Chuyên đề thực tập: Công tác Văn thư, lưu trữ tại TTLTQG III

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4 1.1. Một vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 5 2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính Tổ chức 5 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổ chức 5 2.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Hành chính Tổ chức 5 2.2. Công tác xây dựng Chương trình kế hoạch công tác 11 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 12 2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 12 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 13 2.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 14 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Hành chính – Tổ chức trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 17 3.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của TTLTQGIII 17 Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 19 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 19 LỜI CAM ĐOAN 20 LỜI CẢM ƠN 21 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 22 MỜ ĐẦU 23 1. Lý do chọn đề tài 23 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 23 2.1. Đối tượng nghiên cứu 23 2.2. Phạm vi nghiên cứu 23 3. Mục tiêu nghiên cứu 24 4. Mục đích nghiên cứu 24 5. Lịch sử nghiên cứu 24 6. Phương pháp nghiên cứu 25 7. Đóng góp của đề tài. 25 8. Cấu trúc của đề tài 25 Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 27 1.1. Khái niệm công tác Văn thư, lưu trữ 27 1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư 27 1.1.2. Khái niệm về công tác Lưu trữ 27 1.2. Vai trò của công tác Văn thư, lưu trữ 27 1.2.1. Vai trò của công tác Văn thư 27 1.2.2. Vai trò của công tác Lưu trữ 28 1.3. Nội dung công tác Văn thư lưu trữ 29 1.3.1. Nội dung công tác Văn thư 29 1.3. Nội dung công tác Lưu trữ 33 1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu 33 1.3.2. Chỉnh lý tài liệu 33 1.3.3. Thống kê tài liệu lưu trữ 34 1.3.4. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34 1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 34 1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 34 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 34 2.2.8. Tình hình tiêu hủy tài liệu 34 Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III 35 2.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 35 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 35 2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy 35 2.2. Thực trạng công tác Văn thư tại TTLTQGIII 36 2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác Văn thư của TTLTQG III 36 2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 36 2.2.3. Quản lý công văn đi 37 2.2.4. Quản lý công văn đến 38 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 40 2.2.6. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ 40 2.3. Thực trạng công tác Lưu trữ tại TTLTQGIII 42 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của TTLTQG III 42 2.2.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản ở TTLTQG III 42 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 43 2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vào TTLTQG III 45 2.2.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 46 2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu 47 2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 48 2.2.8. Tình hình tiêu hủy tài liệu 49 Chương 3 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 50 3.1. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm về công tác VTLT tại TTLTQGIII 50 3.1.1. Ưu điểm 50 3.1.2. Nhược điểm 51 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ 51 3.2.1. Về công tác Văn thư 51 3.2.2. Về công tác Lưu trữ 52 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 PHỤ LỤC 55 Phần III PHỤ LỤC 60

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 41.1 Một vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 41.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 5

2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 52.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính - Tổ chức 52.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổ chức 52.1.2 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Hànhchính - Tổ chức 52.2 Công tác xây dựng Chương trình - kế hoạch công tác 112.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 112.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 122.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 122.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 132.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản 142.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 142.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15

3 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Trung tâm Lưu

trữ quốc gia III 17

3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Hành chính – Tổ chức trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 17

3.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của TTLTQGIII 17

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 19

CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 19

LỜI CAM ĐOAN 20

LỜI CẢM ƠN 21

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 22

MỜ ĐẦU 23

1 Lý do chọn đề tài 23

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 23

2.1 Đối tượng nghiên cứu 23

2.2 Phạm vi nghiên cứu 23

3 Mục tiêu nghiên cứu 24

4 Mục đích nghiên cứu 24

5 Lịch sử nghiên cứu 24

6 Phương pháp nghiên cứu 25

7 Đóng góp của đề tài 25

8 Cấu trúc của đề tài 25

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 27

1.1 Khái niệm công tác Văn thư, lưu trữ 27

1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư 27

1.2 Vai trò của công tác Văn thư, lưu trữ 27

1.2.1 Vai trò của công tác Văn thư 27

1.2.2 Vai trò của công tác Lưu trữ 28

1.3 Nội dung công tác Văn thư lưu trữ 29

1.3.1 Nội dung công tác Văn thư 29

1.3 Nội dung công tác Lưu trữ 33

1.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu 33

1.3.2 Chỉnh lý tài liệu 33

1.3.3 Thống kê tài liệu lưu trữ 34

1.3.4 Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34

1.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 34

1.3.6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 34

2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 34

2.2.8 Tình hình tiêu hủy tài liệu 34

Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III 35

2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 35

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 35

2.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy 35

2.2 Thực trạng công tác Văn thư tại TTLTQGIII 36

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác Văn thư của TTLTQG III 36

2.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 36

2.2.3 Quản lý công văn đi 37

2.2.4 Quản lý công văn đến 38

2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 40

2.2.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ 40

2.3 Thực trạng công tác Lưu trữ tại TTLTQGIII 42

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác Lưu trữ của TTLTQG III 42 2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản ở TTLTQG III

2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 43

2.2.4 Tình hình thu thập tài liệu vào TTLTQG III 45

2.2.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 46

2.2.6 Tình hình bảo quản tài liệu 47

2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 48

2.2.8 Tình hình tiêu hủy tài liệu 49

Chương 3 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 50

3.1 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm về công tác VTLT tại TTLTQGIII 50

3.1.1 Ưu điểm 50

3.1.2 Nhược điểm 51

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư lưu trữ 51

3.2.1 Về công tác Văn thư 51

3.2.2 Về công tác Lưu trữ 52

KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 54

PHỤ LỤC 55

Phần III PHỤ LỤC 60

LỜI NÓI ĐẦUThầy cô và các bạn đọc thân mến!

Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay và đặc biệt là khi Việt Nam đã hộinhập sâu rộng vào các tổ chức trên thế giới sẽ mở ra cho chúng ta rất nhiều cơhội để phát triển đất nước và con người Việt Nam, nhưng kéo theo đó là nhữngkhó khăn và thử thách rất lớn Muốn duy trì và phát triển cùng với nền kinh tếthế giới thì đòi hỏi nước ta phải có nhiều đổi mới về cải cách và đặc biệt là trongnền Hành chính Quốc gia Trong đó có công tác Quản trị Văn phòng, nó đã gópmột phần quan trọng vào sự nghiệp phát triển chung của đất nước

Công tác Quản trị Văn phòng giữ một vai trò rất quan trọng nó có trongbất kỳ mỗi cơ quan tổ chức nào của hệ thống chính trị nước ta Nó là mắt xíchchủ chốt trong sự nghiệp phát triển cơ quan, tổ chức Công tác Quản trị Vănphòng đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức vì vậychúng ta làm tốt công tác này sẽ góp phần đẩy mạnh cải cách nền hành chính,giúp chúng ta xây dựng bộ máy Nhà nước trong sạch vững mạnh theo tinh thầnNghị quyết của Trung ương Đảng đề ra Đánh giá được ý nghĩa và tầm quantrọng của công tác Hành chính Văn phòng ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộtrưởng Phủ Thủ tướng đã ban hành Quyết định số: 109/BT về việc thành lậpTrường Trung học Văn thư Lưu trữ Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục vàĐào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lậpTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung họcVăn thư Lưu trữ Trung ương I Theo Quyết định này, Trường là đơn vị sựnghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã kýQuyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên

cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Nhận thức được tầm quan trọng của việc gắn liền lý thuyết với thực tiễnnên trong chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau khi họcxong chương trình lý thuyết, sinh viên năm cuối (hệ đại học liên thông chínhquy) ngành Quản trị Văn phòng sẽ được đi thực tập ở các cơ quan Trung ương

và địa phương nhằm củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực, vận dụng lýthuyết vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xây dựng phong cáchlàm việc của một cán bộ khoa học Giúp cho sinh viên lĩnh hội được tốt hơnnhững kiến thức trong nhà trường vào thực tế và tích lũy kinh nghiệm vữngvàng trước khi bước vào công tác sau khi ra trường Ngày 4/7/2016 đến ngày28/8/2016 trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho học sinh viên KhoaQuản trị Văn phòng đi thực tập tại các cơ quan.

Mục đích của đợt thực tập này là gắn liền nhà trường với xã hội, lý thuyếtvới thực tiễn Qua việc khảo sát nghiên cứu và thực hành về công tác hành chínhvăn phòng ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố lý thuyết đã học nhằm nâng caonăng lực, rèn luyện kĩ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của mộtcán bộ khoa học về Quản trị văn phòng

Từ việc thực tập sẽ giúp cho sinh viên củng cố được kiến thức, nâng caonăng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp và xâydựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học Qua đợt thực tập còn giúpcho sinh viên làm quen với công việc mà họ phải làm, giúp cho người học có cáinhìn đầy đủ hơn về nghề nghiệp của mình Giúp sinh viên tìm hiểu tình hìnhthực tế về công tác văn phòng, công tác văn thư Qua đó có điều kiện liên hệgiữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn để so sánh, củng cố và nâng caohơn nữa nhận thức về nghề nghiệp Vận dụng những kiến thức đã học để thựchành một số khâu nghiệp vụ công tác Văn phòng, công tác Văn thư lưu trữ nhằmbước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộvăn phòng trong tương lai

Trong thời gian thực tập tại TTLTQG III , tôi đã nghiên cứu, khảo sát vàthực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư, quản trị văn phòng và côngtác lưu trữ Qua đó tôi đã có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý thuyết đã học vớithực tiễn, dùng lý luận để nhận biết thực tiễn, thông qua đó có thể vận dụngnhững kiến thức đã học để giải quyết những vấn đề thực tế đặt ra nhằm củng cốkiến thức lý luận và rèn luyện thêm tay nghề

Toàn bộ kết quả của đợt thực tập này đã được thể hiện trong "Báo cáothực tập tốt nghiệp" bao gồm những phần chính sau:

Lời nói đầu

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của TTLTQG III

Phần II: Chuyên đề thực tập: Công tác Văn thư, lưu trữ tại TTLTQG III

Phần III: Phần phụ lục

Được sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo, cán bộ công chức TTLTQG III vàcùng với sự nỗ lực của bản thân, nhưng do thời gian thực tập tương đối ngắn,cộng với vốn hiểu biết của tôi còn có hạn chế nên trong bản báo cáo này khótránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy

cô giáo để bản báo cáo của tôi hoàn thiện hơn

Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Khoa Quản trịVăn phòng, đến tập thể Ban lãnh đạo và các cán bộ đang công tác tại TTLTQGIII đã giúp tôi hoàn thành đợt thực tập này./

Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Tiến Mạnh

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

1.1 Một vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, nước Việt Nam Dân chủcộng hòa ra đời Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan, tổ chức củanước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa nay là Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

đã sảm sinh ra một khối lượng tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và có giá trị vềnhiều mặt, phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước Nhằm bảo vệ

và phát huy những giá trị tài liệu đó, TTLTQG III được thành lập theo Quyếtđịnh số 118/TCCP - TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Bộ trưởng - Trưởng Ban

Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) với chức năng thu thập, bảoquản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc

từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 tới nay

Các giai đoạn phát triển của TTLTQG III:

Như chúng ta đã biết, TTLTQG III là Trung tâm được tách từTrung tâm Lưu trữ Quốc gia I Thời gian mới tách để thành lập, về đội ngũ cán

bộ có 32 người, cơ cấu tổ chức mới có 06 phòng; số lượng tài liệu được đưa về

từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I gần 4000 mét Thẩm quyền thu thập tài liệuđược thu thập tài liệu thời kỳ sau Cách mạng, trên phạm vi toàn quốc Theo thờigian, thẩm quyền và cơ cấu tổ chức, số lượng và chất lượng cán bộ cũng như cácmặt hoạt động của Trung tâm III có những thay đổi nhất định

Để kiện toàn bộ máy tổ chức của TTLTQG III, ngày 06/4/2004 Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định số 35/QĐ - LTNN Quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TTLTQG III và thay thế bằng Quyết định số120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Tiếptục được thay thế bằng Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Được quy định tại Quyết định số 166/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10năm 2015 của Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Xem phụ

lục số 01)

Sơ đồ tổ chức bộ máy của TTLTQGIII (Xem phụ lục số 01)

2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Quản lý về công tác Hành chính - Tổng hợp của Trung tâm.

- Tập hợp các ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên quan để lậpchương trình công tác năm 6 tháng, quý của TTLTQG III đồng thời theo dõiđôn đốc các phòng có liên quan tới việc thực hiên chương trình đó

Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế

-xã hội của TTLTQG III và các báo cáo khác theo sự phân công của Giám đốcTrung tâm

- Giúp Ban Giám đốc nắm bắt tình hình hoạt động của TTLTQG III, cácphòng, nhân viên Trung tâm

- Trực tiếp phụ trách việc tiếp khách khi có cá nhân hoặc tổ chức có liênhệ

- Đảm bảo điều kiện vật chất và tổ chức các buổi họp, hội nghị…của cơquan

2 Điều kiện làm việc

Được bố trí phòng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bị đồ dùngphục vụ cho công tác

* Phó Trưởng phòng

A Giới thiệu chung

- Phụ trách hành chính của cơ quan

- Phụ trách về công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn các đơn vị trong Trungtâm chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác Văn thư lưu trữ, cácnghiệp vụ liên quan

- Thực hiện các công việc khi lãnh đạo TTLTQG III và Trưởng phòng giao

2 Điều kiện làm việc

Được bố trí phòng làm việc riêng với đầy đủ các trang thiết bị đồ dùngphục vụ cho công tác

- Quản lý các trang thiết bị văn phòng trong cơ quan;

- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp và theo yêu cầu của cấp trên;

- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điệnthoại, thư tín, fax;

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

2 Điều kiện làm việc

- Được bố trí bàn làm việc riêng;

- Lập hồ sơ lưu trữ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan khiđến thời hạn.

2 Điều kiện làm việc

- Được bố trí phòng làm việc riêng; Có máy vi tính riêng;

- Được trang bị đầy đủ các đồ dùng, trang thiết bị văn phòng phục vụ chocông việc

- Thường xuyên kiểm tra hệ thống cơ sở vật chất của cơ quan và báo cáo vớilãnh đạo Phòng Hành chính - Tổ chức nếu như phát hiện những hư hỏng nào;

- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu về sửa chữa các đồ dùng, trang thiết bịvăn phòng của các đơn vị;

- Lập báo cáo việc kiểm tra và xử lý các công việc của phòng quản trị đểtrình lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổ chức hàng tháng

2 Điều kiện làm việc

- Được bố trí phòng làm việc riêng;

- Có máy vi tính riêng;

- Được trang bị đầy đủ các đồ dùng, trang thiết bị văn phòng phục vụ chocông việc

2 Công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

về công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

4

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản

5 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

6

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

7 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chínhphủ về Quản lý và sử dụng con dấu

phòng Trung ương Đảng về hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng.

9

Quyế định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Trungtâm Lưu trữ quốc gia III ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữcủa Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.2 Công tác xây dựng Chương trình - kế hoạch công tác

Để cho quá trình vận hành hoạt động của TTLTQGIII và các bộ phậnchức năng trong TTLTQGIII hoạt động có hiệu quả, thì phải có một đơn vị xâydựng trương trình công tác thường kỳ (Tuần, tháng, quý, năm ) Phòng HC-TC

là đơn vị được giao trách nhiệm xây dựng chương trình công tác thường kỳ choTTLTQGIII

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của TTLTQGIII giúp chocông việc được giải quyết theo trình tự và khoa học hơn Việc gì mang tính chấtquan trọng và cấp bách được đẩy lên giải quyết trước, việc gì không thực sự đòihỏi giải quyết ngay sẽ được sắp xếp sau Nhờ xây dựng chương trình công tácthường kỳ của TTLTQGIII mà các bộ phận có thế phối hợp giải quyết công việcđược dễ dàng, hiệu quả cao hơn

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn chế như trong quá trình xâydựng chương trình công tác các bộ phận, phòng ban chức năng còn chưa sắp xếpđược công việc hợp lý, các công việc giữa các phòng có sự khác biệt nên quátrình giải quyết còn nhiều hạn chế

Trong quá trình cùng phối hợp giải quyết công việc còn nhiều chi phốidẫn đến tình trạng ỉ nại, chưa thực sự làm hết trách nhiệm của mình với côngviệc làm cho chất lượng chưa cao

Sơ đồ xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (Xem phụ lục số 03)

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Công tác soạn thảo văn bản: công việc thường làm ở bất kỳ cơ quan, tổchức nhà nước; phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và công việc này đòihỏi độ chính xác cao, nội dung thống nhất

Hiện nay, ở TTLTQG III công tác soạn thảo văn bản căn cứ theo tính

chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Trung tâm giao cho một đơn

vị hoặc một viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản

Đơn vị hoặc viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm xácđịnh hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập xử lýthông tin có liên quan; soạn thảo văn bản Trong trường hợp dự thảo văn bản cầnxin ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan thì phải đề xuất với Lãnh đạoTrung tâm hoặc Trưởng đơn vị soạn thảo

Việc trình duyệt dự thảo văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế làmviệc tại Trung tâm Dự thảo văn bản phải kèm theo Phiếu trình giải quyết công

việc, Phiếu trình phải đánh số theo từng lần trình (Xem phụ lục số 04)

2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền Việcphân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho vănbản ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định Đồng thời cũng tạo điềukiện thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản và truy cứu trách nhiệm cánhân liên quan đến văn bản

Hình thức văn bản chủ yếu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III gồm: Vănbản hành chính; văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nướcngoài

Văn bản hành chính được quy định tại Điểm 2, Khoản 2, Điều 1 của Nghịđịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ về công tác Văn thư

2.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính và theo mẫu (Phụ lục II kèm theo Quy chế công tác

Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III) (Xem phụ lục số 04)

Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo mẫu(Phụ lục III kèm theo Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ

quốc gia III) (Xem phụ lục số 04)

Văn bản ban hành đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy địnhchung của Nhà nước Nội dung các văn bản của cơ quan ban hành đảm bảo đúngchủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, phù hợp với Quy chế hoạt động

Văn phong rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích giúp người thực hiện văn bản dễhiểu, dễ làm Việc đóng dấu các tài liệu kèm theo được thực hiện đúng theo quyđịnh chung của Nhà nước

Bên cạnh đó cán bộ Văn thư được đào tạo thường xuyên nên cán bộ làmcông tác văn thư củacơ quan luôn nắm bắt được những thay đổi trong quy địnhcủa Nhà nước về thể thức văn bản làm tăng hiệu lực tối đa của văn bản

2.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước:

Bước 1: Căn cứ vào tính chất, mức độ, nội dung của văn bản cần soạn

thảo Các đơn vị cần thực hiện:

- Xác định hình thức, nội dung, mức độ mật, khẩn của văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin;

- Xây dựng đề cương, bản thảo văn bản;

- Trình duyệt bản thảo

Bước 2: Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo

- Lãnh đạo đơn vị duyệt bản thảo về nội dung;

- Lãnh đạo phòng duyệt bản thảo về thể thức, giá trị pháp lý;

-Trình ký ban hành văn bản

Bước 3: Đánh máy, nhân bản văn bản.

Bước 4: Làm thủ tục ban hành văn bản.

Nhận xét, đánh giá

 Ưu điểm

- Các chuyên viên nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động củaphòng mình nên có khả năng tổng hợp, chọn lọc thông tin chính xác, đảm bảonội dung văn bản ban hành phù hợp với quy định của Nhà nước và của cơ quan

- Các đơn vị, cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản nắm rõ bố cục, thể thức

và cách thức trình bày văn bản nhất là đối với những văn bản chuyên nghànhnhư: Văn bản hành chính

- Quy trình soạn thảo được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước vềthể thức, thẩm quyền, trình tự soạn thảo và ban hành

 Nhược điểm

- Tuy nhiên một số cá nhân phụ trách soạn thảo còn chưa thực hiện đúngquy trình và thời gian soạn thảo

- Khi bản thảo đã được duyệt thì không sửa chữa lại được nữa

2.4 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơquan và thủ trướng cơ quan nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyểngiao tiếp nhận giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động

hàng ngày của cơ quan (Xem phụ lục số 04)

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Theo Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII thì quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ hiện

hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thực hiện như sau:

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của TTLTQGIII phải được quản lý tậptrung tại bộ phận văn thư Trung tâm để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những vănbản đến không được đăng ký tại bộ phận văn thư, các đơn vị, viên chức không

có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào thì phải được đăng ký, phát hành

hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 04)

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của

văn bản;

- Đăng ký văn bản đi;

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi;

- Lưu văn bản đi

Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 05)

* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục số 04)

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục số 06)

2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư, thì "khi theo dõi, giải quyết công việc mỗi cá nhân phải lập hồ sơ vềcông việc đó" Thế nhưng ở TTLTQG III vẫn còn tồn tại một thực tế là chỉ cótrưởng, phó các đơn vị lập hồ sơ hiện hành để phục vụ cho công việc trước mắtcủa mình, còn cán bộ công chức của các đơn vị vẫn chưa thực hiện việc lập hồ

sơ Nhìn chung, tình trạng lập hồ sơ hiện hành của các đơn vị trong Trung tâmvẫn còn ở mức độ tạm thời, chưa triệt để nên việc tra tìm tài liệu cũng gặp nhiềukhó khăn

Tình trạng các đơn vị giữ tài liệu của mình không nộp vào lưu trữ ở cơquan đã dẫn đến một việc thực tế là nếu có một đơn vị nào đó bị giải thể, thì tài

liệu của đơn vị đó sẽ theo các trưởng, phó phòng sang các đơn vị khác và vôhình chung tài liệu của đơn vị giải thể bị xé lẻ và không còn đảm bảo được mốiliên hệ khách quan của các văn bản trong hồ sơ Do đó nếu ta muốn tìm tài liệucủa một phòng nào đó đã bị giải thể thì rất khó tìm lại được đầy đủ các văn bảntrong hồ sơ.

2.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Hiện nay tại TTLTQGIII công tác Lưu trữ được thực hiện theo:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ Quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định

về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổchức;

- Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01 tháng 9 năm 2015 của Trung tâmLưu trữ quốc gia III ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III

Hiện nay, biên chế của Trung tâm là 119 biên chế, trình độ chuyên môncủa của công chức, viên chức khá đồng đều: có 08 Thạc sỹ, 44 Đại học, 05 Caođẳng, 26 trung cấp, còn lại là trình độ sơ cấp hoặc đang theo học các chươngtrình đào tạo để nâng cao trình độ, đáp ứng với yêu cầu công việc được giao

Tháng 9 năm 2002, TTLTQG III đã khánh thành nhà kho lưu trữ 11 tầng

để bảo quản tài liệu với sức chứa 15 km giá tài liệu Kho được trang bị hệ thốngđiều hòa trung tâm, trong đó có những phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảoquản các loại tài liệu phim, ảnh, ghi âm, microfilm Bên cạnh đó kho có hệthống hút ẩm và hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động bằng khí CO2 Với cáctrang thiết bị này hiện nay kho có thể chủ động điều tiết môi trường thích hợpcho việc bảo quản từng lại hình tài liệu Ngoài ra, tài liệu ở các nguồn nộp lưu

thu về trước khi nhập vào kho hoặc tài liệu trong kho xuất ra chỉnh trước khinhập lại vào kho đều được làm vệ sinh đến từng trang tài liệu để tránh các nguy

cơ làm hủy hoại tài liệu Các phương tiện bảo quản như giá tủ, bìa, hộp đềuđược trang bị mới theo tiêu chuẩn hiện đại Trong kho có hệ thống giá di động

và giá cố định bằng kim loại

Tài liệu hành chính được bố trí sắp xếp trên các loại giá đôi có kích thước4m x 2m x 0,4m Tài liệu khoa học kỹ thuật, bản đồ, tài liệu địa giới hành chínhđược bảo quản trong các tủ có ngăn kéo với kích thước: 1,2m x 1,1m Hộp đựngtài liệu là hộp phi axít Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật hồ sơ thường dầy nênbìa được sử dụng là loại bìa có độ bền cao hơn

Việc khử trùng cho tài liệu lưu trữ ở TTLTQG III không thực hiện mộtcách định kỳ, mà chỉ thực hiện khử trùng khi phát hiện kho tàng, phòng làm việchoặc tài liệu có dấu hiệu xâm nhập và phá hoại của côn trùng, nấm mốc Hóachất được sử dụng để khử trùng tài liệu là Bêkaphốt và Phostoxin

3 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của Phòng Hành chính – Tổ chức trong Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Cơ sở vật chất tại Phòng HC-TC được lãnh đạo quan tâm Trong phònglàm việc có đầy đủ các loại máy móc như: máy in, máy photocopy, máy fax,máy tính, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu Nhìn chung cán bộ công chức, viênchức trong cơ quan đều có thể sử dụng được các loại trang thiết bị

Đồng thời cơ quan cần phải thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết bịtrong văn phòng để đảm bảo các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt tiết kiệm một phầntài chính cho cơ quan

Ngoài ra phải xây dựng và mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệulưu trữ của cơ quan như máy hút ẩm, hút bụi và đặc biệt là kho lưu trữ để bảo quảntài liệu của cơ quan được tốt hơn

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng.

Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu.

Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng (Xem phụ lục

số 07)

Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu (Xem phụ lục số 08)

3.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của TTLTQGIII

Hiện nay tại TTLTQGIII các phần mềm đang được sử dụng trong côngtác Văn phòng như:

- Trung tâm đã đưa vào sử dụng mạng làm việc nội bộ trong trung tâm;

- Phần mềm quản lí văn bản và điều hành;

- Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ do Công ty Tin học Tinh Vân phốiphợp với Trung tâm Tin học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chuyển giaocho Trung tâm nhằm mục đích giúp độc giả tra tìm tài liệu được nhanh chóng,thuận tiện;

Tiết kiệm thời gian và công sức làm việc mà hiệu quả đạt được vẫn rấtcao

Góp phần tạo nên một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp,đáp ứng nhu cầu của Trung tâm và xã hội

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ

QUỐC GIA III

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là kết quả thu được trong quá trình nghiên cứu của riêng cá nhân, không sao chép bất kỳ kết quả nghiên cứu nào của các tác giả khác Các số liệu có nguồn gốc rõ ràng, nội dung của luận án có tham khảo và sử dụng một số thông tin, tài liệu từ các nguồn sách, trang web được liệt kê trong danh mục tài liệu tham khảo.

KÝ TÊN

Nguyễn Tiến Mạnh

LỜI CẢM ƠN

Công tác Văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực của đờisống xã hội, bởi vậy Đảng và nhà nước ta đặc biệt là Hồ chủ tịch luôn đánh giácao tầm quan trọng của công tác Văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ Với mongmuốn được học hỏi đồng thời góp phần ý kiến nhằm nâng cao chất lượng côngtác văn thư lưu trữ nên tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu về Công tác Văn thư lưu trữtại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” dưới sự hướng dẫn của giảng viên NguyễnMạnh Cường

Trong quá trình thu thập tài liệu, khảo sát thực tế để thực hiện đề tài :

“Tìm hiểu về Công tác Văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” tôi

đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưutrữ quốc gia III, đặc biệt đã nhận được sự chỉ đạo tận tình của Giám đốc Trungtâm, tôi xin trân thành cảm ơn về sự giúp đỡ đó

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới giảng viên Nguyễn Mạnh Cường đãnhiệt huyết hướng dẫn, chỉ bảo tôi nghiên cứu và hoàn thành đề tài

Xin trân thành cảm ơn bạn bè đã đóng góp ý kiến giúp đỡ cũng như độngviên khích lệ tôi trong việc nghiên cứu đề tài

Với mong muốn hoàn thiện kiến thức ở trường và áp dụng có hiệu quảvào công việc sau này tôi đã cố gắng hoàn thiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất,tuy nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn và kinh nghiệm chưa nhiều nên khôngtránh khỏi những thiếu xót, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quýthầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỜ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý của tất các các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiệnchức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức

Công tác Lưu trữ là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhànước, là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của các cơ quan, tổchức Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi lĩnh vực của đờisống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin có độ tin cậy cao donguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sửcủa tài liệu lưu trữ quy định

Vì vậy, công tác Văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong hoạt độngquản lý của các cơ quan, tổ chức, cho nên nghiên cứu về công tác Văn thư lưutrữ nói chung và nghiên cứu về công tác Văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữquốc gia III nói riêng có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa mọi cơ quan, tổ chức trong đó có Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Nghiên cứu về công tác Văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII mới chỉ đề cập ở một góc độ hạn chế, vì vậy rất cần có một công trình nghiêncứu hệ thống chi tiết về công tác Văn thư lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII trong thời điểm hiện nay

Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, nghiên cứu công tác Vănthư lưu trữ rất cần thiết cho việc phục vụ học tập và công việc của tôi Vớinhững lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Công tác Văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưutrữ quốc gia III” làm đề tài nghiên cứu

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác Văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: công tác Văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

từ năm 2014 đến nay

- Về không gian: công tác Văn thư Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

3 Mục tiêu nghiên cứu

3.1 Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác văn thư lưu trữ tại Trungtâm Lưu trữ quốc gia III

3.2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII trong thời gian 2013-2014

3.3 Đề xuất giải pháp về công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữquốc gia III

4 Mục đích nghiên cứu

- Tìm hiểu lý luận chung về công tác Văn thư lưu trữ

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư lưu trữ tại Trung tâmLưu trữ quốc gia III để thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếucòn tồn tại từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạtđộng của công tác Văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

5 Lịch sử nghiên cứu

5.1 Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, tác giả Vương Đình

Quyền Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011

5.2 Luận văn thạc sỹ của Hà Văn Huề, “xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”, năm 2002.

5.3 Đề tài “Đa dạng hóa các loại hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia Việt Nam”; tác giả Trần Phương

Hoa; xuất bản năm 2014

5.4 Đề tài “Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản tại trung tâm lưu trữ quốc gia III trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn”; tác

giả Vũ Xuân Hưởng; năm xuất bản 2014

5.5 Đề tài “Phát huy Giá trị tài liệu lưu trữ một số nước trên thế giới và

một số đề xuất với lưu trữ Việt Nam”; tác giả Nguyễn Thị Thúy Bình; năm xuất

5.8 Quy chế công tác Văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài “Công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốcgia III” tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thống kê: được sử dụng để thu thập các số liệu trong đề tài

- Phương pháp so sánh

7 Đóng góp của đề tài.

Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trongcông tác Văn thư lưu trữ tại TTLTQGIII

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm

có 03 chương:

Chương 1 NHỮNG VẪN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1.1 Khái niệm Văn thư, Lưu trữ

1.2 Vai trò của công tác Văn thư lưu trữ

1.3 Nội dung công tác Văn thư lưu trữ

Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

2.2 Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.2.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác Văn thư

2.2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.3 Quản lý văn bản đi

2.2.4 Quản lý văn bản đến

2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu

2.2.6 Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ

2.3 Công tác Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.3.1 Tổ chức và chỉ đạo công tác công tác Lưu trữ

2.3.2 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu được bảo quản ở Trungtâm Lưu trữ quốc gia III

2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu

2.3.4 Tình hình thu thập tài liệu

2.3.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu

2.3.6 Bảo quản tài liệu

2.2.7 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ

2.2.8 Tình hình tiêu hủy tài liệu

Chương 3 GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

3.1.1 Ưu điểm

3.1.2 Nhược điểm

3.2 Đề xuất giải pháp

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm công tác Văn thư, lưu trữ

1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơquan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị vũ trang nhândân

1.1.2 Khái niệm về công tác Lưu trữ

Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả các lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

1.2 Vai trò của công tác Văn thư, lưu trữ

1.2.1 Vai trò của công tác Văn thư

Công tác Văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nóichung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, côngtác Văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng chiếm một phần rấtlớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Công tác Văn thư gắn liền với hoạtđộng của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nướccủa mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

Công tác Văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vịnói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết

nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặtnội dung công việc, có thể xếp công tác Văn thư vào hoạt động bảo đảm thôngtin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế

độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm nhữngviệc trái pháp luật

Vì vậy, công tác Văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cảcác cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội dù lớnhay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng vănbản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấptrên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng đãxảy ra trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức

1.2.2 Vai trò của công tác Lưu trữ

Công tác Lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc xây dựng thể chế hànhchính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của hệ thốngthể chế hành chính Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành vănbản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từtài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi,tiết kiệm Dựa vào những thông tin được lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thểnghiên cứu, tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo xu hướng phát triển về vấn

đề trong tương lai

Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trunggian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, đadạng, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thểchế hành chính nhà nước Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tácLưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt và

góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa cácvăn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chếnền hành chính nhà nước, đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng

hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và hệ thống văn bản quản lý nóichung

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, quý giá, phản ánh được toàncảnh bức tranh về văn minh quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý ởmỗi quốc gia qua các thời kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trongviệc ghi lại và truyền bá cho thế hệ sau về lịch sử của đất nước, những văn hóaquản lý, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt đẹp Tài liệu lưu trữ trải quacác thế hệ giúp con người tìm ra những phát minh mới trong quản lý, rút ngắnthời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học, côngnghệ,

Như vậy, với vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tinquá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác Lưu trữ gópphần tạo ra một nền công vụ có hiệu qủa, góp phần xây dựng một nền hànhchính hiện đại

1.3 Nội dung công tác Văn thư lưu trữ

1.3.1 Nội dung công tác Văn thư

1.3.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

* Chuẩn bị soạn thảo: Đây là bước quan trọng để giúp cho việc soạn thảo

văn bản được thuận lợi và chất lượng

- Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cầnsoạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạnthảo hoặc chủ trì soạn thảo Đối với những văn bản có nội dung quan trọng,trong trường hợp cần thiết hoặc pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quyphạm pháp luật thì phải thành lập Ban soạn thảo

- Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản Trong

đó, cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích gì? Có mấy mục đích? Tính

chất của văn bản? Giới hạn của văn bản?

- Xác định tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Việc xác định hình thứcvăn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bảnhóa, căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hànhcủa cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Trích yếu nội dung văn bảnphải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liênquan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hóa Thông tin cần thu thập là cácthông tin pháp lí và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phươngpháp khác nhau

- Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việcsoạn thảo văn bản thuận lợi Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dựđịnh những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục văn bản

* Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định của nhà nước

- Viết bản thảo: Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vịchủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dungcủa văn bản đã xác định

- Xin ý kiến góp ý của văn bản: Văn bản có tính chất quan trọng, nội dungphức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo

ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan

- Tổng hợp ý kiến góp ý và hoản chỉnh dự thảo

* Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành

- Hoàn thiện dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản vàtrình ký chính thức

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiệnthể thức và làm thủ tục ban hành:

+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

* Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khi ghi

số và ngày tháng văn bản, văn thư có quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối vềthể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản

- Ghi số và ngày tháng văn bản: Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầubắt buộc đối với tất cả văn bản đi Mỗi văn bản được ghi một số và ngày thángnhất định Văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệthống chung của cơ quan

+ Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật được sắp xếp theo thứtự: Số/Năm ban hành/Viết tắt tên loại văn bản-Viết tắt tên cơ quan

+ Ngày tháng văn bản phải được viết đầy đủ ngày…tháng…năm; các chỉ

số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những ngày nhỏ hơn 10 vàtháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước số đó

- Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật thông tin cần thiết của vănbản Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn mộtcách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không