Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 4 I. Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức 4 1. Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh và xã hội 4 2. Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5 2.1. Vị trí và chức năng 6 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 2.3. Cơ cấu tổ chức 13 II. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ quan 14 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng bộ Lao động – Thương binh và xã hội 14 1.1. Vị trí và chức năng 15 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 15 1.3. Cơ cấu tổ chức 17 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính 18 2.1. Vị trí, chức năng của phòng hành chính 18 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 19 2.3. Cơ cấu tổ chức 19 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 20 I. Hoạt động quản lý 20 1. Quản lý văn bản, hồ sơ ,tài liệu 20 2. Quy trình thủ tục giải quyết công việc 21 3. Thẩm quyền ký văn bản của bộ trưởng, thứ trưởng, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ 22 4. Ban hành và phát hành văn bản 24 5. Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao 25 5.1. Đơn vị tự kiểm tra 25 5.2. Bộ tiến hành kiểm tra 25 II. Hoạt động nghiệp vụ 26 1. Soạn thảo và ban hành văn bản 26 1.1. Hình thức văn bản 26 1.2. Thể thức văn bản 26 1.3. Soạn thảo văn bản 27 1.4. Duyệt dự thảo văn bản sửa chữa bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 28 1.5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 28 1.6.Ký văn bản 29 2. Quản lý văn bản 29 2.1. Quản lý văn bản đi 29 2.1.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm ban hành của văn bản 30 2.1.2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản 30 2.1.3. Đăng ký văn bản đi 31 2.1.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 33 2.1.5.Thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 34 2.2. Quản lý văn bản đến 37 2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 38 2.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 44 2.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 46 2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 46 2.3.1. Mở hồ sơ 46 2.3.2.Kết thúc và biết mục hồ sơ 46 2.3.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu 47 2.3.4. Thủ tục giao nhận 47 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 47 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan , tổ chức và đề xuất, khuyến nghị 50 I.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 50 1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 50 2.Kết quả đạt được 50 II. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan 50 1. Nhận xét của cá nhân 50 2. Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư 51 III. Khuyến nghị 52 C. PHẦN KẾT LUẬN 53 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 4

I Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức 4

1 Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh và xã hội 4

2 Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 5

2.1 Vị trí và chức năng 6

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6

2.3 Cơ cấu tổ chức 13

II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư cơ quan 14

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng bộ Lao động – Thương binh và xã hội 14

1.1 Vị trí và chức năng 15

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 15

1.3 Cơ cấu tổ chức 17

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính 18

2.1 Vị trí, chức năng của phòng hành chính 18

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 19

2.3 Cơ cấu tổ chức 19

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 20

I Hoạt động quản lý 20

1 Quản lý văn bản, hồ sơ ,tài liệu 20

2 Quy trình thủ tục giải quyết công việc 21

3 Thẩm quyền ký văn bản của bộ trưởng, thứ trưởng, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ 22

4 Ban hành và phát hành văn bản 24

5 Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao 25

5.1 Đơn vị tự kiểm tra 25

5.2 Bộ tiến hành kiểm tra 25

II Hoạt động nghiệp vụ 26

1.1 Hình thức văn bản 26

1.2 Thể thức văn bản 26

1.3 Soạn thảo văn bản 27

1.4 Duyệt dự thảo văn bản sửa chữa bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 28

1.5 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 28

1.6.Ký văn bản 29

2 Quản lý văn bản 29

2.1 Quản lý văn bản đi 29

2.1.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm ban hành của văn bản 30

2.1.2 Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản 30

2.1.3 Đăng ký văn bản đi 31

2.1.4 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 33

2.1.5.Thủ tục phát hành chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 34

2.2 Quản lý văn bản đến 37

2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 38

2.2.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 44

2.2.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 46

2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 46

2.3.1 Mở hồ sơ 46

2.3.2.Kết thúc và biết mục hồ sơ 46

2.3.3 Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu 47

2.3.4 Thủ tục giao nhận 47

2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 47

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan , tổ chức và đề xuất, khuyến nghị 50

I.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 50

1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 50

2.Kết quả đạt được 50

II Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của cơ quan 50

1 Nhận xét của cá nhân 50

2 Một số đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư 51

III Khuyến nghị 52

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Trong hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là không thể thiếuđược, trong việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và các cáchthể hiện các nhau Văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất và nó đã trởthành phương tiện không thể thiếu được đối với hoạt động quản lý của các cơquan tổ chức Văn bản là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp

lý để tra cứu trách nhiệm Chính vì vậy, có thể khẳng định rằng: Công tác vănthư là một trong những hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý nói chung vàhoạt động của từng cơ quan nói riêng

Trong công tác văn phòng, văn thư là hoạt động không thể thiếu được và

là nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động của cơ quan, tổ chức Nó làhoạt động giúp cho hệ thống của cơ quan hoạt động một cách thống nhất và trơnchu

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan Hoạt động quản lý của

cơ quan, tổ chức cao hay thấp phục thuộc vào một phần của công tác này cóđược làm tốt hay không Vì đây là một công tác mang tính chính trị vừa có tínhnghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác Vănthư sẽ hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước

để làm việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế vàbảo vệ đất nước mỗi quốc gia

Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đãkhông ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thưđược tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

Vì vậy để làm tốt công tác văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lýluận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành…

Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xãhội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế đất nước, không ai

trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xã hội đangphát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải biết tự vươn lên, nỗ lực phấn đấu hết mình,đem năng lực kiến thức mà mình trau dồi được phục vụ cho xã hội, cho đất nước

Xuất phát từ vai trò không thể thiếu của Văn thư đối với cơ quan, tổ chứccũng như niềm yêu ngành, yêu nghề, sự giảng dạy tâm huyết của các thầy côtrong trường , sự chỉ bảo tận tình của các cô, các chú, các anh, chị trong cơ quan

nên tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” để viết

báo cáo và có cái nhìn đúng đắn nhất về hoạt động văn thư

Với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan quản lý cấp trungương và chịu trách nhiệm trước chính phủ về lĩnh vực của mình Công tác vănthư ở Bộ có vị trí và vai trò cự kỳ quan trọng đối với hoạt động của toàn cơquan, là đầu mối của ngành Lao động thương binh và Xã hội, có trách nhiệm chỉđạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc Bộ, đơn vị sự nghiệp Côngtác văn thư có tốt thì công việc của toàn cơ quan sẽ tốt

Để đáp ứng được phương châm học đi đôi với hành, hằng năm trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơquan, đơn vị, tổ chức để giúp cho các sinh viên có cơ hội được khảo sát, trảinghiệm về nghiệp vụ của mình Nhờ sự giới thiệu của nhà trường cũng như sựđồng ý tiếp nhận của Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ Lao động – Thươngbinh và Xã hội tôi đã có cơ hội thực tập tại cơ quan kể từ ngày 29/02/2016 đếnngày29/04/2016

Trong thời gian thực tập tại Phòng hành chính , tôi đã được tiếp xúc vớicông tác Văn thư tại cơ quan, bước đầu được làm các công việc trong văn thư đểrèn luyện kỹ năng nghiệp vụ Do thời gian thực tập ngắn, khối lượng công việccủa cơ quan lớn, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tế có nhiều điểm khác biệtcần phải linh hoạt mới có thể hoàn thành được công việc được giao Với sự nỗlực của bản thân, kiến thức các thầy cô trang bị, sự giúp đỡ tận tình của cán bộtại Phòng Hành chính nên tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập của mình

Trong thời gian thực tập tại đây, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình củachú Nguyễn Tiến Mai - Trưởng phòng Hành chính, chị Đào Thị Thiên Hương –Phó Trưởng phòng Hành chính cùng toàn thể các anh, chị thuộc Văn phòng

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới các quý thầy cô Khoa Văn thư lưu trữ trườngĐại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị những kiến thức và kinh nghiệm bổ ích để cóthể đáp ứng được yêu cầu của công việc Xin chân thành cảm ơn các chú, cácanh, chị trong phòng Hành chính đã tạo điều kiện để tôi hoàn thành đợt thực tập

Dưới đây là bài báo cáo của tôi, do thời gian và kiến thức của bản thân cóhạn nên còn nhiều sai sót rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy

cô giáo để bài báo cáo thực tập đạt kết quả tốt nhất

Xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

I Lịch sử hình thành , chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức

1 Lịch sử hình thành Bộ Lao động – Thương binh và xã hội

Trong chính phủ đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đượcthành lập ngày 28-8-1945 và ra mắt ngày 2-9-1945 có Bộ Lao động và Bộ Cứu

tế xã hội trong tổng số 13 bộ Hai bộ này là tiền thân của Bộ Lao động, Thươngbinh và Xã hội ngày nay Trong Chính phủ liên hiệp lâm thời được thành lậpngày 2-3-1946, 2 bộ nói trên được thay thế bằng Bộ Xã hội (có 3 Nha: Nha Y tế,Nha Cứu tế xã hội và Nha Lao động trung ương) Sau đó, trong Chính phủ liênhiệp kháng chiến cải tổ, thành lập ngày 3-11-1946, Bộ Lao động và Bộ Cứu tếđược lập lại, đồng thời giải thể Bộ Xã hội Bộ Cứu tế tồn tại đến năm 1947 thìgiải thể và được tái lập vào ngày 20 tháng 9 năm 1955 theo Quyết định của Hộiđồng Chính phủ, nhưng cũng chỉ tồn tại đến tháng 4 năm 1959

Ngày 19 tháng 7 năm 1947, Bộ Thương binh – Cựu binh được thành lập,đảm nhiệm công tác thương binh, liệt sĩ mà trước đó thuộc chức năng của PhòngThương binh thuộc Chính trị Cục, Bộ Quốc phòng Tháng 4 năm 1959, Bộ

Thương binh – Cựu binh giải thể, toàn bộ công tác Thương binh liệt sỹ đượcchuyển giao cho Bộ Nội vụ phụ trách.

Như vậy trong Chính phủ nhiệm kỳ Quốc hội khóa II (1960-1964), chứcnăng của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội ngày nay do 2 bộ: Nội vụ và Laođộng đảm nhiệm

Phụ trách công tác thương binh, liệt sĩ ở Bộ Nội vụ ban đầu là Vụ Thươngbinh (có thêm công tác đối với quân nhân phục vụ do Hội đồng phục viên Trungương chuyển giao), tiếp sau là Vụ Dân chính Thương binh (có thêm công tác hộtịch và công tác Quản lý các trại hàng binh Âu Phi) và sau đó là Vụ Thươngbinh và An toàn xã hội (có thêm công tác cứu tế xã hội và công tác bảo hiểm xãhội) Ngày 20 tháng 3 năm 1965, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 36/CPthành lập Vụ số 8 trực thuộc Bộ Nội vụ để thống nhất Quản lý các chính sách,chế độ đối với gia đình những cán bộ đi "công tác đặc biệt"; Quản lý trại nhiđồng đặc biệt; đón tiếp, bố trí công việc cho đồng bào miền Nam ra Bắc; Quản

lý mồ mả, hồ sơ, di sản của công nhân viên chức và đồng bào miền Nam chết ởmiền Bắc Ngày 16 tháng 8 năm 1967, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số129/CP thành lập Vụ Hưu trí thuộc Bộ Nội vụ

Tháng 7-1975, Bộ Công an và một số bộ phận của Bộ Nội vụ hợp nhấtthành một bộ mới, lấy tên là Bộ Nội vụ, và bộ này không còn thực hiện chứcnăng cũ về thương binh, liệt sĩ nữa Do đó Chính phủ thành lập Bộ Thương binh

và Xã hội trên cơ sở bộ phận làm công tác Thương binh liệt sỹ của Bộ Nội vụcũ

Năm 1987, hợp nhất hai Bộ Lao động, Bộ Thương binh và Xã hội thành

Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội

2 Chức nămg nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

Căn Luật tổ chức chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ

Cơ quan ngang Bộ ;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Lao đồng – Thương binh và Xã hội ;

Chính phủ ban hành Nghị định số 601/2012/NĐ-CP quy định chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

2.1 Vị trí và chức năng

Bộ Lao động – Thương binh và xã hội là cơ quan của chính phủ , thựchiện chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực : Việclàm, dạy nghề , lao động , tiền lương,tiền công, bảo hiểm xãm hội ( bảo hiểm xãhội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp ), an toàn laođộng , người có công , bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳnggiới, phòng chống tệ nạn xã hội ( sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động , người

có công và xã hội ) trong phạm vi cả nước ; quản ký nhà nước các dịch vụ côngtrong các nghành, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước của Bộ

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đãđược phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị, chương trìnhmục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia vàcác văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộhoặc theo phân công

3 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý

nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý

4 Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình

quốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công trình quan trọngquốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dụcpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

5 Về lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách việclàm, chính sách phát triển thị trường lao động, chỉ tiêu tạo việc làm mới và

khuyến khích tạo việc làm mới; về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam và lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làmđối với đối

tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong sắp xếplại doanh nghiệp nhà nước;

b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu quốcgia về việc làm theo thẩm quyền;

c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ chứcdịch vụ việc làm;

d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp cơ

sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;

e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật

về bảo hiểm thất nghiệp

6 Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theohợp đồng:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao độngViệt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;

b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;

c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động đilàm việc ở nước ngoài; quy định nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi dưỡngkiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;

d) Quy định về Giấy phép; quyết định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phéphoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp và ngườilao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân; giám sát việc thựchiện hợp đồng của doanh nghiệp;

e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý, xử lýnhững vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoàitheo hợp đồng;

g) Quản lý Quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước

c) Quy định danh mục nghề đào tạo; chương trình khung trình độ caođẳng nghề, trung cấp nghề; quy chế tuyển sinh, thi, kiểm tra, công nhận tốtnghiệp, cấp bằng, chứng chỉ nghề; mẫu bằng, chứng chỉ nghề;

d) Quy định nguyên tắc, quy trình và tổ chức việc xây dựng tiêu chuẩn kỹnăng nghề quốc gia; quản lý việc đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốcgia;

đ) Quy định tiêu chuẩn, quy trình kiểm định chất lượng dạy nghề;

e) Quyết định thành lập trường cao đẳng nghề; công nhận hiệu trưởngtrường cao đẳng nghề tư thục theo thẩm quyền

8 Về lĩnh vực lao động, tiền lương:

a) Hướng dẫn thực hiện về hợp đồng lao động, đối thoại tại nơi làm việc,thương lượng tập thể, thoả ước lao động tập thể, kỷ luật lao động, trách nhiệmvật chất, giải quyết tranh chấp lao động và đình công;

b) Hướng dẫn thực hiện tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương đối vớingười lao động và người giữ chức danh lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp

nhà nước; chế độ tiền lương trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanhnghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật laođộng;

c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trongdoanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương đốivới lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà

nước; chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;

d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuậtcông nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước

9 Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:

a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắtbuộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội kháctheo quyđịnh của pháp luật;

b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội

10 Về lĩnh vực an toàn lao động:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động, điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độlàm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;

b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồidưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguyhiểm, độc hại theo quy định của pháp luật; ban hành danh mục bệnh nghềnghiệp;

c) Ban hành danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêmngặt về an toàn lao động; phương tiện bảo vệ cá nhân đối với người lao động;nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại,nguy hiểm;

d) Quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ trang bị phương tiện bảo vệ

cá nhân; tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động;

đ) Quy định và hướng dẫn chung về kiểm định các loại máy, thiết bị, vật

tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động;

e) Ban hành quy trình kiểm định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư cóyêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý;

g) Thẩm định để các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành quy trình kiểmđịnh đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn laođộng; tiêu chí, điều kiện hoạt động của các tổ chức kiểm định;

h) Quy định, hướng dẫn việc kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng hoáđặc thù về an toàn lao động theo quy định của pháp luật;

i) Ban hành hệ thống Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động;k) Chủ trì và phối hợp hướng dẫn, tổ chức triển khai Chương trình quốcgia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động; Tuần lễ quốc gia về

an toàn, vệ sinh lao động và phòng, chống cháy nổ;

l) Quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê, báo cáo về tai nạn lao động;tổng hợp và báo cáo các cấp có thẩm quyền về tai nạn lao động trong phạm vi cảnước

11 Về lĩnh vực người có công:

a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chính sách, pháp luật về ưu đãi đối vớingười có công với cách mạng;

b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh hình

và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;

c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị - xã hội

tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý "Quỹ đền ơn đáp nghĩa";

d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng, điềudưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;

đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;

e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộliệt sĩ

12 Về lĩnh vực bảo trợ xã hội:

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giảmnghèo và trợ giúp xã hội;

b) Tổ chức thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo và cácchương trình trợ giúp xã hội theo thẩm quyền;

c) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội;

d) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sởbảo trợ xã hội;

đ) Quy định thủ tục nhận đối tượng vào các cơ sở bảo trợ xã hội và từ cơ

sở bảo trợ xã hội về gia đình

13 Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách bảo vệ,chăm sóc trẻ em trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Bộ;

b) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở trợgiúp trẻ em;

c) Quy định thủ tục tiếp nhận trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vào các cơ sởtrợ giúp trẻ em và từ cơ sở trợ giúp trẻ em trở về gia đình;

d) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị - xãhội và các tổ chức khác thực hiện Chương trình hành động Quốc gia vì trẻ em;Chương trình bảo vệ trẻ em, chăm sóc, giáo dục trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vàcác chương trình, kế hoạch khác về bảo vệ, chăm sóc, giáo dục trẻ em;

đ) Quản lý, sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam

14 Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội:

a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách, giảipháp phòng ngừa tệ nạn mại dâm; cai nghiện ma tuý; quản lý sau cai nghiện; hỗtrợ nạn nhân bị mua bán;

b) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới Trung tâm Chữa bệnh Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện;

-c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của Trungtâm Chữa bệnh - Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện; cấp

và thu hồi Giấy phép đối với các cơ sở cai nghiện ma tuý tự nguyện theo quyđịnh của pháp luật;

d) Quy định chương trình giáo dục, dạy nghề và tái hoà nhập cộng đồngđối với người bán dâm và người nghiện ma tuý;

đ) Quy định thủ tục đưa đối tượng vào Trung tâm Chữa bệnh Giáo dục Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện

-15 Về lĩnh vực bình đẳng giới:

a) Hướng dẫn thực hiện về bình đẳng giới theo quy định của pháp luật;b) Tham gia đánh giá việc lồng ghép vấn đề bình đẳng giới trong xâydựng văn bản quy phạm pháp luật;

c) Tổng kết, báo cáo cơ quan có thẩm quyền về thực hiện bình đẳng giớitheo quy định của pháp luật

16 Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thống kê trong lĩnh vực laođộng, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật; xây dựng cơ sở dữliệu, hệ thống thông tin thống kê của Bộ, ngành

17 Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vựclao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

18 Quản lý các hoạt động chuyên môn y tế trong các đơn vị thuộc lĩnhvực lao động, người có công và xã hội có hoạt động y tế theo quy định của phápluật

19 Về dịch vụ công:

a) Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;

b) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh

tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnhvực;

c) Hướng dẫn các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của phápluật

20 Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao

động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.

21 Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của

Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đãđược Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

22 Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công tytrách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, phần vốn nhànước đầu tư vào các doanh nghiệp khác được tổ chức và hoạt động theoLuật doanh nghiệp thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ

23 Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động,người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

24 Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷluật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theoquy định của pháp luật

25 Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệtrong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội

26 Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống thamnhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

27 Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sáchnhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật

28 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật

2.3 Cơ cấu tổ chức

(Xem phụ lục 01: Sơ đồ hóa bộ máy Bộ Lao động – Thương binh và Xã hộiLãnh đạo Bộ.)

Bộ trưởng Đào Ngọc Dung

Thứ Trưởng Huỳnh Văn Tý

Thứ trưởng: Nguyễn Trọng Đàm

Thứ trưởng: Phạm Minh Huân

Thứ trưởng: Doãn Mậu Diệp.

Thứ trưởng: Đào Hồng Loan

Các đơn vị quản lý nhà nước.

1 Vụ Lao động - Tiền lương.

2 Vụ Bảo hiểm xã hội

Các đơn vị sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước

18 Trung tâm Thông tin

19 Viện Khoa học Lao động và Xã hội.

20 Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng

21 Tạp chí Lao động và Xã hội

22 Tạp chí Gia đình và Trẻ em

23 Báo Lao động và Xã hội.

24 Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội

II Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của bộ phận văn thư cơ quan

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng bộ Lao động – Thương binh và xã hội

Căn cứ luật tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001

Căn cứ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20 tháng 12 năm 2012 củaChính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộLao động– Thương binh và Xã hội;

Theo đề nghị của Vụ trưởng vụ Tổ chức cán bộ

Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành quyết định số989QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng Bộ như sau:

1.1 Vị trí và chức năng

Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, cótrách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện công tác hànhchính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạtđộng, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt độngcủa Bộ và công tác quản trị nội bộ

Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theoquy định của pháp luật

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàngtuần của Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất vềcông tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của Bộ đã được phê duyệt

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngành

thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, các văn bản hành chính thôngthường của Bộ và các nhiệm vụ khác được Bộ giao

- Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện cácnội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết,chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nướcban hành

- Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tinkịp thời đến Lãnh đạo Bộ các công việc được giải quyết, chưa được giải quyết

và những công việc cần thiết khác để lãnh đạo Bộ xem xét, xử lý

- Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình cábuổi họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ; ghi biên bản và ra thông báo kết luậncác cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ (trong trường hợp người chủ trìcuộc họp, buổi làm việc yêu cầu)

- Làm đầu mối liên hệ, tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, cơ quanngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy bannhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ

- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ đạođiều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ

- Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính,văn thư, lưutrữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn

vị trực thuộc Bộ; kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và quy trìnhthủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính theo quy định của pháp luật; quản lý và tổ chứchoạt động của thư viện Bộ

- Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội dung, quy chế làm việc của

cơ quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy địnhcủa pháp luật và của Bộ

- Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt,bão; bảo đảm an toàn vệ sinh, môi trường, phòng, chống dịch bệnh và công tác y

tế đối với cơ quan Bộ; tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và

cơ quan Bộ

- Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; quản lý và

sử dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật, kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ

- Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ; là đơn vị dự toáncấp II của Bộ

- Về Thi đua – khen thưởng

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong tràothi đua trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành;

+ Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất kiểm tra và giám sát việc tổ chứcthực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Bộ, ngành;

+ Giúp việc Bộ trưởng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Ủy viênHội đồng Thi đua – Khen thưởng Trung ương;

+ Tổ chức thực hiện và quản lý, sử dụng quỹ thi dua, khen thưởng của Bộtrưởng để phục vụ cho công tác thi đua, khen thưởng;

+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Bộ,ngành và các nhiệm vụ trong hoạt động của Khối thi đua các Bộ, ngành khoahọc – văn hóa – xã hội

- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan báo chí, xuất bản, truyền thông và cácđơn vị liên quan tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, truyền thông về hoạtđộng của ngành Lao động -Thương binh và Xã hội ở trong nước và ngoài nước;giúp Bộ trưởng thu thập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt độngcủa Bộ

- Là đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lờichất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề thuộcngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

- Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các đơn vị liên quan để thông tin,tuyên truyền về tình hình hoạt động của Bộ trên trang thông tin điện tử của Bộ

- Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho

công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Bộ theo chế độ, chínhsách của Nhà nước và của Bộ.

- Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ theoquy định của pháp luật và phân cấp của Bộ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định

1.3 Cơ cấu tổ chức

(Xem phụ lục 02: Sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ)

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các phó Chánh Văn phòng Bộ,

và một số công chức, viên chức, người lao động

Lãnh đạo Văn phòng:

Chánh Văn phòng: Nguyễn Bá Hoan

Phó Chánh Văn phòng: Lưu Hồng Sơn;

Phó Chánh Văn phòng: Vũ Xuân Hân;

- Nhà khách người có công (đơn vị sự nghiệp công lập)

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính

Căn cứ Nghị định số 106/2012/QĐ-LĐTBXH ngày 20 tháng 2 năm 2012

của chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội:

Căn cứ quyết định số 989/QĐ-LĐTBXH ngày 01 tháng 7 năm 2013 cuả

Bộ Trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc quy định chức năngnhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ;

Xét đề nghị của Trường phòng hành chính ;

Chánh văn phòng Bộ ban hành quyết định số 568/QĐ-VP về quy địnhchức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng hành chính như sau

2.1 Vị trí, chức năng của phòng hành chính

Phòng hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng Bộ,

có chức năng giúp Chánh văn phòng Bộ thực hiện công tác hành chính, văn thư,lưu trữ theo quy định của nhà nước và Bộ

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Tiếp nhận, đăng ký, quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản

đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, đơn, thư, báo chí và các loại văn bản hànhchính khác) theo quy định của Nhà nước và của Bộ;

- Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Phápluật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộnhững trường hợp sai sót cần điều chỉnh, bổ sung;

- Làm đầu mối giúp việc Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác bảo vệ

bí mật nhà nước của cơ quan Bộ;

- Quản lý, sử dụng con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhànước và của Bộ;

- Thực hiện đánh máy, in, sao chụp văn bản theo quy định của Nhà nước

và của Bộ;

- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quản

lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập vàgiao nộp hồ sơ lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập và

giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữtheo quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục

vụ tra cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dânkhi có yêu cầu;

- Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;

- Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao Định kỳ xây dựng kếhoạch thay thế, sửa chữa tài sản và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định củaNhà nước và của Bộ;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao

2.3 Cơ cấu tổ chức

Phòng Hành chính làm việc theo chế độ 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởngphòng Trưởng phòng Hành chính phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm trướcChánh Văn phòng về các mặt hoạt động nghiệp vụ của phòng Phó Trưởng phòngchịu trách nhiệm về Phòng Lưu trữ Các cán bộ, chuyên viên chịu trách nhiệm trướcTrưởng phòng và Phó Trưởng phòng về các khâu nghiệp vụ được giao

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Bộ Lao động –

Thương binh và Xã hội

I Hoạt động quản lý

1 Quản lý văn bản, hồ sơ ,tài liệu

 Tất cả các văn bản gửi đến bộ đều phải đăng ký tại văn phòng Bộ Vănphòng Bộ chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký , phân loạivăn bản đến và chuyển đến đơn vị cá nhân xử lý theo nguyên tắc sau:

- Văn bản của Đảng, của nhà nước, của các cơ quan liên quan đến chứcnăng nhiệm vụ của bộ văn phòng Bộ phải trình Bộ trưởng hoặc thứ trưởng xử lý

- Văn bản, tài liệu gửi cho cá nhân thì chuyển cho cá nhân Nêu nội dungcủa văn bản tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ thì cá nhân phảichuyển cho văn phòng Bộ để xử lý

Trường hợp văn bản tài liệu gửi trực tiếp bộ trưởng, thứ trưởng thì sau khi

có ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng, thứ trưởng, văn phòng Bộ vào sổ đăng ký, theo

dõi và chuyển cho đơn vị cá nhân xử lý

- Các văn bản khác , văn phòng Bộ chuyển tới Thủ trưởng đơn vị liênquan giải quyết

- Văn bản có dấu chỉ mức độ mật, khẩn phải được trình và chuyển giaongay sau khi nhận Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và sự bímật nội dung văn bản

 Các văn bản về vấn đề nhân sự của các bộ, ngành, địa phương gửi về

Bộ phải trình Bộ trưởng Cho ý kiến chỉ đạo trước khi giao cho các đơn vị chứcnăng thực hiện

 Dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do bộ ban hành hoặc trước khi

Bộ trưởng ký trình cấp có thẩm quyền phải có ý kiến thẩm định pháp lý của vụpháp chế, thời gian thẩm định không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đượcđầy đủ hồ sơ hợp lệ của đơn vị chủ trì xây dựng dự thảo

 Thứ trưởng xử lý văn bản theo lĩnh vực được bộ trưởng giao phụ trách

ủy quyền cho các đơn vị thuộc Bộ trực tiếp trình, nhưng sau đó phải chuyển lạivăn phòng Bộ để theo dõi và làm thủ tục phát hành theo quy định

 Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng

về việc xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình Đơn vị có tráchnhiệm vào số thống kê, Cập nhật đầy đủ văn bản và thông tin về quá trình xử lývăn bản của đơn vị mình

Các đơn vị có tư cách pháp nhân xử lý văn bản đến theo quy định củapháp luật về văn thư và lưu trữ và theo quy định tại Quy chế

 Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm định, xử lý vănbản đến theo sự phân công của thủ trưởng đơn vị; soạn thảo văn bản đúng thủtục, thời hạn và chịu trách nhiệm về thể thức, nội dung của văn bản; lập hồ sơcông việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo quy địnhchung của nhà nước; có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho văn phòng Bộtheo quy định

2 Quy trình thủ tục giải quyết công việc

 Văn bản trình Bộ trưởng thủ trưởng phải do thủ trưởng đơn vị hoặc cấpphó của thủ trưởng đơn vị khi được ủy quyền trình ký và chịu trách nhiệm vềnội dung văn bản, trong đó phải thuyết minh rõ nội dung công việc cần giảiquyết, đề xuất hướng giải quyết Hồ sơ trình phải có tài liệu có liên quan kèmtheo Nếu nội dung trình có liên quan đến nhiệm vụ của đơn vị khác phải có ýkiến bằng văn bản của đơn vị liên quan.

Dự thảo văn bản trình lãnh đạo bộ ký hoặc phê duyệt phải có chữ ký củathủ trưởng đơn vị trình văn bản

 Văn bản, tờ trình Bộ trưởng thủ trưởng phải gửi qua văn phòng Bộ vănphòng Bộ có trách nhiệm thẩm định về mặt thủ tục, hồ sơ trong thời gian khôngquá 2 ngày làm việc và xử lý theo nguyên tắc

- Nếu thủ tục, hồ sơ hợp lệ khi ký nhận vào sổ trình Bộ trưởng hoặc thứtrưởng giải quyết

- Nếu thủ tục, hồ sơ không đúng theo quy định thì phải trả lại đơn vịtrình và nêu rõ lý do trả lại hồ sơ Trường hợp hồ sơ trình cần bổ sung thì thôngbáo để đơn vị trình, hoàn chỉnh hồ sơ đồng thời báo cáo với lãnh đạo bộ biết

- Nêu nội dung, đề án, tờ trình công việc không thuộc thẩm quyền giảiquyết của Bộ trưởng, không đảm bảo phù hợp với nội dung hồ sơ và nội dungcủa dự thảo văn bản đã ban hành hoặc hồ sơ chưa đủ cơ sở để đưa ra quyết địnhthì văn phòng Bộ trả lại văn bản cho đơn vị trình và nêu rõ lý do trả lại

- Hồ sơ trình lãnh đạo bộ phải được văn phòng Lập danh mục theo dõiquá trình xử lý

3 Thẩm quyền ký văn bản của bộ trưởng, thứ trưởng, thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ

 Bộ trưởng ký vào các văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền, văn bản quản lý hànhchính của bộ các thỏa thuận quốc tế, các văn bản Tổ chức bộ máy và nhân sựtheo quy định của pháp luật và phân cấp của bộ

- Các văn bản trình các cơ quan Trung ương đảng, Quốc hội, Ủy ban

thường vụ quốc hội, chính phủ, thủ tướng Chính phủ

- Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, hiệp định được Thủ tướng Chínhphủ ủy quyền

- Quyết định giao kế hoạch, nhiệm vụ, phân bổ dự toán thu, chi ngânsách hàng năm cho đơn vị thuộc bộ theo quy định

- Các quyết định về phân cấp quản lý (cán bộ, công chức, tài chính)

- Các văn bản Quan trọng khác

 Thứ trưởng được bộ trưởng giao ký thay (KT.) các văn bản sau

- Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,Tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình dự án đầu tư theo quy định

về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của nhà nước và của bộ, thanh lý tài sản

cố định; theo văn bản xử lý về các vấn đề thuộc lĩnh vực được bộ trưởng phâncông phụ trách;

- Phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình, các quyết định khác vềquản lý đầu tư xây dựng sau khi có ý kiến của bộ trưởng

- Một số văn bản quy định tại khoản 1 điều này sau khi được bộ trưởngquyền khi Bộ trưởng vắng mặt, thứ trưởng thường trực ký các văn bản thuộcthẩm quyền của bộ trưởng (theo ủy quyền bộ trưởng)

 Thẩm quyền ký các văn bản của thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ

- Chánh văn phòng được ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản sau

+ Văn bản gửi đến bộ, ngành, đoàn thể, tổ chức - chính trị xã hội, địaphương, các đơn vị trong ngành về những vấn đề có tính chất hành chính;

+ Giấy mời tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo theo kế hoạch đãđược lãnh đạo bộ phê duyệt

+ Thông báo kết luận cuộc họp, các thông tin đột xuất báo cáo tháng, quýgửi Văn phòng Chính phủ

+ Giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cho thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ,cho cán bộ các đơn vị thuộc Bộ (khi thủ trưởng đơn vị đó đi vắng)

+ Sao y, sao lục các văn bản theo quy định của chính phủ

+ Các văn bản khác khi được bộ trưởng phân cấp hoặc ủy quyền

- Vụ trưởng các vụ được kỳ thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản sau

+ Các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực côngtác được giao

+ Văn bản đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thuộc ngành, thực hiện cácchương trình, kế hoạch công tác ở được phê duyệt

+ Giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức thuộc quyền quản

lý theo phân cấp

+ Các văn bản giải quyết một số công việc cụ thể khi được lãnh đạo bộgiao

+ Giấy mời tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo thuộc lĩnh vực quản

lý của đơn vị đã được lãnh đạo bộ cho phép tổ chức

- Lãnh Đạo tổng cục, cục, thanh tra bộ được ký thừa lệnh Bộ Trưởngtrong trường hợp giải quyết công việc cụ thể khi được bộ trưởng cho phép, kýthừa ủy quyền bộ trưởng một số văn bản theo quyết định họp ủy quyền riêng

- Các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân: không được dùng condấu của bộ để giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình,không được Nhân Danh Bộ trưởng khi sử dụng con dấu của đơn vị mình trừtrường hợp được bộ trưởng ủy quyền bằng văn bản

4 Ban hành và phát hành văn bản

 Ban hành văn bản

- Chánh văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý công tác văn thư ở cơquan, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tụcban hành văn bản

- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát nhanhtrong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

 Từ chối phát hành: những văn bản có nội dung trái với ý kiến chỉ đạo

Bộ trưởng, trái với những văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước

và những văn bản chưa đủ thủ tục

Những văn bản do các thứ trưởng đã ký về cùng vấn đề nhưng khôngthống nhất nội dung, cách thức giải quyết thì phải trình Bộ trưởng xem xét quyếtđịnh

 Văn bản đã phát hành cần sửa lại về nội dung thì phải do chính người

đã ký văn bản đã ký lại có phải do cấp trên ký đính chính

 Văn bản ký thay bộ trưởng, đều phải gửi một bản để báo cáo bộ trưởng.Văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng phải gửi một bản báo cáo thứ trưởng phụ tráchtrừ những bản xác nhận sơ yếu lý lịch, phiếu chuyển đơn thư, giấy mời họp vớicác cơ quan hữu quan

 Hàng tuần tổng hợp danh mục thống kê Phân loại các văn bản do bộphát hành để báo cáo Bộ trưởng và các thứ trưởng

 Tổ chức việc lưu trữ, bảo mật hồ sơ, quản lý con dấu, tài liệu, văn bản

đi, văn bản đến theo đúng quy định của pháp lệnh lưu trữ tài liệu quốc gia, Pháplệnh bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản quy phạm pháp luật khác

 Văn phòng Bộ theo nội dung của quy chế này xây dựng và trình Bộtrưởng ban hành các quy định về công tác văn thư

5 Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ được giao

6 Đơn vị tự kiểm tra

 Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Thường xuyên tổ chức tự kiểm tra việcthi hành các văn bản, công việc được giao tại đơn vị, phát hiện các vướng mắc

và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời

 Định kì cuối mỗi quý thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ báo cáo Bộ trưởngtình hình thực hiện các văn bản, các công việc được lãnh đạo bộ giao theo thẩmquyền của đơn vị mình

7 Bộ tiến hành kiểm tra

 Bộ tiến hàng kiểm tra dưới những hình thức sau

- Lãnh đạo bộ, lãnh đạo cơ quan chức năng thuộc bộ và các công chứcđược giao nhiệm vụ kiểm tra phải tiến hành làm việc trực tiếp tại đơn vị cầnkiểm tra để nắm tình hình;

- Lãnh đạo Bộ yêu cầu các đơn vị thuộc Bộ báo cáo bằng văn bản về tìnhhình và kết quả thực hiện các văn bản, công việc được giao;

- Bộ trưởng ủy quyền cho một cán bộ cấp vụ, cục chủ trì việc kiểm trahoặc quyết định thành lập các đoàn kiểm tra việc thi hành các văn bản trongtừng lĩnh vực công việc cần tập trung chỉ đạo trong từng thời kỳ Đơn vị chủ trìphối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng đề cương kiểm tra, trình lãnh đạo

bộ phê duyệt và triển khai thực hiện

- Hình thức khác do Bộ Trưởng quyết định

 Thủ trưởng đơn vị kiểm tra có văn bản báo cáo lãnh đạo bộ kết quảkiểm tra đồng thời thông báo cho đơn vị được kiểm tra và có đơn vị có liên quantrong bộ Nếu phát hiện có sai phạm thì xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghịcấp trên có thẩm quyền xử lý

- Thủ trưởng đơn vị kiểm tra có trách nhiệm theo dõi việc xử lý sau khikiểm tra, yêu cầu đơn vị được kiểm tra khắc phục những sai phạm theo quyếtđịnh của cấp có thẩm quyền, báo cáo kết quả khắc phục sau kiểm tra với Lãnh

đạo Bộ

 Văn phòng Bộ tổng hợp chung, báo cáo lãnh đạo bộ tình hình kiểm traviệc thi hành các văn bản, các công việc được Lãnh đạo Bộ giao tại hội nghị sơkết 6 tháng đầu năm và hội nghị tổng kết công tác năm của bộ

II Hoạt động nghiệp vụ

1 Soạn thảo và ban hành văn bản

(phụ lục 03:Một số văn bản Bộ đã soạn thảo và ban hành)

1.1 Hình thức văn bản

Gồm có :

- Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản hành chính

- Văn bản chuyên nghành Lao động – Thương binh và Xã hôi

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài

1.2 Thể thức văn bản

 Văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông

tư số 25/2011/TT-BTP ngỳ 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức,

kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luậtliên tịch

 Văn bản hành chính được thực hiện theo hongws dẫn tại thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính

- Tiêu đề “BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI” được trìnhbày ở góc trái, đầu dòng bằng chữ in hoa đứng đậm., có dòng kẻ gạch chân

BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH

VÀ XÃ HỘI

Số:2016/QĐ-LĐTBXH

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

+ Địa danh: Là trụ cở của Bộ

+ Ngày, tháng năm ban hành văn bản: ngày ký chính thức văn bản (vớingày dưới 9 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số 0 vào trước và ghhi đầy đủ), đượctrình bày phía dưới Quốc hiệu, tiêu ngữ, chữ nghiêng

Ví dụ: Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 2016

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

+ Đối với văn bản có tên loại:

• Tên loại văn bản: In hoa, đứng đậm cỡ chữ 14

• Trích yếu nội dung: In thường, đứng đậm (cỡ chữ 14)

• Dòng ghẻ gạch chân

Ví dụ:

+ Đối với Công văn

Trích yếu nội dung: In thường, cỡ chữ 12

Ví dụ:

BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH

VÀ XÃ HỘI

Số 378/LĐTBXH-BHXH

v/v chế độ tử tuất đối với thân nhân

ông Nguyễn Quốc Trị

 Văn bản chuyên nghành lao động – Thương binh và Xã hội do Bộtrưởng quy đinh sau khi thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

 Văn bản trao đổi với cơ quan tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài đượcthực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thộng lệ quốc tế

1.3 Soạn thảo văn bản

 Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện cac quy định của