Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦAPHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN.

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHÂN I:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤHUYỆN CHỢ ĐỒN 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện Chợ Đồn. 5 A. Khái quát chung về Huyện Chợ Đồn. 5 1. Vị trí địa lý 5 2. Địa hình, khí hậu, tài nguyên thiên nhiên 5 3. Điều kiện phát triển kinh tế xã hội 6 4. Đặc điểm dân cư huyện Chợ Đồn 6 5. Tài nguyên khoáng sản 7 B. Khái quát chung về UBND Huyện Chợ Đồn. 7 1. Vị trí, chức năng 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 3. Cơ cấu tổ chức 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn. 10 1. Vị trí, chức năng 10 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.1. Về tổ chức, bộ máy: 10 2.2. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: 11 2.4. Về cán bộ, công chức, viên chức: 12 2.5. Về cải cách hành chính: 12 2.6. Về công tác văn thư, lưu trữ: 12 2.7. Về công tác tôn giáo: 12 2.8. Về công tác thi đua, khen thưởng: 13 2.9. Về công tác thanh niên: 13 3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn: 14 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ. 18 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 18 1.1 Vai trò của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND Huyện. 18 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 19 1.3. Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị. 20 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lánh đạo cơ quan. 21 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở. 22 1.6. khảo sát mô hình mô hình văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn. 23 2. Khảo sát về công tác văn thư. 24 2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan. 24 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 25 2.2.1. Công tác ban hành và soạn thảo văn bản. 26 2.2.2. Quản lý giải quyết văn bản. 28 2.2.3. Quản lý con dấu. 29 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 29 PHÂN IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦAPHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN. 31 1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm: 31 1.1 Mấu lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn. 31 1.2. Chương trình công tác năm của Phòng Nội vụ. 32 2. Giúp cơ quan mấu hóa một số, văn bản. 35 3. Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan. 42 4. Xây dựng mồ hình văn phòng hiện đại cho cơ quan, ưu nhược điêm. 44 5. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn. 44 Phần IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 I. Nhận xét, đánh giá chung về nhưng ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyện. 48 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: 49 LỜI CẢM ƠN 51 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện Chợ Đồn 5

A Khái quát chung về Huyện Chợ Đồn 5

1 Vị trí địa lý 5

2 Địa hình, khí hậu, tài nguyên thiên nhiên 5

3 Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội 6

4 Đặc điểm dân cư huyện Chợ Đồn 6

5 Tài nguyên khoáng sản 7

B Khái quát chung về UBND Huyện Chợ Đồn 7

1 Vị trí, chức năng 7

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

3 Cơ cấu tổ chức 9

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn 10

1 Vị trí, chức năng 10

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 10

2.1 Về tổ chức, bộ máy: 10

2.2 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: 11

2.4 Về cán bộ, công chức, viên chức: 12

2.5 Về cải cách hành chính: 12

2.6 Về công tác văn thư, lưu trữ: 12

2.7 Về công tác tôn giáo: 12

2.8 Về công tác thi đua, khen thưởng: 13

2.9 Về công tác thanh niên: 13

3 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn: 14

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ 18

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18

1.1 Vai trò của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn trong việc thực hiện chức năng

tham mưu tổng hợp giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND Huyện 18

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Đánh giá ưu điểm, hạn chế 19

1.3 Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị 20

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lánh đạo cơ quan 21

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở 22

1.6 khảo sát mô hình mô hình văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn 23

2 Khảo sát về công tác văn thư 24

2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan 24

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 25

2.2.1 Công tác ban hành và soạn thảo văn bản 26

2.2.2 Quản lý giải quyết văn bản 28

2.2.3 Quản lý con dấu 29

3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 29

PHÂN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN 31

1 Giúp cơ quan xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm: 31

1.1 Mấu lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn 31

1.2 Chương trình công tác năm của Phòng Nội vụ 32

2 Giúp cơ quan mấu hóa một số, văn bản 35

3 Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan 42

4 Xây dựng mồ hình văn phòng hiện đại cho cơ quan, ưu nhược điêm 44

5 Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn 44

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48

I Nhận xét, đánh giá chung về nhưng ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyện 48

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: 49

LỜI CẢM ƠN 51 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày một phát triển, kéo theo đó các cơ quan, tổ chức cũng khôngngừng đi lên để hoàn thiện và bắt kịp được đà phát triển đó Trong những nămgần đây, Việt Nam đang tích cực tham gia vào các tổ chức kinh tế, thương mại,văn hóa, y tế, quân sự, ngoại giao… trong khu vực và thế giới Ngày càng khẳngđịnh được vị thế của một nước có nền kinh tế đang phát triển trên trường quốc

tế Điều này chứng tỏ rằng, Việt Nam đang vươn mình mạnh mẽ và hội nhậpvào sự phát triển chung của thế giới Để bắt kịp với sự phát triển đó, các tổ chức,đơn vị cần phải làm tốt công tác quản lý trong đó có hoạt động quản lý nhà nướccũng như quản lý hành chính và để giảm bớt được gánh nặng của những ngườiđứng đầu trong cơ quan, tổ chức và cũng là đáp ứng yêu cầu của hoạt động quản

lý Nghề văn phòng ra đời như một tất yếu khách quan của xã hội cũng như mọingành nghề khác trong xã hội, nghề văn phòng ngày càng phát triển có xuhướng hiện đại hóa, xuất hiện ở khắp mọi nơi trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị,công ty, xí nghiệp…

Thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước về cải cách nềnhành chính quốc gia trong thời kì mới Công tác văn phòng đã góp phần tích cựcvào việc thực hiện chủ trương đó, là cầu nối giữa các cơ quan, tổ chức, giữ vaitrò then chốt trong việc quản lý điều hành và được phát triển ở mỗi cơ quan, đơn

vị nhất là đất nước ta đang trong quá trình xây dựng công nghiệp hóa, hiện đạihóa đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng, Nhà nước ta đang giữgìn, bảo vệ trong suốt quá trình phát triển đất nước Bên cạnh đó, thực hiện tốtcông tác văn phòng sẽ đem lại những hiệu suất trong hoạt động quản lý, lãnhđạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức

Nhận thấy được tầm quan trọng và nhu cầu cần thiết của xã hội trongviệc sử dụng công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị, Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội ( tiền thân của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW1) đã đưa vàogiảng dạy

chuyên ngành Hành chính văn phòng, ngày nay là Quản trị văn phòng Để

cao trong lĩnh vực văn phòng Từ ngày đưa chuyên ngành Quản trị văn phòngvào công tác đào tạo, đến nay Nhà trường đã đào tạo ra hàng nghìn sinh viên,học sinh có trình độ chuyên môn làm việc tại các cơ quan, tổ chức, bổ sung chođất nước một đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng với số lượng lớn, nhằm đápứng được yêu cầu của các loại hình văn phòng trong thời kỳ mới.

Để giúp cho sinh viên có thể nắm rõ các công việc sau này ra trường mìnhphải làm gì Và nắm bắt được các kỹ năng quản lý trong công tác văn phòng.Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên những kiến thức chuyên môn tại giảngđường, Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên các ngành học đi thực tập ngànhnghề tại các cơ quan, tổ chức trong và ngoài Nhà nước, giúp cho sinh viên nắmbắt được các chuyên môn, nghiệp vụ, làm quen được với môi trường công việc.Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý của Đảng và Nhà nước về giáo dục - đào tạotrong giai đoạn hiện nay là “ Học đi đôi với hành”, lý thuyết luôn đi kèm vớithực tiễn Ngay từ đầu, Nhà trường đã xác định thực tập ngành nghề là một mônhọc nằm trong chương trình đào tạo Với mục đích giúp cho sinh viên làm sáng

tỏ những lý thuyết đã học trong giáo trình, sách vở bước đầu giúp cho sinh viênlàm quen được với áp lực và va chậm được với công việc Đây cũng là lần tậpdượt cho sinh viên rèn luyện về đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ năng nghề nghiệp

và tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai

Được sự đồng ý và giúp đỡ của các anh chị cán bộ Phòng Nội Vụ HuyệnChợ Đồn và sự phối hợp của Nhà trường đã tạo điều kiện cho em được thực tậptại Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn , giúp em hiểu rõ hơn về chuyên ngành mà

em đang theo học ở trường Qua thời gian thực tập hai tháng tại Phòng Nôi VụHuyện Chợ Đồn, đã giúp em làm quen và tiếp xúc với nhiều công việc của vănphòng, tiếp xúc với các loại văn bản, giấy tờ, cũng như nắm bắt được một số kỹnăng của một người cán bộ văn phòng Để em có những kết quả đánh giá vàtổng hợp các kiến thức đã lĩnh hội, trau dồi tại cơ quan thực tập của cá nhân.Qua đó em cũng xin bày tỏ những đánh giá và đưa ra một số đề xuất, giải phápcủa bản thân đê công tác văn phòng được hoàn thiện hơn

Để thực hiện tốt được bài báo cáo thực tập này em đã được sự hướng dẫn

của cô giáo Lâm Thị Thu Hằng và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ,nhân viên Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn Trong khoảng thời gian này, bản thân

em đã nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực

tế để tổng hợp và hoàn thiện bài báo cáo này Xong nội dung nghiên cứu, tìmhiểu rộng nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định Em rấtmong nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô trong khoa,cũng như của các cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng để bài báo cáo của emđược hoàn thiện hơn về cả nội dung và hình thức trình bày

Kết thúc đợt kiến tập này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúcsức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong khoa Quản trị văn phòng, ban lãnhđạo, các cán bộ, nhân viên trong Phòng Nộ Vụ đã giúp em hoàn thành tốt khóathực tập tốt nghiệp này Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ChịTriệu Thị Hiền - chuyên viên và là người hướng dấn trực tiêp em trong thời gianvừa qua

Bài báo cáo bố cục gồm 4 phần :

-Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn.

-Phần II: Nghiệp vụ hành chính của Phòng Nội Vụ.

-Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

PHÂN I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ

HUYỆN CHỢ ĐỒN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện Chợ Đồn.

A Khái quát chung về Huyện Chợ Đồn.

1 Vị trí địa lý

Huyện Chợ Đồn nằm ở phía Tây của tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên của tỉnh Bắc Kạn Huyện ChợĐồn có một thị trấn (Bằng Lũng) và 21 xã Có ranh giới tiếp giáp như sau: phíaBắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyệnBạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang

Trung tâm huyện lỵ là thị trấn Bằng Lũng cách tỉnh Bắc Kạn khoảng 40kmtheo tỉnh lộ 257 Huyện Chợ Đồn có hệ thống giao thông khá đầy đủ với đườngtỉnh lộ 254, 254B, 255, 257 … các tuyến liên xã tương đối hoàn thiện tạo thuận lợicho huyện trong giao lưu thương mại, phát triển kinh tế xã hội, du lịch…

Như vậy, Chợ Đồn hội tụ khá đầy đủ các điều kiện, yếu tố cần và đủ về vịtrí địa lý, đặc biệt là đường bộ để phát triển kinh tế - xã hội nhanh và bền vữngtừng bước phát triển trở thành đô thị trung tâm của tỉnh

2 Địa hình, khí hậu, tài nguyên thiên nhiên

Huyện Chợ Đồn là huyện miền núi vùng cao của tỉnh Bắc Kạn, có độ caogiảm dần từ Bắc xuống Nam, từ Đông sang Tây với các dạng địa hình phổ biến:địa hình núi đá vôi, địa hình núi đất, địa hình thung lũng Địa hình chia cắt mạnhbởi hệ thống song suối khá dày đặc

Khí hậu huyện Chợ Đồn chịu ảnh hưởng chung của khí hậu Miền BắcViệt Nam Được hình thành từ một nền nhiệt cao của đới chí tuyến và sự thaythế của các hoàn lưu lớn theo mùa, kết hợp với điều kiện địa hình nên mùa đông(từ tháng 10 năm trước đến tháng 4 năm sau) giá lạnh, nhiệt độ không khí thấp,khô hanh, có sương muối; mùa hè (từ tháng 5 đến tháng 9) nóng ẩm, mưa nhiều.Ngoài chênh lệch về nhiệt độ theo các mùa trong năm, khí hậu Chợ Đồn còn cónhững đặc trưng khác như sương mù Chợ Đồn có nguồn tài nguyên thiên nhiên

đa dạng và phong phú: đất, nước, khoáng sản, rừng, du lịch…thuận lợi cho pháttriển kinh tế.

3 Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội

* Về kinh tế: Những năm qua, kinh tế nông nghiệp, nông thôn của huyện

Chợ Đồn đã có những chuyển biến rõ rệt Tiềm năng, lợi thế của địa phươngbước đầu được khai thác có hiệu quả Huyện Chợ Đồn đã đẩy mạnh sản xuấtnông nghiệp với phương châm đẩy nhanh ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuậtvào sản xuất, tăng cường đầu tư thâm canh, nâng cao thu nhập trên một đơn vịdiện tích canh tác

Bên cạnh đó là các cơ chế, chính sách hỗ trợ, khuyến khích phát triển sảnxuất Nhờ đó, kết quả sản xuất nông lâm nghiệp có những bước tiến vượt bậc.Ngoài ra các hoạt động như khai thác khoáng sản, dịch vụ…cũng được chú trọng

* Về văn hóa, giáo dục, y tế: Giáo dục đào tạo được chú trọng và nâng

cao chất lượng; công tác xóa đói giảm nghèo, chăm lo đời sống vật chất và tinhthần cho người dân từng bước đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận; phong tràovăn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng phát triển rộng rãi Bên cạnh đó,công tác y tế, chăm sóc sức khỏe, phòng chống dịch và khám chữa bệnh chonhân dân được quan tâm thường xuyên hơn; mạng lưới y tế cơ sở được củng cố

* Về an ninh quốc phòng: Quốc phòng – an ninh được giữ vững, trật tự

an toàn xã hội được đảm bảo Xây dựng nhiều phương án, kế hoạch để tổ chứcphối hợp cùng Đoàn thể và các ngành chức năng vận động nhân dân tham giaphòng chống tội phạm Công tác tuyển quân hàng năm được thực hiện tốt

* Về xây dựng chính quyền và cải cách thủ tục hành chính: Công tác

cải cách hành chính được quan tâm thực hiện, bước đầu đã đạt được những kếtquả khả quan Quy trình thủ tục hành chính được rà soát và điều chỉnh theohướng thuận tiện cho người dân

4 Đặc điểm dân cư huyện Chợ Đồn

Trải qua thời gian dài hình thành và phát triển, ngày nay dân số của ChợĐồn đã lên tới khoảng 50.000 người, với 5 dân tộc cùng sinh sống: Tày, Nùng,Dao, Kinh và Hoa

Chiếm số dân đông nhất trong huyện là dân tộc Tày (khoảng 70%).Người Tày có mặt sớm hơn cả và là chủ thể của vùng đất này Dân tộc Nùng chỉchiếm một bộ phận nhỏ trong dân số (khoảng 1,7%) và có mặt tại đây gần nhưcùng với thời của người Tày Dân tộc Dao (chiếm 8,6%) đến sau một thời gian

và thường sống ở vùng núi cao Dân tộc Kinh (khoảng 19,4 %) có mặt ở vùngnày vào khoảng thế kỷ XVII (theo Chiều Mạc) và tăng lên vào đầu thế kỷ XX,khi thực dân Pháp mở cuộc khai thác nguồn tài nguyên khoáng sản nơi đây Từnăm 1960 trở đi, thực hiện chủ trương của Đảng và Chính phủ, đồng bào miềnxuôi tình nguyện lên khai hoang, phát triển kinh tế Cũng từ đó số lượng ngườiKinh tiếp tục tăng lên

5 Tài nguyên khoáng sản

Chợ Đồn là một trong hai khu vực tập trung tài nguyên khoáng sản củatỉnh Bắc Kạn (Chợ Đồn và Ngân Sơn – Na Rì) Những khoáng sản có tiềm nănghơn cả là sắt, chì, kẽm và vật liệu xây dựng có trữ lượng lớn Những mỏ đã đượcthăm dò và có trữ lượng lớn là mỏ Bằng Lũng khoảng 5.032 nghìn tấn có hàmlượng Pb 3,71 – 4,61% và Zn 1,31 – 1,60% với quặng ôxít và Pb 5,51 – 9,5% Zn3,33 – 4,25% với quặng sunphua, mỏ Chợ Điền thuộc xã Bản Thi khoảng 10triệu tấn với hàm lượng 3-24% (Pb+Zn) Nhóm phi kim loại theo đánh giá sơ bộhuyện có nhiều núi đá vôi, đất sét, đá hoa cương… Tại vùng Bản Khắt (xãQuảng Bạch) có khoảng 200 triệu m3 chiếm gần 70% trữ lượng đá vôi của tỉnh,thôn Phiêng Liềng (xã Ngọc Phái) có khoảng 32 triệu m3 , đây là nguồn tàinguyên lớn để sản xuất vật liệu xây dựng Nguồn tài nguyên khoáng sản là lợithế lớn để Chợ Đồn có thể phát triển các ngành công nghiệp khai khoáng, côngnghiệp vật liệu xây dựng, từng bước tích lũy và xây dựng các ngành côngnghiệp khác sau này

B Khái quát chung về UBND Huyện Chợ Đồn.

1 Vị trí, chức năng

Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và luật tổ chức HĐND vàUBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn do HĐND cùng cấp bầu, cơ quanhành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân

cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên UBND chịu trách nhiệm chấp hànhHiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết củaHĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh

tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trênđịa bàn UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnđảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

UBND huyện Chợ Đồn tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dânchủ; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, luật và các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cườngpháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và phòng chống các biểu hiện quan liêu,hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêucực khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền huyện

UBND huyện Chợ Đồn chịu sự chỉ đạo của UBND tỉnh Bắc Kạn Hiệuquả hoạt động của UBND được đảm bảo bằng hiệu quả hoạt động của tập thểUBND và các thành viên khác của UBND cùng các cơ quan chuyên môn Tronghoạt động của mình UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQViệt Nam và các thành viên của mặt trận, các tổ chức xã hội khác chăm lo vàbảo vệ lợi ích của người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc QLNN vàthực hiện nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó Trongphạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện được ra quyết định, chỉthị và tổ chức thực hiện

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Theo luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn thựchiện các nhiệm vụ quyền hạn được quy định từ điều 97 đến 110, cụ thể như sau:

-Trong lĩnh vực kinh tế;

-Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi;

-Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp;

-Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải;

-Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch;

-Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin và thể thao;-Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường;

-Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự và an toàn xã hội;

-Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;

-Trong việc thi hành pháp luật;

-Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính;

-Phòng Văn hóa – Thông tin và Thể thao;

-Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội;

-Phòng Tài nguyên – Môi trường;

-Nông nghiệp & phát triển nông thôn;

-Đài phát thanh truyền hình;

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Chợ Đồn ( xem phụ lục I )

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội

Vụ Huyện Chợ Đồn.

1 Vị trí, chức năng

Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, là cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hànhchính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường,thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đuakhen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyệnChợ Đồn, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn

2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạchdài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

Trình UBND huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên địabàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

2.1 Về tổ chức, bộ máy:

Tham mưu giúp UBND huyện quy định các chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND theo hướng dẫn củaUBND tỉnh

Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩmquyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện

Tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện quyết định thành lập, giải thể, sápnhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật.

Trình UBND huyện quyết định hoặc để UBND huyện trình cấp có thẩmquyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện

2.2 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế hànhchính, sự nghiệp hàng năm

Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chếhành chính, sự nghiệp

Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ

tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệpthuộc huyện và UBND xã, thị trấn

2.3 Về công tác xây dựng chính quyền:

Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việcbầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND huyện vàhướng dẫn của UBND tỉnh

Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức danhlãnh đạo của UBND các xã, thị trấn; giúp UBND huyện trình UBND tỉnh phêchuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật

Tham mưu, giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia,điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND huyện thôngqua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định Chịu tráchnhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện

Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập vàkiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyệntheo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, tổ dân phố

Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việcthực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sựnghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện

2.4 Về cán bộ, công chức, viên chức:

Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viênchức

Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp;

2.5 Về cải cách hành chính:

Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môncùng cấp và UBND các xã, thị trấn thực hiện công tác cải cách hành chính ở địaphương

Tham mưu, giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cảicách hành chính trên địa bàn huyện

Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBNDhuyện và tỉnh

Giúp UBND huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt độngcủa hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn

2.6 Về công tác văn thư, lưu trữ:

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện

2.7 Về công tác tôn giáo:

Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện cácchủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và côngtác tôn giáo trên địa bàn

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND

tỉnh và theo quy định của pháp luật.

2.8 Về công tác thi đua, khen thưởng:

Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua vàtriển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bànhuyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng huyện

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

2.9 Về công tác thanh niên:

Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạchdài hạn, năm năm, ang năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch

về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt

Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên được giao

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm

về công tác nội vụ theo thẩm quyền

Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND huyện vàGiám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên địa bàn

Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệthống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụtrên địa bàn

Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối vớicán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quyđịnh của pháp luật và theo phân cấp của UBNDhuyện

Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật

và theo phân cấp của UBND

Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khácđược giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

Như vậy, trong công tác ĐTBD CBCC, phòng Nội vụ đóng vai trò quantrọng trong việc:

Xây dựng kế hoạch ĐTBD CBCC theo sự chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ

Tổ chức triển khai thực hiện, phối hợp cùng các sở, ban, ngành trongthực hiện kế hoạch

Tổ chức sơ kết đánh giá kết quả và tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳang năm báo cáo Sở Nội vụ

3 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn:

Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 08 thành viên bao gồm: 01trưởng phòng, 01 phó phòng và 05 chuyên viên và 1 nhân viên hợp đồng:

1 Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái

2 Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương

Đồng chí: Nguyễn Minh Phương

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện,đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ về thực hiện các mặt côngtác chuyên môn và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng

Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặtcông tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụđược phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó trưởng phòng được Trưởng

phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.

Chuyên viên: Làm các công việc được giao theo sự phân công của Trưởngphòng

Biên chế của Phòng Nội vụ do UBND huyện giao trong tổng biên chếhành chính của UBND huyện được UBND tỉnh phân bổ hàng năm

* Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn (xem phụ lục II )

* Thống kê nhân sự trong văn phòng, bản mô tả phân công nhiệm vụ đốivới cán bộ, công chức Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn

a Thống kê nhân sự trong văn phòng.

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ quyền hạn quy mô cơ cấu tổ chức củaphòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn, phòng Nội vụ gồm có 8 thành viên 01 trưởngphòng, 01 phó phòng, 05 chuyên viên và 01 nhân viên làm hợp đồng

b Bản mô tả vị trí việc làm cho từng cá nhân

Căn cứ thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của BộNội vụ Hướng dấn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của SởNội vụ thuộc ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; PhòngNội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

Căn cứ Quyết định số 32/2014/QĐ-UBND ngày 31/12/2014 của Ủy bannhân dân tỉnh Bắc kạn về việc ban hành quy định, phân cấp quản lý, tổ chức bộmáy và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước

Căn cứ Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức,biên chế và quan hệ công tác của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn

Phòng Nội vụ thống nhất phân công nhiệm vụ đối với cán bộ, công chứctrong cơ quan từ 16 tháng 3 năm 2016 như sau

Ông Nông Thế Thái – Trưởng phòng:

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trong việc chỉ đạo, điều hành và quản

lý về toàn bộ hoạt động của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được quy định

- Phụ trách công tác cán bộ, công chức, viên chức về tuyển dụng, chế độchính sách, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng , kỷ luật; công tác tổ chức, bộ máycấp huyện

- Tham mưu cho UBND huyện trong công tác chỉ đạo, điều hành, theodõi, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành và thực hiện chức năng QLNN chuyênmôn của phòng

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hằng tháng, quý, 6 tháng vàchương trình công tác năm của phòng

- Chủ tài khoản, quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo các quy địnhcủa Nhà nước hiện hành

- Triệu tập, chủ trì cuộc họp để giải quyết nhiệm vụ cơ quan và xem xétviệc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết; khi công việc cần giải quyết gấp có thể tổchức họp đột xuốt

- Tham mưu các cuộc họp, Hội nghị do Ủy ban nhân dân, các cơ quan cómối quan hệ công tác hoặc do cơ quan chuyên môn cấp trên tổ chức; đồng thờiphân công Phó trưởng Phòng hoặc Chuyên viên của phòng dự các cuộc họp, hộinghị, các cuộc làm việc của Thường trự theo tùng lính vực

- Tham gia thành viên một số Ban, Hội đồng do Ủy ban nhân dân huyệnhoặc do cơ quan chuyên môn cấp trên phân công;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện giao

Ông Nông Văn Dương- Phó Trương phòng

- Phụ trách công tác xây dựng chính quyền địa phương; Địa giới hành

chính (364); Hội và Tổ chức phi Chính phủ; công tác cải cách hành chính;

- Theo dõi thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ công chức cấp xã,thị trấn;

- Phụ trách công tác hoạt động phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thểthao của cơ quan;

- Giúp trưởng phòng tham mưu cho UBND huyện trong công tác chỉ đạo,điều hành, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành và thực hiện chức năngQLNN chuyên môn của phòng; giúp Trưởng phòng điều hành chung khi Trưởngphòng đi vắng và được Trưởng phòng ủy quyền;

- Tham dự các cuộc họp, Hội nghị do Ủy ban nhân dân, các cơ quan cómối quan hệ công tác hoặc do cơ quan cấp trên tổ chức khi được sự phân công

của Trưởng phòng.

- Tham gia một số Ban, Hội đồng do UBND huyện, cơ quan chuyên môncấp trên thành lập và được sự phân công của lánh đạo phòng

Bà Triệu Thị Hiền - Chuyên viên

- Trực tiếp phụ trách, tham mưu công tác cán bộ, công chức, viên chức về

tuyển dụng, chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật liênquan lính vực phụ trách công tác tổ chức, bộ máy cấp huyện

- Công tác Công đoàn, thủ quỹ cơ quan;

- Thực hiện các công việc khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBNDhuyện giao

Ông Mai Thanh Nghị - Chuyên viên

- Trực tiếp tham mưu công tác: Quản lý nhà nước về cải cách hành chính,Văn thư – Lưu trữ

- Tổng hợp báo cáo chung: xây dựng báo cáo tháng, Quý, 6 tháng, báocáo năm của phòng

- Chủ tịch công đoàn cơ quan

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Phòng hoặc UBNDhuyện phân công

Ông Hứa Đức Thuận – Chuyên viên:

- Trực tiếp tham mưu công tác: Quản lý nhà nước về công tác Hội, Côngtác Tôn giáo, Tổ chức phi chính phủ;

- Công tác thi đua – Khen thưởng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBNDhuyện phân công

Ông Ma Xuân Tỉnh – Cán sự:

- Trực tiếp phụ trách, tham mưu các công tác: Chính quyền địa phượng,xây dựng, củng cố, đánh giá xếp loại chính quyền cơ sở…; các vấn đề liên quanđến chế độ chính sách của cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn, thôn, tổ; khenthưởng, kỷ luật cán bộ, công chức xã, thị trấn; địa giới hành chính (364)

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBND

huyện phân công.

7 Bà Ma Thị Nga – Chuyên viên:

- Tham mưu công tác quản lý nhà nước về Thanh Niên;

- Công tác Tài chính – kế toán Phòng Nội vụ và Hội Luật Gia;

- Quản lý con dấu, văn thư cơ quan;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lánh đạo Phòng hoặc UBNDhuyện phân công

Bà Nguyễn Minh Phương – NV hợp đồng

- Công tác Văn thư: Nhận cập nhật số văn bản đến, photo chuyển gửi văn

bản của cơ quan

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Vai trò của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND Huyện

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Huyện cóchức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Huyện quản lý nhà nước về: Tổchức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trongcác cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chứcdanh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp cônglập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong

cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cảicách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đâygọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán

bộ, công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổchức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua -

khen thưởng và công tác thanh niên.

Qua một thời gian thực tập tốt nghiệp tại Phòng Nội vụ, em được tiếp cận

và làm quen với một số nghiệp vụ trong công tác văn phòng Sau đây em xin cónhững đánh giá của bản thân về vai trò của Văn phòng trong việc tham mưutổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan:

Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn là một bộ phận hệ thống thuộc UBNDHuyện là đầu mối giúp việc cho UBND Trong những năm qua, lãnh đạo phòng

đã xác định được vị trí, tầm quan trọng của mình trong hoạt động của Huyện

Do vậy, từng cán bộ, nhân viên trong văn phòng luôn có những nỗ lực phấn đấu,

ý thức được trách nhiệm công việc của mình, để hoàn thành các nhiệm vụ côngviệc được giao; quán triệt từng nội dung chỉ đạo của cấp trên Lãnh đạo phòngxác định được chức năng chính, trọng tâm của mình là tham mưu tổng hợp, giúpviệc Bằng việc thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin cung cấp cho lãnh đạo.Hiện thực hóa các đường lối, chủ trương của Đảng, đưa vào tình hình phát triển

cụ thể của địa phương Vì vậy, hàng năm phòng đã tham mưu cho UBNDHuyện hàng trăm bản quyết định, công văn, kế hoạch, báo cáo… chương trìnhhành động và các loại văn bản khác nhau,

Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho UB trong công tác quản lý Văn thư,Lưu trữ; trong công tác lập kế hoạch tài chính-kế toán, tài sản; công tác nộichính Giúp UB làm tốt công tác tiếp dân, tổng hợp những đơn thư, khiếu nại cótính chất quan trọng

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Đánh giá ưu điểm, hạn chế.

Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Uỷ ban, quy môthời gian có thể là tuần, tháng, quý, năm… Kế hoạch tuần được lập vào ngàycuối cùng của tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng củatháng trước; Kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; Kếhoạch năm được lập vào quý cuối cùng của năm trước

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất vàhiệu quả thì văn phòng có trách nhệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác

tuần, tháng, quý, năm cho Uỷ ban.

* Ưu điểm.

-Nắm rõ được chương trình công tác của cơ quan đẻ thực hiện

- Các đơn vị, bộ phận thực hiện tốt chương trình công tác thường kỳ của

*Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Chợ Đồn xem Phụ lục III

1.3 Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị.

Ngay từ những buổi đầu thực tập em đã được tham gia các hoạt động của

cơ quan, trong đó có cuộc hội nghị “ triển khai công tác thi đua khen thưởngnăm 2016” của UBND huyện do Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn chủ trì tổ chức.Đấy cung là một may mắn đối với em được tham gia các hoạt động ngay từnhững buổi đầu thực tập

Sau đây em xin được trình bày tóm tắt công tác tổ chức hội nghị củaphòng Nội vụ

B1 Lập kế hoạch hội nghi

B2 Xây dựng chương trình hội nghị

B3 Chuẩn bị tổ chức hội nghị

- Chuẩn bị về thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị;

Cán bộ Văn phòng UBND có trách nhiệm dọn dẹp và chuẩn bị phònghọp

- Chuẩn bị về cơ sở vật chất cho hội nghị;

- Dự trù khách mời của hội nghị;

- Soạn thảo và gửi giấy mời tới các đại biểu;

- Dự trữ kinh phí cho hội nghị

* Kế toán phòng có trách nhiệm chuẩn bị trước khi diến ra hội nghị

B4 Tiến hành hội nghị:

- Đón khách;

- Làm công tác lễ tân;

- Ghi biên bản hội nghị;

- Báo cho các đại biểu làm tham luận và điều hành phát biểu tham luận,thảo luận và góp ý kiến cho hội nghị

- Thu dọn hội trường;

* Cán bộ văn phòng UBND co trách nhiệm dọn dẹp sau hội nghị

- Lập hồ sơ hội nghị;

- Quyết toán kinh phí;

- Báo cáo kết quả hội nghị

(Sơ đồ tổ chức hội nghị xem phụ lục IV)

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lánh đạo cơ quan.

Ở các cơ quan, tổ chức đi công tác là hoạt động thường xuyên và đáp ứngnhu cầu công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ Thiết lập, xâydựng các mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức với nhau

Trong khóa thực tập tốt nghiệp phòng Nội vụ, em đã được chứng kiếnmột số chuyến đi công tác làm việc của Trưởng phòng và đồng chí quản lý côngtác tôn giáo tại Huyện Na Rỳ

* Tổ chức chuẩn bị chuyến đi công tác

Trước mỗi chuyến đi công tác, phòng phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến

đi Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm, thời gianthành phần, phương tiện, kinh phí

- Chuẩn bị thành phần lập đoàn đi công tác gồm: tên đoàn, trưởng đoàn vàcác thành viên trong đoàn, lịch làm việc

- Nội dung chuyến đi do chuyên viên quản lý công tác tôn giáo chuẩn bịtài liệu cho chuyến đi công tác

- Kế toán phải dự trù kinh phí, phục vụ chuyến đi công tác.

* Trách nhiệm của văn phòng khi thủ trưởng đi công tác

- Báo cáo phân công công việc khi trưởng phòng đi công tác

-Thường xuyên dữ liên lạc với lãnh đạo để báo cáo tình hình công tác của

cơ quan cho trưởng phòng, đồng thời nhấn sự chỉ đạo từ trưởng phòng

*Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sau chuyến đi công tác

- Thông báo kết quả công tác với toàn thể cơ quan

- Kết toán quyết toán kinh phí chuyến đi công tác

- Lập hồ sơ chuyến đi công tác và rút kinh nghiệm về tổ chức chuyên đicông tác

(Sơ đồ tổ chức chuyến đi công tác xem phụ lục V )

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở.

Trong các cơ quan điều đầu tiên cần phải chú ý đến là văn hóa công sở.Chính vì vậy mà việc thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của cơquan được quan tâm nhiều nhất Hằng năm, Phòng Nội vụ đều tổ chức triển khainghi thức nhà nước về văn hóa công sở cho cán bộ, công chức, viên chức, nhânviên trong cơ quan Khi đến làm việc ở cơ quan cán bộ, công chức, viên chức vànhân viên lao động hợp đồng đều ăn mặc gọn gàng, lịch sự và đeo thẻ Cáchgiao tiếp và ứng xử với khách và nhân dân đến liên hệ công tác thì thái độ rấtnhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy địnhcủa cơ quan liên quan đến nội dung giải quyết công việc, chỉ dẫn người đến liên

hệ công tác đến đúng nơi cần liên hệ Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệpđều có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, phối hợp cùng hoàn thành nhiệm

vụ chung của cơ quan Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viênchức, nhân viên lao động hợp đồng đều xưng tên cơ quan, đơn vị nơi công tácvới giọng nói nhẹ nhàng; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, Ngoài ra trong các cuộc họp cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên đi họp rấtđúng giờ, ngồi đúng chỗ và lắng nghe Việc tổ chức các buổi lễ mít tinh, lễ kỷniệm tính thống nhất, trang trọng, tôn vinh, khoa học, thiết thực, hiệu quả và

tiết kiệm Việc triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sởtốt nên Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn luôn được khen thưởng và thực hiện tốtnghiệp vụ được giao phục vụ cho sự phát triển của Đảng và nhà nước.

1.6 khảo sát mô hình mô hình văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn.

Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn có một trưởng phòng, một phó phòng và

các chuyên viên, cán sự và lao động hợp đồng

Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân Huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụquyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng

Phó phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác;chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao.Khi trưởng phòng vắng mặt phó phòng được trưởng phòng ủy nhiệm điều hànhcác hoạt động của Văn phòng

Qua tình hình trên em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình tổ chức bộmáy văn phòng Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn

* Ưu điểm

Bộ máy có sự liên két chặt chẽ, quan hệ mật thiết với nhau

Tổ chức bộ máy rõ ràng giúp cho việc phân công công việc rõ ràng vàrành mạch, tránh tình trạng công việc bị trồng chéo lên nhau

Phân cấp rõ ràng tránh tình trạng cậy cấp, quyền mà chèn ép nhân viên

* Nhược điểm

Do cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng của Phòng Nội vụ huyện gồm cómột trưởng phòng và một phó phòng và các chuyên viên Nhìn chung thì khá làhợp lý nhưng với số lượng công việc nhiều, cán bộ, nhân viên không nhiều nên

sẽ gây áp lực cho cán bộ, nhân viên trong việc giải quyết các công việc, một sốcán bộ còn kiêm nhiệm nhiều bộ phận khác nhau

2 Khảo sát về công tác văn thư.

2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan.

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của côngtác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thưu chính là tiền đềcủa công tác Lưu trữ Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối vớitoàn xã hội

Công tác Văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn đóng vai trò hết sứcquan trọng

- Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, quầnchúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau Công tác Văn thư góp phần nângcao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản

- Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Phòng Nội vụ huyệnChợ Đồn Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việccủa cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật

- Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mụcđích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết côngviệc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là có quản lý Nhà nước ở địaphương, công tác Văn thư ở Phòng Nội vụ đang rất được quan tâm, chỉ đạo,giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốt công tác này

- Trong quá trình hoạt động Phòng Nội vụ huyện ban hành các văn bảnnhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành các Văn bảnnhằm chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này.Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của BộNội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tac Văn thư Phòng Nội vụ cũngluôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấptỉnh, để nhằm nâng cao chất lượng cán bộ phòng cuối mỗi năm hoạt động, vănphòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa

bàn huyện, đề ra phương hướng , nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tácVăn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực chohoạt động của cơ quan.

- Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của Phòng Nội vụhuyện Chợ Đồn đã được tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư

cơ quan được vận hành tốt hơn cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo vềNghiệp vụ cho cán bộ Văn thư nhiều hơn

- Để đảm bảo cho việc thực hiện nghiệp vụ tốt, bộ phận văn thư của cơquan được trang bị đầy đủ: bàn làm việc, điện thoại, máy tính, máy photocopy,máy in, máy fax, máy scan, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu,…

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan:

- Trưởng phòng là người đứng đầu, quản lý mọi mặt hoạt động của Vănphòng Trong công tác hành chính thì nghiệp vụ văn thư cũng rất quan trọng đòihỏi người làm văn thư phải nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ để đảm bảo thực hiệnnhiệm vụ tốt Vì vậy mà nghiệp vụ văn thư trong cơ quan cần có những văn bản

để chỉ đạo, quản lý và hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ

Trong thời gian về thực tập và thông qua tìm hiểu tôi nhận thấy lãnh đạophòng đã rất chú trọng đến việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quannhư xin mở các lớp đào tạo ngắn ngày để nâng cao trình độ của cán bộ nhânviên trong cơ quan trong việc soạn thảo và ban hành văn bản đúng với thể thứccủa nhà nước quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,Thông tư Số 04/2013/TT-BNV ngày 16/ 4/ 2013 của Bộ Nội vụ hướng dấn xâydựng Quy chế công tác văn thư, lưu trư của cơ quan, tổ chức

Khi có quy định mới của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ lãnh đạovăn phòng đều cập nhật để nhân viên văn phòng có thể cập nhật nhanh nhất

Bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng còn chỉ đạo cho bộ phận văn thư nghiêncứu và ban hành ra quy chế về công tác văn thư trong cơ quan để thông qua đócác phòng, ban trong cơ quan nắm được và thực hiện đúng

2.2.1 Công tác ban hành và soạn thảo văn bản.

A Công tác soạn thảo văn bản.

Văn bản là phương tiện để cơ quan nhà nước ghi chép và truyền đạt cácquyết định quản lý của cơ quan Ở Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn công tác soạnthảo văn bản được cơ quan quy trình hóa và thông qua đó các cán bộ, nhân viêntrong cơ quan nắm được bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng cũng đã tham mưu vớilãnh đạo cơ quan mở lớp tập huấn việc thực hiện thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính tới các cán bộ, nhân viên của các phòng vì thế hầu như các vănbản của cơ quan ban hành đều đảm bảo đúng các yếu tố thể thức cơ bản củathông tư số 01/2011/TT-BNV

-Thể thức văn bản: Văn bản phải đảm bảo tính chân thực, giá trị pháp lý,giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản Nhìn chung thể thức văn bản củaPhòng Nội vụ Huyện gồm 09 thành phần thể thức và theo quy định của Nhànước, được trình bày đầy đủ các thành phần thể thức như: Quốc hiệu, tác giả, số

ký hiệu, địa danh…

Ví dụ Một số thành phần được trình bày như

 Quốc hiệu,tiêu ngữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 Tên cơ quan ban hành văn bản:

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN

 Số, ký hiệu văn bản:

Số thứ tự đăng ký văn bản do UBND ban hành trong năm, ký hiệu

là chữ viết tắt tên loại văn bản như: Quyết định (QĐ), Chỉ thị (CT),

và viết tắt tên uỷ ban nhân dân (UBND)

VD Số: …./QĐ-UBND

Số:… /UBNB-PNV

 Địa danh, ngày , tháng, năm ban hành văn bản.

Nội dung của văn bản: Là phần nội dung chính của văn bản đó

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Người ký văn bảncòn tuỳ thuộc vào nội dung văn bản liên quan đến lĩnh vực nào thì người đó cóthẩm quyền trong lĩnh vực đó sẽ ký