THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện thường xuân: 3 1, Giới thiệu chung về huyện Thường Xuân 3 2. Chức năng nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND UBND huyện Thường Xuân 3 2.1. Chức năng 3 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 4 2.3.1. Ban lãnh đạo. 5 2.3.2. Các Ủy viên UBND huyện: 5 2.3.3. Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thường Xuân: Gồm 13 phòng: 5 2. khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 6 2.1.1.1. Khái quát về Văn phòng HĐND UBND huyện Thường Xuân: 6 2.1.1.2. Chức năng, 6 2.1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: 7 2.1.1.4 cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 8 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 9 2.1.2.2. Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 9 2. Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân. 15 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nếu chưa có thì hệ thống hóa các văn bản mà cơ quan đang áp dụng). 16 2.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị) 17 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18 2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của ủy ban nhân dân huyện thường xuân 18 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Thường xuân. 19 2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 20 2.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. 20 2.3.3.2. So sánh quy định hiện hành và nhận xét đánh giá 21 2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 21 2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 21 2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 22 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 23 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 23 3.1.1. Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Thường xuân là: 25 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 25 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 26 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 27 VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 27 1. Lý do chọn đề tài 27 2. Lịch sử nghiên cứu 27 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 28 4. Mục tiêu nghiên cứu 28 5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 28 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 29 7. Cấu trúc của đề tài 29 PHẦN NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 30 1.1. Các khái niệm liên quan 30 1.1.1.Khái niệm tiêu chuẩn ISO 30 1.1.2.Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 30 1.1.3.Tiêu chuẩn hóa văn bản. 31 1.1.4.khái niệm mẫu hóa văn bản 31 1.1.5.khái niệm văn bản 32 1.1.6.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: 32 1.1.7.Khái niệm văn bản hành chính. 33 1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước 33 1.2.1.Văn bản quy phạm pháp luật 33 1.2.2.Văn bản hành chính 34 1.2.2.1.Văn bản hành chính cá biệt: 34 1.2.2.2.Văn bản hành chính thông thường 34 1.2.3.Văn bản hành chính chuyên ngành 34 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 36 2.1.Các Mức độ tiêu chuẩn hoá văn bản TCVN ISO tại Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 36 2.1.1. Tiêu chuẩn hoá mẫu trình bày chung cho tất cả các loại văn bản quản lý nhà nước 36 2.1.2 Tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung văn bản 36 2.1.3. Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản 37 2.2. Những khó khăn và thuận lợi khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Thường Xuân 38 2.2.1. Những khó khăn còn tồn tại trong áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 38 2.2.2. Những thuận lợi mang lại trong việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO trong soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 40 2.3. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn hóa TCVN ISO trong soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 41 2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Thường Xuân 41 2.3.2.Những yêu cầu về nội dung 44 2.3.2.1. Tính mục đích 44 2.3.2.2 Tính khoa học 44 2.3.2.3.Tính đại chúng 44 2.3.2.4. Tính quy phạm 44 2.3.2.5.Tính khả thi 45 2.3.3Những yêu cầu về hình thức 45 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TCVN ISO TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 48 3.1. Một số giải pháp triển khai ứng dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong soạn thảo văn bản và trong các hoạt động khác 48 3.2. Một số kiến nghị 49 KẾT LUÂN ĐỀ TÀI 51 PHẦN 3. PHẦN KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện thường xuân: 3

1, Giới thiệu chung về huyện Thường Xuân 3

2 Chức năng nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND -UBND huyện Thường Xuân 3

2.1 Chức năng 3

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

2.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 4

2.3.1 Ban lãnh đạo 5

2.3.2 Các Ủy viên UBND huyện: 5

2.3.3 Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thường Xuân: Gồm 13 phòng: 5

2 khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

2.1.1.1 Khái quát về Văn phòng HĐND - UBND huyện Thường Xuân: 6

2.1.1.2 Chức năng, 6

2.1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn: 7

2.1.1.4 cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 8

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 9

2.1.2.2 Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 9

2 Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 15

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nếu chưa có thì hệ thống hóa các văn bản mà cơ quan đang áp dụng) 16

2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kếhoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị) 172.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 182.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của ủyban nhân dân huyện thường xuân 182.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Thường xuân 192.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan

So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 202.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan 202.3.3.2 So sánh quy định hiện hành và nhận xét đánh giá 212.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 212.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 212.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 22

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 233.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của vănphòng 233.1.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Thường xuân là: 253.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 253.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trongcông tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính vv) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 26

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 27 VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 27

1 Lý do chọn đề tài 27

2 Lịch sử nghiên cứu 27

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 28

4 Mục tiêu nghiên cứu 28

5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 28 6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 29

7 Cấu trúc của đề tài 29

PHẦN NỘI DUNG 30

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 30

1.1.Các khái niệm liên quan 30

1.1.1.Khái niệm tiêu chuẩn ISO 30

1.1.2.Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 30

1.1.3.Tiêu chuẩn hóa văn bản 31

1.1.4.khái niệm mẫu hóa văn bản 31

1.1.5.khái niệm văn bản 32

1.1.6.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: 32

1.1.7.Khái niệm văn bản hành chính 33

1.2.Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước 33

1.2.1.Văn bản quy phạm pháp luật 33

1.2.2.Văn bản hành chính 34

1.2.2.1.Văn bản hành chính cá biệt: 34

1.2.2.2.Văn bản hành chính thông thường 34

1.2.3.Văn bản hành chính chuyên ngành 34

CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 36

2.1.Các Mức độ tiêu chuẩn hoá văn bản TCVN ISO tại Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 36

2.1.1 Tiêu chuẩn hoá mẫu trình bày chung cho tất cả các loại văn bản quản lý nhà nước 36

2.1.2 Tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung văn bản 36

2.1.3 Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản 37

2.2 Những khó khăn và thuận lợi khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Thường Xuân 38

2.2.1 Những khó khăn còn tồn tại trong áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO

9001:2008 vào soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân .38 2.2.2 Những thuận lợi mang lại trong việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO

trong soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 40

2.3 Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn hóa TCVN ISO trong soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 41

2.3.1 Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Thường Xuân 41

2.3.2.Những yêu cầu về nội dung 44

2.3.2.1 Tính mục đích 44

2.3.2.2 Tính khoa học 44

2.3.2.3.Tính đại chúng 44

2.3.2.4 Tính quy phạm 44

2.3.2.5.Tính khả thi 45

2.3.3Những yêu cầu về hình thức 45

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TCVN ISO TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 48

3.1 Một số giải pháp triển khai ứng dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong soạn thảo văn bản và trong các hoạt động khác 48

3.2 Một số kiến nghị 49

KẾT LUÂN ĐỀ TÀI 51 PHẦN 3 PHẦN KẾT LUẬN

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thựctế” Sau khi hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinhviên chuyên nghành Quản trị văn phòng Trường Đại Học Nội vụ đã tổ chức đợtthực tập kéo dài 8 tuần Từ ngày 04/7/2016 đến ngày 28/8/2016 cho sinh viên.Đợt thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức,

bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận UBND Huyện ThườngXuân, em đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như việc thựchành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra

Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em nhữngkết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rútđược để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫngiúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt thực tập, em đã học đượcphong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng Một công việc đòi hỏi sự nhẹnhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết cáccông việc hàng ngày Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này

đã trang bị cho em một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng vềcông tác Văn phòng cũng như nhận thức được tầm quan trọng của nó đối với sựphát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan

Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như chúng em là rấtlớn Đợt thực tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong các

khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện cácthao tác, nghiệp vụ, từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiếnthức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.

Có thể nói đợt thực tập đã giúp cho chúng em cụ thể hoá và nắm chắc hơnkiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các cơ quan

Đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luậnchuyên môn mà em đã đúc rút được tại cơ quan thực tập

Báo cáo gồm 3 phần

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện thường xuân:

1, Giới thiệu chung về huyện Thường Xuân

Thường Xuân là một huyện miền núi, nằm ở phía Tây của tỉnh ThanhHóa Cách Thành phố Thanh Hóa khoảng 60 km Phía Bắc giáp huyện LangChánh, Ngọc Lặc Phía Tây giáp huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An và huyện Sầm

Tớ, tỉnh Hủa Phăn, nước CHDCND Lào Phía Đông giáp huyện Thọ Xuân,Triệu Sơn Phía Nam giáp huyện Như Xuân và Như Thanh

Toàn huyện có 16 xã, 01 thị trấn với 143 thôn, bản và 05 khu phố;20.445 hộ với 85.893 nhân khẩu, số người trong độ tuổi có khả năng lao động là43.736 người Gồm các dân tộc là Thái, Kinh, Mường: Dân tộc Thái 45.523người, chiếm 53%; Dân tộc Kinh 37.192 người, chiếm 43,3%; Dân tộcMường 3.178 người chiếm 3,7% (Số liệu dân số có đến 31/12/2011)

Là huyện miền núi đặc biệt khó khăn, nền kinh tế chủ yếu dựa vào sảnxuất lâm - nông nghiệp Cơ cấu kinh tế của huyện đã có sự chuyển dịch theohướng phù hợp với định hướng cơ cấu kinh tế chung của tỉnh và cả nước songvẫn ở mức thấp so với mức tăng trưởng của tỉnh và khu vực

2 Chức năng nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND - UBND huyện Thường Xuân

Để công việc đi vào hoạt động hiệu quả thì việc quy định chức năng,nhiệm vụ cụ thể là không thể thiếu đối với bất kì một cơ quan Đặc biệt là trong

cơ quan quản lý hành chính nhà nước thì điều này là rất quan trọng Theo Luật

tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015 vàLuật số 11/2003/ QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 luật tổ chức HĐND –UBND quy định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của HĐND –UBND và Căn

cứ vào Quyết định số:2000/QĐ-UBND ngày 20/7/2011 của chủ tịch Uỷ bannhân dân huyện Thường Xuân

2.1 Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội

đồng nhân dân hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hộiđồng nhân dân cùng cấp và cấp trên.

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các vănbản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đòng nhân dân cùngcấp nhằm đảm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xãhội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp

và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo,khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chínhsách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hànhchính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy địnhcủa pháp luậ

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,

ủy quyền

Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khácthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

2.3 Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân

( phụ lục 1 sơ đồcơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân

- căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 củachính phủ Quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp.

UBND huyện Thường Xuân được cơ cấu tổ chức gồm: Chủ tịch, các Phóchủ tịch và các ủy viên khác của UBND huyện, cụ thể như sau:

2.3.1 Ban lãnh đạo.

- Chủ tịch: Ông: Cầm Bá Xuân

- Các Phó chủ tịch:

+ Ông: Đỗ Văn Hoan – Phó chủ tịch phụ trách kinh tế

+ Bà: Lê Thị Hường – Phó chủ tịch phụ trách nông – lâm nghiệp

+ Ông: Cầm Bá Đứng – Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội

2.3.2 Các Ủy viên UBND huyện:

- Ông: Nguyễn Văn Quýnh – Thượng tá, chỉ huy trưởng Ban chỉ huyQuân sự huyện

- Ông: Trần Trọng Chiến – Đại tá, Trưởng Công an huyện

- Ông: Vi Văn Thể - Trưởng phòng Nội vụ

- Ông: Trần Tiến Châu – Trưởng phòng Nông nghiệp và Phát triển Nôngthôn

2.3.3 Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thường Xuân: Gồm 13 phòng:

- Văn phòng HĐND – UBND huyện

- Phòng Nội vụ

- Phòng giáo dục – đào tạo

- Phòng Công thương

- Phòng Tài chính – kế toán

- Phòng Lao động – thương binh xã hội

- Phòng Văn hoá – Thông tin

- Phòng y tế

- Phòng Tài nguyên môi trường

- Phòng Tư pháp

- Phòng Thanh tra

- Phòng nông nghiệp – phát triển nông thôn

- Phòng Dân tộc

2 khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 2.1.1.1 Khái quát về Văn phòng HĐND - UBND huyện Thường Xuân:

Theo nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của chínhphủ, quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện,quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ( sau đây được gọi là phòng ban chuyên mônthuộc UBND huyện), Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan tươngđương với phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện có nhiệm vụ tham mưutổng hợp cho Uỷ ban nhân dân; tham mưu, giúp việc Uỷ ban nhân dân cấphuyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND; cung cấp thông tinphục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và các

cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngcủa Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện

2.1.1.2 Chức năng,

Văn phòng HĐND - UBND huyện Thường Xuân là cơ quan chuyên mônthuộc UBND huyện, bộ máy giúp việc của Thường trựcHĐND và UBNDhuyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân: tham mưu tổng hợpcho Uỷ ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Uỷ ban nhân dân; tham mưu choChủ tịch Uỷ ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấpthông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND - UBND và các cơ quan nhànước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơquan UBND huyện, các phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn;tham mưu giúp Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch HĐND - UBND huyện chỉđạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện

Văn phòng HĐND - UBND, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng tại kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND vàVăn phòng UBND tỉnh

-Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, tổng hợp tình hìnhkinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Chuẩn bị tốt các báo cáo định kỳ (báo cáotháng, quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thựchiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòngHuyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh

-Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyệnxem xét, quyết định

- Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, cácquyết định, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ

quan nhà nước cấp trên có liên quan; Giúp UBND huyện phối hợp với các cơquan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiêm rtra việc thực hiện các văn bản đó tạicác phòng, ban và UBND xã, thị trấn.

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hànhchính của UBND huyện; Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ,vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh;Hướng dẫn Văn phòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tinhọc hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định

- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cáchthủ tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBNDhuyện; thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận

hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaThường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảocác điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND huyện, Cơ quan UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả

- Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQgiữ mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịchUBND huyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Uỷ BanMTTQ huyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trungương đóng trên địa bàn huyện; Duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòngĐoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh

2.1.1.4 cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân.

( phụ lục 2, sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Thường Xuân )

2.1.2 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.

2.1.2.2 Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

TÊN

CHỨC DANH

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước

chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật

về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụquyền hạn của văn phòng và trực tiếp chỉđạo cán bộ chuyên môn thực hiện;

- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chếlàm việc của Thường trực HĐND vàUBND huyện;

- Tổ chức thực hiện các chính sách củaĐảng và Nhà nước ( Trung ương và địaphương) trong cơ quan;

- Chủ tài khoản văn phòng;

- Trình UBND huyện, chủ tịch UBNDhuyện chương trình, kế hoạch công tác, báocáo sơ kết, tổng kết, báo cáo khác theo sựphân công của Chủ tịch UBND huyện;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện,UBND xã, thị trấn và các cơ quan, đơn vị

có liên quan thực hiện các trương trình kếhoạch công tác đã duyệt;

- Giúp Chủ tịch các Phó Chủ tịch nắm tìnhhình hoạt động chung của UBND huyện;

tham mưu trình UBND huyện những vấn

đề chủ trương, chính sách, pháp luật và cơ

- Phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, tàichính của văn phòng;

- Xử lý và đề xuất chuyển văn bản đếnhàng ngày trình thủ trưởng cơ quan;

- Phụ trách công tác hành chính văn thư lưutrữ;

- Phụ trách công tác Đảng của văn phòng;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sựphân công của Chủ tịch

2 Vi

Nghiêm

Huynh

Phó Chánh văn phòng

- Giúp Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm

trước chánh văn phòng về các lĩnh vựccông tác được phân công, các quyết địnhcủa trung ương, UBND Tỉnh và UBNDHuyện;

- ký thay Chánh văn phòng văn bản thuộclĩnh vực phân công;

- Được Chánh văn phòng ủy quyền điềuhành công việc chung của văn phòng;

- giải quyết 1 số công việc cụ thể khác dothường trực HĐND và UBND Huyện giao

- Theo dõi lịch công tác của lãnh đạo, củavăn phòng để điều động xe, bố chí phònghọp, tổ chức tiếp khách, phục vụ hội họp,

khởi công, khánh thành, hiếu hỷ…;

- Tham dự các cuòc họp lãnh đạo, các cuộchọp triển khai theo sự phân công củaChánh văn phòng;

- Phối hợp với các phòng ban khác để xử línhững vấn đề có liên quan đến những côngviệc thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánhvăn phòng giao;

- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn chochuyên viêc, nhân viên trong văn phòng vềlĩnh mực chuyên môn được giao;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánhvăn phòng phân công

3 Vi Thị

Huyền

Chuyên viên văn thư – lưu trữ

- Quản lý và sử dụng con dấu, quản lý công

tác lưu trữ tài liệu theo quy định;

- Tiếp nhận, vào sổ văn bản đến, bưu phẩm,sách báo hang ngày;

- Chuyển văn bản, công văn, quyết định,bưu phẩm…đến các cơ quan, đơn vị trong

cơ quan UBND huyện Thường Xuân;

- Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tài liệucho các Hội thảo, Hội nghị và các công tácchung khác củ cơ quan;

- Soạn thảo văn bản thuộc lĩnh vực phụtrách do lãnh đạo phân công;

- giúp Chánh văn phòng xây dựng các vănbản quy định về công tác văn thư của cơquan;

+ Quy chế công tác văn thư lưu trữ+ Các quy định nghiệp vụ về văn thư lưutrữ

+ Các bản hướng dẫn về nghiệp vụ+ Danh mục hồ sơ

- Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư lưutrữ;

- Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ về vănthư lưu trữ;

- kiểm tra đánh giá các đơn vị trong việcthực hiện về công tác văn thư lưu trữ;

- Lập các chương trình kế hoạch liên quanđến nghiệp vụ;

- Lưu trữ hồ sơ và khai thác tài liệu lưu trữ:phân loại, chỉnh lí tài liệu, tổ chức lưu trữ,lập hồ sơ công việc và hồ sơ lưu trữ chocác phòng, ban đơn vị trực thuộc; làm thủtục hủy hồ sơ hết hạn và chuyển giao hồ sơ

về kho lưu trữ tỉnh, quản lý bảo quản tàiliệu lưu trữ;

- Phối hợp với các đơn vị trong văn phòng

và thực hiện 1 số chức năng nhiệm vụ kháctheo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng vàlãnh đạo cơ quan

4 Lê Xuân

Huệ

Chuyên viên quảntrị

- Quản lý theo dõi tài sản tại cơ quan

UBND huyện Thường Xuân;

- Phối hợp với nhân viên kĩ thuật đến kiểmtra hiện trạng của tài sản khi có yêu cầu;

- Lập biên bản bàn giao tài sản;

- Lưu hồ sơ mua sắm, sữa chữa tài sản;

- Công tác thanh quyết toán tài sản,sửachữa tài sản;

- Soạn thảo văn bản trong lĩnh vực phụtrách do lãnh đạo phân công;

- Tham gia các công tác văn phòng khác dolãnh đạo Văn phòng phân công

5 Lê Thị

Huệ

Cán bộ tiếp dân

- Trực tiếp làm nhiệm vụ thường trực của

Ban tiếp công dân

- Tham mưu xây dựng các báo cáo thuộclĩnh vực tiếp công dân và giải quyết khiếunại, tố cáo; một số báo cáo chuyên đề kháctheo phân công của lãnh đạo Văn phòng

6 Đỗ Văn

Bình

Nhân viên lái xe

- Đưa, đón lãnh đạo đi công tác theo lệnh

điều động xe của Chánh văn phòng;

- Chốt chỉ số công tơ mét quãng đường đã

đi và thanh toán xăng dầu hàng tháng;

- Ghi sổ hành trình xe;

- Thực hiện chế độ bảo trì, bảo dưỡng xeđột xuất và định kỳ;

- Theo dõi lịch đăng kiểm và đăng kiểm xe;

- Thực hiện các công việc khác do lãnh đạoVăn phòng giao khi có yêu cầu

7

- Trần

Xuân Lưu

Nhân viên bảo vệ

- Tuần tra đảm bảo công tác an ninh trật tự

khu vực trong ngoài cơ quan;

- Kiểm soát khách ra vào cơ quan UBNDhuyện Thường Xuân;

- trông giữ xe của cán bộ công chức vàkhách;

- Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ;

- Thực hiện các công việc khác khi lãnhđạo Văn phòng yêu cầu.

8 Vi Thị

Nhuần

Nhân viên tạp vụ

- Dọn dẹp vệ sinh trong khuôn viên cơquan UBND huyện Thường Xuân;

- Các công việc khác do lãnh đạo VănPhòng giao khi có yêu cầu

9 Lê Xuân

Huệ

Chuyên viên Hành chính

- Tiếp nhận công văn đi, đến của Vănphòng chuyển công văn chuyển công việccần giải quyết đến lãnh đạo ban và chuyênviên của ban để kịp thời xử lý; lưu trữ vănbản đi,đến của Văn phòng;

- Nhập phiếu giải quyết văn bản đến hàngngày của Uỷ ban nhân dân Huyện trìnhChánh văn phòng xử lý;

- Trực tiếp triển khai ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý và các công táckhác của Văn phòng;

- Quản lý mục thông tin của Văn phòngtrên trang web của UBND huyện ThườngXuân;

- Xây dựng lịch công tác và các loại báocáo của UBND và Văn phòng;

- Soạn thảo văn bản hành chính trong lĩnhvực của Văn phòng quản lý;

- Thực các công việc khác khi lãnh đạo yêucầu

10 Nguyễn

Thị Thắm

Chuyên viên kế toán – Tài vụ

- Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàngquý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ cáchoạt động của chi phí, chi tiêu đúng chế độquy định và hết sức kiệm chi; thực hiện chế

độ báo cáo quyết toán và kiểm toán;

- Mở sổ theo dõi tài sản, thi chi, xuất nhậphàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơquan tài chính tín dụng, tránh để xảy ralãng phí;

- Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý,năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật

tư hàng hóa

- Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn

vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ, côngchức;

- Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồnkinh phí đầu tư xây dựng cơ bản thuộc vănphòng;

- Phục vụ nước uống cho cơ quan, hội họp,lãnh đạo;

- Mua sắm, quản lý, sử dụng các trang thiết

bị tại phòng họp, phòng lãnh đạo;

- Tiếp khách và làm các nhiệm vụ kháctheo sự phân công của Chánh Văn phòng

2 Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân.

Thực hiện Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 củaChính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức quản

lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước kết quả của tácVăn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề củacông tác Lưu trữ Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã

Công tác Văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đíchnâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc,đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà nước ở địaphương , công tác Văn thư tại Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giámsát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công tác này

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nếu chưa

có thì hệ thống hóa các văn bản mà cơ quan đang áp dụng).

Hiện nay trong quá trình hoạt động lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBNDHuyện đã tham mưu cho thủ trưởng cơ quan ban hành các văn bản nhằm chỉđạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là ban hành các Văn bản nhằm chỉđạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này như: Thựchiện Thông Tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính; Thông Tư số 04/2013/ TT-BNV ngày16/04/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơquan nhà nước; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Vănthư; Nghị đinh 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ Quy định chi tiếtthi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Nghị định số 09/2010/NĐ-

CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ sửa đổi bổ sung một số điều củaNghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tàiliệu lưu trữ; Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 thâng 11 năm 2011

Bên cạnh đó Uỷ ban nhân dân huyện đã ban hành kế hoạch số 17/ UBND ngày 18 tháng 03 năm 2016 Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm

KH-2016 trên địa bàn huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa (Phụ lục)

2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị)

chương trình là các công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định,liên kết chặt chẽ , kết quả của công việc trước tiên là tiền đề cảu công việc sau.Chương trình công tác là sự định hình công viêc của cơ quan, là định hướng,mục tiêu đặt ra cho cơ quan trong mọi thời gian nhất định Chương trình côngtác là công cụ giúp cho nhà nước quản lí có thể điều hành công việc một cáchbao quát, toàn diện, mang lại cho hoạt động quản lí

Trong các cơ quan hành chính nhà nước, việc lập chương trình công tác làmột vấn đề không thể thiếu Ngay trong quy chế làm việc của UBND huyệnThường Xuân , sự phối hợp giữa các cơ quan thuộc UBND huyện trong việc xâydựng và thực hiện chương trình công tác được quy định rõ

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theotrình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra

Công tác xây dựng chương trình - kế hoạch công tác của Uỷ ban nhân dânhuyện Thường Xuân được xây dựng theo các căn cứ sau:

- Căn cứ vào chỉ tiêu, chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nướctương ứng với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, văn phòng;

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, quy định của cấp trên;

- căn cứ vào kết quả của năm trước và kế hoạch hàng năm của cơ quan,đơn vị;

- căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị văn phòng;

- căn cứ vào tình hình thực tế công việc của cơ quan, đơn vị

- căn cứ vào tình hình nhân sự, kinh nghiệm hoạt động của cơ quan, vănphòng và cán bộ nhân viên văn phòng, căn cứ vào điều kiện tài chính, cơ sở vậtchất, phương tiện trang thiết bị máy móc của cơ quan,

- căn cứ vào các những vấn đề khác

Những chương trình công tác, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND,quy mô, thời gian có thể là Tuần, tháng, quý, năm Kế hoạch tuần được lập vàongày cuối cùng của tuần trước; Kế hoạch tháng cuối của quý trước; Kế hoạch

năm được thành lập vào quý cuối cùng của năm trước.

Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất vàhiệuquả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch chương trình công táctuần, tháng, quý, năm cho UBND

( Phụ lục 3 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình- kếhoạch công tác)

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lí của ủy ban nhân dân huyện thường xuân

Ưu điểm:

- Về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của UBNDhuyện Thường Xuân trong thời gian qua đã được đảm bảo giải quyết được cácnhiệm vụ được giao Trình tự, thủ thục soạn thảo văn bản được thực hiện theoquy định của pháp luật, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ

sơ pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của UBND

- Việc tuân thủ về nội dung và hình thức đã được UBND huyện quan tâmhàng đầu, với các các văn bản hành chính thông thường như: công văn hànhchính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án,chương trình, biện bản, công điện, giấy ủy nhiệm, giấy đi đường, giấy giớithiệu…áp dụng tốt các nghị định của chính phủ và thông tư của Bộ Nội vụ

- Nhược điểm:

- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản:

Cả về nội dung lẫn hình thức của cơ quan soạn thảo của UBND huyệnchưa còn thống nhất Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo cótính khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực

tế nên tính khả thi còn bị hạn chế

- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản:

Văn bản được soạn thảo nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quytrình xây dựng và ban hành văn bản Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc,tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến

hành hoàn chỉnh Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của vănbản được soạn thảo.

- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản:

Công tác soạn thảo cảu UBND huyện là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộphận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh vực cụ thể Việc soạn thảo vănbản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi chuyên viên sẽsoạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, giám sát,điều hành của người lãnh đạo Vì vậy, sẽ sản sinh những lỗi chủ quan của ngườisoạn thảo đến nội dungcủa văn bản như: tiếng long, từ địa phương, sử dụng từkhông đảm bảo tính chất văn phong hành chính, tự tiện ghép từ, ghép nghĩa,hành văn không được rõ dàng,…Bên cạnh đó còn tồn tại một số lỗi như: lỗi vềvần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt từ tùy tiện không khoa học… Cần quan tâmđến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo vưn bản của mình và sửdụng đúng đắn, chuẩn mực

2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Thường xuân

- Ưu điểm:

Thực hiện Thông Tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính, tại UBND Huyện đượcthực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hànhmột văn bản Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao,thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợicho việc giải quyết công việc

- Nhược điểm:

Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là số, ký hiệu văn bản, ở phần nơinhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, căn lề, kiểuchữ… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của UBNDhuyện chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trongviệc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản củaThông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ

thuật trình bày Văn bản hành chính Đồng thời văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩnhóa các văn bản quản lý của mình.

2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của

cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

2.3.3.1 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan.

Bước 1: Chuẩn bị:

- Xác định mục đích, tính chất, tầm quan trọng của văn bản, đối tượnggiải quyết và thực hiện văn bản

Bước 2: Chọn tên loại cho văn bản:

- Việc chọn tên loại cho văn bản trước hết phải căn cứ vào mục đích tínhchất của văn bản dự định ban hành Ngoài ra còn phải lệ thuộc vào thẩm quyềnban hành của cơ quan, và đối tượng thực hiện, giải quyết văn bản đó Nếu cóyếu tố nước ngoài thì phải căn cứ vào thẩm quyền của cơ quan

Bước 3: Thu thập thông tin và xử lý thông tin:

-Đây là bước có vai trò quan trọng trong công tác soạn thảo văn bản.Thông tin cần thu thập có 2 loại:

+ Thông tin pháp lý: Là thông tin dùng làm căn cứ cho những vấn đềđược đề cập trong văn bản, thường là các văn bản Quy phạm pháp luật, văn bảncấp trên trực tiếp giao quyền cho thủ trưởng cơ quan

+ Thông tin thực tế: Là những thông tin cần thiết, quan trọng, chính xácphản ánh tình hình thực tế có liên quan đến soạn thảo văn bản

- Sau khi thu thập thông tin xong là xử lý thông tin : Bao gồm phân tích,đánh giá để lựa chọn những thông tin chính xác, có giá trị để đưa vào văn bản,đồng thời loại bỏ những thông tin trùng lặp, không cần thiết

Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:

- Khái quát các phần các ý trong văn bản, và sắp xếp các phần các ý theotrình tự lần lượt kợp lý và khoa học, phân chia sung lượng thông tin trong từngchương, khoản, mục, điều, từng đoạn cho hợp lý và theo sự chỉ đạo hướng dẫncủa trưởng phòng

Bước 5: Duyệt bản thảo:

- Sau khi văn bản đã được soạn thảo xong thì trình Trưởng phòng kýduyệt và mặt thể thức Và sau đó trình lên Thủ trưởng cơ quan để ký ban hành

Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ban hành văn bản

- Văn bản sau khi đã được lãnh đạo cơ quan ký duyệt thì văn thư cơ quanghi số, ngày tháng, vào văn bản, đóng dấu và nhân văn bản rồi gửi văn bản đếncác cơ quan đơn vị có liên quan để triển khai, thực hiện

2.3.3.2 So sánh quy định hiện hành và nhận xét đánh giá

UBND huyện soạn thảo các văn bản trong thời gian qua đã đảm bảo đượccác yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo so với các quy địnhhiện hành Qua đó góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các vănbản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình Việc soạn thảo vănbản của UBND huyện Thường Xuân cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học, nguyên tắcđảm bảo tính đại chúng; nguyên tắc đảm bảo tính khả thi

2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản

(phụ lục 4sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đi)

( sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến )

2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân.

Thực hiện nhiệm vụ của lưu tư hiện hành trong công tác thu thập, bổ sungtài liệu theo (Điều 5 Nghị đinh 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ

Tổ chức quản lí công văn giấy tờ trong một cơ quan nhằm phục vụ thông tin kịpthời nhanh chóng , chính xác cho công tác quản lí không những ở khâu quản lícông văn Đi - Đến mà công tác lập hồ sơ hiện hành cũng đóng vai trò hết sứcquan trọng Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của côngtác Văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác Lưu trữ.Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, côngvăn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việc trước mắt ,

có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụnghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu Qua khảo sát em thấy :Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Thường Xuân đảm bảo yêu cầu ,tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, Văn bản trong hồ sơ chủyếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằngchứng pháp lí.Trong quá trình lập hồ sơ thì Cán bộ Văn thư cũng đã biên mụcđầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ.

Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND huyện Thường Xuân em thấycông tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện khá tốt Cán bộ Văn thư đã lập danhmục hồ sơ trước khi đưa vào Lưu trữ cơ quan

- Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư của UBND huyện đãđược tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vậnhành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về Nghiệp vụ cho Cán

bộ Văn thư nhiều hơn

2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

(Văn bản quản lí công tác lưu trữ; số lượng cán bộ; diện tích kho; tìnhtrạng kho và phương tiện bảo quản)

UBND huyện Thường Xuân là cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương,một lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu Trong quátrình hoạt động, Uỷ ban nhân dân Huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành, đây

là khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện Hiện nay, UBND huyện có một kholưu trữ cơ quan là Chánh Văn phòng Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt độngthì Chủ tịch UBND huyện kết hợp với Chánh Văn phòng ra các Văn bản chỉđạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tácnày Thực hiệnCông văn số 879/ VTLTNN - NVĐP ngày 19/12/2006 về hướngdẫn tổ chức tiểu hủy TL hết giá trị trong cơ quan; Thông tư số 09/2011/TT-BNVngày 03 tháng 6 năm 2011 Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hìnhthành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhưng việc ban hành cácvăn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ nhất là danh mục hồ

sơ năm của đơn vị

Hiện nay Uỷ ban nhân dân huyện đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng nằmtrên tầng 3 bên phía tay phải, trong phòng Lưu trữ mới chỉ có giá đựng tài liệu.Tuy chưa thu thập đủ, nhưng tài liệu Lưu trữ ở đây là tài liệu của tất cả cácphòng, ban duy chỉ có tài liệu của phòng Tư pháp là bảo quản riêng tại phòng

đó Do mới xây dựng được phòng Lưu trữ , chỉ có một cán bộ Văn thư kiêmnghiệm Lưu trữ nên khối tài liệu chưa thực sự được bảo quản tốt Chỉ có nhữngtài liệu đã được chỉnh lý từ năm trước thì được xếp lên giá, còn một số tài liệuvẫn ở tình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìmkhi sử dụng.Vì kho lưu trữ của Uỷ ban chưa trang bị được các thiết bị như cứuhoả, quạt thông gió , máy điều hoà nên tài liệu chưa được bảo quản an toàn khi

có sự cố xảy ra hoặc không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong điềukiện khắc nghiệt ở đây Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ kinh phí để xâydựng , củng cố cho công tác bảo quản tài liệu thì UBND huyện Thường Xuâncũng tận dụng mọi khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu như: Tài liệuluôn được quét dọn, lau chùi sạch sẽ , thoáng mát , tài liệu trước khi đưa vào lưutrữ luôn được xử lý

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân

Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ,công chức sử dụng ( bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) vàcác trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị ( máy photocopy, máyđiện thoại dùng chung, máy fax…) Mới đây Thủ tướng chính phủ đã ban hànhQuyết định số 58/2015 ngày 17 tháng 11 năm 2015, có hiệu lực vào ngày01/1/20126 quy định quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan Nhà nước

3.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Trang thiết bị trong Văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và dễ đưavào Văn phòng nhất vì ngàycàng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loạihết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây, trangthiết bị kỹ thuật trong Văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản nhưmáy đánh chữ đã nhanh chóngchuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử.Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắtcủa nhiều hãng sản xuất trên thế giới Máy tính điện tử được ứng dụng ngàycàng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợirất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các

dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngàycàng cao

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và caohơn nữa là Internet cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp choviệc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuậnlợi

Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghimkẹp đến các giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong cáccủa hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp

Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kểnhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuậttrong hoạt động Văn phòng

Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máytính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lýthông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địaphương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanhchóng, thuận lợi, chính xác

- Ưu điểm:

Làm cho nhân viên Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức laođộng mà vẫn đạt được hiệu năng công tác cao, một nhân viên Văn phòng có thểngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụngcác thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản,các thiết bị viễn thông

+ Máy điều hòa;

+ Máy ghi âm;

+ Máy fax

3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

( phụ lục 5 sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong 1 phòng

làm việc của văn phòng)

3.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính vv) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.

Hiện nay văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thường xuân đang sử dụngcác phần mềm hiện đại như : chương trình quản lý hồ sơ công việc, phần mềmthư điện tử công vụ, phần mềm theo dõi nhiệm vụ, phần mềm quản lý tài chính

kế toán Misa

Nhận xét:

- phần mềm chương trình quản lý hồ sơ công việc:

Giúp cho việc chuyển văn bản giữa các cơ quan hành chính nhà nướcnhanh chóng, thuận lợi, văn bản chuyển từ các Bộ, ngành về tỉnh, từ Tỉnh vềhuyện và ngược lại chỉ trong thời gian ngắn đã nhận được

- phần mềm thư điện tử công vụ:

Giúp cho việc trao đổi tài liệu, văn bản điện tử khi phối hợp công việcgiữa các phòng, ban chuyên môn ủy ban nhân dân huyện, các cơ quan đơn vịtrong huyện và các xã, thị trấn với nhau được nhanh chóng, bảo mật

-phần mềm theo dõi nhiệm vụ:

Để theo dõi những nhiệm vụ của ủy ban nhân dân tỉnh giao Việc thựchiện nhiệm vụ sẽ được ủy ban nhân tỉnh theo dõi và chấm điểm thi đua

- phầm mềm quản lý tài chính kế toán MISA:

Giúp công tác kế toán của cơ quan trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn,giảm thiểu được chi phí, giảm thiểu nhân sự và thời gian hơn rất nhiều

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN

Thưc tế trong những năm qua công tác soạn thảo văn bản hành chính gópmột phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống

xã hội, đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, côngtác soạn thảo văn bản đã thay đổi diện mạo mới, đó là khắc phục được nhữngnhược điểm tồn tại và hạn chế trước đây Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều vănbản hành chính bộc lộ nhiều khuyết điểm về cả nội dung lẫn thể thức

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản, tôi quyếtđịnh chọn đề tài : “ Vấn đề tiêu chuẩn hóa trong soạn thảo văn bản hành chính tại

Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân” làm đề tài viết báo cáo thực tập tốt nghiệp

để Với việc nghiên cứu, đề tài sẽ chỉ ra các phương diện lý luận và thực tiễn vấn

đề tiêu chuẩn hóatrong soạn thảo văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân huyệnThường Xuân hiện nay Trên cơ sở đó, đề xuất ra một số giải pháp góp phần nhằmnâng cao hoạt động quản lýtại cơ quan nói riêng và Nhà nước nói chung

2 Lịch sử nghiên cứu

Lĩnh vực này trong nước đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, tuy nhiên

để hiểu sâu và làm rõ hơn tôi tiếp tục tiếp thu những cái mới và những cái tích