HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2 1.1 Vài nét về Công ty 2 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2 1.2.1 Chức năng 2 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 3 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 3 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Nhân sự 3 2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 4 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty 11 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ 11 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 12 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 14 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 15 3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 15 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 16 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 16 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 18 3.5 Tổ chức lưu trữ của cơ quan 18 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 19 4.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 19 4.2 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 19 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG 21 1. Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài) 21 2. Lịch sử nghiên cứu 21 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 21 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 22 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 22 6. Giả thuyết khoa học 22 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 23 8. Cấu trúc của đề tài 23 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 24 I. Khái niệm, vai trò về công tác nhân sự 24 1.1 Khái niệm Văn phòng 24 1.2 Khái niệm Quản trị văn phòng 24 1.3 Khái niệm quản trị nhân sự trong Văn phòng 24 1.4. Vai trò của quản trị nhân sự trong văn phòng 24 II. Nội dung quản trị nhân sự trong văn phòng 25 1. Phân tích công việc 25 2. Tuyển dụng nhân sự 27 3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 30 4. Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 33 5. Đánh giá thực hiện công việc 34 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG 39 1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Tổng hợp Quy Hoàng 39 2. Thực trạng về quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 39 2.1 Quy mô nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 39 2.2 Công tác phân tích công việc 40 2.3 Công tác tuyển dụng nhân sự 40 2.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 41 2.5 Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 42 2.6 Công tác đánh giá thực hiện công việc 43 3. Đánh giá công tác quản trị nhân sự trong văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) tại Công ty Quy Hoàng 43 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG 45 I. Định hướng phát triển nguồn nhân sự trong văn phòng của Công ty Quy Hoàng 45 II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 45 1. Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng 45 2. Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 46 3. Giải pháp hoàn thiện chính sách lương và chế độ đãi ngộ 46 4. Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc 46 III. KIẾN NGHỊ 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 KẾT LUẬN 48 PHẦN III PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I 2

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG 2

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2

1.1 Vài nét về Công ty 2

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 2

1.2.1 Chức năng 2

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 3

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng 3

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 3

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Nhân sự 3

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 4

3 Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty 11

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ 11

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác 12

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 14

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 15

3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 15

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 16

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 16

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 18

3.5 Tổ chức lưu trữ của cơ quan 18

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 19

4.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu .19

4.2 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 19

PHẦN II 21

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG 21

1 Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài) 21

2 Lịch sử nghiên cứu 21

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 21

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 22

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 22

6 Giả thuyết khoa học 22

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 23

8 Cấu trúc của đề tài 23

CHƯƠNG I 24

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 24

I Khái niệm, vai trò về công tác nhân sự 24

1.1 Khái niệm Văn phòng 24

1.2 Khái niệm Quản trị văn phòng 24

1.3 Khái niệm quản trị nhân sự trong Văn phòng 24

1.4 Vai trò của quản trị nhân sự trong văn phòng 24

II Nội dung quản trị nhân sự trong văn phòng 25

1 Phân tích công việc 25

2 Tuyển dụng nhân sự 27

3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 30

4 Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 33

5 Đánh giá thực hiện công việc 34

CHƯƠNG II 39

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG 39

VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 39

TỔNG HỢP QUY HOÀNG 39

1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Tổng hợp Quy Hoàng 39

2 Thực trạng về quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 39

2.1 Quy mô nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 39

2.2 Công tác phân tích công việc 40

2.3 Công tác tuyển dụng nhân sự 40

2.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 41

2.5 Chính sách lương và chế độ đãi ngộ 42

2.6 Công tác đánh giá thực hiện công việc 43

3 Đánh giá công tác quản trị nhân sự trong văn phòng (phòng Hành chính – Nhân sự) tại Công ty Quy Hoàng 43

CHƯƠNG III 45

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC 45

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY 45

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 45

TỔNG HỢP QUY HOÀNG 45

I Định hướng phát triển nguồn nhân sự trong văn phòng của Công ty Quy Hoàng 45

II Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty Quy Hoàng 45

1 Giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng 45

2 Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự 46

3 Giải pháp hoàn thiện chính sách lương và chế độ đãi ngộ 46

4 Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc 46

III KIẾN NGHỊ 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 KẾT LUẬN 48 PHẦN III PHỤ LỤC 49

LỜI NÓI ĐẦU

Bước vào kỳ thực tập tốt nghiệp cuối khóa, em đã đăng ký thực tập tại Phòng Hành chính – Nhân sự của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng Với những kiến thức em đã được các thầy cô giáo trong trường truyền đạt và những chia sẻ kinh nghiệm công việc thực tế từ các thầy cô giáo Trong thời gian hai tháng thực tập tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng, em đã được áp dụng những kiến thức được học tại trường để thực hiện các công việc, nhiệm vụ khi cơ quan giao, cùng với sự hướng dẫn công việc của anh, chị trong văn phòng, em luôn hoàn thành tốt công việc được giao Để hoàn thành tốt báo cáo thực tập, trong thời gian em vừa thực hiện các công việc được giao vừa khảo sát tình hình công tác văn phòng Qua đó em đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm cho bản thân, học hỏi được nhiều kiến thức từ thực tiễn

Trong thời gian làm báo cáo thực tập, em đã được sự giúp đỡ rất tận của các thầy cô giáo trong khoa và các anh, chị trong văn phòng mà em thực tập Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám đốc, anh, chị trong văn phòng của Công ty và các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường, thầy giáo Nguyễn Hữu Danh đã hướng dẫn tận tình cho em hoàn thành báo cáo thực tập Tuy nhiên bài báo cáo của em không thể thiếu sự sai sót, mong các thầy cô giáo góp ý cho bài báo cáo của em được hoàn chỉnh

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 03 tháng 09 năm 2016

Sinh viên

Nông Xuân Thành

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

- Công ty được Bác sĩ Trần Thị Du – Nguyên Giám đốc Bệnh viện Y học

Cổ truyền Bộ Công Anh lãnh đạo và dìu dắt từ năm 2008 đến nay

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

1.2.1 Chức năng

- Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng có chức năng hoạt động kinh doanh trong phạm vi 16 ngành nghề đăng kí như: khai thác bản quyền và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y tế, khoa học kỹ thuật, mua bán cho thuê, lắp đặt các thiết bị ngành y tế, thiết bị xử lý môi trường, thiết bị ngành điện, thiết bị điện tử, tin học, kinh doanh lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế, đào tạo, dạy nghề thuộc các lĩnh vực y học cổ truyền, kinh tế thương mại, ngoại ngữ, sản xuất và mua bán các loại thực phẩm chức năng

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng hoạt động kinh doanh sản phẩm là đem lại lợi nhuận cao nhất Vì thế, công ty luôn luôn tìm mọi cách để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng như là nhập các sản phẩm có chất lượng tốt nhất, xây dựng niềm tin và thương hiệu đối với khách hàng

+ Khai thác tối đa thị trường trong nước

+ Giải quyết tốt các nguồn phân phối và phân phối thu nhập trong công ty.

+ Thực hiện đầy đủ cam kết với khách hàng về sản phẩm theo nguyên tắc bình đẳng đôi bên cùng có lợi

+ Đảm bảo việc chăm lo đời sống tốt nhất cho người lao động

+ Bảo toàn, tăng trưởng vốn và mở rộng quy mô kinh doanh

+ Thực hiện tốt công tác bảo vệ môi trường

+ Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

* Bao gồm:

+ 01 Giám đốc

+ 01 Phó Giám đốc: Phụ trách đối ngoại

+ 01 Phó Giám đốc: Phụ trách đối nội

- Các phòng chức năng:

+ Phòng Hành chính – Nhân sự;

+ Phòng Kinh doanh;

+ Phòng Martketing;

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Phụ lục số 01).

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Nhân sự

* Chức năng:

- Có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp Ban giám đốc phối hợp hoạt động chung giữa các phòng chuyên môn trong công ty; làm đầu mối quan hệ với các cơ quan khác theo sự phân công của Ban giám đốc công ty; thực hiện công tác tổng hợp, điều phối theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác tổ chức, hành chính, quản trị đối với công ty, đảm bảo tính thống nhất, liên tục và hiệu quả

- Tham mưu giúp Ban giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý, công tác tổ chức người lao động thực hiện các công việc được phân công đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, tiền lương, các chế độ chính sách của công ty.

* Nhiệm vụ:

- Tổng hợp xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm cho Ban giám đốc và đôn đốc thực hiện sau khi được phê duyệt, tổ chức thực hiện các công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của công ty, xây dựng các quy chế của công ty và đôn đốc thực hiện sau khi được ban hành

- Tham mưu giúp Ban giám đốc thực hiện công tác thường niên cho nhân viên công ty, quản lý công tác kế toán, tài chính, tài sản của công ty, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, lập kế hoạch kinh phí tổ chức các sự kiện của công ty hàng năm trình Ban giám đốc phê duyệt

- Tiếp đón khách đến làm việc, trang trí, phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu cho các cuộc họp của công ty

- Quản lý công văn đến, công văn đi, hồ sơ, tài liệu và sử dụng con dấu theo quy định của công ty và công tác văn thư, lưu trữ của công ty đã ban hành

- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và các chế độ khác cho các nhân viên trong công ty

- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty.

- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự

- Lập ngân sách nhân sự

- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục hồi tốt cho hoạt động kinh doanh

và chiến lược công ty

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích, kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế dộ cho người lao động

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ theo yêu cầu của Ban giám đốc

- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch luôn quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật

tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyện các quy định áp dụng trong Công

ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty, các bộ phận và tổ chức thực hiện Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty và giám sát chấp hành các nội quy đó

- Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy

tổ chức hoạt động của Công ty

- Tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực

tổ chức Hành chính – Nhân sự

- Tham mưu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty.

- Tham mưu cho Ban giám đốc về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng, các chế độ phúc lợi cho người lao động

- Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác hành chính của Công ty

- Tham mưu cho Ban giám đốc về công tác đào tạo tuyển dụng trong Công ty

- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban giám đốc và người lao động trong Công ty Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

- Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các nhiệm vụ được giao

- Tham mưu và để xuất những phương án cải tiến nghiệp vụ, hoạt động hành chính nhân sự

- Quản lý hiệu quả công việc, giúp trưởng phòng quản lý, đào tạo và phát triển nhân viên

- Quản lý và điều phối các nghiệp vụ hành chính tại văn phòng Công ty Công tác văn thư lưu trữ, lễ tân, kiểm soát chi phí hành chính, nhân sự, phát sinh quản lý tài sản, phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao động, sử dụng cơ sở vật chất

- Thực hiện công việc khác theo sự phân công của trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, Ban Giám đốc Công ty

về các công việc được giao

c Kế toán

- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiêu và tổng hợp.

- Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh

- Kiểm tra số dư cuối kỳ hợp lý và khớp với các báo cáo chi tiết

- Hoạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, tài sản cố định, công nợ, nghiệp

vụ khác, thuế giá trị gia tăng và báo cáo thuế khối văn phòng Công ty, lập bản quyết toán văn phòng Công ty

- Theo dõi công nợ khối văn phòng Công ty quản lý tổng quát công nợ toàn công ty Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ

- In sổ chi tiết và tổng hợp, khối văn phòng, tổng hợp Công ty theo quy định

- Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết

- Hướng dẫn xử lý và hoạch toán các nghiệp vụ kế toán

- Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị trong Công ty

- Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo

- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu

- Cung cấp số liệu cho Ban Giám đốc hoặc các đơn vị khác

- Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định

- Chuyển bản đánh giá ứng viên cho bộ phận kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng viên khi thử việc.

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân sự trong Công ty, lưu hồ sơ nhân viên trong file theo bộ phận Lập danh sách nhân viên công ty theo biểu mẫu, cập nhật định kỳ hàng tháng

- Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc, tất cả nhân viên nghỉ việc được lưu theo thứ tự thời gian, nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách nhân viên nghỉ việc theo thời gian

- Quản lý việc đào tạo của Công ty, lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở đào tạo, làm thủ tục cho nhân viên đi đào tạo, lưu bằng cấp, chứng chỉ đào tạo của nhân viên, đánh giá kết quả đào tạo, lưu hồ sơ đào tạo

- Quản lý văn phòng phẩm của Công ty, nhận các đề xuất văn phòng phẩm, lập đề xuất mua văn phòng phẩm 2 lần/tháng, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu hàng tháng, rà soát loại số văn phòng phẩm tồn

- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính nhân sự

- Đề xuất các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp… cho người lao động và

- Quản lý nghỉ phép của nhân viên, lưu đơn nghỉ phép, hàng tháng báo cao các trường hợp nhân viên nghỉ vô kỷ luật cho trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng giao

e Hành chính văn thư

- Công ty văn thư:

+ Tiếp nhận công văn giấy tờ đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết.

+ Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

+ Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan

+ Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty

+ Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty

+ Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên Công ty.+ Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần

- Công tác lễ tân:

+ Hỗ trợ cho Ban lãnh đạo tiếp khách tại Công ty

+ Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty

+ Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty

- Công tác quản lý tài sản thiết bị:

+ Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng

+ Mua sắm văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty

- Các công việc khác:

+ Đặt lịch công tác cho Ban giám đốc công ty

+ Mua sắm các nhu yếu phẩm cho văn phòng Công ty

+ Tổ chức sinh nhật cho các thành viên Công ty trong tháng

+ Hậu cần cho các sự kiện của Công ty

f Phiên dịch

- Phiên dịch tại các buổi họp, thảo luận…liên quan đến các hoạt động của

dự án, bao gồm các buổi họp hội thảo quy mô nhỏ, các chuyến đi công tác của Ban giám đốc sang bên Trung Quốc

- Dịch các báo cáo, văn kiện, tài liệu, ….của Công ty đối tác để triển khai công việc hiệu quả

- Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến phiên dịch theo yêu cầu của Ban giám đốc

g Lái xe

- Đưa đón, chuyên chở Ban giám đốc Công ty

- Thực hiện đúng các quy định về an toàn giao thông, đảm bảo an toàn xe, làm việc theo nguyên tắc lái xe an toàn và tiết kiệm

- Bảo quản và giữ gìn xe tốt, bảo đảm xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng sẵn sàng phục vụ

- Luôn kiểm tra xe nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo dưỡng xe theo định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị Giữ mối quan

hệ tốt với các đơn vị sửa chữa

- Báo cáo mức nhiên liệu sử dụng hàng tháng

- Báo cáo trong thời gian sớm nhất mọi sự cố xảy ra trong quá trình lưu thông cho cấp trên bao gồm: tai nạn giao thông, phạt do vi phạm luật, hỏng xe, tắc đường…để có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp

- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu

h IT

- Vận hành quản trị trung tâm dữ liệu đảm bảo hoạt động ổn định của hệ thống mạng, hệ thống máy chủ giám sát hiệu suất hệ thống và thực hiện điều chỉnh phù hợp

- Quản lý hệ thống sao lưu và khôi phục dữ liệu

- Đảm bảo sử dụng ổn định của đường internet và hệ thống email của nhân viên Công ty

- Đảm bảo mạng Lan hoạt động tốt, khắc phục nhanh chóng khi có các sự

cố xảy ra

- Chuẩn bị máy tính cho nhân viên mới, kiểm tra các máy tính trong Công

ty, cài đặt và quản lý các thiết bị phần cứng và phần mềm, cập nhật các phiên bản cần thiết theo quy định của Công ty

- Nghiên cứu, nắm vững các sản phẩm công nghệ, các giải pháp về phần mềm, lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, đề xuất việc sửa chữa, nâng cấp, mua mới các thiết bị vi tính, mạng vi tính, phục vụ công tác các phòng, bộ phận trong Công ty

3 Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty

- Công tác văn thư lưu trữ có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, hành chính Nhà nước nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng

+ Là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác phục vụ hoạt động quản lý, điều hành kinh doanh của Công ty

+ Là kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý, điều hành của doanh nghiệp mà qua đó doanh nghiệp rút ra bài học sau mỗi thành công hay thất bại của hoạt động kinh doanh

+ Là chứng cứ thuyết minh cho các hoạt động kinh doanh đúng pháp luật của doanh nghiệp khi có thanh tra, kiểm tra của cơ quan Nhà nướ có thẩm quyền

- Nắm được vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với Công

ty, từ khi mới bắt đầu thành lập Công ty, Ban Giám đốc Công ty đã chỉ đạo phòng Hành chính – Nhân sự áp dụng hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ

- Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng đã áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ vào quá trình hoạt động của Công ty như:

+ Nghị định số 110/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

+ Thông tư liên tịch số 55/2005 TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 07 năm 2005 của Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước về Hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến;

+ Nghị định số 31/2009 NĐ-CP ban hành ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung và sử dụng con dấu;

+ Nghị định số 09/2010 NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

+ Luật Lưu trữ 01/2011/QH13 của Quốc Hội về Luật Lưu trữ Quốc Gia;+ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ

về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,

tổ chức

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác

Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng được Ban Giám đốc và Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự rất chú trọng và đã ban hành ra quy trình chuẩn riêng cho Công ty để có thể điều hành, chỉ đạo công việc công việc một cách chủ động và nắm chắc được các công việc trọng tâm, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung, kế hoạch dài hạn nhằm đạt được những mục tiêu đề ra Qua đó, các chương trình, các kế hoạch đưa ra theo một quy trình nhất định, thể hiện phong cách làm việc của bộ máy quản lý luôn đảm bảo tính thống nhất, khoa học, tránh việc chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý, phát huy được hết năng lực của Lãnh đạo Công ty

* Quy trình lập Chương trình công tác (Áp dụng cho chương trình công tác tháng, quý, năm):

* Quy trình lập Kế hoạch:

Các đơn vị đăng ký khối lượng công việc

Xây dựng dự thảo chương trình làm việc

Lấy ý kiến góp ý

Phê duyệt chương trình công tác

Ban hành chương trình công tác

Nghiên cứu, lựa chọn và dự kiến nội dung đưa vào

kế hoạch

Xác định mục tiêu, phương hướng

Phân tích nguồn lực của Công ty

Xây dựng phương án thực hiện mục tiêu

Soạn thảo, ban hành kế hoạch và đưa vào thực hiện

* Công tác xây dựng lịch công tác tuần của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan

- Các văn bản quản lý của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng được ban hành theo đúng thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý và tính

Nhân sự

Dự thảo chương trình công tác tuần

Bản đăng ký công tác tuần của các đơn vị trong Công ty

Ban hành chương trình công tác tuần

Trình Ban Giám đốc duyệt

thực thi của của văn bản.

- Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau: Quyết định, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, giấy ủy quyền, thư mời, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển

- Thẩm quyền ban hành văn bản: Giám đốc là người được trực tiếp ký vào tất cả các văn bản của Công ty, Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách mà đã được Giám đốc ủy quyền, dưới hình thức ký thay Giám đốc Trong trường hợp Ban Giám đốc đi vắng, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự được ký văn bản khi được Giám đốc giao quyền, theo thể thức

là ký thừa lệnh

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty nhìn chung tương đối hoàn chỉnh theo Thông tư 01 của Bộ nội vụ ban hành Tuy nhiên, còn một số lỗi nhỏ như kích thước lề phải, trái, trên, dưới vẫn chưa chuẩn xác

- Tên cơ quan ban hành văn viết tắt, được mô phỏng ở dưới đây:

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

CÔNG TY TNHH TMDV TỔNG HỢP QUY HOÀNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

+ Theo đúng quy định là:

SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ HÀ NỘI

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI

DỊCH VỤ TỔNG HỢP QUY HOÀNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

3.3.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng:

- Bước 1: Căn cứ tính chất, yêu cầu, mục đích soạn thảo văn bản

+ Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản

+ Thu thập tài liêu, thông tin dữ liệu

+ Chọn lựa phương án hợp lý

+ Tổ chức đánh máy dự thảo

- Bước 2: Lấy ý kiến tham gia dự thảo từ các đơn vị có liên quan

+ Lấy ý kiến của các đơn vị trong việc tham gia vào quá trình dự thảo Trong việc triển khai dự thảo, nếu có vấn đề vướng mắc, khó giải quyết thì xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc

- Bước 3: Thẩm định bản dự thảo

+ Tất cả các đơn vị có liên quan, tiến hành thẩm định bản dự thảo

- Bước 4: Trình duyệt, ký văn bản

+ Các phòng ban soạn thảo trình bản dự thảo văn bản lên Ban Giám đốc

để phê duyệt

- Bước 5: Hoàn thiện và ban hành văn bản

+ Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản

+ Vào sổ văn bản đi

+ Nhân bản văn bản

+ Đóng dấu

+ Chuyển giao văn bản

- Quy trình soạn thảo tương đối đúng theo quy trình, quy định của Nhà nước Các bước được sắp xếp theo một trình tự khoa học và mạch lạc, do đó dễ dàng cho việc soạn thảo văn bản của Công ty

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Nhân viên hành chính văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản;

Tiếp nhận văn

bản đến (1)

Xử lý văn bản (2)

Vào sổ theo dõi

(3)

Chuyển văn bản đến các đơn vị,

cá nhân (4)

+ Bước 2: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự phê duyệt văn bản trước khi chuyển đến các đơn vị, cá nhân;

+ Bước 3: Nhân viên hành chính văn thư vào sổ theo dõi, lưu văn bản gốc tại văn thư Công ty;

+ Bước 4: Nhân viên hành chính văn thư Scan văn bản đến, chịu trách nhiệm chuyển văn bản tới các đơn vị, cá nhân theo đúng phê duyệt của Trưởng phòng

* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Nhân viên hành chính văn thư hoặc đơn vị giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn thảo văn bản;

+ Bước 2: Trưởng phòng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn bản gốc và chịu trách nhiệm nội nội dung văn bản;

+ Bước 3: Nhân viên hành chính văn thư hoặc đơn vị chuyển văn bản đến trưởng phòng Hành chình – Nhân sự;

+ Bước 4: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản;

+ Bước 5: Nhân viên hành chính văn thư trình ký Ban Giám đốc;

+ Bước 6: Văn bản Ban Giám đốc đã ký thì nhân viên phụ trách văn thư hoàn thiện các thủ tục còn lại và ban hành văn bản

Tập hợp văn bản trình ký (3)

Kiểm tra thể thức văn bản (4)

Trình ký Ban Giám đốc (5)

Hoàn thiện và ban hành văn bản (6)

* Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

- Thực hiện sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự đã triển khai cho các đơn vị về công tác lập hồ sơ hiện hành, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các bước theo đúng quy trình Nhìn chung các đơn vị trong Công ty thực hiện nghiêm túc trong việc lập hồ sơ hiện hành và đưa hồ sơ vào lưu trữ, bảo quản

3.5 Tổ chức lưu trữ của cơ quan

- Công tác tổ chức lưu trữ tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng

hợp Quy Hoàng luôn được Ban Giám đốc coi trọng, chỉ đạo sát xao việc bảo quản lưu trữ tài liệu

- Có 01 nhân viên lưu trữ kiêm văn thư, có nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài

Danh mục hồ sơ

Mở hồ sơ, thu thập tài liệu, sắp xếp hồ sơ

Biên mục hồ sơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu

liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Diện tích kho lưu trữ khoảng 22m2, không gian thoáng, khô ráo, sạch sẽ,

có thuốc phun chống các con côn trùng vào kho lưu trữ

- Trong kho được chuẩn bị 05 giá sắt để đựng tài liệu, có 02 bình chữa cháy Mỗi năm, Công ty đều tiến hành mua sắm cặp ba dây, bìa hồ sơ, hộp ghim giấy với số lượng vừa đủ để phục vụ công tác lưu trữ

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

- Qua khảo sát trang thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Thương mại

Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng là đầy đủ, cơ sở vật chất tiện nghi, đảm bảo phục

vụ tốt nhất cho nhân viên Công ty làm việc

- Văn phòng Công ty là mô hình văn phòng khép kín, có các trang thiết bị như: máy tính, máy in, máy điều hòa nhiệt độ, điện thoại, máy Fax…

- Các trang thiết bị trong văn phòng luôn có nhân viên bảo trì, bảo dưỡng liên tục, không để ảnh hưởng tới quá trình làm việc của nhân viên trong Công ty

4.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

- Việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng là việc rất quan

trọng Cần sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng hợp lý và đảm bảo các nguyên tắc như: thuận tiện, thẩm mỹ, khoa học, hệ thống chiếu sáng hợp lý sẽ tạo ra nguồn năng lượng tốt cho sức khỏe của nhân viên, phát huy khả năng làm việc, hiệu quả công việc cao

* Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng hiện tại và mô hình văn phòng mới tối ưu (Phụ lục 03 và phục lục 04)

4.2 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan

mà không phải lo bị cơ quan thuế phạt vì báo cáo chậm trễ, số liệu chưa chính xác.

- Giúp kế toán có sẵn số liệu để cung cấp cho Ban Giám đốc, Ban Giám đốc nghiên cứu có sẵn báo cáo để ra quyết định kịp thời

- Tự động sao lưu dữ liệu sau mỗi phiên làm việc, dễ dàng khôi phục dữ liệu khi có sự có xảy ra, dữ liệu kế toán luôn được bảo đảm an toàn khi có sự thay đổi nhân sự kế toán

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG

1 Lý do chọn đề tài (Tính cấp thiết của đề tài)

Văn phòng với vị trí quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong xã hội Sự đóng góp của bộ máy văn phòng với cơ quan, tổ chức là vô cùng lớn Cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả hay không hiệu quả đều phụ thuộc phần lớn vào bộ máy văn phòng đó hoạt động, điều hành có tốt hay không Do đó, mỗi cơ quan, tổ chức cần chú trọng, đầu tư bộ máy văn phòng của cơ quan mình tối ưu nhất Đòi hỏi cần có đội ngũ nhân lực có trình độ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc trong văn phòng Chính vì vậy, công tác quản trị nguồn nhân sự trong bộ máy văn phòng là vô cùng quan trọng

Nhận thấy được tầm quan trọng, sự cấp thiết của công tác quản trị nguồn nhân lực trong văn phòng và trong thời gian em đi thực tập tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng, bản thân em đã tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá được những ưu điểm, hạn chế về công tác quản trị nhân sự

trong văn phòng, do đó em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng”

để làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Từ khi Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng được thành lập đến nay, chưa có tác giả nào nghiên cứu về đề tài này

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề về công tác quản trị nhân sự trong

văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về nhân sự và quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

- Phân tích, tổng hợp thông tin, đánh giá thực trạng công tác quản trị nhân

sự trong văn phòng tại Công ty

- Đề xuất định hướng và một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong văn phòng Công ty, giúp bộ máy văn phòng của Công

ty có được một đội ngũ nhân lực có năng lực, hoạt động hiệu quả, có thể đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra

5 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

- Đảm bảo tính lý luận đi liên với thực tiễn

- Phương pháp nghiên cứu tại bàn: nghiên cứu lý thuyết về quản trị nhân

sự trong văn phòng làm cơ sở lý luận cho đề tài, đồng thời từ những tài liệu đã thu thập được tại Công ty, từ đó dựa vào cơ sở lý luận để đánh giá những mặt ưu điểm, nhược điểm về công tác quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty

- Phương pháp điều tra khảo sát: phương pháp này thu thập số liệu bằng câu hỏi

- Đối tượng điều tra: Cán bộ, nhân viên trong văn phòng Công ty

- Phương pháp phỏng vấn: phương pháp phỏng vấn để thu thập thông tin

về môi trường làm việc, các chế độ chính sách và giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng, phỏng vấn tập trung vào các đối tượng, Ban giám đốc Công ty, Trưởng, Phó phòng Hành chính – Nhân sự

6 Giả thuyết khoa học

Quản trị nhân sự trong Văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch

vụ Tổng hợp Quy Hoàng cần phải bám sát cơ sở lý luận, từ lý luận đi vào thực tiễn, tập trung vào nội dung chính trong công tác quản trị nhân sự trong văn phòng của Công ty

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa lý luận của đề tài:

+ Đề tài được nghiên cứu sẽ góp phần làm sáng tỏ về phương diện lý luận tầm quan trọng của công tác quản trị nhân sự nói chung và quản trị nhân sự trong văn phòng của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng nói riêng

- Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:

+ Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong văn phòng Công ty để phục vụ cho Công ty trong tình hình mới Những giải pháp được đưa ra sẽ có tác dụng thiết thực đối với Công ty trong việc xây dựng nguồn nhân sự trong văn phòng nói riêng và nguồn nhân sự trong Công ty nói chung

+ Những luận cứ khoa học và thực tiễn được trình bày có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các cá nhân, tổ chức quan tâm đến đề tài này

8 Cấu trúc của đề tài

Đề tài nghiên cứu gồm có 03 Chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự trong văn phòng

Chương 2 Thực trạng về công tác quản trị nhân sự trong văn phòng tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Quy Hoàng

Chương 3 Giải pháp và kiến nghị

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

I Khái niệm, vai trò về công tác nhân sự

1.1 Khái niệm Văn phòng

- Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, tổ chức

- Theo nghĩa hẹp: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, tổ chức, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, tổ chức đó”

1.2 Khái niệm Quản trị văn phòng

- “Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin”

1.3 Khái niệm quản trị nhân sự trong Văn phòng

Công tác quản trị nhân sự trong văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình quản trị văn phòng

- “Quản trị nhân sự được hiểu là một quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn phòng nói riêng một cách

có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực nhân sự thông qua phân tích công viêc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc”

1.4 Vai trò của quản trị nhân sự trong văn phòng

- Quản trị nhân sự trong văn phòng là khoa học về quản lý con người, có vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của doanh nghiệp hay tổ chức Một doanh nghiệp, tổ chức có thể tăng lợi thế cạnh tranh, phát triển của mình bằng cách sử dụng hợp lý nguồn nhân sự một cách hiệu quả, tận dụng về kinh nghiệm, sự sáng tạo, sự khéo léo của người lao động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

- Trong cơ quan đơn vị mỗi cá nhân là một cá thể có những đặc tính chung và riêng khác nhau, khi hòa hợp vào trong một tập thể sẽ có nhiều quan điểm bất đồng dẫn đến mâu thuẫn, do đó quản trị nhân sự có vai trò làm cho mỗi cá nhân tồn tại phát triển và không tách rời trong tập thể Mỗi cá nhân luôn