Bài thuyết trình nhóm Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNGGVHD: Th.S Võ Thị Trương Tâm Nhóm: Em thân yêu TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN THƯ KÝ VĂN PHÒNG... THƯ KÝ VĂN PHÒNGĐịnh nghĩa Chức năng, nhiệm vụ Đặc điểm Tiêu chuẩn T

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD: Th.S Võ Thị Trương Tâm Nhóm: Em thân yêu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC

TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

THƯ KÝ VĂN PHÒNG

THƯ KÝ VĂN PHÒNG

Định nghĩa Chức năng, nhiệm vụ

Đặc điểm Tiêu chuẩn

Thư ký văn

phòng

Thư ký văn

phòng

THƯ KÝ

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc

Theo IPS (International Professional Scretaries): Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần

sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến

và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình

THƯ KÝ

VĂN PHÒNG

“TKVP là những người được giao đảm nhận

một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan

đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ

quan, tổ chức hay doanh nghiệp”

Quản lý

công việc

Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,

Tổ chức

thông tin

Xử lý văn bản đi - đến (đăng ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng )

Chức năng

Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu

Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo

cơ sở vật chất cho hoạt động của đơn vị

Đóng vai trò trung tâm tin tức

Tổ chức những công việc hàng ngày

Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ quan liên hệ

Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao, phụ trách

3 2 1

Nhiệm vụ

4

5

6

Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao

Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu

Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác

Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng

Sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại

Chuyên môn

2 Kỹ năng giao tiếp, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm

3 Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của TKVP

4 Trí nhớ tốt

5 Có tính độc lập, kiên định và chính kiến

6 Am hiểu nhiều mảng kiến thức

7 Nhạy bén trong công việc

Kỹ năng

1 Kỹ năng quản lý, tổ chức tốt công việc

TIÊU CHUẨN

Cởi mở và biết tự kiềm chế

4

Năng động và linh hoạt

5

Tương trợ và đoàn kết

6

Ngoại hình “vừa mắt”

7

Kín đáo (Secretary)

8

Cẩn thận và chu đáo

3

Có chính kiến

9

Có tính độc lập

10

Có ý thức kỷ luật,tự giác

2

Yêu nghề và có ý thức vươn lên

1

TIÊU CHUẨN