Báo cáo thực tập quản trị văn phòng: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1 I .Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1 1.Vị trí và chức năng. 1 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 1 3. Cơ cấu tổ chức 3 4. Sơ đồ phụ lục 1 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp. 5 1. Vị trí và chức năng 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 2.1. Thực hiện công tác hành chính 5 2.2 Công tác thi đua. Khen thưởng và công tác pháp chế 6 2.3 Thực hiện công tác thông tin tổng hợp 6 2.4 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng; 7 2.5 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao 7 3. Cơ cấu tổ chức (phụ lục 2) 7 4. Bản mô tả công việc 7 4.1 Trách nhiệm 7 4.2 Quyền hạn 7 4.3 Báo cáo và ủy quyền 8 4.4 Tiêu chuẩn 8 4.4.1 Trình độ học vấn chuyên môn 8 4.4.2 Kỹ năng 8 4.4.3 Kinh nghiệm 8 4.4.4 Phẩm chất cá nhân 8 5. Bản phân công công việc 8 5.1.Ông Hoàng Văn Thanh – Quyền Trưởng phòng 8 5.2. Bà Dương Thị Dung Phó Trưởng phòng 9 5.3.Ông Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phòng 10 5.4. Bà Nguyễn Thị Thanh – Lưu trữ viên: giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 10 5.5. Ông Phạm Thế Cường – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 11 5.6.Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 12 5.7.Ông Nông Trương Ngọc Sơn – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 13 5.8. Bà Hoàng Thị Thúy Lan – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 13 5.9. Bà Phạm Thị Duyên – y sĩ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 14 5.10. Bà Đặng Thị Lý Y Sỹ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 15 5.11. Bà Nguyễn Thị Tý – Y Sỹ hợp đồng: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 15 5.12. Bà Hà Thị Tuyết Mai – Cán sự: Giúp lãnh đạo hòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 16 5.13. Bà Nguyễn Thị Vượng – Nhân viên: 17 5.14. Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên: 17 III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản ly, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 17 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 17 1.1.Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, ví dụ tình huống cụ thể; 17 1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 18 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một Hội nghị (hoạc Hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 19 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 20 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thưc nhà nước về văn hóa công sở của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 21 1.6. Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 23 2. Khảo sát về công tác văn thư 23 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (ưu điểm, nhược điểm) 23 2.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 24 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 30 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 30 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 31 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 32 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 32 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 34 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, và Kế hoạch công tác tháng và năm 34 1.1. Lịch công tác tuần 34 1.2. Kế hoạch công tác năm 37 2. Mẫu hóa một số văn bản sau: 45 2.1 Mẫu hóa một quyết định hành chính 45 2.2 Công văn trao đổi. 46 2.3 Mẫu hóa Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 47 3. Quy trình tổ chức hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 48 5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính. 52 5.1. Đánh giá cơ cấu tổ chúc của phòng hành chính – tổng hợp 52 5.2. Công tác Quản lý Nhân sự: 53 5.3. Công tác văn phòng 53 5.4. Công tác văn thư lưu trữ: 54 5.4.1. Công tác văn thư: 54 5.4.2. Công tác lưu trữ: 55 6. Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm 56 KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 4

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1

I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1

1.Vị trí và chức năng 1

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 1

3 Cơ cấu tổ chức 3

4 Sơ đồ - phụ lục 1 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 5

1 Vị trí và chức năng 5

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

2.1 Thực hiện công tác hành chính 5

2.2 Công tác thi đua Khen thưởng và công tác pháp chế 6

2.3 Thực hiện công tác thông tin tổng hợp 6

2.4 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng; 7

2.5 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao 7

3 Cơ cấu tổ chức (phụ lục 2) 7

4 Bản mô tả công việc 7

4.1 Trách nhiệm 7

4.2 Quyền hạn 7

4.3 Báo cáo và ủy quyền 8

4.4 Tiêu chuẩn 8

4.4.1 Trình độ học vấn chuyên môn 8

4.4.2 Kỹ năng 8

4.4.3 Kinh nghiệm 8

4.4.4 Phẩm chất cá nhân 8

5 Bản phân công công việc 8

5.1.Ông Hoàng Văn Thanh – Quyền Trưởng phòng 8

5.2 Bà Dương Thị Dung - Phó Trưởng phòng 9

5.3.Ông Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phòng 10

5.4 Bà Nguyễn Thị Thanh – Lưu trữ viên: giúp lãnh đạo phòng thực hiện vàchịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 105.5 Ông Phạm Thế Cường – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện

và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 115.6.Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 125.7.Ông Nông Trương Ngọc Sơn – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 135.8 Bà Hoàng Thị Thúy Lan – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện

và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 135.9 Bà Phạm Thị Duyên – y sĩ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu tráchnhiệm về các hoạt động sau: 145.10 Bà Đặng Thị Lý - Y Sỹ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 155.11 Bà Nguyễn Thị Tý – Y Sỹ hợp đồng: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện

và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 155.12 Bà Hà Thị Tuyết Mai – Cán sự: Giúp lãnh đạo hòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau: 165.13 Bà Nguyễn Thị Vượng – Nhân viên: 175.14 Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên: 17III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản ly, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 17

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 171.1.Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, ví dụ tình huống

cụ thể; 171.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 181.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một Hội nghị (hoạc Hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 191.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 201.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thưc nhà nước

về văn hóa công sở của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 21

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội 23

2 Khảo sát về công tác văn thư 23

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (ưu điểm, nhược điểm) 23

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan 24

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 30

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 30

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 31

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 32

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 32

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 34

1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, và Kế hoạch công tác tháng và năm 34

1.1 Lịch công tác tuần 34

1.2 Kế hoạch công tác năm 37

2 Mẫu hóa một số văn bản sau: 45

2.1 Mẫu hóa một quyết định hành chính 45

2.2 Công văn trao đổi 46

2.3 Mẫu hóa Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 47

3 Quy trình tổ chức hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 48

5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc phòng hành chính 52

5.1 Đánh giá cơ cấu tổ chúc của phòng hành chính – tổng hợp 52

5.2 Công tác Quản lý Nhân sự: 53

5.3 Công tác văn phòng 53

5.4 Công tác văn thư- lưu trữ: 54

5.4.1 Công tác văn thư: 54

5.4.2 Công tác lưu trữ: 55

6 Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm 56

KẾT LUẬN 58 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, là nơithu thập cung cấp truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơichăm lo moị lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ quan, tổchức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển,tạomọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị Ngược lại côngtác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hiệu quả đạtđược không như mong muốn.Bởi vậy mà công tác văn phòng không chỉ cónhững đống góp lớn cho cơ quan tổ chức mà nó còn góp phần vào sự thúc đẩyphát triển công cuộc xây dựng đất nước

Là một sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên nghành Quảntrị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần nào

đã biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng Hiểu được thế nào làquản trị Văn phòng Nhàm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năngtrong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động quản lí, ddieuf hành của

cơ quan tổ chức, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt khiến tập,đặc biệt là đợt thực tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quanđơn vị nhàm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn vớithực tế, rèn luyện them ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường

đã đề ra “Học thật đi đôi với làm thật” và “Học đi đôi với Hành”

Được sự đồng ý của Trưởng phòng –phòng Hành chính tổng Hợp, trườngĐại học Nội vụ Hà Nội, em được tiếp nhận về phòng Hành Chính Tổng Hợp đểgiúp cán bộ văn thư của trường những nghiệp vụ về công tác văn thư- lưu trữ,thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà em được đào tao mọt số nghiệp vụchuyên môn khác dưới sự hướng dẫn của cán bộ chuyên viên trong phòng Đây

là môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn vềnghiệp vụ công tác hành chính văn phòng Văn thư- Lưu trữ Với kiến thức lý

luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trìnhhọc tập và trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơi thự tập, emnhận thức và nắm rõ vai trò, nhiệm vụ của công tác văn phòng, nâng cao nănglực làm việc cũng như sự nang động nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp củacán bộ văn phòng.

Trong thời gian thực tập gần 2 tháng (từ ngày 29/02 đến ngày 29/4/2016)tại Phòng Hành chính- Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã nhậnđược sự hướng dẫn của cán bộ công chức, viên chức trong Phòng Đặc biệt là sựchỉ đạo tận tình của chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiệngiúp em hoàn thành đợt thực tập này

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhấtđịnh, vì vậy báo báo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủquan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy để báocáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và ý kiến đốnggóp quý báo của cán bộ công chức viên chức trong phòng Hành chính – Tổnghợp, và các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng để báo cáo của em được hoànthiện tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

I Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.Vị trí và chức năng.

Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại họcNội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh vựccông tác Nội vụ và các nghành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế, nghiêncứu khoa học và triển khai âp dụng toàn bộ khoa h

công nghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà Nước và Ngân hàng

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạt trụ sợ sở chính tại Hà Nội

-xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

Cấp, xác nhận văn bằng chứng chỉ theo thẩm quyền

-Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức, xây dựng đội ngũ giảng viêncủa Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu nghành nghề, cơ

động của cơ quan quản lý Nhà Nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ,nhân viên.

- Tuyển sinh và quản lí người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củatrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

- Xây dựng vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đai hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụcác nghành đào tạo của trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia điình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt độnggiáo dục đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với nghành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Nhà trường ; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sửdụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính choNhà trường

- Xây dựng quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viênchức, các hoạt động đào tạo khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà

trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia

dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ,bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền

và lợi ích hợp pháp của các nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và côngnghệ của nhà Trường

- Được Nhà nước giao và cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất,được miễn giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật và giáo dục, thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của phápluật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

3 Cơ cấu tổ chức

a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các hội đồng tư vấn khác

-Phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng

-Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

-Phòng hợp tác quốc tế

-Phòng công tác sinh viên

d) các khoa:

- KhoaTtổ chức xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

-Khoa Văn hóa – thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Đ) Các tổ chức khoa học - công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban quản lý kí túc xá

e) Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

g) Đảng Bộ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

h) Công đoàn Trường Đại học Nội vụ hà Nội

i) Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nộik) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

4 Sơ đồ - phụ lục 1

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp.

Phòng Hành chính Tổng hợp được thành lập theo Quyết định 205/QĐ –ĐHNV ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ HàNội với vị trí và chức năng nhiệm vụ và quyền hạn như sau:

1 Vị trí và chức năng

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về côngtác hành chính, lễ nghỉ, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đuakhen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của trường; điều phối hoạt động củacâc đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

2.1 Thực hiện công tác hành chính

- Đầu mối, gán kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongtrường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt cácquyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toànTrường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường ( Nộiquy cơ quan, quy chế văn hóa công sở, quy chế sử dụng hội trường, phòng họp,nhà khách,…) theo quy định;

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư- lưu trữ theo quy địnhcủa Trường và của Nhà nước;

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thứcvăn bản do Trường ban hành; chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm củasinh viên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;

- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòngtruyền thống của Trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và laođộng hợp đồng của Trường theo ủy nhiệm của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khách tiết của Trường; phối hợp vớicác đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc chọp,hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường, thông báo thành phần, thời gian,địa ddiemr nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường

- Phối hợp với công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việchiếu hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trongTrường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường

- Thực hiện công tác y tế Trường học, mua bảo hiểm y tế, phòng chốngdịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khỏe ban đầu chocông chức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên, trong Trường

- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động

2.2 Công tác thi đua Khen thưởng và công tác pháp chế

- Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;

- Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối vớicông chức, viên chức, người lao động trong Trường;

- Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đè nghị xét phongtạng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của phápluật;

-Thực hiện công tác pháp chế của Trường: tuyên truyền phổ biến giáoduc pháp luật cho công chức, viên chức người lao động trong Trường; kiểm tra,

rà soát,hệ thống hóa văn bản; thẩm định các quy định, quy chế,quy tắc, nội quytrong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật

2.3 Thực hiện công tác thông tin tổng hợp

- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột

xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;

- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban,các cuộc họp khác

-Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;

- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường

2.4 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;

2.5 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

-Phụ trách công tác tổ chức cán bộ; y tế thi đua, khen thưởng;

-phụ trách công tác kế hoạch, thư ký;

-Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng; kýphát hành các văn bản của Trường

-Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phầntham dự của Phòng; thông báo kết luận giao ban;

- Giảng dạy theo quy định;

-Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao;

4.2 Quyền hạn

-Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn, bản giấy tờ có liên quan theo phâncấp của

Hiệu trưởng

-Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng hành chính –Tổng hợp;

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên Trong phòng;

-Thừa ủy nhiệm của Ban Giám hiệu truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các

bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dungchỉ đạo, chỉ thị của Ban Giám hiệu;

4.3 Báo cáo và ủy quyền

-Báo cáo cho ban Giám hiệu về công tác hành chính theo nhiệm vụ được

giao định kỳ tuần, tháng, quí,6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuấthoặc các nhiệm vụ do ban Giám hiệu giao;

-Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho Phó trưởng phòng thực hiện;

4.4 Tiêu chuẩn

4.4.1 Trình độ học vấn chuyên môn

-Tốt nghiệp Thạc sỹ, Tiến sỹ, Quản trị, Hành chánh, Luật trở lên;

-Vị tính văn phòng tương đương B trở lên;

4.4.2 Kỹ năng

-Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

- Kỹ năng lập kế hoạch

-Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

- Kỹ năng giao tiếp tốt

4.4.3 Kinh nghiệm

-Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác Quản trị hành chánh

- Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

4.4.4 Phẩm chất cá nhân

-Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Trung thực dũng cảm nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

5 Bản phân công công việc

* Đối với lãnh đạo phòng

5.1.Ông Hoàng Văn Thanh – Quyền Trưởng phòng

- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng Nhà trường vềcác hoạt động của Phòng hành chính – Tổng hợp.

Trực tiếp phụ tách ca lĩnh vực và công việc sau:

+ Phụ trách công tác tổ chức cán bộ; y tế, thi đua khen thưởng;

+ Phụ trách công tác kế hoạch, thư ký;

+ Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho Hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng; kýphát hành các văn bản của Trường;

+ Họp giao ban và các cuộc họp khác của Nhà trường khi có thành phầntham dự của phòng; thông báo kết luận giao ban;

+ Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phâncấp của Hiệu trưởng;

+ Giảng dạy theo quy định;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu giao

5.2 Bà Dương Thị Dung - Phó Trưởng phòng

- Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc sau:+ Phụ trách công tác cây xanh; vệ sinh môi trường;

+ Phụ trách nhà ăn cán bộ, Nhà ăn sinh viên, phòng khách;

+ Phụ trách công tác hiếu hỉ, lễ tân, khách tiết; tỏ chức cavs ngày lễ, tếttrong năm;

+ Quản lý và điều phối sử dụng, phục vụ: Phòng họp, hội trường, phònghọc, phòng truyền thống, phòng thờ , phòng làm việc của Ban Giám hiệu;

+ Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế: Quy chế văn hóa công sở, nộiquy cơ quan, quy chế sử dụng hội trường phòng họp, nhà khách; theo dõi việcthực hiện giờ giấc làm việc và trong các cuộc họp chung của công chức, viênchức, người lao động trong Nhà trường;

+ Họp giao ban và các cuộc họp khác theo sự phân công của Trưởngphòng;

+ Ký thay Trưởng phòng câc văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được giao;

+ Phối hợp ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy điđường cho các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;

+ Giảng dạy theo quy định;

+ Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng giao;

5.3.Ông Nguyễn Văn Dũng – Phó Trưởng phòng

- Giúp Trưởng phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các công việc sau:+ Phụ trách công tác tổng, hợp báo cáo;

+ Phụ trách công tác văn thư – lưu trữ ;

+ Phụ trách công tác cải cách hành chính của Trường;

Phụ trách công tác thông tin truyền thông, quảng bá hình ảnh của Trường;điện thoại, máy fax, truyền hình cáp, máy photocopy; các biển tên, cờ, biển lớphọc, bảng tin, ma két;

+ Thực hiện công tác kế hoạch; theo dõi kế hoavhj công tác, kết luận giaoban, lịch công tác tuần của Nhà trường và các đơn vị thuộc, trực thuộc Trường;

+ Ký thay Trưởng phòng các văn bản, giấy tờ theo nhiệm vụ được giao;+ Phối hợp tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ký phát hànhcác văn bản của Trường;

+ Phối hợp ký giấy giới thiệu, giấy đi đường và ký xác nhận giấy điđường cho khách từ các cơ quan đến công tác và lưu trú tại Trường;

+ Giảng dạy theo quy định;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng giao

 Đối với viên chức nhân viên

5.4 Bà Nguyễn Thị Thanh – Lưu trữ viên: giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Chịu trách nhiệm chính về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường;

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển

giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường vàchuyển phát qua bưu ddienj các công văn, tài liệu gửi đi; tiếp nhận văn bản, theodõi việc thực hiện nội dung công việc của các đơn vị theo yêu cầu của các Bộ,Ban, Nghành ;

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành;

- Phân loại, lưu trữ văn bản, tài liệu gửi đến và gửi đi theo Quy định của

Nhà nước, của Nhà trường

- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tàiliệu lưu trữ của Trường Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữtheo quy định của Nhà nước;

- Quản lý các con dấu của Trường ( trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chứcđoàn thể); đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tụcban hành chính;

- Cấp giấy đi đường cho công chức viên chức, người lao động đi công tácđược Ban Giám hiệu phê duyệt; cấp giấy giới thiệu cho công chức, viên chức,người lao động, học sinh, sinh viên của Trường;

- Xây dựng cac quy định nhằm quan rlys thống nhất công tác văn thư, lưutrữ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao

5.5 Ông Phạm Thế Cường – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thực hiện công tác đảm bảo thông tin liên lạc,điện thoại, máy fax,

truyền hình cáp;

- Thực hiện theo dõi, kiểm tra: vệ sinh môi trường; cây xanh; vệ sinh

trường, lớp học, phòng làm việc, phòng họp, hội trường, phòng khách, khu nhànội trú, các công trình vệ sinh

- Thực hiện công tác hiếu, hỉ, lễ tân, khách tiết, tổ chức ngày lễ, tết trong

năm của Trường;

- Thực hiện theo dõi việc đóng mở cửa lớp học theo thời khóa biểu;

- Quản lý, cung cấp, cập nhập nội dung thông tin của phòng trên website

của Trường;

- Phối hợp đạt vé máy bay cho công chức, viên chức, người lao động của

Trường theo phê duyệt của Hiệu trưởng;

- Phối hợp tiếp nhận, hướng dẫn khách đến Trường làm việc;

- Thực hiện cac nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao.

5.6.Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa – chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Tổng hợp xây dựng báo cáo định kỳ và và báo cáo đột xuất về thực hiện

các nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Nghành liênquan;

- Theo dõi việc thực hiện gời giấc các cuộc họp giao ban; kiểm tra phòng

họp, chuẩn bị tài liệu, giấy mời…các cuộc họp giao ban tuần, tháng, quý, 6tháng;

Thảo kết luận giao ban và theo dõi thực hiện kết luận giao ban của cácđơn vị;

- Soạn thảo lịch công tác hàng tuần của Trường Sauk hi được Hiệutrưởng phê duyệt, phổ biến đến tận các đơn vị,trang website của Trường và theodõi,đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;

- - Thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kếhoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Trường và các đơn vị trongTrường;

- Thực hiện công tác pháp chế của Trường: tuyên truyền phổ biến giáodục pháp luật cho công chức, viên chức, người lao động trong Trường; kiểm tra,

rà soát,hệ thống hóa văn bản; thẩm định các quy định,quy chế,quy tắc, nội quytrong Trường bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật;

- - Dự trù mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị cho phòng làm việccủa Ban Giám hiệu, của phòng;

- - Đặt vé máy bay cho công chức, viên chức, người lao động của Trườngtheo phê duyệt của Hiệu trưởng;

- - Phối hợp thực hiện kiểm tra,theo dõi việc thực hiện “ Quy chế văn hóacông sở” của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao;

5.7.Ông Nông Trương Ngọc Sơn – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thực hiện kiểm tra,theo dõi việc thực hiện “ Quy chế văn hóa công sở “của các cá nhân và đơn vị thuộc Trường;

- Thực hiện nhiệm vụ in các ấn phẩm văn phòng (logo, card visit của BanGiám hiệu, lịch, banner, tờ rơi, giấy giới thiệu….;

- Thực hiện công tác thuê, theo dõi, kiểm tra máy photocopy công văn, tàiliệu phục vụ cho công tác chung của Nhà trường;

- Phối hợp hực hiện công tác thi đua, khen thưởngđối với công chức, viênchức, người lao động trong Trường; tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủtục hồ sơ đề nghị sét phong tạng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩmquyền theo quy định của pháp luật;

- Phối hợp xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về thực hiệncác nhiệm vụ của Trường trình Ban Giám hiệu và các Bộ, Ban, Nghành liênquan;

-Phối hợp thực hiện theo dõi, đôn đốc việc triển khai các chương trình, kếhoạch công tác và kết quả thực hiện nhệm vụ của Trường và các đơn vị trongTrường;

- Phối hợp thực hiện theo dõi việc đóng, mở cửa lớp học theo thời khóabiểu;

- Phối hợp thực hiện hướng dẫn khách đến Trường theo làm việc;

- Cập nhập, báo cáo kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật mới banhành liên quan đến hoạt động của Trường;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao

5.8 Bà Hoàng Thị Thúy Lan – Chuyên viên: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Ghi số, vào sổ và chuyển các công văn, tài liệu gửi đi các đơn vị trong

Vf Ngoài Trường;

-Phối hợp tiếp nhận vào sổ, chuyển phát các loại thư từ, bưu phẩm, bưukiện gửi đén Ban Giám hiệu và các đơn vị trong Trường;

- Tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;

- Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơnvị,cá nhân trong Trường;

- Phối hợp thực hiện công tác photocopy công văn, tài liệu phục vụ chocông tác chung của Nhà trường

- Quản lý, lưu trữ, chỉnh ký các loại văn bản của phòng theo quy định;

- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính chấm công, soạn thảo văn bản, ghibiên bản các cuộc họp của Trường;

- Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khách tiết; tổ chức các ngày lễ, tếttrong năm của Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao

5.9 Bà Phạm Thị Duyên – y sĩ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thường trực y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; kịp thời thămkhám và sơ cứu cho các trường hợp công chức, viên chức, người lao động,người học bị bệnh;

- Lập kế hoạch, tổ chức khám sức khỏe cho công chức, viên chức, ngườilao động, sinh viên, học sinh trong toàn Trường;

- Xây dựng và thực hiện đầy đủ các quy chế, tiêu chuẩn vệ sinh trườnghọc do Bộ y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành trong Nhà trường;

- Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, cây xanh, vệ sinhTrường,lớp học, phòng làm việc, phòng họp, hội trường, phòng khách, khu nhànội trú , các công trình vệ sinh ;

- Thực hiện báo báo định kỳ thường xuyên về công tác y tế, vệ sinh môitrường;

- Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng nhưphòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh cịch nguy hiểm như cúm A(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp tới công chức, viên chức, người laođộng, người học toàn trường;

- Tuyên truyền, giáo dục các em học sinh, sinh viên về công tác bảo vệnguồn nước sạch và cong tác vệ sinh môi trường học tập lành mạnh, xanh – sạch– đẹp –an toàn; tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòng chống tệnạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;

- Lập kế hoạch, tổ chức phun muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côntrùng gây bệnh;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao;

5.10 Bà Đặng Thị Lý - Y Sỹ: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thường trực phòng tế tại cơ sở của Trường tại Đông Ngạc (Cơ sở) cơ sởtrng và ngoài giờ hành chính theo lịch học; kịp thời thăm khám và sơ cứu chocác trường hợp viên chức, người lao động, người học bị bệnh tại Cơ sở;

- Phối hợp tổ chức khám sức khỏe cho công chức, viên chức, người laođộng, sinh viên, học sinh toàn trường;

- Xây dựng tủ thuốc, trang thiết bị vật tư để phục vụ tốt cho việc khámchữa bệnh tại Cơ sở;

- Theo dõi, kiểm tra VSATTP, vệ sinh môi trường, và cây xanh; vệ sinhTrường lớp học, phòng làm việc, phòng họp, khu Nhà Nội trú các công trình vệsinh tại cơ sở;

- Phối hợp thực hiện báo cáo định kỳ, thường xuyên về công tác y tế, vệsinh môi trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao;

5.11 Bà Nguyễn Thị Tý – Y Sỹ hợp đồng: Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thường trực phòng y tế trong và ngoài giờ hành chính theo lịch; kịpthời thăm khám và sơ cứu cho các trường hợp công chức, viên chức, người laođộng, người học bị bệnh;

- Phối hợp tổ chức khám sức khỏe cho công chức, viên chức, người laođộng, học sinh, sinh viên trong toàn trường;

- Tuyên truyền công tác phòng chống các bệnh học đường cũng nhưphòng chống một số bệnh truyền nhiễm, bệnh dịch nguy hiểm như cúm A(H1N1), sốt xuất huyết, tiêu chảy cấp, …tới công chức, viên chức, người laođộng, người học toàn trường;

- Tuyên truyền các em học sinh, sinh viên về công tác bảo vệ nguồn nướcsạch và công tác vệ sinh môi trường , xây dựng môi trường học tập lành mạnh,xanh- sạch- đẹp- an toàn; tuyên truyền giáo dục phòng chống AIDS và phòngchống tệ nạn xã hội một cách đa dạng thiết thực và có hiệu quả;

- Phối hợp tổ chức muỗi định kỳ hàng năm nhằm diệt trừ côn trùng gâybệnh;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao;

5.12 Bà Hà Thị Tuyết Mai – Cán sự: Giúp lãnh đạo hòng thực hiện

và chịu trách nhiệm về các hoạt động sau:

- Thưc hiện công tác lễ tân; chuẩn bị phòng họp; hội trường trong cáccuộc họp của trường;

- Thực hiện theo dõi, bảo đảm cơ sở vật chất, vệ sinh tại phòng họp, hộitrường;

- Phối hợp quản lý, bảo quản và kiểm kê tài sản, đồ dung tại nhàkhách,các phòng họp, hội trường và phòng truyền thống; phối hợp dự trù kinhphí mua sắm, sửa chữa các vật dụng thuộc phòng họp, nhà khách , hội trường;

- Phối hợp thực hiện công tác hiếu hỉ, khách tiết; tổ chức các ngày lễ, tếttrong năm của trường;

- Lập sổ theo dõi, tiếp nhận hướng dẫn khách đến trường làm việc;

- Phối hợp thực hiện theo dõi, kiểm tra: vệ sinh môi trường cây xanh, vệsinh trường lớp học, phòng họp, hội trường, phòng khách, khu nhà nội trú, cáccông trình vệ sinh công tác thông tin liên lạc, truyền hình cáp; biển tên, cờ,biển lớp, bảng maket trong toàn trường ;

- Phooia hợp thực hiện theo dõi vệ sinh môi trường, cây xanh, vệ sinhtrường lớp học…

5.13 Bà Nguyễn Thị Vượng – Nhân viên:

Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chịu trách nhiệm về các hoạt dộng sau:

- Vệ sinh, chuẩn bị nước uống tại phòng làm việc của Ban Giám hiệuhàng ngày;

- Thực hiện công tác lễ tân các phòng họp, hội trường của Nhà trường;

- Tổ chức quản lý hoạt động, vệ sinh phòng thờ tại tầng 7 nhà A;

- Quản lý bảo quản, và kiểm kê tài sản, đồ dung tại nhà khách, các phònghọp, hội trường và phòng truyền thống; dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa cácvật dụng thuộc nhà khách, phòng họp, hội trường;

- Quản lý, bảo quản và cấp trang phục cử nhân theo kế hoạch của Nhàtrường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao

5.14 Bà Đỗ Thị Thúy Hạnh – Nhân viên:

Giúp lãnh đạo phòng thực hiện và chiujbtrachs nhiệm về các hoạt động sau:

- Quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài sản, đồ dung tại nhà ăn;

- Dự trù kinh phí mua sắm, sửa chữa các vật dụng thuộc nhà ăn;

- Phục vụ cơm hàng ngày cho công chức, viên chức, người lao động củanhà trường và khahs theo đúng quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm;

- Làm các thủ tục công nhận đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm của Nhàăn;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng hành chính- tổng hợp (phụ lục 2)

III.Khảo sát tình hình tổ chức, quản ly, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1.Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, ví dụ tình huống cụ thể;

Phòng Hành chính-tổng hợp có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng về

kế hoạch tổng hợp và công tác hành chính của nhà Trường theo quy định

- Tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phốichương trình của Ban Giám hiệu, các phòng ban thuộc trường theo chươngtrình;

- Kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu quản lý thựchiện

- Tham mưu giúp Ban Giám hiệu công tác điều hành các hoạt động củaTrường; điều hóa phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị;

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng chương trình trình công táccủa Trường trình Ban Giám hiệu ban hành ; Giúp Ban Giám hiệu theo dõi đônđốc việc thực hiện chương trình công tác của Trường;

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo đinh kỳ về côngtác, chỉ đạo, tham gia xây dựng, góp ý vào các đề án, văn bản theo phân côngcủa Nhà Trường;

- Giúp Ban Giám hiệu thực hiện thực hiện chế độ thông tin báo cáo vàcác nhệm vụ khác;

1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiện vụ của một cơquan phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất địn;

Công việc đó do Văn phòng thực hiện trình tự xây dựng chương trình, kếhoạch công tác được thực hiện theo các bước;

- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giảiquyết của Nhà trường

- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin Thu nhậnđược, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của trường

- Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ýkiến đóng góp

- Sauk hi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh dựthảo lần cuối và trình Ban Giám hiệu phê duyệt, ban hành

- Sơ đồ Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội (xem phụ lục 3)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một Hội nghị (hoạc Hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Công tác tổ chức một Hội nghị đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị có liênquan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người

dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị Mục đích nhằm tổ chức thực hiện chươngtrình công tác hoạc tổng kết đánh giá những kết quả của việc thực hiện một côngviệc, mộ nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của

cơ quan

- Chuẩn bị Hội nghị:

Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức Hội nghị Căn cứ vào

kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp Ban Giám hiệu theo dõi đôn đốc cácđơn vị chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian

Trong hội nghị thường có các Vưn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dựthảo văn bản quy phạm pháp luậ, tài liệu tham khảo…Văn phòng đè xuất vớilãnh đạo phân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó

Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với Ban Giám hiệu vềchương trình lam việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu giấy

tờ tài liệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính,báo cáo tham luận, giấy mời và các văn bản khác (nếu có)

Thuộc trách nhiệm của mình,Văn phòng phải chuẩn bị đàu đủ, tốt nhất cơ

sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công

- Trong quá trình hội nghị làm việc:

Lãnh đạo văn phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị đang cai hội nghị tổchức đón tiếp đại biểu.Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hộinghị để phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tácthường trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghịlàm việc

Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị.Tổnghợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị

- Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của Trường Đại học nội vụ(phụ lục 4)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Trường

Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnhđạo Trường bao gồm các công việc dưới đây:

- Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác :

+ Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải phải lập kế hoạch chuyến đi,phải xác định rõ mục đích, nội dung công việc, thời gian địa đến, thành phần,phương tiện giao thông và kinh phí

- Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi :

+ Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được Thủ trưởng giao văn phòngthông báo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởngđoàn và các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ cơ quan

- Trong việc chuẩn bị nội dung công tác:

+ Nội dung công tác căn cứ vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo

sẽ phân công đơn vi chuẩn bị Biết sự phân công của lãnh đạo,văn phòng đônđốc các đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung và đúng tiếnđộ.Tổ chức đánh máy, nhân bản văn bản phục vụ chuyến đi công tác

- Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí:

+ Chuẩn bị phương tiện giao thông và kinh phí phù hợp với nội dung vàtính chất của chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm

- Chuẩn bị những nọi dung khác có liên quan :

Trong trường hợp lãnh đạo Trường đi công tác dài ngày thì văn phòngphải tổ chcuws tốt các việc sau:

- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc nhắc nhở các đơn

vị chuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo

- Nếu lạnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vịbiết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Sauk hi lãnh đạo đi công tác về, văn phòng báo cáo tóm tắt công táccủa cơ quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.

- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việccông phát sinh vào chương trình công tác của cơ quan

Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạọ (xem phụ lục 5)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thưc nhà nước về văn hóa công sở của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Văn hóa công sở giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, là mộtloại hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệtương tác của mình với người khác

Văn hóa công sở: Trước hết cần tìm hiểu công sở là gì?

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiếnhành một công việc chuyên nghành của nhà nước, công sở là một tổ chức thựchiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nới soạn thảo văn bản

để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhànước, nới phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Do

đó công sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhànước

Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sang tạo và giá trị của nhân dân mộtnước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựngnước và giữ nước Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dântộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tụctập quán…

Từ đó có thể hiểu văn hóa: Văn hóa tổ chức là hệ thống những giá trịniềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các

cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiếtkhông bị chất vấn về truyền thống và cách thức làm việc của tổ chức mà mọingười trong dó đều tuân theo khi làm việc.Văn hóa tổ chức công sở là một trong

quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhânviên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở.

Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có

kỷ cương và dân chủ, nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản cũng như các thành viêncủa cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của ơ quan mình.Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỷ luật của cơ quan, phỉa chú ý đến danh dựcủa cơ quan trong cư sử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyêntắc chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện quy chế văn hóa công sởtheo quyết điịnh số 129/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Ban hành quy chếvăn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

Ưu điểm: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện đúng theo Quy chế

văn hóa công sở của Thủ tướng Chính phủ ban hành như về trang phục, đeo thẻlàm việc, giao tiếp ứng xử, bài trí công sở…

Thực hiện quy chế văn hóa công sở đã trở thành tieu trí trong nội dung thiđua của mỗi tập thể và cá nhân cán bộ, công chức, viên chức trong Trường trongthời gian qua;

Về trang phục: Trường đã thực hiện tốt, đảm bảo sự gọn gàng, lịch sự, cácngày Lễ cán bộ công chức, viên chức mặc lễ phục theo đúng quy điịnh;

Việc đeo thẻ của cán bộ công chức, viên chức đã dần đi vào nề nếp, đeothẻ khi thực hiện nhiệm vụ;

Giao tiếp và ứng xử của cán bộ công chức, viên chức khi thi hành công vụgần đây được Trường quan tâm hơn và trở thành một trong những nội dug tiêuchuẩn rất quan trọng trong rèn luyện của người cán bộ, công chức, viên chứchiện nay, đại bộ phận cán bộ công chức, viên chức có giao tiếp, ứng xử, vớinhân dân khi giao dịch hành chính, với học sinh, sinh viên,với đồng nghiệp khitrao đổi, hợp tác làm việc, văn hóa giao tiếp khi sửa dụng điện thoại có chuyểnbiến tích cực;

Việc treo Quốc huy Quốc kỳ được thực hiện theo đúng quy định;

Việc bài trí khuôn viên công sở như gắn biển tên Trường, biển tên phòng,khoa, trung tâm,làm việc; biển tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức tạiphòng làm việc của từng cá nhân, đơn vị thuộc Trường được bài trí khá gọngàng, hợp lý Nơi để phương tiện giao thông của Trường được quy định cụ thể

và có biển chỉ dẫn cho khách đến liên hệ công tác; Trường có chỗ để x echo cán

bộ công chức, viên chức, học sinh, sinh viên, có bảo vệ trông coi đảm bảo antoàn khi đến liên hệ công tác tại Trường

Nhược điểm:

Còn một số ít cán bộ, công chức còn chưa thực hiện đúng quy chế như:vẫn còn tình trạng hút thuốc, trong phòng làm việc không đeo thẻ, hay vẫn còntình trạng nấu ăn trong phòng làm việc.Đây là những việc làm cần phải quántriệt để đảm bảo văn hóa công sở trong cơ quan

1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng hoặc phòng hành chính Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (ưu điểm, nhược điểm)

Trong hoạt động quản lý Nhà Nước, công tác văn thư đống vai trò quantrọng Có thể coi công tác văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý NhàNước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, có

ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, báocáo liên hệ, giữa các cơ quan, các nghành, các cấp, nói tóm lại văn thư là hoạtđộng đảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớn trongcông tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong Trườngtạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng

Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tậptrung Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)

hiện chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơquan Nhân viên văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bàibản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầucủa Văn thư hiện đại Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngaytại tầng 1 dãy nhà A.

 Ưu điểm:

Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vàotầng 1, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cậnthông in với mọi người

Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiệnđại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tàiliệu…nhằm đắp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác Văn thư chính xác, nhanhchóng, an toàn, bí mật, hiện đại

 Nhược điểm:

Tuy nhiên việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnhhưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làmviệc;

2.2 Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Trưởng phòng Hành chính -Tổng hợp là người trực tiếp giúp lãnh đạo cơquan thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tô chức mình và trựctiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn

vị trực thuộc Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thưc hiện đúng với các quy định củaNhà nước và Pháp luật về công tác văn thư Công tác văn thư của Trường cũng

có nhiều đổi mới, áp dụng công nghệ thông tin trong công tác này, hàng năm cácCán bộ văn thư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nhằmnâng cao tay nghề

Lãnh đại văn phòng luôn quan tâm tới công tác văn thư của cơ quan bởi lẽ

nó có vai trò rất quan trọng trong hoạt động cua Trường Lãnh đạo văn phòng

chỉ đạo thực hiện tốt các yêu cầu về công tác văn thư trong cơ quan vì vậy màcông tác văn thư của Trường đã cung cấp đầy đủ thông tin, đóng góp phần nângcao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp lãnh đạo các cơ quanchỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệquan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; góp phần giữ bí mật của cơ quan, tạođiều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động củacác cơ quan, làm nguôn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành.

Vì vậy bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộplưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiếnhành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảoquản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài

về sau

Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước

về công tác văn thư như:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trongcông tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, viên chứcvăn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư;

- Trưởng phòng hành chính phải trực tiếp làm các công việc như:

Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối các đơn vị, cá nhân và báo cáovới lãnh đạo các cơ quan những công việc quan trọng

Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hộimột số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếpban hành.

Xem xét về thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

Tổ chức đánh máy nhân sao văn bản đi;

Trong những đều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, giaotrách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

Trưởng phòng hành chính có thể giao cho cấp phó hoạc cấp dưới củamình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

 Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội Vụ vìvậy mọi văn bản giấy tờ đều phải thống nhất theo “thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và

Kỹ thuật trình bày văn bản”.Ngoài ra Trường còn áp dụng những văn bảncủa Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội…Vì vậyTrường không ban hành quy định riêng của cơ quan về soạn thảo và ban hànhvăn bản

 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan( các bước)

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý, chấtlượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của cơ quan quản lý;

Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỷ cẩnthận khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung cũngnhư về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản Một số công văn thông thường như:công văn trao đổi, Quyết định, Biên bản, Giấy đi đường…đã được nhà trườngthông báo số 117/TB-CĐNV ngày 01/6/2006 Còn đối với một số văn bản quantrọng như tờ trình, đề án báo cáo công tác năm, quy trình xây dựng văn bảnđược tiến hành theo các bước cơ bản như sau:

Bước 1) Chuẩn bị:

- Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành

và trình lãnh đạo Sau đó thu thập xử lý thông tin có liên quan đến vấn đề đangcần giải quyết bao gồm cả thông tin pháp lý và thông tin thực tế

Bước 2) Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cương

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viếtbản dự thảo Sauk hi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến các đơn vị liênquan để đảm bảo chất lượng của bản thảo

Bước 3) Duyệt bản thảo

Sauk hi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt bản thảo

- Trình lãnh đao phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùngcủa một nội dung bản thảo

- Trình Trưởng phòng xem xét về thể thức và nội dung của văn bản sau

đó Trưởng phòng ký tắt vào vị trí sau phần lưu văn thư.Nếu bản thảo được đồng

ý của Hiệu trưởng ký tắt vào góc bên phải của bản thảo nếu không đồng ý thìcán bộ chuyên môn phải thảo lại

Bươc 4) Nhân bản văn bản:

Văn bản dự thảo khi dã được lãnh đạo cơ quan duyệt thì đem nhân bản đểchuan bị ban hành, có nhiều hình thức nhân bản đánh máy in photocopy…Trongtrường hợp văn bản cần nhân bản với số lượng lớn thì có thể photocopy;

Bước 5) Hoàn thiện văn bản để ban hành

Sau khi văn bản đã được hoàn thành nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặcđánh máy, cần kịp thời sửa chữa Tiếp đó, làm các thủ tục để hoàn thiện văn bản

về mặt thể thức như trình ký,xin chữ ký phát hành , xin số cho văn bản, đóngdấu văn bản, đăng ký vào sổ văn bản đi, chuyển giao văn bản

Có thể nói với quy trình soạn thảo văn bản chặt chẽ và thống nhất nhưtrên cùng sự nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ công tác soạn thảo văn bản

của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các văn bản trong hoạt động quản lý củaTrường tương đối đúng thể thức và đúng quy trình;

 Thẩm quyền ban hành văn bản

Văn bản của Trường ban hành nói chung đúng thẩm quyền,các đơn vị tổchức ban hành văn bản đảm bảo đúng thẩm quyền trước khi trình thủ trưởng cơquan

 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:

- Đối với văn bản đi:

Nhận xét ưu nhược điểm:

- Ưu điểm: Giúp cho cán bộ văn thư thực hiên chính xác các khâu nghiệp

vụ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi một cách nhanh chóng chính xác,kịp thời, quản lý chặt chẽ thống nhất các văn bản tđược ban hành

- Nhược điểm: Văn bản chưa được sắp xếp khoa học hợp lý

 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Trường

Văn bản đến là tata cả các văn bản từ cơ quan khác gửi tới cơ quan mìnhbằng con đường trực tiếp, qua bưu điện hoặc do cá nhân mang từ hội nghị về tất

+ Kiểm tra phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:

Sauk hi nhận văn bản đến cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng tìnhtrạng bì, nơi nhận dấu niêm phong (nếu có) sau đó tiến hành phân loại, văn bản

có 2 loại: loại thứ nhất là văn bản; loại thứ 2 là thư riêng, sách báo tài liệu, loạinày gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên quan (không được bóc bì

và đóng dấu đến)

Đối với văn bản do cơ quan cá nhân gửi đến chung cho cơ quan thì tiếnhành bóc bì làm thủ tục đăng ký và đóng dấu đến chuyển lãnh đạo giải quyết.

 Nhận xét ưu nhược điểm

- Ưu điểm: Lập hồ sơ giúp cho việc tra cứu nhanh chóng, làm căn cứchính xác để giải quyết công việc kịp thời hiệu quả

Lập hồ sơ sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư tránhđược tình trạng nộp lưu; tài liệu bó gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưutrữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ phục vụ tốt cho việc khai thác và sử dụngtài liệu nghiên cứu