NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 50

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Vì 3 1.1. Chức năng: 3 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ba Vì. 3 1.3. Cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND Huyện: 4 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 5 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2.2 Vị trí các việc làm và bản mô tả công việc các vị thuộc Văn phòng UBND huyện Ba Vì 8 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 15 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác tại UBND huyện Ba Vì 16 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 19 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 20 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 21 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 21 4.2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 21 4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Ba Vì, những hiệu quả bước đầu mang lại. 21 Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 23 A. LỜI MỞ ĐẦU 25 1. Lý do chọn đề tài 25 2. Lịch sử nghiên cứu của đề tài 25 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 26 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 26 5. Phương pháp nghiên cứu 26 6. Đóng góp của đề tài 27 7. Cấu trúc của đề tài 27 B. PHẦN NỘI DUNG 28 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 28 1.1. Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư 28 1.2. Vai trò của công tác văn thư 28 1.3. Quy định của nhà nước về công tác văn thư 29 Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 32 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND huyện Ba Vì 32 2.2. Hình thức tổ chức và biên chế công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 33 2.3. Thực trạng hoạt động văn thư tại UBND huyện Ba Vì 34 2.4. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư của UBND huyện Ba Vì 43 2.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 45 2.6. Đánh giá về công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 46 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 50 3.1. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư 50 3.2. Tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư 51 3.3. Đẩy mạnh hoạt động kiểm tra trong hoạt động kiểm tra giám sát công tác văn thư 53 3.4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 54 3.4.2. Về phía Nhà trường 55 KẾT LUẬN 56 PHẦN III: PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Vì 3

1.1 Chức năng: 3

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ba Vì 3

1.3 Cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND Huyện: 4

2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 5

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 5

2.2 Vị trí các việc làm và bản mô tả công việc các vị thuộc Văn phòng UBND huyện Ba Vì 8

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 15

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác tại UBND huyện Ba Vì 16

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 19

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 20

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 21

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 21

4.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 21

4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Ba Vì, những hiệu quả bước đầu mang lại 21

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 23

A LỜI MỞ ĐẦU 25

1 Lý do chọn đề tài 25

2 Lịch sử nghiên cứu của đề tài 25

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 26

5 Phương pháp nghiên cứu 26

6 Đóng góp của đề tài 27

7 Cấu trúc của đề tài 27

B PHẦN NỘI DUNG 28

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 28

1.1 Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư 28

1.2 Vai trò của công tác văn thư 28

1.3 Quy định của nhà nước về công tác văn thư 29

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 32

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND huyện Ba Vì 32

2.2 Hình thức tổ chức và biên chế công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 33

2.3 Thực trạng hoạt động văn thư tại UBND huyện Ba Vì 34

2.4 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư của UBND huyện Ba Vì 43

2.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 45

2.6 Đánh giá về công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 46

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 50

3.1 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư 50

3.2 Tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư 51

3.3 Đẩy mạnh hoạt động kiểm tra trong hoạt động kiểm tra giám sát công tác văn thư 53

3.4 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 54

3.4.2 Về phía Nhà trường 55

KẾT LUẬN 56 PHẦN III: PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá như hiện nay thì việc học phải điđôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, nhà trường gắn liền với xã hội Đó làphương châm mà nền Giáo dục và Đào tạo nước ta hướng đến, chính vì vậy màtrong những năm qua các trường Đại học, Cao đẳng, sau khi học sinh, sinh viênkết thúc khoá học nhà trường đều tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơquan nhằm củng cố lại kiến thức đã được học tại nhà trường, nâng cao kỹ năngthực hành nghề nghiệp Trong quá trình thực hiện kế hoạch đào tạo của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội thì đợt thực tập cuối khóa của sinh viên Khoa Quản trịvăn phòng chúng tôi cũng không nằm ngoài mục đích đó

Sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết và thực tiễn tạo nên nền tảng vững chắccho mỗi học sinh, sinh viên khi ra trường, chính vì vậy mà thực tập tốt nghiệpkhông thể thiếu trong mỗi ngành học, khoá học Để đáp ứng nhu cầu chung của

xã hội, nâng cao hiệu quả làm việc trong công tác hành chính văn phòng, vănthư, lưu trữ tại các cơ quan Thực tập là thời gian quan trọng để học sinh, sinhviên tiếp cận, tìm hiểu thực tế công việc tại cơ quan, qua quá trình thực tập sẽgiúp cho sinh viên cũng cố lại kiến thức, đồng thời cũng là lúc sinh viên có điềukiện nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, bước đầu rèn luyện kỹnăng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc khoa học và hiệu quả

Là một sinh viên năm cuối của Khoa Quản trị văn phòng trường Đại họcNội vụ Hà Nội tôi luôn luôn ý thức được tầm quan trọng của vấn đề này đãkhông ngừng học hỏi để hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp cho bản thân mình.Trong khoảng thời gian thực tập không phải là quá dài kể từ ngày 04/7/2016 đến28/8/2016 tại Phòng Nội vụ huyện Ba Vì đã giúp tôi làm quen với công việc củangười cán bộ văn phòng, góp phần bổ sung và củng cố kiến thức đã học tạitrường, đồng thời tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu phục vụ công tácchuyên môn sau này

Trong thời gian thực tập tại phòng Nội vụ UBND huyện Ba Vì, được sựgiúp đỡ của lãnh đạo, cán bộ, công chức đặc biệt là cán bộ chuyên viên phòngNội vụ đã tạo điều kiện để tôi thực hành chuyên ngành của mình và hoàn thànhtốt đợt thực tập Đồng thời qua bài báo cáo này tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chânthành tới các thầy, cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn, giúp đỡtôi hoàn thành bài báo cáo này Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập có

nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo và cán bộtrong cơ quan để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Ba Vì, ngày 03 tháng 9 năm 2016

Sinh viên

Phí Văn Tuấn

Phần IKHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Vì

Ba Vì là huyện thuộc vùng bán sơn địa, nằm về phía Tây Bắc thủ đô HàNội Với tổng diện tích 424km2, dân số hơn 265 nghìn người (bao gồm 3 dântộc Kinh, Mường, Dao), toàn huyện có 31 xã, thị trấn, trong đó có 7 xã miền núi,một xã giữa sông Hồng Phía đông giáp thị xã Sơn Tây, phía nam giáp tỉnh HòaBình, phía tây giáp tỉnh Phú Thọ và phía Bắc giáp tỉnh Vĩnh Phúc Thực hiệnNghị quyết 15 của Quốc Hội khóa XII, Ba Vì tái nhập Thủ đô Hà Nội tháng 8năm 2008

- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâmnghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí,Công nghệ môi trường

- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của Pháp luật, phối hợpvới cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế vàcác khoản thu khác

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cáccấp, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương

- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ,xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế

độ chủ nghĩa quân sự Quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc đi lại

cư trú của người ngoài địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và côngdân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân

- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội

- Căn cứ vào Mục 2 chương IV Luật tổ chức HĐND-UBND Quốc hội

thông qua ngày 26/11/2003 thì UBND huyện Ba Vì có những nhiệm vụ vàquyền hạn sau:

UBND huyện Ba Vì có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm

vụ chương trình công tác hàng năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã,các đơn vị trực thuộc huyện hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ cụ thể nhưsau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phònghàng năm và lâu dài của huyện

- Xây dựng quy chế của UBND huyện, công tác tổ chức bộ máy và thựchiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước

- Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt

do UBND huyện quản lý hoặc những nhiệm vụ phức tạp theo quy định của Luậtkhiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể và mỗi cánhân, thành viên của UBND huyện hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa UBND huyện

UBND huyện Ba Vì làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo cánhân phụ trách và thực hiện chế độ chủ trương, quyết định theo đa số

Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế CNXH, ngănchặn các biểu hiện quan liêu, lãng phí tham nhũng, cửa quyền hách dịch và một

số biểu hiện tiêu cực khác xuất hiện trong cơ quan, cán bộ công chức trong bộmáy cơ quan

1.3 Cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND Huyện:

HĐND&UBND huyện Ba Vì là cơ quan hành chính Nhà nước thực hiệnnhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chứcHĐND&UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND huyện là toàn bộ hệ thốngcác Phòng ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến

+ Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND, là người phụ trách chung,

là người lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND huyện, đônđốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo điều hành hoạt động của các thànhviên cấp dưới và các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ cácvấn đề thuộc thẩm quyền tập thể của UBND huyện Mặt khác, Chủ tịch UBND

huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ, quyền hạn được giaoriêng cho mình và cùng với các thành viên của UBND chịu trách nhiệm về hoạtđộng của UBND trước HĐND huyện và cấp trên.

* Phó Chủ tịch UBND huyện gồm 3 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch.Các Phó Chủ tịch UBND huyện phân công, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác;chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban ngành chuyên môn của UBNDhuyện

* UBND huyện Ba Vì có 13 phòng, ban chuyên môn cụ thể:

Vì, Trung tâm Thể dục thể thao, Ban bồi thường giải phóng mặt bẳng…

Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Huyện hoạt động theochức năng và nhiệm vụ của mình, giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch

- Lãnh đạo gồm:

+ 01 Chủ tịch

+ 03 Phó Chủ tịch

+ 01 Chánh văn phòng+ 03 Phó Chánh văn phòng+ Các ủy viên

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Ba Vì

chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụquản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quannhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.

Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức năng tham mưu tổnghợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của UBND; tham mưu giúp UBNDhuyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịchUBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịchUBND huyện; cung cấp phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND&UBND vàcác cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật choHĐND&UBND huyện Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện cải cách hànhchính, thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông của UBND huyện

2.1.2 Nhiệm vụ:

- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công táchàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân huyện Đônđốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việcthực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra côngtác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quyđịnh của pháp luật;

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theoquy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuấtđược giao theo quy định của pháp luật;

- Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dânhuyện

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủyban nhân dân cấp xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụtrách;

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước khi trình Ủy bannhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, quyết định;

- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mốiquan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trựcHội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấphuyện, và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bànđịa phương;

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhândân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên cóliên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năngtheo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyênmôn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính,lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân huyện

- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiệncông tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy bannhân dân huyện;

- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn vềnghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nướctheo quy định của pháp luật;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyệntheo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của

Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạtđộng của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các tổ chức cóliên quan theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức của cơ quan;

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tàisản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Văn phòng UBND huyện có tổng số cán bộ, công chức, nhân

36,6 %, hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ

12,2 %, số cán bộ nữ là 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán bộ có trình độ Đại

học là 19 người, chiếm tỷ lệ 46% Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh

thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác

Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 03 Phó

Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp

các lĩnh vực

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia

thành các bộ phận sau:

- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)

- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành

chính (5 người)

- Bộ phận tiếp dân (02 người)

- Bộ phận công nghệ thông tin (4 người)

- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người)

- Bộ phận văn thư - lưu trữ (05 người)

10 Cán bộ phụ trách bộ phận hậucần, nhà ăn

11 Cán bộ phụ trách bộ phận bảovệ

* Mô tả các vị trí việc làm trong văn phòng UBND huyện Ba Vì

Chức danh: Chánh Văn phòng

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND Huyện Ba Vì

Nhiệm vụ chính:

Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện vềtoàn bộ công tác của Văn phòng, phân công nhiệm vụ cho các đồng chí PhóChánh văn phòng và cán bộ Văn phòng Trực tiếp chỉ đạo các công việc cụ thểsau:

Tổ chức nắm tình hình, xử lý các thông tin, trực tiếp phụ trách công tác tổnghợp và xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất phục vụ

sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện bảo đảmkịp thời, đúng quy định

Kiểm tra, rà soát các văn bản của HĐND, UBND huyện trước khi ban hành,theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo giải quyết thực hiện các văn bản cấp trên gửi về

Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Chỉthị, Quyết định, Nghị quyết của Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện trong cơ quanVăn phòng

Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ trong cơ quan.Chủ tài khoản phần kinh phí khoán chi của Văn phòng theo chế độ và quy định củaNhà nước

Thừa lệnh UBND huyện ký các văn bản hành chính thông thường thuộcphạm vi điều hành: Triệu tập hội nghị, thông báo của HĐND và UBND huyện, kýsao lục văn bản theo thẩm quyền của cấp huyện Phối hợp, đôn đốc các cơ quan,đơn vị, các xã, thị trấn chuẩn bị báo cáo, đề án… trình Huyện uỷ, HĐND, UBNDhuyện Phụ trách công tác tin học, CNTT trong cơ quan Văn phòng; trực tiếp chỉđạo, điều hành và duy trì hoạt động của cổng thông tin điện tử huyên Ba Vì (gọi tắt

là Website)

Theo dõi tình hình, kiểm tra, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn trongviệc thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định của HĐND huyện, UBND

hiện các nhiệm vụ của đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Thường trực UBNDhuyện giao.

Chức danh: Phó Chánh Văn phòng

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng

Nhiệm vụ chính:

Trực tiếp giúp Chánh văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận tổng hợp vàchịu trách nhiệm toàn bộ về công tác thông tin tổng hợp Chỉ đạo chuyên viêntrong bộ phận tổng hợp thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các loại thông tin

Dự thảo các báo cáo, xây dựng chương trình công tác, công văn chỉ đạo củaHĐND – UBND huyện Đôn đốc các cơ quan chuẩn bị nội dung phục vụ các kỳhọp Dự, ghi chép nội dung các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện vàtham mưu ban hành kết luận hoặc thông báo kết luận sau mỗi phiên họp

Tham mưu công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo củacông dân; đôn đốc các cơ quan chức năng trong việc giải quyết đơn thư, tiếp dântheo đúng quy định của pháp luật Trực tiếp phụ trách bộ phận “một cửa”

Giúp Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện thẩm định, kiểm tracác loại văn bản của các ngành, cơ quan do Thường trực HĐND, lãnh đạoUBND huyện ký ban hành Trực tiếp thẩm định các báo cáo, kế hoạch, chươngtrình, quyết định thuộc lĩnh vực kinh tế, sản xuất Ký các công văn củaHĐND, UBND huyện và một số văn bản của Văn phòng HĐND – UBNDhuyện khi được ủy nhiệm

Thay Chánh Văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh Văn phòng đi vắng Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận hành chínhquản trị và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hành chính quản trị như: Vănthư, lưu trữ, lái xe, bảo vệ, hành chính, tạp vụ, hậu cần Có trách nhiệm chỉđạo, phân công các cán bộ thuộc bộ phận phụ trách, phục vụ các hoạt động củaHĐND, UBND huyện như: hội họp, duy trì giờ giấc làm việc, bảo vệ cơ quan,phân trực và chỉ đạo, theo dõi trực cơ quan; công tác đảm bảo vệ sinh chung, vệsinh các phòng làm việc của các đồng chí lãnh đạo; phụ trách nhà ăn; điều xe

phục vụ các đồng chí lãnh đạo đi công tác, theo dõi nhật ký điều xe, lịch trình

xe Tổ chức đón tiếp khách đến làm việc với HĐND, UBND huyện đảm bảo chuđáo, lịch sự, trang trọng Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện cácnhiệm vụ của cán bộ thuộc phạm vi quản lý

Theo dõi đôn đốc việc thực hiện nội quy, giờ giấc làm việc, các chínhsách và thực hành tiết kiệm chống lãng phí đối với mọi cán bộ, công chức trong

cơ quan.Trực tiếp kiểm duyệt các văn bản thuộc lĩnh vực văn xã, văn bản củaHĐND

Thay Chánh văn phòng điều hành công việc khi được uỷ nhiệm

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận tổng hợp

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp

Nhiệm vụ chính:

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó chánh văn phòng tổng hợp và thườngtrực HĐND, lãnh đạo UBND huyện Mỗi chuyên viên được phân công theo dõimột khối (hoặc mảng công việc) khác nhau, trực tiếp tổng hợp, tham mưu chothường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo văn phòng trên lĩnh vựcđược phân công phụ trách

Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụthường xuyên, đột xuất theo sự chỉ đạo của thường trực HĐND, Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch UBND huyện và của cấp trên Trực tiếp làm công tác tham mưu,tổng hợp, thông tin, báo cáo Thường xuyên báo cáo kết quả công tác với thườngtrực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện và lãnh đạo văn phòng.Lưu hồ sơ công việc theo đúng quy định

Trực tiếp soạn thảo, kiểm duyệt, thẩm định các văn bản do các cơ quankhác tham mưu thuộc lĩnh vực được phân công

Đôn đốc, thẩm định các nội dung trên lĩnh vực được phân công phụ tráchphục vụ các kỳ họp của HĐND, các phiên họp của UBND và của BTV, BCHđảng bộ huyện theo đúng nội dung và thời gian quy định Nếu để chậm thời giantheo quy định hoặc sai sót về nội dung, thể thức phải chịu trách nhiệm trướclãnh đạo văn phòng Chuyên viên văn phòng phải dự phiên họp UBND huyệnnếu có nội dung thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi Chủ động phối hợp với

bộ phận hành chính quản trị để chuẩn bị phòng họp và các điều kiện phục vụ hộinghị trên lĩnh vực được phân công

Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận một cửa

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Nhiệm vụ chính:

Thực hiện tốt việc tiếp nhận và trả hồ sơ cho các tổ chức và công dântheo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Quy chế hoạt động của bộphận tiếp nhận và trả kết quả và những quy định hiện hành Không sách nhiễu,gây trở ngại, phiền hà cho nhân dân Phải có thái độ đúng mực khi tiếp xúc vớicông dân

Đồng chí Tổ trưởng bộ phận một cửa chịu trách nhiệm trước lãnh đạoVăn phòng và UBND huyện về mọi hoạt động của bộ phận một cửa

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận Văn thư – Lưu trữ

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp

Cán bộ phụ trách bộ phận Văn thư – Lưu trữ thực hiện tốt những quy định

về công tác văn thư, quản lý các văn bản của HĐND – UBND huyện và các vănbản đi, đến theo đúng quy định và theo chương trình công nghệ thông tin; tiếp nhận

và chuyển công văn đi, đến kịp thời, chính xác đúng địa chỉ, theo dõi quá trình vậnhành của văn bản Thẩm định lại văn bản lần cuối trước khi ban hành, nếu văn bảnchưa được kiểm duyệt (chưa ký nháy) thì không được phát hành mà yêu cầuchuyển trả lại cho chuyên viên hoặc lãnh đạo văn phòng để thẩm định Tổ chức sao

in, phát hành các loại văn bản của HĐND – UBND huyện đảm bảo kịp thời; quản

lý tài liệu và con dấu theo chế độ quy định Thực hiện tốt việc gửi nhận văn bảnđiển tử, mỗi ngày phải mở hộp thư điện tử ít nhất 03 lần để lấy công văn

Lưu trữ nội bộ: Thống nhất quản lý, bố trí sắp xếp tài liệu trong danhmục lưu trữ nội bộ đảm bảo khoa học, gọn gàng, ngăn nắp theo đúng quy định

Tổ chức chỉnh lý, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ của HĐND – UBNDhuyện, bảo quản tốt các tài liệu lưu trữ nội bộ của HĐND – UBND huyện Bàngiao tài liệu lưu trữ nội bộ cho Phòng Nội vụ theo đúng quy định

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận Công nghệ thông tin

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách tổng hợp

Nhiệm vụ chính:

Công nghệ thông tin: Cán bộ quản trị mạng có trách nhiệm thực hiện,kiểm tra, đôn đốc cán bộ sử dụng máy vi tính thực hiện tốt quy định của HĐND– UBND huyện về xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản mạngthông tin; cung cấp thông tin, khai thác thông tin trên mạng phục vụ tốt công tác

lãnh đạo chỉ đạo của HĐND – UBND huyện Thường xuyên kiểm tra, duy tu,bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin của cơ quan (mỗi thángmột lần phải kiểm tra định kỳ, diệt vius tất cả các máy trong cơ quan); kịp thờiphát hiện và đề xuất với lãnh đạo văn phòng những sự cố để có biện pháp khắcphục kịp thời Thường xuyên học tập, nghiên cứu, cập nhật kiến thức về CNTT,khoa học kỹ thuật mới đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác Quản lý, vận hành,bảo mật, kiểm duyệt tin bài trên Trang thông tin điện tử (WEBSITE) của huyện.

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận tài vụ

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị

Nhiệm vụ chính:

Kế toán: cùng với lãnh đạo văn phòng lập kế hoạch ngân sách hàng năm,

dự toán và quyết toán chi tiêu của của cơ quan Theo dõi quyết toán chi tiêu của

cơ quan, kiểm duyệt chứng từ, cập nhật chứng từ, sổ sách đảm bảo đúng Luậtngân sách và các quy định về nguyên tắc tài chính kế toán; đôn đốc, nhắc nhởmọi người thực hiện đúng quy định về thực hành tiết kiệm chống lãng phí.Hướng dẫn, thanh toán đầy đủ, kịp thời sau mỗi nội dung chi Khi có phát sinhnhững việc ngoài dự toán phải chủ động báo cáo đề xuất lãnh đạo văn phòng.Hàng tháng (vào những ngày cuối tháng), phải yêu cầu các bộ phận nộp chứng

từ, tổng hợp, phân tích các khoản thu, chi trong tháng báo cáo chủ tài khoản,đồng thời xây dựng kế hoạch thu, chi tháng sau

Thủ quỹ: Đảm bảo thực hiện đúng quy định về thu, chi theo Luật ngânsách và các quy định về tài chính Kiểm tra chặt chẽ chứng từ thu, chi trước khinhập quỹ và xuất quỹ Chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt và các chứng từ

có liên quan Mỗi quý cơ quan sẽ tiến hành kiểm tra quỹ 01 lần Trường hợp cầnthiết lãnh đạo văn phòng có thể quyết định kiểm tra quỹ đột xuất

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận lái xe

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng bộ phận quản trị

Nhiệm vụ chính:

Đảm bảo đưa đón Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện và cácđồng chí lãnh đạo, cán bộ khác (khi được lãnh đạo cho phép sử dụng ô tô) đicông tác, đi hội họp, đi thăm hỏi đúng thời gian và tuyệt đối an toàn; đi đúng

không được phép Thực hiện đúng những quy định về an toàn giao thông, khám

xe theo định kỳ, mua bảo hiểm, lệ phí giao thông Thường xuyên bảo dưỡng,sửa chữa những hư hỏng nhỏ, lau chùi, rửa xe sạch sẽ; sử dụng xe đúng quy định

về kỹ thuật máy móc Mỗi khi có hiện tượng hỏng hóc lớn phải kịp thời báo cáovới lãnh đạo văn phòng để có biện pháp xử lý

Chủ động lo xăng dầu và thủ tục thanh toán theo đúng chế độ chính sách

và đúng quy định hiện hành Khi đi công tác ngoài tỉnh chủ động lấy giấy điđường cho cá nhân mình và các đồng chí lãnh đạo cùng đi Mỗi tháng lái xethanh quyết toán với kế toán 01 lần vào cuối tháng, sau khi thanh toán xong với

kế toán cần chủ động thanh toán công tác phí với các đồng chí lãnh đạo (nếucó) Khi cần thiết phải đề xuất và chủ động lo chi phí phục vụ công tác của lãnhđạo, lập chứng từ thanh quyết toán kịp thời với bộ phận tài vụ

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận tạp vụ, thủ kho

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị

Nhiệm vụ chính:

Thực hiện nhiệm vụ tạp vụ theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng,trực tiếp là đồng chí Phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị Thực hiện tốtcông tác vệ sinh chung cơ quan, vệ sinh các phòng làm việc của lãnh đạoHĐND, UBND và Chánh Văn phòng Chuẩn bị phòng họp, phục vụ hội nghị,phục vụ các phòng làm việc của các đồng chí lãnh đạo, đón tiếp khách Quản

lý, giữ gìn tài sản cơ quan phải chặt chẽ, tránh để thất thoát, hư hỏng Khi xuất,nhập hàng hoá, tài sản phải có phiếu xuất kho hoặc có lệnh của lãnh đạo vănphòng

 Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận bảo vệ

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị

Nhiệm vụ chính:

Phải đảm bảo bảo vệ tuyệt đối an toàn cơ quan, chủ động xây dựng lịchtrực, đảm bảo trực cơ quan 24/24 giờ trong ngày và những nhiệm vụ do lãnh đạoVăn phòng HĐND – UBND huyện bổ sung; đồng thời thực hiện tốt các nhiệm

vụ khác khi được lãnh đạo phân công

Chức danh: Cán bộ phụ trách bộ phận nhà ăn

Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng phụ trách quản trị

Nhiệm vụ chính:

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí Phó chánh Văn phòng phụ tráchhành chính quản trị Thực hiện tốt việc phục vụ hội nghị, đón tiếp khách; duy trìbếp ăn tập thể

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ ban hành ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

Công văn số 548/UBND-NV ngày 05/02/2016 của UBND huyện Ba Vì

về việc tăng cường quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ

Kế hoạch tổ chức thực hiện công tác quản lý Nhà nước về Văn thư - Lưutrữ huyện Ba Vì năm 2016

Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Ba VìBan hành kèm theo Quyết định số: 254/QĐ-UBND ngày 18 tháng 02 năm 2013 của Uỷban nhân dân huyện Ba Vì

Một số văn bản quản lý về công tác văn thư của UBND huyện Ba Vì

(Xem phụ lục 03) 3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác tại UBND huyện Ba Vì

Chương trình công tác là toàn bộ dự kiến những công việc và hoạt độngchủ yếu của UBND huyện có quan hệ chặt chẽ, logic theo một trình tự nhất định

và trong một thời gian nhất định nêu một cách vắn tắt nhằm tổ chức làm việcmột cách chủ động, có định hướng, từng bước cụ thể hóa việc thực hiện các mục

Chương trình công tác của UBND huyện Ba Vì có 04 loại sau:

+ Chương trình công tác tuần;

+ Chương trình công tác tháng;

+ Chương trình công tác quý;

+ Chương trình công tác năm;

Quy trình xây dựng chương trình công tác được thể hiện bằng sơ đồ nhưsau:

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác

thường kỳ tai UBND huyện Ba Vì

(Xem phụ lục số 04)

Có thể đánh giá một số ưu điểm, hạn chế trong việc xây dựng chươngtrình công tác tại UBND huyện Ba Vì như sau:

Ưu điểm:

- Các công việc được phân công rõ ràng và sắp sếp theo thứ tự ưu tiên

- Các công việc được thực hiện có trọng tâm trọng điểm

- Thông báo kịp thời đến Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các phòng banchuyên môn trong UBND huyện biết để thực hiện

- Các đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện đúng nhiệm vụ được giao

- Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra

- Chương trình công tác được xây dựng bám sát với tình hình hoạt độngthực tế của cơ quan, thể hiện được phong cách làm việc khoa học

- Đảm bảo được sự ăn khớp giữa chương trình của cấp uỷ đảng cùng cấpvới chương trình của cơ quan

- Giúp lãnh đạo phân bổ được thời gian hợp lý khoa học để thực hiện cáccông việc

Hạn chế:

- Việc xây dựng chương trình công tác nhiều khi không phản ánh đúngthực tế hoạt động của cơ quan do những đặc thù và khó khăn riêng

- Trong quá trình xây dựng vẫn còn nhiều nội dung không phù hợp;

- Chương trình công tác là một khuôn mẫu, còn quá khô cứng và máymóc Vì vậy, khi có công việc đột xuất xảy ra sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạtđộng của ngày tiếp theo

- Do hoàn cảnh nên vẫn con có một số công việc đột xuất xảy ra trong quátrình hoạt động nên chương trình công tác của cơ quan vẫn còn có sự thay đổi

- Một số phòng, ban còn chậm trễ trong việc giao nộp báo cáo của chínhcác phòng, ban đó về cho văn phòng để văn phòng tổng hợp đúng thời hạn.

- Trong quá trình xây dựng vẫn còn một số nội dung chương trình công

tác khi không phù hợp với tình hình của chính cơ quan

- Trong quá trình thực hiện một số phòng, ban vẫn chưa tuân theo chươngtrình công tác đã đề ra

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBNDhuyện Ba Vì

Nhìn chung tất cả các văn bản của UBND ban hành đều đúng thẩm quyềntheo quy định:

Chủ tịch UBND ký các vản bản chung của cơ quan, các quyết định và vănbản về tổ chức, thi đua khen thưởng

Phó chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụtrách hoặc các văn bản được Chủ tịch UBND ủy quyền ký

Chánh Văn phòng UBND thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các văn bản hànhchính, sao văn bản theo quy định

Trưởng các đơn vị thuộc UBND huyện ký các văn bản của đơn vị theođúng quy định

3.3.2 Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Ba VìCác văn bản của UBND huyện Ba Vì được ban hành ra trình bày đảm bảotương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quyđịnh tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ vàVăn phòng Chính Phủ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, vàThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Một số yếu tố thể thức văn bản hành chính của UBND huyện Ba Vì nhưsau: - Quốc hiệu: nhìn chung phần trình bày Quốc hiệu của UBND huyện Ba Vì

là đúng, được trình bày bằng chữ in, kiểu chữ đứng, đậm Tuy nhiên đường kẻngang phía dưới lại chưa được trình bày đúng theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Ví dụ: Công văn Số: 197/UBND/VP ngày 07/5/2016

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Theo đúng quy định thì đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài

của dòng chữ và được trình bày như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Theo đúng quy định thì đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3đến 1/2 độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ, được trình bày như sau:

- Xác định hình thức, nội dung và tính chất của văn bản cần soạn thảo

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản

- Tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan và hoàn chỉnhbản thảo

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đềxuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Cơ quanhay lãnh đạo đơn vị ghi rõ trong phiếu trình

- Duyệt bản thảo, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt

- Đánh máy nhân bản

- Thẩm định và kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành

- Trình kí.

- Đóng dấu và làm thủ tục phát hành

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập

hồ sơ hiện hành của UBND huyên Ba Vì

Sơ đồ quy trình

- Quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND huyện Ba Vì

- Quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND huyện Ba Vì

(Xem phụ lục số 05) 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

Công tác lập hồ sơ của huyện Ba Vì luôn đảm bảo đúng chức năng nhiệm

vụ cơ quan Các văn bản tài liệu trong hồ sơ phải là bản chính có đầy đủ thể thức

và xác thực Các văn bản hồ sơ luôn có mối liên hệ với nhau Hồ sơ phải đượcbiên mục đầy đủ, chính xác thuận tiện cho việc bảo quản và sử dụng

Nội dung công tác lập hồ sơ của Huyện Ba Vì gồm:

Bước 1 Xác định danh mục hồ sơ

Bước 2 Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ

Bước 3 Dự kiến tiêu đề hồ sơ

Bước 4 Quy định ký hiệu hồ sơ

Bước 5 Phân công người lập hồ sơ

Bước 6 Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ

Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sảnquý của cơ quan và cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thốngnhất

Hồ sơ tài liệu sau khi kết thúc công việc được để lại tại các đơn vị sau mộtnăm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan huyện

Ba Vì

Khi bàn giao hồ sơ vào lưu trữ cơ quan huyện Ba Vì thì phải lập hai bảnmục lục hồ sơ: một bản giao cho cán bộ lưu trữ cơ quan một bản do đơn vị nộp

hồ sơ bảo quản Mục lục hồ sơ được đính kèm theo biên bản nộp

Việc lập hồ sơ tại UBND huyện Ba Vì được thực hiện khoa học thuậntện cho việc khai thác sử dụng, hồ sơ được bảo quản cẩn thận không có tìnhtrạng nhàu nát

Công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ba Vì có thể được thểhiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Ba Vì

(Xem phụ lục số 06) 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

UBND huyeenj Ba Vì xây dựng kho lưu trữ theo quy định tại Thông tư

số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữchuyên dụng

Hiện tại nhân sự tại bộ phận Lưu trữ gồm có 02 cán bộ phụ trách chính vàhai nhân viên hợp đồng thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan

Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao gồm:

- Giá đựng tài liệu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản, giá bằng kimloại tránh được sự tác động của côn trùng, ẩm mốc Giá thiết kế hai mặt (giáđôi), tháo lắp được để tùy theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, chângiá cao có thể hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối…

- Tủ tài liệu bao gồm: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng bản can; tủ đựng ảnh; tủđựng tài liệu theo khổ Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt được đựngtrong két sắt chống cháy, ẩm mốc

- Hòm gỗ đựng tài liệu để thuận lợi trong công tác di chuyển tài liệu Ngoài ra cơ quan còn trang bị một số thiết bị chuyên dụng như xe vậnchuyển, báo cháy, trang thiết bị chống cháy, quạt thông gió, chống ẩm nhưquạt…

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Công tác văn phòng tại UBND huyện Ba Vì được quan tâm đúng mức vìthế các trang thiết bị được đầu tư đầy đủ để đạt được hiệu quả tốt nhất, có thể kểtên một số trang thiết bị trong văn phòng như: Máy vi tính, máy in, máy phôtôcopy, máy fax, máy scan, và một số thiết bị phục vụ công việc như máy điều

hòa nhiệt độ, hệ thống chiếu sáng, hệ thống tủ đựng tài liệu tủ cá nhân, bàn làmviệc, bàn tiếp khách…

Có thể thấy được những ưu điểm như sau: các trang thiết bị đầy đủ vàhiện đại, diện tích làm việc văn phòng rộng, cán bộ có vị trí làm việc cách xanhau, có một số phòng riêng biệt nên không gian làm việc thoải mái, vị trí cácphòng bố trí phù hợp tuy nhiên còn một số hạn chế như cần thay thế một số máy

vi tính đã cũ, cần trang bị thêm tủ đựng tài liệu vì số lượng tài liệu của cơ quantương đối nhiều

4.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

Trong văn phòng UBND huyện Ba Vì đã có các thiết bị cần thiết phục vụcông tác văn phòng và được bố trí khoa học đảm bảo cho công việc được thựchiện một cách nhanh chóng đáp ứng nhu cầu công việc của cơ quan: máy điệnthoại được đặt ở bên trái cạnh bàn làm việc thuận tiện cho việc nghe và ghi chépthông tin Vị trí của cán bộ văn thư được bố trí trong phòng riêng biệt, có cửachắc chắn và đặt ở tầng một, nơi thuận tiện cho việc tiếp nhận bưu kiện, giấy tờ

từ cơ quan khác gửi đến Phòng được chia làm hai phần ngăn cách bằng váchcửa kính để đảm bảo tính bảo mật và giao dịch giấy tờ bên ngoài qua ô cửa nhỏ.Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số hạn chế như: số bóngđèn trong văn phòng còn thiếu nên chưa đủ ánh sáng, cần thay mới một số thiết

bị đã cũ để đảm bảo cho cán bộ làm việc hiệu quả hơn

Sơ đồ cách bố trí các trang thiết bị trong một phòng làm việc tại Văn phòng UBND huyện Ba Vì

(xem phụ lục 07) 4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Ba Vì, những hiệu quả bước đầu mang lại.

Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý của Văn phòng, từngbước hiện đại hóa công tác văn phòng của cơ quan, năm 2013 UBND huyện Ba

Vì đã trang bị một số phần mềm quản lý chuyên dụng như: phần mềm quản lýnhân sự: QLNS.Net, phần mềm quản lý văn bản Moffice, phần mềm quản lý tàisản: QLTS Dtsoft… các phần mềm được sử dụng rộng rãi trong toàn cơ quan vàđược cập nhật thường xuyên Có thể thấy bước đầu hiệu quả mà phần mềm quản

lý đem lại như: với thiết kế giao diện đơn giản thì các cán bộ trong cơ quan đều

qua phần mềm được chia sẻ qua mạng Lan của cơ quan nên các đơn vị có thể tracứu văn bản dễ dàng, hệ thống quản lý tài sản giúp văn phòng nắm rõ tình trạngcủa các thiết bị để sửa chữa thay thế kịp thời, giúp cán bộ làm việc dễ dàng vàhiệu quả hơn.

Phần IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêngtôi Các nội dung trong báo cáo có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quyđịnh Các kết quả nghiên cứu trong báo cáo do tôi tự tìm hiểu, phân tích mộtcách trung thực, khách quan Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất

kỳ nghiên cứu nào khác

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

A LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan dùng đểghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành cácmặt công tác Xã hội càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú thìcác hình thức văn bản ngày càng đa dạng do đó đòi hỏi người ta phải tiến hànhnhiều khâu xử lý đối với văn bản như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao,tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập Hồ sơ…

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên

có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức tiến hành công tácvăn thư Mặt khác khi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất

và chất lượng công tác của cơ quan Trong hoạt động của các cơ quan văn bản làcăn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụcủa mình Do đó hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từngcán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác Văn thư Nếu cáckhâu của công tác Văn thư làm tốt thì sẽ bảo đảm thông tin văn bản đầy đủ kịpthời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Ngược lại, nếu một khâunào đó của công tác Văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêucực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan Bên cạnh đó khi làm tốt côngtác Văn thư sẽ có tác dụng phòng chống bệnh quan liêu giấy tờ và góp phần giữgìn bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan

UBND huyện Ba Vì là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương hằngngày phải tiếp nhận rất nhiều văn bản giấy tờ nhằm phục vụ cho hoạt động của

cơ quan, giải quyết các công việc hành chính Trong những năm qua nhờ sự chỉđạo của Lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo Văn phòng cơ quan, sự nỗ lực của cán bộVăn thư, công tác Văn thư của cơ quan đạt được kết quả tốt, đảm bảo cho hoạtđộng của cơ quan Tuy nhiên bên cạnh những mặt tích cực, công tác Văn thưvẫn còn một số hạn chế nhất định cần phải khắc phục để hoàn thiện hơn nữa

Tất cả vì những nội dung và ý nghĩa mà công tác Văn thư đã mang lại là

lý do để em chọn chuyên đề “ Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì ” làm chuyên đề nghiên cứu thực

tập

2 Lịch sử nghiên cứu của đề tài

Một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư đã được xuất bản thànhsách như: quy định pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ Tác giả: TS Nghiêm

Kỳ Hồng - ThS Hà Quang Thanh ,Năm xuất bản: 2006, Nhà xuất bản: Laođộng, Đề tài ‘Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại trường Đại học Bách khoa

Hà nội’ sinh viên thực hiện Nguyễn Văn Tùng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác Văn thư tại Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về mặt thời gian: từ năm 2012 đến năm 2016

- Về mặt không gian: nghiên cứu công tác Văn thư tại Ủy ban Nhân dânhuyện Ba Vì, Văn phòng Ủy ban Nhân dân, bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu cơ sở thực tiễn, lý luận của công tác Văn thư

- Phân tích, đánh giá việc thực hiện công tác Văn thư của Ủy ban Nhândân huyện Ba Vì trong giai đoạn 2012 – 2016, phân tích nguyên nhân đạt đượcnhững kết quả và một số hạn chế còn tồn đọng

- Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục một số hạn chế còn mắc phảitrong công tác Văn thư tại Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì nói riêng và của các

cơ quan hành chính nói chung

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở những nguyên lý cơ bản của Chủ nghĩaMác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, những quy định của Nhà nước về công tácvăn thư và thực tiễn công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính nước ta hiện nay.Bên cạnh đó trong bài báo cáo này tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiêncứu thực tiễn như:

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp thống kê, so sánh

- Phương pháp thu thập tài liệu, thông tin từ mạng Internet

- Thu thập tài liệu từ những báo cáo định kỳ của Ủy ban Nhân dân huyện

Ba Vì

- Một số phương pháp khác.

6 Đóng góp của đề tài

Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả làm việc trong công tácvăn thư tại Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì, có những giải pháp tích cực trongcông tác Văn thư

Kết quả của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho những chuyên đềnghiên cứu về công tác Văn thư sau này, giúp cho công tác Văn thư của Ủy banNhân dân huyện Ba Vì nói riêng và các cơ quan hành chính Nhà nước nói chungngày càng hoàn thiện hơn

7 Cấu trúc của đề tài

Để tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì” ngoài lời mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham

khảo, đề tài nghiên cứu gồm 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác Văn thư

Chương 2: Thực trạng việc thực hiện công tác Văn thư tại Ủy ban Nhândân huyện Ba Vì

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại

Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì

1.1.2 Đặc điểm của công tác văn thư

Một là: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ kỹ thuật Để làm tốt công tác nàyđòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp nghiệp vụ có liên quan như kỹthuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… bằng phương pháp truyền thống và ứngdụng công nghệ thông tin

Hai là: Công tác văn thư mang tính chính trị cao Những nội dung của công tácvăn thư đều nhằm phục vụ hoạt động quản lý, tức là việc ban hành các chủtrương, chính sách, các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thựchiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước nói chung, của từng cơ quannói riêng

Ba là: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổchức Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình ít haynhiều đều làm những việc liên quan đến văn bản, tứ là làm một phần việc củacông tác văn thư

Bốn là: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt dộngriêng biệt của nhà nước hay các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội mà là nhữngcông việc cụ thể liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trongtừng cơ quan tổ chức

1.2 Vai trò của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị

- Thực hiện tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc của cơquan nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữgìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảmbớt những giấy tờ không cần thiết

- Công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về những hoạtđộng của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quancũng như hoạt động của các cá nhân giữ những trách nhiệm khác nhau trong cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nộidung văn ban chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quankhi cần thiết.

- Công tác văn thư đảm bảo gĩư gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưutrữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơquan Trong quá trình hoạt động của mìmh các cơ quan cần phải tổ chức lập hồ

sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.3 Quy định của nhà nước về công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận giúp việc cho lãnh đạo điều hành quản lý côngviệc Trong mỗi cơ quan lại có hình thức tổ chức bộ phận văn thư khác nhau Đểthống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa văn thư trong các cơ quan đặc biệt là cơ quan nhà nước, Chính phủ đã banhành nhiều văn bản pháp quy quy định cụ thể về công tác văn thư như Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; công văn số 425/VTLTNN-NVTW… Nộidung quy định về công tác văn thư bao gồm quản lý văn bản đến, quản lý vănbản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập và quản lý hồ sơ

1.3.1 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan,

tổ chức.Theo quy định của nhà nước, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phảiđược tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Cán bộvăn thư sau khi tiếp nhận văn bản phải tiến hành phân loại sơ bộ và bóc bì văn bảnđối với loại văn bản được bóc bì theo đứng quy định của nhà nước Tất cả văn bảnđến thuộc diện đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến.Sau khi được đóng dấu đến, văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ

sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được thựchiện theo mẫu hướng dẫn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW, đăng ký văn bảnbằng máy vi tính thông qua phần mềm quản lý văn bản

Sau khi đăng ký văn bản đến được gắn phiếu xử lý và kịp thời trình chongười đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ

người có ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trởlại bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến Cán bộ vănthư có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ vào ýkiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảonhanh chóng, đúng đối tượng Các đơn vị, cá nhân nhận được văn bản đến từcán bộ văn thư có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luậtquy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

1.3.2 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành.Theo Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP và công văn số 425/VTLTNN-NVTW, trước khi pháthành, văn bản đi phải được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹthuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản Tất cả văn bản đi của cơquan, tổ chức đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức dovăn thư thống nhất quản lý Số văn bản được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầunăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Văn bản đi sau khi lấy số sẽ được đóng dấu và nhân bản theo đúng sốlượng và thời gian quy định

Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữliệu văn bản đi trên máy vi tính Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hàngnăm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi chophù hợp

Sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn bản đi được chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theothông qua hình thức fax hay chuyển quan mạng thông tin nhanh hoặc chuyểntheo đường bưu điện…

Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 2 bản chính Một bản lưu tại văn thư

cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ Việc lưu văn bản được thực hiệntheo quy định tại Điều 19 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP

1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu dùng trong các cơ quan, tổ chức thể hiện vị trí pháp lý và khẳngđịnh giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức Việc quản

lý và sử dụng con dấu được quy định trong Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày

24 tháng 8 năm 2001 và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ

Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định chỉ được sửdụng một con dấu Con dấu phải được đăng ký mẫu tại cơ quan côn an và chỉđược sử dụng sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Con dấuđược giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhânviên văn thư có trách nhiệm không được giao con dấu cho người khác khi chưađược phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào cácvăn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không đượcđóng dấu khống Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúngmực quy định Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký

về phía bên trái

1.3.4 Lập và quản lý hồ sơ

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một hay một số đặc điểm chung như tênloại văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hay thời gian hoặc nhữngđặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quết công việc thuộcphạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định

Hồ sơ được lập bao gồm các nội dung: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật vănbản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;kết thúc và biên mục hồ sơ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ của đơn vị hoặc cơ quan, tổ chức Văn bản, tài liệu được thu thập vào

hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biếncủa sự việc hay trình tự giải quyết công việc Văn bản và tài liệu thu thập vào hồ

sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Những quy định chung của nhà nước về công tác văn thư đã phần nàođảm bảo tính thống nhất trong cả nước hệ thống tổ chức và cơ chế hoạt động củacông tác văn thư, góp phần đẩy lùi và làm giảm chồng chéo, trùng lắp trong hoạtđộng văn thư tại các cơ quan, đơn vị

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND huyện Ba Vì

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn thư

Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhànước của bộ máy quản lý nói chung Đối với UBND huyện Ba Vì, công tác vănthư là nội dung chiếm phần lớn hoạt động của Văn phòng và được xem như bộphận có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Bộ phận văn thưthuộc UBND huyện có chức năng, nhiệm vụ sau:

- Quản lý các loại dấu của HĐND – UBND và Văn phòng UBND huyệntheo đúng quy định Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn giao condấu cho người khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm biên bản bàngiao Nghiêm cấm việc đóng dấu khống trên bất kỳ loại công văn tài liệu, giấy

tờ nào

- Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu, giấy tờ,chuyển công văn theo đúng địa chỉ Những công văn đề ngoài phong bì “chỉngười có tên mới được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ, chuyển nguyên bì chongười có tên ghi trên bìa công văn

- Những công văn do cán bộ, lãnh đạo, chuyên viên trực tiếp nhận từ cấptrên, sở, ban, ngành, đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ Tất cả những côngvăn giấy tờ chưa đăng ký qua văn thư mà đã có ý kiến của Thường trực HĐND,Chủ tịch, các Phó chủ tịchUBND huyện, Chánh văn phòng, Phó chánh vănphòng đều được chuyển lại văn thư để đăng ký vào sổ và xử lý theo quy định

- Văn thư có trách nhiệm trả lại những công văn không đúng thể thức Cácvăn bản đến đều được đóng dấu, vào sổ chuyển cho Chánh văn phòng để xử ký.Những loại công văn, giấy tờ “mật”, “tối mật”, quản lý theo chế dộ bảo mật củaNhà nước

- Trước khi phát hành văn bản đi văn thư phải kiểm tra lại thể thức vănbản như: trích yếu, số, ngày, tháng, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận vănbản Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm quá 01ngảy Khi có ý kiến của lãnh đạo hoặc văn bản “hoả tốc” phải chuyển ngay chonhân viên giao thông chuyển trong ngày

- Giấy giới thiệu của UBND, của Văn phong chỉ được cấp khi có lệnh củaUBND huyện yêu cầu.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư tại UBND huyện Ba Vì

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư thuộc

Văn phòng UBND huyện Ba Vì 2.2 Hình thức tổ chức và biên chế công tác văn thư tại UBND huyện

Ba Vì

2.2.1 Hình thức tổ chức phòng văn thư tại UBND huyện Ba Vì

Là cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn, hàng ngày, UBND huyện

Ba Vì nhận được rất nhiều văn bản từ bên ngoài gửi đến đồng thời cũng pháthành một số lượng không nhỏ văn bản đi Căn cứ vào khối lượng công việcUBND huyện Ba Vì tổ chức văn thư theo hình thức tập trung Tất cả văn bảnđến và văn bản đi, tổ chức quản lý, đóng dấu, lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đềutập trung tại bộ phận văn thư

Phòng Văn thư được bố trí độc lập với phòng lưu trữ và các phòng banchuyên môn khác nhằm đảm bảo giải quyết công việc thống nhất, không thôngqua các bộ phận trung gian, không ồn ào, tài liệu được bảo vệ an toàn tuyệt đối,nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn thư trong UBND huyện Phòngvăn thư của UBND huyện Ba Vì, trực thuộc khối Văn phòng, chịu sự chỉ đạotrực tiếp của Chánh văn phòng và các Phó văn phòng

Do chức năng và nhiệm vụ đặc biệt của phòng trong mọi hoạt động củaUBND huyện, phòng Văn thư được bố trí ngay ở tầng 1, gần lối ra vào thuậntiện cho việc giao tiếp, nhận tài liệu, giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến đồng thời

Nhân viên phụ trách văn bản đến Nhân viên phụ trách

văn bản điVăn thư

Nhân viên phụ trách chuyển giao văn bản

cũng thuận lợi cho các cá nhân, đơn vị trong UBND đến làm thủ tục đăng kývăn bản, đóng dấu, tìm tài liệu.

Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiên nay.Hình thức tập trung đảm bảo quyết định chỉ đạo của lãnh đạo, kế hoạch làm việccủa các phòng ban trong UBND rút ngắn thời gian ban hành vì không phải mấtnhiều thời gian đi lại nếu bộ phận văn thư được tổ chức phân tán Bên cạnh đóviệc tiếp nhận văn bản đến và làm thủ tục đăng ký văn bản, trình lãnh đạo cho ýkiến xử lý sẽ được tiến hành nhanh hơn, có hiệu quản hơn nhất là đối với cơquan có khối lượng công việc nhiều như UBND huyện Ba Vì

2.2.2 Biên chế công tác văn thư trong UBND huyện Ba Vì

Phòng Văn thư tại UBND huyện, là phòng chuyên môn đặt đưới sự chỉđạo trực tiếp của Chánh văn phòng Do đó, tổ chức nhân sự phòng Văn thư nằmtrong cơ cấu tổ chức nhân sự khối Văn phòng UBND

Thứ nhất vế số lượng: Văn phòng UBND huyện Ba Vì tính đến thời điểmtháng 3/2016 có tất cả 37 cán bộ, công chức (CBCC), nhân viên, trong đó có 1Chủ tịch, 3 Phó chủ tịch, 1 Chánh văn phòng và 2 Phó văn phòng Số cán bộ,công chức thuộc biên chế chiếm 30%, còn lại là nhân viên hợp đồng

Thứ hai về trình độ học vấn, đại đa số cán bộ, công chức, chuyên viên,nhân viên trong khối Văn phòng đều có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên,được đào tạo theo đúng chuyên ngành và một bộ phận nhỏ đang đi học hoànthiện, bổ sung để phục vụ công việc

Riêng đối với tổ chức nhân sự làm công tác văn thư của UBND tính đếnnăm 2016 có 05 người trong đó 01 người phụ trách quản lý văn bản đến chịu;

01 người phụ trách quản lý văn bản đi và 02 người (nhân viên hợp đồng) đảmnhận nhiệm vụ chyển văn bản đi đến các xã, đơn vị sự nghiệp, tổ chức, cá nhânđóng trên địa bàn huyện Tất cả những người làm công tác văn thư trong UBNDhuyện đều xếp vào ngạch nhân viên Phần lớn có trình độ trung học văn thư, đạihọc tại chức về nghiệp vụ văn thư, được đào tạo chương trình tin học nhắn hạn,

có khă năng thực hiện nghiệp vụ văn thư thành thạo, có độ tuổi từ 25 đến 35tuổi Nhân viên văn thư làm việc tại UBND huyện thường xuyên được bồidưỡng kiến thức quản lý hành chính nhà nước, hiểu rõ về tổ chức bộ máy, chứcnăng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác và hiểu về thủ tục hành chính, có khảnăng triển khai các văn bản nhướng dẫn nghiệp vụ văn thư

2.3 Thực trạng hoạt động văn thư tại UBND huyện Ba Vì

Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý của các cơ quan, tổ chức Nó không thuần tùy thuộc nhiệm vụ của một

bộ phận, đơn vị, cá nhân trong cơ quan Công tác văn thư mang tính chất nghiệp

vụ, kỹ thuật và chính trị, nếu không được tổ chức thống nhất và thực hiện theođúng quy định sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý nhà nước của từng cơquan nói chung và của từng tổ chức nói riêng Do đó cần có sự chỉ đạo hướngdẫn quản lý thống nhất của nhà nước Nội dung quản lý nhà nước về công tácvăn thư bao gồm:

- Quản lý văn bản đến,

- Quản lý văn bản đi,

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập và quản lý hồ sơ

2.3.1 Quản lý văn bản đến của UBND huyện Ba Vì

Văn bản đến của UBND huyện Ba Vì là tất cả những văn bản, kể cả đơn,thư do cá nhân, tổ chức từ bên ngoài gửi đến UBND bằng con đường trực tiếphay những tài liệu quan trọng do các cá nhân mang từ hội nghị về hoặc quađường bưu điện…

Là cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn, UBND huyện Ba Vì cótrách nhiệm xử lý các vấn đề hành chính nhà nước trong cung cấp dịch vụ côngcho nhân dân tại trụ sở UBND Do đó hàng ngày UBND huyện nhận được rấtnhiều văn bản bao gồm văn bản của cơ quan cấp trên (của UBND Thành phố,của các sở, ban, ngành, văn bản của HĐND huyện, của cấp Uỷ huyện), văn bảncủa các cơ quan, đơn vị khác gửi đến với một số lượng không nhỏ như đơnkhiếu nại, kiến nghị của công dân Theo nguyên tắc của cơ chế một cửa, mọi vănbản gửi đến cơ quan từ bất cứ nguồn nào đều phải tập trung vào một đầu mối làVăn thư cơ quan

Văn bản chuyển đến cơ quan, tổ chức phải tuân theo một quy trình nhấtđịnh nhằm đảm bảo hoạt động của UBND diễn ra thông suốt, có hiệu quả Bộphận văn thư UBND có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khácnhau như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi tiếp nhận vănbản, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải tiến hànhkiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), đốivới văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký

Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộvăn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi vănbản….trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo

cá Chánh văn phòng xem xét, giải quyết

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý Đốivới loại do cán bộ văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, ký hiệughi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản và đóng dấu “đến” Trong trườnghợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếugửi, khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi vănbản

Dấu đến của UBND huyện được làm theo đúng quy định của Chính phủtrong thông tư số 425/VTLTNN-NVTW

Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu văn bản trên máy tính bằngphần mềm quản lý văn bản Đăng ký văn bản đến là một bước quan trọng trong

tổ chức quản lý và gải quyết văn bản đến Đó là sự ghi lại những thông tin cơbản của văn bản, tài liệu như: số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng của văn bản Mụcđích của việc đăng ký văn bản để nắm được số lượng văn bản, nội dung và đốitượng giải quyết văn bản đến Khi đăng ký văn bản cần phải đảm bảo rõ ràng,chính xác, không được viết tắt những cụm từ, những từ không thông dụng

Khi hoàn tất thủ tục đăng ký văn bản trên máy, văn bản đến được gắnphiếu xử lý rồi được chuyển cho Chánh văn phòng để phân loại, trình lãnh đạoUBND huyện có thẩm quyền giải quyết Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉđạo, giải quyết của lãnh đạo UBND huyện, văn bản được chuyển trở lại bộ phậnvăn thư để đăng ký bổ sung

Phiếu xử lý văn bản của UBND huyện thực hiện theo hướng dẫn củacông văn số 425/VTLTNN-NVTW

UBND HUYỆN BA VÌ

ĐẾN Số: …… Ngày: ……

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BA VÌ

PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức:

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị:

Ý kiến đề xuất của người giải quyết:

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân, giải quyết căn cứvào ý kiến của người có thẩm quyền.Việc chuyển giao văn bản đến cần phảinhanh chóng, đúng đối tượng Khi nhận được bản chính của bản fax, hoặc vănbản chuyển qua mạng cán bộ văn thư phải đóng dấu đến, ghi số và ngày đến, sau

đó chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng

Bảng tổng kết số lượng văn bản đến

(Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đến từ 2009 – 2015)

Năm Cấp quản lý