Báo cáo thực tập thư ký tại HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦAHĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 2 1. Giới thiệu chung về Ủy ban Quận tây Hồ 2 1.1. Vị trí địa lý, dân số, diện tích. 2 1.2. Thành tựu về mặt kinh tế, xã hội và mục tiêu phát triển 4 1.2.1 Thành tựu đạt được 4 1.2.2 Mục tiêu phát triển giai đoạn 2011 – 2016 5 2. Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ. 6 2.1. Chức năng 6 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận. 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng thường trực UBND quận Tây Hồ. 7 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 7 1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 9 1.3 Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp. 9 1.4 Quy trình tuyển dụng nhân sự. 13 1.5 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận và của các đơn vị khác. 20 1.6. Sơ đồ công tác tổ chức một hội nghị, cuộc họp của cơ quan. 21 1.7. Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của văn phòng. 21 2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư. 21 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 21 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 22 2.2.1. Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND quận Tây Hồ. 23 2.2.2. Nhận xét những ưu, nhược điểm về: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản. 24 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND quận Tây Hồ. 30 2.3.1. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 31 2.3.2.Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 34 PHẦN IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN 38 I. Giới thiệu về hoạt động nghiệp vụ được thực tập tại cơ quan. 38 1. Mô tả vị trí thực tập. 38 2. Công việc được làm và tham gia. 38 II. Nghiệp vụ thư ký tại cơ quan. 38 1. Giới thiệu về ngành thư ký tại UBND quận. 38 2. Hoạt động tiếp khách, đãi khách. 39 2.1. Tiếp khách 39 2.2. Đãi khách. 42 3. Công tác tổ chức hội nghị tại UBND quận Tây Hồ. 43 4. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND quận Tây Hồ. 45 5. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký. 46 Phần IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 48 I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 48 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 48

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 2

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 2

1 Giới thiệu chung về Ủy ban Quận tây Hồ 2

1.1 Vị trí địa lý, dân số, diện tích 2

1.2 Thành tựu về mặt kinh tế, xã hội và mục tiêu phát triển 4

1.2.1 Thành tựu đạt được 4

1.2.2 Mục tiêu phát triển giai đoạn 2011 – 2016 5

2 Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ 6

2.1 Chức năng 6

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND quận 7

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ 7

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng thường trực UBND quận Tây Hồ 7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 7

1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 9

1.3 Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp 9

1.4 Quy trình tuyển dụng nhân sự 13

1.5 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận và của các đơn vị khác 20

1.6 Sơ đồ công tác tổ chức một hội nghị, cuộc họp của cơ quan 21

1.7 Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của văn phòng 21

2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư 21

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ 21

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 22

2.2.1 Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND quận Tây Hồ 23

2.2.2 Nhận xét những ưu, nhược điểm về: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản 24

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND quận Tây Hồ 30

2.3.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 31

2.3.2.Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 34

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI CƠ QUAN 38

I Giới thiệu về hoạt động nghiệp vụ được thực tập tại cơ quan 38

1 Mô tả vị trí thực tập 38

2 Công việc được làm và tham gia 38

II Nghiệp vụ thư ký tại cơ quan 38

1 Giới thiệu về ngành thư ký tại UBND quận 38

2 Hoạt động tiếp khách, đãi khách 39

2.1 Tiếp khách 39

2.2 Đãi khách 42

3 Công tác tổ chức hội nghị tại UBND quận Tây Hồ 43

4 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại UBND quận Tây Hồ 45

5 Kỹ năng giao tiếp của người thư ký 46

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 48

I Nhận xét, đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan 48

II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 48

LỜI MỞ ĐẦU

Người xưa có câu “Học đi đôi với hành” điều này có nghĩa là học lý thuyết phảigắn liền với thực tế Học lý thuyết là quan trọng và cơ bản nhưng những lý thuyết đóvận dụng vào thực tế cuộc sống lại càng quan trọng hơn Vì thế, thực tập ngành nghề

có một vai trò rất quan trọng trong quá trình học tập của mỗi sinh viên

Nhận thấy được ý nghĩa của đợt thực tập cuối khóa, Khoa Quản trị văn phòng –Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức thực tập ngành nghề cho sinh viên cuối khóatrước khi ra trường

Được sự đồng ý của Khoa, Trường và Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây

Hồ, tôi đã thực tập từ ngày 29/2/2016 đến ngày 29/4/2016 Trong thời gian thực tập thìtại Văn phòng HĐND & UBND đã tạo cho tôi nhiều cơ hội để áp dụng những kiếnthức đã học cũng như nâng cao kiến thức thực tế

Dựa trên những yêu cầu của Trường, Khoa đề ra cùng sự chỉ dẫn của các thầy,

cô giảng viên trong Khoa và các tài liệu cũng như trải nghiệm thực tế, tôi đã tổng kếtlại thành báo cáo này

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giảng viên trong Khoa và các cô,chú, anh, chị tại Văn phòng HĐND & UBND Quận đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoànthành tốt đợt thực tập, cũng như bài báo cáo thực tập ngành nghề này

Trong thời gian thực tập, tôi đã rất cố gắng tìm hiểu và thu thập thông tin, tàiliệu nhưng do sự giới hạn về thời gian và sự hiểu biết về lý luận thực tiễn còn hạn chếnên không thể tránh khỏi những thiếu xót,, vì thế tôi rất mong nhận được sự đóng góp

ý kiến của các thầy, cô giảng viên trong Khoa và các bạn

Tôi xin chân thành cảm ơn

Tây Hồ, ngày 05 tháng 05 năm 2016

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.

1 Giới thiệu chung về Ủy ban Quận tây Hồ

1.1.Vị trí địa lý, dân số, diện tích.

Quận Tây hồ là một Quận nằm ở phía Tây Bắc của thủ đô Hà Nội, có vị trí địa

lý tương đối thuận lợi; phía Bắc giáp huyện Đông Anh, phía nam giáp quận Ba Đình,phía Đông giáp quận Long Biện, phía tây giáp quận Từ Liêm và Cầu Giấy Quận cóđịa hình tương đối bằng phẳng, có chiều thấp dần từ Bắc xuống Nam

Quận Tây Hồ có diện tích tự nhiên là 24,1 ha và có trên 110.000 người cư trútrên địa bàn 08 phường.Dân số của quận là 145,7 nghìn người ( tính đến năm 2012).Nằm trong địa giới quận là Hồ Tây – một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cảnước Quận được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hóa, là vùngbảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Hà Nội

UBND Quận là một đơn vị hành chính được thành lập theo Nghị định số69/NĐ-CP ngày 28/10/1995 của Chính phủ và UBND Thành phố Hà Nọi giao nhiệm

vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ ngày 01/01/1996

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 09 năm 1992

Xét đề nghị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Bộ trưởng,Trưởng ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ

NGHỊ ĐỊNH Điều 1 Nay thành lập quận Tây Hồ và các phường thuộc quận Tây Hồ thuộc

thành phố Hà Nội như sau:

1.Thành lập quận Tây Hồ trên cơ sở các phường: Bưở, Thụy Khuê, Yên Phụcủa quận Ba Đình và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượngcủa huyện Từ Liêm

2.Thành lập các phường: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượngthuộc quận Tây Hồ trên cở sở các xã Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân LA, PhúThượng cũ

Điều 2 Nghị định này có hiệu lực từ ngày ký Các quy định trước đây trái với

Nghị định này đều bị bãi bỏ

Điều 3 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội và Bộ trưởng, Trưởng

ban ban tổ chức – cán bộ Chính phủ chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này

TM CHÍNH PHỦ Thủ Tướng

Võ Văn Kiệt

(Đã ký)

1.2.Thành tựu về mặt kinh tế, xã hội và mục tiêu phát triển

1.2.1 Thành tựu đạt được

Sau 20 năm xây dựng và trưởng thành, quận Tây Hồ đã ngày một lớn mạnh.Trong 5 năm 2001-2005 kinh tế trên địa bàn quận đạt tốc độ phát triển khá cao giá trịsản xuất tăng bình quân 14,8 %, trong đó: Kinh tế Nhà nước tăng 13,4 %/năm, kinh tế

có vốn đầu tư nước ngoài tăng18,7% /năm, kinh tế ngoài quốc doanh tăng16,9%/nămvượt chỉ tiêu Nghị quyết đại hội II đề ra

Cơ cấu giá trị sản xuất các ngành kinh tế phát triển theo đúng định hướng: Dịch

vụ - du kịch- công nghiệp – nông nghiệp Tỷ trọng giá trị sản xuất của các ngành: dịch

vụ 51,8 %, Công nghiệp 43,2 %, công nghiệp 5%

Trải qua 20 năm, từ địa bàn ven đô, mang nhiều dáng dấp làng xã khi mới thànhlập, quận Tây Hồ đã phát triển mạnh mẽ về hạ tầng đô thị, tạo nên bộ mặt đô thị nagfycàng khang trang, hiện đại Đến nay, đã có 4,232 doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn,tăng 100 lần so với khi thành lập Thu ngân sách quận 2015 đạt 1.039 tỷ đồng, tăng 81lần so với thu ngân sách năm 1996

Cùng với những thành tựu về phát triển kinh tế, đô thị, sự nghiệp văn hóa – xãhội của quận cũng đã đạt được những thành tựu quan trọng và là nơi khởi xướng nhiềucách làm, mô hình sáng tạo, tiên phong của Thành phố như: Phong trào “Toàn dânđoàn kết xây dựng đời sống văn hóa”, mô hình “Phường văn hóa”, với 02 phườngQuảng An, Nhật Tân đã được công nhận từ năm 1998 quận đã hoàn thành quy hoạchmạng lưới trường học, làm cơ sở cho việc đầu rư xây dựng trường học đật chuẩn quốcgia Đến nay, 19/ trường công lập của quận đạt chuẩn quốc gia, đạt tỷ lệ 79% là mộttrong những đơn vị dẫn đầu thành phố Các cấp ủy, chính quyền luôn quan tâm bảođảm an sinh xã hội, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân trên địa bàn

Công tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị trong 20 năm qua đượcquận quan tâm chăm lo, thực hiện tốt Tròn đó, công tác cây dựng, chỉnh đốn Đảngđược quận ủy thường xuyên lãnh đạo thực hiện nghiêm túc, chủ động, sáng tạo, phùhợp với từng giai đoạn, nhất là đối với công tác cán bộ - khâu then chốt của công tácxây dựng Đảng

Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồthuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm Như vậy, trong tương lai, Tây Hồ

sẽ là khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội Với vụ trí đó, Tây Hồ có điều kiện đặc

biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực

và khao học – công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triền kinh tế - xã hội của quận nóiriêng và Hà Nội nói chung

1.2.2 Mục tiêu phát triển giai đoạn 2011 – 2016

a) Mục tiêu

“Tiếp tục phát triển kinh tế theo cơ cấu Dịch vụ - Công nghiệp – Nông nghiệp;quản lý, giữ gìn cảnh quan, nâng cao chất lượng môi trường, khai thác có hiệu quả Hồtây và các vùng phụ cận, từng bước xây dựng đồng bộ, hiện đại hạ tầng đô thị, bảođảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện tốt nhiệm vụ quân sự, quốcphòng địa phương; xây dựng hệ thống chính trị trong sạch, vững mạnh; nâng cao đờisống vật chất và tinh thần của nhân dân; xây dựng quận Tây Hồ trở thành trung tâmdịch vụ - du lịch văn háo của Thủ đô”

b) Chỉ tiêu phấn đấu

* Kinh tế

- Tốc độ tăng giá trị sản xuất các ngành kinh tế do quận quản lý nình quân tănghàng năm: 16%

- Tốc độ tăng giá trị sản xuất ngành dịch vụ bình quân hàng năm: 18 – 20%

- Giá trị thương mại, dịch vụ, du lịch chiếm tỷ trọng trên 80%

- Giá tị sản phẩm trồng trọt trên 1ha đất canh tác theo giá thực tế bình quân đạttrên 170 triệu đồng/năm

* Về văn hóa – xã hội:

- Phấn đấu đến năm 2015, toàn quận có 20 trường đạt chuẩn quốc gia

- Tham gia và giải quyết việc làm bình quân hàng năm trên 5.000 lao động

- Phấn đấu hàng năm giảm 50 hộ nghèo

- Tiếp tục nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của các tổ chức cơ sởĐảng

- Hàng năm tổ chức cơ sở Đảng đạt: “ Trong sạch, vững mạnh: trên 75%

- Hàng năm đảng viên đủ tư cách, hoàn thành tốt nhiệm vụ trên 80%

- Hàng năm kết nạp: trên 80 Đảng viên mới

2 Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ.

2.1.Chức năng

UBND Quận Tây Hồ với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước, dưới sự lãnhđạo của Đảng, UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Hiến pháp, Lệnh, Pháp lẹnh, Nghịquyết của cơ quan Nhà nước cấp trên và của Hội đồng nhân quận trên tất cả các lĩnhvực có chức năng cụ thể sau:

Phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiêp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, y

tế, dịch vụ

Về thu chi ngân sách của địa phương

Về tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật

Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội

Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công dân,bảo về các quyền tự do dân chủ của nhân dân

Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại

Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận

Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thựchiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước

Kết luận những khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cá bộ chủ chốt do UBNDquận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại, tố cáo

Kiểm điểm, đánh giá công tác, chỉ đọa điều hành của tập thể và mỗi cá nhân,thành viên UBND quận hàng năm.

Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền củaUBND quận

2.3.Cơ cấu tổ chức của UBND quận.

Bộ máy của UBND quận hoạt động theo Quyết đinh số 07/2011/QĐ-UBNDngày 05/7/2011 của UBND quận Tây Hồ về việc ban hành quy chế làm việc củaUBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016

UBND quận Tây Hồ tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tậpthể, đi đôi với phát huy trách nhiệm của từng thành viên, thảo luận tập thể và quyếtđịnh theo đa số UBND phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xãhội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu tiêu cực khác trong cơquan Cán bộ, công nhân viên chức trong bộ máy chủ động sáng tạo trong thực hiệnnhiệm vụ, quyền hạn của mình Xây dựng và phát triển quận về nhiều mặt nhằm phục

vụ lợi ích của nhân dân

Đứng đầu UBND quận Tây Hồ là Chủ tịch ủy bân nhân dân quận, là người phụtrách chung, lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận

Giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủ tịch phụ trách lịnh vực: Kinh tế - Vănhóa xã hội – Đất đai, trật tự xây dựng Các Phó chủ tịch UBND quận phân công, chỉđạo công tác hoạt động trong lĩnh vực phụ trách, chỉ đạo điều hành hoạt động một sốphòng ban thuộc lĩnh vực quản lý

Ủy ban nhân dân Quận gồm có 12 phòng, ban chuyên môn, các tổ chức chínhtrị xã hội và các đoàn thể, các trung tâm trực thuộc và các đơn vị hiệp quản

*Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động cua Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ

 Chức năng tham mưu tổng hợp:

Nghiên cứu, đề xuất tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc cóhiệu quả Chủ tịch UBND là người chỉ đạo chung trong mọi lĩnh vực Song chủ tịchkhông thể nắm chắc những đặc trưng, tính chất công việc và các hoạt động một cáchthường xuyên Vì vậy, bộ phận tham mưu tổng hợp thuộc Văn phòng giúp đỡ sự lãnhđạo, giải quyết công việc của Chủ tịch, Phó chủ tích

Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện thông qua việc xây dựng chương trìnhlàm việc cho UBND, chuẩn bị báo cáo về hoạt động của UBND, theo dõi đôn đốc cácphòng, ban chuyên môn trong việc xây dựng các đề án

Tham gia ý kiến về nội dung và hình thức văn bản trong quá trình soạn thảo, tổchức thống nhất về việc ban hành văn bản và tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữcủa UBND quận

Xây dựng chương trình làm việc, công tác tuần, tháng, năm của Thường trựcHĐND & UBND quận, chương trình các kỳ họp của HĐND & UBND quận Phối hợpvới các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND quận Tổ chứcphục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HDDNF Thành phố,HĐND quận

Thu thập và xử lý thông tin,phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBNDphường chuẩn bị báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quậntheo quy định của Pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuấttheo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND & UBND quận

Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiên các văn bản, ý

kiến chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, ủy ban nhân dân các phường.

Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên địa bàn và tổ chức thựchiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng chính phủ về việcban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quanhành chính Nhà nước tại địa phương

Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nịa, tố cáo của

tổ chức, công dân… Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của

HĐND & UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ văn bản…

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND & UBND quận giao

1.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

Văn phòng HĐND & UBND Quận có Chánh văn phòng và không quá 03 Phóchánh văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định củapháp luật làm việc trong các bộ phận, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

(Xem phụ lục 02)

1.3 Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, chuyên viên làm công tác tổng hợp.

Xây dựng bản mô tả công việc có vai trò rất lớn trong quá trình hoạt động của

cơ quan Nó giúp cho nhà Quản trị có quyết định chính xác trong việc bố trí, sử dụnglao động, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, từng cán bộ, tránh chồngchéo, trùng lặp Đây là một trong những yêu cầu quan trọng góp phần nâng cao nănglực, trách nhiệm nhân viên trong công việc

a Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Họ và tên: Đỗ Anh Tuấn

Chức danh: Chủ tịch UBND quận Tây Hồ

Nơi làm việc: UBND quận Tây hồ

1 Tóm tắt công việc: Chủ tịch UBND quận phụ trách chung toàn bộ hoạt động

và tất cả các lĩnh vực của UBND quận theo thẩm quyền Trực tiếp phụ trách các lĩnhvực an ninh quốc phòng địa phương, tài chính ngân sách, quản lý đất đai, xây dựng cơbản, công tác chính sách xã hội, dân số – kế hoạch hoá gia đình, công tác tư pháp hộ

tịch, cải cách hành chính, tiếp dân và giải quyết đơn thư của công dân.

Làm chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự quận, Trưởng ban chỉ đạo phòngchống tệ nạn xã hội, Tổ trưởng Tổ giải phóng mặt bằng và Trưởng ban chỉ đạo nhữnglĩnh vực phụ trách

Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại của UBND quận

3 Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực côngtác của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận ủy và HĐND quận

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:

 Công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, chương trình côngtác của UBND quận

 Công tác đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, chương trình quân

sự địa phương Công tác tổ chức bộ máy cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật Côngtác tư pháp Công tác đối ngoại

 Chỉ đạo thực hiện công tác thu, chi ngân sách địa phương theo phân cấp,công tác lập dự toán, phân bổ ngân sách cho các đơn vị trực thuộc UBND quận vàUBND các phường

 Công tác quản lý đầu tư xây dựng Chấp thuận địa điểm hoặc thống nhấtchấp thuận địa điểm đầu tư xây dựng các dự án trên địa bàn quận Phê duyệt chủtrương đầu tư, phê duyệt quyết định đầu tư dự án (hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật)theo thẩm quyền

 Ký quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở

và tài sản khác gắn liền với đất của công dân trên địa bàn quận

 Công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Chỉđạo chung về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩmquyền của UBND quận

 Chỉ đạo chung về triển khai thực hiện Quyết định số 92/2009/QĐ-UBNDngày 19/8/2009 của UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định về quản lý Hồ Tâyđối với những nội dung công việc thuộc thẩm quyền của UBND quận Tây Hồ

 Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các ban ĐảngQuận ủy, Thường trực HĐND quận

 Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng Thi đua khen thưởng, Chủ tịch

Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền, phổ biến và giáo dụcpháp luật, Trưởng ban chỉ đạo phòng, chống tội phạm và xây dựng phong trào toàndân bảo vệ an ninh tổ quốc (viết tắt là Ban chỉ đạo 138), Trưởng ban chỉ đạo thi hành

án dân sự quận Là chủ tịch các hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lập theochương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

 Là chủ tài khoản thu, chi ngân sách quận Tây Hồ

Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, Thanh tra, phòngTài chính – Ké hoạch, Công an quận, Ban chỉ huy Quân sự quận, UBND các phường:Phú Thượng, Tứ Liên

Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhândân, Chi cục Thi hành dân sự, Phòng cảnh sat phòng cháy và chữa cháy số 6

3 Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài đơn vị

+ Mối quan hệ bên trong:

Là người trực tiếp kiểm tra các nội dung, công việc trong toàn bộ cơ quan

Có thẩm quyền báo cáo lên UBND cấp thành phố

+ Mối quan hệ bên ngoài: Là người đại diện cho cơ quan trong việc ký kết, giaodịch với các đối tác đến liên hệ

4 Quyền hạn:

- Quyết định các ngày họp trong tháng

- Tuỳ theo công việc cụ thể, Chủ tịch chọn nội dung cụ thể của phiên họp

- Làm chủ toạ phiên họp

- Chủ tịch kết luận từng đề án, kế hoạch và lấy biểu quyết, đề án, kế hoạchđược thông qua khi có quá nửa số thành viên UBND quận biểu quyết tán thành.Trường hợp những vấn đề thảo luận chưa được thông qua thì Chủ tịch yêu cầu chuẩn

bị thêm để trình lại vào phiên họp khác

5 Chỉ số đánh giá công việc

Dựa vào mục tiêu và kế hoạch đề ra Mức độ hoàn thành và giải quyết côngviệc Từ đó có những nhận định và đánh giá khách quan

6 Các yêu cầu

Tốt nghiệp cao đẳng chuyên nghiệp

Có khả năng lãnh đạo và giao tiếp tốt

Có phẩm chất đạo đức, sức khoẻ tốt

Có kiến thức chuyên môn về các lĩnh vực mình quản lý.

b Bản mô tả công việc của chuyên viên văn phòng.

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁN BỘ VĂN PHÒNG

Họ và tên: Lê Quang Hòa

Chức danh: Chuyên viên văn phòng

Nơi làm việc: Phòng Chuyên viên UBND quận Tây Hồ

1 Tóm tắt công việc:

Giúp lãnh đạo Văn phòng thực hiện công tác tham mưu, giúp việc cho đồng chíChủ tịch UBND quận trên lĩnh vực công tác nội chính, kế hoạch phát triển kinh tế - xãhội, chương trình công tác của UBND quận Tổng hợp, tham mưu cho lãnh đạo Vănphòng xây dựng chương trình công tác trọng tâm tháng của UBND quận xong trướcngày 25 hàng tháng

Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị: Công an quận,BCH quân sự quận, Thanh tra, Phòng Tư pháp, phòng Nội vụ, Chi cục Thi hành ándân sự quận, Ban quản lý Hồ Tây, Phòng cảnh sát PCCC số 6, UBND phường Xuân

La, UBND phường Phú Thượng

Giúp lãnh đạo Văn phòng duy trì mối quan hệ phối hợp với Viện Kiểm sát nhândân quận, tòa án quận

2 Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Tham mưu tổng hợp và hậu cần

Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình

đó Bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan

Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan Đề xuất, kiến nghị các biện phápthực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo

Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tínhpháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của cácđơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư

và tờ trình đó

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư

từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức

khác, cũng như với nhân dân nói chung.

Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất, kỹthuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động

và công tác của cơ quan

Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khẻo; bảo vệ trật tự, an toàn cơquan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách

Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòngtừng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụvăn phòng cho văn phòng cấp dưới hoặc các đơn vị chuyên môn khi cần thiết

3 Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài đơn vị

+ Mối quan hệ bên trong: Chỉ đạo, phối hợp với các phòng, ban, ngành đoàn thểcủa quận để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

Có thẩm quyền báo cáo với Chủ tịch UBND quận

+ Mối quan hệ bên ngoài: Là người phát ngôn của cơ quan

4 Quyền hạn:

Làm chủ tài khoản của văn phòng

Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị của cơ quan trong việc tổ chức và giảiquyết văn bản theo qui định của Nhà nước

Đề nghị các phòng ban khác báo cáo hàng tháng về lĩnh vực mình quản lý

5 Chỉ số đánh giá công việc

Từ những chức năng, nhiệm vụ được giao để căn cứ và đánh giá mức độ và khảnăng làm việc của người cán bộ làm công tác văn phòng

6 Yêu cầu

Được đào tạo về lĩnh vực hành chính

Có khả năng giao tiếp tốt trong công việc

Nhiệt tình, sáng tạo trong công việc

Có sức khoẻ, ngoại hình ưa nhìn

1.4 Quy trình tuyển dụng nhân sự.

Như chúng ta đã biết, tuyển dụng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi

cơ quan, đơn vị, tổ chức Nó có ảnh hưởng tới sự thành bại của cơ quan, tổ chức.Tuyển dụng nhân sự giúp cho cơ quan bổ sung nhân lực còn thiếu, đảm nhận nhữngcông việc chưa có người Để nâng cao chất lượng công việc và con người làm việc thì

cần phải có sự chọn lựa kỹ càng Mọi sự tuyển chọn đều phải thông qua quy trìnhtuyển dụng Sau đây là quy trình tuyển dụng mà mỗi cơ quan cần phải có khi tiến hànhtuyển chọn nhân sự.

a Sơ đồ tuyển dụng nhân sự: (Xem phụ lục 03).

b Phân công nhiệm vụ các nhân sự của UBND quận Tây Hồ:

1 Chủ tịch UBND quận: Ông Đỗ Anh Tuấn

Lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các lĩnh vực côngtác của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận ủy và HĐND quận

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:

 Công tác quy hoạch, kế hoạch phất triển kinh tế - xã hội, chương trình côngtác của UBND quận

 Công tác đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, chương trình quân

sự địa phương Công tác tổ chức bộ máy cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật Côngtác tư pháp Công tác đối ngoại

 Chỉ đạo thực hiện công tác thu, chi ngân sách địa phương theo phân cấp,công tác lập dự toán, phân bổ ngân sách cho các đơn vị trực thuộc UBND quận vàUBND các phường

 Công tác quản lý đầu tư xây dựng Chấp thuận địa điểm hoặc thống nhấtchấp thuận địa điểm đầu tư xây dựng các dự án trên địa bàn quận Phê duyệt chủtrương đầu tư, phê duyệt quyết định đầu tư dự án (hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật)theo thẩm quyền

 Ký quyết định cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở

và tài sản khác gắn liền với đất của công dân trên địa bàn quận

 Công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Chỉđạo chung về công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩmquyền của UBND quận

 Chỉ đạo chung về triển khai thực hiện Quyết định số 92/2009/QĐ-UBNDngày 19/8/2009 của UBND thành phố Hà Nội ban hành quy định về quản lý Hồ Tâyđối với những nội dung công việc thuộc thẩm quyền của UBND quận Tây Hồ

 Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các ban ĐảngQuận ủy, Thường trực HĐND quận

 Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng Thi đua khen thưởng, Chủ tịch

Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền, phổ biến và giáo dụcpháp luật, Trưởng ban chỉ đạo phòng, chống tội phạm và xây dựng phong trào toàndân bảo vệ an ninh tổ quốc (viết tắt là Ban chỉ đạo 138), Trưởng ban chỉ đạo thi hành

án dân sự quận Là chủ tịch các hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lập theochương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

Là chủ tài khoản thu, chi ngân sách quận Tây Hồ

Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, Thanh tra, phòngTài chính – Ké hoạch, Công an quận, Ban chỉ huy Quân sự quận, UBND các phường:Phú Thượng, Tứ Liên

Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhândân, Chi cục Thi hành dân sự, Phòng cảnh sat phòng cháy và chữa cháy số 6

2 Phó chủ tịch UBND quận Nguyễn Lê Hoàng:

Được Chủ tịch ủy quyền điều hành công việc của UBND quận khi Chủ tịchvắng mặt

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau đây:

đô thị, vệ sinh môi trường, chỉ đạo thực hiện dịch vụ công trong lĩnh vực duy tu hạtầng kỹ thuật đô thị và vệ sinh môi trường

chính

địa bàn quận (trừ các dự án thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội)

triển khai thực hiện Quyết định số 92/2009/QĐ-UBND ngày 19/8/2009 của UBNDThành phố Hà Nội ban hành quy định về quản lý Hồ Tây đối với các nội dung côngviệc thuộc thẩm quyền của UBND quận Tây Hồ

ánh có liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách

Trực tiếp làm nhiệm vụ: Trưởng Ban chỉ đạo 197, Trưởng Ban chỉ huy phòngchống thiên tai, Trưởng Ban chỉ huy tìm kiếm cứu nạn, Trưởng BCĐ xử lý vi phạm

hành lang bảo vệ an toàn lưới điện cao áp, Chủ tịch Hội đồng bồi thường hỗ trợ và táiđịnh cư để GPMB, thực hiện các dự án trên địa bàn quận (trừ các dự án thuộc lĩnh vựcvăn hóa – xã hội) Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lậptheo chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụtrách,

Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Tài nguyên và môi trường, phòng Quản lý

đô thị, Ban quản lý dự án, Ban Quản lý Hồ Tây, Ban bồi thường – giải phóng mặt bằngquận, UBND các phường: Yên Phụ, Xuân La

Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Đội Thanh tra Xây dựng quận, ĐộiThanh tra giao thông vận tải, Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội – chi nhánh Tây Hồ,Chi nhánh phát triển quỹ đất Tây Hồ, Công ty điện lực Tây Hồ

3 Phó Chủ tịch UBND quận Nguyễn Đình Khuyến:

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:

nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, du lịch, khoa học công nghệ, quản lý thịtrường, công tác thú y

công tác thu, chi ngân sách địa phương theo phân cáp

liên quan đến lĩnh vực hộ tịch của công dân trên địa bàn quận

hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây và các dự án thành phần do Ban Quản lý dự ánxây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây thực hiện

phản ánh có liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách

Trực tiếp làm nhiệm vụ: Trưởng ban chỉ đạo Chống thất thu ngân sách, Ban chỉđạo chống buôn lậu, gian lận thương mại và hàng giả (viết tắt là Ban chỉ đạo 389), Banchỉ đạo thú y, Ban chỉ đạo ISO, Chương trình phát triển chợ, Chương trình Công nghệthông tin Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo được thành lập theochương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Văn phòng HĐND & UBND, phòng Kinh tế, Ban

Quản lý dự án Xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Ban Quản lý chợ quận,UBND các phường: Bưởi, Nhật Tân.

Xử lý công việc liên quan đến các đơn vị: Chi cục thuế, Chi cục thống kê, Khobạc Nhà nước quận, đội quản lý thị trường số 11, trạm thú y

4 Phó Chủ tịch quận Phạm Xuân Tài:

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau đây:

thương binh và xã hội, đào tạo nghề, y tế, gia đình và trẻ em, dân số - kế hoạch hóa giađình, phòng chống các tệ nạn xã hội, công tác dân tộc, tôn giáo

chức phi Chính phủ trên địa bàn quận

các dự án thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội

Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội quận

ánh có liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách

Trực tiếp làm nhiệm vụ: Trưởng Ban chỉ đạo phong trào “Toàn dân đoàn kếtxây dựng đời sống văn hóa”, Ban chỉ đạo phòng, chống AIDS và phòng, chống tệ nạn

ma túy, mại dâm, Chủ tịch Hội đồng bồi thường hỗ trợ và tái định cư để GPMB thựchiện các dự án thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội Là Chủ tịch các Hội đồng, Trưởng cácBan chỉ đạo được thành lập theo chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ thuộc lĩnh vựccông tác được phân công phụ trách

Phụ trách chỉ đạo các đơn vị: Phòng Văn hóa và Thông tin, phòng Giáo duc –Đào tạo, phòng Lao động thương binh và xã hội, phòng Y tế, Trung tâm văn hóa,Trung tâm thể dục thể thao, Trung tâm dạy nghề, Trung tâm dân số - KHHGĐ, UBNDcác phường: Thụy Khuê, Quảng An

Xử lý công việc có liên quan đến các đơn vị: Trung tâm Y tế, Trung tâm Giáodục thường xuyên, Bảo hiểm xã hội, Phòng giao dịch Ngân hàng chính sách xã hội,các Hội có tính chất đặc thù theo quy định của UBND Thành phố Hà Nội, các hội xãhội, hội nghề nghiệp khác

5 Ủy viên UBND quận Nguyễn Anh Tuấn, Trưởng Công an:

Tổ chức thực hiện công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trênđịa bàn quận Tham mưu với UBND quận và trực tiếp chỉ đạo công tác đấu tranhphòng, chống tội phạm, tệ nạn xã hội, thực hiện phong trào “Toàn dân bảo vệ an ninh

Tổ quốc”, xây dựng thế trận an ninh nhân dân gắn với thế trận quốc phòng toàn dân

Chỉ đạo Công an các phường làm nòng cốt tham mưu cho Đảng úy, UBNDphường đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn phường

Phối hợp với Ban chỉ huy quân sự thực hiện tốt quy chế phối hợp thực hiệnnhiệm vụ bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn quận, xây dựnglực lượng vũ trang bảo vệ Quận trong mọi tình huống

Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền UBND quận với tư cách làThành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận

6 Ủy viên UBND quận Nguyễn Văn Kha, Chỉ huy trưởng Ban chỉ huy quân sự:

Tham mưu với UBND quận và tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, quân sựđịa phương, xây dựng và củng cố nền quốc phòng toàn dân, thế trận an ninh nhân dântrên địa bàn quận Chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác tuyển chọn, gọi công dân nhậpngũ, động viên quân nhân dự bị, xây dựng lực lượng vũ trang vững mạnh rộng khắp,đăng ký, quản lý nguồn dự bị động viên, phương tiện kỹ thuật của nền kinh tế quốcdân, lực lượng dân quân tự vệ, xây dựng quận, phường thành khu vực phòng thủ vữngchắc

Phối hợp với Công an quận thực hiện tốt quy chế phối hợp thực hiện nhiệm vụbảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn quận

Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền UBND quận với tư cách làThành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận

7 Ủy viên UBND quận Lê Trung Đức, Chánh văn phòng HĐND & UBND:

Tổ chức điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm bảocông tác tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Thường trựcHĐND, lãnh đạo UBND quận Tham mưu thực hiện các hoạt động đối ngoại củaUBND quận, công tác dân tộc

Thừa lệnh UBND quận ký các văn bản hành chính để truyền đạt ý kiến chỉ đạo

của Chủ tích, các Phó chủ tịch UBND quận, các văn bản kiểm tra, đôn đốc việc thựchiện Nghị quyết của HĐND, chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch công tác củaUBND quận.

Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố, phát hành văn bản của UBNF vàChủ tịch UBND quận Quản lý, lưu trữ các loại văn bản, tài liệu của UBND quận theoquy định

Đảm bảo giữ mối quan hệ của UBND quận với các cơ quan báo chí, thông tintuyên truyền của Trung ương và địa phương, được Chủ tịch UBND quận ủy quyền làngười phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí

Tổ chức điều hành hoạt động của bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giảiquyết thủ tục hành chính” và Ban tiếp công dân của quận theo đúng quy định của phápluật

Là chủ tài khoản thu, chi ngân sách của Văn phòng HĐND & UBND quận đểphục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND , lãnh đạo UBND quận, đảm bảo hoạtđộng của các đơn vị trực thuộc tài khoản Văn phòng

Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền của UBND quận với tư cách làThành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận

8 Ủy viên UBND quận Nguyễn Thanh Tịnh, Trưởng phòng Nội vụ:

Tổ chức nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm xây dựng hoàn thiện tổ chức

bộ máy và nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp quận, phường.Tham mưu thực hiện công tác quản lý, sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp củaquận, phường bao gồm: Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luânchuyển, khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức

và lao động hợp đồng theo đúng quy định

Thống nhất với Phó chủ tịch UBND quận phụ trách khối, đề xuất với Chủ tịchUBND quận, tập thể UBND quận về công tác tổ chức bộ máy và cán bộ trong phạm vitrách nhiệm, quyền hạn của UBND quận Phối hợp với Ban tổ chức Quận ủy tiến hànhquy trình về công tác cán bộ theo quy định

Là Thường trực của chương trình cải cách hành chính Nhà nước của UBNDquận, Thường trực công tác thi đua – khen thưởng của quận

Thực hiện công tác quản lý Nhà nước về địa giới hành chính, văn thư, lưu trữnhà nước, tôn giáo, tổ chức và hoạt động của Hội và Tổ chức phi Chính phủ, công tác

thanh niên.

Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền của UBND quận với tư cách làThành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận

9 Ủy viên UBND quận Phan Tuấn Ngọc, Chánh Thanh tra:

Tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Côngtác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi quản lý nhà nước của UBNDquận Kiểm tra đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của UBNDcác phường, các đơn vị thuộc quận

Là thường trực thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng của UBND quận.Thực hiện các công việc khác thuộc thẩm quyền của UBND quận với tư cách làThành viên UBND quận theo sự phân công của Chủ tịch UBND quận

*Nhận xét Văn phòng UBND quận Tây Hồ:

+ Ưu điểm:

- Văn phòng được bố trí đầy đủ các tiện nghi làm việc

- Cách sắp xếp, bố trí trong phòng gọn gàng, ngăn nắp, có tính khoa học

- Văn phòng được bố trí ở tầng 1 nên thuận tiện cho việc giao dịch

- Văn phòng được xây dựng và thiết kế phù hợp với điều kiện khí hậu: Thôngthoáng, mát về mùa hè và ấm vào mùa đông

+ Nhược điểm:

Xét về tổng thể thì văn phòng có diện tích hẹp, chưa được trang trí hài hoà đẹpmắt vì căn phòng chỉ được quét bằng vôi màu trắng Trong phòng chưa có bàn ghế tiếpkhách Văn phòng chỉ có 01 tủ đựng tài liệu trong khi lượng giấy tờ văn bản nhiều

+ Đề xuất:

UBND quận cần chuyển văn phòng sang một phòng khác có diện tích rộng hơnhoặc xây mới căn phòng Đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho văn phòng như: Tủđựng tài liệu, bàn ghế uống trà Văn phòng cần được trang trí hài hoà, đẹp mắt hơn

1.5 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của UBND quận và của các đơn vị khác.

Chương trình công tác là một phần không thể thiếu được trong mỗi cơ quan,đơn vị, tổ chức Bởi việc xây dựng chương trình công tác sẽ giúp cho cơ quan làm việckhoa học Đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất,tránh chống chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo Đồng thời giúp cho cơ quan

chủ động công việc, không bỏ sót việc nhằm nâng cao hiệu suất công tác quản lý, sửdụng hợp lý được quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc.

a Sơ đồ hoá nội dung qui trình xây dựng chương trình công tác của UBND

quận (Xem phụ lục 4).

b Sơ đồ hóa nội dung chương trình công tác của các ban ngành thuộc

UBND quận (Xem phụ lục 4).

1.6 Sơ đồ công tác tổ chức một hội nghị, cuộc họp của cơ quan.

Trong quá trình thực tập tại UBND quận Tây Hồ, em được trực tiếp tham dựmột số Hội nghị và cuộc họp Em nhận thấy quy trình tổ chức một hội nghị của UBNDquận được tiến hành cụ thể như sau:

vụ cụ thể Do đó xác định chính xác mục đích sẽ giúp cho văn phòng chuẩn bị các điềukiện cần thiết cũng như phương án hỗ trợ để đảm bảo thành công cho chuyến đi

Ở UBND quận Tây Hồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi côngtác cho lãnh đạo của văn phòng bao gồm những thông tin sau:

(Sơ đồ qui trình nghiệp vụ xem ở phụ lục số 6).

Sau khi kế hoạch được lãnh đạo duyệt, văn phòng chuyển kế hoạch tới các đạibiểu tham gia chuyến đi và các phòng ban có liên quan để tổ chức thực hiện chuyến đicông tác

2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ

Tại UBND quận Tây Hồ, văn thư được bố trí và sắp xếp cùng một phòng vớivăn phòng của quận Hàng ngày các văn bản đi cũng như văn bản đến của cơ quankhác đều qua phòng văn thư để kiểm tra, đăng ký, lưu giữ và bảo quản

Cơ quan có một cán bộ văn thư chuyên trách được đào tạo về trình độ chuyênmôn nên nội dung cũng như quy trình tổ chức công tác văn thư được thực hiện đúng.Đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu chặt chẽ, không gây mất mát và dễ tra cứu khi cần

Với tính chất quan trọng trong công việc nên văn thư cơ quan luôn được lãnhđạo, Đảng uỷ quan tâm, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để văn thưhoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Tuy nhiên mô hình tổ chức của văn thư cơ quan vẫn còn tồn tại những ưu vànhược điểm sau:

*Ưu điểm: Mô hình tổ chức công tác văn thư nói chung ở UBND các phường

nhỏ nhưng được sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan nên công tác văn thư luôn duy trì

và đạt kết quả tốt trong công việc Văn thư cơ quan được trang bị đầy đủ trang thiết bịcũng như công cụ làm việc, được cử đi tập huấn nghiệp vụ do đó luôn thực hiện đúngchức năng, nhiệm vụ của mình đã đáp ứng được yêu cầu công tác văn thư nhanhchóng, chính xác, bí mật và hiên đại

* Nhược điểm: Đôi khi tiến độ chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân

của Uỷ ban còn chậm Có những văn bản không chuyển giao trong ngày mà để sangngày hôm sau mới chuyển

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là mộtnhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên Để văn bản đảm bảo chấtlượng, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững và biết vận dụng những kiến thức và kỹnăng như: Các yêu cầu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin,xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với cácloại văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản…Ngoài ra phải tuân thủ các qui tắc do cơquan có thẩm quyền qui định đối với soạn thảo và ban hành văn bản như: thể thức vănbản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt ký, đóng dấu văn bản

Tại cơ quan em thực tập các văn bản được soạn thảo nhìn chung là đúng thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản

Căn cứ vào tính chất và nội dung của văn bản cần soạn thảo thì Chủ tịch giaocho các đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm:

Xác định hình thức, nội dung và mức độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạnthảo

Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

Soạn thảo văn bản.

Trong trường hợp cần thiết cá nhân, đơn vị hoặc tổ chức được phân côngsoạn thảo văn bản có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức tham khảo ýkiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ýkiến để hoàn chỉnh bản thảo

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ, chính xác thì thủ trưởng cơ quan kývào văn bản để văn thư cơ quan đóng dấu, nhân bản, phân phối và chuyển giao vănbản tới các đơn vị, cá nhân nhận văn bản

2.2.1 Tình hình kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND quận Tây Hồ.

Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND quận được tiếnhành cụ thể như sau:

+ Về kiểm tra các văn bản: Văn bản của cơ quan được cập nhật và kiểm tra

thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực pháp lý khi thi hành

Các căn cứ để kiểm tra: Các văn bản Hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyển;Công báo; Các thông tin truyền thông

+ Về rà soát các văn bản: Sau khi có các văn bản, thông tin để đối chiếu, so

sánh thì tiến hành rà soát các văn bản hiện có xem có gì sai và lệch lạc không Đối vớicác văn bản không phù hợp, không đúng thể thức, văn bản trái với nội dung, qui địnhcủa pháp luật thì phải thay thế, sửa đổi cho đúng

+ Về hệ thống hóa văn bản:

Văn bản tại UBND quận được phân loại và sắp xếp theo tên loại

Sau mỗi tháng các văn bản được sắp xếp gọn gàng theo từng loại văn bản Do

đó khi cần sử dụng rất thuận tiện và dễ tìm

2.2.2 Nhận xét những ưu, nhược điểm về: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản.

a Thẩm quyền ban hành văn bản.

UBND quận là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương Có thẩm quyền banhành các văn bản hành chính như: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thôngthường

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Tại UBND quận văn bản được trình bày nhìn chung đúng thể thức theo Thông

Quốc hiệu được trình bày ở vị trí trên cùng góc bên phải của văn bản

Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa VIệt Nam’ được trình bày bằng chữ

in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm

Dòng chữ dưới” “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng đậm, chữ cái đầu của các từ được viết hoa,

giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dàibằng độ dài của dòng chữ.

Ví dụ: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc b/ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Được trình bày ở vị trí trên cùng góc bên trái của văn bản, được trình bày bằngphông chữ TIMES NEW ROMAN, cỡ chữ 12- 13, kiểu chữ đứng, đậm, phía dưới cóđường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so vớidòng chữ

Tên cơ quan ban hành trong văn bản của UBND quận Tây Hồ soạn thảo được

đề cập là:

UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ c/ Số ký hiệu văn bản:

Được trình bày ở phía dưới tên cơ quan ban hành văn bản, từ “số” viết bằng chữ

in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ “số” có dấu haichấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo; giữa các mhómchữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ

Số ký hiệu của văn bản là số thứ tự văn bản được đăng ký vào các phương tiệnquản lý trong 1 năm

Số văn bản là số thứ tự của văn bản được đánh bằng chữ số Latinh, chữ thường

và được đánh liên tục bắt đầu từ số 01 ngày, tháng đầu tiên của năm đến ngày, thángcuối cùng của 01 năm Các số dưới 10 được đánh thêm số 0 ở trước

Ở UBND quận Tây Hồ văn bản được đánh số cho tất cả các loại văn bản

Ký hiệu của văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản và tên viết tắt của cơquan ban hành văn bản

VD: Số: 01/QĐ-UBND

d/ Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Địa danh là nơi cơ quan đóng trụ sở

Ngày, tháng, năm của văn bản chính là thời gian văn bản đó được ban hành.Địa danh ghi trên văn bản của UBND và tổ chức cấp xã, phường, thị trấn là tên

Địa danh ngày tháng của văn bản cho ta biết cơ quan ban hành văn bản đóng trụ

sở ở đâu, giúp cho việc theo dõi, giải quyết văn bản, chuyển giao văn bản thuận lợi

Địa danh ngày, tháng của văn bản được trình bày dưới quốc hiệu của văn bảntrình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 – 14; sau địa danh códấu phẩy

VD: Tây Hồ, ngày 01 tháng 5 năm 2016

e/ Tên loại và trích yếu nội dung:

Là tên gọi chính thức của văn bản như: Quyết đinh, Chỉ thị, Thông báo, Báocáo, Tờ trình

Tên loại cho biết được tầm quan trọng của văn bản và tính chất của văn bản

Tên loại được trình bày ở chính giữa văn bản, được viết bằng chữ in hoa, cỡchữ 14 -15, kiểu chữ đứng, đậm

VD QUYẾT ĐỊNH

Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn gọn, tóm tắt nội dung chính của vănbản Trích yếu nội dung giúp cho người đọc nhanh chóng nắm bắt được nội dung củavăn bản Trích yếu nội dung được trình bày ngay phần dưới của tên loại văn bản, bằngchữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm

Về việc phân công công tác của các Thành viên

Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011-2016

Đối với văn bản không có tên gọi, trích yếu nội dung được trình bày ở ngayphía dưới số kí hiệu văn bản Được viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữđứng, không in đậm

Ví dụ:

Nội dung văn bản được trình bày bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểuchữ đứng Nội dung văn bản phải đủ ý, đảm bảo các yêu cầu về nội dung cũng nhưmặt thể thức của văn bản.

Tuỳ theo nội dung của văn bản mà văn phòng UBND quận Tây Hồ có thể chia

Có thể trình bày nội dung theo cách viết tăng tiến hoặc lặp lại ( 1.1, 1.2, 1.3 )

g/ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

Được trình bày ở dưới nội dung văn bản về phía bên phải

Tất cả các văn bản đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền Chữ ký thểhiện giá trị pháp lý và tính chân thực của văn bản, người ký là người phải chịu tráchnhiệm về nội dung của văn bản Vì vậy khi ký văn bản phải ghi rõ thẩm quyền ký(chức vụ của người ký) và ghi rõ họ tên người ký

UBND quận quy định thẩm quyền ký văn bản:

Chủ tịch UBND quận ký các văn bản trình UBND Thành phố và HĐND quận;các Quyết định, Chỉ thị của UBND quận, các văn bản thuộc thẩm quyền cá nhân quyđịnh tại điều 127 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003

Khi Chủ tịch vắng mặt, Chủ tịch uỷ quyền cho Phó chủ tịch ký thay, Phó chủtịch có trách nhiệm báo cáo Chủ tịch biết về văn bản đã ký thay

Phó chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý những vấn đề cụ thể, chỉ đạo