tính sau:

Mục đích của VB còn phản ánh tâm tư nguyện vọng, lợi ích chính đáng của mọingười trong cơ quan

2.2.2 Tính khoa học và tính khả thi.

Tính khoa học: Các thông tin đầy đủ cụ thể rõ ràng, chính xác kịp thời, thôngtin, sự kiện không quá cũ; Xắp xếp theo trình tự thích hợp, logic, các ý không trùng

lặp, thừa, tản mạn, vụn vặt để dễ thực hiện; Bố cục chặt chẽ nhất quán về chủ đề.Các phần, các ý liên hệ với nhau theo một chủ đề.

Tính khả thi: Xuất phát từ thực tế, phù hợp khách quan; phù hợp trình độ, nănglực mọi mặt của đối tượng tiếp nhận thực hiện văn bản; Mọi quy đinh trong văn bảngắn giữa quyền với nghĩa vụ đi đôi với điều kiện cụ thể để thực hiện nghĩa vụ Vănbản phải có khả năng thực hiện được

2.2.3 Tính hợp pháp - tính quy phạm.

Tính hợp pháp: Văn bản ban hành dựa trên cơ sở xác thực, nội dung điều chỉnhđúng thẩm quyền theo luật định; nội dung phù hợp với quy định của pháp luật hiệnhành; của cấp trên

Tính quy phạm: Nội dung thể hiện dưới hình thức mệnh lệnh, yêu cầu phải ,cấm và các hướng dẫn hành vi, xử sự của đối tượng tiếp nhận; Nội dung chỉ ra (quyđịnh) đối tượng tiếp nhận phải thực hiện thế nào, nếu không thực hiện sẽ bị xử lý thếnào (chế tài).Chỉ những văn bản quy phạm pháp luật thể hiện rõ tính quy phạm, vănbản hành chính thể hiện tính hợp pháp Văn bản HC không thể hiện rõ tính này, nóchỉ là thông tin thực hiện (không có chế tài)

Văn bản đầy đủ thể thức gồm: Đầy đủ các thành phần (yếu tố) thể thức; Thiếtlập bố trí trong văn bản một cách khoa học, đúng pháp luật Theo thông tư liên tịch

55 /2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ (đối với vănbản QFPL), Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

b) Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định (tại Thông tư này) bao gồm khổ giấy, kiểutrình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ,

cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn

thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháphay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn;

c) Phông chữ trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việtcủa bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày (Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011

Gồm các yếu tố (thành phần)

a) Quốc hiệu

- Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và

“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

- Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiềungang, ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm;được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa,giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có

độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline),

cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Thể thức

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốchội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủquản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc đượcviết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận

tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng

cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quảndài, có thể trình bày thành nhiều dòng

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữnhư cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơquan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơquan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

c) Số, ký hiệu của văn bản.

- Thể thức

+ Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức.

Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm vàkết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

+ Ký hiệu của văn bản

* Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theobảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) vàchữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chứcdanh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP

Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau:Số: …/QĐ-HĐND

Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số HĐND

…/BC-+ Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chứcdanh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộphận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:

Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo:Số: …/CP-HC

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số:

BỘ NỘI VỤ

HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCCViệc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữviết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnhvực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chứchoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụthể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

- Kỹ thuật trình bày

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ

13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghithêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa cácnhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:

Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);

Số: 19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh

tế ngân sách soạn thảo);

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo)

ĐỐI VỚI VĂN BẢN QFPL, SAU SỐ LÀ NĂM BAN HÀNH (số /2011/NĐ-CP(Phần này trình bày thêm ở chương 3)

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

- Thể thức

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêngcủa tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộctỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vịhành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghitên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực

Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại

thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam (có

trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã

Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

* Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trựcthuộc Trung ương, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành

thuộc thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các

sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,

* Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc

tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban

nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành

phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng

và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm

Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các

phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,

Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các

phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,

Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của

các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,

* Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và củacác tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An):

Kim Liên,

Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà

Nội): Phường Điện Biên Phủ,

* Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhândân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theoquy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009

Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010

- Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng mộtdòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấuphẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu

đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản (5a,5b)

e) Nội dung văn bản

- Thể thức

Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu đã nêu; cách thể hiện bố cụctùy loại văn bản.

- Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để banhành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản,điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhấtđịnh, cụ thể:

+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) banhành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặctheo khoản, điểm

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thìphần, chương, mục, điều phải có tiêu đề

- Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cảhai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phảidùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cáchdòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảngcách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứphải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúcbằng dấu “phẩy”

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương đượctrình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên)của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng,canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tựcủa mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa,bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ inthường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự

có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự

có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếukhoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng,bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ

tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ củaphần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,điểm thì trình bày như sau:

+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên mộtdòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngaydưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+ Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trìnhbày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với sốthứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự

có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếukhoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng,bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng,đậm;

+ Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,chương, mục, điều, khoản, điểm

g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Thể thức: Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt

“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấptrưởng;

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trướcchức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

+Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủyquyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

(được thủ trưởng giao ký văn bản mà người thực hiện không thuộc thẩm quyền,giao bằng văn bản)

+ Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bảntrong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứtrưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (QuyềnGiám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấpphó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừcác văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc kýthừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chứccủa cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người kývăn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sửdụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trongban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo củaNhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởngban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

Trần Văn B

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xâydựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởngban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc PhóTrưởng ban được ghi như sau,

ví dụ:

TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

THỨ TRƯỞNG Trần Văn B

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC

CÁN BỘ

Lê Văn C

+ Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản

Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học

vị và các danh hiệu danh dự khác.Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổchức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm họchàm, học vị, quân hàm

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

h) Dấu của cơ quan, tổ chức

- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 vàKhoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóngdấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thựchiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vàokhoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờgiấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

i) Nơi nhận (9a,9b)

- Thể thức

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và

có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báocáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của phápluật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ côngtác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trìsoạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhậnvăn bản trình người ký văn bản quyết định

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơquan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một sốnhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

+ Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phầnliệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

+ Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặcđơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

+ Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo làtên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản

- Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổchức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đượctrình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chứchoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗinhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng cógạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; cácgạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và cácloại văn bản khác) được trình bày như sau:

+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ

“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ inthường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị

và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bàytrên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấmphẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo làchữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc

bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết),cuối cùng là dấu chấm

k) Các thành phần khác

+ Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạnchế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘINGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

+ Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ

cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địachỉ trang thông tin điện tử (Website)

+ Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hànhphải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

+ Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn vềphụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì cácphụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã

+ Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập

- Kỹ thuật trình bày

+ Dấu chỉ mức độ mật

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi đượckhắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật đượcđóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11

+ Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠISAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phôngchữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex,

số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website)

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằngchữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéodài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ sốẢ-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

+Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tựcủa phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡchữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa,

cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

+ Số trang văn bản

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ sốẢ-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất Số trang của phụlục được đánh số riêng theo từng phụ lục

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tạiPhụ lục IV kèm theo Thông tư này

Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính được quy định tại Phụ lục V kèmtheo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

2.4 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.

2.4.1 Khái niệm và các loại văn phong

- Để diễn đạt nội dung trong văn bản là thể hiện chữ viết, biểu đồ…, chữ viết thểhiện việc sử dụng từ ngữ, các câu văn để lập luận, đưa ra các kết luận có tính lôgicchặt chẽ, rõ ràng chính xác để người tiếp nhận dễ hiểu và thực hiện đúng

- Tuỳ theo các vấn đề cần truyền đạt và mục đích truyền đạt có nhiều cách trình bày

khác nhau Truyền đạt thông tin khoa học theo phong cách khoa học; Đưa tin, tuyên truyền, phản ánh có phong cách báo chí- công luận; Phổ biến tuyên truyền về quy định pháp luật, yêu cầu thưc hiện thực hiện phong cách chính luận (lập luận mạnh

mẽ, truyền cảm, dùng từ đúng trong VB pháp luật).;Viết văn, bài phục vụ giao tiếp,

ca ngợi, miêu tả (nghệ thuật ví von, nhân cách hoá ) phong cách nghệ thuật;

Nhưng trong công tác soạn thảo văn bản VBQLHCNN là sử dụng ngôn ngữ, hành

văn thể hiện phong cách hành chính công vụ Mỗi phong cách có văn phong riêng.

Văn phong thể hiện trong các văn bản QLHC NN được sử dụng từ ngữ và về cáchhành văn phù hợp theo loại hình văn bản về pháp luật (VB quyết định quản lý), VB

về hành chính thông thường (văn bản quản lý thông tin)

2.4.2 Văn phong HC-CV (có thể hiểu là đặc trưng ngôn ngữ trong phong cách

HC-CV)

* Khái niệm: Văn phong HC-CV là phong cách chức năng biểu thị mối quan hệgiao tiếp của những người trong các đơn vị hành chính, các tổ chức đoàn thể xã hộitheo một loại khuôn khổ nhất định

* Đặc điểm:

a) Tính chính xác, rõ ràng

Chính xác trong cách dùng từ; đặt câu cần đi đôi với tính minh bạch trong kết cấucủa văn bản để đảm bảo tính xác định, tính đơn nghĩa của nội dung VB HC công vụchỉ cho phép một cách hiểu, không hiểu lầm Câu phải ngắn gọn không rườm rà; nếudùng từ đa nghĩa, cách diến đạt không rõ ràng sẽ dẫn đến hiểu sai lệch, gây tranh cãi,xuyên tạc, bóp méo Sai chính tả cũng gây hiểu sai vấn đề

từ dùng phù hợp với từng loại VB

2.4.3 Sử dụng câu từ, thuật ngữ trong VBQLHCNN.

Văn bản sử dụng phông tiếng Việt (Vntime, Times New Roman) khoảng cách giữacác đoạn, các dòng và khi xuống dòng tuân theo quy định Được sử dụng từ ngữ, câuvăn phù hợp.Sử dụng văn diễn tả, suy luận hay trần thuật.

a) Sử dụng câu: Sử dụng câu để người soạn thảo diễn đạt được chính xác ýmuốn, người đọc tiếp thu nhanh chóng thể hiện được tính thể chế, hiệu lực của VB.Thường sử dụng câu tường thuật, câu cầu khiến, câu đơn 2 thành phần.Không sửdụng lời nói trực tiếp; câu có nội dung đưa đẩy rườm rà.Không sử dụng câu nghivấn, câu cảm thán và càng không sử dụng dấu “…”, v.v

Cách dùng câu tuỳ từng loại văn bản để có các câu với nội dung thể hiện hiệu lực ýnghĩa sai khiến với các từ như cần phải, có trách nhiệm thi hành, chấp hành nghiêm

chỉnh Các từ có tính chất nghiêm cấm như: không được, loại trừ, bãi bỏ, không được phép

Cũng có thể sử dụng các câu vắn tắt dễ hiểu để diễn đạt nội dung mà mọi ngườiđều có thể hiểu mặc dù ngữ pháp không đầy đủ ví dụ: Nơi nhận, các khoa để thựchiện Đoàn TN để phối hợp

Dùng các câu chủ động và câu khẳng định trong VB cấp trên gửi cấp dưới để

nhấn mạnh, xác định mệnh lệnh, sự kiện dứt khoát rõ ràng nhưng vẫn mềm dẻo (Bộ

nhất trí với đánh gia….Trường nhận thấy các khoa đã buông lỏng việc kiểm tra )

Dùng câu phủ định trong các trường hợp nhấn mạnh yêu cầu khôn gthể bỏ qua

trong quá trình giải quyết công việc (Trường nhắc để các đơn vị không chậm trong

việc….)

Dùng câu bị động trong trường hợp muốn tạo tình huống chung, khách quan

(Kỷ cương không được tôn trọng, chế độ không được thực hiện đầy đủ.

Chú ý các thành phần câu được sắp xếp đúng vị trí, hợp lý để nâng cao hiệu quả

tăng mục đích sử dụng, thường phàn nào trọng tâm đặt trước (Khi phép nước không

nghiêm, thì lòng tin của dân bị suy giảm, đạo đức xã hội bị xuống cấp)

Có thể tách 1 bộ phận của câu thành câu riêng biệt nhằm làm nội bật thông tin cầnthiết

b) Sử dụng từ, thuật ngữ trong văn bản

- Sử dụng từ ngữ:

+ Không dùng từ có tính chung chung, mơ hồ, mang tính hình ảnh, biểu tượngnhư: hình như, có lẽ; càng không được dùng: có thể, nếu như Không dùng từ địaphương, tiếng lóng, từ cổ, từ đã lạc hậu, hoặc từ mới chưa thống nhất khái niệm (gáncho ý nghĩa từ mới đó), từ nước ngoài phải Vịêt hoá Các thuật ngữ (khoa học, đặcthù chuyên ngành) nên hạn chế sử dụng

+ Cụm từ dùng nhiều lần có thể viết tắt nhưng trước khi viết tắt phải viết đầy đủtrước Nếu viết tắt không đúng sẽ gây hiểu lầm

+Văn bản có tính khuôn mẫu nên dùng từ mang tính khuôn mẫu như căn cứ vào,Thực hiện, Theo đề nghị của, Trân trong đề nghị

+ Dùng từ xưng hô trong VB phải lịch sự, khách quan Cấp dưới gửi văn bản cấptrên phải ghi đầy đủ tên cơ quan của mình (Trường ĐHCNGTVT) nếu gửi cấp dướinêu “Trường” không cần nêu tên; ngang cấp viết Trường chúng tôi.Trân trọng lịch

sự dùng từ quý Bộ, quý cơ quan

+ Để yêu cầu thực hiện: Nhận được VB này yêu cầu ; Các đơn vị trực thuộc cótrách nhiệm…

+ Đề kết thúc VB Xin trân trọng cảm ơn; Xin gửi tới quý cơ quan lời chào…;Quyết định này có hiệu lực…

2.4.4 Yêu cầu thực hiện trong hành văn

Văn bản không phải là bài văn nhưng phải đầy đủ bố cục, viết để người tiếp nhậntrân trọng, dễ hiểu bằng việc lựa chon những từ ngữ, câu văn phù hợp như đã trìnhbày phần trên Các văn bản bày đảm bảo yêu cầu:

a) Rõ ràng tường minh, sáng sủa.Mục đích làm người đọc dễ hiểu, hiểu đúng.Viết đi ngay vào trọng tâm vấn đề, việc sử dụng từ, cấu trúc câu thích hợp, đoạn vănhợp lý, các hình thức diễn đạt trong sáng mạch lạc thể hiện đúng quan hệ chủ thểban hành và đối tượng tiếp nhận Thực hiện cách trình bày so le, sử dụng đúngkỹthuật viện dẫn.Các ý nêu tránh chồng chéo, câu sau làm lệch nghĩa câu trước, hoặc ýlặp lại.Dùng các câu đơn giản, không nên dùng câu phức tạp

b) Ngắn gọn

Không diễn giải vấn đề dài dòng gây khó hiểu hoặc dài dòng bằng từ ngữ diễn tả,miêu ta.Cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thông tin logíc với các vấn đề khác Lựa

chọn chuyển ý, chuyển đoạn, biến thể câu theo mục đích của văn bản không dùngthừa từ hay lặp lại từ có âm giống nhau Câu dài dễ làm hiểu sai nội dung và ngữpháp khó cho người tiếp nhận.

Nhưng ngắn gọn không có nghĩa là vắn tắt, diễn đạt không hết ý dễ đưa đến khóhiểu, hiểu lầm, đoạn văn bị đứt đoạn cộc lốc

c) Xác đáng

Đảm bảo tính xác đáng của các thông tin đưa ra.Các từ phải chính xác, thông tinđúng tránh khi đọc bị nghi ngờ.Cần đọc kỹ tránh sai trong dùng từ hoặc dùng từchưa phù hợp trong giao tiếp và mắc lỗi chính tả; phải tôn trọng vấn đề ngữ pháp d) Hoàn chỉnh

Đảm bảo hoàn chỉnh thông tin đưa ra rõ ràng thực hiện nguyên tắc 4 W (What,Where, When, Who; vấn đề gì?, ở đâu?, bao giờ?, do ai của ai?)

Thể hiện rõ các câu bao hàm 1 ý hoặc câu có 2 hoặc nhiều ý có liên quan với nhauhay không.Có sự liên kết các câu để tạo luồng tư duy uyển chuyển mạch lạc.Cầnphân đoạn thích hợp để nêu rõ ý muốn trình bày Áp dụng trình bày so le với nộidung các ý thể hiện bằng ký hiệu riêng

Tóm lại: ngôn ngữ trongvăn bản khi soạn thảo không dài dòng; không bình

luận; không miêu tả giải thích; không lặp lại; không dẫn chứng lịch sử; không chúctụng, chia sẻ; không lạm dụng chữ viết tắt

Sử dụng từ không đa nghĩa, đúng phong cách, đúng ngữ pháp, rõ ràng thốngnhất khái niệm

b) Phần triển khai: (Ô 6)

- Thể hiện nội dung điều chỉnh Đây là phần trọng tâm của văn bản Ta phải viếttheo cách hành văn nhất định Chọn cách viết theo văn điều khoản, văn xuôi phápluật hay văn nghị luận Sử dụng từ ngữ, câu và văn phong phù hợp loại văn bản đểnêu được mục đích của văn bản

- Hiệu lực của văn bản: Thể hiện điểm đầu, cuối của văn bản hoặc thời gian vănbản có hiệu lực.

- Xử lý văn bản cũ: Nêu rõ cụ thể văn bản hoặc quy định nào bị bãi bỏ Cần thiết

có thể có văn bản kèm theo danh mục bị bãi bỏ (không nên dùng VB trái với quyđịnh này đều bãi bỏ”)

- Các đối tượng tiếp nhận có liên quan; Nêu các đối tượng chịu trách nhiệm chínhtrong việc triển khai thực hiện hoặc phối hợp thực hiện

c) Phần kết.

- Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký

- Nơi nhận: Ghi gửi các nơi có trách nhiêm để thực hiện, để phối hợp, để báocáo….; Lưu các bộ phận, có thể tên người đánh máy, số lượng nhân bản

- Ghi các yếu tố chỉ dẫn về phạm vi phổ biển (như: xem xong trả lại, không phổbiến…)

- Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật nếu có

- Địa chỉ chi tiết cần thiết;

- Dấu của cơ quan

2.5.2 Bố cục nội dung (phần triển khai)

Bao gồm 3 phần, mở đầu; nội dung; kết luận

Tùy từng loại văn bản có bố cục nội dung khác nhau

Trong phần nội dung có thể trình bày theo văn điều khoản, văn xuôi nghị luận, hoặc văn nghị luận theo các chương, mục

2.6 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản QLHCNN.

2.6.1 Khái niệm.

Để soạn thảo được văn bản phải có các bước, các hình thức tiến hành theo trình

tự cụ thể nhất định để được một văn bản có tính khoa học nhất để dạt được hiệu quả

tốt nhất Đòi hỏi người soạn thảo có trình độ nhất định về chuyên môn mới soạn thảođược 1 VB có chất lượng đảm bảo mục đích yêu cầu đề ra.VB cũng phải đảm bảođúng thể thức kỹ thuật trình bày

2.6.2 Quy trình chung.

Đối với VB QLHCNN có các bước sau

1 Giai đoạn chuẩn bị: là giai đoạn quan trọng để định hướng để tiến hành soạn

- Thu thập tài liệu, xử lý thông tin Trên cơ sở nội dung cần phải thu thập tài liệu

gì, tới mức độ (tuỳ theo tên loại VB) phù hợp đảm bảo tính chính xác hiện đại phổthông đại chúng, khoa học khả thi và đúng pháp luật Nhiều khi phải trao đổi thốngnhất các thông tin thu thập được

- Lựa chọn cách trình bày, văn phong phù hợp

2 Giai đoạn xây dựng đề cương

Là bản ghi những vấn đề cơ bản, cốt yếu nhất để dựa vào đó triển khai viết thànhvăn bản hoàn chỉnh.Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ thì thể hiện thành văncàng thuận lợi Đề cương căn cứ vào yếu tố: Phạm vi điều chỉnh của VB (nội dung),thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành Giai đoạn này có 2 bước

- Xây dựng dàn bài: theo bố cục của văn bản có Phần mở đầu, phần triển khai

và phần kết luận Phần triển khai thể hiện nội dung VB cần nói những vấn đề gì (cácphần)

- Soạn đề cương: Trên cơ sở dàn bài viết đề cương sơ bộ, chi tiết (chủ yếu nộidung VB) Đề cương chi tiết gần như một VB chư có câu từ liên kết các phần

3 Giai đoạn viết thành văn (dự thảo).

Là giai đoạn chắp nối trong đề cương thành văn bản hoàn chỉnh thông qua vịêc diễnđạt bằng ngôn ngữ.Cần viết đảm bảo tính logic và thống nhất Người viết phải theo

bố cục, sử dụng văn phong phù hợp, cách sử dụng từ và văn phạm đúng, tránh mắclỗi chính tả Sau khi in ấn phải kiểm tra lại tổng thể văn bản cả hình thức nội dung vàđánh máy sau đó mới trình duyệt, ký

Đối với văn bản cần lấy ý kiến đóng góp của các tổ chức, cá nhân phải thực hiệnđúng thủ tục trước khi gửi (Dự thảo, xin ý kiến ) Sau khi có ý kiến đóng góp,người soạn thảo hoặc bộ phận soạn thảo tổng hợp bổ sung sau đó in ấn, kiểm tra đểtrình duỵệt, ký Các VB loại này là VB pháp luật, VB quy định mang tính đại chúng,các vấn đề chung nhất, rộng rãi

4 Giai đoạn xét duyệt và ký văn bản.

Duyệt và ký VB phải là người có trách nhiệm và đủ thẩm quyền.Phải kiểm tra chặtchẽ Vb trước khi ký.Có sai sót hoặc chỉnh sửa, người soạn thảo, bộ phận soạn thảochỉnh sửa hoàn chỉnh mới ký

5 Nhân bản và phát hành văn bản.

- Sau khi ký duyệt của người có thẩm quyền, văn bản được lấy số theo quy định

về văn thư và nhân bản Số lượng tuỳ thuộc vào số lượng đối tượng tiếp nhận và lưu

- Các văn bản được đóng dấu và gửi, lưu theo quy định

Tuỳ thuộc loại văn bản mà phải thực hiện các bước nêu trên hoặc bỏ những bướckhông cần thiết cho phù hợp (Đề cương chỉ cho BC tổng kết, Bc vấn đề nhỏ thìkhông cần) Tuỳ loại có thể có quy trình cá biệt

Chọn cách trình bày phần nội dung: Văn điều khoản: Gồm;

Phần: (số thứ tự La mã I, II ) Để điều chính phạm vi rộng; Có tiêu đề.

Chương (số La mã I, II ) Để điều chỉnh 1 bộ phận trong phần Có tiêu đề

Mục (La mã I, II ) Điều chỉnh 1 nhóm quan hệ trong chương Có tiêu đề

Điều 1 (Chữ Ả rập 1,2 ) Điều chỉnh 1 quan hệ (không tiêu đề) Khoản 1.1 (Chữ ả rập) Chia nhỏ của điều (không tiêu đề)

Điểm a), b).ý nhỏ của khoản

Văn nghị luận cũng có thể trình bày theo các thành phần:

Phần: (số thứ tự La mã I, II ) Có tiêu đề.

Chương (số La mã I, II ) 1 bộ phận trong phần Có tiêu đề

Mục (La mã I,II ) Các mục trong chương Có tiêu đề

(tiểu mục) 1, 2 Không có tiêu đề, (chỉ nêu nội dung vấn đề)

a) nhỏ dần là ( -) , ( +) , ( * )

Hoặc Phần,Chương , Mục như trên đều có tiêu đề.

(tiểu mục) 1 , 2 Không tiêu đề

nhỏ dần là 1.1 đến 1.1.1 ; 1.1.2

1.2 đến 1.2.1 ; 1.2.2

Tùy thuộc mức độ rộng của văn bản để sử dụng các đề mục

I.Quy định Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

1 Khổ giấy

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyểnđược trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổA5)

3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản

c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loạibản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữviết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) Số được ghibằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31tháng 12 hàng năm

d) Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày,tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấucủa cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tạiĐiều 9, 12, 13 và 14 của Thông tư này

2 Kỹ thuật trình bày

a) Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông tưnày (Phụ lục III)

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sauphần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền,kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản

b) Kỹ thuật trình bày bản sao

- Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trìnhbày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,đậm

- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3);địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người

có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thểthức tại Phụ lục III

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tạiPhụ lục IV; mẫu trình bày bản sao được quy định tại Phụ lục V kèm theo Thông tư01/2011/TT-BNV

Phụ lục I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Stt Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt

Phụ lục IV MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

2 Tên cơ quan, tổ chức

- Tên cơ quan, tổ chức chủ

4 Địa danh và ngày, tháng,

Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm

2009

13

5 Tên loại và trích yếu nội

39

dung

a Đối với văn bản có tên loại

b Đối với công văn

b Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

Trường hợp không có tiêu

7 Chức vụ, họ tên của người ký

41

- Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công Thương 14

- Gửi nhiều nơi

Kính gửi: - Bộ Nội vụ;

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

- Bộ Tài chính

14

b Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Tên cơ quan, tổ chức, cá

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, …;

THƯỢNG KHẨN

13

Địa chỉ cơ quan, tổ chức;

địa chỉ E-Mail, Website; số

điện thoại, số Telex, số Fax

Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà NộiĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXXE-Mail: Website:

- Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng,đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14

Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ

chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng

43

PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 3.1 Văn bản hành chính thông thường

3.1.1 Quyết định.

a) Khái niệm, nội dung:

Quyết định là văn bản được cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, cá nhân

có thẩm quyền ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hànhhoạt động, quy định chế độ làm việc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của cơquan, tổ chức đó

Quyết định còn để giải quyết các vụ việc cụ thể đối với những đối tượng cụ thể.(nhưcác quyết định lên lương, khen thưởng , kỷ luật, điều động, bổ nhiệm ) gọi làquyếtđịnh ban hành trực tiếp

Quyết định còn được ban hành nhằm hợp lý hóa các văn bản phụ như điều lệ quychế, quy định và các phụ lục kèm theo (nếu có) Gọi là quyết định ban hành (giántiếp)

Số: / QĐ - Viết tắt tên cơ quan ban hành

+Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành;

+ Tên loại văn bản: QUYẾT ĐỊNH

+ Trích yếu nội dung;

44

+Loại hình mệnh lệnh: QUYẾT ĐỊNH:

Nội dung Quyết địnhđược viết theo văn điều khoản Điều 1về nội dung củaquyết định, hệ quả pháp lý liên quan đến nội dung.Điều 2, quyền lợi, hiệu lực văn bản,

xử lý văn bản (Có thể tách thành 2 điều).Đìều 3 (hoặc cuối) nói về đối tiếp nhận

Khi quyết định ban hành kèm theo một văn bản khác thì thường không quá 5điều, trong đó Điều 1 là: “Ban hành kèm theo Quyết định này (Quy chế.) ” Cácđiều được trình bày cô đọng không dùng các câu và từ chuyển tiếp; sắp xếp theo trình

c) Mẫu Quyết định (phần cuối)

Ví dụ: Dựa vào thông tin cho dưới đây hãy soạn một Quyết định tuyển dụng và bố trí

công tác cho Ông: Nguyễn văn A; Kỹ sư Cầu đường bộ; công tác tại Khoa Công

trình Trường Đại học Công nghệ GTVT, trực thuộc Bộ GTVT,

Tại: Hà Nộitừ ngày 01 tháng 04 năm 20

Ngạch: Giảng viên; Mã ngạch: 15.111,

Mức lương: bậc 1/9 hệ số lương: 2,34

45

3.1.2 Báo cáo

a) Khái niệm, nội dung.

Là VB trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan, tổ chức giúpcho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên quyết địnhquản lý phù hợp

Báo cáo phải có nội dung trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời Báo cáo có loạithường kỳ, đột xuất; báo cáo sơ kết, tổng kết; báo cáo chuyên đề

- Phần triển khai: (Ô 6)

+ Đặt vấn đề: Nêu điểm chính về chủ trương công tác, về nhiệm vụ được giao,hoàn cảnh thực hiện

+ Nội dung báo cáo:

Kiểm điểm việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn thành; ưu khuyết điểm trongquá trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công thất bại, phươnghướng

Báo cáo trung thực không thêm bớt, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật; kháchquan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể trọng điểm

Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, bảng đối chiếu để minh họa cho các luận điểm làm tăng

độ tin cậy của báo cáo

Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc cụ thể không cầu kỳ khoa trương sa vào chitiết rườm rà Báo cáo là VB mô tả chứ không phải suy luận, không đưa ra luận giải

46

mang tính sáng tạo mà chỉ được trình bày những đánh giá, nhận định dựa trên kết quả

đã mô tả Các vấn đề đươc ra phải được mô tả đầy đủ chính xác, có tính khái quát,đồng thời phải cụ thể

Khi sọan thảo, nhiều khi phải theo mẫu quy định của cấp trên (nơi nhận báo cáo).Người báo cáo không tự ý cắt bỏ các yêu cầu, thay đổi cột mục đã quy định

Trong trường hợp không có mẫu quy định, người viết báo cáo phải tự xác định lấycác yêu cầu nội dung và thu thập tài liệu viết một báo cáo tương ứng với thực trạngcông tác

+ Kết thúc: Nêu phương hướng, giải pháp khắc phục tồn tại trong hoạt động tiếptheo, nhận định triển vọng, kiến nghị

Một báo cáo phải nêu được 2 yếu tố: tường trình vấn đề và kiến nghị về vấn đề

- Phần kết:

+ Thẩm quyền ký: Hình thức ký, chức danh, Họ tên người có thẩm quyền ký, dấu

+ Nơi nhận: (9b) Ghi gửi các nơi để báo cáo….; Lưu bộ phận, có thể tênngườiđánh máy, số lượng nhân bản

+ Địa chỉ chi tiết nếu cần thiết;

c) Phần kỹ thuật trình bày, mẫu theo mẫu quy định

Ghi chú: Các Báo cáo (nếu không quy định mẫu) thường viết theo các mục

I Nội dung kết quả công tác đã thực hiện

II Nguyên nhân, tồn tại

III Phương hướng công tác thời gian …

IV Kiến nghị

3.1.3 Tờ trình

a) Khái niệm, nội dung.

47